De administrateur-generaal

Transcriptie

1 Trierstraat 70 B-1000 Brussel De administrateur-generaal Afzender RKW Trierstraat 70 B-1000 Brussel datum uw ref. contact Vincentia Michiels Johan Buyck attachés telefoon Betreft: Bewarings- en archiveringstermijn voor de gegevens in het Kadaster van de kinderbijslag Met CO 1380 van 23 december 2009 zijn de regels voor de archivering en de vernietiging van oude gegevens geactualiseerd en zijn de bewaringstermijnen bepaald voor de gegevens van gezinsbijslagdossiers, ongeacht de drager waarop ze zich bevinden. De gegevens in het Kadaster van de kinderbijslag moeten consulteerbaar blijven in het Kadaster tijdens de bewaringstermijn, namelijk 5 of 7 jaar naargelang van het type dossier. Zodra de bewaringstermijn afgelopen is, moeten de kinderbijslaginstellingen de dossiers van het Kadaster archiveren. De Rijksdienst heeft speciaal daarvoor een database gecreëerd waarin uitsluitend gearchiveerde dossiers uit het Kadaster opgeslagen zullen worden. In deze technische dienstbrief wordt de werkmethode voor de archivering van de dossiers van het Kadaster van de kinderbijslag gedetailleerd beschreven. Alle kinderbijslaginstellingen zijn verplicht de regels voor de archivering te volgen en de archivering van hun in het Kadaster afgesloten dossiers te vragen na afloop van de bewaringstermijn, telkens als dat voor een dossier het geval is en minstens één keer per jaar. Met kinderbijslaginstellingen zijn de privé-kinderbijslagfondsen, de overheidsinstellingen en de Rijksdienst zelf bedoeld. Alle kinderbijslaginstellingen moeten hun afgesloten dossiers in hun interne database archiveren zodra ze van de Rijksdienst het ontvangstbericht met de vermelding OK ontvangen hebben, zodat het Kadaster een weerspiegeling is van de interne databases van de kinderbijslaginstellingen. De privé-kinderbijslagfondsen die de archivering van hun dossiers in het Kadaster vragen en daarvan een ontvangstbericht ontvangen met de vermelding OK, moeten de gegevens van hun dossiers vernietigen, ongeacht op welke drager ze zich bevinden.

2 pagina 2 De privé-kinderbijslagfondsen wordt aangeraden voor de vernietiging van hun gegevens alleen een beroep te doen op een gespecialiseerd bedrijf dat de nodige garanties biedt inzake discretie. De kinderbijslaginstellingen van de overheid 1 mogen daarentegen hun gegevens niet vernietigen na 5/7 jaar. Zij moeten hun in het Kadaster gearchiveerde dossiers zelf bewaren, op een andere plaats dan in hun interne database 2 die dienst doet als hun dagelijks werkinstrument voor de kinderbijslag. De gearchiveerde, in het Kadaster afgesloten dossiers moeten, afgezien van vrijstellingen, 30 jaar lang bewaard worden alvorens ze gedeponeerd worden in het Rijksarchief. De Rijksdienst heeft een database Archief ontwikkeld, speciaal voor de archivering. De afgesloten dossiers worden erin gearchiveerd via elektronische berichten. Dossiers worden gearchiveerd op initiatief en onder de verantwoordelijkheid van de kinderbijslaginstelling. De kinderbijslaginstelling kent namelijk de begindatum van de bewaringstermijn. Zij weet of en wanneer de verjaring gestuit is. Om de kinderbijslaginstellingen in de mogelijkheid te stellen de archivering van hun dossiers in het Kadaster te vragen, heeft de Rijksdienst het nieuwe elektronische bericht C010 ontwikkeld voor afgesloten dossiers in het Kadaster. Dat bericht is in productie sinds 15 maart Voor dossiers die gearchiveerd moeten worden als fondsen fusioneren en bij overnames ontwikkelt de Rijksdienst het nieuwe elektronische bericht C011. U wordt hierover geïnformeerd zodra dit bericht voor de kinderbijslaginstellingen beschikbaar is. I. NIEUW ELEKTRONISCH BERICHT C010 VOOR DE AFGESLOTEN DOSSIERS IN HET KADASTER De Rijksdienst heeft het bericht C010 ontwikkeld waarmee de kinderbijslaginstellingen vanaf 15 maart 2011 de archivering van hun in het Kadaster afgesloten dossiers kunnen vragen in de database Archief. Het is de bedoeling dat de kinderbijslaginstellingen de archivering van hun afgesloten dossiers vragen telkens naarmate ze afgesloten worden en minstens een keer per jaar. In de database 'Archief' worden de afgesloten dossiers opgeslagen die naargelang het type dossier 5 of 7 jaar in het Kadaster bewaard zijn. De kinderbijslaginstellingen kunnen dus niet vragen dat open dossiers of oude gegevens van open dossiers gearchiveerd worden. 1 Dat zijn alle kinderbijslaginstellingen met nummer 80 of hoger. Deze nummers maken deel uit van de lijst van de kinderbijslagfondsen die beschikbaar is op de website van de Rijksdienst 2 Op een andere plaats omdat het Kadaster de interne database van de instelling moet weerspiegelen. Deze database is immers hun dagelijks werkinstrument voor de kinderbijslag.

