Nijmeegse Inkoopregels

Transcriptie

1 Uitwerking van Kadernota Inkoop Ingangsdatum 1 november 2009 Datum:

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Doelstelling Relatie met interne procedures en richtlijnen Leeswijzer Juridische aspecten Relevante wet- en regelgeving Wanneer en in welke mate is BAO van toepassing? Werken, Diensten en Leveringen Toepassing ARW Aanbestedingsprocedures Inhuur personeel Toepassing algemene inkoopvoorwaarden Gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst Ethische en ideeële aspecten Duurzaam inkopen in praktijk Sociaal maatschappelijk doelstellingen Toepassing sociale en milieucriteria bij opdrachten onder de Europese drempel Open Standaarden en Open Source Software Ruimte voor MKB-vriendelijk aanbesteden Bedrijfseconomische aspecten Vooraf: verminderen van directe en indirecte inkoopkosten Gaan we inkopen? Stap 1 Stel het doel van het inkooptraject vast Stap 2 Maak een raming van de opdrachtwaarde en stel vast of er voldoende budget aanwezig is Stap 3 Huidige contracten, welke zijn er en tot wanneer lopen ze? Stap 4 Zelf doen of uitbesteden Hoe gaan we inkopen? (1) Bepaal de totale waarde van de in te kopen werken, leveringen of diensten voor de gemeente Nijmegen (2) Bepaal de aard van de in te kopen werken, diensten of leveringen (3) Marktanalyse en marktconsultatie (4) Bepaal eventuele subsidievoorwaarden (5) Bepaal de gewenste perceelindeling (7) Keuze van marktbenadering (8) Keuze van aanbestedingsprocedure (9) Melding van openbare aanbestedingen Het tactische inkoopproces Programma van wensen en eisen Opstellen van Selectiecriteria en Eigen Verklaring Opstellen van Gunningcriteria en inschrijivingseisen Beoordelen en selecteren Contracteren Organisatorische aspecten Organisatie rondom de inkoopfunctie (bevoegdheden, verantwoordelijkheden en rollen) Rol leadbuyer/budgethouder

3 6.3 Kennisuitwisseling en gebruik standaarddocumenten Inkoopdossier Inkoopprestatiemeting Contractbeheer Gemeentelijke aanbestedingskalender Bijlage 1 Bronnen Bijlage 2 Overzicht processtappen

4 1. Inleiding 1.1 Doelstelling De Kadernota Inkoop is een uitwerking van de uitgangspunten en doelstellingen van de gemeente Nijmegen bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van de inkooptaken. In dit document wordt het inkoopbeleid uitgewerkt in concreet toepasbare richtlijnen en handvatten voor de inkopende organisatie. Er staat tevens een zo volledig mogelijk overzicht in van alle regels en afspraken die spelen rond inkoop en aanbestedingen. Veel van die regels zijn al vastgesteld, maar in dit document nog eens naast elkaar gezet. Doel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is het mogelijk te maken voor de organisatie om bedrijfsmatig, rechtmatig, doelmatig, integer en transparant in te kopen. Dit is vertaald in eenduidige en eenvoudige regels voor het inkopen c.q. aanbesteden van werken, diensten en leveringen voor de gemeente Nijmegen. De Nijmeegse inkoopregels geven duidelijkheid richting leveranciers over hoe de gemeente omgaat met inkopen en aanbestedingen. De Europese en nationele wetgeving vormen hiervoor de basis. 1.2 Relatie met interne procedures en richtlijnen De regels die de gemeente Nijmegen hanteert bij de inkoop c.q. aanbesteding van werken, diensten en leveringen zijn bindend voor alle medewerkers van de gemeente op het moment dat zij gaan inkopen/aanbesteden. Deze afspraken sluiten aan bij: mandaatbesluiten; (onder) volmachtbesluiten; AO/IC proces; budgethoudersregeling In het document wordt verwezen naar op het moment van opstellen geldende normen, regels en besluiten. Het is aan de lezer om wijzigingen hierin bij te houden. Na vaststelling door het college van B&W op , nr vervangt dit document alle voorgaande documenten. Ingangsdatum van Kadernota Inkoop en de is conform het collegebesluit vastgesteld op 1 november Leeswijzer De gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsregels worden als volgt beschreven: * Hoofdstuk 2: Juridische aspecten (pag. 6) Dit onderdeel gaat over de Europese wetgeving, vertaald in BAO 1 en ARW Verder komen de aanbestedingsprocedures en toepasbaarheid daarvan aan bod, evenals de te volgen procedures rondom inhuur van personeel en het hanteren van de Algemene Inkoopvoorwaarden. Tot slot staat er informatie over de gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst. * Hoofdstuk 3: Ethische en ideële aspecten (pag. 13) In dit hoofdstuk komt duurzaam inkopen aan de orde, in het bijzonder de toepassing van milieu- en sociale criteria, de mogelijkheden om werklozen of arbeidsgehandicapten te betrekken bij aanbestedingen en het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software. Ook gaan we in op het MKB-vriendelijk aanbesteden. * Hoofdstuk 4: Bedrijfseconomische aspecten (pag. 17) Dit hoofdstuk gaat over het proces voorafgaand aan het tactische inkoopproces, het vaststellen van de inkoopbehoefte en het bepalen van de inkoopstrategie en het specificeren, selecteren en gunnen. 1 Besluit Aanbestedingsregels Overheid 2 Aanbestedingsreglement Werken 4

5 Verder wordt een beschrijving gegeven van de Nijmeegse aanbestedingsprocedures en bijbehorende drempelwaarden. * Hoofdstuk 5: Tactische inkoopproces (pag. 23) Dit hoofdstuk gaat over de stappen in het tactische inkoopproces, het uitvoeren van aanbestedingen door middel van het specificeren, selecteren en gunnen. * Hoofdstuk 6: Organisatorische aspecten (pag. 28) In dit laatste deel draait het om de organisatie van het inkoopproces. Zo wordt de invulling van de rol van Bureau Inkoop, de budgethouder en de leadbuyer beschreven. Ook het belang van kennisuitwisseling, een standaardwerkwijze, instrumenten om de inkoopprestaties te meten, contractbeheer en een gemeentelijke aanbestedingskalender komen aan de orde. Tot slot: Een budgethouder die niet vaak te maken heeft met aanbesteden, kan nog niet zelf aan het werk gaan aan de hand van dit document; ondersteuning door de inkoopadviseurs blijft altijd noodzakelijk. 5

