PR / Communicatieplan van de Vereniging voor Christelijk Schoolonderwijs op Gereformeerde Grondslag

Transcriptie

1 CBS DE BRON Oude Tonge PR / Communicatieplan van de Vereniging voor Christelijk Schoolonderwijs op Gereformeerde Grondslag 1

2 1. Inleiding 1.1 Communicatie Communiceren is één van de belangrijkste vaardigheden in het leven. De meeste tijd besteden we dan ook met communicatie. Tot de communicatie behoort o.a. lezen, schrijven en spreken. Een ander aspect van de communicatie is luisteren. En dat blijkt vaak één van de moeilijkste te zijn. Communicatie is geen vanzelfsprekende zaak. We moeten het nastreven. Het is een vaardigheid die geleerd moet en kan worden. Communicatie is een veelomvattend begrip. Als wij het hebben over communicatie dan heeft dit betrekking op het directe contact van de ene op de andere mens, waarbij het doel is een actie of reactie tot stand te brengen. Als we uitgaan van deze visie is communicatie te verdelen in drie categorieën: - Informeren (Mededelen) - Discussiëren (Mening uiten) - Het voeren van een dialoog Het doel van informeren is een boodschap over te brengen van zender naar ontvanger. De één informeert de ander. De discussie die daarop volgt wordt voornamelijk gekenmerkt door een overtuigen van de ander en het winnen van de ander voor het eigen standpunt. De dialoog is een zuivere vorm van discussie die gekenmerkt wordt door een bepaalde zaak met elkaar te willen bereiken. Communicatie is een uiterst ingewikkeld proces, dat bestaat uit het uitzenden van informatie door een zender, die een inhoudelijke boodschap overbrengt en vervolgens een reactie/antwoord van de ontvanger krijgt op deze boodschap, overeenkomstig de wijze waarop de informatie wordt waargenomen. Bij informatie is de zender eenzijdig actief. Discussie en dialoog zijn interactieve processen tussen zender en ontvanger. Informatie is de arme vorm van communicatie. Communicatie is de dialoog die over en weer plaatsvindt in de sfeer van een wederzijdse afhankelijkheid, gebaseerd op respect en vertrouwen. Goede communicatie tussen alle betrokkenen in de school is daarom onontbeerlijk. Als het gaat om opvoeding en onderwijs hebben de ouders (als eerste partner van de school) en de school een gemeenschappelijk belang, namelijk het kind voorbereiden op deelname aan de samenleving, op basis van de missie en visie zoals die verwoord is in het schoolplan, zie punt zoals die verwoord De noodzaak om op school goed te communiceren blijkt steeds duidelijker te worden. Hierbij dient altijd een aantal basisregels in acht te worden genomen: - Luisteren - Serieus nemen - Respecteren - Waarderen - Samenvatten - Doel nastreven 1.2 De PR PR staat voor Public Relations en is er op gericht de publieke opinie positief te beïnvloeden. Het doel daarvan is om stelselmatig de doelgroep(en) die we als school voor ogen hebben te informeren over de school en alle activiteiten die met school te maken hebben. Het informeren van de pers, het ontwikkelen en onderhouden van professionele contacten met de media en de juiste inzet van beschikbare middelen zijn daarbij van groot belang. Enerzijds om daarmee positief naar buiten te treden, anderzijds om te voorkomen en/of het in goede banen leiden van onvermijdelijke of ongewenste publiciteit. 2

