Meer inzicht, betere besluiten

Transcriptie

1 RECHTMATIGHEIDS- VERKLARING SAMENWERKINGS- VERBANDEN Meer inzicht, betere besluiten De meest complete en gebruiksvriendelijke online applicatie voor interne beheersing. Elke publieke organisatie wil in control zijn, financieel, operationeel én strategisch. Je bent dagelijks bezig met het behalen van doelen en het afwegen van risico s. ICS GEMEENTEN Kwaliteitscontrolesysteem voor het publiek domein Als publieke organisatie is het bereiken van (beleids)doelstellingen cruciaal. Uiteraard zijn er risico s waar u rekening mee moet houden. Die heeft u in beeld en daar heeft u de organisatie dan ook op ingericht, inclusief de benodigde beheersingsmaatregelen. Omwille van de transparantie houdt u de vinger aan de pols via aanvullende onderzoeken in de vorm van kwaliteitscontroles, rechten doelmatigheidsonderzoeken en interne controle(s). Checkpoint ondersteunt u bij dergelijke onderzoeken en geeft u een impuls aan de verbetering van de kwaliteit. MET CHECKPOINT HEEFT U ZICHT OP: Realisatie doelstellingen Kwaliteit van de bedrijfsvoering Een risico-gestuurde controle-aanpak Rechtmatigheid Doelmatigheid Doeltreffendheid

2 WAT STAAT U TE WACHTEN Vanaf 2021 leggen gemeenten zelf verantwoording af over de financiële rechtmatigheid in de jaarrekening. Accountants zijn kritischer in het accepteren van controleopdrachten in de publieke sector vanwege de complexiteit en geringe aandacht voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Wanneer het daarvoor benodigde controleapparaat adequaat is ingericht bent u een aantrekkelijke partner voor de certificerend accountant. Zorg daarom dat u hierop bent voorbereid. Checkpoint-IC helpt u daarbij. Inzet controleapplicatie Checkpoint-IC Checkpoint-IC is een webbased controleapplicatie op een beproefd en stabiel controleplatform waarmee u de kwaliteit van uw bedrijfsvoering eenvoudig en efficiënt kunt monitoren en erover verantwoording kunt afleggen. Op basis van uw eigen beleid brengt u eenvoudig de doelstellingen, de daarmee gepaard gaande risico s en de beheersmaatregelen in de bedrijfsprocessen in beeld. Daarna controleert u of het werkt. Daarmee toont u aan dat OPZET + BESTAAN + WERKING in orde zijn. Hoe het werkt Checkpoint-IC leidt u in 5 stappen naar een organisatie in control. DOELEN RISICO S ORGANISATIE EVALUATIE Zicht op de te realiseren doelstellingen: Zicht op risico s die het behalen van de doelstellingen in de weg staan: Doel: zicht krijgen of en in hoeverre de organisatie in opzet goed is voorbereid op haar taken Twee doelstellingen: Evaluatie en rapportage: Doelstellingen vanuit de wet (grotendeels voorgedefinieerd) Doelstellingen vanuit het corporatie beleid Omgevings- dan wel externe risico s Interne risico s Strategie en beleid ICT Primair proces Planning & Control HRM Functioneert de organisatie als zodanig Voldoet de uitkomst aan de (rechtmatigheids)eisen Oordeel over de te controleren massa Advies omtrent verbetermogelijkheden Controle begint aan de voorkant: de geformuleerde organisatie-doelstellingen. Rekening houdend met door de organisatie zelf onderkende risico s maken we inzichtelijk welke beheersingsmaatregelen in de organisatie zijn getroffen om de risico s te mitigeren, gericht op de geformuleerde doelen. Reeds in deze fase kunnen al mogelijke knelpunten gesignaleerd worden met voorstellen tot verbetering. Hiermee wordt voorkomen dat achteraf wordt vastgesteld dat aan de voorkant tekortkomingen bestaan. De feitelijke controlewerkzaamheden richten we in vanuit de eerste drie stappen. Hierdoor ontstaat een gerichte en daarmee efficiënte en effectieve controle geredeneerd vanuit het organisatiebelang. Checkpoint-IC ondersteunt alle fases van het beheersingsproces met per fase een database met suggesties en formats voor controleplannen en (evaluatie)rapportages.