3 pagina 3 Met in het Kadaster afgesloten dossiers worden de dossiers bedoeld waarin voor alle betaalperiodes en alle integratieperiodes een einddatum ingevuld is die voorbij is. Als de einddatum van de integratie van de rechthebbende ingevuld is, moeten de einddata van de integratie van alle andere actoren in het dossier ingevuld zijn en al die einddata moeten uiterlijk samenvallen met die voor de rechthebbende. Die verplichting is een gevolg van het proportionaliteitsprincipe dat voor de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid geldt: alleen informatie die strikt noodzakelijk is voor het beheer en de behandeling van het dossier mag meegedeeld worden. Een vraag om archivering van een niet afgesloten dossier, dus waarvoor nog minstens één integratie- of betaalperiode openstaat in het Kadaster, wordt niet aanvaard. Voor dossiers waarvoor betaald wordt, waarvoor ten onrechte betaald kinderbijslag teruggevorderd wordt, die in onderzoek zijn en waarvoor het de vraag is of betaald zal worden, moet minstens de integratieperiode van de rechthebbende open blijven. Die dossiers moeten dus in het Kadaster blijven en worden als open dossiers beschouwd. A. Afgesloten dossiers van aanvragen om kinderbijslag waarvoor geen gezinsbijslag betaald is Het gaat om in het Kadaster afgesloten dossiers waarin voor alle integratieperiodes een einddatum ingevuld is en waarvoor geen enkele betaalperiode en geen betaling van kraamgeld of van een adoptiepremie in het Kadaster geregistreerd is, ongeacht het statuut in het Kadaster (A-actief, H- historiek of D-delete). De kinderbijslaginstelling deelt het stamnummer mee van het in het Kadaster afgesloten dossier dat gearchiveerd moet worden. Zij ontvangt een ontvangstbewijs met de vermelding OK, wat betekent dat het complete dossier dat beantwoordt aan het meegedeelde stamnummer, gearchiveerd is in de database 'Archief', ofwel een ontvangstbericht met de vermelding NOK, wat betekent dat de vraag om archivering van het kinderbijslaginstelling onterecht is. De Rijksdienst heeft voor de kinderbijslaginstellingen een instrument ontwikkeld dat ervoor zorgt dat op het ontvangstbewijs met de vermelding NOK dat naar de instelling gestuurd wordt automatisch de einddatum van de bewaringstermijn wordt vermeld. Dit betekent dat alle pogingen tot archivering tot deze datum een ontvangstbewijs met de vermelding NOK zullen genereren. Een vraag om archivering van een niet afgesloten dossier, dus waarvoor nog minstens één integratieperiode openstaat, wordt niet aanvaard.

