Programma Drechtstedendinsdag avondgedeelte d.d. 1 oktober 2013 Locatie: Cultureel Centrum Landvast, Haven 4 in Alblasserdam

Transcriptie

1

2 Programma Drechtstedendinsdag avondgedeelte d.d. 1 oktober 2013 Locatie: Cultureel Centrum Landvast, Haven 4 in Alblasserdam uur Themabijeenkomst voor raad- en collegeleden Topsector Water Het kabinet wil topsectoren waarin Nederland wereldwijd uitblinkt, nog sterker maken. Om dat te bereiken, gaan overheid, bedrijfsleven, universiteiten en onderzoekscentra samen werken aan kennis en innovatie. De opgave is om Nederland sterk te positioneren in snelgroeiende afzetmarkten en om innovatieve oplossingen te vinden voor maatschappelijke vraagstukken. Een van de topsectoren die is benoemd is Water. De watersector richt zich op bescherming van de Nederlandse kust, maar ook op waterbesparende systemen en technologieën voor waterhergebruik. Er zal steeds minder zoetwater beschikbaar zijn voor consumenten. Nederland wil hierop inspelen. De internationale markt is groot en groeit sterk: het streven is de toegevoegde waarde van de Nederlandse watersector in de periode tot 2020 te verdubbelen. Het Topteam Water heeft uit 80 ingediende cases 13 prioritaire projecten geselecteerd waar de komende jaren in menskracht en middelen op ingezet zal worden. Vier van deze projecten worden getrokken door bedrijven en instellingen in de Zuidvleugel. Centraal in de uitwerking van de Uitvoeringsagenda Zuidvleugel voor de regio Drechtsteden staat de doorvertaling van de Topsector Water/Delta naar concrete projecten. Spreker: Hans Huis in t Veld De heer Hans Huis in t Veld is bereid gevonden om op 1 oktober een presentatie te verzorgen over de topsector Water en wat dit betekent voor de Drechtsteden. Hans Huis in t Veld is sinds 1 mei 2012 het boegbeeld van de Topsector Water. Hij is onder meer vicevoorzitter van de Raad van Commissarissen van Ballast Nedam, lid van de Raad van Commissarissen van EON Benelux, voorzitter van de Raad van Commissarissen van Science Port Holland, voorzitter van de Raad van Bestuur van TNO en voorzitter van de Raad van Bestuur van DHV (geweest). Voordat dhr. Huis in t Veld zijn presentatie houdt zullen de portefeuillehouders Tanis en Van de Burgt een korte inleiding houden. Zij zullen daarin aangeven voor welke onderdelen van de economische respectievelijk sociale agenda van de Drechtsteden het Topsectorenbeleid van belang is. Aan het eind van de bijeenkomst laten we ruimte voor vragen/discussie uur Gezamenlijke maaltijd uur Fractieoverleg Carrouselvergaderingen voor raadsleden SOCIAAL Volumebeperking WSV (informerend) uur Tijdens de Drechtraad op 3 september jl. is besloten deze Raadsinformatiebrief ter behandeling te agenderen voor de Carrousel. Bijlage S1: Raadsinformatiebrief d.d. 4 juli 2013 (nr. 13/135 op de lijst van ingekomen stukken). Portefeuillehouder: E. van de Burgt Verzamelbrief van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid met informatie over de stand van zaken wetsvoorstel Participatiewet en het onderzoek naar de verdeelsystematiek WWB 2015 (informerend) Tijdens de Drechtraad op 3 september jl. is besloten deze Raadsinformatiebrief ter behandeling te agenderen voor de Carrousel. Bijlage S2: Brief van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid d.d.12 juli 2013 (nr. 13/145 op de lijst van ingekomen stukken). Portefeuillehouder: E. van de Burgt

3 - 2 - Programma Drechtstedendinsdag avondgedeelte d.d. 1 oktober 2013 Locatie: Cultureel Centrum Landvast, Haven 4 in Alblasserdam 4 e Voortgangsrapportage Arbeidsmarktbeleid Drechtsteden (informerend) Voorheen was het gebruikelijk deze voortgangsrapportages te bespreken in de Carrousel. Nu wordt deze rapportage via een Raadsinformatiebrief aan de Drechtraad gestuurd. In de brief wordt aan de Drechtraad voorgesteld deze te agenderen voor de Carrousel. Bijlage S3: Raadsinformatiebrief d.d. 5 september 2013 (nr. 13/155 op de lijst van ingekomen stukken) Portefeuillehouder: E. van de Burgt Voorzitter: A. Burger Griffier: B.C.A.M. Poiesz FYSIEK en MIDDELEN uur Uitwerking programmalijn Maritieme Delta (informerend) Tijdens de Drechtraad op 3 september jl. is besloten deze Raadsinformatiebrief ter behandeling te agenderen voor de Carrousel. Bijlage F1: Raadsinformatiebrief d.d. 4 juli 2013 (nr. 13/136 op de lijst van ingekomen stukken). Portefeuillehouder: J.P. Tanis Duurzaamheidsstrategie (informerend) Al enige jaren werken we in de Drechtsteden aan de realisatie van onze duurzaamheidsambities. Dit doen we onder andere in het kader van ons Energieprogramma. De verschillende activiteiten lopen deels nog door in 2014 maar zijn wel in een afrondende fase. In 2013 werkt het Drechtstedenbestuur daarom aan een Duurzaamheidsstrategie. Met deze strategie willen de Drechtsteden de volgende stap zetten op weg naar een meer duurzame samenleving en economie. Duurzaamheid is de balans tussen people, planet en profit. Duurzaamheid verbindt mensen, stimuleert innovatie en biedt marktkansen. Graag betrekt de portefeuillehouder de heer Mirck, de leden van de Carrousel Fysiek in een vroeg stadium bij het opstellen van een duurzaamheidsstrategie, om: - Inzicht te geven in wat we de afgelopen jaren hebben bereikt; - Kennis over te brengen over de belangrijke ontwikkelingen op het terrein van duurzaamheid; - Burgers en bedrijven te laten vertellen wat zij aan ambities hebben; - Van hen te horen wat zij van de overheid verwachten; - Te spreken over de verbreding van duurzaamheid naar andere beleidsvelden. Voor nadere informatie: - De energieke samenleving: op zoek naar een sturingsfilosofie voor een schone economie: - Circulaire economie: Portefeuillehouder: H. Mirck Transitieplan I&A (opiniërend) De second opinion wordt vanavond aan de Drechtraad aangeboden en besproken. Op 2 juli jl. is in de Drechtraad afgesproken de besluitvorming over het Transitieplan I&A op 1 oktober in de Drechtraad te laten plaatsvinden. Bijgaand treft u het voorstel van het Drechtstedenbestuur hierover aan. Op voorstel van de Agendacommissie wordt zowel het voorstel als de second opinion voorafgaand aan deze besluitvorming in deze Carrousel behandeld. Bijlage M1 - Voorstel Reactie DSB op second opinion EY en restant-kredietaanvraag Transitieplan I&A Drechtsteden - Transitieplan I&A Drechtsteden SCD, versie 3.1 d.d. 12 maart 2013

4 - 3 - Programma Drechtstedendinsdag avondgedeelte d.d. 1 oktober 2013 Locatie: Cultureel Centrum Landvast, Haven 4 in Alblasserdam - Ontwerp-besluit Drechtraad - Aanbiedingsbrief raadswerkgroep bij de second opinion - Second opinion Transitieplan I&A SCD d.d. 6 september 2013 Portefeuillehouder: H. Mirck Voorzitter: C. Moorman Griffier: M. van Hall uur Drechtraad (Zie concept-agenda en bijbehorende stukken Drechtraad) Alle stukken zijn te vinden via / Drechtstedendinsdag, de stukken uur Sluiting met een hapje en drankje

5 Carrousel Sociaal Bijlage S1 Raadsinformatiebrief: Volumebeperking WSV (nr. 13/135 op de lijst van ingekomen stukken)

6

7

8 Carrousel Sociaal Bijlage S2 Verzamelbrief van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid met informatie over de stand van zaken wetsvoorstel Participatiewet en het onderzoek naar de verdeelsystematiek WWB 2015 (nr. 13/145 op de lijst van ingekomen stukken)

