Handleiding OTIB-skillsmanager Versie Beheerder Augustus Handleiding OTIB-skillsmanager voor beheerders augustus 2013

Transcriptie

1 Handleiding OTIB-skillsmanager voor beheerders augustus

2

3 Inhoudsopgave Handleiding OTIB-skillsmanager voor beheerders augustus Leeswijzer Introductie Wat en waarom Aan de slag Inloggen Na inloggen Wat kan een bedrijfsbeheerder? Uitloggen Functies beheren Functies beheren Functies toevoegen Functies bewerken Functiebeschrijving bekijken Opleidingen bekijken Andere functies bekijken Innovaties bekijken Functies kopiëren Functies vergelijken Functies verwijderen Functies activeren of deactiveren Activeren of deactiveren Medewerkers beheren Medewerkers toevoegen Medewerkers in teams indelen Medewerkergegevens bewerken Medewerkers verwijderen Wat kan een leidinggevende Wat kan een medewerker

4

5 Leeswijzer OTIB-skillsmanager is een bijzonder en praktisch HR instrument dat u breed kunt inzetten binnen uw bedrijf. Deze handleiding van OTIB-skillsmanager bestaat uit vijf delen. Hoofdstuk 1 is een algemene introductie van de applicatie. Hierin wordt ingegaan op het wat, waarom en hoe van OTIB-skillsmanager. Hoofdstuk 2 beschrijft de tools om het systeem in te richten met functies. Elk bedrijf kent één of meer beheerders die het systeem voor het bedrijf inrichten. Zij zorgen voor het functiehuis. Hoofdstuk 3 beschrijf de tools om het systeem in te richten met medewerkers. Elk bedrijf kent één of meer beheerders die het systeem voor het bedrijf inrichten. Zij zorgen voor de rechten en rollen van medewerkers en de inrichting van het bedrijf met leidinggevenden en teams. Hoofdstuk 4 beschrijft wat een leidinggevende kan. Een leidinggevende heeft een team van medewerkers onder zich. Met deze medewerkers voert de leidinggevende beoordelings- en functioneringsgesprekken en kijkt hij naar de toekomst van zijn mensen. Hoofdstuk 5 beschrijft wat een medewerker kan. Een medewerker kan met OTIB-skillsmanager kijken wat zijn sterke en zwakke kanten zijn. Ook kan hij op zoek naar onderwijs om zijn zwakke kanten te versterken, of andere functies om zijn sterke kanten verder te gebruiken of te ontwikkelen. Deze handleiding is een compleet naslagwerk voor het werken met OTIBskillsmanager. In deze handleiding worden de volgende symbolen gebruikt. Klikken Typen Tip of informatie 5

6

7 1 Introductie 1.1 Wat en waarom OTIB-skillsmanager is een praktisch HR (loopbaan)instrument dat inzicht geeft in de functies en het functioneren van medewerkers. Gekoppeld daaraan krijgen gebruikers inzicht in scholingsmogelijkheden, nieuwe functiemogelijkheden en innovaties in de branche. Praktisch gezien is OTIB-skillsmanager een grote database met voorbeelden van functies, compleet met taken, vaardigheden en onderwijs. OTIB-skillsmanager is een instrument voor het in kaart brengen van functies en functioneren. Het werkt als volgt: stap 1. U kiest de functieprofielen die binnen uw organisatie voorkomen. stap 2. U stelt vast wat wordt verwacht voor de uitoefening binnen een bepaalde functie. stap 3. U bekijkt hoe u en uw medewerkers scoren ten opzichte van de verwachte norm. U ziet wat de sterke en zwakke kanten zijn binnen uw organisatie. stap 4. Wanneer u daar inzicht in heeft, kunt u ook gaan werken aan het versterken van uw positie, door het verbeteren van de vaardigheden van uw medewerkers. Het instrument kan worden ingezet als hulpmiddel bij de volgende werkzaamheden: beheer van het functiehuis van uw bedrijf functionerings-, beoordelings- en/of ontwikkelingsgesprekken loopbaanplanning werving- en selectiegesprekken opleidingsadviezen / opleidingsplannen inzicht in te verwachten innovaties in de branche OTIB-skillsmanager brengt dus de ontwikkelingsmogelijkheden van medewerkers en daarmee uw organisatie in beeld. Het instrument biedt u zicht en onderhoud op het functiehuis van uw organisatie, en leidinggevenden en medewerkers ondersteuning bij het voorbereiden, voeren, evalueren en verslagleggen van beoordeling en ontwikkeling. De uitgangspunten In OTIB-skillsmanager draait alles om functies, taken en kennis en vaardigheden. In een functieprofiel wordt beschreven welke taken moeten worden uitgevoerd en 7

8 welke kennis en vaardigheden nodig zijn om die taken uit te voeren. Kortom, wat moet iemand doen en wat moet hij daarvoor kennen en kunnen? functieprofiel = taken + kennis en vaardigheden Een taak is een activiteit die in een bepaalde functie uitgevoerd moet worden. Dit kunnen technische werkzaamheden zijn, maar ook administratieve, communicatieve of sociale activiteiten (zoals bijvoorbeeld het overleggen met klanten). OTIB-skillsmanger bevat voorbeeldprofielen van alle functies in de sector. Deze voorbeeldprofielen zijn op basis van onderzoek zorgvuldig samengesteld en kunnen voor u dienen als uitgangspunt voor de functies in uw bedrijf. Een functie bestaat uit meerdere taken. U bepaalt welke taken in een functieprofiel in uw bedrijf zitten. De taken die in de sector voorkomen zijn allemaal geïnventariseerd en u kunt ze eenvoudig aan een functie toevoegen. Om voor u het zoeken naar een bepaalde taak eenvoudig te maken, zijn taken gegroepeerd in taakclusters. Een taakcluster is een verzameling van taken die veel met elkaar te maken hebben. De taakclusters zijn op alfabet gerangschikt binnen OTIBskillsmanager. Voor het uitvoeren van een taak zijn kennis, kunde, diploma s en certificaten en persoonlijke eigenschappen nodig. Binnen OTIB-skillsmanager zijn deze gegevens samengevoegd onder de noemer kennis en vaardigheden. De diploma s en certificaten vallen ook onder de noemer kennis en vaardigheden, en ze worden apart weergegeven. Aan iedere taak zijn de daarvoor benodigde kennis en vaardigheden (inclusief diploma s en certificaten) gekoppeld. Het woord vaardigheid betekent (vak)bekwaamheid of eigenschap. Een vaardigheid geeft aan wat iemand weet, kan of wat iemand is. In OTIB-skillsmanager zijn verschillende soorten vaardigheden opgenomen. Deze vaardigheden zijn per soort samengevoegd in vaardighedenclusters. Wanneer u behoefte heeft aan nadere informatie over de betekenis en uitleg van de vaardigheden, is op de website bij downloads een competentiewoordenboek beschikbaar. Dit competentiewoordenboek is alleen beschikbaar als u bent ingelogd. Ga naar log in, klik op downloads en vervolgens op competentiewoordenboek. Hierin staan de definities en gedragsvoorbeelden van alle vaardigheden. 8

