VR DOC.0565/2

Transcriptie

1 VR DOC.0565/2 Beheersovereenkomst van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen

2 Inhoudsopgave I. Algemene bepalingen... 3 Ondertekenende partijen... 3 Voorwerp van de overeenkomst... 3 Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst... 4 Definities... 4 II. Engagementen van het agentschap... 5 Relevante beleidsdoelstellingen / Beleidskader... 5 Strategische en operationele organisatiedoelstellingen Strategisch project: Masterplan voor het museumgebouw Interne werking Aanvullende opdrachten Andere engagementen III. Engagementen van de Vlaamse regering Financiële bepalingen Andere engagementen IV. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Herkomst van de financiële middelen van het agentschap Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen V. Opvolging, rapportering en evaluatie Opvolging en rapportering Evaluatie VI. Geschillenregeling VII. Aanpassingen beheersovereenkomst - opschortende voorwaarden VIII. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen

3 Beheersovereenkomst van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen I. Algemene bepalingen Ondertekenende partijen Deze beheersovereenkomst wordt gesloten tussen De Vlaamse Regering, voor wie optreedt mevrouw Joke Schauvliege, Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, gevestigd te 1000 Brussel, Koolstraat 35, hierna genoemd de minister en het intern verzelfstandigd agentschap Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen, vertegenwoordigd door de heer Paul Huvenne, administrateurgeneraal, gevestigd te 2000 Antwerpen, Plaatsnijdersstraat 2 hierna genoemd het agentschap. Voorwerp van de overeenkomst Deze beheersovereenkomst wordt gesloten ter uitvoering van artikel 7 van het Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen van 19 september Deze beheersovereenkomst wordt tevens gesloten overeenkomstig artikel 8 van het Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 dat bepaalt dat tussen de Vlaamse Regering en het hoofd van een intern verzelfstandigd agentschap na onderhandeling een beheersovereenkomst wordt gesloten. Deze beheersovereenkomst is een wederzijdse overeenkomst tussen de bevoegde Vlaamse minister gemachtigd door de Vlaamse Regering en een intern verzelfstandigd agentschap, handelend over de bijzondere regels en voorwaarden waaronder het agentschap opdrachten zoals omschreven in zijn oprichtingsbepalingen moet uitvoeren. 3

4 Zij regelt de wederzijdse verantwoordelijkheden in het kader van de hierna genoemde doelstellingen. De overeenkomst wordt tevens opgevat als een stuur- en opvolgingsinstrument binnen de volledige beleids- en beheerscyclus, alsmede de financiële cyclus, en is in het bijzonder gericht op een doelmatige uitvoering, opvolging en evaluatie. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst 1. Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2011 en eindigt op 31 december Om in te spelen op wijzigende omstandigheden kan jaarlijks, op verzoek van één van de partijen, en volgens de modaliteiten zoals hierna vastgelegd, een bijakte gesloten worden tot wijziging van deze overeenkomst. Definities - Agentschap: het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen (KMSKA) zoals opgericht bij het Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen van 19 september 2008, - Agentschap voor Facilitair Management (AFM), - Departement: het departement binnen het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media, - Departement Bestuurszaken (BZ), - Departement Financiën en Begroting (FB), - Fonds voor Culturele Infrastructuur (FoCI), - International Council of Museums (ICOM), - Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA), - Managementcomité van het beleidsdomein Cultuur, Jeugd, Sport en Media (MACODO), - Managementondersteunende Diensten (MOD) van het ministerie van Cultuur, Jeugd, Sport en Media, - Masterplan : Masterplan voor het museumgebouw van het KMSKA. - Minister: Vlaams minister van Leefmilieu, Natuur en Cultuur, onder wiens hiërarchisch gezag het agentschap ressorteert (Cfr. Artikel 6 BVR 19 september 2008). 4

5 II. Engagementen van het agentschap Relevante beleidsdoelstellingen / Beleidskader Het agentschap draagt via zijn werking bij tot het realiseren van het Vlaams regeerakkoord , de doelstellingen in de Vlaamse Regeringsverklaring, de Beleidsnota Cultuur met bijhorende jaarlijkse beleidsbrieven en de meerjarenbegroting. Het Vlaams regeerakkoord vermeldt op p. 67 aangaande het KMSKA: Bij de besteding van de middelen wordt voorrang gegeven aan het onderhoud en de uitbouw van de eigen infrastructuur en wordt bijzondere aandacht besteed aan duurzaamheid en architecturale kwaliteit. De Vlaamse Regering bevestigt haar keuze om te investeren in de verbouwingen van het KMSKA en de Koningin Elisabethzaal, inclusief de residentie voor de Filharmonie, en in de ontwikkeling van de Waalse Krook in Gent. Met dit Masterplan voor de renovatie van het museumgebouw geeft de Vlaamse Regering het KMSKA de broodnodige infrastructuur en de kans om zijn werking op een hoger niveau te tillen om zo uit te groeien tot een nieuw referentiepunt in het museumlandschap. Hierdoor kan het KMSKA een belangrijke bijdrage leveren aan de ontwikkeling en internationale culturele uitstraling van Vlaanderen. Het regeerakkoord wordt verder uitgewerkt in de Beleidsnota Cultuur die volgende strategische doelstellingen bevat: SD 1. Duurzaam beleid voeren, SD 2. Participatie en diversiteit als motoren voor vernieuwing verankeren, SD 3. E-cultuur en digitalisering bevorderen, SD 4. Competentieverwerving en -waardering stimuleren, SD 5. Aandacht voor cultuurmanagement en een culturele economie, SD 6. Internationaal cultuurbeleid versterken, SD 7. Eco-cultuur initiëren. Het agentschap schrijft zich in dit beleid in. Dit wordt duidelijk in onderstaande concordantietabel die de doorvertaling van de doelstellingencascade bevat. In de kolom SD/OD worden de strategische en operationele doelstellingen van het KMSKA gelinkt aan de strategische doelstellingen uit de Beleidsnota cultuur De beleidsnota cultuur werd door de minister praktisch vertaald in het Raamkader beleidsnota cultuur. Dit document werd door het KMSKA verder uitgewerkt in de Implementatie beleidsnota cultuur voor die acties waarbij het rechtstreeks betrokken is. Omwille van de consistentie tussen de verschillende beleidsdocumenten werd deze Implementatie beleidsnota cultuur integraal overgenomen, ook al beperken sommige acties zich vanaf 2011 tot de evaluatie ervan. Wanneer de SD vermeld wordt is de dekkingsgraad volledig. De kolom Acties bevat een doorvertaling van de acties van het KMSKA naar de relevante acties uit de Beleidsnota en het Raamkader beleidsnota cultuur. 5

