Gedragscode Thule Group

Transcriptie

1 Gedragscode Thule Group Oorspronkelijk goedgekeurd in januari 2008 Bijgewerkt 2010, 2012 en 2015 Thule Group AB Opgesteld door Kajsa von Geijer, SVP HR Goedgekeurd door Magnus Welander, president-directeur & voorzitter Aangenomen door de Raad van Bestuur van Thule Group tijdens de bestuursvergadering van 11 februari 2015 flemish 1 (10)

2 1. Inleiding 1.1 Richtlijnen De Gedragscode van Thule Group beschrijft welke principes en richtlijnen we toepassen tijdens het zakendoen, maar ook enkele basisprincipes die van toepassing zijn op onze algemene waarden betreffende hoe we handelen en ons gedragen in relaties met klanten, leveranciers, werknemers, overheden enz. Thule Group ondersteunt de Global Compact-principes van de VN (Verenigde Naties), ILO (International Labor Organization internationale arbeidsorganisatie) en de richtlijnen van de OESO (Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling). Specifiekere richtlijnen binnen van elk van onderstaande richtsnoeren vindt u in de Corporate Bestuurshandleiding van Thule Group. Plaatselijke richtlijnen en gedragslijnen kunnen, waar relevant, ontworpen worden op basis van deze algemene richtlijnen en gedragslijnen, aangepast aan de plaatselijke aspecten en wetten. Zie onder bepaling 3, Implementatie. 1.2 Toepasselijkheid van het reglement Dit reglement is van toepassing op alle bestuursleden, het management, de werknemers, leveranciers, zakenpartners, onderaannemers en klanten van Thule Group. 2 (10)

3 2. Principes van onze Gedragscode 2.1 Eerlijk zakendoen We moeten de regel van de wetten navolgen en respecteren in de landen waar we actief zijn en zaken doen. We doen op een integere en eerlijke manier zaken en zijn aansprakelijk voor onze handelingen. Het reglement schrijft een minimum van gepast gedrag voor, zelfs als deze norm hoger ligt dan de plaatselijke wetgeving voorschrijft. Indien de plaatselijke wet strikter is dan het reglement, heeft de plaatselijke wetgeving steeds voorrang. We houden ons niet bezig met illegale industriële samenwerking of kartels. In de plaats daarvan handelen we overeenkomstig de principes voor eerlijke concurrentie, marketing en reclame en engageren we ons voor de continue ontwikkeling van de veiligheid en kwaliteit van onze producten die bestand zijn tegen een eerlijk oordeel van onze consumenten. We aanvaarden niet dat steekpenningen worden aangeboden, verzocht of aanvaard en dulden geen afpersing of het witwassen van geld. We moedigen onze werknemers aan om situaties te mijden waarbij de loyaliteit aan het bedrijf in conflict kan komen met andere persoonlijke belangen. 2.2 Eerlijke arbeidspraktijken Thule Group moet de bescherming van internationaal geprezen mensenrechten ondersteunen en respecteren en ervoor zorgen dat Thule Group niet medeplichtig wordt aan een schending van mensenrechten. We respecteren de rechten van het individu en geven blijk van goed vertrouwen en wederzijds respect in onze relaties met werknemers en hun vertegenwoordigers op de werkplek. Vrijheid van vereniging We respecteren het recht van werknemers om organisaties van hun eigen keuze op te richten of erbij toe te treden en collectief te onderhandelen. We verwachten van onze leveranciers dat zij het recht van vrije vereniging en het recht om collectief te organiseren en te onderhandelen respecteren zonder wettelijke inmenging. Gedwongen arbeid We gebruiken geen arbeid door gevangenen of dwangarbeid in contractuele relaties bij de productie en afwerking van onze producten en kopen geen materialen bij zakenpartners die arbeid door gevangenen of dwangarbeid aanwenden. Kinderarbeid We gebruiken geen kinderarbeid in onze eigen productie of activiteiten en laten ons niet in met en ondersteunen geen bedrijven die gebruik maken van kinderarbeid. Ervoor zorgen dat kinderen naar school gaan en dat ze een degelijke opleiding krijgen, is van cruciaal belang om kinderarbeid te voorkomen. Het begrip kind verwijst bijgevolg naar elke persoon jonger dan 15 jaar, tenzij de wettelijke minimumleeftijd een hogere leeftijd bepaalt voor arbeid of leerplicht. In dat geval is de hogere leeftijd van toepassing. Minimumvergoeding & -loon We moeten de plaatselijke standaard werktijden die in de plaatselijke wetten vervat zijn, toepassen en respecteren in de landen waar we actief zijn. We moeten ervoor zorgen dat lonen die betaald worden voor een standaard werkweek steeds beantwoorden aan minstens de minimumnorm volgens de wet/sector. We houden ons niet bezig met bedrijven of leveranciers die niet dezelfde principes als wij toepassen met betrekking tot arbeidstijden en minimumloon. 3 (10)

4 Discriminatie en pesterijen We tolereren geen discriminatie of pesterijen van welke aard dan ook. Alle werknemers in onze Groep moeten het recht hebben om in een omgeving te werken die vrij is van pesterijen, bedreigingen en discriminatie. Alle leiders en managers zijn ervoor verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat deze omstandigheden van toepassing zijn. We houden ons niet bezig met bedrijven of leveranciers, onderaannemers of andere zakelijke relaties waar discriminatie en pesterijen worden getolereerd. Thule Group vertrouwt en respecteert dat een ware ethische bedrijfsomgeving een basis vormt om goede relaties op te bouwen tussen onze werknemers en het bedrijf. Seksuele intimidatie, misbruik of ongewenste seksuele uitnodigingen zijn strikt verboden en zullen gevolgd worden door disciplinaire acties en straffen. Gezondheid en veiligheid en werkomgeving We gebruiken enkel zakenpartners die hun arbeiders en bedienden een veilige en gezonde werkomgeving bieden. Dit is ook van toepassing op zakenpartners die hun werknemers residentiële faciliteiten ter beschikking stellen. We zijn ervan overtuigd dat het van cruciaal belang is om een veilige, gezonde en inspirerende werkomgeving te bieden aan alle werknemers van Thule Group. Alle onze werknemers zijn verantwoordelijk om deze doelstelling te handhaven. We tolereren het gebruik van alcohol, drugs of misbruik van geneesmiddelen tijdens het werk niet. Het is strikt verboden om alcohol of drugs te gebruiken, verkopen, kopen, produceren en te bezitten binnen en rond de gebouwen van Thule Group. Dit omvat ook rijden onder invloed van alcohol of drugs tijdens of met betrekking tot een werkgerelateerde gelegenheid. We tolereren geen geweld of dreiging van geweld tegen werknemers, bezoekers, klanten, leveranciers of andere personen op de werkplek. Er zullen disciplinaire maatregelen, die kunnen leiden tot ontslag en beëindiging van de tewerkstelling, ondernomen worden tegen personen die een inbreuk maken op deze regel. We zijn ervan overtuigd dat bedrijven die een gezonde levensstijl ondersteunen en ernaar streven om hun personeel te motiveren en bevoegdheid te geven, zorgt voor beter presterende werknemers. Daarom stimuleren we onze werknemers om een evenwichtig en actief leven te leiden. 2.3 Milieu Thule Group streeft ernaar een voorzorgsaanpak te ondersteunen met betrekking tot milieu-uitdagingen. We willen onze activiteit op lange termijn leiden, wat betekent dat we het behoud op lange termijn van een duurzaam bedrijf veilig stellen en aldus de milieuoverwegingen integreren in ons bedrijfsplan en beslissingsproces. Onze zakelijke relaties met externe producenten en andere leveranciers van materialen moeten de plaatselijke milieuwetten naleven; actief streven naar een zo klein mogelijke impact op het milieu en werken met jaarlijkse doelstellingen om de milieu-impact te verkleinen. We geloven dat het engagement en de passie voor zakendoen op een duurzame manier moet ondersteund worden door opvolgingsprogramma s voor de vooruitgang van prestaties in de milieugebieden waar we op focussen, namelijk: Product Energie Water Afval en recyclage Verantwoordelijke middelen en logistiek We geloven dat het voor continue verbetering belangrijk is om milieudoelstellingen op te stellen en activiteiten in de milieugebieden waar we op focussen in de gaten te houden. 4 (10)

5 2.4 Productverantwoordelijkheid Thule Group gelooft in het beoordelen van levenscycli van onze producten, die gemaakt worden om duurzaam te zijn en lang mee te gaan. Ons inzicht in en besef van hoe deze producten een impact hebben op het milieu nemen steeds toe. De conclusies uit deze beoordelingen leiden ons om bewuste beslissingen te nemen in het ontwerp en de productontwikkeling om de milieu-impact van onze producten te beperken. We verbinden ons ertoe de marktproducten aan te bieden, met veel aandacht voor kwaliteit en veiligheid binnen de structuren van onze merkwaarden. We streven ernaar zoveel mogelijk vernieuwbare en herbruikbare materialen te gebruiken en waar van toepassing ernaar te streven om grondstoffen te gebruiken met de laagst mogelijke milieu-impact. We streven ernaar producten te ontwikkelen en op de markt te brengen die geen overmatige impact hebben en veilig zijn voor hun bedoeld gebruik, die efficiënt zijn in hun consumptie van energie en natuurlijke middelen en gerecycleerd, hergebruikt of veilig weggegooid kunnen worden. 2.5 Maatschappij en gemeenschap Thule Group engageert zich voor open en transparante communicatie binnen de grenzen van commerciële vertrouwelijkheid. Overheid We werken op een correcte manier samen met de overheden in de landen waar we aanwezig zijn en reageren op verzoeken van de overheden op een tijdige, correcte en goed gedocumenteerde manier. We verbergen of onthullen geen informatie voor de overheid die moet gerapporteerd worden in het kader van de wetten en voorschriften van een land. We werken mee en gedragen ons op een respectvolle manier ten opzichte van de overheid indien er op verschillende vlakken een audit wordt uitgevoerd. Engagement ten opzichte van de gemeenschap De activiteiten van Thule Group rond engagement ten opzichte van de gemeenschap raken heel wat aspecten van de activiteiten, onder andere de ontwikkeling van werknemers en een constructief sociaal engagement. We werken samen met organisaties die ernaar streven de maatschappij te verbeteren door mensen met handicaps en problemen aan het werk te zetten en hen te helpen een actief, gezond en onafhankelijk leven te leiden. We zetten dit naar de praktijk om in het corporate niveau van Thule Group, maar ook op een erg plaatselijk niveau via onze sites en verkoopkantoren. 2.6 Omgaan met eigendom van Thule Group Alle uitvindingen of ontdekkingen die werknemers doen in de loop van hun tewerkstelling zijn eigendom van Thule Group. Auteursrechten, octrooien en andere immateriële rechten op werk dat in de loop van hun tewerkstelling door hen werd geproduceerd, zijn eigendom van Thule Group. We zijn allemaal verantwoordelijk voor het beschermen van eigendommen, materiaal en tastbare elementen van Thule Group tegen diefstal, misbruik, verlies of vernietiging. We zijn allemaal verantwoordelijk voor het handhaven van een veilige, schone en functionele werkomgeving. Diefstallen, misbruik en verliezen moeten via uw rechtstreekse hoofd aan Thule Group gemeld worden. Hij is verantwoordelijk voor het ondernemen van de gepaste acties. We garanderen dat externe leveranciers, consultants en andere zakenpartners vertrouwelijkheidsovereenkomsten ondertekenen en dat al hun werk, instrumenten en andere documenten duidelijk in een contract geregeld zijn en wettelijk worden beschouwd als eigendom van Thule Group. 5 (10)

6 3. Implementatie De Gedragscode van Thule Group werd zo duidelijk mogelijk omschreven, zodat de verantwoordelijkheid voor het naleven van de principes en regels ervan verstaanbaar zijn voor elke werknemer van Thule Group. Indien u na het lezen van de Gedragscode toch nog twijfels hebt over hoe u moet handelen of zich moet gedragen, moet u eventuele problemen bespreken met uw rechtstreekse hoofd of met de plaatselijke personeelsafdeling. Aanvullende aparte beleidslijnen en de Gedragscode werden exclusief ontwikkeld om onze aanpak te omschrijven. Ze zijn niet bedoeld als wettelijk bindend document, als verklaring of garantie of creëren of breiden garanties en waarborgen niet uit. Daarom zijn de Gedragscode en andere verwante beleidslijnen niet gericht aan een partij die kan beweren dat er een wettelijk recht van kan afgeleid worden. Alle werknemers zijn verplicht om continu wijzigingen en aanvullingen in al onze beleidslijnen te volgen, zonder dat ze daarom gevraagd worden. Het is belangrijk dat de Gedragscode en verwante beleidslijnen van Thule Group algemene en globale beleidslijnen en richtlijnen zijn voor de volledige Thule Group. In elke site van Thule Group bestaan er plaatselijke interne huisregels en beleidslijnen die de werknemers moeten begrijpen en naleven. 6 (10)

7 4. Naleving De Gedragscode van Thule Group is een middel voor ons allen en biedt ons begeleiding over hoe we op een ethische manier moeten zakendoen. Ze helpt ook om onze reputatie en die van onze klanten, leveranciers en andere zakenpartners te beschermen. Vergelding tegen iemand die een gekende of een vermoeden van probleem met ethische naleving rapporteert, is strikt verboden. De Raad van Bestuur van Thule Group kan slechts in bijzondere omstandigheden een afwijking van de volledige of een deel van de Gedragscode toestaan. Eventuele afwijkingen zullen gemeld worden zoals voorgeschreven. Gedeelde verantwoordelijkheden Ieder van ons heeft een verantwoordelijkheid om eerlijk en ethisch te handelen. Onze Gedragscode biedt de structuur om de waarden van Thule Group in de praktijk om te zetten. We dragen allemaal de verantwoordelijkheid om op een integere manier te handelen, toepasselijke wetten en regels na te leven zowel de letter als de geest, en de Gedragscode van Thule Group te respecteren. Onze beleidslijnen kennen en naleven Werknemers zijn ervoor verantwoordelijk om de beleidslijnen en procedures te kennen, begrijpen en na te leven. Nationale wetten of plaatselijke collectieve onderhandelingsakkoorden hebben echter steeds voorrang op de Gedragscode van Thule Group. Door ons te engageren voor deze verantwoordelijkheden, blijven we de verwachtingen rond zakendoen op een integere manier vervullen. Verantwoordelijkheden van managers Managers zijn rolmodellen en middelen voor werknemers. Van managers wordt verwacht dat ze: de Gedragscode actief ondersteunen en zich als rolmodel gedragen een professionele omgeving handhaven die de Gedragscode ondersteunt werknemers uitleg geven over de betekenis en toepassing van de Gedragscode de Gedragscode afdwingen Procedure voor informatiekanalen Het rapporteren van gekende of vermoedens van inbreuken op de Gedragscode of ander wangedrag door management, werknemers en leveranciers is een voorwaarde van uw tewerkstelling. Door deze inbreuken te rapporteren, helpt u ons ons bedrijf, onze klanten, collega s en anderen te beschermen. Werknemers die iets rapporteren, kunnen anoniem blijven als ze dit wensen, maar we wijzen er wel op dat anoniem blijven het onderzoek naar het evenement of de toestand in kwestie kan hinderen. Valse betichtingen of misbruik van de procedure voor informatiekanalen vormen zelf een inbreuk op de Gedragscode. Indien men om de een of andere reden geen melding kan/wil doen aan het rechtstreekse hoofd of de directe manager, moet u eerst contact opnemen met uw plaatselijke personeelsafdeling voor bijstand. Indien u een probleem of bezorgdheid niet wilt bespreken met uw plaatselijke personeelsafdeling, kunt u contact opnemen met de volgende personen (in deze volgorde): Vice-president Personeelszaken (Zakelijke aangelegenheden) Voorzitter Zakelijke aangelegenheden Senior Vice-president Personeelszaken Thule Group U kunt persoonlijk, via de telefoon of via contact opnemen (zie Contactenlijst in de map Gedragscode op mythulegroup). Het bericht moet zo duidelijk en gedetailleerd mogelijk zijn om te voorkomen dat er een misverstand kan ontstaan en om het evenement of de toestand in kwestie volledig te beschrijven. Werknemers, leveranciers of andere externe zakenpartners kunnen een vermoeden van inbreuk op de Gedragscode van Thule Group rapporteren via compliance@thule.com 7 (10)

8 Onderzoek van gerapporteerde inbreuken Onderzoeken zullen zo snel en grondig mogelijk worden gevoerd en alle inbreuken zullen gerapporteerd worden. We zullen alle meldingen voor zover mogelijk vertrouwelijk houden en enkel informatie verstrekken aan personen die deze informatie moeten kennen. We kunnen echter details over het onderzoek kenbaar maken aan derden, bijvoorbeeld instanties voor ordehandhaving of overheidsinstellingen, indien dit gezien de omstandigheden als aangewezen wordt beschouwd. Malmö 15 January, 2015 Thule Group Issued by Kajsa von Geijer SVP HR Approved by Magnus Welander CEO and President 8 (10)

9 Bijlagen 10 Global Compact-principes Mensenrechten 1. Bedrijven moeten de internationaal geprezen mensenrechten ondersteunen en respecteren; en 2. Ervoor zorgen dat ze niet medeplichtig zijn aan schendingen van mensenrechten. Arbeid 3. Bedrijven moeten de vrijheid van vereniging ondersteunen en het recht van collectieve onderhandelingen effectief erkennen; 4. De eliminatie van alle vormen van gedwongen en dwangarbeid; 5. De effectieve afschaffing van kinderarbeid; en 6. De eliminatie van discriminatie om het vlak van tewerkstelling en beroepen. Milieu 7. Bedrijven moeten een voorzorgsaanpak ondersteunen op het vlak van milieu-uitdagingen; 8. Initiatieven nemen om een grotere verantwoordelijkheid voor het milieu te stimuleren; en 9. De ontwikkeling en verspreiding van milieuvriendelijke technologieën aanmoedigen. Corruptiebestrijding 10. Bedrijven moeten corruptie in al haar vormen bestrijden, met inbegrip van afpersing en omkoperij. 9 (10)

10 Thule Group HQ Fosievägen 13 SE Malmö Telephone: (10)