REGLEMENT 24u Xtreme Team Running

Transcriptie

1 REGLEMENT 24u Xtreme Team Running De 24u Xtreme Team Running (hierna genoemd de race») wordt georganiseerd door Zelos Events NV en de BVBA Crazy Run. De race vindt plaats tijdens het weekend van 05 en 06 maart 2016 binnen de muren van het Fort van Barchon. Het gaat om een voetrace van 24 uur die een twintigtal hindernissen telt van het type avontuurlijk parkoers. Deze wedstrijd vindt plaats in teams van 2 of 4 of 6 personen. Deze sportieve wedstrijd is bedoeld voor een alert publiek en kadert goed in de zoektocht van het zichzelf overtreffen. De activiteitszone van de 24u Xtreme Team Running De activiteitszone van de 24u Xtreme Team Running omvat het Fort van Barchon, de omliggende velden, de camping en het weggedeelte. Op dit document wordt de activiteitszone van de 24u Xtreme Team Running «Fort van Barchon» of «ommuring van het Fort van Barchon» genoemd. Deelnemingsvoorwaarden De race staat open voor iedereen, al dan niet aangesloten bij een sportieve vereniging. Door de aanwezige hindernissen en de lengte van de race vereisen de 24u Xtreme Team Running een goede fysieke conditie. De race is bedoeld voor een alert publiek dat zich bewust is van de intense inspanningen die de opeenvolgende hindernissen tijdens de 24 uur vormen! Alle deelnemers moeten minstens 18 jaar oud zijn om deel te nemen aan de 24u Xtreme Team running. Door het aanvaarden van het reglement bij het inschrijven, verklaart de deelnemer lichamelijk fit te zijn. In geen geval kan de deelnemer een juridische actie tegen de organisatoren ondernemen voor een fysiek probleem van zijn kant. Zich ervan bewust dat dit soort voetraces risico's meebrengt verbinden zij zich ertoe de organisatie geen proces aan te doen.

2 Inschrijvingen De inschrijvingen zijn open vanaf donderdag 10 september De deadline voor aanmeldingen is 1 maart 2016 of zodra de drempel van 1000 deelnemers is bereikt. Zo gauw er 1000 deelnemers zijn, wordt elke bijkomende inschrijving op een wachtlijst geplaatst. In geval van intrekking of niet-naleving van de regels voor registratie (zie hieronder), zal rekening gehouden worden met de volgorde van de inschrijvingen op de wachtlijst. De teamleader is de enige persoon die zijn team kan registreren. Hij moet op voorhand de informatie van zijn teamgenoten verzamelen! Een update van deze informatie is niet mogelijk. Er is geen terugbetaling mogelijk voor een slecht geregistreerde deelnemer. Voorwaarden voor een geldige inschrijving : De inschrijving van het team zal slechts bevestigd worden na ontvangst van de betaling van het hele team! Indien het bedrag van de betaling 72 uur na de registratie van uw inschrijving niet volledig is betaald, zal de inschrijving geannuleerd worden. De plaatsen die aldus niet bevestigd worden binnen de termijn zullen opnieuw te koop aangeboden worden aan hen die op de wachtlijst staan en dit volgens een chronologische volgorde van inschrijving. Terugbetaling Er is geen terugbetaling mogelijk. Bij een medisch ongeschiktheid, kunnen de deelnemers kosteloos vervangen worden door een volwassene naar keuze. Een medisch getuigschrift is verplicht. Externe koste,: hôtels, voedsel, vervoer,... zijn ten laste van de deelnemer. Er is geen terugbetaling mogelijk door de organisator. Tarieven van de inschrijvingen De tarieven van de inschrijvingen voor de 24u Xtreme Team Running zijn de volgende : - Ploeg van 2 : 79 BTW incl. per persoon (hetzij 158 BTW incl. per team) - Ploeg van 4 : 69 BTW incl. per persoon (hetzij 276 BTW incl. per team) - Ploeg van 6 : 59 BTW incl. per persoon (hetzij 354 BTW incl. per team) Het inschrijvingspakket omvat : De inschrijving van het team van 2 of 4 of 6 personen De toegang tot de parking

