Instructie voor het Huisartsenportaal van het Waterlandziekenhuis

Transcriptie

1 Instructie voor het Huisartsenportaal van het Waterlandziekenhuis Colofon Dit is een instructie voor gebruikers van het huisartsenportaal Informatie adres: november 2012

2

3 Notities: Versie: 0.2 Versie datum: november 2012 Inhoud 1 Inleiding Algemeen Leeswijzer Referenties 5 2 Het portaal in vogelvlucht Functies in het portaal Huisartsen en waarneming Welke patiëntgegevens kunt u inzien Systeemeisen 7 3 Aanmelden op het portaal Internetadres van het portaal Aanmelden en het wijzigen van uw wachtwoord Het wijzigen van uw wachtwoord Hulp bij het aanmelden Afmelden 9 4 Berichtendashboard Gebruik van het Berichtendashboard Soorten berichten Selectie van berichten 12 5 Patiëntendashboard Inleiding Patiënt zoeken Patiëntengroep en waarneming Patiëntgegevens Documenten Bewegingen Afspraken 15 6 Lijsten

4 Notities: 4 17

5 in de toekomst met een specialist of een polikliniek van het WLZ. Van afspraken wordt onder andere de soort beweging getoond in de vorm van een icoon: Bezoek of een afspraak. 6 Lijsten Wanneer u een huisarts bent kunt u patiëntenlijsten raadplegen met de bewegingen van de patiënten. Na selectie van de menukeuze Lijsten kunt u een keuze maken uit een van de volgende lijsten: De Lijst Opgenomen patiënten geeft een overzicht van patiënten die momenteel zijn opgenomen in WLZ. De lijst Overplaatsingen geeft een overzicht van overplaatsingen van uw patiënten binnen WLZ en de nieuwe locatie waarop zij te vinden zijn in het ziekenhuis. Na de keuze voor een lijst wordt eerst een periode selectiescherm getoond. De Lijst Ontslagen patiënten geeft een overzicht van de ontslaggegevens van patiënten binnen WLZ Na de keuze voor een lijst wordt eerst een periode selectiescherm getoond. Bij het weergeven van lijsten worden gegevens van maximaal 90 dagen oud getoond. Bij elke lijst bestaat de mogelijkheid om deze af te drukken. 1 Inleiding 1.1 Algemeen Het Waterlandziekenhuis vervult een belangrijke rol in regionale initiatieven waaraan diverse zorgverleners uit de regio Purmerend deelnemen. Doel van deze initiatieven is te komen tot optimalisatie van de informatie-uitwisseling tussen de verschillende zorgverleners. Dit heeft kwalitatieve en effi ciency voordelen voor zowel de patiënten als de zorgverleners. In dit kader is een portaal ingericht, dat een verbinding heeft met het ziekenhuisinformatiesysteem. Met het portaal is het voor externe zorgverleners mogelijk om patiëntgegevens uit het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) van het Waterlandziekenhuis in te zien. In dit instructiedocument wordt uitgelegd hoe men het portaal gebruikt. In het vervolg van dit document wordt het Waterlandziekenhuis afgekort als WLZ. De huisartsen en verpleeghuisartsen worden aangeduid onder de verzamelterm gebruikers, tenzij expliciet een onderscheid wordt gemaakt tussen deze doelgroepen van het portaal. 1.2 Leeswijzer In het vervolg van dit document komen de volgende onderwerpen aan de orde: Het portaal in vogelvlucht. Het gebruik van het portaal in detail met als onderwerpen: - Het aanmelden op het portaal. - Het inzien van Berichten over patiënten op het Berichtendashboard. - Het raadplegen van patiëntendetails op het patiënten dashboard. - Het raadplegen van lijsten over de eigen patiënten. 1.3 Referenties Voor het gebruik van het portaal zijn enkele overeenkomsten opgesteld voor het vastleggen van afspraken over toegang en gebruik van het portaal van het WLZ. Verwezen wordt naar de volgende documenten: Gebruikersovereenkomst toegang Huisartsenportaal WLZ. 2 Het portaal in vogelvlucht 2.1 Functies in het portaal Met het portaal van het WLZ kunt u de gegevens raadplegen van uw patiënten, zoals deze zijn vastgelegd in het ziekenhuisinformatiesysteem (ZIS) van 16 5

