Convenant tussen. de Wmo Adviesraad van de gemeente Opsterland. het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Opsterland

Transcriptie

1 Convenant tussen de van de gemeente Opsterland en het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Opsterland Beetsterzwaag 4 september 2007

2 BEGRIPSBEPALING Dit convenant verstaat onder: Wmo: de Wet maatschappelijke ondersteuning : de van de gemeente Opsterland De gemeente: het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Opsterland AANLEIDING Inwerkingtreding Wmo Op 1 januari 2007 is de Wmo in werking getreden. De Wmo geeft de gemeente de opdracht om kwetsbare burgers op lokaal niveau die ondersteuning te bieden die ze nodig hebben om zo maximaal mogelijk te kunnen deelnemen aan de maatschappij. Instelling Op 2 februari 2007 heeft de gemeente, als een van de maatregelen om binnen de Wmo te komen tot burgerparticipatie, de geïnstalleerd. Taak en doel van de De gemeente heeft de geïnstalleerd met als primaire taak om: vanuit het perspectief van gebruikers van Wmo-voorzieningen, kwetsbare burgers en inwoners van Opsterland, de gemeente gevraagd en ongevraagd te adviseren over het gemeentelijke Wmo-beleid en de daaruit voortvloeiende activiteiten die door of onder regie van de gemeente worden uitgevoerd. Met als doel om: het ondersteuningsaanbod van de Wmo optimaal te laten aansluiten bij de behoeften van kwetsbare burgers in Opsterland. VERKLARING en gemeente onderschrijven de hierboven geformuleerde taak- en doelstelling van de en verklaren ten behoeve van een optimale taakuitvoering door de Wmo Adviesraad het navolgende te zijn overeengekomen. Convenant en College van B&W gemeente Opsterland pagina 2 van 9

3 Artikel 1. Samenstelling, benoeming en zittingsduur leden 1. De bestaat uit minimaal 5 en maximaal 9 leden. 2. De leden van de vertegenwoordigen geen eigen achterban, maar hebben zitting in de op persoonlijke titel, dus zonder last of ruggespraak. De leden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het integraal adviseren op alle deelterreinen van de Wmo, voor alle doelgroepen. 3. Voor de eerste maal worden de leden van de geworven en benoemd door de gemeente. 4. Na de eerste werving en benoeming door de gemeente worden nieuwe leden in het vervolg geworven door de. De draagt nieuwe leden ter benoeming voor aan de gemeente. De gemeente neemt de voordracht over en benoemt het voorgedragen lid in de, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om af te wijken van de voordracht. 5. Bij de werving en de voordracht, hanteert de de functievereisten zoals die bij de werving van de eerste leden van de door de gemeente zijn geformuleerd. Deze functievereisten zijn opgenomen in bijlage 2 bij dit convenant. 6. De zittingsduur van alle leden is, behoudens tussentijdse aftreding, drie jaren. Om te voorkomen dat alle leden gelijktijdig aftreden, kan de zittingsduur bij de eerste samenstelling van de Wmo Adviesraad voor de eerste termijn afwijken van de periode van drie jaren. Na de eerste zittingstermijn zijn de leden eenmalig herkiesbaar voor een tweede termijn van drie jaren. 7. De kan een lid schorsen en/of het voorstel doen een lid uit zijn functie te ontheffen. Deze werkwijze regelt de in het huishoudelijk reglement (zie artikel 8). 8. De gemeente kan leden uit de ontslaan: a. op verzoek van de ; b. indien een lid vertrouwelijke informatie niet vertrouwelijk behandelt (handelt in strijd met artikel 4 lid 3); c. indien een lid, gerelateerd aan de taak van de, een wanprestatie levert; d. indien een lid de gemeente of de in diskrediet brengt; e. indien een lid oneigenlijk gebruik maakt van de onkostenvergoeding. Artikel 2. Uitbrengen adviezen 1. De gemeente is gehouden de advies te vragen: a. over nieuwe of te wijzigen Wmo-documenten die direct van invloed zijn op de rechten en aanspraken van inwoners van Opsterland (verordeningen, besluiten, beleidsdocumenten); b. over beleidsvoornemens die worden opgenomen in het meerjaren Wmo-beleidsplan; c. over voorgenomen besluiten die betrekking hebben op de uitvoering van de Wmo en die aanwijsbare gevolgen hebben voor inwoners van Opsterland; d. over voorgenomen evaluaties van het Wmo-beleid. De gemeente kan de daarnaast om advies vragen over alle andere (actuele) onderwerpen die betrekking hebben op de Wmo. 2. De is gerechtigd uit eigen beweging advies uit te brengen aan de gemeente over alle (actuele) onderwerpen die betrekking hebben op de Wmo. 3. en gemeente leveren een actieve bijdrage aan een vlotte voortgang van het beleidsproces, met inachtneming van de kwaliteit van het proces en van het eindproduct. Als de gemeente advies vraagt aan de dan wordt het advies op een zodanig tijdstip gevraagd dat het daadwerkelijk van invloed kan zijn op de inhoud van de betreffende documenten en/of besluiten. Convenant en College van B&W gemeente Opsterland pagina 3 van 9

