Inhoudsopgave Introductie... 2 Inloggen Tommybooking... 2 De startpagina... 3 Het reserveringsoverzicht... 4 Aanpassen van kolommen...

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 1 Introductie... 2 Inloggen Tommybooking... 2 De startpagina... 3 Het reserveringsoverzicht... 4 Aanpassen van kolommen... 5 Het planbord... 6 Tonen van weken ipv maanden...7 Legenda van het planbord...8 Update Planbord - boekingen... 9 Update Planbord - jaaroverzicht Update Boekingsoverzicht Het openen van een reservering Wijzigingen aanbrengen op de reservering Een gast in en uit checken Een gast boeken Gastenlijst Financieel Financiën Extra informatie

2 Introductie Het nieuwe reserveringssysteem, genaamd Tommy wordt per 1 januari 2013 ingevoerd. Het is een systeem dat gebruikt wordt door kleine en middelgrote recreatiebedrijven. Dat betekent dat er wel het een en ander aangepast is voor het Nivon en het gebruik in de accommodaties en kampeerterreinen, maar dat lang niet al de wensen van BHC s gehonoreerd zijn. Voordeel: gasten kunnen Online boeken, het verzoek komt bij de AMS en die moet het verzoek goedkeuren. Gasten kunnen onmiddellijk zien of er plaats is in het huis of op het kampeerterrein. Gastvrouwen/heren kunnen op een gebruikersvriendelijke manier hun gasten inboeken. Bij het wijzigen van een reservering zullen niet meteen weer annuleringskosten gemaakt worden. Tommy is een webbased programma en start door het aanklikken van het icoon dat op het bureaublad van de computer staat. Inloggen Er is geen wachtwoord nodig. Wordt er toch om een inlognaam en wachtwoord gevraagd, kijk dan in de mail, daar zit dan waarschijnlijk een nieuw wachtwoord in. Of bel met de AMS. Maar ook Oscar Bouwer kan hierbij helpen. Telefoonnummers staan achterin. Huiswachten restricties Het reserveringspakket Tommybooking kent geen autorisatie instellingen waardoor enkel zaken wel in beeld komen bij de huiswacht maar niet gebruikt mogen worden. Eenvoudig weg komt het erop neer dat huiswachten geen AMS kortingen mogen uitdelen, alleen de aanmeldsecretaris kan dat. geen bank/credit card betalingen mogen toevoegen, enkel pin of kas. 2

3 Startpagina Na het inloggen verschijnt gelijk de startpagina. Op de startpagina is rechts een kolom waar te zien is welke gasten er binnenkort aankomen en vertrekken. Aan de linkerkant kun je een nieuwe boeking maken via Boeken (1 locatie) of Boeken (meerdere locaties). Hierover straks meer. In het midden gedeelte staan soms reserveringsaanvragen die nog door de AMS moeten worden goedgekeurd. Hier hoeft de huiswacht niets mee te doen. 3

4 Het reserveringsoverzicht. In Nivonline was je waarschijnlijk gewend om allereerst via het reserveringsoverzicht te kijken welke gasten er vandaag en morgen aankomen. Dat kan ook in Tommy. Ga naar Overzicht. Je ziet direct al een lijst met reserveringen staan, gegroepeerd naar kamer of kampeerplaats. In het lege vakje boven de lijst met reserveringen kun je kiezen voor aankomstdatum of vertrekdatum. Vervolgens selecteer je de door jou gewenste aankomst of vertrekdatum in de datumvakjes ernaast. Klik daarna op zoeken en je hebt per kamer een lijst met reserveringen. Zoals in het plaatje hieronder. 4

5 Kolommen aanpassen voor overzichtelijkheid Voor het overzicht is het handig om de kolommen die je niet nodig hebt te verbergen en de andere kolommen breder te maken. Klik op het pijltje naast Reserveringen: Het vinkje voor Reservering en Acc. soort kun je wegklikken. Dan is er meer ruimte voor de andere kolommen. Door op het streepje tussen twee kolommen te gaan staan kun je een kolom breder maken. Je ziet dat je nu direct het kamernummer ziet en of een gast betaald heeft of niet. 5