6 het WLZ. De functies kunnen via het navigatiemenu worden benaderd. De functies in het portaal zijn: 1. Berichtendashboard In het Berichtendashboard, kunt u als huisarts in één oogopslag via korte berichten zien wat er met uw patiënten gebeurt. Voorbeelden van berichten zijn een nieuwe opname van een patiënt of de publicatie van een laboratorium uitslag. 2. Patiëntendashboard Via het patiënten dashboard kunt u gedetailleerde informatie raadplegen over één bepaalde patiënt. 3. Lijsten Vanuit de lijsten kunt u als u een huisarts bent overzichten maken van opnames, overplaatsingen en ontslagen van uw patiënten. 2.2 Huisartsen en waarneming Wanneer u zich op het portaal aanmeldt als huisarts heeft u toegang tot alle functies in het portaal. Het startscherm voor een huisarts na aanmelden is het Berichtendashboard. Als u als huisarts een dienst waarneemt van een andere huisarts kunt u in het Patiëntendashboard via het veld Patiëntengroep de huisarts selecteren voor wie u waarneemt. Bij het zoeken van patiëntgegevens wordt in dat geval in de patiëntenlijst van de waargenomen huisarts gezocht. Raadpleging via deze waarneemfunctie wordt extra gelogd. Bent u werkzaam op de huisartsenpost dan kunt u de patiëntgegevens raadplegen van alle bij WLZ geregistreerde patiënten. Raadpleging via deze waarneemfunctie wordt extra gelogd. 2.3 Welke patiëntgegevens kunt u inzien Een gebruiker van het portaal kan patiëntgegevens inzien zoals deze zijn vastgelegd in het Ziekenhuis Informatie Systeem van het WLZ. Van de patiënten worden de volgende gegevens getoond: Bewegingen Opname, Ontslag, Overplaatsing, Overlijden Documenten - Uitslagen van het laboratorium (het KCL, BacLab en PA); - Radiologieverslagen (zonder foto); - Correspondentie zoals brieven van poli s en specialisten. 5.4 Patiëntgegevens In dit deel worden voor de geselecteerde patiënt de personalia gegevens getoond. Het geslacht van de patiënt wordt getoond in de vorm van het icoon: of Wanneer de patiënt op moment van opvragen is opgenomen worden ook de volgende gegevens getoond: Opgenomen (in de vorm van het icoon: ). Verpleegkundige afdeling. Het actuele kamernummer. Het actuele bednummer. Wanneer de patiënt is overleden wordt dit ook bij de Patiëntgegevens getoond via het icoon. 5.5 Documenten In dit deel vindt u voor de geselecteerde patiënt de beschikbare documenten. De volgende documenten worden getoond: Uitslagen: - Laboratorium - Baclab - PA - Radiologieverslag (zonder foto) - Vaatonderzoek - KNF - ECG - Endoscopie Ontslagbrieven inclusief eventuele medicatie informatie; Diverse correspondentie zoals polibrieven en brieven van specialisten. Van documenten wordt een aantal gegevens getoond, waaronder de afdeling of persoon waar het document van afkomstig is; en de Verrichting (bijv. rechterbeen ). 5.6 Bewegingen In dit deel vindt u voor de geselecteerde patiënt de beschikbare bewegingen en uitslagen. De volgende typen Bewegingen worden getoond: Opname Ontslag Overplaatsing Overlijden Van de bewegingen wordt in de vorm van een icoon de soort beweging getoond: Opname Overplaatsing Ontslag (inclusief de soort overlijden) Begin afwezigheid Poliklinisch bezoek 5.7 Afspraken In dit deel vindt u voor de geselecteerde patiënt de afspraken die de patiënt heeft gehad of die de patiënt nog heeft 6 15

