Vintura. Optimaliseren follow-up na kankerbehandeling; Beter, patiëntvriendelijker en goedkoper!

Transcriptie

1 Vintura Optimaliseren follow-up na kankerbehandeling; Beter, patiëntvriendelijker en goedkoper! Vintura, 2014

2 Optimaliseren follow-up na kankerbehandeling; Beter, patiëntvriendelijker en goedkoper! De focus van verbeteringen in de oncologische zorg ligt veelal op diagnostiek en behandeling. Echter, juist in de follow-up fase (nazorg en controle) is er voor patiënt, ziekenhuis én maatschappij nog veel winst te behalen. De zorg voor deze grote groep is suboptimaal: het kan beter, persoonlijker, sneller én goedkoper! De uitdaging Patiënten komen onnodig vaak naar het ziekenhuis en moeten langer dan medisch noodzakelijk wachten op uitslagen. Dit veroorzaakt ongemak en slapeloze nachten. Tevens wordt door tijdsdruk beperkt invulling gegeven aan de toenemende behoefte aan psychosociale zorg. Er is bij medici en patiënten onduidelijkheid over de exacte inhoud en organisatie van de follow-up. De uitvoer is vaak arts afhankelijk en verantwoordelijkheden zijn belegd bij meerdere personen. Tot slot is de zorg vaak niet doelmatig. Er worden onnodige onderzoeken verricht en ook wordt hoog-volume laag-complexe zorg veelal gedaan door specialisten, terwijl er goede en efficiëntere alternatieven zijn. Onze aanpak Onze onderscheidende aanpak kenmerkt zich door scherpte en gezamenlijkheid. Samen met experts uit uw ziekenhuis wordt een team geformeerd waarmee de volgende stappen worden doorlopen: Begrijpen van de huidige situatie, hoe follow-up is georganiseerd, wie betrokken is en waar mogelijke knelpunten zitten Met behulp van best practices bepalen welke verbetermogelijkheden kunnen worden geïmplementeerd en wat dit gaat opleveren voor uw ziekenhuis Met het team de organisatie voorbereiden op de implementatie. Het betreft onder andere communicatieplanning, overlegstructuren, afstemming met medisch ondersteunende afdelingen en eventuele trainingen. Ten slotte helpen we bij de daadwerkelijke implementatie en het borgen van oplossingen, waarbij de organisatie in staat wordt gesteld om continu te verbeteren en bij te sturen waar nodig Een voorbeeld Follow-up in de CRC keten # Verbetermogelijkheid Onderzoek en uitslag op 1 dag door eigen Colorectaal poli + MDO, afgestemd met de Snel diagnose, radiologisch onderzoek en lab Het merendeel van de consulten met de specialist (fysiek of telefonisch) wordt overgenomen door de Verpleegkundig Specialist Colorectaal poli (chirurg + VS) verloopt parallel aan de poli van de stomaverpleegkundige One-stop-visit Meer aandacht voor psycho-sociale zorg door structurele inzet van de lastmeter, gecombineerd met MUST vragenlijst De resultaten Het stelsel aan verbetermogelijkheden werkt versterkend en levert aansprekende resultaten: 25% 50% minder ziekenhuisbezoeken % minder slapeloze nachten 40 70% minder consulten met de specialist 20 50% kostenbesparing Succesfactoren Actief betrekken van artsen, verpleegkundigen, polihoofden én patiënten vormt de sleutel tot succes. In kleine teams zijn verbetervoorstellen ontwikkeld en met de achterban getoetst. Dit zorgt voor breed draagvlak. Deze bottom-up aanpak leidt tot eigenaarschap: samen de schouders eronder, implementeren en echt verbeteren! Wat zeggen de patiënten over de veranderingen? Belangrijk is dat de veranderingen invulling geven aan de wensen van de patiënten zelf. In samenwerking met NFK heeft Vintura daarom een enquête uitgevoerd