Selectieleidraad Onderhoud W&E installaties

Transcriptie

1 Onderhoud W&E installaties Publicatienummer: RUG: FB Afdeling Inkoopmanagement / Technisch Beheer Rijksuniversiteit Groningen Groningen, Copyright 2014 Behoudens uitzonderingen door de wet gesteld mag, zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de rechthebbende c.q. door de rechthebbende gemachtigden, niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar worden gemaakt door middel van druk, kopie of anderszins hetgeen ook van toepassing is op de gehele of gedeeltelijke bewerking.

2 Inhoudsopgave 1. Begripsbepalingen Algemene begrippen Specifieke begrippen onderhavige aanbesteding Rijksuniversiteit Groningen als aanbestedende dienst Aanbestedende dienst Algemene beschrijving Rijksuniversiteit Groningen Unit Gebouw- en Terrein Beheer (GTB) en Technisch Beheer (TB) Omschrijving van de opdracht Inleiding Aanleiding voor en doel van de opdracht Visie op de opdracht Omschrijving van de opdracht Fasering samenwerking Fases Duur overeenkomst Procedure Algemeen Planning Contactpersoon voor de aanbesteding Communicatie en informatie Indienen Aanvraag tot deelname Voorwaarden Beoordelingsprocedure Selectie Formele eisen Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Algemene gegevens Uitsluitingsgronden Geschiktheidseisen Bedrijfsaansprakelijkheid Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid Beroepsbevoegdheid Beroep op een derde/derden t.b.v. geschiktheidseisen

3 7. Shortlistcriteria Shortlistcriterium ervaring Shortlistcriteria Nen 2767 methodiek Shortlistcriteria 24-uurs storingsdienst Selectie

4 1. Begripsbepalingen 1.1 Algemene begrippen Aanbestedende dienst De Rijksuniversiteit Groningen. Aanbestedingsprocedure De procedure die de aanbestedende dienst volgt om tot een (raam)overeenkomst te komen en welke loopt van het moment van publicatie van de opdracht tot en met de definitieve gunning van de opdracht. Aanbestedingswet 2012 De wet houdende de regels omtrent aanbestedingen, d.d. 1 november 2012, Stb. jaargang 2012, nr Aankondiging De bekendmaking van de opdracht. Contactpersoon Persoon die namens de aanbestedende dienst als aanspreekpunt fungeert voor de gegadigden. Gunning Toewijzen van een opdracht aan één of meer gegadigden. Gunningscriterium Het criterium op basis waarvan bepaald wordt aan welke gegadigde(n) de opdracht wordt toegewezen. Gegadigde Degene die zich heeft ingeschreven als geïnteresseerde voor deelname aan de aanbesteding. Nota van inlichtingen Document waarin de aanbestedende dienst de gestelde vragen openbaar maakt en voorziet van beantwoording. Deze maakt integraal onderdeel uit van het aanbestedingsdocument. Offerte De door gegadigde gedane inschrijving die gebaseerd is op het aanbestedingsdocument. Opdracht Hetgeen wat onderwerp is van deze aanbesteding en de overeenkomst die gesloten zal worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Opdrachtgever De verstrekker van de opdracht, in deze betreft het de Rijksuniversiteit Groningen. Opdrachtnemer De gegadigde aan wie door opdrachtgever de opdracht in het kader van deze aanbesteding is gegund. Overeenkomst Een meerzijdige rechtshandeling waarbij opdrachtgever jegens opdrachtnemer een verbintenis aangaat. Partijen Dit betreffen de Opdrachtgever en de Opdrachtnemer Programma van eisen Opsomming van de eisen die de aanbestedende dienst ten aanzien van de opdracht heeft geformuleerd. Raamovereenkomst Een meerzijdige rechtshandeling waarbij opdrachtgever jegens opdrachtnemer een verbintenis aangaat. Hierbij worden alleen de randvoorwaarden vastgelegd. Selectiecriteria Opsomming van de eisen die de aanbestedende dienst ten aanzien van de gegadigde heeft geformuleerd. Selectieleidraad Het document inclusief bijlagen die door of namens de aanbestedende dienst is opgesteld ten behoeve van de selectieprocedure. Formele eisen Opsomming van de eisen die de aanbestedende dienst ten aanzien van de indiening van de inschrijving heeft geformuleerd. 4

5 1.2 Specifieke begrippen onderhavige aanbesteding Conditie Conditiemeting Conditiescore Correctief onderhoud CM Degradatie Derden Fabrikant gebonden onderhoud Geprioriteerde storingsafhandeling Installatiecartotheek Jaarplanning MJOP Object Onderdelen Onderhoud op basis van prestatie Onderhoud op basis van inspanning (Technische) toestand of staat waarin een bouw- of installatiedeel verkeert. Objectieve methodiek voor de bepaling van de conditie van bouw- en installatiedelen (zie hoofdstuk 4). Objectieve waarde van de conditie op basis van een zespuntsschaal. Deze zespuntsschaal is een ordinale meetschaal. Tussen de getallen bestaat dus geen rekenkundig verband, de verschillende condities worden er alleen eenduidig mee geordend. Zie H Technisch onderhoud dat wordt uitgevoerd omdat een bouw- of installatiedeel niet meer of onvoldoende functioneert. Ook wel storingsafhankelijk onderhoud of reparatieonderhoud. Contract Manager. Onomkeerbaar proces van veroudering en slijtage door tijd, gebruik en inwerking van externe invloeden, ook wel verval genoemd. Dit betreffen de onderaannemers, niet zijnde de fabrikanten waar bepaalde werkzaamheden aan (moeten) worden uitbesteed. Werkzaamheden die verplicht door de fabrikant uitgevoerd dienen te worden als gevolg van garantiebepalingen of vanwege specialistische werkzaamheden die de Opdrachtnemer zelf niet kan/mag uitvoeren. Afhandeling van storingen door de opdrachtnemer volgens voorgeschreven reactie- en hersteltijden. Omschrijving van de installaties die binnen de scope vallen met daarin een beschrijving van verschillende kenmerken van de installaties. De jaarplanning komt tot stand op basis van de MJOP en is een planning met daarin alle uit te voeren activiteiten op het gebied van onderhoud en inspectie gedurende een jaar. Meerjaren-onderhoudsplanning. Een prognose die aangeeft wat er de komende jaren dient te gebeuren om een gebouw in een beleidsmatig gewenste onderhoudstoestand te houden. Elk samenstel van delen dat als eenheid kan worden beschouwd. In zijn algemeenheid een gebouw. De desbetreffende eenheid (het gebouw) heeft een objectcode. De delen binnen deze eenheid hebben tevens objectcodes. Een deel, onderdeel uitmakende van een installatie, zijnde zowel hardware als software. Het onderhoud dat de opdrachtnemer uitvoert om aan de gestelde prestatie-eisen ten aanzien van het resultaat van het onderhoud te kunnen voldoen. Bij een inspanningsverplichting wordt vastgelegd dat een opdrachtnemer een inspanning levert, maar het resultaat van die inspanning ligt niet vast. Verrekening vindt plaats volgens eenheidsprijzen die vooraf zijn vastgesteld. 5

