GEDRAGSCODE EN ETHISCHE CODE

Transcriptie

1 GEDRAGSCODE EN ETHISCHE CODE

2 EEN BERICHT VAN DON WALKER, MAGNA, CEO Gedurende meer dan 50 jaar heeft Magna een sterke reputatie opgebouwd en onderhouden voor het produceren van een 'beter product voor een betere prijs'. Magna heeft een cultuur van Eerlijk Ondernemen en de bedrijfsfilosofie is gebaseerd op rechtvaardigheid en aandacht voor mensen. Wij hebben deze idealen vormgegeven door middel van onze inzet voor de belanghebbenden van ons bedrijf. Magna s kernwaarden en bedrijfsvoeringsprincipes zijn omschreven in onze Bedrijfsstatuten, ons Werknemershandvest, onze Operationele Beginselen, onze Gedragscode en Ethische Code en enkele van onze centrale beleidspunten, zoals Gezondheid, Veiligheid en Milieu. Magna verwacht en verlangt van al zijn medewerkers, inclusief de managers en directeuren, dat zij hun werkzaamheden uitoefenen in overeenstemming met deze kernwaarden en de bedrijfsvoeringsprincipes. Wij vragen deze standaard ook van onze leveranciers, adviseurs, onafhankelijke contractanten en andere vertegenwoordigers. Deze standaard behelst hoe we op het werk met elkaar omgaan, onze verantwoordelijkheden ten aanzien van het milieu, correcte concurrentiepraktijken, correcte interactie met regeringsfunctionarissen en het beschermen van Magna's vertrouwelijke gegevens en informatie inzake eigendomsrechten, alsmede die van onze klanten en andere belanghebbenden. Wij hebben allen de verantwoordelijkheid te zorgen voor een eerlijke manier van zakendoen op ons werk en met onze klanten, leveranciers, regeringsfunctionarissen en andere belanghebbenden. Het zich niet houden aan Magna s Gedragscode en Ethische Code en centrale beleidspunten door medewerkers brengt ernstige gevolgen met zich mee, tot en met beëindiging van het dienstverband. Als medewerker dient u zich deze Gedragscode en Ethische Code eigen te maken en uw verantwoordelijkheden te kennen om te voldoen aan alle toepasselijke wetten en bij al uw zakelijke betrekkingen eerlijkheid en integriteit te betrachten. Gebruik uw gezonde verstand en goede beoordelingsvermogen bij het vaststellen van wat eerlijke en ethische handelspraktijken vertegenwoordigen. Als u er op enig moment niet zeker van bent of iets dat u doet of plant wettig of ethisch is, dient u dit met iemand te controleren. Ook als u iemand verdenkt van twijfelachtige handelspraktijken dient u dit te melden. In beide gevallen kunt u de Open Door-procedure gebruiken door met uw directe leidinggevende, een afdelingsmanager, een lid van uw leiderschapsteam of een van Magna s interne juristen te spreken, of u kunt contact opnemen met Magna s Good Business Line en indien u dat wenst anoniem blijven. Met een verdere internationale uitbreiding van Magna is het belangrijk dat we trouw blijven aan de fundamentele principes die aan de opmerkelijke prestaties van ons bedrijf hebben bijgedragen. Wij vertrouwen erop dat u Magna s kernwaarden blijft ondersteunen en daarbij de goede reputatie die we in onze bedrijfstak en de gemeenschappen waarin we opereren, hebben opgebouwd, beschermt en erop voortbouwt.