6 BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR SD1. Duurzaam beleid voeren SD/OD SD 1 Collecties OD 1.1 Collectieontwikkeling OD 1.2 Wetenschappelijk onderzoek OD 1.3 Presentatie- en tentoonstellingsbeleid OD 1.4 Collectiebeheer OD 1.5 Conservatie OD 1.6 Restauratie SD 3 Kennis OD 3.1 Documentaire informatie OD 3.2 Publicaties OD 3.3 Kennismanagement OD 4.1 Deugdzaam bestuur OD 4.4 HRM-beleid OD 5.1 Masterplan KMSKA OD21: De eigen instellingen blijven ondersteunen Duurzame beheersvorm voor het KMSKA A ACTIES 6

7 BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR Coördinatie projectmanagement Masterplan museumgebouw Collectiebeheer in functie van het masterplan SD2. Participatie en diversiteit als motoren voor vernieuwing verankeren SD 2 Publiek OD 2.1 Publieksbereik OD 2.2 Educatie en evenementen OD 2.3 Bezoekerservaring OD 2.4 Bezoekersfaciliteiten OD 3.2 Publicaties KMSKA Deugdzaam bestuur A Belanghebbendenmanagement A Masterplan A Collectiebeheersplan A Toegankelijke collecties A Preventieve conservering A Conserveringsplan A Restauratieplan OD20. Participatie bevorderen door evenementen Opzetten van een publieksgericht beleid A Presentatie eigen collectie 7

8 BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR SD3. E-cultuur en digitalisering bevorderen OD 2.1 Publieksbereik SD 3 Kennis OD 3.1 Documentaire informatie OD 3.2 Publicaties OD 3.3 KMSKA A Tentoonstellingsprojecten A Communicatieplan A Marketingplan A Partnerschappen A Educatie A Evenementen A Verbeterde uitrusting A Professioneel onthaal A Museumshop A Museumcafé A Publicaties 8

9 BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR KMSKA Kennismanagement Algemeen E-cultuurbeleid verder ontwikkelen A Communicatieplan A Marketingplan A Partnerschappen A Publicaties OD7. Ontwikkeling van de digitale bibliotheek OD19. Digitalisering en nieuwe vormen van ontsluiting aanmoedigen Geïntegreerd elektronisch collectiebestand: collectiecatalogus Digitaliseren collecties: uitwerken centraal beeldbeheer OD16. Inzetten op bewaring en ontsluiting van A Ontwikkeling documentaire informatie A Documentaire informatiebeheersplan A Toegankelijkheid documentaire informatie A Publicaties A Ontwikkeling documentaire informatie A Documentaire informatiebeheersplan A Toegankelijkheid documentaire informatie A Publicaties 9

10 BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR erfgoed Bibliotheek, archief en documentatiecentrum doen groeien naar een kenniscentrum SD4. Competentieverwerving en -waardering stimuleren Algemeen Ontwikkelen van wetenschappelijke kennis i.v.m. museologische expertise SD5. Aandacht voor cultuurmanagement en een culturele economie OD 1.2 Wetenschappelijk onderzoek OD 2.2 Educatie en evenementen OD 3.1 Documentaire informatie OD 3.2 Publicaties OD 4.4 HRM-beleid OD 3.3 Kennismanagement KMSKA A Ontwikkeling documentaire informatie A Documentaire informatiebeheersplan A Toegankelijkheid documentaire informatie A Publicaties A Cultureel-antropologische onderdzoeksprogramma s A Materiaaltechnische onderszoeksprogramma s A Museologische onderzoeksprogramma s 10

11 BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR Algemeen Opstellen van een bedrijfscontinuïteitsplan i.h.k.v. organisatiebeheersing Enterprise Resource Planning: uitbouwen intern management- en prestatiemeetsysteem SD6. Internationaal cultuurbeleid versterken SD 4 Ondersteuning OD 4.1 Deugdzaam bestuur OD 4.2 Financieel beleid OD 4.3 Wettelijke verplichtingen OD 4.4 HRM-beleid SD 1 Collecties OD 1.1 Collectieontwikkeling OD 1.2 Wetenschappelijk onderzoek OD 1.3 Presentatie- en tentoonstellingsbeleid OD 1.4 Collectiebeheer OD 1.5 Conservatie OD 1.6 Restauratie OD 2.2 Educatie en evenementen KMSKA A Bedrijfscontinuïteitsmanagementplan A Systeem interne controle en organisatiebeheersing 11

12 BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR Algemeen Een sterke bijdrage tot het Belgisch voorzitterschap EU Realisatie pilootproject Kunst en Mobiliteit i.h.k.v. het Europees programma Mobility of Collections OD16. Inzetten op bewaring en ontsluiting van erfgoed Onderzoek rond profiel van de museumcollecties OD17. Internationale ambitie met de 'Collectie Vlaanderen' Uitgeven van wetenschappelijke publicaties Organisatie van tentoonstellingsprojecten met internationale uitstraling OD 3.2 Publicaties OD 4.1 Deugdzaam bestuur KMSKA A Presentatie eigen collectie (Closing Time) A Tentoonstellingsprojecten (Closing Time - Ensor ontmaskerd) A Evenementen (Gastheer EU-activiteiten) A Collectiemobiliteit A Collectieverwerving A Cultureel-antropologische onderzoeksprogramma s A Publicaties A Publicaties A Tentoonstellingsprojecten 12

13 BELEIDSNOTA / RAAMKADER BELEIDSNOTA CULTUUR OD21. De eigen instellingen blijven ondersteunen Uitwerken en bestendigen van internationele onderzoeksprojecten: kunsthistorisch en materiaal-technisch Verworven expertise delen en promoten op (inter-) nationaal niveau KMSKA A Cultureel-antropologische onderdzoeksprogramma s A Materiaaltechnische onderszoeksprogramma s A Museologische onderzoeksprogramma s A Cultureel-antropologische onderdzoeksprogramma s A Materiaaltechnische onderszoeksprogramma s A Museologische onderzoeksprogramma s SD7. Eco-cultuur initiëren OD 5.1 Masterplan OD 5.2 Infrastructuur OD25. Investeren in culturele infrastructuur Opstellen van milieuactieplan A Infrastructuurbeheersplan 13

