Het DBC-proces kent belangrijke processtappen:

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Het DBC-proces... 2 DBC en PlanCare Dossier... 3 Inrichten Activiteiten- en verrichtingenlijst... 4 Invoeren DBC Kostprijzen en verrekenpercentage... 5 Uurtarief/Kostprijs verblijfsdag en verrekenpercentage... 5 DBC-registratie binnen PlanCare Dossier... 6 Registreren DBC... 6 Zorgtraject datum/dbc datum... 7 Rechten (hoofd)behandelaar... 7 Proces op hoofdlijnen... 8 DBC-registratie stap voor stap... 9 Stap 1 Openen van een DBC Algemene gegevens... 9 Rol (hoofd)behandelaar Zorgtype Diagnose Stap 2 Activiteiten koppelen aan een geopende DBC en productie a. Verblijfsdagen b. Dagdelen c. Tijdverantwoording Tabblad Behandelacties Productgroepbepaling Productie buiten de DBC-periode Validatie Vrijgeven van de gegevens Aanmaken vervolgdbc DBC-facturatie De DBC-facturatie binnen PlanCare Dossier Inrichting vooraf aanwijzen netwerkschijf voor facturatiemodule De DBC-facturatie tabbladen Het aanmaken en verzenden van DBC-facturen Stap 1 Extra controle op gevalideerde DBC s en productgroepbepaling Stap 2 Selectie van DBC s t.b.v. facturatie en aanmaken factuurrun Stap 3 Controle van de verzekeringsgegevens (COV) Stap 4 Aanmaken en verzenden van facturen Stap 5 Retourberichten Corrigeren DBC en opnieuw indienen - Tabblad (Afgekeurde) regels Crediteren van DBC s Rapporten t.b.v. facturatie PlanCare Dossier V Pagina 1 van 34

2 Het DBC-proces Het DBC-proces kent belangrijke processtappen: Registratie - vastlegging van de cliëntgegevens, DBC-informatie en dienstverlening; Validatie - controleren van de vastgelegde informatie aan de eisen van het landelijke registratie- en validatiemodel. Voldoet de DBC aan alle richtlijnen? DIS-aanlevering - maandelijkse aanlevering van gesloten en gevalideerde DBC s aan het landelijk DBC-informatiesysteem volgens landelijke exportstandaard; Facturatie - indienen van gesloten en gevalideerde DBC s aan de zorgverzekeraars via elektronisch berichtenverkeer (volgens de Vektisstandaard GZ311) en verwerking van retourinformatie (Vektisstandaard GZ312); Verwerking van facturen en retourberichten naar de financiële administratie. Uitgangspunt voor de inhoudelijke registratie is het landelijke registratie- en validatiemodel DBC GGZ en de op basis daarvan beschreven spelregels. Deze documenten zijn te downloaden van PlanCare Dossier V Pagina 2 van 34

3 DBC en PlanCare Dossier Binnen PlanCare Dossier is er een module ontwikkeld waarmee de DBCregistratie wordt vastgelegd, de aanlevering aan de DIS wordt uitgevoerd en elektronische facturen worden verzonden naar de zorgverzekeraars. Hieronder is het model voor de DBC-registratie weergegeven. Onder menu optie Export bevindt zich het tabblad DBC-Export waarmee de aanlevering naar de DIS kan worden gedaan en ook DBC-facturatie kan plaatsvinden. De diverse onderdelen worden hierna beschreven. PlanCare Dossier V Pagina 3 van 34

4 Inrichten Activiteiten- en verrichtingenlijst In de naslagtabellen van PlanCare Dossier moeten de activiteiten worden geselecteerd die van toepassing zijn binnen de organisatie. Dit vindt plaats onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/DBC Activiteiten. De selectie wordt bepaald door de gewenste activiteiten aan te vinken. Het is ook mogelijk een item te selecteren (tekst wordt in een blauwe balk weergegeven) en vervolgens met de pijltjestoets naar beneden te gaan en de gewenste opties met de spatiebalk te selecteren. Door het vakje voor Alleen geselecteerde items tonen aan te klikken worden alleen de geselecteerde activiteiten in een overzicht getoond en kunnen (oude) CTG-codes worden gekoppeld aan een DBC-activiteit. PlanCare Dossier V Pagina 4 van 34

5 Invoeren DBC Kostprijzen en verrekenpercentage Bij de productgroepbepaling wordt bij een DBC met verblijfsdagen rekening gehouden met de kostprijs voor een verblijfsdag. Daarnaast kan het voor de interne bedrijfsvoering nuttig zijn om kostprijzen vast te leggen. Om tot de juiste kostprijsberekening te komen is een model beschikbaar gesteld. Dit document is (waarschijnlijk) beschikbaar via (klik door via: Documenten/DBC-GGZ/Kostprijsmodel). In de naslagtabellen van PlanCare Dossier is het mogelijk kostprijzen te koppelen aan beroepen of DBC-activiteiten. Dit vindt plaats onder menu optie Stamgegevens/Naslagtabellen/DBC Kostprijzen. De kostprijzen van de DBC s worden gekoppeld aan de betrokken medewerkers (tabblad Uurtarief) of aan een activiteit (tabbladen Verblijfsdag en Dagbesteding). Afhankelijk van het tabblad wordt als waarde een Uurtarief of een Verblijf (in)direchte kosten ingevoerd. Uurtarief/Kostprijs verblijfsdag en verrekenpercentage Een uurtarief wordt aangegeven door een Beroep te selecteren en vervolgens het tarief en de geldigheidsduur in te voeren in de onderste helft van het scherm. De waarden worden weergegeven in het verzameloverzicht. Het is dus belangrijk om op het tabblad Verblijfsdagen bij de betreffende activiteit de kostprijs in te voeren en de geldigheidsperiode. Het tabblad Verreken percentage is bedoeld om vast te leggen welk percentage van toepassing is op de DBC-facturen. Dit is alleen van toepassing op instellingen die op dienstverlening leverden die eerst werd bekostigd vanuit de AWBZ en vanaf die datum vanuit de zorgverzekeringswet. Om eventuele financiële gevolgen van deze wijziging in financiering te voorkomen is dan een verrekenpercentage bepaald via een beschikking van de NZa. PlanCare Dossier V Pagina 5 van 34

