Opdracht 1 : Vragenlijst voor intakegesprek

Transcriptie

1 Opdracht 1 : Vragenlijst voor intakegesprek 1. Wat voor soort promotiemateriaal wilt u gebruiken? (poster,dm-brief etc.) 2. Wilt u ook dat er dm-brieven worden gestuurd naar de bewoners en bedrijven? 3. Hoe groot is het budget hiervoor? 4. Wilt u het promotiemateriaal goed laten opvallen of hoeft dat niet perse? 5. Naar welke kleur gaat u voorkeur uit voor het promotiemateriaal? 6. Moet er veel promotiemateriaal komen te hangen in Heerlen zelf of weinig en heel opvallend? 7. Moet er ook promotie komen buiten Heerlen? 8. Moet het logo van gemeente Heerlen in het promotiemateriaal komen te staan? en eventueel meerderen bedrijven? 9. Wilt u de nadruk leggen op Serious Request of op de kinderen en jongeren in oorlogsgebieden? 10. Welke informatie wilt u verder nog in het promotiemateriaal vermelden wat u belangrijk vindt? 11. Mag het promotiemateriaal gewoon op straat komen te hangen of heeft u hiervoor een voorkeur? 12. Wilt u het promotiemateriaal ook in scholen hangen? 13. Mag de dm-brief met uw naam eronder worden toegestuurd? 14. Wilt u op de plek waar het glazen huis komt te staan meer promotiemateriaal? 15. Wat is de deadline van het promotiemateriaal?

2 Inleiding Paul Postuma heeft een opdracht gekregen om voor de wethouder Barry Braken van de Gemeente Heerlen communicatiewerkzaamheden te verrichten. Deze wethouder wil graag dat de bewoners en bedrijven van de gemeente Heerlen op de hoogte zijn van het Serious Request evenement. De gemeente wil ook dat iedereen die serious request bezoekt ook na serious request de mooie plekken van Heerlen zullen ontdekken. Beschrijving evenement 3FM Serious Request is een samenwerking van 3FM en het Rode Kruis. Elk jaar vragen zij samen aandacht voor een stille ramp en proberen met deze actie zoveel mogelijk geld op te halen. Het geld dat wordt opgehaald gaat rechtstreeks naar het Rode Kruis. Dj's sluiten zich vrijwillig op in een Glazen Huis en draaien de week voor kerst request plaatjes voor geld. Tegelijkertijd informeren de DJ's het publiek over de noodzaak van de actie. Deze gehele week eten zij helemaal niks. De DJ's in het Glazen Huis in Heerlen zetten zich in december 2015 samen met Nederland in voor de generatie van de toekomst in oorlogs- en conflictgebieden: kinderen en jongeren die leven onder de meest extreme omstandigheden en daardoor weinig kans hebben op scholing en ontwikkeling. Opdrachtnemer Opdrachtnemer : Paul Postuma Uitvoer door : Manon van der Kraan Mail : manon_v_d_kraan@hotmail.com Tel : Functie : Ontwikkelen promotiematerialen Opdrachtgever Opdrachtgever : De gemeente Uitvoer door : Barry Braken Mail : barrybraken@gmail.com Tel : Functie : Wethouder Doelstelling De wethouder van de gemeente Heerlen (Barry Braken) wil dat de promotie die wij voor hun maken van goede kwaliteit is en dat we veel bezoekers naar Heerlen kunnen trekken. Hij wil niet dat de bezoekers alleen voor serious request naar Heerlen komen maar dat ze ook Heerlen zelf bezoeken. De doelstelling is dan ook dat de bezoekers worden aangetrokken om naar Heerlen te komen door serious request maar dat ze na serious request ook nog Heerlen komen bezoeken. De bewoners van Heerlen en omstreken kunnen met de stempelkaart die zij in ontvangst krijgen de verschillende restaurants blijven bezoeken voor en na serious

