BESTEK Specificaties

Transcriptie

1 EUROPESE COMMISSIE BUREAU BEHEER EN AFWIKKELING VAN INDIVIDUELE RECHTEN Ziektekosten- en ongevallenverzekering PMO3/LP/LC D(2008) 2478 Bijlage I bij aanbesteding nr. PMO3/PO/2008/7 BESTEK Specificaties. ALGEMEEN.. Regelgeving Overeenkomstig Titel II, artikel 20, lid 6, van de regeling inzake de ziektekostenverzekering van de ambtenaren en andere personeelsleden van alle instellingen van de Europese Unie kunnen ambtenaren en andere personeelsleden in actieve dienst of die de actieve dienst hebben beëindigd, alsmede hun rechthebbenden, hierna de "begunstigden" genoemd, preventieve medische onderzoeken laten verrichten in door de Commissie erkende centra. Deze aanbesteding heeft de erkenning van multidisciplinaire medische centra in 2 van de 27 lidstaten door het sluiten van raamcontracten voor diensten ten doel..2. Organisatie Het Centraal Bureau te Brussel beheert de contracten en het Bureau van Karlsruhe zorgt voor het operationele beheer (toezending van de oproepen en beheer van de facturen). 2. OPROEPING 2.. Indiening van een aanvraag voor preventief onderzoek Begunstigden die wensen een preventief onderzoek te ondergaan moeten hun aanvraag indienen bij het Bureau van Karlsruhe. Na de rechten van de aanvrager en de frequentie van de onderzoeken te hebben geverifieerd, verstrekt het Bureau de betrokkene de oproep. Deze oproep bevat: het nr. van het programma; de gegevens inzake het medisch centrum (gekozen door de begunstigde in het geval van meervoudige raamcontracten); de algemene medische vragenlijst. Het Bureau van Karlsruhe zendt de contractant, ter informatie, een kopie van de oproep. Europese Commissie, B-049 Brussel - België. Telefoon centrale: (32-2) 299. Kantooradres: B-28 03/72. Telefoon doorkiesnummer: (32-2) Fax: (32-2) ludovic.promelle@cec.eu.int

2 Vervolgens moet de begunstigde zelf een afspraak met het medisch centrum maken en de algemene medische vragenlijst invullen. De oproep houdt voor de begunstigde geen enkele verplichting in om de preventieve medische onderzoeken te laten verrichten. De oproep wordt voor de contractant een daadwerkelijke bestelling op de dag waarop de begunstigde de medische onderzoeken ondergaat. De contractant mag in geen geval op eigen initiatief of op initiatief van de begunstigde preventieve onderzoeken verrichten of toevoegen, op straffe van weigering van zijn factuur. Het maken van een afspraak vormt geen bestelling. Een niet-nagekomen afspraak mag niet worden gefactureerd. De geldigheidsduur van een oproep is vastgesteld op 6 maanden, te rekenen vanaf de datum van afgifte ervan door de beherende dienst. Na het verstrijken van deze termijn is de oproep niet langer geldig Indicatief aantal oproepen per jaar In onderstaande tabel wordt ter informatie het aantal potentiële begunstigden per lidstaat aan het einde van 2007 vermeld. Land/Leeftijd < >=60 < >=60 DUITSLAND BELGIË DENEMARKEN SPANJE FRANKRIJK GROOTHERTOGDOM LUXEMBURG GRIEKENLAND IERLAND ITALIË NEDERLAND PORTUGAL VERENIGD KONINKRIJK BELANGRIJKSTE KENMERKEN VAN DE CONTRACTEN Het ontwerp-contract is opgenomen in bijlage 2 bij dit bestek. Het contract heeft een aanvankelijke looptijd van één jaar en kan driemaal stilzwijgend met een jaar worden verlengd; de totale looptijd kan ten hoogste vier jaar bedragen. De bijzondere bepalingen van het contract bevatten een prijsherzieningsclausule die van toepassing is vanaf het tweede jaar en is gebaseerd op de indexcijfers die worden gepubliceerd in het Maandbulletin van het Bureau voor de Statistiek van de Europese Gemeenschappen (indexcijfer van de consumptieprijzen voor de Monetaire Unie (eurozone) MUICP). Wijzigingen van het contract kunnen slechts na goedkeuring door de Commissie in de vorm van een aanhangsel plaatsvinden. 2

