Handleiding. Assistance PSO 2013 for Microsoft Dynamics Versie Voor Windows 7,8.1 / Microsoft Office 2003 of hoger

Transcriptie

1 Handleiding Assistance PSO 2013 for Microsoft Dynamics Versie Voor Windows 7,8.1 / Microsoft Office 2003 of hoger Versie handleiding: Assistance PSO handleiding, uitgegeven door Assistance Software. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd. Ondanks alle aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan Assistance Software geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou kunnen voortvloeien uit enige fout, die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. (C) Copyright 2015 Assistance Software

2 INHOUDSOPGAVE Notaties en termen 1 1 Structuurschema 2 1 Projectvoering in het algemeen 2 2 Implementatie 2 4 Algemeen 3 1 Schermstructuur 3 1 Informatiebewerkingen 4 7 Mijn views 4 10 Projectenweergave 4 13 Mijn werkplek 4 14 Mijn favorieten: instellen van links naar internet- en intranetadressen 4 14 Afdrukken 4 16 Kalenders 4 25 Introductie 5 1 Algemeen 6 1 Personen 6 2 Accounts 6 5 Projecten 6 7 Begroting 6 11 Projectverdeling 6 15 Uren 6 20 Materialen 6 23 Boekhoudbestanden 6 25 Rapporten 6 30 Overig 6 31 Skills

3 Algemeen 7 1 Accounts invoeren 7 1 Notities 7 6 Documenten 7 6 Financieel 7 8 Microsoft CRM 7 11 Microsoft SharePoint 7 12 Projecten 7 12 Facturen 7 12 Verwijderen en inactief maken van een account 7 13 Contactpersonen toevoegen in Outlook 7 14 Contactpersoon invoeren 8 1 Overig 9 4 Notities 9 4 Documenten 9 5 Uursoorten 9 5 Skills 9 6 Mutaties 9 6 Projecten 9 7 Salaris 9 7 Opleidingen 9 7 Planning 9 8 Mijn taken: Verlof afsluiten 9 8 Algemene projectgegevens 10 2 Team profiel Details Uren

4 Kosten Facturen Enkelvoudige facturatie Automatisch factureren van administratiekosten Termijnfacturering Termijndefinitie als omzetprognose: factuurprognose Factuurregels Facturen per versturen Batchfacturatie Documenten Notities Relaties Microsoft CRM Microsoft SharePoint Explorer Historie Projecten afsluiten Dagtarieven Kopiëren project Project alerts Werken met sub- en hoofdprojecten (met of zonder Intercompany) Projectplanning 11 1 Medewerkersplanning 11 4 Medewerker dagplanning 11 5 Projectplanning grafisch 11 7 Printen van de planning

5 Printen van projectstaten Facturen openen/wijzigen 14 1 Facturen accorderen 14 4 Uren raadplegen 15 1 Uren boeken 15 4 Accorderen van uren Openen / afsluiten weken Analyse van uren Boekingen (algemeen) 18 1 Raadplegen boekingen 18 1 Invoeren boekingen 18 2 Wijzigen/Verwijderen boeking 18 8 Verwerken boekingen Telebankieren Import journaalposten Grootboekbudgetten Consolidatie van meerdere boekhoudingen Jaarafsluiting Algemeen 19 2 Begroting 19 4 Boekhouding 19 4 Facturen 19 5 Kosten 19 6 Medewerkers 19 7 Projecten algemeen 19 7 Uren Bedrijfsdefinitie

6 Boekhoudperioden 20 3 Wisselkoersentabel 20 4 Definitie importbestand 20 5 Licentiebeheer 21 1 Tools 21 3 Assistance Engage 21 7 Instellingen documentenbeheer 23 1 Sjablonen documentenbeheer 23 4 Wat is CRM?