6 DBC-registratie binnen PlanCare Dossier Een cliënt zal in PlanCare Dossier bekend moeten zijn alvorens de verdere afhandeling van DBC s kan plaatsvinden. Door middel van een of meer mutaties wordt de dienstverlening aan de patiënt gekoppeld. Tevens worden hierbij zowel de startdatum van de zorg als de locatie waarop deze geleverd wordt aangegeven. Vervolgens moet de DBC worden vastgelegd. Dit gebeurt onder de knop DBC op het dossier van de patiënt. Registreren DBC Het vastleggen van de DBC vindt plaats in de module DBC die zich onder een knop op het dossier van de cliënt bevindt. Per patiënt mogen maximaal 3 verschillende DBC s geopend zijn, maar dan moet er wel sprake zijn van verschillende diagnoses en dus verschillende zorgtrajecten. Een DBC is maximaal 365 dagen geldig. Duurt de behandeling na deze periode voort, dan dient een vervolg-dbc te worden geopend. Een DBC mag overigens pas worden gefactureerd nadat deze gesloten en gevalideerd is. Door op de knop DBC te klikken wordt het scherm Diagnose Behandel Combinatie geopend. Drie tabbladen geven de verschillende onderdelen (fasen) van de DBCregistratie weer: 1. Algemene gegevens 2. Diagnose 3. Behandelacties PlanCare Dossier V Pagina 6 van 34

7 Na het openen van een DBC dient de hoofdbehandelaar binnen één maand na het moment van eerste intake/contact de typering conform de typeringslijst te registreren, inclusief de primaire diagnose op As I, dan wel As II van de DSMIV (de primaire reden waarvoor de patiënt in zorg komt). Zorgtraject datum/dbc datum Rechts van de tabbladen zijn permanent de data van een of meer zorgtrajecten en DBC s zichtbaar. Een zorgtraject begint met een initiële DBC en neemt de Aanmelddatum DBC over, dus het allereerste contact met de behandelaar. De DBC is nu gestart. Elke volgende DBC zal een nieuwe startdatum geven. Het werken met een aanmelddatum is optioneel, maar kan gebruikt worden om de doorlooptijd tussen het eerste contact en het werkelijk in behandeling nemen in beeld te brengen. Binnen 30 dagen moet de DBC echt geopend zijn wat de zorg betreft en moet er een primaire diagnose gesteld zijn. Rechten (hoofd)behandelaar Het opstarten van het zorgtraject en de daarbij behorende rechten van het bepalen van het zorgtype en de Definitieve stopdatum DBC en Reden van sluiten behoren volgens de DBC-spelregels tot het alleenrecht van de hoofdbehandelaar, die dit wel mag delegeren. Vanaf het opstarten van een DBC t/m Reden van sluiten kunnen ook rechten worden toegekend aan de gewone behandelaar: DBC Recht Hoofdbehandelaar. Ook het stellen van de primaire diagnose kan gedelegeerd worden; dit is het recht DBC primaire diagnose geworden. Met alleen het recht van de primaire diagnose kan de behandelaar alleen de primaire diagnose vaststellen en niet het zorgtype etc. bepalen. Met alleen het recht hoofdbehandelaar kan de behandelaar dus een zorgtraject etc. initiëren, maar geen primaire diagnose vaststellen. De controle op verplichte velden treedt in werking bij het al dan niet definitief stoppen van de DBC. Een gestopte DBC kan niet worden opgeslagen zonder alle verplichte velden te hebben ingevuld. Ieder niet ingevuld veld wordt apart gemeld bij het opslaan en een niet ingevuld veld blokkeert het opslaan. Deze controle treedt pas in werking bij het stoppen, omdat een aantal velden pas in de loop van de DBC-looptijd ingevuld wordt, waardoor voorkomen wordt dat die waarschuwing iedere keer weer weg geklikt zou moeten worden, voordat de DBC gestopt wordt. Overigens, en ten overvloede, een Definitieve stopdatum DBC en ingevulde (al dan niet definitieve) Reden van sluiten zijn te wissen, zolang er geen vervolg DBC geopend is. PlanCare Dossier V Pagina 7 van 34

8 Proces op hoofdlijnen Het registratieproces begint met het openen van de DBC en de vastlegging van algemene gegevens, zorgtype en diagnose. Het tabblad Behandelacties binnen de DBC-knop hoeft niet te worden ingevuld, maar zal later worden gebruikt voor het tonen van geleverde prestaties. Bij de DBC-registratie wordt met betrekking tot de invoer van gegevens zo veel mogelijk het principe gehanteerd dat niet relevante velden niet worden getoond en dat al aanwezige informatie automatisch wordt opgehaald. Na de vastgelegde DBC volgt - aansluitend bij de reguliere systematiek binnen PlanCare Dossier - de nadere inschrijving van de cliënt op het tabblad Mutaties van de cliënt waar de geopende DBC met de activiteiten via een DBC-formulier aan de mutatie wordt gekoppeld. Binnen PlanCare Dossier wordt bij een verblijfsproject de productie bepaald in dagen op basis van de inschrijvingsdatum op het tabblad Mutaties bij de stamgegevens van de cliënt of via de Aan-/Afwezigheidsregistratie. Bij Onderhoud projecten wordt dit ingesteld. De productie van dagbestedingsactiviteiten wordt vastgelegd via de Aan-/ afwezigheidsregistratie. Belangrijk is dat dagbesteding in DBC-termen wordt geleverd in uren. Hiermee moet rekening worden gehouden bij de inrichting van de legendacodes voor de Aan-/Afwezigheidsregistratie. De urenverantwoording van geleverde activiteiten wordt in uren/minuten vastgelegd in de module DBC Activiteitenregistratie. Door het koppelen van de DBC aan een mutatie, inclusief het daar vastleggen van DBC-activiteiten en het verbinden van de bijbehorende productierealisatie (dus via DBC-activiteitenregistratie, Aan-/Afwezigheid of verblijfsdagenregistratie), wordt totaal inzicht geboden tussen de diagnose en de behandeling. Dit inzicht zal worden getoond op het tabblad Behandel Acties. PlanCare Dossier V Pagina 8 van 34

