Kennisbijeenkomst 5 opzetten verhuurorganisatie. Joël Scherrenberg MBA MRICS RRV Strategisch adviseur

Transcriptie

1 Kennisbijeenkomst 5 opzetten verhuurorganisatie Joël Scherrenberg MBA MRICS RRV Strategisch adviseur

2 Vastgoedmanagement Het actief sturen op de vastgoedportefeuille met als doel een zowel kwalitatief als financieel optimale mix van vastgoedobjecten Actueler dan ooit Scherpe scheiding tussen marktpartijen en overheden verdwijnt steeds meer Een strategische keuze Wel/niet deel van primair proces Genereren van geld of gewenste zekerheden Vastgoedmanagement bestaat uit een portefeuillevraagstuk en een organisatievraagstuk 2

3 Definitie CREM Corporate Real Estate Management: Het managen van de vastgoedportefeuille van een onderneming door het aanpassen van de portefeuille en diensten aan de behoeften van de (kern)-bedrijfsprocessen met het doel maximale toegevoegde waarde te creëren voor de onderneming zodat een optimale bijdrage geleverd wordt aan de totale prestatie van de onderneming. En PREM? 3

4 Verschil commercieel en non-profit Commercieel Non-profit Focus op winst Rendementseis Kantoren Winkels Parkeergarages Leisure Geen winstoogmerk Maatschappelijke doeleinden Kunst Educatie/onderzoek Cultuur Politiek Subsidies 4

5 Vormen vastgoedmanagement Strategisch Beleid en strategie Portfolio management Tactisch Performance-analyses Investeringsbeleid Verhuurbeleid Asset management Operationeel Beheer Administratie Instandhouding Property management 5

6 Niveaus vastgoedmanagement Strategisch: missie en visie langetermijnstrategie op portefeuilleniveau vastgoedrisico s centraal beheersen investeringsruimte bepalen Tactisch: integrale benadering vastgoedplannen aankoop en verkoopbeslissingen afweging prijs/kwaliteit focus op totale levensduur Operationeel: beheer vastgoed uitvoeren projecten contact gebruiker 6

7 Communicatie en informatiestroom Politieke context Uitvoering door: Vereiste: actuele en complete asset informatie Beleid & sturing Informatie & rapportage Technisch Administratief portfolio Asset management Commercieel strategisch Facilitair tactisch operationeel -> transitierichting -> zelf combinatie Markt* Soorten vastgoed: specifiek versus generiek * = grenzen bepaald door: Veiligheid: protocollen en toezicht Demarcatie: verantwoordelijkheid huurder versus eigenaar 7

8 Strategisch niveau Bepalen van de strategie voor de portefeuille Hier spelen vraagstukken als: Welke doelstellingen heeft het beleggen? Wat zijn de huidige ontwikkelingen op de financiële en vastgoedmarkten? Welke visie hebben wij t.a.v. onze portefeuille? Welke strategie kiezen wij t.a.v. onze deelportefeuilles? Welke prestatie (performance) verwachten wij van onze portefeuille? Wat wordt zelf gedaan en wat wordt uitbesteed? 8

9 Portfolio management Bijsturen ambities Visie Ondernemingsplan gewenste portefeuille Huidige financiële situatie Analyse voorraad Kaders voor assetmanagement Financiële effecten - Investeringsplanning - Balanspositie Strategie per complex (assetmanagement) Bijsturen keuzes strategie 9

10 Portefeuille zorginstelling 10

11 Portefeuille zorginstelling 11

12 Waardedrijvers vastgoed ORGANISATIEDOELEN STRATEGIE (richting organisatie) ORGANISATIEKEUZES BELEID (inrichting organisatie) INTERNE ONTWIKKELINGEN Marketing Productiviteit Waarde Flexibiliteit Kosten Kennisdeling Cultuur WAARDEDRIJVERS VASTGOED 12