7 1 - INLEIDING Dit is de handleiding voor het programma Assistance PSO for Microsoft Dynamics. Indien u vragen heeft waarop u het antwoord niet in deze handleiding kunt vinden, dan kunt u contact opnemen met onze helpdesk (telefoon +31 (0) , maandag t/m vrijdag van 9.00 tot uur) of stuur een naar support@assistancesoftware.com. Het is mogelijk dat bepaalde nieuwe functionaliteit in Assistance PSO for Microsoft Dynamics nog niet wordt beschreven in deze handleiding omdat de ontwikkeling van het pakket in hoog tempo verloopt. Het is ons streven om vernieuwingen dan zo spoedig mogelijk in een volgende versie van deze handleiding op te nemen. Notaties en termen In deze handleiding worden bepaalde termen vaak op dezelfde manier getoond: Bestanden, Systeembeheer en Help zijn voorbeelden voor de notatie voor de menuoptie in Assistance PSO. Projectgroep en Werksoort zijn voorbeelden van namen van velden en bestanden in Assistance. Start, Instellingen, Configuratiescherm zijn voorbeelden voor de notatie van een Windows menuoptie. In diverse hoofdstukken wordt de term tekens gebruikt. Hiermee wordt een willekeurige combinatie van cijfers, letters en leestekens bedoeld. In principe kunnen dit alle toetsen van een toetsenbord zijn, ook tekens als %&() en dergelijke. 1 1

8 2 - PROGRAMMAOPBOUW Structuurschema In het onderstaande structuurschema kunt u zien hoe Assistance PSO is opgebouwd: Customer Relationship Management (CRM) hier slaat u alle relatiegegevens op die relevant zijn met betrekking tot de projectadministratie. Het CRM-onderdeel dat standaard wordt meegeleverd is een volwaardig relatiebeheerprogramma. Voor grotere marketingplannen en een uitgebreider relatiemanagement is voorzien in een koppeling met Microsoft Dynamics CRM. Deze koppeling wordt niet standaard meegeleverd. De functionaliteit en werking ervan is buiten deze handleiding gehouden. Projectmanagement (PM) hier registreert, beheert en bewaakt u uw projecten. Feitelijk worden alle werkzaamheden in een onderneming vanuit de filosofie van Assistance PSO beschouwd als projecten. Ook nietdeclarabele uren kunnen zodoende als project worden gekenmerkt, waardoor u te allen tijde inzicht heeft in alle uren die er besteed worden binnen uw organisatie. Human Resource Management (HRM) hier registreert u alle medewerkergegevens die van belang zijn voor de administratie in uw organisatie. Resources kunnen worden begroot, gepland en gekoppeld worden aan een project en via urenregistratie en de workflow rapporteert wat de status van een project is. 2 1