6 Operationeel niveau Planon Preventief onderhoud Reactietijd aanwezig Reactietijd bevestiging Scope Storing Strategisch niveau Tactisch niveau TB TCO Totale hersteltijd Organisatorisch niveau waar de daadwerkelijke uitvoering van het onderhoud aan de installaties plaatsvindt. Onderhoudsinformatie- en registratiesoftware dat gebruikt wordt binnen de RUG. Geplande onderhoudswerkzaamheden aan een installatie. De voorgeschreven maximumtijd tussen de melding en de daadwerkelijke aanvang van onderhoudsactiviteiten bij een falen van een gebouw of installatie, en/of een onderdeel daarvan. De voorgeschreven maximumtijd tussen de melding van de storing door de Opdrachtnemer aan de Opdrachtgever en de bevestiging van de opvolging door de Opdrachtnemer. De totale omvang van werkzaamheden die voortvloeien uit dit contract en die benodigd zijn om de gestelde resultaten te kunnen behalen. Het geheel of gedeeltelijk uitvallen van een installatie(deel), of een afwijking van de vereiste functionele criteria. Een organisatorisch niveau waarop beslissingen aangaande het geheel van het onderhoudscontract en de onderhoudsstrategie worden genomen (directie opdrachtgever en opdrachtnemer) Organisatorisch niveau waarop de coördinatie, aansturing, analyse, rapportage, planning, etc. van de uitvoering van het onderhoud plaatsvindt. De afdeling Technisch Beheer van de RUG. Total Costs of Ownership: de totale kosten die verbonden zijn aan zowel de aankoop als de exploitatie van een installatie. De TCO drukt zich uit in een bedrag die tot stand kan komen door een berekening volgens de Netto Contante Waarde (NCW) methode. De maximumtijd waarbinnen de reparatie behoort plaats te vinden en/of de storing behoort te zijn verholpen. 6

7 2. Rijksuniversiteit Groningen als aanbestedende dienst 2.1 Aanbestedende dienst Naam: Rijksuniversiteit Groningen College van Bestuur Adres: Postbus AB Groningen Nederland 2.2 Algemene beschrijving Rijksuniversiteit Groningen De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is de enige universiteit in het noorden van het land. De RUG is een decentraal georiënteerde organisatie en gevestigd in diverse gebouwen verspreid over de stad Groningen. De RUG bestaat uit negen faculteiten, de Bibliotheek van de RUG, het Kernfysisch Versneller Instituut (KVI) en een aantal ondersteunende diensten, georganiseerd in het Bureau van de Universiteit, het Centrum voor Informatietechnologie (CIT) en het Facilitair Bedrijf (FB) (het organogram van de RUG is als bijlage toegevoegd). Strategie In 2010 is het nieuwe strategieplan opgesteld. Hierin worden door de RUG accenten gelegd op aspecten zoals profilering, ambities, onderwijs en onderzoek, studenten, internationalisering, interactie met de regio, wetenschappelijke staf en de toewijzing van middelen. Ontwikkelingen die eveneens een grote rol blijven spelen bij de bepaling van het beleid zijn de kennissamenleving, de afnemende rol van de rijksoverheid, de toenemende (internationale) mobiliteit van studenten en medewerkers en het toenemend belang van kwaliteitszorg en verantwoording. Heldere positionering en een noordelijk onderscheidend vermogen zijn hierbij van groot belang. Onderwijs De RUG wil investeren in topkwaliteit, honoreren van verschil in talent en ambitie en het stimuleren van grensoverschrijdend onderwijs en onderzoek. De RUG behoort op enkele vakgebieden tot de internationale top van wetenschappelijk onderzoek. Deze positie wil de RUG nadrukkelijk versterken. De RUG creëert een stimulerende werkomgeving voor toponderzoekers en topdocenten die in vrijheid en onafhankelijkheid hun vak kunnen beoefenen. De RUG streeft naar een permanente kwaliteitsverbetering bij onderwijs en onderzoek. Om haar internationale ambities waar te kunnen maken investeert de RUG extra in onderzoekers die hun grenzen verleggen en werft zij een substantieel deel van haar studenten in het buitenland. Onderzoek Goed onderwijs staat of valt ook met vooruitstrevend onderzoek. Onderzoek vindt plaats naar nieuwe technieken, behandelingen of samples in de eigen laboratoria. Medewerkers van de RUG voeren dit onderzoek voortdurend uit zowel op eigen initiatief als op verzoek van marktpartijen. Dit kunnen bedrijven zijn, maar ook charitatieve instellingen en overheidsinstellingen. Net als alle andere medewerkers van de RUG hebben ook de onderzoekers die ene doelstelling: een bijdrage leveren aan kwalitatief hoogstaand onderzoek. Het onderzoek binnen de RUG richt zich op drie speerpunten, namelijk: Energy, Healthy Ageing en Sustainable Society. Met deze thema's slaat de universiteit een brug tussen wetenschap en samenleving. 7

8 Organisatieontwikkelingen Bij de RUG wordt voortdurend gewerkt aan verbetering van de organisatie van onderwijs en nieuwe onderwijsvormen (ondermeer de graduate schools). Bij de vormgeving van de nieuwe organisatie staat centraal dat het onderwijsproces wordt georganiseerd rondom onderwijsen onderzoekcategorieën. Voor meer informatie over de organisatie van de RUG zie Unit Gebouw- en Terrein Beheer (GTB) en Technisch Beheer (TB) GTB De unit GTB is onderdeel van het Facilitair Bedrijf (FB) van de RUG. Binnen GTB bevinden zich de afdelingen Terreinbeheer, Bouwprojecten, TB, en Energie en Watermanagement (EWM). Er werken verschillende specialisten o.a. op gebied van elektrotechniek, werktuigbouw, bouwkunde, en Gebouw- en Beheersystemen(GBS). Mede hierdoor kan de RUG risico s van werkzaamheden van opdrachtnemers welke onderhoud aan en in de gebouwen plegen goed inschatten. De medewerkers binnen GTB zijn zich bewust van het belang van de primaire processen, onderwijs en onderzoek, binnen de RUG. Van de opdrachtnemers en hun medewerkers wordt verwacht dat zij zich ook bewust zijn/worden van het belang van deze primaire processen. Daarbij dient continu na te worden gegaan wat voor effect werkzaamheden kunnen hebben op onderwijs en onderzoek. Daarnaast streeft de RUG naar kennisdeling met de opdrachtnemer om te zorgen voor optimale bedrijfsvoering en beheer van gebouwen. Kennisdeling en gebruik maken van elkaars capaciteiten dient te leiden tot verbetering van kwaliteit en klanttevredenheid. TB Binnen de unit GTB zijn er verschillende afdelingen (zie organogram). De afdeling TB is één van de afdelingen die hier onderdeel van uitmaakt. Het FB streeft naar optimalisatie van de dienstverlening. De afdeling TB wil lean en efficiënt omgaan met het onderhoudsbudget. De gemaakte onderhoudskosten moeten helder en transparant weer te geven zijn. Door de terugtrekkende overheid op het gebied van regelgeving en de invoering van de zorgplicht voor verschillende installaties moeten instellingen aan kunnen tonen dat er goed voor derden wordt gezorgd. Alle onderhoudsacties moeten worden vastgelegd om bij calamiteiten te kunnen aantonen dat het gepleegde onderhoud voldoet aan wat de wetgever verlangd. Het streven is om documentatie zoveel mogelijk digitaal beschikbaar te maken. Het aantal fte s binnen TB is al jaren aan het krimpen. Dit zal de komende jaren ook het geval zijn vanwege het vertrek van werknemers met pensioengerechtigde leeftijd. De onderhoudstaken worden steeds meer (Europees) uitbesteed. De nadruk komt meer op beheer/regie te liggen en op het inspelen op een veranderende Universitaire organisatie en veranderende overheidsregels. 8

