Gebruikershandleiding Declaratiemodule. Zorgaanbieders/leveranciers

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Declaratiemodule Zorgaanbieders/leveranciers Versie maart 2015

2 Versie Historie Huidige versie: 1.0, 20 maart 2015 De informatie in deze gebruikershandleiding is met alle zorgvuldigheid samengesteld en getracht is met uiteenlopende configuraties en testbestanden de werking van de site en de beschrijving daarvan in deze gebruikershandleiding met zorg te beschrijven. Echter, dat neemt niet weg dat het mogelijk is dat de in deze handleiding beschreven procedures, screenshots en beschrijvingen afwijken van de in de werkelijkheid bestaande procedures, screenshots en beschrijvingen, dan wel leiden tot een ander resultaat dan in deze handleiding beschreven. Stipter distribueert en levert deze handleiding zoals deze is, zonder enige vorm van garantie, zowel impliciet als expliciet. Het gebruik van deze informatie is dan ook op de verantwoordelijkheid van de gebruiker. Daar waar mogelijk streven we naar een verbetering van de gebruikershandleiding. Mocht u vragen hebben en / of verbeteringen t.a.v. de gebruikershandleiding, dan kunt u zich via wenden tot factuurcontrole@stipter.nl Trademarks Stipter is een geregistreerd merk. Copyright Stipter, Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Licentieovereenkomst Kennisgeving voor alle gebruikers: lees de juridische overeenkomst (verder te noemen: algemene voorwaarden), die hoort bij het gebruik van als geregistreerde gebruiker zorgvuldig door. In deze algemene voorwaarden staan de voorwaarden voor het gebruik van de website. Indien u niet instemt met alle bepalingen van de overeenkomst, moet u de website niet gebruiken. 2

3 Woord vooraf Voor u ligt de gebruikershandleiding voor het gebruik van declaratiemodule middels MO- Platform van Stipter. Voor zover mogelijk wordt deze handleiding up-to-date gehouden. Mede daarom wordt er een versiebeheer opgenomen waarin zal worden opgenomen welke onderdelen er in de toekomst gewijzigd zijn ten opzichte van vorige versies. 3

4 Inhoudsopgave Versie Historie... 2 Woord vooraf... 3 Inhoudsopgave... 4 Systeemeisen... 5 Clear cash instructie... 8 Contact met Stipter Inloggen MO- Platform Facturen Inleiding Status bestanden Status klaargezet Status opgehaald Status aangeleverd Status goedgekeurd Status afgewezen Status te betalen Status betaald Opmaak Kolommen Inhoud factuurbestand Uploaden factuurbestand Technische controle factuurbestand Controle factuurbestand o.b.v. indicatie Aandachtspunten CAK tabel Bijlage 1 Errorcodes

5 Systeemeisen Gebruikershandleiding Stipter t.b.v. facturatie De modules van Stipter zijn getest met de volgende minimale systeeminstellingen. Wellicht werken andere configuraties ook, maar de volledige werking van de site wordt niet gegarandeerd met mindere instellingen. De minimale systeemeisen zijn: Besturingssysteem: Windows Vista of nieuwer Intern geheugen: 1024 mb Browsers: o Microsoft Internet Explorer 9.0 en hoger Cookies ingeschakeld SSL ingeschakeld o Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari (nieuwe) Geen pop-up killers Internetverbinding met min. 1Mb/s downloadsnelheid, 256 kbps uploadsnelheid. Wij adviseren u de volgende instellingen te controleren en zo nodig in te stellen. De genoemde instellingen zijn gebaseerd op Internet Explorer Browserinstellingen Start Internet Explorer op en klik achtereenvolgens de volgende opties, tabbladbladen of buttons aan: Kies Extra/Internet opties/tabbladblad Algemeen/button Instellingen. Controleer of de vraag Wanneer moet er op nieuwe versies van pagina's worden gecontroleerd?' op 'Bij elk bezoek aan een pagina' staat. Is dit niet het geval, wijzig deze in 'Bij elk bezoek aan een pagina' en klik op OK. Zet de 'te gebruiken schijfruimte' op 250MB en klik op de button OK. Kies tabbladblad beveiliging / button Standaard niveau / zet de Beveiliging op normaal / klik op de button Opnieuw instellen. Kies tabbladblad Geavanceerd / button Standaardinstellingen herstellen / de button Toepassen en klik op OK. Sluit Internet Explorer af en start vervolgens Internet Explorer opnieuw op. Raadpleeg, als u een andere browser gebruikt, de helpfunctie van uw browser (Internetprogramma). Als u de melding ontvangt dat u een beveiligde verbinding aangaat of verlaat terwijl u bezig bent met aanmelden, moet u ervoor kiezen om door te gaan. Doet u dit niet, dan zal het aanmelden mislukken. Scherminstellingen Onze nieuwe modules werken met een automatische schermresolutie. Maakt u nog geen gebruik van onze vernieuwde modules, is het van belang de juiste scherminstellingen in te stellen om de site optimaal te kunnen bekijken. 5

