Jaarverslag 2012 HDS Schoonmaakdiensten

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 HDS Schoonmaakdiensten

2 Inhoudsopgave 1 Voorwoord 2 Samenvatting 3 Dienstenaanbod HDS 4 Toelichting inhoud 4.1 Opdrachtgevers in Onze medewerkers 4.3 Medewerkers die werkzaamheden controleren 4.4 Leveranciers 5 Visie en beleid van HDS 5.1 Onze visie op duurzaam ondernemen Verantwoord omgaan met water, chemicaliën en energie 5.3 Duurzaam ketenbeheer sleutel tot succes 5.4 RI&E 6 Vooruitzichten 1

3 1 Voorwoord 2012; een sterk jaar voor HDS. Wij hebben in 2012 hard gewerkt. We hebben goed geluisterd naar medewerkers en opdrachtgevers. We hebben vergaderd over de dingen die we belangrijk vinden. Samen hebben we dit jaar een heleboel voor elkaar gekregen. Er zijn dingen veranderd bij HDS zodat werkzaamheden efficiënter uitgevoerd kon worden. In dit jaarverslag kun je lezen wat we samen bereikt en veranderd hebben in Sinds het ontstaan van de organisatie is de overtuiging dat duurzaam ondernemen als een vast onderdeel van onze bedrijfsvoering de continuïteit bevordert. Allerlei maatregelen en beslissingen werden genomen vanuit sociaal of financieel oogpunt met als doel onze organisatie en haar medewerkers een stabiele basis te bieden. Een voorbeeld: sinds de oprichting hebben we verpakkingen waar we konden gerecycled. Met deze maatregel werden minder kosten gemaakt en het milieu minder belast. Het zal niet voor het eerst zijn dat duurzaam ondernemen en kostenreductie hand in hand gaan. Daarnaast hanteert het bedrijf een uiterst sterk sociaal beleid dat altijd begint bij respect. Onze medewerkers kunnen op dit punt veel verwachten op bijvoorbeeld het gebied van verzuim, begeleiding bij sociale omgevingsfactoren, opleidingskansen en veiligheid. Iedereen heeft een eigen verhaal, een eigen karakter en een eigen inbreng bij HDS. Het werkt erg aanstekelijk om te zien hoe gemotiveerd en vooruitstrevend het team zich door het gehele jaar heeft ingezet. Duurzaam ondernemen in 2012 betekent vooral dat deze activiteiten worden benoemd en geregistreerd. Een systematische aanpak moet er toe leiden dat inzichtelijk wordt gemaakt wat de prestaties zijn en op welke wijze er daadwerkelijk wordt bijgedragen tot het beheersen van de milieuproblematiek van de organisatie. De resultaten die voortkomen uit dit systeem worden met een bepaalde frequentie vastgelegd en beoordeeld. Al met al een prachtig jaar en op naar een nieuw jaar waarin door samen te werken weer mooie dingen worden gerealiseerd. 1

4 2 Samenvatting Dit jaarverslag laat zien wat de prestaties zijn van HDS op het gebied van de gekozen onderwerpen. Het begint met de beleidskeuze om kwaliteit na te streven met respect voor mens en milieu en zich richt op stabiliteit. Vanuit de gedachte om op kwaliteit te richten komt de invulling naar voren op een aantal organisatieniveaus. HDS als werkgever - Streeft naar zekerheid en stabiliteit voor de medewerkers; HDS is altijd zijn contractuele verplichtingen nagekomen - Werkt aan een prettige werksfeer; HDS benadert de arbeidsrelatie als een die van mens tot mens met oog voor elkaars belangen HDS richt zich op het geven van duidelijkheden omtrent rechten en plichten - Maakt beleid op veiligheid: HDS richt zich op bewustwording van veiligheid HDS heeft een branche specifieke RI&E - Maakt beleid op veiligheid en gezondheid; HDS heeft een dynamisch verzuimbeleid met ondersteuning van specialisten HDS midden in de maatschappij - Warchild actie 538 opgestart in 2012 waarbij HDS een percentage van nieuwe opdrachten schenkt aan dit goede doel. - HDS is lid geworden van de BusinessClub Moo-invents - HDS is actief lid van de IVO netwerkvereniging HDS milieubewust ondernemen Op het gebied van CO2: - Energiezuinige stofzuigers onder de aandacht brengen Op het gebied van materiaal en waterverbruik - Het grootste deel van onze schoonmaakmiddelen voor dagelijks gebruik voldoet aan de duurzaamheidseisen opgesteld door het ministerie van VROM - Het grootste deel van onze schoonmaakmiddelen voor specialistisch gebruik voldoet aan deze eisen (96% in 2012) HDS als groeiende organisatie Op basis van ons beleid om kwaliteit te willen leveren en financieel gezond te zijn streven wij ernaar dat de verhouding omzet - loonkosten binnen een gekozen bandbreedte handhaaft. Ook door de korte communicatielijnen met medewerkers en opdrachtgevers zijn in 2012 struikelblokken over de kwaliteit en advies snel inzichtelijk gemaakt (en zonder klachten behouden).wij hebben veel tevreden klanten die er ook voor zorgen dat ons netwerk groeit en nieuwe klanten ons weten te vinden. Door actief lid te zijn van de diverse netwerk verenigingen bouwen wij ook aan een regionale kweekvijver die er voor zorgt dat wij steeds de concurrent voor zijn. 2