9 3. Omschrijving van de opdracht 3.1 Inleiding Deze selectieleidraad bevat informatie die gegadigden nodig hebben om een idee te kunnen krijgen van de inhoud van de opdracht en om zodoende te kunnen besluiten al dan niet een aanvraag tot deelname in te dienen. Daarnaast bevat de selectieleidraad de benodigde informatie met betrekking tot de selectiefase en worden de gegadigden door middel van dit document nader geïnformeerd over de procedure die de Opdrachtgever zal volgen om tot een overeenkomst te komen met twee gegadigden die de uitvoering van de opdrachten op zich zullen nemen. Deze niet- openbare Europese aanbestedingsprocedure heeft betrekking op het onderhouden van installaties en wordt uitgevoerd conform de Aanbestedingswet Bij de selectieleidraad zijn de volgende bijlagen toegevoegd: 1. Organogram RUG 2. Risico Analyse objecten 3. Veiligheidsregels derden 4. Referentieblad 5. Onderaanneming 6. Certificering kwaliteit 7. Certificering milieu 8. Certificering VCA 9. Eigen Verklaring De volgende documenten worden in concept, ter informatie toegevoegd in de selectiefase. De definitieve documenten worden in de offertefase verstrekt aan de toegelaten partijen. Er kunnen geen rechten worden verleend aan de concept versie van de documenten. Installatiebladen Europese Aanbesteding Installatiecartotheek Programma van Eisen 3.2 Aanleiding voor en doel van de opdracht De Opdrachtgever wenst overeenkomsten af te sluiten voor onderhoudswerkzaamheden aan haar elektrotechnische en werktuigbouwkundige installaties. Hiermee wil de Opdrachtgever te allen tijde voldoen aan de huidige wet- en regelgeving. De werkzaamheden dragen bij aan het beheersen van de risico s die de continuïteit van processen binnen de Rijksuniversiteit Groningen bedreigen. Het doel van dit project is om twee opdrachtnemers te contracteren om in de behoefte van het onderhoud van de installaties te voorzien. Dit met een dusdanige kwaliteit dat deze zo optimaal mogelijk ondersteuning biedt aan de primaire processen onderwijs en onderzoek en past bij de uitstraling van de organisatie van de Opdrachtgever. Afgeleide doelstellingen hiervan zijn: Altijd voldoen aan de huidige wet- en regelgeving; Risico s op verstoringen van bedrijfsvoering optimaal beheersen; Anticiperen op wijzigingen in wet- en regelgeving; Verlagen van de Total Cost of Ownership (TCO); Veilig en gezond werken (ARBO); Verlagen van het aantal storingen; 9

10 Beter zicht op milieu, innovatie en duurzaamheidsmogelijkheden; Meer financiële zekerheid, meer grip op begrotingen; Goede communicatie naar interne klanten. 10

11 3.3 Visie op de opdracht De Opdrachtgever heeft de onderstaande visie opgesteld om ten tijde van de uitvoering van de opdracht samen met de Opdrachtnemer ervoor te zorgen dat de kwaliteit van samenwerken en het functioneren van de installaties verder worden geoptimaliseerd. De visie is de basis voor zowel de afspraken in de beginfase van de samenwerking als de afspraken die worden gemaakt gedurende het verloop van de samenwerking. Visie In 2014 bestaat de RUG 400 jaar en tot op de dag van vandaag verzorgt zij kwalitatief hoogstaand onderwijs en onderzoek. De RUG is internationaal georiënteerd, honoreert verschillen in ambities en talenten, werkt actief samen met bedrijfsleven, overheden en burgers, en behoort tot de top van de Europese universiteiten. In het kader van het 400- jarig bestaan staat in 2014 het thema for infinity centraal. De ambitie is dan ook te werken voor en aan de toekomst. Dit komt tot uiting in alle vakgebieden, waaronder in de aanbestedingen. Middels deze aanbesteding wil de RUG te allen tijde voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving met betrekking tot de opdracht en zo optimaal mogelijk de risico s beheersen die zich kunnen voordoen bij beheer en onderhoud van RUG- gebouwen. De afdeling TB moet samen met haar (externe) partners naar haar beste kunnen de primaire processen, onderwijs en onderzoek, binnen de RUG zo optimaal mogelijk laten verlopen. Dit met verschillende randvoorwaarden vanuit het beleid en beschikbaarheid van middelen van de organisatie. Vanuit deze gedachte wordt de aanbesteding in de markt gezet en zal na gunning samen met de Opdrachtnemer gezocht worden naar verdere optimalisering. Samenwerking is cruciaal om de kwaliteit te kunnen realiseren die de RUG nastreeft. Door middel van de juiste manier van communicatie en kennisdeling zal het partnerschap zo goed mogelijk vorm moeten krijgen. Daarbij is het van belang dat de Opdrachtnemer zich bewust is van in wat voor omgeving hij werkt. Onder andere door heldere afspraken over communicatie en actieve kennisdeling tussen partijen moeten deze risico s op de juiste manier beheerst worden. Het partnerschap draagt bij aan de ambitie for infinity waarbij gezocht wordt naar continue verbetering van processen, kostenoptimalisatie, duurzame oplossingen, en risicobeheersing. Van de opdrachtnemer wordt een pro- actieve rol verwacht om bij te dragen aan deze ambitie. 3.4 Omschrijving van de opdracht Binnen de opdracht vallen de volgende onderdelen: Het preventief onderhouden van werktuigbouwkundige installaties; Het uitvoeren van correctief onderhoud 24 uur per dag (storingsopvolging) aan werktuigbouwkundige installaties; Het preventief onderhouden van elektrotechnische installaties; Het uitvoeren van correctief onderhoud 24 uur per dag (storingsopvolging) aan elektrotechnische installaties; Het uitvoeren en rapporteren van NEN 2767 conditiemetingen. De opdracht wordt opgedeeld in de volgende percelen: Perceel 1: binnenstad Perceel 2: Zernike terrein Elektrotechnisch en werktuigbouwkundig onderhoud wordt als één opdracht in de markt gezet, omdat deze expertises veelal in één onderneming verenigd zijn en er veel overlap zit in het onderhoud (installaties hebben vaak elektrotechnische en werktuigbouwkundige 11