7 In het scherm worden enkele icoontjes gebruikt. De icoontjes hebben de volgende betekenis. Icoon Betekenis Man Vrouw Opname Ontslag Overlijden Overplaatsing Begin afwezigheid Einde afwezigheid (nog geen getoond beweging) Poliklinisch bezoek Afspraak 5.2 Patiënt zoeken U kunt een patiënt opzoeken aan de hand van een aantal criteria: Patiëntnummer Achternaam Voorletters Meisjesnaam Geboortedatum Geslacht. U wordt aangeraden bij het zoeken naar patiënten vooral te zoeken op geboortedatum, bijvoorbeeld U kunt bij het zoeken naar patiënten ook gebruikmaken van zogenaamde wildcards. Een voorbeeld is dat u niet de volledige naam Sieveking gebruikt, maar de zoekopdracht Sie* Op basis van uw zoekcriteria en na het selecteren van de knop Zoeken worden de gevonden resultaten getoond. Bij het selecteren van een patiënt worden de betreffende patiëntgegevens getoond. De patiëntendashboard toont zowel actuele patiënten als overleden patiënten. In een enkel geval worden patiënten (tijdelijk) niet getoond via het portaal. Ze zijn dan (tijdelijk) inactief gemaakt, omdat niet bekend mag zijn dat ze zijn opgenomen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij VIP s, maar ook wanneer een patiënt kenbaar heeft gemaakt bij het WLZ dat hij of zij bezwaar heeft bij het publiceren van zijn of haar gegevens via het portaal. 5.3 Patiëntengroep en waarneming Wanneer u een huisarts bent zult u doorgaans vooral de gegevens van uw eigen patiënten raadplegen. Daarnaast kan u in geval van waarneming aangeven via het veld Patiëntengroep van welke andere huisarts u de patiëntengroep wil raadplegen. Werkt u op een huisartsenpost, dan kan u ook kiezen voor de optie Alle WLZ patiënten. Aandachtspunten bij het opvragen van de gegevens zijn: Patiëntgegevens worden weergegeven uit het heden en toekomst (bijvoorbeeld afspraken). Op het Berichtendashboard zijn dit gegevens tot maximaal 90 dagen uit het verleden. Op het Patiëntendashboard zijn dit gegevens tot maximaal 365 dagen uit het verleden. Wanneer u patiëntgegevens opvraagt kunt u voor een periode van maximaal 7 dagen tegelijkertijd de gegevens opvragen. Voor patiënten met een psychiatrische behandeling geldt dat hun psychiatrische behandelgegevens niet worden getoond via het portaal. Soms worden patiënten niet getoond, omdat niet bekend mag zijn dat ze zijn opgenomen. Dit is bijvoorbeeld het geval bij VIP s, maar ook bij patiënten die kenbaar hebben gemaakt bij het WLZ dat zij bezwaar hebben tegen het publiceren van hun gegevens via het portaal. 2.4 Systeemeisen Het portaal kan men benaderen met een computer die een verbinding heeft met het internet. Voor gebruik van het portaal is een installatie vereist van een Internet browser, Adobe Acrobat versie 5 of hoger en Microsoft Offi ce 2000 of hoger. Het portaal ondersteunt de volgende browser versies: Microsoft Internet Explorer versie 6.x Microsoft Internet Explorer versie 7.x Mozilla Firefox versie 2.x Het ontwerp van de schermen is geoptimaliseerd voor gebruik bij een schermresolutie van 1024 x 768. De instelling voor de schermresolutie vindt u bij Windows bij de optie Scherminstellingen onder Confi guratiescherm. 3 Aanmelden op het portaal 3.1 Internetadres van het portaal Het internetadres waarmee het portaal wordt opgestart is: Aanmelden en het wijzigen van uw wachtwoord Voor het verkrijgen van toegang meldt u zich aan met een gebruikersnaam en wachtwoord. Om toegang te krijgen tot het portaal stelt het WLZ een gebruikersnaam ter beschikking. Het wachtwoord wordt uitgereikt bij het installeren van het portaal. Na de eerste aanmelding moet u uw wachtwoord aanpassen in een eigen wachtwoord. U kunt maximaal 1x per dag uw wachtwoord wijzigen. 14 7

8 3.3 Het wijzigen van uw wachtwoord U kunt zelf een nieuw wachtwoord instellen. Hiertoe kiest u de optie Personaliseren in de hoofdbalk van het scherm. 5 Patiëntendashboard 5.1 Inleiding U kunt op twee manieren in het patiënten dashboard terecht komen: U selecteert in het navigatiemenu de optie Patiënt. Er is dan nog geen patiënt voorgeselecteerd. U selecteert een patiënt in het Berichtendashboard. Voor de patiënt in het bericht worden de patiëntgegevens opgehaald en getoond. Het scherm is de volgende: Na het selecteren van de tab Algemene informatie kiest u vervolgens voor Wijzigen. U kunt alleen uw wachtwoord wijzigen. Andere gegevens, zoals uw contactgegevens kunt u niet via het portaal wijzigen. Hiervoor kunt u de helpdesk van het WLZ benaderen. Selecteer de eigen Patientengroep of kies voor Waarneming (zie par 5.3). Opzoeken van een patiënt met behulp van de criteria. Selecteer de knop Zoek patiënt voor het starten van de zoekopdracht. Selecteer de knop Wijzigen voor het aanpassen van uw wachtwoord: Selecteer een zoekresultaat voor de patiënten details. Getoonde Personalia gegevens en Opname gegevens. Getoonde detailgegevens van de patiënt in tabbladen: Documenten Bewegingen Afspraken 8 13

