Handleiding Uitvoeringsprocedures

Transcriptie

1 Directoraat-Generaal Wonen, Bouwen en Integratie Handleiding Uitvoeringsprocedures Versie 2.3 Datum 18 december 2015 Status Definitief

2 Inhoud Inhoud... 2 Inleiding Algemene introductie Doelgroep De indeling Beschrijving van de uitvoeringsprocedures Geraadpleegde documenten Samenvatting Achtergronden en begrippen Van GBA stelsel naar BRP stelsel Bijhouden en verstrekken van gegevens Welke procedures worden beschreven? De inschrijving in de gemeentelijke voorziening De structuur van de persoonslijst De soorten gegevens Administratieve levensloop Brondocumenten Inleiding Bronnen voor BRP gegevens Gegevens over de burgerlijke staat Gegevens over de identificatienummers Gegevens over het naamgebruik van een persoon Gegevens over de nationaliteit Gegevens over geheimhouding van gegevens Gegevens over het verblijf en het adres Gegevens over de verblijfstitel (verblijfsrecht) Gegevens over het gezag over de minderjarige of de curatele Gegevens over reisdocumenten Gegevens over kiesrecht Brondocumenten Stappenplan brondocumenten Vragen naar brondocumenten en voorlichting aan de burger Aangifte van verblijf en adres en vaststelling van de identiteit Accepteren van brondocumenten voor de BRP Overleggen van brondocumenten na aangifte Pagina 2 van 413

3 3.3.6 Brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat Verschillen in en tussen brondocumenten Brondocumenten en het bepalen van de datum ingang geldigheid Legalisatie, verificatie en vertaling van brondocumenten Nederlands internationaal privaatrecht en openbare orde (toetsing aan conflictenregels en internationale verdragen) Verzenden van kennisgevingen Gegevens over de nationaliteit (artikelen 2.14 en 2.15 Wet BRP) Nog enige aandachtspunten bij het vragen naar en beoordelen van brondocumenten Bewaren van brondocumenten Procedures op basis van de schriftelijke aangifte van de burger De eerste inschrijving in de BRP Vervolginschrijving: Vestiging van een niet-ingezetene (nooit-ingezetene) Vervolginschrijving: hervestiging van een ex-ingezetene Vervolginschrijving: intergemeentelijke adreswijziging Binnengemeentelijke verhuizing Vertrek naar het buitenland (emigratie) Vertrek naar een land buiten het Koninkrijk Vertrek naar een Caribisch land of Caribisch Nederland (emigratie) Wijzigen naamgebruik Wijzigen geheimhouding Procedures op basis van een in Nederland opgemaakte akte van de burgerlijke stand Geboorte Erkenning bij geboorteaangifte Huwelijk en geregistreerd partnerschap Echtscheiding en beëindiging of ontbinding geregistreerd partnerschap Overlijden Voornaamswijziging Geslachtsnaamswijziging Geslachtswijziging Erkenning Adoptie Ontkenning van het door huwelijk ontstane ouderschap 210 Pagina 3 van 413

4 5.12 Vernietiging van een erkenning Ontkenning ouderschap door de moeder, de moeder uit wie het kind niet is geboren of de vader was op tijdstip van geboorte overleden Gerechtelijke vaststelling van het ouderschap Omzetten geregistreerd partnerschap in huwelijk Procedures op basis van een ander document dan een Nederlandse akte van de burgerlijke stand Opnemen van gegevens over de burgerlijke staat op grond van een ander document dan een akte van de Nederlandse burgerlijke stand Nationaliteit Wijziging in de verblijfplaats bij adres onbekend Ministerieel besluit/navo-militair Verblijfstitel Gezagsverhouding Reisdocument Kiesrecht Het in onderzoek stellen van gegevens Bijzondere gevallen Inleiding Verwijdering of overschrijving van gegevens bij adoptie of geslachtswijziging Verwijdering of overschrijving van persoonsgegevens naar aanleiding van een adoptie Geslachtswijziging Correcties Correctie van een ten onrechte opgenomen categorie Correctie van onjuist opgenomen gegevens Aanvullen, actualiseren gegevens gerelateerden en toevoegen kindgegevens Wat is een gerelateerde en wat is relatielegging Het leggen van een relatie Het aanvullen van gegevens van gerelateerden Het actualiseren van gegevens van gerelateerden Het toevoegen van kindgegevens De manier van toevoegen van kindgegevens Veranderen van een briefadres in een woonadres en andersom Nietigverklaring van een huwelijk of een geregistreerd partnerschap Infrastructurele wijzigingen Binnengemeentelijke infrastructurele wijzigingen Intergemeentelijke infrastructurele wijzigingen Pagina 4 van 413

5 7.8 Wijzigen A-nummer: verschillende personen met hetzelfde A-nummer Actualiseren categorie 01 van de betrokken persoonslijsten Actualiseren verwijsgegevens Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden Verdere verwerking Wa01-bericht Dubbele inschrijving: één persoon met verschillende persoonslijsten met hetzelfde A-nummer Alle persoonslijsten zijn in dezelfde gemeente De persoonslijsten zijn in verschillende gemeenten en/of de RNI Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden Dubbele inschrijving: één persoon met verschillende persoonslijsten met verschillende A-nummers Alle persoonslijsten zijn in dezelfde gemeente De persoonslijsten zijn in verschillende gemeenten en/of de RNI Actualiseren categorie 01 van de overbodige persoonslijst Actualiseren verwijsgegevens van de overbodige persoonslijst Actualiseren persoonslijsten van gerelateerden Verdere verwerking Wa01-bericht (Wijziging A- nummer) Actualiseren gehandhaafde persoonslijst Verwijderen of afvoeren van een persoonslijst Verwijderen van een geblokkeerde persoonslijst Afvoeren van een ten onrechte opgenomen persoonslijst Opnieuw opnemen van een afgevoerde persoonslijst Actualiseren bij een sterker brondocument Interlandelijke adoptie (o.a. volgens het Haags adoptieverdrag 1993) Vondeling Lijkvinding Hoofdstuk vervallen Ambtshalve handelingen Overleden vóór geboorteaangifte Wijzigen van het burgerservicenummer Wijzigen burgerservicenummer op persoonslijsten Wijzigen burgerservicenummer in categorie 01 van de persoonslijst Corrigeren verwijsgegevens Eerste inschrijving van (ex-)asielzoekers in de BRP Eerste inschrijving en vervolginschrijving van personen uit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP als ingezetene Pagina 5 van 413

6 Inleiding Opname van personen komende van Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland in de BRP Vervolginschrijving: hervestiging vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland Vervolginschrijving: hervestiging vanuit Aruba, Curaçao, Sint Maarten of Caribisch Nederland Eerste inschrijving en vervolginschrijving van geprivilegieerden Geen inschrijving in de BRP Inschrijving in de BRP als niet-ingezetene Inschrijving in de BRP als ingezetene Statuswijzigingen Het ministerie van Buitenlandse Zaken heeft bezwaar tegen inschrijving Bijzondere situaties Herroeping van adoptie Bijlage 1 Inkortingsregels voor de straatnaam Bijlage 2 Gegevens over de burgerlijke staat Bijlage 3 Vraag en Antwoord Bijlage 4 Aktenummers in de BRP Bijlage 5 Omschrijvingen en afkortingen van brondocumenten Bijlage 6 Bewaren en vernietigen van BRP-bescheiden: regels en termijnen Bijlage 7 Eilandcodes Caribisch Nederland (Bonaire, Sint Eustatius, Saba), Aruba, Curaçao en Sint Maarten Bijlage 8 Codes en categorie 04/54 Nationaliteit Pagina 6 van 413

7 Inleiding De Handleiding Uitvoeringsprocedures, hierna te noemen HUP, is een ondersteunend boekwerk voor medewerkers BRP, met name voor medewerkers van de bijhoudingsgemeenten. Deze handleiding biedt ondersteuning bij de aanleg en bijhouding van persoonslijsten van personen die als ingezetenen worden ingeschreven of zijn opgenomen in de basisregistratie personen (hierna BRP). Medewerkers die namens de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de inschrijving en bijhouding verzorgen van persoonslijsten van personen die als niet-ingezetene worden ingeschreven of zijn opgenomen in de BRP (RNI) kunnen geen gebruik maken van deze handleiding. De procedures in deze handleiding zijn systeemonafhankelijk beschreven. De procedures die gebruikt worden om berichten uit te wisselen met andere netwerkgebruikers, zijn niet in deze handleiding opgenomen. De HUP bevat niet voor alle situaties een beschrijving waarbij een persoonslijst moet worden gewijzigd. De basis voor het actualiseren, en dus ook corrigeren, van de gegevens betreffende ingezetenen in de BRP is te vinden in het Logisch Ontwerp GBA. Zolang de gemeenten nog werken met de bestaande GBA systemen, is het Logisch Ontwerp GBA van toepassing. De onderdelen van het Logisch Ontwerp GBA die van belang zijn voor de bijhouding van de BRP, zijn aangewezen in de Regeling BRP. Voor de manier waarop situaties verwerkt moeten worden op persoonslijsten en situaties die niet in deze handleiding zijn opgenomen, moet het Logisch Ontwerp GBA altijd geraadpleegd worden. Voor de bijhouding van persoonslijsten in de BRP zijn vooral de hoofdstukken 2 en 3 en bijlage I van het Logisch Ontwerp GBA van belang. In de BRP worden, naast mededelingen of opgaven van daartoe aangewezen overheidsorganen, alleen (persoons)gegevens opgenomen die zijn ontleend aan brondocumenten, ofwel akten en geschriften. Voor de kwaliteit van de BRP is het daarom essentieel dat correct en zorgvuldig met deze brondocumenten wordt omgegaan. Anders gezegd: het is van belang dat de juiste gegevens over de juiste persoon ontleend worden aan betrouwbare brondocumenten. In het bijzonder bij buitenlandse brondocumenten is het vaak moeilijk de betrouwbaarheid te beoordelen en te bepalen welke (persoons)gegevens voor de BRP daaraan kunnen worden ontleend. Overal waar in deze handleiding geschreven staat Nederlands reisdocument, moet gelezen worden Nederlands reisdocument en Nederlandse identiteitskaart. Pagina 7 van 413

8 1 Algemene introductie 1.1 Doelgroep De doelgroep bestaat uit: Medewerkers die belast zijn met de bijhouding van de BRP, met name medewerkers van de bijhoudingsgemeenten die persoonslijsten van ingezetenen bijhouden; Personen die op grond van hun functie bekend moeten zijn met de werking en procedures van de BRP; Personen die bij hun dagelijkse werkzaamheden te maken hebben met brondocumenten. 1.2 De indeling Hoofdstuk 1 is een algemene introductie op deze handleiding en op de manier waarop ermee gewerkt kan worden. Ook wordt de systematiek, die is gevolgd bij het beschrijven van de procedures, aangegeven. In hoofdstuk 2 worden de achtergronden van het BRP stelsel vermeld. Hoofdstuk 3 behandelt de brondocumenten. Aan de hand van brondocumenten worden persoonslijsten aangelegd en bijgehouden. In dit hoofdstuk wordt aandacht geschonken aan alle brondocumenten waaraan gegevens op de persoonslijst ontleend worden. Een bijzondere plaats nemen de brondocumenten in, die genoemd worden in artikel 2.8 van de Wet basisregistratie personen (hierna Wet BRP). Deze brondocumenten worden uitgebreid behandeld. Speciale aandacht is er voor de buitenlandse brondocumenten en hoe met brondocumenten moet worden omgegaan. De hoofdstukken 4, 5 en 6 bevatten de uitvoeringsprocedures die tot het normale takenpakket van een medewerker BRP behoren. Hoofdstuk 4 bevat de procedures, die verband houden met een aangifte van de burger. In hoofdstuk 5 staan de procedures, die worden gevolgd na het opmaken van een akte van de burgerlijke stand in Nederland. De procedures in hoofdstuk 6 hebben te maken met de wijzigingen op basis van een ander document dan die in de voorgaande twee hoofdstukken. Hoofdstuk 7 beschrijft de procedures, die moeilijker uit te voeren zijn of zo weinig voorkomen dat ze niet tot het normale takenpakket van een medewerker BRP behoren. Verder kent deze handleiding zes bijlagen. Bijlage 1 bevat de inkortingregels volgens de BOCO-norm. Bijlage 2 bevat een volledige opsomming van de burgerlijke staat gegevens zoals vermeld in de Wet BRP. Bijlage 3 is per 1 januari 2013 vervallen. Bijlage 4 bevat een conversietabel met de vertaling van aktenummers van de burgerlijke stand naar tabel 39 Akteaanduiding. Bijlage 5 bevat de omschrijvingen en aanbevolen afkortingen van brondocumenten. Bijlage 6 bevat de regeling betreffende de bewaring van geschriften en andere bescheiden, bedoeld in artikel 4 van de Regeling BRP. Bijlage 7 bevat de codes van de eilanden van het Caribisch gebied. Pagina 8 van 413

9 1.3 Beschrijving van de uitvoeringsprocedures Voor de beschrijving van de uitvoeringsprocedures in deze handleiding is afgeweken van de indeling en beschrijving, zoals die in het Logisch Ontwerp GBA is opgenomen. Voor de medewerkers BRP, die belast zijn met de uitvoering van de inschrijvings- en actualiseringsprocedures, is de indeling van het Logisch Ontwerp GBA niet altijd even duidelijk. Daarom is gekozen voor een opzet, die is gebaseerd op de manier waarop de inschrijvings- en actualiseringsprocedures zich van begin af aan voordoen bij de medewerker BRP. Met andere woorden bij de opzet van deze handleiding is de aanleiding het begin van een procedure. De volgende situaties kunnen zich daarbij voordoen: 1. de medewerker BRP verwerkt de gegevens van de aangifte van de burger in de BRP; 2. de medewerker BRP ontvangt een akte, die is opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland en verwerkt deze gegevens in de BRP; 3. de medewerker BRP ontvangt een ander document dan een akte, die is opgenomen in de registers van de burgerlijke stand in Nederland (bijvoorbeeld een buitenlandse akte of een rechterlijke uitspraak) en verwerkt deze gegevens in de BRP. De procedures zoals die in de hoofdstukken 4, 5 en 6 van deze handleiding zijn beschreven, hebben de vorm van stroomschema's. Dit zijn diagrammen, opgebouwd uit eenvoudige instructies die stap voor stap doorlopen kunnen worden en vervolgens automatisch naar de juiste uitkomst moeten leiden. Elke afzonderlijke stap staat in een kader. De pijlen geven de vervolgstap aan. Met nadruk wordt erop gewezen, dat, anders dan de schema's wellicht suggereren, geen sprake is van een verplichte opeenvolging in de af te lopen stappen. In elk concreet geval moet worden bekeken, wat de beste of meest handige volgorde is. De stappen zijn van verschillende achtergrondkleuren voorzien. Er is daarbij onderscheid gemaakt tussen stappen met een witte en grijze achtergrond. De stappen met een witte achtergrond zijn de stappen die volgens de BRP voorschriften moeten of kunnen worden uitgevoerd. De stappen met een grijze achtergrond zijn die uitvoeringsstappen die niet als procedure volgens de BRP voorschriften zijn aan te merken, maar zodanig met die procedure samenhangen dat het achterwege laten daarvan niet logisch is. Bij de bespreking van de procedures worden uitsluitend de stappen met een witte achtergrond verder toegelicht. Daarbij wordt per element aangegeven of het element kan of moet worden ingevuld of gewijzigd en zo ja, wat de in te vullen waarde is. Elementen die niet wijzigen bij de beschreven procedure zijn niet opgenomen tenzij ze behoren tot een groep waarvan andere elementen wel wijzigen. Per procedure zijn de te actualiseren categorieën op de persoonslijsten van de gerelateerden opgenomen. In hoofdstuk 7 worden de procedures behandeld, die ingewikkelder zijn of weinig voorkomen en zijn daarom op een afwijkende manier beschreven. Pagina 9 van 413

10 1.4 Geraadpleegde documenten Bij het beschrijven van de in deze handleiding opgenomen procedures zijn de volgende documenten gebruikt: 1. Wet basisregistratie personen (Wet BRP); 2. Besluit basisregistratie personen (Besluit BRP); 3. Regeling basisregistratie personen (Regeling BRP); 4. Logisch Ontwerp GBA; 5. Landelijke tabellen BRP; 6. Kwaliteitsbrochures; 7. Wet algemene bepalingen burgerservicenummer; 8. Regeling burgerservicenummer; 9. Paspoortwet; 10. Paspoortuitvoeringsregeling Nederland; 11. Boek 1 Burgerlijk Wetboek; 12. Boek 10 Burgerlijk Wetboek; 13. Vreemdelingenwet 2000; 14. Circulaire legalisatie en verificatie van buitenlandse bewijsstukken (staat van personen en toepassing DNAonderzoek, waarin bewijsstukken ontbreken); 15. De gedragslijn voor beoordeling van buitenlandse documenten door middel van legalisatie en verificatie van de Minister van Buitenlandse Zaken (Besluit van 3 april 2006, nummer DJZ/BR/ ); 16. Proceshandboek Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG); 17. Proceshandreiking GBA BAG; 18. Wet basisregistraties adressen en gebouwen; 19. Wet beëdigde tolken en vertalers; 20. Logisch Ontwerp RNI; 21. Circulaire Uitwisseling persoonsgegevens tussen Nederland, Aruba, Curaçao, Sint Maarten, Bonaire, Sint Eustatius en Saba (kenmerk van 6 december 2013); 22. Circulaire registratie geprivilegieerden in de BRP (kenmerk van 6 december 2013). 23. Circulaire correcte registratie op een briefadres in de BRP (kenmerk van 6 december 2013) 1.5 Samenvatting Samenvattend over deze handleiding: 1. Hoofdstuk 3 geeft in het kort uitleg over brondocumenten. Brondocumenten vormen de basis voor het uitvoeren van een procedure als beschreven in de hoofdstukken 4, 5, 6 en In hoofdstuk 4, 5 en 6 zijn uitsluitend die procedures beschreven die tot het normale takenpakket van een medewerker BRP behoren. 3. De procedures die daartoe niet behoren of die door een samenloop van omstandigheden zo specifiek worden dat ze alleen daarom niet in de systematiek van de voorgaande hoofdstukken passen, zijn opgenomen in hoofdstuk Bij ieder element is aangegeven of het verplicht moet worden ingevuld. Elementen die niet wijzigen bij de beschreven procedure zijn niet opgenomen, tenzij ze behoren tot een groep waarvan andere elementen wel wijzigen. 5. Per procedure zijn tevens de te actualiseren categorieën op de persoonslijsten van de gerelateerden opgenomen. Pagina 10 van 413

11 6. Ter ondersteuning is een aantal bijlagen opgenomen met: inkortingsregels straatnaam (Bijlage 1), gegevens burgerlijke staat (Bijlage 2), vraag en antwoord (Bijlage 3)*, conversie aktenummers burgerlijke stand (Bijlage 4), omschrijvingen en afkortingen brondocumenten (Bijlage 5), de regeling betreffende de bewaring van geschriften en andere bescheiden, bedoeld in artikel 4 van de Regeling BRP (Bijlage 6). *) vervallen per 1 februari 2013 Pagina 11 van 413

12 2 Achtergronden en begrippen In dit hoofdstuk zal een aantal begrippen en achtergronden worden toegelicht om de toegankelijkheid van deze handleiding te bevorderen. Regelmatig zullen onderdelen uit dit hoofdstuk worden aangepast. Per 6 januari 2014 is de Wet BRP en daarmee het BRP stelsel in werking getreden. Zolang er niet gestart is met de invoering van de nieuwe BRP systemen, maken gemeenten nog gebruik van de oude GBA voorziening. Deze handleiding is voor de gemeenten die de Wet BRP uitvoeren met de oude GBA voorziening, hierna aangeduid als: de gemeentelijke GBA voorziening. Voor de uitvoering waarbij gebruik gemaakt wordt van de nieuwe BRP-systemen, wordt een nieuwe handleiding geschreven. Omdat de Wet BRP in werking is getreden, zijn diverse termen en begrippen gewijzigd. Deze termen en begrippen worden al in deze handleiding gebruikt. In verschillende applicaties zullen mogelijk nog oude GBA begrippen gebruikt worden. Om deze reden worden in deze handleiding die nieuwe BRP begrippen telkens gevolgd door (tussen haakjes) het oude GBA-begrip. 2.1 Van GBA stelsel naar BRP stelsel GBA stelsel Bij invoering van de Wet GBA is het stelsel van handmatig bijgehouden persoonskaarten vervangen door een stelsel van elektronisch bij te houden persoonslijsten, waarop persoonsgegevens kunnen worden vastgelegd. Het gaat dan bijvoorbeeld om gegevens over de persoon zelf, zoals naam, geslacht en geboortedatum, gegevens over de ouders, over de nationaliteit, over de echtgenoot/geregistreerd partner, over de woonplaats en het adres en gegevens over eventuele kinderen. Het totaal aan persoonslijsten die in een gemeente worden bijgehouden vormden, samen met de zogenaamde verwijsgegevens, de GBA. De Wet GBA legde alle gemeenten de verplichting op om de GBA geautomatiseerd bij te houden. De gemeenten moesten daartoe beschikken over een goedgekeurd geautomatiseerd systeem waarmee zij via het landelijk datacommunicatienetwerk persoonsgegevens konden uitwisselen. BRP stelsel Met de inwerkingtreding van de Wet BRP is het GBA stelsel vervangen door het BRP stelsel. Het BRP stelsel maakt op zijn beurt weer deel uit van het bredere stelsel van basisregistraties. De BRP bevat in de eerste plaats persoonsgegevens over alle ingezetenen van Nederland. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de ingezetene zijn adres heeft, is verantwoordelijk voor de bijhouding van de gegevens over de ingezetene in de gemeentelijke voorziening. Daarnaast zijn in de BRP ook gegevens opgenomen over niet-ingezetenen. Enerzijds betreft dit personen die eerder als ingezetene waren ingeschreven en niet-ingezetene zijn geworden. Anderzijds gaat het om personen die als niet-ingezetene zijn ingeschreven door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Inschrijving als nietingezetenen kan plaatsvinden op verzoek van de persoon zelf bij een van de aangewezen inschrijfvoorzieningen in Nederland of op voordracht van een daartoe aangewezen bestuursorgaan. De minister van Binnenlandse Pagina 12 van 413

13 Zaken en Koninkrijksrelaties is verantwoordelijk voor de bijhouding van de gegevens over alle niet-ingezetenen, met uitzondering van (1) de ingezetenen die door overlijden niet-ingezetene zijn geworden en (2) de personen die eerst ingezetene waren, voor zover (a) het feiten betreft die zich hebben voorgedaan in de tijd dat deze personen nog ingezetenen waren of (b) dit bij algemene maatregel van bestuur is bepaald. In deze gevallen is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waar de betrokken persoon laatstelijk zijn adres had, de verantwoordelijke voor de bijhouding van de gegevens van de niet-ingezetenen. De registratie van ingezetenen in het BRP stelsel wordt voorlopig nog gevoerd met de bestaande GBA systemen bij de gemeenten. De registratie van niet-ingezetenen in het BRP stelsel wordt gevoerd met het zogenaamde RNI systeem. Dit RNI systeem lijkt in veel opzichten op de gemeentelijke GBA systemen en maakt ook gebruik van de berichtuitwisseling binnen de BRP. De bijhouding van gegevens van niet-ingezetenen binnen de BRP wordt in deze handleiding uitsluitend beschreven wanneer in een procedure sprake is van een persoonslijst die opgehaald moet worden uit het RNI systeem, of overgebracht moet worden naar het RNI systeem. Gemakshalve wordt in deze handleiding gebruik gemaakt van de term RNI, die zowel betrekking kan hebben op het RNI systeem als op de registratie van de niet-ingezetenen in de BRP. De procedures voor de inschrijfvoorzieningen, de RNI loketten, blijven buiten de scope van deze handleiding. Dat geldt ook voor de procedures die de Minister ter beschikking staan om de hiervoor beschreven bijhoudingstaken uit te voeren. 2.2 Bijhouden en verstrekken van gegevens Het bijhouden van de gemeentelijke voorziening omvat de volgende twee activiteiten: 1. het inschrijven van burgers en 2. het vastleggen/bijhouden van wijzigingen in de gegevens over de burgers die in de gemeente zijn ingeschreven. Naast het bijhouden van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening moeten daaruit ook gegevens verstrekt kunnen worden aan overheidsorganen, aan derden of aan de ingeschrevene zelf. Voor zover de verstrekking van gegevens geschiedt door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, geschiedt dat uit de centrale voorziening. De betrokken gegevens in de centrale voorziening worden aangeleverd door de gemeenten. De omschrijvingen van de termen overheidsorgaan en derde zijn te vinden in artikel 1.1 van de Wet BRP. Gemakshalve wordt in deze handleiding, evenals in het LO GBA, de term afnemer gehanteerd, waarmee overheidsorgaan wordt bedoeld en in sommige gevallen ook een derde aan wie systematisch gegevens worden verstrekt uit de centrale verstrekkingsvoorziening (GBA-V). In deze handleiding wordt verder geen aandacht besteed aan de verstrekking van gegevens. Het spreekt uiteraard voor zich dat instanties en personen die gegevens krijgen uit de BRP er belang bij hebben dat de Pagina 13 van 413

14 gegevens die zij ontvangen correct zijn. Het is dus zaak dat de gemeentelijke voorziening zo goed mogelijk wordt bijgehouden. 2.3 Welke procedures worden beschreven? De procedures die in deze handleiding worden beschreven hebben alleen betrekking op het bijhouden van de (gegevens in de) gemeentelijke voorziening. Dat wil zeggen dat alleen procedures zijn beschreven die betrekking hebben op het inschrijven van burgers en het vastleggen/bijhouden van wijzigingen in de gegevens over de burgers die in de gemeente zijn ingeschreven. Dit zijn echter niet alle uitvoeringsprocedures. In de praktijk kunnen nog andere werkzaamheden uitvoeringsprocedures genoemd worden, bijvoorbeeld: het identificatieproces; het verrichten van baliewerkzaamheden, die nodig zijn om persoonsgegevens te verzamelen; het doen van verstrekkingen uit de BRP, voor zover het college van burgemeester en wethouders daartoe bevoegd is; het protocolleren van verstrekkingen en het verlenen van inzage in de persoonsgegevens aan de ingeschrevene zelf. 2.4 De inschrijving in de gemeentelijke voorziening De inschrijving in de gemeentelijke voorziening kan een persoon betreffen die nog niet eerder in de BRP was ingeschreven. In dat geval is er nog geen PL van betrokkene aanwezig in de systemen. In deze handleiding wordt de oude term eerste inschrijving gebruikt, hoewel die in de Wet BRP niet meer voorkomt. Het kan ook gaan om een (her)vestiging van een niet-ingezetene. Indien betrokkene eerder uitsluitend als nietingezetene was ingeschreven, is er in het RNI systeem een RNI-deel-PL aanwezig. Was de niet-ingezetene eerder ingezetene, dan is er van betrokkene in het RNI systeem een RNI-GBA-PL aanwezig. Aangezien er van een persoon maar één persoonslijst in de Basisregistratie aanwezig mag zijn, moet bij een (her-)vestiging de persoonslijst opgehaald worden bij de RNI en opgenomen worden in de gemeentelijke voorziening door de bijhoudingsgemeente (gemeente van vestiging). De RNI neemt in plaats van de persoonslijst, verwijsgegevens op. Deze verwijsgegevens worden ontvangen van en verwijzen naar de bijhoudingsgemeente (de vestigingsgemeente). In dit geval wordt in deze handleiding de term vervolginschrijving gebruikt, hoewel deze term net als de term eerste inschrijving niet meer in de Wet BRP voorkomt. De procedures voor het verzenden van persoonslijsten zijn niet in dit handboek opgenomen. Deze zijn beschreven in het Berichtenboek, Bijlage III van het Logisch Ontwerp GBA. Pagina 14 van 413

15 2.5 De structuur van de persoonslijst De persoonslijst is verdeeld in categorieën, een categorie is verdeeld in groepen en een groep bestaat uit een of meer elementen. De categorieën vormen de basis voor de inrichting van de persoonslijst. In het onderstaande schema zijn alle categorieën weergegeven die op de persoonslijst kunnen voorkomen. Categorie 14, Afnemersindicatie, is formeel nog een bestaande categorie op een persoonslijst. In de praktijk mag categorie 14 echter niet voorkomen op een persoonslijst. De GBA-V heeft de verstrekkingen aan afnemers volledig overgenomen. De afnemersindicaties zijn als gevolg daarvan bij de persoonslijst in de GBA-V gevoegd. Categorie 15, Aantekening, is formeel nog een bestaande categorie op een persoonslijst. In de praktijk mag categorie 15 echter niet voorkomen op een persoonslijst! Ten behoeve van de overzichtelijkheid zijn gegevens die een sterke onderlinge samenhang vertonen bijeengebracht in groepen. Een voorbeeld daarvan is de groep 03 Geboorte, die bestaat uit de elementen Pagina 15 van 413

16 Geboortedatum, Geboorteplaats en Geboorteland. Een aantal groepen komt in meerdere categorieën voor. De elementen vormen de basis voor het vastleggen van gegevens in de BRP. Elk element heeft een uniek nummer en een unieke naam. Het elementnummer bestaat uit vier cijfers. De eerste twee cijfers geven aan tot welke groep het element behoort, de volgende twee cijfers bevatten het volgnummer van het element binnen de groep. Het nummer van de groep en het volgnummer worden gescheiden door een punt. Zo is het element Voornamen opgebouwd uit het nummer van de groep Naam: 02, gevolgd door het volgnummer binnen die groep: 10. De samenhang tussen categorieën, groepen en elementen kan schematisch als volgt worden weergegeven: Naast de eerder genoemde begrippen is er nog het begrip 'rubriek'. Een rubriek is de combinatie van een categorie, een groep en een element. Wanneer een element uit een bepaalde groep wordt geplaatst in een categorie ontstaat een rubriek. Bijvoorbeeld als het element 'Voornamen' uit de groep 'Naam' wordt geplaatst in de categorie 'Ouder1' ontstaat de rubriek 'Voornamen Ouder1'. Wanneer het element 'Voornaam' uit de groep 'Naam' echter wordt geplaatst in de categorie Persoon ontstaat een andere rubriek, namelijk de rubriek 'Voornamen persoon'. In het 'Gegevenswoordenboek', Bijlage I van het Logisch Ontwerp GBA is precies aangegeven welke voorwaarden gelden t.a.v. het voorkomen van categorieën, groepen en elementen. Pagina 16 van 413

17 2.6 De soorten gegevens Op 31 januari 2015 is het Logisch Ontwerp 3.9 in werking getreden. Daarmee is ook de gegevensset gewijzigd. Op de persoonslijsten in de BRP zijn drie soorten gegevens opgenomen die ieder hun eigen functie hebben: 1. algemene gegevens Deze vormen de belangrijkste gegevens van de BRP. Het gaat onder andere om het A-nummer, burgerservicenummer, de naamgegevens, de geboortedatum, de nationaliteit en het adres van de ingeschreven persoon. Daarnaast wordt bijvoorbeeld ook de datum ingang familierechtelijke betrekking opgenomen. Tot de algemene gegevens behoren in de Wet BRP ook de gegevens in verband met de uitvoering van de Kieswet en de Paspoortwet. Onder de Wet GBA werden zij als bijzondere gegevens aangeduid. De Wet BRP kent echter geen bijzondere gegevens meer. 2. administratieve gegevens Administratieve gegevens hebben betrekking op en geven achtergrondinformatie bij algemene gegevens. Ze duiden bijvoorbeeld aan: aan welke brondocumenten de gegevens ontleend zijn, wanneer ze zijn ontleend, wanneer ze zijn opgenomen en of er een onderzoek naar de juistheid ervan is gedaan of gaande is. Andere administratieve gegevens zeggen iets over de inschrijving, over de systematische verstrekking van gegevens of juist over het niet verstrekken van gegevens. 3. technische gegevens De technische gegevens zijn uitsluitend in categorie 07, groep 80 Synchroniciteit, opgenomen en zijn bedoeld om de synchroniciteit tussen de persoonslijsten bij de gemeenten en die in de centrale voorziening (GBA-V) te bewaken. Verwijsgegevens Verwijsgegevens bestaan niet meer onder de Wet BRP. In de huidige voorzieningen worden deze echter nog wel opgeslagen. In de gemeentelijke voorziening van een voorgaande bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) en in de RNI voorziening worden de volgende verwijsgegevens opgenomen: het A-nummer, burgerservicenummer, de naamsgegevens, de geboortedatum en de gegevens over de inschrijving in de opvolgende gemeente. Daarnaast worden er administratieve gegevens in verband met de verwijsgegevens opgenomen Deze gegevens hebben betrekking op en geven achtergrondinformatie bij de verwijsgegevens. Ze duiden bijvoorbeeld aan of een onderzoek naar de juistheid gedaan of gaande is of over het niet verstrekken van gegevens. De soorten gegevens komen niet willekeurig en door elkaar op een persoonslijst voor. In één categorie komen één of meer soorten gegevens in groepen verdeeld voor. In één groep staan uitsluitend gegevens die tot dezelfde soort behoren. Zie voor de verdeling van de gegevens over de Pagina 17 van 413

18 persoonslijst het Gegevenswoordenboek, Bijlage I van het Logisch Ontwerp GBA. 2.7 Administratieve levensloop In de BRP worden gegevens opgenomen en bijgehouden die betrekking hebben op personen. Deze gegevens worden op de persoonslijst ontleend aan brondocumenten, zoals een geboorteakte of een rechterlijke uitspraak. Een persoonslijst is een verzameling van persoonsgegevens over een bepaald persoon. Deze verzameling verandert wanneer de persoonsgegevens wijzigen omdat er bepaalde rechtsfeiten plaatsvinden, zoals een erkenning, een huwelijk, de geboorte van een kind, een overlijden, enz. Om inzicht te geven in de veranderingen die hebben plaatsgevonden, wordt historie opgebouwd. De persoonslijst moet als het ware de administratieve levensloop van een persoon weergeven. Dit kan alleen als: duidelijk is aangegeven wanneer de gegevens zijn opgenomen; duidelijk is vanaf wanneer bepaalde gegevens geldig zijn; er geen 'gaten' in de levensloop zijn. Zoals eerder gezegd is de BRP een administratie, die zijn bewijskracht vooral ontleent aan de onderliggende brondocumenten. Dit kan alleen als: aangegeven is aan welke brondocumenten de gegevens zijn ontleend; de juiste brondocumenten zijn gebruikt. In hoofdstuk 3 Brondocumenten wordt uitgebreid hierop ingegaan. Pagina 18 van 413

19 3 Brondocumenten Dit hoofdstuk geeft algemene informatie over bronnen, brondocumenten, de behandeling en beoordeling daarvan en specifieke kenmerken van brondocumenten. Persoonsgegevens in (semi-) overheidsadministraties, zoals de BRP, moeten betrouwbaar zijn. De juistheid van de gegevens in de administraties hangt af van de manier van verkrijging en vaststelling daarvan. De betrouwbaarheid wordt in hoge mate bepaald door de bronnen waaraan de gegevens worden ontleend. Deze bronnen kunnen zeer verschillend van aard zijn, maar worden voornamelijk gevormd door geschriften die gegevens vermelden, zogenoemde brondocumenten. Vooral voor de BRP zijn deze brondocumenten van groot belang. In de volgende paragrafen wordt aangegeven aan welke brondocumenten bepaalde gegevens ontleend mogen worden, hoe brondocumenten worden gebruikt en wordt uitgelegd wat het belang van brondocumenten is. 3.1 Inleiding Gegevens op de persoonslijst zijn altijd afgeleid van of ontleend aan brondocumenten en/of de aangifte of verklaring van de burger. Een aangifte van de burger is een schriftelijke, ondertekende verklaring (die onder ede kan zijn afgelegd). Deze aangifte of verklaring is daarmee een brondocument geworden. De gegevens in de BRP moeten juist, volledig en actueel zijn, omdat (semi-) overheidsorganisaties in beginsel verplicht zijn bij hun handelen deze gegevens te gebruiken. Daarom bepaalt de Wet BRP dat gegevens alleen mogen worden ontleend aan brondocumenten die limitatief in de wet zijn genoemd. De in de Wet BRP genoemde brondocumenten vormen dus een gesloten systeem. De BRP heeft tot doel alle overheidsorganen voorzien van de algemene (persoons)gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun wettelijke taak. Daarnaast worden gegevens uit de BRP verstrekt aan derden met een gewichtig, maatschappelijk belang. Tenslotte kan de burger gebruik maken van over hem in de BRP vastgelegde gegevens. De verstrekte gegevens worden door overheidsorganen gebruikt ter uitvoering van wettelijke regels, zoals de sociale zekerheidswetgeving, en ter voorkoming van fraude met persoonsgegevens. Gebruik van de BRP binnen de gehele (semi-) overheid bevordert bovendien de dienstverlening aan de burger. De burger zelf kan gebruik maken van de geregistreerde gegevens, als van hem bepaalde persoonsgegevens worden gevraagd. Vanwege het belang van betrouwbare gegevens in de BRP is het onder meer de taak van de medewerker BRP om de juiste gegevens te ontlenen aan de juiste brondocumenten. Pagina 19 van 413

20 3.2 Bronnen voor BRP gegevens De medewerker BRP gaat bij het opnemen van gegevens in de BRP steeds na wat volgens de Wet BRP de bron van die gegevens kan zijn. De bronnen voor algemene gegevens in de BRP zijn vermeld in de artikelen 2.8 tot en met 2.25 van de Wet BRP. Het gaat om aangiften van de burger, mededelingen van in de wet genoemde organen, akten en geschriften. Gegevens op de persoonslijst zijn altijd afgeleid uit brondocumenten of een schriftelijke aangifte of verklaring van de burger. Uitzonderingen hierop zijn de Mededeling IND, artikel 2.17 Wet BRP en ambtshalve briefadres, artikel 2.23 Wet BRP. Dit zijn geen brondocumenten zoals hier zijn beschreven. Voor deze documenten geldt dat het overnemen van de gegevens direct voortvloeit uit de wet. Wanneer later in dit hoofdstuk wordt gesproken over het beoordelen van brondocumenten, geldt dit niet voor de Mededeling IND en ambtshalve briefadres. Brondocumenten vormen de basis voor de persoonsgegevens die in de BRP worden geregistreerd. Over de voorschriften welke gegevens waarvan afgeleid of waaraan ontleend mogen worden, is het volgende onderscheid in soorten gegevens van belang. Aan een aangifte van de burger kunnen alleen gegevens worden ontleend over verblijf en adres in Nederland, wijzigingen in het adres, vertrek naar het buitenland en vestiging uit het buitenland. Als het college van burgemeester en wethouders tot de conclusie komt, dat betrokkene heeft verzuimd aangifte te doen, neemt de medewerker BRP deze gegevens ambtshalve op. Aan een verklaring van de burger kunnen gegevens worden ontleend over het naamgebruik en over de geheimhouding van (persoons) gegevens. Brondocumenten voor de BRP moeten, behalve als de Wet BRP anders voorschrijft, op schrift staan. Ook aangiften, mededelingen en verklaringen die zijn genoemd in de Wet BRP kunnen alleen bron van gegevens zijn, als ze op papier staan. Een op schrift gesteld document wordt pas een brondocument voor de BRP als de medewerker BRP het als zodanig accepteert. Verderop in dit hoofdstuk wordt aangegeven aan welke voorwaarden documenten moeten voldoen om als brondocument voor de BRP te gelden. Er zijn: gegevens over de burgerlijke staat, categorieën 01, 02, 03, 05, 06, 09; gegevens over de identificatienummers, categorieën 01, 02, 03, 05, 09; gegevens over het naamgebruik van een persoon, categorie 01; gegevens over de nationaliteit, categorie 04; gegevens over geheimhouding van gegevens, categorie 07; gegevens over het verblijf en het adres, categorie 08; gegevens over de verblijfstitel, categorie 10; gegevens over het gezag van de minderjarige of de curatele, categorie 11; gegevens over reisdocumenten, categorie 12; gegevens over kiesrecht, categorie 13. Pagina 20 van 413

21 3.2.1 Gegevens over de burgerlijke staat De Wet BRP (artikel 2.8 en 2.10) schrijft limitatief de te gebruiken brondocumenten voor van gegevens over de burgerlijke staat van een persoon en brengt daarin een rangorde aan. Zie paragraaf 3.3. Als bij inschrijving van een vreemdeling gegevens over de geboortedatum niet aan een overgelegd brondocument ontleend kunnen worden zoals vermeld in artikel 2.8 Wet BRP, wordt deze ontleend aan een mededeling van de IND (artikel 2.17 Wet BRP). Zie voor een opsomming van de burgerlijke staat gegevens, bijlage 2 van deze handleiding Gegevens over de identificatienummers De verantwoordelijke Minister stelt administratienummers (A-nummers) ter beschikking aan elk college van burgemeester en wethouders. Het desbetreffende college kent vervolgens een A-nummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de BRP voor de eerste maal in te schrijven persoon, mits deze persoon niet in het register niet ingezetene staat. Het A-nummer van een gerelateerde op een persoonslijst (d.w.z. de ouder, de echtgenoot/ geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind), wordt ontleend aan de persoonslijst van deze gerelateerde zelf, als deze in de BRP van dezelfde gemeente staat ingeschreven. Het college van burgermeester en wethouders vraagt een voorraad burgerservicenummers (BSN) aan, door een online bericht te sturen aan de webservice opvragen nummervoorraad van de Beheervoorziening BSN (BV BSN). Het desbetreffende college kent vervolgens een burgerservicenummer uit de eigen voorraad toe aan elke in de eigen BRP voor de eerste maal in te schrijven persoon, mits deze persoon niet in het register niet ingezetene staat. Blijkt uit de online presentievraag (BV BSN) dat de voor het eerst daarin in te schrijven persoon al een burgerservicenummer heeft,dan wordt het reeds bekende burgerservicenummer in de BRP opgenomen. Het burgerservicenummer van een gerelateerde op een persoonslijst (d.w.z. de ouder, de echtgenoot/geregistreerde partner of eerdere echtgenoot/geregistreerde partner of het kind), wordt ontleend aan de persoonslijst van die gerelateerde zelf, als deze in de BRP van dezelfde gemeente staat ingeschreven Gegevens over het naamgebruik van een persoon Het gegeven over het naamgebruik van een persoon wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek tot wijzigen van het naamgebruik van betrokkene of aan een rechterlijke uitspraak. Een verzoek tot wijziging van het naamgebruik kan ook door personen met een niet-nederlandse nationaliteit worden ingediend. Het nationale (naam)recht, waarvan de niet-nederlander de nationaliteit bezit, wordt hierbij buiten beschouwing gelaten. Pagina 21 van 413

22 3.2.4 Gegevens over de nationaliteit Gegevens over de Nederlandse nationaliteit (art Wet BRP) verkrijgt men: 1. door toepassing van de Nederlandse nationaliteitswetgeving; 2. door toepassing van andere wettelijke bepalingen; 3. door toepassing van verdragen; 4. uit een akte uit het register als bedoeld in artikel 22, eerste lid, onder b en c van de Rijkswet op het Nederlanderschap (Stb. 1984, 628) of uit een afschrift als bedoeld in artikel 22, tweede lid, van de Rijkswet op het Nederlanderschap; 5. uit een afschrift van een in kracht van gewijsde gedane rechterlijke uitspraak van een rechterlijke instantie in Nederland op grond van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap; 6. uit een afschrift van een uitspraak van het Gemeenschappelijke Hof van Justitie van de Aruba, Curaçao, Sint Maarten en Caribisch Nederland, naar aanleiding van artikel 17 van de Rijkswet op het Nederlanderschap. De gegevens over een vreemde nationaliteit (art Wet BRP) worden: 1. ontleend aan een beschikking of uitspraak van een daartoe volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde administratieve of rechterlijke instantie, die tot doel heeft tot bewijs te dienen van de desbetreffende nationaliteit, of opgenomen met toepassing van het desbetreffende nationaliteitsrecht; of 2. ontleend aan een geschrift van een volgens het ter plaatse geldend recht bevoegde autoriteit, dat gegevens vermeldt over die nationaliteit; of 3. verkregen door toepassing van nationaliteitswetgeving en verdragen. Als bij inschrijving van een vreemdeling gegevens over de nationaliteit niet aan een overlegd brondocument ontleend kunnen worden zoals vermeld in artikel 2.15 Wet BRP, wordt deze ontleend aan een mededeling van de IND (artikel 2.17 Wet BRP). Sinds 1 juni 2015 wordt bij alle eerste inschrijvingen in de BRP van personen, die de nationaliteit bezitten van één van de andere EUlidstaten, het buitenlands persoonsnummer op de persoonslijst opgenomen. Dit geldt ook bij vervolginschrijving vanuit het buitenland, ingeval het buitenlands persoonsnummer (nog) niet op de persoonslijst is opgenomen. Het buitenlands persoonsnummer wordt overgenomen uit het identiteitsbewijs dat bij inschrijving wordt overlegd. Niet alle EU-lidstaten kennen een persoonsnummer. Daarnaast wordt het persoonsnummer ook niet in alle EU-lidstaten op het identiteitsbewijs vermeld. Het buitenlands persoonsnummer wordt uitsluitend op de persoonslijst geplaatst als dit is vermeld in het overgelegde identiteitsbewijs. Pagina 22 van 413

23 Wanneer een persoon bij eerste inschrijving in de BRP naast de Nederlandse tevens één of meer vreemde nationaliteiten heeft, wordt uitsluitend de Nederlandse nationaliteit geregistreerd. De gegevens over de behandeling als Nederlander van een persoon die niet het Nederlanderschap bezit, worden opgenomen met toepassing van de Wet over de positie van Molukkers (de zogenaamde Faciliteitenwet), Stbl. 1976, 468 en Stcrt. 2003, Gegevens over geheimhouding van gegevens Het gegeven over de geheimhouding van gegevens van de ingeschrevene wordt ontleend aan een schriftelijk verzoek daartoe van betrokkene zelf. Het gaat zowel om de gegevens op de eigen persoonslijst, verwijsgegevens, als de gegevens van deze persoon op andere persoonslijsten in de BRP van de bijhoudingsgemeente (gemeente van inschrijving) Gegevens over het verblijf en het adres De gegevens over de verblijfplaats worden ontleend aan de aangifte van de burger. De gegevens kunnen - wanneer de burger in gebreke blijft met het doen van aangifte - ambtshalve worden opgenomen. Let hierbij op het gestelde in artikel 2.60 en verder Wet BRP en de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Bij inschrijving op grond van een Nederlandse geboorteakte worden de verblijfplaatsgegevens ontleend aan de persoonslijst van de moeder Gegevens over de verblijfstitel (verblijfsrecht) De gegevens over het verblijfsrecht worden uitsluitend ontleend aan een mededeling door het Ministerie van Veiligheid en Justitie (IND) via het Og11-bericht Gegevens over het gezag over de minderjarige of de curatele De gegevens over het gezag over de minderjarige of curatele over de meerderjarige, worden ontleend aan een uittreksel uit het centraal gezagsregister, respectievelijk het curatele- en bewindregister. Het van rechtswege vervallen van het gezag door het bereiken van de meerderjarige leeftijd, mag altijd geregistreerd worden in de BRP zonder mededeling van het centraal gezagsregister. Als betrokkene meerderjarig is geworden, houdt het gezag van rechtswege definitief op. Er is dus een wijziging in het gezag opgetreden. In geval van adoptie eindigt het gezag (meestal: een of meer derde(n)) van rechtswege! Dit mag echter niet zonder een kennisgeving van het centraal gezagsregister, waar de adoptie op vermeld staat, worden geregistreerd in de BRP Gegevens over reisdocumenten Gegevens over reisdocumenten worden ontleend aan het aanvraagformulier, een kennisgeving reisdocument of het reisdocument zelf. Groep 82 Document heeft in categorie 12 Reisdocument een afwijkende betekenis in vergelijking met de andere categorieën. Niet het Pagina 23 van 413

24 brondocument zelf (het reisdocument) wordt aangeduid, maar het onderliggende paspoortdossier waar de aanvullende reisdocumentgegevens zich bevinden. Een vermissing van een Nederlands reisdocument wordt meteen in de BRP geregistreerd. De ingeschrevene moet hiervoor een proces-verbaal van vermissing overleggen en een schriftelijke verklaring over de vermissing afleggen ten overstaan van de daartoe aangewezen ambtenaar. Een Nederlands reisdocument kan ingehouden worden door een daartoe bevoegde Nederlandse autoriteit. De inhouding wordt direct in de BRP geregistreerd. In een aantal politieregio s wordt bij vermissing of diefstal van een reisdocument een nieuwe procedure beproefd. In een steeds groeiend aantal gemeenten kunnen inwoners direct naar de gemeente voor het aanvragen van een reisdocument als het oude reisdocument is verloren of wordt vermist. In deze gemeenten wordt de verklaring van vermissing bij de afdeling publiekszaken opgenomen. Het is verplicht om gegevens van Nederlandse reisdocumenten, die langer dan 11 jaar geleden zijn uitgegeven en waarvan de geldigheidsduur 5 jaar of korter is, van de persoonslijst (persoonslijst) te verwijderen. Een categorie met een Nederlands reisdocument dat 16 jaar of langer geleden is uitgegeven en waarvan de geldigheidsduur langer dan 5 jaar is, moet eveneens worden verwijderd van de persoonslijst. Dit geldt voor zowel actuele persoonslijsten als voor opgeschorte persoonslijsten met reden O. Dit geldt ook voor persoonslijsten die in de RNI zijn opgenomen en opschortingsreden E hebben. Voor het verwijderen van Nederlandse reisdocumenten van een persoonslijst is het volgende criterium van belang: de datum uitgifte Nederlands reisdocument ( ) is bekend en ouder dan 11/16 jaar. Voor bewaren en vernietigen van brondocumenten met betrekking tot (Nederlandse) reisdocumenten wordt verwezen naar bijlage 6 bij deze handleiding Gegevens over kiesrecht Categorie 13 Kiesrecht bevat gegevens over het kiesrecht en het kiesrecht Europees Parlement voor niet-nederlandse onderdanen van de EU. De gegevens over de deelname en het einde van de deelname Europees kiesrecht voor niet-nederlandse onderdanen van de EU, als kiezer in Nederland aan de verkiezingen voor het Europees Parlement, worden ontleend aan het verzoekschrift (model Y32) van betrokkene. De gegevens over de uitsluiting van het Europees kiesrecht worden ontleend aan de mededeling hierover van de desbetreffende lidstaat. De gegevens over de uitsluiting van het kiesrecht in het algemeen worden ontleend aan de mededeling hierover van de minister van Justitie. 3.3 Brondocumenten Deze paragraaf gaat in op de brondocumenten voor gegevens over de burgerlijke staat en de nationaliteit in de BRP en de beoordeling van die gegevens op onjuistheid en strijdigheid met de Nederlandse openbare orde (artikel 2.8, 2.9, 2.10, 2.14 en 2.15 Wet BRP). Pagina 24 van 413