De verkorte rapportage Benchmarking Publiekszaken voor de gemeente Houten

Transcriptie

1 Brief op maat 2008 De verkorte rapportage Benchmarking Publiekszaken voor de gemeente Houten Oktober 2008 COLOFON Samenstelling Team Benchmarking Publiekszaken Technische realisatie websolve B.V. Benchmarking Publiekszaken is een initiatief van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken en (voorheen) Stichting Rekenschap en wordt uitgevoerd door TNS NIPO Commerce i.s.m SGBO.

2 1. Inleiding Brief op maat Gemeente Houten Pagina 2 In het afgelopen jaar heeft uw gemeente, samen met 91 andere, deelgenomen aan Benchmarking Publiekszaken. De benchmark maakt de prestaties van 'afdelingen' publiekszaken zichtbaar door deze met elkaar te vergelijken aan de hand van kengetallen. Op die wijze wordt duidelijk hoe uw publieksfunctie presteert en hoe anderen dat doen. De resultaten van die vergelijking bieden handvatten om de kwaliteit van dienstverlening te verbeteren. Uit deze vergelijking blijkt ook bij welke u eens aan kunt kloppen om uit te wisselen waarom zij een beter resultaat hebben behaald voor bijvoorbeeld klanttevredenheid, wachttijden of klachtafhandeling dan uw gemeente. In dit document treft u een individuele samenvatting van de eindrapportage van Benchmarking Publiekszaken: de brief op maat. Voor deze brief op maat is een selectie gemaakt van de meest interessante indicatoren uit de benchmark, de zogenaamde kernindicatoren. Het betreft de volgende thema's: Bereikbaarheid Beschikbaarheid Informatievoorziening Wachttijden Levertijden Tarieven Bejegening van klanten Betrouwbaarheid Hieronder wordt per thema of indicator een toelichting gegeven op de prestaties van uw gemeente in vergelijking tot met een vergelijkbaar aantal inwoners (aantal inwoners > en <= ). De gegevens zijn voor het grootste deel aangeleverd door de zelf en hebben doorgaans betrekking op het afgelopen jaar, dus Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de uitkomsten van het klanttevredenheidsonderzoek dat eind april 2008 door TNS NIPO bij 91 publieksbalies is uitgevoerd als onderdeel van Benchmarking Publiekszaken. In een groot aantal is tevens een KTO telefonie uitgevoerd naar de tevredenheid van bellers welke naar het gemeentelijk telefoonnummer hebben gebeld. 68 van de 92 deelnemers hebben kosteloos aan dit onderzoek deelgenomen. Ook uw gemeente heeft hieraan deelgenomen en u kunt ook deze cijfers terugvinden in deze brief op maat. Het digitale klanttevredenheidsonderzoek onder aanvragers van een digitaal product is uitgevoerd in 35. Ook uw gemeente heeft hieraan deelgenomen en u kunt ook deze cijfers terugvinden in deze brief op maat. Tenslotte willen wij nogmaals benadrukken dat in de brief op maat niet alle informatie is te vinden die in het afgelopen jaar is verzameld. Daarom verwijzen wij u graag naar het alleen voor deelnemers toegankelijke, besloten deel van de website Als u nog geen inloggegevens heeft, kunt u deze verkrijgen bij de primair contactpersoon van de gemeente Houten: Mevrouw Marije van de Wouw.

3 Brief op maat Gemeente Houten Pagina 3 2. Uitkomsten per resultaatgebied Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste resultaten van Benchmarking Publiekszaken voor uw gemeente. De gegevens zijn verkregen via de verschillende klanttevredenheidsonderzoeken (balie, telefoon, digitaal) en de elektronische vragenlijst die door uw gemeente is ingevuld op Hierin is gevraagd naar indicatoren op de acht prestatie-/resultaatgebieden: 1. Bereikbaarheid. De gemeente is voldoende/ruim bereikbaar. 2. Beschikbaarheid. Zoveel mogelijk klantcontacten worden in één keer (en foutloos) afgehandeld. 3. Informatievoorziening. De informatievoorziening aan klanten is voldoende en begrijpelijk. 4. Wachttijden. Klanten worden binnen aanvaardbare tijden geholpen. 5. Levertijden. Diensten en producten worden binnen redelijke termijn afgehandeld. 6. Tarieven. De prijs voor de producten en diensten is redelijk. 7. Bejegening van klanten. Klanten worden correct en deskundig behandeld. 8. Betrouwbaarheid. Productkwaliteit, volledigheid, juistheid. De prestaties van uw gemeente worden vergeleken met die van alle benchmark en met een vergelijkbaar aantal inwoners (aantal inwoners > en <= ). Daarbij heeft de gemeente zelf telkens de mogelijkheid om in het opgenomen kader ieder thema te voorzien van een korte toelichting, door antwoorden te formuleren op de volgende vragen: - Herkent u zich in de gegevens c.q. zijn uw gegevens juist en betrouwbaar? - Welke factoren verklaren het prestatieniveau van uw gemeente? - Geven de benchmarkresultaten aanleiding de achtergrond van uw prestatieniveau verder te analyseren of veranderingen in uw gemeente door te voeren? Alle overige teksten zijn afkomstig van Team Benchmarking Publiekszaken. 2.1 Bereikbaarheid De bereikbaarheid van diensten en producten is onderverdeeld in de bereikbaarheid van de balie, de telefonische bereikbaarheid en de bereikbaarheid van de website. Bereikbaarheid van de balie In onderstaande figuur wordt het aantal uren weergegeven dat burgers per week op inloop kunnen worden geholpen bij de centrale publieksbalie. Daarnaast is het aantal uren opgenomen dat de burger op afspraak kan komen voor tenminste een aantal veelgevraagde producten (zoals een paspoort). Het betreft de openingstijden op afspraak die als zodanig worden gecommuniceerd aan de burger. Gemiddeld zijn publieksdiensten in van vergelijkbare omvang 29,7 uur per week geopend. Uw gemeente kent ruimere openingstijden namelijk gemiddeld 37,5 uur per week. Het aantal uren dat de publieksbalie in uw gemeente open is op afspraak bedraagt 0,0, wat zeer beperkt is ten opzichte van van vergelijkbare omvang.