4 pagina 4 Dossiers van aanvragen waarvoor geen gezinsbijslag betaald is, moeten, voor zover de verjaring niet onderbroken is, 5 jaar bewaard worden vanaf de laatste dag van het kwartaal waarin de adoptieakte ondertekend is / de aanvraag om kinderbijslag ingediend is / de geboorte plaatsvond. Om de procedures eenvoudig en uniform te houden, moeten de in het Kadaster afgesloten dossiers waarin voor alle integratieperiodes een einddatum ingevuld is en waarvoor in het Kadaster geen enkele betaalperiode en geen betaling van kraamgeld of van een adoptiepremie geregistreerd is, ongeacht het statuut in het Kadaster (A-actief, H-historiek of D-delete), 63 maanden bewaard worden in het Kadaster vanaf de recentste datum van alle wijzigingsdata en einddata integratie (ongeacht het statuut in het Kadaster, A-actief, H-historiek of D-delete). De integratieperiodes (begin- en einddatum) van de bijslagtrekkenden, rechtgevende kinderen en derden moeten binnen de integratieperiode (begin- en einddatum) van de rechthebbende vallen. Een kinderbijslaginstelling die een ontvangstbewijs met vermelding NOK ontvangt, krijgt automatisch de einddatum van de bewaringstermijn. Dit betekent dat alle pogingen tot archivering tot deze datum een ontvangstbewijs met de vermelding NOK zullen genereren. De privé-kinderbijslagfondsen die de archivering van hun dossiers in het Kadaster vragen en daarvan een ontvangstbericht ontvangen met de vermelding OK, moeten de gegevens van hun dossiers vernietigen, ongeacht op welke drager ze zich bevinden. De kinderbijslaginstellingen van de overheidssector 3 die de archivering van hun dossiers in het Kadaster vragen en een ontvangstbewijs met de vermelding OK ontvangen, moeten hun gearchiveerde dossiers op een andere plaats bewaren dan in hun interne databases 4 die dienen als hun dagelijkse werkinstrumenten voor de kinderbijslag. Een te vroege aanvraag om archivering wordt niet aanvaard. De kinderbijslaginstelling moet de foutcodes verwerken die zij via de ontvangstberichten met de vermelding NOK toegestuurd krijgt. 3 Dat zijn alle kinderbijslaginstellingen met nummer 80 of hoger. Deze nummers maken deel uit van de lijst van de kinderbijslagfondsen die beschikbaar is op de website van de Rijksdienst 4 Op een andere plaats omdat het Kadaster de interne database van de instelling moet weerspiegelen. Deze database is immers hun dagelijks werkinstrument voor de kinderbijslag.

5 pagina 5 Voorbeeld In een dossier vermeldt de kinderbijslaginstelling per vergissing dat ze kinderbijslag betaald heeft voor januari In augustus 2005 schrapt de kinderbijslaginstelling de betaalperiode in het Kadaster en voert 30 september 2005 in als einddatum van de integratie van alle actoren van het dossier in het Kadaster. Op 1 januari 2011 vraagt de instelling de archivering van het dossier in het Kadaster. Er zal een ontvangstbericht met de vermelding NOK gestuurd worden met als reden dat de vraag om archivering geen betrekking heeft op een afgesloten dossier waarin de aanvraag geen betalingen voor gevolg heeft gehad. Er is namelijk in het Kadaster een betaling geregistreerd met het statuut D-delete. In het ontvangstbericht met de vermelding NOK zal de einddatum van de bewaringstermijn worden meegedeeld, in dit voorbeeld 30 september De kinderbijslaginstelling dient dus te wachten tot 1 oktober 2013 om opnieuw een aanvraag tot archivering en een nieuw bericht C010 te versturen. B. Afgesloten dossiers van aanvragen om gezinsbijslag waarvoor minstens één keer betaald is en waarvoor niet meer betaald moet worden Afgesloten dossiers waarvoor minstens één keer kinderbijslag, kraamgeld of een adoptiepremie betaald is, moeten 7 jaar bewaard blijven in het Kadaster vanaf 31 december van het jaar waarin de rekeningen naar het Rekenhof gestuurd zijn, wetende dat de rekeningen tegen 30 juni van het jaar na het dienstjaar naar het Rekenhof gestuurd moeten worden. De rekeningen worden door de Rijksdienst naar het Rekenhof gestuurd via de voogdijminister. Omdat het Rekenhof inzage kan vragen van de dossiers tijdens de controleperiode, moeten de kinderbijslagfondsen ze bewaren gedurende die controleperiode van het Rekenhof. De bewaringstermijn van 7 jaar moet berekend worden onverminderd de bepalingen van de handleiding van de Rijksdienst voor de boekhouding en de jaarrekeningen van de kinderbijslagfondsen. Boekhoudkundig gezien begint een dienstjaar op 1 januari van een bepaald jaar en eindigt het op 31 december van datzelfde jaar. De rekeningen van een dienstjaar zijn die in verband met de rechten waarvoor alle voorwaarden vervuld zijn in diezelfde periode (handboek, hoofdstuk I, schulden op een jaar of meer/23, p. 52). Alle in een dienstjaar uitgeoefende rechten die betaalbaar gesteld zijn in januari van het volgende dienstjaar, zijn dus opgenomen in de eindbalans van het dienstjaar. 5 Die datum wordt verkregen door 96 maanden bij te tellen vanaf de recentste datum van alle wijzigingsdata en einddata integratie (cf. punt B hierna).

