AANVAARDING, VOORTZETTING EN BEEINDIGING VAN EEN OPDRACHT. Richtlijn inzake bekwaamheden en middelen voor aanvaarding of voortzetting van een opdracht

Transcriptie

1 AANVAARDING, VOORTZETTING EN BEEINDIGING VAN EEN OPDRACHT Richtlijn inzake bekwaamheden en middelen voor aanvaarding of voortzetting van een opdracht Basisprincipes ISQC 1 ( 26 a) en b) schrijft voor dat het bedrijfsrevisorenkantoor beleidslijnen en -procedures moet vastleggen die het een redelijke mate van zekerheid geven dat opdrachten slechts onder bepaalde voorwaarden worden aanvaard: 1. wanneer de bedrijfsrevisor of zijn bedrijfsrevisorenkantoor bekwaam is en over de tijd en de mogelijkheden beschikt om de opdracht uit te voeren volgens de kwaliteitsvereisten van het bedrijfsrevisorenkantoor; 2. wanneer de bedrijfsrevisor of zijn bedrijfsrevisorenkantoor bij uitvoering de vastgelegde ethische voorschriften kan naleven (bv.: onafhankelijkheid, fraude, opdrachtbrief). Toepassingsmodaliteiten Alvorens een opdracht van een nieuwe cliënt te aanvaarden of alvorens een nieuwe opdracht te aanvaarden van een bestaande cliënt, zal de bedrijfsrevisor de specifieke vereisten voor de opdracht en het profiel van de vennoot en zijn medewerkers onderzoeken (cf. ISQC 1, A18): beschikken zij over de nodige sectorkennis? beschikken zij over voldoende kennis van reglementeringen waaraan de onderneming onderworpen is? beschikt het bedrijfsrevisorenkantoor over voldoende bedrijfsrevisoren en medewerkers met de vereiste bekwaamheden en ervaring? zijn, indien nodig, experten beschikbaar? is de verantwoordelijke voor de interne kwaliteitsbeheersing van de opdracht beschikbaar? zal het bedrijfsrevisorenkantoor in staat zijn binnen de gestelde tijd verslag uit te brengen?

2 Richtlijn voor de integriteit van de cl iënt identificatie en [Dit deel zal aangepast worden na goedkeuring door het IBR, het IAB en het BIBF van de nieuwe gemeenschappelijke regelgeving? Tot zolang geldt de oude regelgeving.] Basisprincipes ISQC 1 ( 26, c) voorziet dat de bedrijfsrevisor enkel een relatie kan aangaan met cliënten die beantwoorden aan de vereiste van integriteit. Om dit na te gaan dient de bedrijfsrevisor in de eerste plaats specifieke onderzoeken uit te voeren om voldoende kennis te vergaren over de cliënt, diens activiteiten, organisatiestructuur en identiteit. Klantenidentificatie is bovendien ook nodig om vast te stellen of er zich een probleem kan stellen ten opzichte van bestaand cliënteel (bv. clïenten die concurrenten zijn). De wetgeving inzake witwaspraktijken dient te worden in acht genomen bij het bepalen van de beleidslijnen en -procedures terzake. De wettelijke vereisten vastgelegd in de wet van 11 januari 1993, o.a. momenteel gewijzigd door de wet van 18 januari 2010, worden hierna verklaard. Toepassingsmodaliteiten Identificatie van de cliënt A. De bedrijfsrevisor moet zijn cliënten en de lasthebbers van deze cliënten identificeren en hun identiteit verifiëren aan de hand van een bewijsstuk waarvan hem een afschrift wordt overgemaakt op papier of op een elektronische informatiedrager (art. 7, 1, van de wet van 11 januari 1993). de identificatie van de cliënt moet worden ingebouwd als een onontbeerlijk onderdeel van de aanvaardingsprocedure voor cliënten. Het essentiële beginsel Know Your Customer heeft als bedoeling de effectieve identificatie uit te voeren van een nieuwe zakenrelatie en eventuele verdachte activiteiten te kunnen melden. De achterliggende reden is dat men enkel ongewone of verdachte transacties kan identificeren indien men een voldoende diepgaande kennis heeft van de beroepsactiviteiten, het risicoprofiel en de identiteit van de cliënt; de procedure van identificatie van de cliënten moet altijd worden toegepast ongeacht het belang of de duur van de opdracht, het bedrag van de erelonen of het aantal dienstverrichtingen; de bedrijfsrevisor moet de cliënt identificeren en de noodzakelijk inlichtingen verzamelen voor een goed begrip van de activiteiten van de cliënt. Deze identificatie dient te gebeuren aan de hand van een bewijsstuk voor elke cliënt, natuurlijke of rechtspersoon, waarmee zakenrelaties worden aangegaan. Voor natuurlijke personen betreft deze verplichting de naam, de voornaam, geboortedatum en geboorteplaats en, in de mate van het mogelijke, relevante informatie over het adres. Voor rechtspersonen, trusts, fiducieën en soortgelijke juridische constructies betreft het de maatschappelijke naam, de maatschappelijke zetel, de bestuurders/zaakvoerders en de kennisneming van de bepalingen inzake de bevoegdheid om de rechtspersoon te verbinden. Bij de identificatie wordt ook informatie ingewonnen over het doel en de verwachte aard van de zakelijke relatie (art. 7, 1, derde tot vijfde lid van de wet van 11 januari 1993). Betreffende de