5 3. Dienstenaanbod HDS Het dienstenaanbod van Schoonmaakbedrijf HDS omvat o.a.: Regulier schoonmaakonderhoud: Dit omvat de dagelijkse schoonmaak conform een werkprogramma. Alle medewerkers zijn opgeleid en voldoen aan de hoge kwaliteitseis en uniformiteit die van hen wordt verwacht. Periodiek schoonmaakonderhoud: Dit omvat het vloeronderhoud en de glazenwasserij. Bij beide onderdelen wordt rekening gehouden met specifieke eisen en regelgeving. Voordat een medewerker wordt toegelaten tot het team van vloerspecialisten en/of gevelonderhoud heeft hij een intensief opleidingstraject van ruim een jaar doorlopen. Hierdoor beheerst hij een breed scala aan reinigingstechnieken en heeft hij kennis van de werkapparatuur. Calamiteitenteam Dit team is inzetbaar bij spoedklussen en (eenmalige) calamiteiten, zoals bijvoorbeeld waterschade of rioolreiniging. Verbetering / Besparingen Bij elk project maken wij een uitgebreide inventarisatie op waarin uiteraard de wensen van de cliënt centraal staan. Door hierna de afspraken duidelijk en helder inzichtelijk te maken storten wij een stevige fundering bij onze relaties. HDS is altijd bereid om samen met de klant te kijken naar verbeteringen en besparingen om zo te bouwen aan een duurzame relatie. 3

6 4 Terugblik Opdrachtgevers in 2012 De nieuwe opdrachtgevers zijn allen voorzien van een risico inventarisatie en een helder en duidelijk werkschema. Onze klanten zijn regelmatig bezocht om te evalueren of de gestelde doelen zijn bereikt. We hebben goed geluisterd naar onze klanten en waar nodig actie ondernomen. De input van onze klanten vormen een belangrijk informatiepunt voor de bepaling van ons beleid. Aan de verwachtingen van de opdrachtgevers hebben we in 2012 goed kunnen voldoen. Door middel van onze maandelijkse MT vergaderingen informeren wij elkaar over de ontwikkelingen op het gebied van MVO en kunnen zo evalueren of ons beleid nog past bij de verwachtingen. Ook via dit jaarverslag en de informatie op de website kunnen we ons beleid uitdragen en verder uitbouwen in Onze medewerkers In 2012 hebben wij een aantal nieuwe zaken geïntroduceerd voor onze medewerkers. We hebben nog meer heldere afspraken voor onze medewerkers kunnen maken. Ook is er in 2012 meer ruimte gekomen door het maken van werkgroepen die informatie uitwisselen. - Een instructie dag voor nieuwe medewerkers met hierin het tevens aanwijzen van een buddy. Elke nieuwe medewerker krijgt een ervaren medewerker van HDS aan zijn of haar zijde. - De inwerkperiode van de medewerkers op locatie. Deze wordt gedaan door de directie van HDS. Elke nieuwe medewerker wordt persoonlijk begeleid. - Maandelijks bezoek naar de medewerker de locatie en overleg met de medewerkers. De directie gaat altijd op bezoek bij opdrachtgevers en bij onze medewerkers. Ook hierdoor gelden weer de korte lijnen waar HDS bekend om staat. De directie van HDS staat voor zijn medewerkers en opdrachtgevers dit hebben beiden ook in 2012 weer erg kunnen waarderen. 4.3 Medewerkers die werkzaamheden controleren en aansturen bij opdrachtgevers - Vergadering elke vrijdag. Dit vindt plaats op ons kantoor. - Elke vrijdag is er overleg tussen de voor-(man) of vrouw en een medewerker. Ook hier komt elke week MVO naar voren. 4.4 Leveranciers en onderaannemers in 2012 Nieuwe leveranciers en onderaannemers zijn geselecteerd op basis van onze KAM (Kwaliteits-, Arbo- en Milieu) items. Naast deze selectie vinden wij het belangrijk dat onze leveranciers zich openstellen voor een langdurige relatie en respect tonen voor onze belangen, zoals wij dat voor hun belangen doen. 4

