Cursus 5: digitaal archiveren en op internet publiceren Jeroen Poppe. Turnhout

Transcriptie

1 Cursus 5: digitaal archiveren en op internet publiceren Jeroen Poppe Turnhout

2 2

3 Digitaal archiveren Archiveren: Bewaren Terugvinden Leesbaarheid garanderen Complexiteit digitale archivering cfr. papieren archivering > actieve archivering Probleem van de digitale duurzaamheid Hardware Software Formaten Veroudering (door voortschrijden technologie) Verval (uit elkaar vallen) 3

4 Soorten digitale erfgoed objecten Erfgoed object Metadata Digitaal geboren Gedigitaliseerd MS Office Camera 8 mm film Brief 4

5 Eigenschappen digitaal document Losse band tussen gegevens en drager Dossier kan op meerdere dragers opgeslagen zijn Dossier kan uit meerdere bestanden bestaan Bestand kan uit meerdere archiefdocumenten bestaan Noodzaak van hard- en software Een digitaal document is niet dadelijk raadpleegbaar Je bent afhankelijk van computerapparatuur en computerprogramma s De bits moeten geïnterpreteerd worden tot gegevens Dezelfde problematiek bij geluids- en filmopnames Geen onderscheid tussen kopie en origineel > laat back-ups toe 5

6 6

7 Bestandsnamen Hoe kennen jullie bestandsnamen toe? Waarom werd gekozen voor deze manier van werken? 7

8 Bestandsnamen Betekenisvol Tijdrovend Interpretatieverschillen, fouten Bladeren Eindgebruikers? Kleinere projecten Digitaal geboren archief Geen databank Vb: Dorpstraat_winter.tif Betekenisloos Automatisch Snel Uniform (voorloopnullen) Content- en systeemonafhankelijker Massabewerking Migratie Databank (invloed op bestandsnamen) Vb: tif 8

9 Bestandsnamen Maximum 30 karakters Wel: a-z, 0-9, underscore (_) Geen spaties! Niet: \*/, >?< JJJJMMDD vb: 15 maart 1984 wordt

10 Bestandsnamen Naam.ext Extensie: 3 tekens Bestandsformaat Voorbeelden: _Kermis.tif SchoenerBootshow1980.jpg PetersInterview_ mp3 Afkortingen mijden 10

11 Mappen Scans groeperen Vb: boek, dossier Bestandsnamen uniek per map Snellere werkwijze Verkeerde map? > Weg! Werkproces op orde 11

12 Kantoordocumenten 12

13 Kantoordocumenten Tekstbestand: Rekenblad: Presentaties: ODF, PDF/A ODF, PDF/A ODF, PDF/A Msg (XML, PDF/A) 13

14 Kantoordocumenten PDF/A Onveranderlijk ODF Hergebruik mogelijk Raadpleegformaat Bewaart onderliggende informatie 1 formaat voor alles Bewaart oorspronkelijke look and feel 14

15 15

16 Opslagmedia Bekende opslagmedia zijn: (Draagbare) harde schijven (magnetisch) CD-ROMs & DVD s (optisch) USB sticks Voor archieven zijn zogenaamde solid state opslag media (USB sticks en andere FLASH-geheugen systemen) een relatief nieuw fenomeen. 3 tot 4 jaar garantie 16

17 Opslagmedia Magnetische dragers (harde schijven) Regelmatige kwaliteitscontroles waarschuwen voor dreigend informatieverlies Controle harde schijf > Crystal Disk Info ex-e.html Vervangen wanneer hun kwaliteit daalt (preventie). Een rampenplan beschrijft hoe men best bij calamiteiten optreedt, zodat zoveel mogelijk informatie wordt gerecupereerd Voor elke drager wordt een veiligheids-en werkkopie gemaakt Verschillende exemplaren > verschillende locaties 17

18 Crystal Disk Info 18

19 Opslagmedia Magnetische dragers NAS: Network-attached storage Opslagcomputer Verschillende harde schijven Verschillende computers op aangesloten RAID1 > 2 harde schijven RAID5 > 3 harde schijven Goedkoop: 300 Synology, Qnap 19

20 Opslagmedia: optische dragers Nuttig om bij aankoop pc te zorgen voor een ingebouwde cd/dvd-brander Vroeger: verschillende formaten dvdrecordables Nu: dual-layer, multi-formaat lezers die elk type dvd kunnen lezen Bewaren in juwelcase Levensduur: 1 jaar? Meer info: Referaat Eric-Jan Keulemans -documenten/referaat_keulemans.pdf 20

21 Opslagmedia Bewaartips Apparatuur verdwijnt Niet bestand tegen: Zon Warmte Vocht Etiket met duidelijke informatie (zonder drager te beschadigen) Om de vier jaar een kopie maken 21

22 Opslagmedia Bewaartips Controlecijfers (checksum) maken? vb.: md5summer 22

23 Online backup in the cloud

24 Opslagmedia Samenvatting Gebruik verschillende types drager Kies courante opslagmedia Voer regelmatig controles uit op de dragers en de data aanwezig op de dragers Maak af en toe veiligheidskopieën van data Bewaar opslagmedia en kopieën op verschillende plaatsen in ideale omstandigheden 24

25 25

26 Langetermijnarchivering Zeer moeilijk! Contacteer dichtstbijzijnde archiefdienst 26

27 Bewaarstrategieën De verschillende bewaarstrategieën zijn: 1. Afdrukken 2. Technologie bewaren 3. Emulatie 4. Migratie 5. Conversie Geïnteresseerden vinden hierover meer informatie in de rapporten van e-david: 27

28 Afdrukken Alles overgezet op een annaloog formaat, bvb. papier en microfilm Veel nadelen: Verlies van digitale voordelen: plaatsbesparend, zoekmogelijkheden Niet alle essentiële informatie wordt afgedrukt Sommige digitale documenten moeilijk afdrukbaar (geluid, video, databanken, ) Het digitale document zal altijd beschouwd worden als origineel Niet goedkoop 28

29 Technologie bewaren De originele hard- en software bewaren, zodat de digitale documenten in hun originele vorm raadpleegbaar blijven. Veel nadelen: Kennis en onderdelen verdwijnen Je moet veel bijhouden: veel configuraties en programma s voorhanden Verval van de dragers In de praktijk is het onhaalbaar een dergelijk computermuseum in stand te houden 29

30 Emulatie (virtualiseren) Nabootsing van hard- en/of software in een nieuwe omgeving Moderne computers doen zich voor als oude computers Lijkt een veelbelovende piste, maar toch nog veel nadelen Probleem met patenten voor beschermde software Voldoende kennis nodig Uitwisselen gegevens moeilijk 30

31 Migratie Omzetting van document naar een standaardformaat dat geschikt is voor bewaring op lange termijn (TIFF, PDF/A, ) Vandaag de meest toegepaste en betrouwbaarste strategie voor bewaring van digitale documenten 31

32 Conversie Overzettingen van het digitaal document van een lagere naar een hogere versie van het bestandsformaat Bvb: MS Word 97 MS Word 2003 MS Word 2007 Nadelen: Altijd verlies van gegevens Gebonden aan een fabrikant Heel snel nieuwe versie 32

33 Tweevoudige strategie? Bestanden worden gemigreerd naar een archiefformaat als TIFF of PDF/A, maar blijven ook in hun oorspronkelijke formaat bewaard Veilige methode: het blijft mogelijk om in de toekomst nieuwe strategieën toe te passen op het oorspronkelijke document, maar (als dat bijvoorbeeld geen goede resultaten oplevert) de informatie blijft nog te raadplegen in een gestandaardiseerd formaat 33

34 Samengevat There is no easy way to insure your digital files will last. (Library of Congress) 34

35 35

36 Digitaal archief structureren Digitale documenten moeten snel opspoorbaar zijn Noodzaak van een logische en overzichtelijke structuur Heel vaak niet geval, bvb. alles onder Mijn documenten bewaard, onduidelijke bestands-en mapnamen, In feite dezelfde problematiek als bij papieren documenten 36

37 Mappenstructuur Gebruik een boomstructuur voor de mappen die de werking van de archiefvormer weerspiegelt Zie het archiefschema van een papieren archief Maak een overzicht van de digitale mappenstructuur Druk deze af, de gebruiker kan die gebruiken als inventaris Voeg dit overzicht van de mappenstructuur bij de digitale drager 37

38 Mappenstructuur Een voorbeeld Overleg Raad van Bestuur Algemene vergadering Boekhouding Jaarrekening Inkomsten Uitgaven Projecten Tentoonstellingen Opendeurdag Opendeurdag 2010 OntwerpAffiche_ pdf NOBrochure_WV_ doc Voorbeeld: AMVB & BBOT 38

39 Samenvatting archiveren Bestanden migreren naar geschikte standaarden Op geschikte dragers opslaan Een duidelijke mappenstructuur voorzien Eenvormige en heldere bestandsnamen gebruiken Regelmatige controle Dragers na 4 jaar vervangen 39

40 Archiveren Personal archiving edavid FARO 40

41

42 Registratie Registreren: informatie vastleggen over document/boek/object Excel, Access Denk op voorhand na over wat en hoe je wil beschrijven, zeker als dit door verschillende medewerkers wordt gedaan. Duidelijke afspraken vastleggen! Verzamel voldoende informatie over je collectie (inhoudelijk + technisch) Uniek identificatienummer voor elke digitale kopie Bijv. hkvl tif 42

43 Registratie Archivering van de context Context is heel belangrijk om de inhoud van een archiefstuk volledig te kunnen vatten Wat was de functie? Wie creëerde het document? In welk dossier hoort het? 43

44 Dublin Core Basisstandaard voor registraties Dublin Core Metadata Element Set ISO Generiek (Resource): archiefstuk, boek, object Uitwisselbaar (XML, HTML)

45 Dublin Core 15 velden Herhaling zelfde veld toegelaten Uniek kenmerk > verbinden met digitaal object Bepalen welke velden verplicht zijn Uniek kenmerk Titel

46 Dublin Core vertaling (DEN) Auteur/maker Onderwerp/trefwoord Omschrijving Uitgever Andere medewerkers Datum Titel Bestandstype (vb: brief, boek, ) Bestandsformaat (vb: TIFF, A4) Bestandsidentificatie (Uniek) Bron (vb: dossier) Taal Relatie Dekking (periode, grondgebied) Rechten (vb: CC-licentie)

47 Dublin Core Beschrijvingsregels: Eén-op-één-principe: beschrijft een object, niet wat het object voorstelt Meermaals zelfde veld Uitbreiding Specifiëring Passende waarde invullen > doelgroep

48 48

49 Ontsluiting op het internet Je hebt objecten gedigitaliseerd en/of digitaal beschreven. Maar vervolgens wil je ze ook op het web publiceren. En misschien wil je je data ook wel toegankelijk maken voor aggregatoren of harvesters, zodat je collectie in andere omgevingen vindbaar worden? Je kan zelf je collectie online brengen, met je eigen software en domeinnaam. Maar overweeg ook om aan te sluiten bij een bestaand netwerk. Voorbeeld: Effectmeting Nationaal Archief joins Wikipedia (NL): Uit dit onderzoek blijkt dat gedigitaliseerd cultureel erfgoed dat beschikbaar gesteld wordt aan Wikipedia aantoonbaar veel vaker bekeken wordt. De beschikbaar gestelde collectie is in 4 maanden meer dan 2 miljoen keer bekeken op Wikipedia, in tegenstelling tot enkele honderden bezoeken aan de selectie op de beeldbank van het Nationaal archief zelf. 49

50 Ontsluiting op het internet Publiceer je gegevens op het web Minimale eisen: Zorg ervoor dat je website met de gebruikelijke webstandaarden is ontwikkeld. Publiceer de inhoud van webpagina's in HTML of XML, in combinatie met CSS of XHTML Zorg ervoor dat de website aan de toegankelijkheidseisen beantwoordt. Internationale standaard is WAI WCAG 1.0 A. Een alternatief is het AnySurfer-label Aanbeveling Vermijd een site volledig in Flash op te bouwen Hou rekening met de introductie van HTML 5 Gebruik een open datastructuur: Verzeker de vindbaarheid 50

51 Ontsluiting op het internet Voorbeeld: een oud tijdschrift Online aanbieden als pdf-document Bijvoorbeeld via 51

52 Ontsluiting op het internet Voorbeeld: een handschrift 52

53 Ontsluiting op het internet Voorbeeld: Itinera Nova 53

54 Ontsluiting op het internet Voorbeeld: Itinera Nova Binnen het kader van het project Itinera Nova zullen alle ca bladzijden van de registers van de Leuvense schepenbank ingescand worden, en dit op een termijn van tien jaar. De digitale beelden worden ter beschikking gesteld op de projectwebsite itineranova.be. De akten, van verkoop tot erfenis, van burenruzie tot schuldbekentenis, worden voorzien van een index en een volledige transcriptie. Een netwerk van vrijwilligers zal wiki-gewijs helpen bij de ontsluiting van deze rijke bron door mee te transcriberen. 54