9 1.2 Aan de slag Gebruikersnaam en wachtwoord aanvragen Wilt u aan de slag met OTIB-skillsmanager. Vraag dan inloggegevens aan. Is er voor uw bedrijf nog geen account, vraag deze dan aan bij onze supportdesk. Bel naar telefoonnummer voor een gebruikersnaam en wachtwoord of stuur een naar info@otibskillsmanager.nl. Wanneer er voor uw bedrijf al een account is, maar u bent uw gegevens kwijt neem dan contact op met de supportdesk op Het systeem wordt voor uw bedrijf ingericht door een bedrijfsbeheerder. De beheerder zal functies samenstellen, medewerkers invoeren en het gebruik van het systeem binnen de organisatie implementeren. Plan van aanpak voor implementatie Eerst wordt het systeem ingericht met functies. Daarna worden de medewerkers van uw bedrijf in de applicatie opgenomen. Vervolgens brengt u structuur aan in de gegevens door functies aan medewerkers te koppelen en medewerkers in te delen in teams met hun leidinggevende. Wanneer het voeren van functionerings-, beoordelings-, of ontwikkelingsgesprekken nieuw is binnen uw organisatie, zal alleen het inrichten en gebruiken van het instrument niet voldoende zijn. Het proces van implementatie zal dan ruime aandacht moeten krijgen. De stappen die een beheerder in een implementatietraject dient te nemen zijn beschreven in het Plan van Aanpak. U vindt dit op de downloads pagina van OTIBskillsmanager. Dit plan van aanpak is alleen beschikbaar als u bent ingelogd. Ga naar log in en klik op downloads en vervolgens op plan van aanpak. 1.3 Inloggen OTIB-skillsmanager kan vanaf elke computer met een internetverbinding worden opgestart. Zet de pc aan, open een webbrowser en ga naar U komt op de homepage van OTIB-skillsmanager. De website is ontworpen om te werken met de nieuwste (en beste) browsers, bijvoorbeeld Google Chrome, Mozilla Firefox of Internet Explorer 8. Gebruik één van deze browsers om een maximale performance te bereiken. 9

10 Rechtsboven ziet u de knoppen help, contact en downloads. Deze knoppen komen op alle pagina s terug. Bij help worden mogelijkheden aangereikt die u kunnen helpen bij vragen. Bij contact vindt u de gegevens om contact met ons op te nemen. Bij downloads vindt u een aantal nuttige documenten, zoals de handleiding, FAQ s en nieuwsbrieven. Links aan de onderkant van de pagina vindt u invoervakken waar u kunt inloggen door uw inloggegevens in te vullen en op inloggen te klikken. Vul uw gebruikersnaam in Vul uw wachtwoord in Klik op inloggen. Inloggegevens vergeten Als u uw wachtwoord bent vergeten, kunt u via de link Wachtwoord vergeten? een nieuw wachtwoord aanvragen. Per ontvangt u een nieuw wachtwoord (indien uw gebruikersnaam ook uw adres is). Gaat er iets niet goed met inloggen neem dan contact op met onze supportdesk. 1.4 Na inloggen In de OTIB-skillsmanager kunt u ingelogd zijn met drie verschillende rollen: Beheerder (zie voorbeeld) Leidinggevende Werknemer U komt altijd met de hoogste rol binnen. 10

11 Uw bedrijfsnaam en uw rol als beheerder staat rechtsboven op de pagina. U kunt als gebruiker meerdere rollen hebben. U kunt van rol wisselen door op het pijltje te klikken en een andere rol aan te klikken. Dit kan alleen als u ook rechten heeft voor een andere rol. 1.5 Wat kan een bedrijfsbeheerder? Een beheerder van een bedrijf mag alle informatie uit OTIB-skillsmanager zien en bewerken. Hij definieert de bedrijfsfuncties, voegt medewerkers en hun gegevens toe en koppelt bedrijfsfuncties aan medewerkers. Ook bepaalt de beheerder welke medewerkers van het bedrijf toegang hebben tot de bedrijfsomgeving, ieder in zijn eigen rol. Daarnaast bepaalt de beheerder wie leidinggevend is en koppelt medewerkers aan het team van een leidinggevende. Hierbij hoort ook de bevoegdheid rollen te veranderen of in te trekken. De rol van beheerder is alleen bedoeld om het systeem voor uw bedrijf in te richten en onderhouden. Gebruikers kunnen in de rol van beheerder geen beoordeling doen. Dat kunnen alleen leidinggevenden en medewerkers. Beheerder kunnen wel de gedane beoordeling bekijken als de leidinggevende of de werknemers na de beoordeling van de medewerker de beoordeling zichtbaar heeft gemaakt. Inloggegevens voor het bedrijf en de beheerder worden verstrekt door de supportdesk. Dit geldt alleen voor het eerste account. Is er eenmaal een beheerder, dan kan deze medewerkers en leidinggevenden aanmaken, en ook andere beheerders benoemen. 11

12 1.6 Uitloggen U kunt OTIB-skillsmanager op de volgende manier afsluiten. Klik rechtsboven op uitloggen U heeft zich nu afgemeld. Uw eigen omgeving is afgesloten en u bevindt zich weer op de voor iedereen toegankelijke homepage. 12