6 pagina 6 Voorbeeld 1 Er wordt voor het laatst kinderbijslag betaald op 10 januari 2010 (kinderbijslag van december 2009). Die betaling behoort tot de rekeningen van 2009, die naar het Rekenhof gestuurd moeten worden tegen 30 juni Voorbeeld 2 Er wordt voor het laatst kinderbijslag betaald op 10 februari 2010 (kinderbijslag van januari 2010) omdat het nog studerende rechtgevende kind 25 jaar wordt. Die betaling behoort tot de rekeningen van 2010, die naar het Rekenhof gestuurd moeten worden tegen 30 juni Voorbeeld 3 Er wordt voor het laatst kinderbijslag betaald op 10 december 2010 (kinderbijslag van november 2010). Die betaling behoort tot de rekeningen van 2010, die naar het Rekenhof gestuurd worden tegen 30 juni De kinderbijslaginstelling deelt het stamnummer mee van het te archiveren afgesloten dossier in het Kadaster. Ze ontvangt een ontvangstbericht met de vermelding OK, wat betekent dat het volledige dossier dat beantwoordt aan het meegedeelde stamnummer, gearchiveerd is in de database 'Archief' of een ontvangstbericht met de vermelding NOK wat betekent dat de vraag om archivering van het kinderbijslaginstelling onterecht is. De Rijksdienst heeft voor de kinderbijslaginstellingen een instrument ontwikkeld dat ervoor zorgt dat op het ontvangstbewijs met de vermelding NOK dat naar de instelling gestuurd wordt automatisch de einddatum van de bewaringstermijn wordt vermeld. Dit betekent dat alle pogingen tot archivering tot deze datum een ontvangstbewijs met de vermelding NOK zullen genereren. Een aanvraag om archivering van een niet afgesloten dossier, waarvoor dus nog minstens één betaalperiode of één integratieperiode openstaat, wordt niet aanvaard. Alle betaalperiodes (begin- en einddata) voor bijslagtrekkenden en rechtgevende kinderen moeten begrepen zijn in de integratieperiodes (begin- en einddata) van die actoren en de integratieperiodes (begin- en einddata) van de bijslagtrekkenden, rechtgevende kinderen en derden moeten begrepen zijn in de integratieperiodes (begin- en einddata) van de rechthebbende. Om de procedures eenvoudig en uniform te houden, moeten de in het Kadaster afgesloten dossiers waarin voor alle integratieperiodes een einddatum ingevuld is en waarvoor in het Kadaster één of meerdere betaalperiodes, betalingen van kraamgeld of van een adoptiepremie geregistreerd zijn, ongeacht het statuut in het Kadaster (A-actief, H-historiek of D-delete), 96 maanden bewaard

7 pagina 7 worden in het Kadaster vanaf de recentste datum van alle wijzigingsdata en einddata integratie (ongeacht het statuut in het Kadaster, A-actief, H-historiek of D-delete). Een kinderbijslaginstelling die een ontvangstbewijs met vermelding NOK ontvangt, krijgt automatisch de einddatum van de bewaringstermijn. Dit betekent dat alle pogingen tot archivering tot deze datum een ontvangstbewijs met de vermelding NOK zullen genereren. De privé-kinderbijslagfondsen die de archivering van hun dossiers in het Kadaster vragen en daarvan een ontvangstbericht ontvangen met de vermelding OK, moeten de gegevens van hun dossiers vernietigen, ongeacht op welke drager ze zich bevinden. De kinderbijslaginstellingen van de overheidssector 6 die de archivering van hun dossiers in het Kadaster vragen en een ontvangstbewijs met de vermelding OK ontvangen, moeten hun gearchiveerde dossiers op een andere plaats bewaren dan in hun interne databases 7 die dienen als hun dagelijkse werkinstrumenten voor de kinderbijslag. Een te vroege aanvraag om archivering wordt niet aanvaard. De kinderbijslaginstelling moet de foutcodes verwerken die ze via de