3 INRICHTING PIRAMIDE Bij Checkpoint onderkennen we dat er op diverse niveaus in de organisatie sprake is van controlewerkzaamheden. In het operationele proces zijn allerlei controles ingebouwd zoals diverse functiescheidingen, het gebruik van standaardformulieren en diverse geautomatiseerde systeemcontroles. Op onderdelen vinden ook kwaliteitscontroles plaats. De meest bekende zijn wel de kwaliteitscontroles in het Sociaal Domein. Steeds meer wordt van het operationeel management gevraagd om zichtbaar te maken of de borgingsmaatregelen hebben gewerkt in de praktijk. Daarnaast vinden vanuit de interne controle onafhankelijke controles plaats die mede dienen ter voorbereiding van de accountantscontrole. De externe controle is het sluitstuk van de controlepiramide. EXTERNE INTERNE KWALITEITS OPERATIONEEL ACCOUNTANT ONAFHANKELIJK VAN HET LIJNMANAGEMT (bv. concern-control) VERANTWOORDELIJK- HEID LIJNMANAGEMENT Kenmerk van de controlepiramide is dat elke controle laag een waarde toevoegt tot verkrijging van de zekerheid in de rechtmatigheid van de uitvoering. De achterliggende gedachte is dat de traditionele gegevensgerichte controles achteraf door de verbijzonderde interne controle tot een minimum beperkt kunnen worden. NIEUWE FILOSOFIE MAAKT EFFICIËNTE AANPAK MOGELIJK

4 EEN PAKKET DAT BIJ U PAST Afhankelijk van het ambitieniveau van uw organisatie is er een passend pakket van de controleapplicatie Checkpoint-IC beschikbaar. OPERATIONEEL BASIC TACTISCH MEDIUM MEEST GEVRAAGD Professionele vastlegging en uitvoering van controles Eenduidig rechtmatigheid en kwaliteit door steekproefsgewijze controle in kaart brengen en optimaliseren. Voor gemeenten die fasegewijs het In Control Statement willen behalen. Kenmerken Flexibel in te richten, afgestemd op uw werkwijze Actuele checklists voor kwaliteitscontrole sociaal domein Actuele checklists voor controles overige gemeentelijke processen Alle checklists flexibel aanpasbaar Dashboard stand van zaken controle uitkomsten Uitgebreide rapportagemogelijkheden Risico analyse gegevensgerichte controleaanpak (nulmeting) Ondersteuning bepaling steekproefomvang Module om automatisch steekproeven te trekken Klaar voor rechtmatigheidsverantwoording door het college Van elk bedrijfsproces de maatregelen en de risico s in kaart brengen waardoor een gerichte controle op opzet, bestaan en werking mogelijk is. Kenmerken Alle kenmerken van BASIC pakket, plus: Slimme tooling om risico s en passende beheersmaatregelen per bedrijfsproces in kaart te brengen Inzicht beheersing bedrijfsprocessen Procesontwerp per bedrijfsproces - Inzicht in functiescheiding per bedrijfsproces - Inzicht in beheersing risico s per bedrijfsproces - Voorstel controleaanpak per bedrijfsproces (werkplan) ORGANISATIE EVALUATIE EVALUATIE SOCIAAL DOMEIN VAN GEMEENTEN EN KOPPELING MET SCHULINCK Checkpoint-IC heeft een samenwerking met Schulinck. Schulinck is eigenaar van de Grip op modules Participatiewet, Wmo, Jeugdwet en Schuldhulpverlening. In de toekomst worden ook module van andere gemeentelijke beleidsterreinen hieraan toegevoegd. In deze modules is naast wet- en regelgeving ook eigen beleid opgenomen. Indien uw organisatie een abonnement heeft op Grip op, dan is het mogelijk tegen een meerprijs Checkpoint-IC hieraan te koppelen. Hierdoor heeft u bij uw controlewerkzaamheden alle wettelijke en gemeentelijke bepalingen bij de hand en kunnen er nooit misverstanden ontstaan met de uitvoerende afdelingen die gecontroleerd worden. Deze informatie wordt binnen de controleapplicatie Checkpoint-IC professioneel getoond aan de gebruiker, zoals u dat van Schulinck gewend bent.

5 STRATEGISCH PREMIUM Volledig In Control Statement In de PREMIUM zijn alle stappen van de controlecyclus verenigd. Grip op de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van beleid tot en met uitvoering. Klaar voor het volledig In Control Statement! Kenmerken Alle kenmerken van BASIC en MEDIUM, plus: Inzicht beheersing risico s Bepalen strategische doelstellingen concern Inzicht in de risico s niet behalen concern/ strategische doelstellingen - Koppeling risico s aan managementvraagstukken - Inzicht in de kwaliteit van de managementvraagstukken - Opmaak plan interne beheersing concern/ strategische doelstellingen DOELEN RISICO S ORGANISATIE EVALUATIE Checkpoint-IC is sinds 2005 in de markt. Inmiddels maken ruim 50 organisaties tot volle tevredenheid gebruik van Checkpoint. Dankzij de mensen achter Checkpoint en een certificering heeft u de beschikking over een uiterst betrouwbaar systeem voor uw controlewerkzaamheden gericht op de interne beheersing. HET RESULTAAT Wat kunt u bereiken met elk van deze pakketten. Met het Basic-pakket bent u in staat in de volle omvang van uw gemeente op professionele wijze controlewerkzaamheden uit te voeren. Alle data worden verzameld in een webbased applicatie, waardoor losse Excellijstjes niet meer nodig zijn. U kunt bij een adequate uitvoerig voldoen aan de eisen voor de rechtmatig heidsverantwoording. Met het Medium-pakket kunt u aantonen dat uw organisatie in control is. U laat uw accountant zien dat u uw controlewerk serieus neemt. U bent in control voor de financiële rechtmatigheid. Met het Premium-pakket bereikt u een volledig in control statement gericht op het realiseren van organisatiedoelstellingen, rekening houdend met strategische risico s. DOELEN IN CONTROL STATEMENT ORGANISATIE DOELSTELLINGEN RISICO S ORGANISATIE EVALUATIE IN CONTROL STATEMENT FINANCIËLE DOELSTELLINGEN RECHTMATIGHEIDS VERANTWOORDING

6 WAAROM CHECKPOINT-IC? Drie pakketten beschikbaar: Basic, Medium of Premium Met de drie pakketten kunt u, afhankelijk van uw ambitie, in één keer of gefaseerd het niveau van een volledig In Control Statement bereiken. Passen deze pakketten niet goed bij uw organisatie, dan regelen we een abonnement op maat. Compleet De drie pakketten van Checkpoint-IC worden zeer compleet aangeboden: Periodiek onderhoud checklists Technische helpdesk Inhoudelijke helpdesk Jaarlijks onderhoud, desgewenst op locatie Gratis deelname (thema)gebruikersdagen Zelf of samen starten Checkpoint-IC is een kant en klaar pakket dat plug and play door uw eigen deskundige controleteam in gebruik kan worden genomen. Maar daarbij kunnen we u ook stap voor stap begeleiden. Bedrijfsvoering professioneel inrichten en daarbij passende controles organiseren om het In Control Statement te bereiken kan lastig zijn. Dat hoeft u niet alleen te doen. Een deskundig team van partnerorganisatie Adlasz staat klaar om u daarbij te helpen. Ook kunnen we in company cursussen organiseren. Betrouwbaar Checkpoint draait op een bewezen, betrouwbaar platform. Checkpoint begon in 2005 als een pilot bij drie gemeenten. Op dit moment werken meer dan vijftig Nederlandse gemeenten met de applicatie. Kennis en techniek in eigen huis In Checkpoint-IC komen kennis, kunde en techniek samen in één tool. Checkpoint wordt door onze eigen partners ontworpen en doorontwikkeld. The Cre8ion.Lab staat borg voor de betrouwbaarheid van de techniek en Adlasz staat borg voor de inhoud. En wat we missen aan kennis kan worden aangevuld met de zogenaamde Grip-op module van Schulinck (onderdeel van Wolters-Kluwer) met wie we samenwerken. Gebruiksvriendelijk De gebruiker wordt systematisch door alle stappen geloodst en daarbij ondersteund door een degelijke kennisdatabase om de controlefilosofie van beheersing beheerst toe te passen. Controle begint aan de voorkant Unieke controlefilosofie gericht op de deugdelijkheid van de bedrijfsprocessen aan de voorkant waardoor veel arbeidsintensief controlewerk overbodig is. Keycontrols van alle bedrijfsprocessen Dankzij Checkpoint-IC hebt u in no time de belangrijkste keycontrols in beeld van alle bedrijfsprocessen. Daarmee kunnen processen efficiënter en effectiever worden ingericht. Betere monitoring op de bedrijfsvoering De toegevoegde waarde van Checkpoint ligt in een betere risicobeheersing gericht op de te bereiken doelstellingen. Uw organisatie heeft beter grip op de (financiële) beheershandelingen. Daarmee is Checkpoint-IC een tool of management. Een uitkomst wanneer er bezuinigd moet worden. Kostenbesparing Een betere risicobeheersing kan uiteindelijk resulteren in lagere kosten. Er kunnen immers gerichte maatregelen worden genomen en overbodige maatregelen worden tijdig gesaneerd. Ook de accountantskosten kunnen beter in de hand worden gehouden.

7 DE CHECKPOINTS OP EEN RIJ CHECKPOINT = COMPLEET Dashboard met inzicht in voortgang stappen en uitkomsten analyse en controles Omvat het gehele proces van doelstellingen tot interne controles Bevat een risicodatabase en vragenlijsten voor de omgevingsanalyse Per fase in het proces rapportages te genereren Controles zijn mogelijk op alle financiële beheershandelingen Controles zijn mogelijk op basis van steekproef, (betaal) post of besluit Bevat een calculator fouttoleranties Genereert een rapportage per medewerker/ kwaliteitsfunctionaris Bevat een steekproefhulp Document Management Systeem CHECKPOINT = FLEXIBEL Output voor in- en externe verantwoording (Veer)krachtig en actueel Volledig op maat in te richten Eenvoudig zelf checklists en processen toevoegen Rapportage op maat Importeren van eigen checklists Vanaf iedere werkplek met internetverbinding te gebruiken CHECKPOINT = GEBRUIKSVRIENDELIJK Geen cursus noodzakelijk (wel mogelijk) Geïntegreerde gebruikershandleiding Alle informatie digitaal (lokaal; netwerk of web en/of op schrift) Rapporten en lijstwerk eenvoudig inpasbaar in eigen modellen Eenvoudig zelf aanpassingen doorvoeren Webbased, dus altijd actueel Discussieplatform zowel intern binnen uw gemeente als extern met andere gebruikers DIT ZEGGEN ONZE KLANTEN OVER CHECKPOINT De demonstratie was zeer verhelderend, ik kreeg snel een goed beeld van de mogelijkheden van Checkpoint. Het Document-Management-Systeem biedt vele mogelijkheden. Prima basis voor een digitaal controledossier. De tool is warempel heel compleet ingericht en echt klaar om een volledig In Control Statement waar te kunnen maken. De medewerkers van Checkpoint luisteren echt naar de klant en ontwikkelen het systeem voortdurend. Ik zag meteen dat Checkpoint is ontwikkeld door mensen die zowel de theorie als de praktijk goed kennen. Onze accountant verricht reviews vanuit het eigen kantoor met de gastaccount van Checkpoint die wij hebben aangemaakt. Met Checkpoint is de vastlegging van bevindingen een prettige bezigheid. De helpdesk is goed bereikbaar en snel. Ik kreeg dezelfde dag antwoord en ze hebben mij goed geholpen. Aansluitend op de demonstratie kon ik aan de slag met een test-account. Ik had echt geen cursus nodig. Checkpoint is logisch opgebouwd en erg gemakkelijk in het gebruik.

8 DE TOEKOMST VAN CHECKPOINT Checkpoint-IC heeft de ambitie voor een beheerste groei. Op die manier blijft er goede aandacht voor de klant, voor verbeteringen en voor uitbreidingen. Met een werkgroep van experts en met gebruikmaking van de input van onze gebruikers bekijken we continu hoe we u nog beter van dienst kunnen zijn en hoe we onze applicatie kunnen blijven verbeteren. DE ORGANISATIE ACHTER CHECKPOINT Bij Checkpoint komen inhoud en vormgeving perfect samen. The Cre8ion.Lab is een communicatiebureau dat gelooft in de wetenschap van het creatieve proces. Eenvoud, duidelijkheid en begrijpelijkheid zijn daarbij belangrijke uitgangspunten. Adlasz is een consultancybureau voor de publieke sector. Zij richten zich voornamelijk op financieel strategisch advies. Bij Adlasz werken mensen met een jarenlange ervaring in de controlepraktijk bij gemeenten en aanverwante partijen in het publieke domein. Een groot deel van de mensen heeft een RA of gelijkwaardigeachtergrond. Die kennis van het publiek domein is in de applicatie ingebracht. The Cre8ion.Lab zorgt voor de heldere en duidelijke ontsluiting van die toch wel ingewikkelde materie. Een perfecte match dus! Kijk op voor meer informatie over de mensen achter Checkpoint. Neem contact op: Adres: Checkpoint-IC BV Veemarktkade AE s-hertogenbosch VRAAG VRIJBLIJVEND EEN DEMONSTRATIE AAN Na deze demonstratie ontvangt uw organisatie een kosteloze proeflicentie voor de periode van een maand waarin u zelf het gemak van Checkpoint kunt ervaren. info@checkpoint-ic.nl Telefoon: ZO N 50 GEMEENTEN EN/OF SAMENWERKINGSVERBANDEN VAN GROOT TOT KLEIN GEBRUIKEN MOMENTEEL DE APPLICATIE CHECKPOINT-IC: Almelo Amersfoort Apeldoorn Beuningen Breda Buren Dalfsen De Ronde Venen Den Helder Dongen Werkorganisatie Druten Wijchen Emmen Etten-Leur Krimpenerwaard Berg en Dal Groningen Hellendoorn ISD De Kempen Katwijk Moerdijk Mook & Middellaar Nijkerk Oisterwijk Overbetuwe Servicecentrum MER Sociaal Domein Sluis Terneuzen Wierden Wageningen GR Bevelanden Best Werkplein Hart van West-Brabant Oirschot West Maas en Waal Steenbergen Sociale Dienst Drechtsteden ABG-organisatie (Gemeenten Gilze Rijen, Baarle-Nassau en Alphen-Chaam) Rucphen Halderberge Leudal Neder-Betuwe Helmond Indirect via een andere gemeente Epe (via Apeldoorn) Brummen (via Apeldoorn) Zundert (via Hart van West-Brabant)