6 Het Planbord Op het planbord kun je gemakkelijk een overzicht zien van de kamers die bezet en vrij zijn. Je kunt via het planbord geen reservering maken zoals in Nivonline. In Tommy zijn steeds de kamers gegroepeerd. Je ziet ze dus niet op volgorde van kamernummer maar alle 2 persoonskamers, alle driepersoons kamers en de vierpersoons kamers bij elkaar. Dat wordt even wennen. Om meer overzicht te krijgen kun je ervoor kiezen de reserveringen en aankomsten aan de rechterkant niet weer te laten geven. Dat doe je door onder het knopje weergave het vinkje voor reserveringen weg te halen. 6

7 Het tonen van weken ipv maanden Ook kun je alleen het planbord voor een week laten tonen. Je hebt dan meer zicht op de reserveringen en de namen die erbij staan. Elke reservering wordt weergegeven door een blauw balkje. Het rondje links (Aankomst indicator) in de blauwe balk geeft aan of een gast is aangekomen.; deze kleurt groen zodra de reservering is gemarkeerd als aangekomen. Betaalstatus: ( vierkantje)rood - geen betaling, oranje gedeeltelijk betaald, groen- volledig betaald. Vertrekstatus: (rondje rechts) Indien je de klant markeert als vertrokken dan kleurt deze status rood. 7

8 Legenda bij het planbord In het planbord kunnen de volgende kleuren voorkomen: Blauwe balk = bezet door een reservering Oranje balk: nog goed te keuren boekingen of reserveringen die op dit moment door een gast op internet wordt gedaan. Overige kleuren zijn blokkeringen door AMS, en daar staat ook bij te lezen waarom de locaties geblokkeerd zijn. Gasten die via internet boeken, krijgen een overzicht dat er kamers beschikbaar zijn; zij kunnen niet zien of kiezen welke kamer ze nemen. 8

9 Update Planbord - boekingen Vanaf de nieuwe update zijn de functies nieuwe boeking, blokkeren en de nieuwe functies blokkeren voor internet en jaaroverzicht te gebruiken zonder dat het planbord verdwijnt. Allen verschijnen in zgn. pop-up schermen. 9

10 Update planbord jaaroverzicht Op het jaar overzicht is gemakkelijk de bezetting te zien van de gekozen kamers Klik hiervoor op het planbord met de rechtermuisknop op een accommodatiesoort en kies jaaroverzicht. 10

11 Update Boekingsoverzicht LET OP: betalingsregeling staat bovenaan maar daar hoeft de Huiswachtwacht niets mee te doen. Een huiswacht kan wel betalingen toevoegen die op het huis gedaan worden. 11

12 Het Openen van een reservering Je kunt een reservering op verschillende manieren openen. Via de startpagina in de kolom aankomsten, via het bezettingsoverzicht door te dubbelklikken op een reservering of de reservering selecteren en op de knop openen te klikken. Via het planbord door met de rechtermuisknop op een reservering te klikken. In het overzicht zie je niet welke kamer de gast heeft gereserveerd, omdat dit de factuur is die een gast krijgt en wij ons niet willen vastpinnen op kamernummers. Onderaan het overzicht staat wat iemand nog moet betalen. Als er nog een betaling moet worden gedaan bij aankomst dan: Klik op Toevoegen en je kunt daar aangeven of iemand contant, met pin of met een Nivon cadeaubon betaalt. Wel opslaan daarna. 12

