Projectplan Zorg beter met vrijwilligers

Transcriptie

1 Projectplan Zorg beter met vrijwilligers A. van den Nieuwenhuizen Coördinator Vrijwilligerswerk WoonZorg Groep Engelsbergen, Vonderhof 1 Januari 2012

2 1. Introductie Woonzorg Groep heeft 25 locaties in Eindhoven en omgeving WoonZorg Groep staat voor een goede kwaliteit van leven. Wij bieden alles wat daarvoor noodzakelijk is, zoals woningen en voorzieningen in allerlei variaties. Daarbij hebben we een zeer ruime kijk. In principe, zeggen we op elke verzoek ja. Voor onze bewoners betekent dit dat we constant ruimte scheppen om initiatieven te ontplooien en een eigen wereld te creëren. Deze visie Binnen de organisatie werken ongeveer 2500 werknemers, die samen met meer dan 1100 vrijwilligers dagelijks ondersteuning bieden aan meer dan 4300 cliënten, zodat zij zelfstandig kunnen wonen of verblijven op de wijze die hún voor ogen staat. Voor zorg en zorgverlening geldt bovendien géén winstoogmerk. De winst uit de opbrengsten van de verhuur en verkoop van appartementen wordt geïnvesteerd in zorg. WoonZorg Groep biedt klanten en cliënten verschillende vormen aan van huisvesting, welzijn en zorg. Ook door het aanbod op sociaal en recreatief gebied en aandacht voor kunst en cultuur worden de voorwaarden gecreëerd voor wonen in eigen stijl en naar eigen keuze. Op dit moment werken meer dan 1100 vrijwilligers bij WoonZorg Groep. Door hun ondersteuning bij de zorg, leveren zij een waardevolle bijdrage aan het welzijn en welbevinden van cliënten. vindt het belangrijk dat de werkzaamheden passen bij de kwaliteiten en mogelijkheden van vrijwilligers. (bron: 2

3 Vrijwilligers Vrijwilligers binnen Engelsbergen en Vonderhof kunnen op de volgende manier worden ingezet. A. Vrijwilligers binnen het integraal team Deze vrijwilligers houden zich bezig met zowel individuele cliënten als groepen cliënten. Hierbij kan gedacht worden aan bezoeken van bepaalde cliënten, incidenteel of met regelmaat. Er is dan de mogelijkheid voor extra individuele aandacht bv. een gesprek (krant) voorlezen, wandelen, meehelpen bij gezamenlijke maaltijden, ondersteuning bij activiteiten in de huiskamer of persoonlijke begeleiding bij het bezoeken van activiteiten buiten de afdeling. Sfeer en huiselijkheid scheppen in huiskamers, aanvullend op de aanwezige medewerkers. B. Vrijwilligers binnen het team welzijn Deze vrijwilligers bieden ondersteuning (hand- en spandiensten) bij het organiseren en uitvoeren van gerichte activiteiten. Het kunnen regelmatig terugkerende activiteiten zijn. Maar ook eenmalige grote feesten, markten, themaweken, etc. C. Vrijwilligers in speciale projecten Deze vrijwilligers vervullen begeleidende en ondersteunende activiteiten in diverse projecten zoals groepsopvang, dagopvang en dagverzorging etc. D. Vrijwilligers in de dienstverlening Hierbij gaat het om zeer uiteenlopende activiteiten: bij de dienst service, activiteiten in de bar, in het restaurant/ontmoetingsruimte, winkel. Klein technisch onderhoud bij de technische dienst, onderhoud aquarium, onderhoud volière, boodschappendienst voor cliënten, ziekenhuisbegeleiding, maar ook halen en brengen van cliënten naar de afdeling/ appartement of verschillende activiteiten. E. Vrijwilligers binnen de geestelijke verzorging Vrijwilligers begeleiden bewoners naar en tijdens de vieringen in de Stilteruimte. Tevens kunnen vrijwilligers een belangrijke bijdrage leveren in de voorbereiding en uitvoering naar/van de hoogtijdagen; Pasen, Kerst en de herdenkingsbijeenkomsten. Bezoekvrijwilligers hebben minimaal twee maal per jaar een gezamenlijke ontmoeting met de geestelijk verzorger. Tussentijds kunnen bezoekvrijwilligers begeleiding vragen in hun vrijwilligerstaken als bezoekvrijwilligers. Een bezoekvrijwilliger gaat op regelmatige basis, in overleg met de bewoner, bij hem/haar op bezoek. (bron: docu-net ; brochure vrijwilligerswerk Engelsbergen /Vonderhof) 3