4 Als de advies uitbrengt, dan spant de zich in om het advies zo snel als redelijkerwijs mogelijk is aan te leveren, om zo de doorlooptijd van het beleidsproces te beperken. Bij een adviesaanvraag wordt gewerkt volgens het stroomschema in bijlage 1. Met instemming van beide partijen kan van de geschetste procedure in bijlage 1 worden afgeweken. 4. De adviseert over beleidsaangelegenheden. Adviezen kunnen betrekking hebben op verschillende strategische niveaus (zie lid 1 van dit artikel). De adviseert niet over individuele gevallen. 5. De gemeente kan afwijken van het advies van de. Als de gemeente afwijkt van het advies, wordt de schriftelijk op de hoogte gesteld van het feit dat de gemeente het advies niet overneemt. In dit schrijven wordt het afwijken van het advies gemotiveerd. 6. In het geval de gemeente in een voorstel aan het College van B&W of aan de Gemeenteraad afwijkt van het advies van de, wordt dit bij het voorstel vermeld, waarbij tevens wordt aangegeven op welke gronden van het advies van de is afgeweken. Artikel 3. Onderlinge communicatie 1. en gemeente spannen zich in om onderlinge overleggen te laten plaatsvinden op professionele wijze, in een constructieve sfeer waarin met wederzijds respect op open wijze van gedachten wordt gewisseld. 2. De wethouder met Wmo in de portefeuille is het bestuurlijke aanspreekpunt voor de Wmo Adviesraad. 3. Het hoofd van de beleidsafdeling die Wmo in het pakket heeft, is het ambtelijke aanspreekpunt voor de. Bij de start van de is dit het hoofd van de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. Het afdelingshoofd kan de rol van aanspreekpunt voor de Wmo Adviesraad delegeren aan een van de beleidsmedewerkers. 4. Tussen het bestuurlijke aanspreekpunt (wethouder) en de vindt minimaal twee keer per jaar structureel overleg plaats, het zogenaamde bestuurlijk overleg. Dit bestuurlijk overleg wordt voorgezeten door de wethouder. De wethouder kan zich bij dit overleg laten ondersteunen door een of meer (beleids)medewerkers van de gemeente. 5. Naast het bestuurlijk overleg vindt minimaal twee keer per jaar structureel overleg plaats tussen het ambtelijke aanspreekpunt en de, het zogenaamde ambtelijk overleg. Afhankelijk van de agenda kan de coördinator van het Informatiepunt Wmo aanwezig zijn bij het ambtelijk overleg. Ook kunnen andere (beleids)medewerkers van de gemeente aanschuiven. Het ambtelijk overleg wordt voorgezeten door een van de medewerkers van de gemeente. 6. De data van de vier structurele overleggen worden in een vroeg stadium gepland. Bij voorkeur zijn de vergaderdata in enig kalenderjaar uiterlijk eind januari van dat jaar bekend bij en gemeente. 7. Naast de vier structurele overleggen, kan zowel de als de gemeente verzoeken om een extra ambtelijk of bestuurlijk overleg. Een verzoek om extra overleg wordt door de andere partij gehonoreerd, tenzij er zwaarwegende overwegingen zijn om dit niet te doen. Datum en tijdstip van het extra overleg worden in overleg vastgesteld. 8. Voor alle overleggen tussen en gemeente geldt dat de gemeente zorgdraagt voor een vergaderlocatie, voor verzending van agenda en vergaderstukken en voor verslaglegging van het overleg. 9. De gemeente doet de leden van de minimaal een week van tevoren de vergaderstukken ten behoeve van het overleg toekomen. Zo is het voor de mogelijk om zich goed voor te bereiden op het overleg. Vergaderstukken worden verspreid per post én per . Zendingen van minder dan 10 pagina s worden uitsluitend verspreid per . Ieder lid van de kan de gemeente verzoeken om zendingen van minder dan 10 pagina s tevens per post te sturen. De gemeente zal aan een dergelijk verzoek gehoor geven. Convenant en College van B&W gemeente Opsterland pagina 4 van 9

