Beschrijf voor iedere opbrengstencategorie twee aanknopingspunten voor de wettelijke controle van de jaarrekening en de typologie.

Transcriptie

1 ECHNATON BV Vraag 1 Beschrijf voor iedere opbrengstencategorie twee aanknopingspunten voor de wettelijke controle van de jaarrekening en de typologie. Als opbrengstcategorieën zijn volgens de casus aan te merken: Licenties voor software (eenmalig per geleverd pakket; kortingen gedurende bepaalde periode voor bestaande cliënten). Typologie: overige dienstverlening. Aanknopingspunten: contractenregister, geautoriseerde kortingtabel Onderhoud (meerjarige contracten; wordt periodiek in rekening gebracht). Typologie: overige dienstverlening. Aanknopingspunten: contractenregister en urenregistratie Training (aantallen cursisten; soorten cursussen). Typologie: overige dienstverlening. Aanknopingspunten: geautoriseerde tarieventabel, aanmeldingen, aanwezigheidscontrole Ontwikkelen specifieke software (bestede uren; onderhanden werk). Typologie: overige dienstverlening met elementen van stukproduktie. Aanknopingspunten: projectenadministratie, urenverantwoording en tarieventabel. Consultancy (bestede uren). Typologie: overige dienstverlening. Aanknopingspunten: geautoriseerde tarieventabel en urenregistratie. Vraag 2 Beschrijf drie significante risico s die worden onderkend in deze casus. Als voorbeelden voor de bovenstaande categorieën van opbrengsten zijn de volgende significante risico s te noemen: Informatie betreffende producten en prijzen in het geautomatiseerde bestand is niet geactualiseerd op basis van de door de leiding van Echnaton geautoriseerde gegevens, zo wordt de verkeerde prijs in rekening gebracht en is de opbrengstverantwoording niet volledig. Door cliënten geaccepteerde wijzigingen naar nieuwe contracten worden in een andere periode (met hogere korting) verantwoord dan op grond van het moment van contractafsluiting is toegestaan, waardoor een gedeelte van de opbrengst buiten de verantwoording kan worden gehouden. Met grote afnemers gemaakte afspraken worden niet correct geregistreerd.. Verstrekte nieuwe of wijzigingen van licenties worden niet gefactureerd dan wel gefactureerde opbrengsten worden niet juist en/of volledig verantwoord. Niet goed vastleggen/hanteren van afwijkende prijzen en of kortingen bij ontwikkelen software en consultancy. De accountant beoordeelt of de administratieve organisatie van Echnaton en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing qua opzet zijn afgestemd op de onderkende risico s. 1

2 Vraag 3 Beschrijf de werkzaamheden van de accountant ( in het kader van de wettelijke controle van de jaarrekening 2008) voor zover deze betrekking hebben op de controle van de opbrengstverantwoording. Besteed in uw uitwerking alleen aandacht aan de interne beheersingsmaatregelen ( exclusief automatiseringsaspecten) cijferbeoordeling, verbandscontroles en enkele relevante detailcontroles. Toetsing interne beheersingsmaatregelen De accountant besteedt daarbij aandacht aan de noodzakelijke functiescheidingen. Hij zal vooral vaststellen dat er functiescheiding bestaat tussen het registreren van de ontvangen opdrachten voor licenties, het verstrekken van de softwarepakketten inclusief de registratie van de licentienummers waarop de desbetreffende licenties van toepassing zijn en het factureren van de daarvoor overeengekomen bedragen. Tevens gaat hij na of de gevoerde registraties ten behoeve van de opbrengsten gebaseerd zijn op deze functiescheidingen en of intern wordt bewaakt dat de periodieke facturering voor onderhoud in overeenstemming is met de stand van afgesloten onderhoudscontracten. Functiescheiding invoer tarieven en kortingen en controle daarop obv geautoriseerde prijstabel. Voor de personeelsleden zal een sluitende( obv aantal te werken uren volgens arbeidscontract) urenregistratie