13 2 Functies beheren Als beheerder komt u binnen op de homepagina van beheer. Daar vindt u links naar functies en medewerkers. U kunt hier ook naar toe via de knoppen bovenaan de pagina. Als beheerder is het uw taak het systeem in te richten. De stappen die u moet maken voor het inrichten en implementeren van OTIB-skillsmanager binnen uw organisatie, staan beschreven in het plan van aanpak. Dit bestand kunt u vinden bij de downloads nadat u bent ingelogd. In het scherm Functies kunt u functies: Toevoegen Bewerken Kopiëren Vergelijken Verwijderen (De)activeren In het scherm Medewerkers voegt u medewerkers toe, verwijdert ze indien nodig, beheert u de rollen van de medewerkers van uw bedrijf en kunt u teams indelen van leidinggevende en medewerkers. Van de medewerkers kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd: persoonlijke gegevens reeds gevolgde opleidingen historie op functies, zowel binnen uw organisatie als ook daarvoor 13

14 2.1 Functies beheren Klik, nadat u bent ingelogd, vanuit de homepagina op het menu functies. U ziet een alfabetisch overzicht van de functies in uw bedrijf. Wanneer u voor de eerste keer inlogt ziet u nog geen functies. Deze moet u nog toevoegen aan uw bedrijfsomgeving. Overzicht van functies in de organisatie Het overzicht van functies bestaat uit zes kolommen. Daarboven staan een aantal actieknoppen. Deze actieknoppen zijn groen als ze beschikbaar zijn en uitgegrijsd als ze niet aan te klikken zijn. Of een knop beschikbaar is, hangt af van de functie of functies die in de lijst zijn geselecteerd. De knop toevoegen is altijd groen, dit betekent dat altijd nieuwe functies kunnen worden toegevoegd. De precieze werking van de actieknoppen wordt in de volgende paragrafen uitgelegd. In de eerste kolom zet u een vinkje om een functie te selecteren. Vervolgens voert u met de groene knoppen acties uit. De tweede kolom geeft de functienaam. Achter deze functienaam kan een pictogram van 2 poppetjes zijn geplaatst. Als u hier uw muisaanwijzer overheen beweegt, zie u welke medewerkers aan die functie zijn gekoppeld. 14

15 In de derde kolom versie wordt aangegeven om welke versie van een functie het gaat. U kunt de voortgang van uw beheerwerkzaamheden hierin benoemen. In de vierde kolom genormeerd ziet u of een functie al volledig is genormeerd. Alleen volledig genormeerde functies zijn bruikbaar in uw bedrijf. De bewerkingsdatum in kolom 5 geeft de datum waarop deze functie voor het laatst is bewerkt. Indien er nog geen bewerkingsdatum staat, is deze sinds het toevoegen uit de lijst modelfuncties nog niet gewijzigd. In de laatste (zesde) kolom wordt vastgelegd of een functie actief is. Pas als een functie geactiveerd is, kan deze binnen de organisatie worden gebruikt en gekoppeld worden aan een of meerdere medewerkers. Zoeken naar functies U kunt naar een functie zoeken door gebruik te maken van het zoekvak rechtsboven het overzicht bedrijfsfuncties. U kunt zoeken op de hele functietitel of op een deel van het woord. Type (een deel van de functie) titel in het zoekvak in Klik op het vergrootglas 15

16 Vervolgens verschijnen alle functies in het scherm waar het trefwoord in voorkomt. Door het trefwoord uit het zoekvak te halen en opnieuw op het vergrootglas te klikken, verschijnen alle bedrijfsfuncties weer. Sorteren van functies U kunt functies ook sorteren op elke kolom in het overzicht, bijvoorbeeld op datum. Ga naar de kolom bewerkt op en klik op het bovenste pijltje om de laatst bewerkte functies bovenaan te zetten. Om de functies weer alfabetisch gesorteerd te zien, klik op het pijltje achter de functienaam. Functies bekijken Om in het functieoverzicht een functie inhoudelijk te bekijken, moet u dubbelklikken op de titel van de functie. Er opent dan een pop-up scherm met de taken en kennis vaardigheden van deze functie. Vetgedrukte functienamen (met een cijfer) Sommige functies zijn weergegeven in een vet lettertype. Dit betekent dat dit nog niet bewerkte functies zijn. Het zijn gekopieerde functies of nieuw toegevoegde modelfuncties die nog niet zijn bewerkt. Tijdens het proces van bewerken kunt u de functienaam, indien gewenst, wijzigen. Op dit moment verwijdert u ook het cijfer dat door het systeem aan gekopieerde functies is toegevoegd. 2.2 Functies toevoegen Ga, nadat u bent ingelogd, naar het scherm functies. Wanneer u voor de eerste keer inlogt, ziet u in het overzicht van functies in de organisatie nog geen functies. Deze kunt u hier toevoegen. Ga naar en log in Klik op het menu functies Klik in het overzicht van functies op de knop toevoegen U komt nu terecht in het scherm waar u voorbeeldfuncties kunt selecteren om toe te voegen aan de lijst van functies van uw eigen organisatie (zie voorbeeld). 16

17 Om te starten kiest u een voorbeeldprofiel dat het beste aansluit bij de functie die u wilt gaan maken. De functies zijn gegroepeerd in mappen van clusters. U ziet wat er onder een cluster valt, door te klikken op de naam van het cluster. Klik op een map om hem te openen (nogmaals klikken is sluiten) Selecteer één of meer voorbeeldfuncties Klik op de knop toevoegen Klik in het toevoegen scherm voor een beschrijving van een voorbeeldfunctie op het vierkantje achter de functienaam De functie wordt toegevoegd aan de lijst met bedrijfsfuncties. Zolang u een functie nog niet heeft bewerkt, is deze vetgedrukt. U kunt dezelfde voorbeeldfunctie meerdere malen toevoegen als vertrekpunt om andere functies te bouwen. De eerste voorbeeldfunctie heeft geen cijfer, elke volgende voorbeeldfunctie met dezelfde naam wordt voorzien van een opeenvolgend nummer (te beginnen bij 2). Een voorbeeldfunctie is een standaard functieprofiel. Deze voorbeeldprofielen zijn zorgvuldig samengesteld binnen OTIB-skillsmanager op basis van informatie van uw branche en de gebruikers. Deze voorbeelden zullen herkenbaar zijn, maar zullen 17

18 nooit volledig passen bij de situatie in uw organisatie. U zult deze voorbeeldfunctie in de meeste gevallen dus nog iets willen aanpassen nadat u deze heeft toegevoegd. 2.3 Functies bewerken U kunt alle voorbeeldfuncties, die aan uw eigen beheeromgeving zijn toegevoegd, aanpassen zodat het uw eigen op maat gemaakte bedrijfsfuncties worden. Log in als beheerder en ga naar de pagina functies Selecteer één functie en klik op bewerken U komt terecht in een pop-up scherm bij stap 1 van het bewerken van een functie. Deze wizard functie bewerken leidt u door het proces van het aanpassen van een functie. Dit is één van uw belangrijke beheertools. Het bewerken van een functie doet u in vier stappen, te weten: Functiekenmerken toevoegen Taken selecteren Kerntaken benoemen Vaardigheden normeren 18

19 Het is niet nodig alle stappen in één keer uit te voeren. U heeft in elke stap de mogelijkheid uw werk op te slaan, zodat u op een later moment verder kunt gaan. stap 1. functiekenmerken toevoegen In de eerste stap van het bewerken van een functie kunt u de functienaam wijzigen, versie informatie toevoegen en functiekenmerken opgeven. Hier kunt u ook zien van welke voorbeeldfunctie de functie is afgeleid. De volgende functiekenmerken kunnen worden ingevuld: - korte omschrijving - zelfstandigheid - andere namen - complexiteit - komt voor in - afbreukrisico - plaats in de organisatie - opleidingsniveau - verantwoordelijkheden - functiegroep - resultaatgebieden - geestelijke en lichamelijke belasting - bevoegdheden - overig Bij de voorbeeldprofielen zijn er al een aantal teksten voor u ingevuld. Dit is standaardtekst, die u zelf kunt aanpassen en wijzigen. Niet alle kenmerken zijn wellicht relevant voor uw bedrijf, en voor de juiste informatie zal de tekst door u bekeken en aangepast (of verwijderd) moeten worden. Na het aanpassen van de functiekenmerken kunt u terug naar het functieoverzicht zonder de wijzigingen op te slaan door te klikken op annuleren of sluiten. U kunt ook stoppen met bewerken en de aangebrachte wijzigingen opslaan door te klikken op. U kunt ook verder gaan met bewerken door te klikken op de knop. stap 2. taken selecteren In stap 2 ziet u op het scherm de taken van de functie. Sommige taken zijn aangevinkt (geselecteerd), andere niet. De aangevinkte taken zijn de standaardtaken van de functie. Uit onderzoek blijkt dat deze taken vrijwel altijd onderdeel uit maken van de functie. De taken die niet aangevinkt staan zijn de aanvullende taken. Deze komen naast de standaardtaken ook wel voor in de functie. Wilt u aanvullende taken toevoegen aan de functie dan vinkt u ze aan. Wilt u standaardtaken verwijderen dan vinkt u ze uit. U kunt taken toevoegen of verwijderen door ze aan of uit te vinken. 19

20 Wanneer u het eens bent met de geselecteerde taken (= de aangevinkte taken) hoeft u niets te doen en klikt u op volgende >. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om, indien u nog taken mist, extra taken toe te voegen. U klikt onderaan het scherm van de wizard op de link Klik hier om meer taken te selecteren. U blijft bij de taken selecteren stap, maar komt in een scherm waarin u nieuwe taken kunt zoeken en toevoegen aan de functie. 20

21 Links op de pagina staan alle beschikbare taken, geclusterd naar onderwerp. Rechts op deze pagina staan de reeds geselecteerde taken van de functie die u aan het bewerken bent. U kunt dus altijd even kijken of een taak er al staat of misschien overlap heeft met een andere taak. Door het aanvinken van de taken links worden deze toegevoegd aan de functie aan de rechterkant. Door een vinkje links weg te halen, verwijdert u een taak. U kunt een taak ook verwijderen uit de functie door op het prullenbakje achter een geselecteerde taak te klikken. U kunt ook zoeken naar taken. Vul een trefwoord in in het zoekvak en klik op het vergrootglas. Nu worden alle taken getoond met het trefwoord. Om het zoekresultaat te wissen, dient u het zoekvak leeg te maken en opnieuw op het vergrootglas te klikken. Wanneer u klaar bent met het selecteren van de taken, dan klikt u op volgende > om naar de stap te gaan om kerntaken te benoemen. stap 3. kerntaken benoemen In de derde stap van het bewerken van een functie kunt u kerntaken benoemen. 21

22 Een functie bestaat uit meerdere taken. Deze taken zijn niet allemaal even relevant voor het functioneren in de functie. Daarom is het mogelijk om kerntaken te benoemen. U benoemt of verwijdert zelf de kerntaken in een functie. Kerntaken zijn van belang bij beoordelingen. Leidinggevenden kunnen beoordelingen beperken tot een beoordeling op kerntaken. Door kerntaken te selecteren geeft u aan welke taken in een beoordeling minimaal aan de orde moeten komen. U mag natuurlijk ook alle taken (laten) beoordelen. Alle taken uit het kerntaken scherm zijn opgenomen in de functie. Door kerntaken aan te vinken geeft u alleen meer waarde aan die taak ten opzichte van de andere taken van de functie. Na het benoemen van de kerntaken, klikt u rechts onderaan op volgende>. stap 4. vaardigheden normeren In de vierde stap voor het bewerken van een functie komt u in het scherm om kennis en vaardigheden (incl. diploma s en certificaten) te normeren. 22

