jaarverslag KADOC Documentatie- en onderzoekscentrum voor religie, cultuur en samenleving KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN

Transcriptie

1 KADOC Documentatie- en onderzoekscentrum voor religie, cultuur en samenleving Interfacultair centrum K.U.Leuven TEL FAX KATHOLIEKE UNIVERSITEIT LEUVEN jaarverslag

2 Woord vooraf 2005 was niet echt een doorsneejaar, maar veeleer een buiten-gewoon jaar, en dit zowel wegens de bouw en geleidelijke ingebruikname van het nieuwe erfgoeddepot in Heverlee, als omwille van de overschakeling van LIBIS naar Aleph voor de catalogisering van bibliotheek- en audiovisueel materiaal en de verdere ontwikkeling van Adam als digitaal depot met archiefbeschrijvingsfunctionaliteit. Er waren natuurlijk ook knelpunten. Vaak gaat het om gekende problemen - het zgn. oud zeer dat minder gemakkelijk dan verhoopt kan verholpen worden, zoals de onderbemanning, de besluitvorming die sneller en efficiënter zou kunnen of de steeds toenemende instroom van documentatie die soms de vormen van een lawine aanneemt. Maar soms duiken ook nieuwe en/of onverwachte problemen of tegenslagen op. Zo werden bv. enkele projectvoorstellen, waarin enorm veel tijd werd geïnvesteerd, niet goedgekeurd. Daarnaast werden toch enkele zorgvuldig voorbereide projectvoorstellen wél goedgekeurd, die dan ook begin 2006 kunnen van start gaan. Maar de belangrijkste teneur van het voorbije jaar was gelukkig dat de objectieven uit het Beleidsplan stap voor stap verder worden gerealiseerd. Dit uitte zich onder meer in een zeer intense onderzoeksactiviteit en in de publicatie van vijf boeken, waarvan een tweedelig en een tegelijk in het Frans verscheen. Voor de opties 2006 verwijzen we naar het Jaarplan 2006, dat in oktober 2005 werd ingediend. Prof.dr. Jan De Maeyer directeur Prof.dr. Emiel Lamberts voorzitter 3 jv05.indd 3 2/05/ :57:07

3 jv05.indd 4 2/05/ :57:07

4 Inhoud Woord vooraf 3 1. Algemeen Bestuur Personeel Overleg en samenwerking Huisvesting en infrastructuur Automatisering 8 2. Erfgoed Preservering Actuele documentatie Prospecties Archief Bibliotheek Onderzoek en publicaties Algemeen Realisaties Publiekswerking Lezers Geraadpleegde documentatie Informatie- en adviesverstrekking en dienstverlening Communicatie en P.R Publicaties Tentoonstellingen Vormingscursussen 38 BIJLAGEN B1. Bestuur 39 B2. Personeel 41 B3. KADOC in cijfers 42 B4. Voornaamste aanwinsten 45 B5. Publicaties, tentoonstellingen en audiovisuele programma s 51 B6. Vormings- en wetenschappelijke activiteiten 58 B7. Overzicht van de schenkers en bewaargevers in jv05.indd 5 2/05/ :57:07

5 jv05.indd 6 2/05/ :57:07

6 1. Algemeen 1.1. Bestuur De Wetenschappelijke Commissie vergaderde viermaal: op 15 maart, 16 juni, 11 oktober en 29 november. Het Bureau vergaderde negenmaal, nl. op 1 februari, 1 maart, 14 april, 26 mei, 12 juli, 21 september, 26 oktober, 24 november en 15 december. De Adviesraad vergaderde op 9 november en boog zich vooral over de bouw van het tweede erfgoeddepot en de bijhorende mecenaatscampagne voor de afbetaling van het depot. Het Mecenaatscomité, opgericht in functie van de fondsenwerving t.b.v. het tweede erfgoeddepot, vergaderde op 17 mei (samenstelling, zie Bijlage 1.3). Een groot verlies voor KADOC, zowel in de Adviesraad als in het Mecenaatscomité, was het onverwachte overlijden van abt Edward Geniets, prelaat van de abdij van Averbode. KADOC verliest met hem een belangrijke steun en rots in de branding Personeel Eind 2005 werkten er 38 personeelsleden op KADOC (30,45 VTE): 6 stafleden, 4 stafmedewerkers, 25 bedienden, 1 FWO-onderzoeker, 2 contractonderzoekers. Daarnaast waren er 12 vrijwilligers werkzaam en 4 vrijwillig wetenschappelijke medewerkers, wat het totaal op 54 brengt. In de loop van het jaar werkten er bovendien 1 buitenlandse fellow en 1 stagiair. Verscheidene personeelsleden volgden bijscholingscursussen (zie bijlage 6.4) en/of namen deel aan (al dan niet internationale) studiedagen, colloquia e.d.m. Op 14 januari en 28 juni hadden algemene personeelsvergaderingen plaats, waarin de voltallige groep werd geïnformeerd en geconsulteerd over de stand van zaken en de perspectieven. In januari lag de klemtoon op het Jaarplan 2005, in juni kwam vooral de ingebruikname van KADOC II aan bod. De jaarlijkse personeelsuitstap vond plaats op dinsdag 6 september in Brussel. Na een inleiding door prof. Leen Van Molle bezocht de groep het net vernieuwde BELvue Museum (waar enkele stukken uit de KADOCcollectie in bruikleen zijn gegeven) naast het Koninklijk Paleis en de ondergrondse site van de Coudenberg. s Namiddags volgde een wandeling met Brukselbinnenstebuiten door het hart van Brussel en de dag werd afgesloten met een etentje in de Brusselse brasserie t Spinnekopke Overleg en samenwerking Met de drie andere erkende archief en documentatiecentra op basis van maatschappelijk-filosofische stromingen (ADVN, Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis, Liberaal Archief, cf. decreet van 19 juli 2002) wordt intens overleg gepleegd, o.a. over de gezamenlijke projecten: ODIS (zie 1.5.1, en ), Politiek Personeel Provincie Antwerpen (zie ), Archiefbank Vlaanderen (zie hieronder, ) en ten slotte de cursusreeks Hoera, een jubileum?! (zie 4.7.) en het nieuwe project Diepgang (zie ), twee samenwerkingsprojecten met de provincie Vlaams-Brabant. Op diverse niveaus participeert KADOC aan advies- en overlegorganen m.b.t. de ontwikkelingen in het erfgoedlandschap in Vlaanderen, o.a. binnen het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur (CRKC) - waar de KADOC-directeur lid is van de Raad van Bestuur, de VVBAD (secties Archief en Wetenschappelijke Bibliotheken) en in diverse adviescommissies van de Vlaamse Gemeenschap of van organisaties die centraal staan in het nieuwe erfgoedbeleid, zoals het Vlaams Centrum voor Volkscultuur (VCV) en Culturele Biografie Vlaanderen (CBV). Daarnaast is er ook regelmatig overleg in diverse vormen (soms structureel, soms ad hoc) met instellingen als het CVAa (Centrum Vlaamse Architectuurarchieven) en Resonant-Centrum voor Vlaams Muzikaal Erfgoed. Op regionaal vlak wordt actief meegewerkt in het kader van de Stuurgroep Erfgoedcel Leuven, de Erfgoedraad Leuven en het BRAK (Overlegforum Archivarissen Vlaams-Brabant). KADOC was nauw betrokken bij de werking van het Forum Kerkelijke Archieven Vlaanderen (FoKAV) in de schoot van het CRKC. De aanwezigheid van KADOC vertegenwoordigers in de Raad van Bestuur van het 7 jv05.indd 7 2/05/ :57:07