3 4. BESCHRIJVING VAN DE DIENSTVERLENING De 6 programma's voor preventief onderzoek, die worden verstrekt in bijlage 6, hebben betrekking op de verschillende medische onderzoeken die de begunstigden moeten ondergaan afhankelijk van hun leeftijd en geslacht. De contractant verbindt zich ertoe () de begunstigden in optimale omstandigheden, zowel uit medisch als hygiënisch oogpunt als wat comfort betreft, te ontvangen; (2) alle preventieve medische onderzoeken die zijn vermeld in de programma's voor preventief onderzoek (verstrekt in bijlage 6) op dezelfde plaats en op hetzelfde ogenblik (2 dagen) te verrichten en daarbij gebruik te maken van de meest recente technieken en methoden; (3) ten minste aan de volgende kwalitatieve vereisten te voldoen: het laboratorium moet zijn erkend door de nationale autoriteiten; bij de mammografie moeten twee foto's van elke borst worden gemaakt met een door de nationale autoriteiten goedgekeurd mammografieapparaat; de botdensiteit moet worden gemeten door middel van een duaal-foton röntgen absorptiometer (dual photon X-ray absorptiometer); dit apparaat moet door de nationale autoriteiten zijn goedgekeurd; het centrum moet beschikken over reanimatiemiddelen in geval van een hartincident bij het maken van een inspanningselektrocardiogram; de apparaten voor het uitvoeren van een colonoscopie moeten worden gesteriliseerd volgens de erkende normen. (4) zich strikt te houden aan de in de programma's voorgeschreven onderzoeken; varianten zijn niet toegestaan; (5) alle medische onderzoeken uitsluitend te laten verrichten door specialisten met de betrokken specialisatie; (6) het accuraat medisch rapport op te stellen voor elke begunstigde. Een arts van het onderzoekscentrum brengt de resultaten van de onderzoeken rechtstreeks ter kennis van de begunstigde. Vervolgens wordt het medische rapport binnen een termijn van 5 werkdagen verstrekt aan de behandelend arts die door de begunstigde is aangewezen. In geval van niet-overlegging van het rapport aan de begunstigde of van een onvolledig rapport aan de behandelend arts wordt de betaling van de overeenkomstige factuur opgeschort. Het medisch rapport bevat de resultaten van de onderzoeken alsmede eventuele opmerkingen en voorstellen. Het wordt opgesteld op basis van het in bijlage 8 verstrekte model; (7) na te gaan of de geldigheidsduur van de oproep is gerespecteerd. De oproep heeft een geldigheidsduur van zes kalendermaanden, te rekenen vanaf de datum van afgifte ervan door het Bureau te Karlsruhe tot de datum van het onderzoek. In geval van overschrijding van de termijn is de oproep niet langer geldig, zonder dat de contractant aanspraak kan maken op enige schadeloosstelling; 3

