Cursus OSIRIS-Begeleider. voor studieadviseurs, coördinatoren en decanen Universiteit Twente.

Transcriptie

1 Cursus OSIRIS-Begeleider voor studieadviseurs, coördinatoren en decanen Universiteit Twente.

2 2 / 28

3 Inhoudsopgave 1. OSIRIS Structuur OSIRIS Backoffice OSIRIS Inschrijving OSIRIS Studievolg OSIRIS Self service OSIRIS Student OSIRIS Docent OSIRIS Begeleider OSIRIS - Begeleider Algemeen Afspraken/actiepunten Afspraken en actiepunten Studenten Begeleider Personalia Overzicht studenten Eigen kenmerk Zoeken Zoek student Geavanceerd zoeken Voorbeelden Geavanceerd zoeken met referentietabel Zoeken met jokertekens Voorbeelden Exporteren studentgegevens Excel bestand Pasfotolijst Studentenschermen Student Adres Begeleider Vooropleiding Individuele regeling Vrije velden Studievoortgang SV-overzicht Dossieroverzicht Examenprogramma Overzicht inschrijvingen Notities Notities maken Afspraken maken Autorisatie Overzichten Algemene werking Voorbeelden Studievoortgangsoverzicht Vergaderlijst examencommissie Nog te volgen onderwijs / 28

4 1. OSIRIS Structuur OSIRIS Docent OSIRIS Backoffice (Inschrijf + Volg) OSIRIS Student OSIRIS Begeleider OSIRIS kent een aantal deelsystemen. Centraal staat de backoffice applicatie. Hierin kunnen alle gegevens beheerd worden: OSIRIS Inschrijving en OSIRIS Volg. Daarnaast is er een aantal self-service modules die rechtstreeks communiceren met de backoffice applicatie. Het betreft: 1. OSIRIS Begeleider 2. OSIRIS Docent 3. OSIRIS Student OSIRIS Backoffice OSIRIS Inschrijving OSIRIS biedt volledige ondersteuning van het proces van (voor)aanmelding tot en met inschrijving, of het nu gaat om een bekostigde student die zich meldt via Studielink of een cursist die zich rechtstreeks aanmeldt. De inschrijfgegevens worden afgestemd met de IB-groep. OSIRIS genereert alle SM-mutaties automatisch en verwerkt ook de terugmeldingen van de IB-groep. Nadat een student zich heeft ingeschreven, ontstaat er meestal een vordering op deze student in de vorm van collegegeld, contractonderwijs, reprokosten, of andere verplichtingen. Deze vordering, maar ook een eventuele restitutie, wordt in OSIRIS vastgelegd. Vorderingen worden toegeschreven naar de juiste boekperiodes en middels journaalposten doorgegeven aan het financiële systeem (SAP, Exact,..). Het collegegeld wordt automatisch (her)berekend. 4 / 28

5 OSIRIS Studievolg OSIRIS Studievolg kent afzonderlijke modules voor het beheer van onderwijs- en studentgebonden gegevens. Het onderwijsgebonden deel betreft het volledige cursusaanbod, de roostergegevens, alle examenprogramma s en de stageplaatsen. Zo worden per cursus alle gegevens vastgelegd die nodig zijn voor publicatie in de elektronische studiegids. Het studentgebonden deel betreft de personalia, de registratie en publicatie van behaalde resultaten, de inschrijvingen voor cursussen en toetsen, de stages, het bindend studieadvies en het (individuele) studiecontract. Uit het onderwijsaanbod kunnen studieprogramma s worden samengesteld. Dit kan de studentenadministratie doen, maar OSIRIS kan ook de student de mogelijkheid bieden om zijn eigen studieplan te ontwerpen. OSIRIS ondersteunt het proces van goedkeuring en het vaststellen van individuele studieprogramma s OSIRIS Self service Naast de Backoffice applicatie biedt OSIRIS ook een aantal zogenaamde selfservice toepassingen voor achtereenvolgens de student, de docent en de begeleider OSIRIS Student OSIRIS-Student geeft de student een gedetailleerd beeld van de voortgang in zijn studie. Dit blijft niet beperkt tot de behaalde resultaten. De behaalde resultaten worden ook afgezet tegen zijn (individuele) studiecontract/examenprogramma. In één overzicht wordt duidelijk waar hij staat en wat hij nog moet doen. Moet hij een bepaalde cursus of minor nog doen, dan kan hij zich direct inschrijven. De student kan ook met handige zoekfuncties het volledige onderwijsaanbod van de instelling raadplegen om een geschikte cursus/minor te vinden. Bijvoorbeeld voor het invullen van de vrije ruimte in het examenprogramma. Naast het in- en uitschrijven op cursussen en minors, kan de student ook adreswijzigingen doorgeven en zijn persoonlijke (week)rooster opvragen OSIRIS Docent Aan het efficiënt verwerken van resultaten door docenten zelf is in OSIRIS veel aandacht besteed. De docent legt resultaten vast via het internet. Na het akkoord van de docent worden de resultaten ter verwerking aangeboden aan de administratie. Met een druk op de knop worden de resultaten definitief gemaakt en zijn ze direct beschikbaar voor de student (via OSIRIS Student). Ook kunnen docenten behaalde resultaten in een spreadsheet aanbieden. Daarnaast zijn er voor de docenten overzichten beschikbaar zoals een presentielijst OSIRIS Begeleider OSIRIS biedt de studieloopbaanbegeleider een dashboard waarop de kerngegevens van de student direct zichtbaar zijn. Zo kan worden geraadpleegd waar de student staat in zijn examenprogramma? Maar ook andere vragen als: Hoe doet de student het ten opzichte van zijn jaargenoten? Welke afspraken zijn er met deze student gemaakt? Welke resultaten heeft de student behaald? 5 / 28

6 Voor welke cursussen staat de student ingeschreven? Met een doorklik kunnen alle detailgegevens opgevraagd worden. Naast het raadplegen van gegevens kunnen ook wijzigingen aangebracht worden. Zo kunnen: notities vastleggen, overeengekomen wijzigingen in het individueel studiecontract doorvoeren en actiepunten met deadlines toevoegen. OSIRIS ondersteunt de studieloopbaanbegeleider bij het ontwerpen en vaststellen van studieplannen van individuele studenten. Vanwege de privacygevoeligheid is veel aandacht besteed aan beveiliging. Zo kan de toegang van de begeleider beperkt worden tot zijn eigen studenten en zijn eigen notities. 2. OSIRIS - Begeleider Osiris kent een selfservicemodule voor begeleiders. In deze module kunnen de gegevens van de studenten worden ingezien en notities worden vastgelegd waarmee de noodzakelijke informatie voor de begeleiders gebundeld is Algemeen De toegang tot dit onderdeel, de rechten binnen de verschillende schermen en de gegevens welke u in deze module van OSIRIS kunt inzien wordt in de BackOffice geregeld. In de BackOffice worden eveneens de koppelingen tussen de studenten en de begeleiders aangemaakt. Wanneer u deze selfservice opstart komt u in het openingsscherm van de module met daarop, afhankelijk van uw autorisatie, één of meer van de volgende tabbladen: - Afspraken/actiepunten - Begeleider - Zoek student - Overzichten De functionaliteit van Osiris Begeleider is onder te verdelen in deze modules. Vanaf deze tabbladen kunt u alle handelingen uitvoeren welke voor u als begeleider wenselijk zijn. 6 / 28

7 Op de diverse schermen vindt u opties die betrekking hebben op de functies van dat scherm. Deze opties worden beschreven bij de betreffende onderdelen. Algemeen zijn de opties: Terug Help Opslaan Exporteren Hiermee keert u terug naar het vorige scherm Een helpfunctie met informatie over het scherm Gewijzigde gegevens opslaan Hiermee kunt u studentgegevens exporteren (zie verderop) Optie om de taal in te stellen in Engels op Nederlandstalige pagina s Optie om de taal in te stellen in Nederlands op Engelstalige pagina s Deze vindt u op nagenoeg ieder scherm Afspraken/actiepunten Op dit tabblad - tevens het openingsscherm - staat een overzicht van alle afspraken/actiepunten die openstaan, dus alle acties waar nog een handeling van de begeleider wordt verwacht. Tevens wordt een overzicht getoond met de studenten waar onlangs contact mee is geweest, gesorteerd op contactdatum. Wat vindt u op dit scherm: 1. Te behandelen afspraken 2. Studenten waarmee u het meest recent contact heeft gehad Afspraken en actiepunten Door op een afspraakdatum of een actiepunt te klikken komt u in het betreffende scherm waarmee u de gewenste actie kunt uitvoeren. In de hoofdstukken over deze onderdelen wordt uitgelegd hoe u deze acties uitvoert Studenten In het scherm Afspraken/Actiepunten staat een overzicht van de studenten waarmee u onlangs contact heeft gehad. Door op een studentnummer te klikken komt u in het persoonlijke scherm van de student. Op het persoonlijke scherm van de student vindt u op diverse tabbladen de voor de begeleider toegankelijke informatie van de student zoals zijn personalia, vooropleiding, studievoortgang en notities. In Studentenschermen vindt u de verdere beschrijvingen van deze schermen. LET OP: er zijn meer plaatsen in OSIRIS Begeleider van waaruit u naar de studentenschermen kunt navigeren Begeleider Op dit scherm ziet u uw eigen, voor de student relevante gegevens en een overzicht van de studenten waarvan u de begeleider bent. LET OP: Wanneer u als begeleider een student in uw overzicht mist is er in de BackOffice geen koppeling tussen u en die student gemaakt. U kunt dit bij de medewerker die hiervoor verantwoordelijk is in orde laten maken. 7 / 28

8 Het is mogelijk dat een student aan meerdere begeleiders gekoppeld is. Er is sprake van een n op n relatie. Wat vindt u op dit scherm: - Uw personalia - Een overzicht van studenten waarvan u begeleider bent - Een mogelijkheid uw eigen studenten een kenmerk te geven - Een zoekfunctie voor de studenten waarvan u begeleider bent - Studentgegevens exporteren Personalia In het bovenste deel van kunt u uw eigen gegevens aanvullen/wijzigen. Wat u hier invult is zichtbaar voor de studenten, u bepaalt hoe u bereikbaar bent voor de student. Het adres is in de BackOffice aangemaakt en kan hier niet gewijzigd worden. Als u gegevens wijzigt slaat u dit op met de functie Opslaan bovenin het scherm Overzicht studenten In het onderste deel van dit scherm ziet u een overzicht van de studenten waarvan u de begeleider bent. Door op een studentnummer te klikken komt u in het persoonlijke scherm van de student waarin u op de diverse tabbladen alle beschikbare en voor de begeleiding relevante informatie van de student vindt. Zie Studentenschermen voor een beschrijving van deze schermen. Het overzicht van uw studenten toont de eerste set met 10 studenten en middels de bladerfunctie Volgende 10 kunt u naar de volgende 10 studenten gaan. 8 / 28

9 Eigen kenmerk U kunt in dit scherm uw studenten een kenmerk geven op grond waarvan ze zijn in te delen. Dit kenmerk is alleen voor u persoonlijk geldig. Het kenmerk dat u aan een student meegeeft is niet zichtbaar voor enige andere gebruiker. Wanneer een andere begeleider van dezelfde student een ander kenmerk meegeeft is dat niet zichtbaar voor u. U kunt bijvoorbeeld als kenmerk aangeven dat een student dyslexie heeft. Ieder ander gegeven dat u van belang vindt is mogelijk. Dit kenmerk is aan te passen maar u kunt iedere student slechts één kenmerk tegelijkertijd meegeven. In het veld Kenmerk achter de student vult u het kenmerk in dat u aan deze student wilt meegeven. LET OP: Aan notities die u bij/over studenten maakt kunt u meerdere onderwerpen en subonderwerpen toekennen. Bovendien bestaan er zogenaamde "vrije velden" waarin ook aanvullende informatie m.b.t. de student kan zijn opgenomen. In het blokje achter een student onder het kopje Verbergen, kunt u aangeven of u die student wilt verbergen. Het kan handig zijn het overzicht te beperken tot die studenten waarmee u regelmatig contact heeft en de overigen niet permanent te tonen. Door het blokje achter de student aan te vinken zullen deze een volgende keer niet direct worden getoond. U kunt wel zoeken op/in gegevens van de verborgen studenten. LET OP: Ook deze gegevens moeten na wijziging of aanvulling worden opgeslagen met de optie Opslaan Zoeken In het middendeel van het scherm kunt u uw studenten zoeken op grond van enkele gegevens, ook op het eventuele persoonlijke kenmerk dat u aan uw studenten hebt gegeven. U hoeft niet een gehele naam op te geven, een deel ervan volstaat. Wanneer u bijvoorbeeld een student zoekt die Jansen heet, kunt u intikken "Jan". U hoeft daarbij geen wildcards/jokertekens te gebruiken. Vervolgens kiest u voor Zoek. Alle studenten waarvan de achternaam begint met "Jan" komen dan in het overzicht. U kunt meerdere criteria opgeven en ook of u wilt zoeken in de verborgen studenten Zoek student Op dit tabblad is het mogelijk te zoeken naar studenten op grond van aan te geven criteria. Wat vindt u op dit scherm: - Zoeken naar studenten - Studentgegevens exporteren 9 / 28

10 Standaard kunt u zoeken op bovenstaande mogelijkheden. U vult in dit scherm op een of meerdere velden (delen van) een gegeven in en vervolgens gebruikt u de optie Zoek. De studenten die aan alle opgegeven criteria voldoen worden getoond. Indien u meerdere gegevens invult wordt op alle criteria samen gezocht, de opgegeven criteria zijn cumulatief. Met de optie Wis kunt u de velden met de opgegeven criteria leegmaken. Als extra kunt u aangeven dat u alleen die studenten wilt zien waarmee u contact heeft gehad. U voorkomt hiermee dat erg veel studenten worden getoond die voor u niet van belang zijn. Net als op de overige schermen met gegevens van studenten is ook hier een optie aanwezig voor het exporteren van de gegevens. Deze functie wordt uitgelegd bij Exporteren studentgegevens Geavanceerd zoeken Wanneer de zoekcriteria in dit scherm niet voldoende zijn om de gewenste student(en) naar voren te halen, kunt u kiezen voor Geavanceerd zoeken. U krijgt een scherm met meerdere tabbladen. 10 / 28

11 Naast de personalia kunt u hier ook criteria opgeven die betrekking hebben op: - de vooropleiding - de opleiding - de inschrijfhistorie - de notities Dit verruimt de zoekmogelijkheden enorm. U kunt op alle tabbladen voorwaarden voor het zoeken opgeven, op meerdere tabbladen tegelijkertijd. Let op dat de opgegeven criteria cumulatief zijn. De resultaten moeten aan alle voorwaarden voldoen. Wanneer u niet vindt wat u zoekt kunt u beter minder criteria opgeven of deze ruimer aangeven. Bij elk selectiecriterium kunt u aangeven of het resultaat gelijk aan ( = ), groter dan ( > ), ongelijk aan ( <> ) enz het aangeven criterium moet zijn. Hiervoor kiest u het driehoekje voor het veld waarmee de keuzelijst verschijnt Voorbeelden Wanneer u bijvoorbeeld wilt dat u als resultaat krijgt alle studenten met een specifieke vooropleiding ingeschreven voor de propedeuse van een specifieke opleiding met een geldige inschrijving in het huidige collegejaar vult u de volgende criteria: Tabblad Vooropleiding Vooropleiding = (een waarde uit de onderliggende lijst) 11 / 28

12 Tabblad Opleiding Opleiding = (een waarde uit de onderliggende lijst) Examendoel = P (of kies de waarde uit de onderliggende lijst) Tabblad Inschrijfhistorie Collegejaar = 2009 Actiefcode opleiding CSA = 4 (of kies de waarde uit de onderliggende lijst). U klikt op [Ok] en de resultaten worden getoond. Wilt u daarentegen als resultaat alle studenten met een specifieke vooropleiding ingeschreven voor de propedeuse van een specifieke opleiding van wie de inschrijving in het huidige collegejaar nog niet geldig is vult u de volgende criteria: Tabblad Vooropleiding Vooropleiding = (een waarde uit de onderliggende lijst) Tabblad Opleiding Opleiding = (een waarde uit de onderliggende lijst) Examendoel = P (of kies de waarde uit de onderliggende lijst) Tabblad Inschrijfhistorie Collegejaar = 2009 Actiefcode opleiding CSA <> 4 (of kies de waarde uit de onderliggende lijst) Geavanceerd zoeken met referentietabel U hoeft niet alle criteria in te typen, u kunt gebruik maken van de zogenaamde referentietabellen die bij een item horen. Ieder veld waar een vergrootglas achter staat heeft een onderliggende referentietabel. Door op het vergrootglas achter het veld te klikken wordt de tabel getoond, zoals in het voorbeeld hieronder: Vink de gewenste keuze aan en klik op [Selecteren]. De gekozen waarde wordt meegenomen als selectiecriterium Zoeken met jokertekens U heeft de mogelijkheid om te zoeken naar een gegeven door in het zoekveld een deel van het woord in te tikken. 12 / 28

13 Eerst kiest u uit welk deel van de tabel u een gegeven wilt zoeken, in bovenstaande voorbeeld uit de code of uit de naam. Vervolgens tikt u het woord in waarop u wilt zoeken. Het %-teken is een zogenaamd jokerteken of wildcard en staat voor alles wat vóór dat deel van het woord kan staan Voorbeelden Wanneer u in bovenstaand voorbeeld zou kiezen voor naam en vervolgens Bachelor zou intikken, komen alle gegevens naar voren waarbij de omschrijving begint met Bachelor. Bachelor Elektrotechniek Bachelor Technische Informatica Bachelor Technische Wiskunde Bachelor Telematica Wilt u alle gegevens waarbij ergens in de beschrijving het woorddeel "inf" voorkomt, dan tikt u in %inf. In dit geval kan het gewenst woord overal in de omschrijving staan en niet per se vooraan. Bachelor Technische Informatica Informatica - nrs Technische Informatica, 5 jaar Het %-teken kan op meerdere posities in de tekst toegepast worden. In een ander voobrbeeld, waarbij op de naam van de begeleider wordt gezocht, kan bijvoorbeeld worden ingevoerd %aan%en. Dit levert als resultaat op: Aangenendt Adriaansen Exporteren studentgegevens Op de schermen waarop een overzicht van studenten staan, dus op het scherm Begeleider en het scherm Zoek Student, is een mogelijkheid aanwezig voor het exporteren van gegevens van studenten. Eerst kiest u voor de optie Exporteren boven- of onderin het scherm. Op het nieuwe scherm kiest u voor de soort van uitvoer, Excel bestand, of pasfotolijst door de radiobutton van uw keuze aan te klikken. Vervolgens kiest u die studenten waarvan u in het overzicht de gegevens wilt hebben. U doet dit door de hokjes voor de studenten aan te vinken. Het is mogelijk ineens alle studenten aan te vinken of ze juist allemaal uit te vinken. Daarnaast kunt u handmatig een selectie maken. Met de bladerfunctie Volgende 10 gaat u naar een volgend blad. Wanneer u alle keuzes hebt gemaakt kiest u voor Uitvoeren boven- of onderin het scherm Excel bestand Kiest u voor een Excel bestand dan is er nog de mogelijkheid een soort van adres te kiezen. U krijgt een lijst met gegevens van de gekozen studenten in Excel Kiest u voor een overzicht van adressen dan krijgt u van de geselecteerde studenten het mailadres in een bestand op het scherm. U hoeft dit slechts aan te klikken en u kunt het mailbericht maken en verzenden voor deze groep studenten Pasfotolijst Wanneer u kiest voor de pasfotolijst krijgt u van alle geselecteerde studenten de pasfoto in een overzicht. 13 / 28

14 2.5. Studentenschermen Op diverse schermen in de selfservice module OSIRIS Begeleider staan lijsten van studenten met hun studentnummer. Vanaf al deze schermen kunt u naar de gegevens van een specifieke student door op het studentnummer te klikken. U komt dan in het scherm met gegevens van de gekozen student. Bovenin het scherm blijft de naam van de student en het studentnummer zichtbaar. De meeste schermen spreken voor zich en behoeven weinig uitleg. Voor enkele tabbladen is instructie wenselijk en deze staat hieronder. U kunt met de knop Terug in de menubalk weer terug naar het beginscherm, het scherm van waaruit u voor deze student hebt gekozen. LET OP: De mogelijkheden waarover u beschikt kunnen per student verschillen. Dit hangt onder meer af van uw autorisatieprofiel en van de opleiding(en) waaraan u bent verbonden. In de beschrijving hieronder wordt uitgegaan van de situatie dat u geautoriseerd bent en gekoppeld bent aan een of meerdere opleidingen om de gegevens van studenten ingeschreven voor die opleidingen in te zien Student Dit is het basisscherm waarop u de algemene gegevens van de student vindt met een pasfoto en de gegevens van de opleiding die deze student volgt en/of heeft gevolgd. U kunt deze gegevens niet aanpassen. Verder vindt u op dit scherm het mailadres, studentnaam@student.utwente.nl, van de student. Dit is een snelkoppeling en u kunt van hieruit direct een mail versturen naar de individuele student. 14 / 28

15 Adres Op dit scherm staan de adresgegevens van de student. U kunt deze gegevens niet wijzigen Begeleider Op dit scherm vindt u de naam van de begeleider(s) van de student. Hierbij is het mailadres van de begeleider(s) als snelkoppeling toegevoegd zodat u rechtstreeks een mail naar de betreffende begeleider kunt versturen Vooropleiding Dit scherm vermeldt de vooropleidinggegevens van de student, met het vakkenpakket en de behaalde resultaten Individuele regeling Tijdens de opleiding kan voor een student een individuele regeling zijn gemaakt. Daarvoor klikt u op het tabblad Individuele regeling. Onderstaand scherm verschijnt. Een individuele examenregeling bevat de voor de betreffende student individuele aanpassing(en) aan het standaard studie- of examenprogramma. Klikt u op de link "onder" het cijfer van de regeling kunt u deze individuele regelingen van de student inzien. 15 / 28

16 Het is mogelijk een overzicht van het totale oorspronkelijke examenprogramma op te vragen door te kiezen voor deze optie boven- of onderin het scherm Overzicht Examenprogramma Vrije velden Op dit scherm kunt u extra informatie toegevoegd in zogenaamde vrije velden raadplegen Studievoortgang Op het scherm van de studievoortgang kunt u diverse overzichten van de student aangaande de voortgang van de studie opvragen. 16 / 28

17 U ziet op het scherm een overzicht van de opleiding(en) die de student volgt en/of heeft gevolgd. Kies uit dit lijstje de opleiding waarvan u de gegevens wilt inzien met de radiobutton. De detailinformatie over die opleiding verschijnt vervolgens onderin het scherm. Rechts in het scherm ziet u een lijstje van overzichten die kunnen worden ingezien. Door eerst een van de opleidingen te kiezen en vervolgens een keuze te maken uit de mogelijke overzichten, krijgt u het betreffende overzicht van die opleiding op het scherm waarna u het eventueel kunt printen. Het betreft de overzichten SV-overzicht Dossieroverzicht Examenprogramma Overzicht inschrijvingen Bovendien bevindt zich hier een link naar de Onderwijscatalogus SV-overzicht Het studievoortgangsoverzicht biedt inzicht in de voortgang van de student binnen de opleiding, afgezet tegen het examenprogramma waaraan hij is gekoppeld. Bovendien zijn de individuele examenregelingen hierin verwerkt. Het overzicht wordt in een vastgelegde vorm getoond in PDF in een apart browserscherm Dossieroverzicht Het dossieroverzicht biedt inzicht in de resultaten van de student binnen de opleiding. In tegenstelling tot het studievoortgangsoverzicht is dit overzicht niet afgezet tegen het examenprogramma waaraan de student is gekoppeld. Het overzicht wordt in een vastgelegde vorm getoond in PDF in een apart browserscherm Examenprogramma Het examenprogramma toont het oorspronkelijke examenprogramma waaraan de student is gekoppeld. De individuele examenregelingen zijn hierin dus niet verwerkt. Het overzicht wordt in een vastgelegde vorm getoond in PDF in een apart browserscherm. 17 / 28

18 Overzicht inschrijvingen Het overzicht inschrijvingen biedt inzicht in de onderdelen waarvoor de de student zich heeft ingeschreven. Het betreft inschrijvingen voor: Cursussen, zijnde werkvormen en toetsen LET OP: in collegejaar 2009 schrijven studenten zich alleen in voor toetsen. Toetsen Minors Specialisaties Notities Op dit scherm kunt u de notities over en de afspraken met deze student inzien, verdeeld in 2 blokken: een blok met een overzicht van toegankelijke notities een blok met een overzicht van gemaakte afspraken. LET OP: afspraken zijn de "gemaakte" afspraken (afspraak als "to-do") met de student. Het is dus niet bedoeld als "agenda-functie" (afspraak als "date"). In de blokken kunt u nieuwe notities of afspraken toevoegen door de toets te gebruiken. Notities kunnen worden 1. ingezien, klik op Overzicht notities 2. gewijzigd, klik op de link "onder" de datum van de te wijzigen notitie 3. verwijderd, klik op achter de te verwijderen notitie. Afspraken kunnen worden 1. gewijzigd, klik op de link "onder" de datum van de te wijzigen afspraak. Met wijzigen kan de afspraak ook worden aangevinkt als zijnde "afgehandeld". 2. verwijderd, klik op achter de te verwijderen afspraak. 18 / 28

19 Tenslotte kunt u de standaard instellen van de zichtbaarheid van uw notities met behulp van Autorisatie boven- of onderin het scherm. Voor meer infomatie over dit onderwerp zie Autorisatie Notities maken Klik in het blok Notities op de toets en u krijgt onderstaand scherm: 1. Allereerst moet de notitie gedateerd worden. Standaard staat hier de datum van "vandaag" ingevuld. Wilt u een andere datum gebruiken dan kiest u een datum met de icoon handmatig een datum in. 2. Hier vult u de inhoud, de eigenlijke notitie. 3. Hier vult u de beslissing in. of vult 19 / 28

20 4. Bij ieder deel van de notitie - inhoud en beslissing - kunt u aangeven of het genoteerde zichtbaar mag zijn voor de student. Hiermee overschrijft u uw standaardinstelling. 5. Onderin het scherm kiest u uit de tabel voor welke gebruikers uit de organisatie de notitie zichtbaar mag zijn. Zie hiervoor Autorisatie 6. Notities kunnen worden gecategoriseerd. U kunt daarvoor aangeven met behulp van de keuzelijst wat het onderwerp van de notitie is en wat het subonderwerp is. Doel hiervan is dat erop gesorteerd en gezocht kan worden. Voert u geen onderwerp in, dan krijgt u de vraag om te bevestigen dat de notitie zonder onderwerpen mag worden opgeslagen. 7. Vervolgens slaat u de gegevens op met behulp van Opslaan. Met Terug komt u weer in het vorige scherm. Wilt u de gemaakte notitie niet bewaren maar verwijderen, dan klikt u onder- of bovenin het scherm op Verwijderen Afspraken maken Voor het vastleggen van afspraken wordt op eenzelfde manier gewerkt als bij notities. Wanneer u een afspraak wilt vastleggen kiest u voor de toets en u krijgt het volgende scherm: 1. U kiest een datum met de icoon of vult handmatig een datum in. 2. Hier vult u de concrete actie, die u met de student hebt afgesproken, in. 3. In het veld Inhoud kunt u aanvullende informatie met betrekking tot de gemaakte afspraak opnemen. 4. Als een afspraak afgehandeld is kunt u dat hier aanvinken.. 5. Tenslotte vinkt u aan of de afspraak zichtbaar mag zijn voor de student Autorisatie U kunt op twee niveaus bepalen hoe u wilt dat uw notities en afspraken toegankelijk zijn, te weten: 1. Algemeen 20 / 28

21 2. Individueel Algemeen Om standaard autorisatie bij Notities en Afspraken vast te leggen klikt u in het tabblad "Notities" op Autorisatie boven- of onderin het scherm. Onderstaand scherm verschijnt. 1. Eerst geeft u aan voor wie de notities standaard zichtbaar zijn. Voor "Beperkt toegankelijk" en "Toegankelijk" moet u bovendien aangeven wie toegang heeft tot de notities. 2. Met kunt u individuele medewerkers toevoegen als geautoriseerd voor uw "Beperkt toegankelijke" respectievelijk "Toegankelijke" notities. LET OP: medewerkers geautoriseerd voor beperkt toegankelijke notities zijn automatisch ook geautoriseerd voor toegankelijke notities. 3. U kunt ook een groep medewerkers selecteren om te autoriseren met behulp van de selectiefilters die u kunt oproepen via Selecteer groep. 4. Tenslotte geeft u aan wat de student standaard te zien krijgt. De wijzigingen slaat u op met Opslaan boven- of onderin het scherm Individueel Uw standaard autorisatie bij notities en afspraken kunt u bij iedere afzonderlijke notitie of afspraak anders instellen. 21 / 28

22 1. Vink aan/uit om de inhoud wel/niet zichtbaar te maken voor de student. 2. Vink aan/uit om de beslissing wel/niet zichtbaar te maken voor de student. 3. Selecteer uit het pull-down menu de mate van toegankelijkheid voor dit bericht. De wijzigingen moet u opslaan met Opslaan boven- of onderin het scherm. 22 / 28

23 2.6. Overzichten Osiris kent veel uitvoermogelijkheden naar overzichten waarvoor medewerkers kunnen zijn geautoriseerd. De overzichten waarvoor u bent geautoriseerd zijn via dit tabblad te genereren en eventueel uit te printen. Wanneer er meer dan 10 overzichten zijn is er een "bladerfunctie" opgenomen. U kunt door de overzichten bladeren met de bladerfunctie Volgende 10. U kunt ook zoeken naar een overzicht door in de zoekfunctie (een deel van) de naam van het overzicht in te tikken en vervolgens op Zoek te klikken. Met de functie Wis maakt u het zoekveld leeg. De lijst met overzichten is chronologisch geordend - het overzicht dat u het laatst hebt gegenereerd staat bovenaan. De overige overzichten zijn daaronder alfabetisch gerangschikt. Achter elk overzicht staat het volgende icoontje. Door op dit icoontje te klikken krijgt u informatie over het overzicht Algemene werking Wanneer u een overzicht wilt opvragen kiest u de link naar het overzicht dat u wilt opvragen/inzien. Er verschijnt een nieuw scherm. Op dit nieuwe scherm worden diverse tabbladen getoond waarop u de selectiecriteria kunt aangeven op basis waarvan de resultaten op het gewenst overzicht wordt getoond. LET OP: welke tabbladen worden getoond is afhankelijk van het soort overzicht dat u opvraagt. In dit nieuwe scherm kiest u eerst in welke uitvoerformaat u het overzicht wilt hebben. Dat kan zijn een PDF, een RTF of een HTML formaat. Vervolgens geeft u in het blokje aan of u al dan niet een voorblad wilt hebben. Een voorblad is een extra pagina met daarop de informatie over de selectiecriteria die u hebt gekozen. Op ieder tabblad staan verschillende velden waarin u gegevens kunt invullen. De werking van de selectiecriteria is gelijk aan de werking beschreven bij Geavanceerd zoeken, Geavanceerd zoeken met referentietabel, en Zoeken met jokertekens. Wanneer u alle criteria hebt aangegeven kiest u voor de optie Uitvoeren boven- of onderin het scherm. Hiermee wordt het gewenste overzicht gegenereerd op basis van de ingevoerde selectiecriteria en zal op het scherm verschijnen in een nieuw venster (HTML), in Acrobat Reader (PDF) of in Word (RTF). U hebt dan de optie dit overzicht al dan niet te printen. De optie Vorige selectie 23 / 28

24 Wanneer u vaker eenzelfde overzicht wenst en u de vorige keer opgegeven criteria wilt gebruiken kiest u voor Vorige selectie. In dat geval hoeft u niet alle criteria opnieuw op te geven. Op het tabblad Geselecteerde filters kunt u voordat u gaat uitvoeren nazien welke selectiecriteria ingevuld waren Voorbeelden Enkele veelgebruikte overzichten worden hieronder als voorbeeld weergeven, het Studievoortgangsoverzicht, de Vergaderlijst examencommissie en Nog te volgen onderwijs Studievoortgangsoverzicht Het studievoortgangsoverzicht biedt inzicht in de voortgang van de student binnen de opleiding, afgezet tegen het examenprogramma waaraan hij is gekoppeld. Wanneer u een studievoortgangsoverzicht van een of meerdere studenten wilt kiest u dit overzicht uit de lijst. U krijgt onderstaand scherm: Op de tabbladen kunt u criteria invullen waarmee u aangeeft van welke student(en) u een overzicht wilt hebben en welke gegevens u daarop wilt hebben afgedrukt. Het eerste tabblad geeft de personalia van de student en welke gegevens u op het overzicht wilt hebben. Een deel van deze gegevens is standaard ingevuld maar kan gewijzigd worden. Wanneer u het overzicht van 1 student wilt kunt u het nummer van die student opgeven. Een andere mogelijkheid is de achternaam en de voorletters op te geven. Als u niet alle voorletters weet kunt u beter gebruik maken van het % teken. 24 / 28

25 Wanneer u het overzicht wilt van een groep studenten kunt u werken met het opgeven van bv. de opleiding en het cohort of een examenprogramma. U krijgt dan het overzicht voor alle studenten die aan de opgegeven criteria voldoen (dus een groep studenten). De tabbladen met schuine tekst hebben een andere functie. Geselecteerde filters: Dit biedt een totaaloverzicht van alle aangegeven criteria. Standaard meldingen: Hiermee kunt u een aanvullende mededeling op de overzichten invullen. Sorteervolgorde: Op dit tabblad geeft u aan hoe de de studenten (in geval van meer dan 1 student) gesorteerd wilt hebben, op nummer of op naam. Wanneer u alle gegevens hebt ingevuld kiest u voor Uitvoeren waarmee de opdracht wordt uitgevoerd. Na enige tijd verschijnt het rapport op uw scherm, met of zonder voorblad, en kunt u het al dan niet printen Vergaderlijst examencommissie Dit overzicht toont een lijst studenten met het aantal benodigde en behaalde studiepunten voor het examenprogramma. Bijzonderheden Alleen studenten, die een opleiding volgen waarvoor de gebruiker is geautoriseerd, worden geselecteerd. Bovendien moet deze opleiding vallen onder de faculteit van aanloggen. Indien faculteitsoverstijgend is ingelogd, worden alle studenten geselecteerd. Overleden studenten worden niet geselecteerd. Voor dit overzicht bestaat het filter 'Voltijd/deeltijd op examendatum'. Hierbij word specifiek naar de voltijd/deeltijdvorm waar de student voor ingeschreven stond op de examendatum gezocht. U ziet voor dit overzicht nagenoeg dezelfde tabbladen. De gegevens op de tabbladen zijn enigszins afwijkend. 25 / 28

26 Voor een vergaderlijst gaat u net zo te werk als in het voorgaande voorbeeld. LET OP: Op het tabblad examen moet een examenprogramma worden ingevuld waarvoor u een vergaderlijst wilt. U geeft weer aan in welk format u het overzicht wilt, PDF, RTF of HTML. En vervolgens het examenprogramma en eventueel andere criteria. Dan kiest u voor Uitvoeren. U krijgt een overzicht met de volgende gegevens: 26 / 28

27 Deze gegevens staan op het overzicht voor elke student die binnen uw selectie viel. Bij dit overzicht kan bijvoorbeeld gefilterd worden op het aantal EC's dat de student heeft behaald Nog te volgen onderwijs Dit overzicht geeft per cursus weer welke studenten de cursus nog als onderdeel van hun examen-, specialisatie-of minorprogramma dienen te voltooien. Bijzonderheden Overleden studenten worden niet geselecteerd. Alleen cursussen (en dus examenprogramma's), die vallen onder een coördinerend onderdeel van de faculteit van inloggen, worden geselecteerd. Deze beperking geldt niet als faculteitsoverstijgend is ingelogd. De student moet zijn ingeschreven op de systeemdatum (huidige datum) voor de opleiding waarvoor hij het examenprogramma volgt. Niet voldoende resultaten worden niet geselecteerd als ze vallen onder een examen-, specialisatie- of minoronderdeel van het type: "Keuze" of "Profileringsruimte" OF "Verplichte keuze" en het onderdeel is door de student voldaan. In tegenstelling tot het Studievoortgangsoverzicht is het aantal criteria waarop geselecteerd kan worden beperkt (zie hieronder). 27 / 28

28 LET OP: Bij het veld cursus moet de cursuscode ingevoerd worden. Er kan wel gezocht worden naar de cursuscode op basis van - een deel van - de cursusnaam via het achter het veld cursus. Er kan ook worden gezocht op een deel van de cursuscode in combinatie met jokertekens. Hieronder ziet u een voorbeeld van - een deel - van het resultaat. 28 / 28