7 Jaarverslag 8 CRKC en in de Stuurgroep van het FoKAV staat borg voor een sterke band tussen beide instellingen die in heel wat dossiers samenwerken. We vermelden ook nog het Interfacultair Centrum voor Agrarische Geschiedenis (ICAG-K.U.Leuven, waarvan de KADOCdirecteur voorzitter is), het Centrum voor Agrarische Geschiedenis (CAG, waar de KADOC-directeur lid is van de Raad van Beheer). In het kader van de vertegenwoordiging van de K.U.Leuven in de Raad van Bestuur van het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur is de directeur ook van nabij betrokken bij de uitwerking van het toekomstproject Parkabdij. De werkgroep Masterplan stond in voor de definitieve redactie van het Masterplan en volgde nauwgezet de realisatie op, evenals het Converting Sacred Spaces -project. Ook de verdere uitwerking van het inhoudelijk concept van het toekomstige Museum Religieuze Kunst Vlaanderen werd opgevolgd Huisvesting en infrastructuur In het Jaarverslag 2004 werd uitvoerig gerapporteerd over de bouwplannen en de start van de bouw van het tweede erfgoeddepot in Heverlee. De werkzaamheden zijn in 2005 zonder al te grote problemen verder afgewerkt en vanaf september kon gestart worden met de geleidelijke overbrenging van de archieven naar KADOC II. Daarbij werden eerst de collecties uit de tijdelijke hulpmagazijnen in Bierbeek en Lovenjoel overgebracht. De zoektocht naar de nodige financiële middelen bleef een belangrijk aandachtspunt. Op 17 mei vergaderde het Mecenaatscomité om een plan de campagne uit te werken Informatica Projecten ODIS De binnen het ODIS-project ontwikkelde contextuele webdatabank in 2005 intensief aangewend. KADOC-K.U.Leuven neemt de hosting en het algemeen beheer waar. Naast de oorspronkelijke partnerinstellingen Liberaal Archief, ADVN en Amsab-ISG, maken sinds 2005 ook volgende instellingen gebruiken van het frame: Centrum voor Vlaamse Architectuurarchieven (CVAa), Forum Kerkelijk Erfgoed Vlaanderen (FoKAV) en Archief en Museum van het Vlaams Leven te Brussel (AMVB). Ondanks alle voornemens kon in 2005 nog niet worden overgegaan tot de oprichting van een vzw ODIS en van een brede ODIS-gebruikersgroep. Dit zal in de eerste maanden van 2006 worden geklaard. De vorming van een vzw en een gebruikersgroep komt tegemoet aan de doelstellingen van de partners, o.m. - klaarheid scheppen inzake de rechten die de diverse partners kunnen laten gelden op de databank en haar inhoud (datamodel, interfaces, autonoom ontwikkelde code en tools, tijdens het project aangekochte hardware enz.), - het creëren van een duidelijke beheerstructuur voor de databank, aansluitend bij de FWO-projectstructuur die sinds 2000 functioneert, - door de verwerving van rechtspersoonlijkheid, een hefboom creëren om initiatieven te ontwikkelen teneinde de databank aan te vullen en wetenschappelijk en documentair te valoriseren, - het vrijwaren van de rechten van de oorspronkelijke partners, - afspraken maken aangaande de wijze waarop nieuwe partners zullen worden betrokken bij de financiering, valorisatie en het onderhoud van het apparaat. Het aantal steekkaarten in de ODIS-databank nam in 2005 toe met ca eenheden, van ca in januari 2005 tot op 1 januari Op die datum bevatte de databank steekkaarten van organisaties, van personen, van publicaties en 3483 van archieven. De sterkste groeicijfers konden worden opgetekend in de rubrieken "personen" en "organisaties". De ODIS-databank is beschikbaar voor het brede publiek via een publiekscataloog. Hoewel in deze OPAC (Online Public Access Catalogue) - o.m. omwille van privacy-redenen - slechts ca. 40% van de steekkaarten worden vrijgegeven (ca per 1 januari 2006), is de inhoud duidelijk gevarieerd en aantrekkelijk genoeg om een breed, historisch geïnteresseerde publiek te bedienen. Er werden in 2005 ca zoekoperaties uitgevoerd in de databank, d.i. ruim meer dan een verdubbeling t.o.v (7600 zoekoperaties). Die stijging en de verjv05.indd 8 2/05/ :57:08

8 schillende positieve reacties van gebruikers bewijzen dat ODIS langzaam maar zeker bekend raakt bij studenten, vorsers en amateur-historici. Zij stellen vooral de encyclopedische functionaliteiten van het apparaat op prijs en maken ook veel gebruik van de verbindingen die tussen de hoofdentiteiten (organisatie/personen/publicaties/archieven) werden gelegd. Zoekvragen in de ODIS-OPAC (per maand) jan feb maart april mei juni juli 966 aug, sept, okt nov dec Totaal ODIS telde in individuele invoerders (users). Binnen KADOC zijn bijna 2/3 van de personeelsleden betrokken bij de invoer en/of actualisering van gegevens. Dit gebeurt veelal in de marge van hun courante werkzaamheden. De archivarissen en bibliothecarissen verwerken in de contextuele databank gegevensreeksen, complementair aan en verbonden met de primaire ontsluitingsinstrumenten die zij realiseren in bv. bibliotheekcataloog, inventaris of plaatsingslijst. Een belangrijke inspanning betreft ook de invoer van de door KADOC bewaarde reeksen (jaar- en congresverslagen, programma's enz.) en tijdschriften. Deze documentaire steekkaarten (van archieven en publicaties) worden steeds gelieerd aan zogenaamde authority records (geautoriseerde beschrijvingen) van organisaties, personen en/of families. ODIS is vanzelfsprekend ook een belangrijk werkinstrument binnen de Onderzoeksafdeling van het Centrum. De vorsers gebruiken de databank voor de opslag van een flink deel van hun onderzoeksdata (i.v.m. personen en organisaties) en verwijzingen naar bronnenmateriaal (archieven en publicaties). In het project Politiek Personeel Antwerpen (zie verder) werd het ODIS-frame zeer intensief aangewend, dit voor de centralisatie, analyse en terbeschikkingstelling van biografische data en verkiezingsuitslagen. Naast de ODIS-invoer in het kader van de courante werking van het Centrum, worden ook additionele inspanningen geleverd voor de invoer en aanvulling van zeer diverse datareeksen. Het betreft hier vooral steekkaarten van organisaties en biografische basisgegevens. In 2005 werd verder werk gemaakt van de invoer van biografische gegevens aangaande het kaderpersoneel van sociale organisaties, Vlaamse diocesane priesters (voornamelijk aartsbisdom Mechelen en bisdom Antwerpen), missionarissen (Jezuïeten, Dominicanen, Witte paters, Scheutisten, Missionarissen van het H. Hart). Er werden ook belangrijke reeksen gegevenssteekkaarten aangemaakt en ter beschikking gesteld aangaande de christelijke onderwijsstructuren (koepels en lokale instellingen), de derde- en vierdewereldorganisaties, de coöperatieve vleugel van de christelijke arbeidersbeweging, de katholieke congregaties ). De ODIS-databank vormt een belangrijk onderdeel van de innovatieve publiekswerking die KADOC (cf. het beleidsplan ) wil realiseren, en meer specifiek van de elektronische loketdiensten die in de leeszaalwerking worden geïmplementeerd. Steeds meer lezers maken van ODIS gebruik voor het beantwoorden van courante informatievragen en/of voor de consultatie van de primaire ontsluitingsinstrumenten tot de collectie (vnl. plaatsingslijsten en inventarissen). Dit bespaart deze gebruikers vaak één of meerdere verplaatsingen naar onze leeszaal. De leeszaalverantwoordelijken maken bovendien courant gebruik van het apparaat om andere (mondelinge en/of schriftelijke) informatievragen te beantwoorden. We merken dat ook een toenemend aantal buitenlandse vorsers van het apparaat gebruik maakt. Om hen beter van dienst te zijn, dringt zich een vertaling van de publiekscataloog op. De financiële middelen daartoe ontbreken echter, zodat bijkomende projectfinanciering zal worden gezocht. 9 De webdatabanken ODIS en Archiefbank Vlaanderen werden verder onderhouden. Vanaf 1 juli werd hiervoor opnieuw een halftijds informaticus vrijgesteld. Die informaticus diende zich eerst in te werken in de gebruikte programma's, de systematische studie en analyse van de technische omgeving en van de databankstructuur van de twee databases. De synchronisatie tussen de twee databanken werd op punt gezet. Ook werd voor het Centrum voor Architectuurarchieven een eigen webinterjv05.indd 9 2/05/ :57:08