4 (8) na te gaan of het centrum wel datgene is dat in de oproep is vermeld. De contractant mag in geen geval een begunstigde ontvangen die bestemd is voor een andere contractant; indien hij dat wel doet, wordt zijn factuur geweigerd; (9) de algemene medische vragenlijst (zie model in bijlage 7), die vooraf door de begunstigde is ingevuld, in ontvangst te nemen en te controleren; (0) de regels van de medische ethiek die van toepassing zijn in het land waar de diensten worden verleend, na te leven; () elk onderzoek van het programma te signaleren dat niet is uitgevoerd op verzoek van de begunstigde. Een niet-uitgevoerd onderzoek mag in geen geval worden gefactureerd; (2) op de factuur (zie model bijlage 0) geen enkel medisch onderzoek toe te voegen ter aanvulling van het programma. Aanvullende onderzoeken worden niet betaald; (3) de begunstigde te informeren en te adviseren; (4) de begunstigde te vragen aan het einde van de onderzoeken een kopie van de oproep te ondertekenen en ervoor te zorgen dat elk eventueel niet uitgevoerd onderzoek is vermeld; (5) de verleende diensten overeenkomstig de werkelijke feiten te factureren, het origineel van de door de begunstigde voor goedkeuring ondertekende oproep bij de facturen te voegen. Indien dit document ontbreekt, wordt geweigerd de factuur te betalen en wordt deze teruggezonden. Voor één oproep kan slechts één factuur worden ingediend. De indiening van gedeeltelijke facturen of van verscheidene facturen is niet toegestaan: in dat geval zullen de facturen worden geweigerd; (6) de facturen in elektronische vorm in.pdf-formaat naar de functionele mailbox te zenden en tegelijkertijd het origineel van de factuur per post te sturen naar de dienst die het gemeenschappelijk stelsel van ziektekostenverzekering beheert. (7) De raadgevend artsen van het gemeenschappelijk stelsel van ziektekostenverzekering zullen, voor controledoeleinden, een lijst van een willekeurig aantal begunstigden vaststellen en de kopieën van de medische rapporten (samenvattende overzichten model in bijlage 8) en van de algemene medische vragenlijsten (model in bijlage 7) van de begunstigden die de preventieve onderzoeken hebben laten uitvoeren, opvragen. (8) het Centraal Bureau van het gemeenschappelijk stelsel van ziektekostenverzekering een statistisch en analytisch jaarverslag, in het Frans of het Engels, toe te zenden binnen een termijn van dertig dagen na de verjaardag van het contract, overeenkomstig het bijgevoegde model (bijlage ): dat de resultaten van de verschillende uitgevoerde onderzoeken in een elektronisch formaat van het type spreadsheet bevat en waarin de belangrijkste gezondheidsrisico's die zijn vastgesteld bij de deelnemers aan de programma's per leeftijdscategorie en per geslacht worden geanalyseerd. 4

5 5. INHOUD VAN DE INSCHRIJVINGEN De beoordeling van de inschrijvingen vindt plaats in opeenvolgende selectieronden. Alleen inschrijvingen waarbij bewijsstukken zijn gevoegd op basis waarvan kan worden beoordeeld of zij aan de uitsluitings- en selectiecriteria voldoen, worden in aanmerking genomen bij de kwalitatieve beoordeling. De inschrijvers zijn verplicht de volgende bewijsstukken aan hun inschrijving te hechten: 5.. Gegevens over de inschrijver en administratieve inlichtingen De inschrijvers dienen de volgende gegevens te verstrekken: () de volledige naam van het bedrijf; (2) de inschrijving in het handelsregister; (3) het BTW-nummer (indien van toepassing); (4) naam en functie van de vertegenwoordiger die gemachtigd is op te treden namens de onderneming; (5) in geval van combinaties of consortiums, een door de leden van de groep ondertekende brief waarbij bovenbedoelde persoon wordt aangewezen om deze te vertegenwoordigen; (6) naam en functie van de contactpersoon voor deze aanbesteding; (7) het formulier voor de bankgegevens (formulier financiëleidentificatiegegevens) en het formulier betreffende de rechtsvorm (formulier juridische entiteit) (zie de modellen in bijlage 5, die naar behoren moeten zijn ingevuld); (8) de plaats of plaatsen waarvoor zij inschrijven Uitsluitingscriteria () De gegadigden en inschrijvers verstrekken een naar behoren ondertekende en gedateerde verklaring op erewoord, dat zij niet in een van de in de artikelen 93 en 94 van het Financieel Reglement bedoelde situaties verkeren. (2) De inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, levert binnen een termijn van 0 werkdagen na het verzoek van de aanbestedende dienst en vóór de ondertekening van het contract, het in alinea 3 bedoelde bewijs, dat de in alinea bedoelde verklaring bevestigt. (3) De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs dat de gegadigde of de inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund, niet in een van de in artikel 93, lid, onder a), b) of e), van het Financieel Reglement beschreven situaties verkeert, een recent uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daarvan, een recent gelijkwaardig document van een gerechtelijke of administratieve autoriteit van het land van oorsprong of herkomst waaruit blijkt dat aan deze eisen is voldaan. De aanbestedende dienst aanvaardt als voldoende bewijs, dat de gegadigde of de inschrijver aan wie de opdracht is gegund, niet in de in artikel 93, lid, onder d), van het Financieel Reglement beschreven situatie verkeert, een recente verklaring van de bevoegde autoriteit van de betrokken staat. 5

