Een nieuw gedragen risicogestuurd onderhoudsconcept binnen farma Medewerkers bepalen succes

Transcriptie

1 12 JAARGANG 7 NUMMER 18 SEPTEMBER 2012 Een nieuw gedragen risicogestuurd onderhoudsconcept binnen farma Medewerkers bepalen succes Door: Cor Soetens Asset Management Senior Consultant / Jan Kamphuis Directeur Gildestraat AG Heerhugowaard T +31 (0) F +31 (0) E info@traduco.nl I Traduco werkt vanuit Heehugowaard en Rotterdam Indien u niet meer geïnteresseerd bent in het ontvangen van onze nieuwsbrief, kunt u dit aangeven met een kort mailtje naar info@traduco.nl. Wij zullen u dan van de mailinglijst verwijderen. Résumé Figuur: IPPC-Model Waar (ervarings)deskundigen het woord chaos in de mond nemen als er gesproken wordt over iteratieve ontwikkelingsprocessen, geloof ik absoluut in de beheersbaarheid en de kracht van de werkwijze. Op basis van gemeenschappelijke variabelen uit het GOKITR landschap, strategisch geclusterd en geprioriteerd, en het primitieve iteratieve ontwikkelingsproces is binnen het IPPC-Model een project control model gebouwd dat houvast en (bij) sturingsmogelijkheden biedt gedurende het gehele project. De juistheid van deze interpretatie en zienswijze werd uiteindelijk ook als zodanig bevestigd en gedeeld door de examencommissie na de mondelinge verdediging van mijn afstudeerpaper. Traduco actief in de farmaceutische sector Bij een internationaal, breed georiënteerd healthcare bedrijf, dat zich richt op het ontdekken, ontwikkelen, produceren en verkopen van farmaceutische en medische producten verleent Traduco ondersteuning bij de invoering van Asset Management. In het bedrijf worden medische producten vervaardigt die bestaan uit diagnostische middelen, medische apparatuur en voedingsproducten. Al decennia lang werkt het bedrijf aan nieuwe technologieën en behandelingen om zo de medische wetenschap verder te brengen en mensen te helpen om hun gezondheid te verbeteren. De Nederlandse vestiging In Nederland onderhoudt het bedrijf het logistieke hart voor de diverse (inter) nationale distributielijnen, van waaruit producten worden gedistribueerd naar ziekenhuizen en zorginstellingen. Men heeft hier ook een omvangrijke productievestiging waar tientallen verschillende voedingsproducten op het gebied van kindervoeding, dieetvoeding en met name klinische voeding wordt geproduceerd. Aanleiding tot project Sinds 2010 heeft onderhoud internationaal meer aandacht gekregen binnen het bedrijf met het Maintenance Excellence programma. Binnen het bedrijf heeft dit geresulteerd in een verbeterde structuur en positie van de onderhoudsafdeling. Hierbij wordt onder andere de rol van maintenance engineering vergroot en worden monteurs breder inzetbaar gemaakt. Binnen dit programma wordt tevens aandacht gegeven aan verbetering van onderhoudsplannen voor productielijnen. Het Maintenance Excellence programma heeft meerdere doelen, waaronder de productiecapaciteit van de individuele productielijnen vergroten en kennis van monteurs en operators vergroten. Bovendien wordt met dit programma de technische bedrijfsvoering van het bedrijf meer in lijn gebracht met nieuwe richtlijnen en inzichten in de farmacie. Daarnaast wil men in alle gevallen aantoonbaar kunnen maken welke maatregelen worden genomen om geïnventariseerde risico s optimaal te beheersen. Binnen de farmaceutische industrie is dit essentieel vanuit het oogpunt veiligheid voor gezondheid van de mens. >> In dit nummer: Een nieuw gedragen risicogestuurd onderhoudsconcept binnen farma Traduco overhandigt kunst Traduco sponsort Alpe d HuZes Themamiddag AMprover 13 oktober 2012 Seminar AM naar 2013 Afstuderen Andries van Unen AM PERSPECT I VE I S EEN KWART AAL UIT G AVE VAN T RADUCO ASSET MANAG EMENT T : RADUCO. NL

2 2 3 Figuur Menu : Opdrachtformulering Traduco heeft na een intern selectieproces opdracht gekregen een op risico gebaseerd onderhoudsplan te ontwikkelen voor een aantal productielijnen waarop kritische producten worden vervaardigd. Een belangrijk punt hierbij is dat men beter inzicht zal krijgen in lijnrisico s die ontstaan door storingen en welk onderhoud hierbij kosteneffectief zal zijn. De preventieve onderhoudstaken van dit onderhoudsplan zullen door het bedrijf in het aanwezige onderhoudsbeheersysteem worden geborgd. Blijken aanvullende instructies voor onderhoud en productievoering nodig, dan worden deze door het bedrijf in het kwaliteitssysteem opgenomen als 1-puntslessen en aangepaste procedures. Beschrijving Asset Baseline Management traject Tijdens de FMECA/RCM analyse sessie zijn door medewerkers lijnrisico s in