3 lasthebbers van de cliënt, dient de identificatie plaats te vinden vooraleer deze lasthebbers, in het kader van een zakelijke relatie of een bedoelde verrichting, gebruik maken van hun bevoegdheid om de cliënt die zij vertegenwoordigen verbinden (art. 7, 2 van de wet van 11 januari 1993). Het is aanbevolen om minstens de hieronder vermelde documenten op te verkrijgen. Voor natuurlijke personen: een afschrift van de identiteitskaart, bijvoorbeeld met behulp van de kaartlezer voor e- identiteitskaarten, of het paspoort. De Belgische e-identiteitskaart bevat meer gegevens dan afgedrukt zijn op de kaart. Bovendien dient er rekening mee te worden gehouden dat de Belgische identiteitskaart een vervaldag heeft. Bij wijziging van gegevens (bv. adres) of bij vervanging op de vervaldag dienen de gegevens in het dossier bijgewerkt te worden. Voor rechtspersonen: een afschrift van de meest recente statuten en/of andere documenten waaruit de maatschappelijke benaming en de maatschappelijke zetel van de rechtspersoon blijkt; de recente stukken die de vertegenwoordiging van de rechtspersoon verduidelijken en die de bevoegdheden van deze personen bepalen; de identificatie van de natuurlijke persoon die de rechtspersoon bindt, rekening houdende met de hiervoor vermelde regels; de identificatie van de bestuurders/zaakvoerders (publicatie in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad of elke andere gelijkwaardige officiële publicatie, jaarverslagen); de documentatie inzake het voorwerp en de aard van de activiteiten van de cliënt (overeenstemming met de statuten, analyse van de website van de cliënt, jaarrekeningen, jaarverslagen); in voorkomend geval de identificatie van de uiteindelijke begunstigde of begunstigden van de cliënt (cf. infra, punt F), onder andere van de natuurlijke persoon of personen die de uiteindelijke eigenaar zijn van meer dan 25 % van de aandelen of stemrechten van die vennootschap, of die dit percentage rechtstreeks of onrechtstreeks aanhouden. Naast de voormelde documenten, kan de identificatieprocedure ook geschieden aan de hand van publiekelijk beschikbare documenten, met name via internet. Daarbij dient de bedrijfsrevisor zich te vergewissen dat het om een betrouwbare en erkende bron gaat. B. Naargelang de risicogevoeligheid werkt de bedrijfsrevisor de identificatiegegevens van zijn gewone cliënten en van de lasthebbers van deze cliënten bij als blijkt dat de informatie die hij over hen bezit niet langer actueel is. Daartoe verricht hij een nieuwe identiteitsverificatie van de betrokken cliënten of hun lasthebbers (art. 7, 3 van de wet van 11 januari 1993). C. De bedrijfsrevisor zal de identificatie verrichten bij het aangaan van de zakenrelatie. Bij het beoordelen of een cliënt kan worden aanvaard, dient de bedrijfsrevisor het risicoprofiel van de potentiële cliënt op basis van zijn activiteit, zijn groepsstructuur en de regio s waarin hij actief is, in te schatten. De bedrijfsrevisor past, naargelang de risicogevoeligheid, verscherpte maatregelen toe ten opzichte van de cliënten in situaties die omwille van hun aard een hoger risico op witwassen van geld of

4 financiering van terrorisme kunnen inhouden, en ten minste in de door de wet beschreven situaties (art. 12, 1 van de wet van 11 januari 1993). Het betreft in het bijzonder situaties waarin een cliënt bij de identificatie niet fysiek aanwezig is of een situatie wanneer de bedrijfsrevisor zakelijke relaties aangaat of verrichtingen uitvoert met of voor rekening van politiek prominente personen die in het buitenland wonen (art. 12, 2 en 3 van de wet van 11 januari 1993). D. De bedrijfsrevisor zal met de betrokken cliënt geen zakelijke relatie mogen aangaan noch in stand houden, noch verrichtingen voor hem uitvoeren in de mate dat hij geen klantenonderzoek kan verrichten, dit wil zeggen. zijn identificatieplicht en bijwerken van de data van de cliënt en hun lasthebbers naleven. In dat geval maakt de bedrijfsrevisor uit of een melding aan de Cel voor financiële informatieverwerking zich opdringt overeenkomstig de wet van 11 januari 1993 (art. 7, 4 van de wet van 11 januari 1993). E. In voorkomend geval moet de bedrijfsrevisor de uiteindelijke begunstigde of begunstigden van de cliënt identificeren en passende, op het risico afgestemde maatregelen nemen om hun identiteit te verifiëren. Overeenkomstig de wet van 11 januari 1993, betreft het: de natuurlijke persoon of personen verstaan voor wie rekening of ten voordele van wie een verrichting wordt uitgevoerd of een zakelijke relatie wordt aangegaan, of die de uiteindelijke eigenaar zijn van of de uiteindelijke controle hebben over de cliënt (art. 8, 1 van de wet van 11 januari 1993) a) Naargelang de risicogevoeligheid actualiseert de bedrijfsrevisor de identificatiegegevens van de uiteindelijke begunstigden van een cliënt met wie zij een zakelijke relatie hebben, als blijkt dat de informatie die zij over hen bezitten niet langer actueel is (art. 8, 2 van de wet van 11 januari 1993). a) De cliënten rechtspersonen, vennootschappen en andere juridische constructies moeten aan de bedrijfsrevisor de identiteit meedelen van hun uiteindelijke begunstigden waarmee zij een zakelijke relatie wensen aan te gaan of een verrichting wensen uit te voeren. Zij moeten hem tevens, op verzoek, een geactualiseerde versie van deze inlichtingen bezorgen. De bedrijfsrevisor verifieert of de hun aldus meegedeelde inlichtingen afdoend en geloofwaardig zijn (art. 8, 3 van de wet van 11 januari 1993). b) De bedrijfsrevisor zal geen zakelijke relatie mogen aangaan of in stand houden met de betrokken cliënt, noch verrichtingen voor hem uitvoeren indien hij de verplichtingen inzake de identificatie en het bijwerken van gegevens niet kan naleven. Dit geldt tevens wanneer de rechtspersonen, cliënten vennootschappen en andere juridische constructies nalaten om hun de vereiste inlichtingen te verstrekken of informatie verstrekken die niet afdoende of geloofwaardig lijkt te zijn. In dat geval maakt de bedrijfsrevisor uit of een melding aan de Cel voor financiële informatieverwerking zich opdringt overeenkomstig de wet van 11 januari 1993 (art. 8, 4 van de wet van 11 januari 1993). F. De bedrijfsrevisor dient op welke informatiedrager dan ook, gedurende ten minste vijf jaar na beëindiging van de zakelijke relaties de identificatiegegevens van de cliënt en, in voorkomend geval, van zijn lasthebbers en zijn uiteindelijke begunstigden, alsook een afschrift van de bewijsstukken op grond waarvan de identiteitsverificatie van deze personen werd uitgevoerd, te bewaren (art. 13 van de wet van 11 januari 1993). G. De hoger beschreven identificatieprocedure heeft plaats in het kader van de aanvaardingsprocedure voor cliënten en dient alleszins te worden georganiseerd vóór de aanvaarding van de opdracht.

