Tikken of klikken? Uitwisselen van gegevens tussen boekhoudpakket en banktoepassing

Transcriptie

1 Tikken of klikken? Uitwisselen van gegevens tussen boekhoudpakket en banktoepassing

2 INHOUD SAMENVATTING 1. SITUATIESCHETS: EEN MULTITASKER AAN DE SLAG 2. DE TIKMETHODE 3. NADELEN VAN DE TIKMETHODE 3.1 Traag 3.2 Saai en frustrerend 3.3 Duur 3.4 Hoge opportuniteitskost 3.5 Riskant en imago-aantastend 3.6 Weinig overzichtelijke boekhouding 4. WAAROM OVERTIKKEN? 4.1 Gewoonte 4.2 Geen besef van tijd- en waardeverlies 4.3 Gebrek aan informatie over alternatieve oplossingen 4.4 Gevoel van controle 4.5 Job protection 5. DE KLIKMETHODE 6. VOORDELEN VAN DE KLIKMETHODE 6.1 Tijdwinst 6.2 Correcte boekhouding 6.3 Lagere opportuniteitskost 6.4 Tevreden medewerkers 6.5 Up-to-date overzicht 7. EEN CONCRETE OPLOSSING: ISABEL GO 8. WAT ALS ZELFS ÉÉN KLIK TE VEEL IS? 9. BESLUIT PRAKTISCH BRONNEN 2

3 SAMENVATTING Gezond financieel beheer staat of valt met de goede opvolging van uitgevoerde en ontvangen betalingen. Dat gebeurt door het verwerken van rekeninginfo in de boekhouding en het afpunten van betaalde facturen. Bij vele bedrijven is dit een manueel en zeer tijdrovend proces waarbij financiële medewerkers dezelfde informatie meermaals moeten ingeven in verschillende systemen. Naast de hoge directe arbeidskost is vooral de opportuniteitskost zeer groot. Ten eerste laten medewerkers taken liggen die een veel grotere toegevoegde waarde genereren voor het bedrijf. Ten tweede is een up-to-date beheer van de liquide middelen onmogelijk, wat kan lijden tot achterstallige betalingen en kasproblemen. Nochtans bieden de meeste boekhoudpakketten oplossingen aan in de vorm van een nauwe integratie met Isabel. Bedrijven kunnen zo tot 4 uur per week besparen op het verwerken van hun bancaire transacties, wat tijd vrijmaakt voor taken met hogere toegevoegde waarde. 1. SITUATIESCHETS: EEN MULTITASKER AAN DE SLAG Eén van de vervelendste klussen in een boekhoudkantoor is het van rekeninguittreksels in het boekhoudpakket. Het leidt tot heel wat tijdverlies en fouten. Dirk Timmermans, vennoot in boekhoudkantoor Timmermans, Fagard & Partners. Elektro Peeters is een (fictieve) elektrowinkel met een uitgebreide technische dienst. Het bedrijf staat onder leiding van oprichter Ronny Peeters. Zijn dochter Erika is van plan de zaak over te nemen. Erika wil Elektro Peeters klaar maken om de concurrentiestrijd met de grote ketens te doorstaan, onder meer door de interne werking van Elektro Peeters te optimaliseren. Als toekomstig zaakvoerder heeft Erika een veelheid aan taken: ze staat in voor marketing, aankoop en boekhouding. Tot haar grote frustratie heeft ze echter niet de tijd om zich voldoende aan deze belangrijke taken te wijden. Ze moet immers te veel van haar dag besteden aan administratie: Erika wordt dagelijks overspoeld door vele kleine betalingen en bestellingen, die ze dan in verschillende programma s moet ingeven. Soms ziet Erika door de bomen het bos niet meer; ze verliest al eens het overzicht over de exacte kaspositie van het bedrijf. Erika beseft dat de boekhouding van Elektro Peeters efficiënter en proactiever moet, zodat ze meer tijd kan maken voor haar andere taken. Conclusie: door inefficiënt boekhouden worden hier tijd, talent en mooie kansen verspild. 2. DE TIKMETHODE De situatie in Elektro Peeters is geen uitzondering op de regel. In veel bedrijven en organisaties worden de talenten van administratieve en 3