9 Boekhouding het pakket is standaard uitgerust met een boekhoudpakket. Verkoopfacturen worden automatisch vanuit de projectadministratie doorgeboekt naar de financiële administratie. Inkoopfacturen kunnen worden doorbelast naar projecten. Via Telebank kunnen betalingsbestanden worden gemaakt voor uw telebankierenpakket. Een snelle weergave van de actuele stand van zaken is mogelijk door de gebruiksvriendelijke interface. Naast de standaard-boekhoudmodule is er voor grotere organisaties een koppeling gemaakt met Microsoft Dynamics AX. Deze wordt niet standaard meegeleverd. De functionaliteit en werking ervan is buiten deze handleiding gehouden. Uren- en kostenregistratie Naast de standaard-urenregistratie kunnen middels een koppeling met Microsoft Outlook agenda-items geïmporteerd en aan projecten gekoppeld worden. Koppeling met Microsoft-applicaties In het structuurschema is te zien dat diverse onderdelen van Assistance PSO gekoppeld kunnen worden met de diverse producten van Microsoft. In deze handleiding worden de volgende koppelingen beschreven: Assistance PSO met Microsoft Office Outlook Assistance PSO met Microsoft Dynamics CRM Assistance PSO met Microsoft SharePoint Projectvoering in het algemeen Het uitvoeren van een project gebeurt veelal in diverse stappen. Het gaat te ver om alle facetten binnen een projectadministratie hier te noemen, maar enkele willen we toch even belichten om de kracht van Assistance PSO hierin te laten zien. Financiële afspraken per item Welke soort projectwerkzaamheden worden uitgevoerd en tegen welk tarief? In Assistance PSO kunt u op een aantal manieren komen tot een honorariumafspraak: Regie: Op grond van bestede tijd. Het gewerkte aantal uren wordt in rekening gebracht, op basis van ingestelde tarieven, uitgesplitst naar soorten werk met overeenkomstige onderscheiden tarieven. Deze soort prijsafspraak heet regie, of urenbasis, of regiebasis. Het totaalbedrag ligt niet van tevoren vast want het werkelijke aantal gewerkte uren wordt in rekening gebracht. Regie met plafond: Idem als regie, maar een plafondbedrag in het veld Begroot. Fixed Price: Op grond van een vaste afspraak. Ook nu wordt het uiteindelijke honorariumbedrag verdeeld over de verschillende onderdelen (fases of subitems) van het project, eventueel aan de hand van percentages per subitem. Percentage: Op grond van een percentage van een grondslagbedrag. Het uiteindelijke honorariumbedrag wordt volgens vaste percentages verdeeld over de verschillende fases van het project. Als er is gekozen voor een van de bovenstaande honorariumafspraken, dan kan hier voor diverse items nog van worden afgeweken. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat er een vast bedrag is afgesproken, terwijl eventuele extra werkzaamheden op regie worden verrekend. 2 2

10 Percentage gereed Een belangrijk onderdeel van de projectadministratie is het Percentage gereed (% Gereed). Hiermee wordt aangegeven welk deel van de werkzaamheden al verricht is. Het percentage gereed kan gebaseerd zijn op: - het aantal reeds geboekte uren in verhouding tot het te verwachten aantal te besteden uren, of - een schatting van de stand van het ter verrichten werk. Hier wordt niet gekeken naar de bestede uren, maar naar de status van de te leveren dienst. Bij het factureren wordt er gewerkt met het percentage gereed, want dat deel wat al gereed is, mag ook gefactureerd worden, tenzij men een andere afspraak met de opdrachtgever heeft gemaakt. In geval van regieprojecten zullen dat de bestede uren zijn; in geval van een vaste prijs project een deel van het totaal aangenomen bedrag in de vorm van termijnen. Kosten van externe deskundigen In de loop van het project kan een aantal soorten deskundigen ingeschakeld worden die elk hun rekeningen sturen. Deze kosten kunnen van tevoren zijn begroot en dienen dan ook te worden bijgehouden in de projectadministratie. Kosten van de eigen werknemers U zult zelf natuurlijk uw rekeningen bij de opdrachtgever indienen. Ook deze moeten worden bijgehouden, afhankelijk van de afspraak met de opdrachtgever over de termijnen voor facturering en betaling. Bovendien wilt u inzicht hebben in de eigen financiële stand van zaken. Zo wilt u kunnen zien wat de totale kosten zijn aan de hand van gewerkte uren en gemaakte kosten. Hiervoor is een groot aantal overzichten in de projectadministratie en boekhouding beschikbaar. Veel van deze rapportages kunnen door de gebruiksvriendelijke interface van Assistance PSO direct op het scherm worden getoond. Uit de diversiteit van werkzaamheden vloeit een structuur voort die vereist is voor een omvattend administratieprogramma om al deze werkzaamheden vlot en overzichtelijk te kunnen administreren. In de loop der jaren is hieruit het programma Assistance PSO ontstaan waarin de onderlinge verbanden tussen de verschillende werkzaamheden is vertaald in verbanden tussen tabellen, procedures, documenten en boekhouding. 2 3