6 2. Juridische aspecten 2.1 Relevante wet- en regelgeving De belangrijkste Europese richtlijn voor aanbesteden komt uit de aanbestedingsrichtlijn 2004/18/EG. In deze richtlijn wordt de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten aanbestedingen beschreven. Deze richtlijn is in Nederland geïmplementeerd via het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Dit besluit is op 1 december 2005 in werking getreden. Voor de aanbesteding van werken wordt in Nederland voor zowel Europese als nationale aanbestedingen vanaf 1 oktober 2006 het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) toegepast. Op advies van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft het college van B&W besloten het ARW 2005 toe te passen. Momenteel wordt de Nederlandse Aanbestedingswet ontwikkeld met aanbestedingsregels op nationaal niveau. Zodra de aanbestedingswet verankerd is in de Nederlandse wetgeving, vormt dit een onderdeel van het wettelijke kader van inkopen binnen de gemeente Nijmegen. 2.2 Wanneer en in welke mate is BAO van toepassing? Als de waarde van een te verstrekken opdracht (waar een factuur tegenover staat) gelijk is aan of groter dan het Europese drempelbedrag (zie hfd 4.3, pag. 21), dan is in principe het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) van toepassing. Dit geldt ook voor overheidsopdrachten voor werken, die voor meer dan 50% rechtsreeks door gemeente Nijmegen worden gesubsidieerd (die subsidieontvanger dient de opdracht dan conform BAO aan te besteden). BAO en aanbestedingsplicht zijn alleen van toepassing op overeenkomsten tussen een aanbestedende dienst en een leverancier. Als een aanbestedende dienst aan een derde een opdracht geeft om namens en ten behoeve van die dienst in te kopen, dan moet deze dienst ervoor zorgen dat de derde persoon de aanbestedingsregels in acht neemt (inclusief het geldende beleid). In artikel 10 t/m 17 van het BAO staat op welke overheidsopdrachten het BAO niet van toepassing is. In artikel 17 wordt de mogelijkheid van één-op-één gunnen aan een andere aanbestedende dienst beschreven. Als hier gebruik van wordt gemaakt, dan moet men vooraf advies inwinnen bij Bureau Inkoop. De BAO biedt ook mogelijkheden om de percelenregeling voor beperkte deelopdrachten te gebruiken 3, binnen de aanbestedingen van werken, diensten en levering. Ook is er een aantal overheidsopdrachten waarbij een beperkt deel van de BAO van toepassing is; daaronder vallen diensten die genoemd staan in bijlage 2 onderdeel B (de zogenaamde "2Bdiensten", pag. 6) en concessieovereenkomsten voor openbare werken. Als het om een aanbesteding gaat onder het Europese drempelbedrag, dan heeft de aanbestedende dienst de keus om (delen van) de BAO van toepassing te verklaren. Per aanbesteding weegt de budgethouder af of de BAO geheel of gedeeltelijk van toepassing wordt verklaard. Als de BAO van toepassing is (afhankelijk van de waarde van de opdracht), dan kan men hier niet van afwijken. 2.3 Werken, Diensten en Leveringen De BAO maakt een onderscheid tussen aanbesteden van werken, diensten en leveringen: 3 BAO, art. 9 lid 8: Dit besluit is niet van toepassing op percelen als bedoeld in het zesde lid waarvan de geraamde totale waarde, exclusief omzetbelasting: a. minder dan bedraagt voor overheidsopdrachten voor diensten of b. minder dan voor overheidsopdrachten voor werken, mits het samengestelde bedrag van de percelen waarvoor is afgeweken niet meer dan 20 procent van de totale waarde van alle percelen omvat. 6

7 Werken Hierbij gaat het om bouw-, of wegenbouwkundige werkzaamheden met een economische of technische functie. Dit soort werkzaamheden wordt vaak uitgevoerd onder leiding van een aannemer. Een bouwwerk is het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat een economische of technische functie moet vervullen. Diensten Dienstverlenende opdrachten van de overheid zijn opdrachten die noch werk, noch een levering zijn. Om een voorbeeld te geven: daar waar het leveren van computerapparatuur een eenvoudige levering is, kan het leveren en installeren van maatwerk een daadwerkelijke dienst zijn. Opdrachten voor diensten zijn in de BAO-richtlijn onder bijlage IIA en IIB nader omschreven. In de richtlijn diensten wordt een onderscheid gemaakt tussen "prioritaire" diensten en "residuaire" diensten. Een strikte toepassing van de voorschriften van de richtlijn geldt alleen voor de prioritaire diensten. Tot de groep prioritaire diensten, ook wel 2A diensten genoemd, horen vooral reparatie- en onderhoudsdiensten, verzekeringsdiensten, computerdiensten, accountantsdiensten, bouwkundige diensten etc. Voor residuaire, ofwel 2B diensten, geldt een zogenaamd verlicht regime ; slechts een deel van de voorschriften van de richtlijn (zie pag. 7) moeten worden toegepast. De zogenaamde. 2B diensten omvatten onder meer diensten van juridische aard, arbeidsbemiddeling (plaatsing en inhuur van personeel), gezondheidszorg en maatschappelijke dienstverlening, onderwijs en opleiding en cultuur, sport en recreatie. De indeling in "prioritaire" diensten en "residuaire" diensten is gebaseerd op het 'grensoverschrijdende belang' van deze diensten. Leveringen Een levering heeft betrekking op de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. Ook als er sprake is van plaatsings- en installatiewerkzaamheden, dan wordt dit als een levering beschouwd. Als een opdracht uit een combinatie van leveringen, diensten en of werken bestaat, dan bepaalt het onderdeel met de grootste waarde of de opdracht een levering, dienst of werk betreft. 2.4 Toepassing ARW 2005 In het ARW 2005 zijn de verschillende typen Nationale- en Europese procedures voor het aanbesteden van werken volledig uitgeschreven. Daarin staan de regels rond bestek, uitsluiting, bewijsstukken en eigen verklaring, inschrijving, termijnen, inlichtingen en gunning. Voor alle werken die door of namens de gemeente Nijmegen worden aanbesteed, is in beginsel het ARW 2005 het juridische kader waaraan moet worden voldaan, ongeacht de geraamde opdrachtwaarde. De richtlijnen gelden dus ook voor de (nationaal) openbare, meervoudig en enkelvoudig onderhandse procedures. Ook voor het aanbesteden van diensten en leveringen kan het ARW 2005 worden gebruikt. 2.5 Aanbestedingsprocedures Voor het aanbesteden van werken, diensten of leveringen is een aantal procedures ontwikkeld. Daaruit kan men kiezen, afhankelijk van de aard en waarde van de opdracht. In deze paragraaf staan de mogelijkheden kort omschreven, evenals de criteria die van belang zijn bij de keuze voor een bepaalde procedure. Als gevolg van artikel 28 van richtlijn 2004/18 geldt als algemene regel dat de openbare of nietopenbare procedure door (decentrale) overheden wordt toegepast, indien de aanbestedingsrichtlijn van toepassing is (als de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen is overschreden). In specifieke gevallen, genoemd in artikel 29 (concurrentiegerichte dialoog), artikel 30 (procedure van gunning door onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking) en artikel 31 (procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking), kunnen (decentrale) overheden gebruik maken van deze specifieke aanbestedingsprocedures. Daarnaast geldt conform artikel 21 BAO voor 2B-diensten een verlicht regime. Voor de aanbestedingen onder de drempel 7