kaart gebracht en relevante maatregelen benoemd om risico s te reduceren tot een acceptabel niveau. In deze sessies wordt een beroep gedaan op de actuele kennis en ervaring van betrokkenen door storingsgedrag, storingsoorzaken en best passende maatregelen te bepalen zonder hulp van onderhoudsdocumentatie. In werkpakket sessies zijn deze maatregelen aangevuld met vulling vanuit het onderhoudssysteem, OEE gegevens en onderhoudsboekwerken. Tevens zijn hierbij tijdsduur, uitval van productietijd, kosten voor reservedelen en onderhoudstaken bepaald met als doel inzicht te krijgen in tijdsbesteding en tijdsverliezen. In een afsluitende optimalisatie sessie is het nieuwe onderhoudsplan geoptimaliseerd tot een kosteneffectief en werkbaar onderhoudsplan. Hierbij is gekeken naar effecten van het nieuwe onderhoudsplan op het huidig storingsbeeld van de vullijnen en de verhouding tussen onderhoudskosten en de kosten van lijnrisico s. AMprover, het door Traduco ontwikkelde softwarepakket, waarborgt een consistente opbouw van elke risicoanalyse en maakt het uitvoeren van complexe berekeningen eenvoudig. Figuur: Bij de FMECA-analyse wordt gebruik gemaakt van een risicomatrix in AMprover Projectstrategie Plan van aanpak Het op risico gebaseerde onderhoudconcept is ontwikkeld met inzet van het Traduco Asset Baseline Management traject. In dit traject is met behulp van de risicoanalyse software AMprover een FMECA/RCM-analyse uitgevoerd. Het geleverde resultaat bestaat uit de oplevering van een op risico afwegingen kosteneffectief werkpakket wat in het onderhoudsbeheersysteem is ondergebracht. Onder coördinatie van de Maintenance Engineer en begeleid door Traduco hebben gemeenschappelijke sessies plaatsgevonden waarbij kennis van monteurs, maintenance engineers en gespecialiseerde operators gebundeld zijn tot een efficiënt en geaccepteerd onderhoudsplan. >> Vanwege efficiëntie en motivatie afwegingen heeft het bedrijf de voorkeur uitgesproken om het Asset Baseline Management traject op afzonderlijke procesdelen van de productielijnen uit te voeren. Door focus op een volledige optimalisatie van afzonderlijke procesdelen zal de groep deelnemers gedurende de looptijd van het project vlot resultaat van de inspanning ervaren. Daarnaast zal door de medewerkers ervaring worden opgedaan met de implementatie, de borging en het levend krijgen van het vernieuwde onderhoudsplan in de productie- en onderhoudsorganisatie. Resultaten Traduco heeft met betrokken medewerkers in een half jaar tijd twee productielijnen behandeld. Hoewel FMECA/RCM-trajecten bekend staan om hun diepgang en intensiviteit, bleven de medewerkers enthousiast over de resultaten die zij als groep behaalde. In wekelijks georganiseerde sessies raakten monteurs, engineers en operators meer betrokken met elkaars werk en problemen. Doordat deelnemers zelf de invulling van hun eigen onderhoudssysteem in handen hadden, ontstond een nieuw, beknopter op risico gebaseerd onderhoudsconcept op basis van hun eigen kennis en ervaring. >>

3 4 5 Een sprekend voorbeeld hoe positief deelnemers het Asset Baseline Management traject hebben ervaren is de volgende terugkoppeling die het management kreeg: Ik vind het zéker zinvol zoals we nu met elkaar, productie en technische dienst, de zaak hebben uitgediept. We zijn er natuurlijk nog niet maar een mooi begin kun je dit wel noemen denk ik. En we zijn toch ook wel tegen dingen aangelopen die we van elkaar (nog) niet wisten. Naast een onderhoudsplan in het onderhoudsbeheersysteem leverde de inspanning bij het bedrijf het volgende op: tijdsindeling en verwachte tijdswinst van korte en lange termijn onderhoud is inzichtelijk, waardoor een nauwkeurige (tijds)planning van werkzaamheden in shut down en spaarzame uren buiten productietijd ontstaat; lijnrisico s met bijhorende beheersmaatregelen zijn inzichtelijk gemaakt door preventieve onderhoudstaken en kritische reservedelen in een risicoregister. Hiermee geeft het bedrijf transparantie naar klanten, normstellers en wetgevers; kosteneffectieve modificaties zijn vastgesteld waar vanuit businesscases bepaald zijn; relevante kwaliteitspunten zijn verzameld en met actieplan direct in werking gezet; eenvoudige modificatie en procedure aanpassingen zijn bepaald, waarmee de productielijn meer betrouwbaar wordt en betrokken medewerkers direct resultaat van hun inspanning zien; de basis is gelegd voor een gedegen continu verbeterproces. Continu verbeteren Om het nieuwe onderhoudsplan actueel en levendig te houden, en verbeteringen aantoonbaar te maken organiseert de Maintenance