11 Implementatie Tijdens uw implementatietraject wordt er vanuit Assistance Software ondersteuning geboden voor het in gebruik nemen van de administratie met Assistance PSO. Er wordt een planning gemaakt passend bij de organisatie en na elke afspraak wordt er een voortgangsrapportage opgestuurd. Als er sprake is van een bestaande administratie kunnen er eventueel bestanden worden geconverteerd. Sommige gegevens dienen opnieuw te worden ingevoerd. In de boekhouding bijvoorbeeld worden openstaande rekeningen ingevoerd en op projecten wordt een tussenstand per afgesproken ijkdatum als beginstand in Assistance PSO ingevoerd. Het implementatietraject bestaat uit de volgende items: Vullen van relatiebestanden; Vullen van de tabellen (de blauwdruk van uw administratie); Invoeren van een grootboekrekeningschema; Invoeren van een beginbalans van de boekhouding (=eindstand vorig boekhoudpakket) Invoeren van projectgegevens, met een percentage gereed per project, per ijkdatum; Invoeren van nog niet gefactureerde uren en kosten; Invoeren van facturen; Invoeren van eventuele tussenstanden van totaaluren- en kostenboekingen Overige submodules zoals Begroting en Planning zijn optioneel. Deze onderdelen worden samen met het ontwikkelen van rapportages per implementatietraject ingepland. 2 4

12 3 - BASISFUNCTIONALITEIT Algemeen In Assistance PSO 2010 komt een aantal vaste handelingen en routines steeds weer terug. Bijvoorbeeld het invoeren en wijzigen van gegevens in een willekeurig bestand verloopt vrijwel altijd op dezelfde manier: eerst selecteert u het te wijzigen record, daarna kiest u voor optie Wijzigen en maakt u de gewenste aanpassingen. Vervolgens klikt u op Opslaan. Een aantal van deze standaard functionaliteiten en algemene functies worden in dit hoofdstuk behandeld en beschreven. Schermstructuur Behalve van Mijn werkplek, is de schermstructuur van de onderdelen in Assistance PSO 2010 dezelfde wat betreft algemene verschijning, indeling in secties en ontsluiting van informatie. Hieronder wordt het overzichtsscherm van de entiteit Projecten weergegeven en verder uiteengezet: A: Hoofdmenu B: Filter C: Views D: Taken E: Onderdelen F: informatie B 3 1

13 Hoofdmenu Het hoofdmenu bestaat een menu en een knoppenbalk. Titelbalk: toont versie van het programma en bedrijfsnaam Menu Knoppenbalk: functieknoppen voor veelgebruikte handelingen tijdens het invoeren en bewerken van gegevens Bovenstaande knoppenbalk vindt u onder het menu op de overzichtschermen van de entiteiten in Assistance PSO en op vrijwel alle schermen binnen de PSO-entiteiten, en verder in Tabellen onderhoud en Systeembeheer. Knop Omschrijving Nieuwe gegevens toevoegen; d.w.z. een nieuwe regel aanmaken (bijvoorbeeld een nieuw project, een nieuwe relatie of een nieuwe entry in een tabel etc.) Bestaande gegevens in het scherm wijzigen of aanpassen. Deze knop doet de bestaande data in de wijzigbare velden eerst oplichten (van grijs naar donker ), daarna kunnen de gegevens worden gewijzigd/aangepast. De huidige (geselecteerde) regel verwijderen. De verwijdering moet altijd worden bevestigd. De nieuw ingevoerde of gewijzigde gegevens worden opgeslagen in de database. De laatste toevoeging(en)/wijziging(en) in het scherm worden niet doorgevoerd, maar geannuleerd. Na klikken op de knop Afdrukken verschijnt een selectievenster met een overzicht van beschikbare rapporten (in Crystal Reports) om af te drukken en te printen. Hiermee kunt u door het desbetreffende bestand bladeren (de symbolen spreken voor zich). Sneltoetsen: Binnen veel onderdelen van Assistance PSO geldt dat gebruik kan worden gemaakt van zogenaamde Sneltoetsen. Hieronder treft u een overzicht aan: Ctrl + N Ctrl + O Ctrl + A Ctrl + S Ctrl + D Ctrl + P Nieuw Wijzigen Annuleren Opslaan Verwijderen Printen 3 2