5 10. De informeert het ambtelijke aanspreekpunt minimaal twee weken voor het overleg over de punten die de wil inbrengen in het ambtelijk of bestuurlijk overleg. Artikel 4. Informatieverzameling 1. De gemeente verstrekt de actief de informatie die nodig is voor het naar behoren kunnen functioneren van de. Het betreft hier informatie die noodzakelijk is om beleid en uitvoering te begrijpen en om relevante ontwikkelingen te kunnen volgen. 2. De kan de gemeente vragen om informatie te verstrekken die aanvullend is op de reeds actief door de gemeente verstrekte informatie als bedoeld in lid 1 van dit artikel en die relevant is voor de uitoefening van de taken van de. De gemeente is gehouden gevraagde, voor de relevante informatie te verstrekken. 3. Als de gemeente de informatie verstrekt die vertrouwelijk is, dan zal de gemeente dit expliciet vermelden. De leden van de garanderen dan een strikt vertrouwelijke behandeling, hetgeen inhoudt dat de informatie niet naar buiten wordt gebracht. 4. Naast de informatie die van de gemeente wordt ontvangen, verzamelt de voor een adequate uitoefening van haar taak informatie in het veld. De ontwikkelt en onderhoudt daartoe zelf een informatienetwerk met belanghebbenden, belangenbehartigers en andere relevante personen en organisaties. De wijze waarop dit contact met de achterban wordt vormgegeven, bepaalt de zelf. Artikel 5. Verantwoording 1. De stelt na afloop van ieder kalenderjaar een verslag op met een weergave van de uitgevoerde werkzaamheden in het betreffende kalenderjaar. Het jaarverslag is openbaar. Het jaarverslag verschijnt uiterlijk in juni van het jaar volgend op het kalenderjaar waar het verslag betrekking op heeft. Artikel 6. Middelen 1. De gemeente stelt de een budget en faciliteiten ter beschikking. Het budget geldt voor een kalenderjaar. De gemeente maakt uiterlijk op 15 november de hoogte van het budget voor het komende kalenderjaar bekend aan de. De kan ten laste van het jaarbudget onkosten declareren. Zolang het budget toereikend is, komen onkosten als vermeld bij lid 2 van dit artikel in aanmerking voor vergoeding. De houdt zelf bij wat de (cumulatieve) uitgaven gedurende het kalenderjaar zijn en wat de daaruit volgende resterende budgetruimte is. Als er een budgetoverschrijding dreigt, treedt de Wmo Adviesraad in overleg met het ambtelijke aanspreekpunt bij de gemeente. In uitzonderingsgevallen is in overleg een budgetoverschrijding mogelijk. Zonder overleg wordt het jaarbudget niet overschreden. In afwijking van bovenstaande is er in het eerste jaar van het bestaan van de (2007) nog geen vast jaarbudget en geldt dat de uitgaven van de in onderling overleg tussen en gemeente worden bepaald. Na afloop van ieder kalenderjaar, uiterlijk in de maand juni van het daaropvolgende jaar, worden de gemaakte kosten in dat jaar besproken tussen en gemeente. Convenant en College van B&W gemeente Opsterland pagina 5 van 9