9 Jaarverslag 10 face naar Archiefbank Vlaanderen gebouwd. Daarnaast werden aan de twee webinterfaces diverse kleinere aanpassingen gedaan Archiefbank Vlaanderen Archiefbank Vlaanderen realiseert in het kader van het Archiefdecreet van 19 juli 2002 een duurzaam digitaal register van de Vlaamse private archieven met het oog op hun bescherming en wetenschappelijke valorisatie. In een digitale "gouden gids" worden beschrijvingen opgenomen van archieven van personen, families en organisaties. De via het web toegankelijke databank kan door het brede publiek worden bevraagd. Het beheer en de ontwikkeling van het project werden toevertrouwd aan vier onthaalinstellingen met name: ADVN, Amsab-Instituut voor Sociale Geschiedenis, KADOC-K.U.Leuven en Liberaal Archief. Amsab-ISG coördineert het geheel, KADOC staat in voor de technologische hosting. Archiefbank steunt evenwel op een open en collectief samenwerkingsverband waarin de archiefsector en het brede erfgoedveld betrokken worden. De algemene, strategische leiding van het project berust bij een Stuurgroep, bestaande uit vertegenwoordigers van de vier decretaal erkende categoriale archief- en documentatiecentra, experten uit de academische wereld en de brede Vlaamse archiefsector en een vertegenwoordiger van de Vlaamse administratie. Deze Stuurgroep kwam in 2004 tweemaal samen, op 19 mei en op 10 november. De praktische realisatie van het project berust bij een Technische Werkgroep, die vrijwel maandelijks samenkomt. In 2005 waren er 10 vergaderingen op 11 januari, 15 februari, 18 maart, 11 april, 11 mei, 21 juni, 17 augustus, 20 september, 25 oktober en 8 december. De invoermodule was in het najaar van 2004 beschikbaar. Op de erfgoeddag van 17 april werd de publiekscataloog toegankelijk voor het brede publiek. Elke geïnteresseerde kan via meerdere zoekstrategieën archiefbeschrijvingen opvragen en de inhoud van de steekkaarten raadplegen. Per archief zijn algemene, oriënterende gegevens te vinden over bewaarplaats, datering, inhoud, toegankelijkheid enz. De maanden vóór de lancering werd de OPAC (Online Public Access Catalogue) verder afgewerkt, uitgetest en bijgestuurd. Het gebruikersbeheer of security-beheersmodule werd begin 2005 op punt gesteld en waar nodig bijgestuurd. In het najaar werd gewerkt aan een reeks technische aanpassingen aan de invoermodule. De dagelijkse invoerpraktijk en de contacten met instellingen en de thema-archieven deden immers het inzicht groeien dat vooral gesleuteld diende te worden aan de structuur van de authority records en het synchronisatieproces met ODIS. Veruit het grootste deel van de inspanningen ging naar de gegevensinvoer. Er werden contacten gelegd met een brede waaier aan archiefbewarende instellingen met het oog op een partnership in Archiefbank. Sommige instellingen opteren ervoor hun collecties zelf in te voeren, andere leveren de gegevens aan, die door de medewerkers van Archiefbank in de databank worden ingebracht. Voor de grotere instellingen wordt daar vaak een plaatsbezoek met een demonstratie van de invoermodule aan gekoppeld. Nagenoeg alle Vlaamse gemeente- en stadsarchieven werden aangesproken met de vraag om hun privéarchieven in Archiefbank te registreren. Daarnaast waren er contacten met een aantal federale wetenschappelijke instellingen, archieven van universiteiten en hogescholen, thematisch gerichte bewaarinstellingen, instellingen uit de museale sector, heemkundige kringen en de stedelijke erfgoedcellen. Ten slotte was er intensief overleg met de culturele thema-archieven FoKAV, CVA, Resonant en AMVC om de wederzijdse prospectie- en registratie-inspanningen op elkaar af te stemmen. De culturele thema-archieven realiseren bovendien een belangrijke en kwaliteitsvolle invoer in de databank. Eind december 2005 telde Archiefbank Vlaanderen 4086 beschrijvingen van archieven, waarvan er 3044 waren vrijgegeven voor de publiekscataloog. De publiekswerking richt zich enerzijds op de partners in de erfgoedsector, anderzijds op het grote publiek. Naar aanleiding van de lancering van de publiekscataloog werd de website vernieuwd. Tweemaal werd een bijzonder archief in de spotlights voorgesteld. Medewerkers van Archiefbank gaven op vraag van bewaarinstellingen of samenwerkingsverbanden uit de archiefwereld regelmatig presentaties. Het project was ook aanwezig op Cultuurmarkt In samenwerking met Culturele Biografie werden in het najaar twee opleidingssessies georganiseerd, respectievelijk op 18 november in Antwerpen en op 29 november in Kortrijk, telkens voor een twaalftal deelnemers. De praktisch gerichte lessen gingen door in een computerklas en hadden als doel de deelnemers op een halve dag verjv05.indd 10 2/05/ :57:08

10 trouwd te maken met de invoermodule en de standaard beschrijvingsregels Adam 2004 was voor het Adam-project een jaar van grondige studie naar de mogelijkheden van het opbouwen van een digitaal depot met archiefbeschrijvingsfunctionaliteit. Er werd toen de optie genomen geen eigen software te ontwikkelen, maar met bestaande componenten/producten te werken. Om deze te kunnen evalueren dienden functionele en niet-functionele vereisten te worden geformuleerd. De nota die in 2005 naar de geselecteerde firma s werd opgestuurd, formuleerde de functionele en niet-functionele vereisten waaraan het gezochte Archiefbeheerssysteem zou moeten voldoen. De doelstelling van dit ABS werd omschreven als het authentiek bewaren van digitale objecten en het beschrijven en ontsluiten van digitale, fysieke en hybride objecten voor de lange termijn teneinde door de gebruikers gezocht, opgevraagd en begrepen te kunnen worden. Er werd gevraagd naar een systeem bruikbaar voor verschillende bewaarinstellingen, dat volledig OAIS-compliant zou zijn. In het ABS zitten AIP s (Archival Information Packages) die naast het object alle informatie bevatten die nodig is opdat het AIP begrepen kan worden. De AIP s worden opgeslagen voor de lange termijn. Daarnaast kan aan de AIP nog bijkomende beschrijvende informatie worden toegevoegd. Als beschrijvingsstandaard was ISAD(G) vereist. Helemaal volgens OAIS werd gevraagd dat digitale objecten zouden worden omgevormd in SIP s (Submission Information Packages) die aan het ABS worden aangeboden en als AIP s voor de lange termijn worden bewaard. Als DIP s (Dissemination Information Packages) kunnen ze worden aangeboden aan de gebruikers. Deze AIP s zouden vallen onder een bepaald preservation en access level. Dit level bepaalt hoe lang een record bewaard blijft, hoe het gezocht kan worden en hoe het gerepresenteerd kan worden. Er werd uitgegaan van drie levels, nl. basic, enhanced en optimal (waarbij de gradatie van bewaring en ter beschikkingstelling toeneemt). Binnen het ABS diende op basis van rollen (van producer tot consumer) een fijnmazige security te kunnen worden geïmplementeerd. Drie mogelijke scenario s, die zich zouden kunnen voordoen binnen een ABS, werden voorgelegd. De verschillende processen en subprocessen (volgens OAIS) werden verduidelijkt. Tenslotte werden ook een aantal nietfunctionele vereisten geformuleerd (o.m. m.b.t. hardwarevereisten, modulaire opbouw, gedocumenteerde API, implementatie standaard communicatieprotocollen). Er werd een lijst opgemaakt van mogelijk voor het project interessante producten. Aan de hand van de noodzakelijke functionaliteiten en de evaluatie van ICA (International Council of Archives) werd een shortlist gemaakt met zeven producten voor een verdere kennismaking. In een eerste ronde werden vier demo s georganiseerd: Digitool (Ex Libris), Calm for Archives (DS Limited), ScopeArchive (Scope) en AdLib (AdLibSoft)). Deze demo's werden grondig geëvalueerd. In een tweede ronde werden nog drie demo s georganiseerd: ScopeArchive (Scope), AdLib (AdlibSoft) en Digitool (Ex Libris). Ook werden twee studiebezoeken georganiseerd. De technische werkgroep maakte zo kennis met het e-depot van het gemeentearchief Rotterdam (met dspace en I-Tor) en met de Scope-oplossing in het gemeentearchief Amsterdam. Belangrijke conclusie van de demo's was dat de markt van de archiefbeschrijvingssystemen en die van de digital repositories niet op elkaar is afgestemd. Twee opties werden voorgelegd aan de stuurgroep. Ofwel zou er worden gewerkt met twee producten (nl. een archiefbeschrijvingsmodule en een digitale repository), ofwel zou de focus in de eerste fase op de digitale bewaaromgeving worden gelegd. Uiteindelijk werd gekozen om te starten met de digitale bewaaromgeving. Aan de geselecteerde firma werd voorgesteld de nodige aanpassingen aan het product te doen, die ervoor zorgen dat: archiefbeschrijvingen (ISAD(G) / EAD) kunnen worden gemaakt; een multilevel beschrijving mogelijk is; ook papieren en hybride archieven kunnen worden beschreven; een boomstructuur in alle modules kan worden gerepresenteerd. De definitieve beslissing wordt genomen begin Aan de K.U.Leuven werd ondertussen onder impuls van KADOC een samenwerkingsverjv05.indd 11 2/05/ :57:08