9 4.3 Selectie van berichten Om zelf te bepalen welke berichten u wilt zien, kunt u gebruik maken van een aantal selectiemogelijkheden: Periode, Documenten en Bewegingen. Periodeselectie Document selectie Beweging selectie Vul uw oude wachtwoord en daarna 2x uw nieuwe wachtwoord. Kies voor Opslaan om uw nieuwe wachtwoord te gebruiken of Afbreken om te annuleren. Oude wachtwoorden mogen geen onderdeel zijn van het nieuwe wachtwoord. Het maximaal aantal inlogpogingen is 5. Hierna wordt de gebruikersnaam en wachtwoord geblokkeerd en moet de gebruiker de helpdesk van het WLZ benaderen om de gebruikersnaam en wachtwoord te laten deblokkeren. Het wachtwoord is maximaal 30 dagen geldig. Hierna wordt men verplicht het wachtwoord te veranderen. De mogelijkheden voor de selectie van een periode zijn: Vandaag, Gisteren, Tot 3 dagen geleden, Afgelopen week, Handmatige selectie. De mogelijkheden voor de selectie van bewegingen zijn: Selecteer Zoeken voor het toepassen van de selectie op periode, documenten en bewegingen. Opname, Ontslag, Overplaatsing en Overlijden. De mogelijkheden voor de selectie van documenten zijn: Laboratorium, BVT/Baclab/PA, Vaatlab, KNF, ECG, Endoscopie, Ontslagbrieven, Overige brieven. Voor het instellen van een wachtwoord moet u bepaalde regels volgen: De minimale lengte van het wachtwoord is 8 karakters. De maximale lengte van het wachtwoord is 12 karakters. Het wachtwoord bevat minimaal 1 kleine letter en 1 grote letter. Het wachtwoord bevat minimaal 1 cijfer. Het wachtwoord bevat minimaal 1 speciaal teken # $ % ^ & *. Bij het instellen van een wachtwoord mag men de voorgaande 20 wachtwoorden niet hergebruiken. Wachtwoorden mogen niet beginnen met de termen: WLZ, wlz, Wlz, WLz. Wachtwoorden mogen niet gelijk zijn aan de gebruikersnaam. 3.4 Hulp bij het aanmelden Bij problemen met het aanmelden kunt u contact opnemen met de helpdesk van het WLZ: U benadert de helpdesk van het WLZ via het telefoonnummer: (0299) U benadert de helpdesk van het WLZ via het adres dat op het aanmeldscherm van het portaal genoemd staat: helpdesksap@wlz.nl 3.5 Afmelden Voor het afmelden van het portaal dient u ten alle tijden de optie Afmelden in de hoofdbalk van het scherm te gebruiken en niet alleen met het kruisje van uw browser het portaal direct af te sluiten zonder afmelden. 12 9

10 4 Berichtendashboard 4.1 Gebruik van het Berichtendashboard Het Berichtendashboard kunt u benaderen als u als huisarts het portaal gebruikt. In het Berichtendashboard, kunt in één oogopslag via korte berichten zien wat er met uw patiënten gebeurt. Voorbeelden van berichten zijn een nieuwe opname van een patiënt of de publicatie van een laboratorium uitslag. De berichten worden chronologisch aflopend getoond van maximaal 90 dagen oud. Het scherm voor het Berichtendashboard is de volgende: Wanneer u een bericht ziet voor een patiënt waarvan u direct de detailgegevens wil zien kunt u op de Naam of het Patiëntnummer van de patiënt klikken. In dat geval opent het patiëntendashboard met de betreffende patiënt voorgeselecteerd. Wanneer u een bericht ziet voor de publicatie van een document zoals een ontslagbrief en u wilt de inhoud zien, kunt u in de kolom Soort op de regel klikken. In dat geval wordt direct de inhoud van het document getoond. Selecteer Patiëntnr of Naam voor het tonen van de patiëntendetails in het patiëntendashboard. Selecteer de Soort voor het tonen van van de inhoud van een document. 4.2 Soorten berichten De berichten die u kunt zien zijn de volgende: Bewegingen Opname Ontslag Overplaatsing Overlijden Documenten Laboratorium BVT/Baclab/PA (verslagen zonder foto s van de afdeling Radiologie en laboratorium uitslagen van Baclab en PA Ontslagbrieven Overige correspondentie zoals polibrieven en brieven van specialisten