3 request. Voor de bedrijven die in Heerlen en omstreken zijn gevestigd, hebben we verschillende acties bedacht waarmee ze meer naamsbekendheid krijgen tijdens het event. De pers ziet na de verschillende opnames die ze maken van Heerlen ook andere hotspots en meer van de stad zelf. Doelgroep Bij serious request zijn er 4 verschillende doelgroepen. We hebben de bewoners van Heerlen zelf, de leeftijd varieert van jaar hun woonplaats Heerlen wordt helemaal omgetoverd tot de plek voor serious request de bewoners krijgen hierdoor veel door van wat er allemaal gebeurt. De kwantitatief van de bewoners is Als 2 e doelgroep zijn er de bedrijven in de omgeving en in Heerlen zelf. Er zijn ongeveer 8170 bedrijven dit is de kwantiteit van de bedrijven. Kwalitatief zitten er veel bedrijven in Heerlen er zit in Heerlen bijv. een speelgoed winkel die knuffels kunnen verkopen voor serious request. Er zitten verschillende restaurantjes in Heerlen die speciale menu s op kunnen zetten voor deze week. Een massage bedrijf in Heerlen kan voor een klein bedrag mensen tijdens serious request masseren. De bezoekers die naar serious request komen variëren in leeftijd van 0-95 in de ochtend en middag zullen er meer kinderen komen van bijv. bassischolen en in de avond zullen er meer jongeren en ouderen komen. De kwantiteit van de bezoekers is ongeveer per dag. Ook tijdens serious request zal de pers aanwezig zijn, doordat de pers aanwezig is zullen er meer mensen naar Heerlen komen. De pers zijn volwassen personen tussen de jaar. Ze interviewen of filmen deze dag om zo heel Nederland te laten weten dat zij in Heerlen zijn en hoe Heerlen eruit ziet op dit moment. De pers komt uit heel Nederland speciaal naar Heerlen toe. Voorstel Voor de doelgroep bewoners heb ik het volgende als voorstel genomen : elke bewoner die het huis aan huis blad 1Heerlen ontvangt krijgt een stempelkaart in week 47. Deze kunnen ze bij elk restaurant in Heerlen krijgen en bij elke maaltijd krijgen ze een stempel. Bij een volle stempelkaart krijgen ze 1 menu gratis bij een van de restaurants en kunnen ze een lied aan vragen bij serious request dat een waarde heeft van 10,-. Communicatie middel : Huis aan huis blad Media : 1Heerlen Kosten : 504,- voor 4 weken 1 artikel voor stempelkaarten Planning : week 45 stempelkaarten gedrukt. week 47 produceren bij de klant, tot week 51. Voor de doelgroep bedrijven heb ik het volgende als voorstel genomen : de restaurants in Heerlen doen vanaf week 47 mee met de stempelkaart actie voor de bewoners. Hierbij hebben de restaurants speciale menu s samen gesteld. Communicatie middel : Flyers Media : Street teams (verspreiding flyers in Heerlen)

4 Kosten : 124,80 voor flyers 1.195,- personeel kosten 50 personen over heel Nederland (16-17 jaar) Planning : week 46 Voor de doelgroep bezoekers heb ik het volgende als voorstel genomen : voor en na serious request zijn er verschillende voordeel bonnen die door Street teams over heel Nederland worden uitgedeeld. Deze kunnen worden gebruikt voor en na de week van serious request. Communicatie middel : Flyers Media : Street teams Kosten : 183,60 voor flyers 1.195,- personeel kosten 50 personen over heel Nederland (16-17 jaar) Planning : week 48 Voor de doelgroep pers heb ik het volgende als voorstel genomen : de pers een dm-brief sturen of ze voor tijdens en na serious request verschillende opnames kunnen maken en verschillende gesprekken hebben met de andere doelgroepen en uiteraard ook met u de wethouder over Heerlen en wat er allemaal te doen is en was. Nadat ik de pers de dmbrieven heb gestuurd, komt er een persbijeenkomst bij de persbijeenkomst worden 5 persbedrijven uitgekozen om voor tijdens en na serious request opnames te maken. Communicatie middel : dm-brief, persbijeenkomst Media : dm-brief Kosten : 90,- voor 100 brieven incl. verzenden 9,- voor 10 brieven uitnodiging persbijeenkomst. 560,- voor zaalverhuur inclusief drinken en eten. 294,90 voor de pers max. 5 personen Planning : week 47 Totale kosten : ,10 Dit budget staat nog niet vast, dit zou nog kunnen veranderen met extra ideeën in de loop van de procedure. Street team Locatie persbijeenkomst stempelkaart