9 DBC-registratie stap voor stap Stap 1 Openen van een DBC Als eerste dienen de DBC-gegevens, zoals Algemene gegevens, Zorgtype en Diagnose geregistreerd te worden. 1. Algemene gegevens Op het tabblad Algemene gegevens wordt de DBC geopend door de hoofdbehandelaar. Dit gebeurt door op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart te klikken. De datumvelden worden gevuld met de huidige datum. Deze kan eventueel worden aangepast naar de werkelijkheid. Toelichting bij de verschillende invoervelden Veldomschrijving Toelichting Aanmelddatum DBC Standaard wordt de huidige datum gegeven Startdatum DBC Datum van openen DBC (fysieke start) Instelling Wordt automatisch gevuld vanuit de applicatie Instellingstype Wordt automatisch gevuld vanuit de applicatie Hoofdbehandelaar Personeelsleden met rol Hoofdbehandelaar Behandelaar Personeelsleden met rol Behandelaar Circuit Standaard DBC term: - Volwassenen lang/kort - Forensisch - Etc. Verzekeraar Wordt automatisch gevuld vanuit de applicatie Factureren aan Normaal gesproken is dit de verzekeraar Machtiging Als er sprake is van een machtiging van de PlanCare Dossier V Pagina 9 van 34

10 Mutatiedatum Mutatie door Nieuwe cliënt DBC ID Zorgtype Stopdatum DBC Reden sluiten Vrijgeven Externen zorgverzekeraar Geeft de datum weer van degene die het laatst gemuteerd heeft Geeft de naam weer van degene die het laatst gemuteerd heeft Aanvinken Ja/Nee Uniek nummer DBC, wordt automatisch aangemaakt Zorgtype voor initiële of vervolg DBC Wordt ingevuld door behandelaar Wordt ingevuld bij het sluiten van de DBC Scherm blokkeren of blokkade opheffen Functie om externe behandelaars toe te voegen (zie onderstaande beschrijving); de button wordt pas zichtbaar wanneer in de keuzetabel Hoofdbehandelaar op Externen toevoegen of op een externe behandelaar (voorafgegaan door Extern -) wordt geklikt. Het tabblad Algemene gegevens wordt op verschillende manieren ingevuld. PlanCare Dossier vult de gegevens in die binnen het pakket bekend zijn. Externe hoofdbehandelaar Wanneer sprake is van een externe hoofdbehandelaar, dan is het mogelijk dat deze persoon niet als personeelslid is opgenomen in PlanCare Dossier. Het kan wenselijk zijn een externe behandelaar niet aan de tabel personeelsleden toe te voegen. De functie externe behandelaar maakt deze personen aan in een afzonderlijke tabel. Een externe behandelaar wordt aangemaakt door in de keuzetabel Hoofdbehandelaar voor Externen toevoegen te kiezen. Links onder in het scherm verschijnt een button Externen en na deze aangeklikt te hebben verschijnt een invulmogelijkheid. Nadat Naam en Functie zijn ingevuld dient op Opslaan geklikt te worden. Eventueel kunnen meerdere externen worden toegevoegd (klik op Nieuw). Nadat op Opslaan is geklikt worden de gegevens opgeslagen. De Naam komt terug in de keuzetabel, voorafgegaan door Extern -, de Functie wordt getoond boven het veld van de Hoofdbehandelaar. PlanCare Dossier V Pagina 10 van 34

11 De gegevens van een externe behandelaar kunnen worden aangepast door deze te selecteren en op de button Externen te klikken. Na het aanpassen van de gegevens moet op Opslaan worden geklikt om de wijziging(en) door te voeren. Een externe behandelaar kan niet uit de lijst worden verwijderd zolang deze in de DBC van een andere cliënt geselecteerd is. Hiervan wordt een melding gegeven. Rol (hoofd)behandelaar De keuzetabellen Hoofdbehandelaar en Behandelaar op het tabblad Algemene gegevens worden samengesteld op grond van toegekende Mogelijke rollen in het onderhoudsscherm Personeel (Stamgegevens/Personeel/Personeelsleden). De betreffende behandelaren zullen alleen in de bewuste tabel getoond worden wanneer de rollen Behandelaar DBC of Hoofdbehandelaar DBC zijn aangevinkt. In principe zal een medewerker maar één van deze rollen vervullen. Zorgtype Het Zorgtype moet zowel voor een initiële- als voor een vervolg-dbc worden aangegeven. Het veld Initieel is een verplicht in te vullen veld. Een initiële DBC betreft de typering van een nieuw zorgtraject voor een nieuwe patiënt, waarvoor activiteiten en verrichtingen worden geregistreerd. Bij het openen van een initiële DBC selecteert de hoofdbehandelaar het initiële zorgtype dat de meest voorspellende waarde bevat voor het zorgtraject dat hierop zal volgen. In de meeste gevallen zal dit Reguliere zorg zijn. De hoofdbehandelaar selecteert één initieel zorgtype (de aanleiding van de zorg) uit de volgende lijst: Reguliere zorg Eenmalig (spoedeisend) contact/crisisinterventie Acute opname PlanCare Dossier V Pagina 11 van 34

