Een kalender die je op weg helpt

Transcriptie

1 Naam: Naam mentor: Eerste werkdag nieuwe medewerker :../../20.. Een kalender die je op weg helpt Nieuwe medewerker

2 Beste lezer, Wat voor je staat, is een kalender. Maar wij, de leden van de projectgroep hopen dat dit document toch meer voor je kan betekenen. Jouw werkgever, de KHLim, heeft ons gevraagd om het onthaal en de socialisatie van nieuwe medewerkers te onderzoeken en te verbeteren. Deze kalender is een eerste hulpmiddel om dit te doen. De bedoeling van deze kalender is dan ook om jou de eerste twee maanden wegwijs te maken in jouw nieuwe werkplek. Hoe doen we dit? Door je handige tips aan te bieden, je opdrachten te geven, je vragen te stellen om jouw verworven kennis te testen en nog zo veel meer. Veel lees- en werkplezier, Anke, Eli, Elien, Eline, Hannelore, Jolien en Laura.

3 Inleiding Je hebt deze kalender ontvangen en hebt dus al kennis gemaakt met je mentor. Deze kalender zal een ondersteuning bieden voor jullie beiden. Laat ons beginnen bij het begin. 1. Het wat en waarom van mentoring: Mentoring houdt in dat een ervaren collega jou als mentor begeleidt binnen de dienst/het departement zodat je op een laagdrempelige en informele manier wegwijs geraakt in onze organisatie. Je mentor is niet je leidinggevende, noch evalueert hij/zij je op het uitoefenen van je werk. 2. Wat is de bedoeling van mentoring? Het is de bedoeling dat de nieuwkomer, jij dus, een goede en snelle start krijgt. Jouw mentor zal je informatie en adviezen geven over de dienst en de organisatie, zodat jij snel de nieuwe werkomgeving en de nieuwe collega s leert kennen. Ook de procedures en gebruiken worden je aangereikt. Dankzij de begeleiding en ondersteuning door jouw mentor zal jij je werk met meer vertrouwen kunnen uitvoeren, wat de basis legt voor een goede samenwerking met je collega s.

4 Inleiding 3. Wat zijn onze verwachtingen van de mentor? Goede start Positieve ingesteldheid SAMENWERKING Vertrouwen Hulp bij inburgering 4. Hulpmiddelen die de KHLim ter beschikking stelt: - Check je intranet - Ga langs bij je mentor - Haal die infobrochure eens van onder het stof - Een algemene onthaalsessie Heb je nog ideeën om de checklist/kalender of het mentorsysteem te verbeteren? Bespreek ze met je mentor of leidinggevende! Suggesties mag je ook altijd vermelden op het document bevestiging onthaal dat je binnen twee maanden moet opsturen naar de preventieadviseur (Robin.Vandebroek@khlim.be).

5 Hoe gebruik ik de kalender? - Deze kalender kan je vooral gebruiken voor belangrijke afspraken, verjaardagen Voor overige afspraken kan je het best gebruik maken van je agenda. - Bovenaan (in de rode balk) kan je de datum invullen. - Deze kalender omvat enkele belangrijke punten, die je nodig hebt om goed van start te kunnen gaan. - Loop de puntjes af: o Vink af wat je al weet. o Vraag wat je nog niet weet. o Voeg toe wat ontbreekt. - Na twee maanden ga je naar intranet document bevestiging onthaal druk het af en laat het ondertekenen door je leidinggevende. denk eens na over suggesties die het onthaal van de KHlim kunnen verbeteren. Als laatste stap stuur jij dit op naar de preventieadviseur. Zo heeft deze een bevestiging van je (hopelijk goed verlopen) onthaal. Wij hopen dat je je snel thuis voelt op de KHLim!