13 Afstemmen vraag- en aanbodzijde? Dynamische vraag: prioriteiten verschuiven doelgroep(en) veranderen werkmethoden veranderen stijgende kwaliteitseisen Statisch aanbod vastgoed: kapitaalintensief langdurige impact weinig flexibel uniek, maatwerk en geen massaproduct AANBOD 13

14 Voorbeeld beslisboom Huidige portefeuille Complex voldoet Doorexploiteren Confrontatie Ideale portefeuille Complex voldoet functioneel niet Complex voldoet functioneel maar niet financieel Niet geschikt te maken Wel geschikt te maken Sloop Verkoop Renoveren Herpositioneren Renderen Saldo resterende Nieuwbouw woningbehoefte 14

15 Het volume van de bestaande voorraad Sloop Voorraad Nieuwbouw Nadruk op nieuwe ontwikkelingen volume zit in bestaande voorraad: voorraadbeheer duurzaamheid en energiezuinigheid transformatie en ontwikkelingen in de markt hergebruik van bestaande voorraad 15

16 Toetsen met indicatoren Meetbare indicatoren geven informatie over de mate waarin de doelstelling wordt behaald Performanceanalyse is basis voor optimalisatie. Beschikbaarheid van gegevens en gestructureerde aanpak zijn belangrijkste succesfactoren Indicatoren kunnen op verschillende niveau s worden opgesteld 16

17 Case Balanced Score Card bij vastgoed zorginstelling Financiën - Mix eigendom/huur - Rendement vastgoed - Waardering vastgoed Cliënt en zorg - Kleinschalige woonvorm - Genormaliseerd wonen - Bereikbaar in regio - Aanbod wonen, zorg, welzijn Vastgoed visie Processen - Toekomstbestendige planontwikkeling - Efficiënte exploitatie - Lange termijn plannen - Gebruik schaalvoordelen Lerend vermogen - Aanpassingsvermogen - Bestendigheid financiering - Prestatie t.o.v. concurrent 17

18 Portefeuillemodel: financieel inzicht 18

19 Tactisch niveau Optimaliseren van de gegeven strategische positie Hier spelen vraagstukken als: Wat zijn de vooruitzichten bij ongewijzigd beleid? Welke acties vergroten het rendement van de portefeuille? Welke objecten zijn geschikt voor aan- of verkoop? Wat is het beleid m.b.t. onderhoud? Wat is de gewenste marketingaanpak? 19

20 Asset management Op objectniveau worden beslissingen gemaakt: draagt het object of complex bij aan de doelstellingen? wordt het object of complex verkocht? ingrijpen in kosten of opbrengsten? aanpassen marktpositionering? herontwikkeling, renovatie, sloop? Hiertoe vindt een performance analyse plaats: biedt het object voldoende kwaliteit? welke rendement dient worden behaald? Het afwegingskader wordt ingegeven door het portfoliobeleid 20

21 Operationeel niveau Optimaliseren van de prestatie van één object Hier spelen vraagstukken als: Wat is de beste wijze van exploiteren? Hoe moet commercieel, technisch en administratief met een object worden omgegaan? Hoe worden de ruimten in het object optimaal verhuurd? Welke service willen wij onze huurders bieden? 21

22 Property management Beheerder voert beleid uit vanuit eigenaarsoptiek Dit omvat: Administratief beheer Technisch beheer Commercieel beheer Facilitair beheer 22

23 Administratief beheer Administratief beheer: Registeren, rubriceren en verwerken van informatie Wie zijn uw huurders Welke contracten lopen (wanneer af) Activiteiten betreffen onder meer: incasso en mutaties van huren debiteurenbeheer incasso en mutaties van servicekosten rapportages opstellen 23

24 Technisch beheer Technisch beheer: Binnen kaders van asset management het vastgoed in een bepaalde staat houden Activiteiten betreffen onder meer: klachtenonderhoud mutatie-onderhoud onderhoudscontracten planmatig onderhoud commercieel onderhoud 24