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31 Carrousel Sociaal Bijlage S3 Raadsinformatiebrief: 4 e Voortgangsrapportage Arbeidsmarktbeleid Drechtsteden (nr. 13/155 op de lijst van ingekomen stukken)

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56 Carrousel Fysiek Bijlage F1 Raadsinformatiebrief: Uitwerking programmalijn Maritieme Delta (nr. 13/136 op de lijst van ingekomen stukken)

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81 Bijlage M1 VOORSTEL DRECHTRAAD CARROUSEL MIDDELEN 1 oktober 2013 VOORSTEL DRECHTRAAD 1 oktober 2013 Portefeuillehouder Datum H. Mirck Steller Telefoonnummer C. Buchinhoren c.buchinhoren2@drechtsteden.nl Onderwerp Reactie DSB op Second Opinion EY en restant-kredietaanvraag Transitieplan I&A Drechtsteden Voorstel 1. Kennis nemen van de reactie van het Drechtstedenbestuur op de rapportage van EY; 2. Het DSB opdracht geven om de adviezen vanuit de rapportage van EY over te nemen en te sturen en te rapporteren over de hieruit voortkomende acties middels de vastgestelde voortgangsrapportage Transitieplan I&A 3. Het ongewijzigd vaststellen van het Transitieplan I&A Drechtsteden en het bijbehorende krediet middels het beschikbaar stellen van het restant van het krediet van ter uitvoering van het Transitieplan I&A Drechtsteden. Bevoegdheid Drechtraad, artikel 7 GrD. Samenvatting Het Transitieplan I&A Drechtsteden bevat een integraal voorstel, inclusief kredietaanvraag, voor het structureel op orde houden van de I&A-dienstverlening binnen de Drechtsteden. In de raadscarrousel van 14 mei 2013 is een motie aangenomen tot uitvoering van een onafhankelijk onderzoek/second opinion naar het Transitieplan I&A Drechtsteden. Op 6 september is de definitieve rapportage van EY ontvangen. In deze notitie treft u de reactie van het Drechtstedenbestuur op deze definitieve rapportage. Het Drechtstedenbestuur ziet geen reden om naar aanleiding van de rapportage van EY, het voorliggende Transitieplan I&A Drechtsteden te wijzigen. Het DSB bevestigt de door EY geduide aandachtspunten en zal deze waar deze liggen binnen de invloedssfeer van het SCD en de GRD borgen en monitoren. Tevens stelt het DSB de Drechtraad voor, op basis van de bevindingen in het rapport, het Transitieplan I&A vast te stellen en het restantkrediet voor het Transitieplan I&A vrij te geven. Toelichting op het voorstel Aanleiding In de raadscarrousel van 14 mei is een motie aangenomen tot uitvoering van een onafhankelijk onderzoek/second opinion naar het Transitieplan I&A Drechtsteden. De Drechtraad heeft opdracht gegeven aan EY het Transitieplan vanuit meerdere perspectieven te beoordelen. Het DSB heeft op basis van de op 6 september jl. ontvangen definitieve rapportage een reactie geformuleerd. In afwachting van de uitkomsten van de second opinion heeft uw Drechtraad eerder dit jaar de besluitvorming over het Transitieplan I&A en het ter beschikking stellen van het restant krediet voor de uitvoering van het Transitieplan opgeschort. De uitkomsten van het rapport rechtvaardigen het in de ogen van het Drechtstedenbestuur om aan uw Drechtraad het definitief vaststellen van het Transitieplan I&A en de restant-kredietaanvraag voor te leggen. Beoogd resultaat Kennisnemen van de reactie van het Drechtstedenbestuur op de rapportage van EY.

82 pagina 2 Het DSB opdracht geven om de adviezen vanuit de rapportage van EY over te nemen en te sturen en te rapporteren over de hieruit voortkomende acties middels de vastgestelde voortgangsrapportage Transitieplan I&A. Het ongewijzigd vaststellen van het Transitieplan I&A Drechtsteden in zijn totale omvang en het bijbehorende krediet middels het vrijgeven van het restant van het krediet van ter uitvoering van het Transitieplan I&A Drechtsteden, zodat zo snel mogelijk verdere uitvoering gegeven kan worden aan de noodzakelijke investeringen. Inhoudelijke reactie op rapportage EY Bevestiging van gemaakte keuzes Het Drechtstedenbestuur heeft met interesse kennis genomen van de rapportage van EY. Veel van de bevindingen en conclusies worden herkend en zijn te plaatsen in de periode dat het Transitieplan I&A is vervaardigd en in route is gebracht. Sinds die tijd is er door het Transitieteam en de organisatie flink doorgewerkt aan de voorbereidingen voor het ten uitvoer brengen van het plan. Daarmee wordt een aantal conclusies door EY niet alleen gevoeld als een bevestiging van gemaakte keuzen en de ingezette weg, maar tevens ook als een welkome aanscherping van een aantal punten en risico s. Ons Drechtstedenbestuur en het Transitieteam I&A zullen hier hun voordeel mee doen. Wij zullen het Transitieteam I&A dan ook vragen om in de voortgangsrapportages gedurende het traject melding te maken van de voortgang die is gemaakt op de aanbevelingen van EY. Het nieuwe normaal Een van de succesfactoren voor de gehele transitie is het vermogen van de Drechtsteden om de 9 basisprincipes van het nieuwe normaal na te kunnen leven. Deze basisprincipes betekenen ook een andere rol voor de klantorganisaties. Hoewel de basisprincipes worden genoemd in de voorliggende rapportage wordt zijdelings ingegaan op de mate waarin deze organisaties dat kunnen waarmaken. De gebieden waarop nauw samengewerkt moet worden tussen enerzijds de CIO, SCD-IT en de business zijn door het transitieteam I&A benoemd. Momenteel wordt gewerkt aan de wijze waarop hier invulling aan kan worden gegeven. Om uiteindelijk een effectief stelsel van mandaten en bevoegdheden rond ICT tussen deelnemers, SCD-IT en de CIO te krijgen, is regionale besluitvorming, een rechte rug en op onderdelen een herijking nodig die buiten de directe beïnvloedingsfeer van het transitieteam ligt. Mede hierdoor zal bijvoorbeeld het terugdringen van het aantal in gebruikzijnde applicaties (de zg. applicatieconsolidatie) succesvoller verlopen. Governance en programma control Wij herkennen ons in het punt van het programma- en projectmanagement en vullen momenteel de maatregelen rondom de programmastructuur, programma- en projectmanagement, inclusief de aanbevelingen vanuit het rapport van EY. Invulling cruciale functies Ten aanzien van de rol voor interim managers brengen wij graag een nuancering aan. Momenteel worden door het SCD en de CIO-office structurele versterkingen gezocht op cruciale functies. Door het DSB wordt in aanvulling op de rapportage van EY voorgesteld om de verantwoordelijk portefeuillehouder zitting te laten nemen in de selectiecommissie voor de werving van deze cruciale functies. Op het terrein van ICT worden zoveel mogelijk eigen medewerkers ingezet en vrijgemaakt voor het transitietraject. Hiermee worden projectrisico s verminderd en is draagvlak en kennis geborgd bij de eigen medewerkers. Alleen waar het echt noodzakelijk is worden externen betrokken. Bovendien bezetten momenteel de externen juist de interne plekken vanwege ontbreken van formatie en budgetten en door de historisch gegroeide situatie. Het beschikbaar doen komen van de gevraagde financiële middelen in het Transitieplan op het terrein van personeel en de ontwikkeling van de flexibele schil zal de slagkracht doen vergroten en zal als een steun in de rug worden gevoeld. Verder is het van belang om een onderscheid te maken naar de verandering en het dagelijkse beheer. Hierbij is een programma van deze omvang met alleen interne krachten niet wenselijk, maar moeten uiteraard wel de interventies plaatsvinden die er voor zorgen dat na in beheer name de interne capaciteit het reguliere werk kan doen. Afschrijvingstermijnen Ten aanzien van de afschrijvingen onderschrijft het DSB het basisprincipe 3 jaar tenzij dat ook is toegepast in het Transitieplan I&A. Deze periode van 3 jaar is gebaseerd op de gemiddelde verwachte economische levensduur van de investeringen. Het zonder meer verlengen van afschrijvingstermijnen vergroot het risico op hogere kosten voor beheer en onderhoud en kwaliteitsverlies. Voor sommige

83 pagina 3 onderdelen kan de individuele business case, onderbouwd met argumenten, een beroep doen op de tenzij-clausule. Door deze methodiek is een structurele oplossing voor de (her)investeringen gecreëerd. Het spreekt voor zich dat er in de businesscase en gedurende de gebruiksfase kritisch wordt getoetst, waarbij pas wordt vervangen als dit op dat moment strikt noodzakelijk is. Mocht dit leiden tot andere keuzen, dan wordt in overleg met de portefeuillehouder afgestemd hoe hier mee wordt omgegaan. Risicoanalyse Inzake de risico-analyse merken wij op dat de genoemde risico s herkenbaar zijn, maar elkaar ook overlappen en veelal een oorzaak-gevolg relatie kennen. Voor een deel van de genoemde risico s geldt dat in het Transitieplan I&A en de wijze waarop wij er in de praktijk uitvoering aan geven er mitigerende maatregelen zijn genomen. Voor een deel vallen de risico s buiten de invloedsfeer van het SCD en/of de CIO-Office, het DSB en de Drechtraad. In onze reactie volgen we de risico- en categorie-indeling zoals gehanteerd door EY, te weten: Ten aanzien van de risico s met een relatief laag berekende waarde tussen 1-2 kan gesteld worden dat het transitieteam deze risico s goed in het vizier heeft en passende maatregelen zijn doorgevoerd dan wel klaar staan om in uitvoering te nemen. Ten aanzien van de risico s met een berekende waarde tussen 3-4, maakt het rapport van EY onderscheid naar de volgende gebieden: Strategische koers en business case: (risico s 2 en 3): Het inhoudelijk spreken met één mond vanuit de klantorganisaties naar de serviceorganisatie toe en komen tot één gemeenschappelijke keuze voor de inrichting van processen en keuze voor computersystemen is een belangrijke voorwaarde voor succes. Dit vraagt van de betrokken organisaties het vermogen om de grootst gemeenschappelijke deler van het netwerk te vinden.. Dit betekent één eigenaar en/of één opdrachtgever. Het nu op regionaal niveau opgestarte doorontwikkelingsprogramma Uniformering processen en systemen en de uitwerking van het snijvlakkenrapport op het terrein van eigenaar- en opdrachtgeverschap moet derhalve volledig worden uitgevoerd. Bereidheid om mee te bewegen, vertrouwen dat een ander een goede afweging voor de regio maakt en een vaste koers, zijn elementen die weliswaar buiten het Transitieplan I&A vallen maar cruciaal zijn voor het succes. Buiten de verantwoordelijkheden van het transitieteam zijn bestuurlijke afspraken gemaakt inzake de rapportages en de wijze waarop men elkaar aanspreekt bij negatieve afwijkingen; (risico 13): Indien er voor het nieuwe werken een aanvulling op het toekomstbestendige fundament (niveau 1) moet worden gedaan, zal in overleg met het vragende organisatieonderdeel worden gekeken wat de functionele behoefte is en eventueel aanvullend budget moeten worden aangevraagd. Dit is conform de aan het transitieplan I&A gestelde eisen en maakt derhalve geen onderdeel uit van het transitieplan I&A. Projectbeheersing en Governance: (risico 4): Inzake het onderkende risico ten aanzien van Projectbeheersing en Governance dient opgemerkt te worden dat de Governance is beschreven, zijn Programmamanager en Project Management Officer geworven, is het programma-control ingericht en wordt de voortgang op het programma wekelijks in het transitieteam besproken. Het Transitieplan I&A voorziet in de maatregelen op het gebied van structuur, processen, middelen en control om niveau 1 te bereiken. Ten aanzien van niveau 2 geldt dat in de loop van het traject aanvullende maatregelen genomen moeten worden. We zullen daar te zijner tijd tijdig en met de betrokken portefeuillehouder en bestuurlijke gremia mee overleggen. Het transitieteam is momenteel bezig om conform de

84 pagina 4 beschreven governance en rapportagelijnen de diverse bouwstenen van de transitie I&A verder uit te werken volgens het SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdgebonden) principe. Changemanagement: (risico s 16 en 17): Ten aanzien van de competenties, kwaliteiten en formatieve sterkte kan gesteld worden dat het Transitieplan I&A voorziet in structurele capaciteitsuitbreiding, ontwikkelingsplannen en veranderkundige trajecten om medewerkers mee te nemen in de veranderingen en deze zich eigen te maken. Ook het beschikbaarstellen van het beschikbare budget ten behoeve van de changeactiviteiten zal dit risico mitigeren. In het transitieplan I&A is expliciet de toezichthoudende rol van de portefeuillehouder opgenomen. Aan hem zal ook gedurende de realisatie met regelmaat worden gerapporteerd. conform de toezichtpassage in het transitieplan I&A. Om alle genoemde risico s te managen onderschrijft het DSB dat krachtige gremia nodig zijn en bestuurlijke besluiten adequaat door de ambtelijke top moeten worden doorgecommuniceerd naar de werkvloer. Samenvattend is een strakke aansturing van de transitie noodzakelijk. In principe dient de bestaande Governance structuur binnen de Drechtsteden hierin grotendeels te voorzien, aangevuld met de opzet van de Governance rond de Transitie I&A. Wij betrekken de relevante ambtelijke en bestuurlijke gremia inclusief verantwoordelijk portefeuillehouder nadrukkelijk. De second opinion in ogenschouw nemend en met in achtneming van de hierboven beschreven reactie, ziet het DSB geen aanleiding om het oorspronkelijke Transitieplan I&A Drechtsteden en de bijbehorende kredietaanvraag te wijzigen. Het DSB spreekt zijn waardering uit voor de wijze waarop de raadscommissie en de onderzoekende partij de second-opinion hebben begeleid c.q. uitgevoerd. Kanttekeningen Niet aan de orde Consequenties Financiële consequenties Uw Drechtraad heeft in de vergadering van 11 juni jl. besloten tot het vrijgeven een eerste tranche van het totale in het Transitieplan gespecificeerde krediet van ,- voor een bedrag van ,-. Met dit besluit heeft u het mogelijk gemaakt de operationeel kritische en noodzakelijke investeringen tot 1 oktober 2013 uit te voeren, zoals beschreven in het Transitieplan. Ook hebt u met ditzelfde besluit besloten tot om het vrijgeven van het restant van het krediet op te schorten tot uiterlijk 1 oktober 2013, tot het onderzoek gereed zou zijn én eventuele aanpassingen op het Transitieplan I&A zijn verwerkt en behandeld in uw raad. Op basis van de uitkomsten van de second opinion neemt uw raad een besluit over het vaststellen van het Transitieplan I&A en het vrijgeven van het restant krediet. De effectuering hiervan zal plaatsvinden via de Tweede Bestuursrapportage Hieronder volgt een toelichting op de opbouw van de kredietaanvraag die nu voorligt en de wijze waarop dit binnen de GRD-begroting en de lokale begrotingen verwerkt zal worden. De oorspronkelijke kredietaanvraag aan de Drechtraad bedroeg De totale projecten portefeuille bedraagt Hiervan is bij de begroting 2013 van de GRD al ter beschikking gesteld. Daarom resteert de aanvraag van ICT Projecten Project Windows 7 en Office Project Werkplek virtualisatie Project Vervanging werkplek hardware (FAT + Thin) Project Vervanging serveromgeving Project Vervanging van de storageomgeving Project Vervanging van de netwerkapparatuur Randvoorwaardelijke projecten en Tooling Totaal Verkregen krediet, opgenomen in begroting Resteert voor huidige kredietaanvraag

85 pagina 5 Het krediet u dat in juni beschikbaar heeft gesteld, is als volgt opgebouwd: Project Omvang investering Project centrale omgeving ,= Project Werkplek Virtualisatie ,= Project Windows en Office Werkplek ,= Totaal ,= Het thans goed te keuren krediet: Totaal benodigde krediet Verkregen krediet middels de jaartranche in de begroting Verkregen krediet middels besluit Drechtraad juni Huidige kredietaanvraag Drechtraad oktober Het totale krediet is als volgt verdeeld: totaal De uit het krediet voortvloeiende kapitaallasten Kapitaallasten totale krediet n.v.t Kapitaallasten jaartranche begroting n.v.t Kapitaallasten besluit Drechtraad juni n.v.t Restant Kapitaallasten huidige aanvraag n.v.t Concreet betekent dit voor 2013 het volgende: a. De begroting GRD Toename begroting ICT en CIO (x 1.000) niveau De genoemde bedragen betreffen de toename van de begroting van ICT en CIO voor wat betreft het gehele transitieplan, inclusief de hierboven genoemde kapitaallasten en rekeninghoudend met de overeengekomen reductiedoelstellingen inzake accounts, werkplekken en applicaties. Hierin zitten niet de eenmalige lasten van de inhaalafschrijvingen (zie b). b. Inhaalafschrijvingen 2013 en dekking 2013 ICT (bedragen x 1.000) eenmalig Inhaal afschrijving Inzet gereserveerd bedrag jaarrekeningresultaat 2012 GrD Inzet deel van de lokaal begrote 6,50 per inwoner voor regionale informatiseringsprojecten (lokaal besluit) De inzet van lokaal begrote 6,50 was onderdeel van het voorstel Transitieplan aan het DSB van 6 maart. Het DSB heeft toen ingestemd met de voorstellen tot dekking. Wij gaan er van uit dat lokale bekrachting waar dat nodig is- plaatsvindt of inmiddels heeft plaatsgevonden binnen de gemeenten.

86 pagina 6 c. Gemeentelijke bijdragen Extra bijdrage (x 1.000) Alblasserdam Dordrecht HI Ambacht Papendrecht Sliedrecht Zwijndrecht Totaal Deze wijzigingen zullen met de Tweede Bestuursrapportage 2013 worden geëffectueerd in de begrotingen van de GRD en de eigenaren. Personele en organisatorische consequenties Zoals opgenomen in het Transitieplan I&A Drechtsteden Ons standpunt ten aanzien van de door EY gemaakte opmerking op het gebied van het belang van een goed programma control en de structurele invulling van cruciale functies hebben wij hiervoor toegelicht. Juridische consequenties Niet aan de orde. Consequenties voor andere beleidsvelden en organisaties Niet aan de orde. Advies en draagvlak Niet van toepassing Verdere procedure, communicatie en uitvoering De reactie van het Drechtstedenbestuur wordt tezamen met het eindrapport van EY aan de Drechtraad aangeboden. Onderliggende stukken - Ontwerp-besluit Drechtraad. - Transitieplan I&A Drechtsteden SCD, versie 3.1 d.d. 12 maart 2013.

87 BESLUIT DRECHTRAAD d.d. 1 oktober 2013 Portefeuillehouder Steller H. Mirck C. Buchinhoren Onderwerp Reactie DSB op Second Opinion EY en restant-kredietaanvraag Transitieplan I&A Drechtsteden DE DRECHTRAAD Gezien het voorstel van het Drechtstedenbestuur van 10 september 2013; Gelet op artikel 7 van de Gemeenschappelijke regeling Drechtsteden; Overwegende dat de door EY uitgevoerde second opinion op het Transitieplan I&A Drechtsteden geen belemmeringen bevat in te stemmen met de in het plan opgenomen investeringsopgave; BESLUIT: 1. Kennis nemen van de reactie van het Drechtstedenbestuur op de rapportage van EY. 2. Het DSB opdracht geven om de adviezen vanuit de rapportage van EY over te nemen en te sturen en te rapporteren over de hieruit voortkomende acties middels de vastgestelde voortgangsrapportage Transitieplan I&A. 3. Het ongewijzigd vaststellen van het Transitieplan I&A Drechtsteden en het bijbehorende krediet middels het beschikbaar stellen van het restant van het krediet van ter uitvoering van het Transitieplan I&A Drechtsteden. Aldus besloten in de openbare vergadering van 1 oktober de coördinerend griffier, de voorzitter, A. Overbeek drs. A.A.M. Brok

88 Transitieplan I&A Drechtsteden SCD Versie Versie 3.1 Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

89 1. Inleiding 1.1 Achtergrond en aanleiding De regionale samenwerking in de Drechtsteden is gebouwd op gedeelde ambities. Ambities die in gezamenlijkheid zijn uitgesproken over bijvoorbeeld economische ontwikkeling en over het op orde houden van ons sociaal voorzieningenniveau. Over de kwaliteit van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven en over het als professionele organisaties samen kunnen werken met strategische partners. Bij deze ambities speelt informatie- en communicatietechnologie (ICT) een steeds grotere rol. ICT is randvoorwaardelijk voor de impulsen die de regio op economie, dienstverlening, voorzieningen en partnerschap heeft uitgesproken. De afhankelijkheid van deze ICT voor onze vitale bedrijfsprocessen is groter geworden dan wij enkele jaren geleden hadden kunnen vermoeden. Ook het belang van informatie heeft een enorme sprong genomen. Informatie vormt voor ons steeds meer de grondstof voor onze processen en producten. Ook de omgeving waarin onze medewerkers hun taken uitvoeren verandert. Wij maken steeds meer onderdeel uit van ketens en moeten daarin in staat zijn informatie te genereren en te delen. Het is een grote opgave om met ons organisatienetwerk mee te gaan in deze ontwikkelingen en de ICT daartoe als middel optimaal in te vullen. Het Shared Servicecentrum Drechtsteden (verder te noemen SCD) en de regionale I&A-functie bestaan sinds De I&A-functie omvat het geheel van taken, verantwoordelijkheden, afspraken en functionele (software) en technische onderdelen (hardware en infrastructuur) die moeten worden uitgevoerd en bestaan om de informatisering en automatisering vorm te geven, zowel bij het SCD, de GRD als de deelnemers. Op basis van destijds afgesproken uitgangspunten is het SCD bij de start praktisch (met een bigbang) aan de slag gegaan en is werkende weg invulling gaan geven aan de opdracht voor het shared concept voor delen van de I&A-functie op basis van een aantal uitgangspunten: Continuïteit en kwaliteit garanderen voor deelnemende klantorganisaties Best in Class Management Applicatieportfolio terugmanagen Convergentie kernapplicaties Bedrijfsapplicaties blijven bij klantorganisaties zelf Kaderstelling die leidt tot uniformering aan acteren klantzijde (geen breed gesorteerde supermarkt maar standaard productencatalogus) Personeel dat weerbaar is (klantgericht en niet klantgezwicht) Daarbij diende en dient effectiviteit & efficiency nagestreefd te worden door: Schaalvergroting daar waar mogelijk toe te passen (deze is onmiddellijk ingeboekt) Op basis van benchmarking en daaruit resulterende bestpractices een budget te bepalen. Bij de start van het SCD is het budget voor het SCD met circa 20% gekort. Voor de afdeling SCD-ICT is daarna in 2009 extra budget gevraagd en verkregen vanwege tekort aan personeel en de veel grotere migratie-inspanning dan verwacht (door o.a. meer werkplekken en applicaties) Het toepassen van het sharing concept (het delen van systemen maakt het geheel goedkoper op termijn) en uniformering van applicaties en systeemgebruik (zg. consolidatietrajecten) Inmiddels zijn veel ervaringen opgedaan, is er een uitgevoerde evaluatie door PwC, een Realisatieplan en diverse analyses (zoals een conceptaudit op delen van de technische infrastructuur en enkele computertoepassingen) en memo s over actuele uitdagingen beschikbaar. De I&A-functie staat nu waar het staat en in het licht van de destijds gekozen uitgangspunten zeker niet onverdienstelijk. Landelijk was en is het SCD een positief voorbeeld waar vaak naar wordt verwezen en gekeken. Noemenswaardig vanuit het oogpunt van de I&A-functie, is de centralisatie van de meeste I&A-taken bij het SCD vanuit de lokale gemeenten, het ontstaan van Grid 1.0, het terugdringen van het aantal applicaties van ca naar ca , een ingericht rekencentrum en een regionale projectportfolio. Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

90 Niet alleen lokaal maar ook landelijk hebben de Drechtsteden daar een positief aanzien mee gekregen. Het SCD geldt nog steeds als een goed voorbeeld voor andere regio s. Het speelveld waarin de I&A-functie zich bevindt is echter breed en complex: we hebben te maken met gemeenten als eigenaren als klant, met verschillende gemeenschappelijke regelingen, én organisatorisch met delen van de I&A-functie binnen het SCD en bij de CIO. Daarnaast zijn er snel op elkaar volgende technische en maatschappelijke ontwikkelingen. De complexiteit hiervan en snelheid van veranderingen is destijds niet op de juiste zwaarte geschat en de context waarbinnen de I&A-functie politiek en bestuurlijk moet opereren is veranderd. Hardware en software zijn inmiddels verouderd en de organisatie is niet ingericht op het huidige gevraagde volume en niveau van dienstverlening en de ambities van de Drechtsteden. Daarnaast is de huidige ICT-afdeling binnen het SCD een samenvoeging van lokale medewerkers die een beperkte technische infrastructuur intact moesten houden. De samengevoegde technische infrastructuur vraagt zowel vanuit het perspectief van omvang als complexiteit veel meer van die medewerkers. Sommigen zijn daarin meegegroeid c.q. doorontwikkeld, voor anderen is dat boven hun capaciteit gebleken. Hier zijn we kwetsbaar en moeten we dus investeren (zowel in opleidingen als in nieuwe menskracht). Hierbij past ook het reduceren van het aantal externen op cruciale functies en het borgen van alle veranderingen bij onze eigen interne mensen. Dit laatste is al ingang gezet met de uitvoering van de interne reorganisatie van het SCD en oprichting van het bureau van de Chief Information Officer (hierna de CIO-Office). Ook wet- en regelgeving nopen ons om nieuwe posities in te richten (Informatiebeveiliging). Tenslotte speelt Informatie en Communicatie Technologie (ICT) in onze maatschappij een steeds grotere rol. De afhankelijkheid van ICT voor onze vitale bedrijfsprocessen is groter geworden dan wij enkele jaren geleden hadden kunnen vermoeden. Ook het belang van informatie heeft een enorme sprong genomen. Informatie vormt voor ons steeds meer de grondstof voor onze processen, diensten en producten. Ook de omgeving waarin onze medewerkers hun taken uitvoeren veranderd. Wij maken steeds meer onderdeel uit van ketens en moeten daarin in staat zijn informatie te genereren en te delen. Niet voor niets heeft de Wetenschappelijke raad voor regeringsbeleid (WRR) in haar 3 maart 2011 gepubliceerde rapport i-overheid geconstateerd dat een informatiemaatschappij een informatieoverheid nodig heeft die in ketens denkt en werkt. Het is een grote opgave om met ons organisatienetwerk mee te gaan in deze ontwikkelingen en ICT daartoe als middel optimaal in te vullen. De rol van ICT in organisaties is de afgelopen jaren dus fundamenteel veranderd. Was ICT voorheen vooral een technisch middel om onze processen zo efficiënt mogelijk in te richten, inmiddels is het een domein dat een duidelijke toegevoegde waarde biedt aan de gehele organisatie. Van een ondersteunende infrastructuur naar een volwassen onderdeel waarop een groot deel van onze dienstverlening draait. ICT is daarmee nog steeds geen doel op zich, maar het is wel de achilleshiel van een organisatie. Een deel van de I&A-functie is in 2008 geconcentreerd in het Shared Service Center in de afdeling ICT en met een CIO binnen de GRD met de kennis van toen De snelheid van technische ontwikkelingen, de ambitie van de klant/eigenaren en de wettelijke eisen nemen toe, terwijl onze hardware, software, capaciteit en financiële middelen daar onvoldoende op zijn toegesneden. Gevolg is dat we in toenemende mate performanceproblemen ondervinden grotere beveiligingsrisico s lopen en onvoldoende kunnen inspelen op veranderende eisen van onze inwoners en bedrijven. Om de onderliggende operaties te kunnen blijven ondersteunen en de ambities op termijn waar te kunnen maken en de maatschappelijke ontwikkelingen te kunnen blijven volgen, zal de I&A-functie een volgende stap in volwassenheid moeten maken. De noodzaak van investeringen is niet alleen noodzakelijk voor het technisch kunnen blijven ondersteunen van de dienstverlening aan onze inwoners. Ook voor diverse nieuwe beleid- en uitvoeringsopgaven is een adequate I&A-functie geen ambitie, maar een noodzakelijke randvoorwaarde. Bijvoorbeeld de door het nieuwe kabinet in het regeerakkoord opgenomen ambitie voor invoering van de Participatiewet en de al eerder aangekondigde drie decentralisaties binnen het sociale domein met de financiële consequenties daarvan, kunnen alleen worden gerealiseerd als de uitvoeringsorganisaties optimale effectiviteit kunnen behalen, ondersteund door adequate ICT. Ook de nadrukkelijke rol die in de aansturing van de woningcoöperaties van de gemeenten wordt verwacht, kan gevolgen hebben voor de uitvoering van taken en bijbehorende verantwoordelijkheden. Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

91 De doorontwikkeling van ons organisatienetwerk vraagt om een I&A-functie waarbinnen flexibiliteit, mobiliteit en informatiedeling technisch mogelijk wordt gemaakt waaronder bijvoorbeeld de regionale doelstelling van het Nieuwe Werken. Een belangrijke constatering is dat ICT in de basis door samenvoeging wel goedkoper is geworden dan de som van de losse delen voorheen, maar zal vervolgens in zichzelf in de loop der tijd niet goedkoper worden. Zeker niet als de behoefte voor het gebruik van de nieuwste technologie blijft bestaan en die ontwikkelingen zich in een steeds hoger tempo opvolgen. De lasten zitten dus in het ICT domein en de baten laten zich vertalen in besparingen of kwaliteitsverbeteringen van de klanten of het voldoen aan de toenemende gebruikerseisen (24*7, mobiel, on-line, snel,) Dat er in het verleden, in het heden en in de toekomst 'winst' valt te behalen is dus niet te zien aan het prijskaartje van ICT zelf, maar aan wat het doet voor de klanten en de eindgebruiker. Tot slot moet opgemerkt worden dat ook de rijksoverheid steeds grotere eisen neerlegt bij gemeenten als het gaat om informatievoorziening zowel intern als ook extern (verdergaande beschikbaarstelling ervan aan burgers en bedrijven). Dit dwingt ons om meerkosten te maken, zonder dat we hier direct financiële baat bij hebben. Het bovenstaande betekent dat de huidige operationele taken binnen de I&A-functie moeten worden uitgevoerd terwijl tegelijkertijd de reguliere dienstverlening op peil moet worden gebracht. Daarnaast moet zij worden klaargemaakt voor het uitvoeren en ondersteunen van veranderende en steeds hoogwaardiger wordende vragen vanuit wetgeving. Klantorganisaties en maatschappij. Dit vraagt dat er eenmalige en structurele financiële correcties moeten worden doorgevoerd om tot een gezonde en transparante financiële basis te komen. We zijn trots op wat er is gerealiseerd, maar beseffen ons goed dat het nu tijd is voor een nieuwe fase waarin nieuwe normen van toepassing zijn op de I&A-functie. Om continuïteit van de primaire processen van de klantorganisaties te kunnen blijven garanderen, een goed toekomstbestendig I&A fundament te leggen én toekomst bestendige dienstverlening te verwezenlijken voor de uitvoering van gemeentelijke taken zijn directe ingrepen noodzakelijk. Dit alles vraagt en gaat veel vragen van de uitvoering, het management en het politieke bestuur. Daartoe is het Transitieplan I&A-Drechtsteden opgesteld. 1.2 De huidige situatie Veel gerealiseerd binnen omvangrijke opdracht Het SCD is in 2008 gestart met een omvangrijke opdracht in de vorm van het programma Informatisering, Processen en Automatisering (IP&A). Dit programma richtte zich op het op orde krijgen van de (gezamenlijke delen) van de I&A-functie van de Drechtsteden. Bij de overdracht vanuit de gemeenten aan het SCD zijn synergievoordelen gerealiseerd: - de centralisatie van de meeste I&A taken bij het SCD vanuit de lokale gemeenten - gebouwonafhankelijk werken is mogelijk gemaakt door invoering van het GRID - het aantal gebruikte applicaties is teruggebracht met 70% (maar nog steeds aanzienlijk meer dan bij de start van SCD was voorzien) - een regionaal rekencentrum is ingericht - minder lokale kwetsbaarheid op de I&A-functie - schaalvoordelen bij onderhandelingen met leveranciers. Dit heeft geleid tot financiële voordelen ten opzichte van de situatie dat iedere gemeente voor zich had moeten investeren en beheren. Meer in detail kijkend en rekening houdend met toekomstige ontwikkelingen en verwachtingen, moeten we constateren dat inmiddels toch een zeer onwenselijke situatie optreedt die de continuïteit en doorontwikkelingsmogelijkheden sterk belemmert. Bij de start van het SCD is een voorschot genomen op destijds verwachte rendementen. Inmiddels weten we dat bij een grote operatie als het opzetten van een servicecentrum, de kosten in de eerste fase juist fors voor de baten uitgaan en onder de nullijn uitkomen, om pas later positieve effecten te kunnen brengen. Er konden onvoldoende noodzakelijke investeringen worden gedaan omdat de positieve effecten al waren ingeboekt. Er is nu een Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

92 grote inhaalslag nodig om een structureel toekomstbestendige technische infrastructuur te realiseren met het bijbehorende niveau van dienstverlening. Al jaren heeft het de afdeling SCD-ICT veel meer applicaties ondersteund en beheerd dan bij de start van het SCD was begroot. Aan de klanten is op verzoek veel maatwerk geleverd. Het SCD werkte in feite meer klantgezwicht dan klantgericht. Dit heeft gevolgen gehad voor de inzet van capaciteit en middelen. Achteraf gezien is er te veel ondersteund, te weinig ingezet op uniformering en standaardisatie en is gewerkt met een te laag budget om door te kunnen ontwikkelen. Begrijpelijk, maar onwenselijk voor de toekomst. Generieke taakstellingen hebben, zonder dat er een verband is gelegd tussen benodigde middelen en uit te voeren taken, de I&A-functie uitgehold. Dit heeft zwaarwegende gevolgen voor de bezetting én techniek tot gevolg gehad. Een groot deel van de capaciteit wordt op dit moment ingezet voor het operationeel houden van verouderde apparatuur. Apparatuur die nog niet vervangen kan worden in verband met de destijds gekozen (lange) termijnen voor afschrijving en vervanging. Hardware en software zijn inmiddels te sterk verouderd. Dit zal op korte termijn continuïteitsproblemen gaan opleveren. De tot nu toe gehanteerde financiële kaders en uitgangspunten zijn niet meer van deze tijd en staan een vergroting van de transparantie in de weg. De werkelijke afschrijvingstermijn in termen van bruikbaarheid als gevolg van technologische vernieuwingen is korter (3 jaar) dan de economische afschrijvingen (5-10 jaar) die in de boeken wordt gehanteerd. Posten zijn geactiveerd die, met de kennis van nu, in één keer als kosten óf maximaal in drie jaar hadden moeten worden afgeschreven. De investeringen zijn uit- en achtergebleven om de technische en maatschappelijke ontwikkelingen en ambities te volgen. Organisatorisch is het lastig geweest de rol- en taakverdeling helder te krijgen tussen SCD enerzijds en gemeenten en gemeenschappelijke regelingen als eigenaar en klant anderzijds. Ook de interne taakverdeling tussen SCD en CIO is lange tijd niet helder genoeg geweest. De contacten tussen de leverancier, de klant en de CIO leverde onvoldoende rendement op. Goed opdrachtgeverschap staat nog in de kinderschoenen,. De organisatie is qua vorm en volume niet afdoende ingericht op de hoeveelheid werkzaamheden en ambities. Er is te weinig transparantie in, flexibiliteit van en stuurmechanismen voor de klanten (daartoe is inmiddels de verrekensystematiek vastgesteld). Er is te weinig aandacht geweest voor informatiebeveiliging als thema en de maatregelen die daarvoor intern hadden moeten worden genomen. Bepaalde functiegebieden binnen het terrein van I&A zoals programma- en portfoliomanagement, informatieanalyse & gegevensmanagement, projectmanagement, Kosten- en batenmanagement en Quality Assurance zijn nog onvoldoende op peil c.q. nooit tot volwassenheid gekomen en belemmeren nu de doorgroeimogelijkheden. We zijn echter op een omslagpunt terecht gekomen en staan voor belangrijke investeringsbeslissingen over de toekomstige I&A-functie. Samengevat: we zijn te zuinig geweest! Significante (eenmalige en structurele) financiële correcties en investeringen in techniek en capaciteit zijn noodzakelijk om acute knelpunten in de uitvoering op te kunnen lossen. Om van daaruit toe te werken naar structurele verbeteringen en een transformatie door te maken naar een toekomstbestendige I&A-functie binnen de Drechtsteden. Met het Transitieplan-I&A Drechtsteden wordt een streep gezet onder in het verleden gekozen en nu niet meer hanteerbare uitgangspunten en principes. Het garanderen van de bedrijfscontinuïteit en het leggen van de basis voor verdere (noodzakelijke) doorontwikkeling van de dienstverlening zijn de pijlers van dit plan. Het Transitieplan I&A Drechtsteden is opgebouwd uit de volgende hoofdstukken: Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

93 1. Aanpak 2. Resultaten analyse 3. Opgave 4. Niveaus 5. Voorstel 6. Financiering 7. Toezicht 8. Communicatie Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

94 2. Aanpak Evaluatie SCD en Realisatieplan SCD In juni 2011 stelde het Drechtstedenbestuur het document Evaluatie SCD: Evalueren om door te ontwikkelen vast, inclusief de daarin geformuleerde veranderopgaven. Met deze evaluatie, opgesteld door PwC, was beoogd om drie jaar na de start van het SCD, terug te kijken naar wat was bereikt en lessen te trekken voor de toekomst. Ten aanzien van de I&A-functie werden in het rapport een aantal duidelijke uitspraken gedaan: - De complexiteit van ICT is onderschat. De problemen met de technische infrastructuur waren groter dan in de aanloop naar het SCD rekening mee kon worden gehouden. - De aanwezige formatie is ontoereikend gebleken, aangezien de omvang was gebaseerd op een technische infrastructuur die vanaf het moment van starten gereed zou zijn en waarbij alleen onderhoud/beheer verricht zou moeten worden. - Door de veranderende context is de opgave voor het SCD zwaarder gebleken, uitgangspunten en scenario s waren te rooskleurig. De evaluatie heeft geresulteerd in het Realisatieplan, dat in november 2011 is behandeld in het Drechtstedenbestuur en waarin de veranderopgave doorontwikkeling van het SCD is uitgewerkt. Onderdeel daarvan is de zogenaamde Fijnstructuur. Fijnstructuur en OR-aanvraag Bij de evaluatie is geconstateerd dat de procesketens niet helder waren en er onduidelijkheid bestond over taken en verantwoordelijkheden. Daarnaast was het, door het gebrek aan inzicht in processen, voor het management niet of nauwelijks mogelijk om te sturen op resultaten. Heldere, goed lopende en meetbare processen staan aan de basis van het sturen op resultaat, efficiëntie en duidelijkheid over rollen en taken. Om deze reden zijn alle processen van producten en diensten die het SCD aan haar klanten levert in 2012 opnieuw tegen het licht gehouden en zijn de afdelingen opnieuw ingericht, inclusief het daarbij horende plaatsingsproces voor medewerkers welke voor een paar afdelingen nog loopt. Onderdeel van de fijnstructuur is het kwalitatief goed bezetten van de posities binnen de I&Afunctie en als gevolg daarvan het reduceren van ingehuurde externen op cruciale plaatsen. Naar verwachting zal dit in het 2e en 3e kwartaal zijn volledige beslag krijgen. Met de invulling van deze functies door vaste medewerkers, inclusief warme overdracht door de externen, en het uitvoeren van een stevig management ontwikkelprogramma zal ook borging van de veranderingen gerealiseerd worden. Vanwege de complexiteit en achterstallig onderhoud is er voor de fijnstructuur van de I&A-functie veel tijd nodig geweest. In november 2012 was deze fijnstructuur gereed en zijn twee adviesaanvragen aan de ondernemingsraad verzonden: het herinrichten van de afdeling SCD-ICT en het vormgeven van een CIO-Office. Uit metingen vanuit de fijnstructuur en aanvullende benchmarks uitgevoerd door PwC is naar voren gekomen dat, om te komen tot een adequate dienstverlening, er meer capaciteit nodig is voor de totale I&A-functie (SCD & CIO). Op 8 januari jl. heeft de OR een positief advies gegeven over de voorgenomen organisatiestructuur en formatie. Optimalisatie tussen CIO, SCD en klantorganisaties In de dagelijkse praktijk bleek dat niet voldoende duidelijk was waar de CIO, de afdeling SCD-ICT en de klant verantwoordelijk voor waren en op welke wijze hun samenspel zou moeten verlopen. Om deze ruis en ineffectiviteit op te heffen is er gekeken wat een logische verdeling zou zijn. Dit is met behulp van PwC tot stand gekomen en heeft geleid tot het rapport Toekomst snijvlakken I&A-functie Drechtsteden in beeld waarin dit praktisch is uitgewerkt. De uitkomsten van dit rapport zijn verwerkt in de OR adviesaanvraag van beide afdelingen en besproken met IPD rs en het COB. Samen met het IPD wordt momenteel een aanvang gemaakt met het opstellen van een plan van aanpak gebaseerd op het rapport van PwC. Verrekensystematiek ICT In het eerdergenoemde PwC evaluatierapport uit 2011 werd, gerelateerd aan de financiële stand van zaken, geconstateerd dat de toenmalige verrekensystematiek geen bijdrage leverde aan een efficiënte bedrijfsvoering van het SCD waarbinnen sturing van de eigenaren mogelijk was. Om dit op te lossen Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

95 is door het DSB in mei 2012 een nieuwe verrekensystematiek vastgesteld. Voor de I&Adienstverlening is, vanwege de complexiteit van de kolom, hiervoor een specifieke uitwerking gemaakt. Deze uitwerking is onder regie van het regionale controllersoverleg financieel vertaald. Ondersteuning PwC Aan PwC is gevraagd om het SCD en de CIO te ondersteunen bij het definiëren van de hiervoor genoemde taken en verantwoordelijkheidsverdeling tussen SCD, de CIO en klantorganisaties, waarbij zij hun kennis en ervaring vanuit andere klanten goed konden inzetten. Dit heeft geresulteerd in het bovengenoemde rapport. Daarnaast is aan PwC gevraagd om de capaciteitsberekening van het SCD en de CIO-Office te verifiëren en te benchmarken, mede omdat de berekeningen uitkwamen op een uitbreiding van de benodigde capaciteit. Dit hebben ze gedaan en heeft een bevestiging van de berekende capaciteit opgeleverd. De benchmark gaf aan dat de benodigde capaciteit van de I&Afunctie aan de onderkant van de bandbreedte zit. Daarnaast heeft PwC een rol van betekenis gespeeld bij het verifiëren van de financiële consequenties van dit transitieplan, zowel voor de benodigde capaciteit als de benodigde technische investeringen en de eenmalige en structurele opschoningen. Er is tevens gebruik gemaakt van een audit die PwC destijds heeft uitgevoerd op de governance van het IP&A-project. In bijlage 1 is een toelichting op de betrokkenheid en verificatie van PwC opgenomen. Tijdlijn juni 2011 heden 3. Resultaten analyse De uitgevoerde analyse geeft samengevat het volgende beeld van de huidige situatie: Algemeen: De huidige I&A-functie en specifiek de meer technische kant van de organisatie is continue bezig met symptoombestrijding zonder structurele oplossingen. De bedrijfscontinuïteit bij de klantorganisaties kan in gevaar komen bij continuering van deze situatie. Het basisbeheer staat, mede als gevolg van generieke bezuinigingen (taakstelling) die niet gerelateerd zijn aan de uit te voeren werkzaamheden en gewenste ambities, sterk onder druk. Er is sprake van een tijdsgewricht waarin de druk vanuit de klanten en ontwikkelingen vanuit de rijksoverheid snel toenemen (ongeduld over uitgestelde invoering van gewenste ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen) in combinatie met en elkaar steeds sneller opvolgende technologische ontwikkelingen die daarom ook versneld om een concrete inhoudelijke koers/richting vragen. Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

96 Financieel: In toenemende mate worden de resultaten van het tot nu toe gevoerde financiële beleid op gevoelige wijze zichtbaar. Dit leidt tot eenmalige en structurele aanpassingen die de kosten zullen doen stijgen. De realistische kosten als gevolg van het overnemen van taken van de klantorganisaties zijn inzichtelijk gemaakt. Ook worden de kosten van het beheer van oude applicaties bij de gemeenten zichtbaar, daarin worden toekomstige tegenvallers verwacht. Er is sprake van een gebrek aan transparantie, flexibiliteit en stuurmechanisme voor de klanten (daartoe is inmiddels de verrekensystematiek ICT opgesteld). De werkelijke afschrijving in termen van bruikbaarheid als gevolg van technologische vernieuwingen is sneller (3 jaar) dan de economische afschrijvingen (5-10 jaar) die in de boeken wordt gehanteerd. Noodzakelijke investeringen zijn uitgebleven om de I&A- en maatschappelijke ontwikkelingen in voldoende mate te kunnen volgen. De generieke taakstellingen hebben, zonder dat er een verband is gelegd tussen benodigde middelen en uit te voeren taken, de I&A-functie volledig uitgehold. Organisatorisch: Er is sprake van een omgeving met duidelijke verschillen in visies, aanpak, managementstijlen én beloften aan de ambtelijke organisaties bij de klanten. De I&A-functie is qua vorm en volume niet ingericht op de hoeveelheid werkzaamheden en ambities. Ontbreken van informatiebeveiligingsplannen en de aanwezigheid van kwetsbaarheden in procedures rondom wachtwoorden en monitoring beheeraccounts. Betrokken partijen (SCD, eigenaren, klanten, de CIO) zijn onvoldoende in staat geweest om een gedegen stelsel van inhoudelijke en procesafspraken te ontwikkelen: er is onvoldoende vraagarticulatie, overal komen vragen binnen, informele wegen werken het best. Er is onvoldoende snelheid in concretisering, uniformering en synchronisatie van inhoudelijk beleid. Er is nauwelijks tot geen vermogen om innovaties te volgen, laat staan te initiëren. De samengevoegde technische infrastructuur vraagt zowel vanuit het perspectief van omvang als complexiteit veel meer van die medewerkers. Sommigen zijn daarin meegegroeid c.q. doorontwikkeld, voor anderen is dat boven hun capaciteit gebleken. Om de I&A- functie goed te laten functioneren is een reorganisatie noodzakelijk. Een volwaardig CIO-office die verantwoordelijk is voor beleid, architectuur, informatie- en automatiseringsvraagstukken (vooronderzoeken, business cases). Een uitvoeringsorganisatie binnen het SCD die verantwoordelijk is voor de reguliere klantcontacten, het beheer van het netwerk, wijzigingsvragen en het uitvoeren van I&A-projecten. En heldere invulling van taken die bij de klanten worden uitgevoerd. Technisch: De hard- en software zijn ernstig verouderd. We zitten op technisch niveau 2007 (start SCD). De huidige technische inrichting behoeft een upgrade om te voldoen aan de huidige eisen. Voorbeeld: de upgrade van het GBA-systeem is niet mogelijk omdat wij draaien op Office 2003 terwijl Office 2010 inmiddels vereist is en daarbij een te lage versie van Windows wordt gebruikt. We voldoen niet aan de eisen van het Ministerie met betrekking tot de Internet Explorer versie (7 ipv 8) en kennen kwetsbaarheden in de beveiliging van databases Zo ontstaat inmiddels een soort kettingreactie waarbij we van de ene vervanging noodzakelijkerwijs in de andere vallen. Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

97 4. Opgave Het nieuwe normaal Er is sprake van een tijdsgewricht waarin de druk vanuit de klanten en ontwikkelingen vanuit de rijksoverheid snel toenemen (ongeduld over uitgestelde invoering van gewenste ontwikkelingen en wettelijke verplichtingen) in combinatie met en elkaar steeds sneller opvolgende technologische ontwikkelingen. Zo stelt de rijksoverheid steeds hogere eisen aan de informatievoorziening bij én vanuit gemeenten aan burgers en bedrijven, Dit is een logische (en deels maatschappelijk geïnitieerde) ontwikkeling, maar het is goed te beseffen dat tegenover deze nieuwe eisen, geen directe financiële baten staan. Dit alles vraagt daarom ook een concrete inhoudelijke koers/richting. De noodzaak van investeringen ligt daarmee niet alleen in het technisch kunnen blijven ondersteunen van de dienstverlening aan onze inwoners. ICT is niet langer een technisch hulpmiddel maar een fundamentele factor voor de effectiviteit van onze organisaties. Ook voor onze beleids- en uitvoeringsopgaven is een adequate ICT-omgeving geen ambitie maar simpelweg een noodzaak. De invoering van de Participatiewet, de decentralisaties binnen het sociale domein, de doorontwikkeling van het organisatienetwerk, de steeds grotere rol van strategische allianties, kunnen alleen worden gerealiseerd als de uitvoeringsorganisaties optimale effectiviteit binnen hun bedrijfsvoering kunnen behalen en technisch in staat zijn om de gevraagde dienstverlening te leveren en (keten-)processen te kunnen ondersteunen. Een kwalitatief hoogwaardige ICT-omgeving is daarbij randvoorwaardelijk. Een I&A-functie met daarbinnen een passende ICT-omgeving die dit alles mogelijk maakt, is geen luxe, maar is veel meer te beschouwen als het nieuwe normaal. ICT zal aan belang winnen en dus ook een groter deel van de kosten en capaciteit bepalen. De baten in relatie tot deze investeringen/kosten zullen in andere onderdelen van de Drechtsteden en de GRD gevonden moeten worden. Bij de eerste en tweede bestuursrapportage van 2012 is het dossier rondom de I&A-functie al als risicovol benoemd. Om een compleet en onderbouwd voorstel aan uw bestuur en raad te kunnen voorleggen heeft de afgelopen maanden een grondige analyse van de ICT-functie plaatsgevonden met een verificatie door een externe partij. Nu weten we tot in detail en onderbouwd waar we staan. Samenvattend kunnen we zeggen dat we een volgende stap moeten zetten in volwassenheid en een structureel fundament moeten leggen voor de huidige én toekomstige Drechtstedelijke dienstverlening. Financieel realisme Voorheen dachten wij dat door samenwerking de ICT-kosten aanzienlijk lager konden zijn. Inmiddels moeten we met elkaar concluderen dat ICT als totaal component binnen de bedrijfsvoering niet goedkoper zal worden, omdat ICT voor onze organisatie steeds belangrijk wordt en dat baten steeds meer elders in de organisatie (deelnemers en dochters) vallen in plaats van binnen de bedrijfsvoering van SCD-ICT. Wél zal ICT door onze regionale samenwerking altijd goedkoper zijn dan de som der afzonderlijke delen. Eenmalige en structurele financiële correcties zijn nu nodig om de reguliere dienstverlening op peil te houden én om een fundament te leggen voor toekomstige opgaven. Hiermee wordt de door de Drechtraad en het Drechtstedenbestuur gekozen lijn van nieuwe bedrijfsvoering bekrachtigd. Dit betekent een solide, degelijke manier van begroten waarin financieel realisme centraal staat. Dit betekent ook dat we een einde maken aan in het verleden gekozen uitgangspunten die in de huidige tijd niet meer realistisch zijn. Basisprincipes voor het nieuwe normaal Om de huidige situatie het hoofd te bieden en een goed fundament voor de toekomst te leggen, moeten we een aantal strategische uitgangspunten hanteren: 1. Uniformering, standaardisering, rationalisatie en flexibilisering wordt maximaal nagestreefd uit oogpunt van bedrijfscontinuïteit en efficiency. Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart

98 2. Alle niet wettelijke projecten worden pas uitgevoerd bij een positieve businesscase waarin alle kosten en opbrengsten inzichtelijk zijn gemaakt. 3. De klantorganisatie conformeert zich aan Drechtstedenbreed ontwikkeld Informatiebeleid- en strategie én de werkwijzen, applicaties en structuren die nodig zijn om de in het Transitieplan geformuleerde opgave zo efficiënt en effectief mogelijk uit te kunnen voeren. 4. De I&A-functie betreft het hele speelveld en zowel de klanten als GRD, CIO en SCD-ICT hebben hierin een gezamenlijke (investerings)verplichting hun deel van de I&A-functie professioneel in te richten. 5. De regie en uitvoering van taken worden daar gelegd (klanten, intern GRD, SCD-ICT, dan wel extern: outsourcing) waar sprake is van toegevoegde waarde. Mogelijkheden tot (bij)sturing (flexibilisering), duur van de werkzaamheden, continuïteitsvraagstukken en benodigde inspanningen om kennis en kunde op peil te houden vormen daar de criteria voor. 6. De klant is eigenaar, initiator, opdrachtgever en financieel drager van ambitieprogramma s en projecten en innovaties. 7. Binnen de I&A-functie wordt ruimte in tijd en geld gecreëerd om innovaties na te streven en te initiëren. 8. Het SCD-ICT is geen softwarehuis, daarom wordt niet of nauwelijks zelf ontwikkeld. Eventueel noodzakelijk maatwerk wordt ingekocht en bestaand zelf ontwikkeld maatwerk moet worden heroverwogen (bijvoorbeeld Mid-Office). 9. Bij eventuele uitbreiding van de klanten wordt het sharing concept en niet het hosting concept toegepast. De focus In een gezonde doorontwikkeling van een organisatie zijn, op weg naar het einddoel, meerdere plateaus rondom de volwassenheid van de I&A-functie te onderscheiden. Immers stapsgewijs zal dit doel moeten worden bereikt. Zo ook bij de ontwikkeling van de I&A-functie binnen Drechtsteden. In het eerste plateau draait het om het realiseren van een stevig fundament, dat de basis vormt voor verdere ontwikkeling. In het meest vergevorderde stadium is de organisatie een optimale partner voor de klanten. De ontwikkeling vindt plaats langs diverse sporen, zoals beleid, financiën, processen en structuur. Op elk plateau zullen deze sporen een bepaalde ontwikkeling moeten hebben doorgemaakt. Het SCD bevindt zich met betrekking tot de I&A-functie op dit moment aan de start van het eerste plateau. Belangrijkste en meest urgente opgave op dit moment is het realiseren van een stevig fundament. Dat fundament bestaat uit twee delen, te weten het continueren van de dienstverlening in de primaire processen van onze klanten en het in technische zin toekomstbestendig maken van het fundament. Transitieplan-I&A Drechtsteden 12 maart