14 Strategische en operationele organisatiedoelstellingen Wetenschappelijke instelling Het KMSKA is een wetenschappelijke instelling van de Vlaamse overheid en een onderzoekscentrum van het Vlaamse erfgoed. In de verzamelingen van het KMSKA bevinden zich kunstwerken : schilderijen, tekeningen en prenten, 700 beeldhouwwerken en 730 overige werken (o.m. parafernalia, mixed media). De verzamelingen bevatten hoofdzakelijk werk van Vlaamse en Belgische kunstenaars van de 14de eeuw tot het midden van de 20ste eeuw. Het KMSKA legt zich toe op de studie van zijn patrimonium door kunsthistorische onderzoeken, materiaal-technische onderzoeken en restauraties. Via publicaties en tentoonstellingen worden de onderzoeksresultaten publiek bekendgemaakt. De verschillende onderzoeken bepalen de verwerving en de conservatie van de kunstwerken. Het verzamelen van documentaire gegevens en archieven, de kunsthistorische bibliotheek en permanente studie in verband met publieksinformatie zijn elementaire onderdelen van de wetenschappelijke opdracht van het KMSKA. Missie Het agentschap KMSKA heeft als missie langs museale weg het nationale en internationale publiek in de eerste plaats een representatief overzicht te bieden van de beeldende kunst in de Zuidelijke Nederlanden van de eerste helft van de 14e tot de eerste helft van de 20ste eeuw. Bovendien doet het museum dat in een Europese context die door de aanwezigheid van een aantal topstukken wordt aangereikt. Het agentschap streeft ernaar de collectie, het historische gebouw en zijn daaraan verbonden kennis toegankelijk te maken voor een divers en ruim publiek. Het wil zo een bijdrage leveren aan de ontwikkeling en internationale culturele uitstraling van Vlaanderen. Essentieel voor alle facetten van zijn werking is dat daartoe netwerken en samenwerkingsverbanden op lokaal, regionaal, landelijk, Europees en mondiaal vlak worden uitgebouwd, artikel 2 van het Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen van 19 september Visie Kwaliteit en duurzaamheid in een vernieuwd museaal referentiepunt. Strategische en operationele doelstellingen Het KMSKA formuleert strategische en operationele doelstellingen vanuit zijn eigenheid als wetenschappelijke instelling en vanuit zijn missie en visie. De wetenschappelijke en museale werking is geclusterd rond vijf kernbegrippen - collecties, publiek, kennis, ondersteuning en infrastructuur - die in essentie terug te voeren zijn op de internationaal erkende ICOM-definitie van een museum : 14

15 Een museum is een permanente instelling, niet gericht op het behalen van winst, toegankelijk voor publiek, die ten dienste staat aan de samenleving en haar ontwikkeling. Een museum verwerft, behoudt, onderzoekt, presenteert, documenteert en geeft bekendheid aan de materiële en immateriële getuigenissen van de mens en zijn omgeving, voor doeleinden van studie, educatie en genoegen (ICOM 2006). In deze eerste beheersovereenkomst wordt er een tijdspad uitgezet waarin in de beginfase aandacht gaat naar het opmaken van gevalideerde plannen. Deze plannen leiden vervolgens tot het uitwerken van een set betekenisvolle indicatoren die nadien de opvolging van de doelstellingen mogelijk maken. De minimale en reeds bestaande indicatoren die de museale werking in kaart brengen worden evenwel toegevoegd. Omdat het Masterplan gedurende deze beleidsperiode een prominente rol toebedeeld krijgt, wordt het als een strategisch project in de beheersovereenkomst opgenomen. 15

16 SD 1 COLLECTIES Via het uitbouwen, onderzoeken, beheren en behouden van de kunstcollecties een expertisecentrum van internationaal niveau opzetten en prestigieuze tentoonstellingen aanbieden OD 1.1 Ontwikkelen en versterken van de collectie aan de hand van een collectieplan Acties Kwaliteitsvolle kunstwerken verwerven in overeenstemming met het collectieplan via aankoop, schenking, legaat, bruikleen Gefundeerde collectiemobiliteit uitwerken en realiseren Indicatoren - Gevalideerd collectieverwervingsplan beschikbaar tegen eind Percentage kunstwerken ingeschreven in collectiemobiliteit in verhouding tot de volledige collectie OD 1.2 (Inter-)nationaal wetenschappelijk onderzoek voeren naar de collectie vanuit een interdisciplinaire invalshoek Acties Ontwikkelen en uitvoeren van (inter-)nationale kunsthistorische en cultureel-antropologische onderzoeksprogramma's Ontwikkelen en uitvoeren van materiaal-technische (inter-) nationale onderzoeksprogramma's Ontwikkelen en uitvoeren van museologische (inter-)nationale onderzoeksprogramma's Indicatoren - Gevalideerd onderzoeksprogramma beschikbaar tegen eind Aantal onderzoeksprojecten - Voortgangscontrole met aanduiding van de gerealiseerde output OD 1.3 Een evenwichtig, stimulerend, innovatief, informatief en aantrekkelijk presentatie- en tentoonstellingsbeleid ontwikkelen en voorstellen vanuit zowel een nationaal als een internationaal perspectief 16

17 Acties De zichtbaarheid, de contextualisering en de toegankelijkheid van de eigen collectie voor het publiek maximaliseren Ontwikkelen en presenteren van (inter-)nationale betekenisvolle en engagerende tentoonstellingsprojecten Indicatoren - Gevalideerd tentoonstellingsprogramma beschikbaar tegen eind Aantal presentatie- en tentoonstellingsprojecten - Voortgangscontrole met aanduiding van de gerealiseerde output - Statistieken publieksbereik : zie : SD 2 Publiek OD 1.4 De museumcollectie beheren in overeenstemming met het collectieplan Acties Opmaken en uitvoeren van een collectiebeheersplan conform de vigerende (inter-)nationale standaarden Maximale toegang tot de collecties garanderen Indicatoren - Gevalideerd collectiebeheersplan beschikbaar tegen eind Percentage kunstwerken beschreven in het collectieinformatiesysteem - Volledigheidsgraad beschrijvingen van kunstwerken opgenomen in het collectieinformatiesysteem - Statistieken bruikleenverkeer - Aantal collectiebezoeken in de niet voor het publiek toegankelijke ruimtes OD 1.5 De museumcollectie bewaren in overeenstemming met het collectieplan Acties De preventieve conservering, de beveiliging van de collectie en de adequate omgevingsfactoren waarin de collectie wordt bewaard en tentoongesteld maximaal garanderen Opmaken en uitvoeren van een conserveringsplan om het acuut gevaar voor verder verval van de verschillende deelcollecties te beperken en te stabiliseren 17