13 Wijzigingen aanbrengen op de reservering Aan de linkerkant van hetzelfde overzicht is een lijst: Klik je op Wijzig Gastgegevens / Personen dan staan daar de opmerkingen die de AMS erin gezet heeft. Je kunt via deze knoppen dus de gast naar een andere kamer verhuizen, of de periode wijzigen. Je kunt ook een boeking annuleren. Doe dat niet, als een gast heeft afgebeld, geef dit door aan de AMS, die bepaalt of er wel of geen annuleringskosten worden gerekend. Via de knop wijzig artikelen kun je bijvoorbeeld lakenpakketten op de rekening erbij zetten. Selecteer het aantal lakenpakketten, klik op Toevoegen en vervolgens op Doorgaan. En vervolgens afrekenen. 13

14 Een Gast in en uitchecken Ook dit kan via verschillende wegen In het reserveringsoverzicht selecteer je de reservering en klikt op het knopje opties rechts bovenin. Daar kies je Aangekomen. In het planbord: Rechtermuisknop klikken op de reservering en kies je Aangekomen. Een Gast boeken. Als gastvrouw/heer kun je gasten inboeken, dat hoeft niet beperkt te zijn tot jouw periode. Maar als het buiten jouw periode valt kunnen gasten ook zelf online boeken. Adviseer ze dat ook! (Tenzij ze geen computer hebben natuurlijk) Arrangementen, activiteiten van het huis gaan alleen via de AMS. Een nieuwe gast inboeken kan via de startpagina. Heb je 1 kamer nodig, neem dan de knop Boeken (1 locatie) Heb je meer kamers nodig, gebruik dan Boeken ( meerdere locaties) Kies de periode die de gast wenst, dan verschijnt er welke kamers nog beschikbaar zijn, vul zijn/haar gegevens in. Zoek op postcode of de gast al in het systeem staat. Dat voorkomt het vollopen van het systeem met steeds dezelfde namen Het boeken is een stuk simpeler geworden. 14

15 Gastenlijst Een gastenlijst ( voor het nachtregister) kan onder overzicht via de knop nachtregister worden gemaakt. Deze kan indien wenselijk ook naar Excel worden geëxporteerd om bijv te printen. Deze kan indien wenselijk ook naar Excel worden geëxporteerd om bijv te printen. 15

16 Financieel Hier staan alle rekeningen in. Klik op een gast en ook op deze manier kan er afgerekend worden. Huiswachten rekenen enkel per kas of per pin af en nooit per bank of credit card. Financiën We gaan weer gewoon met een kassa werken. Op de kassa vul je de bedragen in en het geld gaat in de kassa. Ook nu is er weer 100,- wisselgeld in kas. Komt er veel geld in kas, berg dat dan op in de kluis. Aan het eind van je werkperiode doe je de kassa uitslag van jouw periode in de envelop voor de penningmeester. Zie kassa instructie. (volgt nog) 16

17 Extra informatie Vragen is vrij Het vorige reserveringspakket Nivonline was niet flexibel, Tommybooking daarentegen kan veel. Let daarom op wat je doet. Raadpleeg altijd de AMS bij twijfel. Is de AMS niet beschikbaar bel dan gerust naar kantoor en vraag naar Oscar Bouwer of Greetje Noordman. Laat het goedkeuren op de start pagina van binnen gekomen reserveringen over aan de AMS Telefoon nummers en adressen De AMS van jouw locatie : Oscar Bouwer : obouwer@nivon.nl Indien afwezig Greetje Noordman : gnoordman@nivon.nl Indien afwezig AICN ( tommybooking) : info@aicn.nl +cc : obouwer@nivon.nl Deze handleiding is nog een beta versie waarop we graag jullie op en aanmerkingen ontvangen ter verbetering. U kunt deze sturen aan de auteur Hanneke Leeuwerink ( Huiswacht coördinator) hannekepaars@hotmail.com of Oscar Bouwer (systeembeheer landelijk buro) obouwer@nivon.nl Het Nivon wenst alle huis en terreinwachten een prettige tijd en samenwerking toe! Amsterdam, December