3 MAGNA INTERNATIONAL INC. GEDRAGSCODE EN ETHISCHE CODE Deze Gedragscode en Ethische Code beschrijft de grondbeginselen waartoe wij ons verplichten wat betreft onze zakelijke betrekkingen met al onze belanghebbenden en dient ook als gids om onze medewerkers te helpen bij het nakomen van de ethische normen die in de Code zijn weergegeven. Als verklaring van de grondbeginselen waartoe wij ons verplichten met betrekking tot onze belanghebbenden completeert deze Code onze Bedrijfsstatuten die een onderdeel vormen van onze Artikelen (handvesten), ons Werknemershandvest en een aantal van onze bedrijfsbeleids- en richtlijnen, inclusief de bedrijfsbeleids- en richtlijnen die handelen over handel met voorkennis, verantwoordelijkheid voor het milieu, gezondheid en veiligheid op het werk en de beleidslijnen die zijn beschreven in onze Werknemershandboeken, die allemaal van tijd tot tijd worden gewijzigd. Als leidraad voor onze medewerkers kan deze Code niet elke situatie die zich kan voordoen, behandelen. Als een medewerker twijfelt over hoe hij of zij in een bepaalde situatie moet handelen, moet hij of zij eerst overwegen of zijn/haar actie rechtmatig, ethisch en eerlijk is of zou zijn. Het kan een medewerker helpen te overwegen of hij of zij er moeite mee heeft of zich ervoor schaamt om een eventuele handelswijze met een vriend(in), familielid of collega te bespreken. Indien dit het geval is, bestaat er een grote kans dat deze handelswijze een overtreding is van deze Code. Als een medewerker dan nog onzeker is erover, kan hij of zij het probleem met een leidinggevende bespreken, zoals beoogd door onze Open Doorprocedure, of Magna s Good Business Line anoniem bellen. Medewerkers zullen niet worden bestraft, ontslagen, in functie verlaagd, geschorst of gediscrimineerd voor het te goeder trouw informatie aanvragen over acties die een overtreding zouden kunnen zijn van deze Code. Deze Code is van toepassing op al onze medewerkers, inclusief al onze managers en directeuren. Niet-naleving van deze Code zal leiden tot disciplinaire actie, evenredig aan de schending. In het geval van een ernstige overtreding kan een medewerker om gewichtige reden worden ontslagen. Onze adviseurs, onafhankelijke contractanten, agenten en andere vertegenwoordigers zullen worden verzocht aan dezelfde ethische normen te voldoen als onze medewerkers en zullen met dezelfde soorten gevolgen te maken krijgen, tot en met beëindiging van alle betrekkingen die wij met onze adviseurs, contractanten, agenten of vertegenwoordigers hebben. Ontheffing van deze Code kan soms in beperkte omstandigheden worden toegestaan aan onze directeuren, managers en medewerkers. Directeuren of managers die om een dergelijke ontheffing verzoeken, moeten hiertoe een schriftelijk verzoek indienen bij onze Magna International Inc. Gedragscode en Ethische Code 1

4 Controlecommissie, en dergelijke ontheffingen zullen openbaar worden gemaakt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, regels en bepalingen. Medewerkers die geen manager zijn en die een ontheffing van deze Code willen, kunnen schriftelijk een ontheffing aanvragen bij onze juridisch directeur, bedrijfssecretaris of vicedirecteur van Internationale Personeelszaken. Een medewerker kan soms kennis nemen van een overtreding van deze Code door anderen in de Magna-bedrijvengroep. Overtredingen van deze Code dienen te worden gemeld via de Good Business Line die we hebben opgericht of rechtstreeks bij onze Controlecommissie. In beide gevallen kan een medewerker dit anoniem doen. Wij zullen ervoor zorgen dat medewerkers niet worden gestraft, ontslagen, in functie teruggezet, geschorst of gediscrimineerd voor het te goeder trouw melden van overtredingen van deze Code. Wij hebben een goede reputatie ontwikkeld voor het produceren van een beter product voor een betere prijs en het bieden van innovatieve oplossingen aan klanten, het leveren van consistente financiële rendementen aan aandeelhouders, het rechtvaardig en met respect behandelen van onze medewerkers en het tonen van onze betrokkenheid aan alle belanghebbenden. Het succes dat wij hebben bereikt, is gebaseerd op de toewijding en het harde werken van onze medewerkers, de ondernemerschapsgeest van onze operations managers en het leiderschap van ons management. Onze reputatie en ons succes zou niet mogelijk zijn geweest zonder onze inzet voor een bedrijfscultuur die geworteld is in rechtvaardigheid, integriteit, eerlijkheid en aandacht voor mensen. Wij geloven dat deze Code zal bijdragen aan een versterking van deze principes en het ons mogelijk zal maken voort te bouwen op onze behaalde successen. Bedrijfsstatuten Wij hebben onze Bedrijfsstatuten, die deel uitmaken van onze Artikelen (handvesten), goedgekeurd en onszelf verplicht deze na te leven. Onze Bedrijfsstatuten definiëren bepaalde rechten van onze belangrijkste belanghebbenden en leggen ons management discipline op. De in onze Bedrijfsstatuten opgenomen beginselen hebben betrekking op: werknemersaandelen en winstdeelname; winstdeelname aandeelhouder; winstdeelname management; onderzoek en ontwikkeling; sociale verantwoordelijkheid; een limiet op ongerelateerde investeringen; en een meerderheid van niet tot het management behorende leden in onze raad van bestuur. Een volledige beschrijving van onze Bedrijfsstatuten kunt u vinden op onze website. Werkgeverschap Wij hebben ons verbonden aan een bedrijfsfilosofie die is gebaseerd op rechtvaardigheid en aandacht voor mensen. Deze filosofie maakt deel uit van onze cultuur van Eerlijk Ondernemen, waarin medewerkers en management delen in de verantwoordelijkheid om ons succes te garanderen. Deze filosofie is opgenomen in ons Werknemershandvest die de volgende beginselen weergeeft: werkzekerheid; een veilige en gezonde werkplek; rechtvaardige behandeling; concurrerende lonen en financiële voordelen;