Engineer elke twee maanden een continu verbetersessie met betrokken medewerkers van de productielijnen. Gedurende deze sessies nemen zij de meest opvallende storingstrends, storingsoorzaken en -gevolgen met elkaar door. Hierbij maken zij gebruik van technische storingregistraties in het onderhoudsbeheersysteem en operationele storingsregistraties uit het OEE systeem. Tenslotte bepalen zij aanpassingen in het onderhoudsplan en verwerken deze in het onderhoudsbeheersysteem, procedures of werkinstructies. Ter afsluiting De deelnemers en Traduco hebben inmiddels de resultaten van hun inspanning gepresenteerd aan het operationele en aan het plant management team. Het management heeft zich bijzonder positief uitgelaten over de behaalde resultaten en heeft haar goedkeuring gegeven ook voor andere lijnen het Asset Baseline Management traject uit te rollen. De naam Traduco is binnen het bedrijf synoniem geworden voor het pragmatisch oplossen van problemen door gestructureerd en bondig onderzoek, waarbij men heeft ervaren dat met behulp van de risicoanalyse software AMprover snel en efficiënt op risicogebaseerde onderhoudsconcepten kunnen worden ontwikkeld. Traduco heeft bij de hierboven beschreven case de door haar zelf ontwikkelde AMprover software ingezet voor het ontwikkelen van risico gebaseerde onderhoudsconcepten. Hierbij is de FMECA/RCM-analyse als een van de vele software functionaliteiten gebruikt. Bij verantwoorde risicobeheersing draait alles om het borgen van uw veiligheid en kwaliteit. Dat begint bij uw product en het functioneren van fysieke bedrijfsmiddelen. Maar kijkt ook naar de werkprocessen, systemen, mensen, regelgeving en milieu. AMprover geeft u inzicht op de diverse risico-vraagstukken. Het geeft u richting in het bepalen van de juiste risicoge-stuurde beheer en onderhoudsstrategie. Het geeft u de onderbouwing de juiste kosteneffectieve maatregelen te nemen die het best aansluiten op uw bedrijfsspecifieke situatie. Figuur Preventive actions Om u kennis te laten maken met de talrijke mogelijkheden die AMprover u biedt organiseert Traduco op 31 oktober 2012 een themamiddag AMprover (zie bladzijde 9). Voorzorgmaatregelen worden zorgvuldig gewogen en vastgelegd in AMprover. >>

4 6 7 Traduco overhandigt kunst Over Traduco Cees Tommel en Sjoerd Sjoerdsma van Keyrail In juni van dit jaar heeft Traduco twee van haar klanten in het zonnetje gezet met de overhandiging van schilderijen. Traduco is een deskundige en betrouwbare partner die haar opdrachtgevers ondersteunt bij de definitie, invoering en borging van Asset Management. De doelstellingen van de opdrachtgever staan hierbij altijd centraal. Dat zijn doelstellingen op het gebied van mens, maatschappij, informatie en financiën. Bij de ontwikkeling van Asset Management kijkt Traduco naar indicatoren als beschikbaarheid, betrouwbaarheid, productiviteit, benutting, eco-efficiëntie en levensduurkosten. Erwin Rademaker en Paul de Beijer van Havenbedrijf Rotterdam Havenbedrijf Rotterdam Ook het Havenbedrijf Rotterdam kreeg een schilderij om het aangegane 10-jarig samenwerkingsverband Kademuur Modellering Systeem (KMS) tussen het Havenbedrijf Rotterdam, Simco Technologies en Traduco te vieren. Paul de Beijer, directeur, en Erwin Rademaker, projectleider KMS, hebben het schilderij in ontvangst genomen. Keyrail Voor het 5-jarig bestaan van Keyrail heeft de directie van Traduco dit schilderij overhandigd aan Cees Tommel en Sjoerd Sjoerdsma. De schilderijen zijn in opdracht gemaakt in een figuratief abstracte stijl bij kunstschilder Dick van de Velde uit Zeeland. De schilderijen zijn toegespitst op de assets van deze bedrijven. Website: Waarom Traduco? U kiest Traduco, omdat zij heel snel kan laten zien wat de risico's zijn en welke kosten daarmee samenhangen. Daarmee onderscheidt zij zich duidelijk van andere bureaus in de markt. U kiest Traduco ook om haar mensen: doorgewinterde praktijkmensen met een scherp oog voor de behoefte van de opdrachtgever. Medewerkers van Traduco zijn gemotiveerd, hebben kennis van zaken en zijn betrokken bij hun projecten en de mensen waarmee zij werken. Zij begrijpen als geen ander dat de mens de succesfactor is als het gaat om Asset Management. Waar staat Traduco in de wereld van morgen? Traduco wil zich ontwikkelen tot een toonaangevende, internationaal opererende organisatie op het gebied van Asset Management. Overheid en bedrijven zien Traduco als autoriteit op dit gebied en weten dat zij een unieke meerwaarde biedt als het gaat om het beheersen van risico's en het slimme beheer van fysieke bedrijfsmiddelen.

5 8 9 Traduco sponsort Alpe d HuZes Themamiddag AMprover Erik Begeman en Olivier Verwest Alpe d'huzes is een actie waarbij deelnemers, alleen of in een team, geld bijeen brengen waarmee zij een bijdrage leveren aan de strijd voor de overwinning op kanker. Onder het motto "Opgeven is geen optie" wordt op één dag de legendarische Alpe d'huez tot 6 keer aan toe beklommen. Een bijna onmogelijke opgave. Toch lukte het al heel veel deelnemers, zelfs een aantal (ex-) kankerpatiënten. Sinds de start in 2006 is jaar op jaar een nieuw recordbedrag aan sponsoring opgehaald. Vanaf de eerste keer van de actie in 2006 wordt 103% van alle sponsorgelden aangewend voor onderzoek. In onze vorige nieuwbrief heeft u kunnen lezen dat wij op woensdagmiddag 19 september 2012 een themamiddag wilden organiseren rondom ons softwaretool AMprover. Wij hebben de datum gewijzigd. De themamiddag vindt nu als volgt plaats: Datum woensdagmiddag 31 oktober 2012 Locatie Spoorwegmuseum, Utrecht De ontvangst is vanaf uur met een lunch. Het programma vangt aan om uur. Er zullen op deze middag op een attractieve en inspirerende wijze twee aansprekende cases worden behandeld. De cases worden onderbroken door een rondleiding in het Spoorwegmuseum. We sluiten af rond uur met een netwerkborrel. AM seminar Traduco verplaatst naar 2013 In onze nieuwbrief van juni heeft u kunnen lezen dat wij voornemens waren op 31 oktober 2012 een Asset Management seminar te organiseren. Helaas moeten wij deze datum uitstellen tot begin 2013 vanwege drukke programma's van de betrokken partijen. Traduco heeft deze actie gesponsord en in juni 2012 heeft Olivier Verwest actief deelgenomen aan de Alpe d'huzes. Onze doelgroep voor deze middag richt zich voornamelijk op directie, management, asset owners, asset managers en beheerders op strategisch en tactisch niveau. De datum 31 oktober hebben wij nu aangewend om de themamiddag, zoals vermeld in het artikel hiernaast te organiseren. Wij proberen u zo snel mogelijk meer informatie met betrekking tot datum en programma van het AM seminar te geven via onze website en/of volgende nieuwsbrief. Website Alpe d Huzes: AMprover risicoanalyse software borgt uw totale risicobeheersing in één pakket! Mis deze middag niet en meld u aan via onze website!