14 F1 voor Assistance PSO Help In Assistance PSO is een online helpfunctie opgenomen. Om deze helpfunctie te benaderen is een verbinding met het internet nodig en drukt u op uw toetsenbord op de functietoets F1 of u gaat naar het menu Help, Help. Er zijn verschillende mogelijkheden om in de help-functie de informatie op te vragen. 1. Via de zoekoptie typt u het gezochte onderwerp of u klikt op het onderdeel waarover u informatie zoekt. 2. U klikt op de F1-functietoets terwijl u in Assistance PSO in het betreffende onderdeel bent waar u meer van wilt weten, bijvoorbeeld in Projecten. 3 3

15 3. Tevens kunt u de complete inhoudsopgave zien middels de knop Klap inhoudsopgave uit. Vervolgens kiest u het betreffende onderwerp. 4 - Het filter Met het filter maakt u een selectie van records in uw Assistance PSO-database. Alle hoofdschermen binnen Assistance PSO staan op informatieniveau met elkaar in verband. Dit houdt bijvoorbeeld in dat als u eerst een account selecteert in de entiteit Accounts en vervolgens naar de entiteit Projecten gaat, in eerste instantie alleen de projecten van die account worden getoond. Dit heet datavererving. Indien u alle projecten wilt zien (ongeacht de relatie), dan klikt u linksboven in het selectiescherm op het pijltje naast het Filter op toon Alle projecten. Wilt u alleen uw eigen projecten zien dan selecteert u de filteroptie Mijn projecten, of u maakt een andere selectie. U vindt in het filter de standaardselectiemethoden (Filter en Zoeken) en overige selecties linksboven op het overzichtsscherm (hoofdscherm) van elke entiteit in Assistance PSO: 4 4

16 Door in het zoekveld (een deel van) een omschrijving van bijvoorbeeld een project in te typen en op Zoeken te klikken, worden in het rechterdeel van het scherm (Informatiesectie) automatisch de project(en) weergegeven die aan de zoekopdracht voldoen. De ToolTips achter het veld Zoeken geven aan op welk veld of op welke velden er zal worden gezocht. Dit verschilt per entiteit. De views Een view is een presentatie van gegevens. Daarin is gekozen welke beschikbare kolommen worden getoond en in welke volgorde. Ook is erin vastgelegd welke sortering, groepering, filter e.d. is toegepast. Gepersonaliseerde views kunnen worden bewaard voor later gebruik en zelfs als standaardview worden ingesteld. Zie voor meer informatie over views hoofdstuk 3 Views. Mijn taken De meeste onderdelen bevatten een takenmenu voor functionaliteit van het onderdeel. Taken worden pas getoond als men er rechten voor heeft. Onderdelen Via de Entiteitensectie navigeert u van de ene naar de andere entiteit (module) en tussen de entiteiten onderling. Wanneer u Assistance PSO opstart, dank komt u standaard in het onderdeel Mijn werkplek terecht. Informatie In het informatiescherm wordt, afhankelijk van de selectie(s) in het filter, een overzicht van de gegevens van de betreffende entiteit en de bijbehorende belangrijkste datavelden weergegeven. 4 5

17 In de onderste balk wordt de naam van de ingelogde gebruiker getoond. Ook het weeknummer van de huidige week alsmede de datum van vandaag worden hier weergegeven. 4 6