23 U ziet op het scherm de kennis en vaardigheden van de functie die u aan het bewerken bent. De kennis en vaardigheden komen voort uit de taken die voor de functie zijn gekozen. U wordt hier gevraagd om de vaardigheden te normeren. Dit betekent een gewenst beheersingsniveau aangeven per vaardigheid. In andere woorden: aangeven op welk niveau een vaardigheid moet worden beheerst om de daaraan gekoppelde taken in de functie naar behoren uit te kunnen voeren. We onderscheiden vier niveaus: nvt (=niet van toepassing), basis, gevorderd en expert. Bij elke vaardigheid kunt u een gedetailleerde beschrijving van de niveaus vinden door te klikken op toon definities van niveaus. Klik op verberg definities van niveaus om ze weer te verbergen. Bent u van mening dat een vaardigheid niet van toepassing is voor een taak, dan vinkt u aan nvt. Deze vaardigheid wordt in het vervolg bij het beoordelen van de taak of bij het berekenen van de functiegrafiek buiten beschouwing gelaten. 23

24 Bij de diploma s en certificaten kunt u alleen kiezen uit ja of niet van toepassing. Immers, een diploma/certificaat is benodigd voor het werk of niet. U dient per taak aan te geven wat het niveau van die vaardigheid voor deze functie moet zijn. U gaat hierbij dus volledig uit van de functie en niet van de persoon die de functie zal moeten uitoefenen. U legt hiermee vast wat het beheersingsniveau zal moeten zijn indien iemand in uw organisatie de functie zou gaan uitvoeren. Klik bij een taak op het rondje (=radiobutton) van het gewenste niveau om het niveau aan te geven. Alle vaardigheden bij alle taken moeten worden genormeerd. De nog te normeren vaardigheden zijn rood gemaakt zodat u in één oogopslag kunt zien welke taken u bij die vaardigheid nog moet doen omdat die ook rood zijn. Zodra u alles heeft gedaan wordt de tekst gewoon zwart. Bij elke vaardigheid staat rechts in de balk de hoogste norm voor die vaardigheid. Dit normniveau verschijnt bij een vaardigheid als bij alle onderliggende taken de vaardigheid een niveau heeft. Pas als alles genormeerd is kunt u klikken op de knop functie opslaan om het resultaat te bekijken. Wanneer u alle stappen heeft doorlopen, klikt u op de knop functie opslaan. Hiermee wordt de wizard beëindigd en ziet u het resultaat, de volledige functiebeschrijving. 2.4 Functiebeschrijving bekijken Na het doorlopen van de schermen om een functie te bewerken wordt de functiebeschrijving getoond. Als beheerder kunt u ook direct een genormeerde functie uit het functieoverzicht bekijken. Log in als beheerder en ga naar de pagina functies Dubbelklik in de lijst op de naam van de functie waarvan u de functiebeschrijving wilt bekijken Let op! U kunt alleen de functiebeschrijving bekijken als de betreffende functie volledig is genormeerd! 24

25 De genormeerde functies hebben in het overzicht een (vinkje) in de kolom genormeerd. De niet (volledig) genormeerde functies hebben een (kruis). De functiebeschrijving wordt getoond in een pop-up scherm. U ziet uit welke taken, kennis en vaardigheden en diploma s en certificaten de functie bestaat. Tevens kunt u de functiekenmerken bekijken. Door op het plusje te klikken voor, bijvoorbeeld de functiekenmerken klapt de balk uit. Als u dan weer op het minnetje klikt dan klapt de balk weer in. Drukt u op de zwarte knop alles tonen dan klappen alle balken uit. Vanuit de functiebeschrijving kunt u verder gaan door op de volgende knoppen te klikken: Opleidingen bekijken Andere functies bekijken Innovaties bekijken 1 1 De knop om innovaties te bekijken wordt alleen getoond aan bedrijven uit branches waar innovaties in skillsmanager beschikbaar zijn gemaakt. 25

26 Van een functiebeschrijving kunt u een rapport maken. Klik hiervoor rechtsboven op het pictogram rapport. De functiebeschrijving op het scherm wordt overzichtelijk in een PDF bestand gezet dat u kunt opslaan in uw eigen archief Opleidingen bekijken Als u vanuit de functiebeschrijving onderaan het scherm klikt op de knop opleidingen bekijken ziet u de opleidingen die er zijn om in de functie te kunnen komen. De opleidingen die worden getoond zijn afhankelijk van de taken en normering van de vaardigheden zoals u die heeft gedaan. Als u op het plusje voor een opleiding klikt, klapt de opleiding open en worden de relevante taken en vaardigheden bij de opleiding getoond. Wanneer u meer wilt weten over de opleiding, kunt u klikken op meer informatie. U wordt dan naar de OTIB etalagewebsite geleid waar u meer informatie over de opleiding vindt Andere functies bekijken Als u vanuit de functiebeschrijving klikt op andere functies bekijken ziet u welke functies het dichtst bij de huidige functie liggen. 26

27 Er worden alleen functies getoond waarin medewerkers zich verder kunnen ontwikkelen. Als u op een functie klikt, opent een pop-up met de functiebeschrijving. In de derde kolom vergelijken vindt u een knop om de gekozen functie te vergelijken met de functie waarvan u oorspronkelijk de functiebeschrijving heeft bekeken. U komt terecht op de pagina vergelijken met andere functie. 27

28 U ziet eerst de taken en vervolgens de diploma s en certificaten en kennis en vaardigheden. De functie van vertrek wordt weergegeven door een groene balk en de functie waarmee u vergelijkt met een zwarte balk. De vergelijking ziet u ook terug in twee spinnenwebfiguren Innovaties bekijken 2 Als u vanuit de functiebeschrijving klikt op de knop innovaties bekijken ziet u de innovaties die mogelijk impact kunnen hebben op de werkzaamheden van de functie. Meer informatie over een innovatie vindt u door te klikken op de knop meer informatie. Door één of meer innovaties aan te vinken en vervolgens op toon veranderingen in de functie te klikken kunt u de huidige functie vergelijken met de functie onder invloed van innovaties. Na klikken op toon veranderingen in de functie komt u op de pagina functieverandering door innovaties. U ziet hier de taken, diploma s en certificaten en kennis en vaardigheden van de huidige en geïnnoveerde functie. 2 De knop om innovaties te bekijken wordt alleen getoond aan bedrijven uit branches waar innovaties in skillsmanager beschikbaar zijn gemaakt. 28