6 10 11 Leergang Asset Management 2013 Voorjaar: Najaar: 10/11 april 24/25 april 15 mei 29/30 mei 19 juni 25/26 september 9/10 oktober 30 oktober 13/14 november 4 december Locatie: Hotel Bergse Bossen, Driebergen Lees meer over onze leergang op onze website: Afronding opleiding tot Registered Project Controller Door: Andries van Unen Manager Finance & Offices Op vrijdag de 13e juli volgde na 1,5 jaar van inspanning de verheugende mededeling dat de Examencommissie van de Stichting Vakopleiding Project Control de adviezen van de examencommissie met betrekking tot het toekennen van een B-grade aan mijn afstudeerscriptie heeft overgenomen: missie geslaagd dus! In dit artikel wil ik u een kijkje bieden in de wereld van integrale projectbeheersing: een uitstekend hulpmiddel om frequenter projecten tijdig, binnen budget en conform de gestelde kwaliteitseisen te realiseren. Waarom deze opleiding? Project control is iedere dag anders; werken binnen projecten levert altijd dynamiek en nieuwe uitdagingen op. Als project controller moet je multidisciplinair inzetbaar zijn en er wordt altijd een onafhankelijke en kritische attitude van je verwacht. Door het voltooien van het curriculum opleiding tot RPC ben ik in mijn dagelijkse werkzaamheden binnen Traduco nog beter toegerust om de geïnitieerde projecten te beheersen vanuit de project control functie. Projecten kunnen zich namelijk vrij eenvoudig ontwikkelen tot black boxes en soms binnen autonome entiteiten tot dorpjes in Gallië. Dit is een ongewenste situatie voor alle stakeholders, dus ook voor u als opdrachtgever. Als je als financieel professional betrokken bent bij projecten wil je dergelijke scenario s zeker vermijden. Opbouw van het opleidingstraject De opleiding is opgebouwd uit twee bouwstenen. Enerzijds het volgen van (interactieve) colleges op het gebied van o.a. (project) control tools, management, recht, contracting, besluitvorming, organisatorische aspecten etc. Anderzijds het schrijven van een paper aan de hand van een praktijkcase annex real life situatie. Je leert hoe je je eigen invloed op managementbeslissingen kunt vergroten en actief kunt meedenken over het projectdoel en projectresultaat. Voor mijn eigen afstudeeropdracht heb ik de onderzoeksfase geprojecteerd op het KMS-project bij de zeer aansprekende en internationaal gerenommeerde opdrachtgever van Traduco, het Havenbedrijf van Rotterdam. >> Waarom kiezen voor integraal project control? De definitie van project control wijkt in de praktijk sterk af van de reguliere definitie van financial control. De term control binnen de definitie van project control richt zich op beheersing en vooruit kijken. Dit in tegenstelling tot de definitie van control in het kader van financial control, dat het vakgebied is waar men zich meer toespitst op controle en verantwoording in een historisch perspectief. Project control moet zich in de praktijk toespitsen op de volgende aspecten om tot juiste en volledige uitspraken te kunnen doen over het verleden en de toekomst van een project: geld, organisatie, kwaliteit, informatie, tijd en risico s. Door niet sec te sturen op basis van de klassieke aspecten kwaliteit, tijd en met name geld kunnen de projectoverstijgende (concern) belangen beter behartigd worden. Projectbelangen zijn vanuit de controllers ethiek altijd ondergeschikt aan de waarborging van de continuïteit van de (moeder)organisatie. In het kader van de werkbaarheid is het aan te bevelen dat de projectcontroller en de projectmanager een goede werkrelatie met elkaar hebben, dit bevordert het inzicht en transparantie in de voortgang van het project en de kwaliteit en volledigheid van op te leveren rapportages. In het ideale projectteam vormen de projectmanager en de projectcontroller dan ook een tandem waarbij een duidelijke overlapping aanwezig is in de wederzijdse expertise. Afstudeerpaper / onderzoek De focus van mijn afstudeeronderzoek lag op de analyse van de impact van iteratieve ontwikkelingsprocessen op control vraagstukken. Vrij vertaald vanuit het Latijn staat iteratief voor: een proces dat herhaald wordt totdat aan de gestelde voorwaarde is voldaan. In de hedendaagse projectenrealiteit wordt de herhaling van het proces vaak gestopt, voordat het einddoel wordt bereikt als gevolg van een gebrek aan tijd en/of geld Bij softwareontwikkeling wordt deze benadering vaak toegepast, de diverse op te leveren functionaliteiten of componenten worden separaat ontwikkeld, getest, gepresenteerd aan de opdrachtgever en verbeterd op basis van de feedback op hetgeen gepresenteerd wordt. Dit proces kan worden herhaald totdat de functionaliteit of de component naar tevredenheid is gemodelleerd en voldoet aan de eisen van de opdrachtgever waarna het toegevoegd kan worden aan het grotere geheel. Vanuit het streven om te komen tot een pragmatische aanpak is op basis van de kritische processen en op te leveren project (management)producten door mijzelf een model ontwikkeld waarmee op succesvolle wijze een ICT-project beheerst kan worden. Binnen het IPPC-model (zie de figuur op de volgende pagina) zijn bedrijfsprocessen, die in een eerder stadium ontwikkeld zijn, gekoppeld aan de analoge GOKITR* aspecten. >> Andries van Unen *GOKITR Geld Organisatie Kwaliteit Informatie Tijd Risico s