BESTEK NR PROCUREMENT 2015 R3 134

Transcriptie

1 Bestek Nr 2015 R Pagina 1 Federale Politie Directie van de logistiek Dienst Procurement POST ADRES FYSISCH ADRES Kroonlaan 145A Kroonlaan Brussel Blok D 3de verdieping 1050 Brussel Opsteller van het dossier: Delphine Deridder Telefoon Fax De delphine.deridder.1423@police.be Bijlagen: 6 BESTEK NR PROCUREMENT 2015 R3 134 betreffende een gemengde meerjarige (3 jaar) raamovereenkomst van diensten voor drukwerken en verzending van het trimestrieel tijdschrift INFOREVUE van de geïntegreerde politie Gunningswijze : VEREENVOUDIGDE ONDERHANDELINGSPROCEDURE MET BEKENDMAKING Op basis van artikel 26, 2,1 d) van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten Bekendmaking: BELGISCHE Afgifte van de offertes: Op 27 april 2015 om uur in lokaal D 1071 Blok D, 1e verdieping, Kroonlaan 145, 1050 Brussel. Voorafgaande informatievergadering : op 31 maart 2015 om uur in lokaal D 1071 Blok D, 1e verdieping, Kroonlaan 145, 1050 Brussel Deze raamovereenkomst zal de levering testen in het kader van de evaluatie van de offerte (zie punt 10.7). De inschrijver moet het vijftien (15) kalenderdagen voor de afgifte van de offerte vragen.

2 INHOUDSTAFEL DEEL I : Administratieve bepalingen 1. AFWIJKINGEN VAN HET KONINKLIJK BESLUIT TOT BEPALING VAN DE ALGEMENE UITVOERINGSREGELS 2. BEPALINGEN TOEPASSELIJK OP DE RAAMOVEREENKOMST 3. TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTSCOLLEGES INGEVAL VAN BETWISTINGEN 4. GUNNINGSWIJZE VAN DE RAAMOVEREENKOMST 5. VOORWERP EN MODALITEITEN VAN DE RAAMOVEREENKOMST 6. AANBESTEDENDE OVERHEID EN LEIDENDE DIENST 7. LEIDENDE AMBTENAAR 8. TOEGANGSRECHT 9. KWALITATIEVE SELECTIE 10. OPSTELLEN EN AFGIFTE VAN DE OFFERTES 11. BORGTOCHT 12. PRIJS 13. LEVERING 14. NAZCIHT 15. OPLEVERING 16. GUNNINGSCRITERIA VAN DE RAAMOVEREENKOMST 17. WIJZE VAN BETALING 18. BIJZONDERE CLAUSULES DEEL II: Technische bepalingen 1. VOORAFGAANDE OPMERKINGEN 2. TECHNISCHE SPECIFICATIES BIJLAGEN 1. BIJLAGE A : ADMINISTRATIEVE OFFERTE EN PRIJS 2. BIJLAGE B : ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE PRIJZENSTRUCTUUR Pagina 2

3 3. BIJLAGE C : VERKLARING BETREFFENDE DE KWALITATIEVE SELECTIE ECONOMISCHE DRAAGKRACHT 4. BIJLAGE D : ENGAGEMENTSVERKLARING TOT HET TER BESCHIKKING STELLEN VAN FINANCIËLE EN/OF TECHNISCHE MIDDELEN 5. BIJLAGE E : ALGEMENE BOEKHOUDKUNDIGE CLAUSULE PRIJSHERZIENING 6. BIJLAGE F : ENGAGEMENTSVERKLARING ZICH TE WENDEN TOT EEN NIEUWE DIENSTVERLENER VANAF 1 JANUARI 2016 DEEL I : Administratieve bepalingen 1 Afwijkingen van het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels Het huidige bestek bevat geen afwijking van de bepalingen van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. 2 Bepalingen toepasselijk op de raamovereenkomst 2.1 De huidige raamovereenkomst is onderworpen aan de volgende bepalingen: - Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (hierna genoemd Wet van 15 juni 2006 ); - Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; - Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (hierna genoemd K.B. van 15 juli 2011 ); - Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna genoemd K.B. van 14 januari 2013 ); - Koninklijk Besluit van 3 april 2013 betreffende de tussenkomst van de Ministerraad, de overdracht van bevoegdheid en de machtigingen inzake de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten, ontwerpenwedstrijden en concessies voor openbare werken op federaal niveau; - Ministerieel besluit van 19 december 2013 betreffende het overdragen van bevoegdheid van de Minister van Binnenlandse Zaken aan bepaalde overheden inzake de plaatsing en de uitvoering van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en inzake het doen van diverse uitgaven; Pagina 3

