Huishoudelijk Reglement 27 september 2011

Transcriptie

1 0. Definities ABC - Alkmaarsche Bridge Club ALV - Algemene Ledenvergadering Bestuur - alle bestuursleden van ABC CR - Competitie Reglement HHR - HuisHoudelijk Reglement LV - Ledenvergadering NBB - Nederlandse Bridge Bond TC - Technische Commissie Vereniging - de Alkmaarsche Bridge Club WL - Wedstrijd Leider Daar waar gesproken wordt over hij of hem, wordt ook zij of haar bedoeld. 1. Lidmaatschap Blad: 1 van 9 Artikel 1.1 In aanvulling op artikel 5 van de statuten, kan men kandidaat-lid van ABC worden door dit kenbaar te maken aan een lid van het bestuur. Artikel 1.2 Een kandidaat-lid mag, ter kennismaking met de vereniging, op drie achtereenvolgende competitieavonden of -middagen komen spelen. Een kandidaat-lid wordt lid na ondertekening van het inschrijfformulier. De datum van ondertekening is de ingangsdatum van het lidmaatschap. Nieuwe leden zijn een éénmalig entreegeld verschuldigd. Artikel 1.3 Uit het lidmaatschap ontzette leden kunnen zich niet meer als lid aanmelden, tenzij rehabilitatie heeft plaatsgevonden. Artikel 1.4 Bedanken als lid kan alleen plaatsvinden, indien aan de financiële verplichtingen jegens de vereniging is voldaan. Artikel 1.5 In aanvulling op artikel 5 van de statuten, wordt de categorie niet spelende leden aan het lidmaatschap soort toegevoegd. Niet spelende leden zijn natuurlijke personen, die gewoon lid zijn, maar om de een of andere persoonlijke reden (werkzaamheden, ziekte, e.d.) weten dat zij gedurende een overzienbare periode van maximaal 2 seizoenen niet aan de competitie kunnen deelnemen. In plaats van hun lidmaatschap op te zeggen, kunnen zij bij het bestuur een schriftelijk verzoek indienen om de status van niet spelend lid te krijgen. Analoog aan de periode voor het opzeggen van het lidmaatschap conform artikel 7 lid 2 van de statuten, dient dit verzoek tenminste vier weken voor het einde van het boekjaar (zie artikel 3 lid 2) te worden ingediend. Indien het verzoek niet tijdig is ingediend, loopt het gewone lidmaatschap door tot het einde van het eerstvolgende verenigingsjaar (zie artikel 7 lid 2). Wanneer het verzoek in de loop van een verenigingsjaar wordt ingediend, blijft, conform artikel 7 lid 9 van de statuten, desniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel door het lid verschuldigd.

2 2. Bestuur Blad: 2 van 9 Artikel 2.1 In aanvulling op artikel 10.1 van de statuten, zal het bestuur bestaan uit 6 leden, te weten een voorzitter, die door de ALV wordt benoemd (artikel 11.1 van de statuten), een secretaris, een penningmeester, 2 gewone bestuursleden en de voorzitter van de TC voor de communicatie tussen bestuur en TC. Artikel 2.2 De leden van het Bestuur worden gekozen voor de tijd van drie jaren. Jaarlijks in de ALV treden een of meer bestuursleden af volgens rooster, bijgehouden door de secretaris. De voorzitter, secretaris en vice-voorzitter treden nooit tegelijkertijd af. Zij treden af volgens het onderstaande schema: Bestuurslid Rooster van aftreden op de jaarvergadering van: Voorzitter en lid Vicevoorzitter en Penningmeester Secretaris en lid De aftredende bestuursleden zijn herkiesbaar. Artikel 2.3 Kandidaatstelling van een lid voor het bestuur geschiedt door de leden en/of door het bestuur. Deze kandidaatstelling kan op elke wijze - ook staande de vergadering - geschieden, mits de kandidaat hetzij schriftelijk, hetzij mondeling tijdens de vergadering verklaard heeft, bereid te zijn om de vacature te vervullen. Artikel 2.5 In een tussentijdse vacature wordt voorzien op de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Het bestuur is echter bevoegd voor de betreffende vacature gedurende deze periode een tijdelijk bestuurslid aan te wijzen. Artikel 2.6 Het bestuur beslist met meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen beslist de stem van de voorzitter. 3. Bestuurstaken Artikel 3.1 Het bestuur is verplicht: 1. de door een ALV gevraagde inlichtingen te verstrekken over de uitvoering van de haar opgedragen taken; 2. binnen 5 weken na een ALV, voor aanvang van de competitie avond of middag, de notulen van die ALV met de leden te bespreken. Eventueel na amendering, worden deze notulen goedgekeurd.