4 2. Zorg Beter met Vrijwilligers Door signalen vanuit de organisatie zijn enkele knelpunten t.b.v. vrijwilligerswerk aan het licht gekomen. Het management, de hoofden en de medewerkers van Engelsbergen en Vonderhof zijn onwetend over de gang van zaken omtrent het vrijwilligerswerk op beide locaties. Dit veroorzaakt onduidelijkheden in de begeleiding en de werkzaamheden van vrijwilligers. Daarnaast kwam de hulpvraag vanuit de vrijwilligers dat de zaken rondom het vrijwilligerswerk niet gestructureerd zijn en dat de communicatie te wensen over laat. Dit uitte zich in onvrede onder de vrijwilligers. Goede vrijwilligers zijn schaars, dus was het tijd voor actie. Vilans, het kenniscentrum voor langdurige zorg, begeleidde het verbetertraject. Verscheidenheid aan vrijwilligers binnen Woonzorg Groep: - gouden vrijwilliger. Vrijwilliger met een ideologie. - Re-intergratie en/of werkzoekende vrijwilliger - Vitale senioren - Taal stagiaires - Maatschappelijke stagiaires ( niet elke coördinator vrijwilligerswerk heeft dit in zijn/haar takenpakket) Procedure aanname vrijwilliger - Aanmelding rechtstreeks Vrijwilligerspunt Via gemeente / uitkeringsinstantie Via ROC, IVIO of ander opleidingsinstituut (taalstage) - Intake gesprek met coördinator vrijwilligers. Afwijzing. - 2 e Introductiegesprek - Contactpersoon kennismaking tijdens proefperiode / proefdraaien - Evaluatie na 6-8 wkn - Proefperiode verloopt niet naar Vrijwilligerswerk wordt wens en vrijw. stopt of andere taak gecontinueerd - 2 x per jaar gesprek met team van vrijwilligers per afdeling / dienst (indien wenselijk met coördinator vrijwilligers) (bron: docu-net ; brochure vrijwilligerswerk Engelsbergen / Vonderhof) 4

5 3. Uitvoering van project Zorg Beter met Vrijwilligers Communicatielijnen Onderstaand overzicht zijn overlegvormen intern als extern van coördinator vrijwilligerswerk t.b.v. vrijwilligerswerk. OVERLEGVORMEN EN IN- HOUD FREQUEN- TIE AANDACHTSGE- BIEDEN ACTIES WIE Regio overleg met coördinatoren vrijwilligers in de Kempen/Eindhoven ( landelijke en regionale ontwikkelingen) Coordinatoren vrijwilligers overleg breed ( regionale ontwikkelingen, beleid vrijwilligers, afstemming vrijwilligerzaken breed) Overleg hoofd Welzijn, Managers, Directie en coordinator vrijwilligers van Engelsbergen en Vonderhof ( vrijwilligerszaken algemeen) Externe overleg vormen met - Gemeente/ UWV - ROC - Re-integratie bureaus (uitkeringen) - Vrijwilligerspunt Eindhoven - ZET Tilburg (provinciaal, district zuid oost) - Humanitas (taalstage) Coördinatoren overleg van verzorgd- en/of verpleegd wonen met coördinator vrijwilligers ( vrijwilligers uitvoerend/ begeleiding) 1 maal per kwartaal 1 maal per twee maanden incidenteel Niet structureel maar wel regelmatig. Overleg staat beschreven in vrijwilligersnota. Overleg staat beschreven in vrijwilligersnota Overleg is vraag en aanbod gericht met name bij/met uitkerende instanties. ZET organiseert ong. 3 keer per jaar een thema bijeenkomst Frequentie en inhoud moet worden afgestemd en gepland Moet nog continuïteit krijgen door planning van 2011 Met Humanitas in 2011 afspraken maken over aantal taalstages en in welke periode Voor in 2011 data plannen wanneer er gezamenlijk overleg plaatsvindt Coördinator vw met dir. Secr. Coördinator vw met voorzitter Humanitas Coördinator vw met hoofden van verzorgd en verpleeg wonen 2 locaties 5