4 - De acht (8) basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie die betrekking hebben op: o de syndicale vrijheid C n. 87; o de vrijheid om te onderhandelen C n. 98; o de afschaffing van gedwongen arbeid C n. 29 en 105; o de niet-discriminatie en de gelijke beloning voor arbeid C n. 100 en 111; o de geleidelijke uitbanning van kinderarbeid C n. 138; o het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid C n Het huidige bestek en de bijlagen alsook de andere documenten van de opdracht; - Omzendbrief van 23 juni 2004 betreffende het verbod om in de bepalingen van een opdracht technische specificaties op te nemen die het gewone verloop van de mededinging beperken of uitsluiten, B.S., 25 juin 2004; - Omzendbrief P&O/2012/e-Proc. van 30 november 2012 betreffende het gebruik van de e- Procurement-toepassingen door de diensten van de federale Staat, B.S., 7 december 2012; - Omzendbrief van 5 mei 2014 Overheidsopdrachten Belangenvermenging Draaideurconstructie ( revolving doors ), B.S., 20 mei 2014; - Omzendbrief van 16 mei 2014 betreffende de integratie van duurzame ontwikkeling, met inbegrip van sociale clausules en maatregelen ten voordele van kleine en middelgrote ondernemingen, in het kader van overheidsopdrachten geplaatst door federale aanbestedende instanties, B.S., 21 mei 2014; - Algemene Boekhoudkundige Clausule prijzenstructuur in bijlage B bij het huidige bestek; - Algemene Boekhoudkundige Clausule prijsherziening in bijlage E bij het huidige bestek; 2.2 Uitsluiting De toepassing van elke andere bepaling of clausule die tegenstrijdig is met de bepalingen die toepasselijk zijn op de raamovereenkomst, zoals algemene of bijzondere verkoops-, uitvoerings-, onderhoudsen/of waarborgvoorwaarden van de inschrijver, is uitgesloten. Door het loutere indienen van hun offerte erkennen de inschrijvers kennis te hebben genomen van deze bepaling en verzaken zij expliciet aan de toepassing van hun algemene of bijzondere voorwaarden. 3 Toepasselijk recht en bevoegde rechtsinstanties in geval van betwistingen 3.1 In geval van betwistingen met betrekking tot de uitvoering van de raamovereenkomst zal het Belgische recht toepasselijk zijn. 3.2 Alle geschillen betreffende de uitvoering van de raamovereenkomst zullen uitsluitend door de bevoegde rechtsinstanties van Brussel beslecht worden. 4 Gunningswijze van de raamovereenkomst Pagina 4

5 4.1 De raamovereenkomst zal toegewezen worden via een vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking krachtens artikel 26, 2,1 d) van de Wet van 15 juni 2006 en artikel 2, 1 r, 3 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Rechtvaardiging: Het geraamde bedrag van de opdracht zonder belasting over de toegevoegde waarde de door de Koning bepaalde bedragen niet bereikt, die lager moeten zijn dan de bedragen voor de Europese bekendmaking. 4.3 De raamovereenkomst zal met één enkele deelnemer gesloten worden. In toepassing van artikel 137 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 zullen de erop gebaseerde opdrachten (gedeeltelijke bestellingen) aan hem gegund worden volgens de erin gestelde voorwaarden, zonder aanvulling van de initiële offerte. 5 Voorwerp en modaliteiten van de raamovereenkomst 5.1 Voorwerp van de raamovereenkomst Gemengde Meerjarige (3 jaar) raamovereenkomst van diensten voor drukwerken en verzending van het trimestrieel tijdschrift INFOREVUE van de geïntegreerde politie Deze raamovereenkomst bestaat uit twee (2) posten: Post 1 : Drukken. Post 2 : Verzending. Subpost a) : manipulatie en verpakking van een object van max. 150g Subpost b) : manipulatie en vastnieten van een blad A3 in het midden van het magazine Subpost c) : posttarieven De inschrijvers zijn verplicht een offerte in te dienen voor ALLE posten van de raamovereenkomst. 5.2 Duur van de raamovereenkomst De raamovereenkomst zal tot stand komen op de dag na de datum van de notificatiebrief en zal eindigen ofwel op 30 juni, ofwel op 31 december volgend op het aflopen van het derde (3e) jaar van de raamovereenkomst, al naargelang deze in de loop van het eerste of het tweede semester respectievelijk afgesloten werd. De exacte datum van het beëindigen van de raamovereenkomst zal in de notificatiebrief vermeld worden. Onverminderd de bepalingen van artikelen 47, 2, 1, 60, alinea 1, 3, 61 en 62 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 eigent de aanbestedende overheid zich het recht toe de raamovereenkomst geheel of gedeeltelijk jaarlijks op te zeggen bij het eindigen van het lopende burgerlijke jaar, mits een vooropzeg van twee (2) maanden, te betekenen bij aangetekend schrijven aan de begunstigde. De opzegging geeft aan de begunstigde geen recht op vergoeding. Pagina 5

