Handleiding werknemers Hoe dien ik een declaratie in? (incl. toelichting voor de T&S App)

Transcriptie

1 Handleiding werknemers Hoe dien ik een declaratie in? (incl. toelichting voor de T&S App) 1

2 Inhoudsopgave: 1. Invoerscherm oproepen Declaratie invoeren Datum Item Routeselectie Van Naar Terug Aantal kilometers Afstand berekenen Bedrag Omschrijving Bijlage Opslaan Opslaan en nieuw Annuleren Declaratie indienen Sluiten Indienen Afdrukken Overzicht ingediende declaraties Status Niet ingediend Wacht op goedkeuring Uitbetaald Afgewezen Declaraties indienen via de app

3 1. Invoerscherm oproepen Mijn Talent Declaratie indienen Een standaarddeclaratie indienen Ga in Visma naar Mijn Talent en klik vervolgens op het pictogram declaratie indienen. Het scherm, standaarddeclaratie indienen, zoals weergegeven onder stap 2 verschijnt. 2. Declaratie invoeren Tabblad declaratieoverzicht: 3

4 Van het bovenstaand scherm wordt per in te vullen veld een uitleg gegeven: 2.1 Datum 2.2 Item Vul hier de datum in van de dag waarop de te declareren kosten zijn gemaakt. Hier selecteer je het item dat je wilt declareren. Bijv. parkeergeld, opleidingskosten, kilometers etc. Door te klikken op het symbool achter het veld krijg je meer informatie over het item. 2.3 Routeselectie Wanneer het item kilometers betreft, komt de routeselectie tevoorschijn. In de getoonde lijst kun je kiezen voor: - handmatige invoer - vaste routes - eerder ingevoerde routes 2.4 Van 2.5 Naar Zodra je een bestaande route kiest, worden de velden Van, Naar en Aantal kilometers of Bedrag gevuld. Wanneer er tussen EWG vestigingen wordt gereisd is het aantal kilometers heen- en terug al voor gedefinieerd onder vaste routes. Dit veld is zichtbaar bij het declareren van kilometers of openbaar vervoerkosten. Hier kun je jouw plaats van vertrek, postcode én plaats, opgeven. Dit veld is zichtbaar bij het declareren van kilometers/openbaar vervoer. Hier kun je de postcode én plaats van aankomst ingegeven. 2.6 Terug Indien je de te declareren route ook retour hebt gereden, kun je dit aangeven door dit vakje ( terug ) aan te vinken. Het systeem berekent dan automatisch voor jou ook de terugreis. 2.7 Aantal kilometers Hier geef je het aantal kilometers per enkele reis op. 2.8 Afstand berekenen Indien je het aantal kilometers van de door jou afgelegde reis niet direct paraat hebt, kun je op deze link klikken. Er zal in een pop- up scherm een routeplanner verschijnen waarmee je het aantal kilometers kunt berekenen. Voer het getoonde aantal kilometers enkele reis vervolgens in bij het veld aantal kilometers. 4

5 2.9 Bedrag Hier kun je het bedrag van de declaratie ingeven. Dit is het bedrag inclusief BTW Omschrijving Hier moet je een omschrijving geven ter verduidelijking van jouw declaratie Bijlage Hier moet je jouw bonnetje/factuur uploaden als bewijsstuk bij de declaratie. Let op: zet op de bon/factuur de datum en zet jouw handtekening er vervolgens op! Via bladeren selecteer je het juiste document, vervolgens klik je op uploaden om deze als bijlage toe te voegen aan de declaratie Opslaan Door hier op te klikken voeg je de declaratieregel toe aan jouw totale declaratie. Door op te slaan is de declaratie nog NIET ingediend ter goedkeuring of ter uitbetaling! Je komt dan in het scherm zoals te zien bij punt 3 terecht Opslaan en nieuw Door hier voor te kiezen wordt de ingevoerde declaratie opgeslagen en wordt er direct een nieuw, leeg scherm getoond waarin je een nieuwe declaratieregel in kunt voeren Annuleren Door op de knop annuleren te klikken wordt het invoeren van een nieuwe declaratie geannuleerd. 3. Declaratie indienen Zodra je jouw declaratie volledig hebt ingevuld, kun je deze evt. afdrukken en opslaan en/of indienen. 5