6 Coördinatoren services/ keuken/ restaurant/td Ab-ers, culturele medewerkers/geestelijke zorg met coördinator vrijwilligers ( contactpersonen van vrijwilligers over begeleiding en sturing vrijwilligers) Bij vraag en aanbod van vrijwilligers Frequentie en inhoud moet worden afgestemd en gepland idem Overleg tussen Contactpersonen en vrijwilligers ( afstemming onderling over taken en werkzaamheden. Uitleg door contactpersoon over ontwikkelingen op afdelings- en locatie nivo) 2 maal per jaar Is vastgelegd in beleidsnota Individuele gesprekken coordinator vrijwilligerswerk. Dit zijn aanname, exit, tussentijdse gesprekken of probleemsituaties Individuele gesprekken tussen contactpersonen en vrijwilliger(s) (afstemming/begeleiding/problemen) Bij vraag en aanbod v.v. Bij vraag en aanbod v.v. Is vastgelegd in beleidsnota Is vastgelegd in beleidsnota Conclusie vanuit het verbeterproject Zorg Beter met Vrijwilligers, op voorafgaande overlegvormen. - Voldoende input en contacten met externe organisaties. Frequentie is voldoende. - Vrijwilligersbeleid is breed vastgesteld en geeft het fundament voor het vrijwilligerswerk. Wat hierin gemist wordt is de planning/continuïteit en borging van interne communicatielijnen. Dit is teveel op incidentele basis en afhankelijk van medewerking/samenwerking tussen medewerkers en leiding. - Voldoende overleg tussen coördinatoren vrijwilligers binnen. 6

7 Voorstel en advies vanuit projectgroep ter verbetering van interne communicatielijnen van vrijwilligerswerk en beleid Uitgangspunt is dat coördinatoren vrijwilligers een vakgroep wordt in de nieuwe organisatiestructuur ( eind 2011/begin 2012) en hiërarchisch onder een van de directeuren vallen die vrijwilligerswerk in haar of zijn portefeuille heeft. OVERLEGVOR- MEN FRE- QUENTIE AANDACHTSGE- BIEDEN ACTIE VERSLAG AAN Vakgroep coördinatoren met directie. 1 x per kwartaal Beleid, ontwikkelingen, planning en advies omtrent vrijwilligerswerk Directie in directieraad Coördinator vrijwilligerswerk in onderstaand overleg Coördinator vrijwilligerswerk per locatie met managers en hoofden per locatie van Eindhoven midden 1 x per kwartaal Beleid, ontwikkelingen, planning, samenwerking en evaluatie vrijwilligerswerk Planning coördinator vrijwilligerswerk Hoofden naar coördinatoren en medewerkers van eigen dienst/afdeling Coördinator vrijwilligerswerk naar directie Coördinator vrijwilligerswerk met Coördinatoren en /of contactpersonen van vrijwilligers per locatie van Eindhoven midden Na leerprogramma minimaal 2x per jaar Ontwikkelingen en samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers. Begeleidingsvormen. Evaluatie. Vast agendapunt op teamoverleg van afd/dienst Contactpers naar het team en naar hoofd van afd./ dienst Vakgroep coördinatoren vrijwilligerswerk 1 x per 2 maanden Beleid, ontwikkeling en praktische afstemming Coördinatoren vrijwilligerswerk 7

