De partyscene. Strand Zuid. Tom Wehkamp

Transcriptie

1 De partyscene Strand Zuid Tom Wehkamp

2 Onderwerp: PartyScene op Ibiza en in Amsterdam Filmtitel: Ibiza123 Cast: 123 Doelgroep film: jongeren en volwassenen tot 35 jaar Doelgroep Premiere: Een selectief gezelschap VIP s Film industrie Film en Muziek pers Opinieleiders / smaakmakers in de partyscene Uitgangspunt: Het doel van de première is primair: Publiciteit genereren bij het filmpubliek. Secundair: bij de filmindustrie (om distributie deals met bioscopen te krijgen)

3 1. Het idee Met 100 gasten is het een kleinschalig event. Deze kleinschaligheid maakt het ook juist heel uniek en exclusief voor de film VIP s en gasten, maar vooral ook voor het (jonge) filmpubliek dat we een kans geven om op de première aanwezig te zijn en hierdoor een kans krijgt om heel dichtbij de sterren te komen en de partyscene life te beleven. De première moet een aanjager zijn voor veel (en bijzondere) publiciteit. De kleinschaligheid (exclusiviteit) is hiervoor een kans. We gaan in de week voor de première samen met Radio 538 een groot radiospel optuigen waar slechts enkele kaartjes voor het event te winnen zijn en genereren hierdoor heel veel publiciteit. Er zijn al eerste gesprekken gevoerd met Radio 538 en die willen dit mogelijk zelfs gratis doen. Idee 2: Aanvullend kunnen we er ook voor kiezen om het Première event te combineren met een groot Party event voor het publiek (in dezelfde locatie). We halen de partyscene van Ibiza naar Amsterdam en bouwen in de RAI een grote party met verschillende locaties en muziek, etc. Dit kan alleen met grote sponsoren (Heineken, Redbull, Apple, Vodafone, kledingzaken, ga zo maar door) En heeft misschien een te lange voorbereidingstijd nodig. Datum Het opzetten van het event zal starten op 2 juni t/m 16 juni 2014 van 8:30 tot 16: juni zal het evenement plaatsvinden Locatie: Strand Zuid Bijzonder feest bij Strand Zuid, dat direct achter de RAI ligt. Uitstekende bereikbaarheid en parkeergelegenheid en volledig ingericht op het organiseren van grote en kleine events. De première van de film is in de RAI en na de voorstelling lopen de gasten naar buiten en staan midden in een strand locatie waar de afterparty begint.

4 2. De haalbaarheid voor een exclusief event met 100 gasten is slechts omgerekend 50 euro per gast. Dit is zeer beperkt en zelfs het kleine event kunnen we alleen optuigen met sponsors voor het event. Als freelancer heb ik een enorm professioneel netwerk en kan de betreffende sponsors gaan werven met én ook bij mijn netwerk. Als alternatief zouden we nog met unieke acties door het gebruik maken van viral marketing sponsors over kunnen halen. 3. Het Team Hieronder een overzicht van het team dat nodig zal zijn om het idee te kunnen realiseren. Hierbij geldt de crew voor dé première, maar(!) ook de afterparty. (Oftewel maal 2) Crew ` - Eventmanager / project manager: Zorgt ervoor dat ieder zijn taak weet en alles goed ervoor staat - Creatief team: Art director, designer - Promotie- / communicatie manager. Ook verantwoordelijk voor werving sponsoren - Standbouwer/event organisatie bedrijf: Aankleding, opbouw event. - Catering - Muziek en geluid Vergaderen In de praktijk zal 2 weken genoeg zijn om alles op te kunnen zetten. Hierbij zal er op elke werkdag van ma t/m vrij vergaderd worden van 8:30 tot 9:00 en van 16:00 tot 16:30. Hier is specifiek voor gekozen om iedereen scherp te houden. In de ochtend is iedereen fris en fruitig en zal er worden vergaderd over de benodigdheden van het events. In de avond zal er worden vergaderd over de gang van zaken. Bij beide vergaderingen zal het gehele team aanwezig moeten zijn.

