ARCHIEFBEHEERSPLAN INTERNE AUDIT

Transcriptie

1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN BELEIDSDOMEIN MINISTERIE VLAAMSE GEMEENSCHAP ARCHIEFBEHEERSPLAN INTERNE AUDIT door Geert LELOUP m.m.v. Herman VAN ISTERDAEL Brussel 2006

2 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN BELEIDSDOMEIN MINISTERIE VLAAMSE GEMEENSCHAP ARCHIEFBEHEERSPLAN INTERNE AUDIT MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP door Geert LELOUP m.m.v.herman VAN ISTERDAEL Brussel 2006

3 Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie Publicatienummer

4

5 WOORD VOORAF Het archiefbeheersplan voor Interne Audit van de Vlaamse Administratie kon enkel gerealiseerd worden dankzij de bereidwillige medewerking van verschillende instanties en personen. Zij verdienen hier allen een oprecht woord van dank. Eerst en vooral een woord van dank voor dhr. Eddy Guilliams, Hoofd Interne Audit, die zo vriendelijk was om zijn toestemming te verlenen voor de opmaak van een archiefbeheersplan. Daarnaast verdient ook mevr. Karen Bal, documentaliste van Interne Audit, een vermelding in dit dankwoord, daar zij niet alleen heel wat documentatie heeft bezorgd, maar ook de nodige feedback heeft gegeven. De bijdrage van het Rijksarchief is evenmin te verwaarlozen. Dhr. Herman Coppens, departementshoofd van het departement Vlaanderen, en mevrouw Chantal Vancoppenolle, diensthoofd van het Rijksarchief te Beveren en projectleider, gaven de voorbije jaren heel wat nuttige theoretische en praktische adviezen over de opmaak van archiefbeheersplannen. Dhr. Herman Van Isterdael, diensthoofd van het Rijksarchief te Leuven, speelde een erg belangrijk rol door namens het Rijksarchief de definitieve bestemmingen in dit archiefbeheersplan te bekrachtigen. Geert Leloup Beveren, 16 december 2005

6

7 INHOUDSTAFEL WOORD VOORAF... 5 INHOUDSTAFEL... 7 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN... 9 LIJST VAN AFKORTINGEN TOELICHTING A. Doel en structuur van het archiefbeheersplan B. Enkele richtlijnen voor een efficiënt archiefbeheer ARCHIEFBEHEERSPLAN INTERNE AUDIT A. Voorstelling van de archiefvormer B. Overzicht van beleidsdomeinen, taakgebieden, taken en handelingen C. Archiefbeheersplan... 26

8

9 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN NIET GEDRUKTE BRONNEN: Verzameling omzendbrieven, bewaard door de afdeling Kanselarij. GEDRUKTE BRONNEN: Belgisch Staatsblad, Brussel, Parlementaire Stukken van het Vlaams Parlement, Brussel, Parlementaire Vragen en Antwoorden van het Vlaams Parlement, Brussel, Parlementaire Vragen en Antwoorden van de Kamer, Brussel, Vademecum van de Vlaamse regering, Brussel, s.d. JAARVERSLAGEN: Auditcomité. Verslag aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, 66 p. Auditcomité. Verslag 2003 aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, 48 p. Jaarverslag van het Auditcomité en de Interne Audit van de Vlaamse Administratie 2004, Brussel, 2005, 72 p. WERKEN: VAN DRIES R., VAN BRUSSEL L. en WILLEKENS M., Handboek Auditing, Antwerpen, 2001, 358 p. DER BEKEN T. en CARION T., Een geïntegreerd anti- corruptiebeleid voor België, Antwerpen-Apeldoorn, 1999, 131 p.

10

11 LIJST VAN AFKORTINGEN art. B.S. Gidsen van de Vlaamse overheid, PB artikel Belgisch Staatsblad Het betreft hier de volgende uitgaven van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap: Gids van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Instellingen van Openbaar nut, Brussel, 1992, 1994 en Beknopte Gids van de Vlaamse overheid. Voorjaar 1997, Brussel, Gids van de Vlaamse overheid. Zomer 1998, Brussel, Gids van de Vlaamse overheid. Herfst 1999, Brussel, Gids van de Vlaamse overheid. Voorjaar 2000, Brussel, Gids van de Vlaamse overheid. Zomer 2002, Brussel, Publicatieblad Europese Unie