12 onderdelen). Uit marktverkenning is gebleken dat gegadigden het onderhoud van alle installaties in één opdracht te groot vinden. Daarom zijn de installaties opgesplitst in twee percelen. Uit de marktverkenning blijkt dat de gegadigden zowel het elektrotechnische als het werktuigbouwkundige onderhoud kunnen uitvoeren. Hierbij is voor de geografisch meest logische indeling gekozen. Er is expliciet voor gekozen om met één partij per perceel te werken om zo de eigen organisatie te ontzien. Tijdens de samenwerking worden werkzaamheden uitgevoerd aan de volgende installatiegroepen: Installatiegroep P1 Binnenstad aantal installaties P2 Zernike aantal installaties Automatische deuren Bliksembeveiliging 12 7 Blusgasinstallatie 0 3 Brandmeldinstallatie Droge blusleidingen 12 2 Drukverhogingsinstallatie/hydrafoor Gasdetectie 5 1 Kathodische bescherming 1 0 Koeling Luchtbevochtiging 4 4 Luchtcompressoren 6 3 NEN 3140 gebouwinstallatie Nooddeuren/compartimentering Noodstroomaggregaten 5 9 Noodverlichting (per gebouw) Ontruimingsinstallatie 10 7 Sprinklerinstallatie 1 3 Stookinstallaties Toegangscontrole en inbraakmeldinst UPS-systemen 7 15 Vuilwaterpompen/putten Waterbehandeling 14 5 Totaal Tabel 1. Overzicht te onderhouden installatiegroepen Voor een verdere detaillering wordt verwezen naar de bijlage Installatiecartotheek (concept versie) Buiten de opdracht vallen: Investeringen ten behoeve van levensduurverlenging en verbetering van de conditie van de installaties; (Gedeeltelijke) vervanging van installaties; 12

13 Onderhoud aan luchtbehandelingsinstallaties; Onderhoud aan liften. 3.5 Fasering samenwerking De onderhoudswerkzaamheden en samenwerking tussen de partijen gaan gefaseerd plaatsvinden. Gedurende de samenwerking worden er twee onderhoudstypen toegepast: Onderhoud op basis van inspanning (uurtarief en eenheidsprijzen) Prestatieonderhoud (afgekocht). De samenwerking wordt opgesplitst in twee fases. In fase één worden een aantal stappen doorlopen die nodig zijn om het correctieve onderhoud dat in fase één wordt uitgevoerd op basis van inspanning op verantwoorde wijze over te zetten naar prestatie in fase twee Fases Naast de nodige stappen ten behoeve van de overgang naar onderhoud op basis van prestatie wil de Opdrachtgever nog een aantal zaken realiseren die bijdragen aan de doelstellingen genoemd in paragraaf 3.2. Deze zaken komen terug in de planning van de fasering van de samenwerking. De Opdrachtgever acht deze fasering noodzakelijk om tot een goede samenwerking te komen, dit vormt een belangrijk onderdeel binnen de opdracht. De samenwerking zal conform de volgende fasering worden ingericht: Fase 1: ontwikkelingsfase Bij de start van fase 1 vindt het preventieve onderhoud plaats op basis van prestatie. Het correctieve onderhoud is op basis van inspanning. Het doel van deze fase is om op verantwoorde wijze een afkoop van (een gedeelte) van het correctieve onderhoud te realiseren. Van inspannings- naar prestatieonderhoud In fase 1 maakt de Opdrachtnemer kennis met de installaties. Aan het begin van deze fase krijgt de Opdrachtnemer de tijd om een goede inschatting te kunnen maken van het aantal en type storingen en de algehele staat van de installaties. Hierdoor kan de Opdrachtnemer vervolgens de risico s en kosten, die zich voordoen bij de afkoop van correctief onderhoud, beter bepalen en zal hij een goede inschatting kunnen maken voor de afkoop van het onderhoud op basis van inspanning. De door de Opdrachtgever gewenste vorm van afkoop zal samen met de Opdrachtnemer worden bepaald. Zo zullen er mogelijk afspraken worden gemaakt over bepaalde drempelbedragen en/of conditievoorwaarden. Vaststellen NEN 2767 conditiescores De Opdrachtnemer heeft in de implementatiefase de installatiecartotheek aangeleverd gekregen. Hierin staat vermeld wat de condities zijn van alle individuele installaties. Deze condities zijn conform NEN 2767 tot stand gekomen. De Opdrachtnemer dient de condities van de installaties te accorderen. Unieke nummering Alle installaties zijn uniek genummerd zodat al het verrichte onderhoud gekoppeld wordt aan een specifieke installatie. De voordelen en mogelijkheden van unieke nummering in combinatie met de aanwezigheid van chips/barcode zullen met de Opdrachtnemer verder verkend worden. Het implementeren en toepassen van deze voordelen zijn onderdeel van deze fase. TCO en duurzaamheid De Opdrachtgever wil graag beter zicht op milieu, innovatie en duurzaamheidsmogelijkheden en kansen benutten op het gebied van het verlagen van de 13