11 Jaarverslag 12 band opgericht voor de creatie en exploitatie van dit digitaal depot annex archiveringssysteem. Voor de pilootfase traden het Algemeen Beheer van de K.U.Leuven, LIBIS, LUDIT, het Universiteitsarchief en KADOC als partners toe. LIBIS neemt de coördinatie van dit samenwerkingsverband op zich. Op termijn zullen ook externe partners kunnen toetreden. In 2005 werd ook werk gemaakt van de selectie van archieven die in het proefproject zullen gebruikt worden om het systeem op punt te zetten en uit te testen. Het Universiteitsarchief selecteerde het archief van de Personeelsdienst. Met het oog op een terreinverkenning werd door KADOC gepeild naar de digitale archivering bij drie organisaties (waarvan KADOC reeds de papieren archieven in bewaring heeft), nl. de Boerenbond, het ACW (nationaal) en Broederlijk Delen. Daarnaast werd bij andere prospecties meestal in de marge de vraag gesteld in hoeverre digitale archivering binnen de organisaties een aandachtspunt is. Voor het prospectierapport werden de eerste stappen gezet voor de redactie van een gemeenschappelijke vragenlijst/ checklist Kadmin De administratieve database evolueerde van versie 1.8. naar versie 2.3. De exportmogelijkheden naar Excel en Word werden uitgebreid. Een transportmodule (voor de registratie van alle aangevraagde transporten) en een klantenmodule werden geïmplementeerd. Er werd een beheersmodule met voorgeprogrammeerde queries ingebouwd. De belangrijkste wijzigingen werden aangebracht aan de leeszaalmodule. De ingebruikname van KADOC II (het nieuwe erfgoeddepot, gelegen buiten de stad) wijzigde de werkprocedures immers in aanzienlijke mate, wat zeer zwaar ingreep op de bestaande modules. Er werd een volledig nieuw magazijnbeheer gecreëerd. In het kader hiervan werd er gewerkt aan een betere logging van de statuswijzigingen van documenten. Daarnaast werden blijvend kleine verbeteringen aangebracht aan diverse invoer- en uitvoerschermen Aleph De overgang van LIBIS naar Aleph stond in 2005 op het programma. Het personeel werd hiervoor opgeleid, de nodige conversies begeleid en de clientmachines aangepast (zie ook ). Er werd actief geparticipeerd aan de werkgroep Statisch Beeld die een nieuwe standaardfiche en nieuwe keuzelijsten voor audiovisueel materiaal in Aleph uitwerkt. In 2005 werden deze werkzaamheden voorlopig afgerond. Er werd heel wat studiewerk verricht voor het gebruik van authoritygegevens van ODIS in Aleph en voor het gebruik van catalogusgegevens van Aleph in ODIS. De invoer van elektronische tijdschriften met de koppeling aan de bestaande geharveste tijdschriften werd voorbereid. Ook werd een oplossing gezocht voor de invoer van gedetailleerde bezitsaanduiding van tijdschriften in het systeem Website De website werd voortdurend geactualiseerd en de vertalingen naar het Engels en het Frans technisch voorbereid. Er werden nieuwe items ingebouwd zoals een personeelslijst, een voorlopige zoekbox voor audiovisuele documenten en een lijst met de belangrijkste erfgoedgehelen per thematisch veld. De omzetting van bestaande inventarissen naar pdf werd voortgezet. Eind 2005 waren er zo 650 lijsten op het web beschikbaar, wat een grote publieke respons creëerde. Ook werd er nieuwe functionaliteit ingebouwd, zoals een sitemap, een zoekbox en betere printfaciliteiten voor de eindgebruiker. Een belangrijk onderdeel van de website is de e-nieuwsbrief, die naar meer dan adressen wordt verstuurd. Voor het project European Forum on the History of Religious Institutes in the 19th and 20th Centuries werd een eigen website opgezet ( Projectondersteuning De cel Informatica ondersteunde de diverse op KADOC lopende projecten. Naast de dagelijkse ondersteuning m.b.t. hard- en software denkt de cel Informatica ook mee over de beste manier om aan dataverzameling te doen Systeembeheer Voor de actualisering van de hardware werd het investeringsprogramma verder gezet. De desktops werden verder gestandaardiseerd met Windows XP als besturingssysteem, de nodige Office-apparatuur en de noodzakelijke beveiligingsprogramma s. jv05.indd 12 2/05/ :57:09

12 De gevolgde procedures werden uitgeschreven. Er werd een nieuwe Linux-fileserver rechtgezet voor KADOC met een totale opslagcapaciteit van 700 gigabyte. De KADOCinformaticus volgde de ontwikkelingen van Linux aan de K.U.Leuven door zijn aanwezigheid in de LinuxSamba-vergaderingen. Dit jaar werd aandacht besteed aan pc-installatie, de configuratie van de nieuwe generatie HP-servers, de backupstrategie en printer accounting. Het netwerk werd beter uitgerust door de installatie van een vierde switch. De netwerkstructuur werd uitgebreid naar het opvangmagazijn in KADOC I en naar de gloednieuwe verwerkingsruimtes in KADOC II Digitalisering Affiches Het digitaliseringsprogramma werd verder gezet. Het scannen van de affichecollectie bleef een speerpunt. Eind 2005 waren 6000 beelden van affiches beschikbaar. Via een eenvoudige zoekbox op de website zijn ze op nummer bevraagbaar. Een link met de in Aleph aanwezige beschrijving wordt een aandachtspunt voor de volgende jaren Microfilmcollectie Heel wat tijdschriften en archieven werden in het verleden vanuit preserveringsoverwegingen gemicrofilmd. Om de uitgebreide collectie professioneel te kunnen bekijken en te digitaliseren werd een Kodak-microfilmreader/scanner/printer 2400 DSV aangekocht. Het apparaat vergroot het gebruiksgemak voor het lezen en printen van gemicrofilmde documenten. Bovendien kan de microfilmcollectie nu op een systematische manier worden gedigitaliseerd, zodat ze beter kan worden geraadpleegd en documenten ook gemakkelijk kunnen worden geprint Digitalisering mondelinge bronnen Tussen 1985 en 2002 werden op KADOC drie grote interviewprojecten uitgevoerd. Zestien prominenten uit de CVP en andere personen die sleutelfuncties in de partij bekleedden, gaven uitgebreid hun visie op de stichtingsjaren van de partij. Bij een veertigtal Belgische oud-chinamissionarissen werd gepeild naar hun leven en loopbaan (met aspecten als opleiding, roeping, inculturatie, verhouding met de bevolking en de Chinese overheden, het werk in de missieposten enz.). Ten slotte legden 23 priesters getuigenis af van hun persoonlijke ervaringen met de belangrijke verschuivingen in de Kerk in Vlaanderen in de periode Naast die systematisch opgezette interviewprojecten werden ook interviews afgenomen in het kader van diverse onderzoeks- en publicatieprojecten. Soms werden op vraag van organisaties of religieuze instituten of na een tip van derden ook zogenaamde urgentie-interviews afgenomen van belangrijke getuigen. Op die manier creëerde KADOC meer dan 300 uur uniek geluidsmateriaal. De interviews werden ter plekke afgenomen met de op dat ogenblik gangbare analoge geluidscassettes. Van de belangrijkste interviews werden transcripties gemaakt. Ze kunnen worden geraadpleegd na toelating van de geïnterviewde of zijn nabestaanden. Om de toegankelijkheid van het materiaal te verbeteren en de oorspronkelijke geluidsopnames beter voor de toekomst te bewaren, werd het geluidsmateriaal gedigitaliseerd. Gekozen werd voor het AIFF-formaat (Audio Interchange File Format). Voor de raadpleging werden die documenten ook omgezet naar MP Reproducties In het kader van de aankoop van hoger vermeld toestel werden ook de gebruiksvoorwaarden en de tarifering voor reproducties aangepast. Digitale kopieën en prints werden in het productenaanbod opgenomen. Tegelijkertijd zijn de interne procedures herzien. 13 jv05.indd 13 2/05/ :57:09