12

13 TOELICHTING A. DOEL EN STRUCTUUR VAN HET ARCHIEFBEHEERSPLAN Wat is archief? Archiefproducten zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Toegepast op overheidsarchief, kunnen we stellen dat het gaat om alle documenten (ook digitale) die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten van die overheid. Stukken die toevallig in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken en tijdschriften behoren evenmin tot het archief. Wat bepaalt de Archiefwet? Ingevolge de Archiefwet van 24 juni 1955 houdt het Rijksarchief toezicht op de archieven van rechtbanken, provincies, gemeenten, openbare instellingen en alle rijksbesturen. Archiefproducten van deze besturen mogen niet vernietigd worden zonder de toestemming van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden (Archiefwet, art. 5). Wat is het IAVA-project? Eind 2001 ging het departement Vlaanderen van het Rijksarchief van start met het IAVAproject. De afkorting IAVA staat voor Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie. De projectmedewerkers verrichten onderzoek naar de geschiedenis en de bevoegdheden van de Vlaamse administratie (instellingenstudie) en naar de archiefproducten die door deze administratie worden voortgebracht (archiefbeheer). Het resultaat van dit onderzoek bestaat uit archiefbeheersplannen, die per archiefvormende entiteit opgesteld worden. Wat is een archiefbeheersplan? Het archiefbeheersplan biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie subsidiedossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct is aangegeven wat de bestemming ervan is: vernietigen na afloop van de administratieve bewaartermijn of permanent bewaren. Tijdige vernietiging van de archiefstukken die daarvoor in aanmerking komen, heeft als voordeel dat archiefruimte uitgespaard wordt. Op die manier blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. De permanent te bewaren stukken kunnen door de archiefvormer bewaard worden of ze kunnen overgedragen worden aan het Rijksarchief, zodat ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers. Volgens welke principes is het archiefbeheersplan opgebouwd? Het kernelement van het archiefbeheersplan is de handeling. Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een archiefvormer worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een of meerdere archiefproducten opleveren. Het werken met handelingen heeft

14 Toelichting vele voordelen. Ten eerste heeft een handeling een zekere levensduur. Hoewel de institutionele structuur van de administratie geregeld wijzigt, blijven haar opdrachten min of meer stabiel. Ten tweede is de handeling een belangrijk criterium voor selectie. Het is op basis van de handeling dat een eerste waardering wordt uitgesproken over de noodzaak tot permanente bewaring van de archiefproducten. Uiteraard moeten ook de archiefproducten zelf in rekening genomen worden. Welke velden komen in het archiefbeheersplan voor? Beleidsdomein TAAKGEBIED TAAK Handeling Datering Grondslagen Bronnen Archiefvormers Opmerkingen Het beleidsdomein komt overeen met een coherent geheel van bevoegdheden. Beleidsdomeinen zijn gebaseerd op de thesaurus van de Vlaamse Codex 1. HET TAAKGEBIED IS EEN ONDERVERDELING VAN HET BELEIDSDOMEIN. ZO WORDEN BINNEN HET BELEIDS- DOMEIN CULTUUR HET TAAKGEBIED FILM EN HET TAAK- GEBIED MEDIA ONDERSCHEIDEN. EEN TAAK IS EEN GEHEEL VAN ONDERLING SAMENHANGENDE HANDELINGEN DIE DEZELFDE DOELSTELLING HEBBEN. Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een of meerdere archiefproducten opleveren. Hier wordt de periode vermeld waarin de handeling uitgevoerd werd. Indien de begindatum niet precies gekend is, maar zeker dateert van vóór een staatshervorming, gebruiken we de omschrijving Indien de handeling op het moment van de redactie van het archiefbeheersplan nog steeds bestaat, wordt als einddatum 9999 gebruikt. Veel handelingen worden door de wet- en regelgeving opgelegd en hebben bijgevolg een wettelijke grondslag. De meeste wettelijke grondslagen zijn in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Indien in de wet- en regelgeving geen expliciete grondslag teruggevonden werd, wordt het symbool - vermeld. Onder bronnen wordt de informatie verstaan waarin de handeling teruggevonden werd. Het kan gaan om gedrukte publicaties, interviews, elektronische informatie, enz. Met archiefvormers worden de verschillende diensten bedoeld die de handeling uitgevoerd hebben. De archiefvormers worden gedateerd en in chronologische volgorde gerangschikt. Ook hier gebruiken we de omschrijving 1111 en In dit veld wordt extra informatie in verband met de handeling weergegeven. 1 De Vlaamse Codex bevat de gecoördineerde Vlaamse wetgeving en is samengesteld door de cel Juridische Dienstverlening van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, met wetenschappelijke medewerking van Prof. dr. P. Van Orshoven. Zie 14

