A STAKEHOLDERS GAME KAURI KAURI. Je eerste stappen naar een intern draagvlak voor duurzaamheid. Belgian meeting point. for global sustainable action

Transcriptie

1 A STAKEHOLDERS GAME Je eerste stappen naar een intern draagvlak voor duurzaamheid KAURI Belgian meeting point MEMBER OF for global sustainable action

2 Intern Stakeholder Engagement: Wat? Waarom? Hoe? Ben je CSR-verantwoordelijke in een bedrijf? Of werk je in de non-profit en probeer je alle activiteiten zo duurzaam mogelijk te laten verlopen? Dan heb je misschien al ervaren dat niet iedereen binnen je organisatie meteen mee is met het nut van duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Op naar een draagvlak voor duurzaamheid Duurzaamheid wordt gedragen van onderuit. Natuurlijk is de inzet van het management de eerste voorwaarde voor een doortastend duurzaam beleid. Maar als je de visie van je organisatie in de praktijk wilt omzetten, moet ook elke werknemer zich hierin kunnen vinden. Door intern stakeholderengagement maak je niet alleen de ondernemer en de creatieveling in hen wakker. Je medewerkers worden ook spontaan authentieke ambassadeurs voor jullie organisatie. Met een voortdurende interactie tussen top en werkvloer help je de soms grote kloof overbruggen tussen bazen en werknemers, ervaren rotten en groentjes of duurzaamheidsbelievers en nuchtere what s-in-it-for-misten. stakeholderdag Compass group juni 2013

3 Zet speels de eerste stappen en laat het engagement serieus groeien. Blijft de vraag: hoe bereik je en dring je echt door tot je interne stakeholders? Eerst en vooral door samen met hen na te denken over de manier waarop jullie organisatie met duurzaamheid omgaat. Het maakt daarbij niet uit of jullie pioniers of beginnelingen zijn in MVO. Je zit pas echt op het goede spoor als alle medewerkers zich betrokken voelen bij de duurzame werking van je organisatie. Deze toolkit is een vrije aanzet om samen ideeën te bedenken, te evalueren en in projectvorm of strategische doelen te gieten. Eens de losse ideeën vorm krijgen, is het belangrijk dat je de interne interactie voortdurend voedt en helpt groeien. Doe daarvoor indien nodig beroep op een specialist. Gebruik de input uit de brainstormsessies om concrete dingen te veranderen in je organisatie en hou je medewerkers daarvan op de hoogte. Want mensen om hun mening vragen en er daarna niets mee doen, beknot hun engagement in plaats van het te vergroten. Als je deze starterskit goed gebruikt, maak je veel kans om de bal aan het rollen te brengen. En zorg je misschien wel voor een duurzame lawine die het hele landschap van je organisatie bedekt, van bovenaan de top tot op de werkvloer. With a little help from KAURI and Flanders DC Als Belgisch samenwerkingsnetwerk maken wij graag gebruik van de expertise uit ons divers ledenbestand om tools te ontwikkelen die MVO in de praktijk helpen zetten. Zo zijn we voor dit spel te rade gegaan bij enkele experten in stakeholderengagement. Voor de praktische kant hebben we ons laten inspireren door de succesvolle GPS brainstormkit van Flanders DC. We stellen je dezelfde methodiek van het spelbord en de 3 rondes voor. En in deze handleiding kom je te weten hoe je de brainstormkit het best gebruikt om je medewerkers verder te betrekken bij het duurzaamheidsbeleid van je organisatie.

4 Aan de slag Enough talking, let s start walking! Voor een sessie die het draagvlak rond duurzaamheid binnen je organisatie versterkt, heb je het volgende nodig: 1 spelbord per 8 à 10 deelnemers post-its of gelijkaardige ideeëndragers 1 flipchart om de beste concepten te verzamelen een zo divers mogelijk deelnemersveld Laat dus de mensen van productie, verkoop of boekhouding niet samenhokken, maar zet juist de meest verschillende functies en achtergronden bij elkaar. Probeer ook op voorhand in te schatten wie de voorlopers zijn en welke medewerkers eerder terughoudend staan tegenover duurzaamheid en innovatie. Zorg op basis van al deze factoren voor een gezonde mix. Hoe meer uiteenlopende visies, hoe meer ideeën op het einde van de sessie. Van 100 ideeën naar 1 goudklomp in 3 rondes: Voorbereiding Bepaal de centrale vraagstelling: formuleer een duidelijke vraag rond jullie duurzame werking. Deze centrale vraag zal het onderwerp uitmaken van de sessie. Maak de vraag actiegericht, ambitieus en open. Met een aanvang als Hoe kunnen we... nodig je de deelnemers uit om alle kanten uit te gaan tijdens de brainstorm. Maak de vraag ambitieus genoeg door er concrete cijfers en deadlines aan te koppelen. Hier een vb van zo n vraag: Hoe kunnen we tegen 2015 gezamenlijk onze duurzaamheidsdoelen bereiken? Sustainable Purchaising Vrij veld 2 CO2 Reduction Healthy Food Accompany Staff Kies tot 5 verschillende duurzaamheidsthema s die relevant zijn voor jullie organisatie en gebruik ze als leidraad doorheen de brainstorm. Dit kunnen thema s zijn zoals CO2-reductie, health & safety, fair operating practices e.a. Geef indien mogelijk concrete voorbeelden van projecten die jullie organisatie al heeft gerealiseerd. Dit nodigt de deelnemers uit om de lat meteen hoger te leggen. Vrij veld 1 Vb. van spelbordvelden zoals op stakeholderdag Compass Group van juni 13

5 Hoe kunnen we tegen 2015 gezamenlijk onze duurzaamheidsdoelen bereiken? Reduction of CO2 emissions Maak voor elk gekozen thema een overzichtsfiche met korte, eenvoudige beschrijvingen om de deelnemers op weg te helpen. Voor de vormgeving van deze fiches kan je gebruik maken van de template op de laatste pagina van deze handleiding. Vb. van Vb. overzichtsfiche van zoals op op stakeholderdag Compass Group van juni 13 Compass Group van juni 13 Bepaal wie deelneemt aan het spel en maak een opstelling van deelnemers per tafel. Ga zo breed mogelijk bij het selecteren van de mensen die je samenbrengt aan 1 spelbord. Betrek alle verschillende departementen en functies binnen de organisatie. Verschillende inzichten leiden vaak tot verrassende ideeën. HUMAN RESOURCE MANAGER HEAD OF PRODUCTION XXX BUITENSTAANDER (optioneel) EXTERNE STAKEHOLDER (optioneel) SALES EXECUTIVE MARKETING DIRECTOR OFFICE MANAGER ICT EXECUTIVE ACCOUNTANT PROJECT MANAGER CEO FACILITATOR KAURI kan u op aanvraag een lijst van professionele facilitators bezorgen die vertrouwd zijn met de GPSmethodologie. Vb. van opstelling zoals op stakeholderdag Compass Group van juni 13 Zet de deelnemers in duo s aan de velden van het spelbord. Zit je met een oneven aantal deelnemers? Maak dan één trio in plaats van een duo. Zet op de dag van de sessie zelf alles klaar voor het begin van de 3 rondes: 1) Maak de flipchart klaar en schrijf op een eerste blad de centrale vraagstelling duidelijk op. 2) Verdeel vervolgens een tweede blad in 2 kolommen: één met titel Rode ideeën en één met titel Gele ideeën. 3) Leg het spelbord op tafel met in het midden de titels van de thema s plus minstens 1 vrij veld. Dit laatste veld dient voor extra ideeën die buiten de gekozen thema s vallen. Zorg dat minstens elk duo een overzicht van de thema s heeft.