8 hanteert de gemeente Nijmegen drie varianten, de enkelvoudig- en meervoudig onderhandse procedure en de (nationaal) openbare procedure. In het algemeen kunnen de volgende uitgangspunten worden toegepast (niet-limitatief) bij het bepalen van de procedures: Marktbenadering Openbare procedure (zonder voorafgaande selectie) Niet-openbare procedure (met voorafgaande selectie) Gunning door onderhandeling zonder voorafgaande bekendmaking Gunning door onderhandeling met voorafgaande bekendmaking Concurrentiegerichte dialoog Toepasbaarheid - bij een beperkt aantal, mogelijk, geïnteresseerden - voor maximale concurrentie - bij veel, mogelijke, geïnteresseerden - bij opdrachten waarbij een aanbieder veel tijd en geld moet stoppen in zijn offerte - bij een vertrouwelijke opdracht - bij geen geschikte inschrijvingen - bij dwingende spoed - bij aanvullende leveringen - zie verder artikel 31 BAO - bij onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen - zie verder artikel 30 BAO - bij bijzonder complexe opdrachten - zie verder artikel 29 BAO Bovenstaande tabel is niet limitatief. Toelichting op procedures Enkelvoudig onderhandse procedure Dit is een aanbesteding waarbij tenminste één ondernemer gevraagd wordt een offerte aan te bieden, gezien het minimale bedrag van de opdracht. De aanbestedende dienst stelt een offerteaanvraag op die minimaal onderstaande onderdelen bevat: - programma van wensen en eisen; - wettelijke uitsluitinggronden; - algemene inkoopvoorwaarden gemeente Nijmegen en/of conceptovereenkomst. Meervoudig onderhandse procedure Dit is een aanbesteding waarbij minimaal drie en maximaal vijf ondernemers worden uitgenodigd een offerte aan te bieden. Er wordt geen openbare bekendmaking (advertentie) geplaatst en de gemeente Nijmegen bepaalt zelf welke ondernemers zij uitnodigt. De aanbestedende dienst stelt een offerteaanvraag op die minimaal onderstaande onderdelen bevat: - programma van wensen en eisen; - ARW 2005 (werken) of algemene inkoopvoorwaarden gemeente Nijmegen en/of conceptovereenkomst (leveringen en diensten) wordt van toepassing verklaard. Na ontvangst van de offertes controleert de aanbestedende dienst of de aanbieding aan de minimum- en wettelijke eisen voldoet. Vervolgens bepaalt deze dienst op basis van gunningscriteria, welke aanbieding het beste voldoet. De openbare procedure Dit gaat over de aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt in Nederland (de nationaal openbare aanbesteding) en Europa (de Europese openbare procedure), waarbij iedere belangstellende leverancier een offerte kan indienen. De gemeente Nijmegen kiest op grond van vooraf gepubliceerde objectieve selectie- en gunningscriteria wie de opdracht krijgt. De niet-openbare procedure In het geval van een niet-openbare procedure worden ondernemers openbaar uitgenodigd 8

9 (nationaal of Europees) een aanvraag tot deelneming in te dienen. Vervolgens selecteert de gemeente Nijmegen, op grond van vooraf bekend gemaakte objectieve selectiecriteria, een minimaal aantal (vijf bij Europese en drie bij nationale aanbesteding van werken 4 ) partijen, die een inschrijving mogen indienen. Uit de ingediende offertes maakt de gemeente Nijmegen, ook weer op grond van vooraf gepubliceerde objectieve gunningscriteria een keuze aan wie zij de opdracht gunt. De niet-openbare aanbesteding gebeurt dus in twee fases. Gunning door onderhandelingen met bekendmaking In het geval van procedures van gunning door onderhandelingen heeft de aanbestedende dienst overleg met de inschrijver(s) over de ingediende inschrijving(en). Doel is om deze aan te passen aan de gestelde eisen en zo het beste bod te krijgen. Tijdens de onderhandelingen waarborgt de gemeente Nijmegen de gelijke behandeling van alle inschrijvers. In het bijzonder geeft zij geen -discriminerende- informatie die sommige inschrijvers kan bevoordelen boven andere. Toepassing van deze procedure kan alleen onder strikte voorwaarden. Gunning door onderhandelingen zonder bekendmaking Dit is een aanbesteding waarbij tenminste één ondernemer gevraagd wordt een offerte aan te bieden, gezien het minimale bedrag of de uitzonderingssituatie van de opdracht. Deze procedure kan bij nieuwe, aanvullende of herhalingsopdrachten worden toegepast maar alleen onder strikte voorwaarden. Het is aan te raden om, indien mogelijk, toch altijd bij meerdere ondernemers een offerte op te vragen. Zo komt men te weten of er een marktconform aanbod is gedaan. Hierdoor kan een goede afweging worden gemaakt tussen prijs en kwaliteit van verschillende ondernemers. De concurrentiegerichte dialoog De concurrentiegerichte dialoog is een procedure waaraan alle ondernemers op verzoek kunnen deelnemen. De aanbestedende dienst voert een gesprek met de toegelaten gegadigden, om vraag en aanbod duidelijk te krijgen. Op grond hiervan worden de geselecteerde ondernemers uitgenodigd om in te schrijven. De aanbestedende dienst moet in dit geval de opdracht aankondigen, waarin behoeften en eisen vermeld staan. Daarna verzoekt de aanbestedende dienst de gegadigden (minimaal drie) allemaal gelijktijdig schriftelijk om een dialoog aan te gaan. De dialoog die dan op gang komt, kan uit verscheidene fasen bestaan en uitmonden in oplossingen (van technische en/of economische en juridische aard). De aanbestedende dienst moet zorgen voor gelijke behandeling van de inschrijvers en een vertrouwelijke behandeling van de verstrekte informatie. Na afloop van de dialoog moeten de gegadigden hun definitieve inschrijving indienen. Ze mogen hun inschrijving preciseren, maar de wezenlijke elementen van de opdracht daarbij niet wijzigen. De gunning mag uitsluitend op basis van het gunningcriterium economisch meest voordelige inschrijving plaatsvinden. 2B-diensten Uitgangspunt van de gemeente Nijmegen is dat 2B-diensten (pag. 6) minimaal meervoudig onderhands aanbesteed worden. Soms leent een bepaalde dienst zich ervoor om een zwaardere procedure te volgen. Ondanks het feit dat een verlicht regime van toepassing is, moet de vraag zo gespecificeerd worden dat alle gegadigde partijen gelijke kansen hebben. Daarnaast moet de gunning van de opdracht gepubliceerd worden. Ook zijn de EGverdragbeginselen van toepassing: transparant, objectief en niet- discriminerend. 4 op voorwaarde dat er een voldoende aantal geschikte kandidaten is 9