3 2. De onderscheiden partijen / personen in de communicatie Om te communiceren zijn er ten minste twee partijen / personen nodig. Binnen de school, en daar om heen zijn er diverse partijen te noemen die (structureel) daarin meedoen. Intern zijn te noemen: - Directeur - Leerkrachten / medewerkers - Leerlingen - Ouders / verzorgers - Tussenschoolse opvang (overblijven) - Bestuur - Medezeggenschapsraad (MR) - Ouderraad (OR) Extern zijn te noemen: - Andere scholen (Federatie/fusie-scholen) - Samenwerkingsverband WSNS - De nabije omgeving van de school - Potentiële klanten (leerlingen) - Logopedie - Speciaal onderwijs - Voortgezet onderwijs - Peuterspeelzaal - Buitenschoolse opvang (BSO) - Gemeente - Inspectie - Wijkagent - Kerken 3. Doel(stellingen) Bij elke vorm van communicatie staat er een bepaald doel voor ogen. De boodschap aan de onderscheiden doelgroepen kan voor de ene groep anders zijn dan voor de andere groep. Ook het tijdstip waarop de informatie wordt verspreid. Een en ander is o.a. afhankelijk van wat men met een bepaalde boodschap wil bereiken: bijv. informeren, enthousiasmeren, overtuigen, advies geven, mening vormen of besluiten nemen. Het is daarom van belang om bij elk specifiek plan de communicatie te laten verlopen via onderstaand schema om zo het doel te bereiken: - Waar gaat het over? - Wie is de doelgroep? - Wat is het doel? - Op welk tijdstip? - Met welke frequentie? - Met welke middel communiceren? - Kan de communicatie verbeterd worden? Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden hoe binnen de school wordt gecommuniceerd, welke middelen hiervoor worden gebruikt en welke afspraken er daarbij zijn gemaakt. Om daarmee de communicatie en de samenwerking met de onderscheiden partijen / personen te verstevigen, te verbeteren of te optimaliseren. 3

4 4. De middelen van communicatie In de eerste plaats is het onderwijs zelf een zaak van communicatie in de zin van overdracht van kennis en vaardigheden. Die overdracht vindt plaats tussen leerkracht en leerling. De leerkracht communiceert met de leerlingen, de gehele dag door. Zo krijgt de leerkracht een goed beeld van de mogelijkheden, de vordering in ontwikkeling en resultaten. Maar communicatie vindt plaats op tal van andere manieren. Elke manier van communicatie heeft daarbij zijn voor- en nadelen. Bij (zeer) belangrijke mededelingen is het vaak onvoldoende om één middel te gebruiken. De urgentie van een bepaalde mededeling kan een rol spelen in de keuze van communicatie. Soms zal het nodig zijn in een bepaalde zaak beide, hierna te noemen vormen van communicatie, tegelijkertijd te gebruiken. We onderscheiden communicatie in mondelinge en schriftelijke communicatie. 4.1 Interne Mondelinge communicatie We spreken van directe mondelinge communicatie die plaatsvindt tussen leerkrachten, leerlingen, schoolleiding, ouders, bestuur, MR en OR. We onderscheiden daarin de volgende mogelijkheden: - Direct contact met leerkracht (of schoolleiding) - Gesprek op afspraak met leerkracht (of schoolleiding) - Informatieavonden - Kijkavond - Contactavonden (rapportbesprekingen) - Contact met bestuur - Contact met medezeggenschapsraad - Contact met ouderraad Direct contact met de leerkracht (of schoolleiding) In de kleutergroepen worden de kinderen s ochtends en s middags door de ouders in de klas gebracht. Op deze tijden is er de mogelijkheid om kleine zaken met de leerkracht te bespreken. Na de schooltijd worden de kinderen (al dan niet aangegeven) door de leerkrachten naar het hek bij de uitgang van de school gebracht. Ook daar kan een korte mededeling aan de leerkracht gedaan worden. Voor gesprekken over bijv. problemen met het kind zijn de leerkrachten altijd bereid om de ouders te woord te staan. Liefst na de bekende schooltijden, eventueel op afspraak. Dit kan ook plaatsvinden op initiatief van de leerkracht, evt. telefonisch Gesprek met leerkracht op afspraak (of schoolleiding) Voor de bekende schooltijden is er nauwelijks tijd om de ouders uitgebreid te woord te staan. Voor een echt gesprek met de leerkracht dient er een nadere afspraak gemaakt te worden. Regelmatig zijn er ook georganiseerde contacten, zoals de informatie- en rapportbesprekingen. De directeur van de school heeft iedere dinsdagmorgen spreekuur van uur. Van te voren aanmelden voorkomt onnodig lang wachten. Andere tijden zijn altijd in overleg mogelijk Informatieavonden Aan het begin van ieder schooljaar wordt in elke groep, eventueel samengevoegde groepen, een informatieavond georganiseerd voor de ouders / verzorgers. Op deze avond wordt er verteld wat in de loop van het schooljaar op het programma staat. O.a. komt dan ook aan de orde, evt. huiswerk, gebruikte methodes, klassikaal gemaakte afspraken en regels, etc. Deze informatieavonden worden middels een uitnodiging aangekondigd. In groep 8 wordt een extra bijeenkomst georganiseerd die staat in het teken van de overstap naar het voortgezet onderwijs. Ook die wordt d.m.v. een uitnodiging aangekondigd. 4

