Digitaal Loket Mijn Binnenland. Infosessie januari 2015

Transcriptie

1 Digitaal Loket Mijn Binnenland Infosessie januari 2015

2 Agenda van de namiddag Inleiding: wat is het Digitaal Loket Mijn Binnenland? Juridisch kader: wat moet en wat mag? Demo loket: hoe werkt het loket praktisch? En wat met het ondertekenen? Gebruikersbeheer: geen verhaal van de IT-man! Wat brengt de toekomst nog?

3 Wat is het Digitaal Loket Mijn Binnenland? INLEIDING

4 Wat kun je doen met Digitaal Loket Mijn Binnenland? (1) Bestuurlijk toezicht: inzendingsplichtige besluiten besluitenlijsten/notulen Beleids- en beheerscyclus: digitale rapportering

5 Wat kun je doen met Digitaal Loket Mijn Binnenland? (2) Bestuurlijk toezicht (1): digitaal insturen van: Gemeente District Provincie OCMW OCMW- AGB APB IGS vereniging Besluitenlijst x x x x x x x x Notulen x Belasting of retributie x x x x x x Budget x x x x x x x Oprichting districtsbestuur x Dwingende en onvoorziene kosten x x x x x Herschikking leningen x x x x x Lening ter sanering financiën x x x x Meerjarenplan x x x x x x x Rechtspositieregeling x x x x toezicht. x x x Jaarrekening x x x x x x x x Besluit i.v.m. finaniceel document eredienstbestuur x x Wijziging statuten autonoom bedrijf x x Beleidsrapporten m.b.t. de beleids- en beheerscyclus zijn inzendingsplichtige besluiten i.k.v. bestuurlijk Oprichting autonoom bedrijf x x x

6 Wat kun je doen met Digitaal Loket Mijn Binnenland? (3) Bestuurlijk toezicht (2): digitaal insturen van: Gemeente District Provincie OCMW OCMWvereniging Besluit overruling betaling x x x x Besluit overruling visum x x x Kennisgeving van structurele onbestuurbaarheid Oprichting intergemeentelijke samenwerking Toetreding tot andere rechtspersoon Oprichting ocmw-vereniging Aangaan lening Wijziging statuten IGS Wijziging statuten ocmwvereniging x x x x AGB APB IGS x x x x 1 inzending = alle tekstuele documenten m.b.t. een bepaald besluit 1 inzending = de besluitenlijst/notulen x x

7 Wat kun je doen met Digitaal Loket Mijn Binnenland? (4) Digitale rapportering = de cijfermatige gegevens uit de BBC-softwarepakketten ALTIJD 1.xml + 1.xbrl (geen andere documenten).xml =.xbrl =

8 Wie kan het Digitaal Loket Mijn Binnenland gebruiken? Medewerkers van een gemeente, stadsdistrict, provincie, OCMW, OCMW-vereniging (hoofdstuk I), autonoom bedrijf en intergemeentelijk samenwerkingsverband Die door de gebruikersbeheerder van hun bestuur daartoe de nodige rechten hebben gekregen (zie later) Opgelet: door de wijzigingen in het kerstverlof aan het Digitaal Loket krijgen sommige rollen (bv. secretaris, voorzitter, ) de melding dat ze geen toegang meer hebben.

9 Wat is nu anders dan in 2013/2014? Tot eind 2014: Beperkt gebruik voor bestuurlijk toezicht Relatief hoog gebruik voor BBC-DR Analyse en evaluatie Bijsturen van: Regelgeving Toepassing (het loket zelf) Om tegemoet te komen aan vragen van gebruikers en een gebruiksvriendelijker toepassing ter beschikking te kunnen stellen aan zoveel mogelijk lokale besturen.

10 Wat/wie kan nu nog niet? Andere lokale besturen zoals o.m. eredienstbesturen Opvolgen van verwerking bij de Vlaamse overheid Ad hoc communicatie

11 Waarom Digitaal Loket Mijn Binnenland? Meegroeien met noden van informatie- en kennismaatschappij: Digitaal is nieuwe normaal Aansluiten op digitale werking van besturen Streven naar maximaal (radicaal) digitaal: Eenmalige opvraging van gegevens en informatie Maximaal hergebruik van deze gegevens en informatie Door andere administraties: planlastvermindering Beantwoorden aan rapporteringsvragen van o.a. Europa Indien mogelijk openstellen voor andere organisaties en de burger

12 Wat moet en wat mag? JURIDISCH KADER

13 Regelgeving m.b.t. Digitaal Loket Mijn Binnenland (1) Voor bestuurlijk toezicht: BVR houdende de vaststelling van de wijze van communicatie in het kader van het bestuurlijk toezicht op de lokale overheid, de provincieoverheid en de intergemeentelijke overheid (principieel goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 21 november 2014) Voor digitale rapportering: MB betreffende de digitale rapportering van gegevens van de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn van 09/07/2013

14 Regelgeving m.b.t. Digitaal Loket Mijn Binnenland (2) Meer info en volledige teksten:

15 Concreet voor bestuurlijk toezicht (1) Juridisch sluitend: Gegarandeerde aflevering met vast tijdstip Authenticatie en identificeren van verzender Authenticiteit en integriteit van documenten Maar toch pragmatisch: Eenvoudige toepassing Digitaal handtekenen wordt aangemoedigd Zonder aan autonomie van bestuur te raken

16 Concreet voor bestuurlijk toezicht (2) Wat moet verplicht digitaal? Besluit m.b.t. budget (of budgetwijziging) Besluit m.b.t. meerjarenplan (of meerjarenplanwijziging) Besluit m.b.t. jaarrekening Wat mag digitaal? Besluitenlijsten/notulen Andere inzendingsplichtige besluiten 1 dossier = 1 besluit met alle tekstuele bijlagen 1 dossier = 1 besluitenlijst/notulen

17 Hoe werkt het loket praktisch? DEMO LOKET

18 Vooraf Lees de info en de handleidingen op de webpagina: Definieer de gebruikersrechten in het gebruikersbeheer (zie verder)

19 Nodige gebruikersrechten en -rollen voor Digitaal Loket Voor bestuurlijk toezicht: Kies gebruikersrecht ABB Digitaal Loket Gebruiker Bestuurlijk Toezicht Kies de rol ADMIN ALLES Voor de digitale rapportering : Kies gebruikersrecht ABB Digitaal Loket Gebruiker BBC DR Kies de rol ADMIN Financiën Maak binnen het bestuur afspraken wie welke besluiten mag doorsturen.

20 Inloggen in Digitaal Loket Mijn Binnenland Surf naar mijn-binnenland.vlaanderen.be En log in met je eid en pincode OF met je burgertoken Gemeente, provincie, stadsdistrict? OCMW, OCMW-vereniging, IGS, autonoom bedrijf?

21 Medewerker van gemeente TEST Een inzending van een besluitenlijst Een inzending van een besluit Een aanlevering van digitale rapportering

22 Handig om te weten (1) Doorgestuurd naar toezicht of Doorgestuurd naar Vlaanderen = bevestiging van inzending/aanlevering Geen bijkomende bevestiging meer

23 Handig om te weten (2) Je hebt gebruikersrechten maar niet de rol ADMIN_ALLES (toezicht) of ADMIN_Financiën (BBC-DR): Vraag de gebruikersbeheerder je bovenstaande rol(len) te geven.

24 Handig om te weten (3) Je surft naar het Digitaal Loket of naar de toepassing Gebruikersbeheer: (of gelijkaardig) Sluit de browser volledig af en probeer opnieuw Kies de juiste weg : lokale besturen vs. partner VO Controleer je gebruikersrechten

25 Handig om te weten (4) Onbekend ondernemingsnummer OF onbekende niscode Neem contact op met de helpdesk:

26 Vragen over of problemen met het Digitaal Loket Mijn Binnenland Surf naar de webpagina: Of mail naar de helpdesk:

27 En wat met het ondertekenen? In samenwerking met Bestuurszaken/facilitair bedrijf

28 ALGEMEEN Waarom gebruiken we een handtekening? DE FUNCTIES VAN EEN HANDTEKENING

29 Handtekening: 4 functies Naast een wettelijke verplichting 1. Identificatie van de ondertekenaar 2. Toe-eigening van de inhoud 3. Beveiliging van de inhoud als bewijs van de authenticiteit 4. Bescherming tegen overijling Soms verschillende functies tegelijk

30 ALGEMEEN Handtekening: folklore? VOOR DE JUISTE MINDSET

31 Een handtekening is overal

32 in het dagelijkse leven

33 op belangrijke momenten

34 We vragen er graag naar

35 We schrijven het overal op

36 maar we weten lang niet altijd waarom

37 of wat het nut ervan is

38 We herkennen ze niet altijd als handtekening

39 Zelfs niet als het over geld gaat

40 of over het werk handelt

41 Resultaat We gaan vaak ondoordacht en inefficiënt om met de handtekening WAAROM GEBRUIKEN WE EEN HANDTEKENING?

42 BESTUURLIJK TOEZICHT Handtekening: handgeschreven of elektronisch?

43 Kadering (1) 2 momenten waarop een handtekening gezet wordt m.b.t. een inzending van een dossier i.k.v. bestuurlijk toezicht 1. Het ondertekenen van het besluit/de lijst/een bijlage/een ander document/ 2. Het ondertekenen van de verzending/ begeleidende brief / zendbrief /

44 Kadering (2) Ondertekenen besluiten: Ondertekenen verzending:

45 Ondertekenen verzending (1) 3 mogelijkheden voor bezorgen (behalve voor beleidsrapporten): 1. Aangetekende zending 2. Afgifte tegen ontvangstbewijs 3. Via het Digitaal Loket Mijn Binnenland Optie 1 en 2 > gewoon ondertekenen op de brief zoals altijd Optie 3 > door de opzet van het digitaal loket zit de elektronische handtekening vervat in de zending

46 Ondertekenen verzending (2) Ondertekenen verzending in Digitaal Loket Artikel 3, 4 BVR De elektronische handtekening op het stuk voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 1322, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek, als dat stuk ondertekend moet worden. Art. 1322, tweede lid, BW Kan, voor de toepassing van dit artikel, voldoen aan de vereiste van een handtekening, een geheel van elektronische gegevens dat aan een bepaalde persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van de akte aantoont.

47 Ondertekenen verzending (3) Ondertekenen verzending in Digitaal Loket Gebruikersbeheer Wie mag namens bestuur X een dossier aan de toezichthoudende overheid sturen via het Digitaal Loket? Inloggen in het Digitaal Loket met eid Door gebruikersbeheer weten we dat jij in het Digitaal Loket mag werken en door je eid weten we zeker dat jij het bent Bevestigen van de actie door actieve klik Doorsturen dossier Alles samen = een geheel van elektronische gegevens cfr. art BW

48 Elektronisch ondertekenen besluiten (1) Juridische analyse kan op 2 sporen Handtekening = bewijsmiddel Handtekening = geldigheidsvereiste Wet van 22 oktober 2000 & Art en 1322 BW Richtlijn 1999/93/EG & Wet van 9 juli 2001 (assimilatieprincipe)

49 Elektronisch ondertekenen besluiten (2) Wet elektronische handtekeningen (9 juli 2001) (en Richtlijn 1999/93/EG) Handtekening als geldigheidsvereiste Deze regelgeving beoogt kader dat: De veiligheid bij het gebruik van een elektronische handtekening verhoogt (regels m.b.t. certificatiediensten) Vertrouwen in elektronische handtekening verhoogt (op uitdrukkelijke wijze rechtsgeldigheid verlenen aan EHT) Hier vindt de term gekwalificeerde elektronische handtekening z n oorsprong.

50 Elektronisch ondertekenen besluiten (3) Wet elektronische handtekeningen (9 juli 2001) (en Richtlijn 1999/93/EG) Art. 4^ 4 Voor alle doeleinden wordt een elektronische handtekening met een handgeschreven handtekening gelijkgesteld indien de elektronische handtekening een geavanceerde handtekening is die gebaseerd is op een gekwalificeerd certificaat en met een veilig middel werd aangemaakt. handgeschreven = gekwalificeerde elektronische (assimilatieprincipe)

51 Elektronisch ondertekenen besluiten (4) Wet Bourgeois (22 oktober 2000) Handtekening als bewijsmiddel Voegt lid toe aan art BW (onderhandse akte) Kan voor de toepassing van dit artikel, voldoen aan de vereiste van een handtekening, een geheel van elektronische gegevens dat aan een bepaalde persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van de akte aantoont. Bewijsregels aanpassen aan noden van informatiemaatschappij

52 Elektronisch ondertekenen besluiten (5) Wet elektronische handel (opgegeven door wet van 15/12/2013 m.b.t. het recht van de elektronische economie) Handtekening als bewijsmiddel Voegt lid toe aan art BW (authentieke akte) Ze mag op elke informatiedrager geplaatst worden, mits ze opgemaakt en bewaard wordt onder de door de Koning, bij een besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad, bepaalde voorwaarden. Nog geen KB Maar lid drukt wil uit om op technologieneutrale wijze authentieke akten te kunnen opstellen.

53 Elektronisch ondertekenen besluiten (6) Dus eigenlijk missen we nog een stuk van de regelgeving om bestuursdocumenten zonder enig probleem elektronisch te kunnen ondertekenen. Maar er is wel de wet elektronische handtekeningen (9 juli 2001) en het daarin opgenomen assimilatieprincipe. Voor bestuurlijk toezicht accepteren we dan ook besluiten die elektronisch ondertekend zijn met gekwalificeerde elektronische handtekeningen

54 (Elektronisch) ondertekenen besluiten (7) Bestuur kiest: Handgeschreven of elektronisch Met welke toepassing een gekwalificeerde elektronische handtekening wordt gezet Voor het ondertekenen van besluiten, besluitenlijsten, notulen, volg je de organieke decreten (wie moet/mag wat ondertekenen?) Je zorg er gewoon voor dat het authentiek stuk correct ondertekend wordt (dit stuk blijft bij het bestuur).

55 Een (gekwalificeerde) elektronische handtekening zetten Een gekwalificeerde elektronische handtekening kun je zetten met: Commerciële toepassingen Toepassingen zonder extra kosten : Adobe reader (vanaf versie ) Office-toepassingen Keuze is aan bestuur MAAR: HET LOKET ACCEPTEERT (voorlopig) GEEN ZIP- BESTANDEN

56 Besluiten opladen in het Digitaal Loket Besluit is ondertekend op papier > gedigitaliseerde kopie (= scan) Besluit is ondertekend met gekwalificeerde elektronische handtekening > digitale kopie

57 Voor meer informatie over de (elektronische) handtekening Of over elektronisch werken Surf naar: Of mail naar: Over het digitaal tekenplatform en de instellingen van Adobe:

58 Gebruikersbeheer: geen verhaal van de IT-man! IN SAMENWERKING MET CORVE (voor lokale besturen)

59 ALGEMEEN

60 Wat is gebruikersbeheer Gebruikersbeheer is het beheren van de gebruikers- en toegangsrechten van medewerkers tot toepassingen die namens het bestuur gebruikt kunnen worden. Gebruikersbeheer hangt nauw samen met het personeelsbeheer van de organisatie

61 Waarvoor dient gebruikersbeheer Vlaamse overheid? (de toepassing) Regelt het gebruikers- en toegangsbeheer tot Vlaamse en federale toepassingen voor ambtenaren uit lokale besturen 30-tal toepassingen voor lokale besturen voorbeelden zijn: Productencatalogus, Certificatenbeheer, Centaurus, En dus ook voor het Digitaal Loket Mijn Binnenland Eerste opstart voor een bestuur gebeurt door de Vlaamse overheid

62 De lokale gebruikersbeheerder Voor gemeenten en ocmw s: sowieso de secretaris en eventueel onmiddellijk een collega Voor andere besturen: de persoon die werd doorgegeven aan het Agentschap voor Binnenlands Bestuur (d.m.v. overeenkomst > zie website Digitaal Loket) Recht lokale beheerder kun je zelf delegeren in de toepassing (continuïteit waarborgen) Vaak gedelegeerd naar een medewerker uit de ICT-dienst of naar een andere medewerker

63 Welke gegevens bezorgt u aan de lokale beheerder? Uw rijksregisternummer De naam van het gebruikersrecht Eventuele rollen die u nodig heeft De naam van het gebruikersrecht en de eventuele rollen zijn meestal terug te vinden in de handleidingen van de respectievelijke toepassingen waar u toegang voor wilt krijgen.

64 Hoe kun je rechten toekennen? PRAKTISCH

65 Toegang tot Gebruikersbeheer Gemeente, provincie, stadsdistrict? Surf naar Log in met eid OCMW, OCMW-vereniging, IGS, autonoom bedrijf? Surf naar Log in met eid

66 Aan de slag

67

68 Nieuwe gebruiker toevoegen

69 Relatie tot organisatie toevoegen

70 Relatie tot organisatie toevoegen 1 2

71 Gebruikersrecht toevoegen

72 Gebruikersrecht toevoegen

73 Bestaande gebruiker

74 Meerdere gebruikers

75 Meerdere gebruikers

76 Meerdere gebruikers

77 Aandachtspunten Rechten zijn beperkt in de tijd. Deze moeten periodiek vernieuwd worden hiervoor kan u terecht bij de lokale beheerder Rechten van gebruikers die geen toegang meer nodig hebben tot de toepassing moeten verwijderd worden bij medewerkers die uit dienst gaan moet ook de relatie met de gemeente verwijderd worden

78 Handige weetjes Gebruiker verwijderen

79 Handige weetjes Gebruiker verwijderen

80 Handige weetjes Rapport maken van rechten die binnenkort vervallen

81 Vragen over of problemen met Gebruikersbeheer Gemeenten, provincies en stadsdistricten kunnen hier terecht voor hun gebruikersbeheer: OCMW s, OCMW-verenigingen (van publiek recht), intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en autonome bedrijven kunnen hier terecht voor hun gebruikersbeheer: Heb je geen toegang tot het gebruikersbeheer? Dan ben je wellicht geen gebruikersbeheerder voor jouw bestuur? Om te weten wie wel gebruikersbeheerder is voor jouw bestuur of als je problemen ondervindt, mail naar: Of surf naar er/ als je gewoon meer informatie of een handleiding zoekt. Heb je geen toegang gebruikersbeheer? Dan ben je wellicht geen gebruikersbeheerder voor jouw bestuur? Om te weten wie wel gebruikersbeheerder is voor jouw bestuur of als je problemen ondervindt, mail naar: Of surf naar s/gebruikershandleiding_gebruikersbeheerpvo_ pdf als je gewoon meer informatie of een handleiding zoekt.

82 Wat brengt de toekomst nog?

83 Voor het Gebruikersbeheer In de loop van 2015 proberen we te komen tot 1 toepassing gebruikersbeheer (geen onderscheid meer tussen lokale besturen en partner Vlaamse overheid ) Op langere termijn: Meer initiatiefrecht bij de eindgebruiker Streven naar koppeling met het gebruikersbeheer van de federale overheid Suggesties mogen ons altijd g d worden!

84 Voor Digitaal Loket Mijn Binnenland Andere lokale besturen Opvolgen van verwerking bij de Vlaamse overheid Ad hoc communicatie Andere uitwisseling van informatie (andere soorten dossiers) Automatische uitwisseling tussen toepassingen Onderzoeken van mogelijkheden van open data In samenwerking met

85 Heeft u nog vragen? Voor meer informatie Of contacteer onze helpdesk mijnbinnenland@vlaanderen.be