5 4. Promotieplan Bij het promoten van de film zal er gebruik worden gemaakt van cross-mediale campagnes. Het is een krachtige tool waar steeds meer gebruik van wordt gemaakt in het hedendaagse leven. Daarnaast is het belangrijk om een publiciteitsstunt te organiseren met de reden dat het zorgt voor veel positieve ophef. Publiciteit - Eén TV zender exclusiviteit geven om bij de première te zijn (muziekzender en/of Shownieuws) Dit zal zorgen voor een extreem goede publiciteit. - Communiceren op Facebook en een Twitter campagne uitvoeren door acteurs (praat ik straks met jou op de meet and greet) Dit houdt in dat je kans maakt op een meet and greet met de acteurs op de première! - VIP kaarten kan winnen voor de première alleen bij Radio 538 voor het goed beantwoorden van een prijsvraag. - Winnaars terug laten komen in de uitzending en laten vertellen wie ze ontmoet hebben (en op facebook zetten) - Partyscene app uitbrengen (waar is het beste feest) - Goede grap uithalen waar iedereen intuint. Als voorbeeld dat de film niet doorgaat, omdat de crew het allemaal wel mooi vond.. Viral marketing Er zal ook gebruik worden gemaakt van Viral marketing. Dit houdt in dat er een YouTube filmpje zal worden gemaakt waarin bloopers tijdens het opzetten van het evenement en de opname op een grappige manier op de hak wordt gezet. Daardoor ontstaat er veel verkeer naar die specifieke film en zal er gezorgd worden voor veel verspreiding van een reclameboodschap via het internet die steunt op het mechanisme van mond-tot-mondreclame. Lokale kranten Regionale kranten behaalden in 2014 nog een bereik van 11% in de leeftijdsklassen tot 35 jaar. Dit is voor ons een reden om de lokale kranten een persbericht te sturen en eventueel telefonisch te benaderen om te vragen of ze het stuk willen plaatsen. Het zal zich richten op de kranten uit heel Nederland.

6 5. Haalbaarheid: De Locatie Strand Zuid in Amsterdam: Ingericht naar kleine en grote (RAI) events Budgetair zullen we sponsors moeten werven. Maar aangezien Radio 538 zo goed als zeker hier ook aandacht aan geeft is het ook voor sponsoren interessant. Er is een mogelijkheid om een dusdanig evenement gratis toegankelijk te maken, om zo de drempel zoveel mogelijk te verlagen. Een groot nadeel hieraan is dat er dan veel mensen 'gewoon' even komen kijken. En als aangegeven beschikt het over een uitstekende bereikbaarheid en parkeergelegenheid en volledig ingericht op het organiseren van grote en kleine events. Financieel gezien is het ook haalbaar. Het basis idee is vrij realistisch. Natuurlijk zullen er investeringen moeten worden gedaan om bepaalde marketing strategieën uit te voeren en zullen er loonkosten moeten worden betaald. Maar de verwachte opbrengsten zullen ruim voldoende zijn om deze kosten te kunnen dekken. In het geval van investeringen die buiten het financiële plaatje van het bedrijf vallen kan er altijd gezocht worden naar investeerders van buiten af.

7 6. Het evenement Op 10 mei zal iedereen in haar/zijn mailbox het werkrooster ontvangen. Vanwege dat iedereen op tijd voor het opzetten van het event goed geïnformeerd moet zijn hebben wij een maand van te voren het werkrooster gemaakt. 2 juni is de dag dat wij doormiddel van goede sponsoren het te gekke evenement kunnen opzetten. De cast/crew zal uitgenodigd worden stipt om 8:30. Er zal dan met iedereen bij elkaar overlegt worden over de taken en dat iedereen weet wat er gebeurt moet worden. Direct na de lokale briefing zal er een start worden gemaakt voor het opbouwen van het evenement. Tijdens de cross-mediale campagnes die gevoerd worden om de film in een positief en groter daglicht te zetten, zullen de gasten geselecteerd worden die op het evenement mogen komen. Op de officiële site, speciale campagne sites en radiostations (radio 538) kan er ingeschreven worden om kans te maken op kaarten om op het evenement te kunnen zijn. Tevens zal door the 'creatief team': Art directors en designers, flyers worden gemaakt om zoveel mogelijk mensen te kunnen informeren over het evenement en de acties. (Het gaat er natuurlijk uiteindelijk allemaal om dat iedereen de film gaat kijken als het in de cinema verschijnt.) Daarnaast moet the creatief team entreebewijs/plaatsbewijs kaartjes ontwikkelen en produceren om op de dag dat Ibiza123 gelanceerd wordt overhandigt kan worden. Op 7 juni zullen de event- en project managers getraind worden door de projectleider om de speciale gasten te verwelkomen inclusief de prijswinnaars. Na het event zullen de prijswinnaars ook terug naar huis worden gebracht in luxe auto's dat gesponsord zal zijn door Radio 538 (Thuisbrengservice) Vanwege de brede aanpak en vele mogelijkheden die er geboden worden door de cast/crew van de film zorgt dit ook voor een enorme publiciteit stunt voor de sponsors. Oftewel, dit zal worden verstaan onder een win-win situatie. Er zal ook de gehele dag op de 2 plekken (RAI & Strand zuid) een te gekke catering zijn genaamd: BF Eventcatering. Zij bieden heerlijke hapjes aan de gehele dag. Tevens moet de pers benaderd worden. Dit zal gebeuren door van te voren een aantal stappen te hanteren en dit zal worden uitgevoerd door de project managers. 1. Er zal een lijst worden gemaakt van te benaderen media. (Tijdschriften, televisie, radio, internet en dagbladen) 2. Persbericht zal geschreven worden. (Voor de lokale/regionale media) 3. Persberichten versturen naar de landelijke media 4. Contact worden gelegd met de lokale en regionale media. 5. Media op de hoogte houden (Goed van te voren aankondigen over de film) 6. Persberichten na bellen

8 Tijdens en na het event zal van 2 tot 17 juni alles opgezet worden. Dit geldt voor het opzetten van apparatuur in de RAI als het opzetten van strand zuid. Uiteraard zal dit geregeld worden door de standbouwer/event organisatie. Wij hopen met ons fantastische team iets geweldigs neer te kunnen zetten en veel publiciteit te kunnen genereren met de campagnes voor de film. 7. Draaiboek ACTIVITEIT PERIODE VERANTWOORDELIJKE Identificeren/uitnodigen cast/crew: Mr. Piet, Mr. Bot, Mr. Vermeulen & Mvr. Gerda Activiteiten rond locatie: - Opbouw - Tijdens het event - Na het event Activiteiten rond de gasten: - Selecteren en uitnodigen - Aanmeldingen registreren - Op de dag: Entreebewijs, plaatsbewijs etc. - Ontvangen en begeleiden speciale gasten (Ook prijswinnaars) - Thuisbrengservice Activiteiten rond de promotie: - Uitnodigen - Persbenadering 2 juni 2 juni 17 juni 28 mei 17 juni 4 juni 16 juni Groep: Eventmanager / project managers (eventueel stagiaires) Groep: Standbouwer/event organisatie bedrijven & Creatief team: Art director, designers Groep: Eventmanager / project managers Groep: Promotie- / communicatie managers Het samenstellen van een weekrooster 10 mei Groep: Eventmanager / project managers

9 8. Afhandeling Aan: De gehele crew en verantwoordelijke voor het opzetten/realiseren van de film betreft: Bedankbrief evenement Ibiza123 Beste gasten, Wij willen u allen hartelijk danken voor het opzetten en meehelpen van het evenement. Na twee weken hard gewerkt te hebben om de film in een maximaal positief daglicht te zetten was het uiteindelijk zo ver. Het evenement was een groot succes, de pers was lyrisch, BN'ers bleven maar praten over hoe geweldig het allemaal was opgezet, hoe fantastisch de film was en de winnaars die VIP kaarten hadden gewonnen, hadden de beste dag van hun leven. Enkele reacties van de BN'ers: "Super! Heb mij enorm vermaakt", "Kan niet wachten op de volgende film!", Het evenement was tot op de puntjes goed geregeld! Sinds tijden niet meer zo een goed event meegemaakt Zonder u was dit evenement beslist niet geworden tot het sportief/gezellig feest wat we er nu met z n allen van hebben gemaakt!!!! We willen u dan ook heel hartelijk bedanken voor uw hulp en medewerking bij de organisatie, de beschikbaarstelling van materialen, de sponsoring, standbouwers en noem zo maar op! Nogmaals hartelijk dank en heel graag tot volgend jaar! Namens de werkgroep en bestuur, Tom Wehkamp (Mediamanager) tomwehkamp@mail.com