5 4.1.4 Kijkavond De kijkavond vindt plaats na de projectweek. Ouders en andere belangstellenden zijn dan welkom om de resultaten te komen bekijken. Op deze avond is er gelegenheid om met de leerkracht en de schoolleiding gesprek aan te gaan en nieuwe leerlingen te laten inschrijven Contactavonden (rapportbesprekingen) Drie keer per jaar ontvangen de leerlingen een rapport. Voor de groepen 1 en 2 is dat twee keer per jaar. Er wordt met de rapportenuitgave twee keer per jaar een contactavond georganiseerd. Per leerling wordt hier 10 minuten voor gereserveerd. In de voorlaatste schoolweek is het mogelijk een gesprek te hebben over het laatste rapport van de leerling. Evt. dubbele spreektijd is op verzoek mogelijk. Met de contactavonden vindt diezelfde dag de inloopmiddag plaats. De uitnodiging voor de contactavond ontvangt men bij het rapport Contact met bestuur Het bestuur houdt jaarlijks de ledenvergadering waar zij rekenschap geeft van het gevoerde beleid. Daarnaast is het bestuur bij de vergadering van de MR aanwezig om in gesprek te gaan over de genomen besluiten, beleidsveranderingen en strategieën, en te vernemen wat er speelt binnen de MR. Maandelijks is er de bestuursvergadering met de directie Contact met medezeggenschapsraad De MR verantwoordt zich op de ledenvergadering en is de spreekbuis van personeel en ouders richting directie en bestuur Contact met ouderraad De ouderraad geeft jaarlijks verslag van haar activiteiten tijdens de ledenvergadering Vertrouwenspersoon Zie schoolsgids. Voor bijzondere omstandigheden een laagdrempelige en onafhankelijke persoon. 4.2 Schriftelijke communicatie We kennen ook de schriftelijke communicatie. Die vindt al dan niet dagelijks of meer structureel plaats. Daarbij denken we o.a. aan de Bron-info, de ouderenquête of incidentele brieven etc. We noemen hier de volgende mogelijkheden: - De Bron-info - De ouderenquête - De schoolgids - Incidentele brieven (via ) - De website - Rapport - Schoolplan - Leerling Volg Systeem (LVS) De Bron-info Maandelijks (10x per jaar) verschijnt er een Bron-info die alleen via de verspreid wordt. Hierin worden alle actuele schoolzaken en mededelingen vermeld, zoals belangrijke data waarmee moet rekening gehouden worden. De Bron-info is tevens via de website te bekijken. 5

6 4.2.2 De ouderenquête Tweejaarlijks wordt er een ouderenquête gehouden. De mening van de ouders / verzorgers wordt zeer op prijs gesteld. Hoe meer respons des te beter zijn het bestuur en de MR in staat zich een beeld te vormen over de meningen die er onder ouders / verzorgers leven De schoolgids De schoolgids is een tweejaarlijkse uitgave, die in het jaar dat er geen uitgave verschijnt, geactualiseerd wordt d.m.v. een supplement. Deze wordt aan ieder oudste kind per gezin meegegeven Incidentele brieven Het kan nodig zijn dat er een schriftelijke brief wordt meegegeven aan de kinderen, of dat ze via de mail verspreid wordt. Deze kan dan gaan over bijv. zaken als schoolreis, excursie, problemen, etc Steeds meer informatie naar ouders gaat via de . wordt in veel voorkomende gevallen gebruikt als een middel om één van bovengenoemde vormen van schriftelijke communicatie te onderhouden De website Op de website is allerlei informatie te vinden. In de eerste plaats treft men er algemene informatie aan over de school en de leerkrachten en groepen. De informatie op de website is altijd actueel. Speciale aandacht wordt er gegeven aan het plaatsen van de schoolse- en buitenschoolse activiteiten. De website is bevat alle openbare informatie van de Bron en is onderdeel van de PR Rapport Het rapport is een verslag van de vorderingen van de leerlingen die door de leerkracht worden vastgelegd. Op de contactavond worden de vorderingen van de leerling met de ouders / verzorgers besproken. De rapporten dienen door de ouders ondertekend te worden ingeleverd Schoolplan In het schoolplan wordt door directie en bestuur, in overleg met het team en de MR, de beleidsplannen voor de komende jaren vastgelegd. Daarin wordt o.a. aan de hand van een geformuleerde missie en visie omschreven, hoe over een periode van vier jaar invulling wordt gegeven aan die visie. Dit plan zal op de website gepubliceerd worden en ligt ter inzage bij de directie. De missie luidt: Samen werken doet de ontwikkeling versterken, samen leren is kansen creëren. De visie luidt: Het kind is in toenemende mate zelf verantwoordelijk voor zijn eigen ontwikkeling. De leerkracht heeft hierbij een stimulerende en begeleidende rol. Het team zorgt voor een uitdagende leeromgeving, waarin het kind zich op zelfstandige wijze kan ontwikkelen en zorgt ook voor een veilige en prettige omgeving. Het kind kan zich in deze vorm ontwikkelen naar eigen kwaliteiten. Het team biedt wel duidelijke structuren. Zo worden duidelijke kaders geschetst van wat wel en niet mag/kan. Binnen deze kaders zijn de kinderen in toenemende mate organisator van het eigen leerproces, ervaren de vrijheid om dat op hun eigen manier te doen Leerling Volg Systeem In dit systeem wordt gedurende de gehele schoolperiode van de leerling het kennen en kunnen vastgelegd. Ook wordt aan de hand van het LVS het onderwijs en/of zorgtraject bepaald voor de leerling. Op de rapporten wordt melding gemaakt van de 6

