Functiebeschrijving Hoofd bedrijfsvoering/zonesecretaris (m/v) 1. Jobidentificatie. Datum functiebeschrijving: 16/09/2019

Transcriptie

1 Functiebeschrijving Hoofd bedrijfsvoering/zonesecretaris (m/v) 1. Jobidentificatie Dienst: Leidinggevende: Plaats in de organisatie: Graad: Schaal: Bedrijfsvoering Zonecommandant Lid van het strategisch management team Niveau A A5a-A5b Datum functiebeschrijving: 16/09/2019 Datum goedkeuring: Zoneraad 27/09/ Doel van de functie Het hoofd bedrijfsvoering/zonesecretaris is lid van het strategisch management team. Als hoofd bedrijfsvoering heeft hij/zij de leiding over de afdeling bedrijfsvoering welke bestaat uit de diensten financiën, ICT, juridische zaken, gebouwen, communicatie, administratieve ondersteuning van de regio s en secretariaat. Hij/zij is verantwoordelijk voor de aspecten van de bedrijfsvoering binnen deze diensten en staat in voor het coördineren van de activiteiten teneinde Brandweer Zone Rand te ondersteunen bij het realiseren van de vooropgestelde doelstellingen. Als zonesecretaris van de brandweerzone bereidt hij/zij het zonecollege en de zoneraad voor, stelt de notulen op en zorgt voor de opvolging ervan. Hij/zij vertaalt de inbreng van de in de organisatie aanwezige technische deskundigheid naar bestuurlijke besluiten. Hij/zij rapporteert samen met de zonecommandant driemaandelijks aan het college over het gevoerde beleid. De zonesecretaris implementeert en past good governance toe in de zone en het waakt over de transparantie en de accountability van de zone. 3. Resultaatsgebieden Organisatie en werkingsprocessen: Instaan voor de algemene leiding van de diensten binnen de afdeling bedrijfsvoering. Het organiseren van de werking inzake de voorbereiding, de uitvoering en de evaluatie van het beleid binnen de afdeling bedrijfsvoering. Uittekenen, onderhouden en verbeteren van efficiënte werkingsprocessen en systemen om de

2 kwaliteit van de afdeling bedrijfsvoering te bewaken. Opzetten en opvolgen van interne controlesystemen met het oog op organisatiebeheersing. Bevorderen van de samenwerking tussen de verschillende afdelingen en diensten van Brandweer Zone Rand. Overleggen met collega s van andere brandweerzones over onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering. Leiding geven: Bouwen van een team door samenwerking en overleg met en tussen medewerkers. Aansturen en motiveren van de leidinggevenden/medewerkers binnen de diensten van de afdeling bedrijfsvoering. Zorgen voor de ontwikkeling van de medewerkers van de afdeling bedrijfsvoering. Beleidsvoorbereiding in overleg met het managementteam: Zorgen voor het voorontwerp van strategische nota van het meerjarenplan. Zorgen voor het voorontwerp van beleidsnota van het budget en de herziening ervan. Zorgen voor de verklarende nota van een budgetwijziging en de verklarende nota van een interne kredietaanpassing. Ziet toe op een goede integratie van de voorontwerpen en interne kredietaanpassingen opgemaakt door de bijzondere rekenplichtige. Formuleren van de ontwikkelde visies en strategische doelen gericht op het realiseren van organisatiedoelstellingen vanuit het perspectief van de bedrijfsvoering. Coördineren van strategische projecten op het gebied van bedrijfsvoering. Leiding geven aan de realisatie van de strategie en jaarplannen van de diensten binnen de afdeling bedrijfsvoering. Budgetverantwoordelijk voor de deelbegrotingen van de diensten onder de afdeling bedrijfsvoering. Proactief reageren op nieuwe ontwikkelingen. Beleidsuitvoering: Opzetten, leiden en faciliteren van belangrijke strategische en veranderingsprojecten. Coördineren van dossiers die de afdeling overschrijden. Zorgen voor de invulling van de adviesfunctie binnen de afdeling bedrijfsvoering.

3 Afstemmen met de leidinggevenden en de ondersteunende diensten wat de verantwoordelijkheden met betrekking tot informatievoorziening betreft. Adviseren van het college en de raad met betrekking tot beleidsbeslissingen rekening houdend met de juridische, financiële en kwalitatieve vereisten. Administratie en notulenbeheer: Uitvoeren van de administratieve taken nodig voor het samenroepen van het zonecollege en de zoneraad. Voorbereiden van de zittingen in overleg met de zonecommandant. Opstellen, bijhouden en verspreiden van de agenda van de vergaderingen. Vertalen van de ideeën en de inbreng van de in de organisatie aanwezige technische deskundigheid naar bestuurlijke besluiten. Bieden van ondersteuning bij het opstellen van de dossiers die ter goedkeuring voorgelegd worden tijdens de zittingen. Bijwonen van de vergaderingen van het college en de raad. Opstellen en bewaren van de notulen. Ondertekenen van de overgeschreven notulen die de besproken onderwerpen en de desbetreffende beslissingen bevatten van de zoneraad en het zonecollege. Verzenden van de juiste administratieve stukken naar verschillende betrokkenen bij een beslissing, inclusief de toezichthoudende overheden. Ondersteunen van de zonecommandant met betrekking tot secretariaats- en administratief werk in het kader van de vergaderingen van de zoneraad en het zonecollege. Zorgen voor de organisatie van de briefwisseling en het archief. Zorgen voor de interne organisatie van klachtenbehandeling. Ondertekenen van de stukken zoals bepaald in de wetgeving. 4. Plaats in de organisatie Het hoofd bedrijfsvoering/zonesecretaris rapporteert aan en werkt nauw samen met de zonecommandant. Het hoofd bedrijfsvoering/zonesecretaris is lid van het strategisch management team Het hoofd bedrijfsvoering geeft leiding aan de personeelsleden van de afdeling bedrijfsvoering. 5. Plaats van tewerkstelling

4 Zonaal kantoor Het hoofd bedrijfsvoering/zonesecretaris kan in functie van de opdrachten en de noden werken in verschillende brandweerposten of gemeentes van de zone. 6. Functieprofiel Diploma: Masterdiploma, bij voorkeur in één van volgende richtingen: economie, rechten, politieke en sociale wetenschappen of bestuurswetenschappen. Kennis en vaardigheden: Ervaring: Kennis van de organisatie, de structuren, de reglementering en de verschillende bevoegdheden van de gemeente en de brandweerzone is een pluspunt. Voeling met het verloop en de begeleiding van bestuurlijke processen is een meerwaarde. Grondige kennis van managementtechnieken (prestatiemeetsystemen, vergadertechnieken, aansturing en motivatie, communicatietechnieken). Functionele kennis van financieel beheer, logistiek, ICT en personeelsbeheer. Vlotte omgang met courante IT toepassingen (Office). Zeer goede kennis van de Nederlandse taal. Gedreven om buiten de kantooruren beschikbaar te zijn voor Brandweer Zone Rand. Minstens 5 jaar beroepservaring in één of meerdere domeinen van de bedrijfsvoering. Ervaring met budgetterings- en rapporteringstechnieken en het schrijven van ambtelijke stukken. Ervaring met people management. 7. Competentieprofiel I. Leidinggevende competenties Leiding geven Stuurt medewerkers aan, inspireert en motiveert vanuit een welbepaalde visie zodat ze hun doelstellingen en die van het team individueel of in teamverband te kunnen realiseren. Hierbij worden de stijl en methode van leidinggeven aanpast aan de betrokken medewerker(s). Is in staat om een team te bouwen via samenwerking en overleg. Stimuleert teamprestaties en engagement door een consequente houding en een duidelijke communicatie.

5 Coaching Heeft oog voor het team functioneren en spant zich in om de samenhorigheid en motivatie te bevorderen. Geeft systematisch feedback en herschikt activiteiten in functie van de individuele teamleden. Steunt de medewerkers ter bevordering van hun professionele en persoonlijke ontwikkeling. Stimuleert en ondersteunt medewerkers in het ontwikkelen van hun persoonlijke potentieel. Geeft gerichte feedback en delegeert bewust specifieke en uitdagende taken. Past zo nodig functie-inhoud aan om de medewerker de juiste uitdaging te geven. II. Organisatorische competenties Plannen en organiseren Brengt structuur aan in tijd en ruimte, en stelt prioriteiten bij het aanpakken van taken en opdrachten zodat deze volgens een vooropgestelde planning gerealiseerd worden. Gaat minutieus en methodisch te werk in het bepalen van prioriteiten en het organiseren van acties en doelstellingen. Plant activiteiten stelselmatig qua timing, middelen en mensen. Bewaakt systematisch de voortgang. Besluitvaardigheid Beslissingen durven nemen door actie te ondernemen of een oordeel te geven over een bepaalde kwestie. Neemt beslissingen vlot en met vastberadenheid, ook als dit risico s nemen betekent. Komt snel tot een oordeel en gaat ook snel over tot handelen. Hakt makkelijk knopen door, ook in materies met een mogelijk grote impact. III. Beleidsmatige competenties Visieontwikkeling Bekijkt zaken op een afstand en in een ruime context. Neemt afstand van de dagelijkse praktijk. Concentreert zich op hoofdlijnen en langetermijnbeleid. Getuigt van visie en strategisch inzicht. Draagt bij tot het formuleren van een strategie, door mee doelen en richting te bepalen. Heeft een goed beeld van de impact van evoluties op de bedrijfsvoering. Kan bij het formuleren en uitvoeren van de strategie een voortrekkersrol opnemen.

6 IV. Communicatievaardige competenties Schriftelijke communicatie Hanteert een schrijftaal die past bij de boodschap en doelgroep. Brengt geschreven boodschappen op een begrijpbare en eenduidige wijze over. Communiceert soepel en efficiënt door gebruik te maken van de bestaande formats (bv. standaardbrieven, verslagen,...). Hanteert doorgaans een heldere en gestructureerde schrijfstijl. Zet ideeën en operationele beslissingen om in bestuurlijke besluiten. Klantgerichtheid Helpt anderen. Richt zijn aandacht op het kennen van en beantwoorden aan de noden van interne en externe klanten. Neemt klachten en problemen ernstig en zoekt naar oplossingen die de verwachtingen overtreffen. Is communicatief en attent voor klantvragen en behoeften. Informeert spontaan naar de prioriteiten en verwachtingen van de klant. Is klantgericht, waakt er over dat afspraken stipt worden nagekomen en onderneemt actie bij afwijking. Gaat constructief om met eventuele problemen. V. Taakgerichte competenties Initiatief Stelt of onderneemt uit eigen beweging acties en ziet opportuniteiten. Neemt zelfstandig initiatief binnen de eigen functie om een vlotte voortgang te garanderen. Gaat vlot in op opportuniteiten en zoekt spontaan oplossingen om het uitvoeren van het eigen takenpakket te verbeteren. Kan op eigen vermogen kordaat en doeltreffend situaties gericht aanpakken. Veranderingsbereidheid Stelt zich open voor verandering en zoekt actief nieuwe denkkaders op. Verbetert het eigen functioneren en de werking van het team voortdurend door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Onderzoekt actief de nood aan verandering. Stelt zelf verandering voor. Heeft snel inzicht in wat veranderd moet/kan worden. Werkt actief mee in het realiseren van vernieuwing.

7 Bewaakt de balans tussen stabiliteit en verandering. VI. Zelfsturende competenties Loyauteit Voelt zich verbonden met Brandweerzone Rand, komt op voor en verdedigt de organisatiebelangen bij anderen. Hierbij wordt het gedrag afgestemd op de noden, prioriteiten en objectieven van de organisatie. Integriteit Toont zich loyaal en respecteert openlijk de doelen, visie en waarden van Brandweerzone Rand. Begrijpt en handelt in lijn met de cultuur, waarden en werkwijzen van de organisatie. Toont engagement en betrokkenheid bij Brandweerzone Rand. Weerhoudt zich er van om openlijk kritiek te uiten. Handelen vanuit de codes van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, zoals betrouwbaarheid, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie. Handelt consequent in lijn met de gangbare waarden en normen. Stemt spontaan het eigen gedrag af op de maatstaven van de ruimere omgeving. Neemt de verantwoordelijkheid voor de gevolgen van het eigen handelen. Durft zich ook in conflicten of bij weerstand open en eerlijk te uiten.