5 Den Haag, 16 september 2015 = PERSBERICHT = De gemeente Heerlen pakt uit 3FM Serious Request on tour in Heerlen Serious request is een samenwerking van 3FM en het Nederlandse Rode Kruis. Van 18 tot 24 december vindt 3FM Serious Request plaats in het centrum van Heerlen. Elk jaar vragen zij aandacht voor een stille ramp en proberen met deze actie zoveel mogelijk geld op te halen. Thema Serious Request 2015 Deze actie van Serious Request werd voor het eerst georganiseerd in Dj s sluiten zich vrijwillig op in een glazen huis en draaien de week voor kerst plaatjes voor geld. De Dj's mogen geen vast voedsel eten, in plaats daarvan krijgen ze groente- en fruitsappen. Tegelijkertijd informeren de Dj s het publiek over de noodzaak van de actie. Dit jaar is de actie kinderen en jongeren in oorlogsgebieden. Leren in tijden van oorlog is niet gemakkelijk. Door traumatische ervaringen en door tekort aan eten kunnen concentratieproblemen ontstaan en met gevolg leerachterstanden. De volgende generatie verliest hierdoor uitzicht op de toekomst. Radiostation 3FM In de week voorafgaand aan Kerstmis nemen 3 Dj's van het radiostation 3FM gedurende zes dagen plaats in een glazen huis, om radio te maken voor het goede doel. De drie presentatoren maken afwisselend radio, waarbij de liedjes die ze afspelen zijn gebaseerd op door het publiek aangevraagde muziek. Voor zo'n aanvraag wordt een geldbedrag betaald, meestal zo'n 10 tot 25 euro met uitschieters tot enkele duizenden euro's. Het eerste jaar dit was in 2004 waren het de Dj s Giel Beelen, Wouter van der Goes en Claudia de Breij die afwisselend radio maakte. Het Nederlandse Rode Kruis Het Nederlandse rode kruis maakt deel uit van het grootste netwerk ter wereld: de internationale Rode Kruis-beweging. Het embleem van het Rode Kruis staat voor directe hulp aan mensen in nood: in conflictgebieden, na rampen en in eigen land. Het Nederlandse Rode Kruis zorg voor mensen in nood in hun eerste levensbehoeften: een onderkomen, water, voedsel, toegang tot medische voorzieningen, veiligheid en het herstellen van contact met familie. De kracht van het Rode Kruis zijn de vele vrijwilligers Noot voor de reactie : Voor meer informatie neemt u contact op met Manon van der kraan, medewerker Ontwerpstudio 2. Tel: Fax : mk.ontwerpstudio2@gmail.com

6 Dit jaar staat de stad Heerlen in het teken van serious request. Voor u als bewoner zijn er allerlei verschillende acties voor en na serious request. Grijp nu deze kans en steun serious request en zet Heerlen op de kaart. Bij het blad 1Heerlen krijgt u een stempelkaart die u kunt besteden bij alle deelnemende restaurant. In week 47 ontvangt u de stempelkaart bij uw blad, mocht u de stempelkaart niet ontvangen kunt u contact opnemen met het blad 1Heerlen. De restaurants hebben verschillende menu s voor u opgesteld waarbij u de stempelkaart kunt gebruiken. Klik hier voor informatie over de deelnemende restaurants. Bij een volle stempelkaart krijgt u 1 menu gratis bij een van de restaurants en kunt u een lied aanvragen bij serious request. Een volle stempelkaart heeft een waarde van 10,- voor serious request. Voor meer informatie over hoe u een lied aan kunt vragen bij serious request via de stempelkaart klik hier. Bewaar u stempelkaart dus goed en zorg dat u alle stempels heeft en geld ophaalt voor de kinderen en jongeren die leven onder de meest extreme omstandigheden en daardoor weinig kans hebben op scholing en ontwikkeling. Voorwaarden Uw volle stempelkaart is nog te gebruiken na serious request voor een gratis menu bij een van de restaurants. U kunt na serious request uw volle stempelkaart nog wel inleveren maar dat kunt u dan doen bij het rode kruis de volle stempelkaart heeft dan nog steeds de waarde van 10,-. Voor meer informatie klik hier. De hoofdpagina van de site van de gemeente Heerlen vind ik de geschikte plek voor de informatie over serious request dan kunnen ze daarop klikken en worden ze daarbij doorverwezen naar de informatie over het evenement. Als bezoekers van de site Heerlen valt hun dit als eerste op en zullen ze door klikken voor verdere informatie.