onder 160 patiënten om ideeën te toetsen. Een beknopt overzicht van de resultaten laat zien dat de nieuwe aanpak aansluit. Follow-up moet persoonlijk zijn Grote behoefte aan meer duidelijkheid t.a.v. de follow-up Veel patiënten staan positief tegenover taakverschuiving. Er is behoefte aan meer psychosociale zorg, vooral in de beginfase Een vaste contactpersoon gedurende is gewenst Het verminderen van het aantal ziekenhuisbezoeken en zo snel mogelijk de uitslag krijgen wordt zeer belangrijk gevonden Telefonische afspraken zijn gewenst, ook in geval van slecht nieuws Veel vragen kunnen digitaal worden beantwoord; snellere duidelijkheid Voor meer informatie Remco Bervoets Noël van Oyen Ewoud Ravenshorst rbervoets@vintura.com nvanoyen@vintura.com eravenshorst@vintura.com Tel.: Tel.: Tel:

3 Vintura Gezamenlijkheid als basis voor succes Vintura, 2014

4 Gezamenlijkheid als basis voor succes Vintura denkt én werkt samen met haar klanten in de zorg. Deze op maat gesneden aanpak vormt de basis voor concrete, gedragen en opmerkelijke resultaten. Samen aan de slag Vintura is een organisatieadviesbureau met 25 senior consultants (veelal 35+) en ruim 10 jaar ervaring in de zorgsector, in het bijzonder (academische) ziekenhuizen en behandelcentra. Wij leveren oplossingen voor vraagstukken op het gebied van (i) strategievorming & portfoliokeuzes, (ii) regionale samenwerking / concentratie / fusies en (iii) doelmatigheidsverbetering / procesoptimalisatie en andere gebieden waar de expertise en ondersteuning van ervaren zorgadviseurs nodig is. Onze onderscheidende aanpak kenmerkt zich door scherpte en gezamenlijkheid. We willen de interne kracht, kennis en reeds aanwezige ideeën maximaal mobiliseren om de interne organisatie in beweging te brengen en samen een goed resultaat te bereiken. Wij brengen de bedrijfsmatige concepten, scherpte, structuur, relevante ervaring en een enthousiasmerende aanpak vanuit oprechte betrokkenheid bij de zorg. Waarom Vintura? Oprechte betrokkenheid Aanpak gericht op scherpe analyses én gedragen oplossingen Gespecialiseerd in ziekenhuiszorg vanuit onze eigen passie Groot verantwoordelijkheidsgevoel, focus op structurele oplossingen en resultaat Gezamenlijke aanpak Klein team dat samenwerkt met én investeert in uw mensen Gebruik maken van reeds bestaande kennis en ideeën Goede samenwerking met (medische) professionals, op alle niveaus > draagvlak & acceptatie Relevante ervaring Team van 25 ervaren consultants (leeftijd 35+) Vintura consultants hebben een mix van lijn- en advieservaring Brede kennis van complexe ziekenhuissector en -organisaties Recente projecten: Strategie & portfoliokeuzes Business plan oncologische joint venture tussen UMC en categoraal ziekenhuis Business case en organisatie-inrichting voor fusie van twee ziekenhuizen Regionale oncologische samenwerking: onderbouwing noodzaak, visie en daadwerkelijke opstart Business case realisatie regionale/landelijke bereidingsapotheek Optimalisatie dienstverleningsafspraken tussen UMC en perifeer ziekenhuis Business case regionale samenwerking microbiologie tussen UMC en 3 perifere ziekenhuizen Regionale samenwerking - concentratie - fusies Evaluatie strategie ziekenhuis en advisering bij nieuwe focus strategie Strategisch plan personalized oncologie als onderdeel van ziekenhuis-brede strategie Strategie en veranderprogramma voor afdeling genetische diagnostiek Ontwikkeling visie op 1½-lijnszorg en selectie / implementatie (eerste) kansrijke gebieden Business case centrum voor (ontwikkeling) beeldgestuurde oncologische interventies Business case realisatie klinische faciliteiten voor thuisbeademingspatiënten Doelmatigheidsverbetering - procesoptimalisatie Overhead-waarde analyse en herontwerp bedrijfsvoering zorgdivisies & ondersteunende diensten Strategische heroriëntatie en herontwerp van medisch technologische functie Procesoptimalisatie en organisatorisch herontwerp huisvestingsfunctie Herontwerp en optimalisatie afdeling medische genetica, diagnostiek en counseling Realisatie kostenbesparingen voor laboratorium materialen en apparatuur Realisatie sneldiagnostiek & optimalisatie follow-up voor oncologie in diverse ziekenhuizen ~ i.s.m. Alpe d HuZes Optimalisatie zorgprocessen en ontwerp zorgpaden (OK-IC-SEH, poliklinieken, etc.) Strategische heroriëntatie en herontwerp van veiligheidsfunctie Voor meer informatie Remco Bervoets Noël van Oyen Ewoud Ravenshorst rbervoets@vintura.com nvanoyen@vintura.com eravenshorst@vintura.com Tel.: Tel.: Tel:

5 KWALITEIT dr. Jelle Ruurda gastro-intestinaal en oncologisch chirurg prof. dr. Peter Siersema maag-darm-leverarts en hoofd afdeling Maag-, Darmen Leverziekten drs. Hanneke Jongkind projectleider UMC Utrecht Cancer Center UITGEKIEND TRAJECT SCHEELT PATIËNT VEEL ONZEKERHEID EN ONGEMAK UMCU verbetert zorg na kanker ANP PHOTO 270 MEDISCH CONTACT 6 FEBRUARI 2014

6 Als eerste ziekenhuis in Nederland heeft het UMC Utrecht deelgenomen aan het programma Follow-up 3.0, dat nazorg en controle na oncologische behandelingen doelmatiger en sneller maakt. Dat scheelt de patiënt veel slapeloze nachten, vertellen betrokken professionals. De oncologische zorg in Nederland maakt een enorme kwaliteitssprong, vooral als het gaat om het minimaliseren van ongemak en onzekerheid voor de patiënt. De doorlooptijden tussen onderzoeken en uitslagen zijn verkort, er is meer persoonlijke aandacht en het aantal ziekenhuisbezoeken wordt verminderd. Om dit te realiseren was eerder al het programma Sneldiagnose opgezet, waarin het UMC Utrecht (UMCU), Radboudumc, Antoni van Leeuwenhoek en het Leids Universitair Medisch Centrum de diagnostische fase drastisch hebben verkort. Meer dan 90 procent van de patiënten die met een verdenking op kanker worden verwezen naar het UMCU krijgt nu binnen een dag te horen of er sprake is van een maligniteit of niet. De overige binnen maximaal enkele werkdagen. Er is dus een geweldige stap vooruitgezet, die tevens de tijd rijp maakte om de resultaten ook te vertalen naar andere fasen van het zorgpad. Op één A4 tje staat het hele controletraject Zodoende is het UMCU het programma Follow up 3.0 gestart, dat bovenstaande ambities behalve bij de diagnose, ook wil realiseren in de nazorg- en controlefase. Verpleegkundig specialist In kleine teams van artsen en verpleegkundig specialisten zijn mogelijkheden in kaart gebracht om de follow-up beter, persoonlijker, sneller én doelmatiger te maken. Deze ideeën zijn vervolgens getoetst bij het patiëntenpanel van de Nederlandse Federatie van Kankerpatiëntenorganisaties (NFK) en aangescherpt met de inbreng van de Patiënten Klankbordgroep van het UMCU. Die consultatie bevestigde de wenselijkheid van de gestelde doelen en bracht daarbinnen ook prioriteiten aan. En belangrijker nog: patiënten onderschreven in meerderheid de voorgestelde oplossingsrichtingen. Hoewel de precieze invulling van de verbeteringen tumorspecifiek is, is namelijk een aantal algemene oplossingen te onderscheiden. Meer dan de helft van de patiënten gaf bijvoorbeeld aan positief te staan tegenover een taakverschuiving van arts naar verpleegkundig specialist. Verder bleek van de patiënten jonger dan 45 jaar twee derde deel een voorkeur te hebben voor telefonische of digitale consulten boven een poliafspraak. Daarbij werden ook de voorwaarden duidelijk waaronder men dat soort veranderingen van harte zou verwelkomen: de verpleegkundig specialist moet wel goed geïntroduceerd en gepositioneerd worden; een telefonisch consult moet wel stipt op een afgesproken tijdstip kunnen plaatsvinden en bij slecht nieuws moet de patiënt wel snel op de poli terechtkunnen. Aanpassingen Inmiddels is bij verschillende zorgpaden een flink aantal aanpassingen doorgevoerd. Persoonlijke follow-up Elke patiënt krijgt een geïndividualiseerd follow-upschema mee op het moment dat hij of zij wordt ontslagen uit het ziekenhuis. Op één A4 tje staat het hele controletraject voor de komende jaren duidelijk uitgebeeld. Het per tumorsoort geüniformeerde follow-upschema geldt daarbij als onderlegger. Uniform werken De exacte inhoud, duur, frequentie en organisatie van de follow-up is per tumorsoort in kaart gebracht en multidisciplinair afgestemd. Medisch nietnoodzakelijke onderzoeken en consulten zijn daarbij uit de protocollen verwijderd en bij sommige paden is de duur van de follow-up gedifferentieerd naar patiëntpopulaties. Bij driekwart van de mannen die behandeld zijn voor testiscarcinoom kan bijvoorbeeld een follow-up van vijf jaar volstaan; voorheen zat deze hele patiëntgroep in een tienjarig controletraject. Uit het follow-uptraject van endometriumcarcinoom kon een bloedonderzoek geschrapt worden dat voorheen bij 25 procent van de vrouwen werd gedaan. Eenduidige protocollering zorgt voor transparant en uniform medisch beleid, in lijn met geldende landelijke richtlijnen, en met helderheid over rollen en verantwoordelijkheden. Zoveel mogelijk op dezelfde dag Waar mogelijk vinden alle onderzoeken en uitslaggesprekken plaats op dezelfde dag. Dit kan alleen worden gerealiseerd door optimale samenwerking tussen de verschillende afdelingen. Beter voor de patiënt én het ziekenhuis: minder slapeloze nachten en ziekenhuisbezoeken. Voor mensen in de follow-up voor colorectaal carcinoom en testiscarcinoom werd het aantal slapeloze nachten, de tijd tussen onderzoek en uitslag, zelfs tot nul teruggebracht: de patiënt ontvangt dezelfde dag nog de uitslag van het onderzoek. Voorheen wachtten deze patiëntgroepen twee dagen tot een week op uitslag. Taakverschuiving Een groot deel van de follow-up wordt verschoven van de medisch specialist naar de verpleegkundig specialist. Deze verschuiving komt zowel de kwaliteit als doelmatigheid van zorg ten goede. De 6 FEBRUARI 2014 MEDISCH CONTACT 271

7 KWALITEIT verpleegkundig specialist neemt, onder supervisie, medische taken over van de medisch specialist, zoals lichamelijk onderzoek en het geven van onderzoeksuitslagen. Daarnaast besteedt de verpleegkundig specialist structureel meer tijd aan psychosociale zorg en fungeert als vaste contactpersoon voor de patiënt. Medisch specialisten kunnen de vrijgekomen tijd doelmatiger inzetten, bijvoorbeeld voor medisch complexe handelingen als operaties. Daarnaast komt meer capaciteit vrij voor de stijgende oncologische zorgbehoefte als gevolg van hogere incidentie en centralisatie van zorg. Resultaten verbeterprogramma Follow up 3.0 Resultaat Vooral jonge patiënten checken zelf hun onderzoeksuitslagen Meer ICT-oplossingen Optimaal gebruikmaken van ICT-oplossingen, zoals e-consult, digitale voorbereiding op een consult en digitale uitslag, draagt bij aan het verhogen van de patiëntvriendelijkheid en het verkorten van doorlooptijden. Zo kan een patiënt bijvoorbeeld voorafgaand aan een consult een vragenlijst invullen, die direct wordt ingelezen in het dossier. Als uit de vragenlijst bijvoorbeeld blijkt dat een (ex-)slokdarmkankerpatiënt passageklachten heeft, wordt voorafgaand aan het polibezoek een gastroscopie aangevraagd, die vervolgens plaatsvindt op dezelfde dag als het consult. Voorheen zouden deze klachten pas tijdens het consult worden besproken en zou de gastroscopie pas daarna kunnen plaatsvinden. Ook kan beter invulling worden gegeven aan psychosociale zorg. Als uit de vragenlijst blijkt dat een patiënt geen enkel probleem ondervindt, kan een deel van de consulten plaatsvinden via een beveiligd webcamgesprek, zodat patiënten als zij dat wensen niet naar de poli hoeven te komen. Het gebruiken van ICT-oplossingen door patiënten is nooit verplicht. Het zijn Voorbeelden vooral relatief jonge patiënten die nogal eens afzien van een consult en zelf hun onderzoeksuitslagen checken op een webportal. Het stelsel aan verbeteringen werkt versterkend en levert aansprekende resultaten op (zie schema). Andere bril Nu zowel de diagnosefase als de nazorgen controlefase in het UMCU is geoptimaliseerd, is de vraag gerechtvaardigd wat de mogelijkheden zijn bij de (acute) behandelfase. Want ook daar liggen veel kansen. De veranderde werkwijze in het voortraject diagnostiek en natraject follow-up leidt overigens door de nieuwe benadering als vanzelf al tot verbeterinitiatieven. Dat komt doordat professionals de zorgorganisatie door een andere bril gaan zien wanneer zij de resultaten van de verbeterde diagnostiek en follow-up in de praktijk ondervinden. Zo is er inmiddels een poli voor patiënten met slokdarm- en maagkanker, waar de eerste fase van behandeling in één dag plaatsvindt. De ochtend wordt besteed aan aanvullende diagnostiek. Tussen de middag vindt het multidisciplinair overleg plaats. s Middags wordt de voedings- en conditiestatus van de patiënt in beeld gebracht en zetten de radioloog, mdl-arts, medisch oncoloog, radiotherapeut en chirurg de behandeling in gang. Minder slapeloze nachten (tijd tussen onderzoek en uitslag) Minder ziekenhuisbezoeken maag-/slokdarmkanker niercelkanker prostaatkanker kanker hoofd-halsgebied maag-/slokdarmkanker -71% -64% -50% -25% -61% Follow-up 3.0. laat zien dat betere zorgkwaliteit voor de patiënt hand in hand kan gaan met efficiencyverhoging voor de organisatie. Minder consulten met de specialist door inzet verpleegkundig specialist en optimaal gebruik ICT Meer tijd en aandacht voor psychosociale zorg, o.a. door inzetten Lastmeter gevalideerd meetinstrument behoefte psychosociale zorg colorectaal kanker kanker in het hoofdhalsgebied: chirurg radiotherapeut prostaatkanker en nierkanker cervix- en vulvakanker borstkanker -95% -41% -64% -66% +100% +75% contact j.f.jongkind@umcutrecht.nl cc: redactie@medischcontact.nl Geen belangenverstrengeling gemeld. Het programma Follow-up 3.0 is mogelijk gemaakt door Alpes D Huzes/KWF en begeleid door zorgadvieskantoor Vintura. web Meer MC-artikelen en de gratis MCtvnascholing Herstel na kanker vindt u in het dossier Kanker op medischcontact.nl/kanker. 272 MEDISCH CONTACT 6 FEBRUARI 2014