8 Onder communicatie wordt ook informatievoorziening verstaan. In december 2010 werd er bij Engelsbergen en Vonderhof een tevredenheidonderzoek gehouden onder vrijwilligers. Het respons hierop van beide locaties tezamen was 45% Conclusies uit dit TVO waren: - meer duidelijkheid omtrent rol en taak van coördinator vrijwilligerswerk en de contactpersoon - Contact; formeel of informeel tussen vrijwilliger en contactpersoon wordt positief ervaren. Verbetering mogelijk door agendapunten terug te laten komen of duidelijkere terugkoppeling te geven. De thema s die sommige overlegvormen of bijeenkomsten hadden werden als prettig ervaren. - Door toename zorgvraag bewoner en / of op leeftijd rakende vrijwilliger geeft de vrijwilliger aan dat de vrijwilligerstaak in zwaarte toeneemt. Dit kan zowel fysiek als mentaal zijn. - Mutaties op de afdelingen bij overlijden, ziekte etc worden te weinig of te laat gecommuniceerd. Cruciaal hierin de contactpersoon, medewerker van de afdeling of dienst. Maar er ligt ook een taak voor de vrijwilligers zelf om te informeren. - Papernote en Viva Next ontvangt de vrijwilliger wel. Brieven worden wel ontvangen en gelezen. Informatieborden wordt door een derde van de vrijwilliger niet in de gaten gehouden. - Samenwerking met beroepskrachten wordt door driekwart van de vrijwilligers als positief ervaren. - Samenwerking tussen vrijwilligers onderling eveneens. - De helft tot drie kwart zou bij familie of vrienden vrijwilligerswerk bij beide locaties aanraden. - scholing wordt niet als prioriteit aangemerkt. Praktische handreikingen voor omgang met dementerende bewoners wordt regelmatig genoemd. Reeds ondernomen acties Medio 2011 werd door Vilans en Movisie aangegeven dat zij bij Fonds Nuts Ohra organisaties voor konden dragen die een gedegen project draaiden en mogelijk door een impuls van voorgenoemd Fonds vervolg kunnen geven aan het project. Op 9 juni is hiervoor met Mw. Cecile Scholten, Vilans en mw. Wendy van Lier, Vilans, Dhr P. de Bruyn, manager Engelsbergen en mw Angela v.d. Nieuwenhuizen, coördinator vrijwilligerswerk Engelsbergen/Vonderhof en Theresia overleg geweest. Op 24 november 2011 werd op, het congres in Driebergen, WoonZorg Groep bekend gemaakt als een van de 15 koplopers in het verbetertraject: Zorg Beter met Vrijwilligers. In december is er met Academie, manager en projectleider/ coördinator vrijwilligerswerk over achtergrond, beoogde doel en urgentie gesproken. In januari 2012 werd er over inhoud, duur en inzet met extern trainingsbureau, Academie en projectleider/coördinator vrijwilligerswerk gesproken. Eind januari lag er concept voor leerprogramma Coachen met Effect!, Spil in Samengaan klaar. Leerprogramma en randvoorwaarden zijn op 26 januari 2012 door directie goedgekeurd. 8