13 Jaarverslag Erfgoed In 2005 werden 606 schenkingen en bewaargevingen van documenten geregistreerd (in 2004 waren er dat 597). 115 daarvan bevatten archiefmateriaal, 392 boeken, 106 tijdschriften en 90 audiovisueel materiaal Preservering Vanuit zijn functie als bewaarinstelling streeft KADOC ernaar om steeds het beste of het meest volledige of historisch-originele exemplaar van een boek, periodiek, affiche enz. te bewaren. Van frequent geraadpleegde en sleutelcollecties wordt een schaduwcollectie bijgehouden. In 2005 kon de schaduwcollectie van een aantal cruciale tijdschriften worden aangevuld met een twintigtal titels. De arbeidsintensieve taak om aanwinsten die in goede staat zijn systematisch te vergelijken met het magazijnexemplaar is toevertrouwd aan een vrijwilliger. In 2005 werden 321 boeken en brochures met het collectie-exemplaar vergeleken (384 in 2004). 120 exemplaren werden vervangen door exemplaren in een betere staat (123 in 2004). 20 exemplaren werden omwille van herkomst (opdracht, prijsboek) of opmerkelijke boektechnische informatie dubbel bijgehouden (53 in 2004) Actuele documentatie Het systematisch opsporen en aanvragen van losse actuele publicaties, uitgegeven door particulieren en verenigingen, werd voortgezet. Daarnaast worden de nieuwe publicaties bij een aantal vaste uitgeverijen systematisch opgevolgd (Averbode, Acco, Davidsfonds, Lannoo, Carmelitana, UPL, Peeters, Garant, Van Halewyck, Pelckmans, Licap, Halewijn, Kerk en Wereld, Muurkranten). Opnieuw werd van een aantal organisaties de systematische doorstroming van publicaties gecontroleerd, en zonodig aangevraagd (Vormingscentrum Guislain, Markant, Boerenbondtijdschriften, Cera, Metanoia, VVKSM, Sint-Andriesabdij). Meer en meer spelen elektronische documenten een rol bij de verwerving van actuele documentatie, vandaar het belang dat het voorbije jaar is gehecht aan het uitwerken van een oplossing voor het archiveren van elektronische documenten en aan het opstellen van een datamodel voor het catalogiseren van on line resources. Een van de consequenties van deze evolutie is dat het aantal lopende periodieken op papieren drager voor het eerst in jaren daalt (1066 titels t.o.v in 2004). Het gratis abonnementenbestand van de collectie lopende tijdschriften is het voorbije jaar immers aan een kritische evaluatie onderworpen. Ca.15 % van het bestand, nl. 165 van de 1097 titels, bleek niet meer - of niet meer regelmatig - op het centrum toe te komen. Een deel van deze tijdschriften verschijnt om bedrijfseconomische redenen enkel nog elektronisch. In 2005 is de systematische harvesting van nieuwe, elektronische dragers intensief verder gezet. Een 100-tal brochures, licentiaatsverhandelingen, monografieën, jaarverslagen werden in een (voorlopig nog tijdelijke) bewaaromgeving opgeslagen. Momenteel komen ca. 220 elektronische periodieken lopend toe. Sommige daarvan hebben een dagelijkse periodiciteit. In totaal werden in 2005 ca elektronische documenteenheden binnengehaald en opgeslagen. De catalogisering van dit bestand elektronische publicaties werd technisch voorbereid en zal begin 2006 een aanvang nemen, zodat die publicaties vanaf de KADOC-website raadpleegbaar zullen zijn. Het aantal actuele publicaties dat jaarlijks aan KADOC wordt toegestuurd, vertoont nog een lichte stijging (ca. 540 titels t.o.v. 520 in 2004) Prospecties De prospectie berust in de praktijk op twee pijlers. Enerzijds zijn er de geplande systematische prospecties. Daarbij wordt meestal achtereenvolgens een bepaald thematisch veld aangepakt. Met de organisaties die al archieven hebben gedeponeerd worden de contacten hernieuwd; met nieuwe wordt een eerste contact gelegd en wordt KADOC gepresenteerd. Anderzijds zijn er de contacten en prospecties bij instellingen of personen die zich onverwacht en/of spontaan aandienen. Bij de prospectiebezoeken wordt nagenoeg in alle gevallen advies verleend inzake algemene archiefzorg en wordt verkennend gepeild naar de heersende praktijk inzake documentbeheer en digitale archivering. jv05.indd 14 2/05/ :57:09

14 Met het ACW werden de systematische contacten voortgezet. Op 1 juni vergaderden alle secretarissen van de regionale verbonden samen met de nationale voorzitter en de algemeen secretaris op KADOC. Er werd een toelichting gegeven over archiefzorg in het algemeen, en over digitale archivering in het bijzonder, waarna een rondleiding op KADOC volgde. Uit die bijeenkomst resulteerden verscheidene nieuwe archiefoverdrachten en een aantal bezoeken ter plaatse (ACW-Leuven, ACW- Mechelen, ACW-Midden- en Zuid-West- Vlaanderen). Ook de contacten en afspraken met KAV werden hernieuwd. Daarnaast werd de systematische prospectieronde bij de verbonden van Caritas Vlaanderen en Netwerk Caritas Solidariteit voortgezet. Verschillende archiefoverdrachten werden al voorbereid, zoals een omvangrijke overdracht Broederlijk Delen, Welzijnszorg (voorzien voor begin 2006) en Kerkwerk Multicultureel Samenleven. Ook CD&V werd systematisch aangepakt met bezoeken aan de CD&V-fracties van Kamer en Senaat en CD&V-Nationaal (nationaal secretariaat, Ceder, Vrouw en Maatschappij, Jong CD&V). Hieruit resulteerden omvangrijke nieuwe overdrachten, die in 2006 zullen worden afgerond. Een bezoek van de CD&V-oud-parlementsleden aan KADOC werd voorbereid. In 2004 was er al een overdracht van de CD&V-fractie van het Vlaams parlement. De afspraken inzake de doorstroming van CD&V-tijdschriften, losse publicaties en verkiezingsmateriaal werden op punt gesteld. Met een bezoek aan het secretariaat van de directeur-generaal van het VSKO werd een aanzet gegeven tot een systematische hernieuwing van de contacten met alle koepels van het katholiek onderwijs, dat een aandachtspunt wordt voor Inzake organisaties actief op het vlak van gezinsbeleid of aanverwante waren er prospecties bij de Gezinsbond, Pro Vita en Togs (Thuiswerkende Ouder en Gezin). Op het vlak van de nieuwe sociale bewegingen werden contacten gelegd met de Sint-Egidiusgemeenschap en Acat-Vlaanderen. Nieuwe prospecties werden voorbereid bij Wida (Werkgroep Interlevensbeschouwelijke Dialoog), Werkplaats voor Theologie en Maatschappij en het Werk der Daklozen. Daarnaast waren er prospecties bij of contacten met Hope (Standing Committee of the Hospitals of the European Union), de VVKA (Vrouwenvereniging voor Katholieke Actie) Archief De start van de verhuis van een groot deel van de archiefcollectie vanuit het eerste depot in de Vlamingenstraat én vanuit de tijdelijke hulpdepots in Bierbeek en Lovenjoel naar het nieuw gebouwde tweede erfgoeddepot domineerde de tweede helft van het jaar en had vanzelfsprekend belangrijke consequenties voor de verwerking. Naast de ontsloten archieven werden immers ook talrijke nog onontsloten archieven verhuisd naar KADOC II. Daarbij werd elk archief geschoond, rudimentair ontsloten en verpakt vooraleer overgebracht te worden. Via die operatie werd het volume van de verhuisde archieven gevoelig afgeslankt en kregen we een zicht op de inhoud van enkele grote bestanden die al enkele jaren in KADOC waren, maar tot dusver ontoegankelijk bleven. Ook grote gehelen audiovisueel materiaal en publicaties kwamen via die ingreep naar boven. Daarnaast werd ook het grootste deel van de volledig ontsloten archieven die totnogtoe in het eerste depot in de Vlamingenstraat werden bewaard, naar KADOC II overgebracht Verwerving KADOC kende in 2005 een aangroei van 1295 strekkende meter archief. Dit cijfer ligt een stuk boven de gemiddelde jaarlijkse aangroei van de laatste 10 jaar die ca strekkende meter bedraagt. De opvallende aangroei is vooral te verklaren door de overkomst van enkele omvangrijke archiefbestanden, o.a. aanvullingen op het archief van Broederlijk Delen, Belgische Boerenbond, Trias, VKW-Antwerpen en CD&V. Zoals de voorbije jaren valt ook nu de grote diversiteit op van de overdrachten en het grote aandeel van archieven van religieuze instituten. Tot de belangrijkste aanwinsten (nieuwe archieven en aanvullingen op al aanwezige archieven) behoren de archieven van de Abdij Maria Mediatrix Hekelgem (zie e- Nieuwsbrief november), ACW (Wereldsolidariteit, Vakantiegenoegens), ACW-Kempen, ACW-Zuid-Oost-Vlaanderen, Belgische Boerenbond, Herman Boon, Broederlijk Delen, CD&V, CD&V-Kamerfractie, CD&V- Senaatsfractie, Clarissenklooster Ronse en Lier en Federatie H. Clara-H. Coleta, COV- Ekeren, Davidsfonds (Nationaal Secretariaat), Davidsfonds Brabant, Alfred Daelemans, Paul De Baere, Rik De Groe, Gasthuiszusters Augustinessen van Brussel, Gelovige Gezinsgroepen Brabant, Jean Grommen, Adelbert Denaux m.b.t. KSA-Brugge, Stan De Clercq, 15 jv05.indd 15 2/05/ :57:09