6 Wanneer het document of de verklaring zoals bedoeld in de eerste alinea in het betrokken land niet wordt afgegeven en voor de andere in artikel 93 van het Financieel Reglement bedoelde uitsluitingsgevallen mag dit document of deze verklaring worden vervangen door een verklaring onder ede of, bij gebreke daarvan, op erewoord van de betrokkene voor een gerechtelijke of administratieve autoriteit, een notaris of een gekwalificeerde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. (4) Afhankelijk van de nationale wetgeving van het land van vestiging van de gegadigde of inschrijver, hebben de in de alinea's en 3 bedoelde documenten betrekking op rechtspersonen en natuurlijke personen, waaronder begrepen, in gevallen waarin de aanbestedende dienst dit nodig acht, ondernemingshoofden of elke persoon die bij de gegadigde of inschrijver vertegenwoordigings-, beslissingsof controlebevoegdheid heeft. (5) Wanneer zij niet zeker zijn of de gegadigden of inschrijvers in een van de uitsluitingsgevallen verkeren, mogen de aanbestedende diensten zich tot de in alinea 3 bedoelde bevoegde autoriteiten wenden om de door hen noodzakelijk geachte inlichtingen over deze situatie te verkrijgen. (6) De aanbestedende dienst mag een gegadigde of inschrijver vrijstellen van de verplichting de in alinea 3 bedoelde bewijsstukken te verstrekken, indien deze bewijsstukken reeds in het kader van een andere aanbestedingsprocedure zijn verstrekt, mits de stukken niet meer dan een jaar oud zijn te rekenen vanaf de datum van afgifte ervan en nog steeds geldig zijn. De gegadigde of inschrijver verklaart in dat geval op erewoord, dat de bewijsstukken reeds in een eerdere aanbestedingsprocedure zijn verstrekt en bevestigt dat zich in zijn situatie geen veranderingen hebben voorgedaan. Artikel 93 van het Financieel Reglement () Van deelname aan een opdracht worden uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die: a) in staat van faillissement, vereffening, akkoord of surseance van betaling verkeren of wier faillissement is aangevraagd of tegen wie een procedure van vereffening, akkoord of surseance van betaling loopt, dan wel die hun werkzaamheden hebben gestaakt of in een overeenkomstige toestand verkeren als gevolg van een soortgelijke procedure krachtens de nationale wet- en regelgeving; b) bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor een delict dat hun beroepsmoraliteit in het gedrang brengt; c) in de uitoefening van hun beroep een ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende diensten aannemelijk kunnen maken; d) niet hebben voldaan aan hun verplichtingen tot betaling van sociale zekerheidsbijdragen of belastingen volgens de wetgeving van het land waar zij 6

