Arenberggebouw - Arenbergstraat Brussel Tel: 02/ Fax: 02/

Transcriptie

1 HANDLEIDING: ATTESTEREN: DEELNAME- EN BETALINGSATTEST & SLAGINGSATTEST Attesteren VTS- secretariaat versie: 29 maart 2010

2 INLEIDING In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u een deelname- en betalingsattest of een slagingsattest opmaakt. De eerste stap beschrijft het opmaken van de deelname- en betalingsattesten. De tweede stap beschrijft hoe u slagingsattesten opmaakt. In de derde stap wordt er een melding verzonden naar de cursisten. Lees ook de opmerking betreffende het uitprinten en opsturen van deelname- en betalingsattesten of slagingsattesten naar cursisten. Als bijlage (achteraan document) worden de velden besproken die gebruikt worden om het deelname- en betalingsattest of slagingsattest op te maken. STAP 1 Deelname- en betalingsattest opmaken STAP 2 Slagingsattest opmaken STAP 3 Melding verzenden naar cursist(en) Opmerking betreffende het uitprinten en opsturen van deelname- en betalingsattesten & slagingsattesten naar cursisten Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 1

3 STAP 1 In de eerste stap wordt uitgelegd hoe een deelname- en betalingsattest kan aangemaakt worden voor de betreffende cursist(en). Normaal gaat hieraan vooraf dat de cursisten een score en beoordeling kregen (zie andere handleiding) Ga naar Administratie opleidingen Taken cursist Moduleactiviteitenrooster Vul de activiteitscode van de module in het veld Activiteitscode in. Klik daarna op. U krijgt een lijst met zoekresultaten, zoals in onderstaand voorbeeld: Ga naar de gewenste module-activiteit via. U ziet onderstaand scherm: Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 2

4 U komt automatisch op de link Klik nu op de link terecht., waarna u onderstaand scherm krijgt: Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 3

5 Onderstaand wordt uitgelegd hoe een deelname- en betalingsattest wordt gemaakt. Selecteer via individueel de gewenste cursist(en) of alle cursisten via. Selecteer bij groepsactie. Klik daarna op. Een deelname- en betalingsattest kan enkel opgemaakt worden voor cursisten die voldoen aan volgende criteria: Inschrijvingsstatus = Voltooid ; Niet voltooid ; Vrijgesteld of Ingeschreven Betalingsstatus = Betaald ; Niet van toepassing of Terugbetaald Deelname-checkbox staat niet aangevinkt (Opmerking: indien u een attest opnieuw wil aanmaken voor een cursist, dan vinkt u de checkbox uit en kan u het attest opnieuw aanmaken). Indien u onderstaande foutmelding krijgt, probeert u een attest op te maken voor cursisten die NIET aan bovenstaande voorwaarden beantwoorden. Dit kan meerdere oorzaken hebben, zoals bv. de cursist heeft (nog) niet betaald; de cursist heeft zich geannuleerd; enz. Controleer dus steeds VOORAF de dossiers van de betreffende cursisten, maar achteraf kan dit ook nog rechtgezet worden! Er wordt voor de andere cursisten wel een datum ingevuld en een attest opgemaakt. Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 4

6 Bij alle geselecteerde cursisten wordt in de kolom SeSe Deelnameattest de datum van vandaag ingevuld, en na enkele seconden verschijnt ook een pdf met alle deelname- en betalingsattesten voor alle geselecteerde cursisten waarvoor VOTAS geen foutmelding heeft gegeven. Hieronder ziet u een voorbeeld van zo n deelname- betalingsattest voor één cursist: Vens Clint Arenbergstraat 5, 1000 Brussel 01/01/1989 De volgorde van de cursisten in de pdf is dezelfde als de inschrijvingsvolgorde die werd gehanteerd, en dus NIET alfabetisch. Cursisten kunnen een duplicaat opvragen van het deelname- en betalingsattest wanneer datum vandaag ingevulde datum. Waar kan de cursist dit duplicaat raadplegen? Via Selfservice cursist Cursussen Mijn cursussen Ook in de kolom Deelnameattest is het selectievakje nu aangevinkt. Let op: deze vakjes dienen aangevinkt te blijven opdat de cursist(en) later toegang kunnen krijgen tot hun duplicaat van het betalings- en deelnameattest!!! Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 5