14 TCO. Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij hieraan een actieve bijdrage levert door middel van kennisdeling, meedenken en het aanleveren van kansen. Stappen en planning In fase 1 geldt het volgende: Preventief onderhoud op basis van prestatie Correctief onderhoud op basis van inspanning Tijdens de fase: voorstel van de overgang van het correctief onderhoud op basis van inspanning naar prestatie. Partijen maken gedurende de fase mogelijk afspraken over eventuele drempelbedragen en conditievereisten ten behoeve van de overgang; Afstemming over de prestatie-eisen die van toepassing worden op het prestatieonderhoud in fase twee; Afstemming/aanpassing van KPI s zodat deze passend zijn bij de op dat moment geldende afspraken en situatie; Voordelen unieke nummering integreren in samenwerking. Op de fasering is een planning van toepassing, zowel voor fase 1 als voor fase 2, waarop de Opdrachtnemer wordt beoordeeld. Deze planning is tevens onderdeel van de evaluatie. In eerste instantie is er een conceptplanning opgesteld. Op het moment dat bekend is wat de aanvangsdatum is, zal de definitieve planning worden vastgesteld. Bij fase 1 hoort de volgende planning: Actie Start Gereed Looptijd Fase Implementatieperiode conform H4 PvE Lijst met opgegeven conditiescores (conform NEN2767) accorderen 2014 Kennismaking installaties en inschatting aantal en type storingen Voordelen unieke nummering implementeren Eerste evaluatie fase Voorstel voor de overgang van inspannings- naar prestatie onderhoud conform nader overeen te komen afspraken Tweede evaluatie fase Afstemming over afspraken, prestatie-eisen en KPI s fase Tabel 2. Planning fase 1, ontwikkelingsfase Fase 2: optimalisatiefase Fase 2 start na afronding van fase 1, en gedurende de fase worden afspraken gemaakt over wanneer welke acties plaats gaan vinden. In deze fase worden de installaties onderhouden op basis van prestatieonderhoud waarbij het correctieve onderhoud is afgekocht onder de in fase één overeengekomen afspraken. Het doel van deze fase is om het niveau van de prestatieafspraken door te ontwikkelen (bijvoorbeeld van technische eisen naar functionele eisen). De Opdrachtnemer wordt getoetst op de onderling afgestemde prestatie-eisen. Tijdens deze fase wordt beoordeeld of de prestatie-eisen naar een hoger niveau kunnen worden gebracht, namelijk van technische prestatie-eisen naar functionele prestatie-eisen. Hierop kunnen vervolgens de KPI s worden afgestemd. 14

15 Partijen beoordelen of en welke rechten Opdrachtnemer tijdens deze fase krijgt, zodat hij aan de voorkant in overleg met de Opdrachtgever invloed kan uitoefenen op de prestaties. In deze fase krijgt de Opdrachtnemer gevoel bij de aanpassingen die worden verricht in het Gebouw beheer systeem (GBS) ten behoeve van de meest optimale beheersing. Waar de Opdrachtgever dit wenselijk vindt zal worden gestart met leesrechten, waarna het toekennen van schrijfrechten aan de Opdrachtnemer tot de mogelijkheden behoort. Doordat de Opdrachtnemer in deze fase bekend is geworden met GBS vindt afstemming plaats over de prestatie-eisen. In deze fase geldt het volgende: Onderhoud conform prestatieonderhoud; Tijdens de fase: jaarlijkse afstemming over welke prestatie-eisen en KPI s gelden voor het volgende contractjaar (bijvoorbeeld: zijn er prestatie-eisen die van technische eisen kunnen worden overgezet naar functionele eisen); verdere optimalisering van processen en registratie en voordelen doen met unieke nummering; Uitbreiding rechten GBS: leesrechten in GBS en waar wenselijk door Opdrachtgever schrijfrechten. Bij fase 2 hoort de volgende planning: Actie Start Gereed Looptijd fase Tot beëindiging contract Kennismaking GBS door middel van bepaalde leesrechten Ntb Kennismaking GBS door middel van bepaalde schrijfrechten Ntb Ntb Voordelen unieke nummering verder implementeren Tot beëindiging contract Doorontwikkeling van prestatie-eisen naar functioneel niveau Ntb De jaarlijkse evaluatie vindt plaats in maand 7 tot en met 8 van het contractjaar. Daarnaast vindt afstemming plaats over de te maken afspraken en prestatie- eisen voor het volgende contractjaar. Tabel 3. Planning fase 2, optimalisatiefase Wederkerigheid type onderhoud Daar waar de Opdrachtgever twijfelt over of de Opdrachtnemer op verantwoorde wijze het onderhoud van (een) bepaalde installatie(s) conform prestatieonderhoud kan gaan uitvoeren cq uitvoert, kan de Opdrachtgever ervoor kiezen bepaalde installaties niet over te zetten van inspannings- naar prestatieonderhoud of installaties van prestatieonderhoud terug te zetten naar onderhoud op basis van inspanning. 3.5 Duur overeenkomst Om kwaliteit in samenwerking, het onderhoud en de lange termijndoelstellingen te kunnen realiseren, is er gekozen voor een overeenkomst met een lange termijn, namelijk tien (10) jaar met een optie tot verlenging van twee (2) jaar. In een contract van tien plus twee jaar met daarin prestatie-eisen, is het noodzakelijk dat de voorwaarden van het contract kunnen worden aangepast aan de hand van de daadwerkelijke feitelijke situatie. Deze overeenkomst biedt hiervoor de mogelijkheden. 15

16 Jaarlijks zal in het derde kwartaal van het betreffende contractjaar een evaluatie met de opdrachtnemer plaatsvinden. Naast de uitvoering van c.q. het voldoen aan het programma van eisen worden ook andere kwaliteitsaspecten, zoals samenwerking en communicatie, geëvalueerd. Bij het jaarlijks overleg is het uitgangspunt om de samenwerking voort te zetten, eventueel met aangepaste afspraken. In het geval de Opdrachtnemer zijn contractverplichtingen niet voldoende nakomt, kan de Opdrachtgever besluiten de overeenkomst niet te verlengen. 16

17 4. Procedure 4.1 Algemeen De RUG volgt voor deze Europese aanbesteding een niet openbare procedure conform de Aanbestedingswet Dat wil zeggen dat er een aanbestedingsprocedure wordt gevolgd voor het sluiten van een overeenkomst die bestaat uit twee rondes, één ronde voor het selecteren van de geïnteresseerde partijen en één ronde voor het selecteren van de beste inschrijving. Aan de hand van deze selectieleidraad zal de Opdrachtgever maximaal zes gegadigden per perceel selecteren om een offerte uit te brengen aan de Opdrachtgever. 4.2 Planning De planning voor deze selectieprocedure is als volgt. Verzenden aankondiging Indienen vragen 1e nota van inlichtingen Publiceren 1e nota van inlichtingen Indienen vragen 2e nota van inlichtingen Publiceren 2e nota van inlichtingen Indienen Aanvraag tot deelname Bekendmaken voornemen tot selectie Opvragen bewijsstukken Eigen verklaring Definitieve selectie De genoemde data zijn streefdata, daarom is deze planning slechts indicatief. Aan bovenstaande data kunnen geen rechten worden ontleend. 4.3 Contactpersoon voor de aanbesteding Naam: Mevr. L. Meijer van de Rijksuniversiteit Groningen Communicatie verloopt uitsluitend via de aanbestedingswebsite. Het is tijdens de aanbestedingsprocedure, op straffe van uitsluiting, niet toegestaan andere functionarissen van de RUG rechtstreeks te benaderen over deze aanbesteding. 4.4 Communicatie en informatie Verzoeken om nadere informatie met betrekking tot inhoudelijke aspecten en aspecten rond de aanbestedingsprocedure dienen uiterlijk voor uur via het aangegeven format en te allen tijde in de Nederlandse taal op de aanbestedingswebsite via de berichtenmodule te zijn ingediend. In de vorm van een nota van inlichtingen zullen de tijdig ingediende verzoeken met de bijbehorende antwoorden uiterlijk op de aanbestedingswebsite worden gepubliceerd. De belangstellenden (diegenen die zich hebben aangemeld op de aanbestedingswebsite) krijgen hier automatisch bericht van. De RUG behoudt zich het recht voor om op grond van de vragen/opmerkingen en bevindingen te besluiten om de eisen en/of wensen bij te stellen. De nota van inlichtingen maakt deel uit van het aanbestedingsdocument. 17