6 3.1 Sluiten Na het klikken op de knop sluiten wordt het scherm gesloten zonder dat deze declaratie echt wordt ingediend. Je kunt de declaratie op een later tijdstip weer oproepen en eventueel aanvullen met nog meer declaratieregels. Dit doe je door op het pictogram te klikken in het tabblad declaraties en vervolgens verschijnt onder aan het al ingevoerde declaratieoverzicht de knop nieuw. 3.2 Indienen Zodra je kiest voor indienen wordt de declaratie opgeslagen en aangeboden bij de goedkeurder. 3.3 Afdrukken Middels de knop afdrukken stuur je een opdracht naar de printer en wordt jouw declaratie afgedrukt. Afdrukken kan altijd, maar alleen wanneer de declaratieregel (nog) geopend is (openen door in declaraties op betreffende declaratieregel te klikken). 4. Overzicht ingediende declaraties Mijn Talent Declaraties Ga via Mijn Talent via het linkerkeuzemenu naar de module Declaraties en selecteer declaraties. Het volgende scherm verschijnt. In de lijst die verschijnt worden al jouw declaraties getoond. Van het bovenstaand scherm wordt hieronder een uitleg gegeven: 6

7 4.1 Status Een declaratie kan verschillende statussen hebben. In welke stap van het goedkeuringsproces de declaratie zicht bevindt, is hiervoor bepalend. De volgende statussen zijn mogelijk: Niet ingediend Je hebt de declaratie nog niet ter goedkeuring ingediend. Om de declaratie in te dienen moet je deze openen door op het pictogram knop indienen te klikken. te klikken en vervolgens op de Wacht op goedkeuring De declaratie is ingediend, maar moet nog worden goedgekeurd Uitbetaald De declaratie is goedgekeurd en zal worden uitbetaald in de aangegeven periode (jaar/maand vermeld bij salarisperiode) Afgewezen De declaratie is afgewezen door de goedkeurder. Je kunt op het pictogram om de declaratie te wijzigen en opnieuw in te dienen. klikken 7

8 5. Declaraties indienen via de app Stap 1 Ga in de app naar Declaraties (ps: Wanneer je de app nog niet hebt, neem dan contact op met de afdeling P&O. Je ontvangt dan een uitnodiging en vervolgens kan je de app downloaden. Het gaat om de app Talent en salaris, oftewel T&S van Visma Software Nederland.) Je komt nu terecht in een overzicht met jouw declaraties. Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Om een nieuwe declaratie in te voeren, druk je op de + knop rechtsboven in het scherm. Kies vervolgens nieuwe declaratieregel toevoegen. Je komt nu in een scherm waar groep boven staat, hier kies je algemene groep voor de meest voorkomende declaratiesoorten of voor toon alles. Het scherm items volgt nu. Hier selecteer je het item dat je wilt declareren. Bijvoorbeeld parkeergelden, km vergoeding zakelijk e.a. Ps: De retour routes tussen de vestigingen staan vast en zijn te vinden onder het item kilometers, onder vooraf gedefinieerde routes. Stap 6 Geef in het scherm dat volgt vervolgens de datum in waarop de declaratie betrekking heeft, het bedrag van de bon/factuur en geef een korte omschrijving van cq. toelichting op jouw declaratie. Tenslotte voeg je je bon/factuur als bijlage bij, je kan er hier voor kiezen om een bestand van je telefoon/tablet te downloaden of om direct een foto van jouw bon/factuur te maken. Let op: vergeet niet de datum te vermelden op de bon/factuur en plaats je handtekening hierbij, voordat je deze als bijlage toevoegt! Stap 7 Alle velden ingevoerd? Klik dan rechtsboven op het vinkje. Je krijgt nu de vraag: wilt u nog een declaratie toevoegen?. Kies ok wanneer je nog een declaratie wilt toevoegen of annuleren wanneer je klaar bent. Na de keuze annuleren krijg je de ingevoerde declaratie(s) te zien. Hier kan je: - de declaratie indienen zodat deze wordt aangeboden voor goedkeuring - door een declaratie aan te klikken nog wijzigingen in de declaratie aanbrengen, voordat je deze aanbiedt voor goedkeuring - ook nog de keuze maken om een nieuwe declaratie(regel) toe te voegen - of de declaratie verwijderen 8