6 Ronde 1 Ideeën bedenken rond thema s (40-70 minuten)

7 BRIEFING Geef aan dat elk duo ideeën moet bedenken die aan de centrale vraagstelling beantwoorden. En dit per veld/thema waar ze beurtelings aan zitten. Vraag aan de deelnemers dat ze ideeën spuien zonder aan budget of andere beperkingen te denken. Elk idee kan interessant zijn en verdient een plaats op het bord. Quantity breeds quality! Leg uit dat ze meer informatie over elk thema vinden op de overzichtsfiches. Geef aan dat het vrije veld dient voor alle mogelijke ideeën die niet meteen onder één van de thema s vallen. Ideeën worden op post-its kort beschreven en op het bijbehorende veld geplakt. Tip: laat de ideeën met viltstift en in HOOFDLETTERS opschrijven, dat leest makkelijker. SESSIE Maak duidelijk dat het bord volgens een op voorhand bepaald tijdschema gedraaid moet worden, zodat ieder duo beurtelings op elk veld kan werken. Pas dit tijdschema aan afhankelijk van de beschikbare tijd en de flow van de groep. Hier een mogelijke tijdsverdeling: a) 8 12 minuten en draaien b) 7 12 minuten en draaien c) 6 10 minuten en draaien d) 5 10 minuten en draaien e) 4 8 minuten en draaien f) 4 8 minuten en laatste keer draaien zodat elk duo terug bij hun beginveld komt Zijn jullie met minder dan 12? Dan laat je sommige duo s/trio s 2 keer aan een leeg veld beginnen. IDEEËN GROEPEREN Leg uit dat elk duo, eens terug aan hun beginveld, de ideeën moet verdelen tussen realiseerbaar op korte en lange termijn. Post-its met kortetermijnideeën op de linkse helft van het veld, ideeën voor de lange termijn op de rechtse, gearceerde helft. Laat ook de post-its met gelijkaardige ideeën groeperen.

8 Ronde 2 Beste ideeën per thema selecteren (30 minuten)

9 BRIEFING Geef elk duo stickers om te stemmen: 8 rode stickers voor creatieve ideeën realiseerbaar op korte termijn en 8 gele stickers voor langetermijnideeën. De duo s kunnen zich laten leiden door de verdeling die men in de vorige ronde heeft gemaakt, maar ze zijn niet verplicht. Geef aan dat ze hun stemmen over alle ideeën op het bord moeten verdelen: maximaal 2 stickers per idee en alle stickers opgebruiken! STEMRONDE Vraag aan de deelnemers dat ze hun buikgevoel volgen en kiezen voor ideeën die hen energie geven. Laat de duo s opstaan en rond de tafel lopen. Probeer het tempo er in te houden: als mensen snel en spontaan kiezen, gaan ze makkelijker voor de meest originele out-of-the-box ideeën. STEMMEN TELLEN Hou 20 minuten van deze ronde vrij om te zoeken naar de topideeën: Vraag om ideeën op te sommen waarvoor gestemd is en schrijf ze op de flipchart in de daartoe bestemde kolom. Begin met te vragen naar ideeën met 3 of meer stemmen, nadien 2, enz... Zorg dat je minimaal 12 en maximaal 20 ideeën opschrijft. Staan alle ideeën op de flipchart? Vraag dan nog even of iemand een joker wil gebruiken voor een idee dat nog niet op de flipchart staat. Groepeer identieke ideeën of ideeën die samen een groter geheel vormen. Bekijk dit in overleg met de deelnemers en verbindt zulke clusters met een viltstift. Alle ideeën (zowel gele als rode) kunnen met elkaar gelinkt worden. Nummer alle ideeën en geef alle deelnemers een minuutje tijd om daar hun persoonlijke top-3 uit te kiezen. Vraag dat ze tijdens deze selectieronde voorrang geven aan concepten die echt ingrijpen in de kernactiviteit van jullie organisatie. Hoe relevanter de gekozen voorstellen, hoe gemakkelijker ze nadien mee uitgewerkt zullen worden door alle betrokken partijen. Ga de deelnemers één voor één af en zet streepjes bij de ideeën die ze gekozen hebben. De top ideeën komen zo vanzelf bovendrijven.

10 Ronde 3 Geselecteerde ideeën uitwerken (30-45 minuten)

11 BRIEFING Verdeel de top ideeën onder de groep (3 à 4 groepjes afhankelijk van het aantal ideeën en deelnemers). Geef elk groepje een projectfiche waarop ze het idee kunnen uitwerken en een flipchartvel om het te presenteren. UITWERKING Laat elk groepje de essentiële elementen van zijn idee samenvatten op de projectfiche: a) Titel van het idee b) Definitie: Beschrijf in enkele zinnen wat het idee inhoudt c) Voordelen: wat kunnen we meer, beter, sneller, goedkoper doen met dit idee? d) Nadelen, valkuilen en belemmeringen: mogelijke risico s (financiëel, technologisch, organisatorisch,...) die kunnen optreden e) Oplossingen: hoe kunnen we anticiperen op voorgaande risico s? f) Impact: wat moet er veranderen om het idee te realiseren (technologie, processen, marktbenadering,...)? g) Nodige partijen: met wie moeten we samenwerken om het idee te realiseren? PRESENTATIE RODE IDEEËN korte termijn: snel realiseerbaar Laat elke groep zijn idee presenteren op het flipchartvel. Tip: hou de timing strikt in de gaten: maximaal 2 minuten per project! GELE IDEEËN lange termijn: haalbaarheid moet onderzocht worden

12 You started the conversation, now keep it going! Laat binnen de week een verslag van deze sessie maken door een van de deelnemers. Dit verslag bundelt de projectfiches, een lijst met de ideeën op de flipchart en alle postits op het spelbord. Gebruik dit verslag als basis voor de opvolging: overloop het enkele weken na de sessie nog eens met (een deel van) de groep. Misschien zijn sommige ideeën al verder bestudeerd en blijken ze onhaalbaar? Of misschien geloven de deelnemers na een korte bezinningsperiode meer in andere ideeën. Probeer vervolgens snel tot actie over te gaan: Zet een projectteam op, ga de haalbaarheid van een idee na, spreek partners aan om het project uit te werken enz. Aarzel niet om hiervoor beroep te doen op experten in het uitwerken van een duurzaamheidsbeleid binnen een organisatie. Je vindt in het KAURI-netwerk heel wat professionele begeleiders die je hierbij kunnen helpen. Contacteer ons dus gerust als we je verder op weg kunnen helpen bij het uitbouwen van een succesvol en continu engagement met je interne stakeholders. And whatever the outcome, keep us in the loop. Laat ons zeker ook weten wat jullie vinden van het spel en tot welke resultaten het heeft geleid. Wij delen jullie ervaringen graag. Zo kan jullie intern engagement misschien ook externe stakeholders inspireren tot duurzame samenwerking!

13 Hoe kunnen we tegen 2015 gezamenlijk onze duurzaamheidsdoelen bereiken?? Reduction of CO2 emissions THEMA: Vb. van overzichtsfiche zoals op stakeholderdag Compass Group van juni 13 Hoe kunnen we tegen 2015 gezamenlijk onze duurzaamheidsdoelen bereiken?? Reduction of CO2 emissions THEMA: Vb. van overzichtsfiche zoals op stakeholderdag Hoe kunnen we tegen 2015 gezamenlijk onze duurzaamheidsdoelen bereiken?? Reduction of CO2 emissions THEMA: Vb. van overzichtsfiche zoals op stakeholderdag Compass Group van juni 13 Hoe kunnen we tegen 2015 gezamenlijk onze duurzaamheidsdoelen bereiken?? Reduction of CO2 emissions THEMA: Vb. van overzichtsfiche zoals op stakeholderdag