18 4.5 Indienen Aanvraag tot deelname Uw Aanvraag tot deelname dient uiterlijk op voor uur uitsluitend online ingevuld en ingediend te worden op de aanbestedingswebsite. Inschrijvingen die niet binnen de gestelde termijn zijn ingediend dan wel onvolledig zijn, kunnen worden uitgesloten van verdere deelname. Gegadigde is zelf verantwoordelijk voor het juist en volledig indienen van zijn Aanvraag tot deelname. In geval van twijfel over het juist indienen van uw Aanvraag tot deelname adviseert de RUG contact op te nemen met de servicedesk van Negometrix. Telefoon: Van de opening van de Aanvraag tot deelname wordt een proces-verbaal opgemaakt. Hierop zullen de namen van de gegadigden terugkomen en de datum en het tijdstip van de ontvangst van de Aanvragen tot deelname. De opening van de Aanvragen tot deelname is niet openbaar. 4.6 Voorwaarden Door het indienen van een Aanvraag tot deelname gaat de gegadigde akkoord met alle in de selectieleidraad opgenomen voorwaarden. Terugtrekking Een gegadigde kan zich enkel terugtrekken uit de procedure tot de datum en het tijdstip welke gelden als uiterste termijn voor het indienen van de Aanvraag tot deelname. Na de uiterste termijn voor het indienen van de Aanvraag tot deelname kan een gegadigde zich niet meer terugtrekken. Zijn Aanvraag tot deelname staat vast gedurende de gestanddoeningstermijn. Samenwerkingsverband (combinatie) In het kader van deze aanbesteding is een samenwerkingsverband toegestaan. Gegadigden kunnen zelfstandig of als samenwerkingsverband inschrijven. Indien er gekozen wordt voor een samenwerkingsverband is het niet noodzakelijk dat zij bij gelegenheid van inschrijving of gunning een rechtsvorm aannemen. Ieder lid van het samenwerkingsverband wordt echter hoofdelijk aansprakelijk gehouden voor de volledige en juiste uitvoering van de gehele overeenkomst. Onderaanneming Gegadigden kunnen een deel van de werkzaamheden die voortvloeien uit de opdracht door één of meerdere onderaannemers laten uitvoeren. De aansprakelijkheid berust in dat geval volledig bij de hoofdaannemer. Slechts de hoofdaannemer is contractspartij van de RUG. 18

19 Varianten In het kader van deze aanbesteding zijn varianten niet toegestaan. Indeling in percelen Het is toegestaan om op meerdere percelen in te schrijven. Intellectueel eigendom Behoudens uitzonderingen door de wet of door regelgeving bepaald, mag zonder schriftelijke toestemming van de RUG niets uit deze selectieleidraad worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt (anders dan voor het doel van deze aanbesteding) door middel van druk, microfilm, fotokopie of anderszins. Daarnaast is het nadrukkelijk niet toegestaan veranderingen aan te brengen in dit document. Voorbehoud voor gunning De RUG is niet verplicht de opdracht in het kader van deze aanbesteding te gunnen. Een besluit om niet te gunnen wordt slechts bij hoge uitzondering genomen. Gegadigden hebben alsdan geen recht op vergoeding van kosten gemaakt in het kader van of schade ontstaan ten gevolge van de onderhavige aanbesteding. Kostenvergoeding Gegadigden hebben geen recht op vergoeding van enigerlei kosten gemaakt in het kader van deze aanbesteding. Inkoopvoorwaarden Voor al onze inkopen en aanbestedingen van werken, leveringen en diensten geldt dat koopen leveringsvoorwaarden, betalings- en andere voorwaarden van uw onderneming nadrukkelijk van de hand worden gewezen. In plaats daarvan gelden de algemene voorwaarden RUG, zie bijlage 1. Eventuele afwijkingen of aanvullingen op deze inkoopvoorwaarden zijn opgenomen in de conceptovereenkomst. Deze conceptovereenkomst is te vinden in bijlage B. Opmerkingen en vragen over de conceptovereenkomst en de algemene voorwaarden kunnen gesteld worden tijdens de offertefase. Vertrouwelijkheid De selectieleidraad dient volstrekt vertrouwelijk te blijven en mag slechts aan medewerkers en (eventuele) adviseurs worden getoond die voor het indienen van de Aanvraag tot deelname daarvan kennis moeten nemen. De RUG en zijn adviseurs zullen de ingediende Aanvraag tot deelname met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen. Deze zullen, behoudens wettelijke bepalingen, uitsluitend worden getoond aan medewerkers die direct bij de aanbesteding zijn betrokken. Tegenstrijdigheden De selectieleidraad is met zorg vastgesteld. Mocht een gegadigde desondanks tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden tegenkomen, dan dient de RUG hiervan, via de in paragraaf 4.3 genoemde contactpersoon, schriftelijk op de hoogte te worden gesteld. Indien naderhand blijkt dat er sprake is van tegenstrijdigheden en/of onvolkomenheden die niet door gegadigde zijn opgemerkt, zijn deze voor risico van de gegadigde. Informatie-inwinning Gegadigden kunnen bij dan wel bij informatie verkrijgen over verplichtingen ten aanzien van de bepalingen inzake belastingen, milieubescherming, arbeidsbescherming en arbeidsvoorwaarden die gelden in Nederland. 19