6 2. Ten laste van het budget kan het volgende worden gedeclareerd: a. Vacatiegelden van de leden van de. De hoogte van het vacatiegeld wordt bepaald door de gemeente en bedraagt bij de start van de 35 per lid per maand. b. Een algemene onkostenvergoeding voor niet kwantificeerbare en kleine onkosten, waaronder: gebruik van privé-computer en ander (kantoor)middelen, kosten voor het afdrukken van vergadersets en andere incidentele documenten, telefoonkosten. De hoogte van de algemene onkostenvergoeding wordt bepaald door de gemeente en bedraagt bij de start van de 5 per lid per maand. c. Kilometervergoeding van de leden van de voor reiskosten gemaakt ten behoeve van het werk voor de. De hoogte van de kilometervergoeding wordt bepaald door de gemeente en bedraagt bij de start van de 0,28 per kilometer. d. Kosten voor deskundigheidsbevordering. e. Kosten voor aanschaf van documentatie, literatuur en vaktijdschriften. f. Kosten voor inschakelen van (professionele) ondersteuning; inhoudelijk en organisatorisch. g. Kosten voor overleg met en informeren en activeren van de achterban. h. Kosten voor voorlichting en Public relations. i. Kosten speciale voorzieningen in verband met handicap (ringleiding, speciale leesvormen, doventolk). j. Overige kosten na expliciete toestemming van de gemeente. 3. Naast het budget voor bovengenoemde kosten, stelt de gemeente de volgende faciliteiten in natura ter beschikking aan de : a. Gebruik van vergaderruimten, inclusief koffie en thee. b. Advies van de gemeentelijke afdeling Communicatie over PR- en communicatievraagstukken. c. Gebruik van de gemeentelijke Reproafdeling. Artikel 7. Declaratie 1. Met inachtneming van het gestelde in artikel 6, kan de onkosten declareren bij de gemeente. 2. Declaraties zijn gedateerd en ondertekend door de penningmeester van de. 3. Declaraties zijn gespecificeerd en zo mogelijk voorzien van betalingsbewijzen. 4. Declaraties worden ingediend bij het ambtelijke aanspreekpunt van de gemeente. 5. De gemeente draagt zorg voor een zo snel mogelijke betaalbaarstelling van de declaraties. Artikel 8. Huishoudelijk reglement 1. De stelt een huishoudelijk reglement op, waarin minimaal het volgende is geregeld: a. de vergaderfrequentie en de vergaderorde van de ; b. de procedure van besluitvorming binnen de ; c. de functieverdeling binnen de ; d. het rooster van aftreden; e. de procedure met betrekking tot schorsing. Convenant en College van B&W gemeente Opsterland pagina 6 van 9

7 Artikel 9. Beëindiging 1. De kan door de gemeente worden opgeheven: a. in onderling overleg tussen en gemeente; b. als de Wmo wordt ingetrokken; c. als het beleid van burgerparticipatie van de gemeente substantieel wijzigt. 2. In de gevallen als bedoeld onder lid 1b en 1c van dit artikel is de gemeente gehouden het voornemen tot opheffing minimaal een half jaar van tevoren schriftelijk kenbaar te maken aan de. Artikel 10. Slotbepalingen 1. Wijzigingen in dit convenant kunnen worden vastgesteld na overeenstemming tussen de Wmo Adviesraad en de gemeente. 2. In gevallen waarin het convenant niet of onvoldoende voorziet, beslissen de en de gemeente in onderling overleg. 3. Bij een geschil over de toepassing van dit convenant wordt een driehoofdige geschillencommissie ingesteld die een bindende uitspraak doet. Eén kandidaat wordt voorgedragen door de Wmo Adviesraad en één kandidaat door de gemeente. De derde kandidaat wordt gekozen door de beide andere kandidaten. Aldus overeengekomen te Beetsterzwaag, d.d. 4 september 2007 gemeente Opsterland, namens deze de heer S. Sybrandy, voorzitter College van Burgemeester en Wethouders gemeente Opsterland, namens deze de heer W. Kooistra, wethouder Convenant en College van B&W gemeente Opsterland pagina 7 van 9