12 Intercollegiaal consult Medebehandeling Second opinion Zorg op basis van tertiaire verwijzing Langdurig periodieke controle (bij overname) Bemoeizorg Rechterlijke machtiging (RM) Inbewaringstelling (IBS) Terbeschikkingstelling (TBS) Terbeschikkingstelling met voorwaarden/voorwaardelijke beëindiging TBS Strafrechterlijke machtiging (art. 37) Hulpverlening uitgevoerd onder Ondertoezichtstelling (OTS) Bij het openen van een vervolg-dbc selecteert de hoofdbehandelaar één vervolgzorgtype, namelijk datgene dat de aanleiding van de zorg het best beschrijft, uit onderstaande lijst. Er moet in dit geval wel eerst een initieel DBC geopend zijn. (Langdurig periodieke) controle Voortgezette behandeling Uitloop Exacerbatie/recidive Bemoeizorg Rechterlijke machtiging (RM) Terbeschikkingstelling (TBS) Strafrechterlijke machtiging (art. 37) Hulpverlening uitgevoerd onder Ondertoezichtstelling (OTS) 2. Diagnose Elke DBC heeft een primaire diagnose. Bovendien moeten op alle 5 de assen gescoord worden. Het is mogelijk per as meerdere keuzes voor een diagnose of classificatie te maken (een dubbele keuze is uitgesloten). De Primaire diagnose mag alleen worden ingevoerd en gewijzigd door de hoofdbehandelaar. Dit betreft de velden boven de horizontale lijn. PlanCare Dossier V Pagina 12 van 34

13 Om een diagnose te selecteren, drukt u op het knopje rechts van de verschillende regels. Hiermee opent u het scherm waarin alle diagnoses van de betreffende as worden getoond. U selecteert de diagnose door dubbel te klikken op de diagnose of door deze te selecteren en daarna te kiezen voor Opslaan. Bij de primaire diagnose geldt een aantal filters. De GGZ tabellen geven aan dat een aantal diagnoses niet selecteerbaar is. Het betreft hier de hoofdrubrieken waaronder de te kiezen diagnoses vallen. Achter de omschrijving van de diagnose wordt aangegeven of een diagnose selecteerbaar is. PlanCare Dossier V Pagina 13 van 34

14 Trekken van Bij diagnose As II is er tevens een beperkte keuze voor trekken van: een afgezwakte diagnose met de bedoeling: een patiënt vertoont kenmerken van (trekken van) de gekozen diagnose. De keuze trekken van: is optioneel. De keuze is alleen beschikbaar voor die diagnoses waarop ze van toepassing is. Indien er geen diagnose geselecteerd wordt, wordt een standaard waarde aangenomen bij het opslaan (geldt uiteraard niet voor de primaire diagnose, want die is verplicht). ICD10/ICD-9-cm Als het vakje ICD-9-cm aangevinkt wordt, verandert in de keuzetabellen de code voor ICD10 in ICD-9-cm, zodat de specificaties die van ICD-9-cm uitgaan, beter te volgen zijn (zie rode kaders). Wanneer eenmaal een keuze is gemaakt geldt deze automatisch voor elke volgende invoer totdat de keuze weer wordt aangepast. GAF-score De hoogste score mag niet lager zijn dan de begin score. Is dit toch het geval, dan verschijnt bij het verlaten van de DBC-module een melding en een verwijzing naar het scherm. Stap 2 Activiteiten koppelen aan een geopende DBC en productie Door middel van een aan de mutatie gekoppeld formulier DBCmutatie wordt aangegeven welke activiteit gekoppeld moet worden. Deze activiteiten worden op verschillende manieren verantwoord: Verblijf = dagen Dagbesteding = dagdelen omgezet naar uren in aan-/afwezigheid Behandeling = uren Het formulier DBCmutatie is te benaderen via het mutatiescherm onder de knop Stamgegevens op het dossier van de cliënt. Het is gekoppeld aan de startdatum van de bewuste mutatie. PlanCare Dossier V Pagina 14 van 34

15 a. Verblijfsdagen Selecteer de datumregel van de te koppelen verblijfsmutatie en klik dubbel op DBCmutatie rechts in het scherm. Selecteer het DBC-nummer, kies bij Activiteiten verblijfsdagen een activiteit en bevestig met OK. Bijzondere situatie: deeltijdbehandeling/dagkliniek Sinds is er een aparte regeling bedacht voor dagklinieken. In plaats van het toevoegen van productgroepen aan de productstructuur is er voor gekozen om hiervoor aparte verblijfsactiviteiten te gebruiken. Dit zijn de 8.x.6- activiteiten. Uitgangspunt is dat de productie wordt geregistreerd in dagen aanwezigheid. Bij de productgroepbepaling wordt een dag op een dagkliniek niet gezien als een verblijfsdag maar omgerekend naar 60 minuten behandeling (Verblijf zonder Overnachting). b. Dagdelen De activiteiten voor de dagdelenregistratie t.b.v. dagbesteding worden op dezelfde wijze gekoppeld als hierboven beschreven. De echte verantwoording van de dagdelen wordt gedaan in de module Planning/verantwoording. Deze wordt geopend door eerst de datumregel van een startmutatie te selecteren en vervolgens op de button Planning rechtsboven in het scherm te klikken. Voer een nieuwe planning in door op de knop Maak een nieuwe gegevenskaart te klikken (het groene plusje in de knoppenbalk). PlanCare Dossier V Pagina 15 van 34