7 zijn gevestigd of van het land van de aanbestedende dienst dan wel van het land waar de opdracht moet worden uitgevoerd; e) bij een rechterlijke beslissing met kracht van gewijsde zijn veroordeeld voor fraude, corruptie, deelname aan een criminele organisatie of enige andere illegale activiteit die de financiële belangen van de Gemeenschappen schaadt; f) na de procedure voor de plaatsing van een andere opdracht of de procedure voor de toekenning van een subsidie uit de communautaire begroting ernstig in gebreke zijn gesteld wegens niet-nakoming van hun contractuele verplichtingen. (2) De gegadigden of inschrijvers moeten bewijzen dat zij niet in een van de in lid genoemde situaties verkeren. Wanneer de inschrijver een vereniging van ondernemingen is, zijn de uitsluitingscriteria van toepassing op elk van de ondernemingen van de vereniging, alsmede op de vereniging zelf. Artikel 94 van het Financieel Reglement Van gunning van een opdracht worden uitgesloten, gegadigden of inschrijvers die naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure voor die opdracht: a) in een belangenconflict verkeren; b) valse verklaringen hebben afgelegd in de door de aanbestedende dienst verlangde inlichtingen voor deelname aan de aanbestedingsprocedure, of deze inlichtingen niet hebben verstrekt Selectiecriteria Wanneer de inschrijver een vereniging van ondernemingen is, of wanneer er sprake is van subcontrantant(en), zijn de selectiecriteria van toepassing op elk van de ondernemingen van de vereniging, alsmede op de vereniging zelf, c.q. op de subcontractanten. Elke partij moet de vereiste bewijsmiddelen leveren. Inschrijvers die beschikken over een netwerk van vestigingen die over verscheidene steden van eenzelfde land of van verscheidene landen zijn verspreid, mogen een algemene inschrijving voor hun hele netwerk indienen. Elk van de vestigingen moet in staat zijn alle medische onderzoeken volledig in overeenstemming met het bestek uit te voeren. De inschrijver verstrekt de bewijsstukken voor elk van zijn vestigingen Economische en financiële draagkracht Het bewijs van de economische en financiële draagkracht moet worden geleverd aan de hand van de volgende documenten: -()een verklaring over de totale omzet en de omzet aan diensten waarop deze opdracht betrekking heeft, over de laatste drie boekjaren. 7

8 -(2)een passende bankverklaring over de financiële situatie Technische bekwaamheid en referenties De inschrijvers moeten op de datum van indiening van de inschrijvingen beschikken over de vereiste technische bekwaamheid en over ten minste twee jaar ervaring op het gebied waarop de opdracht betrekking heeft. Ten bewijze daarvan moeten zij de volgende documenten overleggen: (9) een lijst van de belangrijkste klanten aan wie zij in de loop van de voorgaande twee jaren een vergelijkbare dienst hebben verleend. Per jaar zijn minimaal drie referenties voor diensten die inhoudelijk gelijkwaardig zijn aan de opdracht vereist. De inschrijvers geven voor elke referentie een korte beschrijving van de diensten die zij als hoofdcontractant hebben verleend; zij geven ook een gedetailleerde beschrijving van het uitbestede gedeelte; (0) een document waarin het kwalificatieniveau en de beroepservaring van elk van de bij de uitvoering van de medische onderzoeken betrokken dienstverleners in detail zijn vermeld. Voor elk van de in de programma's voorgeschreven medische onderzoeken verstrekt de inschrijver, in een bijlage bij zijn inschrijving, de naam, specialismen, diploma's en het inschrijvingsnummer bij de beroepsvereniging van geneesheren (orde van geneesheren/artsengenootschap) van de artsen die met de uitvoering van de onderzoeken zullen zijn belast. Deze gegevens maken een integrerend onderdeel van het contract uit. Voor elke wijziging van deze lijst die tijdens de looptijd van het contract wordt aangebracht, is de voorafgaande goedkeuring van de Commissie vereist, die deze geeft in de vorm van een aanhangsel bij het contract. Indien blijkt dat de contractant door het vertrek van een arts niet meer in staat is een van de medische onderzoeken te verrichten, wordt het contract onmiddellijk de facto zonder opzeggingstermijn in zijn totaliteit opgeschort. De Commissie doet geen enkel beroep meer op de diensten van de in gebreke blijvende contractant. Het contract treedt opnieuw in werking door een aanhangsel waarin de referenties zijn opgenomen van de nieuwe, aanvaarde dienstverlener; () een document waarin nauwkeurig opgave wordt gedaan van de volledige inventaris aan in het centrum gebruikte medische apparatuur die nodig is om de in bijlage 6 voorgeschreven programma's uit te voeren overeenkomstig punt 4, onder (3) Prijsofferte De inschrijver moet een volledige offerte voor alle medische onderzoeken en alle programma's indienen. Indien voor een medisch onderzoek of een deel van een onderzoek geen prijsvoorstel wordt gedaan, wordt de hele offerte de facto afgewezen. Wanneer de inschrijver een vereniging van ondernemingen is, moet hij zich beijveren om een volledige offerte voor alle medische onderzoeken en alle programma's in te dienen. De inschrijvers zijn verplicht hun prijsofferte in te dienen op het financiële inschrijvingsformulier dat in bijlage 4 wordt verstrekt. 8