15 Jaarverslag Maurice Dewulf, Willy Dierick, dominicanessen Kontich, atelier Ganton-Defoin, Ernest Henau, Hoofdschuttersgilde Vlaams- Brabant, Institutum Iudaicum, International Ecumenical Fellowship, KLJ, KVLV, KWB- Vlaams Brabant, LVCC/Arco, Fons Margot, Trees Merckx-Van Goey, Missio Brussel, Leo Tindemans, Pax Christi Vlaanderen, BVBA Pels-D'Hondt Orgelbouw, Guy Plevoets, Sint-Lucasschool Gent, Sociale Hogeschool Heverlee,Trias, UNIZO, UNIZO-Antwerpen, Frans en Fons Valvekens, Victor Van Eetvelt, Dolf Van Tongerloo, VCLB, Marc Vermang, VKW-Antwerpen, Vlaams Welzijnsverbond, Jan Verroken, VVKA-Gent, VVKHO, VVKSO, Wederzijds Hulpbetoon Gent, Wit-Gele Kruis Limburg, Wit-Gele Kruis Vlaams-Brabant, Wit-Gele Kruis West-Vlaanderen, zusters van Overijse-Mechelen Verwerking In 2005 werd 409 strekkende meter archief - goed voor een derde van de archiefinstroom - ontsloten via uiteenlopende toegangen. Bepaalde bestanden werden diepgaand, via inventarisering toegankelijk gemaakt. Andere, meer seriematige en vaak omvangrijke gehelen, vergden een veeleer oppervlakkige ontsluiting. Er werd ook een aantal archieven ontsloten die al vóór 2005 in KADOC toekwamen, o.a. de deelbestanden (archief en plannen) van het fonds Sint-Lucasschool Gent en de archieven van de Belgische Provincie van de Zusters van Barmhartigheid Ronse, ACV- Centrale Voeding en Diensten Turnhout, Guido De Schrijver en Monique Batavia, Fons D Hoogh, Katholieke Gilde Sint-Niklaas, KAV-Brugge, Wit-Gele Kruis België, Ziekenfonds Landelijke Bedienden Centrale - Vooruitzicht Buurtspoorwegen. De omvang van die bijkomend ontsloten archieven bedraagt in totaal 156 strekkende meter. De totale omvang van de ontsloten archieven in 2005 (nieuwe en oude) bedraagt dus 565 strekkende meter. De archieven van de Oblaten van de Stichting Vita et Pax en van dom Constantinus Bosschaerts werden tijdelijk in bewaring gegeven aan KADOC. Hier worden ze beschreven, ontsloten en verpakt. Het KADOC-archievenoverzicht in de on line databank ODIS, dat in 2004 werd gerealiseerd, kon vanaf 2005 onmiddellijk volop renderen. Het werd vanzelfsprekend up-todate gehouden. Naast een aantal identificatiegegevens (titel, archiefvormer, datering omvang) bevat het informatie over inhoud, belang, raadpleegbaarheid en beschikbare toegangen. Wanneer een inventaris of plaatsingslijst beschikbaar is, kan die rechtstreeks in pdf-formaat worden geopend. Bovendien zijn per archief tal van links gelegd naar andere steekkaarten in ODIS (biografische gegevens, informatie over organisaties en publicaties). Zo wordt de lezer/onderzoeker onmiddellijk geleid naar contextuele gegevens en andere interessante bronnen voor zijn onderzoek. De databank biedt talrijke eenvoudige en meer complexe zoekmogelijkheden Ontsluiting archief audiovisuele en museale collectie Klein Seminarie-Berthoutinstituut Mechelen De ontsluiting van dit historisch waardevolle schoolarchief met wortels tot diep in de 19de eeuw gebeurt ter plaatse door een vrijwilliger-oudleraar. KADOC zorgt voor de begeleiding en ondersteuning van alle aspecten van de archiefzorg (ontsluiting en beschrijving, verpakking en plaatsing). In 2004 werd een archiefschema uitgewerkt en werden de eerste grote onderdelen van het archief beschreven en geordend Project Documentair erfgoed Provincie Antwerpen Het afdelingshoofd archief begeleidde vanaf februari 2005 als extern deskundige het project 'Registratie van het documentair erfgoed bij lokale erfgoedhouders in de provincie Antwerpen'. Dit project is een initiatief van de provincie Antwerpen en wordt uitgevoerd door drie projectmedewerkers in dienst van de Heemkunde Gouw Antwerpen vzw. Basis van het project vormt een grootschalige en grondige enquête bij lokale erfgoedhouders naar hun archivalisch-documentair bezit. De resultaten van de bevraging krijgen hun neerslag in een tweedelige publicatie (maart 2006), in een eigen projectwebsite en in de invoer van de gegevens in Archiefbank Vlaanderen. De adviesverlening betrof zowel de inhoud en aanpak van de bevraging, als de inhoud en presentatie van de drie eindproducten Archievenoverzicht in ODIS 16 jv05.indd 16 2/05/ :57:09

16 2.5. Bibliotheek Algemeen Personeel De personeelsinzet op de bibliotheekafdeling is in 2005 weer teruggevallen op het aantal van eind 2003, wegens de afloop van een tijdelijk project. Wel is in 2005 binnen de bibliotheekafdeling een herschikking van het personeel doorgevoerd en is voor de materiële verwerking van de tijdschriften een vrijwilliger aangetrokken (sinds oktober 2004). Tijdens de vakantiemaanden zijn drie jobstudenten ingeschakeld in de activiteiten van de afdeling: met name de interne verhuis, het reduceren van de lopende onverwerkte voorraden en de automatisering van het tijdschriftenbezit Automatisering Automatisering was in 2005 een belangrijke prioriteit in de werking van de bibliotheekafdeling. Dit heeft alles te maken met de ingebruikname van het nieuwe bibliotheeksysteem Aleph 500, op 2 februari. Zowel voor personeel als voor verantwoordelijken was 2005 een intens jaar op gebied van opleiding en overleg. Opleiding Het personeel van de afdeling diende een intensief opleidingstraject te volgen, dat - afhankelijk van het aantal modules dat werd gevolgd - één à twee weken in beslag nam. Als gevolg van de grote groep mensen die binnen LIBIS-net een opleiding moest krijgen, was dit opleidingstraject gespreid over een periode van 3 maand (nl. december 2004 tot en met maart 2005). Voor het merendeel van de catalografen vergde het werken met het nieuwe product, in een nieuwe windows-omgeving, de nodige aanpassingstijd. Conversie De conversie van de data was een complexe aangelegenheid, die werd uitgevoerd door het bibliotheekautomatiseringsteam van de K.U.Leuven. Ze had betrekking op 2,5 miljoen bibliografische beschrijvingen en bijna 4 miljoen exemplaren en nam 12 dagen in beslag. Voor de KADOC-bibliotheek had dit als implicatie dat er tussen 20 januari - het moment waarop gestart werd met het overladen van de gegevens - en 28 februari - de dag waarop de nieuwe catalografische module van Aleph operationeel was - geen nieuwe gegevens in de databank konden worden ingebracht. Verder besteedde het afdelingshoofd heel wat tijd aan de analyse en de evaluatie van de conversieresultaten. De resultaten van deze analyse zijn met de informaticaverantwoordelijke van KADOC en de verantwoordelijken van LIBIS-net besproken. Er is een gedetailleerd plan voor de uniformisering van de KADOC-records aan LIBIS-net voorgelegd. Catalogusonderhoud Verder is de conversie naar een nieuw bibliotheeksysteem aangewend om de KADOC-databank aan een extra onderhoudsbeurt te onderwerpen. Kleine onregelmatigheden in bepaalde cruciale velden konden er immers voor zorgen dat bepaalde records verkeerd of niet naar het nieuwe systeem zouden worden geconverteerd. Om dit te vermijden is vooral tijdens de maanden december 2004 en januari 2005 aandacht besteed aan nazicht van de KADOC-cataloog. In januari zijn 5266 records vanuit deze optiek gewijzigd. Overleg rond de nieuwe datamodellen De Bibliotheekafdeling was via de werkgroepen catalografie en periodieken intens betrokken bij het overleg rond de nieuwe datamodellen, die beter aangepast zijn aan de nieuwe omgeving en die zullen toelaten dat de catalografie van de monografieën en periodieken op een functionelere en gebruiksvriendelijkere manier verloopt. De nieuwe datamodellen zullen eind januari 2006 operationeel zijn. In het kader van de conversie naar een nieuw product en het overleg rond het nieuwe datamodel is de interne communicatie binnen de afdeling zelf geïntensifieerd. Zo werden tussen maart en december een viertal Aleph-workshops ingericht rond functionele aspecten van het nieuwe programma, concrete catalografische problemen m.b.t. de invoer en aspecten van het nieuwe datamodel. In dat kader werd een Aleph-handleiding voor KADOC opgesteld Ingebruikname van het nieuwe erfgoeddepot Zoals gepland werd het tweede erfgoeddepot (KADOC II) eind 2005 in gebruik genomen. De bibliotheekcollecties blijven bewaard in het bestaande erfgoeddepot (KADOC I), maar dankzij de ruimte die vrijkwam, kunnen ze op een rationelere manier worden gerangschikt. Het interne verhuisplan dat in overleg met de Archiefafdeling en met de Afdeling Publieke Diensten was opgemaakt, is met betrekking tot de monografieën uitgevoerd, met uitzondering van 17 jv05.indd 17 2/05/ :57:10