5 Als gevolg van de uitvoering van de identificatieprocedure zullen een aantal potentiele cliënten of opdrachten worden aanvaard. Het kan echter voorkomen dat deze procedure leidt tot de beslissing een organisatie als opdrachtgever niet te aanvaarden. Het lijkt nuttig de dossiers en de documentatie van de identificatiedossiers die resulteren in een nietaanvaarding bij te houden. Aan de hand van deze documentatie kan mede worden aangetoond of de identificatieprocedure al of niet voldoende is aangepast aan de omstandigheden en de beslissingen. Integriteit van de cliënt A. Algemeen De bedrijfsrevisor dient voorafgaand aan de opdrachtaanvaarding of -voortzetting de integriteit van de cliënt te beoordelen. Deze beoordeling heeft tot doel een inschatting te maken van het risico dat de bedrijfsrevisor wordt misleid of onder druk gezet en als gevolg daarvan de opdracht niet naar behoren en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving zal kunnen uitvoeren. Hierna volgen de integriteitsaspecten van de cliënt die de bedrijfsrevisor in overweging kan nemen: identiteit en reputatie van de eigenaars, de directie en alle toezichthoudende organen; aard van de activiteiten van de cliënt en de wijze waarop hij ze uitvoert; de houding van de eigenaars, de directie en de toezichthoudende organen met betrekking tot de boekhoudkundige normen en de interne controle; is de cliënt onder druk gezet of oefent hij een druk uit om de erelonen van de bedrijfsrevisor sterk te doen dalen? signalen dat een onaangepaste begrenzing zou worden gesteld aan de uitgebreidheid van de controlewerkzaamheden; signalen voor verdenking van witwaspraktijken of criminele activiteiten; redenen van wijziging van bedrijfsrevisorenkantoor; identificatie en reputatie van de verbonden partijen in de zakenwereld. Deze inlichtingen kunnen eveneens ingewonnen worden bij: boekhoudkundige beroepsoefenaars die diensten aangeboden hebben aan de cliënt of aan derden; andere bedrijfsrevisorenkantoren, banken, juridische adviseurs of professionals uit dezelfde sector als de cliënt; databanken. Samenvattend dient de bedrijfsrevisor er zich van te vergewissen dat bij ieder contact de intenties waarmee cliënten met hem en met derden in relatie staan, geen bedreiging kunnen vormen voor de naam en faam van de bedrijfsrevisor, zijn bedrijfsrevisorenkantoor en zijn netwerk. Bedreigingen kunnen ondermeer voortvloeien uit: risico s met betrekking tot de onafhankelijkheid bij dienstverlening aan de cliënt; vaktechnische risico s door de complexiteit of de bijzondere regelgeving van de sector waarin de cliënt werkzaam is;

6 risico s ten aanzien van de wijze waarop de cliënt zich opstelt inzake de naleving van wet- en regelgeving; risico s ten aanzien van witwassen en ongebruikelijke transacties; risico s door de omvang van de cliënt of het financiële belang van de opdracht; risico s door de aard van de te verrichten werkzaamheden; risico s inzake de reputatie van de sector waarin de cliënt werkzaam is. De beoordeling van de integriteit kan worden uitgevoerd met behulp van de checklist Beoordeling van de integriteit van de cliënt [hyperlink]. Deze checklist wordt niet alleen ingevuld vóór de aanvaarding van de opdracht, maar dient ook jaarlijks te worden bijgewerkt. Het potentiële integriteit s risico moet eveneens opnieuw worden herbekeken indien de bedrijfsrevisor over nieuwe informatie zou beschikken welke de eerder genomen beslissing tot opdrachtaanvaarding of -voortzetting in vraag zou stellen. Deze heroverweging dient te worden gedocumenteerd aan de hand van een beschrijving van de nieuwe informatie alsmede van de nieuwe evaluatie op basis van de in de checklist genoemde risicofactoren. Het resultaat van de integriteit s beoordeling of herbeoordeling wordt goedgekeurd door de verantwoordelijke voor de opdracht die als vaste vertegenwoordiger van het bedrijfsrevisorenkantoor zal worden aangeduid en die de laatste verantwoordelijkheid van de opdracht zal aanvaarden. Deze goedkeuring dient te worden gedocumenteerd bijvoorbeeld door het plaatsen van een handtekening. B. Fraude Onderzoek naar de integriteit van de (potentiële) cliënt omvat ook een nazicht van de risicofactoren met betrekking tot fraude (cf. ISA 240). De bedrijfsrevisor hanteert tijdens het uitvoeren van zijn werkzaamheden de volgende uitgangspunten: een professioneel kritische instelling, waarbij hij onderkent dat het mogelijk is dat een afwijking van materieel belang als gevolg van fraude zou kunnen bestaan, ongeacht eerdere ervaring met de entiteit voor wat betreft de integriteit van de leiding van de entiteit en van de organen belast met bestuur; een bespreking met de leden van het auditteam dient aan te geven in welke mate de financiële overzichten van de entiteit kunnen worden beïnvloed door afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. De voor de opdracht verantwoordelijke vennoot of bedrijfsrevisor dient te overwegen welke zaken ter kennis moeten worden gebracht van leden van het opdrachtteam die niet bij de bespreking zijn betrokken; de procedure van de registratie van de omzet wordt standaard als een fraude-indicator aangemerkt. Enkele specifieke frauderisico s zullen steeds aan bod komen bij een risicoanalyse inzake fraude: het risico van frauduleuze verslaggeving met betrekking tot te hoge of te lage omzet. Dit risico is belangrijk en vormt een frauderisico. Het heeft betrekking op de volledigheid van de omzet; het risico van frauduleuze verslaggeving ingevolge een onvoldoende interne beheersing door het management. Dit risico is belangrijk en vormt eveneens een frauderisico. Het heeft betrekking op de financiële verslaggeving als geheel.

7 C. Confraterneel overleg Naar aanleiding van het nazicht van de integriteit van de cliënt en teneinde nog meer informatie te verkrijgen is het nuttig dat er voorafgaandelijk met de vorige bedrijfsrevisor contact wordt opgenomen. Dit wordt eveneens voorgeschreven door de Belgische reglementaire bepalingen (art. 24 K.B. 10 januari 1994). Hierna vindt u volgende checklist en voorbeelden: Checklist Identificatie [hyperlink] Checklist Beoordeling van de integriteit van de cliënt [hyperlink] Checklist Fraude [hyperlink] Voorbeeldbrief collegiaal overleg [hyperlink]

8 Checklist Identificatie [Deze checklist dient te worden aangepast van zodra de nieuwe gemeenschappelijke regelgeving moet worden gebruikt na goedkeuring door het IBR, het IAB en het BIBF] Informatie te verstrekken door de cliënt in het kader van de identificatieprocedure. Cliëntnaam Cliëntnr Medewerker Vennoot Dossiernr Boekjaar Datum Voor natuurlijke personen: Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument een afschrift van de identiteitskaart, via de kaartlezer voor E-identiteitskaarten, of het paspoort. Voor rechtspersonen: Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument een afschrift van de meest recente statuten en/of andere documenten waaruit de naam en het adres van de rechtspersoon blijkt; een afschrift van de identiteitskaart of het paspoort van de natuurlijke personen bestuurders/zaakvoerders die de rechtspersoon verbinden; documentatie/omschrijving inzake het voorwerp en de aard van de activiteiten; een organogram van de groep; een lijst van de uiteindelijke begunstigde of begunstigden van de cliënt; een afschrift van de identiteitskaart of het paspoort van de uiteindelijke begunstigde of begunstigden van de cliënt natuurlijke personen. Conclusie:

9 Datum: Naam vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht: Handtekening:

10 Checklist Beoordeling integriteit Cliëntnaam Cliëntnr Medewerker Vennoot Dossiernr Boekjaar Datum Vragen in verband met management Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument 1. Zijn er twijfels gerezen omtrent de integriteit van het management? 2. Is de reputatie en het imago van de onderneming en het management betwistbaar? 3. Is er sprake van een tone at the top? - communicatie van waarden en normen - zijn er tools, zoals trainingsprogramma s, workshops, enz. - internal audits (bv. compliance audits) - gedrag van bestuurders/zaakvoerders 4. Is er sprake van een goed track record van de huidige bestuurders/zaakvoerders? Vragen in verband met de activiteiten en de omgeving Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument 5. Overweeg of de aard van de werkzaamheden van de cliënt, met inbegrip van de bedrijfsvoering, aanleiding is om integriteitrisico s te onderkennen. 6. Overweeg of de eventuele transacties met verbonden partijen aanleiding zijn om integriteitrisico s te onderkennen. 7. Overweeg of de aard van de sector aanleiding is om integriteitrisico s te onderkennen. Reden tot wijziging van bedrijfsrevisor 8. Is er sprake van veelvuldige wijzigingen van bedrijfsrevisor en wat is de reden voor die veranderingen? 9. Is er een onredelijke druk van de kant van cliënt op het bedrijfsrevisorenkantoor om de vergoeding voor de controle zo laag mogelijk te houden? Overige opmerkingen 10. Is er informatie bekend (geworden) die er op kan wijzen dat cliënt zich bezig houdt met witwaspraktijken, financiering van terrorisme, of met andere criminele activiteiten? Conclusie: Datum: Naam vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht: Handtekening :

11 Checklist Fraude Cliëntnaam Cliëntnr Medewerker Vennoot Dossiernr Boekjaar Datum A. Zijn de volgende risicofactoren met betrekking tot afwijkingen die voortkomen uit frauduleuze financiële verslaggeving van toepassing: 1. De financiële stabiliteit, solvabiliteit of winstgevendheid staan onder druk. 2. De leiding staat onder grote druk (van derden) om gunstige resultaten te rapporteren, bijvoorbeeld in het kader van een fusie of overname. 3. De leiding heeft persoonlijk een financieel belang bij de te rapporteren resultaten (bonusafspraken). 4. De aard van de activiteiten biedt gelegenheid tot frauduleuze verslaggeving, bijvoorbeeld door complexe transacties, of transacties met (buitenlandse) verbonden partijen. 5. De controleomgeving biedt gelegenheid tot frauduleuze verslaggeving. 6. De handhaving van ethische principes binnen de onderneming is onvoldoende. 7. De directeur-aandeelhouder maakt onvoldoende onderscheid tussen zakelijke en privé transacties. 8. Er is regelmatig verschil van inzicht met de bedrijfsrevisor over toepassing van waarderingsregels en dergelijk 9. Te grote nadruk op fiscale motieven. 10. Onredelijke tijdsdruk op de opdracht. 11. Geen toegang voor de bedrijfsrevisor tot delen van de organisatie. Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument B. Zijn de volgende risicofactoren die voortkomen uit afwijkingen als gevolg van het wederrechtelijk onttrekken of doen toevloeien van waarden van toepassing? 1. Aanwezigheid veel liquide middelen of fungibel goederen (o.a. ruwe olie, granen, vreemde valuta, enz). 2. De controleomgeving biedt gelegenheid tot onttrekken van waarden, bijvoorbeeld een lopende reorganisatie, geen aangepast aanwervingsbeleid personeel of een groot personeelsverloop, enz.

12 3. Onvoldoende functiescheidingen. 4. Onvoldoende toezicht. 5. Onvoldoende fysieke toegangsbewaking. 6. Onvoldoende autorisatie en goedkeuring. 7. Onvoldoende documentatie, registratie, aansluitingen. 8. Veelvuldige creditnota s en retouren. 9. Onvoldoende controlemaatregelen in de geautomatiseerde omgeving 10. Veranderingen in het gedrag of de levensstijl die een aanwijzing zouden kunnen zijn dat waarden wederrechtelijk zijn onttrokken. Conclusie: Datum: Naam vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht: Handtekening:

13 Voorbeeldbrief collegiaal overleg [Naam], Bedrijfsrevisoren Ter attentie van: Betreft:Commissaris-mandaat vennootschap [Naam], Waarde confrater, Uw cliënt, [Naam] nam met ons contact op in het kader van de toekenning van het mandaat van commissaris. Door de raad van bestuur zou de beslissing zijn genomen om de in rubriek vermelde vennootschap te laten auditeren door ons bedrijfsrevisorenkantoor [Naam]. Zoals het hoort volgens de regels van de confraternaliteit, voelen we ons verplicht met u contact op te nemen alvorens wij op dit voorstel kunnen ingaan. Graag ontvingen wij van uw kantoor volgende inlichtingen: - of uw eventueel kennis heeft van bezwarende elementen of omstandigheden die ons bedrijfsrevisorenkantoor zouden beletten het mandaat aan te nemen; - of alle verschuldigde vergoedingen door de vennootschap aan u werden betaald. We hebben begrepen dat de vennootschap [Naam] reeds met u contact heeft opgenomen in dit verband. In het kader van deze overdracht, hadden wij dan ook graag zo spoedig inzage gehad in uw werkdossiers van de vennootschap. Gelieve enkele data voor deze inzage door te geven zodat wij onze werkzaamheden kunnen opstarten. In afwachting van een spoedig antwoord, tekenen wij inmiddels, waarde confrater, Met confraternele groeten, [Naam] Bedrijfsrevisoren [Naam] Vennoot [Naam] Vennoot

14 Richtlijn opdrachtaanvaarding en voortzetting opdracht Basisprincipes ISQC 1 ( 27) schrijft voor welke de vereisten zijn waarmede de beleidslijnen en procedures van het bedrijfsrevisorenkantoor moeten rekening houden: 1. voorafgaand aan het aanvaarden van de opdracht of de beslissing tot voortzetting van een bestaande opdracht moet het bedrijfsrevisorenkantoor over alle informatie beschikken die volgens de vastgelegde procedures als noodzakelijk worden geacht; 2. indien een potentieel tegenstrijdig belang onderkend wordt, dient de bedrijfsrevisor of het bedrijfsrevisorenkantoor, conform de beleidslijnen en -procedures te bepalen of het al of niet passend is deze opdracht te aanvaarden; 3. indien bij mogelijke problemen beslist wordt de opdracht toch te aanvaarden moet deze beslissing gedocumenteerd zijn en duidelijk aangeven hoe deze problemen opgelost worden. Toepassingsmodaliteiten Opdrachtaanvaarding bij nieuwe opdrachtgever Bij de beslissing om de nieuwe opdracht te aanvaarden, dient de bedrijfsrevisor onderstaande richtlijn in acht te nemen: beoordeling of de betrokken bedrijfsrevisor, zijn het bedrijfsrevisorenkantoor, zijn netwerk, zijn vennoten en de professionele medewerkers van het bedrijfsrevisorenkantoor onpartijdig zijn en hun opdracht in volledige onafhankelijkheid kunnen uitoefenen bij de betreffende cliënt; opstelling van een risicoprofiel van de cliënt en beoordeling van diens integriteit; Overweging of collegiaal overleg met de voorgaande bedrijfsrevisor nodig is overeenkomstig ISA 600; Analyse van de doorlopende (of een eenmalige ) opdracht en beoordeling of de bedrijfsrevisor en zijn het bedrijfsrevisorenkantoor over voldoende deskundigheid beschikken om de opdracht op zorgvuldige wijze te kunnen uitoefenen waarbij aandacht wordt besteed aan: o o o o o o o de aard van de opdracht en de verklaring; de aard en de omvang van de werkzaamheden alsook de wijze van verslaggeving; de planning van de werkzaamheden en de samenwerking met het personeel van de opdrachtgever; de reden van wijziging bedrijfsrevisor (in zoverre van toepassing); bepaling van de wijze, frequentie en tijdstip van facturatie; mogelijke bijzondere risico's verbonden aan het aanvaarden van de opdracht; omvang van de verantwoordelijkheid (contractuele/wettelijke aansprakelijkheid) van de bedrijfsrevisor;