5 werknemersaandelen en winstdeelname; communicatie en informatie; toepasselijke, van tijd tot tijd van kracht zijnde, wetgeving betreffende mensenrechten binnen die rechtsgebieden waarin wij zaken doen, naleven. een hulplijn voor medewerkers; en een adviesraad voor werknemersbetrekkingen De volledige tekst van ons Werknemershandvest vindt u op onze website. Bescherming van persoonlijke gegevens Wij verplichten onszelf ook tot het beschermen van persoonlijke gegevens met betrekking tot onze medewerkers en andere belanghebbenden. Dergelijke informatie zal alleen worden verzameld, gebruikt en geopenbaard voor rechtmatige bedrijfsdoeleinden en voor het onderhouden van de werkrelatie, zoals het beheer voeren over de lonen en financiële voordelen van de medewerkers, voor disciplinedoeleinden of indien anderszins vereist of toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Wij zullen alle toepasselijke, van tijd tot tijd van kracht zijnde, wetgeving inzake privacy- en gegevensbescherming naleven. Verdere informatie betreffende ons beleid ten aanzien van gegevensbescherming van medewerkers wordt gegeven in ons Beleid ten aanzien van Persoonlijke Informatie, dat u kunt vinden in onze Werknemershandboeken en op onze websites. Respect voor mensenrechten We streven ernaar onze medewerkers een werkplek te bieden zonder discriminatie of ongewenste intimiteiten. In het bijzonder geloven wij dat al onze medewerkers gelijke arbeidskansen zouden moeten hebben, ongeacht hun geslacht, ras, etnische achtergrond, godsdienst, lichamelijke beperking of andere persoonlijke kenmerken die door de wet worden beschermd. Bovendien verbieden wij het gebruikmaken van gedwongen arbeid of kinderarbeid in al onze faciliteiten en zullen alle Onze medewerkers zullen geen collega s of andere personen met wie zij in contact komen gedurende hun dienstverband discrimineren op basis van geslacht, ras, etnische achtergrond, godsdienst, lichamelijke beperking of andere persoonlijke kenmerken die door de wet worden beschermd. Naleving van de wet Wij geloven in het naleven van zowel de letter als de geest van toepasselijke wetten, regels en bepalingen in de rechtsgebieden waarin wij zaken doen. Onze medewerkers zullen zich niet inlaten met onrechtmatige of illegale handelspraktijken of de wetten van de rechtsgebieden waarin we zaken doen, overtreden. Zakendoen met integriteit, rechtvaardigheid en respect Wij geloven rotsvast in het zakendoen met integriteit, rechtvaardigheid en respect in alle landen waar we concurrentie bedrijven. Onze medewerkers zullen de culturen en gewoonten van de landen waarin we opereren, alsmede de gemeenschappen en het milieu waarin we zakendoen, respecteren en zich gedragen op een wijze die rekening houdt met deze culturen en gewoonten. Eerlijk handelen Wij zullen proberen zakelijke activiteiten met klanten veilig te stellen op basis van een beter product voor een betere prijs. Onze medewerkers zullen, direct of indirect, geen steekpenningen, provisie of andere soortgelijke betalingen aanbieden of andere ongepaste voordelen beloven met als doel klanten, leveranciers, regeringsfunctionarissen of andere personen te beïnvloeden. Evenzo is het onze medewerkers verboden, direct of indirect, steekpenningen, provisie of andere