7 Onderstaand scherm zou de eindsituatie moeten zijn nadat u bovenstaande handelingen correct hebt uitgevoerd. Klik op onderaan de pagina. Indien u dit niet doet, worden de gegevens niet opgeslagen; krijgt de cursist geen duplicaat te zien en dient u dit alles later opnieuw te doen. U kan ook een betalingsattest opmaken via volgende stappen (bv. wanneer u het attest op een andere datum wil actief maken dan de datum van vandaag. Stappen: 1. Selecteer de gewenste cursisten 2. Voer de groepsactie uit. U kan een datum kiezen. 3. Voer de groepsactie uit nadat bij alle cursisten de gewenste datum werd ingevuld waarop het attest moet zichtbaar worden. Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 6

8 STAP 2 In stap 2 wordt beschreven hoe een slagingsattest voor een module kan aangemaakt worden voor de betreffende cursist(en). We vertrekken vanuit het scherm dit scherm - zie stap 1). (Opmerking: voor de navigatie naar Selecteer via de gewenste cursist(en) individueel of alle cursisten via. Selecteer bij groepsactie de optie. Klik daarna op. Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 7

9 Een slagingsattest kan enkel opgemaakt worden voor cursisten die voldoen aan volgende criteria: Inschrijvingsstatus = Voltooid of Vrijgesteld Betalingsstatus = Betaald ; Niet van toepassing ; Terugbetaling of Terugbetaald Beoordelingsstatus = Geslaagd ; Vrijgesteld of Gedelibereerd Slagingsattest-checkbox staat niet aangevinkt (Opmerking: indien u een attest opnieuw wil aanmaken voor een cursist, dan vinkt u de checkbox uit en kan u het attest opnieuw aanmaken). Indien u onderstaande foutmelding krijgt, probeert u een attest op te maken voor cursisten die NIET aan bovenstaande voorwaarden beantwoorden. Dit kan meerdere oorzaken hebben, zoals bv. de cursist heeft (nog) niet betaald; de cursist heeft zich geannuleerd; een cursist is niet geslaagd; enz. Controleer dus steeds VOORAF de dossiers van de betreffende cursisten, maar achteraf kan dit ook nog rechtgezet worden! Er wordt voor de andere cursisten wel een datum ingevuld en een attest opgemaakt. Bij alle geselecteerde cursisten wordt in de kolom SeSe Slagingsattest de datum van vandaag ingevuld, en na enkele seconden verschijnt ook een pdf met alle slagingsattesten voor alle geselecteerde cursisten waarvoor VOTAS geen foutmelding heeft gegeven. Hieronder ziet u een voorbeeld van slagingsattest voor één cursist: Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 8

10 Vens Clint Arenbergstraat 5, 1000 Brussel 01/01/1989 De volgorde van de cursisten in de pdf is dezelfde als de inschrijvingsvolgorde die werd gehanteerd, en dus NIET alfabetisch. Cursisten kunnen een duplicaat opvragen van het slagingsattest wanneer datum vandaag ingevulde datum. Waar kan de cursist dit duplicaat raadplegen? Via Selfservice cursist Cursussen Mijn cursussen Ook in de kolom Slagingsattest is het selectievakje nu aangevinkt. Let op: deze vakjes dienen aangevinkt te blijven opdat de cursist(en) later toegang kunnen krijgen tot hun duplicaat van het slagingsattest!!! Onderstaand scherm zou de eindsituatie moeten zijn nadat u bovenstaande handelingen correct hebt uitgevoerd. Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 9