10 2.6 Inhuur personeel Bij de inhuur van personeel zijn veel regels van toepassing. Daarom wordt hier een aparte paragraaf aan gewijd. De begrippen formatie 5, inhuur en uitbesteding zijn vastgelegd in de strategische notitie formatiebeheer. Deze vormt het gemeentelijke kader voor de aanbesteding van gemeentelijk personeel. We gaan kort in op de verschillen tussen inhuur en uitbesteding. Inhuur Inhuur is het inzetten van personeel van derden, waarbij dat personeel, voor het uitvoeren van opgedragen werkzaamheden, werkt onder de directe aansturing én verantwoordelijkheid van een leidinggevende binnen de gemeente. In die zin kan het gezien worden als een verlengstuk van de bestaande capaciteit. We maken onderscheid in de volgende categorieën inhuur: Ad a. Vakspecialistische inhuur Deze categorie omvat ingehuurde deskundigheid en kerncompetenties als aanvulling op de bestaande formatie. Bijvoorbeeld beroepsgroepen als organisatiedeskundigen, IT-specialisten, adviseurs, juristen, klantmanagers, administratieve krachten, etc. Deze categorie wordt ook gehanteerd als oplossing voor vacante formatie. Ad b. Inhuur interim-management en projectleiding Deze categorie heeft betrekking op leidinggevende functies (directeuren, afdelingshoofden, bureauhoofden) en projectmanagementfuncties (projectleiders, projectmanagers). Ad c. Gesubsidieerde inhuur Gesubsidieerde inhuur is de inzet van derden vanuit bestaande regelingen, nl. vanuit de WSW en WWB (oud WIW en I/D), die werkzaamheden uitvoeren voor de gemeente. Uitbesteding Een manager geeft een derde opdracht om een product te leveren of dienst te verrichten op basis van vooraf bepaalde specificaties. In beide gevallen wordt het eindproduct geleverd onder verantwoordelijkheid van de leverancier. Het is mogelijk dat de betrokken medewerkers deze werkzaamheden uitvoeren niet bij de leveranciers zelf maar op een werkplek in onze organisatie. De volgende stappen moeten worden gezet bij het inhuren of uitbesteden van extern personeel. Welke stappen moet je zetten om extern personeel in te zetten? Stap 1: Controle op bestaande overeenkomst Ga eerst na of via bestaande overeenkomsten personeel ingezet kan worden. De afdeling P&O of Bureau Inkoop heeft een lijst met alle bestaande gemeentebrede (raam)overeenkomsten voor de inzet van extern personeel. Neem daarom eerst contact op met afdeling P&O of Bureau Inkoop. Indien je gebruik kunt maken van een bestaande overeenkomst, dan hoef je niet verder naar stap 2. Indien bestaande overeenkomsten er niet zijn of niet voldoen, ga dan naar stap 2. Stap 2: Spelregels voor het inkopen (inhuren) van externen Controleer eerst of er binnen de gemeente misschien meerdere soortgelijke opdrachten gepland staan (zie paragraaf 2.8). Neem hiervoor contact op met de leadbuyer van de desbetreffende productgroep waaronder jouw inhuur of uitbesteding valt. Zie hiervoor pag. 5 Formatie wordt gezien als het geheel van organieke vaste en tijdelijke functies die nodig zijn om arbeid te verrichten. De omvang van de formatie wordt uitgedrukt in fte. Van elke functie bestaat een kwalitatieve en kwantitatieve beschrijving; de beschrijving is gestandaardiseerd. Elke functie kent een waardering. Van elke functie ligt de toegestane omvang vast. De registratie van de functie vindt plaats in de centrale formatieadministratie 10

11 29. Leg je uitgangspunten en overwegingen vast in een memo. Beargumententeer tevens je keuze voor 2A of 2B dienst. Dit kan leiden tot een vergroting van de omvang van de inkoopwaarde. Als de omvang van de opdracht helder is, moet je conform onderstaande wijze aanbesteden. Voor de uitbesteding van diensten, zijn de voorwaarden zoals omschreven in paragraaf 4.3 van toepassing. Afhankelijk van de opdrachtwaarde moet een bepaalde aanbestedingsprocedure uitgevoerd worden, waarbij alle van toepassing zijnde regels gelden. Binnen de Europese richtlijn worden deze diensten ook wel "2A-diensten genoemd" (zie pag 6), tenzij deze specifieke diensten zijn opgenomen in de 2B lijst van de BAO. Voor de inhuur van diensten zijn tevens de voorwaarden zoals omschreven in paragraaf 4.3 van toepassing. Daarbij geldt echter een verlicht regime. Binnen de Europese richtlijn worden deze diensten ook wel "2B-diensten genoemd" (zie pag. 6). Bij de inhuur van diensten geldt dat minimaal een meervoudig onderhandse aanbesteding uitgevoerd moet worden. Dit geldt zowel onder als boven het Europese drempelbedrag. Verwijderd:???????? VAR 6 Bij het inhuren van personeel (dat werkzaam is onder de directe aansturing én verantwoordelijkheid van een leidinggevende binnen de gemeente) moet een VAR-WUO of VAR-DGA-verklaring binnen zijn vóór start van de werkzaamheden; dit geldt als het in te huren personeel niet bij een bedrijf in loondienst is. Hoe om te gaan met verlengingen Het kan voorkomen dat een opdracht voor inhuur of uitbesteding verlengd moet worden. Daarbij moet met het onderstaande rekening gehouden worden. Bij verlengingen moet in eerste instantie gekeken worden naar de oorspronkelijke overeenkomst. Als hierin een verlengingsmogelijkheid is opgenomen, dan kan verlengd worden; mits voor de totale opdrachtwaarde van de oorspronkelijke opdracht, inclusief de verlenging, de juiste procedure is gehanteerd. Is er geen verlengingsmogelijkheid opgenomen, dan heb je feitelijk een nieuwe opdracht en moet die als zodanig getoetst worden aan de regels. In een aantal uitzonderlijke gevallen is verlenging mogelijk, zonder dat daarvoor een basis is vanuit de oorspronkelijke overeenkomst Toepassing algemene inkoopvoorwaarden Bij iedere inkoop worden in beginsel de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Nijmegen van toepassing verklaard en/of wordt door haar een (concept-)contract opgesteld. De gemeente Nijmegen hanteert voor de inkoop van goederen, diensten en ICT verschillende voorwaarden: algemene Inkoopvoorwaarden voor het inkopen van diensten; algemene Inkoopvoorwaarden voor de levering van goederen; algemene ICT voorwaarden; UAV voor het inkopen van werken; UAV-GC voor het inkopen van werken waarin ontwerp en uitvoering zijn geïntegreerd, eventueel gecombineerd met meerjarig onderhoud. Verder heeft het college vastgesteld dat bij de aanbesteding van werken, het aanbestedingsreglement werken (ARW 2005)wordt toegepast. 10 Afwijken van de artikelen binnen de ARW 2005 en de UAV 1989 en UAV GC is mogelijk, mits vooraf schriftelijk vastgelegd in de aanbestedingsdocumenten. 6 VAR verklaring vormt onderdeel van geschiktheidseisen in aanbestedingen 7 BAO, art. 30 en 31 8 Uniforme Administratieve Voorwaarden 9 Uniforme Administratieve Voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen 10 Collegevoorstel Registratienummer