18 Informatiebewerkingen Sorteren Als u op een kolom klikt, d.w.z. op de kolomheader, wordt de informatie in het overzicht op die kolom gesorteerd. Informatie kan in oplopende of in aflopende volgorde worden gesorteerd. Als u nog een keer op dezelfde kolom klikt, verandert de sorteervolgorde van oplopend in aflopend, of andersom. De huidige sorteervolgorde wordt altijd weergegeven door het sorteerteken ( = oplopend; = aflopend). Deze sorteeropties zijn beschikbaar op alle kolommen in PSO. Groeperen Door het slepen van een kolom naar de Header wordt er een groepering op de desbetreffende kolom gemaakt. Er kunnen meerdere kolommen naar de Header worden gesleept worden, waardoor subgroeperingen ontstaan. Ook kan de volgorde van de kolommen waarop wordt gegroepeerd, worden aangepast of kunnen kolommen worden teruggezet in het overzicht. Vervolgens kunt u een bepaalde groepering als view opslaan (zie: Mijn views). In het voorbeeld hieronder ziet u een aangemaakte groepering in het projectenbestand op basis van de Status. 4 7

19 Filteren Methode 1: Filterconditie Door met de rechtermuisknop bovenaan een kolom te klikken en voor de optie Filter te kiezen, kan er op de desbetreffende kolom een filterconditie worden opgegeven in een pop-up schermpje. Door vervolgens in dit schermpje op Accepteren te klikken, wordt in het overzicht van het hoofdscherm alleen die informatie getoond die overeenkomt met de opgegeven filterconditie. Het opheffen van het filter doet u door nogmaals met de rechtermuisknop op de kolom te klikken en te kiezen voor Verwijder filterconditie. Filteren Methode 2: Snelfilter In alle entiteiten van PSO bevindt zich bovenaan elke kolom, direct onder de kolomheader, het Snelfilter. Door in deze velden een deel van de te zoeken gegevens in te typen wordt snel de gezochte informatie weergegeven. Daarbij kunt u eventueel gebruik maken van zogenaamde wildcards, zoals een astriks * of het vraagteken? etc. (bijvoorbeeld: * of * of * * ). In het onderstaand voorbeeld levert het filter AMS* alle projecten die in een plaats liggen die begint met Ams. Elke getypte positie in het snelfilter zal de selectie in het overzicht verder doen verfijnen! 4 8

20 Door na Ams de enter-toets in te drukken wordt het wildcard (*) automatisch uitgevoerd. Het filter wordt opgeheven door op het symbool meerdere kolommen toe te passen. te klikken. Het is mogelijk dit type filters tegelijkertijd op Kolommen verwijderen, toevoegen en verplaatsen U kunt gegevenskolommen op het scherm zelf verwijderen, later weer toevoegen en verplaatsen. Klik hiervoor met de rechter muisknop op de kolomheader en kies de menu-optie: Het verwijderen van een kolom in de hoofdschermen kan ook door de kolomheader met uw linkermuisknop aan te klikken en ingedrukt te houden, en vervolgens naar boven te slepen en daarna los te laten. Verwijderde kolommen kunt u weer terugplaatsen in het overzicht, door met de rechter muisknop op een kolomheader te klikken en vervolgens deze menu-optie te kiezen: Er wordt dan een lijst van de verwijderde kolommen (en overige beschikbare kolommen) getoond. U kunt een kolom uit deze lijst terugplaatsen in het overzicht door een kolom aan te klikken en op de gewenste plaats terug in het overzicht te slepen en los te laten of door op een kolom in de lijst te dubbelklikken (de kolom wordt dan teruggezet op de oorspronkelijke plaats in het overzicht). Alle kolommen uit een overzicht kunnen verplaatst worden. Verplaatsen van een kolom doet u door de kolom- header met uw linkermuisknop aan te klikken en ingedrukt te houden, en vervolgens naar een andere plaats in het overzicht te slepen en op de gewenste plaats los te laten. Inklappen en Uitklappen In veel entiteiten van PSO wordt in het overzichtsscherm aan het begin van de informatie (regels) een plusteken getoond. Als u op dit teken klikt ziet u onderliggende informatie op detailniveau. Het groeperen en sorteren van de informatie kan, door met de linkermuisknop op de gewenste kolom te klikken, of door eerst de rechtermuisknop en vervolgens de gewenste menu-optie aan te klikken. Via de rechtermuisknop ziet u ook de opties: en Hiermee kunnen alle records tegelijkertijd worden uitgeklapt en op detailniveau worden bekeken of allemaal tegelijkertijd weer worden ingeklapt. 4 9