6 Welkom! Op de USB vind je allerlei informatie terug over de KHLim zoals een introductiefilmpje en verschillende documenten die nu of later van pas gaan komen. Het is dus zeker de moeite om deze ook eens te bekijken en te bewaren! Blij dat jouw sollicitatiegesprek al een tijdje achter de rug is? Kijk even op deze link hoe men vroeger een sollicitatiegesprek hield: Of kijk eens hoe een sollicitatiegesprek bij Monty Python verloopt:

7 Welkom! Zit je goed? Even stilstaan Weet je waar je kantoor is? waar je koffie kan halen? waar je naartoe kan met computerproblemen? waar je terecht kan voor kantoormateriaal? wie verantwoordelijk is voor de contractuele- en personeelszaken? waar je naartoe kan om te eten? waar het EHBO-materiaal staat? waar de brandblusapparaten hangen? waar het sanitair is? welk openbaar vervoer je kan nemen en of dit terugbetaald wordt via de KHLim? waar je het best je auto kan parkeren? waar de fietsenstalling zich bevindt? waar je moet zijn voor je fietsvergoeding? Heb je al contact gemaakt met je directe collega s? TIP: Denk eens na over gespreksonderwerpen (bv. landen die je bezocht hebt).

8 Dag 1:../../ Alleen wie het aandurft om te falen, krijgt de kans om te slagen. John F. Kennedy

9 Weet je: Even stilstaan hoe je de ondersteunende diensten kan bereiken bijvoorbeeld: personeelsdienst, technische dienst? waar je terecht kan met vragen over je specifieke taken en functie binnen je departement of dienst? welke maaltijden je kan eten binnen de KHLim? Weet je ook al hoe je deze maaltijden kan bestellen? wat de bedoeling is van het mentorschap? wanneer je terecht kan bij je mentor? Wanneer deze aanwezig is op de werkplek? Specifiek voor onderhoud- en keukenpersoneel: Heb je informatie over je dagindeling? Wanneer je op het werk moet zijn en wanneer je naar huis mag? Weet je waar je je arbeidskledij kan verkrijgen? Hoeveel stuks dit zijn? Weet je wat je moet doen bij het gebruik, herstelling en onderhoud ervan?

10 Dag 2:../../

11 Weet je Even stilstaan hoe je binnen de KHLim kan communiceren met andere departementen en de centrale diensten? hoe het intranet werkt? hoe je met jouw computer aan de slag kan: o Ken je je inloggegevens? o Welke afspraken er zijn? o Hoe je op het internet kan? o Welke bestandstructuur er vooral wordt gebruikt? Of en welke afspraken er gemaakt zijn binnen de dienst rond: o afsluiten? o postverdeling? o vakantie-aanvragen? Specifiek voor administratief en leidinggevend personeel: Weet je hoe de postverdeling binnen de dienst verloopt? Op welke wijze je post moet verzenden (prior/non-prior)? Weet je wat de deadline is voor het verzenden van bepaalde documenten? Weet je wie welke brieven ondertekent en welke huisstijl je moet gebruiken voor het opstellen van de brieven?

12 Dag 3:../../ Werk is het mooiste wat er is, laten we dus zorgen dat we iets voor de volgende dag overlaten. Don Herold

13 Weet je Even stilstaan wat tot het takenpakket van je collega s behoort? Hoe de vergaderstructuur ineen zit binnen de dienst? waar en wanneer er teamvergaderingen plaatsvinden? waar je de inhoud en de agenda van een bepaalde vergadering kan terugvinden? hoe je de aanwezige informatiebronnen kan gebruiken? waar het kopieerapparaat staat? Weet je hoe het werkt? waar de mediatheek zich bevindt? wie er werkt in de mediatheek? wanneer de algemene onthaalsessie van de KHLim plaats vindt? Specifiek voor onderhoud- en keukenpersoneel: Heb je informatie over je dagindeling? Wanneer je op het werk moet zijn en wanneer je naar huis mag? Weet je waar je je arbeidskledij kan verkrijgen? Hoeveel stuks dit zijn? Weet je wat je moet doen bij het gebruik, de herstelling en het onderhoud ervan?

