Gemeente Sint-Martens-Latem. Functiebeschrijving

Transcriptie

1 Functie Graadnaam: diensthoofd Functienaam: Deskundige patrimonium Functiefamilie: coördinerend deskundigen Functionele loopbaan: B1-B3 Afdeling: Grondgebiedzaken Dienst: Patrimonium Subdienst: Code: Doel van de entiteit De afdeling grondgebiedzaken heeft als doel de gehele ruimte en de infrastructuur van de gemeente te beheren, te onderhouden en nieuwe infrastructuur te voorzien en duurzaam te ontwikkelen. Ze werkt hierbij volgens een doordachte visie. De Buitendienst beheert het gemeentelijk patrimonium op een duurzame wijze. Plaats in de organisatie Werkt onder leiding van en rapporteert aan: afdelingshoofd Grondgebiedzaken Geeft leiding aan: alle medewerkers van de dienst Voor kennisname Schrijf voor kennisname, vul datum en naam in en plaats uw handtekening Personeelslid Direct Leidinggevende Voor kennisname Datum Handtekening Naam 22/10/2010 pagina 1 van 6

2 Kernresultaten Coördinatie van de entiteit Instaan voor de oordeelkundige planning, organisatie en opvolging van de werking van de entiteit en deze vertalen naar concrete doelstellingen voor de directe medewerkers. Doel: continuïteit en kwalitatieve werking van de entiteit garanderen zorgen voor de maandelijkse planning van de werkzaamheden tijdig opstarten, zorgvuldig (doen) toepassen en opvolgen van de diverse projecten en administratieve procedures nemen van ambtelijke eindverantwoordelijkheid van alle beslissingen binnen de entiteit instaan voor de continuïteit van de entiteit uitwerken van procedures voor het vlotte verloop van de werkzaamheden binnen de entiteit toepassen van en waken over het correcte en efficiënte gebruik van de gereedschappen, materiaal en middelen kwaliteitszorg implementeren en opvolgen coördineren en opvolgen van specifieke belangrijke dossiers en projecten organisatie van de voorbereiding van de dossiers van de entiteit die aan de bestuursorganen moeten worden voorgelegd zorgen voor een projectmatig en gestructureerde aanpak van het werk Coördinatie, opvolging en controle uitbestede werken Het voorbereiden, uitwerken en controleren van uitbestede patrimoniumwerken. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken het organiseren van planningsvergaderingen en het uitwerken en opvolgen van een planning controleren van vorderingsstaten verantwoordelijk voor de definitieve oplevering der werken tijdig opstarten, zorgvuldig toepassen en opvolgen van de diverse overheidsopdrachten en procedures binnen de entiteit controle en opvolging van werken uitgevoerd door nutsmaatschappijen: controleren naar kwaliteit, kwantiteit en timing bijwonen van de werfvergaderingen met aannemers opvolging werven opmaken van plaatsbeschrijvingen contacten met studiebureaus en aannemers van werken beoordelen van de inschrijvingen, vergelijking van offerten, ontwerp van gunningsbesluiten 22/10/2010 pagina 2 van 6

3 controle van de eigen dossiers op naleving wetten, reglementeringen en vergunningen opmaken en opvolgen van werkbrieven/ werkopdrachten Coördinatie, opvolging en controle van de werken in eigen beheer Controle en opvolging van de werken in eigen beheer, bijgestaan door de werkleiders / ploegbazen van de verschillende subdiensten. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief gebruik van de gemeentelijke middelen conform de wettelijke bepalingen en afspraken inschatten van personeel, benodigd materiaal, tijdsbesteding planning van de werken en nacalculatie opdat de werken in eigen beheer tijdig en juist zouden worden uitgevoerd coördineren van de dagelijkse activiteiten van de dienst en waken over de uitvoering van de opdrachten coördineren van de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse planning van de werkzaamheden, rekening houdend met de lokale toestand en met de voorhanden zijnde werklieden en materialen instaan voor de administratieve voorbereiding en opvolging begeleiden en optimaal inzetten van medewerkers zorg dragen dat de materialen optimaal ingezet worden Bescherming werkplaats De coördinatie van de preventie en bescherming op de werkplaats Doel: garanderen van de veiligheid op het werk rondgang van de gebouwen onderzoeken van arbeidsongevallen contacten met de preventieadviseur over psychosociale aspecten op het werk contacten met de externe dienst voor preventie en welzijn op het werk opstellen van verslagen wat betreft de installaties, de machines, de gemechaniseerde werktuigen en de individuele of collectieve beschermingsuitrustingen coördineren risicoanalyse pyscho-sociale aspecten contacten met de arbeidsinspectie en keuringsorganisaties sensibiliseren van de werknemers, voorlichting en vorming van de werknemers inzake de voorkoming van arbeidsongevallen en beroepsziekten voorbereiden en opmaken van een globaal veiligheidsplan aanspreekpunt voor thema's ivm veiligheid begeleiden en uitwerken van verschillende veiligheidsprojecten 22/10/2010 pagina 3 van 6