18 Indicatoren - Gevalideerd conserveringsplan beschikbaar tegen eind Percentage kunstwerken met minimale conditiecontrole - Aantal collectiegerelateerde incidenten OD 1.6 Via restauratie de staat van de museumcollectie op een hoger niveau brengen Acties Opmaken en uitvoeren van een restauratieplan om meerwaarde voor de collectie te realiseren Indicatoren - Gevalideerd restauratieplan beschikbaar tegen eind Percentage gerestaureerde kunstwerken volgens restauratieplan SD 2 PUBLIEK De toekomst van het museum verzekeren door een ruim en divers publiek aan te trekken en te inspireren aan de hand van boeiende verhalen OD 2.1 Een breed en divers publiek aanspreken door gerichte communicatie, strategische marketing en het afsluiten van de juiste partnerschappen Acties Opmaken en uitvoeren van een communicatieplan met aandacht voor de mogelijkheden van nieuwe technologieën Opmaken en uitvoeren van een marketingplan met aandacht voor de mogelijkheden van nieuwe technologieën De bestaande partnerschappen verdiepen en opportuniteiten voor het afsluiten van nieuwe partnerschappen benutten Indicatoren - Gevalideerd communicatieplan beschikbaar tegen eind Gevalideerd marketingplan beschikbaar tegen eind Datacollectie persgegevens en bezoekersgegevens - Aantal communicatieinitiatieven - Aantal persartikelen 18

19 - Statistieken publieksbereik : museumbezoek per doelgroep en type activiteit, website - Periodieke kwaliteitsbevragingen van het publiek - Aantal lopende partnerschappen OD 2.2 Inspirerende educatieve en drempelverlagende programma's organiseren geënt op de collectie en de onderzoeksprogramma's Acties Organiseren van educatieve activiteiten die de kunstbeleving stimuleren en het inzicht in de collectie verhogen Organiseren van evenementen die het brede publiek laat kennis maken met het museum en zijn collectie Indicatoren - Aantal educatieve activiteiten en publieksbereik - Aantal evenementen en publieksbereik OD 2.3 Een rijke bezoekerservaring verzekeren waardoor herhalingsbezoek wordt gestimuleerd Acties Maximaal inzetten op een verbeterde inrichting en uitrusting van het publieksgedeelte van het gebouw Door professionalisering van de ontvangst de kwaliteit van het museumbezoek optimaliseren Indicatoren - Periodieke kwaliteits- en tevredenheidsbevragingen van het publiek OD 2.4 De beleving voor de bezoeker vervolledigen door het aanbieden van extra dienstverlening Acties Het aanbod en de presentatie van de museumshop verder uitbouwen en verbeteren Een aangenaam museumcafé met een aantrekkelijk en afwisselend aanbod realiseren 19

20 Indicatoren - Assortiment en inkomsten SD 3 KENNIS Het museum doen groeien naar een kenniscentrum en het binnenloodsen in een geïnformatiseerde 21ste eeuw OD 3.1 De museale werking maximaal faciliteren door het uitbouwen, beheren en toegankelijk maken van documentaire informatie Acties Ontwikkelen en versterken van de deelcollecties documentaire informatie De deelcollecties documentaire informatie conform de vigerende (inter-)nationale standaarden beheren en bewaren in overeenstemming met het documentaire informatiebeheersplan De deelcollecties documentaire informatie optimaal toegankelijk maken voor interne en externe klanten Indicatoren - Gevalideerd plan documentaire informatie : uitgeschreven collectievormings- en collectiebeheersplan per deelcollectie (collectiedocumentatie, bibliotheek, archief- en documentatiecentrum, beeldbeheer) beschikbaar tegen eind Percentage gedocumenteerde kunstwerken in verhouding tot de volledige collectie - Statistieken bibliotheek- en archiefwerking - Percentage gedigitaliseerde kunstwerken in verhouding tot de volledige collectie - Aantal informatieverstrekkingen en documentleveranties aan interne en externe klanten OD 3.2 Bekendmaken van kennis en informatie over de collectie, de onderzoeksprogramma's en de activiteiten van het museum Acties Kennis en informatie publiceren in verschillende publicatievormen voor een gediversifieerd publiek inspelend op de mogelijkheden van nieuwe technologieën 20

21 Indicatoren - Gevalideerd publicatieplan beschikbaar tegen eind Aantal publicaties per publicatievorm - Percentage kunstwerken toegankelijk via de collectiecatalogus online in verhouding tot de volledige collectie OD 3.3 Het uitwerken en implementeren van een strategie voor kennismanagement met het oog op deugdelijk bestuur Acties Uitbouwen en implementeren van een adequaat systeem voor interne controle en organisatiebeheersing met het doel de maturiteit te meten en te verbeteren Opmaken en uitvoeren van een bedrijfscontinuïteitsmanagementplan om de risico's voor de werking van het museum te beheersen Indicatoren - Gevalideerd strategisch plan kennismanagement beschikbaar tegen eind Gevalideerd bedrijfsontinuïteitsmanagementplan beschikbaar tegen eind Gevalideerd stappenplan voor een verbetertraject interne controle en organisatiebeheersing op maat van de wetenschappelijke instelling aan de hand van de initiële maturiteitsaudit (IAVA) SD 4 ONDERSTEUNING Door een gedegen management het museum en zijn werking van een solide basis voorzien OD 4.1 De museale werking maximaal ondersteunen door het aansturen en opvolgen van de cycli van besturen en beheren Acties Via de beleids- en beheerscyclus, de financiële cyclus, de contractcyclus en de personeelscyclus de hoogste standaarden van deugdzaam bestuur toepassen en onderhouden 21