15 Toelichting Archiefproducten Hier wordt het archiefproduct beschreven, bijvoorbeeld Dossiers inzake. datering ordening toegang materiële vorm omvang adm. bewaartermijn def. bestemming opmerkingen Het archiefproduct wordt zo nauwkeurig mogelijk gedateerd. Deze rubriek toont hoe het archief geordend is, bijvoorbeeld chronologisch. De toegang op het archief zorgt ervoor dat het archief raadpleegbaar is, bijvoorbeeld een alfabetische index. In dit veld wordt de materiële vorm van het archiefproduct weergegeven, bijvoorbeeld papier, microfiche, MS Access-databank, enz. Indien het archiefproduct niet meer aangroeit, wordt de omvang vermeld, uitgedrukt in strekkende meter. De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door de administratie en drukt uit hoe lang ze het archiefproduct nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden. De administratieve bewaartermijnen die bij de archiefproducten worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De administratie kan deze termijnen ten allen tijde opnieuw bekijken. De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de administratie, op basis van de cultureelwetenschappelijke waarde van het archiefproduct, in het bijzonder voor het historisch onderzoek. Extra informatie wordt in dit veld weergegeven. B. ENKELE RICHTLIJNEN VOOR EEN EFFICIËNT ARCHIEFBEHEER 1. Bewaar archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat. Met goede staat wordt de materiële toestand bedoeld. Het is bijvoorbeeld aan te raden om het archief tijdig te schonen: verwijderen van dubbels, paperclips, plastieken mapjes, stukken met een louter tijdelijk belang (bijvoorbeeld verlofbriefjes), enz. Hoe vroeger dit gebeurt, hoe beter. Ook moet het archief bewaard worden in een daarvoor geschikte ruimte. Boeken of voorwerpen horen niet thuis in een archiefbewaarplaats. Met geordende staat wordt bedoeld dat de stukken in een systematische orde geplaatst worden, zodat ze op eenvoudige wijze teruggevonden kunnen worden (bijvoorbeeld alfabetisch). Ten slotte is ook een toegang op de archiefproducten noodzakelijk. Voorliggend archiefbeheersplan kan beschouwd worden als een toegang op het gehele archief. De individuele archiefproducten moeten echter ook raadpleegbaar zijn, zodat bijvoorbeeld een bepaald stuk of een dossier snel teruggevonden kan worden. 2. Bepaal de administratieve bewaartermijn van alle archiefproducten. Zolang een archiefproduct frequent gehanteerd wordt, bevindt het zich in de dynamische fase. Indien het archiefproduct niet meer regelmatig gehanteerd wordt, komt het in de semi-statische fase terecht. Pas indien het archiefproduct niet meer van nut is voor de goede werking van de administratie en het niet meer gebruikt wordt omwille van de juridische bewijskracht, is er sprake van de statische fase. Als het archiefproduct zich in de statische fase bevindt, betekent dit dat de administratieve bewaartermijn afgelopen is. Het is belangrijk om deze termijn vast te leggen, want het is na afloop hiervan dat moet worden overgegaan tot vernietiging of tot verdere bewaring omwille van culturele en historisch-wetenschappelijke motieven. 15

16 Toelichting 3. Markeer de aan de selectie onderworpen archieven. Het verdient aanbeveling de selectie door uiterlijke kenmerken te markeren, bijvoorbeeld door middel van gekleurde stickers: groen voor onmiddellijke vernietiging, blauw met een jaartal voor vernietiging op termijn en rood voor permanente bewaring. De archiefstukken die permanent bewaard moeten blijven, dienen verpakt te worden in zuurvrije dozen. Hierdoor zijn deze stukken nog duidelijker herkenbaar als te bewaren en bovendien wordt de verzuring van het papier tegengegaan. Doorgaans wordt drie à tien procent van het archiefvolume door het Rijksarchief voor permanente bewaring geselecteerd. 4. Voer de selectiebeslissingen uit. Het archiefbeheersplan is bedoeld om de administratie te helpen met haar archiefbeheer. Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefproduct verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming van de serie bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. De administratie is uiteraard vrij om de bescheiden zelf te bewaren, indien dit gebeurt in goede, geordende en toegankelijke staat. Het is echter mogelijk om de bescheiden over te dragen naar het Rijksarchief, dat dan instaat voor de verdere bewaring en ontsluiting. Indien de definitieve bestemming van het archiefproduct vernietigen is, kunnen de archiefproducten vernietigd worden. In geval van een geplande vernietiging, dient u het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit de stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Het is natuurlijk verboden om de te vernietigen bescheiden mee te geven met de papierslag van een jeugd- of sportvereniging of met de huisvuilophaaldienst. De vernietiging dient te gebeuren door een gespecialiseerde firma. 5. Hou het archiefbeheersplan up-to-date. Het archiefbeheersplan is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet het archiefbeheersplan gewijzigd worden. Een regelmatige herziening van het plan is daarom zeker aan te raden. Voor eventuele hulp hierbij kan u contact opnemen met het departement Vlaanderen van het Rijksarchief. 16