11 Klik op onderaan de pagina. Indien u dit niet doet, worden de gegevens niet opgeslagen; krijgt de cursist geen duplicaat te zien en dient u dit alles later opnieuw te doen. U kan ook een slagingsattest opmaken via volgende stappen (bv. wanneer u het attest op een andere datum wil actief maken dan de datum van vandaag. Stappen: 1. Selecteer de gewenste cursisten 2. Voer de groepsactie uit. U kan een datum kiezen. 3. Voer de groepsactie uit nadat bij alle cursisten de gewenste datum werd ingevuld waarop het attest moet zichtbaar worden. Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 10

12 STAP 3 In stap 3 wordt besproken hoe u een melding kan verzenden naar de cursisten met de uitslag van de module (dus na de deliberatie). Laat de cursisten waarvoor u een deelname- en betalingsattest en/of slagingsattest hebt opgemaakt geselecteerd. Ga naar de link. U ziet dan onderstaand scherm: Selecteer bij groepsactie de optie. Klik daarna op. U krijgt onderstaand scherm: Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 11

13 We bekijken even 3 belangrijke velden: 1. In het veld Bcc dienen de cursisten worden geplaatst. De adressen van de cursisten worden automatisch ingevuld in het veld Aan. Knip (ctrl a + ctrl x) deze en plak (ctrl v) deze in het veld Bcc! In het veld Aan plaatst u uw eigen adres. In het veld Cc kan u de DSKO en de CV plaatsen. 2. Typ hier het onderwerp. Dit is altijd Deliberatiegegevens beschikbaar voor uw deelname aan de VTS-cursus < ACTIVITEITSCODE >. Vervang ACTIVITEITSCODE door de betreffende module-activiteitscode. 3. In dit veld kopieert u de tekst uit de conceptmail. Deze vindt u op: E- schijf AFDELING SPORTKADEROPLEIDING 0-Votas III Conceptmails _Deliberatie_na_module.docx Hieronder ziet u een printscreen van die Vergeet niet de velden <ACTIVITEITSCODE> en <NAAM MODULE> te vervangen door respectievelijk de moduleactiviteitscode en de naam van de module. Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 12

14 Vanaf vermoedelijk 15 april wordt deze procedure vervangen door een workflow!!! Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 13

15 OPMERKING Uitprinten & opsturen van deelname- en betalingsattesten & slagingsattesten naar cursisten Met het VTS-secretariaat zijn we volop de digitale weg ingeslagen, waardoor we zo weinig mogelijk per post proberen te versturen. De deelname- en betalingsattesten en slagingsattesten worden daarom slechts voor bepaalde cursisten uitgeprint en verzonden. Voor welke cursisten dienen deelname- en betalingsattesten uitgeprint en opgestuurd te worden? 1. Cursisten die dit expliciet vragen Dit kan voor cursisten die het deelname- en betalingsattest op een later tijdstip vragen! 2. Cursisten uit de module Begeleiden van sporters met een handicap 3. Cursisten uit de module Begeleiden van sportende senioren Voor welke cursisten dienen slagingsattesten uitgeprint en opgestuurd te worden? 1. Cursisten die dit expliciet vragen 2. Cursisten uit de opleiding Sportfunctionaris meerbepaald uit de modules 1,2,3 en 4 3. Cursisten uit het Algemeen Gedeelte van het opleidingsstramien Initiator (indien het Algemeen Gedeelte sporttak- of cursusplaatsoverschrijdend is), Instructeur B, Trainer B en Trainer A. Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 14