25 25

26 Definitie beheer Beheer: Alle maatregelen die nodig zijn om, tijdens de gebruiksperiode, de prestaties van het bestaand gebouw in stand te houden en het gebouw te gebruiken voor het doel waarvoor het is gerealiseerd. 26

27 Definitie onderhoud Onderhoud: Het geheel aan acties om een bestaand gebouw in een technische staat te behouden of terug te brengen en schoon te houden waardoor het gebouw in technische en functionele zin blijft voldoen Soorten onderhoud: Planmatig onderhoud Correctief onderhoud Mutatie onderhoud En nog veel meer combinaties 27

28 Onderhoudsbeleid Onderhoud is een verzameling van planmatig en correctief onderhoud. Het onderhoudsbeleid legt vast op welke kwaliteit een gebouw in stand wordt gehouden. De onderhoudswerkzaamheden worden vastgelegd in een meerjarenonderhoudsplanning (MJOP). Om te kunnen sturen op onderhoudskosten is inzicht in conditie van het gebouw en de MJOP noodzakelijk. De NEN 2767-I biedt een systematiek om de conditie van elementen objectief vast te leggen. 28

29 NEN Conditiemeting NEN 2767 Conditiemeting voor bouw- en installatiedelen Normatief objectief standaard meetbaar communicatiemiddel In beeld brengen (technisch kwaliteit) Informatief risico prioritering / urgentie basis voor planning basis voor budgettering Afstemmen (organisatie specifiek) Monitoring, sturing, prestatie, uitvoering Intensiteit > welke stadium bevindt het gebrek zich Omvang > hoeveelheid manifestatie gebrek Risico(aspecten bij gebreken) > consequenties niet oplossen gebrek 29

30 Commercieel beheer Commercieel beheer: Optimaliseren van het exploitatierendement Activiteiten betreffen onder meer: account management contractbeheer (weder)verhuur management informatie ten behoeve van asset management Vereiste: goede afstemming met administratief en technisch beheer Hoe legt u de koppeling met de verkoop van zorg? 30

31 Promotioneel beheer Promotioneel beheer: Door het stimuleren van klandizie/omzet, optimaliseren van het exploitatierendement Activiteiten betreffen: marketing promotie vaak geïntegreerd in commercieel beheer 31

32 Praktische aanpak Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Situatie Analyse Planning Implementatie Evaluatie marktanalyse Het grote plaatje 32

33 Het grote plaatje Doel Marktanalys e (aanbod) Waarde creatie Markt structuur Strategie Waarde propositie Tactiek (4 P s) Waarde communiceren Waarde leveren Marktanalys e (vraag) Product & prijs Marketing & Plaats & communicatie distributie Implementatie Controle, kwaliteit & beheersing

34 Marketing Identificeer doelgroep Bepaal doelstellingen Ontwerp communicatie Selecteer kanalen Bepaal budget Kies media mix Managen IMC (Integrale Marketing Communicatie)

35 Organisatie van vastgoedmanagement VGM is Portefeuille & Organisatie: wat zijn de doelen van de organisatie? waar wordt op gestuurd? hoe kunnen de doelen effectiever en efficiënter worden bereikt? welke competenties zijn noodzakelijk? welke rollen en verantwoordelijkheden zijn er te onderscheiden? 35

36 Vitale organisaties: waardevol en resultaatgericht 36

37 vastgoedmanagement en uw organisatie De juiste keuzes rondom plek en niveau Vereiste aspecten & vaardigheden binnen uw organisatie Welke praktische tools en modellen kunnen worden toegepast? Belangrijke vragen die je jezelf moet stellen: Wat is mijn doelstelling, missie en visie? Wat heb ik? (hoe ziet mijn portefeuille eruit) Wat wil ik? Hoe kom ik daar/wat heb ik daar voor nodig? 37