7 Hoofdpagina Op de hoofdpagina komt onder het kopje Serious Request Heerlen 2015 het volgende te staan : - Van 18 t/m 24 december staat het Glazen Huis op het Pancratiusplein in Heerlen. Kom allemaal langs, en zorg voor de mooiste sfeer die Heerlen kent. U klikt hierna op bekijk het programma. Pagina Op de pagina komt de bovenstaande gemaakte tekst te staan over serious request. De achtergrond kleur wordt zwart en het lettertype blijft hetzelfde en de kleur van het lettertype wordt blauw.

8 Heerlen heeft in totaal inwoners. Heerlen telt huishoudens met een gemiddelde grootte van 2 gezinsleden. Er moeten dus flyers worden gedrukt. Criteria offertes : Prijs : Als eerste komt de criteria prijs aan de orde hiervoor zal ik voor de 1 ste offerte gaan. Het prijsverschil is hierbij groot. Bij offerte 2 betaal je 533,55 inclusief BTW. Bij offerte 1 betaal je 328,88 inclusief BTW. Leveringsvoorwaarden : Zal ik ook voor de 1 ste offerte gaan deze offerte heeft een leveringstijd van 6 werkdagen. Bij offerte 2 is de levering geen exacte datum wel kun je voor de spoed levering gaan dan komt die wel op een exacte datum binnen en sneller maar wordt de prijs weer hoger. Betalingsvoorwaarden : Bij offerte 1 moet je eerst betalen voordat je bestelling wordt verstuurd. Je hebt 1 dag om te betalen en dat dan voor 10:00 gedaan te hebben dan komt de bestelling binnen 6 dagen binnen. Bij offerte 2 geldt ook eerst betalen en dan heb je 1 dag om te betalen en dat dan voor 11:30 dan komt de bestelling binnen ongeveer 9 13 dagen binnen. Bij offerte 1 & 2 is de verzending gratis. Bij offerte 1 & 2 kun je betalen met IDeal. Bij de betalingsvoorwaarden ga ik toch ook voor offerte 1 omdat de bestelling sneller binnenkomt. Kwaliteit : Bij offerte 1 & 2 kan ik ze allebei in FC, dubbelzijdig en in A5 verkrijgen. Je kunt bij allebei een eigen bestand toevoegen met hoe je flyer eruit komt te zien. Al met al ga ik voor offerte 1 met de criteria die ik belangrijk vond de prijs en de leveringsvoorwaarden.

9 Draaiboek Serious Request 18 tot 24 December Manon van der Kraan

10 Inhoudsopgave Algemene informatie... 2 Over het evenement... 2 Mijn uitvoering... 2 Stempelkaarten... 2 Flyers menu s restaurants... 2 Flyers voordeel bonnen... 2 Dm-brief & persbijeenkomst... 2 Uw uitvoering... 3 Stempelkaarten... 3 Flyers menu s restaurants... 3 Flyers voordeel bonnen... 3 Dm-brief en persbijeenkomst... 3 Globale planning... 3 Budget