4 Brief op maat Gemeente Houten Pagina 4 Uit het klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat uw bezoekers een gemiddeld rapportcijfer geven voor de openingstijden van het gemeentehuis. Gemiddeld een 7,5 tegen gemiddeld een 7,3 voor met een vergelijkbaar aantal inwoners. Bereikbaarheid telefoon Het aantal telefonische openingsuren in uw gemeente bedraagt 42,5 uur per week. Dit is vergelijkbaar met van vergelijkbare omvang. De waardering van de openingstijden is door respondenten beoordeeld met een 7,3. Bereikbaarheid elektronisch Voor de bereikbaarheid van de gemeentelijke website zijn openingstijden geen onderscheidend criterium. Iedere website is immers 24 uur per dag en 7 dagen per week bereikbaar. In de benchmark maken we daarom gebruik van de score op de webrichtlijnentoets van advies.overheid.nl. Deze score wordt berekend door de gemeentelijke website te toetsen aan de 125 (internationale erkende) webrichtlijnen die gelden voor een bereikbare en kwalitatief hoogwaardige website. Per richtlijn worden punten toegekend. Dit kan maximaal 100 punten opleveren 1. Gemiddeld scoren de deelnemende 67 punten. Uw gemeente scoort in totaal (per 1 juni 2008) 54 punten.

5 1. Bereikbaarheid balie/telefoon Gemeente Houten is gemiddeld 37.5 uur per week geopend, gemeentes met vergelijkbare omvang 29.7 uur per week. In het rapport wordt vermeld dat 0 uur op afspraak wordt gewerkt. Voor de producten van de burgerlijke stand wordt wel op afspraak gewerkt, echter dit wordt niet collectief bijgehouden in een afsprakensysteem. De waardering van de telefonische openingstijden is in Houten (7.3) significant hoger dan bij andere van vergelijkbare omvang (6.9). Aandachtspunt: In het vierde kwartaal 2008 wordt gestart met een proef voor het werken op afspraak voor een dagdeel voor de producten aanvragen paspoort, rijbewijs, ID-bewijs en het bijschrijven van kinderen op een paspoort. Via de receptie, TIC en internet is het mogelijk deze afspraak te maken. Naar aanleiding van de ervaringen wordt dit later uitgebreid voor meer producten en naar meer dagdelen. 2. Bereikbaarheid elektronisch Gemeente Houten scoort 54% bij de webrichtlijnentoets van terwijl de andere deelnemers gemiddeld 67% scoren. Deze meting is gedaan bij de oude website. Deze meting dient als een nulmeting. Vanaf 10 juli 2008 is de nieuwe website in de lucht, deze is meer ingericht volgens de webrichtlijnen. We verwachten hiermee bij een volgende meting een aanzienlijk hogere score te behalen. 2.2 Beschikbaarheid Onder de beschikbaarheid van producten en diensten verstaan we de wijze waarop de gemeente de producten en diensten via de verschillende kanalen aan de burger aanbiedt. In 2015 zouden 80% van alle vragen in de frontoffice moeten kunnen afhandelen 2. Het liefst zoveel mogelijk via een één balie, één telefoonnummer en één website. 1 In het manifest Betere dienstverlening met de elektronische overheid is door Rijk en vastgelegd dat eind 2010 de meerderheid van de gemeentelijke websites voldoen aan de webrichtlijnen. 2 Gemeente heeft Antwoord. Het klantcontactcentrum van als frontoffice voor de hele overheid. VDP, VNG, CCO. Januari 2007.

6 Brief op maat Gemeente Houten Pagina 5 De beschikbaarheid van producten en diensten wordt in de benchmark gemeten aan de hand van: - % van de producten en diensten dat direct klaar is of via de balie van de publieksdienst wordt afgehandeld. - % van de inkomende telefoongesprekken dat in 1 keer wordt afgehandeld. - % van de diensten en producten dat elektronisch kan worden afgehandeld. Een loket (balie) Het percentage producten en diensten dat direct klaar of via de balie kan worden afgehandeld geeft aan waar in uw gemeente de knip tussen front- en backoffice is gelegd. Hoe hoger dit percentage is hoe meer producten direct klaar zijn of aan de balie van uw publieksdienst worden afgehandeld. In uw gemeente bedraagt dit percentage 42,3%. Dit is vergelijkbaar met met een vergelijkbaar aantal inwoners. Een loket (telefoon) Het aantal telefonische klantcontacten dat er bij uw gemeente via het centrale telefoonnummer is geweest is niet bekend. Het is voor uw gemeente niet bekend in hoeveel procent van de gevallen het langer dan één werkdag duurt alvorens de klant wordt teruggebeld. Gemiddeld is dit 33,6%. Het is voor uw gemeente niet bekend hoeveel procent van alle inkomende gesprekken in kéér worden afgehandeld. Uit het klanttevredenheidsonderzoek naar de telefonische dienstverlening van uw gemeente blijkt dat 31% van de inkomende telefoongesprekken direct wordt afgehandeld, 36% wordt doorverbonden en 19% leidt tot een terugbel/vervolgafspraak. Bellers geven gemiddeld een 7,6 voor de manier waarop men geholpen is bij het telefonisch contact, Hiermee noteert uw gemeente een waardering die hoger is dan het gemiddelde voor in dezelfde grootteklasse. Elektronische dienstverlening Het percentage elektronische dienstverlening 3 geeft een indicatie van de mate waarin producten en diensten via Internet kunnen worden afgehandeld. Het kabinet heeft in het programma 'Andere Overheid' de ambitie geformuleerd dat in % van de dienstverlening via internet moet kunnen plaatsvinden. Hoe ver is uw gemeente? Houten Gemeenten van vergelijkbare omvang Alle benchmark % elektronische dienstverlening 65,0% 62,8% 67,4% % gepersonaliseerde dienstverlening 4 55,0% 49,3% 51,0%

7 3. Beschikbaarheid: Een loket ( telefoon) Het is voor de gemeente Houten niet bekend hoeveel van alle inkomende gesprekken in een keer worden afgehandeld. Volgens het klanttevredenheidsonderzoek is dit echter 31%, hetzelfde als bij andere vergelijkbare. Bellers geven gemiddeld een 7.6 voor de manier waarop met geholpen is bij het telefonisch contact. Dit ligt hoger dan het gemiddelde voor gemeentes in dezelfde grootteklasse, namelijk 7.3. Aandachtspunt: De gemeente Houten heeft geen middel om dit te toetsen (behalve handmatig), we zullen nagaan wat de mogelijkheden zijn om het percentage afgehandelde eerstelijns telefoontjes in beeld te brengen. 4. Beschikbaarheid: Elektronische dienstverlening 65% van de algemene dienstverlening is bij Houten elektronisch beschikbaar, 62.8 % van gemeente met vergelijkbare omvang. 55% van de gepersonaliseerde dienstverlening is in Houten beschikbaar, 49.3% van gemeente met vergelijkbare omvang. We zijn dus op de goede weg. Aandachtspunt: De komende periode zal zowel het % gepersonaliseerde als algemene producten dat digitaal beschikbaar is, blijven toenemen. 3 De score wordt berekend door aan 35 gemeentelijke producten een score van 0 (de website geen of onvoldoende informatie over het betreffende product) tot 4 (het product is volledig elektronisch afhandelbaar) toe te kennen. De totaalscore wordt afgezet tegen het maximaal aantal te behalen punten. Deze maximale score varieert per product. Omdat huisvuil bijvoorbeeld niet elektronisch kan worden ingezameld, is een gemeente beperkt tot het geven van informatie over de dienst en de te volgen procedure. De maximale score is dan 1. 4 Het percentage gepersonaliseerde dienstverlening geeft aan in hoeverre diensten op maat online beschikbaar zijn. Het percentage wordt getoetst aan de hand van de volgende vijf criteria: Is de organisatie aangesloten op DigiD; bevat de website een mogelijkheid om online de status van een aanvraag te kunnen volgen; bevat de website een gepersonaliseerde nieuwsbrief; bevat de site de mogelijkheid om rechtstreeks producten te betalen; en biedt de site de mogelijkheid van een gepersonaliseerd digitaal loket ('mijn loket')?