6 Resolutie De website is ontworpen voor een schermresolutie van minimaal 1024x768 pixels. Ook op hogere resoluties is de website goed te bekijken. Een lagere resolutie (bijvoorbeeld 800x600) is niet geschikt en zal tot horizontale en verticale scroll balken leiden. In Windows kunt u de schermresolutie aanpassen. De wijze waarop verschilt per versie van Windows. 6

7 Windows 8 Zoek tussen uw apps naar het Configuratiescherm Klik op Beeldschermresolutie aanpassen onder Vormgeving en persoonlijke instellingen Klik op de keuzelijst naast Resolutie en schuif de regelaar naar de gewenste resolutie en klik vervolgens op Toepassen Klik op Behouden om de nieuwe resolutie te gebruiken of klik op Terugkeren om de vorige resolutie te gebruiken. Windows 7 Klik op Start en ga naar het Configuratiescherm Klik op Beeldschermresolutie aanpassen onder Vormgeving en persoonlijke instellingen Klik op de keuzelijst naast Resolutie en schuif de regelaar naar de gewenste resolutie en klik vervolgens op Toepassen Klik op Behouden om de nieuwe resolutie te gebruiken of klik op Terugkeren om de vorige resolutie te gebruiken. Windows Vista Klik op Start en ga naar het Configuratiescherm Klik op Vormgeving aan persoonlijke voorkeur aanpassen Klik op Persoonlijke instellingen Klik vervolgens op Beeldscherminstellingen Stel met de schuifregelaar onder Resolutie de gewenste resolutie en klik op Toepassen. Windows XP Klik op Start en ga naar het Configuratiescherm Dubbelklik op het pictogram 'Beeldscherm'. Klik op het tabbladblad 'Instellingen'. Bij 'Beeldschermresolutie' kunt u door middel van het schuifje de gewenste resolutie instellen (bij voorkeur 1024x768 of hoger). Klik op toepassen; De resolutie wordt aangepast en U krijgt een informatiescherm waarin wordt gevraagd of u de nieuwe instelling wilt behouden. Als u niets doet wordt de oude instelling na 15 seconden hersteld. Klik op 'ok' om het instellingenscherm af te sluiten. 7

8 Pagina vernieuwing Clear cash instructie Het kan voorkomen dat u nog een oude versie van een pagina op een website ziet terwijl deze pagina al wel is verandert. Het herladen (refresh) van de pagina lukt niet. De browser haalt dan de pagina uit de Cache op de PC en toont dus de oude versie. Door alle cache bestanden te wissen zal de website de laatste versie van de server ophalen zodat u weer de actuele informatie te zien krijgt op uw computer. Cache wissen Internet explorer 10 en 11 Kies Extra/Internet opties/tabblad Algemeen/button Verwijderen/vink Tijdelijke internetbestanden en websitebestanden aan en klik op Verwijderen. Cache wissen Google Chrome 1. Klik bovenaan in de menubalk op het Blad Icoontje (3 streepjes) 2. Klik op Instellingen (Settings). 3. Klik onderaan de pagina op Geavanceerde instellingen weergeven... (Show advanced settings) 4. Klik op de knop Browser gegevens wissen.. (Clear Browsing data) en een nieuw klein scherm verschijnt. 5. Kies de periode die u wilt verwijderen (of voor Alle cookies, de onderste keuze) 6. Klik op de knop Browser gegevens verwijderen... (Clear browsing data) Cache wissen in Mozilla Firefox (Windows) 1. Kies in Mozilla Firefox Tools (Extra) uit het menu. 2. Selecteer Clear Recent History (of via de snelkoppeling CTRL+SHFT+DEL). 3. Kies de tijdsperiode die u wil verwijderen 4. Kies onder de kop Details de optie Cache 5. Klik op de knop Clear Now (Nu wissen) Cache wissen in Safari 1. Ga naar het vervolgkeuzemenu Safari. 2. Selecteer Voorkeuren. 3. Klik op het pictogram Beveiliging in het bovenste venster. 4. Klik in het dialoogvenster Beveiliging op Bladwijzers. 5. Klik op Toon cookies. 6. Klik in het dialoogvenster Cookies op de cookies van een bepaalde website en klik vervolgens op Verwijder. Als je alle cookies wilt wissen, klik je op Verwijder alles. 7. Klik op Gereed. Cache wissen in Opera Om volledig de cache te legen: Vanuit het "Extra" menu, kies "Voorkeuren". Breid de "Geavanceerd" opties uit en kies "Geschiedenis". Klik op de knop genaamd "Leeg nu". 8