12 In het handboek (zie par. 5.3) wordt toegelicht hoe de Nijmeegse Inkoopvoorwaarden van toepassing kunnen worden verklaard. In uitzonderlijke gevallen, (bijvoorbeeld voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene voorwaarden correct zijn gedeponeerd en redelijk zijn), kan besloten worden om de algemene inkoopvoorwaarden niet of niet integraal van toepassing te verklaren. Deze uitzonderingen worden altijd juridisch getoetst en voor akkoord getekend door de budgethouder. 2.8 Gemeente Nijmegen als één aanbestedende dienst De gemeente Nijmegen wordt wettelijk gezien als één aanbestedende dienst. Onder een aanbestedende dienst wordt conform BAO art. 1 verstaan : de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap, een publiekrechtelijke instelling 11 of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen. Tot de gemeente behoren de afzonderlijke directies 12 maar niet de aan de gemeente verbonden partijen. 13 Dit heeft gevolgen voor de keuze van de juiste aanbestedingsprocedure, per aanbesteding. Het brengt de wettelijke verplichting met zich mee om inkoopbehoeften te clusteren conform artikel 9 van de BAO. Bij werken 14 is het uitgangspunt bij het bepalen van de juiste procedure, de waarde van het werk inclusief de totale waarde van de voor uitvoering noodzakelijke goederen. In paragraaf 4.3 wordt de werkwijze toegelicht. 11 publiekrechtelijke instelling: een instelling die is opgericht met het specifieke doel te voorzien in behoeften van algemeen belang, niet zijnde van industriële of commerciële aard, die rechtspersoonlijkheid bezit en waarvan: 1. de activiteiten in hoofdzaak door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling worden gefinancierd, 2. het beheer onderworpen is aan toezicht door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling, of 3. de leden van het bestuur, het leidinggevend of het toezichthoudend orgaan voor meer dan de helft door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of andere publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen (BAO art. 1) 12 Inclusief Stichting Uitzicht Raadsvoorstel 13/2009, Kadernota Verbonden Partijen, mei 2009,: "Wij spreken van een verbonden partij als het gaat om een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk en een financieel belang heeft". 14 In het BAO (defities g) wordt de volgende definitie van werk gehanteerd: het product van een geheel van bouwkundige of civieltechnische werken dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen; 12

13 3. Ethische en ideeële aspecten 3.1 Duurzaam inkopen in praktijk De gemeente Nijmegen onderschrijft de overheidsdoelstelling om te streven naar 75% duurzaam inkopen 15 uiterlijk 2010 en 100% uiterlijk Dit gebeurt door het hanteren van de door SenterNovem opgestelde duurzaamheidcriteria bij alle relevante aanbestedingen, tenzij er sprake is van financiële of technische belemmeringen. SenterNovem heeft per productgroep, bv. gebouwen of adviseurs en flexibele arbeid, een aantal aan de productgroep gerelateerde aanbestedingen geselecteerd. Deze productgroepen dekken het grootste deel van de gemeentelijke inkoop, en spelen in alle directies. Per aanbesteding worden criteria gedefinieerd voor een programma van eisen, selectie- en gunningscriteria. Daarbij wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande verbeter- en controle-initiatieven, zoals keurmerken. Zie hiervoor Hoe gaan we daar als gemeente mee om? De werkwijze is als volgt: 1. Bepaal per aanbesteding of SenterNovem hiervoor criteria op gebied van duurzaamheid definieert. 2. Onderzoek welke aspecten in programma van eisen en selectie- en gunningscriteria kunnen worden meegenomen. 3. Bepaal de financiële en technische haalbaarheid van de geformuleerde duurzaamheidcriteria. Is de markt voldoende in staat om producten/diensten/werken te leveren, die aan de criteria voldoen? Onderzoek wat de financiële consequenties en mogelijkheden van duurzaam inkopen zijn, eventuele meerkosten, de budgettaire ruimte of een gunstig exploitatie-effect. Als het opnemen van de duurzaamheidcriteria financiële consequenties heeft, zorg dan voor voldoende budget. 4. Pas de criteria toe in de aanbesteding. Daarnaast brengt de gemeente jaarlijks haar prestaties op het gebied van duurzaam inkopen in kaart, aan de hand van de zelfscan Duurzaam Inkopen (Duurzaamheidsmeter) van SenterNovem Sociaal maatschappelijk doelstellingen Naast de toepassing van de door SenterNovem gedefinieerde sociale criteria, maakt de gemeente Nijmegen gebruik van aanvullende mogelijkheden om extra sociale criteria in de aanbestedingen te stellen. Voor aanbestedingen waarvoor de BAO geldt, biedt art. 26 de mogelijkheid om bijzondere criteria te stellen, die vooral tot doel hebben de beroepsopleiding op de werkplek te bevorderen, de arbeidsparticipatie van personen die lastig te integreren zijn in het werkproces, de werkloosheid te bestrijden of het milieu te beschermen. Ook de toepassing van artikel 19 van richtlijn 2004/18 (voorbehouden van een opdracht aan een SW-voorziening) en andere artikelen bieden hier ruimte voor. Voor zover dat binnen de wetgeving en EG-verdragbeginselen mogelijk is, maakt de gemeente Nijmegen gebruik van deze mogelijkheid om haar maatschappelijke doelstellingen te realiseren. Het gaat dan om: de inzet van (lokale) arbeidsgehandicapten of werklozen en de gunning aan één of alle SW (sociale werkvoorziening) bedrijven. De mogelijkheden voor het betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen zijn onder te verdelen in drie categorieën van opdrachtverlening. (A) een opdracht één op één gunnen, via toepassing alleenrecht aan een SW bedrijf; 15 Duurzaam inkopen is het toepassen van milieu en sociale criteria in alle fasen van het inkoopproces, opdat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten en werken. 13

14 (B) beperkte concurrentie door opdracht voor te behouden aan SW bedrijven; (C) volle concurrentie al dan niet gecombineerd met bepaalde voorwaarden 16. A. Mogelijkheden voor het één op één gunnen Alleenrecht kan worden toegepast voor SW-voorzieningen die zelf ook een aanbestedende dienst zijn, maar alleen als de gemeente voldoet aan een aantal strikte voorwaarden. De belangrijkste zijn dat het alleenrecht: bij wettelijke of bestuurlijke bepaling, bijvoorbeeld een raads- of collegebesluit of een vastgestelde gemeentelijke verordening, is gevestigd; verenigbaar moet zijn met de beginselen uit het EG-verdrag, met name transparantie, non-discriminatie en objectiviteit; alleen verleend is voor de betreffende activiteit, dus niet in zijn algemeenheid. Voordelen hiervan zijn dat dit sneller gaat en dat er minder indirecte (transactie) inkoopkosten zijn. Nadeel is het gebrek aan concurrentie en de kans dat het SW-bedrijf oneigenlijk concurrentievoordeel boekt ten opzichte van andere (bijvoorbeeld lokale) ondernemingen. Nadeel is ook dat werklozen die geen klant zijn bij de SW-voorziening niet betrokken kunnen worden. Het toepassen van een opdracht op basis van alleenrecht wordt zeer beperkt toegestaan. Alleenrecht kan worden toegepast na een positief advies van Bureau Inkoop en Juridische Zaken. Is alleenrecht niet mogelijk/wenselijk, dan kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen. B. Mogelijkheden voor het gunnen met beperkte concurrentie De (Europese) wetgeving (BAO, art. 19) biedt de mogelijkheid om opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen ofwel aan de 'arbeidsomgeving waar gewerkt wordt in een dienstbetrekking onder aangepaste omstandigheden'. Daarnaast wordt voor toepassing van het voorbehoud -in zowel de Europese richtlijn als de aanvullende eis in de BAOgesteld dat meer dan de helft van de werknemers van het SW-bedrijf personen met een arbeidshandicap moet zijn. Het inschakelen van werklozen is niet mogelijk bij deze aanbestedingsvorm. Een gemeente kan niet één specifiek SW-bedrijf een opdracht voorbehouden. Uit de Europese richtlijn volgt namelijk dat op het voorbehouden van een opdracht aan een SWbedrijf, het beginsel van gelijke behandeling en transparantie van toepassing zijn. Dit betekent dat de opdracht open moet worden gesteld voor inschrijvingen van alle SWbedrijven. De gemeente Nijmegen streeft er naar om -voor zover dat binnen de kaders van de wetgeving is toegestaan- (aanbestedings)opdrachten voor te behouden aan sociale werkplaatsen. C. Mogelijkheden voor het gunnen bij volledige concurrentie C1 Inzet van arbeidsgehandicapten of werklozen als sociale eis of criterium Daar waar mogelijk en wenselijk stelt de gemeente Nijmegen eisen en/of wensen over de inzet van werklozen en arbeidsgehandicapten. Bij aanbestedingen in volledige concurrentie (dus via de standaardprocedures uit het BAO) is het mogelijk om eisen of criteria op te stellen voor de inzet van arbeidsgehandicapten en werklozen bij de uitvoering van de opdracht. In het geval van een eis kunnen inschrijvers bijvoorbeeld worden verplicht om een bepaald percentage van deze mensen in te zetten. Bij de inzet van arbeidsgehandicapten en werklozen als eis of als gunningcriterium worden inschrijvers beloond: bijvoorbeeld hoe méér men inzet, hoe meer punten. Om de inzet van groepen arbeidsgehandicapten of werklozen als sociale eis of criterium te 16 PIANOo expertisegroep, Betrekken van arbeidsgehandicapten en werklozen bij overheidsopdrachten, januari

15 kunnen opnemen in een aanbesteding, moet de gemeente in ieder geval de beginselen van non-discriminatie, transparantie en proportionaliteit in acht nemen. Dat betekent onder andere dat de inzet niet beperkt mag worden tot lokale werklozen/arbeidsgehandicapten. Bovendien moet de eis verband houden met de opdracht en is de inzet van deze groep beperkt. Een eis dat maximaal 5% van degenen die de opdracht uitvoeren, (voormalig) werklozen of arbeidsgehandicapten zijn, is een gebruikelijke norm, in de markt. Voor de gemeente zelf betekent dit dat er goed contractmanagement moet worden toegepast, om er zeker van te zijn dat de beloofde percentages ook daadwerkelijk worden ingezet. C2. Inzet lokale arbeidsgehandicapten of werklozen Het is ook mogelijk dat de gemeente zelf arbeidsgehandicapten of werklozen ter beschikking stelt om een opdracht uit te voeren. In dat geval zijn inschrijvers verplicht om gebruik te maken van een groep lokale arbeidsgehandicapten of werklozen. Voorwaarde is dat alle aanbieders in staat moeten zijn op redelijk gelijke wijze aan de opdracht te voldoen. Er is dus in principe géén bevoordeling van regionale aanbieders. Ook moet de gemeente precies bepalen wat de aanbieder kan verwachten van de geleverde arbeidskrachten (aantal personen, capaciteiten, achtergronden, etc.) en hoe de gezagsverhoudingen Liggen en de aansprakelijkheid geregeld is. In de uitvoeringsfase moet de gemeente er voor zorgen dat de betreffende medewerkers ook beschikbaar zijn. Tenslotte stelt deze vorm van opdrachtverlening grote eisen aan het contractmanagement; de gemeente moet hierbij onder andere vaststellen of de geleverde mensen inderdaad aan het werk zijn. Per aanbesteding moet men overwegen of de kosten voor het inzetten van lokale arbeidsgehandicapten of werklozen opwegen tegen de baten. Bureau Inkoop werkt in haar advies hierover nauw samen met bureau Uitzicht en het Werkbedrijf. 3.4 Toepassing sociale en milieucriteria bij opdrachten onder de Europese drempel Voor de openbare en onderhandse opdrachten, zijn aanbestedende diensten vrij in hun aanbestedingsbeleid om sociale doelstellingen na te streven. Ze kunnen bij gunning van deze opdrachten een voorkeur hebben voor bepaalde categorieën personen, bijvoorbeeld gehandicapten of werklozen. Voorwaarde is wel dat er voldoende duidelijkheid is, dat de inschrijvers gelijk worden behandeld en dat inschrijvers uit de lidstaten niet worden gediscrimineerd. 3.5 Open Standaarden en Open Source Software De overheid streeft naar duurzaamheid van informatie en innovatie en naar administratieve lastenvermindering. Bedrijven, overheden en burgers moeten nauw met elkaar samenwerken.(zogenaamde interoperabiliteit) om deze maatschappelijke doelen te bereiken. Met het oog hierop stimuleert de overheid het gebruik van Open Standaarden en Open Source Software. Ook de gemeente Nijmegen streeft naar meer openheid in de ICT-systemen en wel op het gebied leveranciersonafhankelijkheid, transparantie, controleerbaarheid en beheersbaarheid, interoperabiliteit en digitale duurzaamheid 17. Hoe gaan we daar mee om? De werkwijze is als volgt: 1. Houd rekening met de aandachtspunten die SenterNovem op het gebied van software heeft gedefinieerd. 2. Maak gebruik van de formulering van eisen en wensen die de NOIV op gebied van Open Source en Open Standaarden heeft gedefinieerd (zie modelteksten op Binnenwerk). Het toepassen van Open Standaarden is een eis (comply or explain); Open Source Software kan als eis of als wens (heeft bij gelijke geschiktheid de voorkeur) worden gedefinieerd. 3. Bepaal de financiële en technische haalbaarheid van de geformuleerde eisen en wensen. 17 zie ook Strategisch Informatieplan Gemeente Nijmegen

16 Als het opnemen van de eisen en wensen financiële consequenties heeft, zorg dan voor voldoende budget. 4. Pas de eisen en wensen toe in het aanbestedingsdocument en screen dit op discriminerende formuleringen t.o.v. Open Source Software (zie NOiV - Nederland Open in Verbinding - adviezen op binnenwerk). 3.6 Ruimte voor MKB-vriendelijk aanbesteden De gemeente Nijmegen heeft de ambitie om de lokale en regionale werkgelegenheid te stimuleren. Zij maakt gebruik van de onderstaande instrumenten 18 om de MKB-vriendelijkheid van aanbestedingen te optimaliseren. Voorwaarde voor het hanteren van deze instrumenten is dat daarmee de doelmatigheid, rechtmatigheid en bedrijfsvoering van de gemeente Nijmegen niet in het geding komen. Dit betekent het volgende: - Aanbestedingen worden duidelijk gepublieerd: openbare aanbestedingen op de nationale aanbestedingswebsite en op Europese aanbestedingen op op en op - Bij het vaststellen van het moment van publicatie en inschrijving wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met vakantieperiodes en collectieve sluitingen van potentiële inschrijvers. - Bij (Europese) aanbestedingen wordt de mogelijkheid geboden om als combinatie of in onderaanneming aan te bieden. - Verdeel de aanbesteding in meerdere, bij voorkeur kleinere percelen met lichtere selectieeisen. - Definieer de technische en beroepsbekwaamheidseisen zo licht mogelijk. De gevraagde referenties staan in verhouding tot de vraag (proportionaliteit). - Houd het aantal documenten dat de inschrijver moet insturen, zo beperkt mogelijk gehouden. Dit kan door aan iedere offerteaanvraag een zogenaamde Eigen Verklaring toe te voegen. Hierin worden de -voor de opdracht van toepassing zijnde- uitsluitinggronden, algemene- en geschiktheideisen opgenomen. Potentiële opdrachtnemers wordt gevraagd de vragen in deze Eigen Verklaring te beantwoorden en rechtsgeldig te laten ondertekenen. Pas bij uitnodiging tot inschrijving (niet-openbare procedure) of gunning (openbare en meervoudig onderhandse procedure) moeten de bijbehorende documenten ( Verklaring griffier Rechtbank, Accountantsverklaring e.d.) worden ingeleverd. - De financiële geschiktheideisen worden zo licht mogelijk gedefinieerd. De jaaromzeteis is maximaal drie keerl de opdrachtwaarde. De jaaromzet op het gebied van het voorwerp van de aanbesteding mag maximaal anderhalf keer de opdrachtwaarde te bedragen. 18 Zie 16