9 6. GUNNING VAN DE OPDRACHT De opdracht wordt gegund per plaats, aan één of meer medische centra. Er wordt geen contract gegund voor een deel van een programma voor preventief onderzoek; in geval van een vereniging van ondernemingen, of wanneer er sprake is van een of meer subcontractanten, is het echter mogelijk een deel van een programma voor een centrum voor te stellen, op voorwaarde dat het door de inschrijver gedane voorstel alle programma's voor preventief onderzoek bestrijkt en onder voorbehoud van de voorwaarden van punt 4, onder (2). Elke inschrijver moet in staat zijn alle medische onderzoeken van alle programma's uit te voeren. 6.. Wijze van gunning van de raamcontracten volgens het cascadesysteem in Brussel, Luxemburg, Ispra en Karlsruhe In Brussel en Ispra, Luxemburg en Karlsruhe zullen de raamcontracten volgens het cascadesysteem worden gegund aan de drie inschrijvingen met de laagste prijs onder de inschrijvingen die aan alle criteria voldoen. De volgordenummering van de cascade wordt gegeven in stijgende volgorde van de totale prijs van de dienstverlening. Deze volgorde bepaalt niet in welke volgorde een beroep wordt gedaan op de contracten. De begunstigde kan vrij kiezen bij welke contractant hij zijn medische onderzoeken laat uitvoeren. Voor de percelen "Brussel", "Luxemburg", "Ispra" en "Karlsruhe" kunnen offertes die de definitieve offerte met de laagste prijs voor elk van deze percelen met meer dan 25% overschrijden, niet voor de gunning van het betrokken perceel in aanmerking worden genomen Wijze van gunning van de raamcontracten voor de andere plaatsen Voor alle andere plaatsen wordt een raamcontract gegund aan de inschrijving met de laagste prijs onder de inschrijvingen die aan alle criteria beantwoorden Gunning per plaats van vestiging: overzicht Land Perceel nr. Plaats NUTS-code Instelling, organisatie, bureau, antenne België Brussel BE00 Instellingen 2 Geel BE2 CCR Luxemburg 3 Luxemburg LU000 Instellingen AESP/CdT Italië 4 Ispra IT20 CCR 5 Florence IT54 IUF 6 Turijn IT ETF 7 Rome IT603 8 Parma ITD52 EFSA 9 Milaan IT205 (CCR) Duitsland Karlsruhe Keulen Frankfurt Trier 9 DE20 DEA20 DE403 DEB20 CCR AESA BCE Geraamd aantal contractanten dat zal worden geselecteerd 3 3 Frankrijk 4 Parijs FR0 ISS 3 3

10 5 Straatsburg FR42 PE 6 Marseille FR820 7 Angers FR75 OCVV 8 Valenciennes/Lille FR30 ERA Verenigd Koninkrijk 9 Londen UK550 EMEA CEPOL Ierland 20 Dublin IE002 EUROFOUND Portugal 2 Lissabon PT30 OEDT EMCDA EMSA EUSC OHMI EU-OSHA Spanje Madrid Alicante ES300 ES52 24 Bilbao ES20 25 Sevilla ES68 Denemarken 26 Kopenhagen DK00 AEE Griekenland Athene Thessaloniki Heraklion GR300 GR22 GR43 CEFEDOP EAR/ CEFEDOP ENISA Nederland 30 Den Haag NL EUROPOL EUROJUST L. PROMELLE Hoofd van het Centraal Bureau van het GSZV Hoofd van eenheid PMO3 0