4l^cob^l6^u ^u^ti. ifuj2^ (JlécUi^u. 1. Concept raadsbesluit 1. Gemeenschappelijke regelingen

Transcriptie

1 .s "E I T- f cj OJ C3 H» ey 8 T 1 d ij C JK; 03 vertrouwelijk: JA / NEE w / W fl gemeente QQSte 4l^cob^l6^u ^u^ti ifuj2^ (JlécUi^u ThOUt NOTA VOOR DE RAAD <\l -M i/^'i>> Datum: 16 november 2007 Nummer raadsnofêi: " 00 / 10 U Onderwerp: ICT samenwerking " Portefeuillehouder: Gerbrands Bijlagen: Ter inzage: 1. Concept raadsbesluit 1. Gemeenschappelijke regelingen Voorstel: 1. Toestemming verlenen aan het treffen van 3 bilaterale gemeenschappelijk regelingen "Bovengemeentelijke Samenwerking ICT" 10 :O j Aanleiding De afgelopen tijd hebben wij u kunnen mededelen dat de gemeente Oosterhout, Oisterwijk, Baarle-Nassau en (recent) de gemeente Hilvarenbeek samenwerken op ICT-gebied. De vele ontwikkelingen die de komende jaren op de gemeenten af komen maken deze samenwerking noodzakelijk. Het garanderen van een betere dienstverlening richting de Oosterhoutse burgers, het bedrijfsleven en instellingen vormt voor ons het uiteindelijke doel en de ICT-samenwerking draagt daar door schaalvergroting aan bij. Argumenten Samenwerking op ICT-gebied met de andere gemeenten levert voordelen op in de zin van risicobeheersing, bedrijfszekerheid, efficiency van bedrijfsmiddelen en verbetering van dienstverlening. Uitgangspunt voor deze samenwerking is daarbij om meer te kunnen doen met dezelfde middelen. Het shared service centre ICT Oosterhout (werknaam Equalit) verzorgt het beheer en de advisering op ICT-gebied voor een 4-tal gemeenten, te weten Baarle-Nassau, Hilvarenbeek, Oisterwijk en Oosterhout. De ICT-samenwerking is in 2005 gestart met de gemeente Oisterwijk en elk jaar is er een gemeente aangesloten. Daarnaast zijn op dit moment gesprekken gaande over ICT-samenwerking met een aantal andere gemeenten en (overheids)instanties. Equalit beheert op dit moment meer dan 850 PC's en levert ICT-dienstverlening voor in totaal meer dan inwoners. Equalit is onderdeel van de gemeente Oosterhout en formeel op 1 januari 2007 van start gegaan. Equalit beschikt sindsdien over een eigen begroting en rekening. De samenwerking geschiedt op basis van een bilaterale gemeenschappelijke regeling tussen de gemeente die wil samenwerken en de gemeente Oosterhout. Ondersteuning en advies vindt geheel plaats vanuit Equalit. Wel is er in elke gemeente sprake van goed georganiseerd applicatiebeheer en is een contactpersoon op managementniveau aanwezig die zorgt voor de contacten met Equalit. De contactpersoon bewaakt onder andere de prestaties van Equalit op basis van periodieke overzichten. Elk kwartaal is er op directieniveau een klantenraad waar gezamenlijk gesproken wordt over de dienstverlening van Equalit. uitdraai van: :06 pagina: 1

2 WW w gemeente Oosterhout Gemeenschappelijke ICT biedt de nodige voordelen. De inkoop op ICT-gebied (voornamelijk software) wordt gezamenlijk gedaan, waarmee al aanzienlijke besparingen, zowel bij aanschaf en onderhoud, maar ook bij inrichting en beheer, zijn behaald. Het beheer van een aantal pakketten is centraal bij Equalit ondergebracht en op dit moment wordt onderzocht of dat ook mogelijk is voor de (nieuwe) basisregistraties adressen gebouwen en basiskaart. Op het gebied van elektronische dienstverlening is gekozen voor aanschaf van één systeem. Door te leren van eerdere implementaties zijn ook hierbij aanzienlijke besparingen in tijd en geld behaald. Alle 4 de gemeenten gaan mede daardoor in de (verplichte) 65% elektronische dienstverlening eind 2007 halen. Ook de Basisadministratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen (WKPB) is op deze wijze aangepakt. Selecties van nieuwe pakketten vinden zo veel mogelijk gezamenlijk plaats waarbij de gemeente wel haar eigen beleidsvrijheid houdt. De gemeenschappelijke ICT biedt kansen om ook op andere gebieden samen te werken. Zo heeft de gemeente Baarle-Nassau besloten om per 1 januari 2008 de salarisadministratie bij de gemeente Oosterhout onder te brengen en ook op het gebied van financiën en sociale zekerheid wordt veel samengewerkt. Daarnaast biedt Equalit op verzoek van de deelnemende gemeenten aanvullende diensten. Zo loopt op dit moment een onderzoek naar advies en beheer van telecommunicatie. Kanttekeningen Met de gemeenten Baarle-Nassau en Oisterwijk zijn overeenkomsten gesloten. In de brief aan uw raad van 3 oktober 2006 hebben wij aangegeven dat een organisatievorm nodig is, die aansluit bij de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de samenwerking. Dit is een gemeenschappelijke regeling zonder gemeenschappelijk orgaan of openbaar lichaam. Het samenwerkingsverband heeft geen apart bestuur. De voorgenomen regeling is een bilaterale regeling en laat zich het best omschrijven als een bestuursovereenkomst die wordt aangegaan door de twee colleges van de betrokken gemeenten. De voorgenomen regeling is qua inhoud gelijk aan de eerder met de gemeenten Oisterwijk en Baarle-Nassau gesloten overeenkomst. Door een lichte regeling te treffen wordt enerzijds benadrukt dat het een samenwerking van gemeenten betreft en anderzijds dat efficiëntie op het gebied van bedrijfsvoering de reden is om samen te werken. De bestaande overeenkomsten met de gemeente Oisterwijk en Baarle-Nassau dienen derhalve nu te worden omgezet in een regeling en de regeling met Hilvarenbeek dient bekrachtigd te worden. Het is een flexibele samenwerkingsvorm waarbij jaarlijks afspraken worden gemaakt over de gewenste diensten en producten op het gebied van ICT. De afspraken voor het jaar 2008 zijn neergelegd in de producten- en dienstencatalogus die u als bijlage 1 bij de regeling aantreft. De raad wordt gevraagd bij voorbaat toestemming te verlenen aan het college van B&W om de PDC te wijzigen binnen de kaders van de Regeling. Benodigde Middelen Financiën: Alle noodzakelijke kosten worden door de gemeenten Oisterwijk, Baarle-Nassau en Hilvarenbeek betaald op basis van het aantal werkplekken. Oosterhout heeft de bestaande uitdraai van: :06 pagina:2

3 WW w gemeente Oosterhout budgetten ingebracht. Mogelijke financiële risico's liggen momenteel volledig bij de gemeente Oosterhout, maar die risico's zijn goed afdekt door de overeenkomsten die met de verschillende gemeenten zijn gesloten. De voorgaande jaren hebben aangetoond dat het totale budget toereikend is en dat er voldoende voorzieningen zijn getroffen voor toekomstige vervangingen van apparatuur. Mocht het aantal deelnemende gemeenten in de komende tijd verder toe nemen, dan zal worden gezocht naar een passende organisatievorm, die ook recht doet aan een evenwichtige spreiding van mogelijke risico's. HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN OOSTERHOUT, W.H. HUIJBREGTS-SCHIEDON, burgemeester. W.P.H. Redert, secretaris uitdraai van: :06 pagina:3

4 WW w gemeente BESLUIT VAN DE RAAD Nummer: DE RAAD VAN DE GEMEENTE OOSTERHOUT; gelezen het voorstel van het college van 16 november 2007; BESLUIT: 1. Toestemming te geven aan het college van Burgemeester en Wethouders tot het treffen van een bilaterale Gemeenschappelijke Regeling "Bovengemeentelijke ICT samenwerking"met respectievelijk de gemeenten Oisterwijk, Baarle-Nassau en Hilvarenbeek. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 december DE, voorzitter., griffier. uitdraai van: :06 pagina:4

5 g e meente Oisterwijk WW W Gemeente BOVENGEMEENTEUJKE SAMENWERKING ICT OISTERWUK EN OOSTERHOUT APPENDIX 1: PRODUCTEN- EN DIENSTENCATALOGUS (PDC) ICT OOSTERHOUT EN Oisterwijk Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en van Oisterwijk, gelet op artikel 3 van de GR samenwerking ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt: 1 DEFINITIES 2 2 IMPLEMENTATIE 4 3 UIT TE (DOEN) VOEREN TAKEN ALGEMENE BEPALING STANDAARD ICT KANTOOROMGEVING MUTATIES DOOR MIDDEL VAN GEAUTOMATISEERDE KLANTENCONTACTEN Autorisatieservice Software updates UITWIJK WERKZAAMHEDEN BUITEN KANTOORTIJDEN I-ADVIES 11 4 KOSTEN PER WERKPLEK INLEIDING WERKPLEKKOSTEN 12

6 PDC Oisterwijk - Oosterhout 1 DEFINITIES In dit appendix en de bijbehorende bijlagen wordt verstaan onder: a. Applicatieserver: Dit is een server welke als basis dient voor het aanbieden van applicaties. Binnen de samenwerking is dit op basis van Microsoft Server b. Backup-window: Dit is de periode waarin de centrale systemen buiten gebruik gesteld zijn en het gebruik niet gegarandeerd is vanwege het veilig stellen van de systemen. Deze periode is dagelijks van 22:00 uur tot 7:00 uur c. Concurrent Users: Het maximum aantal gebruikers dat gelijktijdig gebruik zal maken van de diensten. Het maximum aantal Concurrent Users is bepaald op 80% van de Gebruikersorganisatie. d. Continuïteit: De genomen maatregelen om de continuïteit van de ICT dienstverlening te garanderen. Dit is het dagelijks maken van een veiligheidskopie (Backup) e. Databaseserver: Speciaal voor het opslaan van gegevens in database's ingericht server systeem. Binnen de standaard van de samenwerking is dit op basis van Oracle. f. Datacommunicatie Onder Datacommunicatie worden alle verbindingen tussen Oosterhout en de Locaties van Oisterwijk verstaan waarop de ICT dienst afgeleverd wordt. De aflevering geschiedt per Locatie op één koppelvlak. g. Gebruikersorganisatie: Het maximum aantal te verrekenen werkplekken bij Oisterwijk dat gebruik kan maken van de diensten. Dit aantal wordt jaarlijks op 1 januari van elk jaar vastgesteld. h. Gebruikstijden: Dit zijn de uren waarop de systemen beschikbaar zijn voor gebruik. Dit is 7*24 uitgezonderd het backup-window en het onderhouds-window. i. Kantoortijden: Dit zijn de tijden waarop de gebruiker de systemen kan gebruiken en ondersteuning door de servicedesk en systeembeheer aanwezig is. Deze tijden zijn: ma t/m vrijdag van 8:00 uur tot 17:00 uur en op donderdag van 8.00 uur tot 19:00 uur j. Locaties: Dit zijn alle gebouwen en instellingen in Oisterwijk waarin de ICT-producten en -diensten vanuit Oosterhout afgeleverd wordt. k. Major Incident Een algehele storing in de reeds door Oosterhout opgeleverde ICT-omgeving bij meer dan 10% van de Gebruikersorganisatie of een storing in de reeds opgeleverde ICT-omgeving waardoor geen directe dienstverlening aan de burgers van Oisterwijk mogelijk is.

7 PDC Oisterwijk - Oosterhout l. Minor Incident Verstoringen in de reeds door Oosterhout opgeleverde ICT-omgeving welke geen Major Incident betreffen. m. Onderhouds-window: Dit is de periode waarin voor systeemonderhoud systeemaanpassingen gedaan worden welke, omwille van de beschikbaarheid van de systemen, niet in kantoortijd uitgevoerd kunnen worden. Dit is iedere week op een nader te bepalen dag van 19:00 uur tot 24:00 uur n. Partijen: het college van) de gemeente Oosterhout en (het college van) de gemeente Oisterwijk gezamenlijk. o. Performance: De Performance is gedefinieerd als de over een jaar gemeten responsetijd van het computersysteem en de datacommunicatie samen tot en met de kantooromgeving op Locatie bij Oisterwijk. De overeengekomen Performance geldt bij het maximum aantal Concurrent Users, zonder gelijktijdige batch- of query processen anders dan vooraf overeen te komen en schriftelijk vast te leggen. p. Prestatiecriterium: Het per prestatie bepaalde percentage tijdens de Kantoortijden over het jaar, van 1 januari tot 31 december. q. Regeling: De gemeenschappelijke regeling samenwerking ICT r. Response Onder response wordt verstaan de tijd waarbinnen een melding van een incident in behandeling wordt genomen. s. Telewerken: Dit is het via internet -met gebruik van al dan niet door Oosterhout ter beschikking gestelde hardware- middels de browser en authenticatie middelen toegang krijgen tot de systeemomgeving voor Oisterwijk op de systemen van Oosterhout. t. Veiligheid: De genomen maatregelen en procedures om de toegang tot de systemen door onbevoegden te voorkomen evenals de voorzieningen tegen virussen, spyware en andere malware.

8 PDC Oisterwijk - Oosterhout 2 IMPLEMENTATIE Per 1 januari 2006 is het Project zoals beschreven in het PID opgeleverd. Hiermee is de taakuitoefening operationeel. 3 UIT TE (DOEN) VOEREN TAKEN 3.1 Algemene bepaling Deze producten- en dienstencatalogus (PDC) beschrijft de standaard van taken die Oosterhout uitvoert of uit doet voeren voor Oisterwijk Oosterhout stelt de in gebruik zijnde programmatuur met bijbehorende database(s) op apparatuur bij Oosterhout ter beschikking voor gebruik door Oisterwijk en voert gegevensverwerking waarbij Oosterhout een inspanningsverplichting heeft om de genoemde prestatiecriteria te behalen. De in deze PDC beschreven standaard van diensten en applicaties die Oosterhout aanbiedt, kan worden aangepast. Dit maakt het mogelijk om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van ICT indien wenselijk op te nemen in de PDC. Indien daartoe noodzakelijk is dat bepaalde diensten en producten verder worden uitgewerkt, nemen Partijen terzake een inspanningsverplichting op zich. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit en prestatie van de locale bekabeling bij Oisterwijk valt uitdrukkelijk buiten het kader van de uit te (doen) voeren taken. 3.2 Standaard ICT kantooromgeving Middels Server Based Computing techniek wordt een virtuele desktop aangeboden. Op deze desktop worden de hierna omschreven standaard applicaties en de voor Oisterwijk geoperationaliseerde applicaties aangeboden. Deze standaard ICT kantooromgeving wordt aangeboden op de centrale locatie "gemeentehuis" en op de dislocatie 'Gemeentewerf' op basis van thin clients of cadstations. Toegankelijkheid via internet van de systemen is mogelijk via de special "telewerken". Tijdens Gebruikstijden zijn de systemen beschikbaar en tijdens de Kantoortijden is er ook ondersteuning van de servicedesk. Voor de gehele ICT-omgeving worden maatregelen genomen gericht op de continuïteit en de veiligheid, bestaande uit virusprotectie en firewall. Geen beschikbaarheid wordt geboden tijdens het dagelijkse Backup-window en het wekelijkse Onderhouds-window. De virtuele desktop bestaat uit: 1. Werkplek Thin cliënt (vervanging van de pc, maakt connectie met de centrale serveromgeving). 19" TFT scherm (resolutie 1284*1024) incl. anti diefstal beveiliging. Toetsenbord (met chipcard-reader ten behoeve toekomstige strong authentication op de werkplek). Een optische muis. Chip card (eenmalig verstrekt bij verlies of beschadiging 25,=)

9 PDC Oisterwijk - Oosterhout 5 Licentie voor: o MS office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook). o User licentie voor de server (user cal). o User licentie voor de Terminal sessie (Terminal cal). o User licentie Citrix (op basis 80% gelijktijdig gebruik). o User licentie PowerFuse (op basis 80% gelijktijdig gebruik). o User licentie SoftGrid (op basis 80% gelijktijdig gebruik).) o User licentie Exchange (per werkplek). o User licentie viruscontrole. Naast de standaard applicaties worden de voor Oisterwijk geoperationaliseerde applicaties aangeboden. Bij start van de samenwerking stelt Oisterwijk daartoe een totaallijst op van applicaties en applicatiebeheerders die voor Oisterwijk worden geoperationaliseerd. 2. Centrale voorzieningen Citrix servers (voldoende voor een performance conform contract) Diverse Microsoft servers (gebaseerd op 1 per 35 users) Unix systemen (voornamelijk database platform Oracle) Opslagsysteem (gebaseerd op prijs peil 9JJHHHI- ^ TB per 500 users. Prijs per Tb ^im. Begrote toename komende 5 jaar van de opslag met maximaal 30% per jaar bij een constante prijsdaling van 20% per jaar). Licenties operating systemen inclusief Oracle database licenties t.b.v bestaande of vervangende back office applicaties. Backup en restore voorziening waarvan de capaciteit evenredig is aan de hiervoor vernoemde opslagcapaciteit. High-speed netwerk tussen de servers. Een goed geconditioneerde computerruimte. 3. Onderhoud Voor de hardware wordt waar mogelijk een reservevoorraad aangehouden of een servicecontract met de leverancier afgesloten. Voor de centraal geïnstalleerde besturingssoftware wordt een onderhoudscontact afgesloten als dit noodzakelijk is voor de ondersteuning door de leverancier of om noodzakelijke updates te ontvangen, bijvoorbeeld Oracle. 4. Verbindingen Verbindingen met: Gemnet Dislocaties (op basis van één externe locatie per 100 users). Dislocaties worden alleen ontsloten voor Thin Clients. Internet inclusief beveiligingscontrole (virus, spam, etc) Tilburg (Sociale Zekerheid). 5. Beschikbaarheidvoorziening werkplek bij een calamiteit in de centrale voorziening. Zie hierna "Uitwijk" 6. Voorzieningen op locatie Per 35 gebruikers een switch inclusief werkplekbekabeling, patch-snoeren en een centrale switch.

10 PDC Oisterwijk - Oosterhout 6 7. Databasemanagement Onder database management wordt verstaan het uitvoeren van alle noodzakelijke activiteiten op het terrein van databasemanagement op de server, ten behoeve van het operationeel functioneren van de database(s) en het oplossen van problemen c.q. storingen betrekking hebbende op de onder algemeen opgenomen databases. Prestatiecriteria a) BESCHIKBAARHEID Het Prestatiecriterium voor de beschikbaarheid van de totale standaard ICT kantooromgeving op Locaties is 99 % van overeengekomen Kantoortijden. b) ON-LINE PERFORMANCE Het Prestatiecriterium voor de on-line performance is: response: 95% van het opvragen van persoonsgegevens uit het persoonsregister middels het GBA-pakket binnen 3 seconden 95% van printopdrachten binnen 10 seconden 95% van de scanopdrachten binnen 10 seconden. De response van raadpleeg- en zoekopdrachten is afhankelijk van de complexiteit en de grootte van de database. c) GEBRUIKERSONDERSTEUNING Gedurende de Kantoortijden kunnen problemen en storingen met betrekking tot het functioneren van de genoemde applicatie bij de servicedesk automatisering van Oosterhout aangemeld worden. d) RAPPORTAGE GEBRUIKERSONDERSTEUNING Periodiek, maar ten minste op iedere eerste werkdag van het kwartaal, zal een overzicht aan Oisterwijk worden verstrekt van het aantal vanuit Oisterwijk geregistreerde aangemelde problemen en storingen. Tevens is er de mogelijkheid dit tussentijds op afroep aan te vragen. e) RESPONSE GEBRUIKERSONDERSTEUNING De Response op Major Incidents start binnen 30 minuten na melding bij de servicedesk automatisering. Oosterhout spant zich in om Major Incidents op korte termijn op te lossen samen met de applicatiebeheerder van Oisterwijk en de leverancier. Elk half uur nadat de Response is gestart, rapporteert Oosterhout aan de contactpersoon van Oisterwijk over de voortgang van de incidentoplossing. 80% van Minor Incidents wordt binnen 27 werkuren na melding bij de serviecedesk ICT verholpen. Storingen in de software zijn in eerste instantie de verantwoordelijkheid van de applicatiebeheerder van Oisterwijk. Oosterhout zal zich inspannen om samen met de applicatiebeheerder van Oisterwijk en de leverancier van de software een oplossing te vinden. Het is niet mogelijk hiervoor response afspraken te maken vanwege de afhankelijkheid van de applicatiebeheerder en de leverancier.

11 PDC Oisterwijk - Oosterhout Uitsluitingen Bij de berekening van de bovenstaande prestatiecriteria worden de volgende storingen uitgesloten: Levering nutsbedrijven; Beschikbaarheid datacommunicatielijnen voor zover niet door Oosterhout te beïnvloeden; Beschikbaarheid interne netwerk van Oisterwijk (het betreft hier de bekabeling en aansluitpunten); Externe oorzaken waaronder het weer en wateroverlast. Calamiteiten waarvoor uitwijk van toepassing is; dit wordt hierna apart geregeld. Condities ONDERSTEUNENDE SOFTWARE Oisterwijk stelt aan Oosterhout kosteloos ter beschikking de media, handleidingen en dergelijke die noodzakelijk zijn om de op de lijst vermelde applicaties te operationaliseren, Indien hieraan kosten zijn verbonden, al dan niet vanwege de daaraan verbonden licenties, zijn deze kosten voor rekening van Oisterwijk. CONTACTPERSONEN Alle eindgebruikers werkzaam bij de Oisterwijk zijn gerechtigd om Minor Incidents te melden en contact te onderhouden met de servicedesk. Oisterwijk stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders ) voor de melding van Major Incidents, Autorisatieservice en Software Updates. Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Oisterwijk bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Oisterwijk is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden Autorisatieservice 3.3 Mutaties door middel van geautomatiseerde klantencontacten Voor geautoriseerde toegang tot de systemen van Oosterhout is een gebruikersaccount noodzakelijk. Oisterwijk kan middels een elektronisch aanvraagformulier via de servicedesk ICT Oosterhout, gebruikers met bijbehorende autorisaties en wachtwoorden toe voegen, veranderen of verwijderen (op besturingssysteem niveau). Wachtwoorden die nodig zijn in de applicaties zelf, moeten bij de applicatiebeheerder worden aangevraagd. Prestatiecriterium TIJDIGHEID Zeven werkdagen na ontvangst van de elektronische aanvraag, voor autorisaties. Verandering wachtwoord: 4 uur binnen Kantoortijden na ontvangst van de elektronische aanvraag. Condities Voor het aanvragen, wijzigen en vervallen van een autorisatie en het veranderen van wachtwoorden is een standaard procedure beschikbaar. Oisterwijk stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders ) voor de

12 PDC Oisterwijk - Oosterhout 8 melding van Major Incidents, autorisatieservice en Software Updates. Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Oisterwijk bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Oisterwijk is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden. Controle door Oosterhout gebeurt op basis van de inlognaam van de aanvrager. Levering AUTORISATIES Na ontvangst van het verzoek van de tekenbevoegde functionaris van Oisterwijk om een verandering aan te brengen, wordt deze verandering binnen vijf werkdagen aangebracht. Nadat de wijzigingen zijn ingebracht in het informatiesysteem van Oosterhout ontvangt de tekenbevoegde functionaris van Oisterwijk binnen twee werkdagen een overzicht van de toegekende autorisaties ter controle en acceptatie. VERANDERING WACHTWOORD Na ontvangst van het aanvraagformulier van de tekenbevoegde functionaris van Oisterwijk om een verandering aan te brengen wordt de verandering binnen vier uur aangebracht Software updates Updates (patches, gewijzigde of nieuwe versies) van de programmatuur en/of de database, die door de desbetreffende leverancier worden uitgebracht, worden op verzoek van Oisterwijk geïmplementeerd. Oisterwijk kan middels een elektronisch aanvraagformulier via de servicedesk ICT Oosterhout een wijzigingsverzoek (RFC; Request For Change) indienen. Na indiening van dit verzoek wordt via een OTAP procedure (ontwikkel, test, acceptatie, productie) een gecontroleerde invoering van de patch of update doorgevoerd. Indien daarvoor volgens de meegeleverde documentatie van de desbetreffende leverancier tevens een update van de systeem- en/of overige ondersteunende software vereist is zullen deze eveneens door Oosterhout worden aangebracht. Prestatiecriteria TIJDIGHEID Prestatiecriterium: Wijziging is uitgevoerd in overeenstemming met overeengekomen planning. CORRECTHEID Prestatiecriterium: Wijziging wordt door de applicatiebeheerder geaccepteerd en in productie genomen. Wijzigingsbeheer Ad hoc release,. Indien beschikbaar gesteld als oplossing voor een productieverstoring. Afhankelijk van de ernst van de calamiteit: maximaal 8 werkuren. In overleg met de verantwoordelijke in Oisterwijk en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Minor (update) release, Indien beschikbaar gesteld door de fabrikant van de software. In overleg met de verantwoordelijke in Oisterwijk en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release.

13 PDC Oisterwijk - Oosterhout Major (upgrade) release, Indien beschikbaar gesteld door de fabrikant van de software. In overleg met de verantwoordelijke in Oisterwijk en in samenwerking met fabrikant/ leverancier van betreffende release. Condities Na indiening van de RFC procedure draagt Oosterhout conform de RFC procedure zorg voor de installaties van de vereiste updates. Vanuit Oisterwijk wordt op de noodzakelijke medewerking gerekend. Voor een RFC is een standaard procedure beschikbaar. Oisterwijk stelt jaarlijks een lijst ter beschikking aan Oosterhout waarop één of meer tekenbevoegde functionarissen (niveau afdelingshoofden en applicatiebeheerders) voor de melding van Major Incidents, Autorisatieservice en Software Updates. (RFC). Deze lijst dient te zijn vastgesteld door het daartoe bij Oisterwijk bevoegde bestuursorgaan of functionaris. (Oisterwijk is hiervoor verantwoordelijk). De authenticatie gegevens dienen dan ook strikt persoonlijk behandeld te worden. Levering Nadat Oosterhout een RFC heeft ontvangen neemt Oosterhout contact op met de tekenbevoegde verzoeker van Oisterwijk over de realiseerbaarheid, planning, het risico en wijze van accepteren van de gewenste verandering. Voor de update dient te worden voorzien in: aanlevering van de originele media dan wel updateprogrammatuur door de leverancier meegeleverde installatiehandleiding een opdrachtformulier waarop staat vermeld wie de aanlevering doet wie de beschikking moeten krijgen over de nieuwe update wanneer de nieuwe update voor eindgebruikers beschikbaar moet zijn wie geautoriseerd is om de test te accorderen wie geautoriseerd is om de applicatie vrij te geven voor de productieomgeving 3.4 Uitwijk Oosterhout draagt zorgt voor "disaster recovery" van de centrale ICT-omgeving. Disaster recovery is het streven om bij een volledig verlies van de gemeenschappelijke in Oosterhout aangehouden ICT-omgeving met volledig herstel van alle data de omgeving van de laatste backup te reconstrueren. Na 24 uur zal de wettelijke dienstverlening van het GBA hersteld zijn. Binnen 48 uur zullen de Backoffice systemen zeer beperkt beschikbaar zijn (maximaal 20% van de Concurrent Users). In de dagen en weken volgend op een dergelijke calamiteit zal de volledige beschikbaarheid hersteld worden. Bepalend hierbij zal de levering van nieuwe apparatuur zijn. De doelstelling is met nadruk niet het dusdanig dubbel uitvoeren van de ICT omgeving dat een dergelijke calamiteit geen impact heeft op de beschikbaarheid. Herstelbaarheid op termijn is het doel. Tijdens een uitwijksituatie zijn alle prestatie en performance afspraken van deze regeling niet van toepassing.

14 PDC Oisterwijk - Oosterhout 10 Prestatiecriteria TIJDIGHEID Het tijdig beschikbaar komen van de verwerkingscapaciteit zoals schriftelijk overeengekomen met de leverancier(s). Prestatiecriteria: Zoals schriftelijk vastgelegd in de uitwijkovereenkomsten met de verschillende leveranciers. Te verstrekken gegevens Door Oisterwijk dienen de volgende gegevens, producten en faciliteiten te worden verstrekt: Naam, telefoonnummer zakelijk en privé van contactpersoon Facilitaire Zaken. Evenzo voor vervanger; Telefoonnummer Fax; Welke applicaties en met welke prioriteit? Welke datacommunicatie faciliteiten? Deze informatie wordt vastgelegd in het uitwijkhandboek van Oosterhout. Wijzigingen in bovenstaande gegevens dienen door Oisterwijk schriftelijk te worden doorgegeven. Levering Nadat de Regeling is ondertekend, wordt met Oisterwijk overeengekomen op welke momenten de uitwijk wordt getest (minimaal éénmaal per kalenderjaar) Incidenten tijdens uitwijk worden gemeld bij de aangewezen functionaris. 3.5 Werkzaamheden buiten kantoortijden Deze regeling heeft tot doel om in geval van werkzaamheden buiten de Kantoortijden te kunnen aanvragen. Condities Een aanvraag kan uitsluitend worden geplaatst gedaan door een daartoe tekenbevoegde functionaris op het niveau van de directie van Oisterwijk. De gewenste werkzaamheden buiten de Servicetijden dienen minimaal 1 week van tevoren worden aangevraagd. Calamiteiten Ingeval van een calamiteit in Oisterwijk, waarbij raadpleging van een of meerdere databases noodzakelijk is, kan een beroep gedaan worden op Oosterhout. Oosterhout beschikt uitsluitend voor dit doel over het rampenplan van Oisterwijk en zal dit plan vertrouwelijk behandelen

15 PDC Oisterwijk - Oosterhout 11 Levering en acceptatie Nadat Oisterwijk een oproep heeft geplaatst wordt door Oosterhout contact opgenomen met de bovengenoemde tekenbevoegde functionaris op het daarvoor bestemde telefoonnummer ter bevestiging van de aanvraag. Indien Oosterhout de aanvraag accepteert, zullen de daarvoor benodigde activiteiten gespecificeerd op basis van nacalculatie afzonderlijk in rekening worden gebracht. 3.6 I-advies De I-adviseur is specialist en adviseert aan alle gemeenten voor de volgende onderdelen: 1. Informatiebeleid 2. Gegevensbeheer 3. GeolT Er wordt niet gewerkt met een vaste adviseur per gemeente. Projectleiding wordt alleen bij uitzondering gedaan en dan alleen bij het afdelingsoverstijgende projecten op I-gebied. Voorbeelden hiervan zijn invoering DDS en BSN. Op basis van de totaal beschikbare uren van alle I-adviseurs worden de uren als volgt verdeeld over de gemeenten: 50% is algemeen; de overige 50% wordt verdeeld naar rato van het aantal werkplekken dat Oosterhout in totaal bedient. Deze verdeling moet in het derde kwartaal van elk jaar worden gemaakt op basis van de inventarisatie bij Oisterwijk. Het aantal uren wordt door Oosterhout bepaald. Mocht een gemeente meer vragen dan beschikbaar is, dan wordt in overleg een oplossing gezocht. In het vierde kwartaal wordt het voorstel voor de verdeling aan de Oisterwijk voorgelegd. In de algemene uren is ook ruimte opgenomen voor de signalerende rol die l-adviseurs hebben, zonder dat daar door Oisterwijk specifiek om wordt gevraagd. Ook moet er voor worden gewaakt dat Oisterwijk besluiten l-adviseurs niet in te schakelen om zo binnen het aantal beschikbare uren te blijven. In projecten waarbij Software een belangrijke rol speelt wordt daarom I-advies verplicht gesteld door Oosterhout, omdat anders bij de implementatie en het beheer problemen kunnen ontstaan. Over/eg Regulier overleg met de samenwerkende gemeente wordt als volgt gevoerd: Met wie Portefeuillehouder Directie (o. a. evaluatie afgelopen jaar) Contactpersoon Applicatiebeheer Management periodiciteit Afhankelijk behoefte gemeente Jaarlijks (1 e kwartaal) Maandelijks Maandelijks Half jaarlijks Projectmatig overleg met de samenwerkende gemeente wordt als volgt gevoerd Met wie periodiciteit Management Jaarlijks (1 e kwartaal) (inventarisatie wensen volgend jaar) Opdrachtgever Op afspraak Contactpersoon Maandelijkse voortgangsrapportage Projectteam Op afspraak Verantwoordelijke Wanneer stukken ter besluitvorming manager moeten

16 PDC Oisterwijk - Oosterhout 12 4 KOSTEN PER WERKPLEK 4.1. Inleiding De begroting voor de samenwerking is gebaseerd op een periode van minimaal 5 jaar. Dit resulteert in een (te indexeren) vaste prijs per werkplek per jaar. Naast deze werkplekprijs zijn er zogenaamde specials. Deze voorzieningen worden op verzoek geleverd en aanvullend doorbelast. Bij aanvang van de samenwerking dient Oisterwijk er voor te zorgen dat haar netwerk op het technische niveau van Oosterhout is. Oisterwijk en Oosterhout hebben de daartoe benodigde maatregelen beschreven in GIDS. Hieruit voortvloeiende kosten zijn voor rekening van Oisterwijk en zijn opgenomen in appendix 2 bij de Regeling Werkplekkosten Werkplekkosten voor Oisterwijk vanaf 1 januari 2007 De jaarlijkse Werkplekkosten voor Oisterwijk bestaan uit kosten voor standaard werkplekken en kosten voor een aantal zogenoemde specials. De genoemde aantallen zijn gebaseerd op de aanwezige werkplekken per 1 januari Kosten standaard werkplekken: Aantal werkplekken d.d : 220(definitief bepalen bij de oplevering) Prijs per werkplek : 3677,= ex.btw Totaal standaard werkplekken : ,= ex.btw per jaar Specials Special Laptop, meerprijs op de standaard werkplekprijs CAD stations, meerprijs op de standaard werkplekprijs Telewerk-cards Camera's aantal Afschrijving Per j aar Totaal Per jaar Totaal specials Totaal Werkplekkosten bepalen bij oplevering) 4.350,= ex. BTW per jaar ( prijspeil 2006) ,= ex. BTW per jaar (aantal definitief De vaste prijs per werkplek per jaar is gebaseerd op de kosten voor het uitvoeren van de voor Oisterwijk uit te voeren taken met inbegrip van de hieraan te relateren overheadkosten. Er is in de vaste prijs per werkplek rekening gehouden met de volgende overhead- en personeelskosten:

17 PDC Oisterwijk - Oosterhout 13 o o o o o De personeelskosten voor systeembeheer, servicedesk, informatiebeleid, gegevensbeheer (beleid), GEO-IT en coördinatie voor zover van toepassing binnen deze Regeling. De personeelskosten buiten de ICT afdeling welke nodig zijn voor het functioneren van de afdeling. Hieronder vallen personeelszaken, financiële administratie, archief etc. De huisvestingskosten. Software voor bewaking van het serviceniveau (Assyst). Voorzieningen t.b.v. de medewerkers welke nodig zijn voor een goede taakvervulling (vervoer, laptop, gsm) Wat zit in ieder geval niet in de vaste prils per werkplek? Licenties en onderhoud voor toepassingen anders dan boven vernoemd De bekabeling op de locaties Licenties t.b.v. de (toekomstige) mid-office inrichting. Alle randapparatuur op locatie, zoals: multifunctionele printers- kopieermachines. De verzekering van alle bij de deelnemende gemeenten opgestelde apparatuur. Losse P.C.'s Kassa's Specials (vallen niet onder de standaard werkplek) Alle specials zullen voor een vastgestelde prijs jaarlijks doorbelast worden, zoals: Digitale camera inclusief cardreader. Laptops en Cad stations (meerprijs boven op de standaard werkplekprijs). Smartphones met abonnement. Abonnement voor draadloze communicatie via gprs of umts voor een laptop. Telewerk cardreader. Scanner. Plotter. Balieprinter. Kassalade. Pin-automaat. Bonprinter. Interne verhuizing van werkplekken boven de 5% (naar boven afgerond op hele werkplekken) van het totaal aantal afgenomen werkplekken. Etc. etc. Verrekening per werkplek In de begroting wordt jaarlijks het aantal geleverde werkplekken per 01 /01 opgenomen. Worden er gedurende het begrotingsjaar werkplekken extra geleverd dan worden deze conform de voor dat jaar vastgestelde werkplekprijs naar rato van dat jaar doorbelast. Betaling Betaling van de in 4.2. genoemde kosten door Oisterwijk aan Oosterhout dient plaats te vinden per jaar bij vooruitbetaling per de vijftiende van de eerste maand van elk jaar, zonder dat verrekening mogelijk is. Reductie werkplekken Van het onder 4.2 opgenomen aantal werkplekken kan maximaal 5% per jaar ingeleverd worden.

18 PDC Oisterwijk - Oosterhout 14 Indexering Jaarlijks per 1 januari, voor het eerst op 1 januari 2008, worden de prijs per werkplek en de prijs per special zoals bepaald in 4.2. van dit PDC geïndexeerd op basis van twee door het Centraal Planbureau (CPB) gepubliceerde percentages volgens de volgende formule: 50% * het percentage "loonvoet sector overheid" te vermeerderen met 50% * het percentage "prijs overheidsconsumptie netto materieel". Daarbij wordt uitgegaan van de percentages die het CPB publiceert in december van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de herziening wordt berekend voor het daaraanvolgend jaar. BTW Alle vernoemde bedragen, percentages, toeslagen, etc zijn, ook indien dit niet uitdrukkelijk is vermeld, exclusief BTW. Aldus getekend te Oisterwijk op het college van Oisterwijk het college van Oosterhout,, burgemeester, burgemeester, secretaris., secretaris.

19 WW gemeente * ^^ ^^ Oisterwijk Gemeente APPENDIX 2: INTEGRATIE VAN MENSEN EN MIDDELEN ICT OOSTERHOUT EN OISTERWIJK Partijen, de colleges van burgemeester en wethouders van Oosterhout en Oisterwijk, gelet op artikel 4 van de gemeenschappelijke regeling ICT, Verklaren de volgende nadere afspraken te hebben gemaakt: MIGRATIEKOSTEN 1. De migratiekosten die nodig zijn voor de toetreding in de gemeenschappelijke ICTomgeving zijn voor rekening van Oisterwijk. 2. De betaling van de migratiekosten door Oisterwijk dient plaats te vinden binnen 30 dagen na facturering, die plaatsvindt direct na het treffen van de regeling. PERSONEEL 1. Gedurende het eerste jaar wordt de medewerker van Oisterwijk gedetacheerd bij de gemeente Oosterhout. 2. Er wordt een vergelijking gemaakt van de secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals die op dat moment zijn. Eventuele verschillen worden tegen elkaar afgewogen (voordelen versus nadelen) en indien nodig worden afkoopregelingen/-bedragen, afbouw- of overgangsregelingen opgesteld. De kosten hiervan zijn voor Oisterwijk. 3. Op basis van deze vergelijking (punt 2) worden voor de medewerker van Oisterwijk individuele afspraken vastgelegd (afkoopregelingen/-bedragen enz.). De huidige salarisschaal zal worden gegarandeerd. De afspraken zullen worden besproken met de betrokken medewerker en de OR. 4. Binnen 1 jaar moet de medewerker van Oisterwijk duidelijkheid hebben over de toekomstige invulling van het dienstverband na 1 jaar. 5. In de periode van <datum> tot de datum waarop de medewerker van Oisterwijk in dienst treedt van Oosterhout worden zijn salariskosten (daadwerkelijke kosten, inclusief werkgeversdeel) in mindering gebracht op de door Oisterwijk te betalen kosten. Deze mindering vindt plaats jaarlijks vooraf in januari. 6. Bij een ontslag van een voormalige medewerker van Oisterwijk dat niet het gevolg is van opheffing van of uittreden uit de gemeenschappelijke regeling is artikel 6, vierde lid van de gemeenschappelijke regeling van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat in het hier geregelde geval het bedrag dat wordt berekend met de formule van artikel 6, vierde lid van de gemeenschappelijke regeling wordt afgebouwd volgens de formule: 60-N x contante waarde per ontslagdatum 60 waarbij N = aantal maanden in dienst bij Oosterhout. 7. Indien de samenwerking wordt uitgebreid met andere gemeenten is dat geen aanleiding tot ontslag van de (voormalige) medewerker van de gemeente Oisterwijk.

20 8. Indien een uitbreiding of aanvulling van de omvang of het niveau van de taakuitoefening als genoemd in artikel 2, tweede of derde lid van de gemeenschappelijke regeling wordt overeengekomen, zullen Partijen bezien of deze nadere afspraken terzake van het personeel daarop dienen te worden aangepast. Aldus vastgesteld door het college van Oisterwijk, het college van Oosterhout,