4 Factuur Factuur Betaling Internet Banking Rekeninginfo Bankjournaal Reconciliatie Fig. 1: inkomende facturen verwerken met de tikmethode financiële medewerkers verspild aan tijdrovende, weinig winstgevende en vaak frustrerende administratietaken. Om op te sporen waaraan de medewerkers tijd verliezen, bekijken we even één van hun typische taken: de behandeling van inkomende en uitgaande facturen. Bij het verwerken van inkomende facturen kunnen we grofweg drie stappen onderscheiden (zie figuur 1): 1. de inkomende facturen worden overgetypt in de 2. de betalingen van de facturen worden overgetypt in de internet bankingtoepassing en de facturen worden betaald 3. de rekeninginfo wordt overgetypt in het Bankjournaal 4. de rekeninginfo uit het Bankjournaal wordt gereconciliëerd met de inkomende en uitgaande facturen. Een soortgelijk proces zien we bij de verwerking van uitgaande facturen: 1. verzonden facturen worden overgenomen in de Klantenboekhouding 2. de rekeninginfo wordt overgetypt in het Bankjournaal 3. de rekeninginfo uit het Bankjournaal wordt gereconciliëerd met de inkomende en uitgaande facturen. Het is wel duidelijk dat er bij factuurverwerking veel wordt overgetypt. Overtypen is vervelend en kost veel tijd. En uiteindelijk holt deze werkmethode wat achter de feiten aan. Het is bedrijfsbeheer in de achteruitkijkspiegel : de financiële medewerker gebruikt vandaag om neer te schrijven wat er gisteren gebeurd is. Dat dubbel werk creëert geen meerwaarde voor het bedrijf. 3. NADELEN VAN DE TIKMETHODE We zetten de nadelen van manueel verwerken even op een rijtje: 3.1 Traag Overtypen is traag. Niet-professionele typisten halen 20 à 25 woorden per minuut. Weinig medewerkers hebben geleerd om correct blind te typen. Ze werken dus vaak slechts met twee of vier vingers, en ze moeten ter controle- om de haverklap opkijken van hun toetsenbord. Dit is zeker het geval als het gaat om cijfers en belangrijke informatie. 4

5 3.2 Saai en frustrerend Overtypen is saai. En monotoon. En weinig uitdagend. Medewerkers stellen len deze taak dan ook vaak uit, met als gevolg slordige eindsprintjes en vergeten verrichtingen. Die jagen het bedrijf vaak op onnodige kosten. Uitstellen gebeurt niet alleen omdat het overtikwerk saai is, maar ook omdat het frustrerend is: hoe simpel de opdracht ook is, er sluipen vaak kleine foutjes in de gegevens. Dat de berg te verwerken gegevens dagelijks terug groeit, is ook weinig motiverend. Wie belast is met deze taak, verliest zijn enthousiasme snel. Dat bemoeilijkt het aanwerven en behouden van medewerkers aanzienlijk. 3.3 Duur Tijd is geld. Een taak als kost veel tijd, en dus ook veel geld. Ook al omdat de administratieve en financiële medewerkers die het moeten doen, hiervoor overgekwalificeerd zijn. Daarnaast kunnen fouten bij het ernstige financiële staartjes hebben. Daarom investeren organisaties vaak in bijkomende foutdetectie- en foutverbeteringsprocessen. Die bijkomende processen verhogen weeral de totale kost. 3.4 Hoge opportuniteitskost Overtypen is duur omdat het een hoge opportuniteitskost heeft. De financiële medewerkers zouden de tijd die ze opvullen met, kunnen investeren in taken met meer waarde voor het bedrijf. Voorbeelden daarvan zijn wanbetalers opvolgen en leveranciersfacturen controleren. De tijd die medewerkers moeten spenderen aan, is dus een gemiste kans voor het bedrijf. 3.5 Riskant en imago-aantastend Zoals al wel duidelijk is, is riskant. Zelfs ervaren typisten hebben een foutenpercentage dat kan oplopen tot 4%. De aard van bankverrichtingen maakt dat eventuele vergissingen hierin ernstige financiële gevolgen kunnen hebben. Daarenboven blijft dit soort fouten nooit binnenskamers: klanten krijgen aanmaningen voor betalingen die ze al hebben uitgevoerd. Leveranciers eranciers worden te laat betaald en houden leveringen in. Wanordelijk boekhouden kan leiden tot een deuk in de reputatie van het bedrijf, en zo tot indirecte kosten; wanneer een ontevreden klant opstapt, verlies je immers inkomsten. Die indirecte kosten van de tikmethode zijn nog belangrijker dan de directe kosten. 3.6 Weinig overzichtelijke boekhouding Heel de dag door stroomt er geld binnen en buiten bij bedrijven. Wanneer hun boekhouding stoelt op tijdrovend overtikwerk, is het door de dag moeilijk de vinger aan de pols van de kasstromen te houden. De beslissers weten niet hoeveel middelen er direct 5