22 4.1.2 Efficiënt communiceren met alle bij de museumwerking betrokken actoren : de politieke en bestuurlijke overheid, de interne en externe belanghebbenden Indicatoren - Gevalideerde beheersovereenkomst en jaarlijkse ondernemingsplannen - Geactualiseerd beleidsplan tegen eind De integratie van de cycli van besturen en beheren bewerkstelligen via periodiek intern geïnstitutionaliseerd overleg - Actief deelnemen aan, uitvoeren en opvolgen van beslissingen genomen in de schoot van bestuurlijke overlegorganen (binnen het beleidsdomein en bij uitbreiding binnen de Vlaamse Overheid) - Aantal overlegmomenten met interne en externe belanghebbenden OD 4.2 Een uitgebalanceerd en transparant financieel beleid voeren Acties De financiële cyclus conform de overheidsstandaarden toepassen en integreren in de cycli van besturen en beheren In samenwerking met de bestuurlijke overheid, de non-profit en de private sector proactief de financiële middelen noodzakelijk voor operationele en programmatorische werking van het museum verzekeren Indicatoren - Gevalideerd en geconsolideerd financieel meerjarenplan Geïntegreerd efficiënt beheer en periodieke opvolging van de verschillende inkomsten- en uitgavenstromen - Financiële rapportering volgens de bepalingen van het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen (11 april 2008) - Verdeling van en verhouding tussen de verschillende inkomstenbronnen OD 4.3 Het museum beheren in overeenstemming met de wettelijke verplichtingen Acties De contractcyclus conform de overheidsstandaarden toepassen 22

23 4.3.2 Overeenkomsten voortvloeiend uit de museale werking opmaken en screenen op rechtsgeldigheid Indicatoren - Aantal opgemaakte contracten - Aantal verstrekte adviezen OD 4.4 Een stimulerend HRM-beleid voeren gericht op maximale ontwikkeling en adequate inzetbaarheid van de medewerker in de organisatie Acties Een efficiënt en accuraat personeelsbeheer voeren Opzetten en toepassen van innoverende en ontwikkelingsgerichte HRM-projecten Indicatoren - Gevalideerd personeelsplan beschikbaar tegen eind Statistieken personeelswerking - Gefaseerd digitaliseringstraject voor personeelsdossiers - Aantal uitgewerkte HRM-projecten SD 5 INFRASTRUCTUUR Vanuit een toenemend eco-bewustzijn het museum en zijn werking maximaal materieel faciliteren OD 5.1 Het museumgebouw renoveren tot een hedendaags museum dat beantwoordt aan de eigentijdse en toekomstgerichte noden Acties Strategisch project : Masterplan voor het museumgebouw Indicatoren - Voltooiing binnen timing en budget OD 5.2 De infrastructuur en het onderhoud van de gebruikte locaties up to date houden 23

24 Acties Ontwikkelen van een infrastructuurbeheersplan en punctueel uitvoeren van het onderhoudsplan Een rationeel logistiek beheer voeren De uitbouw, het onderhoud en de continuïteit van de ICTinfrastructuur verzekeren met inbegrip van de goede werking van de toepassingen Indicatoren - Gevalideerd infrastructuurbeheersplan beschikbaar tegen eind Geactualiseerd onderhoudsplan - Gevalideerd ICT-beheersplan beschikbaar tegen eind Monitoring uptime en gebruikersondersteuning aan de hand van rapportering OD 5.3 Een adequaat veiligheids- en preventiebeleid voeren Acties Opmaken en implementeren van een veiligheidsplan volgens de vigerende standaarden Optimaliseren van de interne bewakingsdienst Opmaken en organisatiebreed uitrollen van een globaal preventieplan Indicatoren - Gevalideerd veiligheidsplan beschikbaar tegen eind Gevalideerd preventieplan beschikbaar tegen eind Inzet en percentage medewerkers dat voldoet aan alle kwalificaties op basis van het opleidingsplan van de interne bewakingsdienst - Aantal incidenten inclusief opvolging volgens de categorisering van het intern noodplan 24

25 Strategisch project: Masterplan voor het museumgebouw Het Vlaams regeerakkoord vermeldt op p. 67 aangaande het KMSKA: De Vlaamse Regering bevestigt haar keuze om te investeren in de verbouwingen van het KMSKA en de Koningin Elisabethzaal, inclusief de residentie voor de Filharmonie, en in de ontwikkeling van de Waalse Krook in Gent. Bij de realisatie van het masterplan is het KMSKA als gebruiker van het gebouw de bevoorrechte partner en adviesverlener. De hoofdverantwoordelijke voor de realisatie van dit masterplan is de bouwheer, het Fonds voor Culturele Infrastructuur (FoCI), hierin bijgestaan door de mandataris, de Afdeling Studie en Advies van het Agentschap voor Facilitair Management (AFM). Het FoCI, geassisteerd door AFM, staat in voor het aanduiden van de ontwerper van elke fase alsook voor de aannemer na het volgen van de daartoe geldende procedures in het kader van de wet op de overheidsopdrachten en eventueel andere wetmatigheden die gelden voor de Vlaamse Gemeenschap. Tijdens de uitvoering van het masterplan voor renovatie van het KMSKA gaat de museumwerking onverminderd door. Op verschillende externe locaties (MAS Museum aan de Stroom, Fabiolazaal Antwerpen, Schepenhuis Mechelen, museum Wuyts-Van Campen en Baron Caroly Lier) kan de bezoeker een substantieel deel van de museumcollectie zien, vaak in wisselende opstellingen. Het KMSKA staat in voor tentoonstellingsconcepten, art handling, gidsbeurten, educatieve activiteiten, boekingen, bewaking (deels) en communicatie van deze tentoonstellingen. De onderzoeksactiviteiten (Rubensonderzoek, Ensoronderzoek, materiaaltechnisch onderzoek, museologisch onderzoek) van het KMSKA gaan eveneens door. Er worden tentoonstellingspakketten samengesteld voor het buitenland. Deze pakketten worden op de markt aangeboden, bovendien gebeurt de art handling ervan door het KMSKA. De restauratoren zetten hun werk in een extern depot voort en intensifiëren dit nog in functie van de nieuwe presentatie in het vernieuwde museum. De wetenschappelijke bibliotheek en het archief- en documentatiecentrum blijven tijdens de sluiting toegankelijk, de werkzaamheden van hieraan verbonden medewerkers gaan eveneens voort. Het KMSKA voorziet een informatiepunt in de buurt van het museum. De museumsite moet ook bewaakt worden omdat een deel van de kunstwerken in het gebouw blijft tijdens de renovatie. Op basis van de bij het opstellen van deze beheersovereenkomst gekende planning volgt hierna een beknopt overzicht van de fasering van het Masterplan voor het museumgebouw en de belangrijkste betrokken bestuurlijke verantwoordelijken. De detailuitwerking wordt op het niveau van het ondernemingsplan uitgewerkt. Gelet op de voorziene einddatum zal het Masterplan eveneens een invloed hebben op de beheersovereenkomst vanaf