6 5.3 Principe van uniciteit van de offerte Met toepassing van artikel 54, paragraaf 2, alinea 1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 kan een inschrijver slechts één enkele offerte indienen per opdracht. Voor de toepassing van deze bepaling wordt elke deelnemer aan een combinatie zonder rechtspersoonlijkheid beschouwd als een inschrijver. 5.4 Varianten Het indienen van vrije varianten is niet toegestaan. 5.5 Hoeveelheden van de raamovereenkomst (voor de twee posten) De geschatte hoeveelheden voor de duur van de raamovereenkomst zijn: Vaste hoeveelheden: interne lezers : exemplaren per kwartaal externe lezers (geabonneerde): exemplaren per kwartaal kalenders: exemplaren voor het nummer van december Bijkomende geschatte hoeveelheden: interne lezers : per honderd externe lezers(geabonneerde) : per geabonneerde kalenders: per geabonneerde De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de vermelde hoeveelheden GESCHATTE hoeveelheden betreffen. Deze schatting wordt slechts ten titel van inlichting gegeven, en bindt de aanbestedende overheid niet, die zich het recht voorbehoudt om jaarlijks de hoeveelheden te bestellen die zij nodig heeft. 6 Aanbestedende overheid en leidende dienst 6.1 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is de Federale Politie. 6.2 Leidende dienst Pagina 6

7 De leidende dienst is de enige dienst die bevoegd is om wijzigingen aan te brengen aan de bepalingen van de raamovereenkomst: ALGEMENE DIRECTIE VAN HET MIDDELENBEHEER EN DE INFORMATIE (DGR) DIRECTIE VAN DE LOGISTIEK VAN DE FEDERALE POLITIE (DRL) Dienst Procurement POSTADRES: Kroonlaan 145A 1050 BRUSSEL FYSISCH ADRES: Kroontuinen Kroonlaan 145 Blok D - 3de verdieping 1050 BRUSSEL Dossierbeheerder: Delphine Deridder Telefoon: Fax: delphine.deridder.1423@police.be Openingsuren: alle werkdagen van tot uur en van tot uur, op afspraak. 7 Leidende ambtenaar 7.1 Aanwijzing ALGEMENE COMMISSARIAAT (CG) DIRECTIE VAN DE COMMUNICATIE (CGC) Kroontuinen Kroonlaan 145 Blok C 1050 Brussel 7.2 Bevoegdheden De leidende ambtenaar is belast met de leiding en de contrôle op de uitvoering van de raamovereenkomst. Deze ambtenaar is bevoegd voor: - het opstellen van de bestelbons van gedeeltelijke bestelling voor het veranderlijke gedeelte; - de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht; - de volledige voorlopige oplevering. 8 Toegangsrecht Pagina 7

8 8.1 Onderzochte uitsluitingscriteria In het kader van de huidige procedure zal de aanbestedende overheid de volgende uitsluitingscriteria onderzoeken: - het feit dat de leverancier zich niet in één van de situaties bevindt van artikel 61, paragraaf 1 en paragraaf 2, 1 tot en met 7 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011; - het feit dat voldaan is aan de vereisten van de artikelen 62 en 63 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Verklaring op erewoord In toepassing van artikel 61, paragraaf 4 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 vormt het loutere feit van de indiening van de offerte een impliciete verklaring op erewoord dat de inschrijver zich niet bevindt in één van de uitsluitingsgevallen bedoeld in de paragrafen 1 en 2, 1 tot en met 7 van artikel 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Nazicht van de situatie van de inschrijvers Een inschrijver kan van de deelname aan de raamovereenkomst worden uitgesloten indien bij nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand Alvorens een toewijzingsbeslissing te nemen, zal de Dienst Procurement de situatie van de als inschrijver die in aanmerking komt om aangeduid te worden als begunstigde nagaan. Te dien einde zal de betrokken inschrijver ertoe gehouden zijn om alle inlichtingen of documenten, die toelaten zijn persoonlijke situatie na te gaan, te bezorgen aan de Dienst Procurement, via de snelste middelen en binnen een termijn die zij bepaalt, en dit voor wat betreft: - de afwezigheid van gerechtelijke veroordeling voor feiten als die bedoeld in artikel 61, 1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011; - de verplichtingen met betrekking tot de betaling van de verplichtingen met betrekking tot de betaling van belastingen en taksen; - in voorkomend geval, de situatie van niet-faillissement of gelijkaardige situaties, indien de Dienst Procurement geen toegang heeft tot deze documenten (zie volgende punten); - in voorkomend geval, de verplichtingen met betrekking tot de betaling van de sociale bijdragen, indien de Dienst Procurement geen toegang heeft tot deze documenten (zie volgende punten); - in voorkomend geval, de verplichtingen met betrekking tot de betaling van de belastingen, indien de Dienst Procurement geen toegang heeft tot deze documenten (zie volgende punten); De Dienst Procurement zal zelf, via elektronische weg (elektronisch loket Digiflow), overgaan tot het opvragen en bijeenbrengen van de volgende documenten: - Het attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan de vereisten inzake betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid. Dit attest dient betrekking te hebben op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes; - Het attest van situatie van niet-faillissement of soortgelijke toestanden van de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO); - Het attest fiscale schulden dat door de FOD Financiën wordt afgeleverd; Pagina 8