21 In het voorbeeld hieronder ziet u in hoofdscherm Accounts het uitgeklapte record van Centraal Beheer Achmea. U ziet hier dat de heer Laan als contactpersoon gekoppeld is aan deze relatie. Mijn views Persoonlijke views Zodra de diverse informatiebewerkingen hebben geleid tot een voor de gebruiker prettige weergave/overzicht van de informatie, dan kan deze worden opgeslagen als een individuele view, door bovenaan in de knoppenbalk voor Opslaan te kiezen en een naam aan de view te koppelen. Het opvragen van deze individuele views is dan eenvoudig door in Mijn Views, in de linkerkolom van het hoofdscherm, op de gewenste eigen view te klikken. Onder Mijn views vindt u ook altijd de standaard view (Standaard layout) van het desbetreffende hoofdscherm. De standaardlay-out is de default view van het informatiescherm, waarnaar het systeem altijd zal terugkeren als de entiteit opnieuw wordt benaderd; alle overzichtsschermen in Assistance PSO worden initieel geopend in de standaardlay-out. De standaardlay-out is altijd aanwezig en de view daarvan kan door de gebruiker niet worden aangepast. In het schermvoorbeeld hieronder (=hoofdscherm van de entiteit Projecten) ziet u de mogelijkheid om uit 2 views te kiezen, te weten: Standaard lay-out Projecten per projectleider 4 10

22 LET OP: Door het opslaan van een view bewaart u slechts de lay-out waarin gegevens worden getoond, niet de gegevens zelf! Elke keer dat u de view selecteert, worden de huidige, meest recente gegevens daarin getoond. Mijn views kunt u onderhouden middels een rechter muisklik op een van de views die u de volgende men-opties geeft: Naam wijzigen: met deze optie kunt u uw zelfgemaakte view hernoemen. De standaardlay-out kunt u niet hernoemen Instellen als opstartview: met deze optie kunt u een view als standaard instellen. U herkent een view als opstartview door middel van het groene vinkje. Opslaan als bedrijfsview: met deze optie kunt u een view bedrijfsbreed beschikbaar maken. Verwijderen: met deze optie kunt u een zelfgemaakte view verwijderen. 4 11

23 LET OP: U kunt de standaardlay-out weer als opstartview selecteren door het vinkje voor de zelfgemaakte view weg te halen, dit doet u door de standaardlay-out weer als opstartview te selecteren. Bedrijfsviews Vanaf Assistance PSO 2010 kan men dus zelfgemaakte views van de hoofdschermen van de verschillende onderdelen promoveren tot bedrijfsviews indien men daarvoor de benodigde rechten heeft. Het betreft het recht Bedrijfsviews. In een viertal andere schermen kan men ook bedrijfsviews instellen: Tabblad Uren van een project Tabblad Kosten van een project Het scherm Inhoudelijk accorderen uren Het scherm Administratief accorderen uren Door middel van een rechter muisklik op de kolomtitel van deze schermen krijgt u onder andere deze opties. Voor het aanmaken van bedrijfsviews in deze schermen verwijzen we u naar de beschrijving van deze schermen elders in dit document. Bedrijfsviews zullen doorgaans door de administrator of de applicatiebeheerder van Assistance PSO worden ingesteld. De persoonlijke views zullen door de individuele gebruikers zelf worden ingesteld, en die overrulen de bedrijfsviews. Indien er geen persoonlijke op bedrijfsviews zijn ingesteld, dan wordt de standaardview van het programma getoond. De onderlinge hiërarchie van de views is: 4 12