6 beschikbaar zijn, en kunnen geen proactief en up-to-date financieel beheer voeren. 4. WAAROM OVERTYPEN? Boekhouden in de achteruitkijkspiegel kent dus tal van nadelen. Veel van deze nadelen zijn het logische gevolg van veelvuldig van financiële gegevens. Helaas lijkt dit voor sommigen een noodzakelijke en onoverkomelijke stap in het boekhoudproces. Maar waarom kunnen financiële medewerkers niet buiten? Als de nadelen ervan zo duidelijk zijn, waarom wordt de tikwerkmethode dan gebruikt? 4.1 Gewoonte Gegevens in een computer invoeren is altijd lastig geweest. Vaak komt informatie aan op papier, en wordt die verwerkt met het toetsenbord. Een alternatief voor het toetsenbord is de combinatie scannen en OCR (Optical Character Recognition). Maar dat is enkel voordelig bij grote volumes en niet meteen geschikt voor KMO s. Men gaat er dan maar van uit dat invoeren via het toetsenbord simpelweg de enige mogelijkheid is. Deze gewoonte is dan ook sterk verankerd in het bedrijfsleven zoals we het kennen, en er wordt niet verder over nagedacht. 4.2 Geen besef van tijd- en waardeverlies Eén van de moeilijkste taken in een bedrijf is het schatten van de exacte kostprijs en de netto-opbrengst opbrengst van de individuele taken van medewerkers. Onderscheid maken tussen meer of minder waardevolle taken is dus lastig, wat prioriteiten stellen voor medewerkers bemoeilijkt. Onder meer daarom wordt er weinig stilgestaan bij het prijskaartje dat hangt aan weinig efficiënte methodes als. 4.3 Gebrek aan informatie over alternatieve oplossingen Veel organisaties zien wel in dat de tikmethode allesbehalve productief is, maar er is voor hen slechts weinig informatie over alternatieven beschikbaar. De mogelijkheden van oplossingen als de automatisering van financiële gegevensverwerking zijn voor hen nog relatief onbekend. 4.4 Gevoel van controle Door gegevens persoonlijk in te voeren heeft men de indruk de zaak volledig onder controle te hebben. Ieder blad papier wordt immers vastgenomen en bestudeerd, ieder gegeven overgetypt. Als er iets niet in orde is, zal de medewerker het wel onderscheppen en ingrijpen. Het idee bestaat dat die persoonlijke controle volledig wegvalt bij het gebruik van computerprogramma s. Medewerkers en zaakvoerders 6