8 2.3 Informatievoorziening Brief op maat Gemeente Houten Pagina 6 De informatievoorziening aan klanten wordt in de benchmark beoordeeld aan de hand van: de informatievoorziening tijdens het wachten, de mogelijkheid tot het achterlaten van een telefonisch bericht, en het inzicht dat de gemeente biedt in de wacht- en levertijden. Daarnaast wordt gekeken naar de wijze van afhandeling van brieven, faxen en s. Informatievoorziening (balie) Houten Gemeenten van vergelijkbare omvang Alle benchmark Aanwezigheid kwaliteitshandvest nee 31,6% 44,6% Aanwezigheid ticketsysteem ja 76,3% 85,7% Aanwezigheid internet transactiezuil nee 31,6% 46,7% Real-time info wachttijd a.d. balie nee 2,6% 10,9% Oordeel klant over duidelijkheid verkregen informatie (KTO balie) 8,1 8,0 8,0 Informatievoorziening (telefoon) Houten Gemeenten van vergelijkbare omvang Alle benchmark Real-time info wachttijd a.d. telefoon nee 2,6% 4,3% Mogelijkheid achterlaten tel. bericht ja 36,8% 37,0% Telefonisch doorverwijzing naar andere contactof informatiebronnen Oordeel klant over duidelijkheid verkregen informatie (KTO telefoon) ja 57,9% 65,2% 7,6 7,4 7,3 Reactie gemeente Conclusie 1: Gemeente Houten beschikt niet over een kwaliteitshandvest, 31.6% van de gemeentes met vergelijkbare omvang wel. Onderzoeken of de burgers in Houten belang hechten aan een kwaliteitshandvest en wat de toegevoegde waarde is voor de verbetering van de dienstverlening. Conclusie 2: Houten heeft geen internet transactiezuil, 31.6 % van de gemeentes met vergelijkbare omvang wel. Omdat de ervaringen van gemeentes die wel over de transactiezuil beschikken niet goed zijn. De tendens is dat deze niet veel en juist worden gebruikt en worden afgeschaft. Houten zal geen internet transactiezuil in het leven roepen. Conclusie 3: Houten beschikt niet over realtime info wachttijd aan de balie. In Houten zijn de wachttijden gemiddeld lager dan in andere gemeentes, we krijgen hier geen klachten over, is op dit moment geen aanleiding om hiervoor een systeem aan te schaffen. Conclusie 4: Houten beschikt niet over realtime info wachttijd aan de telefoon. 2.6% van gemeentes met vergelijkbare omvang beschikken hierover, op dit moment is er geen aanleiding om dit systeem op te tuigen. Onderzoek wordt

9 gedaan of het binnen de huidige systemen die we hebben mogelijk is om in te voeren. Conclusie 5: Oordeel van de klant over de duidelijkheid van de verkregen informatie ligt zowel bij de telefoon als bij de balie (net wat) hoger dan gemiddeld. Handhaven van deze score. 2.4 Wachttijden Wachten aan de balie De indicator wachttijd aan de balie geeft het percentage wachtenden weer dat minder dan 15 minuten heeft moeten wachten aan de publieksbalie. Hoe hoger dit percentage is hoe korter de wachttijd aan de publieksbalie. In uw gemeente bedraagt dit percentage 95,6%. Gemiddeld wacht 87,1% van de wachtenden in alle minder dan 15 minuten. De wachttijd aan de balie wordt door bezoekers gewaardeerd met een 8,0. Dit is vergelijkbaar met het gemiddelde van 8,0 van andere met een vergelijkbaar aantal inwoners. Wachten aan de telefoon Bijna alle hanteren het uitgangspunt dat de telefoon dient te worden opgenomen binnen 20 seconden (binnen 4 maal overgaan). De indicator telefonische wachttijd geeft weer in welk percentage van de gevallen deze normtijd wordt gehaald. In uw gemeente is dit percentage onbekend. Gemiddeld wordt bij de van gelijke omvang in 83,6% van de gevallen de telefoon binnen 20 seconden opgenomen. Gemiddeld is in 95.6 % van de gevallen de wachttijd korter dan 15 minuten, terwijl dit gemiddeld in alle 87.1 % bedraagt. Opvallend is dat desondanks de beoordeling van de wachttijd hetzelfde is als elders. De gemiddelde wachttijd aan de telefoon (opnemen binnen 20 seconden) is niet bekend bij de gemeente Houten. Wel bekend zijn de wachttijden in Deze komen overeen met de gemiddelde wachttijd elders. Aandachtspunt: Vanwege technische redenen is dit systeem pas vanaf juli 2008 operationeel. In de volgende benchmarking zijn deze gegevens wel beschikbaar. 2.5 Levertijden De publieksdienst levert vele diensten en producten. Een aantal daarvan zijn klaar terwijl u wacht - producten. Voor andere producten geldt een bepaalde levertijd. Dat kan te maken hebben met procedures die gevolgd moeten worden, of met het verplicht raadplegen van andere instanties. In tabel 1 worden de gerealiseerde termijnen weergegeven voor een aantal verstrekte producten. Weergegeven is het percentage van de (in 2007) verstrekte producten dat binnen de kortst mogelijke termijn is afgegeven. Onderaan de tabel is ook het gemiddelde percentage weergegeven. Hoe hoger dit percentage is hoe sneller de onderscheiden producten in uw gemeente worden afgehandeld.

10 Tabel 1: Gerealiseerde levertijden producten % 'Klaar terwijl u wacht' Houten Gemeenten van vergelijkbare omvang Alle benchmark Uittreksel Burgerlijke Stand 100,0% 94,9% 93,3% Uittreksel GBA 100,0% 97,8% 97,4% Adreswijziging binnengem. 62,0% 60,7% 71,3% % < 5 werkdagen Houten Gemeenten van vergelijkbare omvang Alle benchmark Rijbewijs 0,0% 47,4% 50,3% Regulier paspoort 0,0% 48,6% 46,6% % < 20 werkdagen Houten Gemeenten van vergelijkbare omvang Alle benchmark Lichte bouwvergunning 15,0% 41,2% 40,2% Bijzondere bijstand 90,5% 57,4% 55,7% Rooi en kapvergunning 100,0% 64,6% 55,4% % < 30 werkdagen Houten Gemeenten van vergelijkbare omvang Alle benchmark Drank en horecavergunning 0,0% 48,4% 43,5% Kwijtschelding belastingen 60,0% 63,2% 57,2% Evenementenvergunning 50,0% 77,3% 76,8% Gemiddelde percentage 72,2% 63,8% 62,5% Uit het klanttevredenheidsonderzoek blijkt dat bezoekers aan de publieksbalie een rapportcijfer geven dat hoger ligt dan het benchmark gemiddelde voor de tijd die nodig was om de gevraagde informatie, product of dienst te verkrijgen. Gemiddeld een 8,2, tegen een 7,9 bij met een vergelijkbaar aantal inwoners. De verschillen voor de verwerkingstijd voor de afgifte van de lichte bouwvergunning, bijzondere bijstand, evenementenvergunning wijken af van de scores van de gemeentes van vergelijkbare omvang (zowel in positieve als negatieve zin). Ook zijn er aanmerkelijke (positieve en negatieve) verschillen met Omdat de verschillen zo groot zijn vermoeden we dat deze met de wijze van registratie te maken hebben. Aandachtspunt: Verifiëren of de registratie in 2007 en 2008 op dezelfde wijze heeft plaatsgevonden bij de afdelingen. Indien hieruit blijkt dat Houten op onderdelen werkelijk negatief scoort, zullen we het proces van de verstrekking voor dat product kritisch bezien en verbeteren.

11 2.6 Tarieven Brief op maat Gemeente Houten Pagina 8 Een burger betaalt in uw gemeente een relatief gemiddelde prijs voor het zogenaamde boodschappenmandje. In het boodschappenmandje zijn opgenomen: uittreksel GBA, rijbewijs, vermissing paspoort, legalisatie handtekening en bewijs in leven. De opgetelde prijs voor deze 5 producten bedraagt 79,76. Vergelijkbare hanteren een prijs van 76,67. De hoogte van de prijs van producten en diensten van uw gemeente wordt door de bezoekers aan de publieksbalie gewaardeerd met een 6,1. Dit is gemiddeld vergeleken met van vergelijkbare omvang (6,2). Geen actie gezien de geringe verschillen met de andere gemeentes met dezelfde omvang. 2.7 Bejegening van klanten Worden klanten aan de balie correct en deskundig behandeld? Het antwoord op deze vraag is weergegeven in onderstaande figuur. Weergegeven is gemiddeld rapportcijfer dat klanten geven voor vriendelijkheid, deskundigheid, uiterlijke verzorging en het inlevingsvermogen van de medewerkers van de publieksbalie. De gemiddelde score voor deze vier aspecten is in uw gemeente een 8,3, hetgeen hoger is dan bij van vergelijkbare omvang. De meeste waardering hebben de bezoekers voor de vriendelijkheid van de medewerkers van de publieksbalie, zoals blijkt uit onderstaande figuur. Dit aspect wordt namelijk beoordeeld met een 8,5. Ook in het telefonische onderzoek onder klanten die recent het algemeen publieksnummer van de gemeente hadden gebeld is gevraagd een rapportcijfer te geven voor de bejegening. Het betreft de vriendelijkheid, deskundigheid, beleefdheid, de sfeer, de tijd die genomen werd, en het inlevingsvermogen van medewerkers. De gemiddelde score voor deze zes aspecten is in uw gemeente een 7,8, hetgeen hoger ligt dan het gemiddelde van vergelijkbare ligt.

12 Houten scoort op alle onderdelen (vriendelijkheid, deskundigheid, uiterlijke verzorging, inlevingsvermogen) gemiddeld substantieel hoger dan gemeente met vergelijkbare omvang als ook in vergelijking met alle benchmark. Tevens heeft Houten op alle fronten op deze aspecten hoger gescoord dan in Aandachtspunt Vasthouden van deze verbetering.

13 2.8 Betrouwbaarheid Brief op maat Gemeente Houten Pagina 9 Het aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften per inwoners geeft een indicatie van de kwaliteit van de besluitvorming in uw gemeente: hoe lager dit cijfer is, hoe beter de gemeente het doet. In uw gemeente bedraagt het aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften per inwoners 0,2. Dit is weinig ten opzichte van van gelijke omvang (0,5). 2.9 Totaaloordeel dienstverlening In het KTO balie, KTO telefonie en KTO digitaal is gevraagd een totaaloordeel te geven over de dienstverlening. Het totaaloordeel van klanten die de publieksbalie van uw gemeente (in april 2008) bezochten is een 7,7. De gemiddelde score voor alle in Benchmarking Publiekszaken is een 7,6, terwijl vergelijkbare een 7,7 scoren. De tevredenheid over het telefonisch contact werd in uw gemeente beoordeeld met een 7,6. De waardering over het uiteindelijke resultaat van het telefoongesprek werd beoordeeld met een 7,1. De gemeentelijke website werd in uw gemeente beoordeeld met een: 6,1. De gemiddelde score voor alle die hebben deelgenomen aan het KTO digitaal is een gemiddelde 6,4. Een andere indicator die een indicatie geeft van de gebruiksvriendelijkheid en toegankelijkheid van de website van uw gemeente is de 'score op de landelijke website-ranglijst. Hoe hoger dit cijfer is, hoe beter de gemeentelijke website door wordt beoordeeld op deze aspecten. Uw gemeente scoort in totaal (per 1 juni 2008) 54%. KTO Balie: 7.7 (gemiddeld gemeentes vergelijkbare grootte 7.7) KTO telefonie: 7.6 (hoger dan vergelijkbare : 7.4 en alle : 7.2) KTO digitaal: 6.1 (lager dan andere gemeentes: 6.4) Ranglijst advies.overheid.nl op de 54 % Aandachtspunt: Kwaliteit en kwantiteit van de dienstverlening blijven monitoren en vasthouden ook in de toekomst. In 2009 voor de laatste keer meedoen aan Publieksbenchmarking en daarna klanttevredenheid op andere wijze monitoren.

14 Brief op maat Gemeente Houten Pagina Uitkomsten per organisatiegebied Niet alleen de prestaties zijn van belang. Even belangrijk is de analyse van de onderliggende oorzaken: hoe en waarom realiseert een gemeente een gegeven prestatie. Hoe kan het bijvoorbeeld dat een aanvraag in de ene gemeente meer tijd in beslag neemt dan in de andere gemeente? Is de aanvraagprocedure anders ingericht? Welke ICT-toepassingen worden gebruikt? Waar wordt geld aan uitgegeven? Om te helpen een antwoord te formuleren op dit soort vragen zijn Benchmarking Publiekszaken ook een aantal input en throughput indicatoren opgenomen. Deze indicatoren verwijzen naar factoren die een gemeente beleidsmatig kan beïnvloeden, zoals de organisatiewijze, de inzet van personeel en middelen en het management van processen, en vormen het vertrekpunt voor de verbetering en vernieuwing van prestaties. 3.1 Medewerkers en financiën In Benchmarking Publiekszaken wordt voor het bepalen van de formatie uitgegaan van de inrichting van de publieksfunktie in de eigen gemeente. Dit betekent dat onderdelen die niet in uw publieksdienst worden aangeboden (c.q. niet organisatorisch tot uw publieksdienst behoren) niet worden meegeteld in de formatie. Het voordeel van deze definitiewijziging is dat meer recht wordt gedaan aan de onderlinge organisatorische verschillen tussen afdelingen publiekszaken. Nadeel is echter dat de formatiegegevens niet zonder meer vergelijkbaar zijn. Daarvoor moet naast het aantal medewerkers ook worden gekeken naar de taken die worden uitgevoerd in de frontoffice van uw publieksdienst. In onderstaande tabel wordt de totale formatie van de frontoffice van uw publieksdienst daarom vergeleken met die een vergelijkbaar aantal producten in de frontoffice van de publieksdienst afhandelen. Daarnaast is het benchmarkgemiddelde weergegeven. Het aantal fte (front office) publieksdienst per 1000 inw. Rekenfactor voor de gemiddelde productiviteit per fte Houten Gemeenten met een vergelijkbaar afhandelingsniveau Alle benchmark 0,380 0,407 0, Het aantal leidinggevenden uitgedrukt als percentage van de totale formatie van uw publieksdienst bedraagt 12,44%. Dit is hoog ten opzichte van met een vergelijkbaar aantal inwoners. Houten heeft per inwoners gemiddeld FTE in de frontoffice werken, gemeentes met een vergelijkbaar afhandelingniveau: FTE. Dat betekent dat Houten 1,5 FTE minder heeft dan die dezelfde producten bij de balie afgeven ( 0.027* inwoners). Houten vangt dit verschil op door uit te gaan van meer productieve uren per FTE (1.500 vs. Ca elders. Nadeel is dat minder tijd is voor communicatie en werkoverleg; toch wordt de werkstress door medewerkers relatief als laag gewaardeerd. Aandachtspunt: Implementatie van het besluit rondom de openingstijden, onderzoek laten uitvoeren ten aanzien de formatie bij de balie burgerzaken.