3 De toegang tot de bevoorradingsposten gedurende 24 uur, De kans om de hindernissen van dit parkoers te ontdekken en ze uit te testen Een exclusief 24u Xtreme Team Running geschenk! De exclusieve finisher medaille. Douches ter beschikking Een medische dienst op het terrein Veiligheid in het water. Betalingen Elke geregistreerde inschrijving moet onmiddellijk gevolgd worden door de betaling via de website van de 24u Xtreme Team Running: De teamleaders zijn verantwoordelijk voor de betaling van hun hele team. En hebben verschillende mogelijkheden om hun betaling uit te voeren: De bevestigde betaling met een bankkaart (vrijwel alle krediet- en debetkaarten) is onmiddellijk en zorgt voor een quasi onmiddellijke validatie van het dossier van de deelnemer. Kosten, gerelateerd aan dit soort veilige transactie, worden opgenomen voor dit type van betaling en bedragen 2,9% van het totale bedrag, met een minimum van 1,90 per transactie. De betaling via overschrijving zal worden uitgevoerd door de deelnemer aan de voorwaarden en met de bij de inschrijving vermelde referenties, maar elk ingediend dossier waarvan de betaling niet is ontvangen binnen 72 uur wordt automatisch geannuleerd. Opgelet, aangezien de termijn voor de overschrijving van geld tussen bankinstellingen soms twee tot drie dagen bedraagt, is het nodig om de betaling direct na inschrijving te doen. Voor vragen over uw registratie of betaling, is er een rubriek 'Contacten' op de inschrijvingswebsite die u ook toelaat ons uw opmerkingen mee te delen: Uurregeling Zaterdag 05 maart : 8u : Opening van het Fort van Barchon en van de camping 9u 10u30 : afhalen van de rugnummers en checken van het verplichte materiaal 10u30 : Algemene briefing vóór de race 11u : vertrek van de race Zondag 06 maart :

4 11u : Aankomst van de 24u Xtreme Team Running 16u : Sluiting van het Fort van Barchon Auto & officiële parking Omwille van het aantal beschikbare plaatsen wordt slechts één auto per team op de officiële parking toegelaten. Halflege auto s (2 of 4 of 6 leden van uw team) zullen geen toegang krijgen tot de officiële parking en zich veel verder dienen te parkeren. Camping De deelnemers kamperen in een tent. Geen camping car, mobilhome of caravan zullen toegelaten worden in de activiteitszone van de 24u Xtreme Team Running. 2 tenten van redelijke grootte zijn toegelaten per team. De camping zal uitsluitend toegankelijk zijn voor de deelnemers! Geen familiale steun mogelijk. De camping maakt ook deel uit van de running! Beperkte toegang tot het Fort van Barchon Van vrijdag 8u tot maandag 8u zal het Fort van Barchon (camping inbegrepen) enkel toegankelijk zijn voor de deelnemers, de organisatoren, de vrijwilligers van de organisatie, de door de organisatie aangeduide personen, de leveranciers en de hulpdiensten. Geen andere personen zullen binnen de ommuring van het Fort van Barchon toegelaten worden om veiligheidsredenen. Tijdens de activiteiten mogen de deelnemers de ommuring van het Fort van Barchon enkel verlaten om medische redenen en/of omdat het team opgeeft. Zelf voor eten zorgen De deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor hun eten binnen de ommuring van het Fort van Barchon. De deelnemers moeten zelf voor het nodige en voldoende eten zorgen tijdens de 24u! Evenals voor het nodige technische materiaal (gasvuurtje,...). De organisatoren voorzien geen eetmogelijkheid op de camping noch voorzien ze technisch materiaal (gasvuurtje,...). Een beperkte en permanente bevoorrading is voorzien op het parkoers, met name water, een warme drank, gedroogd fruit, fruit, wafels,...

5 Afhaling van de rugnummers De rugnummers moeten worden afgehaald op zaterdag 5 maart 2016 op het terrein van het Fort van Barchon. De teamleader moet de rugnummers van zijn team afhalen mits voorlegging van de vier identiteitskaarten van de teamleden. De organisatie dient bij te houden wie de rugnummers heeft afgehaald, er kan u om een handtekening gevraagd worden. Hou er rekening mee dat deze regel essentieel is: geen enkel rugnummer zal overhandigd worden zonder een document dat de identiteit van de deelnemers bewijst. Rugnummers kunnen niet overgedragen worden aan een andere persoon zonder toestemming van de organisatie en het is ten strengste verboden te lopen onder de naam van iemand anders. Iedere persoon die zijn rugnummer afstaat aan een derde zonder de toestemming van de organisatoren zal verantwoordelijk worden gehouden indien zich een ongeluk voordoet of door deze persoon veroorzaakt wordt tijdens de wedstrijd. De organisatie wijst alle aansprakelijkheid voor ongevallen en voor dit soort situaties af. Algemene briefing vóór de race De aanwezigheid van alle deelnemers op de algemene briefing vóór de race is verplicht. Elke overtreding zal leiden tot een sanctie vóór het vertrek. De algemene briefing vóór de race vindt plaats op zaterdag om 10u30. Verplicht materiaal Elke deelnemer aan de 24u Xtreme Team Running moet in het bezit zijn van : Een stevige beschermhelm die aangepast is aan de beoefening van extreme sporten zoals fietsen, speleologie of alpinisme. Een hoofdlamp en reservebatterijen. Elke ongepast materiaal zal leiden tot diskwalificatie van het overtredende team door de scheidsrechters. De teamleader zal 4 helmen en hoofdlampen meebrengen tijdens het nazicht van het materiaal die net vóór de afhaling van de rugnummers zal plaatsvinden. Verplicht dragen van veiligheidsmateriaal tijdens de race Het dragen van een helm is verplicht voor de renners tijdens hun aanwezigheid op het parkoers. Het is strikt verboden om zijn veiligheidshelm op het parkoers te verwijderen. Elke overtreding van deze regel zal leiden tot de uitschakeling van het team! Het dragen van een hoofdlamp is verplicht gedurende de hele race. Het aansteken van de hoofdlamp

6 is verplicht voor alle passages binnenin het fort, dag en nacht. Voor outdoor passages is het aansteken van de hoofdlamp verplicht tussen zaterdag 17u en zondag 8u. De deelnemer moet voldoende reservebatterijen voorzien voor het hele parkoers. De organisatoren zullen geen batterijen ter beschikking stellen. De deelnemer is verantwoordelijk en moet voldoende batterijen voorzien. In geval van ontbreken van het verplichte materiaal, zal het hele team worden gediskwalificeerd. Een terugbetaling is onmogelijk in geval van schending van het reglement. Kleedkamer, bewaarplaats en douches De organisatie stelt geen kleedkamers ter beschikking. De tenten van de deelnemers zullen als kleedkamer dienen voor het team. De organisatie stelt douches ter beschikking voor de lopers in een geschikte ruimte in het Fort. De douches zullen open zijn tijdens de hele race voor teams die opgegeven hebben. Gelieve de instructies en de netheid van de locatie te respecteren. Eventuele schade zal leiden tot sancties en financiële vergoeding. De organisatoren zullen geen bewaarplaats voor waardevolle voorwerpen ter beschikking stellen. De teams zullen hun tenten gebruiken om hun materiaal en waardevolle spullen te bewaren. De organisatoren vragen de teams zich te beperken tot het minimum benodigde materiaal. De organisatoren wijzen elke verantwoordelijkheid af in geval van verlies of diefstal binnen de muren van het Fort van Barchon. De race Duo Run Duo Run verplicht. De deelnemers moeten het parkoers per twee lopen. In geen geval kan een deelnemer zich alleen op het parkoers bevinden. In geval van niet- naleving van deze regel, zal het team worden gediskwalificeerd. Terwijl twee leden van het team lopen, kunnen de andere ontspannen op de camping. Parkoers & hindernissen Het parkoers zal ongeveer 6 km binnen en buiten zijn. Het parkoers zal voorzien zijn van tal van hindernissen. Deelnemers moeten absoluut de richting en de grenzen van het parkoers, aangeduid door linten of banners, respecteren. Zij moeten absoluut de instructies respecteren van

7 de vrijwilligers aanwezig bij elke hindernis. De deelnemer aan de 24u Xtreme Team Running erkent in staat te zijn om continue fysieke inspanningen te leveren over een lange afstand en gedurende een lange periode, vooral lopen, kruipen en klimmen over hoge hindernissen. De deelnemer erkent in staat te zijn te zwemmen in koud water waarvan de diepte twee meter kan bedragen. Geëlektrificeerde hindernissen worden niet aanbevolen voor hartpatiënten. Aangezien sommige hindernissen stroboscopen kunnen gebruiken, is het daarom aan te raden dat mensen met epileptische of astmatische aandoeningen ze vermijden. ALLE hindernissen zijn verplicht. De scheidsrechter verantwoordelijk voor de hindernis kan de deelnemers een paar minuten laten wachten of hen fysieke straffen geven in geval van een mislukte hindernis en/of weigering om erover te klimmen. Veiligheid De deelnemers zijn baas over hun race! Respecteer de andere deelnemers. Overschat uw krachten niet! Rust is ook een onderdeel van de 24u race. Wees gerust! Elke gevaarlijke passage zal beveiligd zijn. Wij vragen u de veiligheidsinstructies die de dag zelf door de organisatoren gegeven worden te respecteren. Hetzelfde geldt voor het goede verloop van ieders plezier en het efficiënt verloop van de race. Elke onsportief gedrag, poging om vals te spelen, niet aanvaarden van regels of veiligheidsinstructies zal leiden tot uitsluiting en verwijdering van het team uit de race. Scheidsrechters en straffen Op sommige hindernissen worden straffen gegeven als u niet slaagt voor de proef! Scheidsrechters zorgen voor de uitvoering van deze straffen, deelnemers moeten ze respecteren en moeten de straf verplicht uitvoeren. In geval van weigering van de sanctie, wordt u (en uw team) gediskwalificeerd! Vertrek Het vertrek gebeurt in groep. Alle eerste duo s van de teams vertrekken op hetzelfde moment. Bevoorrading Een permanente bevoorrading, zowel vast als vloeibaar, zal beschikbaar zijn voor de deelnemers. Het zal beperkt zijn, meer bepaald water, een warme drank, wafels,

8 gedroogd fruit,... Kledij en uitrusting Een collant of trainingspak en handschoenen voor het overbruggen van de hindernissen worden sterk aangeraden. Het dragen van sieraden wordt sterk afgeraden. Vermomming niet toegelaten! De atletiekschoenen (spikes) zijn ook verboden evenals trail- of wandelstokken. Respect voor de omgeving Uit respect voor het milieu en de natuurgebieden langs het parkoers, is het ten strengste verboden om afval (papier, plastic verpakkingen,...) op het parkoers achter te laten. Er zullen vuilbakken ter beschikking zijn op de bevoorradingspost, de startplaats / aankomst, op de camping en in het toilet. Ze dienen verplicht gebruikt te worden door de deelnemers. De deelnemers dienen het afval en de verpakkingen te bewaren tot ze er zich van kunnen ontdoen op de door de organisatie aangeduide plaatsen. Sanctie Elke inbreuk vastgesteld door een van onze vrijwilligers of een lid van de organisatie leidt tot diskwalificatie, meer bepaald het in omgekeerde richting lopen op het circuit, het niet respecteren van het parkoers, een gevaarlijk of agressief gedrag, het achterlaten van afval op het parkoers. Opgeven Behalve in geval van blessure, indien een deelnemer wenst op te geven, moet hij, voor zover mogelijk, opgeven op de plaatsen die door de organisatie zijn ingericht voor opgave en repatriëring. Hij moet zich melden bij de verantwoordelijke ter plaatse, die zijn nummer definitief ongeldig maakt. De ploeg kan doorgaan zolang er 2 geldige lopers overblijven. In geval van opgave moet de aanvoerder onmiddellijk de organisatoren verwittigen! Veiligheid Een medische bijstand wordt verleend door artsen en mobiele noodeenheden. Deze laatste worden gewaarschuwd, indien nodig, door signaalgevers verspreid over het parkoers. Op basis van medisch advies eigent de organisatie zich het recht toe uit de race te zetten en van het parkoers te verwijderen iedereen die zij ongeschikt beoordeelt om de race voort te zetten. Elke deelnemer die beroept doet op een arts of hulpverlener

9 onderwerpt zich bijgevolg aan zijn gezag en verbindt zich ertoe om zijn beslissingen volledig te accepteren. Indien nodig, en in het belang van de geholpen persoon, wordt er beroep gedaan op reddingsteams, die vanaf dan de leiding nemen en van alle aangepaste middelen gebruik maken. Gebruik van beelden De foto s door onze teams genomen vóór, tijdens en na de wedstrijd zullen gepubliceerd worden op de website enkele dagen na de race. Door zijn deelname aan de race, geeft elk deelnemer de toestemming aan de organisatie (of aan zijn rechthebbenden) gebruik te maken of te laten maken, weer te geven of te laten weergeven zijn naam, beeld, stem en zijn sportieve prestatie in het kader van de race, met het oog op elke directe uitbating of op afgeleide manier van de race, met inbegrip van elk commercieel en publicitair doel, en dit op eender welke drager, in de hele wereld, op alle vandaag gekend en nog niet gekende manieren, en voor de actuele toegestane duur in het kader van auteursrecht via wetgevende en reglementaire bepalingen, de juridische en arbitrage beslissingen van alle landen en actuele en toekomstige internationale conventies, met inbegrip van de eventuele verlengingen die aan deze duurtijd zouden worden toegevoegd. Newsletter De inschrijving voor de 24u Xtreme Team Running impliceert voor de deelnemer automatisch een abonnement op de newsletters van de Zelos Events en Crazy Run races. Deze nieuwsbrieven geven de deelnemers onder meer alle praktische informatie die nodig is voor de voorbereiding en het goede verloop van de race en de komende races. Verzekeringen Burgerlijke aansprakelijkheid en persoonlijk ongeval: Conform de vigerende wetgeving heeft de organisator een verzekering met betrekking tot de financiële gevolgen van zijn burgerlijke aansprakelijkheid en die van haar medewerkers onderschreven. De verzekering dekt de individuele risico s van de lopers niet. Het is aan elke deelnemer zijn eigen persoonlijke ongevallenverzekering te hebben die zijn sportieve- en vrijetijdsactiviteiten dekt en die de betaling van een kapitaal garandeert in geval van lichamelijke letsels (overlijden of blijvende invaliditeit) als gevolg van een ongeval op het parkoers van de race waarvan hij al dan niet verantwoordelijk is, ongeacht of er een derde geïdentificeerd en/of verantwoordelijk is. Materiële schade De organisator is niet aansprakelijk voor diefstal, schade of verlies van persoonlijke goederen van de deelnemers tijdens de race. Het is dus aan iedere deelnemer, als hij het

10 nodig acht, een verzekering af te sluiten. Wijziging Annulering van de race De organisatie behoudt zich het recht voor op elk moment het parkoers en/of de locatie van de bevoorradingsposten te veranderen. In geval van slechte weersomstandigheden en om de veiligheid van de deelnemers te garanderen, behoudt de organisatie zich het recht voor om het tijdstip van vertrek uit te stellen, om hindernissen te verwijderen, om de race te stoppen of te annuleren. Tijdmeting Alle deelnemers zullen worden getimed door O'TOP Services, partner van de organisatie. In alle gevallen, ook in geval van opgave, moet de deelnemer de chrono chip van de organisatie teruggeven na zijn race. In geval van niet-teruggave, verlies of beschadiging, kan de chrono chip aangerekend worden aan de deelnemer aan 20,00. Prijzen en beloningen De eerste drie teams zullen ongeacht hun leeftijd worden beloond. Zij die aanspraak maken op een podiumplaats dienen alle hindernissen, met inachtneming van hun bijzonderheden, te nemen. De organisatoren behouden zich het recht voor om categorieën toe te voegen in functie van het aantal inschrijvingen. Procesvoering Eventuele klachten, met name in geval van een blessure, moeten schriftelijk worden ingediend, in het Frans, vergezeld van de naam, voornaam en startnummer van de deelnemer en gericht aan de hoofdzetel van de organisatie, binnen een termijn van 5 (vijf) dagen na de race. Na deze periode zal geen klacht meer aanvaard worden. De deelname aan de 24u Xtreme Team Running impliceert het aanvaarden van de totaliteit van voorliggend reglement en de ethiek van de race. Afstand van verhaal 24h Xtreme Team Running Alle deelnemers dienen de aanduidingen van de veiligheidsnormen van de Organisator en de belgische wegcode te volgen. Het niet respecteren van de aanwijzingen van deze veiligheidsnormen zal een diskwalificatie en het verwijderen uit de 24h Xtreme Team Running tot gevolg hebben.

11 Bij deelname aan de 24h Xtreme Team Running verklaart u in goede gezondheid te zijn en geschikt te zijn om te kunnen lopen. Deelname aan de 24h Xtreme Team Running geschiedt op uw eigen en enige verantwoordelijkheid. De Organisator raadt een preventief sportief medisch onderzoek aan bij een sportdokter vooraleer deel te nemen. Noch de Organisator, noch leden van zijn personeel, noch derden op wie beroep gedaan werd in het kader van de 24h Xtreme Team Running kunnen verantwoordelijk gesteld worden voor eventuele schade, van welke aard dan ook, die zou voortkomen uit het organiseren van de 24h Xtreme Team Running, met inbegrip van de deelname aan de 24h Xtreme Team Running. Onder hetzelfde voorbehoud kunnen noch de Organisator, noch de bovenvermelde personen verantwoordelijk gesteld worden voor een technisch probleem, van welke aard ook, dat zich zou voordoen tijdens het verloop van de 24h Xtreme Team Running, bij zichzelf, bij een deelnemer en/of een derde. De Organisator is onder geen beding verantwoordelijk voor eventueel verlies en/of diefstal van persoonlijke spullen binnen de omheining en op de omloop van de 24h Xtreme Team Running. Een dienst voor medische hulpverlening wordt verzekerd door hulpdiensten. Deze laatsten worden opgeroepen, wanneer nodig, door de mensen van de signalisatie die over het parcours verspreid zijn. De Organisator behoudt zich het recht voor, op medisch advies, elke persoon van de wedstrijd uit te sluiten en te laten verwijderen van het parcours, welke ze ongeschikt beoordeelt om de proef verder te doen. Eenieder die beroep doet op een dokter of een hulpverlener onderwerpt zich de facto aan hun autoriteit en verbindt er zich volledig toe hun beslissingen te aanvaarden. Indien nodig, en in het belang van de persoon die hulp krijgt, zal beroep gedaan worden op de hulpdiensten die, vanaf dat moment, de leiding nemen van de operatie en alle aangepaste middelen zullen aanwenden. Met dit document verklaar ik dat ik het reglement gelezen heb en ermee akkoord ga.