Addendum elink. Webfunctie voor expediteurs en vervoerders. Datum : Versienr : 3.3

Transcriptie

1 Addedum elik Webfuctie voor expediteurs e vervoerders Datum : Versier : 3.3

2 Documet ID Documet title Project Versio 3.3 Versio Date Status Documet Ower File locatio Fileame elik Addedum Expediteurs e Vervoerders Hadleidig Fial Mark Smit Addedum_eLik_EXP_TRU_v3.3.docx Documet Versio Cotrol Versio Date Author/Cotributor Descriptio of chage(s) Sader va Lokve Iitial documet Has va Roest Update after elik release Astrid vd Zwaa Mark Smit Mark Smit Update after Truckers release 2.4 Update ecsd/eu DB release 3.1 Update Allocate red shipmets to visit release 3.3 Documet Distributio ad review Versio Date Name Positio/Resposibility Mark Smit Implemetatio Maager Mark Smit Implemetatio Maager Related Documets Documet xxx.fd.e-lik Fuctioal Desig.v docx Lik Fuctioeel otwerp elik Documet: Addedum_eLik Page 2 of 17 Created o:

3 Ihoudsopgave Documet ID Itroductie elik ilogproces Aviatio Security (AvSec) Ileidig Fuctioaliteite elik AvSec elik AvSec Scearios Expediteur als elik iitiator Vervoerder (RA) met warehouse (teves elik iitiator) Haulier/Vaste Vervoerder Afhadelaar (e de Vaste Vervoerder) AvSec: gettig started ecr/elik resultate scherm Status tab AvSec detail tab Aviatio Security Assistat Create Visit Zedige koppele aa ee visit Create Trip Bijlage A Sceario s: issuig of accepted aget B AvSec idicator beslisboom Documet: Addedum_eLik Page 3 of 17 Created o:

4 1 Itroductie Met elik worde gegeves va actore (truck e chauffeur) gekoppeld aa (gegeves va de) zedige. Hierdoor ka de chauffeur aa de gate (Gate I afhadelaar), middels zij ACN-pas, zie of hij aar de Service Desk moet of dat hij zich direct bij het, op het matrix bord geoemde dock, mag melde. Mometeel meldt de chauffeur zich og bij de elik balie va de Service Desk. Bet u ee vervoerder da maakt u visits aa va Airwaybills va expediteurs e koppelt u deze aa de bijbehorede afhadelaars locatie. Bet u ee expediteur da selecteert u uw Airwaybills, maakt u ee visit aa e koppelt u deze aa de bijbehorede afhadelaar. De afhadelaar verzorgt het afsca proces va de rit. 1.1 elik ilogproces Het ilogproces voor elik wijkt af va het stadaard ecr ilogproces. Vul uw bedrijfscode, gebruikersaam e wachtwoord i zoals door Cargoaut verstrekt. U kut hier ook de taal kieze. Idie het de eerste keer is dat u ilogt (of a opleverig va ee ieuwe versie), diet u aa te geve aa welk Workstatio u zit door uw smartloxs reader ID i te vulle. De smartloxs Reader ID wordt getood i de Smartviewer waeer ee kaart wordt gescad. Idie u al eerder igelogd bet geweest, hoeft u iet opieuw aa te geve aa welk Workstatio u zit, omdat de smartloxs Reader ID wordt opgeslage i de browser (cookie). Bij twijfel of de juiste Reader ID is aagemeld kut u liksoder i het scherm zie welk Workstatio er actief is. Door te klikke op het oderstreepte Workstatio ID komt ee vester beschikbaar waari u het Workstatio ID kut wijzige. Documet: Addedum_eLik Page 4 of 17 Created o:

5 2 Aviatio Security (AvSec) 2.1 Ileidig EU resolutie 185/2010 beschrijft de security regelgevig voor de luchtvracht. Het hieri behadelde air cargo security cocept verplicht luchtvracht bedrijve om (admiistratieve) cotroles uit te voere zodat izicht wordt verkrege welke kete deelemers bij ee bepaalde zedig betrokke zij iclusief de betreffede security status va de zedig. Voor meer iformatie over de IATA Cosigmet Security Declaratio richtlije e afsprake klikt u hier. 2.2 Fuctioaliteite elik AvSec Tot de itroductie e gebruik va elik versie 3.1 (AvSec) werde bij de expediteur e de afhadelaar de security statusse hadmatig gecotroleerd (zie de verkeerslichte i figuur 1). Figuur 1: Het huidige (fysieke) export proces Vaaf elik versie 3.1 (AvSec) cotroleert e toot het elik systeem automatisch de betreffede security statusse. De volgede fuctioaliteite zij hieri opgeome: Cotrole op RA e Security Status + cotrole op RA geldigheid i EU Database; De Aviatio Security Assistat; Cotrole op de Vaste Vervoerder relatie; De ecsd audit trail/pdf visualisatie. Elke kete deelemer bevestigt de security status (door middel va de FWB of via elik) waarbij elke partij geldig diet te zij (Regulated Aget of haullier /vaste vervoerder registratie, zie ook 2.3.3). Idie er gee status wordt bevestigd of idie de partij iet geldig is wordt de status va de zedig usecure. De betreffede zedig diet vervolges gescreed te worde. Via het FWB bericht, elik e de Aviatio Security Assistat ka de ieuwe security data gecommuiceerd worde. Middels de audit trail krijge de ketedeelemers, als ook de autoriteite (KMar, NCTV, Douae), izicht i de veiligheidsstatus va ee zedig per schakel i de kete. Participerede ketedeelemers kue hiertoe i elik ee ecsd formulier i pdf formaat opvrage. Documet: Addedum_eLik Page 5 of 17 Created o:

6 2.3 elik AvSec Scearios Bie het elik proces kue grofweg 2 proces sceario s worde geïdetificeerd: Export process 1: Trucker operates as Haulier Shipper (KC) Forwarder (RA) Groud Hadler (RA) Trucker (HAULIER) elik iitiatio at Forwardig Aget (Regulated Aget): Trucker operates as Haulier (Vaste Vervoerder) Export process 2: Trucker operates as Regulated Aget Shipper (KC) Forwarder (RA) Trucker (RA) Groud Hadler (RA) Figuur 2: elik ecsd/eu DB process sceario s elik iitiatio at Truckig Compay: Trucker operates as Regulated Aget I sceario 1 wordt elik geïitieerd door de expediteur welke ee Regulated Aget (RA) is. De vervoerder opereert oder de veratwoordelijkheid va de expediteur i de rol va Haulier of Vaste Vervoerder. I sceario 2 wordt elik geïitieerd door de vervoerder welke ee RA is. Vauit ee aviatio security perspectief opereert de vervoerder vauit zij eige veratwoordelijkheid. Voor de oderstaade elik rolle worde de security statusse gemoitord te behoeve va ee volledige audit trail: 1. elik Iitiator 2. elik Vervoerder 3. elik Afhadelaar Expediteur als elik iitiator Zodra de expediteur ee elektroische Airwaybill (FWB versie 16) istuurt, iclusief de beodigde e correcte security gegeves, beschouwt het elik systeem de expediteur als veratwoordelijke e issuig aget. Dit wordt dieovereekomstig getood i het pdf ecsd formulier. Ook de RA geldigheid wordt door het systeem gecross-checkt met de EU database. De elik iitiator maakt ee visit e ee trip aa e koppelt deze aa de ACN pas va de chauffeur. Idie er ee Vaste Vervoerder relatie va toepassig is met de vervoerder zal het systeem ee cotrole uitvoere op de ACN (HAULIER) DB Vervoerder (RA) met warehouse (teves elik iitiator) elik gaat er i de basis vauit dat waeer ee vervoerder als elik iitiator opereert, de vervoerder wel warehouse activiteite uitvoert (vervoerder is RA). De vervoerder eemt da de veratwoordelijkheid over i het kader va security wetgevig. De vervoerder geeft zij security verklarig af via het aamake va ee elik visit e trip. De FWB (versie 16) is da reeds door de expediteur igestuurd e secure bevode. Idie de zedig iet secure is (bijvoorbeeld vawege ee oudere FWB versie) da ka de vervoerder (RA) via het ecsd formulier de zedig alsog secure make. De vervoerder (RA) wordt i dit geval de issuig aget Haulier/Vaste Vervoerder Te behoeve va de security wetgevig heeft ACN ee Vaste Vervoerders database igericht (of HAULIER Database). Dit bevat de relatie tusse RA e de Vaste Vervoerder(s). Deze database is odig omdat er vervoerders zij die gee veratwoordelijkheid va de zedig overeme, maar allee i opdracht va ee RA het vervoer facilitere. De zedig va de RA zal de loods va de vervoerder iet rake. I dat geval is ee Vaste Vervoerder relatie voldoede. Documet: Addedum_eLik Page 6 of 17 Created o:

7 2.3.4 Afhadelaar (e de Vaste Vervoerder) I het kader va de security wetgevig heeft elke RA de opdracht om de voorgaade stap i de kete te cotrolere. E de goedere vervolges secure te verklare. De afhadelaar oderzoekt twee zake waeer er ee security status is afgegeve. Te eerste of de partij die ee security status heeft afgegeve i de EU database voorkomt als (geldig) RA. Te tweede het bestaa va ee Vaste Vervoerders relatie i de HAULIER database. Waeer ee va de partije iet secure is zal de afhadelaar de goedere zelf moete oderzoeke e vervolges ee security status geve. Documet: Addedum_eLik Page 7 of 17 Created o:

8 3 AvSec: gettig started 3.1 ecr/elik resultate scherm I het resultate scherm is met elik versie 3.1 ee AvSec kolom toegevoegd. I deze kolom worde de geaggregeerde security idicatore getood. Ee zedig is Secure of Usecure. Zie voor meer iformatie over de verschillede afvragige va het elik systeem om tot ee S of X te kome bijlage B: AvSec beslisboom. Mits de gebruiker daarvoor is geautoriseerd ka i het resultate scherm teves gebruik worde gemaakt va de Aviatio Security Assistat (ecsd formulier). De kop wordt actief idie de betreffede zedig wordt geselecteerd. 3.2 Status tab Op de Status tab oderaa het resultate scherm is de AvSec idicator toegevoegd. De RTI idicator wordt iet (mede) door de AvSec idicator bepaald. Zedige kue bij ee groee RTI e ee rode AvSec idicator wel via elik worde aagebode. Documet: Addedum_eLik Page 8 of 17 Created o:

9 3.3 AvSec detail tab I het AvSec tab worde de detail gegeves va de diverse AvSec broe getood. AvSec kolomme Type Omschrijvig De detailgegeves zij gebaseerd op de geselecteerde Airwaybills (AWB) i het resultate scherm. Details op House waybill iveau behore (og) iet tot de scope. De Security Issues worde bepaald op basis va de volgede broe: Source FWB: FWB versie 16 bericht FWD: elik iitiator visit HLR: elik iitiator trip GHA: elik afhadelaar FWD M: elik expediteur via ecsd formulier HLR M: elik vervoerder via ecsd formulier GHA M: elik afhadelaar via ecsd formulier Sequece r. Number Status Security declaratio Volgummer va de toegepaste broe (sources) (AWB) referetie ummer Security idicator status per bro De volgede Security Issues worde toegepast (per bro): Security Issues Issuig aget: RA cotrole va issuig aget op geldigheid Security status: Security verklarig (SPX/SCO) Acceptig aget: RA cotrole va acceptig aget op geldigheid Opee pdf visualisatie ecsd form Documet: Addedum_eLik Page 9 of 17 Created o:

10 3.4 Aviatio Security Assistat Idie ee elik deelemer gee, of ee ovolledig, FWBv16 bericht heeft igestuurd ka gebruik worde gemaakt va de Aviatio Security Assistat. Op basis va de gegeves va dit ecsd formulier ka de zedig Secure worde gemaakt. Het formulier ka vauit verschillede scherme geoped worde, amelijk op: AWB (zedig) iveau: ecr/elik resultate scherm Visit (afhadelaar) iveau: create/update visit scherm. De zedige i de visit diee de status plaed te hebbe. Trip (truck) iveau: elik visits e trips overzicht (ecsd lik) Op basis va de beschikbare broe worde velde va het formulier automatisch gevuld. Dek bij de broe oder meer aa de FWB versie 16, de elik visit, de elik trip e de Gate I bij de afhadelaar. Documet: Addedum_eLik Page 10 of 17 Created o:

11 Ee gebruiker va de Aviatio Security Assistat ka de zedig Secure make door de beodigde Security gegeves i te vulle e te bevestige via de kop submit. Ee gebruiker ka met behulp va het formulier met 1 druk op de kop 1 of meerdere Airwaybills (idie dezelfde Security gegeves va toepassig zij) Secure make. De gebruiker gaat als volgt te werk. Eerst selecteert de gebruiker de betreffede zedige (bv i het resultate scherm). De volgede pop up verschijt: Idie alle getoode zedige va toepassig zij selecteert de gebruiker de boveste box e drukt op de kop Fill ecsd. Vervolges verschijt het ecsd formulier. Door ee vikje achter Apply chages to all AWB s te zette worde alle geselecteerde zedige dieovereekomstig gewijzigd. Het systeem voert formaat-cotroles uit. Middels ee rode box e ee tooltip wordt uitleg gegeve hoe de velde igevuld diee te worde. Als laatste diet og de volgede pop-up vraag bevestigd te worde: Documet: Addedum_eLik Page 11 of 17 Created o:

12 4 Create Visit Zedige kue worde gevode door te zoeke op (oder adere) AWB ummer. Meerdere ummers kue tegelijkertijd worde gezocht door de plus butto te kieze voor de AWB box. Airwaybills kue over meerdere pagia s worde geselecteerd. Voordat de visit ook echt aagemaakt wordt, wordt er ee overzicht getood va de geselecteerde AWB s. Via de kruisjes kue evetueel og AWB s verwijderd worde voor het aamake va de Visit. I het resultatescherm ka de actuele elik status bekeke worde. 4.1 Zedige koppele aa ee visit Vaaf versie ecr/elik is het mogelijk om ook voor Airwaybills met ee rode Ready for Take-i (RTI) status visits aa te make. Hierdoor is het mogelijk om reeds vaaf het momet dat er zedig gegeves beked zij (bijvoorbeeld vawege ee Airwaybill/FWB bericht) er gestart ka worde met het iplae va zedige aa ee visit. De zedig diet echter wel ee groee RTI status te hebbe op het momet dat de zedig defiitief aa de ACN pas wordt gekoppeld e wordt voorgemeld (pre-aoucemet). De AvSec idicator is (og) gee oderdeel va de RTI hiërarchie (zie ook hoofdstuk 2: Aviatio Security). Selecteer ee of meerdere Airwaybills e druk op Create/Update Visit. De geselecteerde Airwaybills worde boveaa het visit scherm getood: Documet: Addedum_eLik Page 12 of 17 Created o:

13 De kolom RA umber FWD toot de RA ummers afkomstig va het FWB bericht of va het Aviatio Security Assistat (ecsd) formulier. Selecteer New of ee bestaade visit. Vul/selecteer oderaa de juiste afleveriformatie e druk op Submit data. De time widow (Estimated Time) betreft ee periode va 2 uur. Er is ee techische marge va i totaal 9 uur igebouwd va 1 uur voor e 6 uur a de widow. Dit beteket dat idie de chauffeur zich ee uur te vroeg bij de afhadelaar meldt de zedig bij de afhadelaar alsog middels elik ka worde afgehadeld. Hetzelfde geldt voor de ure (6) a de time widow. Idie iet alle zedige RTI compliat zij geeft het systeem ee waarschuwigsmeldig. Het pop up scherm toot de betreffede zedig(e) e geeft aa welke bro (ECS e/of DGVS) de rode RTI veroorzaakt. De visit is geplad. Ee bevestigig verschijt. Het drukke op Ok bregt de gebruiker terug aar het AWB overzicht. Documet: Addedum_eLik Page 13 of 17 Created o:

14 5 Create Trip Met de groee pijl rechtsbove i het scherm ka de gebruiker switche tusse het AWB overzicht e het overzicht va elik Visits ad Trips. Klik op de groee pijl om aar elik Visits ad Trips te gaa. I het elik Visits ad Trips scherm ziet de gebruiker bovei de beschikbare visits die aa ee trip te koppele zij. Oderi ziet de gebruiker de geplade / voorgemelde trips. Om ee Visit aa ee trip te koppele diet eerst ee Visit geselecteerd te worde e vervolges Add Visit to Trip. Idie alle visits geselecteerd moete worde ka de gebruiker de boveste box aavike. Selecteer New of ee bestaade Trip. Vul het keteke i e kies Get Data. De Chauffeurs kaart zal worde geleze. Idie iet alle zedige ee groee RTI status hebbe da is het iet mogelijk de trip defiitief te koppele e voor te melde (pre-aoucemet). Bij 1 of meerdere rode zedige krijgt de gebruiker ee foutmeldig die aageeft welke zedig iet RTI compliat is. Net als bij de visit wordt ook de bro vermeld: Documet: Addedum_eLik Page 14 of 17 Created o:

15 I de volgede 2 gevalle ka het odig zij og ee keer de kaart aa te biede. 1. Idie er ee kaart trasactie is va meer da 5 miute oud wordt er ee meldig weergegeve. Als er iformatie wordt getood va ee oude kaart, ka door middel va de kop Get Data ieuwe iformatie worde opgevraagd, adat de kaart opieuw is aagebode. 2. Idie er gee kaart trasactie wordt gevode wordt er ee meldig gegeve. Door middel va de kop Get Data ka ieuwe iformatie worde opgevraagd, adat de kaart is aagebode. Na het ophale va de kaart gegeves klik je op de Submit Data kop oderaa i het scherm. De trip is u geplad. Waeer og gee chauffeurs iformatie beked is, ka ee trip og iet worde voorgemeld. Idie dit wel het geval is ku je Ok klikke i oderstaad bericht om de trip te voormelde. Na het klikke va Ok is de trip voorgemeld e krijg je oderstaade bevestigig. Klik ogmaals op Ok e je komt terug i het Airwaybill overzicht. Documet: Addedum_eLik Page 15 of 17 Created o:

16 Bijlage A Sceario s: issuig of acceptig aget Documet: Addedum_eLik Page 16 of 17 Created o:

17 B AvSec idicator beslisboom Documet: Addedum_eLik Page 17 of 17 Created o: