Hoe kan informatiearchitectuur bijdragen aan externe verantwoording. Danny Greefhorst (HHS, ArchiXL), Henk Schouten (HHS) 3 april 2012

Transcriptie

1 Hoe kan informatiearchitectuur bijdragen aan externe verantwoording Danny Greefhorst (HHS, ArchiXL), Henk Schouten (HHS) 3 april 2012

2 Inhoud Introductie informatie-architectuur Gegevensbeheer en de relatie met informatie-architectuur Algemene hogeschool referentie-architectuur Informatie-architectuur De Haagse Hogeschool

3 Waarom architectuur? Architectuur geeft iedereen in de organisatie het inzicht dat zij nodig hebben om hun werk op een effectieve wijze uit te voeren Architectuur zorgt ervoor dat de informatievoorziening is afgestemd met strategie, beleid, doelstellingen en ontwikkelingen Architectuur verbetert de kwaliteit van oplossingen waardoor problemen worden voorkomen en kosten worden bespaard

4 Drie rollen van architectuur Een regulerence rol die zichzelf manifesteert als een prescriptieve wijze om organisaties te sturen Een instructieve rol die de nadruk legt op de specificatie van een organisatie vanuit alle facetten, als een hoog niveau ontwerp Een informatieve rol die de nadruk legt op het mogelijk maken van besluitvorming door het delen van kennis

5 Informatie-architectuur gepositioneerd governancestructuur Informatie governance governancestructuur Richten Informatiestrategie & beleid doelstellingen, gewenste veranderingen Informatieportfolio Inrichten uitgangspunten doelstellingen, uitgangspunten principes, en modellen Informatie-architectuur gewenste veranderingen Verrichten eisen en wensen Functioneel beheer principes en modellen gewenste veranderingen

6 Gegevensbeheer als de basis voor externe verantwoording bron: Logica

7 Gegevensbeheer en de rol van architectuur bron: DAMA International

8 Soorten gegevens Mastergegevens zijn de stabiele gegevens die in vrijwel alle processen worden gebruikt en waarnaar wordt gerefereerd. In het algemeen hebben mastergegevens betrekking op personen, producten en locaties. Transactiegegevens zijn gegevens die ontstaan bij het optreden van gebeurtenissen. Deze gegevens refereren typisch naar basisgegevens. Denk bijvoorbeeld aan gegevens over aanvragen of vergunningen. Metagegevens zijn gegevens die andere gegevens beschrijven. Ze maken het mogelijk om gegevens makkelijker te interpreteren of te gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan definities van andere gegevens en de beschrijving van hun structuur. Referentiegegevens zijn waarden of classificatieschema's die worden gebruikt om andere gegevens in te delen. Voorbeelden hiervan zijn lijsten van geldige waarden, codelijsten en toegestane statuscodes. Afgeleide gegevens zijn afgeleid van andere gegevens op basis van regels en worden typisch gebruikt om gegevens te representeren voor specifieke doeleinden naar specifieke doelgroepen. Denk bijvoorbeeld aan facturen of aan rapportages. Ongestructureerde gegevens zijn gegevens die niet een vooraf gedefinieerde structuur kennen en dus allerlei vormen aan kunnen nemen. Het gaat daarbij met name om documenten, maar ook om allerlei anderssoortige bestanden zoals plaatjes, filmpjes en s.

9 Architectuurprincipes Gegevens hebben een eigenaar die verantwoordelijk is voor hun kwaliteit en beschikbaarheid Gegevens worden onderhouden in de bronapplicatie Rapportage over afgeleide gegevens vindt plaats vanuit datamarts op het datawarehouse Archiefwaardige (versies van) documenten worden opgeslagen in het record

10 Gegevens hebben een eigenaar die verantwoordelijk is voor hun kwaliteit en beschikbaarheid Rationale Gegevens zijn een belangrijke asset; zonder gegevens geen processen Zonder een duidelijke eigenaar is het niet duidelijk wie verantwoordelijk is voor de kwaliteit en beschikbaarheid van gegevens, wie over wijzigingen besluit en wie er voor betaalt Er is een eindverantwoordelijke noodzakelijk om verschillende rollen te coördineren Implicaties Gegevens hebben een duidelijkeigenaar toegewezen De eigenaar is eindverantwoordelijk voor het bewaken van de kwaliteit van het gegeven en het inrichten van processen om deze kwaliteit te bewaken De eigenaar bewaakt dat beschikbaar zijn voor de processen en dat daarvoor duidelijke bronadministraties zijn aangewezen De eigenaar benoemt data stewards die het gegevensmodel en de integriteitsregels beheren De eigenaar bepaalt de bewaartermijn van gegevens (op basis van ondermeer wet- en regelgeving)

11 Gegevens worden onderhouden in de bronapplicatie Rationale Concernbrede informatie zou integraal beschikbaar moeten zijn Door duidelijke bronadministraties aan te wijzen kan snel de juiste informatie en meest actuele informatie worden gevonden Het onderhouden van gegevens op meerdere plaatsen introduceert het risico op inconsistenties Implicaties Voor alle gegevensgroepen is de bronapplicatie bekend Applicaties halen gegevens bij de bronapplicatie of ontvangen deze via een distributiemechanisme (replicatie) Replica's worden nooit gewijzigd, tenzij er een gecontroleerd synchronisatiemechanisme voorhanden is Gegevens die nog niet definitief zijn worden niet gekopieerd

12 Rapportage over afgeleide gegevens vindt plaats vanuit datamarts op het datawarehouse Rationale Afgeleide gegevens worden afgeleid (geaggregeerd, getransformeerd, verrijkt) uit andere gegevens Actualiteit van afgeleide gegevens is minder relevant dan actualiteit van transactiegegevens Rapportage vanuit een gescheiden omgeving voorkomt onderbrekingen en vertragingen in de operationele omgeving Een datamart is een gegevensopslag die is geoptimaliseerd voor rapportage en gericht op een specifieke doelgroep en behoefte Het leveren van rapportages mag het datawarehouse-proces niet hinderen Implicaties Er is een datawarehouse die periodiek wordt bijgewerkt uit bronapplicaties Rapportages over individuele transacties vindt plaats in de operationele omgeving Rapportage over afgeleide gegevens vindt plaats vanuit een data mart en niet direct vanuit het datawarehouse Een datamart kan alleen met geselecteerde tools benaderd worden

13 Archiefwaardige (versies van) documenten worden opgeslagen in het record Rationale De organisatie is verantwoordelijk voor het archiveren van archiefwaardige documenten. De bewaartermijnen van deze archiefwaardige documenten moeten expliciet bewaakt worden. Door archiefwaardige documenten op één plaats beschikbaar te hebben zijn ze breed toegankelijk zijn en kunnen bewaartermijnen worden gegarandeerd. Implicaties Er is een record dat en voldoet aan de daarvoor geldende eisen en standaarden zoals NEN-2082, NEN-ISO en de archiefwet. Archiefwaardige (versies van) documenten worden overgedragen aan het record Er is een documentair structuur plan waarin is beschreven wat de bewaartermijnen zijn van documenten

14 Functiemodel Sturing Strategie en beleid Performance Externe verantwoording Portfolio Product Contact Logistiek Onderwijs en onderzoek Toetsen en diplomeren Onderwijs ontwikkeling Werven Onderwijsintake Verzorgen onderwijs Toetsen Beheren kennisbronnen Inschrijven en administreren Roosterplanning Begeleiden Diplomeren en certificeren Relatiebeheer Verrichten onderzoek Ondersteuning Personeel Financieel Facilitair Informatie Technologie Inkoop Communicatie Juridisch

15 Functiemodel Sturing Strategie en beleid Corporate governance Strategisch plannen Tactisch plannen Beleidsvorming Beleidsevaluatie Onderwijsvisie Enterprise-architectuur Performance Proces Vaststellen prestatie-indicatoren Meten performance Rapporteren performance Verbeteren performance Externe verantwoording Rapporteren compliance Rapporteren performance Opstellen jaarverslag Accrediteren organisatie Portfolio Onderwijsportfolio Onderzoeksportfolio IT portfolio Financieel portfolio Programma Product Contact Logistiek Onderwijs en onderzoek Toetsen en diplomeren Onderwijsontwikkeling Ontwikkelen opleiding Ontwikkelen onderwijseenheid Ontwikkelen toetsmateriaal Accrediteren opleiding Evalueren opleiding Evalueren onderwijseenheid Werven Marktonderzoek Verstrekken informatie Marktbewerking Werven opdrachtgever Werven stagebedrijf Aanmelden Analyse instroom Onderwijsintake Vaststellen leervraag Bepalen competenties Intake assessment Bepalen examenprogramma Verzorgen onderwijs Organiseren leermiddelen Voorbereiden leeractiviteit Uitvoeren leeractiviteit Formatief toetsen Toetsen Vaststellen eerder verworven competenties Afnemen assessment Beoordelen asessment resultaat Summatief toetsen Beoordelen toetsresultaat Beheren kennisbronnen Beheren onderwijsmateriaal Beheren onderzoeksresultaten Beheren bronmateriaal Ontsluiten externe bronnen Inschrijven en administreren Inschrijven Inschrijven onderwijseenheden Beheren basisgegevens Beheren studievoortganggegevens Uitschrijven Roosterplanning Bepalen roosterkaders Prognotiseren vraag Plannen inzet en middelen Bepalen groepsindeling Maken rooster Afhandelen roosterproblemen Publiceren rooster Begeleiden Monitoren Adviseren Begeleiden stage Diplomeren en certificeren Vaststellen uitstroomkwalificatie Verstrekken getuigschrift of certficaat Beroep op kwalificatieresultaat Relatiebeheer Contactbeheer Klachtenafhandeling Alumnibeheer Beheren externe relaties Stagebemiddeling Verrichten onderzoek Vaststellen onderzoeksopdracht Bekostigen onderzoek Plannen onderzoek Uitvoeren onderzoek Opstellen onderzoeksresultaat Verspreiden onderzoeksresultaat Borgen onderzoeksresultaat Ondersteuning Personeel Organisatiebeheer Plannen formatie Werving en selectie Medewerkerbegeleiding Medewerkeradministratie Tijdregistratie Salaris- en declaratie-administratie Ziekte en verzuimadministratie Management Financieel Begroting Bekostiging Beheren grootboek Beheren activa Facturering Debiteurenbeheer Crediteurenbeheer Betalingen Facilitair Postafhandeling Beveiliging Reproductie Cateringbeheer Gebouwbeheer Goederenafhandeling Service Archivering Informatie Technologie Functioneel beheer Applicatie-ontwikkeling en beheer Infrastructuur-inrichting IT service Systeembeheer Beheren identiteiten Communicatie Beheren imago en huisstijl Interne informatieverstrekking Produceren publicaties Public relations Inkoop Aanbesteden Leveranciersbeheer Contractbeheer Bestellen Juridisch Managen compliance Juridisch adviseren

16 Functiemodel Strategie en beleid Corporate governance Strategisch plannen Tactisch plannen Beleidsvorming Beleidsevaluatie Onderwijsvisie Enterprise-architectuur Product Proces Performance Proces Vaststellen prestatie-indicatoren Meten performance Rapporteren performance Verbeteren performance Meten performance Verbeteren performance Sturing Rapporteren compliance Externe verantwoording Rapporteren compliance Rapporteren performance Opstellen jaarverslag Accrediteren organisatie Rapporteren performance Opstellen jaarverslag Accrediteren organisatie Portfolio Onderwijsportfolio Onderzoeksportfolio IT portfolio Financieel portfolio Programma Contact Logistiek Onderwijs en onderzoek Toetsen en diplomeren Onderwijsontwikkeling Ontwikkelen opleiding Ontwikkelen onderwijseenheid Ontwikkelen toetsmateriaal Accrediteren Evalueren opleiding opleiding opleiding Evalueren onderwijseenheid Werven Marktonderzoek Verstrekken informatie Marktbewerking Werven opdrachtgever Werven stagebedrijf Aanmelden Analyse instroom Onderwijsintake Vaststellen leervraag Bepalen competenties Intake assessment Bepalen examenprogramma Verzorgen onderwijs Organiseren leermiddelen Voorbereiden leeractiviteit Uitvoeren leeractiviteit Formatief toetsen Toetsen Vaststellen eerder verworven competenties Afnemen assessment Beoordelen asessment resultaat Summatief toetsen Beoordelen toetsresultaat Beheren kennisbronnen Beheren onderwijsmateriaal Beheren onderzoeksresultaten Beheren bronmateriaal Ontsluiten externe bronnen Inschrijven en administreren Inschrijven Inschrijven onderwijseenheden Beheren basisgegevens Beheren studievoortganggegevens Uitschrijven Roosterplanning Bepalen roosterkaders Prognotiseren vraag Plannen inzet en middelen Bepalen groepsindeling Maken rooster Afhandelen roosterproblemen Publiceren rooster Begeleiden Monitoren Adviseren Begeleiden stage Diplomeren en certificeren Vaststellen uitstroomkwalificatie Verstrekken getuigschrift of certficaat Beroep op kwalificatieresultaat Relatiebeheer Contactbeheer Klachtenafhandeling Alumnibeheer Beheren externe relaties Stagebemiddeling Verrichten onderzoek Vaststellen onderzoeksopdracht Bekostigen onderzoek Plannen onderzoek Uitvoeren onderzoek Opstellen onderzoeksresultaat Verspreiden onderzoeksresultaat Borgen onderzoeksresultaat Ondersteuning Personeel Organisatiebeheer Plannen formatie Werving en selectie Medewerkerbegeleiding Medewerkeradministratie Tijdregistratie Salaris- en declaratie-administratie Ziekte en verzuimadministratie Management Financieel Begroting Bekostiging Beheren grootboek Beheren activa Facturering Debiteurenbeheer Crediteurenbeheer Betalingen Facilitair Postafhandeling Beveiliging Reproductie Cateringbeheer Gebouwbeheer Goederenafhandeling Service Archivering Archivering Informatie Technologie Functioneel beheer Applicatie-ontwikkeling en beheer Infrastructuur-inrichting IT service Systeembeheer Beheren identiteiten Communicatie Beheren imago en huisstijl Interne informatieverstrekking Produceren publicaties Public relations Inkoop Aanbesteden Leveranciersbeheer Contractbeheer Bestellen Juridisch Managen compliance Juridisch adviseren

17 Masterdata Informatiemodel primaire processen Onderzoek Onderzoeks resultaat Materiaal Contact Medewerker Onderwijs materiaal Toets materiaal Onderwijs instelling Onderwijs product Competentie Toets activiteit Campagne Verbintenis Toets resultaat Marktsegment Opdracht gever Examen programma Onderwijs activiteit Stage Overdrachts dossier Student Getuigschrift Rooster Stageplaats Student dossier Groep Middel Stagebedrijf Portfolio Werkproduct

18 Streefarchitectuur kernapplicaties Elektronische Leer Omgeving Digitaal toets Document record Record Data warehouse werkproduct Digitaal portfolio groep onderwijsproduct onderwijsproduct toetsresultaat Student informatie dossier Onderzoeks informatie Rooster groep onderwijsproduct examenprogramma ruimte Stage bemiddelings prospect vordering ontvangst Bibliotheek vordering kostenplaats ontvangst medewerker ruimte voorwerp stagebedrijf CRM debiteur crediteur Financieel acvitum verplichting acvitum Personeels Asset config. item Service leverancier Inkoop medewerker

19 Asset Gegevens in kernapplicaties Financieel Service Bibliotheek Digitaal toets Digitaal portfolio Stage bemiddelings Elektronische Leer Omgeving Student informatie Personeels Onderzoeks informatie onderwijs product onderwijs product toetsmateriaal examen programma onderwijs activiteit toetsmateriaal onderwijs product toetsactiviteit toetsresultaat toetsresultaat applicatie is gedeelde bron applicatie is afnemer applicatie is bron materiaal onderwijs materiaal onderzoek verbintenis dossier overdrachts dossier gebouw portfolio competentie () competentie (medewerker) werkproduct onderzoeks resultaat getuigschrift medewerker onderwijs instelling medewerker medewerker dienst betrekking beoordeling vordering verplichting journaalpost activum ontvangst betaling kostenplaats vordering ontvangst kostenplaats vordering ontvangst leverancier medewerker opdrachtgever applicatie software apparaat configuratie item melding gebouw ruimte voorwerp CRM Rooster markt segment prospect campagne stagebedrijf stageplaats stage contact alumnus opdrachtgever leverancier stagebedrijf Inkoop contract leverancier verplichting voorwerp applicatie apparaat software werkorder ruimte medewerker voorwerp werkproduct applicatie software apparaat groep groep onderwijs product examen programma onderwijs activiteit rooster ruimte medewerker voorwerp groep document Document record Record dossier

20 Aandachtspunten in huidig applicatielandschap Elektronische Leer Omgeving F Digitaal toets Document I record Record D Data warehouse B werkproduct Digitaal portfolio groep onderwijsproduct 7 onderwijsproduct 5 6 toetsresultaat Student informatie dossier E Onderzoeks informatie Rooster groep onderwijsproduct examenprogramma 2 ruimte 1 Stage bemiddelings C prospect vordering ontvangst Bibliotheek vordering kostenplaats ontvangst 8 medewerker ruimte voorwerp 3 4 stagebedrijf CRM A debiteur crediteur Financieel Personeels Asset G config. item acvitum Service H leverancier verplichting acvitum Inkoop medewerker Koppeling (deels) handmatig, niet volledig of uit andere bron Geautomatiseerde koppeling ontbreekt Systeem is niet optimaal ingericht Systeem ontbreekt of is meervoudig aanwezig

21 Status informatie-architectuur De Haagse Hogeschool Op dit moment nog in ontwikkeling Is vooral huiswerk waarmee de basis wordt gelegd voor informatie en gegevensbeheer Afstemming met organisatie over verschillende modellen loopt Ook afstemming met een aantal andere HO instellingen

22 Conclusies Architectuur is een instrument dat helpt bij het realiseren van eisen en doelstellingen Gegevensbeheer is de basis voor externe verantwoording en vraagt ook aandacht vanuit architectuur Het is belangrijk om de verschillende soorten gegevens te identificeren en eigenaren aan te wijzen Een applicatie-architectuur kan inzicht geven in de bronadministraties van gegevens en gewenste informatiestromen De informatie-architectuur van de Haagse Hogeschool bevat een generiek herbruikbare referentie-architectuur

23 Contactgegevens Danny Greefhorst Henk Schouten