15 3.2 Processen en besturing Brief op maat Gemeente Houten Pagina 11 Voor veel deelnemende heeft het invoeren van de data voor Benchmarking Publiekszaken hen meer inzicht verschaft in de interne processen van hun eigen gemeente. Het percentage indicatoren dat door is ingevuld geeft daarom een redelijke indicatie over hoe toegankelijk bepaalde informatie en processen binnen de gemeente zijn. Binnen uw gemeente ligt het invulpercentage op 100%. In de benchmark is geïnformeerd naar de aanwezigheid van kwaliteitsrichtlijnen voor telefonie, briefafhandeling, afhandeling, het verstrekken van informatie over de (wettelijke) levertijd van producten en het proactief informeren van klanten. De meeste hanteren richtlijnen op het gebied van telefonie, briefafhandeling en . Uw gemeente heeft richtlijnen geformuleerd voor, briefafhandeling en het verstrekken van informatie over de (wettelijke) levertijd van producten. Naast (interne) kwaliteitsrichtlijnen zijn er ook steeds meer die een extern gericht kwaliteitshandvest hanteren. Hierin worden beloften aan klanten gedaan met betrekking tot het niveau van dienstverlening dat de gemeente voor zichzelf heeft gesteld. In het project Andere Overheid is als doelstelling geformuleerd dat alle overheidsinstellingen met frequent publiekscontact in 2008 een kwaliteitshandvest hanteren. Deze doelstelling is door de commissie Jorritsma nog iets scherper gesteld. Deze VNG-commissie ziet de gemeente als de poort naar de overheid en heeft de doelstelling voor het gebruik van een kwaliteitshandvest met een jaar naar voren geschoven. In totaal beschikt 44,6% van de in Benchmarking Publiekszaken over een kwaliteitshandvest. Uw gemeente heeft (nog) geen kwaliteitshandvest opgesteld. Gemeente Houten beschikt niet over een kwaliteitshandvest, 31.6% van de gemeentes met vergelijkbare omvang wel. Onderzoeken of de burgers in Houten belang hechten aan een kwaliteitshandvest en wat de toegevoegde waarde is voor de verbetering van de dienstverlening.

16 4. Eindoordeel Brief op maat Gemeente Houten Pagina 12 In hoofdstuk 2 en 3 zijn de scores van de belangrijkste indicatoren beschreven en vergeleken met van vergelijkbare omvang. In onderstaande figuur zijn alle scores uitgezet in een spindiagram, zodat uw in een oogopslag ziet op welke aspecten uw gemeente goed dan wel minder goed scoort. Voor alle indicatoren in het diagram is de gemiddelde waarde van alle deelnemers bepaald, die wij gelijk hebben gesteld aan de score 3. In het diagram is daardoor duidelijk te zien op welke aspecten u gemiddelde, bovenof benedengemiddelde resultaten bereikt. Een score van 3 geeft dus een gemiddelde score aan, hetgeen wil zeggen dat de prestatie op het betreffende onderdeel gelijk is aan het landelijk gemiddelde. Scores kleiner dan 3 geven een benedengemiddelde score aan, terwijl scores groter dan 3 een bovengemiddelde score aangeven. Overigens wil een lage score niet altijd zeggen dat u ook slechter presteert op het betreffende onderdeel. Een lage score op de indicator openingstijden balie bijvoorbeeld, hetgeen aangeeft dat de publieksbalie beperkt geopend is in vergelijking tot alle andere deelnemende, kan ook het gevolg zijn van een andere prioriteitstelling binnen uw gemeente. Bij de interpretatie van de cijfers dient hiermee rekening gehouden te worden. In de diagram zijn drie lijnen te onderscheiden. De blauwe lijn geeft de scores van uw gemeente weer op de zogenaamde kernindicatoren. De groene lijn geeft het gemiddelde weer voor deze indicatoren voor de met een vergelijkbaar aantal inwoners. De oranje lijn ten slotte geeft de tevredenheid van bezoekers van de publieksbalie over de verschillende aspecten weer. Uitzondering hierop zijn de indicatoren 7a, 7b, 9a en 9b. Voor deze kernindicatoren wordt geen oranje maar een blauwe lijn gebruikt, terwijl het wel om klantoordelen gaat. Hiermee dient u rekening te houden bij de interpretatie van de spin. Over de gehele breedte van het onderzoek scoort Houten goed