29 U kunt rechts onderin klikken op de knop opleidingen bekijken. Dan ziet u de opleidingen waarmee ingespeeld kan worden op de veranderingen door innovaties. 2.5 Functies kopiëren Heeft u net een functie helemaal aan de situatie in uw bedrijf aangepast? En is er een andere functie in uw bedrijf die hier erg op lijkt? Gebruik dan de kopieerfunctie. Log in als beheerder en ga naar het scherm functies Selecteer één functie en klik op kopiëren De gekopieerde functie verschijnt in de lijst. Aan de naam van de gekopieerde functie wordt een 2 (twee) toegevoegd om hem te onderscheiden van de oorspronkelijke functie en de naam is vetgedrukt. 29

30 2.6 Functies vergelijken Met de knop vergelijken in het functie overzicht kunt u twee genormeerde functies met elkaar vergelijken. Zo kunt u bijvoorbeeld eenvoudig het verschil tussen twee functies zien en aan welke taken of vaardigheden iemand moet werken om van de ene in de andere functie terecht te komen. U kunt alleen functies vergelijken die beide volledig zijn genormeerd. Log in als beheerder en ga naar de pagina functies Selecteer twee functies en klik op vergelijken U komt terecht op de pagina vergelijken met andere functie. 30

31 U ziet dat de functies eerst worden vergeleken op taken en vervolgens op vaardigheden. Dit wordt aangegeven door een groene en zwarte balk. De functies ziet u ook grafisch nog eens afgebeeld in een spinnenweb. Klik op het vergrootglas om het spinnenweb te vergroten. Om na te gaan welke opleidingen u nodig heeft om van de ene functie door te groeien naar de andere functie, klikt u op de knop opleiding verkennen. Deze knop staat rechts onderaan op de pagina. U ziet een lijst van opleidingen die nodig zijn voor de doorgroei naar een andere functie. 2.7 Functies verwijderen Met de knop verwijderen in het functie overzicht kunt u één of meer functies uit uw bedrijfsomgeving verwijderen. U kunt een functie pas verwijderen als er geen medewerkers meer aan zijn gekoppeld. Log in als beheerder en ga naar de pagina functies Selecteer één of meer functies en klik op verwijderen Voordat de functies werkelijk worden verwijderd, wordt nog één keer gevraagd of u de functies echt wilt verwijderen. U ziet dan ook de te verwijderen functies. 31

32 Wanneer de functies eenmaal definitief zijn verwijderd, kunt u deze niet meer terughalen. Indien u per ongeluk toch een functie heeft geselecteerd waaraan nog medewerkers zijn gekoppeld, dan geeft het systeem een melding en worden de functies niet verwijderd. Om medewerkers te ontkoppelen bij een functie gaat u via het menu medewerkers naar de pagina medewerkergegevens naar de gebruiksinstellingen en rechten van de medewerker (zie hoofdstuk 3.3). 2.8 Functies activeren of deactiveren Bij het inrichten van het systeem heeft u functies gemaakt. Het maken van functies en het aanpassen ervan kost tijd. U wilt niet dat anderen in het bedrijf gebruik kunnen maken van functies waarmee u nog niet klaar bent, of die in uw bedrijf nog niet zijn vastgesteld. Functies die u aan het bewerken bent kunt u daarom deactiveren. Ze blijven voor u beschikbaar om te bewerken, maar deze functies worden niet getoond aan leidinggevenden en medewerkers als zij bijvoorbeeld functies zoeken om in door te groeien. Daarnaast kunnen functies ook inhoudelijk veranderen. De markt verandert, de klant en de techniek veranderen en dus zullen ook functies veranderen. U kunt uw functies aanpassen aan de veranderingen waar u mee te maken krijgt. Op het moment dat u deze functie in gebruik wilt nemen, kunt u de gewijzigde functie in één keer toewijzen aan de medewerkers die gekoppeld zijn aan de vorige versie van de functie. Dit gaat met de knop (de)activeren. 32

33 2.8.1 Activeren of deactiveren Wanneer u een functie heeft gemaakt en deze is akkoord bevonden, dan kunt u hem zichtbaar maken binnen de organisatie en deze toewijzen aan de medewerkers. Dit doet u door de functie te activeren. Log in als beheerder en ga naar de pagina functies Selecteer één functie en klik op (de)activeren Het activeren van een functie betekent dat deze voortaan gekoppeld kan worden aan de medewerkers en de functie zichtbaar wordt in lijstjes (bijvoorbeeld de pagina andere functies bekijken ). Indien een functie actief is en u wilt deze deactiveren, doet u hetzelfde. Of een functie actief is of niet ziet u in het veld actief in de lijst van bedrijfsfuncties. Zodra een functie volledig is genormeerd, kan deze op actief worden gezet. Zodra een functie actief is, kan deze aan medewerkers worden gekoppeld. Versies van functies activeren Als een functie eenmaal aan een medewerker is gekoppeld en u gaat deze functie bewerken, dan komt deze als extra functie in de lijst te staan. Direct onder de reeds bestaande functie, met een pijltje er voor. In de eerste stap van functie bewerken is het mogelijk versie informatie aan te geven (zie paragraaf 2.3). Wanneer u gereed bent met de revisie van de bestaande functie, kunt u deze actief maken. U zet hiermee de gereviseerde functie in de plaats van de oude functie. Log in als beheerder en ga naar de pagina functies Selecteer de gereviseerde functie (die met het pijltje) en klik op (de)activeren 33

34 Klik op activeren om te bevestigen dat u zeker weet dat u de functie wilt activeren. De huidige (oude) functie verdwijnt daarmee uit beeld en de gereviseerde functie wordt aan de medewerkers gekoppeld. Wanneer u een nieuwe versie van een functie wilt maken, maar later niet alle medewerkers wil overhevelen naar deze nieuwe versie, kunt u er beter voor kiezen de functie te kopiëren en vervolgens de kopie te bewerken. U bepaalt dan later zelf welke medewerkers aan de nieuwe functie worden gekoppeld. 34