17 Jaarverslag 18 de liturgische collectie en een deel van de KX-collectie. Het plan is vooral arbeidsintensief voor de tijdschriftencollectie, die volledig herplaatst en gereorganiseerd wordt. In 2006 zal deze operatie verder worden afgerond. Het tweede facet van het verhuisplan, met name het reduceren en verhuizen van de onverwerkte voorraden uit de twee nog bestaande tijdelijke opvangdepots, zal in de loop van 2006 worden gerealiseerd met de inzet van extra personeel. Ook de nieuwe verwerkingsruimte die in het tweede erfgoeddepot ter beschikking is, zal in 2006 definitief in gebruik worden genomen Optimalisering ontsluiting en beheer tijdschriftencollectie In 2005 zijn vijf belangrijke beheersbeslissingen genomen met betrekking tot de verwerking van de tijdschriftencollectie. 1 Er is een personeelsherschikking doorgevoerd in functie van de optimalisering van de ontsluiting van de tijdschriftencollectie. 2 In overleg met LIBIS-net en met de KADOC-informaticus is een oplossing uitgewerkt voor het weergeven van de bezitsinformatie van de tijdschriften. Er is niet geopteerd voor een afzonderlijke, geautomatiseerde tijdschriftencardex - zoals oorspronkelijk was gepland - maar wel voor een integratie van de bezitsinformatie in het Aleph-holdingrecord. In 2005 is de bezitsinformatie van zo n 1500 tijdschrifttitels in de databank ingebracht. In de loop van 2006 zal deze operatie - met de hulp van jobstudenten - worden afgerond. 3 Na een grondige kosten-batenanalyse van de beheersmodule voor de lopende periodieken die binnen Aleph 500 beschikbaar is en na overleg met de informaticus van KADOC en het LIBIS-net informaticateam, is ervoor geopteerd om de periodiekenmodule van Aleph 500 niet te implementeren. Het werken met deze module, die bovendien nog niet volledig op punt staat, zou de arbeidsprocessen eerder complexer maken dan vereenvoudigen. Bovendien werkt KADOC niet met betaalabonnementen, zodat ontbrekende nummers niet op een dwingende manier kunnen worden opgevraagd. In 2005 is deze optie uitvoerig getest. Sinds 1 januari 2006 wordt de collectie lopende tijdschriften van KADOC via het Aleph-holdingrecord beheerd. 4 In 2004 was bij wijze van experiment gestart met een onderzoeksgerichte verwerking van de tijdschriftencollectie in de onderzoeksdatabank ODIS. Sinds 2005 wordt de tijdschriftencollectie (zowel aanvullingen als nieuwe titels) zowel ontsloten in Aleph als in de onderzoeksdatabank ODIS. 5 In 2005 is gestart met de catalografie van de elektronische tijdschriften. Opslagformaat, bewaaromgeving en privacyproblematiek zijn bestudeerd, in overleg met de KADOC-informaticus en het LIBIS automatiseringsteam. In samenspraak met de catalografieverantwoordelijke van LIBISnet is het beschrijvingsformaat voor elektronische publicaties verder op punt gezet en zijn een aantal testrecords ingevoerd. Het gros van de elektronische bronnen zal in 2006 worden gecatalogiseerd Verwerving De instroom van bibliotheekmateriaal naar KADOC blijft substantieel, maar was beperkter dan in In 2005 werden naar schatting zo n volumes aan de erfgoedafdeling bibliotheek ter selectie aangeboden. ( volumes in 2004). In het kader van de ruimteproblematiek werden heel wat bibliotheekcollecties ter plaatse geselecteerd (ca volumes ( volumes in 2004). Voor 2005 springen vooral een aantal mooie aanwinsten van religieuze instituten in het oog. De congregatie van Scheut, die reeds eerder haar archief en haar missiebibliotheek op KADOC deponeerde, schonk een mooie aanvulling op de collectie publicaties in inlandse talen, die prioritair wordt verwerkt (310 titels). De privé-bibliotheken van twee eminente leden van het instituut, met name kerkhistoricus en Afrikakenner Frans Bontinck ( ) en missioloog en Japandeskundige Ernest Piryns ( ) werden aan KADOC geschonken. Ook de kloosterbibliotheken van de oblaten uit Kessel-Lo en van de benedictinessen van Affligem leverden substantiële aanwinsten op. Uit de pensionaatsbibliotheek van de zusters Ursulinen van Tildonk in Haacht werd een aantal merkwaardige getuigen verworven uit de rijke kostschooltraditie van dit religieuze instituut, dat zelfs tot in Engeland rekruteerde. Hoewel het gros van de aanwinsten afkomstig is van privé-personen en van traditionele bewaargevers, zoals de kloosterbibliotheken (37 t.o.v. 26 in 2004) en priesterjv05.indd 18 2/05/ :57:10

18 bibliotheken (18, idem in 2004) een grote rol blijven spelen, bereikt heel wat bibliotheekmateriaal ons via archiefoverdrachten. Een belangrijke aanwinst in dat opzicht was de collectie eindverhandelingen afkomstig uit de Sociale School van Heverlee. De collectie bevat zo n 2550 titels en beslaat de volledige periode Tenslotte valt op dat heel wat collega sinstellingen, bij het herbekijken van hun collectiecriteria een beroep doen op KADOC voor het veld religie, cultuur en samenleving. De Leuvense Universiteitsbibliotheek droeg een collectie van vooral 19de-eeuwse en vroeg-20ste-eeuwse publicaties rond religie over. Van CA en CDDR (Centre de Documentation et de Recherche, FUNDP- Namur) ontving KADOC een substantiële collectie actuele tijdschriften Verwerking De werking van de bibliotheekafdeling stond in het teken van de conversie naar Aleph en de interne verhuis van de collectie, waardoor het volume van de verwerkte eenheden - zoals voorzien - een stuk lager lag dan in de voorbije jaren het geval was. Ondanks deze omstandigheden werden er nog 3312 nieuwe titelbeschrijvingen gemaakt: 3221 monografieën (4586 in 2004) en 91 nieuwe tijdschrifttitels (391 in 2004). Hier bovenop werden nog eens 1066 lopende tijdschrifttitels (1097 in 2004) aangevuld en 142 aanvullingen op bestaande tijdschrifttitels gerealiseerd (209 in 2004). Vooral met betrekking tot de monografieën liggen deze cijfers een stuk hoger dan in het Jaarplan 2005 was vooropgesteld (2500: Jaarplan 2005; 2250 monografieën, 225 tijdschrifttitels). Daardoor werd voor het eerst de kaap van de verwerkte volumes is overschreden. Bij het verwerken van de tijdschriften hebben vooral de vereisten van het nieuwe datamodel een rol gespeeld. Een aantal gegevens, zoals verschijningsfrequentie, historische begin- en einddatum dienen in de databank te worden aangevuld. Dit dient retroactief en manueel te gebeuren voor de ca tijdschriftrecords die reeds in de databank aanwezig waren. Bij 623 van de 9600 titels is deze aanpassing reeds gebeurd. Ook de optie om het bezit van de tijdschriften, dat tot hiertoe nog noodgedwongen op steekkaarten was bijgehouden, in de geautomatiseerde cataloog te integreren, vergt de nodige arbeidstijd. Verder is de verwerking grotendeels verlopen volgens de prioriteiten die in het Jaarplan 2005 waren vastgelegd. 1/ Het bestand lopende tijdschriften werd aan een kritische evaluatie onderworpen. Actuele lopende periodieken (1066 titels) en actuele publicaties werden prioritair verwerkt. (ca. 400 van de 540 titels zijn verwerkt) 2/ Verder ging de prioriteit naar boekenen tijdschriftencollecties die deel uitmaakten van archiefoverdrachten. Vanuit deze optiek zijn de bibliotheekcollecties verwerkt uit de organisatiearchieven COC, LBC-VB, Boerenbond, CD&V-Kamer- en Senaatsfractie, Davidsfonds Tongeren en het legervicariaat. Ook uit de archieven van religieuze instituten (zusters van Barmhartigheid Ronse) en uit een aantal persoonsarchieven (van o.m. mgr. Alfred Daelemans, de politici Jan Verroken en Trees Merckx-Van Goey, de vakbondsman Rik de Groe e.a.) werden prioriteiten verwerkt. 3/ Gezien de sterke positionering van het Centrum op het terrein van de religieuze instituten wordt ernaar gestreefd om jaarlijks minstens één deelcollectie uit een bibliotheek van een religieus instituut te verwerken. Sinds 2004 wordt de Historische Bibliotheek Missiologie van de Vlaams-Nederlandse Provincie C.I.C.M. van Scheut systematisch, maar stapsgewijs ontsloten. De collectie scripta confratrum die een nauwe band vertoont met het archief werd vanuit de congregatie verder aangevuld met een unieke reeks publicaties in inlandse talen. De collectie werd prioritair verwerkt, wat 310 nieuwe titelbeschrijvingen opleverde. Zoals gepland werden ook de missiologische kernreeksen uit de missiebibliotheek van de Scheutisten ontsloten. 19 Een belangrijke operatie, al gestart in 2003, was de tijdelijke overdracht van de bibliotheek van de Gentse Sint-Lucasschool, met het oog op de uitwerking van een herbestemmingsvoorstel. De herbestemmingslijst van de boeken die zich in het Broederklooster bevonden, is in 2005 afgerond (ca titels) en werd aan de bibliothecaris van de Sint-Lucasbibliotheek voorgelegd, zodat zij hieruit haar prioriteiten kon kiezen. Het herbestemmingsvoorstal zal begin 2006 aan de Raad van Beheer van de Sint- Lucasscholen worden voorgelegd. Het herbestemmingstraject zal verder worden uitjv05.indd 19 2/05/ :57:10