16 Onder menu optie Verantwoording/Aan- afwezigheid wordt de werkelijke aanwezigheid verantwoord. Let op: de legendacodes moeten uiteindelijk vertaald worden in uren dagbesteding. Een X moet dan bijv. de waarde 8 hebben. Een dag aanwezigheid wordt daarmee omgezet naar 8 uur. c. Tijdverantwoording De uren/minuten van een activiteit worden verantwoord in de module DBC Activiteitregistratie die via menu optie Verantwoording is te benaderen. De activiteiten worden aan de mutatie gekoppeld zoals hierboven beschreven. De Tijdverantwoording voor de DBC-registratie wordt geopend via menu optie Verantwoording/DBC Activiteit registratie. Het scherm dat geopend wordt is een aangepaste versie van het reguliere scherm Tijdverantwoording, maar de werking van de verschillende onderdelen is gelijk. Slecht datgene dat afwijkt wordt hier beschreven. Voor de werking van de module Tijdverantwoording wordt verwezen naar het gelijknamige onderdeel van de handleiding van PlanCare Dossier. Per tijdregel kunnen een of meer contactpersonen worden gekoppeld waarbij wordt aangegeven of deze al dan niet bij een activiteit aanwezig was/waren (dit heeft te maken met de vergoeding die hangt aan een activiteit met externe betrokkenen). Hiervoor moet eerst de tijdregel worden geselecteerd waarna uit de naslagtabel Contactpersoon de betreffende persoon wordt gekozen. Deze moet natuurlijk wel onder de stamgegevens van de cliënt als contactpersoon zijn ingevoerd. Vervolgens wordt de reden van afwezigheid aangegeven en of de persoon aandan wel afwezig was, waarna de invoer wordt bevestigd met het groene plusje. PlanCare Dossier V Pagina 16 van 34

17 Een volgende persoon wordt toegevoegd door vanuit de tabel een nieuwe naam te selecteren en daarbij de juiste reden en aan- of aanwezigheid aan te geven. Een contactpersoon wordt verwijderd door deze te selecteren en vervolgens op het rode kruisje te klikken. PlanCare Dossier V Pagina 17 van 34

18 Tabblad Behandelacties Alle geschreven productie wordt op basis van de koppeling in het DBCmutatieformulier vertaald naar het tabblad Behandelacties binnen de DBC-knop op het dossier van de cliënt. Daarbij wordt de productie meegenomen die is geschreven vallend binnen de start- en sluitdatum van de DBC. Tijdschrijven: Hier worden alle tijdregels getoond die in de DBC Activiteitregistratie zijn geschreven voor de cliënt. Direct boven dit veld wordt het totaal van de diverse soorten tijschrijven getoond. Let op: zijn er verblijfsdagen geschreven op een 8.x.6-activiteit (Verblijf zonder overnachting) dan worden die dagen omgerekend naar minuten behandeling en wordt dit bij de totalen getoond. Dagbesteding: De dagbestedingsactiviteiten komen uit de Aan-/Afwezigheidsregistratie. Verblijfsdag: Hoe het aantal verblijfsdagen wordt bepaald, is afhankelijk van de wijze waarop het verblijfsproject is gedefinieerd. Er kan worden uitgegaan van de inschrijvingsdatum van de verblijfsmutatie, maar ook is het mogelijk dat de verblijfsdagen daadwerkelijk worden geregistreerd in de Aan- /Afwezigheidsregistratie. Verrichting: Binnen de DBC-systematiek zijn verrichtingen expliciet benoemd. Het betreft hier behandelingen voor Elektroconvulsietherapie of Methadonverstrekking. PlanCare Dossier V Pagina 18 van 34

19 Productgroepbepaling Bij het sluiten van een DBC wordt deze gevalideerd. Daarbij wordt via een beslisboom bepaald welke productgroep op de DBC van toepassing is op grond waarvan het tarief wordt afgeleid dat uiteindelijk bij de zorgverzekeraar wordt gedeclareerd. Zo lang de DBC open staat en nog niet is gefactureerd wordt automatisch bij het openen van de DBC bepaald wat de huidige productgroep voor de DBC is. Eventueel kan dit via de knop Bepaal productgroep handmatig worden opgestart. Bovendien is ook direct zichtbaar welke staffels/bandbreedtes er zijn voor de productgroep die is bepaald voor de DBC en welk tarief van toepassing is. De volledige productgroep is te zien door te klikken op Hele Bandbr. In het scherm dat wordt geopend kan ook de hele productstructuur worden opgevraagd. Productie buiten de DBC-periode De productie die op de DBC wordt getoond is de geschreven productie in de periode tussen de start- en stopdatum van de DBC. Het is denkbaar dat een DBC door de hoofdbehandelaar wordt gesloten op de datum 1 mei, maar dat er al wel tijdschrijfactiviteiten zijn geboekt in de dagen er na. Zou de hoofdbehandelaar de DBC op 1 mei sluiten dan worden de tijdschrijfactiviteiten na 1 mei niet meegenomen. Om zulke zaken inzichtelijk te maken, kan gebruik worden gemaakt van de knop Productie buiten DBC periode. Hierbij worden de activiteiten getoond die als productie zijn geschreven maar buiten de looptijd van de DBC vallen. Op basis hiervan kan besloten worden om de sluitdatum van de DBC aan te passen of om een vervolg-dbc te openen. Stel dat een DBC een looptijd heeft van 365 dagen en er zijn bijvoorbeeld tijdregels na de sluitdatum van de DBC, dan moet er een vervolg-dbc worden geopend en zullen de tijdregels direct zichtbaar zijn als productie op die vervolg-dbc. PlanCare Dossier V Pagina 19 van 34

20 Validatie Zodra een DBC gesloten is, moet deze gevalideerd worden. Alleen een gevalideerde DBC kan worden geëxporteerd naar de DIS of worden gefactureerd. Bij de validatie wordt gekeken of de DBC-registratie voldoet aan alle spelregels. Hierbij wordt o.a. gecontroleerd of de cliëntgegevens volledig zijn, of een tijdschrijfactiviteit juist is vastgelegd, of er voor de behandelaar een DBCberoep is vastgelegd, of de diagnose juist en volledig is, etc. Alle validatieregels zijn in PlanCare Dossier opgenomen en deze worden doorlopen zodra op de knop Valideer wordt gedrukt. Op het tabblad Algemene gegevens worden de resultaten van de validatie getoond. Tevens wordt de definitieve productgroep bepaald aan de hand van de landelijke beslisboom. Deze beslisboom is aanwezig in PlanCare Dossier en de stappen die doorlopen worden zijn te zien in het schermpje onder de knop Vrijgeven. Vrijgeven van de gegevens Wanneer de Definitieve stopdatum DBC en de Reden van sluiten zijn ingevuld wordt de invoer van alle tabbladen geblokkeerd. Dit is slechts weer aan te passen door middel van Vrijgeven (knop rechts onder in het scherm). PlanCare Dossier V Pagina 20 van 34