7 resultaten van toetsen, die in dit kader worden gemaakt. Bij zorg buiten het reguliere schoolgebeuren wordt in overleg met de ouders een traject uitgestippeld waarbij de gegevens van het LVS mede als leidraad dienen. 5. De klachtenregeling De klachtenregeling is een onderdeel in de communicatie. De regeling staat op de website en een exemplaar ligt bij de directie ter inzage. De school doet haar best om het onderwijs aan de kinderen zo goed mogelijk gestalte te geven. Toch kan het zijn dat er ontevredenheid is over bepaalde zaken. Deze dient in de eerste plaats met de betreffende leerkracht te worden besproken. Wanneer men er samen niet uit komt, of men vindt hier geen gehoor, dan kan men zich tot de schoolleiding (directeur) wenden. Eventueel is een gesprek met de vertrouwenspersoon van de school mogelijk. De vertrouwenspersoon, de directeur, het bestuur en de leerkrachten doen hun werk binnen de kaders van de opgestelde klachtenregeling. De klachtenregeling ligt op school ter inzage. Het aantal klachten zal worden gerapporteerd op de jaarlijkse ledenvergadering van de vereniging. 6. De PR van de school PR is een uiterst belangrijk onderwerp in een tijd waarin het aantal leerlingen jaarlijks terugloopt. Bij PR denken we vooral aan het imago van de school als geheel. Hoe staat onze school bekend? Zaken die daar direct invloed op hebben zijn o.a. de prestaties, de identiteit, de omgang met leerlingen, maar ook de manier van communicatie. Wat straalt de school uit naar haar omgeving? 6.1 Analyse De terugloop van het leerlingenaantal wordt mede veroorzaakt door het uitblijven van de bouw van nieuwe woningen in ons dorp. Daarnaast is de daling van het aantal inwoners dat lid is van een van de protestants christelijke kerken niet alleen landelijk, maar zeker ook binnen onze burgerlijke gemeente, een gegeven waar we ook als school mee te maken hebben. Voor zover bekend is de terugloop van het aantal leerlingen niet te wijten aan de kwaliteit van het gegeven onderwijs. Uit de ouderenquête en de onderlinge gesprekken blijkt, dat ouders tevreden zijn over de kwaliteit van het gegeven onderwijs. Uiteraard worden er verbeterpunten aangevoerd, die, waar mogelijk, opgenomen worden in het te voeren beleid. De hoop is nog steeds, dat er in de toekomst ook voor ons dorp de mogelijkheid ontstaat om meer goedkopere huizen, c.q. starterwoningen te bouwen, waardoor wellicht meer jonge gezinnen in staat worden gesteld zich hier te vestigen. Tussentijdse verhuizing eiste meerdere jaren zijn tol. Wat betreft de bouw van aantrekkelijke huisvesting voor jonge gezinnen zijn er in ons dorp weinig positieve vooruitzichten. Het is van belang de plaatselijke politiek erop te wijzen en de focus daarop te houden. Het streven is om het leerlingenaantal omhoog te krijgen. Om dit te bereiken zal de PR van de school goed moeten werken. We zetten daarom in op publiciteit, waarbij imagoverbetering en profilering van de school speerpunten zijn die dienen te leiden tot vergroting van de aantrekkingskracht. Dit PR / communicatieplan dient daarbij als handvat voor het concreet maken van de voornemens en het uitvoeren van die voornemens. 6.2 Imago De Bron heeft over het algemeen een positief imago dat deels door de ouders van de leerlingen wordt uitgedragen. Het leerlingenaantal is de laatste vijf jaar gedaald van 120 naar 110. Daarmee schommelt het percentage basisschool kinderen dat De Bron bezoekt 7

8 tussen de 23% en 24% van het totaal aantal leerlingen uit Oude-Tonge. Daarin zijn een aantal kinderen uit andere plaatsen inbegrepen. De andere 76% bezoekt óf de openbare school Het Startblok óf de Rooms Katholieke school De Nobelaer. Deze twee scholen zijn daarmee een geduchte concurrent van De Bron. Voor een groot gedeelte is het mond-opmond-reclame die ouders doet beslissen in de keuze van school. Hiermee geven we maar aan dat het imago van de school er veel toe doet. De ouders zijn tevreden over de leerkrachten op De Bron, wat betreft de inzet en motivatie, de mate waarin de leerkracht naar de ouders luistert en de vakbekwaamheid. Ook de aandacht voor gymnastiek en creatieve vakken (waaronder Techniek) scoren hoog. De ouderenquête is een goed instrument om het imago van de school bij haar leden en ouders te peilen. Aan de hand van de enquête kan het beleid aangepast worden en eventueel nieuwe aandachtspunten gedefinieerd worden. We gebruiken hiervoor onder andere de SWOT analyse. Om het positieve imago van De Bron in onze omgeving vast te houden en waar mogelijk te vergroten zal de school een eenduidige en onderscheidende visie naar buiten brengen om zo mogelijk nieuwe leerlingen in de school binnen te halen. 6.3 Middelen voor de PR Om het imago van De Bron te vergroten zijn er binnen en buiten de school een aantal middelen beschikbaar die daar elk hun manier aan kunnen bijdragen. We onderscheiden daarin de volgende partijen: - De ouders en kinderen (mond-op-mond-reclame) - De regionale pers (bekendheid) - Website (activiteiten) - Folders (het geheel van de school in notendop, evt. voorzien van inschrijfformulier) - Deelname aan activiteiten door school - Advertenties De ouders en kinderen De belangrijkste schakel in de PR zijn de ouders van leerlingen zelf. Zij zorgen voor een mond-op-mond-reclame, zowel positief als negatief. Ouders moeten daarom worden voorzien van middelen (folders, berichten, resultaten, etc.) waarmee ze actief ouders met jonge kinderen uit de eigen omgeving kunnen benaderen om ze te wijzen op De Bron, als mogelijke school voor hun kinderen. Daarbij zal overigens wel enige relatie zijn met de christelijke identiteit van De Bron. Het is daarbij ook belangrijk dat de visie van De Bron duidelijk naar de ouders van leerlingen wordt gecommuniceerd. Eerst moeten eigen ouders voorgelicht worden om zo te komen tot een werving van potentiële klanten. Het doel is om van deze ouders tevreden ouders te maken, die zo met trots over De Bron vertellen. De eigen ouders zullen zo steeds meer bij gaan dragen aan positieve mond-op-mond-reclame. Dat ook het personeel zelf daarbij een rol speelt zal duidelijk zijn. Ook zij moeten zeer bewust communiceren en de visie van De Bron kunnen uitdragen naar de ouders van hun leerlingen en naar de leerlingen zelf. De uitstralingen, waaronder de inrichting, middelen en aankleding van de school zijn een belangrijke schakel in de PR van de Bron De regionale pers Door de PR-groep worden publicaties over de eigen school, maar ook die over de concurrentie bijgehouden. Met de pers / media waarin de school niet vaak vermeld wordt, wordt contact gezocht om te wijzen op de school en de (komende) projecten. Er 8