aanwezig moeten zijn, die wordt geautoriseerd door de afdelingshoofden. Vaststelling van de externe uurtarieven voor consultancy, ontwikkelen specifieke software en trainingsactiviteiten door de general manager. Tarieven obv geautoriseerde begroting. Adequate onderhanden werken administratie, met doorlopende nummering van projecten, aansluiting met offertebeweging en afgesloten contracten. Cijferbeoordeling intern gemaakte analyse van de opbrengsten en de kosten (bestede uren) van de onderhoudscontracten beoordelen; analyses van afwijkingen tussen verantwoorde opbrengsten en prognoses beoordelen op aanvaardbaarheid; relatie vaststellen tussen opbrengsten van onderhoud en de licentiecontracten; hoogte van kortingen licenties tov omzet en verdeeld per 3 maandsperiode; omzet per soort licentie; hoogte onderhanden werk; aantal klanten overgestapt op nieuwe software. Verbandscontroles verbandscontrole op de verantwoorde opbrengsten op basis van de bestede uren voor training, ontwikkelen specifieke software en consultancy; verband tussen ontvangen opdrachten, verstrekken pakketten en registratie licentienummers; job/shoptime voor trainingsactiviteiten, consultancy en softwareontwikkeling. Overige gegevensgerichte controles aan de hand van de verantwoorde opbrengsten per afnemer controleren of voor de kortingen die zijn verleend voor gecombineerde leveringen er inderdaad gecombineerde afleveringen hebben plaatsgevonden en zijn gefactureerd; voor verleende kortingen in een periode met hoge korting vaststellen dat de opdracht tijdig is ontvangen; gefactureerde bedragen aan grote afnemers toetsen aan de contractuele voorwaarden; 2

3 bestaan en waardering van het onderhanden werk (ontwikkelen specifieke software en consultancy) controleren aan de hand van de bestede uren, de voortgangsrapportage en de afgesloten contracten en evt afloop; afloopcontrole debiteuren; op basis van ouderdomsanalyse vaststellen dat voorziening volledig is; Vaststellen juistheid indirecte uren obv ziekteverzuim en vakantieoverzichten Vraag 4 Geef per aantekening gemotiveerd aan wat de consequenties zijn van deze bevindingen voor de controle van de jaarrekening. Bevinding 1 Het gaat om de vraag of het gegeven dat slechts 50% van de relaties ultimo 2008 is overgegaan op het nieuwe pakket, mogelijk van invloed is op de terugverdienbaarheid van de geactiveerde bedragen betreffende het administratiepakket en indien nodig afwaarderen. Risico: Waardering van het nieuwe geïntegreerde pakket kan te hoog zijn wanneer weinig klanten overstappen op dit pakket. De accountant zal nagaan hoe de stand van zaken is met betrekking tot het overgaan van bestaande cliënten naar het nieuwe pakket per controledatum (voorjaar 2009) is. Tevens zal hij nagaan hoeveel licenties zijn afgesloten voor nieuwe klanten. De accountant moet zich in het bijzonder ervan overtuigen dat er geen sprake is van flattering van de verantwoorde afname van het nieuwe pakket. De vaststelling dat de uit deze afname voortkomende debiteurenvorderingen zijn voldaan is niet voldoende, omdat in de eerst periode het nieuwe pakket aan bestaande klanten met 100% korting wordt verstrekt. De vastlegging van de verstrekte pakketten vormt -mede in dit verband- essentiële controle-informatie. Als het totale aantal nieuw afgesloten contracten belangrijk achterblijft bij de verwachtingen van het management vormt dit voor de accountant een aanwijzing over de waarde van het nieuwe geïntegreerde pakket en daarmee over de mogelijkheid om de aan dit pakket bestede kosten te (blijven) activeren. De accountant dient nadere controle-informatie te verkrijgen die nodig is voor de beoordeling van de geactiveerde ontwikkelingskosten van de sofware, te weten een geactualiseerde begroting van komende kosten en opbrengsten met onderbouwing van die calculatie. Tegenvallende verkoop kan belangrijke invloed hebben op de bedrijfsvoering in de toekomst, met als uiterste consequentie een bedreiging van de continuïteit. De accountant zal deze overweging in zijn oordeelsvorming betrekken. Bevinding 2 Het gaat hier om vorming van een voorziening, omzetverantwoording en mogelijke bijzondere waardevermindering. 3

4 de toekomstige opbrengsten zijn te laag om de toekomstige kosten te dekken, zodat een voorziening moet worden gevormd; verschuiving tussen opbrengsten voor licenties en voor onderhoud; bijzondere waardevermindering van het nieuwe pakket. De bij het onderzoek geconstateerde situatie kan wijzen op een structureel probleem met betrekking tot de te realiseren opbrengsten van de onderhoudscontracten in relatie tot de daaraan te besteden kosten. De accountant zal het volgende nagaan: wat de oorzaken zijn van de tekorten op de onderhoudscontracten. Daarbij zal inzicht moeten worden verkregen in de kosten en de opbrengsten van onderhoud voor zowel de bestaande pakketten als de nieuwe pakketten. Als controle-informatie heeft hij daarvoor nodig: de voorcalculaties en de nacalculaties van de verrichte onderhoudswerkzaamheden. Tevens zal hij vaststellen dat de interne beheersing rond de uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden gericht is op het juist toepassen van het onderscheid tussen het (contractueel verplicht) oplossen van fouten en het aanbrengen van verbeteringen in het pakket. Voor zowel de bestaande als de nieuwe contracten deze gegevens vergelijken met de meerjarenbegroting van de totale opbrengst uit onderhoudscontracten en van de totale kosten daarvan. Vaststellen welke maatregelen het management heeft getroffen om de resultaten op onderhoud te verbeteren.de bevinding geeft aanleiding tot het opvragen van een geactualiseerde begroting van de resultaten uit onderhoudscontracten. Deze geactualiseerde begroting alsmede de bepalingen van het contract (zijn vaste prijzen overeengekomen of is aanpassing van de prijzen mogelijk etc) vormen controle-informatie voor de oordeelsvorming terzake van een al dan niet te vormen voorziening voor toekomstige verliezen op al afgesloten contracten. Indien een voorziening voor toekomstige verliezen moet worden getroffen zal deze moeten zijn gevormd (of worden gevormd) ter grootte van de onvermijdbare kosten van de verlieslatende contracten, te weten de kosten die tenminste moeten worden gemaakt om van het contract af te komen, d.w.z. de laagste van enerzijds de kosten bij het voldoen aan de verplichtingen en anderzijds de vergoedingen of boetes bij het niet voldoen aan de verplichtingen. De accountant zal de berekening daarvan controleren, mede op basis van de relevante contractuele bepalingen. Indien er sprake is van winstgevende licentieopbrengsten, maar de daaraan gekoppelde onderhoudscontracten verlieslatend zijn, doet zich de vraag voor of er sprake is van een verschuiving waardoor in het jaar waarin de licentie wordt ontvangen een te hoge omzet (en winst) wordt geboekt. Door het vormen van een voorziening op verlieslatende onderhoudscontracten wordt weliswaar in de winstbepaling hiermee rekening gehouden, maar de vraag blijft of de verantwoorde omzet reëel is. Indien het totaal van de opbrengsten ook in de komende jaren niet voldoende blijkt te zijn om alle kosten te dekken dient een voorziening voor verlieslatende contracten te zijn gevormd en kan er ook sprake zijn van een continuïteitsprobleem. De accountant dient hieraan in overeenstemming met COS 570 invulling te geven. Voor wat betreft het risico dat een bijzondere waardevermindering van het nieuwe pakket plaats moet vinden, wordt verwezen naar wat is gesteld bij bevinding 1. 4

5 Bevinding 3 Het gaat hier om de juistheid/volledigheid van de verwerking van de pensioentoezegging, afhankelijk van de desbetreffende pensioenbepalingen. het opnemen van een te lage voorziening voor pensioenverplichtingen; niet voldoen aan de eisen tot verstrekking van informatie. In de jaarrekening zal de informatie moeten worden toegelicht die op grond van de RJ is vereist. De accountant zal zijn controle-informatie verkrijgen door aan de hand van de arbeidsovereenkomst met het nieuwe lid van de RVB eerst na te gaan of de van de voorzitter ontvangen informatie juist en volledig is. Eventueel zal hij hierover overleg hebben met of informatie inwinnen bij (de voorzitter van) de Raad van Commissarissen. Wanneer de extra pensioenjaren inderdaad zijn toegekend zullen de daaruit voortvloeiende verplichting en last in de jaarrekening over 2008 geheel moeten worden verantwoord. Voorts zal de accountant vaststellen welke informatie over de beloningen van de directie in de jaarrekening in casu moet worden opgenomen conform de regelgeving terzake. Bevinding 4 Het gaat hier om de gevolgen van de klacht en de desbetreffende claim. het al dan niet treffen van een voorziening in verband met claims; te hoge waardering van de geactiveerde kosten van het nieuwe pakket; De bevinding geeft aanleiding te onderzoeken of de klacht respectievelijk ingediende claim aanleiding is tot het vormen van een voorziening. Daarnaast geeft deze bevinding, evenals bevinding 1, een indicatie over een eventuele lagere waardering van het nieuwe pakket. Ook al zouden de claims op zichzelf geen aanleiding geven tot het treffen van een voorziening (bijvoorbeeld wanneer niet wordt voldaan aan één de genoemde voorwaarden) dan bestaat nog steeds het risico dat de publicaties een negatieve invloed zullen hebben op het in de toekomst nog te verkopen aantal exemplaren van het nieuwe pakket. De accountant zal onderzoeken welke controle-informatie benodigd is om vast te stellen of en tot welk bedrag een voorziening dient te worden opgenomen. Hij zal na moeten gaan of er al een juridische procedure is aangespannen. Wanneer dat niet het geval is ligt de vorming van een voorziening niet voor de hand maar zal een beroep op de RJ gedaan kunnen worden en een adequate toelichting van de situatie in de jaarrekening opgenomen moeten worden. Wanneer er wel sprake is van een in gang gezette juridische procedure komt de vorming van een voorziening aan de orde en zal hij gebruikmaken van de volgende controle-informatie: Correspondentie (voorjaar 2008) en eventuele publicaties over de ingediende claims. Hij zal een analyse maken van de problematiek en daarbij tevens vaststellen wat de feitelijke omvang is van de verwachte kosten wanneer het pakket wordt aangepast. Tevens zal hij vaststellen of Echnaton formeel aansprakelijk is gesteld door de afnemers. De door Echnaton begrote bedragen voor aanpassing van het pakket. Mogelijk zijn de kosten van aanpassing slechts een fractie van de bedragen van de ingediende claims. 5

6 De door Echnaton gehanteerde leveringsvoorwaarden en de leveringscontracten. Aan de hand daarvan zal hij nagaan of Echnaton aansprakelijk is voor de door de cliënten geclaimde bedragen. Verzekeringspolissen en -voorwaarden. Hij zal aan de hand van de lopende verzekeringen van Echnaton nagaan of deze is verzekerd voor eventuele claims. Dossiers van juristen. Hij zal de correspondentie van de juristen in zijn controle betrekken en zal zich daarbij laten bijstaan door een juridisch adviseur. Als er sprake is van wezenlijke tekortkomingen vormt dit voor de accountant nieuwe informatie die van betekenis is voor de waardering van de nieuwe software en daarmee over de (on)mogelijkheid om de aan dit pakket bestede kosten te (blijven) activeren. De accountant dient controle-informatie te verkrijgen die nodig is voor een nadere beoordeling van de geactiveerde ontwikkelingskosten van de software, rekening houdend met de nieuwe informatie, te weten een geactualiseerde begroting van komende kosten en opbrengsten met onderbouwing van die calculatie. Bevinding 5 Aan de orde zijn: Activering van softwareontwikkeluitgaven aanvullende modules frontoffice en Waardering geactiveerde ontwikkeluitgaven (koppelingen applicaties respectievelijk, indien geactiveerd, aanvullende modules frontoffice) Te hoge waardering van de kosten voor de nieuwe modules Dreigende discontinuïteit De accountant zal de geactiveerde kosten beoordelen op aanvaardbaarheid. Voor de controle daarvan zijn de volgende punten van belang: Zijn er projecten geïnitieerd voor de ontwikkeling van de modules waarbij voor ieder project op grond van een voorcalculatie een budget is vastgesteld voor de te besteden uren en overige kosten? Zijn er realistische opbrengstverwachtingen voor elk van de geactiveerde projecten die de geactiveerde kosten ten minste dekken? Vindt een goede uren- en kostenbewaking per project plaats en is gewaarborgd dat geen overschrijdingen van de gebudgetteerde kosten worden geactiveerd? Worden er geen kosten buiten de vastgestelde procedures om geactiveerd? Wanneer deze vragen niet positief worden beantwoord duidt de gang van zaken inderdaad op het activeren van de leegloopkosten. De opgestarte activiteit was immers ook niet vooraf gepland doch is als stopwerk uitgevoerd. Wanneer de kosten niet kunnen worden geactiveerd geeft deze bevinding een indicatie voor een continuïteitsprobleem en zal de accountant handelen in overeenstemming met COS

7 Bevinding 6 Het gaat hier om transacties met verbonden partijen overdrachtsprijs is niet op zakelijke gronden bepaald wat kan leiden tot een te hoge waardering van de deelneming; informatie over verbonden partijen wordt niet verstrekt winst bij overdracht kan als verkapt salaris worden aangemerkt;. Het besluit van de transactie kan op zakelijke en verantwoorde gronden zijn genomen. Maar het is ook mogelijk dat er sprake is van verkapt salaris of zelfs van frauduleuze handelingen. Daarom zal de accountant zekerheid moeten verkrijgen over de aard van de transactie en over de reden waarom de deelneming in eerste instantie door het lid van de Raad van Bestuur is overgenomen en vervolgens aan Echnaton is doorverkocht. De accountant zal in eerste instantie moeten nagaan of hier voor Echnaton sprake is van een zakelijke transactie tussen Echnaton en het lid van de Raad van Bestuur. Van belang daarbij is hoe de governance-structuur binnen de Raad van Bestuur is en of het desbetreffende lid van de Raad van Bestuur in staat is een dergelijke transactie te laten plaatsvinden waaruit hij zelf een groot voordeel behaalt. De accountant zal de overdrachtsprijs controleren aan de hand van de besluitvorming binnen de Raad van Bestuur. Daarbij zal hij nagaan of er een due diligence onderzoek is uitgevoerd voordat de overdrachtsprijs is bepaald. De accountant zal nagaan aan de hand van de waardering van de activa en passiva van de overgenomen deelneming of de juiste waarde aan de deelneming is toegekend en of het verschil tussen de overnameprijs en de eerste waardering terecht als goodwill is verantwoord. De waarde van de goodwill en de activering daarvan zal hij toetsen aan de hand van de toekomstverwachtingen en de rentabiliteitswaarde van de deelneming. Indien de accountant bij de uitvoering van deze controlewerkzaamheden stuit op een aanwijzing van fraude zal hij handelen in overeenstemming met COS 240 Vraag 5 Geef gemotiveerd aan wat de mogelijke consequenties zijn voor de accountantsverklaring en of het accountantsverslag van de in de bijlage genoemde bevindingen. U kunt ervan uitgaan, dat behalve de in de bijlage opgenomen aantekeningen, de administratieve organisatie alsmede de conceptjaarrekening op alle punten voldoen aan de daaraan te stellen eisen. Accountantsverklaring Een aantal van de bevindingen geeft sterke aanwijzingen die kunnen leiden tot bedenkingen tegen de jaarrekening. Daarnaast is er een gevaar van dreigende discontinuïteit te signaleren. De afzonderlijke bevindingen kunnen leiden tot de volgende consequenties: 7

8 Wanneer de waardering van het geïntegreerde pakket materieel dan wel wezenlijk te hoog is zal dit leiden tot een bedenking tegen de jaarrekening. Gevolg: accountantsverklaring met beperking respectievelijk afkeurende accountantsverklaring. Wanneer een voorziening voor onderhoudscontracten moet worden gevormd en deze niet in de jaarrekening is verwerkt zal dit leiden tot een bedenking tegen de jaarrekening. Gevolg: accountantsverklaring met beperking of afkeurende accountantsverklaring. Als het continuïteitsprobleem inderdaad actueel is wordt een accountantsverklaring verstrekt in overeenstemming met het schema van de bijlage van COS 570. Een te lage voorziening voor pensioentoezeggingen zal leiden tot een bedenking tegen de jaarrekening. Gevolg: accountantsverklaring met beperking of afkeurende accountantsverklaring. Wanneer wettelijk verplichte informatie (over de honorering van directie) niet is verstrekt die op zichzelf niet van invloed is op de hoogte en samenstelling van het resultaat en het vermogen zal de accountant een specifieke tekst in de oordeelsparagraaf opnemen Cf COS 700 paragraaf 35 en de daar genoemde voorbeeldverklaringen 1.4. Wanneer onzekerheid bestaat en dit in de jaarrekening ontoereikend is toegelicht of een voorziening voor claims moet worden gevormd en deze niet in de jaarrekening is verwerkt zal dit leiden tot een bedenking tegen de jaarrekening. Gevolg: accountantsverklaring met beperking of afkeurende accountantsverklaring. Wanneer de accountant onvoldoende controle-informatie kan verkrijgen voor een redelijke mate van zekerheid over de hoogte van de uit de claims voortvloeiende verplichtingen kan dit leiden tot een beperking in de controle. Gevolg: accountantsverklaring met beperking of accountantsverklaring van oordeelonthouding. Indien er bij de verwerving van de overname van de deelneming van het lid van RvB sprake is van een onrechtmatige onttrekking aan het vermogen van Bacus (dan wel een verkapt salaris) kan dit betekenen dat de samenstelling van vermogen en resultaten materieel dan wel wezenlijk onjuist zijn weergegeven. Gevolg: accountantsverklaring met beperking respectievelijk afkeurende accountantsverklaring. Wanneer de jaarrekening door de combinatie van bedenkingen naar aanleiding van de verschillende bevindingen tezamen niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen (een onvoldoende of onjuist inzicht geeft in de grootte en samenstelling van het vermogen en de resultaten) zal de accountant een afkeurende accountantsverklaring verstrekken. Alle motiveringen voor een andere dan een goedkeurende accountantsverklaring zullen in de bevindingenparagraaf moeten worden vermeld. Accountantsverslag De inhoud van het accountantsverslag is voorgeschreven in artikel 2:393 BW.. Daarin is bepaald dat de accountant over zijn onderzoek verslag doet en daarbij ten minste zijn bevindingen moet melden met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de 8

9 geautomatiseerde gegevensverwerking. In de casus zijn hierover geen specifieke punten genoemd. Behalve de op grond van artikel 2:393 BW verplichte onderwerpen kan de accountant ook door hem van belang geachte punten in het accountantsverslag opnemen. Als voorbeeld daarvan zijn te noemen: prijsstelling van de (combinatie van) onderhoudscontracten en de licenties; waardering van het nieuwe geïntegreerde pakket nu er per balansdatum nog slechts 50% van de cliënten heeft gereageerd; problematiek van de in te kopen pensioenjaren van het nieuwe lid van de RvB. Voorgestelde puntenverdeling: Vraag 1: 20 Vraag 2: 10 Vraag 3: 30 Vraag 4: 20 Vraag 5: 20 9