20 Nederlandse taal De Nederlandse taal dient in deze aanbestedingsprocedure in woord en geschrift de voertaal te zijn. 4.7 Beoordelingsprocedure De beoordelingsprocedure bestaat uit vijf stappen. Indien niet of niet-volledig aan de betreffende stap van de beoordelingsprocedure wordt voldaan of indien de gewenste gegevens niet volledig en/of tijdig zijn verstrekt, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Onderstaand wordt in het kort de inhoud van de stappen uitgelegd. 1. Formele eisen De Aanvragen tot deelname worden allereerst gecontroleerd op de formele eisen als gesteld in hoofdstuk 5 van de selectieleidraad. 2. Selectie-eisen (uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen) Van de gegadigden die een Aanvraag tot deelname indienen die voldoet aan de formele eisen, wordt op grond van artikel 2.84 en 2.85 AW 2012, de EV overeenkomstig de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zoals gesteld in hoofdstuk 6 van de selectieleidraad alsmede hetgeen hierover is opgenomen in de EV zelf gecontroleerd. 3. Shortlistcriteria Indien het aantal geschikte gegadigden per perceel na de beoordeling van de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen groter is dan zes, zal een doorselectie plaatsvinden op basis van de shortlistcriteria zodat er maximaal zes gegadigden per perceel overblijven. De shortlistcriteria met bijbehorende weging zijn beschreven in hoofdstuk Bewijsstukken eigen verklaring Van de gegadigde aan wie de voorlopige selectiebeslissing is uitgesproken, worden de bewijsstukken die behoren bij de eigen verklaring gevraagd. Deze bewijsstukken zullen beoordeeld worden. Indien op grond van deze stap uitsluiting volgt, zal de beoordelingsprocedure hervat worden bij stap 3 (Shortlistcriteria). 5. Definitieve selectie Wanneer van de gegadigde, aan wie de voorlopige selectiebeslissing is uitgesproken, de aangeleverde bewijsstukken zoals benoemd in stap 4 (Bewijsstukken eigen verklaring) akkoord zijn bevonden en er geen bezwaren tegen de voorlopige selectiebeslissing zijn ontvangen gedurende de stand still periode (zie hiertoe paragraaf 4.8 van dit document) kan er worden overgegaan tot definitieve selectie. 4.8 Selectie Alle gegadigden worden gelijktijdig geïnformeerd over de uitslag van de selectieprocedure. Zij zullen hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Een gegadigde die het niet eens is met de besluitvorming inzake deze aanbesteding dient middels een concept-dagvaarding voor een voorlopige voorziening bezwaar te maken. 20

21 Dit bezwaar moet schriftelijk en binnen 20 dagen (stand still periode) na dagtekening van het voornemen tot gunnen bij de aanbestedende dienst bekend zijn. De aanbestedende dienst spreekt na deze 20 dagen een definitieve selectie uit, mits er geen bezwaar is aangetekend of deze, na onderzoek, ongegrond zijn bevonden. In geval een gegadigde bezwaar wil maken, dient de dagvaarding betekend te worden aan de Rijksuniversiteit Groningen, Broerstraat 5 (9712 CP) te Groningen. Precieze aanduiding van de termijn(en) voor het instellen van een beroep: Afgewezen gegadigden dienen binnen 20 kalenderdagen na dagtekening van de voorlopige selectie een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter te Groningen. Indien niet binnen deze termijn van 20 kalenderdagen een (concept) kort geding dagvaarding correct is betekend, zal de aanbestedende dienst naar verwachting overgaan tot de definitieve selectie. Indien afgewezen gegadigden niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van hun recht om de voorlopige selectie door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet-ontvankelijk in hun vorderingen indien zij alsnog een procedure aanhangig maken. Indien er op de voorgeschreven wijze een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan zal de aanbestedende dienst de uitkomst van dat kort geding afwachten alvorens zij tot definitieve selectie overgaat. De aanbestedende dienst behoudt zich verder het recht voor om een eventueel hoger beroep af te wachten alvorens zij tot definitieve selectie overgaat. Indien er gedurende de stand still periode van 20 dagen volgend op de voorlopige selectie een kort geding aanhangig wordt gemaakt, dan eindigt de termijn van gestanddoening 14 kalenderdagen na dagtekening van het in die zaak te wijzen (schriftelijke) vonnis, indien althans de hierboven genoemde gestanddoeningstermijn anders ongebruikt zou verstrijken. Indien er hoger beroep wordt ingesteld en de aanbestedende dienst besluit dit af te wachten alvorens tot definitieve selectie over te gaan, dan dienen de gegadigden de gestanddoeningstermijn in voorkomend geval te verlengen tot 14 kalenderdagen na het in die zaak te wijzen arrest. 21

22 5. Formele eisen Onderstaande formele eisen gelden voor alle percelen. Indien niet of niet-volledig aan de formele eisen wordt voldaan, of indien de gewenste gegevens niet (volledig) zijn verstrekt, volgt uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. Het betreft de volgende formele eisen: - de Aanvraag tot deelname dient vóór de gestelde sluitingstermijn te worden ingediend op de aanbestedingswebsite; - de Aanvraag tot deelname dient ingeleverd te worden inclusief alle gevraagde bijlagen/verklaringen en stukken die overlegd dienen te worden en volgens de vereiste structuur; - alle gevraagde bijlagen/verklaringen en stukken die overlegd dienen te worden moeten ieder afzonderlijk volledig ingevuld zijn; - de Aanvraag tot deelname dient rechtsgeldig ondertekend te zijn, zie hiertoe ook hoofdstuk 6, paragraaf 6.3.3; - het is de gegadigden niet toegestaan om een Aanvraag tot deelname onder voorwaarden in te dienen, dit wil zeggen dat er geen mitsen en maren aan de Aanvraag tot deelname kleven. - door het indienen van de Aanvraag tot deelname gaat gegadigde akkoord met de aanbestedingsprocedure zoals omschreven in deze selectieleidraad. 22

23 6. Uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen Na de toets op de formele eisen vindt op basis van uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, zoals beschreven in dit hoofdstuk, een beoordeling plaats. In deze niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure wordt hierbij gebruik gemaakt van de EV voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten zoals bedoeld in artikel 2.84 en 2.85 AW De door de gegadigde in te vullen EV is opgenomen als een separate bijlage. De gegadigde behoeft met betrekking tot de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen zoals omschreven in dit hoofdstuk bij het indienen van de Aanvraag tot deelname in eerste instantie alleen de volledig ingevulde en door een vertegenwoordigingsbevoegde ondertekende EV aan te leveren. Alle formele bewijsstukken zoals genoemd bij de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen in dit hoofdstuk en behorende bij de EV dienen pas na een schriftelijk verzoek daartoe uiterlijk binnen 5 kalenderdagen na de verzenddatum van het schriftelijke verzoek bij de RUG te zijn ingediend. Indien gegadigde niet aan een uitsluitingsgrond en/of geschiktheidseis kan voldoen, kan gegadigde bij punt 7.1 van de EV verklaren waarom zij van mening is dat het niet voldoen aan een uitsluitingsgrond en/of geschiktheidseis niet zou mogen leiden tot uitsluiting van gegadigde van de aanbestedingsprocedure. Hiertoe dient een grondige en goed onderbouwde reden te worden aangevoerd die de RUG in overweging kan nemen. Bij punt 9 van de EV dient de EV rechtsgeldig ondertekend te worden. De rechtsgeldige ondertekening dient herleidbaar te zijn uit het uittreksel van het handels- en beroepsregister zoals benoemd in paragraaf van de selectieleidraad en punt 5.3 uit de EV. 6.1 Algemene gegevens Bedrijfsgegevens De gegadigde dient bij punt 1.1 tot en met 1.4 van de EV de bedrijfs- en contactgegevens van de gegadigde in te vullen. De RUG zal het contact met de gegadigden tijdens de aanbestedingsprocedure laten verlopen via een door de gegadigde aangewezen contactpersoon. Deze contactpersoon dient gedurende de gehele procedure als enig aanspreekpunt te gelden. Indien door omstandigheden de contactpersoon gewijzigd wordt, dient dit tijdig door de gegadigden schriftelijk aan de contactpersoon van de RUG gemeld te worden. Samenwerkingsverband Bij een samenwerkingsverband gaat het om meerdere ondernemingen die gezamenlijk inschrijven op een opdracht. Onder punt 1.5 van de EV dienen de ondernemingen te worden genoemd die deel uitmaken van het samenwerkingsverband. De deelnemer(s) uit het samenwerkingsverband dienen ieder afzonderlijk de EV in te dienen. De onderneming dient, indien hij bij punt 1.5 van de EV heeft aangegeven dat wordt ingeschreven in een samenwerkingsverband, bij punt 8.1 van de EV aan te geven voor welke geschiktheidseisen een beroep op zijn onderneming wordt gedaan. 23