6 ongepaste voordelen aan te nemen die hun zouden kunnen beïnvloeden of lijken te beïnvloeden bij het uitvoeren van hun plichten, vooropgesteld dat betalingen die volgens de toepasselijke wet geoorloofd zijn volgens deze Code niet verboden zijn. Aanvaardbaar bedrijfsamusement en geschenken of gunsten van nominale waarde of die welke passend zijn voor de omstandigheden, zullen niet als een overtreding van onze verplichting eerlijk te handelen worden beschouwd, zolang dergelijk(e) amusement of geschenken verenigbaar zijn met onze handelspraktijken, niet bedoeld zijn als motivatie, niet in strijd zijn met de toepasselijke wetgeving en ons of onze medewerkers niet in verlegenheid zullen brengen als zij openbaar worden gemaakt. Financiële rapportage Wij zullen financiële, boekhoud- en bedrijfsverslagen bijhouden die volledig en accuraat alle transacties en bedrijfsactiviteiten weergeven waar we ons mee bezig houden, in overeenstemming met de toepasselijke wetten, beleidslijnen en praktijken. Geen enkele medewerker, noch medewerkers die handelen in opdracht van een medewerker, mogen acties ondernemen die ons beleid betreffende financiële rapportage schenden of ons systeem van interne controles omzeilen. Gedrag van senior leidinggevenden Wij verwachten van onze senior leidinggevenden dat zij eerlijk en ethisch gedrag toepassen, inclusief het voldoen aan de normen die voor al onze medewerkers in deze Code zijn vastgesteld. Van deze leidinggevenden wordt verwacht dat zij onze Controlecommissie direct op de hoogte stellen van door hen begane overtredingen, in het bijzonder van het bestaan van transacties of relaties die aanleiding zouden kunnen geven tot een belangenconflict. Ongepaste handel in effecten Wij hebben een beleid aangenomen dat onze directeuren, leidinggevenden en andere insiders beperkt in de aan- of verkoop van onze gewone aandelen of andere openbaar toegankelijke effecten gedurende specifiek omschreven periodes voorafgaande aan de publicatie van onze financiële resultaten en/of indien dergelijke personen kennis hebben van materiële, niet-openbare informatie met betrekking tot ons bedrijf. Wij zullen dit beleid blijven handhaven en er streng op toezien. Ook is het deze insiders verboden zich in te laten met bepaalde andere activiteiten die hen in staat zouden kunnen stellen op ongepaste wijze te profiteren van wijzigingen in onze aandelenprijs, met inbegrip van late handel, of hun economisch risico op verlies of kans op verlies met betrekking tot onze gewone aandelen of andere openbaar toegankelijke effecten te beperken op een manier die niet voldoet aan een rechtstreekse verkoop of overdracht van dergelijke effecten, met inbegrip van het gebruik van put- of callopties, short sales, collars, aan aandelen gekoppelde cashflows (equity swaps), dekkingen (hedges) en derivaten- of andere soortgelijke transacties. Onze medewerkers zullen zich niet inlaten met illegale handel van onze effecten, waaronder handel gebaseerd op kennis van materiële, nietopenbare informatie met betrekking tot ons bedrijf. Verder is het onze medewerkers verboden onrechtmatig materiële, niet-openbare informatie aan derden openbaar te maken. De volledige tekst van onze Insider Trading and Reporting Policy kunt u vinden op onze website. Openbaar maken van materiële informatie Als naamloze vennootschap zijn wij verplicht om: materiële informatie tijdig en nauwkeurig openbaar te maken; en selectieve openbaarmaking van materiële, niet-openbare informatie te vermijden. Wij verplichten ons tot het strikt in acht nemen van alle toepasselijke wettelijke vereisten met betrekking tot het openbaar maken van materiële informatie. Wij hebben onze Corporate Disclosure Policy die alle openbaarmaking van materiële, niet-openbare informatie regelt,