21 Aanmaken vervolgdbc Als een initiële DBC gesloten is en de behandeling op basis van dezelfde primaire diagnose wordt vervolgd, dan moet er een vervolg-dbc worden aangemaakt. 1. Open de DBC-knop in het dossier van de cliënt 2. De initiële DBC wordt getoond 3. Klik op Maak een nieuwe gegevenskaart Rechts in het scherm kiest u bij Toevoegen voor Vervolg DBC, waarna u de vervolg-dbc verder kunt invullen. PlanCare Dossier V Pagina 21 van 34

22 DBC-facturatie Nadat een DBC is gesloten en gevalideerd, kan deze worden gefactureerd. DBC s worden via elektronisch berichtenverkeer gefactureerd bij de zorgverzekeraars. Belangrijk om te weten is dat de DBC-factuur wordt ingediend bij de zorgverzekeraar waar de cliënt verzekerd is bij het openen van de DBC. De zorgverzekeraars beoordelen de elektronische factuur en sturen een retourbericht waarin aangegeven wordt of de factuur is goedgekeurd en zo niet, welke DBC s zijn afgekeurd en met welke foutreden. Wordt een DBC afgekeurd, dan moet afhankelijk van de foutreden de DBC weer worden vrijgegeven, gecorrigeerd, opnieuw gevalideerd en in een nieuwe factuurrun worden ingediend. Het crediteren van een DBC-factuur gebeurt alleen als de organisatie zelf achteraf van mening is dat deze onterecht is ingediend bij de zorgverzekeraar, waarbij de ingediende factuur dan ook nog goedgekeurd moet zijn door de zorgverzekeraar. Dit proces is nog niet volledig operationeel. PlanCare Dossier V Pagina 22 van 34

23 De DBC-facturatie binnen PlanCare Dossier De registratie van de DBC en de behandelacties wordt gedaan binnen de DBCmodule van PlanCare Dossier. Via een DBC-registratieknop in het dossier van de cliënt worden algemene en diagnosegegevens vastgelegd. Via een formulier - gekoppeld aan de inschrijvingsmutatie van de cliënt - worden de behandelacties (productie) aan de juiste DBC gekoppeld. Voor de volledige werkwijze verwijzen wij naar het begin van dit document. Voor de facturatie is een aparte facturatiemodule (java-toepassing) ontwikkeld die geïnstalleerd moet worden op uw SQL-server. Vanuit PlanCare Dossier worden diverse acties opgestart die door de facturatiemodule worden uitgevoerd. Denk daarbij aan het uitvoeren van de controle van de verzekeraars, het aanmaken en verzenden van facturen en het ophalen van retourberichten. Het ophalen van retourberichten gebeurt overigens ook dagelijks automatisch via een taak op de SQL-server. Inrichting vooraf aanwijzen netwerkschijf voor facturatiemodule In het parameterscherm van PlanCare Dossier moet een verwijzing worden gemaakt naar de plaats waar de facturatiemodule op de SQL-server geïnstalleerd is. De facturatiemodule staat in bijvoorbeeld de map PCDDeclaratie, die als hoofdmap op een netwerkschijf geïnstalleerd is (de map moet in de root van de netwerkschijf staan). Stel dat de facturatiemodule is geïnstalleerd in de map PCDDeclaratie op de D:\schijf van de SQL-server. Ga dan binnen PlanCare Dossier via Bestand/Systeemfuncties/Parameters naar het tabblad Export locaties. In dit voorbeeld zou dan het volgende worden ingesteld. Het is raadzaam om het pad naar de facturatiemodule-map gewoon in te typen. Gebruikt u het knopje voor het selecteren van de juiste map, dan bestaat de kans dat u een verwijzing krijgt naar de lokale mappen van het werkstation waarop u aan het werk bent. In dat geval kunt u dus niet de netwerkschijf van de SQL-server selecteren en moet u de verwijzing gewoon intypen. PlanCare Dossier V Pagina 23 van 34

24 De DBC-facturatie tabbladen De DBCexport- en facturatiefunctionaliteit bevindt zich onder de menu-optie Management/Aangiften/DBC Export. Het scherm dat geopend wordt, toont de volgende tabbladen. DBC Export DIS, maandelijks wordt via een export DBC-informatie verzonden naar het landelijke DBC-informatiesysteem (DIS). Dit gebeurt door het exportbestand te importeren in de PVM-module die door de DIS beschikbaar wordt gesteld. Met deze module worden gegevens in het exportbestand gepseudonimiseerd en daarna digitaal ingediend bij de DIS. Hiermee verkrijgt de DIS veel benchmarkinformatie zonder dat deze herleidbaar is naar cliënten. De PVM-module moet u zelf downloaden bij de DIS en installeren in uw netwerkomgeving; PCD Declaratie: hier worden de DBC s geselecteerd die gefactureerd worden. Vervolgens wordt een factuurrun aangemaakt, worden verzekeringgegevens van cliënten gecontroleerd en worden facturen aangemaakt en verzonden; Declaratie runs: per factuurronde wordt een factuurrun aangemaakt. Dit tabblad toont de runs, de facturen per verzekeraar binnen de run en de DBC s die onderdeel zijn van een factuur. Dit noemen we de factuurregels; Onderhanden werk: er is een mogelijkheid om de waarde te bepalen van geopende en nog niet gesloten DBC s. Dit tabblad laten we in dit deel buiten beschouwing; Facturen: dit tabblad toont alle facturen en de DBC s (de factuurregels) binnen een factuur. Bovendien is hier te zien welke bedrag is gedeclareerd en of een factuur helemaal, gedeeltelijk of niet is goedgekeurd. Verder is er de mogelijkheid om handmatig retourberichten op te halen; Afgekeurde regels: hier worden de DBC s getoond die bij de facturatie zijn afgekeurd. DBC s die gefactureerd worden, zijn niet meer bewerkbaar. Mocht een DBC afgekeurd zijn (bijvoorbeeld vanwege onjuiste verzekeringsgegevens) dan kan het zijn dat er gegevens gecorrigeerd moeten worden, waarna deze opnieuw worden gevalideerd en de DBC mee gaat in de eerstvolgende factuurrun. In dit scherm kunnen DBC s die zijn afgekeurd worden vrijgegeven voor correctie. Ook kunnen hier de DBC s geselecteerd worden om te crediteren. PlanCare Dossier V Pagina 24 van 34