17 4 Bedrijfseconomische aspecten Doelmatig inkopen begint al in de fase voorafgaand aan de daadwerkelijke aanbesteding: dan worden de grrotste besparingen gerealiseerd. In deze fase worden ook (strategische) beslissingen genomen over of en hoe de markt benaderd gaat worden. 4.1 Vooraf: verminderen van directe en indirecte inkoopkosten Bij vermindering van de inkoopkosten gaat het om een blijvende verlaging van de kosten. Deze kunnen in verschillende fases van het inkoopproces gerealiseerd worden. De mogelijkheden tot directe en indirecte kostenvermindering zijn het grootst bij de start van het inkoopproces; daar waar de werkelijke inkoopbehoefte wordt vastgesteld.het zorgvuldig formuleren van die behoefte is dan ook een basisvoorwaarde om het inkoopproces efficiënt en effectief te laten verlopen. De volgende aspecten zijn van belang:: - leveranciers-/merkneutrale specificatie; - wijziging in productsamenstelling; - het laten vallen van overbodige producteisen; - een andere opdrachtnemerkeuze door concurrerende marktwerking; - minder opdrachtnemers door bundeling; - raamovereenkomsten versus raamcontract. Een vermindering van de indirecte kosten kan gerealiseerd worden door de proceskosten van het inkoopproces te verlagen. Nu is een groot aantal medewerkers (on)zichtbaar actief in het proces; zowel binnen het tactische inkoopproces, het uitvoeren van aanbestedingen en afsluiten van contracten binnen de operationele inkoop, het bestellen van goederen en diensten, het ontvangen van goederen, afhandelen van de factuurstroom en het evalueren van leveranciers. Het stroomlijnen van het proces en het verder optimaliseren van de ondersteunende automatisering kan een grote kostenreductie opleveren. Bij elk inkooptraject worden dan ook de volgende mogelijkheden overwogen: - verbetering van de interne (inkoop)organisatie; - strategische beslissingen als in- of uitbesteden (make or buy); - waar mogelijk efficiënt werken met verzamelfacturen; - toepassen van leveranciers- en contractmanagement; - werken met raamovereenkomsten. 4.2 Gaan we inkopen? Bij de start van het proces wordt globaal vastgesteld wat de inkoopbehoefte is en op welke manier deze behoefte op de markt wordt gezet 19. Vervolgens wordt de specificatie- selectie- en contractfase doorlopen. Voor elk inkooptraject geldt als basisprincipe dat de uitgaven van alle gemeentelijke organisatieonderdelen bij elkaar moeten worden opgeteld. Voor een aantal productpakketten zijn daarom leadbuyers aangewezen, die namens de gemeente verantwoordelijk zijn voor bepaalde productpakketten: zie ook hoofdstuk Inkoop- en aanbestedingsreglement Gemeente Breda, , pag. 12 ev 17

18 Stap 1 Stel het doel van het inkooptraject vast Stel vast wat er moet worden ingekocht. Gebruik hierbij de functionele specificaties van datgene dat ingekocht moet worden. Houd hierbij rekening met mogelijke plannen binnen de organisatie, die van invloed (kunnen) zijn op de gewenste dienstverlening. Houd er ook rekening mee dat juist in de beginfase de meeste (externe) kostenreductie gerealiseerd wordt. Het zorgvuldig formuleren van de inkoopbehoefte is basisvoorwaarde om het inkoopproces efficiënt en effectief te laten verlopen. Is eenmaal vastgesteld wat er moet worden ingekocht, verifieer dan ook of er in deze behoefte kan worden voorzien door het uitvoeren van een overheidsopdracht 20 door één of meer leveranciers of door verlenen van subsidie 21 aan activiteiten van een aanvrager. In het handboek wordt toegelicht hoe het onderscheid tussen inkoop en subsidie gemaakt kan worden. Stap 2 Maak een raming van de opdrachtwaarde en stel vast of er voldoende budget aanwezig is Een realistische raming van de opdrachtwaarde is van belang om de aanbestedingsprocedure vast te stellen, als de organisatie besluit om in te kopen. Ook bij het beoordelen en selecteren van aanbiedingen is een juiste raming van belang. Controleer ook of de voorgenomen inkoop geen effect heeft op andere zaken, waar bijvoorbeeld andere kosten uit voortkomen (bijvoorbeeld het updaten of aanpassen van systemen). Stap 3 Huidige contracten, welke zijn er en tot wanneer lopen ze? Controleer bij het Bureau Inkoop of de aangewezen leadbuyer of er binnen de gemeente al een (raam)contract bestaat en zo ja, of er bij dit contract kan worden aangesloten? Stap 4 Zelf doen of uitbesteden Als vastgesteld is om welke inkoopbehoefte het gaat en de bestaande overeenkomsten voldoen niet, dan moet worden bekeken of de gemeentelijke organisatie hier zelf in kan en wil voorzien. Want, als eenmaal wordt ingekocht, kan niet zonder meer besloten worden om één en ander alsnog intern uit te voeren. Dus moet steeds vooraf de vraag worden gesteld of zaken ingekocht moeten worden of in eigen beheer worden uitgevoerd. De vraag is of het zelf uitvoeren goedkoper en wenselijker is dan inkopen. Neem daarbij alle integrale kosten en belangen in overweging. Om tot een afgewogen oordeel te komen, moet rekening worden gehouden met het volgende 22 : - Wat zijn de kernactiviteiten van de onderneming? - Welke activiteiten kan en wil men uitbesteden? - Hoe staat de onderneming tegenover het uitbesteden van bepaalde activiteiten aan derden (de ondernemingsfilosofie)? - Wat zijn de beslissingscriteria bij uitbesteding en wie neemt uiteindelijk de beslissing? 20 Overheidsopdracht (art. 1 lid 2 sub a RL 2004/18/EG): Schriftelijke overeenkomsten onder bezwarende titel die tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbestedende diensten zijn gesloten en betrekking hebben op de uitvoering van werken, de levering van producten of de verlening van diensten in de zin van deze richtlijn. 21 Subsidie (art. 4:21 Awb): De aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. 22 Bron: 'Trends in uitbesteding', Moret Ernst & Young 18