9 Je kan ook de cache, geschiedenis en cookies gemakkelijk verwijderen: Vanuit het "Extra" menu, kies "Verwijder privé data". Klik op "Details", en zorg dat "Verwijder gehele cache" aangevinkt it. Kies dan elke andere data die verwijdert moet worden. 9

10 Contact met Stipter Stipter is een internetbedrijf. Het bedrijf is er op ingericht om alle correspondentie af te handelen via . Wanneer u contact opneemt met Stipter, houdt dan het volgende in gedachten: Stipter is systeemhouder van het dynamisch selectiemodel. Wanneer kan ik contact opnemen met Stipter? Technische storingen en/of problemen Fouten, onvolkomenheden in website Voor eventuele vragen kunt u bellen naar Stipter op telefoonnummer: , u krijgt een welkomstbericht en hier kunt u kiezen voor het doorkiesnummer Wij zijn op maandag tot en met vrijdag te bereiken uur. Voor niet dringende situaties, vragen en/of opmerkingen worden wij het liefst per mail benaderd: factuurcontrole@stipter.nl 10

11 Inloggen MO- Platform U gaat via naar het MO- Platform inlogscherm. Deze ziet er als volgt uit: Met uw eerder verkregen inlogcodes kunt u hier inloggen. Hetgeen u ziet in het MO- Platform is afhankelijk van de opgegeven rechten en rollen die aan uw inlogcodes gekoppeld zijn. Na het inloggen ziet u de volgende menu s: Toegang: Hier ziet u na het inloggen het volgende scherm. Hier heeft u naast de facturen ook de mogelijkheid om uw contracten in te zien. Hulp: Hier ziet u een aantal kopjes die u verder kunnen helpen bij het gebruik van het ZO! Jong MO-Platform: 11

12 Hulp: Onder dit tabblad vindt u diverse hulpmiddelen die het gebruik van het MO- Platform vergemakkelijken. Onder dit tabblad vindt u de volgende zaken terug: Toelichting: Hier kunt u verder informatie vinden over het gebruik van MO-Platform Handleiding: Hier kunt u meest recente versie van de gebruikershandleiding inzien en downloaden in PDF- versie. Instructie video s: Hier kunt u per onderwerp een instructie filmpje bekijken, waarin u stapsgewijs wordt getoond hoe het MO- Platform in gebruik te nemen. Veel gestelde vragen: Hier vindt u een verzameling van de meest gestelde vragen terug. Helpdesk: Hier vindt u alle informatie omtrent hoe u contact op kunt nemen met de Customer Service van Stipter. Tevens kunt u hier ook een contactformulier invullen, waarna de Customer Service contact met u zal opnemen. Voordat u overgaat tot het gebruiken van het MO- Platform, verzeker uzelf ervan dat u een webbrowser gebruikt die compatible is met het systeem (zie hiervoor de specificaties, zoals benoemd aan het begin van deze gebruikershandleiding, onder systeemeisen). 12

13 Facturen Ga na het inloggen naar het hoofdtabblad Factuur, vervolgens kunt u de tab Facturen openen. U krijgt dan onderstaand scherm te zien: Inleiding In het overzicht Facturen staan alle factuurbestanden van uw organisatie. Indien u met verschillende AGB-codes bij ons geregistreerd staat, omdat u bijvoorbeeld voor meerdere gemeenten levert en ook met meerdere inlogcodes in ons MO-platform inlogt, dient u ook hier onder verschillende inlogcodes in te loggen om uw bestanden op te kunnen halen. Alle bestanden worden automatisch in het MO-Platform klaargezet. De klaargezette bestanden kunnen door uw organisatie worden gedownload. U kunt hierin de status van de bestanden zien. Er zijn verschillende statussen waarin het bestand kan staan. 13