25 Het aanmaken en verzenden van DBC-facturen Bij de facturatie van de DBC s worden de volgende stappen doorlopen: 1. Extra controle op gevalideerde DBC s en productgroepbepaling; 2. Selectie van DBC s die gefactureerd worden en aanmaken factuurrun; 3. Controle van de verzekeringsgegevens van de cliënten waarvoor een DBC wordt gedeclareerd; 4. Aanmaken en verzenden van facturen; 5. Retourberichten verwerken; Op de volgende pagina s worden deze processen beschreven. PlanCare Dossier V Pagina 25 van 34

26 Stap 1 Extra controle op gevalideerde DBC s en productgroepbepaling Het tabblad DBC Export DIS heeft als belangrijkste functionaliteit het aanmaken van een exportbestand t.b.v. de aanlevering aan het landelijke DBCinformatiesysteem (DIS). Daarnaast kunnen nog beroepen worden gekoppeld voor die personeelsleden waarvoor dit nog niet gebeurd is onder menu optie Stamgegevens/Personeel/Personeelsleden. Belangrijke functie in het kader van de facturatie is dat in dit scherm een extra controle kan worden gestart waarbij alle gesloten DBC s worden nagelopen en voor de zekerheid opnieuw de eerder vastgestelde productgroepen worden bepaald. Kies in dit scherm de periode die u wilt laten controleren, selecteer de optie Productgroep bepalen bij gevalideerde DBC s en druk op Controle. Hoe groter de gekozen periode des te langer duurt het voordat de controle is afgerond. PlanCare Dossier V Pagina 26 van 34

27 Stap 2 Selectie van DBC s t.b.v. facturatie en aanmaken factuurrun Een DBC kan pas gedeclareerd worden als deze gesloten is en de validatie is gelukt (in deze volgorde!). Niet afgesloten DBC s kunnen niet gevalideerd en dus niet gefactureerd worden. Via de volgende stappen selecteert u de DBC s die gefactureerd gaan worden Geef selectieperiode op: als begindatum wordt de dag getoond na de dag die bij de vorige run als einddatum is gekozen. DBC s die binnen deze periode zijn gesloten en gevalideerd worden opgehaald en in het scherm getoond. 2. Vink Ook eerdere periode aan (alleen te gebruiken met de optie te exporteren DBC s). Hiermee worden ook DBC s opgehaald die zijn gesloten buiten de opgegeven periode, inmiddels zijn gevalideerd en gefactureerd kunnen worden. 3. Kies Te exporteren DBC s: dit is de standaardoptie voor het exporteren van DBC s ten behoeve van de facturering. De knop Haal DBC s op heeft dezelfde functie. (De volgende mogelijkheden worden getoond maar zijn voor facturatie niet relevant: - ook niet gevalideerde dbc s: toont de DBC s die wel gesloten zijn maar nog niet zijn gevalideerd - gedeclareerde dbc s: toont de reeds gefactureerde DBC s over de opgegeven periode) PlanCare Dossier V Pagina 27 van 34

28 4. Druk op de knop Aanmaken factuurrun. Er verschijnt een melding dat de factuurrun is aangemaakt. Beantwoord de schermmelding met OK. Er is nu een factuurrun aangemaakt. De factuurrun bevat de DBC s die gefactureerd worden. De facturatiemodule zorgt later in het proces voor het aanmaken van factuurnummers nadat een automatische controle van de verzekeringsgegevens van de cliënt heeft plaatsgevonden. 5. Controleer of een factuurrun is aangemaakt op het tabblad Declaratie Runs. Ga naar dit tabblad. Er is een nieuwe regel aangemaakt met vermelding van het aantal DBC s binnen de run (kolom aantalrecords), de declaratieperiode, etc. De kolommen Waarde, Factuurnummers en Verzekeraar in het middengedeelte van het scherm zijn leeg en worden gevuld nadat de facturen daadwerkelijk zijn aangemaakt door de facturatiemodule. PlanCare Dossier V Pagina 28 van 34

29 Stap 3 Controle van de verzekeringsgegevens (COV) Nadat binnen PlanCare Dossier een factuurrun is aangemaakt, kan gestart worden met het daadwerkelijke factureren via de facturatiemodule. Voordat de DBC s gefactureerd worden, worden de verzekeringsgegevens gecontroleerd van de cliënten waarvan de DBC s klaar staan om gefactureerd te worden in de aangemaakte factuurrun. Dit wordt de COV-controle genoemd. Bij de COV-controle wordt geautomatiseerd bij Vecozo gecontroleerd bij welke verzekeraar de cliënt verzekerd was op de startdatum van de DBC (voor DBC s gestart voor geldt de verzekeraar waar de cliënt verzekerd was op ). Mochten er gegevens gevonden worden bij Vecozo die afwijken van de verzekeraar die bij de cliënt in PlanCare Dossier is vastgelegd, dan wordt de factuur elektronisch verzonden naar de verzekeraar die bij de COV-controle is gevonden. Wordt er geen verzekeraar gevonden bij de COV-controle dan gaat de factuur naar de verzekeraar die in PlanCare Dossier is geregistreerd bij de cliënt. Ga naar het tabblad PCD Declaratie en kies onderin het scherm voor start COV controle. Voor de cliënten in de nieuw aangemaakte run wordt op de achtergrond de COV-controle uitgevoerd. Nadat de COV-controle is afgerond, kunt u op de knop Controleer COV drukken om te zien hoeveel regels er gevonden zijn in de COV-controle. Dit aantal is vaak groter dan het aantal cliënten omdat een cliënt meestal naast een basisverzekering ook een aanvullende polis heeft. Binnen PlanCare Dossier is er een rapport aanwezig waarmee in beeld wordt gebracht bij welke cliënten de verzekeraar in PlanCare Dossier afwijkt van de gevonden verzekeraar bij de COV-controle. PlanCare Dossier V Pagina 29 van 34

