ProwareGolf Cloud Manual ClubCourse Versie 2.4.5

Transcriptie

1 ProwareGolf Cloud Manual ClubCourse Versie Griekenlandweg 7 Postbus AB Bodegraven T +31 (0) ING Amsterdam rek.nr KvK nr

2 Inhoudsopgave Inleiding... 4 Course Planner... 5 Planner Boeken van een tijd door te klikken (lid)... 5 Planner Boeken van een tijd door te klikken (greenfeespeler)... 5 Planner Boeken van een tijd door te klikken (teesluiting)... 6 Planner Boeken van een tijd door te klikken (groep)... 6 Planner Boeking exclusief maken door te klikken... 7 Planner Boeken van een tijd via het spelerszoekscherm... 7 Planner Boeking verplaatsen met de muis... 7 Planner Boeking verplaatsen via het boekingsscherm... 8 Planner Boeking bewerken... 8 Planner Boeking verwijderen... 8 Planner Sticker van een speler afdrukken... 8 Planner Verhuurartikel opnemen in de boeking... 8 Planner Verhuurartikel wijzigen bij de speler... 9 Planner Verhuurartikel verwijderen bij de speler... 9 Planner Een speler uit een boeking verwijderen... 9 Planner Een speler in een boeking afmelden... 9 Planner Reservering zoeken met een NGF-kaart Planner Spelers melden (via de spelerslijst) Planner Spelers melden (via de boeking) Planner Nieuwe gast registreren (met de pas) Planner Een introducé boeken Planner Spelershistorie ophalen vanuit de boeking Planner Spelershistorie ophalen vanuit het spelerszoekscherm Planner boeken van een bedrijfsboeking Planner Boeking snel betalen Planner Boeking afrekenen via de kassa Planner overig Kassa Kassa Dag openen (beginsaldo) Kassa Artikelen aanslaan Kassa Verwijderen van een aangeslagen artikel Kassa Corrigeren van een aangeslagen artikel Kassa Aanslaan op naam Kassa Opmaken van de kassa Kassa Werken met de X-staat Kassa Werken met de Z-staat Kassa Werken met de C-staat Evenementen Evenement Aanmaken Versie d.d

3 Evenement Wijzigen Evenement Verwijderen Evenement Bestaande personen toevoegen (door de commissie) Evenement Inschrijven door het lid (ingelogd) Evenement Inschrijven door het lid (niet ingelogd) Evenement Inschrijven door een nieuwe gast Versie d.d

4 Inleiding Deze handleiding beschrijft alle onderdelen uit de cloudversie van ProwareGolf ClubCourse. Voor de onderdelen uit ProwareGolf Club en ClubMatch, verwijzen wij u naar de handleidingen Club en ClubMatch. Uw beheerder dient vóór gebruik van dit onderdeel de basisinstellingen te hebben vastgelegd in de systeeminstellingen en de runtime settings. Verifieer daarom altijd eerst bij de beheerder naar de systeeminstellingen, wanneer bepaalde opties niet op de gewenste manier werken. Versie d.d

5 Course Planner Omdat u te maken heeft met een webbased programma, zijn er een aantal factoren die invloed hebben op de performance. Deze invloeden hebben we niet altijd in de hand. Omdat de planner een data-intensief proces is, adviseren wij u de aanbevolen procedure voor het reserveren van een starttijd aan te houden. Tijdsblokken voor wedstrijden worden automatisch uit de wedstrijdkalender in de planner geplaatst. Via 'Systeem' kunt u een aantal buffertijden opgeven die voor en na de wedstrijd geplaatst worden om de doorstroming in de baan te bevorderen. Planner Boeken van een tijd door te klikken (lid) Als caddiemaster kunt u een tijd voor een lid op verschillende manieren boeken. Bijvoorbeeld door te klikken op de gewenste tijd. Dubbelklik op de gewenste tijd in de gewenste lus Laat soort op Baan staan U kunt de combinatie waarop wordt geboekt wijzigen U kunt in dit scherm de starttijd nog aanpassen Geef het aantal personen op waarvoor wordt geboekt Geef aan of de foto's van de spelers moeten worden getoond Zoek het lid op met behulp van Zoek de juiste naam uit de lijst De speler wordt toegevoegd In plaats van zoeken met behulp van, kunt u ook de NGF-pas door de lezer halen. De speler wordt dan direct toegevoegd. Planner Boeken van een tijd door te klikken (greenfeespeler) Als caddiemaster kunt u een tijd voor een gast op verschillende manieren boeken. Bijvoorbeeld door te klikken op de gewenste tijd. Dubbelklik op de gewenste tijd in de gewenste lus Laat soort op Baan staan U kunt de combinatie waarop wordt geboekt wijzigen U kunt in dit scherm de starttijd nog aanpassen Geef het aantal personen op waarvoor wordt geboekt Geef aan of de foto's van de spelers moeten worden getoond (of haal de NGF-pas door de lezer, dan worden de persoonsgegevens direct toegevoegd) Zoek de juiste naam uit de lijst Voer, indien bekend, het NGF-nummer in van de greenfeespeler. Wanneer het NGFnummer bekend is, worden automatisch de gegevens vanuit de NGF opgehaald. Versie d.d

6 Wanneer u het NGF-nummer niet weet, voer dan de volgende gegevens in. Vul hierin wat voor u van toepassing is: - adres - Geslacht - Homecourse - Voornaam - Voorletters - Tussenvoegsel - Achternaam - Geboortedatum - Telefoonnummer privé - Telefoonnummer mobiel - Handicap De speler wordt toegevoegd Planner Boeken van een tijd door te klikken (teesluiting) De caddiemaster heeft de mogelijkheid om een teesluiting te plaatsen op één of meerdere lussen. Dubbelklik op de gewenste tijd in de gewenste lus Kies als soort Teesluiting U kunt de combinatie waarop wordt geboekt wijzigen U kunt in dit scherm de starttijd nog aanpassen Geef de eindtijd op Vul bij Omschrijving reden van teesluiting in Planner Boeken van een tijd door te klikken (groep) Naast leden en greenfeespelers kan ook de caddiemaster een groepstijd boeken. Dubbelklik op de gewenste tijd in de gewenste lus Kies als soort Groep U kunt de combinatie waarop wordt geboekt wijzigen U kunt in dit scherm de starttijd nog aanpassen Geef het aantal personen op waarvoor wordt geboekt Geef de eindtijd op Geef voordat afgerekend wordt het werkelijke aantal personen op Geef een omschrijving mee voor de groep Voeg de spelers toe die in de groep meedoen (via en klik op ) Versie d.d

7 Planner Boeking exclusief maken door te klikken De caddiemaster kan een tijd voor een speler exclusief maken. Dubbelklik op de gewenste boeking Op deze tijd mag nu niemand meer worden bijgeboekt. Deze optie kan ook direct bij het aanmaken van de boeking worden aangezet. Planner Boeken van een tijd via het spelerszoekscherm Als caddiemaster kunt u een tijd op verschillende manieren boeken. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van het zoekscherm. Zoek een speler op Zoek in de lijst de juiste speler op Geef de datum op, waarop u wilt zoeken Kies het gewenste tijdsblok Kies de gewenste lus Geef het aantal spelers op De tijden die voldoen aan de zoekcriteria komen in het onderste gedeelte naar voren de gewenste tijd De boeking wordt gemaakt en u komt in het boekingsscherm te staan. In dit scherm kunt u nog wijzigingen aanbrengen Planner Boeking verplaatsen met de muis Wanneer een boeking eerder of later moet starten kunt u de boeking verplaatsen. Zoek de gewenste boeking op Klik met de linker muistoets op de boeking en houdt de muisknop ingedrukt Versleep, terwijl u de muistoets ingedrukt houdt, de boeking naar de juiste tijd. Versie d.d

8 Planner Boeking verplaatsen via het boekingsscherm Wanneer een boeking eerder of later moet starten kunt u de boeking verplaatsen. Zoek de gewenste boeking op achter de speler of dubbelklik op de boeking in de planner Verander de starttijd van de boeking Planner Boeking bewerken U kunt eerder gemaakte boekingen aanpassen. Zoek de gewenste boeking op achter de speler, of dubbelklik op de boeking in de planner Pas de gewenste gegevens aan Planner Boeking verwijderen U kunt eerder gemaakte boekingen verwijderen. Zoek de gewenste boeking op achter de speler, of dubbelklik op de boeking in de planner Planner Sticker van een speler afdrukken U kunt een sticker voor een niet-betalende speler afdrukken via de boeking. Zoek de gewenste boeking op Zoek de gewenste speler op achter de speler, of dubbelklik op de boeking in de planner Klik achter de speler op Planner Verhuurartikel opnemen in de boeking U kunt een verhuurartikel toevoegen aan een speler binnen de boeking. Zoek de gewenste boeking en speler op Klik achter de speler op Kies de artikelgroep en het juiste artikel uit de lijst. De prijs wordt weergegeven. Geef het juiste aantal op dat verhuurd wordt aan deze speler Versie d.d

9 Planner Verhuurartikel wijzigen bij de speler Wanneer er een verhuurartikel is opgenomen bij een speler, dan kunt u deze wijzigen. Zoek de gewenste boeking op Zoek de gewenste speler op Klik achter de speler op Pas de gewenste gegevens aan Planner Verhuurartikel verwijderen bij de speler Wanneer er een verhuurartikel is opgenomen bij een speler, dan kunt u deze verwijderen. Zoek de gewenste boeking op Zoek de gewenste speler op Klik achter de speler op U kunt ook een verhuurartikel vanuit de spelerslijst verwijderen: Klik achter de gewenste speler op Klik achter het verhuurartikel op Planner Een speler uit een boeking verwijderen Wanneer er meerdere spelers in een boeking staan, kunt u ook één speler uit een boeking halen. Zoek de gewenste boeking op achter de speler, of dubbelklik op de boeking Zoek de gewenste speler op Klik achter de speler op Planner Een speler in een boeking afmelden Wanneer er meerdere spelers in een boeking staan kunt u ook één speler afmelden Zoek de gewenste boeking op achter de speler, of dubbelklik op de boeking Zoek de gewenste speler op Klik achter de speler op Kies een reden uit de lijst Klik vervolgens nogmaals op om de boeking op te slaan Versie d.d

10 Planner Reservering zoeken met een NGF-kaart In de planner kunt u een boeking opzoeken door in de spelerslijst aan de rechterkant van het scherm te kijken. U kunt ook de hele planner doorzoeken. De snelste manier is te vragen naar de NGF-pas van de speler en deze door de lezer heen te halen. Open Planning Planner Zoek de gewenste tijd op door de pas door de lezer te halen De boeking wordt automatisch geopend Planner Spelers melden (via de spelerslijst) Wanneer u een speler wilt melden vanuit de planner, kunt u als volgt te werk gaan. Open Planning Planner Zoek de boeking op in de spelerslijst Zet een vinkje in onder de kop Indien aan de gast een tarief is gekoppeld, wordt dit na het afrekenen via de kassa gemeld Planner Spelers melden (via de boeking) Wanneer u een speler wilt melden vanuit de boeking, kunt u als volgt te werk gaan. Open Planning Planner Zoek de boeking op in de planner of dubbelklik op de boeking Zet een vinkje in onder de kop Indien aan de gast een tarief is gekoppeld, wordt dit na het afrekenen via de kassa gemeld Planner Nieuwe gast registreren (met de pas) Wanneer een nieuwe greenfeespeler gaat spelen, moet u deze speler toevoegen als gast. Open Planning Planner Ga in het zoekveld staan Haal de pas door de paslezer Nu wordt het kader geopend waarin we een nieuwe gast kunnen aanmaken De gegevens die op de pas staan worden door het systeem al ingevoerd. Vul de gegevens desgewenst aan Na het opslaan wordt het reserveringsscherm geopend Versie d.d

11 Planner Een introducé boeken U kunt vanuit de planner ook een boeking maken. Open Planning Planner of dubbelklik op de boeking Zoek een lid op in de lijst die een speler introduceert. De speler wordt toegevoegd Voer nu nog de speler toe die door het lid wordt geïntroduceerd Selecteer bij de introducé het lid door middel van de kop Wilt u dat het eerste lid in een boeking automatisch gekoppeld wordt aan de introducés? Ga naar Systeem Beheersopties Runtimesetting. Zet een vinkje bij: Planner Spelershistorie ophalen vanuit de boeking U kunt vanuit de boekingsgegevens de spelershistorie van een bepaalde speler ophalen. Zoek de gewenste boeking op Zoek de gewenste speler op Klik achter de speler op U kunt nu de volgende gegevens van een speler raadplegen. - Reserveringen - Gespeeld - No shows - Introducties - Afzeggingen om het venster te sluiten Planner Spelershistorie ophalen vanuit het spelerszoekscherm U kunt vanuit het spelerszoekscherm gegevens van een bepaalde speler raadplegen. Zoek de speler op U kunt nu de volgende gegevens van een speler raadplegen: - Reserveringen - Gespeeld - No shows - Introducties - Afzeggingen om het venster te sluiten Versie d.d

12 Planner boeken van een bedrijfsboeking U kunt ook een boeking voor een bedrijf vastleggen in de planner. Dubbelklik op de gewenste tijd in de gewenste lus Laat soort op Baan staan U kunt de combinatie waarop wordt geboekt wijzigen U kunt in dit scherm de starttijd nog aanpassen Geef het aantal personen op waarvoor wordt geboekt Klik bovenin het boekingsscherm op Klik naast bedrijfsnaam op Zoek de bedrijfsnaam op de naam van de speler Voeg de spelers toe die gaan spelen Planner Boeking snel betalen Wanneer u een boeking wilt afrekenen zonder de kassa te gebruiken, kunt u gebruik maken van de snel-betalenfunctie. Zoek de gewenste boeking op of dubbelklik op de boeking Zoek de gewenste speler op Klik bij POS op Kies de gewenste betaalwijze Planner Boeking afrekenen via de kassa U kunt een boeking ook via de kassamodule afrekenen. Zoek de gewenste boeking op of dubbelklik op de boeking Zoek de gewenste speler op Klik bij POS op De kassamodule wordt geopend U kunt nog extra artikelen aanslaan Druk op de knop Pay Druk op de knop met de juiste betaalwijze Druk op OK Versie d.d

13 Planner overig 1. U kunt de dag uit de statistieken houden 2. U kunt een niet-weekenddag als weekend laten beschouwen 3. Als u een boeking maakt in de planner die niet klopt, geeft het systeem dit aan door de gereserveerde tijd rood te kleuren. Beweeg met uw muis over de tijdbalk bij de reservering U kunt nu aflezen wat er niet correct is aan de boeking; in dit voorbeeld is de handicap van één van de spelers te hoog om de reservering te kunnen maken. 4. Als u een boeking maakt in de planner en u ziet achter één of meer personen een staan, dan voldoet een speler niet aan de door de club ingestelde voorwaarden. Beweeg met de muis over, zonder te dubbelklikken U ziet nu een melding verschijnen, bijvoorbeeld Lid heeft 3 geïntroduceerd waar 0 is toegestaan. 5. Als u een boeking maakt in de planner ziet u standaard een achter de personen in de boeking staan. Via deze button kunt u meer informatie over deze personen verkrijgen. U ziet nu een scherm met verschillende tabbladen: o Reserveringen: de door deze persoon gemaakte reserveringen die nog gespeeld moeten worden o Gespeeld: de data en tijden waarop deze persoon eerder op de baan heeft gespeeld o No-Show: de data en tijden waarop deze persoon niet gekomen is (no show) o Introducties: de data en tijden waarop deze persoon introducés heeft meegenomen en de namen van deze introducés o Afzeggingen: de data en tijden waarop deze persoon heeft afgezegd 6. Wanneer u in de planner met uw muis over de linker tijdbalk beweegt, geeft het systeem u suggesties over de beschikbare luscombinaties op dat moment. In dit voorbeeld kunt u om uur zowel 18-holes als de eerste 9 holes boeken. Versie d.d

14 Kassa Kassa Dag openen (beginsaldo) Voordat u de kassa kunt gebruiken moet er een beginsaldo worden opgegeven. Dit is het bedrag dat aan het begin van de dag in de kassalade zit. Financieel Kassa Voer het beginsaldo in Kassa Artikelen aanslaan Wanneer een klant artikelen wil afrekenen, anders dan de greenfee, kunnen artikelen die in deze kassa zijn opgenomen worden aangeslagen. Financieel Kassa Sla de gewenste artikelen aan Druk op de knop Pay Druk op de knop met de juiste betaalwijze Druk op OK Kassa Verwijderen van een aangeslagen artikel Wanneer u een artikel verkeerd heeft aangeslagen, kunt u dit artikel uit de lijst verwijderen. Financieel Kassa Correctie De laatste regel wordt verwijderd Kassa Corrigeren van een aangeslagen artikel Wanneer u een aangeslagen artikel wilt corrigeren, omdat er bijvoorbeeld een verkeerd aantal is ingegeven of omdat u de prijs van het artikel wilt wijzigen, kunt u de regels corrigeren. Financieel Kassa Dubbelklik in de aangeslagen artikellijst Mutatiescherm wordt geopend Corrigeer de gewenste gegevens Versie d.d

