THUISWERK: EEN KWESTIE VAN TOELATEN OF LOSLATEN? Karen Van den Bergh Trainer/ Consultant SD Worx Learning

Transcriptie

1 I. Visie op thuiswerk II. Thuiswerk: controle (loslaten)? III. Uitgangspunten HR- beleid thuiswerk IV. Situering binnen een ruim regelgevend kader V. Enkele juridische aspecten van thuiswerk Inhoud van de arbeidsovereenkomst Kostenvergoedingen Policy THUISWERK: EEN KWESTIE VAN TOELATEN OF LOSLATEN? Karen Van den Bergh Trainer/ Consultant SD Worx Learning 1

2 Wat is thuiswerk voor SD Worx 2

3 Controle (loslaten)? Veranker je project thuiswerk in De cultuur van de organisatie WNs begeleiden in nieuwe verwachtingen (inspanning resultaat) WGs: leadership: loslaten controle ~Opleiding en coaching ~Toch controle van internetgebruik/ s (CAO 81)? De procedures in het algemeen De HR processen 3

4 Autonomie Sterktes Samenwerking Leiderschap Essentiële voorwaarden voor leidinggeven aan thuiswerkers

5 10 uitgangspunten voor afspraken plaatsonafhankelijk werken Bepalen gemeenschappelijk doel en teamidentiteit: betrokkenheid en collegialiteit Communicatie op maat samenwerken thuiswerkomgeving CORE BRICKS BEHAVIOR Bereikbaarheid en beschikbaarheid Gebruik verschillende types werkplekken BYTES kennisdeling leiderschap Gebruik van bestaande en nieuwe e- tools en paperless organisatie Confidentialiteit van gegevens (printen, meekijken op scherm,

6 Controle (loslaten)? CAO n 81 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de WN tov de controle op de elektronische onlinecommunicatiegegevens 3 grote principes Finaliteitsbeginsel Proportionaliteitsbeginsel Transparantiebeginsel 6

7 Situering thuiswerk binnen regelgevend kader HUISARBEID Art WAO TELEWERK Art. 2 en 4 CAO vrije keuze arbeidsplaats 2. geen rechtstreekse controle van WG mogelijk 1. vrije keuze arbeidsplaats 2. geen rechtstreekse controle van WG mogelijk 3. informaticatechnologie 4. op regelmatige basis, niet incidenteel Dit is thuiswerk! 9

8 Wat is thuiswerk? Gradaties van thuiswerken Structureel vs. occasioneel Formeel vs. informeel Gemengd statuut 10

9 Situering binnen een ruim regelgevend kader Wet + KB - CAO: 3 niveaus Nationaal: NAR - Sectoraal: PC - Onderneming Schriftelijke arbeidsovereenkomst Wet huisarbeid CAO nr. 85 Telewerk Arbeidsreglement Mondelinge AOK Gebruik 11

10 Vorm van de arbeidsovereenkomst Thuiswerk schriftelijke overeenkomst Eventueel bijlage aan de reeds bestaande overeenkomst Sanctie? 12 HUISARBEID 1. WN kan onmiddellijk beëindigen 2. Strafsanctie (niveau 2) wegens ontbreken sociaal document (art. 186 SSW) 3. Ontbreken vermelding ivm onkostenvergoeding (zie infra) TELEWERK 1. Terugkeergarantie 2. Strafsanctie (niveau 1) wegens niet naleven CAO (art. 189 SSW) 3. Zwaardere bewijslast arbeidsongevallen

11 Inhoud van de arbeidsovereenkomst Thuiswerker blijft een werknemer verbonden door een arbeidsovereenkomst: Overeenkomst Arbeid Loon Gezag ( >< aannemingsovereenkomst) Feitelijk? Juridisch? 13

12 Inhoud van de arbeidsovereenkomst 14 TIP: leg schriftelijk gezags- en toezichtelementen vast: beschrijving van het uit te voeren werk professionele contactpersoon of chef + dienst waaraan verbonden verplichting van rapportering via PC of via doormailen/opsturen verslagen/rapporten tijdsregistratie via timesheets of in- en uitloggen op PC procedure van toegang van de werkgever tot de woning van de werknemer, bv. voor werkoverleg, dringende technische interventies inzake de werkingsmiddelen, verplichting om (periodiek) werkvergaderingen ed. op de firmazetel bij te wonen, verplichting om zich periodiek naar de firmazetel te begeven om nieuwe opdrachten, werkmateriaal, nota s, te halen/brengen,

13 Inhoud van de arbeidsovereenkomst VOORBEELD : gezags- en toezichtelementen : De afspraken met betrekking tot het plaatsonafhankelijk werken gebeuren steeds in onderling overleg tussen werknemer en leidinggevende. Meer bepaald maken werknemer en leidinggevende afspraken over het tijdstip, de op te leveren outpout, de bereikbaarheid van de werknemer en de aanwezigheid van de werknemer op teamvergaderingen. Indien de leidinggevende oordeelt dat de werkorganisatie de aanwezigheid van de werknemer op kantoor vereist, kan de leidinggevende het plaatsonafhankelijk werken tijdelijk intrekken tot de werkorganisatie dit terug toelaat. De leidinggevende brengt de werknemer hiervan tijdig op de hoogte. 15

14 Inhoud van de arbeidsovereenkomst Verplichte vermeldingen huisarbeid (Art AOW) 1. Werkgever: de naam, de voornamen en de hoofdverblijfplaats of de firmanaam en de maatschappelijke zetel en, in voorkomend geval, de benaming waaronder de werkgever zich tot het publiek richt; 2. Werknemer: de naam, de voornamen en de hoofdverblijfplaats; 3. het overeengekomen loon of, ingeval dit niet kan vastgesteld worden, de wijze en de grondslag voor de berekening van het loon; 4. de vergoeding van de kosten die verbonden zijn aan de huisarbeid; 5. de plaats of de plaatsen die de huisarbeider gekozen heeft om zijn werk te verrichten; 6. een beknopte beschrijving van het overeengekomen werk; 7. de overeengekomen arbeidsregeling en/of werkrooster en/of het overeengekomen minimale volume van de prestaties; 8. het bevoegd paritair comité. 16

15 Inhoud van de arbeidsovereenkomst Verplichte vermeldingen telewerk (Art. 6 CAO) 1. de frequentie van het telewerk en eventueel de dagen waarop telewerk wordt verricht en eventueel de dagen en/of uren van aanwezigheid in de onderneming; 2. de ogenblikken waarop of de periodes tijdens welke de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen; 3. de ogenblikken waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning; 4. de nadere regels volgens welke de werkgever de in de artikelen 9 en volgende van deze overeenkomst bepaalde kosten vergoedt of betaalt; 5. de voorwaarden en nadere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever, zoals bedoeld in artikel 5, derde alinea van deze overeenkomst en, in het geval van een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever, de notificatietermijn en/of de duur van het telewerk en de wijze van verlenging. 6. [de plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten.] (Ingevoegd : C.A.O. NAR ) Facultatieve vermeldingen telewerk (Art. 6 CAO) 7. De periode die is overeengekomen als de periode tijdens welke het telewerk kan worden verricht (Ingevoegd : C.A.O. NAR ) 17

16 Inhoud van de arbeidsovereenkomst TIP: de werkgever heeft er alle belang bij om in de overeenkomst op te nemen tijdens welke periode de werknemer het telewerk kan verrichten Arbeidsongevallenverzekeraar RSZ VOORBEELD De arbeidsduur van een dag werken thuis of op een elders gekozen plaats verschilt niet van een gewone werkdag die de werknemer in de kantoren van de werkgever zou presteren 18

17 Kostenvergoeding HUISARBEID TELEWERK Art Hulp, hulpmiddelen en materiaal, tenzij in AOK anders overeengekomen + Art WAO: Kosten eigen aan huisarbeid! SANCTIE: forfait 10 % Art. 20, 1 WAO Hulp, hulpmiddelen en materiaal, tenzij in AOK anders overeengekomen Art. 9 CAO 85 -Benodigde apparatuur / kostenvergoeding eigen apparatuur -Professionele verbindingsen communicatiekosten (verdeelsleutel!) 19

18 Kostenvergoeding TIP: de werkgever heeft er alle belang bij om aangaande de kostenvergoeding zeker iets in het contract te voorzien, al was het maar om overeen te komen dat er géén kosten terugbetaald worden. VOORBEELD: Er wordt geen extra kostenvergoeding voorzien voor het plaatsonafhankelijk werken 20

19 Kostenvergoeding Terugbetaling van kosten eigen aan de WG is geen loon Voorwaarden: WG is verplicht de kost terug te betalen Nodig om AOK uit te voeren Gevolg van tewerkstelling waarbij WG zich verbonden heeft deze kosten ten laste te nemen Werkelijke kostenvergoeding Reëel Forfaitair, mits geen dubbele vergoeding! RSZ en fiscus hanteren andere standpunten! 21

20 Kostenvergoeding RSZ Enkel voor telewerk op regelmatige basis (NIET incidenteel) 3 mogelijke tussenkomsten 10% forfait OF Bureauvergoeding 117,27 / maand NIEUW Forfaits voor gebruik eigen PC / eigen internetabonnement 22

21 10% forfait Kostenvergoeding RSZ Hoeveel? 10% van het brutoloon voor thuiswerk (formaliseren!) 23 Welke kosten? Kosten voor werkplek thuis (verwarming, water, verlichting, onderhoud, ) Kosten voor gebruik hulpmiddelen, apparatuur en bureau- en ander materiaal (PC, papier, inkt, internet, ) NIET: kosten verbonden aan aankoop, installatie en onderhoud van hulpmiddelen, apparatuur en materiaal (PC, telefoon, printer, machines, ) zoals voorzien in art WAO / art.9 CAO 85. De WG kan deze kosten bovenop 10% vergoeden. Opgelet: wel aanrekening VAA indien privé-gebruik (180 /jaar voor PC, 60 /jaar voor internet).

22 Kostenvergoeding RSZ Bureauvergoeding 117,27 / maand Hoeveel? 117,27 / maand Welke kosten? Kosten voor werkplek thuis (verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, ) Veronderstelt een ruimte in de woning van de werknemer Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait dus niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de voor hem geldende maximale wettelijke arbeidsduur bijna uitsluitend verricht op een door de werkgever ingerichte werkplek. 24

23 NIEUW Kostenvergoeding RSZ Forfaits voor gebruik eigen PC / eigen internetabonnement Hoeveel? Welke kosten? 20 / maand voor gebruik van eigen internet 20 / maand voor gebruik van eigen computerinstallatie NIET te cumuleren met 10% forfait WEL te cumuleren met bureauvergoeding 117,27 / maand Op voorwaarde dat deze kosten niet reeds zijn inbegrepen in de bureauvergoeding 25

24 NIEUW Kostenvergoeding Fiscus Fiscale circulaire dd 16/01/2014 Voor regelmatig én incidenteel telewerk (<-> RSZ) 3 soorten tussenkomsten Forfait voor gebruik eigen PC en eigen internetabonnement Tussenkomst via terbeschikkingstelling van PC 26

25 NIEUW Kostenvergoeding Fiscus Forfait voor gebruik eigen PC en eigen internetabonnement Hoeveel? Welke kosten? 20 / maand voor gebruik van eigen internet 20 / maand voor gebruik van eigen computerinstallatie 27

26 NIEUW Kostenvergoeding Fiscus Tussenkomst via terbeschikkingstelling van PC 1.Enkel beroepsmatig gebruik Geen VAA en dus geen belasting Voorwaarden Schriftelijk verbod van WG om privé te gebruiken en WN verbindt zich ertoe om dit verbod na te leven (ook schriftelijk) WG neemt technische voorzorgen (firewall, ) om privé-gebruik tegen te gaan 2.Als ook privégebruik VAA aanrekenen 180 / jaar voor PC 60 / jaar voor internetaansluiting en/of abonnement Eventueel slechts pro rata voor de maanden waarin telewerk 28

27 Aan de slag! Formaliseren is de boodschap! POLICY? OVEREENKOMST? Instructierecht WG Wilsovereenstemming partijen Algemene afspraken eenzijdig opgelegd door werkgever Overeen te komen afspraken (verplichte vermeldingen in overeenkomst) 29

28 Thuiswerk, waar wacht je op? Bereid je goed voor Juridisch: Formaliseren Vergeet de overlegorganen niet! Zorg voor een goede verankering Vergeet niet dat het invoeren van thuiswerk een project is. Het sluiten van de juiste contracten maakt hier slechts deel van uit Anticipeer op komende weerstand 30

29 BEDANKT EN TOT ZIENS! Sociaal juridisch/ HR Trainer - Advanced Consultant