8 BIJLAGE 1 Stroomschema adviesaanvraag Beleidsproces met inspraak Beleidsproces zonder inspraak Tijdpad Toelichting Ontwerpen beleidsdocument door gemeente Ontwerpen beleidsdocument door gemeente Gedurende het ontwerpproces kan de gemeente mondeling of schriftelijk informeel afstemmen met de om zo (onderdelen van) het voorgenomen beleid te toetsen. Toezenden concept beleidsdocument aan Toezenden concept beleidsdocument aan Formeel overleg en gemeente Formeel overleg en gemeente Maximaal 4 weken Afhankelijk van het onderwerp bestuurlijk (wethouder) of ambtelijk (beleidsambtenaar) overleg. Uitbrengen advies Uitbrengen advies Terugkoppelen overnemen (onderdelen) advies door gemeente Terugkoppelen overnemen (onderdelen) advies door gemeente Maximaal 2 weken De gemeente laat de schriftelijk weten in hoeverre het advies wordt overgenomen en als er van het advies wordt afgeweken, op welke gronden dit het geval is. Beleidsdocument inspraakrijp Vaststellen beleidsdocument Als het advies van de integraal is verwerkt, wordt bij de ter inspraaklegging vermeld dat de het beleidsdocument ondersteunt. Als het advies op onderdelen niet is overgenomen, worden de niet overgenomen adviezen vermeld, alsmede de reden waarom van het advies wordt afgeweken. Inspraak Opstellen reactienota Naast het uitbrengen van advies vóór de ter inspraaklegging, kan de ook ín de inspraakperiode nog reageren op het beleidsdocument. Beide categorieën opmerkingen (voorafgaand aan én tijdens de inspraakronde) worden opgenomen in de reactienota. Beleidsdocument + reactienota naar College B&W Beleidsdocument + reactienota naar Gemeenteraad Afhankelijk van de aard van het beleidsdocument/-besluit vindt besluitvorming plaats door het College of door de Raad Vaststellen beleidsdocument

9 BIJLAGE 2 Functievereisten (nieuwe) leden (als ook gehanteerd bij de werving van de leden in de eerste samenstelling van de ) Voor de worden leden geworven die: woonachtig zijn in Opsterland; maatschappelijk betrokken zijn; affiniteit hebben met het (brede) terrein dat de Wmo bestrijkt en alle doelgroepen willen vertegenwoordigen; binding hebben met een of meer Wmo-doelgroepen en beschikken over een netwerk van personen of organisaties die de stem van een of meer Wmo-doelgroepen vertolken; niet werkzaam zijn bij (of op andere wijze nadrukkelijk verbonden met) belanghebbende partijen, waarmee de gemeente binnen het kader van de Wmo contracten heeft afgesloten of zou kunnen afsluiten (dus bijvoorbeeld niet werkzaam bij een zorgaanbieder of hulpmiddelenleverancier); analytisch kunnen denken (patronen herkennen, hoofd en bijzaken onderscheiden); beleidsmatig kunnen adviseren (detailinformatie vertalen naar algemene adviezen, verschillende -soms tegenstrijdige- geluiden samenvoegen tot een eenduidig advies); gevoel hebben voor politiek-bestuurlijke verhoudingen en gevoel hebben voor de positie van de ; communicatief vaardig zijn; initiatief tonen; tijd willen investeren om de tot een succes te maken (schatting van de tijdsbesteding: uren per persoon per maand).