15 o naleving van de formele bepalingen (opdrachtbrief voorzien in ISA 210, cf hierna [hyperlink]); als er sprake is van een groep, dienen de consolidatie voorschriften of specifieke richtlijnen te worden vastgelegd. Daarnaast moet ook de communicatie met de groepauditor in het kader van een consolidatie worden georganiseerd (cf. ISA 600); bij het aanvaarden van de opdracht zal de cliënt moeten worden geïdentificeerd; bij een nieuwe relatie kan de checklist opdrachtaanvaarding [hyperlink] worden gebruikt. Desgevallend worden de belangrijkste conclusies van het overleg vastgelegd in een apart verslag voor het dossier. Geven de vragen van de checklist opdrachtaanvaarding reden tot nadere analyse en/of actie, dan zal verdere vastlegging in het dossier noodzakelijk zijn. Opdrachtaanvaarding bij bestaande opdrachtgever Het merendeel van de bovengenoemde attentiepunten is in het geval van een bestaande cliënt eveneens van belang. Het gaat veelal om bijzondere opdrachten, soms occasioneel, soms periodiek, van gecompliceerde aard met specifieke verklaringen. Het is dus noodzakelijk om vooraf de opdracht goed te omschrijven en vast te leggen. Aangezien dit soort opdrachten ook meer risico met zich brengt, dient de bedrijfsrevisor zich vooraf rekenschap te geven van de vereiste deskundigheid en capaciteit. De opdrachtaanvaarding bij bestaande cliënten kan tevens het gevolg zijn van heroverweging van de opdracht, namelijk in die situaties, dat de betreffende cliënt controlepiechtig is geworden volgens vigerende groottecriteria of dat deze controleplicht is komen te vervallen. In beide situaties is sprake van opdrachtwijziging. Ook deze dienen besproken te worden maar vooral opnieuw bevestigd te worden. In de eerste situatie heeft het bedrijfsrevisorenkantoor geen ervaring met elementen uit de controleopdracht. Daarom is het in dit geval verplicht, de procedure opdrachtaanvaarding effectief uit te voeren. De nieuwe opdracht moet beoordeeld worden in relatie met het risicoprofiel van de cliënt. Zo nodig dient het risicoprofiel te worden geactualiseerd (cf. ISQC 1, A21). Offerte Alhoewel het uitbrengen van een offerte niet voorgeschreven is door ISQC 1 en de ISAs is het toch belangrijk voor het verdere verloop van het auditproces om een offerte op te maken. Voorafgaand aan de effectieve opdrachtaanvaarding worden de verantwoordelijkheden van elk van de partijen al afgebakend. Men kan tevens een eerste kennis van de entiteit bekomen.. De offerte legt de basis voor de toekomstige relatie met een cliënt. Een goede voorbereiding en inschatting zijn dus essentieel. Een offerte is een voorstel waaruit een toekomstige opdrachtgever kan opmaken op welke wijze en tegen welke prijs het bedrijfsrevisorenkantoor voor hem de verwachte dienstverlening gaat organiseren en uitvoeren. Diegene die de presentatie heeft verzorgd of het eerste gesprek heeft gevoerd, dient het gehele traject en de offerte te begeleiden en moet de offerte ook ondertekenen. Offertebrief en algemeen contractueel kader voor prestaties De ISA norm 210 vereist dat de bedrijfsrevisor zich met de directie of de personen die het bestuur waarnemen van de cliënt akkoord verklaren met de voorwaarden van de opdracht (cf. ISA 210, 9).

16 Deze voorwaarden moeten opgenomen worden in een opdrachtbrief of elke andere schriftelijke akkoordverklaring (deze bepaling is niet voorzien in ISQC 1 maar wel in ISA 210, 10). Het hiernavolgende voorbeeld van opdrachtbrief [hyperlink] en het voorbeeld van algemeen contractueel kader voor prestaties [hyperlink] werd opgesteld door het Informatiecentrum voor het Bedrijfsrevisoraat (ICCI). Ze kunnen ook gedownload worden vanuit de website van het ICCI ( Onderhavig algemeen contractueel kader vormt een voorbeeld dat door de bedrijfsrevisoren kan worden gehanteerd voor de vastlegging van harmonieuze contractuele relaties met hun cliënten en dit zowel voor de revisorale opdrachten als voor de verenigbare opdrachten. Het zal aan de gevoeligheden van elkeen kunnen worden aangepast en zal in ieder geval moeten worden aangevuld op bepaalde punten. Het is aangewezen de aandacht te vestigen op het feit dat het algemeen contractueel kader niet denkbaar is zonder een specifieke opdrachtbrief. Bovendien is het aangewezen om dit kader te integreren in de overeenkomst. Dat zou ten aanzien van commerciële cliënten kunnen gebeuren door er een uitdrukkelijke verwijzing naar te maken in de opdrachtbrief en deze in bijlage ervan op te nemen. Ten aanzien van niet-commerciële cliënten is het noodzakelijk om iedere pagina te laten paragraferen en de laatste pagina te laten ondertekenen, door in fine te vermelden: Onderhavig algemeen contractueel kader werd ondertekend door de partijen op [datum] in zoveel exemplaren als er partijen met een onderscheiden belang zijn, overeenkomstig artikel 1325 van het Burgerlijk Wetboek. Bovendien kan het wenselijk zijn om evenzo te handelen ten aanzien van iedere cliënt. Voortzetting van de opdracht De beslissing tot voortzetting van het mandaat wordt in het dossier vastgelegd, op basis van de Checklist voortzetting van de opdracht [hyperlink], vóór aanvang van de werkzaamheden met betrekking tot het volgende boekjaar. Er kunnen zich nadien echter nog gebeurtenissen voordoen die tot een andere conclusie zouden kunnen leiden. In dat geval dient heroverweging en zo nodig consultatie plaats te vinden. De uiteindelijke conclusie, eventueel aangepast ten opzichte van het eerdere oordeel, moet eveneens op de checklist en in het eindoordeel worden vastgelegd. Wat de onafhankelijkheid betreft verwijzen we ook naar de jaarlijkse onafhankelijkheidsverklaring die alle vennoten en medewerkers van het bedrijfsrevisorenkantoor dienen af te leveren. Met het oog op de naleving van de verplichtingen voor de interne rotatie bij mandaten in organisaties van openbaar belang (PIE) moet nagegaan worden of de verantwoordelijke vennoot reeds zes jaar het mandaat heeft opgenomen en aldus als vaste vertegenwoordiger van het kantoor moet vervangen worden. Indien geen rotatie binnen het bedrijfsrevisorenkantoor of netwerk mogelijk is (bv. slechts één bedrijfsrevisor van het netwerk is erkend door de CBFA) dient de bedrijfsrevisor het nodige te doen om in zijn vervanging te voorzien (cf. hoofdstuk Relevante ethische voorschriften, Richtlijn inzake bedreigingen voor onafhankelijkheid en veiligheidsmaatregelen [hyperlink]). Hierna vindt u volgende check-lists en voorbeelden : Checklist Opdrachtaanvaarding Voorbeeld 1 (Inbegrepen bijlage: Onafhankelijkheidstoets op opdrachtniveau) [hyperlink] Checklist Opdrachtaanvaarding Voorbeeld 2 [hyperlink] Checklist Analyse van de nieuwe cliënt [hyperlink] Checklist Uitbrengen offerte [hyperlink] Voorbeeld Opdrachtbrief ( ISA 210) [hyperlink]