19 Jaarverslag gevoerd, maar de publicaties en tijdschriften die aan KADOC worden toegewezen, zullen pas in de loop van 2006 en 2007 kunnen worden verwerkt. De lijst van dubbelen blijft een interessante manier om publicaties die niet in de collectie thuishoren of er dubbel aanwezig zijn een nieuwe en nuttige bestemming te geven. Het is een manier die ook door achterban van schenkers en bewaargevers sterk wordt gewaardeerd. In 2005 zijn opnieuw twee lijsten verschenen (1 in 2004), waardoor een 2400-tal boeken een zinvolle bestemming kregen. 4/ De verwerking van de reeksen kreeg een stevige impuls. Dit leverde 1153 nieuwe titelbeschrijvingen op (545 in 2004). Er werden 203 nieuwe reeksen verwerkt (62 in 2004) en 195 aanvullingen op bestaande reeksen gerealiseerd (55 in 2004). 5/ Categorieën die manueel worden bijgehouden, werden verder op punt gesteld. De collectie werd aangevuld met een mooie reeks huishoudagenda s van het Wit- Gele Kruis (95 stuks). Veel energie ging ook naar het manuele verwerken van de regionale edities van de Volksmacht met het oog op het uitbesteden van deze bladen voor digitalisering. De stapsgewijze integratie van de kerncollectie congressen, jaarverslagen, programma s en jaarboeken (de zgn. KX-collectie) in de geautomatiseerde cataloog blijft een prioriteit. De hoofdbronnen zullen verder worden ontsloten, vooral m.b.t. de christelijke centrales. Ook rond KVLV, hoeve- en plattelandstoerisme en onderwijs werden substantiële aanwinsten verwerkt. Aansluitend op de onderzoeksactiviteiten van het Centrum werden heel wat jaar- en activiteitsverslagen van het Wit-Gele Kruis en vooral van de groep CO ontsloten. Sinds 2004 is de onderzoeks- en referentiedatank ODIS een belangrijk instrument bij de ontsluiting van de KX-collectie. De resultaten van het arbeidsintensieve opzoekingswerk, dat gepaard gaat met de zoektocht naar de historiek en het organogram van soms weinig bekende organisaties, samen met de biografieën van hun leidinggevende figuren, worden systematisch in ODIS ingebracht. In 2005 werd alle informatie die betrekking heeft op de congressen en die al via de bibliotheekcataloog was ontsloten, volledig retroactief in de onderzoeksdatabank ODIS geïntegreerd. Dit leverde voor de ODIS-databank 1038 substantiële toevoegingen op (330 in 2004), m.n. 868 publicaties en 170 organisaties Dubbelen 20 jv05.indd 20 2/05/ :57:10

20 3. Onderzoek en publicaties 3.1. Algemeen Als interfacultair Centrum van de K.U.Leuven, gecreëerd door alle faculteiten van de groep Humane Wetenschappen, ontwikkelde KADOC zich in de twee laatste decennia tot een multidisciplinair onderzoekscentrum van nationaal en toenemend internationaal belang. De onderzoeksactiviteiten van KADOC zijn vanzelfsprekend geënt op het centrale themaveld Religie, Cultuur en Samenleving. KADOC stimuleert en ondersteunt wetenschappelijk onderzoek terzake, maar neemt ook zelf initiatieven. Nieuwe onderzoeksterreinen worden aangesneden en ontwikkeld. Via concrete onderzoeksprojecten worden coherente syntheses gerealiseerd. KADOC vervult een belangrijke functie als wetenschappelijke agora, ondersteund door alle faculteiten van de groep Humane Wetenschappen van de K.U.Leuven. Het KADOC-onderzoek genereert grensverleggende inzichten, o.m. inzake verzuiling, sociale organisatie- en natievorming, kunst en architectuur als uiting van culturele en ideologische identiteit en het belang van het ultramontanisme en de conservatieve onderstroom in de Belgische samenleving. Wegens zijn algemeen erkende expertise wordt het Centrum in toenemende mate verzocht om de leiding te nemen of de coördinatie te verzorgen van internationaalcomparatieve en multidisciplinaire onderzoeksprojecten en netwerken. KADOC organiseert op regelmatige basis internationale en comparatieve colloquia, workshops, symposia en seminaries. De handelingen van deze wetenschappelijke bijeenkomsten worden ook meestal gepubliceerd. Ze versterken bovendien de wetenschappelijke netwerking vanuit het Centrum en resulteren vaak in de totstandkoming van een stabiele onderzoekscommissie of gemeenschap met perspectieven op middellange en lange termijn. De belangrijkste wetenschappelijke bijeenkomsten georganiseerd door KADOC in 2005 waren: - een studiedag Bedreigd en gered. Studiedag over architectuur- en atelierarchieven (27 mei): Op het programma stonden vier lezingen. Tom Avermaete (CVAa) stelde de werking van het CVAa voor. Hij stond stil bij de problematiek van de archieven van privé-architecten(bureaus). Over het belang van dergelijke archieven voor het wetenschappelijke onderzoek en de monumentenzorg sprak Anna Bergmans (UGent/VIOE). Zij belichtte in het bijzonder het archief van Oscar Algoet. Godfried Kwanten (KADOC) gaf een stand van zaken van de ontsluiting van de collecties (archief, bibliotheek en tekeningen) van de Gentse Sint-Lucasschool, terwijl Rie Vermeiren (KADOC) inging op de specifieke aanpak van kunstenaarsarchieven. De studiedag wordt afgesloten met een bezoek aan de tentoonstelling Bedreigd en gered. Middeleeuwse muurschildering op negentiende-eeuws papier. - een internationale workshop in Fribourg (CH), Religious Institutes and Catholic Culture in the 19th and 20th Centuries (8-10 september); - en een internationaal colloquium rond Le rationalisme architectural à l âge industriel (17-19 november). De multidisciplinaire seminariecyclus Religie en samenleving sinds 1750 bestaat al enkele jaren en functioneert goed. Telkens wordt een stelling, die niet alleen historisch, maar ook interdisciplinair relevant is, aan de deelnemers voorgelegd en bediscussieerd. Vóór elke sessie wordt aan alle ingeschreven deelnemers een tekst bezorgd, die als uitgangspunt voor de discussie kan fungeren. Doelgroep zijn onderzoekers van binnen en buiten de K.U.Leuven. In 2005 vonden twee sessies plaats, m.n. :Jane Garnett (Wadham College, Oxford), Classical Economics and the Quality of Life: Nineteenth-Century Debates (17 maart) en Daniele Menozzi (Scuola Normale Superiore, Pisa), Spiritualité, liturgie et politique: le règne social de Christ entre XIXe et XXe siècle (21 april). KADOC biedt sinds vele jaren ook inhoudelijke begeleiding en vanzelfsprekend documentaire ondersteuning aan doctorale proefschriften die tot stand worden gebracht binnen en buiten de K.U.Leuven, voornamelijk in de wetenschapsdomeinen Geschiedenis, Kunstgeschiedenis en Politieke Wetenschappen. Een mooi voorbeeld hiervan is het proefschrift Meetzucht en mateloosheid. Kunst, religie en identiteit in Vlaanderen tijdens het interbellum dat eind december 2005 werd verdedigd door Rajesh Heynickx (promotor Jan De Maeyer, co-promotor Bart Verschaffel). 21 jv05.indd 21 2/05/ :57:10