35 3 Medewerkers beheren Klik, nadat u bent ingelogd, op het menu medewerkers. Het scherm medewerkers toont een alfabetisch overzicht van de medewerkers in uw bedrijf. Wanneer u voor de eerste keer inlogt, is deze pagina nog bijna leeg. Alleen de gegevens van de beheerder zijn door de supportdesk toegevoegd bij het aanmaken van het account. Overzicht van medewerkers in de organisatie Bij de medewerkergegevens ziet u acht kolommen. Daarboven staan vier actieknoppen, deze zijn groen als ze zijn geactiveerd door de selectie van medewerkers, en uitgegrijsd als ze inactief zijn. In de eerste kolom zet u een vinkje om een medewerker te selecteren en vervolgens met de groene en/of grijze knoppen acties uit te voeren. Deze vlakken zijn groen als ze beschikbaar zijn en uitgegrijsd als ze niet aan te klikken zijn. De knop toevoegen is altijd groen, dit betekent dat altijd nieuwe medewerkers kunnen worden toegevoegd. De precieze werking van de actieknoppen wordt in de volgende paragrafen uitgelegd. In de tweede kolom ziet u de naam van de medewerker, eerst de achternaam en vervolgens de voornaam. In de derde kolom staat de functie van de medewerker. De vierde kolom vermeldt de naam van leidinggevende van het team, waartoe de medewerker behoort. 35

36 De term actief in de vijfde kolom geeft aan dat de medewerker geactiveerd is, dit wil zeggen of de medewerker het recht heeft om zelf als gebruiker in het systeem in te loggen om bijvoorbeeld zichzelf te beoordelen. De kolommen zeven t/m negen mdw (=medewerker), ldg (=leidinggevende) en bhr (=beheerder) zijn afkortingen voor de gebruikersrollen die een medewerker kan hebben in de applicatie. Zoeken naar een medewerker Vul in het zoekvak een deel van de naam van de medewerker in. Klik vervolgens op het vergrootglas. Er wordt een scherm geopend met alle namen van de medewerkers waarin het getypte woord voorkomt. Wilt u terug naar het overzicht van alle medewerkers, verwijder het getypte woord uit het zoekvak en druk opnieuw op het vergrootglas. U krijgt dan alle medewerkers van uw organisatie te zien. Sorteren van medewerkers U kunt de lijst medewerkers op elke gewenste kolom sorteren. Wilt u medewerkers alfabetisch sorteren, klik dan op het bovenste pijltje achter de naam van de medewerker. Wilt u een overzicht van medewerkers die een dezelfde functie bekleden, klik dan op het pijltje achter de functienaam. 3.1 Medewerkers toevoegen Ga, nadat u bent ingelogd, naar het scherm medewerkers. Wanneer u als eerste inlogt, ziet u in het overzicht nog maar één medewerker staan. U als beheerder kunt medewerkers toevoegen. Informeer via naar de mogelijkheden om uw medewerkergegevens te laten uploaden. U heeft vaak al een (tabel of EXCEL) overzicht van uw medewerkers. In de meeste gevallen is het mogelijk die gegevens voor u in uw bedrijfsomgeving te plaatsen. Ga naar en log in Klik op het menu medewerkers Klik boven het overzicht op de knop toevoegen 36

37 U komt nu terecht in het detailscherm voor het toevoegen van medewerkers. U kunt de gegevens van de medewerker invullen zoals de persoonlijke gegevens, functie en gebruiksinstellingen. Deze laatste rubriek heeft te maken met het autoriseren en toekennen van rollen aan medewerkers. Bij het invoeren van nieuwe medewerkers dient u een gebruikersnaam en een wachtwoord te kiezen. Het systeem geeft aan of de door u gekozen inloggegevens uniek zijn, dit moet namelijk. Een medewerker kan dit wachtwoord altijd zelf wijzigen, zodat die zijn eigen, unieke en voor hemzelf goed te onthouden wachtwoord kan kiezen. 3.2 Medewerkers in teams indelen Als bedrijfsbeheerder kunt u voor een leidinggevende een team samenstellen door medewerkers te koppelen aan een leidinggevende. Dit gaat in twee stappen: 1. Leidinggevende benoemen 2. Medewerkers aan team van leidinggevende koppelen Leidinggevende benoemen 37

38 Eerst bepaalt u wie leidinggevenden zijn, dit doet u door aan deze medewerkers de rol van leidinggevende toe te kennen. Ga naar en log in Klik op het menu Medewerkers Selecteer de medewerker die u als leidinggevende wilt benoemen en klik op bewerken Klik in de zwarte balk gebruiksinstellingen en rechten op de knop om te bewerken Zet bij gebruiksrol(len) in het hokje voor leidinggevende een vinkje en klik op opslaan Nu kunt u aan deze leidinggevende medewerkers toevoegen om zo de teams samen te stellen. Dit doet u via het scherm teams indelen. Medewerkers aan team van leidinggevende koppelen Nadat u de leidinggevenden heeft benoemd, kunt u teams indelen door medewerkers aan deze leidinggevenden te koppelen. Ga naar en log in Klik op het menu Medewerkers Klik op de kop teams indelen U komt terecht op de pagina Teams indelen. 38

39 U kunt een team samenstellen door rechtsboven in het keuzevak team van leidinggevende de gewenste leidinggevende te selecteren. In het midden, naast de linkerkolom, staan 2 pijltjes in een rond vakje. Een pijltje naar rechts (toevoegen) en een pijltje naar links (verwijderen). Zet in de hokjes achter de medewerkers een vinkje om ze te selecteren en gebruik vervolgens deze pijltjes om medewerkers toe te voegen aan of te verwijderen uit het team van de geselecteerde leidinggevende. Klik vervolgens op opslaan. Om na te gaan of alle medewerkers zijn toegekend aan een team, klikt u op het hokje (nog) niet in team. U krijgt dan een overzicht van medewerkers die nog niet bij een team zijn geplaatst en leidinggevende (teamleiders). U kunt deze medewerkers alsnog bij een team plaatsen. Een medewerker kan maar bij één leidinggevende staan In het i -tje achter de medewerker ziet u welke leidinggevende aan de medewerker is gekoppeld. 3.3 Medewerkergegevens bewerken U kunt als beheerder de gegevens van uw medewerkers op elk moment aanpassen op de pagina medewerkgegevens. 39