17 - - Voorbeeld van algemeen contractueel kader -voor prestaties [hyperlink] Checklist Voortzetting opdracht [hyperlink] Checklist Hernieuwing van de benoeming [hyperlink]

18 Checklist Opdrachtaanvaarding voorbeeld 1 (Inbegrepen bijlage: onafhankelijkheidstoets op opdracht niveau) Cliëntnaam Cliëntnr Medewerker Vennoot Dossiernr Boekjaar Datum Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument 1. Heeft identificatie en verificatie van de opdrachtgever, zijn vertegenwoordiger, en de uiteindelijk belanghebbende plaatsgevonden conform de instructies en is een risicoprofiel van de cliënt opgesteld? 2. Is de integriteit van eigenaar(s), leiding en personen op sleutelposities van de relatie beoordeeld met behulp van de checklist beoordeling integriteit cliënt? 3. Beschrijf de bedrijfsactiviteiten en de grootste cliënten; zijn daar specifieke risico s aan verbonden? 4. Wat is de aard van de sector(kengetallen)? Is de markt en de concurrentie voldoende in beeld te brengen? Volgen daar risico s uit? 5. Maakt cliënt deel uit van een groep of zijn er belangrijke verbonden partijen? 6. Zo ja, wordt rekening gehouden met interne richtlijnen en wie zijn daarbij als andere bedrijfsrevisoren en/of adviseurs ingeschakeld? Zijn er richtlijnen ivm de verslaggeving van de financiële informatie? 7. Kan aanvaarding van deze opdracht onze relatie met bestaande cliënten in gevaar brengen? Is een concurrent cliënt bij ons en brengt dit onze onafhankelijkheid in gevaar? 8. Wat zijn de te verwachten problemen bij deze cliënt

19 en diens jaarrekening? 9. Zijn er continuïteitsproblemen te signaleren of te verwachten? 10. Breng de fiscale positie in kaart. Probeer vast te stellen wanneer de laatste fiscale/sociale controles hebben plaatsgevonden. Zijn er op voorhand risico s te bepalen? 11. Vereist de opdracht specifieke deskundigheid en zijn wij in staat deze te vervullen? 12. Moeten er bijzondere (overheids-)voorschriften worden nageleefd? 13. Is nagegaan of de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van de vennoot of bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht gewaarborgd is? Gebruik hiervoor de onafhankelijkheidstoets (cf. hierna). 14. Zijn er overigens nog omstandigheden die de aanvaarding van de opdracht verhinderen? 15. Is de informatie die over de cliënt is verzameld toereikend om een verantwoorde opdrachtaanvaarding te doen? 16. Zijn de honoraria voldoende om ons werk overeenkomstig de controlenormen uit te voeren? 17. Is er een reden gegeven voor de wijziging van bedrijfsrevisor? 18. Is er reeds contact opgenomen met de vorige bedrijfsrevisor? 19. Hoe was de verhouding met de vorige bedrijfsrevisor? 20. Is overwogen om dossierinzage te verlangen van de voorgaande bedrijfsrevisor? Conclusie: Datum: Naam vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht: Handtekening:

20 Bijlage: onafhankelijkheidstoets op opdrachtniveau Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument 1 Waarborgen in de organisatie van de cliënt Beoordeel de structuur van het bestuursorgaan van de cliënt. Is er voldoende opgeleid en deskundig personeel? Is er een toezichthoudend orgaan zoals een auditcomité?. 2 Financiële onafhankelijkheid (art. 10 en 11 K.B. 10 januari 1994) Stel vast dat niet de schijn van financiële afhankelijkheid ontstaat. Stel vast dat de bedrijfsrevisor geen enkel financieel belang met uitzondering van de erelonen heeft. Stel vast dat de bedrijfsrevisor geen leningen of voorschotten ontvangen heeft noch waarborgen laat geven of stellen. Verifieer of de bedrijfsrevisor geen aandelen of andere effecten door de cliënte vennootschap of door met haar verbonden ondernemingen in eigen naam of voor rekening van zijn/haar minderjarige kinderen heeft uitgegeven, (behalve wanneer de bedrijfsrevisor niet betrokken is bij het beheer van de aandelenportefeuille waarvan hij eigenaar is). Heeft de bedrijfsrevisor behoudens de vergoeding vastgesteld overeenkomstig de wet, andere voordelen of vergoedingen ontvangen die rechtstreeks of onrechtstreeks een vergoeding voor de revisorale opdracht zouden inhouden of die ertoe zou strekken hem een welwillende houding te doen aannemen? 3 Monitoring van relaties en eventuele conflicten (art. 9 en 12 K.B. 10 januari 1994) Verifieer de werkelijke toepassing van de geplande voorbereidingen in het kader van de onderhavige opdracht: - zakelijke relaties met de cliënt of de leiding daarvan kunnen een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid wanneer zij niet passen in het kader van de gewone bedrijfsuitoefening van het bedrijfsrevisorenkantoor; - de bedrijfsrevisor of familie tot de 2 de graad geen familiale band heeft of persoonlijke relaties met de leiding van de gecontroleerde onderneming; - de bedrijfsrevisor, zijn echtgenoot, een bloed- of aanverwant tot in de tweede graad bekleedt geen van de volgende posities: voornaamste aandeelhouder van de gecontroleerde vennootschap of eigenaar van de onderneming, bestuurder, zaakvoerder, afgevaardigde voor het dagelijks bestuur of lid van het directiecomité van de gecontroleerde vennootschap; - de bedrijfsrevisor, zijn echteno(o)t(e) of familie tot de 2 de graad is geen werknemer of onafhankelijke beroepsbeoefenaar die op betekenisvolle wijze bijdraagt tot het houden van boeken, opstellen van de jaarrekening of andere boekhoudkundige staten die het voorwerp uitmaken van een verklaring; - de bedrijfsrevisor bekleedt of heeft tot drie jaar die voorafgaan aan