14 Status bestanden De volgende statussen zijn mogelijk in uw factuurbestanden: Status klaargezet Aan het eind van een periode/maand/kwartaal (afhankelijk van de hulpsoort en de afspraken die met uw gemeente zijn gemaakt) wordt automatisch een factuurbestand voor uw organisatie klaargezet. Hierin staan alle klanten waar conform de indicatiegegevens zorg geleverd kan zijn in afgelopen periode. Status opgehaald Zodra u het klaargezette bestand heeft gedownload veranderd het bestand met de status klaargezet naar de status opgehaald. Nadat u het bestand heeft opgeslagen (als CSV) kunt u de gevraagde gegevens invoeren in dit bestand om vervolgens weer aan ons aan te leveren. Dit bestand zal altijd zichtbaar blijven met deze status. Status aangeleverd Als u het bestand heeft aangevuld met de gevraagde gegevens kunt u dit weer bij ons uploaden. Indien het bestand door de technische controle is, wordt er een nieuwe regel zichtbaar met de status aangeleverd. Hierna wordt het bestand automatisch gecontroleerd. Status goedgekeurd Als u het aangevulde bestand bij ons heeft aangeleverd gaan wij het bestand controleren. Deze controle vindt iedere 5 minuten plaats. Met deze knop kunt u refreshen:. De ingediende factuurregels worden aan de hand van de indicatie en contractafspraken gecontroleerd. De factuurregels die akkoord zijn bevonden, komen in het bestand met status goedgekeurd. Deze factuurregels zullen daarna worden klaargezet voor uitbetalen. De regel met de status aangeleverd is dan niet meer zichtbaar. 14

15 Status afgewezen Gebruikershandleiding Stipter t.b.v. facturatie Indien er in het aangeleverde bestand factuurregels zijn die niet akkoord worden bevonden, komen deze in het bestand met de status afgewezen. U krijgt vervolgens de mogelijk het dan te corrigeren en opnieuw in te dienen. Status te betalen Zodra het bestand gecontroleerd is, zullen de goedgekeurde factuurregels worden klaargezet worden voor betaling. Betaling zal plaatsvinden op de bij ons bekende bankgegevens. Betaling gebeurt 1x per week. Status betaald Als het bestand aan u is uitbetaald krijgt het bestand de status betaald. 15

16 Opmaak Kolommen Gebruikershandleiding Stipter t.b.v. facturatie De betekenis van de kolommen: ID: Dit is het ID nummer van het bestand. Gemeente: Dit is de betreffende gemeente waar het factuurbestand voor klaar is gezet. Aanbieder: Dit betreft u zelf, de aanbiedernaam waaronder u bij ons bekend bent. Jaar: Op welk jaar het bestand betrekking heeft Periode: Toont declaratieperiode(n) in bestand. Periode Legenda: M = maand P = periode (4 weken) Q = kwartaal J = Jaar Voorbeelden: M02 = Maand februari P12 = Periode 12 Q03 = Kwartaal 3 J01 = Jaar Status: Status van bestand, uitleg zie hierboven. # regels: aantal factuuregels in het bestand Uploaddatum: notatie dd-mm-jjjj Bestandsnaam: Bijvoorbeeld: M D = AGB Code aanbieder M02 = Periode, in dit geval maand = Jaar 0054 = CBS code gemeente D = type bestand (download) 16

17 Inhoud factuurbestand Om een bestand te downloaden dient u het betreffende bestand aan te vinken. Klik dan vervolgens op download : Het CSV bestand wordt dan gedownload en ziet er dan als volgt uit: Kolommen en uitleg: CBS Code Gemeente naam AGB code Besluitnr BSN Naam StartPeriode EindPeriode StartContract EindContract ProductCode ProductNaam Tarief (excl) #Eenheden Eenheid type BTW (%) Credit/Debet = Code van gemeente = Naam van de gemeente = AGB code van de aanbieder = Request id uit MO Platform = Burgerservice nummer = Naam van de cliënt = Start van de declaratie periode = Einde van de declaratie periode = Eerst mogelijke startdatum levering = Laatst mogelijke einddatum levering = Product codering = Benaming van het geleverde product = Tarief (exclusief BTW) conform verplichting = Aantal eenheden dat door u als aanbieder gevuld dient te worden = Afhankelijk van het product staat hier de afgesproken eenheid Dit kan zijn in Minuten/Aantal stuks/dagdelen etc. = BTW percentage = Credit of Debet, standaard ingevuld met D Let op! Via Firefox Let op via Firefox splitst het CVS bestand zich niet. Ga als volgt te werk: Na het downloaden van het bestand wordt er volgend scherm getoond: Open met Microsoft Excel en klik op OK. Alles wordt getoond in kolom A, selecteer deze kolom Ga bovenin uw scherm naar de tab Gegevens, en kies: Tekst naar kolommen. Zorg dat Gescheiden staat aangevinkt, en kies Volgende >. Dan komt u bij Stap 2. 17