55 Crowdsourcing Voorbeeld: oldweather.org 55

56 Crowdsourcing -zam 56

57 Een beeldbank opzetten? Beeldbank vs. erfgoedbank? Beeldbanken = verzameling (gedigitaliseerde) afbeeldingen, opgeslagen in databank en ter beschikking gesteld op een website Erfgoedbanken = combinatie van media (beeld, tekst, geluid ) 57

58 Een beeldbank opzetten? Onderwerp Geografisch Collecties 58

59 Erfgoedplus.be Limburg & Vlaams-Brabant Verschillende erfgoedorganisaties (musea, bewaarbibliotheken, verenigingen, kerkfabrieken, heemkundige kringen,...) werken mee en leveren gegevens en beeldmateriaal over hun collectiestukken aan. Erfgoedplus.be verzamelt al deze beschrijvingen in een databank, legt linken en verbanden tussen alle gegevens, en maakt deze gegevens doorzoekbaar op de website 59

60 Zelf doen? Op middellange termijn komen er wellicht een aantal nieuwe mogelijkheden, die professioneel zijn maar toch betaalbaar Vb.: CollectiveAccess 60

61 Zelf doen? Op middellange termijn komen er wellicht een aantal nieuwe mogelijkheden, die professioneel zijn maar toch betaalbaar Vb.: Omeka 61

62 Toch geen budget? Voorbeeld: 62

63 Toch geen budget? Voorbeeld: Picasa 63

64 Toch geen budget? Voorbeeld: Flickr 64

65 65

66 Auteursrecht m/watch?v=duh8yd37y R4&feature=share&list= UUbro4WrCA6n6e1KNU be3eaq 66

67 Auteursrecht Ieder origineel werk is in principe beschermd door het auteursrecht Van kracht tot 70 jaar na de dood van de auteur Na 70 jaar: publiek domein Opsporen van rechthebbenden is echter vaak zeer arbeidsintensief Probleem: orphan works / verweesde werken 67

68 Auteursrecht Auteur bekend? Vraag toestemming aan auteur of rechthebbende (= meestal erfgenamen) Stel een contract of overeenkomst op Auteur onbekend? Voorzie het materiaal van een disclaimer Pas op met recent materiaal 68

69 Auteursrecht Verweesd werk Disclaimer (Archipelproject) Wij hebben de nodige inspanningen gedaan om de rechthebbenden van dit document te vinden, maar zijn hier helaas niet altijd in geslaagd. Bent u de rechthebbende of kent u deze persoon, neem dan zeker contact met ons op. 69

70 Auteursrecht Voorbeeld: Beeldbank Lier 70

71 Auteursrecht Voorbeeld: Beeldbank Oostende 71

72 Auteursrecht: Creative commons 72

73 Auteursrecht Een interessante publicatie Auteursrecht en erfgoed Handleiding tot het vermijden van uitschuivers (2004) > Deliverables 73

74 Portretrecht Altijd toestemming nodig van de geportretteerde Die zijn toestemming altijd kan herroepen Tot 20 jaar na de dood Met een bepaald doel > geen toestemming voor een ander doel 74

75 Andere juridische problemen? In Nederland ontstond recent discussie over het opnemen van dagbladen met een nationaal-socialistische signatuur in het online Historisch Krantenarchief van de Koninklijke Bibliotheek. Het ministerie van Justitie bracht een negatief advies uit over het op Internet ter beschikking stellen van de kranten, omdat het niet kan garanderen dat het Openbaar Ministerie niet tot vervolging zou overgaan wegens het 'vermenigvuldigen van strafbare uitingen'. Met andere woorden: het digitaal ontsluiten van oorspronkelijk materiaal uit de oorlogsjaren zou kunnen leiden tot een aanklacht voor verspreiden van haatdragende teksten. Sinds kort zijn de kranten toch online op 75

76 Meer informatie vinden Cursussen en advies Alles over digitaal erfgoed De organisatie achter CEST Digitaal archiveren/documentbeheer Digitaal archiveren/documentbeheer op maat van kleine organisaties (project DIGIgids) Alles over digitaal erfgoed

77 77