9 3. Uitvoering van project Zorg Beter met Vrijwilligers Vervolg Rol en taak van contactpersoon Het verbeterteam heeft de rol en taken van contactpersonen geïnventariseerd. taken van contactpersoon staan vermeld in de vrijwilligersbrochure voor Engelsbergen en Vonderhof (zie takenoverzicht aan het eind). Deze brochure wordt uitgereikt en doorgenomen tijdens het kennismakingsgesprek tussen aspirant vrijwilliger en coördinator vrijwilligerswerk. Conclusie door verbeterteam op de rol en taken van contactpersoon - In de beleidsnotitie vrijwilligerswerk staat wel de taak van de contactpersoon maar niet de rol van de contactpersoon. De rol van de contactpersoon is hiermee vrijblijvend, en afhankelijk van het enthousiasme van de afdeling of diens leidinggevende. - Rol van de contactpersoon is niet gekoppeld aan niveau. Elke medewerker is gediplomeerd en kan in zijn/haar functie/enthousiasme en competenties contactpersoon van vrijwilligers zijn/worden. - De tijd die begeleiding van vrijwilligers met zich meebrengt is niet opgenomen in een functieomschrijving van contactpersoon. - Terugkoppeling van contactpersonen/coördinator naar hoofd van de afdeling of dienst. Aan de slag met taak en rol van contactpersonen - Contactpersoon hoeft niet afhankelijk te zijn van functie. Belangrijker is dat elke contactpersoon affiniteit met vrijwilligers en competenties heeft om vrijwilligers te begeleiden. - Hoofd van afdeling of dienst is eindverantwoordelijk voor hiërarchisch aansturen van vrijwilligerswerk op zijn/haar afdeling of dienst. - Coördinatoren/ contactpersoon verzorgd- en verpleegd wonen zijn doen de aanvragen van vrijwilligers bij de coördinator vrijwilligerswerk. - Contactpersoon heeft voldoende schriftelijke en mondelinge vaardigheden om een vrijwilliger te motiveren, te stimuleren en te binden. - Een contactpersoon dient gelegenheid en stimulans krijgen van de coördinator of leidinggevende om deel te nemen aan overlegvormen en informatie/themabijeenkomsten t.b.v. het begeleiden van vrijwilligers. - Voor het inwerken van vrijwilligers op een afdeling/dienst wordt geadviseerd om het inwerkprogramma van medewerkers te spiegelen/aan te passen naar vrijwilligers. - Coördinator vrijwilligerswerk overlegd structureel met contactpersonen. Dit overleg kan ook gekoppeld worden met een thema of informatiebijeenkomst. Coördinator vrijwilligerswerk draagt zorg voor de planning hiervan en communiceert dit met desbetreffende hoofden/leidinggevenden. - Contactpersoon informeert het hoofd van dienst maar koppelt ook terug naar team. 9

10 Communicatie en effecten Voor vrijwilligers Zij ontvangen sinds 2011, elk kwartaal een nieuwsbrief. Bovenop En met elke vrijwilligersgroep is er 2 maal per jaar met contactpersoon een bijeenkomst/overleg. Dit is vastgesteld in het beleid. Toetsingsmoment begin 2012: Tevredenheidsonderzoek Vrijwilligers WoonZorg Groep i.s.m. MOVISIE. Voor contactpersonen Leidinggevende hebben voor 80% contactpersonen voorgedragen. Vanuit bijna elke dienst/team zijn afhankelijk van omvang 1 of 2 contactpersonen aangemeld. 22 personen op dit moment voor 2 locaties. Deze contactpersonen worden met ondersteuning van Fonds Nuts Ohra en Vilans getraind/ gestuurd/ begeleid in hun taak. Vanuit projectgroep ZBmV is ook advies gegeven daarna minimaal 2 bijeenkomsten per jaar te organiseren voor feedback, thema bijeenkomsten en het uitwisselen van ervaring, aangestuurd door coördinator vrijwilligerswerk. PR via: Intranet Academie Nieuwbrief vrijwillgers Mail Borging en verspreiding Juni 2012 wordt de het leerprogramma geëvalueerd en in een rapport beschreven. Dat zal worden besproken in DR en hierna volgt besluit om training ook voor andere locaties te laten plaatsvinden. Indien deze pilot in vorm van leerprogramma positief wordt geëvalueerd dan wordt het Stichtingsbreed opgezet voor alle locatie binnen Woon Zorg Groep. Pilot wordt gedraaid met 21 contactpersonen. Indien het stichtingsbreed gaat, gaat het naar schatting om een leerprogramma rond 100 contactpersonen/medewerkers. neemt dit op als structureel onderdeel in het aanbod van de Academie en zorgt ervoor dat de contactpersonen aan de training kunnen deelnemen. Activiteitplanning oktober 2011 t/m 2013 actie opdracht verantwoordelijk Eindverslag projectgroep Afspraken randvoorwaarden Fonds NutsOhra /Vilans/ Opstellen leerprogramma contactpersonen Uitvoeren leerprogramma voor contactpersonen planning Vilans projectleider Voor 25 oktober Vilans/ Management en projectleider Vilans/ Externe trainer Nov/dec 2011 Jan/mrt 2012 April/oktober 2012 doel t.b.v. 1 e doel rol/taak contactpersonen idem idem idem 10