14 5) Dag 4:../../ QUIZ: Ken je de vijf vestigingen van de KHLim? Vragen aan mijn mentor/collega s: 1) 2) 3) 4)

15 Even stilstaan Weet je iets over de brandveiligheid? iets over de brandevacuatie? iets van de jaarlijkse brandoefening? Specifieke departementale informatie: Je eerste werkweek bij KHLim zit er op. Wij hopen dat de week goed verlopen is en twijfelen er niet aan dat je al veel hebt bijgeleerd. Hier mag je ook even bij stilstaan. Daarom volgt er na iedere week van deze kalender een Even stilstaan - pagina. Op deze pagina vind je weetjes van de checklist, cartoons, quizvragen en mopjes. Op die manier kan je even de tijd nemen om te reflecteren over de voorbije week en alles op een rijtje zetten. Oplossing QUIZ: Campus Hemelrijk, Campus Oude Luikerbaan, Campus Zuivelmarkt, Campus Diepenbeek en C-mine

16 Dag 5:../../

17 Even stilstaan Weet je waar je het organigram van de KHLim kan terugvinden? waar het meldpunt pesten, geweld en ongewenst seksueel gedrag zich bevindt? wat de rol is van de vertrouwenspersonen en de interne preventieadviseur? wat je moet doen om incidenten aan te geven: o bijna-ongevallen o schadegevallen o EHBO- en arbeidsongevallen? hoe je het registratieformulier moet gebruiken? Hiervoor kan je ook terecht bij de preventieadviseur. Specifiek voor onderzoekers: Weet je wat het nut is van labreglementen? waarom het toepassen van dit reglement zo belangrijk is? wat de code is van goede lab praktijken?

18 Maandag Dinsdag Woensdag Week 2:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Logica brengt je van A tot B, verbeelding brengt je overal. Albert Einstein

19 Weet je Even stilstaan alles van de bestelprocedures? o hoe je benodigdheden kan aanvragen? o wat de veiligheidseisen zijn bij een bestelbon? hoe je vakantie moet aanvragen? o bij wie je vakantie moet aanvragen? wie je moet verwittigen als je ziek bent? hoe je te werk gaat om vorming te kunnen volgen op kosten van de hogeschool? of en in welke mate je terugbetaling kan vragen van kosten voor je woon-werkverkeer? hoe je de fietsvergoeding aanvraagt? bij wie je een rail pass kan aanvragen voor je dienstverplaatsingen met de trein? TIP: Een goed begin is het halve werk Wanneer je van bij het begin iets goed overdenkt en een schema of een plan maakt, zal het werk vlotter, beter en gemakkelijker te voltooien zijn.

20 Maandag Dinsdag Woensdag Week 3:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag OPDRACHT VAN DE WEEK: Wees deze week eens aandachtig voor de nooduitgangen en de brandblusapparaten. VRAGEN:

21 Specifieke departementale informatie: Even stilstaan Wat zijn je vragen en indrukken over de afgelopen periode? Weet je wat je moet doen bij een technisch probleem? o wie je moet verwittigen? o op welke manier je iemand moet verwittigen? wat een functiegesprek is? wat een functioneringsgesprek is? wat een evaluatiegesprek is? wat het evaluatierapport inhoudt? Voor meer info over de vier laatste puntjes kan je bij jouw leidinggevende terecht.

22 Maandag Dinsdag Woensdag Week 4:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag

23 Even stilstaan QUIZ: Hoeveel personeelsleden telt de KHLim? a b. 500 c. 800 QUIZ: Welke campus wordt hier afgebeeld?

24 Maandag Dinsdag Woensdag Week 5:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Een avond waarop iedereen het met elkaar eens is, is een verloren avond Albert Einstein Oplossing: c en campus Diepenbeek