24 Ten behoeve van de communicatie met de RUG dient een samenwerkingsverband een penvoerder aan te wijzen en weer te geven in punt 1.6 van de EV. Deze penvoerder dient volledige beslissingsbevoegdheid te hebben en gemachtigd te zijn om namens het samenwerkingsverband op te treden. De penvoerder zorgt voor een overzichtelijke weergave in de offerte en geeft duidelijk aan welk document van welke onderneming afkomstig is. Hetgeen wat in dit hoofdstuk geldt voor gegadigde geldt in het geval van een samenwerkingsverband voor alle (afzonderlijke) deelnemers van het samenwerkingsverband. 6.2 Uitsluitingsgronden Gegadigde verklaart dat de omstandigheden zoals genoemd in punt 2 verplichte uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel en de aangekruiste omstandigheden bij punt 3 facultatieve uitsluitingsgronden boven de Europese aanbestedingsdrempel niet aan de orde zijn. Indien de RUG vaststelt dat een dergelijke omstandigheid zoals genoemd is bij punt 2 of bij punt 3 wel aan de orde is, leidt dit tot uitsluiting van deze aanbestedingsprocedure. In artikel 2.89 van de AW 2012 staat weergegeven welke bewijsmiddelen na een schriftelijk verzoek van de RUG moeten worden overlegd. 6.3 Geschiktheidseisen Bedrijfsaansprakelijkheid In het kader van punt 5.1 uit de EV heeft de gegadigde een geldige en adequate bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering op het moment dat de opdracht definitief gegund wordt voor de gehele looptijd van de overeenkomst tussen de gegadigde en de RUG. De bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dient een minimale dekking van excl. btw per gebeurtenis te omvatten. Indien de gegadigde niet in het bezit is van de gevraagde bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dan dient gegadigde een ondertekend document te kunnen overleggen waarin wordt verklaard dat, indien de opdracht aan de gegadigde wordt gegund, gegadigde op het moment van de definitieve gunningsbeslissing een bewijs van een geldige en adequate bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering met minimale dekking van per gebeurtenis kan overleggen. Gegadigde dient na een schriftelijk verzoek van de RUG het onderstaande te overleggen: - (een kopie van) een geldig verzekeringsbewijs tegen bedrijfsaansprakelijkheid met vermelding van het verzekerde of gereserveerde bedrag, of - een verklaring waaruit blijkt dat de gegadigde over de gevraagde bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering beschikt op het moment van definitieve gunning Indien een concern verzekeringsbewijs wordt overlegd, dient duidelijk te zijn dat de gegadigde is meeverzekerd Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid Referentie opdrachten kerncompetenties In het kader van punt 5.2 uit de EV dient de gegadigde aan de volgende kerncompetenties te voldoen: 24

25 kerncompetentie 1: Het preventief onderhouden van werktuigbouwkundige installaties kerncompetentie 2: Het uitvoeren van 24 uur per dag correctief onderhoud (storingsopvolging) aan werktuigbouwkundige installaties kerncompetentie 3: Het preventief onderhouden van elektrotechnische installaties kerncompetentie 4: Het uitvoeren van 24 uur per dag correctief onderhoud (storingsopvolging) aan elektrotechnische installaties Hiertoe dient na een schriftelijk verzoek van de RUG per genoemde kerncompetentie 1 referentie te worden aangeleverd in bijlage 5 die in overeenstemming is met hetgeen hieronder is vermeld. Voorwaarden voor de referenties: - Opdracht is uitgevoerd door de gegadigde als hoofdaannemer. - Alle referenties dienen te zijn gestart, (deels) te zijn uitgevoerd of afgerond tussen december 2011 en juni Alle referenties dienen te zijn voorzien van een tevredenheidsverklaring van de betreffende opdrachtgever. - Alle referenties dienen een minimale opdrachtwaarde te hebben van per jaar; - Bij alle referenties mag maximaal 50% van het onderhoud door onderaannemers zijn uitgevoerd. - Minimaal één (1) referentie heeft tenminste een looptijd van minimaal drie (3) aaneengesloten jaren. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de twee percelen, de gegadigde dient eenmaal aan te tonen dat hij voldoet aan de kerncompetenties. Het is toegestaan om één referent te gebruiken voor één of meer kerncompetenties tezamen. Indien meerdere kerncompetenties van toepassing zijn bij één en dezelfde referent, kan hiervoor volstaan worden met één formulier, waarbij de desbetreffende kerncompetenties aangevinkt dienen te zijn en de kerncompetenties terug dienen te komen in de beschrijving van de referent. Hierbij dient uiteraard wel voldaan te worden aan alle gestelde voorwaarden m.b.t. de referentie. De RUG behoudt zich het recht voor met betrekking tot opgegeven referenties, ook voor toetsing van de tevredenheid van de opdrachtgever, navraag te doen bij de betreffende opdrachtgever(s). Personeel en outillage Ten aanzien van punt 5.2 uit de EV dient de gegadigde te beschikken over voldoende (gekwalificeerd) personeel, outillage, materieel en technische uitrusting om de opdracht te realiseren. Na een schriftelijk verzoek van de RUG dient de gegadigde een verklaring op te leveren die op feiten is gebaseerd en waarin het volgende vermeld wordt: a. de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de onderneming van de gegadigde en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar; b. de outillage, het materieel en de technische uitrusting waarover de gegadigde voor het uitvoeren van de opdracht beschikt. 25