11 Terugkoppeling binnen de organisaties Planning voortgang leerprogramma in vorm van overlegvormen coördinator vrijwilligerswerk met contactpersonen / Fonds NutsOhra Projectleider / Vilans Vilans/ Projectleider tussentijds Juni / juli 2012 idem m.b.t. 1 e +2 e doel: rol en taak contactpersonen en communicatielijnen Communicatielijnen Top down Projectleider i.s.m. Collega coördinatoren vrijwilligerswerk Febr/maart e doel: Verbeteren communicatielijnen naar/ met/ t.b.v. vrijwilligers Evaluatie van leerprogramma en aanbevelingen aan andere locaties + borging Vilans en projectleider Eind 201 / begin 2013 Presentatie naar andere locaties en vaststellen borging projectleider Feb jun

12 Contactpersoon voor vrijwilligers: taakomschrijving Engelsbergen en Vonderhof Kennis Kennis hebben van en toepassen van het vrijwilligersbeleid van Woon Zorggroep (zie intranet) Kennis hebben en toepassen van de Vrijwilligersbrochure Openstaan voor kennisoverdracht van de maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligerswerk. Voorlichting Introductie, begeleiden en instrueren van nieuwe vrijwilliger op/bij afdeling/dienst/club (van de gedachte dat niets vanzelfsprekend is: informeer over restaurant, rookruimte, postvak, kopiëren, afwezigheid) Geven van korte, gerichte informatie / handvatten m.b.t. ziektebeelden en / of benaderingstechnieken van bewoners (dementie, R.O.T., Validation, etc.). Coachen Signaleren van nieuwe vrijwilligerstaken/plaatsen. In overleg met coördinator van afdeling of dienst nieuwe vrijwilligers aanvragen bij de coördinator vrijwilligerswerk. Motiveren en stimuleren van vrijwilliger (binden en boeien: laten ervaren dat inzet en hulp van de vrijwilliger waardevol is) Motiveren en stimuleren van samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers (respect en aandacht voor elkaar en het werk) Indien mogelijk of wenselijk vrijwilligers koppelen (doel: gesteund voelen en samenwerking te bevorderen. Zelfstandigheid van vrijwilligerswerk te bevorderen, onder verantwoordelijkheid medewerker) Informeer / evalueer regelmatig bij vrijwilliger naar ervaringen Evaluatie met vrijwilligers; 6-8 weken na aanvang van vrijwilligerstaak. ( indien nodig of gewenst door/met coördinator vrijwilligerswerk) Overleg In overleg / in samenwerking met coördinator vrijwilligerswerk minimaal twee maal per jaar een overleg / bijeenkomst organiseren voor eigen vrijwilligersgroep (doel: informeren ontwikkelingen binnen locatie, afstemmen vakantieperiode en gehoord voelen van vrijwilliger = boeien) Overlegstructuur met coördinator vrijwilligers m.b.t. voorwaarden en inhoud vrijwilligerswerk Inbrengen van vrijwilligerswerk in eigen teamoverleg Informeren van vrijwilligers bij veranderingen en mutaties op de afdeling/dienst/ activiteit. Advies Signaleren van knelpunten m.b.t. fysieke en of mentale belasting van vrijwilliger. In overleg met coördinator vrijwilligerswerk/leidinggevende tot een oplossing komen Signaleren als er problemen zijn in de omgang met bewoners, cliënten, medewerkers of collega vrijwilligers 12

13 Randvoorwaarden Contactpersoon moet over voldoende kennis en vaardigheden beschikken om deze rol te kunnen vervullen Op de locaties zijn voldoende contactpersonen aanwezig. Elke afdeling /dienst heeft minimaal een contactpersoon De rol van de contactpersoon en de contactpersonen zijn voldoende bekend Contactpersoon heeft een eigen en toegang tot intranet. 13