VI STICHTING VOOR ZENDING EN DIAKONAAT VAN DE BOND VAN VRIJE EVANGELISCHE GEMEENTEN IN NEDERLAND

Transcriptie

1 VI STICHTING VOOR ZENDING EN DIAKONAAT VAN DE BOND VAN VRIJE EVANGELISCHE GEMEENTEN IN NEDERLAND B. HUISHOUDELIJK REGLEMENT TAAKSTELLING Artikel 1. De stichting heeft tot taak: a. de missionaire en diaconale opdracht als gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van de verbonden gemeenten te bundelen en uit te voeren; b vanuit de verbondenheid de gemeenten te inspireren tot het vervullen van hun missionaire en diaconale opdracht, zowel in toerusting als in vormgeving; c. het universele kenmerk van de opdracht in aanmerking te nemen door samenwerking met andere kerken, kerkelijke gemeenschappen en organisaties op het gebied van zending en diaconaat op basis van vastgestelde criteria; d. zowel binnenlandse als buitenlandse activiteiten in het beleid te betrekken. Zij geeft daaraan uitvoering door: het verrichten van zendings- en diaconaatswerk door middel van gemeenschap, getuigenis, dienst en gerechtigheid; het scheppen en onderhouden van functionele overlegsituaties, zowel intern als extern; het meewerken aan de bewustwording van christelijke verantwoordelijkheid, in het bijzonder naar de gemeenten. het meedenken over het functioneren van gemeenten als christelijke gemeenschap in de samenleving; het ondersteunen van gemeentelijke werkgroepen in toerusting tot getuigenis, dienstbaarheid en offervaardigheid van de gemeenten. GELDMIDDELEN Artikel 2. De lopende middelen van de stichting kunnen bestaan uit omslagbijdragen en/of uit vrijwillige bijdragen van deelnemers en particulieren. Een eventuele omslagbijdrage maakt deel uit van de bondsbijdragen van de gemeenten en wordt geïnd door de penningmeester van het comité. ed hfdst.vib 1

2 Andere bijdragen worden rechtstreeks overgemaakt op een rekening van de stichting. Indien en voorzover de middelen van de stichting worden verkregen uit de bondsbijdragen, ontvangt de stichting van de penningmeester van het comité vóór de vijftiende van de tweede maand van elk kalenderkwartaal steeds een vierde gedeelte van de voor dat jaar ten behoeve van de stichting begrote omslagbijdrage, welke als zodanig dient te zijn vastgesteld tijdens de in het vorige boekjaar gehouden jaarvergadering. De penningmeester van het comité is tot deze overschrijving verplicht voor zover hij die middelen in enig boekjaar daadwerkelijk ten behoeve van de stichting heeft ontvangen. Zo nodig vindt achteraf een verrekening plaats. Lid 3. Ten behoeve van de in artikel 10 lid 2.1 van de statuten bedoelde gespecificeerde staat van inkomsten en uitgaven wordt op overzichtelijke wijze bijgehouden in hoeverre in het betreffende boekjaar de ingekomen middelen zijn ontvangen met een algemene bestemming, met een missionaire bestemming dan wel met een diaconale bestemming; dit geldt evenzo voor de gedane bestedingen. Lid 4. Ter ondersteuning van het werk van zending en diaconaat en ter bevordering van de betrokkenheid van de gemeenten daarbij, wordt in de deelnemende gemeenten voor dit doel gecollecteerd. Daartoe behoren de volgende collecten: op de eerste zondag in februari voor het werelddiaconaat; op Paaszondag in het bijzonder voor zending binnenland; op Pinksterzondag in het bijzonder voor zending buitenland; op de tweede zondag in oktober voor het binnenlands dan wel voor het werelddiaconaat. De opbrengsten van deze collecten worden zo spoedig mogelijk door de gemeenten overgemaakt, doch uiterlijk in de daaraanvolgende maand. Lid 5. De verdeling van de middelen door de stichting geschiedt overeenkomstig op de jaarvergadering goedgekeurde begrotingen, waarin de bestemmingen van de voorgenomen bestedingen worden aangegeven. Daaronder de personeelskosten en vaste toezeggingen. Overige bestedingen vinden plaats aan de hand van opgestelde criteria. 2 hfdst.vib ed. 2012