38 Trends en ontwikkelingen Van: focus op kosten reactief expertise in huis inhuren van experts nadruk op transactie informatiesystemen vastgoed standaardisatie toevoeging aan de voorraad specialistische kennis Naar: focus op kosten-baten pro-actief samenwerking marktpartijen buitenstaanders als teamleden nadruk op ondersteuning proces systemen managementinformatie maatwerk integrale voorraad benadering management benadering 38

39 De confrontatie van invalshoeken? Dynamische vraag: prioriteiten verschuiven doelgroep(en) veranderen werkmethoden veranderen stijgende kwaliteitseisen Statisch aanbod vastgoed: kapitaalintensief langdurige impact weinig flexibel uniek, maatwerk en geen massaproduct AANBOD beheerder beheren van gebouw manager controller problemen oplossen gebouwkosten standaardiseren minimaliseren ontwikkeling strateeg portefeuillemanagement en adviseren technisch financieel analytisch strategisch 39

40 Positionering vastgoedorganisatie Organisatie bij gebruiksvastgoed (CREM) Centraal of decentraal? Bestuur Bestuur Vastgoedbedrijf Dienst Dienst Dienst Dienst Dienst Dienst Vastgoed Vastgoed Vastgoed 40

41 Professionele vastgoedorganisatie Sturing geven aan vastgoedbezit Niet objectgericht, maar helikopterview Acteren in eigenaarrol Inzicht in portefeuille Verantwoorde investeringsbeslissingen Voortdurende kosten/baten-analyse Gebruiker is de klant Rationeel vastgoedbeheer Pro-actief 41

42 Kenmerken vastgoedorganisatie Organisatie van Gespecialiseerde beleggingsvastgoed afdeling (REM) Vraagt andere kennis Kent andere processen Samenhang met bedrijfsvoering Altijd ondersteunend aan primair proces 42

43 Relatie vastgoedafdeling Welke vragen moet een organisatie zich hierbij stellen? Welke prikkels wil je creëren en waar plaats je die? Wat is de optimale taakverdeling (demarcatie) tussen de afdelingen? Hoe vindt de verdeling van verantwoordelijkheden plaats? Hoe wordt een optimale samenwerking tussen afdelingen behaald? 43

44 Uitbesteden en rol van organisatie Welke taken kunnen worden uitbesteed, is afhankelijk van de rol van de organisatie: strateeg beheerder beheren van gebouw controller gebouwkosten minimaliseren manager problemen oplossen standaardiseren portefeuillemanagement en adviseren uitbesteden technisch financieel analytisch strategisch 44

45 Manier van uitbesteden zelf doen Intern Extern advies beperkt beheer volledig beheer werkgever -werknemer relatie Strikter mandaat opdrachtgeveropdrachtnemer relatie Veel kennis in eigen huis Weinig kennis in eigen huis 45

46 Taken die kunnen worden uitbesteed Asset management Property management Aan- en verkoop van objecten Verhuur/exploitatie van objecten Marketing rondom objecten Begeleiding bij herontwikkeling, renovatie, sloop Financiële analyses Dagelijks beheer Onderhoud Administratief beheer Huurinning (facturering) Opstellen management informatie (ICT) Promotie activiteiten. > Via isoleren van taken ook mix intern/extern mogelijk 46

47 Voor- en nadelen van uitbesteden Voordelen Kleinere organisatie is lean and mean - organisatie is flexibeler - organisatie kan zich richten op kerntaak Wellicht meer expertise aanwezig bij professionele beheerder Mogelijk betere toegang tot de markt Mogelijk efficiënter en effectiever Mogelijke reductie van risico en kosten Nadelen Minder invloed/zeggenschap op vastgoedmanagement Verdwijnen van expertise in eigen organisatie Interne weerstand vanuit organisatie Afhankelijkheid van de beheerder Mogelijke communicatie- problemen Mogelijke belangenverstrengeling Mogelijk hogere kosten (vanwege monitoring) >> Service level agreement afspreken 47

48 Cultuurverandering