19 - Welke sociale consequenties heeft de uitbesteding en worden deze geaccepteerd? - Kunnen er belemmeringen optreden bij de uitbesteding, bijvoorbeeld bij het vinden van een geschikte externe leverancier, bij het omgaan met concurrentiegevoelige informatie, vertrouwelijkheid van informatie, politiek-bestuurlijke gevoeligheid of met de wetgeving? - Welke voor- en nadelen kunnen worden verwacht? De belangrijkste voordelen van uitbesteden van activiteiten zijn: - kostenverlaging: goedkopere producten/dienstverlening, voorkomen van investeringen, gemeente kan beroep doen op subsidiegelden; - kwaliteitsverhoging: kwalitatieve goede producten/diensten, minder zorgen over levering, meer flexibiliteit, oplossen capaciteitsproblemen, inhuur specialistische kennis De belangrijkste nadelen van uitbesteden zijn: - prijs: minder greep op de kosten; - kwaliteit: verlies van expertise en intellectueel kapitaal, minder invloed op de verslechterende kwaliteit levering; - afhankelijkheid: afname van snelheid en slagvaardigheid. De levertijd en kwaliteit van uitvoering kunnen in het gedrang komen (NB Dit kan vooral bij grote afhankelijkheid van één leverancier gebeuren, doordat het bedrijf minder greep heeft op zijn leveranciers dan op het eigen personeel). Na zorgvuldige afweging van alle aspecten neemt de organisatie een besluit om zelf in de behoefte te voorzien of om deze behoefte in te kopen. Ook nadat de beslissing is genomen, is het belangrijk alles goed in de gaten te houden. De leveranciers en de strategische resultaten van de uitbesteding moeten dan ook regelmatig worden geëvalueerd. 4.3 Hoe gaan we inkopen? Als er worden ingekocht, dan is vervolgens de vraag hoe de gemeente het maximale resultaat kan halen uit de markt. Hierbij hoort het vaststellen van de aanbestedingsprocedure. De volgende afwegingen moeten worden gemaakt: (1) Bepaal de totale waarde van de in te kopen werken, leveringen of diensten voor de gemeente Nijmegen Om te kunnen bepalen welke strategie moet worden gevolgd, moet de totale opdrachtwaarde (exclusief BTW) worden vastgesteld conform het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten (BAO). Hierbij geldt dat de gemeente Nijmegen één aanbestedende dienst is en dat vanuit die gedachte de waarde bepaald moet worden volgens onderstaande basisprincipes. In geen enkel geval mag een opdracht worden gesplitst, opgeknipt of op onjuiste wijze worden geraamd om een aanbestedingsprocedure te ontduiken. Bij twijfel kiest de gemeente ervoor om een opdracht boven (in plaats van onder) het drempelbedrag te laten vallen. Zo wordt objectiviteit, transparantie en nondiscriminatie gewaarborgd. Basisprincipes waardebepaling zijn: leveringen en diensten: inkoopomzet van de gehele gemeente over 12 maanden, tenzij langer beoogd contract; lontract: waarde van het contract gedurende de looptijd, inclusief verlengingsoptie; leveringen en diensten zonder totaalprijs en voor onbepaalde duur of langer dan 48 maanden: waarde per maand * 48. Werken: waarde van werk inclusief totale waarde van voor uitvoering noodzakelijke goederen. Verwijderd:???? 19

20 (2) Bepaal de aard van de in te kopen werken, diensten of leveringen In Richtlijn 2004/17 is vastgelegd hoe iedere dienst, levering of werk met behulp van een Europees inkoopclassificatiesysteem wordt geclassificeerd als een specifieke Common Procurement Value (CPV - code) 23. In het BAO is voor iedere CPV-code vastgelegd of het om een werk, levering, 2A of een 2B dienst gaat: zie ook hoofdstuk 2.4. (3) Marktanalyse en marktconsultatie Nadat op hoofdlijnen is vastgesteld, wat moet worden ingekocht, is het aan te raden om een marktanalyse te verrichten. Inzicht in de markt is belangrijk voor het vaststellen van de juiste inkoopstrategie. De volgende aspecten kunnen daarbij worden onderzocht: 1. aansluiting marktaanbod bij eigen inkoopbehoeften en selectie-eisen; 2. het aantal potentiële aanbieders, hun marktaandeel en de concurrentieverhoudingen; 3. verwachte marktontwikkeling (zowel technisch, als qua aanbieders); 4. verkennen van mogelijkheden voor duurzaamheid en het realiseren van sociaal-maatschappelijke doelstellingen. Voorafgaand aan het vaststellen van het definitieve programma van wensen en eisen kan de marktanalyse aangevuld worden met een marktconsultatie. Hierbij overlegt de gemeente Nijmegen met belanghebbende marktpartijen over de haalbaarheid en randvoorwaarden van een voorgenomen aanbesteding. Voor een marktconsultatie gelden strikte regels: de grondbeginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie moeten in acht worden genomen. Alle informatie die aan partijen beschikbaar wordt gesteld ten behoeve van de marktconsultatie, moet bij de start aan alle geïnteresseerde partijen beschikbaar worden gesteld. (4) Bepaal eventuele subsidievoorwaarden Voorafgaand aan het vaststellen van de inkoopstrategie moet worden onderzocht of de in te kopen werken, diensten of leveringen voor subsidie vanuit de Rijksoverheid of andere instanties in aanmerking komen. Als dit het geval is, moet worden bepaald welke voorwaarden vanuit de subsidiegever aan de vorm en uitvoering van de aanbesteding worden gesteld. Bij het vaststellen van de inkoopstrategie en het opstellen van de aanbestedingsdocumenten moet hier rekening mee worden gehouden. (5) Bepaal de gewenste perceelindeling Een 'perceel' is een afgebakend deel van de opdracht waarop al dan niet afzonderlijk kan worden ingeschreven door inschrijvers. Een perceelindeling kan gebaseerd zijn op onderlinge samenhang van de in te kopen diensten/leveringen/werken, bijvoorbeeld een dienstenaanbesteding verdeeld in verschillende perceel-/doelgroepcombinaties. Het kan ook gaan om heterogene activiteiten, die logisch samenhangen, bijvoorbeeld diverse soorten onderhoud op verschillende locaties/percelen. De gemeente Nijmegen streeft naar MKB-vriendelijk inkopen. Dat is ook een reden om de kiezen voor een onderverdeling van de opdracht in kleinere percelen. Zie ook de percelenregeling, paragraaf 2.2. Een indeling in percelen verandert niets aan de te volgen procedure: de som van het inkoopvolume van de percelen gezamenlijk bepaalt de totale opdrachtwaarde en dus ook de te volgen procedure. Een opdeling in meerdere percelen is geen verplichting; een aanbesteding in één perceel is ook toegestaan. (6) Bepaal aard en duur van contract en aantal te contracteren partijen In een startdocument moet zijn vastgelegd en onderbouwd hoeveel partijen er voor welke duur gecontracteerd worden. Er is een formeel verschil tussen een raamcontract en een raamovereenkomst. (a) Raamcontract 23 EG Verordening 213/2008 d.d 28/11/