3 Lid 6.1 Met het oog op de bestrijding van uitgaven van de stichting in jaren waarin de gewone middelen ontoereikend zouden zijn, kan het bestuur een algemene reserve vormen, met dien verstande dat: a. het te reserveren bedrag in enig boekjaar niet groter is dan 10% van het voor het betreffende boekjaar door de jaarvergadering vastgestelde bedrag van de begroting; b. de reserve niet stijgt boven het bedrag van de begroting voor het betreffende boekjaar; c. de reserve zo mogelijk wordt gehandhaafd op de helft van het onder b. bedoelde bedrag van de begroting; d. indien door schenkingen, legaten en erfstellingen zonder speciale bestemmingsaanduidingen of anderszins de reserve het onder b. bedoelde bedrag te boven gaat, (een deel van) het meerdere als financieringspost in de jaarbegroting kan worden opgenomen; e. voorzover in enig boekjaar in het bedrag van de begroting een tekort wordt opgenomen, het bedrag van dat tekort niet behoort tot het in dit lid bedoelde bedrag van de begroting. Lid 6.2 Indien te verwachten is dat een begrotingstekort structureel van aard is en/of de reserve daalt beneden het hierboven onder c bedoelde minimum, dient de begroting resp. dienen de bestedingen van de stichting in overeenstemming te worden gebracht met de beschikbare middelen. BESTUUR Artikel 3. Het bestuur is belast met de uitvoering van de bepalingen van de statuten en het huishoudelijk reglement van de stichting, met inachtneming van het algemeen bondsbeleid. Het nemen van de uitvoeringsbesluiten zal zoveel mogelijk geschieden in goed overleg met alle betrokkenen. Het comité wordt regelmatig over de gang van zaken geïnformeerd. Het bestuur stelt ten aanzien van de in lid 1 bedoelde bepalingen nadere uitvoeringsmaatregelen op, welke ter kennisname aan het comité worden toegezonden. Dit betreft met name de verdeling van bevoegdheden en de taakverdeling tussen de in artikel 8 van de statuten genoemde organen, te weten het bestuur, het dagelijks bestuur en de daar bedoelde werkgroepen. ed hfdst.vib 3

4 Lid 3. Het bestuur vergadert zo dikwijls de situatie dat vereist, doch minstens vier maal per jaar. Om algemeen bindende besluiten te kunnen nemen dienen leden uit alle van de in artikel 8 lid 2.1 van de statuten bedoelde werkgroepen op een bestuursvergadering aanwezig te zijn. De agenda voor de bestuursvergadering wordt vastgesteld door de secretaris in overleg met de voorzitter en wordt met bijlage(n) ten minste een week voor de datum van vergadering toegezonden aan de leden van het bestuur. Een vast punt op de agenda vormt het verslag van de vorige vergadering. Een verslag wordt binnen drie weken na de vergadering toegezonden aan alle bestuursleden. Het comité ontvangt gelijktijdig een exemplaar van het verslag. Lid 4. Elke bestuursvergadering wordt zo mogelijk voorafgegaan door een vergadering van het dagelijks bestuur, met een tussenperiode van circa tien dagen. Lid 5. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 13 van de statuten en in goed overleg met het comité, draagt het bestuur zorg voor: -het vaststellen van (primaire en secundaire) arbeidsvoorwaarden van degene met wie de stichting een arbeidsverhouding aangaat, daarbij uitgaande van de in de Bond geldende salarisadviestabel en de rechtspositieregeling predikanten; -het vaststellen van de taakomschrijving van degene met wie de stichting een arbeidsverhouding aangaat. Lid 6. De in lid 2 bedoelde werkgroepen vergaderen zo dikwijls de situatie dat vereist, doch ten minste twee maal per jaar. Op een werkgroepvergadering worden de specifieke aangelegenheden, samenhangend met het primaire aandachtsgebied, behandeld. Een besluit van een werkgroepvergadering wordt op een bestuursvergadering als voorstel van de werkgroep behandeld, tenzij door het bestuur ten aanzien daarvan dispensatie is verleend. Het verslag van de werkgroepvergadering wordt binnen drie weken na de vergadering toegezonden aan alle bestuursleden. 4 hfdst.vib ed. 2012

5 VOORBEREIDING JAARVERGADERING Artikel 4. In verband met de te houden jaarvergadering doet het bestuur aan de secretaris van het comité toekomen: -vóór 15 februari eventuele verzoeken tot behandeling van voorstellen op de jaarvergadering; -vóór 15 februari een administratief en een financieel verslag, waarin het bestuur verantwoording doet van het door hem gevoerde beleid in het afgelopen boekjaar als bedoeld in artikel 10 lid 2.2 van de statuten; -vóór 15 februari een opgave van de te vervullen vacatures per 1 januari van het volgend jaar; -vóór 1 september een voordracht voor te benoemen leden van het bestuur in verband met periodieke aftreding en eventueel te vervullen vacatures. Indien met betrekking tot de indiening van een verzoek tot behandeling van een voorstel, vanwege het comité een beroep wordt gedaan op het bestuur als bedoeld in artikel 7 de leden 2.2 en 4.3 van het huishoudelijk reglement van de Bond, verleent het bestuur daaraan zijn volledige medewerking. BEGROTINGEN Artikel 5. lid 1. Het bestuur dient uiterlijk 15 februari bij de penningmeester van het comité een tweejarige begroting in, die bestaat uit een begroting voor het volgende boekjaar en een voorlopige begroting voor het daaraanvolgende boekjaar. De begrotingen zijn voorzien van een toelichting. Bij de opstelling van de begroting wordt rekening gehouden met het bepaalde in lid 2. Voor de te volgen procedure is van toepassing het bepaalde in artikel 5 van het huishoudelijk reglement van de Bond. In dat kader wordt de begroting opgesteld in overeenstemming met de financiële mogelijkheden van de Bond. De penningmeester van het bestuur maakt deel uit van de begrotingscommissie van de Bond. Hij verleent daarbij zijn volledige medewerking, zoals op grond van het bepaalde in genoemd artikel 5 in redelijkheid van hem mag worden verwacht. ed hfdst.vib 5

6 Lid 3. Financiële consequenties van voorstellen voor de jaarvergadering zullen niet eerder kunnen ingaan dan het boekjaar, volgend op het jaar van behandeling in de jaarvergadering. In de toelichting wordt van de mogelijke consequenties een duidelijk beeld gegeven. TOERUSTER VOOR ZENDING EN DIACONAAT Artikel 6. Ter ondersteuning van de taak van het bestuur en ter bevordering van het bereiken van het gestelde doel, kan het bestuur een of meer toerusters voor zending en diaconaat aanstellen. Een toeruster zal onder leiding van het bestuur en in goed overleg met de gemeentelijke relaties, in het bijzonder mede inhoud en gestalte geven aan de taakstelling van de stichting als genoemd in artikel 1. Teneinde de gemeenten zinvol en op actuele wijze te kunnen informeren en begeleiden bij het functioneel maken van hun missionaire en diaconale opdracht, vormt een voortgaande bezinning op de principiële inhoud en de praktische vormgeving van die opdracht een belangrijk taakdeel van de toeruster voor zending en diaconaat. Mede hierdoor kan het van belang zijn zich te bekwamen door aanvullende studie, resp. scholing en speciale vorming. Artikel 7. Desgevraagd woont de toeruster de vergaderingen van het bestuur, het dagelijks bestuur en de in artikel 8 van de statuten bedoelde werkgroepen bij als adviseur van de stichting. Ter stimulering en ondersteuning van de werkuitvoering in de gemeenten, verzorgt de toeruster daartoe schriftelijke informatie namens de stichting en kan betrokkene desgevraagd bijdragen leveren ten behoeve van het maandblad Ons Orgaan van de Bond. Ongeacht het bepaalde in lid 1, onderhoudt de toeruster regelmatig schriftelijk dan wel persoonlijk contact met de gemeentelijke werkgroepen voor zending en diaconaat. In een bijeenkomst van een plaatselijke werkgroep met de toeruster is zo mogelijk een betrokken kerkenraadslid aanwezig alsook de voorganger van de betreffende gemeente. In bijzondere situaties van tijdelijke aard is desgevraagd een 6 hfdst.vib ed. 2012

7 directe begeleiding van een gemeentelijke werkgroep door de toeruster mogelijk, zoals bij plaatselijke acties of tijdens zendings- en diaconaatsdagen. Artikel 8. 1 Ten behoeve van het vervullen van een klankbordfunctie stelt het bestuur uit zijn midden voor elke toeruster een contactpersoon aan. De contactpersoon dient het volledige vertrouwen van de betrokken toeruster te genieten, aangezien het hierbij veelal gaat om uitwisseling van gedachten inzake de persoonlijke beleving van de werksituatie in de ruimste zin van het woord. 2 Hoewel er een open lijn zal zijn tussen de contactpersoon en de toeruster, is het wenselijk dat er in elk geval eenmaal per jaar in juni/juli een direct gesprek tussen hen beiden plaats vindt. 3 In zoverre het in lid 1.1 en 1.2 bedoelde overleg met de toeruster een persoonlijk karakter draagt, zal de contactpersoon dat als strikt vertrouwelijk beschouwen, tenzij zwaarwichtige redenen met betrekking tot de taakuitoefening van de toeruster zich daartegen verzetten. In dat geval zal in overleg met betrokkene het dagelijks bestuur van de stichting daarvan in kennis worden gesteld en vindt vervolgens zo nodig overleg plaats met het dagelijks bestuur van het comité. Eenmaal per jaar wordt rond de jaarwisseling een functioneringsgesprek gehouden tussen twee leden van het bestuur die geen contactpersoon zijn en de toeruster. De inhoud van het gesprek omvat de feitelijke werksituatie, eventuele knelpunten daarin en de voortgang van de taakuitoefening. Van dit gesprek wordt door een van de bestuursleden zo spoedig mogelijk na het gesprek een verslag gemaakt, dat na akkoordbevinding door de beide andere gesprekspartners aan het personeelsdossier wordt toegevoegd. GESCHILLEN Artikel 9. Indien er een geschil bestaat tussen een functionaris van de stichting en het bestuur, wordt bij voorkeur een oplossing gezocht door middel van conflictbemiddeling. Daarbij werken beide partijen gezamenlijk aan een oplossing voor het geschil onder leiding van en met begeleiding van een bemiddelaar. ed hfdst.vib 7

8 FUNCTIONELE VERHOUDINGEN Artikel 10. Teneinde een goede samenwerking te bevorderen tussen allen die in de Bond direct zijn betrokken bij het werk van zending en diaconaat, is het wenselijk dat er voldoende en voorzover mogelijk directe verbindingen bestaan tussen het bestuur van de stichting, de kerkenraden en de gemeentelijke werkgroepen. De in lid 1 bedoelde verbindingen zullen voornamelijk via de volgende personen worden onderhouden: -vanwege het bestuur door de secretaris van het bestuur en door de toeruster voor zending en diaconaat; mogelijk ook door een bestuurslid voor een bepaalde regio; -vanwege de kerkenraad door de secretaris van de gemeente; -vanwege de gemeentelijke werkgroep door het daartoe aangewezen lid van de werkgroep. Artikel 11. Lid 1 Zoveel mogelijk functioneert in elke gemeente een werkgroep voor zending en diaconaat, een z.g. WZD. De WZD is samengesteld uit alle geledingen van de gemeente, rekening houdend met de diverse gemeentelijke activiteiten en leeftijdsgroepen. De kerkenraad zal in de WZD bij voorkeur vertegenwoordigd zijn door één of meer diakenen. Indien het in een gemeente niet mogelijk is een WZD als bedoeld in lid 1 te doen functioneren, wordt door de kerkenraad een kleine commissie ingesteld, die zoveel mogelijk als WZD functioneert. Deze commissie bestaat uit ten minste twee gemeenteleden, waarvan één lid is van de kerkenraad. Eén van hen zal fungeren als contactpersoon/-adres met het bestuur van de stichting, resp. met de toeruster. Lid 3. Het functioneren van de WZD wordt in een bijlage afzonderlijk geregeld. OVERGANGSBEPALINGEN Artikel 12. De uit dit huishoudelijk reglement voortvloeiende verplichtingen gelden vanaf 1 januari 1997 voor hen die zowel op die datum, als op de datum van 7 juni 1996, 8 hfdst.vib ed. 2012

9 waarop tot invoering van dit huishoudelijk reglement werd besloten, deelnemer waren of direct bij de stichting betrokken waren. Het huishoudelijk reglement is laatstelijk gewijzigd overeenkomstig de besluitvorming op de jaarvergadering van 5 november Het gewijzigde huishoudelijk reglement trad in werking op 1 januari ed hfdst.vib 9