26 MASTERPLAN KMSKA Bestuurlijke overheid Fase Implicaties FoCI AFM KMSKA FASE 1 Gebouw /10/2011 Planning van uithuizing KMSKA en verhuis naar en ingebruikname van tijdelijke kantoren en depots Personeel Planning van interne werking KMSKA Planning van werking bij delocalisatie van personeelsleden en afspraken met gemeente, stad, provincie Collectie Planning van inhuizing, inrichting van en verhuis naar voorlopig intern depot Planning van uithuizing en ingebruikname van extern depot Planning van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea Planning van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal) Publiek Informeren van het publiek over de sluiting en de uithuizing Programmatie kunsthal 26

27 MASTERPLAN KMSKA Bestuurlijke overheid Fase Implicaties FoCI AFM KMSKA Gebouw FASE 2 Uitvoering fase 1 Masterplan : prioritaire werken : renovatie, sloop, asbestsanering, herstelwerkzaamheden, voorbereiding, realisatie en inrichting van het definitief intern depot Fase 2 A Infrastructuur en het onderhoud van de extern gebruikte locaties up to date houden 15/10/ Personeel 31/01/2014 Voortzetting en opvolging van interne werking KMSKA Voortzetting en opvolging van werking bij delocalisatie Collectie Beheer van intern depot Beheer van extern depot Opvolging van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea Opvolging van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal) Publiek Het museum is dicht maar dichtbij Het museum en zijn werking blijvend onder de aandacht van het publiek houden Virtueel museum uitbouwen 27

28 MASTERPLAN KMSKA Bestuurlijke overheid Fase Implicaties FoCI AFM KMSKA Gebouw FASE 2 Uitvoering fase 2 Masterplan : realisatie verticaal museum Fase 2 B 01/02/2014 Infrastructuur en het onderhoud van de extern gebruikte locaties up to date houden Planning van uithuizing tijdelijke kantoren en depots en verhuis naar en ingebruikname van het vernieuwde KMSKA 31/12/2017 (voorzien) Oplevering van het vernieuwde KMSKA Personeel Voortzetting en opvolging van interne werking KMSKA Voortzetting en opvolging van werking bij delocalisatie Planning van personeelsinzet bij heropening Collectie Beheer van intern depot Beheer van extern depot Planning van uithuizing van extern depot Opvolging van langdurige externe presentatie (nationaal) : satelliet-musea Opvolging van rondreizende tentoonstellingspakketten (internationaal) Planning concept vernieuwde presentatie en tentoonstelling Publiek Het museum is dicht maar dichtbij Het museum en zijn werking blijvend onder de aandacht van het publiek houden Virtueel museum uitbouwen Informeren van het publiek over de heropening van het vernieuwde KMSKA 28

29 MASTERPLAN KMSKA Bestuurlijke overheid Fase Implicaties FoCI AFM KMSKA Gebouw FASE 3 Verhuis naar en ingebruikname van het vernieuwde KMSKA 01/01/ Personeel 30/06/2018 (voorzien) Hernieuwde personeelsinzet bij heropening Collectie Ontruimen van extern depot Opbouw vernieuwde presentatie en tentoonstelling Publiek Terug naar het museum Feestelijke heropening en prestigieuze tentoonstelling 29

30 Interne werking Organisatiebeheersing Het agentschap verhoogt verder de maturiteit van de eigen organisatie aan de hand van een verbetertraject. Voor het KMSKA is dit de eerste beheersovereenkomst sinds het op 1 januari 2009 IVA zonder rechtspersoonlijkheid werd (BVR 19 september 2008 en BVR 20 maart 2009). Tijdens de vernieuwingsoperatie Beter Bestuurlijk Beleid kon het KMSKA geen beroep doen op een traject met begeleidend transitiemanagement. Tot op heden werd er voor het KMSKA geen initiële maturiteitsaudit uitgevoerd. De Interne Audit van de Vlaamse Administratie gaf tijdens het MACODO van 7 september 2010 toelichting met betrekking tot de vooruitzichten inzake auditplanning voor de periode , het controleprogramma Kwaliteit van Informatie en Rapportering en het praktische verloop van de validatie-audits. IAVA deelde eveneens mee dat de initiële maturiteitsaudit voor het KMSKA ingepland wordt in de tweede helft van Waar in de beheersovereenkomsten van de tweede generatie een verbetertraject om meetbare efficiciëntiewinsten te realiseren centraal staat past het voor het KMSKA bijgevolg beter een inhaaltraject voorop te stellen. Bovendien een inhaaltraject dat gerealiseerd dient te worden in een periode van ingrijpende veranderingen voor het KMSKA gezien het tijdens het Masterplan zowel met de collectie, het personeel als de normale museale werking dient te verhuizen naar verschillende locaties en dit binnen de stringente budgettaire beperkingen. Dit inhaaltraject vertaalt zich voor deze eerste beheersovereenkomst ( ) in : eerst plannen (P) maken en valideren (jaar 1-2), dan indicatoren opstellen en valideren (jaar 1-2), vervolgens plannen uitvoeren (D) en evalueren (A) (jaar ). De set van indicatoren gehanteerd op het niveau van de operationele doelstellingen (OD) resulteert in de opmaak van een aantal plannen die de museale kernwerking beslaan. Het gedetailleerd uitschrijven en het valideren van die plannen in het jaarlijkse ondernemingsplan zal aanleiding geven tot het bepalen van prioriteiten. Prioriteiten die op hun beurt gestalte geven aan het af te leggen gefaseerde verbetertraject. Dit verhindert niet dat ook in de eerste twee jaren de museale werking onverminderd doorgaat. Meer nog in het kader van het Masterplan zal tijdens deze beleidsperiode de museale werking nog in intensiteit toenemen en in eerste instantie geaxeerd worden op : - het veilig herbergen van de collectie, 30

31 - de voortdurende publiekswerking a.h.v. ondermeer een ambitieus tentoonstellingsprogramma en publieksactiviteiten, - het systematisch onderzoek van de collectie waarbij een inhaalbeweging gerealiseerd wordt met als output een vernieuwde presentatie en organisatie van een prestigieus tentoonstellingsprogramma, - het systematisch documenteren van de collectie waarbij eveneens een inhaalbeweging gerealiseerd wordt met als belangrijkste output een geactualiseerde collectiecatalogus in verschillende publicatievormen. Het inhaaltraject resulteert in een gevalideerd stappenplan voor een verbetertraject interne controle en organisatiebeheersing op maat van de wetenschappelijke instelling KMSKA. Dit neemt niet weg dat het KMSKA zich reeds inschrijft in de methodiek voor interne controle en organisatiebeheersing en in haar huidige werking reeds verbeteracties nastreeft. Daarom wordt er alvast een concordantietabel toegevoegd die de acties van het KMSKA groepeert per thema uit de Leidraad interne controle en organisatiebeheersing (IAVA 2008). Een meer concrete en realistische uitwerking is pas mogelijk na het doorvoeren van de initiële maturiteitsaudit. Dit zal geconcretiseerd worden op het niveau van het ondernemingsplan. 31

32 THEMA S KMSKA ACTIES ORGANISATIEBEHEERSING 1. Doelstellingen, proces- en risicomanagement A Collectieverwerving A Collectiemobiliteit A Cultureel-antropologische onderzoeksprogramma s A Materiaaltechnische onderzoeksprogramma s A Museologische onderzoeksprogramma s A Presentatie eigen collectie A Tentoonstellingsprojecten A Collectiebeheersplan A Toegankelijke collecties A Preventieve conservering A Conserveringsplan A Restauratieplan A Ontwikkeling documentaire informatie A

33 Documentaire informatiebeheersplan A Toegankelijke documentaire informatie A Publicaties A Bedrijfscontinuïteitsplan A Deugdzaam bestuur 2. Belanghebbendenmanagement A Communicatieplan A Marketingplan A Partnerschappen A Educatie A Evenementen A Verbeterde uitrusting A Professioneel onthaal A Museumshop A Museumcafé A Communicatie met actoren 3. Monitoring A Systeem interne controle en organisatiebeheer- 33

34 sing A Bedrijfscontinuïteitsmanagementplan A Contractcyclus A Rechtsgeldigheid 4. Organisatiestructuur A Deugdzaam bestuur A Belanghebbendenmanagement 5. Human Resources Management A Professioneel onthaal A Personeelsbeheer A HRM-projecten A Interne bewakingsdienst 6. Organisatiecultuur A Deugdzaam bestuur 7. Informatie en communicatie A Communicatieplan A Marketingplan A Partnerschappen A Belanghebbendenmanagement 8. Financieel management A Financiële cyclus 34

35 A Financiële middelen 9. Facility management A Verbeterde uitrusting A Masterplan A Infrastructuurbeheersplan A Logistiek beheer A Veiligheidsplan A Globaal preventieplan 10. Informatie en communicatietechnologie (ICT) A ICT-beheer 11. Veranderingsmanagement A Belanghebbendenmanagement 35

36 Efficiëntiewinst Het agentschap definieert een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren. Wat het binnen deze beleidsperiode behalen van de beoogde efficiëntiewinst betreft, ligt de uitdaging voor de Vlaamse Overheid en meer specifiek voor het KMSKA in het realiseren van het Masterplan, met inbegrip van de consolidatie van de collectie en het personeel naast het garanderen van een continue museale werking en dienstverlening, binnen de contraintes van de huidige begroting en de financiële meerjarenplanning. Punctuele opvolging van de uitvoering van het Masterplan via nauw gezamenlijk overleg tussen en een slagkrachtig optreden van alle betrokken actoren (o.m. Stuurgroep Masterplan, FoCI, AFM, FB, BZ) en het kabinet van de voogdijminister moeten dit garanderen. Interne controle Het agentschap bouwt en evalueert een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle, opvraagbaar door de functioneel bevoegde minister en de ministers bevoegd voor Financiën en Begroting en Bestuurszaken, dat minstens de elementen zoals bepaald in artikel 33 van het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid behelst, met name: - het effectief en efficiënt beheer van risico s, - de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering, - de naleving van de regelgeving en de procedures, - de effectieve en efficiënte werking van de diensten, - de bescherming van de activa. Personeel Het agentschap dat het voorwerp uitmaakt van deze beheersovereenkomst engageert zich tegenover de bevoegde minister om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord Indien het reëel aantal VTE is gestegen tussen het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord en de aanvang van de beheersovereenkomst, legt de entiteit een structureel en haalbaar plan voor in functie van het afsluiten van de beheersovereenkomst, met het oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, ten allerlaatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst. Vanaf de aanvangsdatum van de beheersovereenkomst moet elke verhoging van het reëel aantal VTE in de entiteit voorafgaandelijk, bij voorkeur in het kader van het opstellen van het ondernemingsplan, worden gemotiveerd en ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering of een door haar gemandateerde. De motivatie tot een verhoging moet gepaard gaan met een structureel en haalbaar plan met het 36

37 oog op een volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, in principe, ten laatste twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst. Indien blijkt dat personeelsuitbreiding als gevolg van nieuw beleid niet kan worden ingevuld door middel van interne rekrutering of verschuivingen van personeel (binnen de eigen entiteit en in tweede orde binnen het beleidsdomein) moet de behoefte aan bijkomend personeel worden gemotiveerd en voorafgaand worden voorgelegd voor beslissing aan de Vlaamse Regering. Met het gelijk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar mogelijk, gereduceerd. Aanvullende opdrachten Ingeval van toewijzing aan het agentschap van aanvullende opdrachten zal vooraf een berekening van de nodige middelen worden uitgevoerd. Vervolgens zal in overleg met het agentschap worden onderzocht of het agentschap deze aanvullende opdrachten op zich kan nemen en in welke mate dit mogelijk is met de beschikbare middelen, dan wel of er extra middelen moeten toegekend worden of dat er herschikkingen moeten gebeuren. Ingeval door omstandigheid of door de aard van de zaak zich aanvullende opdrachten aan het agentschap opdringen, engageert de Vlaamse regering zich om met het agentschap te overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende voorwaarden. Ingeval bij de uitvoering van het Masterplan zich onvoorziene omstandigheden voordoen die resulteren in aanvullende opdrachten en tijdelijke aanwervingen, engageert de Vlaamse regering zich om met het agentschap te overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende voorwaarden. Andere engagementen Het agentschap zal uitvoering geven aan de acties opgenomen in het Raamkader beleidsnota cultuur en een bijdrage leveren aan de realisatie van de acties die worden getrokken door een andere entiteit van het ministerie en waarbij het agentschap als partner werd aangeduid. Het agentschap engageert zich om proactief mee te werken aan de acties die vervat zitten in het Vlaams Actieplan Armoedebestrijding en die betrekking hebben op zijn doelstellingen. Zo zal waar nodig overleg worden gepland met het Vlaams Netwerk waar armen het woord nemen en andere relevante stakeholders zoals vormingsinstellingen. Het Protocol tussen het departement cultuur, jeugd, sport en media en het agentschap Koninklijk Museum voor Schone Kunsten Antwerpen betreffende de management ondersteunende dienstverlening opgesteld op 30 november 2009 en in 37