17 ARCHIEFBEHEERSPLAN INTERNE AUDIT

18

19 Archiefbeheersplan Interne Audit A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER 1. Instellingenstudie De geschiedenis van Interne Audit wordt in het eerste deel van deze instellingenstudie beschreven, waarna in het tweede onderdeel de opdrachten van de entiteit meer in detail worden besproken. Interne Audit, de institutionele evolutie De Vlaamse regering lanceerde in 1999 het vernieuwinsproject Beter Bestuurlijk Beleid (BBB) met het doel haar overheidsadministratie ingrijpend te reorganiseren, waarbij een grotere autonomie en verantwoordelijkheid voor de leidende ambtenaren één van de meest in het oog springende vernieuwingen vormde. Een grotere autonomie diende echter gekoppeld te worden aan de uitbouw van een efficiënt intern controlesysteem. De interne controle moest immers bijdragen tot de kwaliteitsvolle werking van de Vlaamse overheidsadministratie, efficiëntie en effectiviteit bevorderen én de integriteit bewaken. Een interne audit diende in deze context het interne controlesysteem op zijn goede werking te controleren en advies uit te brengen ter verbetering ervan. Een interne-auditdienst moest dus het management ondersteunen bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's. 2 De Vlaamse regering besliste in deze context een eigen interne-auditdienst op te richten. 3 De oprichting ervan werd aangekondigd in het regeerakkoord van de Vlaamse Regering van 13 juli 1999 en het Auditcomité van de Vlaamse Gemeenschap en de entiteit Interne Audit werden uiteindelijk effectief opgericht met een aantal besluiten van de Vlaamse regering van 8 september De nieuwe entiteit Interne Audit kreeg de opdracht alle bedrijfsprocessen en activiteiten van ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, de diensten met afzonderlijk beheer (DAB s), de Vlaamse openbare instellingen (VOI s) en de Vlaamse wetenschappelijke instellingen (VWI s) te onderzoeken en te evalueren, en in het bijzonder het systeem van interne controle. Enkele maanden later werd ook decretaal bepaald dat de VOI s tot het werkterrein van de nieuwe entiteit behoorden. 5 De entiteit Interne Audit kan in dit kader belast worden met het 2 Parl. St. Vl. Parl., , nr. 89/1, p Een andere reden was dat het federale Hoog Comité van Toezicht (HCT) bij het ministerie van Ambtenarenzaken in 1997 de facto werd opgeheven. Het HCT was een gespecialiseerde instelling met zowel gerechtelijke als administratieve bevoegdheden om de wettigheid en de regelmatigheid van de werking van de federale en regionale openbare diensten te controleren. De opheffing van het HCT, de opsplitsing van diens gerechtelijke en administratieve bevoegdheden en de inperking van de administratieve bevoegdheden van de nieuwe dienst Overheidsopdrachten en Subsidies (DOS) van het ministerie van Ambtenarenzaken tot de federale overheidsdiensten hadden tot gevolg dat er voor de Vlaamse openbare diensten niet langer administratieve onderzoeken en onderzoeken naar onregelmatigheden werden gevoerd. VANDER BEKEN T. en CARION T., Een geïntegreerd anti-corruptiebeleid voor België, Antwerpen-Apeldoorn, 1999, pp september 2000, Besluit van de Vlaamse regering betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (B.S., 25/10/2000, p ); 8 september 2000, Besluit van de Vlaamse Regering tot wijziging van het Vlaams personeelsstatuut van 24 november 1993, wat de loopbanen bij de entiteit Interne Audit betreft (B.S., 25/10/2000, p ); 8 september 2000, Besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2000 tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Regering van 13 juni 1996 houdende vaststelling van de personeelsformatie van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap naar aanleiding van de oprichting van de entiteit Interne Audit (B.S., 25/10/2000, p ). 5 8 december 2000, Decreet houdende diverse bepalingen, art (B.S., 13/01/2001, p. 999). De VOI s vormen afzonderlijke rechtspersonen. Een decretale grondslag was een vereiste om Interne Audit te 19

20 Archiefbeheersplan Interne Audit uitvoeren van financiële audits, overeenstemmingsaudits, operationele audits, ad-hocopdrachten en administratieve onderzoeken. Interne Audit ressorteert rechtstreeks onder de Vlaamse regering, maar om haar onafhankelijkheid te garanderen, werd het Auditcomité opgericht waaraan Interne Audit dient te rapporteren. Interne Audit zelf wordt geleid door het Hoofd Interne Audit en wordt verder onderverdeeld in een secretariaat en vier entiteiten. Deze vier entiteiten worden elk geleid door een manager-auditor en zijn respectievelijk bevoegd voor persoonsgebonden materies, niet-persoonsgebonden materies, de transversale materies en administratieve onderzoeken. 6 Uit: Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. B, p. 4. De taken en bevoegdheden van Interne Audit werden in het kader van de reorganisatie van de Vlaamse overheid onder de noemer Beter Bestuurlijk Beleid (BBB) opgenomen in het kaderdecreet bestuurlijk beleid van 18 juli De entiteit Interne Audit zal in de nabije toekomst omgevormd worden tot het intern verzelfstandigd agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA). 8 Interne Audit heeft de missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner te zijn van het management van de departementen, de intern verzelfstandigde agentschappen (IVA s) en publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen (EVA s) bij de beheersing van de financiële, wettelijke en organisatorische risico's, teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. Het Auditcomité is verantwoordelijk voor de opvolging van en het toezicht op het agentschap Interne Audit en zal daartoe onder meer de beheersovereenkomst en het jaarlijks ondernemingsplan van het agentschap goedkeuren. machtigen opdrachten uit te voeren bij deze instellingen en toegang te verlenen tot alle informatie en documenten. Parl. St. Vl. Parl., , nr. 414/1 en 414/9. 6 Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. B, p juli 2003, Kaderdecreet bestuurlijk beleid, art. 34 (B.S., 22/08/2003, p ) april 2004, Besluit van de Vlaamse regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Interne Audit van de Vlaamse Administratie" en tot omvorming van het auditcomité van de Vlaamse Gemeenschap tot het Auditcomité van de Vlaamse Administratie (B.S., 13/05/2004, p ). 20

21 Archiefbeheersplan Interne Audit Interne Audit werd bij haar operationalisering in september 2001 in het North Plaza B gebouw aan de Koning Albert II-laan in Brussel gevestigd en is daar nog steeds gehuisvest. Interne Audit, het takenpakket Interne Audit heeft de opdracht alle bedrijfsprocessen en activiteiten van het ministerie van de Vlaamse gemeenschap, de diensten met afzonderlijk beheer (DAB s), de Vlaams wetenschappelijke instellingen (VWI s) en de Vlaamse openbare instellingen (VOI s) te onderzoeken en te evalueren. Het wil het management en de andere personeelsleden ondersteunen door analyses, evaluaties, aanbevelingen, advies en informatie omtrent de onderzochte bedrijfsprocessen en activiteiten te geven. De belangrijkste doelstelling is de evaluatie van de aangepastheid en de doeltreffendheid van het systeem van interne controle, de maatregelen die in de werkingsstructuur van de bedrijfsorganisatie zijn ingebouwd om informatie over de werking te verstrekken. 9 Maatregelen van interne controle omvatten naast algemene principes zoals een duidelijke omschrijving van functies en verantwoordelijkheden, het instellen van voldoende functiescheidingen en de integriteit en de bekwaamheid van het personeel ook een aantal specifieke maatregelen zoals het vier-ogen-principe, de dubbele handtekening, de kruiselingse controles... met het oog op de realisatie van deze doelstelling. De boekhoudkundige regels en maatregelen voor het verzekeren van de betrouwbaarheid en continuïteit van de elektronische informatiesystemen behoren ook tot het interne controlesysteem. De reguliere of geplande audits vormen de belangrijkste opdracht van Interne Audit. Naar gelang de doelstelling en het voorwerp van de auditactiviteit zijn er de financiële audit, de overeenstemmingsaudit en de operationele audit. De financiële audit zal zich vooral richten op het evalueren van de sleutelcontroles met betrekking tot de volledigheid, de juistheid, de tijdigheid en de geldigheid van financieel-boekhoudkundige transacties en beheersinformatie, alsook de middelen om deze transacties en informatie te identificeren, classificeren en te rapporteren. De overeenstemmingsaudit of compliance audit beoogt het onderzoek naar de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Het beoordeelt de overeenstemming van de verschillende bedrijfsprocessen en activiteiten met wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders De operationele audit onderzoekt in welke mate bedrijfsprocessen, activiteiten en controles erop gericht zijn de doelstellingen van de organisatie te bereiken. De effectiviteit en de efficiëntie worden bij de operationele audit dus grondig onder de loep genomen. Het auditrapport wordt steeds bezorgd aan de verantwoordelijke van de geauditeerde entiteit, aan zijn hiërarchische overste en aan het auditcomité. De betrokken minister ontvangt een syntheserapport, maar kan desgewenst ook het detailrapport opvragen bij de voorzitter van het auditcomité. Het management blijft verantwoordelijk voor de implementatie van de aanbevelingen en bepaalt zelf of en wanneer de implementatie plaatsvindt. 10 Interne Audit voert wel voortgangscontroleaudits door, om na te gaan in welke mate aan de geformuleerde aanbevelingen werd voldaan. De geauditeerden ontvangen een overzicht van de aanbevelingen met hoge prioriteit en dienen aan te geven welke stappen sinds de audit werden genomen om deze aanbevelingen te implementeren. Interne Audit stelt na een analyse van deze documenten en eventuele gesprekken een rapport op, waarin aangegeven wordt wat de status van de aanbeveling is (gerealiseerd, in realisatie of niet gerealiseerd). 11 Naast deze geplande reguliere opdrachten zijn er ook ad-hocopdrachten die van nature niet op voorhand gepland kunnen worden, maar die wel de onmiddellijke aandacht van het management 9 DRIES R., VAN BRUSSEL L. en WILLEKENS M., Handboek Auditing, Antwerpen, 2001, pp Auditcomité. Verslag aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, p en pp Auditcomité. Verslag aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, p

22 Archiefbeheersplan Interne Audit en Interne Audit opeisen. Voorbeelden van ad-hocopdrachten zijn de validatie van de status van projecten, de evaluatie van de interne controle bij evoluerende externe factoren Een adhocopdracht kan door de Vlaamse regering, door een minister van de Vlaamse regering of door lijnmanagement bij het hoofd Interne Audit worden aangevraagd. De resultaten van adhocopdrachten worden gerapporteerd aan de aanvrager van de ad-hocopdracht, aan de verantwoordelijke van de geauditeerde entiteit, aan zijn hiërarchische overste en aan het auditcomité. De betrokken minister ontvangt een syntheserapport, maar kan desgewenst ook het detailrapport opvragen bij de voorzitter van het auditcomité. 12 Verder kan Interne Audit in geval van ernstige aanwijzingen van mogelijke onregelmatigheden op vraag van de Vlaamse regering, een minister van de Vlaamse regering of het lijnmanagement een administratief onderzoek instellen. Wanneer er tijdens de uitvoering van reguliere audits aanwijzingen van misdrijven zijn, kan ook door Interne Audit een administratief onderzoek worden opgestart. Het hoofd Interne Audit beslist over het al dan niet uitvoeren van een administratief onderzoek en is ook belast met de opdracht om mogelijke misdrijven aan het parket te melden. Administratieve onderzoeken door een interne-auditdienst hebben de bedoeling om eerst intern een onderzoek uit te voeren en zo te vermijden dat bij de minste aanwijzing van mogelijke onregelmatigheden de gerechtelijke instanties ingeschakeld moeten worden. De resultaten van het administratief onderzoek worden gerapporteerd aan de aanvrager van het administratief onderzoek, aan de verantwoordelijke van de geauditeerde entiteit, aan zijn hiërarchische overste en aan het auditcomité. De betrokken minister ontvangt een syntheserapport, maar kan desgewenst ook het detailrapport opvragen bij de voorzitter van het auditcomité. 13 Interne Audit zamelt feiten in, opdat de beleidsmakers de kans hebben zich een oordeel te vormen. 14 Ten slotte behoort ook de verificatie van de beheers- en controlesystemen met betrekking tot de Europese Structuurfondsen tot het takenpakket van Interne Audit. De Europese Unie wil met financiële hulp de economische en sociale verschillen tussen regio s in Europa verkleinen en heeft daartoe de Europese Structuurfondsen opgericht. Deze structuurfondsen voorzien subsidies voor de stimulering van achtergebleven regio s en beroepsopleidingen of ter bevordering van bepaalde ontwikkelingen in de landbouw. Er zijn op dit moment vier Europese structuurfondsen: het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO), het Europees Sociaal Fonds (ESF), het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw - afdeling Oriëntatie (EOGFL - Oriëntatie: Leader+) en het Financieringsinstrument voor de Oriëntatie van de Visserij (FIOV). 15 Verordening 438/2001 van de Europese Commissie bepaalt dat er binnen elk programma van de Europese Structuurfondsen steeds een instantie verantwoordelijk is voor de verificatie van de effectiviteit van de bestaande beheers- en controlesystemen. Voor Vlaanderen gebeurt dit door Interne Audit. Interne Audit trad bij de afronding van de programmaperiode van de Europese Structuurfondsen in 2002 enkel op het einde van de programmaperiode op. 16 Nu voert Interne Audit binnen de nieuwe programmaperiode jaarlijks gespreide systeemaudits uit, waarbij telkens een rapport wordt opgesteld dat het daaropvolgende jaar verder zal worden opgevolgd Auditcomité. Verslag aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, p. 23 en pp Auditcomité. Verslag aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, p. 6, p. 23 en pp Parl. St. Vl. Parl., , nr. 1085/1. 15 De Europese Structuurfondsen PESCA, EOGFL VLIF (Vlaams Landbouw en Investeringsfonds) en EOGFL Doelstelling 5a en 5b voor agrovoeding werden aanvankelijk ook door Interne Audit geauditeerd, maar werden opgeheven of geïntegreerd in EOGFL - afdeling Garantie, waar andere Europese verordeningen van toepassing zijn. Auditcomité. Verslag 2003 aan de Vlaamse regering, Brussel, 2004, p Auditcomité. Verslag aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, p Jaarverslag van het Auditcomité en de Interne Audit van de Vlaamse Administratie 2004, Brussel, 2005, pp

23 Archiefbeheersplan Interne Audit De personeelsleden van het secretariaat ondersteunen de auditoren en zijn verantwoordelijk voor het administratief-juridisch beheer (de briefwisseling, het informatiebeheer, de public relations en de communicatie), het personeelsbeheer, het financieel beheer, het IT-beheer en het materieel beheer. 18 Interne Audit besteedt veel aandacht aan goede public relations en communicatie. Gesprekken met de ministers van de Vlaamse regering, gesprekken met de leidend ambtenaren van de departementen, een intranetsite, infosessies voor het lijnmanagement en communicatie bij de aanvang van elke auditopdracht dienen de rol, bevoegdheden en taakstelling van Interne Audit duidelijk te maken. 19 Daarnaast worden jaarlijks een netwerkdag met interne auditoren van de Vlaamse Gemeenschap en ronde tafels georganiseerd om een aanzet te geven tot de uitbouw van een informeel netwerk tussen alle auditoren die deel uitmaken van de Vlaamse Gemeenschap. 20 De interne werking van Interne Audit wordt met alle medewerkers op de maandelijkse teamvergadering besproken en met het management op de stafvergadering. Voor belangrijke kwesties worden specifieke werkgroepen opgericht, bijvoorbeeld voor communicatie, ICT, vorming, juridische aangelegenheden Archiefbeheer Interne Audit heeft sinds 2004 een documentaliste in dienst, die belast is met het beheer van het fysiek en digitaal archief en daartoe een aantal richtlijnen heeft uitgevaardigd. 22 Voor het fysiek archief beschikt Interne Audit over een eigen archiefruimte in een kelderverdieping van het North Plaza B gebouw. 23 Voor het beheer van de digitale bestanden werd een duidelijke afgebakende directorystructuur op de server ingevoerd. 24 Voor Interne Audit is het noodzakelijk om op de hoogte te zijn van wat er gebeurt bij de auditobjecten. Daarom wordt per beleidsdomein een auditor aangeduid die verantwoordelijk is om de documentatie met betrekking tot het toegewezen domein te verzamelen in een permanent dossier. De fysieke permanente dossiers worden bewaard in kasten op de werkvloer, de digitale in een directory op de server. Het permanent dossier van een beleidsdomein wordt ingedeeld in een algemeen permanent dossier en permanente dossiers voor elk auditobject behorende tot het beleidsdomein. Deze worden nog eens verder onderverdeeld in A. Plaats in de organisatie, B. Kerncijfers, C. Auditrapporten, D. Correspondentie met de geauditeerde, E. Andere rapporten of verslagen, F. Informatie, G. Notulen interne vergaderingen, H. Krantenknipsels en I. Wetgeving. 25 De werkdossiers per auditopdracht van Interne Audit worden volgens een vaste indeling in verschillende mapjes opgedeeld in 1. Voorbereiding, 2. Terrein, 3. Rapport, 4. Nazorg, 5. Opvolging, I. Verslagen van het Auditteam, II. Communicatie met de geauditeerde en III. Communicatie met derden. Wanneer een fysiek dossier afgerond is, waarschuwt de auditor de documentalist en stelt een nauwkeurige inhoudsopgave op. De documentalist controleert de inhoud van de dozen en verifieert de door de auditors opgestelde inhoud van de opgegeven dossierinventaris. Vervolgens wordt het dossier opgenomen in de archiefinventaris. De dossiers 18 Interne Audit krijgt hierbij ondersteuning van de Algemene Administratieve Diensten van het departement Coördinatie van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. 19 Auditcomité. Verslag aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, pp Auditcomité. Verslag 2003 aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, pp Auditcomité. Verslag 2003 aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, pp Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. L, pp Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. L, p Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. I, pp Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. F3B, pp

24 Archiefbeheersplan Interne Audit worden in de archiefruimte opgeborgen bij reguliere onderzoeken, administratieve onderzoeken of ad-hocopdrachten. 26 Het afgeronde elektronische werkdossier wordt van de directory weggeschreven op twee CD-ROM s. Eén exemplaar wordt bewaard door de beheerder van de netwerkschijf en één in de archiefruimte van Interne Audit. 27 Het secretariaat staat in voor het bijhouden en registreren van inkomende en uitgaande post met behulp van ROBIN, Registratie en Opvolging van Briefwisseling In een Netwerkomgeving. De inkomende en uitgaande brieven worden door het secretariaat gekopieerd en chronologisch geklasseerd. Jaarlijks worden ze overgebracht naar de archiefruimte. Belangrijke nota s of brieven worden daarenboven ook als pdf-bestand opgeslagen en op de server bewaard. 28 s met de geauditeerde, moeten door de auditoren zelf onder de vorm van een tekstdocument (.txt) in een submap van de directorystructuur van de betreffende opdracht worden opgeslagen. 29 De dossiers met betrekking tot de administratieve ondersteuning van Interne Audit worden eveneens opgenomen in een dossierinventaris, opgeborgen in archiefdozen die van een code en een korte titel voorzien worden en naar de archiefruimte verhuisd worden. 30 Het archief van het Auditcomité wordt niet door Interne Audit bewaard, aangezien het Auditcomité over een eigen secretariaat beschikt. 31 Dit secretariaat werd aanvankelijk verzorgd door de secretaris van het college van secretarissen-generaal van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, maar werd in 2004 overgedragen aan een personeelslid van de Staf Centrale Coördinatie van het departement Coördinatie van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. 26 Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. F3B, pp Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. F3A, p Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. I, p. 10 en hfdst. L, p Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. F3B, p Compendium Interne Audit, Brussel, 2005, hfdst. L, p Auditcomité. Verslag aan de Vlaamse regering, Brussel, 2003, p

25 Archiefbeheersplan Interne Audit B. OVERZICHT VAN BELEIDSDOMEINEN, TAAKGEBIEDEN, TAKEN EN HANDELINGEN Beleidsdomein TAAKGEBIED TAAK Vlaamse administratie ONDERSTEUNING ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Handelingen beheren van de briefwisseling beheren van documentatie verzorgen van de communicatie organiseren van de werking van de eigen dienst TAAKGEBIED AUDIT TAAK VOORBEREIDEN, OPVOLGEN EN EVALUEREN VAN HET AUDITBELEID Handelingen voorbereiden, opvolgen en evalueren van het auditbeleid TAAK UITVOEREN VAN AUDITOPDRACHTEN uitvoeren van reguliere of geplande audits uitvoeren van ad-hocopdrachten uitvoeren van administratieve onderzoeken verifiëren van de beheers- en controlesystemen binnen de Europese Structuurfondsen

26 Archiefbeheersplan Interne Audit C. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein TAAKGEBIED TAAK Handeling Vlaamse administratie ONDERSTEUNING ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER beheren van de briefwisseling Datering Grondslagen - Bronnen Archiefvormers Opmerkingen interviews : Interne Audit Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Inkomende brieven van Interne Audit datering ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Minuten van de uitgaande brieven van Interne Audit datering ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling beheren van documentatie Datering Grondslagen - Bronnen Archiefvormers interviews : Interne Audit 26

27 Archiefbeheersplan Interne Audit Opmerkingen Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de auditobjecten van Interne Audit ( permanente dossiers ) datering ordening op organogram toegang geen materiële vorm papier digitaal: MS Word, MS Excel en PDF adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verzorgen van de externe communicatie Datering Grondslagen Bronnen Archiefvormers Opmerkingen interviews : Interne Audit Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de externe communicatie van Interne Audit datering ordening toegang materiële vorm adm. bewaartermijn def. bestemming opmerkingen Dergelijke dossiers bestaan (nog) niet doordat Interne Audit een erg jonge entiteit is. Wanneer deze dossiers in de toekomst toch ontstaan, is het raadzaam om de serie hierboven te omschrijven, de administratiefjuridische bewaartermijn te noteren en in overleg met het Rijksarchief de definitieve bestemming te bepalen. Handeling organiseren van de werking van de eigen dienst Datering Grondslagen Bronnen Archiefvormers interviews : Interne Audit 27

28 Archiefbeheersplan Interne Audit Opmerkingen Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Verslagen van de teamvergaderingen van Interne Audit datering ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier digitaal: MS Word adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Verslagen van de stafvergaderingen van Interne Audit datering ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier digitaal: MS Word adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Verslagen en bijhorende stukken van de werkgroepen van Interne Audit datering ordening op werkgroep en daarbinnen thematisch toegang geen materiële vorm digitaal: MS Word en MS PPS adm. bewaartermijn tot 5 jaar na opheffing van de werkgroep def. bestemming BEWAREN na selectie opmerkingen De Interne Audit heeft een werkgroep Methodologie, een werkgroep Handboek Interne Audit, een werkgroep Risicoanalyse, een werkgroep Communicatie, een werkgroep Vorming, een werkgroep ICT, een werkgroep Juridische aangelegenheden, een werkgroep Milieuzorg, een werkgroep Financiën 28

29 Archiefbeheersplan Interne Audit TAAKGEBIED AUDIT TAAK VOORBEREIDEN, OPVOLGEN EN EVALUEREN VAN HET AUDITBELEID Handeling voorbereiden, opvolgen en evalueren van het auditbeleid Datering Grondslagen - Bronnen Archiefvormers Opmerkingen interviews : Interne Audit Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Onderwerpsmappen inzake het auditbeleid datering ordening thematisch toegang geen materiële vorm digitaal: MS Word en PDF adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie belangrijkste stukken 29

30 Archiefbeheersplan Interne Audit TAAK Handeling UITVOEREN VAN AUDITOPDRACHTEN uitvoeren van reguliere of geplande audits Datering Grondslagen Bronnen Archiefvormers Opmerkingen 8 september 2000, Besluit van de Vlaamse regering betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (B.S., 25/10/2000, p ) 18 juli 2003, Kaderdecreet bestuurlijk beleid, art. 34 (B.S., 22/08/2003, p ) 16 april 2004, Besluit van de Vlaamse regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Interne Audit van de Vlaamse Administratie" en tot omvorming van het auditcomité van de Vlaamse Gemeenschap tot het Auditcomité van de Vlaamse Administratie (B.S., 13/05/2004, p ) interviews : Interne Audit Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake reguliere of geplande audits datering ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op volgnummer toegang inventaris materiële vorm papier digitaal: MS Office adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen De eindrapporten worden ook systematisch opgenomen in de dossiers inzake de auditobjecten van Interne Audit ( permanente dossiers ). Voor meer informatie, zie pp Handeling uitvoeren van ad-hocopdrachten Datering Grondslagen 8 september 2000, Besluit van de Vlaamse regering betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (B.S., 25/10/2000, p ) 18 juli 2003, Kaderdecreet bestuurlijk beleid, art. 34 (B.S., 22/08/2003, p ) 16 april 2004, Besluit van de Vlaamse regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Interne Audit van de Vlaamse Administratie" en tot omvorming van het auditcomité van de Vlaamse 30

31 Archiefbeheersplan Interne Audit Gemeenschap tot het Auditcomité van de Vlaamse Administratie (B.S., 13/05/2004, p ) Bronnen Archiefvormers Opmerkingen interviews : Interne Audit Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake ad-hocopdrachten datering ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op volgnummer toegang inventaris materiële vorm papier digitaal: MS Office adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen De eindrapporten worden ook systematisch opgenomen in de dossiers inzake de auditobjecten van Interne Audit ( permanente dossiers ). Voor meer informatie, zie pp Handeling uitvoeren van administratieve onderzoeken Datering Grondslagen Bronnen Archiefvormers Opmerkingen 8 september 2000, Besluit van de Vlaamse regering betreffende de oprichting en de werking van de entiteit Interne Audit in het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (B.S., 25/10/2000, p ) 18 juli 2003, Kaderdecreet bestuurlijk beleid, art. 34 (B.S., 22/08/2003, p ) 16 april 2004, Besluit van de Vlaamse regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Interne Audit van de Vlaamse Administratie" en tot omvorming van het auditcomité van de Vlaamse Gemeenschap tot het Auditcomité van de Vlaamse Administratie (B.S., 13/05/2004, p ) interviews : Interne Audit Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake administratieve onderzoeken datering ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op volgnummer toegang inventaris 31

32 Archiefbeheersplan Interne Audit materiële vorm papier digitaal: MS Office adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verifiëren van de beheers- en controlesystemen binnen de Europese Structuurfondsen Datering Grondslagen Bronnen Archiefvormers Opmerkingen 21 juni 1999 Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van houdende algemene bepalingen inzake de Structuurfondsen (PB, L 161, 26/06/1999, p. 1) 2 maart 2001, Verordening (EG) nr. 438/2001 van de Commissie tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor uit de structuurfondsen toegekende bijstand (PB, L 063, 03/03/2001, p. 21) interviews : Interne Audit Voor meer informatie, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de verificatie van de beheers- en controlesystemen binnen de Europese Structuurfondsen datering ordening chronologisch op jaar en daarbinnen op volgnummer toegang inventaris materiële vorm papier digitaal: MS Office adm. bewaartermijn 20 jaar def. bestemming VERNIETIGEN 32