16 BIJLAGEN In onderstaande tabel worden de gebruikte velden beschreven die gebruikt worden om het deelname- en betalingsattest aan te maken: Velden op het deelname- en betalingsattest Persoonsgegevens Modulegegevens Veld in VOTAS III Naam Voornaam Primaire adres op EfftDate enddate ModAct Geboortedatum Atestbenaming Opmerkingen Zoals terug te vinden op de PersonenTabel voor de EfftDate enddate ModAct. Voor Belgische adressen: Adress3 Nr Nr2 PostalCode City Voor Niet-Belgische Adressen: =CONCATENATE(Adress1; Adress2) Country Zoals terug te vinden op de PersonenTabel Op Module, geldig op LM_EFFDT (op act) AttestBepaling Module-activiteitsgegevens Bevoegdheden Totaal Betaald Bedrag (Berekend) Op Module, geldig op LM_EFFDT (op act) Indien er geen bevoegdheden werden ingevuld, dient de kader waarin deze worden getoond op het attest, te verdwijnen. Berekening als volgt: (( Betaald per overschrijving - Terugbetaald Overschrijving ) + ( Betaald met OC Terugbetaald met OC )) Betaald per overschrijving - Terugbetaald Overschrijving Totaal Overschrijving (datum betaling / [datum terugbetaling]) Totaal OC Betaald met OC Terugbetaald met OC (datum betaling / [datum terugbetaling]) Aanbieder Indien de module intern georganiseerd wordt, dient De Vlaamse Trainersschool (Bloso) als organisator-waarde getoond te worden. Cursusplaats Label geldig op LM_EFFDT (op act) EindDatum van de ModActiviteit # Uren =VT_PLAN_TOTAL op Moduleactiviteit Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 15

17 In onderstaande tabel worden de gebruikte velden beschreven die gebruikt worden om het slagingsattest aan te maken: Velden op het slagingsattest Persoonsgegevens Modulegegevens Veld in VOTAS III Naam Voornaam Primaire adres op EfftDate enddate ModAct Geboortedatum AtestBenaming Opmerkingen Zoals terug te vinden op de PersonenTabel voor de EfftDate enddate ModAct. Voor Belgische adressen: Adress3 Nr Nr2 PostalCode City Voor Niet-Belgische Adressen: =CONCATENATE(Adress1; Adress2) Country Zoals terug te vinden op de PersonenTabel Op Module geldig op LM_EFFDT (op act) AttestBepaling Module-activiteitsgegevens Bevoegdheden Op Module geldig op LM_EFFDT (op act) Indien er geen bevoegdheden werden ingevuld, dient de kader waarin deze worden getoond op het attest, te verdwijnen. Aanbieder Indien de module intern georganiseerd wordt, dient De Vlaamse Trainersschool (Bloso) als organisator-waarde getoond te worden. Cursusplaats Label geldig op LM_EFFDT (op act) SlagingsDatum = VT_PASS_DT # Uren =VT_PLAN_TOTAL VT_PASS_DT : Dit is een datumveld op module-activiteit en is te zien via het module-activiteitenrooster. Dit veld zal automatisch opgevuld worden vanuit de onderliggende vak-activiteit(en) met de mogelijkheid om manueel aangepast te worden. De opvulling van dit veld gebeurt wanneer een gebruiker (docent; DSKO of denkcelsecretaris) een score toevoegt voor een bepaalde cursist, op een bepaald onderdeel. Wanneer de score opgeslagen wordt zal het systeem nagaan of de VT_PASS_DT reeds een waarde bevat en nagaan of deze waarde groter is dan de laatste sessie van het beoordeelde cursusonderdeel. Indien beide voorwaarden niet vervuld zijn, zal het systeem de VT_PASS_DT opvullen met de datum van de laatste sessie van het beoordeelde cursusonderdeel. Attesteren VTS-secretariaat versie: 29 maart 2010 p. 16

18 Tel: 02/ Fax: 02/ Schematische voorstelling: Consequenties voor vrijstellingen!!! Binnen VOTAS III zijn zowel automatische als manueel toegekende vrijstellingen mogelijk. Bij het manueel toekennenn van een vrijstelling in het rooster dient deze datum manueel opgevuld te worden, of dient men het onderdeel als niet afgelegd te beoordelen (score = N ) en het vak vrij te stellen. Attesteren VTS-secretariaatt versie: 29 maart 2010 p. 17