4 Advisering veiligheid en welzijn op het werk Adviezen verstrekken over veiligheid en welzijn op het werk aan de diverse organen binnen de organisatie. Doel: ondersteunen van de organisatie bij haar beleid in het kader van welzijn en veiligheid op het werk verstrekken van adviezen bij aankopen verstrekken van adviezen bij het toezicht, het onderhoud en het gebruik van individuele en collectieve beschermingsmiddelen, machines en installaties op vraag advies geven aan de leden van het comité voor veiligheid, gezondheid en verfraaiing van de werkplaatsen of, bij ontstentenis aan de leden van de syndicale afvaardiging opmaken en/of coördineren van het globaal preventieplan Beheer en regie gebouwen en gronden Coördinatie, planning, uitvoering en opvolging van het dagelijks operationeel beheer van de gebouwen en geklasseerde monumenten. Doel: bijdragen tot een efficiënt en effectief patrimoniumbeheer volgens de door het bestuur vooropgestelde kwaliteitsnormen en doelstellingen planning en coördinatie van het onderhoud van de gebouwen leiding en coördinatie van renovatie-, restauratie en nieuwbouwprojecten inventarisatie van de gebouwen, hun technische installaties, onderhoudsverplichtingen, opstellen van beheersplannen voor het onderhoud van de gebouwen en geklasseerde monumenten verlenen van technisch advies aan andere entiteiten en overheden met betrekking tot gebouwen opvolging technische dossiers i.v.m. de gebouwen die eigendom zijn van de kerkfabrieken coördineren en opvolgen van dagelijkse meldingen m.b.t. gebouwen aankoop en verkoop van gronden en gebouwen voor het bestuur Veiligheidscoördinatie Controle op de naleving van de veiligheidsvoorschriften. Doel: ervoor zorgen dat het supplementair risico dat ontstaat als gevolg van de interactie van verschillende aannemers wordt ingedijkt het opstellen van een gezondheids- en veiligheidsplan controle op de werken het bijhouden van een coördinatiedagboek 22/10/2010 pagina 4 van 6

5 Voorbereiding bestuursorganen Voorbereiding van dossiers en agendapunten voor de bestuursorganen. Doel: het voorleggen van informatieve en te beslissen agendapunten en dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming binnen de eigen entiteiten voorbereiden en afwerken van dossiers zorgen voor een goede informatiedoorstroming naar de andere entiteiten Technische kennis en expertise Zich voortdurend op de hoogte houden van de technische ontwikkelingen m.b.t. de functie; deze assimileren en implementeren binnen de eigen ploeg. Doel: zorgen dat de procedures en de werking altijd gekend is de nodige vakkennis opdoen de opgedane kennis integreren in de werking van de entiteit zorgen dat de kennis ook geactualiseerd wordt zorg dragen dat de veiligheidsprocedures gekend zijn Budgetbeheer Waken over het opstellen en opvolgen van budgetvoorstellen van de entiteit. Doel: behalen van de financiële doelstellingen van de organisatie inzetten van de beschikbare middelen op de meest efficiënte manier aanbrengen van voorstellen naar optimalisatie in uitvoering m.b.t. middelen en kosten zorgen voor een gefundeerd, samenhangend, tijdig en nauwkeurig budgetvoorstel en voor een accuraat budgetbeheer en -controle advies verlenen Wetgeving en regelgeving Zich op de hoogte houden van de ontwikkelingen rondom de wetgeving en regelgeving van belang voor de entiteit. Doel: de entiteit voorzien van de nodige kennis voor het uitvoeren van de taken de nodige vakkennis opdoen en de opgedane kennis integreren in de werking van de organisatie vertalen van wetgeving en regelgeving in richtlijnen naar de medewerkers van de eigen entiteit briefen van de medewerkers om het benodigde kennisniveau op peil te houden 22/10/2010 pagina 5 van 6

6 grondig voldoende elementair gradatie 3 gradatie 2 gradatie 1 Verruimende bepaling: op vraag van de direct leidinggevende verricht de werknemer ondersteunende taken van de eigen dienst of van andere diensten. Functieprofiel De definities en gradaties van de technische en gedragscompetenties worden ter beschikking gesteld in de competentiegids. Per competentie worden 3 gradaties onderscheiden. Een hogere gradatie impliceert steeds dat de lagere gradatie ook is verworven. Technische Competenties Gradatie Cluster Competentie Management en beleid Financieel management Strategisch management PC-Vaardigheden Rekenbladen (Excel) Software eigen aan de functie Tekstverwerking (Word) Werking en werkmiddelen Procedures en procesbeheer Werking van de organisatie Wetgeving en regelgeving Wetgeving en regelgeving m.b.t. de functie Gedragscompetenties Gradatie Cluster Beheersmatige vaardigheden Informatieverwerkend gedrag Competentie Plannen en organiseren Analytisch denken Conceptueel denken Interactief gedrag Mondelinge communicatie Teamwerk en samenwerken Leiderschap Coaching Persoonsgebonden Kwaliteit en accuraatheid gedrag Probleemoplossend Klantgerichtheid gedrag Waardegebonden gedrag Integriteit 22/10/2010 pagina 6 van 6