7 aangenomen en zullen ons strikt hieraan houden. Enkele medewerkers zijn op regelmatige basis partij bij materiële informatie. Dergelijke medewerkers zijn ervan op de hoogte gebracht dat de toepasselijke effectenwetgeving de tijdige openbaarmaking vereist van materiële informatie met betrekking tot ons bedrijf, activiteiten en financiële conditie. Elke medewerker die verantwoordelijk is voor openbaarmakingen wordt verzocht de toepasselijke wetgeving op het gebied van effecten en onze Corporate Disclosure Policy na te leven bij het bieden van volledige, juiste en duidelijke openbaarmaking van alle materiële informatie met betrekking tot ons bedrijf, onze activiteiten en financiële situatie. De volledige tekst van onze Corporate Disclosure Policy kunt u vinden op onze website. Naleving van de antitrust- en concurrentiewetten Wij zullen de toepasselijke antitrust- en concurrentiewetten in de rechtsgebieden waarin we concurreren, naleven. Dienovereenkomstig zullen wij op geen enkele manier met concurrenten samenspannen om: vaste prijzen, kortingen of verkoopvoorwaarden af te spreken; of markten, marktaandelen, klanten of rayons te verdelen. Het milieu en gezondheid en veiligheid op het werk Wij verplichten ons tot verantwoordelijkheid op het gebied van het milieu en de gezondheid en veiligheid op het werk. Dienovereenkomstig hebben wij onze Health, Safety en Environmental Policy aangenomen die van ons onder meer vereist dat wij toepasselijke milieuwetten en wetten op het gebied van gezondheid en veiligheid op het werk naleven en wij zullen deze Policy strikt naleven. De volledige tekst van onze Health, Safety en Environmental Policy vindt u op onze website, en specifieke richtlijnen betreffende het bevorderen van de gezondheid en veiligheid op het werk, alsmede het beschermen van het milieu, zijn in ons Werknemershandboek opgenomen. Voorkomen van belangenverstrengeling Wij verwachten van onze medewerkers dat zij hun plicht van goede trouw nakomen en dat zij hun plichten uitvoeren op een manier waarbij getracht wordt onze belangen boven hun eigen belangen veilig te stellen. Wij verwachten verder dat onze medewerkers: geen misbruik maken van zakelijke mogelijkheden die zijn ontdekt door de positie van de medewerker of door het gebruik van ons eigendom of onze informatie. hun positie of ons eigendom of onze informatie niet te eigen bate aanwenden; niet met ons concurreren; of geen stappen ondernemen die een belangenconflict met zich meebrengen of de suggestie van een belangenconflict wekken. Gebruik van vertrouwelijke informatie Onze medewerkers moeten alle handelsgeheimen en informatie inzake eigendomsrechten met betrekking tot ons en onze klanten en leveranciers vertrouwelijk behandelen. Onze medewerkers moeten ook het misbruik of de onrechtmatige openbaarmaking van vertrouwelijke informatie met betrekking tot andere medewerkers voorkomen.

8 Bedrijfsbeleid Behalve het bedrijfsbeleid waarnaar we in deze Code verwijzen, handhaven we een verscheidenheid aan beleidslijnen, procedures en richtlijnen die diverse zaken regelen, en we verzoeken onze medewerkers zich hieraan te houden. Goedgekeurd door de raad van bestuur: 21 maart 2013

9 BRONNEN Magna Website Bedrijfscontactpersonen Corporate Secretary Fax: Bassem A. Shakeel (905) (905) Juridische contacten van de Groep Cosma International Magna Exteriors & Interiors Arthur Lee (905) David Forster (905) Chairman, Corporate Governance, Compensation & Nominating Committee: Chairman, Audit Committee: Mr. William Young, c/o Corporate Secretary s Office, Magna International Inc., 337 Magna Drive, Aurora, Ontario, Canada L4G 7K1 Mr. Lawrence Worrall, c/o Corporate Secretary s Office, Magna International Inc., 337 Magna Drive, Aurora, Ontario, Canada L4G 7K1 Magna Closures & Vision Systems Magna Powertrain & Electronics Magna Steyr & Car Top Systems Bruce Cluney (905) bruce.cluney@magna.com David Mimms (905) david.mimms@mptexch.com Walter Benedicic walter.benedicic@magnasteyr.com Chairman, Enterprise Risk Oversight Committee: Executive Vice President & Chief Legal Officer Vice President, General Counsel NA Lady Barbara Judge c/o Corporate Secretary s Office, Magna International Inc., 337 Magna Drive, Aurora, Ontario, Canada L4G 7K1 Jeffrey O. Palmer (905) jeff.palmer@magna.com Riccardo Trecroce (905) riccardo.trecroce@magna.com Magna Seating Mark Dunn (248) mark.dunn@magna.com Regionale juridische contacten Director, Legal Services, Mexico Director, Legal Services, South America Fernando Moreno fmoreno@cosma.com Marcel de Melo Santos marcel.santos@magna.com General Counsel, Europe Thomas Schultheiss thomas.schultheiss@magna.com Director, Legal Services, Asia Zhen Wu zhen.wu@magna.com Vice President, Ethics & Legal Compliance Joanne Horibe (905) joanne.horibe@magna.com Vice President, Internal Audit Robert D. Merkley (905) bob.merkley@magna.com

10 MAGNA INTERNATIONAL INC. MAGNA S GEDRAGSCODE EN ETHISCHE CODE EEN BELANGRIJK ELEMENT VAN ONS SUCCES