7 5 Visie en beleid van HDS 5.1 Onze visie op duurzaam ondernemen in 2012 Duurzaam ondernemen betekent voor ons bovenal ondernemen met respect voor mens en milieu en werken aan stabiliteit. Allerlei maatregelen en beslissingen worden genomen vanuit sociaal of financieel oogpunt met als doel de organisatie en de medewerkers een stabiele basis te bieden. Ook in 2012 is er een uiterst sterk sociaal beleid dat altijd begint bij respect. De medewerkers kunnen op dit punt veel verwachten op bijvoorbeeld het gebied van verzuim, begeleiding bij sociale omgevingsfactoren, opleidingskansen en veiligheid. 5.2 Verantwoord omgaan met water, chemicaliën en energie - Een groeiende wereldbevolking en een stijgende welvaart brengen een toenemende vraag naar grondstoffen en energie met zich mee en daarmee een toenemende belasting van het milieu waarvan wij voor ons voorbestaan afhankelijk zijn. - Het gebruik van grondstoffen en het lozen van vervuiling is niet zonder consequenties. Voorraden van grondstoffen nemen in rap tempo af en de beschikbaarheid ervan in de toekomst wordt onzeker. - Wij zullen ons gedrag daarom moeten aanpassen zodat toekomstige generaties dezelfde kansen hebben als wij. Verandering biedt echter ook kansen: het beweegt ons om verder na te denken over het gebruik van onze natuurlijke hulpbronnen en de milieueffecten die wij veroorzaken. - Onze focus ligt daarbij op de verdere reductie van voor mens en milieu gevaarlijke schoonmaakmiddelen, verduurzamen van onze logistieke activiteiten, terugdringen van verpakkingsmaterialen en het optimaliseren van de veiligheid. 5.3 Duurzaam ketenbeheer sleutel tot succes - Een duurzame bedrijfsvoering betekent een continue zoektocht naar manieren om het nog beter te doen in onze eigen productie- en distributie processen, en in onze keten. - De doelen zijn om in onze dienstverlening te streven naar duurzame oplossingen en expliciet rekening houden met veiligheid en gezondheid, milieu-impact, afvalstadium van producten/materialen, efficiënt materiaalgebruik en verantwoord gebruik van gevaarlijke stoffen. - In de keten willen we onze invloed gebruiken om ook anderen te stimuleren in duurzaam ondernemen. Wij zijn afhankelijk van elkaar om tot werkelijke doorbraken te komen. - Wij zijn met onze leveranciers, medewerkers en opdrachtgevers in dialoog om tot duurzame oplossingen te komen en expliciet rekening houden met veiligheid en gezondheid, milieu-impact, afvalstadium van producten/materialen, efficiënt materiaalgebruik en verantwoord gebruik van gevaarlijke stoffen. - We zijn actief in dialoog hierover met onze stakeholders. Met onze opdrachtgevers bepalen we de mogelijkheden om een zo duurzaam mogelijke manier onze schoonmaakdiensten uit te voeren. 5.4 Risico, Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E) RI&E s zijn wettelijk verplicht. Ze maken ons duidelijk welke risico s er verbonden zijn aan het uitvoeren van onze werkzaamheden. Als onderdeel van de RI&E s worden plannen van aanpak opgesteld. Deze maken inzichtelijk wat we moeten doen om geconstateerde knelpunten aan te pakken. Momenteel wordt hard gewerkt om de RI&E s op onze objecten af te actualiseren aan de meest recente versie. Daarbij wordt deels aangesloten op branche RI&E s. Voor de aanvang van de werkzaamheden wordt een RI&E. Deze toets wordt jaarlijks herhaald. Bovendien is er een Risico Inventarisatie en Evaluatie op de arbeidsomstandigheden van iedere werkplek gemaakt. Waar risico s en / of omstandigheden zijn aangetroffen, die van negatieve invloed op het welzijn van onze medewerkers kunnen zijn, wordt overleg met de opdrachtgever gevoerd of worden interne maatregelen getroffen om deze op te heffen. 5

8 6 Vooruitzichten De komende jaren willen we voortbouwen aan ons duurzaamheidsbeleid en het blijven verbeteren van onze prestaties. De volgende (specifieke) projecten willen wij o.a. gaan oppakken: -Materialenproject ter bevordering van materiaalgebruik HDS wil een meetsysteem opzetten om het materiaalverbruik per opdrachtgever te meten en te verbeteren. -Project ter verbetering van het inzetten van medewerkers Wij willen een softwaresysteem implementeren dat ons antwoord gaat geven op (logistieke) efficiëntie vraagstukken. Dit systeem zou een reeks aan mogelijkheden naar voren kunnen brengen. Een daarvan is een verbeteringsslag op het gebied van logistieke efficiëntie. -HDS wil in 2013 starten met het ontwikkelen van een beeldkwaliteitsplan volgens de NEN De NEN 2767 beschrijft het meten van de onderhoudsstaat van gebouwen en de onderdelen waar gebouwen uit bestaan. Ook hierin wil HDS zich onderscheiden in de schoonmaakbranche. Zo kan er d.m.v. het beeldkwaliteitsplan, per onderdeel van een object een kwaliteitsmeting uitgevoerd worden, om zo de kwaliteit en het resultaat te behouden. 6