9 - In voorkomend geval, het erkenningsattest indien het vereist is in het kader van een opdracht voor werken. 8.4 Vrijstelling van het verstrekken van inlichtingen en documenten In toepassing van artikel 60, 2 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 dient de inschrijver de in dit bestek in verband met het toegangsrecht gevraagde inlichtingen en documenten niet voor te leggen indien hij dit reeds gedaan heeft voor een andere procedure, uitgeschreven door dezelfde aanbestedende overheid, op voorwaarde dat hij die procedure precies vermeldt in zijn offerte en mits de bedoelde inlichtingen en documenten aan de gestelde vereisten van de huidige procedure beantwoorden. 8.5 Bijzondere bepalingen in verband met bewijs van betaling van bijdragen voor de sociale zekerheid Personeel onderworpen aan de Belgische wetgeving Indien de inschrijver personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de Wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de maatschappelijke zekerheid der arbeiders, is hij vrijgesteld van de verplichting om het attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid voor te leggen. Dit document zal via elektronische weg opgevraagd worden door de Dienst Procurement De inschrijver heeft voldaan aan de eisen in verband met de betaling van bijdragen voor de sociale zekerheid, indien hij: 1 aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid alle vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, en 2 op deze aangiften geen bijdrageschuld heeft die groter is dan euro of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de bijdrageschuld groter is dan euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing tot gunning van de opdracht werd genomen, aantoont dat hij, op het einde van het afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes, op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2,1, van de Wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2,2, van de Wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige bijdrageschulden Personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie en niet onderworpen aan de Belgische wetgeving Indien de inschrijver personeel uit een andere lidstaat van de Europese Unie tewerkstelt en dat niet onderworpen is aan de hierboven vermelde Wet van 27 juni 1969, zal hij het volgende voorleggen: Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid, waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is Personeel uit een staat die geen lid is van de Europese Unie en niet onderworpen aan de Belgische wetgeving Pagina 9

10 Naar analogie met de bepalingen van artikel 62 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, zal de inschrijver die personeel uit een andere staat, die geen lid is van de Europese Unie, tewerkstelt en dat niet onderworpen is aan de hierboven vermelde Wet van 27 juni 1969, het volgende voorleggen: Een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid, waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is Indien de inschrijver personeel tewerkstelt dat tegelijkertijd onder de regeling van de twee of drie hiervoor vermelde punten valt, zijn de regels vervat in de voorgaande punten cumulatief van toepassing De aanbestedende overheid kan, overeenkomstig artikel 62, paragraaf 5 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, inlichtingen inwinnen over de situatie van de inschrijver die onderworpen is aan de sociale zekerheid van de zelfstandigen teneinde na te gaan of hij in orde is met de betaling van zijn bijdragen inzake sociale zekerheid Het voorleggen bij de offerte van de attesten bepaald in de vorige punten is niet vereist indien ze reeds bij de aanvraag tot deelneming waren gevoegd, mits ze op dezelfde periode slaan. 8.6 Bijzondere bepalingen inzake fiscale verplichtingen Belgische inschrijvers Indien de inschrijver Belg is, is hij vrijgesteld van de verplichting om het attest van de FOD Financiën voor te leggen. Dit document zal via elektronische weg opgevraagd worden door de Dienst Procurement In toepassing van artikel 63, 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 zal de aanbestedende overheid de naleving van de fiscale verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën verifiëren op basis van het attest dat door die laatste wordt afgeleverd binnen achtenveertig uur na de openingszitting De inschrijver heeft aan de verplichtingen toepasselijk in België voldaan, indien hij voor die verplichtingen geen schuld heeft van meer dan euro, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt. Evenwel, zelfs wanneer de fiscale schuld groter is dan euro, zal de inschrijver in orde bevonden worden indien hij, alvorens de beslissing over de gunning van de opdracht wordt genomen, aantoont dat hij op een aanbestedende overheid in de zin van artikel 2, 1, van de Wet van 15 juni 2006 of op een overheidsbedrijf in de zin van artikel 2, 2, van de Wet van 15 juni 2006, één of meer schuldvorderingen bezit die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn en waarvan het bedrag op euro na, ten minste gelijk is aan de achterstallige afbetaling van zijn fiscale schulden Buitenlandse inschrijvers De inschrijver zal een attest voorleggen dat door de bevoegde autoriteit van het land waar de inschrijver gevestigd is afgeleverd wordt, waaruit blijkt dat hij Pagina 10

11 voldaan heeft inzake de betaling van zijn belastingen volgens de wetgeving van dit land. 9 Kwalitatieve Selectie 9.1 Voorafgaande opmerking De inschrijver is ertoe gehouden om ALLE inlichtingen en documenten die in de huidige procedure vereist zijn op het gebied van kwalitatieve selectie te verstrekken, zelfs indien hij deze al zou verstrekt hebben in de loop van een andere procedure die georganiseerd werd door de Federale Politie. 9.2 Financiële en economische draagkracht In toepassing van artikel 67, 1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, wordt de financiële en economische draagkracht van de inschrijver aangetoond door het voorleggen van de volgende referenties: - verklaring betreffende de gemiddelde globale jaarlijkse omzet over de laatste drie boekjaren, met een minimum van ,00 EUR. De inschrijvers die hun jaarrekeningen hebben neergelegd bij de Balanscentrale van de Nationale Bank van België hoeven deze jaarrekeningen niet toe te voegen aan hun offerte. De aanbestedende overheid beschikt over een elektronische toegang die haar toelaat om eigenhandig de nodige verificaties ter zake uit te voeren. De inschrijvers die deze neerlegging niet hebben uitgevoerd, en diegenen die gevestigd zijn in een ander land dan België dienen de gevraagde documenten voor te leggen. Deze referenties worden bewezen door een verklaring van de inschrijver. Een verklaringsmodel wordt opgenomen in bijlage C Overeenkomstig artikel 74 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 kan een inschrijver zich, binnen het kader van deze procedure, beroepen op de financiële en economische draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval toont hij de aanbestedende overheid aan dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de raamovereenkomst noodzakelijke middelen, door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Pagina 11

12 Dit bewijs zal geleverd worden door een engagementsverklaring, opgesteld en ondertekend door de entiteit of de entiteiten waarop de inschrijver een beroep doet, op het verplichte verklaringsmodel opgenomen in bijlage D. Deze verklaring zal ondertekend dienen te worden door de bevoegde of gevolmachtigde personen die de betreffende entiteit kunnen verbinden. Zij dient vergezeld te worden: - van de referenties en documenten die met betrekking tot de kwalitatieve selectie gevraagd worden; - van de documenten met betrekking tot het toegangsrecht. Deze entiteiten zijn immers onderworpen aan artikel 61 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Dientengevolge zijn ook zij verplicht om de documenten die vereist worden in het huidige bestek onder het punt betreffende het toegangsrecht Onder dezelfde voorwaarden als diegene voorzien in het voorgaande punt, kan een combinatie van inschrijvers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of van andere entiteiten. 10 Opstellen en afgifte van de offertes 10.1 Elektronische middelen Het gebruik van elektronische middelen voor het indienen van offertes is toegestaan, mits de vormvoorschriften van dit bestek in acht genomen worden Door het loutere feit van het indienen van hun offerte via elektronische middelen, aanvaarden de inschrijvers dat de gegevens van hun offertes opgeslagen worden door de ontvangstinstallatie van de aanbestedende overheid, krachtens artikel 52, paragraaf 2, lid 4 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Wijze van indiening van de offerte Om een offerte in te dienen, kiest de inschrijver, met wederzijdse uitsluiting van de mogelijkheden, voor één van de volgende manieren van indiening van zijn offerte: OFWEL via elektronische weg, via het e-tendering platform OFWEL via het materieel indienen van een offerte op papier. Pagina 12

13 10.3 Opstellen en structuur van de offerte Gemeenschappelijke bepalingen De offerte zal de volgende structuur volgen: Hoofdstuk 1 : Administratieve offerte en prijsofferte In dit hoofdstuk zullen de inschrijvers de volgende documenten toevoegen : Het formulier voor de administratieve offerte en prijsofferte (bijlage A), naar behoren ingevuld en ondertekend, in zijn geheel Het bewijs van de bevoegdheid van de ondertekenaar om de vennootschap in rechte te verbinden: - de gecoördineerde statuten en de vennootschapsakten; - in voorkomend geval, mandaat of volmacht Hoofdstuk 2 : Dossier voor de selectie In dit hoofdstuk zullen de inschrijvers de volgende documenten toevoegen : In te dienen documenten voor het toegangsrecht (zie het betreffende punt 8) In te dienen documenten in het kader van de kwalitatieve selectie (zie het betreffende punt 9) Hoofdstuk 3: Bijkomende inlichtingen omtrent de prijs In dit hoofdstuk zullen de inschrijvers de volgende documenten toevoegen: De prijzenstructuur (bijlage B) Hoofdstuk 4 : Informatie in verband met de technische specificaties In dit hoofdstuk zullen de inschrijvers de volgende documenten toevoegen : De gedetailleerde informatie omtrent de technische specificaties die alle technische clausules die opgenomen zijn in deel II van dit bestek overnemen en eerbiedigen, waarbij hun rangordre en nummering in acht genomen zal worden. Hoofdstuk 5: (Facultatief) Documentatie, in voorkomend geval 10.4 Ondertekening van de offerte Pagina 13

14 Overeenkomstig de bepalingen van artikel 51, 2, alinea 2 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, dient de offerte ondertekend te worden door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de inschrijver te verbinden: - De inschrijver fysieke persoon; - Één of meerdere fysieke personen die krachtens de regels van het vennootschapsrecht of andere wettelijke of reglementaire bepalingen en de toepasselijke statutaire clausules bevoegd zijn om een inschrijver rechtspersoon te verbinden; - Een lasthebber fysieke of rechtspersoon, bevoegd om de fysieke of rechtspersoon te verbinden Indien de hoedanigheid en de bevoegdheid om de vennootschap te vertegenwoordigen in het kader van de ondertekening van offertes vermeld wordt in de statuten of andere vennootschapsakten, zullen de documenten bijgevoegd moeten worden waarin het volgende vermeld wordt: 1) De benoeming in deze hoedanigheid (bvb. Bestuurder, gedelegeerd bestuurder, gedelegeerde voor het dagelijks bestuur, uitbater, ); 2) De bevoegdheden om de vennootschap te vertegenwoordigen, alleen of samen met één of meerdere gemachtigden, in voorkomend geval Indien de hoedanigheid en bevoegdheid om de vennootschap of de fysieke persoon te vertegenwoordigen voortvloeien uit een bijzondere of algemene lastgeving (contract waarbij een partij, de lastgever, een bevoegdheid overdraagt aan een andere partij, de lasthebber), zullen de volgende documenten bijgevoegd moeten worden: 1) De lastgeving (authentieke of onderhandse akte die aan de lastgever zijn bevoegdheden toekent of een kopie van de volmacht), met eventueel een referentie aan het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad dat het uittreksel van de betrokken akte gepubliceerd heeft; 2) De documenten waaruit de bevoegdheden van de lastgever blijken BELANGRIJKE OPMERKING betreffende de offertes die via het E-Tendering platform ingediend worden ELEKTRONISCHE HANDTEKENING De aandacht van de inschrijvers wordt gevestigd op het feit dat de offerte ingediend via het E-Tendering platform altijd elektronisch dient ondertekend te worden, door de persoon of personen die bevoegd of gemachtigd zijn om de inschrijver te verbinden Pagina 14

15 Deze elektronische handtekening betreft de handtekening op elektronische wijze van het «indieningsrapport» gegenereerd op het E-tendering platform. Voor meer informatie, gelieve de handleiding «Offertes indienen via Internet E-Procurement voor ondernemingen» te bekijken. Het document, dat de te volgen procedure om een offerte in te dienen op elektronische wijze vermeldt, is te vinden op de website «Public Procurement» op het volgende adres: 10.5 Offerte via het E-Tendering platform Door de keuze voor deze indieningswijze hoeft de inschrijver zijn offerte slechts in één (1) exemplaar in te dienen. De handleiding «Offertes indienen via Internet E-Procurement voor ondernemingen», dat de te volgen procedure om een offerte in te dienen op elektronische wijze vermeldt, is te vinden op de website «Public Procurement» op het volgende adres: Deze indieningswijze is conform aan artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Offerte op papier De offerte die op papier opgemaakt wordt, zal ingediend worden in vier (4) exemplaren. - één (1) origineel exemplaar opgesteld op papieren drager; - één (1) papieren kopie zonder prijsvermelding; - één (1) kopie van het originele exemplaar, opgesteld op een elektronische drager van het type «DVD-ROM», en - één (1) kopie van de papieren kopie zonder prijsvermelding, opgesteld op een elektronische drager van het type «DVD-ROM». Geen enkel ander type van elektronische drager zal aanvaard worden De offerte die opgesteld wordt op papier wordt verzonden via de post of via drager Indien de offerte verzonden wordt via de post, wordt zij in een eerste, definitief verzegelde, envelop gestoken, die op zijn beurt in een tweede gesloten envelop gestoken wordt, die duidelijk de volgende vermeldingen zal dragen: OFFERTE NR PROCUREMENT 2015 R3 134 Afgifte van de offertes: op 27 april 2015 om 11u Pagina 15

16 In het belang van de inschrijver, wordt zij bij voorkeur per AANGETEKENDE ZENDING verzonden, aan het volgende adres: FEDERALE POLITIE ALGEMENE DIRECTIE VAN HET MIDDELENBEHEER EN DE INFORMATIE (DGR) DIRECTIE VAN DE LOGISTIEK VAN DE FEDERALE POLITIE (DRL) DIENST PROCUREMENT Kroonlaan 145A 1050 BRUSSEL Indien de offerte verzonden wordt via drager, zijn de volgende modaliteiten van toepassing: De offerte wordt afgegeven TEGEN ONTVANGSTBEWIJS aan het secretariaat van dienst Procurement: FEDERALE POLITIE ALGEMENE DIRECTIE VAN HET MIDDELENBEHEER EN DE INFORMATIE (DGR) DIRECTIE VAN DE LOGISTIEK VAN DE FEDERALE POLITIE (DRL) DIENST PROCUREMENT "Kroontuinen" Kroonlaan, 145 Blok D 3 e verdieping 1050 BRUSSEL Lokaal D 3053 SECRETARIAAT- Dienst Procurement De offerte zal de volgende vermeldingen dragen: OFFERTE NR PROCUREMENT 2015 R3 134 Afgifte van de offertes: op 27 april 2015 om 11u 10.7 Monsters Twintig (20) brochures gelijksoortig aan Inforevue (dezelfde afwerking, maar minder pagina s) worden gevraagd ter controle van de opgestelde technische specificaties. Een PDF-bestand zal aangeleverd worden door DRI Bovendien, zal een testpagina van formaat A2 geleverd worden door DRI in «pdf». Deze testpagina zal gedrukt worden met dezelfde printer die ook inforevue zal drukken Het PDF-bestand kan bekomen worden op schriftelijke vraag ten laatste vijftien (15) kalenderdagen voor de afgifte van de offerte, gericht aan: Pagina 16

17 FEDERALE POLITIE ALGEMENE DIRECTIE VAN HET MIDDELENBEHEER EN DE INFORMATIE (DGR) DIRECTIE VAN DE LOGISTIEK VAN DE FEDERALE POLITIE (DRL) DIENST PROCUREMENT Kroonlaan 145 Blok D 3e verdieping 1050 BRUSSEL Dossierbeheerder: Delphine DERIDDER Telefoon: Fax: delphine.deridder.1423@police.be De inschrijver zal het monster leveren op hetzelfde moment als de afgifte van de offertes Het monster dient geheel identiek te zijn aan de levering die de inschrijver voorstelt indien zijn offerte in aanmerking genomen wordt Het monster zal niet gefactureerd mogen worden De monsters zullen niet teruggegeven kunnen worden aan de inschrijver Afgifte van de offertes Op 27 april 2015 om 11u, op het volgende adres: ALGEMENE DIRECTIE VAN HET MIDDELENBEHEER EN DE INFORMATIE (DGR) DIRECTIE VAN DE LOGISTIEK VAN DE FEDERALE POLITIE (DRL) Dienst Procurement "Kroontuinen" Kroonlaan, 145 Blok D 3 e verdieping 1050 BRUSSEL Afgifte van de offertes: Lokaal D 3053 SECRETARIAAT - Dienst Procurement 10.9 Geldigheidsduur van de offerte In toepassing van de mogelijkheid geboden door artikel 106, 2 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, is artikel 57 van het voornoemde besluit toepasselijk op de huidige procedure. De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte tot 30 september Vóór het verstrijken van de verbintenistermijn kan de aanbestedende overheid aan de inschrijvers een vrijwillige verlenging van deze termijn vragen. Pagina 17

18 10.10 Gebruik der talen In toepassing van artikel 53 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, mogen de inschrijvers hun offerte indienen in het Frans of in het Nederlands, onverminderd de toepassing van de gecoördineerde wetten op het gebruik van de talen in bestuurszaken De taal die zal gebruikt worden voor de interpretatie van de raamovereenkomst zal gekozen worden uit de beide talen die gebruikt worden voor het opstellen van het bestek Voorafgaande informatievergadering Een voorafgaande informatievergadering zal plaatsvinden op 31 maart 2015 om uur in de aanbestedingszaal van de leidende dienst (lokaal D 1071, blok D, 1 e verdieping, Kroonlaan 145, 1050 Brussel). Alle belanghebbende zijn uitgenodigd om deel te nemen aan deze vergadering. Een verslag van deze vergadering zal opgesteld worden en zal het voorwerp uitmaken van een officiële bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen. De geïnteresseerden worden verzocht om hun vragen schriftelijk (fax, , brief, ) op te sturen aan de leidende dienst vóór 27 maart Borgtocht 11.1 Bedrag en stelling van de borgtocht In toepassing van artikel 25, 2, alinea 3 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 wordt een globale borgstelling gevraagd voor de huidige raamovereenkomst. De borgtocht wordt bepaald op 5% van het jaarlijks geschatte bedrag (excl. BTW) van het eerste (1 e ) jaar, berekend in functie van de geschatte hoeveelheden voor dat jaar De borgtocht zal worden gesteld door de begunstigde of door een derde, overeenkomstig de modaliteiten voorzien in de artikelen 26 en 27 van het Koninklijk Besluit van 14 januari Vrijgave van de borgtocht Overeenkomstig artikel 158 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013, zal de borgtocht vrijgegeven worden ineens na de voorlopige oplevering van de laatste bestelling van de overeenkomst. De oplevering van de laatste bestelling van de overeenkomst geldt als aanvraag tot vrijgave van de borgtocht. 12 Prijs 12.1 Wijze van prijsbepaling De raamovereenkomst is gemengd: Vast gedeelte: overeenkomst tegen globale prijs. Veranderlijk gedeelte: overeenkomst volgens prijslijst 12.2 Prijsbestanddelen De prijzen zullen in de offerte opgegeven worden in euro (EUR) tot op twee (2) cijfers na de komma Voor de forfaitaire posten en posten tegen globale prijs van de gemengde raamovereenkomst, wordt de inschrijver geacht zijn offertebedrag te hebben vastgesteld volgens zijn eigen bewerkingen, Pagina 18

19 berekeningen en ramingen, rekening houdend met de inhoud en de omvang van de raamovereenkomst, krachtens artikel 13, 2 van het Koninklijk Besluit van 15 juli De prijzen zullen opgegeven worden exclusief belasting over de toegevoegde waarde. De maatstaf, het tarief en het bedrag van de BTW, toepasselijk op het ogenblik van de offerte, moeten afzonderlijk worden vermeld. Indien er verschillende tarieven zijn, moet elk tarief met de respectievelijke maatstaf eveneens worden vermeld De eenheidsprijzen en globale prijzen van elk van de posten worden opgesteld met respect voor de relatieve waarde van deze posten in vergelijking met de totaalprijs van de offerte. Alle diverse algemene en financiële kosten, en de winst, zullen proportioneel met het relatieve belang van elke post over alle posten verdeeld worden Zowel in de éénheidsprijzen als in de globale prijzen zijn alle kosten, maatregelen en belastingheffingen inherent aan de uitvoering van de raamovereenkomst inbegrepen. Deze bevatten met name: - de administratie -en secretariaatskosten; - de kosten voor de documentatie die betreffende de diensten en eventueel door dit bestek wordt geëist; - de kosten voor verpakking; - de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; - de posttarieven; 12.3 Prijzencontrole Op verzoek van de aanbestedende overheid verstrekken de inschrijvers alle nodige inlichtingen om de controle van de prijzen, in toepassing van artikel 21 van het Koninklijk Besluit van 15 juli De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om een controle van de ingeschreven prijzen uit te voeren, en de inschrijver verbindt zich te dien einde ertoe de bevoegde vertegenwoordigers van de leidende dienst te machtigen om op de stukken en ter plaatse de elementen te controleren die bijdragen tot de vorming van deze prijzen volgens de voorschriften en modaliteiten van de algemene boekhoudkundige clausule. De aanbestedende overheid kan eventueel de Nationale Prijzencontroledienst van het land van de inschrijver met deze controle belasten. In het geval dat de aanbestedende overheid zou beslissen een controle uit te voeren zal de dienst belast met de controle de leverancier waarschuwen De inschrijver kan zich, om zijn prijs te rechtvaardigen, niet beperken tot een eenvoudige verwijzing naar de prijs van een onderaannemer vermeerderd met een winstmarge. Hij dient in dat geval de prijs van zijn onderaannemer te rechtvaardigen Prijsherziening In toepassing van artikel 20 1 van het Koninklijk Besluit van 15 juli 2011, zullen de prijzen herzien kunnen worden volgens de volgende herzieningsformule: PO (0,10 + 0,75(D/Do) + 0,15 (PD/PDo)) waarvan : P= de nieuwe prijs Po= de initiële basisprijs 0,10 = de vaste coëfficiënt Do = index voor drukwerk van toepassing op de datum van de opening van de offertes D= dezelfde index, beschikbaar op de datum van de aanvraag tot prijsherziening Pagina 19

20 Indexe D : (2013=100) code Drukwerk PDo = index van de postdiensten, van toepassing op de datum van de opening van de offertes PD= dezelfde index, beschikbaar op de datum van de aanvraag tot prijsherziening Indexe D : Indexcijfers (2013=100) code Postverzending Betreffende de frankering Ten gevolge van de ministerraad van 04 april 2014 zal, vanaf 1 januari 2016, de concessie voor de diensten van economisch belang op het vlak van de persdistributie van kracht zijn. Een aanpassing van de tarieven is dus mogelijk. Als de tarieven van de toekomstige dienstverlener lager zijn dan voorgesteld in de initiële offerte, verbindt de begunstigde zich ertoe zich te wenden tot deze nieuwe dienstverlener en daarenboven de nieuwe nettoprijzen (exclusief BTW) zal overmaken aan de dienst Procurement. Een prijsaanpassing zal worden toegepast en wordt bepaald op basis van de nieuwe nettoprijs (exclusief BTW) met een winstmarge van maximum 9% (prijs tegen terugbetaling). Een verklaringsmodel wordt opgenomen in bijlage F Indien de inschrijver niet kan instemmen met de in het vorige punt voorgestelde prijsherzieningsformule, kan hij zelf een andere formule voorstellen in bijlage A. Deze formule zal verplicht de eisen, bepaald in de algemene boekhoudkundige clausule in bijlage E, eerbiedigen. De toe te passen index en het organisme dat deze uitgeeft dienen verplicht toegevoegd te worden aan de administratieve offerte In elk geval zijn de prijzen gegeven voor het eerste jaar vaste prijzen. De prijzen van alle latere bestellingen zullen herzien mogen worden in geval van verhoging of verlaging van de indices van de prijsherzieningsformule Een aanvraag tot prijsherziening mag ingediend worden door een aangetekend schrijven aan de andere contracterende partij, ten vroegste elke twaalf (12) maanden te rekenen vanaf de datum van opening van de offertes of de datum van ontvangst van elke vroegere aanvraag tot prijsherziening. Deze moet geadresseerd zijn aan de dienst prijzencontrole: ALGEMENE DIRECTIE VAN HET MIDDELENBEHEER EN DE INFORMATIE (DGR) DIRECTIE VAN DE LOGISTIEK VAN DE FEDERALE POLITIE (DRL) Dienst Procurement - Prijzencontrole "Kroontuinen" Kroonlaan, 145 Blok D 3 e verdieping 1050 BRUSSEL Pagina 20