21 de opneming van het mandaat geen enkele functie bekleedt van bestuurder, zaakvoerder, afgevaardigde voor het dagelijkse bestuur of lid van het directiecomité; - de bedrijfsrevisor in de gecontroleerde onderneming of in een daarmee verbonden onderneming, geen andere taak, mandaat of opdracht uitvoert dan revisorale opdracht, die zal worden vervuld tijdens de duur van zijn mandaat of erna, en die van aard zou zijn de onafhankelijke uitoefening van zijn opdracht in het gedrang te brengen. Het is onverschillig of voormelde controle binnen het kader van een commissarisopdracht wordt uitgeoefend. Indien van toepassing: Heeft de verantwoordelijke vennoot reeds méér dan zes jaar het mandaat opgenomen in de organisaties van openbaar belang (PIE)? 4 Cumul met andere dienstverlening De bedrijfsrevisor moet er zich van vergewissen dat geen enkele onverenigbare dienst wordt geleverd ten behoeve van de gecontroleerde vennootschap, hetzij door hemzelf hetzij door personen waarmee hij verbonden is of die deel uitmaken van het netwerk. Deze onverenigbare diensten zijn: 1) in de gecontroleerde vennootschap een beslissing nemen of in de besluitvorming tussenkomen; of deelnemen aan het beheer van de gecontroleerde onderneming of haar vertegenwoordigen; 2) bijstand verlenen of deelnemen aan de voorbereiding of het voeren van de boekhouding of het opstellen van de jaarrekening of de geconsolideerde jaarrekening; 3) instaan voor de opstelling, ontwikkeling, de invoering en beheer van de technologische systemen van financiële informatie in de gecontroleerde vennootschap; 4)instaan voor het waarderen van de elementen van de jaarrekening of van de geconsolideerde jaarrekening van de gecontroleerde vennootschap indien deze een belangrijk deel vormen van de jaarrekening; 5) deelnemen aan een interne auditfunctie; 6) de gecontroleerde vennootschap vertegenwoordigen bij de afwikkeling van fiscale of andere geschillen; 7) tussenkomen in de werving van personen die deel uitmaken van een orgaan van het leidinggevend personeel van de gecontroleerde vennootschap. 5 Overleg met de verantwoordelijke interne kwaliteitsbeheersing van de opdracht Indien er op een van bovenstaande punten significante onafhankelijkheidsrisico s aanwezig zijn, neem dan contact op met de verantwoordelijke interne kwaliteitsbeheersing van de opdracht.

22 Conclusie: Datum: Naam vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht: Handtekening: In voorkomend geval: Naam vennoot verantwoordelijk voor de interne kwaliteitsbeheersing van de opdracht: Handtekening:

23 Checklist Opdrachtaanvaarding voorbeeld 2 Cliëntnaam Cliëntnr Medewerker Vennoot Dossiernr Boekjaar Datum Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument De potentiële cliënt 1. Gelieve te bevestigen dat er geen aanwijzingen zijn die de integriteit van de potentiële cliënt in vraag zouden kunnen stellen. 2. Werd alle informatie in het kader van de identificatie van de cliënt (anti-witwaswetgeving) verzameld? 3. Bent u ervan overtuigd dat het feit dat de bedrijfsrevisor voor de cliënt ageert of diensten aan de cliënt levert, de bedrijfsrevisor niet in diskrediet zal brengen in de ogen van het publiek of enige publieke autoriteiten en de reputatie niet zal schaden? 4. Bent u ervan overtuigd dat, op basis van de beschikbare informatie, er geen bekommernis is betreffende de legitimiteit van het voorstel, de oorsprong van de fondsen, of de toereikendheid van de informatie (uit het verleden of toekomstige) die door de cliënt aan de regelgevende en fiscale autoriteiten verstrekt werd/wordt? De diensten 5. Begrijpen we volledig de gevraagde dienstverlening en is de reden waarom de cliënt de diensten vraagt geloofwaardig? 6. Kan de contactpersoon van de cliënt de vennootschap verbinden? Kan en wil hij een dienstverleningovereenkomst tekenen? 7. Zijn we ervan overtuigd dat de medewerkers die door ons zullen worden ingeschakeld over voldoende bekwaamheden en ervaring beschikken om de gevraagde werkzaamheden uit te voeren? 8. Kan de opdracht binnen de vooropgestelde timing uitgevoerd worden? Erelonen 9. Dekken de voorgestelde erelonen ten minste 100 % van onze gangbare uurtarieven en zal onze gepresteerde tijd volledig kunnen worden gefactureerd?

24 Belangenconflict/onafhankelijkheid 10. Hebben we, indien de bedrijfsrevisor de commissaris is van de potentiële cliënt of de moedermaatschappij of een groepsvennootschap, de bevestiging ontvangen van de vennoot of bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht dat er geen onafhankelijkheidsconflict is en werd dit voldoende gedocumenteerd? 11. Zijn we ervan overtuigd dat er geen andere aspecten zijn die een belangenconflict zouden kunnen teweeg brengen bij de cliënt of voor de te leveren diensten? Conclusie Rekening houdend met bovenstaande antwoorden, en het in overweging nemen van mijn huidige kennis van zaken, ben ik ervan overtuigd dat de cliënt, in de context van de voorgestelde opdracht en de voorzienbare gevolgen voor ons bedrijfsrevisorenkantoor, een geschikte cliënt zou zijn voor de bedrijfsrevisor Datum: Naam vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht: Handtekening: Naam vennoot of andere verantwoordelijk voor de interne kwaliteitsbeheersing van de opdracht (indien één van de antwoorden op bovenstaande vragen nee is): Handtekening:

25 Checklist Analyse van de nieuwe cliënt Cliëntnaam Cliëntnr Medewerker Vennoot Dossiernr Boekjaar Datum Ethische overwegingen Ja/Nee Opmerking of ref.werkdocument Zijn we ervan overtuigd dat de objectiviteit of de onafhankelijkheid niet in het gedrang komen? Beschikt het bedrijfsrevisorenkantoor over de aangepaste kennis en middelen? Kunnen we bevestigen dat de aanvaarding van de cliënt niet tot een belangenconflict zal leiden? Zijn we ervan overtuigd dat de aanvaarding van de benoeming geen nadelige gevolgen zal hebben voor de reputatie van het bedrijfsrevisorenkantoor? Zijn we ervan overtuigd dat er geen andere ethische bezwaren zijn op basis waarvan het bedrijfsrevisorenkantoor de cliënt niet zou aanvaarden? Zijn we ervan overtuigd dat er geen andere redenen zijn waarom we niet zouden willen optreden voor de cliënt (bv. financiële moeilijkheden of geschillen)?