3 Blad: 3 van 9 Artikel De voorzitter leidt alle vergaderingen, stelt met de secretaris de oproepen tot vergaderingen en bijeenkomsten samen en zorgt in het algemeen voor een goed verloop van alle in het belang der vereniging noodzakelijke werkzaamheden. 2. Hij/Zij heeft het recht de discussie te sluiten, wanneer hij/zij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht, doch is verplicht deze te heropenen, indien de meerderheid van de aanwezige stemgerechtigde leden bij voorstel van orde dit gewenst acht. 3. Hij/Zij is de woordvoerder van het bestuur. Artikel 3.3 De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens/haar afwezigheid en treedt dan in al zijn/haar rechten en plichten. Artikel 3.4 De secretaris notuleert alle bestuurs- en ledenvergaderingen. Na goedkeuring worden de notulen door de voorzitter en de secretaris getekend en door de secretaris gearchiveerd. De secretaris is voorts belast met: - de verspreiding van de notulen, waarbij de notulen van de jaarvergadering (zie artikel 15.2 van de statuten) binnen 5 weken na de betreffende jaarvergadering in het bezit zijn van de leden, zodat deze in een korte vergadering, zoals bedoeld in artikel 19.3 van de statuten, kunnen worden besproken en goedgekeurd; - de verzorging van de correspondentie uit naam en eventueel in overleg met het bestuur, zowel van de vereniging als van de TC; - de samenstelling van het jaarverslag; - de registratie van alle ingekomen stukken; - het bijhouden van een ledenlijst en een lijst van ontzette leden; - het beheer over het archief. Artikel 3.5 De penningmeester beheert de verenigingsgelden. Hij/Zij: - is belast met de invordering, het beheer en de uitbetaling van de gelden van de vereniging; - is belast met het nauwkeurig registreren van alle inkomsten en uitgaven; - is verplicht, voor zover mogelijk, betalingsbewijzen van zijn/haar uitgaven te overleggen. - zorgt voor het innen van alle aan de vereniging toekomende baten tegen betalingsbewijs - is verantwoordelijk voor de onder zijn/haar berusting zijnde geldmiddelen; - is verplicht, voor zover mogelijk, betalingsbewijzen van zijn/haar uitgaven te overleggen; - brengt in de jaarlijkse ALV een financieel verslag uit over het voorafgegane verenigingsjaar en legt de leden een begroting voor, voor het inmiddels begonnen verenigingsjaar. Artikel 3.6 De werkzaamheden van de overige bestuursleden worden door het bestuur onderling verdeeld.

4 4. Vergaderingen Artikel 4.1 Vergaderingen worden onderscheiden in: - algemene ledenvergaderingen - bestuursvergaderingen - commissievergaderingen Blad: 4 van 9 Artikel 4.2 Oproepen tot de vergaderingen worden minstens zestien dagen voor de dag der vergadering aan de betreffende leden toegezonden. Bij de oproep wordt de agenda voor de vergadering gevoegd. Artikel 4.3 Op de agenda van de jaarlijkse ALV moeten de volgende punten voorkomen: - opening en mededelingen - vaststellen van de agenda - ingekomen stukken - jaarverslag van de secretaris - jaarverslag van de penningmeester - verslag van de kascontrolecommissie - vaststelling van de begroting - vaststellen van de contributie en het entreegeld - benoeming van een nieuw (reserve)lid van de kascontrolecommissie - bestuursverkiezing - verslag technische commissie - benoeming van de leden van de TC Artikel 4.4 Wijzigingen van of toevoegingen aan de agenda van een vergadering als bedoeld in artikel 18 van dit reglement, zijn te allen tijde mogelijk. Deze kunnen bij het agendapunt vaststellen van de agenda worden ingediend. Artikel 4.5 Stemgerechtigde leden kunnen schriftelijk voorstellen indienen bij het bestuur, met het verzoek deze in de ALV te behandelen. Dit verzoek moet uiterlijk 3 dagen na ontvangst van de convocatie en agenda in het bezit van het secretariaat zijn. Artikel 4.6 Behoudens het bepaalde in de artikelen 21 en 22 der statuten is een ALV bevoegd tot het nemen van bindende besluiten, ongeacht het aantal stemgerechtigde leden, dat aanwezig is. Artikel 4.7 Over voorstellen wordt naar de volgorde van indiening afzonderlijk gestemd, tenzij een later ingediend voorstel volgens de mening van de voorzitter van verdere strekking is dan een vorig, in welk geval het later ingediende voorstel dan voorrang heeft, tenzij de vergadering bij voorstel van orde en met meerderheid van stemmen anders beslist.

5 Blad: 5 van 9 Artikel 4.8 Worden op een voorstel amendementen ingediend, dan komen deze vóór het voorstel in stemming en wel in de volgorde van indiening, tenzij een later ingediend amendement volgens de mening van de voorzitter van verdere strekking is dan een vorig, in welk geval het later ingediende amendement voorrang heeft, tenzij de vergadering bij voorstel van orde en met meerderheid van stemmen anders beslist. Artikel 4.9 Een voorstel van orde moet onmiddellijk in behandeling worden genomen. Artikel 4.10 Alle besluiten in een ALV worden genomen met volstrekte meerderheid van stemmen, tenzij bij de statuten anders is bepaald. Artikel 4.11 Stemming over zaken geschiedt mondeling. Bij staking van stemmen over zaken wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Stemming over personen geschiedt schriftelijk met ongetekende, gesloten briefjes. Stemming bij acclamatie, zowel over personen als over zaken, is toegestaan, tenzij één der aanwezige leden zich daartegen verzet. Indien bij stemming over personen het aantal kandidaten het aantal te vervullen vacatures overtreft, valt bij iedere stemming de kandidaat, die het kleinst aantal stemmen op zich heeft verenigd, af en vindt vervolgens herstemming tussen de overgebleven kandidaten plaats totdat het aantal overgebleven kandidaten gelijk is aan het aantal vacatures. Hebben meer kandidaten het kleinst aantal stemmen op zich verenigd, dan vindt herstemming tussen hen plaats. Staken dan de stemmen wederom, dan beslist het lot over degene, die afvalt. Artikel 4.12 Elk lid heeft recht op het uitbrengen van één stem. Vertegenwoordiging door een gevolmachtigde is niet toegestaan. Artikel 4.13 In afwijking van het bepaalde bij de artikelen 3.2 en 3.4 van dit reglement wordt de vergadering, bedoeld in de laatste zin van artikel 16.3 van de statuten, voorgezeten en genotuleerd door leden, uit en door deze vergadering aan te wijzen. Artikel 4.14 Bestuursvergaderingen worden belegd op verzoek van de voorzitter of op verzoek van tenminste 3 bestuursleden.

6 5. Technische Commissie Artikel 5.1 Elk jaar benoemt het bestuur een TC ter ondersteuning van haar bestuurstaken. Blad: 6 van 9 Artikel 5.2 De taak van deze TC is de regeling van de technische aangelegenheden van de vereniging zoals: 1. de speelwijze in de clubcompetitie (aantal speelavonden, indeling in klassen van de deelnemers, promotie- en degradatieregeling, etc.); 2. de organisatie van drives, zoals kerst-, paas- en einddrives; 3. de speelwijze na de wintercompetitie en de indeling van de dan deelnemende paren en teams; 4. de opstelling van de viertallen, die deelnemen aan de competities van de NBB, zulks in overleg met de betreffende spelers; 5. de samenstelling van teams of paren, die voor ABC aan wedstrijden deelnemen, zulks in overleg met de betreffende spelers; 6. de beslechting van geschillen in wedstrijden, zulks in overeenstemming met de reglementen van de NBB. Artikel 5.3 De TC bestaat uit een voorzitter, tevens bestuurslid, tenminste één wedstrijdleider en een materiaalcommissaris, eventueel aangevuld met een meesterpuntenadministrateur (MPA). Artikel 5.4 Van elke vergadering van de TC wordt het bestuur op de hoogte gesteld, terwijl de voorzitter van de TC de besluiten aan het bestuur zal mededelen, teneinde hiervoor bekrachtiging te verkrijgen. Artikel 5.5 Indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan de TC aan het bestuur voorstellen een lid wegens wangedrag te schorsen of te royeren dan wel andere disciplinaire maatregelen te treffen welke niet berusten op het CR. 6. Geldmiddelen Artikel 6.1 In aanvulling op artikel 9.1 van de statuten, wordt ook het entreegeld voor nieuwe leden op de jaarlijkse ALV vastgesteld. Herintredende leden betalen geen entreegeld. Artikel 6.2 In een eventueel financieel tekort kan op een ALV door een hoofdelijke omslag op de leden worden voorzien. Deze is als navordering op de contributie te beschouwen en wordt als zodanig erkend. Artikel 6.3 Leden die vóór 1 oktober lid worden betalen de jaarcontributie.

7 Blad: 7 van 9 Artikel 6.4 Leden die op of na 1 oktober lid worden hebben recht op korting op de contributie, maar niet op het entreegeld. De korting op de contributie wordt als volgt berekend. Wordt men, conform artikel 1.2 van dit HHR, lid in de maand: - oktober dan bedraagt de korting 13,0 % op de contributie; - november dan bedraagt de korting 26,0 % op de contributie; - december dan bedraagt de korting 39,0 % op de contributie; - januari dan bedraagt de korting 52,0 % op de contributie; - februari dan bedraagt de korting 65,0 % op de contributie; - maart dan bedraagt de korting 78,0 % op de contributie; Het kortingsbedrag wordt hierbij op 1,00 naar beneden afgerond. Personen die na 31 maart lid worden, worden geacht lid te worden per 1 augustus van het komende verenigingsjaar. Artikel 6.5 Wanneer in de loop van het verenigingsjaar het lidmaatschap van een lid is beëindigd, vindt er geen restitutie van contributie plaats. Artikel Indien de contributie, voor nieuwe leden vermeerderd met het entreegeld, niet uiterlijk op 30 november van het geldende verenigingsjaar (zie artikel 3 van de statuten) op de bankrekening van ABC is bijgeschreven, zal de penningmeester het betreffende lid een aangetekende herinnering versturen. In deze herinnering krijgt het lid nog minimaal twee weken de tijd om aan de financiële verplichting tegenover ABC te voldoen. 2. De kosten van de herinnering bedragen 25% van de contributie. 3. Het lid is vanaf 30 november van het betreffende verenigingsjaar wettelijke rente verschuldigd. 4. Is de contributie, vermeerderd met de in artikel van dit HHR genoemde herinneringskosten, niet uiterlijk op de in de aangetekende herinneringsbrief genoemde datum op de bankrekening van ABC bijgeschreven, dan wordt de vordering uit handen gegeven. Het betreffende lid is in dit geval gehouden tot het betalen van alle buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten. 5. De buitengerechtelijke incassokosten bedragen 15% van het totaal verschuldigde bedrag, maar zijn gelijk aan een door het incassobureau vastgesteld minimum bedrag, wanneer dit meer is dan de eerder genoemde 15%. Het totaal verschuldigde bedrag bestaat uit de contributie, inclusief het eventueel verschuldigde entreegeld (artikel van dit HHR), vermeerderd met de in artikel van dit HHR genoemde herinneringskosten en de in artikel van dit HHR genoemde wettelijke rente. 6. Tot de gerechtelijke incassokosten worden gerekend, de kosten van de rechtbank en de kosten van een door ABC geconsulteerde advocaat. Artikel 6.7 Indien artikel van dit HHR op een lid van toepassing is, kan het bestuur, conform artikel 8 van de statuten, tot schorsing overgaan.

8 Blad: 8 van 9 Artikel 6.8 Wanneer een lid door omstandigheden niet in staat is om de contributie vóór 31 oktober geheel te voldoen, dient hij/zij contact op te nemen met de penningmeester om een éénmalige betalingsregeling te bespreken. Het betreffende lid moet wel aannemelijk kunnen maken, dat hij/zij echt niet in staat is om het contributie bedrag in zijn geheel te voldoen. Deze betalingsregeling is éénmalig en geldt alleen voor het komende verenigingsjaar. Zij dient dus ieder jaar opnieuw te worden besproken. Artikel 6.9 Voor uitgaven boven de 250,00 die niet op de door de leden goedgekeurde begroting staan, dient toestemming gevraagd te worden aan de leden tijdens een (ingelaste) ALV. Toestemming wordt geacht te zijn verleend wanneer een meerderheid van de aanwezige leden, ongeacht het aantal aanwezige leden, voor het voorstel stemt. Stemmen kunnen ook bij volmacht uitgebracht worden. 7. Kascontrolecommissie Artikel 7.1 In de jaarlijkse ALV wordt een kascontrolecommissie benoemd. Over het algemeen kan de ALV volstaan met het benoemen van een nieuw reserve lid van de kascontrolecommissie. Deze commissie, welke belast is met de controle van de boeken en bescheiden van de penningmeester en van het door deze uit te brengen jaarverslag over het voorafgegane verenigingsjaar, bestaat uit twee leden. Hieraan wordt een reservelid toegevoegd, wanneer onverhoopt één van de leden niet beschikbaar is voor het uitvoeren van de in de artikelen 7.2, 7.3 en 7.4 van dit HHR genoemde werkzaamheden. Artikel 7.2 De kascontrolecommissie heeft vanaf het tijdstip van haar benoeming tot aan het tijdstip, waarop zij in de eerstvolgende jaarlijkse ALV rapport heeft uitgebracht, de bevoegdheid te allen tijde kascontrole te houden en inzage te nemen van de boeken en bescheiden der vereniging. Artikel 7.3 Zo spoedig mogelijk na het afsluiten der boeken over enig verenigingsjaar en het gereedkomen van het financiële jaaroverzicht stelt de penningmeester deze stukken in handen van de kascontrolecommissie. Artikel 7.4 De kascontrolecommissie geeft in haar rapport haar oordeel over het door de penningmeester gevoerde financiële beheer en adviseert over het al dan niet verlenen van decharge ter zake. Artikel 7.5 Jaarlijks treedt één lid af, welk lid niet terstond herkiesbaar is. In zijn/haar plaats treedt het reservelid. Artikel 7.6 De leden van de kascontrolecommissie mogen niet ter zelfde tijd lid zijn van het bestuur.

9 8. Wedstrijdleiding Blad: 9 van 9 Artikel 8.1 Tegen een beslissing van de wedstrijdleiding kan men binnen tweemaal 24 uur na afloop van de wedstrijd, hetzij mondeling hetzij schriftelijk, bij het bestuur bezwaar maken. Na ingewonnen advies van de TC beslist het bestuur binnen 14 dagen. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk. 9. Wedstrijden en oefeningen Artikel 9.1 Alle wedstrijden worden gespeeld volgens de regels van het wedstrijdbridge, vastgesteld door de NBB. Artikel 9.2 De bepalingen ten aanzien van de organisatie van competities en wedstrijden binnen de vereniging zijn vastgelegd in een daarvoor ontworpen CR. 10. Slotbepalingen Artikel 10.1 Door zijn/haar toetreden, verklaart ieder lid zich te zullen onderwerpen aan de statuten, het HHR, het CR en aan alle andere regelingen en bepalingen, evenals aan de wijzigingen, welke in de bestaande reglementen tot stand zullen komen. Artikel 10.2 Wijzigingen van het HHR kunnen worden voorgesteld door het bestuur of schriftelijk door minimaal een derde (1/3) van de stemgerechtigde leden (zie artikel 23.2 van de statuten). Voorstellen tot wijziging kunnen slechts in behandeling worden genomen, indien zij minstens vijftien dagen voor een ledenvergadering aan alle leden zijn bekendgemaakt. De behandeling van de voorgestelde wijzigingen dient op de agenda (zie artikel 4.2 van dit HHR) die bij de oproeping tot de ledenvergadering is meegezonden, te zijn vermeld. Voor wijzigingen in het HHR is artikel 21.2 van de statuten overeenkomstig van toepassing. Artikel 10.3 In alle gevallen waarin de statuten, het HHR of het CR niet voorzien, beslist het bestuur. Artikel 10.4 Dit reglement is in werking getreden op 27 september 2011 na goedkeuring door de ALV. Hiermee komt het voorgaande HHR van 23 september 2010 te vervallen. 0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0=0