30 Stap 4 Aanmaken en verzenden van facturen Nadat de factuurrun is aangemaakt en de COV-controle is uitgevoerd, kunnen facturen worden aangemaakt en verzonden. Dit gebeurt in één actie binnen de facturatiemodule. Druk op het tabblad PCD Declaratie op de knop Verzend facturen. U kunt binnen het tabblad Declaratie Runs nu controleren of er facturen zijn aangemaakt en verzonden. Door te dubbelklikken op de regel van de run worden in het middengedeelte van het scherm de factuurnummers getoond en wordt ook aangegeven bij welke verzekeraars de facturen zijn ingediend. Verder staan de bedragen en de totale waarde van de run vermeld. In onderstaand voorbeeld wordt run 28 getoond. Onder menu optie Management/SQL rapporten is vanuit categorie DBC het overzicht DBC Facturen per Run per Verzekeraar te printen. PlanCare Dossier V Pagina 30 van 34

31 Stap 5 Retourberichten De zorgverzekeraars sturen elektronische retourberichten zodra de facturen inhoudelijk zijn behandeld. Op de server van PlanCare Dossier kan optioneel een taak worden geactiveerd elke dag op een vast tijdstip controleert of er nieuwe retourberichten binnengekomen zijn. Eventueel kunt u ook handmatig de retourberichten ophalen. Ga naar het tabblad Facturen en druk daar op de knop Haal retour info op. De inhoud van de berichten wordt vervolgens opgeslagen in de database van PlanCare Dossier en getoond binnen het tabblad Facturen. In dit scherm is bijvoorbeeld bij factuur 532 te zien dat de factuur is verzonden met een bedrag van 5.710,00, dat er een retourbericht is binnen gehaald (status 5) en dat er sprake is van een fout(log). Nadat in het middengedeelte op de naam van de cliënt geklikt is, verschijnt onderaan het scherm de foutreden (8072 Prestatie is afgewezen). In dit geval is de omschrijving niet zo duidelijk. Deze omschrijving komt uit de landelijke tabel. De hele tabel is te raadplegen via de knop Statusinfo onderin het scherm. Omdat in dit geval op basis van de omschrijving niet duidelijk is waarom deze factuurregel is afgekeurd, moet contact worden opgenomen met de zorgverzekeraar. PlanCare Dossier V Pagina 31 van 34

32 Corrigeren DBC en opnieuw indienen - Tabblad (Afgekeurde) regels Het is mogelijk dat bepaalde factuurregels worden afgekeurd door de zorgverzekeraars. Afhankelijk van de reden van afkeuring betekent dit dat de DBC-informatie of bijvoorbeeld de verzekeringsgegevens aangepast moeten worden. Dit scherm biedt de volgende mogelijkheden: DBC corrigeren: selecteer de DBC en druk op deze knop. Hiermee wordt de DBC vrijgegeven en kan deze door een medewerker bewerkt worden. Na de wijzigingen moet de DBC opnieuw gevalideerd worden, waarmee deze in de eerstvolgende factuurrun meegenomen kan worden; Weer blokkeren: heeft u per ongeluk op DBC corrigeren geklikt en daarmee de DBC vrijgegeven, dan kunt u met deze knop de DBC weer blokkeren; Opnieuw exporteren: met deze knop kunt u een eerder afgekeurde DBC zonder aanpassingen direct weer de status geven dat deze meegaat in de volgende factuurrun. De DBC hoeft dan niet eerst opnieuw gevalideerd te worden. PlanCare Dossier V Pagina 32 van 34

33 Crediteren van DBC s Als u zelf van mening bent dat een DBC onterecht is gefactureerd en de zorgverzekeraar die factuur wel heeft goedgekeurd, dan kunt u de eerder ingediende factuur crediteren. Er wordt dan een elektronisch bericht aangemaakt met daarin de creditfactuur. Om te crediteren gaat u naar het tabblad (Afgekeurde) regels en selecteert u de optie Te crediteren DBC s. Dan geeft u een zoektekst in om de betreffende DBC te vinden. U selecteert vervolgens de DBC en kiest voor Sluiten. Daarna gaat u naar het tabblad PCD Declaratie. 1. Selecteer de periode 2. Vink aan Ook eerdere periode 3. En kies voor te crediteren dbc s Vervolgens volgt u het eerder beschreven facturatieproces. PlanCare Dossier V Pagina 33 van 34

34 Rapporten t.b.v. facturatie Het rapport DBC Facturen per Run per verzekeraar toont een overzicht van de ingediende facturen (naar keuze gesorteerd op factuurnummer of op verzekeraar) waarbij per DBC zichtbaar is welk bedrag is ingediend en welk bedrag is toegekend. Het rapport is op te roepen vanuit het menu Management/SQL rapporten, categorie DBC. Geef vervolgens de periode in van de run(s) die getoond moet(en) worden, kies in het volgende scherm de sortering en de informatie wordt getoond. Daarnaast is er een rapport DBC facturen ingediend per verzekeraar. Hier wordt informatie getoond van alle facturen die in de gekozen periode verzonden zijn naar een verzekeraar. PlanCare Dossier V Pagina 34 van 34