7 vrezen vaak dat de computer buiten hun wil om of door een kleine bedieningsfout onomkeerbare financiële verrichtingen kan stellen. 4.5 Job protection Soms houdt men vast aan minder effectieve werkmethodes uit onzekerheid. Men vreest dat het gebruik van computertoepassingen op de werkvloer een eerste stap is naar volledige automatisering. Daarbij zouden menselijke tussenkomsten niet meer nodig zijn. Het tegendeel is waar: wanneer computers ingezet worden voor minder waardevolle taken, kunnen medewerkers zichzelf pas echt laten gelden. Dan hebben ze tijd om hun echte kunde en talenten te tonen. Hun meerwaarde voor het bedrijf zal zo alleen maar duidelijker worden. 5. DE KLIKMETHODE Factuur factuur betaalbestand doorsturen Internet Banking rekeninginfo ophalen Reconciliatie Bankjournaal Figuur 2: het verwerken van inkomende facturen met de klikmethode De tikmethode stoelt op het manueel uitwisselen van gegevens tussen twee computertoepassingen via papier. Daarbij moet flink overgetikt worden. Bij de klikmethode is overtikken overbodig: met één muisklik kunnen boekhoudpakket en internet bankingtoepassing rechtstreeks gegevens met elkaar uitwisselen. Medewerkers kunnen zo rechtstreeks bankieren vanuit hun boekhoudpakket. Wanneer ze bijvoorbeeld inkomende facturen verwerken (zie figuur 2), gebeurt dit in de volgende vier stappen: 1. de medewerker neemt de ontvangen facturen op in de 2. op de vervaldag laat hij de betaalvoorstellen aanmaken door het boekhoudpakket en hij stuurt ze als bestand rechtstreeks door naar zijn internet bankingtoepassing. 3. regelmatig laadt de medewerker alle nieuwe rekeninginfo in het Bankjournaal van zijn boekhoudpakket waarna de reconciliatie van de uitgevoerde betalingen met de verzonden en ontvangen facturen wordt uitgevoerd. De verschillen met de tikmethode zijn beduidend: betalingen en rekeninginfo verwerken gebeurt rechtstreeks eks in plaats van door. Bij de tikmethode kunnen medewerkers maar één betaling tegelijk doen. Met de klikmethode kunnen medewerkers grote hoeveelheden betaalbestanden en rekeninginfo in één keer verwerken. Daardoor gaat het verwerken van gegevens sneller (zie figuur 3). 7

8 De tikmethode De klikmethode Factuur Factuur factuur factuur Betaling betaalbestand doorsturen Internet Banking Rekeninginfo Internet Banking rekeninginfo ophalen Reconciliatie Bankjournaal Bankjournaal Reconciliatie Fig. 3: Vergelijking van verwerken van inkomende facturen met de tik- en klikmethode Vroeger moesten we voortdurend overschakelen tussen boekhoudsoftware en internet banking. Nu kunnen we alle financiële transacties rechtstreeks vanuit ons boekhoudpakket uitvoeren: een pak minder tijdverlies, en een pak minder fouten! Geert Geerits, afgevaardigd bestuurder van Geerits NV 6. VOORDELEN VAN DE KLIKMETHODE In vergelijking met de tikmethode biedt de klikmethode heel wat voordelen: 6.1 Tijdwinst Boekhouden met een rechtstreekse verbinding tussen internet banking en boekhoudpakket kost beduidend minder tijd. Studies tonen aan dat een bedrijf met de klikmethode tot vier uur per week kan winnen. En hoe groter het bedrijf, hoe meer tijdwinst. 6.2 Correcte boekhouding Met het rechtstreeks overnemen van betalingen en rekeninginfo, worden overtypfouten vermeden. Daardoor vervallen vele conflicten met klanten en leveranciers, het opzoekwerk en de aan te brengen 8