ontvangstberichten met de vermelding NOK toegestuurd krijgt. Voorbeeld 1 Volgens de kinderbijslaginstelling is in een dossier kraamgeld betaald in februari Op 30 maart 2003 voert de kinderbijslaginstelling voor alle actoren van dat dossier in het Kadaster 31 maart 2003 in als einddatum van de integratie. Op 30 maart 2011 vraagt de instelling het dossier in het Kadaster te archiveren. Deze aanvraag is te vroeg waardoor er een ontvangstbericht met de vermelding NOK verstuurd wordt met als einddatum van de bewaringstermijn 31 maart De kinderbijslaginstelling moet dus tot 1 april 2011 wachten om opnieuw de archivering te vragen en een nieuw bericht C010 voor dit dossier te sturen. Voorbeeld 2 Volgens de kinderbijslaginstelling is in een dossier betaald tot 30 maart 2005 maar is vergeten het dossier af te sluiten. Op 1 februari 2006 sluit de kinderbijslaginstelling het dossier af en wordt 30 september 2005 ingevoerd als einddatum van de integratie. In het Kadaster is als einddatum van de 6 Dat zijn alle kinderbijslaginstellingen met nummer 80 of hoger. Deze nummers maken deel uit van de lijst van de kinderbijslagfondsen die beschikbaar is op de website van de Rijksdienst 7 Op een andere plaats omdat het Kadaster de interne database van de instelling moet weerspiegelen. Deze database is immers hun dagelijks werkinstrument voor de kinderbijslag. 8 Die datum wordt verkregen door 96 maanden bij te tellen vanaf de recentste van alle wijzigingsdata en integratiedata.

8 pagina 8 integratie 30 september 2005 zichtbaar 9. De kinderbijslaginstelling vraagt de archivering van het dossier op 31 december Ze ontvangt een ontvangstbericht met de vermelding NOK omdat de archivering te vroeg gevraagd is. De einddatum van de bewaringstermijn is 1 februari De kinderbijslaginstelling moet dus tot 2 februari 2014 wachten om opnieuw de archivering te vragen en een nieuw bericht C010 voor dit dossier te sturen. Voorbeeld 3 Volgens de kinderbijslaginstelling is in een dossier betaald tot 30 september 2007 en is het dossier afgesloten op 31 december 2007 terwijl nog een terugvordering bezig was 11. Na de recuperatie op 31 december 2010 van de kinderbijslag die ten onrechte betaald was tussen 1 oktober 2004 en 31 december 2007 wijzigt de kinderbijslaginstelling op 15 januari 2011 de einddatum van de betaling (30 september 2004 in plaats van 30 september 2007) en van de integratie (31 december 2004 in plaats van 31 december 2007). Als einddatum van de betaling en van de integratie toont het Kadaster respectievelijk 30 september 2004 en 31 december De kinderbijslaginstelling vraagt de archivering van het dossier op 31 december Ze ontvangt een ontvangstbericht met de vermelding NOK omdat de archivering te vroeg gevraagd is. De einddatum van de bewaringstermijn is 15 januari De kinderbijslaginstelling moet dus tot 16 januari 2019 wachten om opnieuw de archivering te vragen en een nieuw bericht C010 voor dit dossier te sturen. Opmerking: in dit voorbeeld mocht de kinderbijslaginstelling het dossier niet afsluiten op 31 december 2007 maar pas op 31 december Om in het Kadaster een afgesloten dossier te archiveren met verschillende aanvragen om gezinsbijslag waarvan sommige wel geleid hebben tot minstens één betaling maar waarvoor niet meer betaald wordt, en de andere niet geleid hebben tot betaling, moet het ganse afgesloten dossier gearchiveerd worden volgens de regels voor afgesloten dossiers waarvoor minstens één betaling geregistreerd is in het Kadaster. 9 Er dient evenwel te worden opgemerkt dat dit voorbeeld niet meer mogelijk zal zijn vanaf de toepassing van de nieuwe Businessrules. De Businessrules verfijnen de instructies van de Handleiding van het Kadaster van de Kinderbijslag (omzendbrief II/B/997/52/BI van 7 april 2003). 10 Die datum wordt verkregen door 96 maanden bij te tellen vanaf de recentste van alle wijzigingsdata en einddata van integratie. 11 Het gaat hier dus om een vergissing van de instelling want terwijl teruggevorderd wordt mag de kinderbijslaginstelling het dossier in het Kadaster niet afsluiten. Het Rekenhof controleert namelijk alle financiële bewegingen in een dossier, ook de terugvordering van ten onrechte betaalde bijslag. 12 Er dient evenwel te worden opgemerkt dat dit voorbeeld niet meer mogelijk zal zijn vanaf de toepassing van de nieuwe Businessrules. De Businessrules verfijnen de instructies van de Handleiding van het Kadaster van de Kinderbijslag (omzendbrief II/B/997/52/BI van 7 april 2003). 13 Die datum wordt verkregen door 96 maanden bij te tellen vanaf de recentste van alle wijzigingsdata en einddata van integratie.

9 pagina 9 C. Hergebruik van de stamnummers van gearchiveerde dossiers De stamnummers van gearchiveerde dossiers kunnen door de instelling opnieuw gebruikt worden na verloop van 3 maanden vanaf de datum waarop de instelling het ontvangstbewijs met de vermelding OK ontvangt van zijn aanvraag om archivering van het afgesloten dossier. Voorbeeld 1 Een instelling vraagt op 12 augustus 2011 de archivering van stamnummer 4 van rechthebbende W en ontvangt het ontvangstbewijs van die aanvraag met de vermelding OK op 13 augustus De instelling kan stamnummer 4 hergebruiken voor het dossier van rechthebbende Z vanaf 13 november Voorbeeld 2 Een instelling vraagt op 23 december 2011 de archivering van stamnummer 8 van rechthebbende X en ontvangt het ontvangstbewijs van die aanvraag met de vermelding OK op 24 december De instelling kan stamnummer 8 hergebruiken voor het dossier van dezelfde rechthebbende X vanaf 24 maart D. Technische functionaliteiten De kinderbijslaginstelling deelt met een bericht C010 het stamnummer mee van het afgesloten dossier dat gearchiveerd moet worden. De Rijksdienst deelt de kinderbijslaginstelling de ontvangst van zijn archiveringsaanvraag mee met het ontvangstbewijs. Daarop staat de vermelding OK voor verwerkte aanvragen om archivering en NOK voor aanvragen die verkeerdelijk zijn voorgelegd door de kinderbijslaginstelling. De Rijksdienst archiveert het complete dossier waarvoor op het ontvangstbericht de vermelding OK staat in de database 'Archief', die speciaal voor de archivering opgebouwd is. Zodra het dossier in de database 'Archief' gearchiveerd is, kan de kinderbijslaginstelling niet vragen dat het opnieuw geactiveerd wordt. Voorbeeld Een kinderbijslaginstelling creëert een dossier in het Kadaster en integreert de actoren vanaf 1 januari Op 15 juni 2006 sluit de kinderbijslaginstelling alle integratieperiodes van alle actoren met als einddatum 30 juni Er gebeurt geen enkele betaling voor dat dossier. Op 1 oktober 2011 vraagt de kinderbijslaginstelling de archivering van het dossier in het Kadaster. De instelling ontvangt op 1 oktober 2011 een ontvangstbericht met de vermelding OK en het dossier wordt

10 pagina 10 gearchiveerd in de database Archief. Na ontvangst van dat ontvangstbericht met de vermelding OK realiseert de instelling zich dat de verjaring gestuit is op 1 januari 2011 en dat het dossier niet gearchiveerd had mogen worden. Alleen de kinderbijslaginstelling is verantwoordelijk voor de aanvraag om archivering en een in het Kadaster gearchiveerd dossier kan niet opnieuw geactiveerd worden. De database Archief kan niet door de kinderbijslaginstellingen geconsulteerd worden. Een technische beschrijving van het bericht C010 is beschikbaar en kan geraadpleegd worden op de website van de RKW: (klik achtereenvolgens op Info voor de overheidssector en de professionele gebruiker, Professionele gebruiker, Technische Documentatie, Beschrijving berichten Kadaster links op het scherm en tenslotte code C010). II. DOSSIERS VAN DE OPGESLORPTE INSTELLING BIJ FUSIE VAN KINDERBIJSLAG- INSTELLINGEN EN DOSSIERS VAN OVERHEIDSINSTELLINGEN DIE DE RIJKSDIENST OVERGENOMEN HEEFT A. Fusie van kinderbijslaginstellingen Als kinderbijslaginstellingen fusioneren houdt de opgeslorpte instelling vanaf de ontbindingsdatum op te bestaan. Vanaf dan kan deze instelling geen aanvragen tot archivering meer versturen. Voor alle fusies die plaatsvinden na 1 augustus 2011 zal de Rijksdienst de kinderbijslaginstellingen die opgeslorpt worden een elektronisch bericht C011 ter beschikking stellen. U wordt verwittigd zodra het elektronisch bericht C011 beschikbaar is. B. Overname van een overheidsinstelling door de Rijksdienst Voor de overname van overheidsinstellingen die plaatsvinden na 1 augustus 2011 zal de Rijksdienst een elektronisch bericht C011 ter beschikking stellen van de overheidsinstellingen. U wordt verwittigd zodra het elektronisch bericht C011 beschikbaar is.

11 pagina 11 III. AANVULLENDE INFORMATIE A. Openstaande dossiers Het betreft niet afgesloten 14 dossiers waarvoor betaald wordt, waarvoor teruggevorderd wordt en die in onderzoek zijn en waarvoor het nog niet zeker is of nog betaald zal worden. Oude gegevens van in het Kadaster openstaande dossiers kunnen niet gearchiveerd worden los van het dossier waartoe ze behoren. Een kinderbijslaginstelling kan dus niet vragen dat bepaalde oude gegevens van dossiers die nog openstaan in het Kadaster, gearchiveerd worden. Voor de openstaande dossiers is de Rijksdienst van oordeel dat de gegevens die ze bevatten nog altijd dienstig zijn in het kader van de sociale zekerheid zolang het dossier niet volledig afgesloten is. B. Boekhoudkundige documenten Boekhoudkundige documenten zijn alle stukken die de juistheid en de legitimiteit van financiële verrichtingen 15 staven. De dossiers van rechthebbenden en de machtigingen tot betaling moeten gelijkgesteld worden met boekhoudkundige documenten. Om de procedures eenvoudig en uniform te houden moeten die documenten, omdat ze door het Rekenhof gecontroleerd kunnen worden, over dezelfde termijn van 96 maanden bewaard worden vanaf de datum waarop het document opgemaakt is. Voor afschrijvingen over een langere periode 16 moeten de documenten in principe bewaard worden gedurende de hele afschrijvingstermijn en tot ze niet meer gecontroleerd worden. Voor de afschrijvingen van aankopen is de voorgeschreven bewaringstermijn een minimumtermijn, wat betekent dat de kinderbijslaginstellingen de bewijsstukken van die aankopen langer kunnen bewaren dan die minimumtermijn. De kinderbijslaginstellingen zijn dus niet verplicht die gegevens na 96 maanden te vernietigen. Het wordt de kinderbijslagfondsen zelfs aangeraden de bewijsstukken van hun afschrijfbare aankopen te bewaren. 14 Een afgesloten dossier is een dossier waarin alle betaalperiodes en alle integratieperiode zijn ingevuld met een einddatum. 15 Voorbeelden van boekhoudkundige documenten: het grootboek, het dagboek, het kasdagboek, het factuurboek, de fiscale aangiften van sociaal verzekerden in het kader van het recht op schaal 42bis, enz. 16 Voorbeeld: afschrijvingen van een onroerend goed.

12 pagina 12 C. Kinderbijslaginstellingen met nummer 80 of hoger Alle kinderbijslaginstellingen met nummer of hoger vallen onder de toepassing van de wet op het Rijksarchief, die bepaalt dat documenten van meer dan 30 jaar oud die door overheidsinstellingen bewaard worden, gedeponeerd moeten worden in het Rijksarchief 18, behoudens vrijstellingen. Al die kinderbijslaginstellingen met nummer 80 of hoger moeten dus, behoudens vrijstelling, hun afgesloten kinderbijslagdossiers 30 jaar lang bewaren alvorens ze over te dragen aan het Rijksarchief, in overeenstemming met de wet 19. Documenten van minder dan 30 jaar oud die niet langer administratief nuttig zijn, kunnen in het Rijksarchief gedeponeerd worden op vraag van de overheidsinstelling die ze in bezit heeft. De Rijksdienst moet dus de in het Kadaster gearchiveerde dossiers minstens 30 jaar bewaren in de database 'Archief' alvorens ze over te dragen aan het Rijksarchief. IV. AANBEVELINGEN Als een dossier van een rechthebbende persoonlijke documenten bevat (militair zakboekje, loonboekje, fiscale aangiften, enz.) die gediend hebben als bewijsstuk, wordt de kinderbijslaginstellingen aangeraden die documenten onmiddellijk aan de persoon in kwestie terug te bezorgen als dat mogelijk is, een kopie te bewaren. Deze kopie heeft dezelfde bewaringstermijn als het dossier waarvan het deel uitmaakt. V. SANCTIES Artikel 4 van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt dat persoonsgegevens ( ) 5 in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren, niet langer [dienen] te worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verkregen of verder worden verwerkt, noodzakelijk is (...). 17 Een lijst van de kinderbijslagfondsen is beschikbaar op de website van de Rijksdienst 18 De wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen heeft de termijn van 100 jaar op 30 jaar gebracht. De duur van de overgangsperiode en de voorwaarden voor de gespreide neerlegging van documenten ouder dan 30 jaar zullen bij koninklijk besluit bepaald worden. 19 Archiefwet van 24 juni 1955, gewijzigd door de wet van 6 mei 2009 houdende diverse bepalingen door het koninklijk besluit van 12 december 1957 betreffende de uitvoering van de archiefwet van 24 juni 1955 en decreet van 6 december 2001 betreffende de overheidsarchieven.

13 pagina 13 Als die verplichting niet nageleefd wordt, voorziet artikel 39 van de wet van 8 december 1992 voor de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking in een sanctie bestaande in een boete van 100 tot frank. De Rechtbank kan bevelen dat het vonnis van de veroordeling geheel of bij wijze van uittreksels gepubliceerd wordt in één of meer kranten, op de voorwaarden die hij bepaalt en op kosten van de veroordeelde. Hij kan de materiële dragers van de persoonsgegevens die het voorwerp zijn van de inbreuk in beslag nemen en de persoon in kwestie verbieden om zelf of via een tussenpersoon en voor maximaal 2 jaar persoonsgegevens te verwerken, of straffe van opsluiting. Recidive wordt eveneens bestraft met 3 maanden tot 2 jaar opsluiting en/of een boete van 100 tot frank. De verantwoordelijke van de gegevensverwerking is burgerlijk aansprakelijk voor de betaling van de boetes waartoe zijn aangestelde of mandataris veroordeeld is. VI. PRAKTISCHE MODALITEITEN Het elektronische bericht C010 is in productie sinds 15 maart U zal worden geïnformeerd zodra het elektronische bericht C011 in productie wordt genomen. Zoals altijd kunt u voor technische vragen en voor de melding van anomalieën of fouten terecht bij de dienst Monitoring van het departement Controle. Telefoon: (Nl) of (Fr) Fax: monitoringnl@rkw-onafts.fgov.be (Nl) monitoringfr@rkw-onafts.fgov.be (Fr) Met dank voor uw medewerking, namens de administrateur-generaal, Anne Ottevaere adjunct-administrateur-generaal