25 Even stilstaan Een blinde man en zijn geleidehond stappen een winkel binnen. De man wandelt tot in het midden van de zaak, en begint dan als een bezetene met zijn hond in het rond te zwieren. 'Euh, kan ik u helpen, meneer?' vraagt de winkeljuffrouw. Antwoordt de man: 'Nee, ik kijk alleen maar even rond.' In een ziekenhuis spreekt een arts met de familie van een doodzieke patiënt. 'Onze enige hoop is een hersentransplantatie. Maar dat is een riskante ingreep, en je moet de hersenen zelf betalen.' Na enige aarzeling vraagt één van de familieleden wat dat dan wel mag kosten. '5.000 euro voor de hersenen van een man,' zegt de dokter, 'en 200 euro voor de hersenen van een vrouw.' Er wordt wat gegiecheld, en de mannen in het gezelschap proberen de vrouwen niet aan te kijken. Tot iemand toch durft te vragen: 'Waarom zijn de hersenen van een man zoveel duurder?' Waarop de dokter: 'Dat is standaard prijsbeleid, hoor. We moeten korting geven op vrouwenhersenen, omdat die steevast al gebruikt zijn.'

26 Maandag Dinsdag Woensdag Week 6:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag Binnen twee weken zou je eens op gesprek moeten gaan bij je mentor. Maak alvast een afspraak.

27 Even stilstaan Twee zandkorrels wandelen in de woestijn. Zegt de ene tegen de andere: "ik denk dat we verdwaald zijn." TIP: Het is niet erg als je eens iets niet weet. Je hebt een mentor en fijne collega s die je maar al te graag zullen verder helpen. Vraag hen dus op tijd raad in plaats van te verdwalen.

28 Maandag Dinsdag Woensdag Week 7:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag OPDRACHT VAN DE WEEK: Passie voor je werk is belangrijk, maar passie voor je gezin/ vrienden/hobby/ is dat ook. Heb je problemen met het vinden van een goede balans? Denk deze week eens na over hoe je dit zou kunnen verbeteren.

29 Even stilstaan Een moment van bezinning met je mentor: Wat zijn je indrukken van de KHLim? Toets ze eens af bij je mentor. Voel je je goed binnen de KHLim en in je departement/afdeling? Zijn er nog bezorgdheden? Nog vragen? Wat vonden jullie beiden van de afgelopen periode? Zijn er zaken uit de checklist over het hoofd gezien?

30 Maandag Dinsdag Woensdag Week 8:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag QUIZ: In samenwerking met wie bouwde onze hogeschool dit centrum? OPDRACHT VAN DE WEEK: Wat vind je van je werkplek? Denk deze week eens na over hoe je het nog aangenamer kan maken. VRAGEN:

31 Even stilstaan Zoekwoorden: banderol bobsleesport boekgeschenk bonne dugout fielt kneedbaar koekoek lauweren legbatterÿ licentiegever offset prima provoceren pasta riposte rivierschip sapporo scheuring stilzetten tuinafval ukkie utopie vatten vegen verovering Oplossing: Xios

32 Maandag Dinsdag Woensdag Week 9:../../. Donderdag Vrijdag Zaterdag Zondag

33 Tijd om af te ronden! Tijd om af te ronden! Druk het formulier bevestiging onthaal af van het intranet (Je kan Vergeet niet om het formulier ( bevestiging dit formulier onthaal), ook niet af terugvinden drukken van op intranet. de USB-stick Laat het aftekenen die je op door je je eerste leidinggevende en breng het binnen of stuur het op naar de preventieadvisieur. werkdag gekregen hebt). Laat dit formulier ondertekenen door je (Afbeelding envelopje ofzo) leidinggevende en breng het binnen bij de preventieadviseur. Je mag het ook altijd opsturen, het adres vind je achteraan deze Uiterlijk binnen de drie maanden na indiensstreding van de nieuwe medewerker bezorgt deze, het formulier ter bevestiging van het kalender. Doe dit ten laatste drie maanden na je eerste werkdag. onthaal, ondertekend door de leidinggevende en Na negen weken verkennen en ontdekken ben je hopelijk heel wat wijzer. Dit wil uiteraard niet zeggen dat je ontdekkingsreis in de KHLim vandaag ophoudt. Je zal er misschien van opkijken hoeveel je de komende weken, maanden of jaren nog zal te weten komen over het reilen en zeilen van de KHLim. Laat je inspireren, motiveren en verwonderen door alles wat je de komende tijd meemaakt. Verpersoonlijk mee onze slogan door de beste versie van jezelf te worden!

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67