9 wordt een lijst samengesteld met perscontacten voor de relevante media. Zo is voor iedereen binnen de school duidelijk waar contact kan worden gezocht, en waar persberichten kunnen worden ingeleverd. Per schooljaar kan een publiciteitsplan worden geschreven waarin opgenomen wordt: - Activiteiten binnen de school die geschikt zijn voor publicatie in de pers - Welke activiteit is voor welk media geschikt? - Wie er binnen de school verantwoordelijk is voor aanleveren van de kopij - Een tijdsplanning - Evaluatie De Website Op de website is allerlei informatie te vinden. In de eerste plaats treft men er algemene informatie aan over de school en de leerkrachten en groepen. De informatie wordt zo veel als nodig geactualiseerd. Speciale aandacht wordt er gegeven aan het plaatsen van (foto s van) schoolse- en buitenschoolse activiteiten Folder (evt. voorzien van inschrijfformulier) Een folder kan in de werving van nieuwe leerlingen veel betekenen. Het kan een eerste kennismaking zijn van de ouders met De Bron. De ouders spelen bij de verspreiding van de folder een belangrijke rol. Bij toekomstige nieuwe buurtbewoners kan een folder worden achtergelaten. Ook bij eventueel nieuw te bouwen huizen kan dat het geval zijn Advertenties Jaarlijks verschijnt er in de regionale pers een advertentie met een uitnodiging voor de open avond die plaatsvindt bij de afsluiting van de projectweek. Daarbij zijn de ouders welkom om de resultaten te komen bekijken. Op deze avond is er gelegenheid om met de leerkrachten en de schoolleiding in gesprek te gaan. Nieuwe leerlingen kunnen die avond ook worden opgegeven voor inschrijving. 9

10 7. Actieplan (inzet van middelen) Wat Wie Wanneer Opmerkingen Ouderenquête PR-commissie ism. MR Seizoen Informeren bij MR naar tijdstip Schoolgids Directie Eind seizoen Website PR-commissie Seizoen Zo snel mogelijk Folder/Inschrijfformulier PR-commissie Voorjaar 2012 (voor projectweek) Anne Knöps Lijst perscontacten PR-commissie Seizoen Bijhouden publicaties andere scholen PR-commissie Doorlopend Evaluatie PR- Communicatieplan PRcommissie/Bestuur December Evaluatie Jaarlijks vindt er een evaluatie plaats over het functioneren en de effectiviteit van dit PR / Communicatieplan. Van deze evaluatie wordt verslag gedaan aan alle partijen. Waar mogelijk/noodzakelijk worden er verbeteringen doorgevoerd. 10