15 Kassa Aanslaan op naam U kunt artikelen ook op naam aanslaan. Financieel Kassa Open gast Voer een zoekopdracht in Kies uit de lijst de juiste persoon De gast wordt nu geopend Sla de gewenste artikelen aan Pay de juiste betaalwijze Druk op OK Kassa Opmaken van de kassa Aan het eind van de dag moet de kassa worden afgesloten. Financieel Kassa de knop Kas opmaak Klik bij de vraag Wilt u de kas opmaken? op Voer het eindbedrag in Kassa Werken met de X-staat Op elk moment van de dag kan worden ingezien wat de huidige omzet op dat moment is. Dit doet u met behulp van de keuze X-staat. Planning X-Staat De voorlopige omzet wordt weergegeven Dit overzicht kunt u afdrukken door middel van rechtsboven in het scherm Versie d.d

16 Kassa Werken met de Z-staat Nadat de kassa is opgemaakt wordt de Z-Staat automatisch aangemaakt. Planning Z-Staat De omzet van de dag wordt weergegeven Dit overzicht kunt u afdrukken door middel van rechtsboven in het scherm Kassa Werken met de C-staat Wanneer u de omzet wilt weten over meerdere dagen, kunt u een C-staat opvragen. Planning C-staat Kies bij Start het beginverwerkingsnummer Kies bij Eind het eindverwerkingsnummer Druk op De staat over deze nummers wordt gegenereerd. Dit overzicht kunt u afdrukken door middel van rechtsboven in het scherm Versie d.d

17 Evenementen Evenement Aanmaken Naast wedstrijden en starttijden kunt u ook evenementen aanmaken. Dit zou bijvoorbeeld een familiegolfdag kunnen zijn, waarvoor leden en gasten zich op kunnen geven. Open Planning Evenementen Voer een omschrijving in voor dit evenement Geef de datum aan waarop dit evenement plaatsvindt. Geef aan hoe laat het evenement begint Geef aan of dit evenement bedoeld is voor leden, gasten of beide Wanneer gasten mogen deelnemen aan dit evenement, moet u aangeven welke contributiecode de gast moet worden gebruiken wanneer hij/zij zich inschrijft. Wanneer er inschrijfgeld betaald moet worden, moet een verplichting worden aangegeven voor het lid en/of de gast Evenement Wijzigen Natuurlijk kunt u bij een wijziging in een evenement, deze wijziging doorvoeren. Open Planning Evenementen Zoek het gewenste evenement op Pas de gewenste gegevens aan Evenement Verwijderen U kunt ook evenementen verwijderen wanneer deze verkeerd zijn aangemaakt of overbodig zijn. Open Planning Evenementen Zoek het gewenste evenement op Versie d.d

18 Evenement Bestaande personen toevoegen (door de commissie) Wanneer een persoon rechten heeft om evenementen aan te passen, kan hij/zij ook personen toevoegen aan een evenement. Open Planning Evenementen Zoek het gewenste evenement op Zoek een relatie op via De leden die aan de zoekcriteria voldoen komen in de lijst te staan Klik bij de gewenste personen op Evenement Inschrijven door het lid (ingelogd) Leden kunnen de evenementenkalender opnemen in het dashboard. Via deze kalender kunnen de leden zich inschrijven voor een evenement. Open het dashboard Zorg ervoor dat de evenementenkalender op het dashboard staat Zoek het gewenste evenement op U komt op de informatiepagina van het evenement Evenement Inschrijven door het lid (niet ingelogd) Vanaf het hoofdscherm kunnen mensen zich ook inschrijven voor een evenement. Open het dashboard Zoek het gewenste evenement op Er wordt gevraagd of u zich als lid wilt inschrijven of als gast U moet nu de inloggegevens invoeren De reservering wordt nu bevestigd Versie d.d

19 Evenement Inschrijven door een nieuwe gast Vanaf het hoofdscherm kunnen mensen zich ook inschrijven voor een evenement. Open het dashboard Zoek het gewenste evenement op Er wordt gevraagd of u als lid wilt inschrijven of als gast De gast dient zich nu te registreren Voer de naw-gegevens in. De naam wordt automatisch opgehaald bij de NGF. Dit doet het programma door met het NGF-nummer het lid op te zoeken. De overige gegevens moet u handmatig aanvullen. De volgende melding verschijnt: Bevestig de reservering door op de link te klikken die u per ontvangen hebt. De speler ontvangt een met een URL (link). Door op deze link te klikken wordt de inschrijving definitief bevestigd. Deze speler wordt in de inschrijvingslijst opgenomen. Versie d.d