38 werking vanaf 1 december 2009 bepaalt de samenwerking tussen het KMSKA en het departement. III. Engagementen van de Vlaamse Regering Financiële bepalingen De financiële engagementen van de Vlaamse Regering dienen te passen binnen de contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement gestemde begroting. Dit gebeurt met een maximale vrijwaring van de kwaliteit van de dienstverlening. De aanwending, reservering van het begrotingssaldo en de modalteiten in verband met het verlenen van en ter beschikking stellen van de dotaties wordt geregeld door het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen van 11 april Het KMSKA maakt gebruik van een onroerend patrimonium, waarvan aanpassing, onderhoud en renovatie worden uitgevoerd door FoCI en AFM. Andere engagementen De Vlaamse Regering verbindt er zich steeds toe om een sluitend juridisch kader aan te reiken waarbinnen het agentschap zijn activiteiten kan ontplooien, en zijn engagementen kan realiseren. IV. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Herkomst van de financiële middelen van het agentschap De IVA KMSKA - de werkingsmiddelen (apparaatskredieten), zoals ingeschreven op de begroting van de algemene uitgaven van de Vlaamse Gemeenschap, m.n. lonen en sociale lasten - niet verdeeld, algemene werkingskosten (vergoed aan andere sectoren dan de overheidssector). De DAB KMSKA - het overgedragen saldo, - de dotatie, zoals ingeschreven op de begroting van de algemene uitgaven van de Vlaamse Gemeenschap, - de inkomgelden en rondleidingen, - publicaties, - de diverse inkomsten, 38

39 - schenkingen en legaten, geregeld via het Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het financiële en materiële beheer van de dienst met afzonderlijk beheer Beheersdienst van het Koninklijk Museum voor Schone Kunsten in Antwerpen van 11 april Zowel de IVA KMSKA als de DAB KMSKA maken gebruik van het boekhoudpakket OraFin van de Vlaamse overheid waardoor transparantie verzekerd wordt. De rechtspersoonlijkheid, verleend aan het Koninklijk Museum van schoone kunsten bij KB van 22 september 1931 (Belgisch Staatsblad van 21 oktober 1931, p ), draagt via zijn eigen vermogen (gemeenzaam Patrimonium) en binnen de grenzen van zijn eigen wettelijk kader bij tot de werking van de wetenschappelijke instelling KMSKA. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Het agentschap (inclusief DAB) engageert zich, bij het nastreven van de organisatiedoelstellingen, tot het realiseren van de in de begroting voorziene ESR-saldo. Jaarlijks dient het agentschap bij het indienen van zijn ondernemingsplan en bij de opmaak van de initiële begroting een begrotingsontwerp met betrekking tot de bestedingen van het agentschap toe te voegen voor het betreffende begrotingsjaar. Ook bij de rapportering omtrent de uitvoering van de beheersovereenkomst zal steeds de nodige aandacht besteed worden aan de effectieve besteding van de middelen. Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen Inzake financieel beleid zijn alle agentschappen tot nader order onderhevig aan de wetgeving op de rijkscomptabiliteit (agentschappen zonder rechtspersoonlijkheid) of de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut en het BVR 21 mei 1997 betreffende een geïntegreerde economische boekhouding en budgettaire rapportering voor de openbare instellingen (agentschappen met rechtspersoonlijkheid). Ingeval bij de uitvoering van het Masterplan zich onvoorziene omstandigheden voordoen die resulteren in bijkomende werkingskosten en investeringen ten laste van de IVA KMSKA, engageert de Vlaamse regering zich om met het agentschap te overleggen over de middelen welke noodzakelijk zijn voor deze aanvullende voorwaarden. V. Opvolging, rapportering en evaluatie Opvolging en rapportering 39

40 De partijen engageren zich tot regelmatig overleg en systematische doorstroming van alle informatie die relevant is voor de uitvoering van de beheersovereenkomst. Dit overleg wordt semestrieel voorzien en heeft betrekking op: - de rapportering over de uitvoering van de beheersovereenkomst, - externe en interveniërende factoren bij de uitvoering van de beheersovereenkomst, - bespreking van beleidsinitiatieven relevant voor de uitvoering van de beheersovereenkomst en de uitvoering van de opdrachten van het agentschap, - bespreking van relevante beslissingen genomen in parlementaire commissies en van antwoorden op parlementaire vragen. Evaluatie Jaarlijks wordt op een in overleg te bepalen tijdstip door beide partijen een gezamenlijke evaluatie doorgevoerd van de uitvoering van de beheersovereenkomst en de aanwending van de ter beschikking gestelde middelen. Dit gebeurt op basis van de rapportering door het agentschap over de uitvoering van de beheersovereenkomst, het eventuele opvolgingsrapport van het departement en eventuele verslagen van de dienst Interne Audit. Deze evaluatie handelt minimaal over de voortgang van de uitvoering van de beheersovereenkomst, eventuele correctieve maatregelen van het beleid aan de evoluties in het veld en eventuele noodzakelijke bijsturingen voor de nieuwe beheersovereenkomst en het beleid. In concreto wordt nagegaan of het agentschap het volgende heeft bereikt of vervuld: - de vooropgestelde resultaatsnormen inzake strategische en operationele organisatiedoelstellingen voor het betrokken jaar, - de acties inzake beleidsuitvoering en beheer zoals die in het beleidsplan en het daaraan gekoppelde actieplan van het betrokken jaar beschreven staan. VI. Geschillenregeling Vermits een beheersovereenkomst een sturingsinstrument is, onder de vorm van een werkafspraak binnen de overheid en dus strikt genomen geen contractuele, juridisch bindende overeenkomst tussen overheid en derden, wordt er geen mogelijkheid ingebouwd om een burgerrechtelijke procedure in te stellen, ook niet nadat alle middelen tussen de contractanten zijn uitgeput. Geschillen die ontstaan bij de uitvoering van de beheersovereenkomst worden in eerste instantie in onderling overleg geregeld tussen de beide contractanten. Als uiteindelijk geen consensus tussen beide contractanten mogelijk blijkt, beslist de Vlaamse Regering. 40