18 Vink Puntkomma aan, en klik weer op Volgende >. Dan komt u bij Stap 3. 18

19 Hier hoeft u alleen nog te klikken op Voltooien. 19

20 Uploaden factuurbestand Gebruikershandleiding Stipter t.b.v. facturatie U dient het factuurbestand eerst op te slaan (als CSV) alvorens u het bestand kunt aanvullen. U vult hier het totaal aantal geleverde eenheden per periode. Dit kan dus per 4-wekelijkse periode zijn, per maand, kwartaal of jaar. Dit hangt ervan af welke periode er is klaargezet. Let hier dus goed op. Als het bestand gevuld is kunt u het vervolgens weer uploaden. Klik hiervoor vervolgens op upload: U krijgt dan het volgende scherm te zien: Hier dient de juiste gemeente en aanbiedernaam te staan. Kies vervolgens het factuurbestand en klik dan op Upload factuur. Als het bestand correct is verwerkt ziet u deze in uw overzicht erbij staan. Het bestand zal bij ons vervolgens worden geüpload. Als het bestand om een technische reden niet kan worden geüpload wordt dat rechts bovenin gemeld. Deze melding kan door middel van de pauze knop langer zichtbaar blijven voor u. 20

21 Technische controle factuurbestand Het CSV bestand moet in het juiste formaat geüpload worden, d.w.z. de kolomindeling moet exact gelijk zijn aan het download bestand. Wanneer er een factuurbestand wordt geüpload wordt er na het uploaden een onderscheid gemaakt tussen een bestand dat goedgekeurd is of afgewezen is. Deze controle vindt iedere 5 minuten plaats. Een bestand dat voldoet aan alle technische eisen wordt aangemerkt als correct en krijgt de status aangeleverd. Controle factuurbestand o.b.v. indicatie Het door u ingediende factuurbestand zal gecontroleerd worden op indicatie en contractafspraken. Na de controle worden de goedgekeurde factuurregels klaargezet in een goedgekeurd bestand. Hierin zal ook het factuubedrag terug worden gemeld. Dit is het bedrag wat aan u zal worden uitbetaald. Indien er factuurregels zijn afgewezen, komen deze in een afgewezen bestand te staan. Dit bestand kunt u downloaden. In de eerste kolom wordt een errorcode weergegeven. De betekenis van deze codes kunt u terugvinden in bijlage 1 van deze handleiding. Indien van toepassing kunt u deze factuurregels corrigeren en opnieuw indienen. Let er dan op dat de eerste kolom met errorcodes wordt verwijderd voordat u het bestand gaat uploaden. Aandachtspunten Wanneer wordt het download bestand klaargezet: 1 dag na het verstrijken van de periode. Er kan door aanbieders geen rechten aan ontleend worden. Correcties gedurende de maand worden nog correct verwerkt, maar wijzigingen in contracten nadat het bestand is gecreëerd leiden niet tot een nieuwe versie van het download bestand (er kunnen dus afwijkingen zijn t.o.v. werkelijkheid) 21

22 CAK tabel In onderstaande tabel vindt u de 4 wekelijkse CAK periodes. Daarnaast staat de uiterlijke aanleverdatum waarop de gegevens bij het CAK binnen moeten zijn. Stipter heeft een week nodig om de gegevens aan te leveren bij het CAK. U dient hier met aanlevering rekening mee te houden (zie kolom uiterste aanleverdatum Stipter). Periode van t/m Uiterste aanleverdatum Stipter Uiterste aanleverdatum CAK

23 Bijlage 1 Errorcodes Errorcontroles na controle van factuurbestand Contract niet geldig : Error code 1 Contract niet gevonden : Error code 2 Contract niet van deze aanbieder : Error code 3 Contract niet van deze gemeente : Error code 4 Contract is niet van de aangegeven BSN : Error code 5 Startdatum factuur na einddatum contract : Error code 7 Startdatum factuur na startdatum contract : Error code 8 Eenheden is leeg : Error code 9 Eenheden is fout : Error code 10 Totaalbedrag is leeg : Error code 11 Totaalbedrag is fout : Error code 12 Startdatum contract na Einddatum factuur : Error code 13 Startdatum verkeerd formaat : Error code 14 Einddatum periode voor startdatum contract : Error code 15 Einddatum verkeer formaat : Error code 16 Geen facturen : Error code 20 Geleverd aantal meer dan toegestaan : Error code 21 Geleverd totaalbedrag meer dan toegestaan : Error code 22 Totaalbedrag regel is te hoog : Error code 23 23