40 Ga naar en log in Klik op het menu Medewerkers Selecteer de medewerker die u wilt bewerken en klik op bewerken U komt terecht op de pagina medewerkergegevens. Deze gegevens zijn geordend in mappen: persoonlijke gegevens gebruiksinstellingen en rechten werkervaring beoordelingen gevolgde opleidingen notities U opent de mappen door te klikken op de balk of het plusje voor de naam van de map. Hier kunt u gegevens veranderen en toevoegen. Dit doet u door op de knoppen bewerken en toevoegen te klikken. Nadat u gegevens heeft ingevoerd, moet u altijd op opslaan klikken. 40

41 Alle velden die u verplicht moet invullen, zijn herkenbaar aan het sterretje*. Klik op het plusje van bijvoorbeeld de map persoonlijke gegevens om deze open te klappen Klik op de knop bewerken/toevoegen om gegevens te bewerken of toe te voegen Persoonlijke gegevens In de map persoonlijke gegevens worden onder andere de NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats) vermeld. Gebruiksinstellingen en rechten Hier stelt u ondermeer de gebruikersrol in en geeft u medewerkers toegang tot OTIB-skillsmanager (=u activeert een medewerker en geeft hem een gebruikersnaam en wachtwoord). Dit is ook de plek waar u de medewerker aan zijn functie koppelt. Al deze gegevens zijn voor de beheerder bewerkbaar. Voor meer uitleg over de verschillende gebruiksrollen, zie paragraaf 1.4. Werkervaring Hier vindt u informatie over de loopbaan historie van de medewerker. Hier kunt u zowel informatie plaatsen over een nieuwe functie waar de medewerker naar doorgroeit als vorige functie(s). Deze vorige functies kunnen ook bij andere bedrijven dan uw eigen bedrijf zijn. 41

42 Beoordelingen In de map beoordelingen ziet u de beoordelingen die over de medewerker gaan. Het gaat hier zowel om beoordelingen van zowel de medewerker zelf als de leidinggevende als beoordelingen van anderen. U ziet als beheerder alleen de beoordelingen die door de gebruikers zichtbaar zijn gemaakt. Daarnaast vindt u informatie over het soort beoordeling dat is gedaan. Deze gegevens zijn niet bewerkbaar voor de beheerder. Gevolgde opleidingen In de map gevolgde opleidingen kunnen de gevolgde opleidingen met verloopdatum van certificaten van de medewerker worden geplaatst. Notities Overzicht van door u (of de leidinggevende) gemaakt notities bij een medewerker over bijv. voorvallen op het werk of andere bijzonderheden. U kunt hier notities toevoegen of bewerken. De medewerker ziet deze notities niet, maar diens leidinggevende wel. U ziet ook de notities van de leidinggevende. 3.4 Medewerkers verwijderen Verlaat een medewerker uw bedrijf, dan kunt u op de pagina medewerkers de medewerker uit de lijst verwijderen. U kunt als beheerder de gegevens van uw medewerkers op elk moment verwijderen. Ga naar en log in Klik op het menu Medewerkers Selecteer één of meer medewerker die u wilt verwijderen en klik op verwijderen De medewerker(s) is/(zijn) uit de lijst verwijderd. Wanneer u de gegevens toch nog wil bewaren, is het raadzaam deze eerst te printen voordat de medewerker wordt verwijderd uit de lijst. Wanneer de medewerker is verwijderd, zijn ook alle gegevens verwijderd. 42

43 4 Wat kan een leidinggevende U als beheerder bepaald welke rollen aan welke medewerkers worden gegeven. Deze rollen bepalen ook wat een gebruiker kan doen na het inloggen. Wanneer een medewerker met leidinggevende rechten inlogt in OTIBskillsmanager, ziet hij een overzicht van zijn team. Dat team heeft u als beheerder samengesteld. De leidinggevende ziet de aan hem gekoppelde medewerkers. Hij mag alle gegevens van de medewerkers uit zijn team bekijken en printen, maar niet bewerken. Een belangrijke taak van een leidinggevende is het tijdig evalueren van het functioneren van de medewerkers uit zijn team, en het voeren van gesprekken over ontwikkeling. Door het uitvoeren van een beoordeling kan de leidinggevende zich voorbereiden op deze evaluatie- en ontwikkelingsgesprekken. Tevens kan hij de informatie over functieontwikkeling, loopbaanontwikkeling, opleidingsmogelijkheden van al zijn medewerkers bekijken. Om het proces van beoordelen gestructureerd te laten verlopen hebben leidinggevenden een uitnodigingstool voor beoordelingen ter beschikking. Door middel van deze tool nodigt de leidinggevende één of meer van zijn medewerkers uit om zichzelf te beoordelen. Ook kan de leidinggevende anderen uitnodigen om als medebeoordelaar ook een beoordeling te doen. Verder voert de leidinggevende het beheer over de beoordelingen, hij kan beoordelingen doen, anderen uitnodigen zichzelf of iemand anders te beoordelen of beoordelingsverzoeken weer intrekken. Als er voor een van zijn medewerkers meerdere beoordelingen zijn kan hij deze beoordelingen vergelijken. 43

44 5 Wat kan een medewerker Een gebruiker die toegang heeft tot OTIB-skillsmanager met de rol van medewerker kan zijn persoonlijke gegevens en zijn eigen functie inzien, maar niet veranderen. Daarnaast kan een medewerker zijn eigen presteren bekijken én beoordelen. Hij ziet de beoordelingen die zijn leidinggevende van hem heeft gedaan (als de leidinggevende deze zichtbaar heeft gemaakt). Andersom kan gebruiker met een rol van medewerker zelf bepalen of een beoordeling die hij van zichzelf heeft gedaan zichtbaar moet worden voor zijn leidinggevende. Een medewerker kan tenslotte ook de informatie bekijken over functieontwikkeling, andere functies in het bedrijf, loopbaanontwikkeling en opleidingsmogelijkheden in relatie tot zijn huidige functie en functioneren. 44