17 Bijlage 1 Overzicht van kernindicatoren Brief op maat Gemeente Houten Pagina 13 1a. Bereikbaarheid balie Uw gemeente Gemeenten van gelijke omvang Alle benchmark - Aantal openingsuren per week op inloop 37,5 29,7 30,2 - Aantal openingsuren per week op afspraak 0,0 32,4 32,4 - Oordeel bezoekers openingstijden publieksbalie 7,5 7,3 7,3 1b. Bereikbaarheid telefoon - Aantal telefonische openingsuren per week 42,5 43,2 47,9 - Oordeel bezoekers over de telefonische openingstijden 7,3 6,9 6,8 - Oordeel bezoekers over de telefonische bereikbaarheid 7,6 7,2 7,0 1c. Bereikbaarheid elektronisch - Score webrichtlijnen test 54,0 67,8 67,4 - Oordeel klant over snelheid, gebruiksvriendelijkheid en overzichtelijkheid (KTO digitaal) 2a. Een loket (balie) 6,2 6,3 6,4 - % producten dat direct klaar is of aan de balie wordt afgehandeld 42,3% 50,0% 45,0% 2b. Een loket (telefoon) - % Inkomende telefoongesprekken dat in één keer wordt afgehandeld n.v.h. 50,0% 58,5% 2c. Elektronische dienstverlening - % diensten en producten dat elektronisch kan worden afgehandeld 65,0% 62,8% 67,4% - % gepersonaliseerde dienstverlening 55,0% 49,3% 51,0% 3a. Informatievoorziening balie - Aanwezigheid kwaliteitshandvest nee 31,6% 44,6% - Aanwezigheid ticketsysteem ja 76,3% 85,7% - Aanwezigheid internet transactiezuil nee 31,6% 46,7% - Real-time info wachttijd a.d. balie nee 2,6% 10,9% - Oordeel klant over duidelijkheid verkregen informatie (KTO balie) 8,1 8,0 8,0 3b. Informatievoorziening telefoon - Real-time info wachttijd a.d. telefoon nee 2,6% 4,3% - Mogelijkheid achterlaten tel. Bericht ja 36,8% 37,0% - Telefonisch doorverwijzing naar andere contact- of informatiebronnen ja 57,9% 65,2% - Oordeel klant over duidelijkheid verkregen informatie (KTO telefoon) 7,6 7,4 7,3 3c. Informatievoorziening elektronisch - Downloadbare folders en brochures ja 92,1% 93,4% - Vermelding op de website van responsetijden op s nee 36,8% 39,6% - Vermelding (wettelijke) levertijden per product nee 52,6% 58,9% - Mogelijkheid om online de status van een product/aanvraag te kunnen volgen nee 15,8% 27,5% - Mogelijkheid om online vergunningendossier in te zien nee 15,8% 16,5%

18 4a. Wachten aan de balie Brief op maat Gemeente Houten Pagina 14 Uw gemeente Gemeenten van gelijke omvang Alle benchmark - Gerealiseerde wachttijd aan de publieksbalie (< 15 minuten) 95,5% 91,7% 87,1% - Oordeel bezoekers wachttijd aan de balie 8,0 8,0 7,9 4b. Wachten aan de telefoon - Telefonische wachttijd (% minder dan 20 seconden) n.v.h. 83,6% 79,3% 5. Levertijden - Uittreksel Burgerlijke Stand (% KTUW) 100,0% 94,9% 93,3% - Uittreksel GBA (% KTUW) 100,0% 97,8% 97,4% - Rijbewijs (% < 5 werkdagen) 0,0% 47,4% 50,3% - Paspoort (% < 5 werkdagen) 0,0% 48,6% 46,6% - Adreswijziging binnengem. (% KTUW) 62,0% 60,7% 71,3% - Lichte bouwvergunning (% < 20 werkdagen) 15,0% 41,2% 40,2% - Bijzondere bijstand (% < 20 werkdagen) 90,5% 57,4% 55,7% - Rooi en kapvergunning (% < 20 werkdagen) 100,0% 64,6% 55,4% - Drank en horecavergunning (% < 30 werkdagen) 0,0% 48,4% 43,5% - Evenementenvergunning (% < 30 werkdagen) 50,0% 77,3% 76,8% - Oordeel van bezoekers totale doorlooptijd van de aanvraag 8,2 7,8 7,9 6. Tarieven - Som leges voornaamste producten 79,76 76,67 84,65 - Oordeel van bezoekers over prijs 6,1 6,2 6,1 7. Bejegening van klanten - Oordeel klant over bejegening aan de balie 8,3 8,1 8,1 - Oordeel klant over bejegening aan de telefoon 7,8 7,5 7,5 - Aantal gegrond verklaarde klachten per inw. 0,7 0,2 0,4 8. Betrouwbaarheid - Aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften per inw. 0,2 0,5 1,2 9. Totaaloordeel dienstverlening - Totaaloordeel baliedienstverlening 7,7 7,7 7,6 - Totaaloordeel telefonische dienstverlening 7,6 7,4 7,3 - Totaaloordeel website 6,1 6,4 6,4