11 Algemene informatie Opdrachtnemer : Opdrachtnemer : Paul Postuma Uitvoer door : Manon van der Kraan Mail : manon_v_d_kraan@hotmail.com Tel : Functie : Ontwikkelen promotiematerialen Opdrachtgever : Opdrachtgever : De gemeente Uitvoer door : Barry Braken Mail : barrybraken@gmail.com Tel : Functie : Wethouder Over het evenement Van 18 tot 24 december vindt 3FM Serious Request plaats in het centrum van Heerlen. Serious Request is een samenwerking van 3FM en het Nederlandse Rode Kruis Elk jaar vragen zij aandacht voor een stille ramp en proberen met deze actie zoveel mogelijk geld op te halen. Voor de gemeente Heerlen moeten Ontwerpstudio 2 promotie materiaal ontwikkelen om de bezoekers, pers, bewoners en de bedrijven meer informatie te geven over Heerlen. Heerlen moet hierdoor meer op de kaart komen te staan bij de doelgroepen, ze zien hierdoor de vele faciliteiten die Heerlen te bieden heeft. Mijn uitvoering Voor de gemeente Heerlen heb ik de volgende activiteiten uitgevoerd. Stempelkaarten - Het huis aan huis blad 1Heerlen is geïnformeerd en in week 47 komt de krant uit waarbij de stempelkaarten zitten. Stempelkaarten zijn ontworpen. - Restaurants waar de stempelkaarten worden gebruikt zijn op de hoogte. - Serious request is op de hoogte van de stempelkaarten die een waarde hebben van 10,- Flyers menu s restaurants - Speciale menu s voor de restaurants worden door de restaurant beheerder samengesteld. - Ze zijn op de hoogte dat er vanaf week 47 gebruik van wordt gemaakt. - Het Street team is op de hoogte om de flyers in Heerlen te verspreiden. - Ik heb verschillende vergelijkingen gedaan bij offertes hierbij kun je het beste bestellen via belangrijk criteria waren hier de prijs en leveringsvoorwaarden. Flyers voordeel bonnen - De voordeelbonnen zijn al gemaakt, de bedrijven zijn hiervan op de hoogte. - De verschillende Street teams door heel Nederland zijn op de hoogte om de flyers in week 48 te verspreiden. - Ik heb verschillende vergelijkingen gedaan bij offertes hierbij kun je het beste bestellen via belangrijk criteria waren hier de prijs en leveringsvoorwaarden. Dm-brief & persbijeenkomst - De tekst van de dm-brieven staan op de bijgeleverde USB-stick. 2

12 - De postzegels en enveloppe met adressen liggen al klaar bij het postkantoor. - Brief voor de persbedrijven die ja hebben gezegd is ook klaar. Op de USB-stick onder het naambestand brief persbijeenkomst. - Persbijeenkomst locatie is al geregeld. (Datum donderdag 19 november 2015) Uw uitvoering Voor de gemeente Heerlen moet de volgende activiteiten nog worden uitgevoerd. Stempelkaarten - Stempelkaarten moeten nog worden besteld stuks. (In week 45) - Stempelkaarten in week 46 aan het huis aan huis blad 1Heerlen leveren, zodat het blad in week 47 met de stempelkaarten kan worden gepubliceerd Flyers menu s restaurants - Flyers moeten nog worden besteld stuks. (In week 45) - In week 46 moeten de flyers klaar zijn voor verspreiding. - In week 46 moeten de flyers worden verspreid in de gemeente Heerlen. - Bestellen via op basis van prijs en leveringsvoorwaarden. Flyers voordeel bonnen - De flyers moeten worden bedrukt. (In week 47) - In week 48 moeten de flyers klaar zijn voor verspreiding. - In week 48 moeten de flyers bij de verschillende Street teams aangekomen zijn. - Bestellen via op basis van prijs en leveringsvoorwaarden. Dm-brief en persbijeenkomst - Het bestand Dm-brief openen op USB-stick, doorsturen naar drukkerij. (In week 43) - Bij drukkerij vermelden dat het om 100 stuks gaat. - De 100 brieven naar het postkantoor brengen en versturen. (In week 44) - Reacties van de persbedrijven verwerken. (In week 45) - Persbedrijven die ja hebben gezegd een brief toesturen voor een persbijeenkomst. Bestand open op USB-stick brief persbijeenkomst (In week 46) - Persbijeenkomst vindt plaats op donderdag 19 november. (In week 47) - Er moeten maximaal 5 persbedrijven worden uitgekozen. - Er moet een brief gemaakt worden voor de uitgekozen persbedrijven. (In week 46) - De brief overhandigen tijdens de persbijeenkomst. Globale planning Activiteit Wanneer Dm-brief toesturen drukkerij Week brieven brengen naar postkantoor en versturen Week 44 Reacties persbedrijven verwerken Week 45 Flyers menu s restaurant bestellen Week 45 Stempelkaarten bestellen Week 45 Brief persbijeenkomst versturen naar persbedrijven die ja hebben gezegd Week 46 Flyers voordeel bonnen bestellen Week 47 Persbijeenkomst (19 november) Week 47 3

13 Budget Voor de promotiematerialen die nog moeten worden ontwikkeld heeft de gemeente een budget van ,- ter beschikking. Ik heb een lijst van de gemaakte kosten gemaakt en dan kom ik uit op een budget van ,10 dat nodig is voor de promotiematerialen. De kosten die worden gemaakt mogen dus wat uitwijken. Als u nog vragen heeft of er onduidelijkheden zijn kunt u mij altijd bereiken op