9 correcties. De boekhouding is nauwkeuriger en het beslissingsproces in het bedrijf wordt ondersteund met correcte informatie. 6.3 Lagere opportuniteitskost Het elimineren van tijdsrovende manuele taken creëert tijd voor taken die een echte meerwaarde leveren voor het bedrijf. Tijd die medewerkers anders verdoen met betalingen, kunnen ze besteden aan een meer gestructureerde controle van de boekhouding, opvolgen van onbetaalde facturen en betere controle van aankoopfacturen Tevreden medewerkers De klikmethode is een verademing voor medewerkers: ze kunnen, in plaats van het saaie en frustrerende, zich richten op uitdagende taken met toegevoegde waarde van zichzelf en voor hun bedrijf. 6.5 Up-to-date overzicht Het verwerken van financiële gegevens in de bedrijfsboekhouding gaat dankzij de klikmethode sneller. Daardoor is de financiële stand van zaken altijd actueel en duidelijk voor zaakvoerders en beslissers. Zo kunnen ze een verantwoord en proactief beleid voeren. De klikmethode zorgt dus in de eerste plaats voor een betere boekhouding. Er sluipen minder fouten in, en ze is meer up-to-date. Maar het bedrijf wint vooral financieel: de medewerkers hebben meer tijd voor taken die meerwaarde creëren. Bij de klikmethode is financiële gegevens (correct) overnemen geen duur doel. Het is een eenvoudig middel om het echte doel te bereiken: een gezonde boekhouding die beleidsondersteunend werkt. 7. EEN CONCRETE OPLOSSING: SING: ISABEL GO Mijn boekhoudpakket met Isabel Go-knop werkt perfect. Gedaan met de schoendoosboekhouding en altijd up-to-date. Stalle Rossavik, Zaakvoerder Roscon BVBA Een concrete klikoplossing is Isabel Go: de Isabel-knop in uw boekhoudpakket. Met een klik op de Isabel Go-knop in het boekhoudpakket worden alle betalingen doorgestuurd naar Isabel. Mandatarissen arissen worden per uitgenodigd om bij te tekenen op hun eigen pc. Zodra ze voldoende getekend zijn, worden de betalingen door Isabel naar de banken gestuurd. Met een klik op de Isabel Go-knop wordt alle rekeninginfo opgehaald uit Isabel 6. Als dat gebeurd is, kan het boekhoudpakket de bankjournalen aanvullen, en het reconciliatieproces starten. 9

10 Fig. 4: Mogelijkheden van Isabel Go Gebruikers van Isabel Go genieten van alle voordelen van de klikmethode: ze gebruiken hun tijd efficiënter en hebben een correctere en actuele boekhouding. De belangrijkste boekhoudpakketten zijn uitgerust met Isabel Go. Een up-to-date lijst van deze programma s is beschikbaar op 8. WAT ALS ZELFS ÉÉN KLIK TE VEEL IS? Sommige bedrijven willen de uitwisseling van betalingen en rekeninginfo met hun verschillende bedrijfsbeheerstoepassingen volledig automatiseren. Zij willen dat hun kritische financiële processen geen menselijke interventies vereisen. Vaak zijn dit bedrijven die grote volumes betalingen en rekeninginfo moeten verwerken. Voor hen is Isabel Corporate Synchroniser de gepaste oplossing. Met Corporate Synchroniser kunnen grote delen van de financiële waardeketen worden geautomatiseerd. Corporate Synchroniser werkt 24 uur op 24 uur, zeven dagen op zeven dagen en is ontwikkeld voor grote volumes. Meer informatie over Isabel Corporate rate Synchroniser is beschikbaar op aanvraag. 10

11 9. BESLUIT Efficiëntie is een noodzakelijke voorwaarde voor succes. Daarom zette men vroeger de doorschrijfboekhouding aan de deur en werd er boekhoudsoftware ingeschakeld. Eenzelfde gedachte inspireerde tot internet banking. Waarom wachten op uittreksels en dagelijks naar de bank hollen, als je computer je op elk moment van de dag dezelfde mogelijkheden kan bieden? De volgende logische stap is stoppen met handmatig van gegevens van de ene toepassing naar de andere. Met een rechtstreekse verbinding tussen boekhoudpakket en internet banking kan een bedrijf zijn financiële gegevensverkeer efficiënter maken. De rechtstreekse verbinding zorgt voor minder fouten en minder tijdverlies voor het bedrijf. Financiële en administratieve medewerkers kunnen hun tijd en talent nu gebruiken voor taken met een meerwaarde. Bedrijfsleiders kunnen een proactief beleid voeren op basis van een actuele boekhouding. PRAKTISCH Klant worden bij Isabel? Ga naar en klik op Isabel-cliënt worden, dan op Isabel 6 aanvragen. Een boekhoudpakket met Isabel Go gebruiken? Ga naar BRONNEN Prof. W. Bruggeman & dr. V. Decoene (2006), Kostenbesparing door automatisering van bedrijfsprocessen: een casestudie over Isabel- software, pp Meer informatie is te vinden op de website van Isabel: Isabel NV Keizerinlaan Brussel Copyright Isabel All rights reserved. No part of this document may be reproduced, stored in a database or storage-and retrieval system, published or passed to others in any form, electronic or mechanic, including print, photocopy or microfilm without the prior written permission of Isabel NV/SA 11