26 Wijziging van de benoeming Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument Werd, overeenkomstig de K.B. van 10 januari 1994, de vorige commissaris gecontacteerd? Bevat zijn/haar antwoord informatie die een impact zou kunnen hebben op de aanvaarding van de cliënt? Werden de wettelijke ontslagprocedures gerespecteerd? Witwaspraktijken Ja/Nee Opmerking of ref.werkdocument Hebben we de identiteit en de adresgegevens van de cliënt en andere relevante personen (bestuurders/zaakvoerders/eigenaars) gestaafd? Werd de rubriek witwaspraktijken in het achtergrondinformatieschema ingevuld? Zijn we ervan overtuigd dat de entiteit een bonafide organisatie is? Hebben we een bedrijfsonderzoek uitgevoerd? Hebben we al onze twijfels omtrent de integriteit van de eigenaars en het management geuit? Administratie Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument Werd er een permanent dossier opgemaakt? Beschikken we over alle nodige informatie omtrent de bestuurders/zaakvoerders en hoofdaandeelhouders? Werd de opdrachtbevestigingsbrief opgesteld? Werden de nieuwe cliëntengegevens ingebracht

27 in het tijdsregistratiesysteem van het bedrijfsrevisorenkantoor? Andere vragen Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument Zijn we nagegaan hoe deze nieuwe cliënt bij het bedrijfsrevisorenkantoor is terechtgekomen? Beschikken we over de volgende documenten: verklaring van inschrijving van de vennootschap in KBO; oprichtingsakte en gecoördineerde statuten; laatste jaarrekeningen; notulen van de algemene vergadering; inventaris van de gehouden boekhoudkundige documenten en geschriften; register van de vaste activa; organogram; relevante belastingaangiften; enz.? Hebben we de vorige commissaris aangeschreven voor alle nodige informatie? Hebben we andere bronnen aangeschreven voor verdere informatie (preciseer)? Hebben we, rekening houdend met het risicoprofiel van de klant, de noodzaak overwogen om een nazicht van de uitgevoerde werkzaamheden van de vorige bedrijfsrevisor? Conclusie: We zijn ervan overtuigd dat het aanvaardingsproces van de cliënt kan worden voortgezet. Als de cliënt niet werd aanvaard, moet dit document worden bijgehouden door de vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht. Dit document moet eerst nagezien worden, alvorens de inhoud wordt bekend gemaakt aan derden. Datum:

28 Naam vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht: Handtekening: Auditing Practices Board (APB). Aangepast en gereproduceerd met voorafgaande toestemming van de Financial Reporting Council. Alle rechten voorbehouden. Voor nadere informatie gelieve de volgende website te willen raadplegen: of telefoneer naar +44 (0)

29 Checklist Uitbrengen offerte Cliëntnaam Cliëntnr Medewerker Vennoot Dossiernr Boekjaar Datum 1. Voorbereiding Ja/Nee Opmerking of ref. werkdocument 1.1 Stel een risicoprofiel op van de cliënt Gebruik hierbij de checklist Analyse van de nieuwe cliënt [hyperlink]. 1.2 Beoordeel de integriteit van de potentiële cliënt. Gebruik hierbij de checklist Beoordeling van de integriteit van de cliënt. 1.3 Is een concurrent cliënt bij het bedrijfsrevisorenkantoor en kan dit een probleem geven? 1.4 Zijn de contactpersonen bevoegd de bedrijfsrevisor te benoemen? 1.5 Is het schaderisico op voorhand niet te groot 2. Oriëntatie 2.1 Aard van de opdracht en relatie met het bedrijfsrevisorenkantoor: - Welke reden wordt opgegeven om van bedrijfsrevisor te wisselen? - Hoe was de verhouding met de vorige bedrijfsrevisor? - Heeft de nieuwe cliënt de vorige bedrijfsrevisor al opgezegd of geïnformeerd? - Is er verplicht contact met de vorige bedrijfsrevisor geweest? - Is de organisatie van het bedrijfsrevisorenkantoor en soorten dienstverlening voldoende afgestemd? - Zijn er eventuele relaties met personen binnen het bedrijfsrevisorenkantoor? - Past de opdracht in het urensysteem en de wijze/frequentie van facturatie? - Is de aard van de opdracht en omvang van de werkzaamheden voldoende omschreven? - Hoe zal de samenwerking zijn met het personeel van de nieuwe cliënt? 2.2 Bedrijfs- en omgevingsverkenning - Kennen we de ondernemingsplannen en

30 activiteiten van de nieuwe cliënt? - Wat zijn de externe ontwikkelingen/toekomstverwachtingen? - Wie zijn de belangrijke leveranciers en cliënten (en hun rotatie)? - Hoe is de organisatiestructuur (functioneel en personeel)? - Hoe is de administratieve organisatie? - Is er een interne controle? - Is er een specifieke wet en regelgeving van toepassing? - Zijn er specifieke problemen bij het belastingstelsel? 3. Evaluatie 3.1 Zijn er redenen aanwezig om de opdracht te weigeren? 3.2 Zijn er (te) veel aanwijzingen voor specifieke risico s? 3.3 Is het bedrijfsrevisorenkantoor in staat om de gevraagde werkzaamheden te vervullen? 3.4 Dient alvorens de offerte wordt uitgebracht toestemming te worden verkregen van het bestuursorgaan van het bedrijfsrevisorenkantoor? 4. Inhoud 4.1 Wordt het bedrijfsrevisorenkantoor ondersteund en krijgt het alle medewerking van de cliënt? 4.2 Is er afgeweken van de vorm van opdrachtbevestiging? Zo ja, waarom? 4.3 Is gedefinieerd welke inspanning het bedrijfsrevisorenkantoor van de opdrachtgever verwacht? 4.4 Welke verplichting neemt men op en welke niet? 4.5 Zijn de schattingen waarop de offerte berust, uitgeschreven? 4.6 Is de afspraak over de herfacturering van de kosten verbonden aan de prestaties van het bedrijfsrevisorenkantoor duidelijk? Conclusie: Datum: Naam vennoot of andere bedrijfsrevisor verantwoordelijk voor de opdracht: Handtekening: