Hoe stuur ik een offertevraag: voorbeelden uit de praktijk.

Transcriptie

1 Hoe stuur ik een offertevraag: voorbeelden uit de praktijk. Jo Swartenbroekx Hoofdapotheker UZ Antwerpen PUO 11 maart 2014 UZA en de wet op de overheidsopdrachten UZ Antwerpen in een notendop: jaarrekening 2012 Aantal verantwoorde bedden 561 Aantal ligdagen Aantal verblijven zonder overnachting Omzet totaal Omzet apotheek

2 UZA en de wet op de overheidsopdrachten Europese publicaties die reeds uitgevoerd zijn: Coronaire stents Veel marge op de prijzen Motivatie van kwaliteit is van belang Medisch hulpmateriaal voor het cathlab Zie coronaire stents Cytostatica Moeilijk om service en ondersteuning, klinische studies, MNP mee in rekening te brengen Meropenem Prijs 75%, te hoog, weinig marge om bij te sturen UZA en de wet op de overheidsopdrachten Europese publicaties die reeds uitgevoerd zijn: Spuiten en naalden Kwaliteit is op voorhand moeilijk na te gaan; testen is mogelijk maar verlengt de procedure; voor uitzonderlijke toepassingen toch een niet gegund product gebruiken Albumine Aard van verpakking is van belang; duidelijke foto s of stalen vragen Antibiotica, antimycotica en antivirale geneesmiddelen 42 percelen, percelen met weinig omzet en zonder discussie niet opnemen (fosfomycine, penicilline), korting op percelen met producten in monopolie toegestaan, en heeft soms resultaat 16 leveranciers en veel vragen, vragen beantwoorden in alle transparantie naar iedereen 2

3 UZA en de wet op de overheidsopdrachten Europese publicaties die reeds uitgevoerd zijn: Gesloten systemen voor bereiding van cytostatica Technische specificatie zeer belangrijk, productkennis en kennis van de marktsituatie noodzakelijk Totale kost in rekening brengen Contrastmiddelen Geen identieken, motivatie van de kwaliteit is cruciaal Geheel van geneesmiddel en toedieningssystemen behandelen Een geslaagd dossier 4 redenen waarom een dossier geslaagd is: Als firma s een offerte indienen. Als de juryvergadering voor de gunning beperkt blijft tot 1 vergadering. Als de gunning gebeurt voor een gewenst product. Als de motivatie van de keuze voor de indieners voldoende duidelijk is zodat geen juridische procedures worden opgestart (Let op: een lage prijs is geen criterium voor een geslaagd dossier!) 3

4 Een geslaagd dossier Als de firma s een offerte indienen Eenvoudige en duidelijke offertevraag Laat niet enkel de prijs doorslaggevend zijn Let op met boeteclausules Een geslaagd dossier Als de juryvergadering beperkt blijft tot 1 vergadering Goede samenstelling van de jury = belangrijkste gebruikers Artsen, verpleegkundigen, apothekers, aankopers, financiële directie, technici, paramedici, apotheekassistenten Interne transparantie van bij het begin Vooral financiëel Zowel door artsen als door het ziekenhuis Rekening houden met zaken die op voorhand duidelijk zijn Betrokkenheid van gebruikers is belangrijk bij het opstellen van selectie en gunningscriteria Vraagt tijd en overleg; het is moeilijk om een behoefte te omschrijven Een goede voorbereiding van de juryvergadering Overzicht van selectie en gunningscriteria in een tabel Transparantie in de prijzen 4

5 Een geslaagd dossier Als de gunning gebeurt voor een gewenst product Goede omschrijving van de behoefte In samenspraak met de gebruikers In samenwerking met de aankoopdienst De offertevraag moet zo opgesteld worden dat ze automatisch tot het gewenste product leidt sturen van de offertevraag a.h.v. keuze van het onderwerp drempels keuze van de procedure selectiecriteria technische specificaties gunningscriteria percelen Keuze van het onderwerp Van uit de wet is er geen beperking op het onderwerp van offertevraag Hoe beperkter het onderwerp, hoe specifieker de criteria kunnen gesteld worden, hoe beter kan gestuurd worden Hoe breder het onderwerp, hoe algemener de criteria Voor geneesmiddelen: mogelijk om grote groepen molecules in 1 dossier op te nemen Bv. Antibiotica, antischimmel en antivirale Alles samen: slechts 1 dossier behandelen; 36 molecules; 42 percelen; 16 bedrijven ingediend; werken met stofnamen Voor medische hulpmiddelen: onderwerp beperken; technische specificaties moeten gedetailleerd kunnen zijn Endoviscero-materiaal per discipline verkiesbaar boven alle disciplines indien de technische specificaties te verschillend zijn 5

6 Drempels > : publicatie; Belgisch of Europees is even veel werk; < : eenvoudige procedure; offertevraag naar minstens 2 leveranciers; ook transparante criteria hanteren Bedrag onder houden door: Artikels in offerte te beperken Termijn van de offerte te beperken Bv. Hygiënische handontsmetting: beperking in artikels (geen chirurgische of oppervlakte), en beperking in tijd (3 i.p.v. 4 jaren) Offertevraag naar leveranciers waarvan de flacon in de bestaande dispensers past Bv. Noradrenaline 3 Belgische leveranciers aanschrijven Beperking: is niet eindeloos toe te passen Keuze van de procedure Aanbesteding: enkel prijs telt; gemakkelijk maar meestal niet wenselijk Offertevraag: prijs/kwaliteit; verplicht tenzij uitzondering van toepassing Uitzondering: o.a. monopolie EPO s langwerkend: offertevraag met Europese publicatie of onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking omwille van monopolie EPO s kortwerkend: monopolie?; moeilijk te motiveren bij biosimilars Nieuwe anti-fungale: in offertevraag, eventueel kortingen met andere percelen toestaan; of onderhandeling echter met beperkte argumenten 6

7 Selectiecriteria < : zelf leveranciers selecteren > : selectie van leveranciers via offertevraag Niemand op voorhand uitsluiten Wel criteria opleggen waardoor onderscheid kan gemaakt worden Bv. Om firma s die pas op de markt komen, te weren Vaak in functie van leverbetrouwbaarheid Minimumeisen bepalen Bv. Leveren in minstens 4 andere ziekenhuizen van gelijkaardige omzet Bv. Bepaalde omzet realiseren Oppassen dat er nog voldoende concurrentie blijft Andere criteria Voor toestellen: dienst na verkoop: snel, Nederlands Afdeling R&D (coronaire stents -> geen verdelers) Technische specificaties Verplichte vereiste Minder van belang voor geneesmiddelen Geregistreerd door FAGG (beperking tot Belgische markt) Terugbetaald door RIZIV Zeer belangrijk voor medisch steriele hulpmiddelen Hoe meer gedetailleerd, hoe beter aan de vraag zal voldaan worden, maar hoe minder leveranciers een offerte kunnen indienen Bv. Offertevraag steriele abdominale en thoracale kompressen Bv. Gesloten systemen oncologie: voldoen aan NIOSH definitie CE, voldoen aan ISO norm, DIN norm, terugbetaald door RIZIV, notificatie Keuze tussen technische specificaties of gunningscriteria Latexvrij Geen glazen flessen UD, datamatrix 7

8 Gunningscriteria Maken het verschil tussen gelijkaardige en gelijkwaardige producten Zijn minder sturend Laten ruimte voor interpretatie en motivatie Verdeling van de percentages is belangrijk Gelijkaardige producten: % prijs hoog, minder speling om verschil in prijs te corrigeren Bv. Identieke molecules, zelfde presentaties Moeilijk bij medisch steriel materiaal Minder gelijkaardige producten: % prijs eerder laag (30%,40%) en meer gewicht voor kwaliteit, ondersteuning, leverbetrouwbaarheid Bv. Contrastmiddelen: geen identieke molecules, ondersteuning door middel van spuitpompen Gunningscriteria Antibiotica Prijs 50% Kwaliteit 30% Service 20% Contrastmiddelen Prijs 40% Kwaliteit 30% Service en ondersteuning 30% Albumine Prijs 60% Kwaliteit 20% Leverbetrouwbaarheid 15% Instaptijd 5% 8

9 Percelen Een perceel moet in zijn geheel worden toegewezen Geven de mogelijkheid om bedrijven of producten toe te laten of niet Perceel amikacine in dossier antibiotica Amikacine 100mg in perceel: enkel aan BMS te gunnen Amikacine 100mg in apart perceel: enkel aan BMS, maar 500mg en 1g in concurrentie tussen B.Braun en BMS Amikacine 100mg niet in offertevraag: onderhandelingsprocedure Perceel ciprofloxacine in dossier antibiotica Oraal en IV in 1 perceel: Baxter en Fresenius kunnen niet indienen Suspensie niet in perceel opgenomen want dan kan enkel Bayer indienen Percelen Perceel cytostatica (2012) Geneesmiddel Fludarabine X X X X Docetaxel X X X X X Oxaliplatin X X X X X X Carboplatin X X 9

10 Conclusie Het einddoel van een opdracht is een product te gunnen dat aan de behoefte voldoet Daarvoor beschikt de aankoper over een aantal mechanismen die de offertevraag kan aansturen Maar: zorg steeds voor een goed evenwicht tussen de vereisten van de interne klant (en de organisatie) en de mogelijkheden van de externe leverancier 10