24 1. Persoonlijke view 2. Bedrijfsview 3. Standaardview Als een bedrijfsview is ingesteld voor een scherm, dan is die view standaard ingesteld voor alle gebruikers totdat een gebruiker voor zichzelf een persoonlijke view heeft gemaakt. Deze overrulet dan voor deze ene gebruiker de bedrijfsview. Om een bedrijfsview te kunnen instellen heeft men dus extra rechten nodig, maar persoonlijke views instellen kunnen alle gebruikers zonder dat ze daarvoor extra rechten hebben gekregen. Projectenweergave Binnen de entiteit Projecten kan wat betreft het overzichtsscherm van de projecten worden gekozen voor een Uitgebreide weergave. In de uitgebreide weergave worden ook de onderliggende projectdetails ingelezen in het projectoverzicht en verschijnt er voor alle projecten een plusje [+]. Door het plusje open te klappen komt de detailinformatie op itemniveau beschikbaar in het overzicht. Of de optie Uitgebreide weergave op het overzichtscherm standaard staat aangevinkt of niet, is afhankelijk van de programma-instelling Standaard uitgebreide projectgegevens tonen. Als deze instelling niet is geactiveerd, staat de optie Uitgebreide weergave standaard niet aangevinkt. Standaard worden dan minder projectgegevens ingelezen in het projectenoverzicht. Dit om de snelheid van het inlezen te vergroten. Om dan de uitgebreide weergave te tonen, moet in dat geval de optie Uitgebreide weergave handmatig worden aangevinkt en vervolgens moet er op Zoeken worden geklikt om de onderliggende projectdetails in te lezen. Indien er reeds eigen views (Mijn views) zijn aangemaakt in de uitgebreide weergave, die in voorgaande versies van Assistance PSO standaard was, dient men eerst in de Uitgebreide weergave te staan alvorens deze views aan te roepen om de juiste gegevens te kunnen halen en te weer te geven. 4 13

25 Mijn werkplek Assistance PSO opent altijd in Mijn werkplek zodra de gebruiker Assistance PSO heeft gestart. Van hieruit kan de gebruiker de opstartpagina (homepage) verkennen en andere links selecteren onder Mijn favorieten of naar een van de entiteiten (onderdelen) van Assistance PSO navigeren. Mijn favorieten: instellen van links naar internet- en intranetadressen In Assistance PSO kunt u met de standaardfunctionaliteit Mijn favorieten hyperlinks instellen naar adressen op uw intranet of op het internet. Dit kunnen persoonlijke links zijn dus per individuele medewerker en algemene links zijn die voor iedereen zichtbaar zijn. Om de laatste in te stellen dient men extra rechten te hebben. U vindt Mijn favorieten onder Mijn werkplek als u minimaal leesrechten heeft gekregen voor Mijn werkplek. Zie de afbeelding hieronder. Hieronder worden de verschillende mogelijkheden van Mijn favorieten besproken. 4 14

26 ASIP Assistance Software Information Page ASIP (Assistance Software Information Page): deze link leidt naar de webpagina(s) van Assistance Software ( en deze kunt u als uw startpagina instellen door een rechter muisklik te geven op de link en te kiezen voor de optie Selecteer als opstartpagina. Dat kunt u overigens met elke ingestelde link doen! Persoonlijke links Persoonlijke links zijn te herkennen aan. Als u op de optie Voeg favoriet toe klikt, wordt u in de gelegenheid gesteld om een eigen (persoonlijke) URL (Uniform Resource Locator) en omschrijving ervan in te typen. Hiervoor dient u schrijfrechten op het rolrecht Mijn werkplek te hebben in de Rechten. Het is niet nodig om voor het adres in te typen. Verder kunt u later een link Wijzigen (zie: hieronder) Ook kunt u een bestaande link Verwijderen (zie: hieronder) Nadat u heeft geklikt op Accepteren zal de link opgeslagen zijn en zichtbaar onder Mijn Koppelingen met het icoon van de Windows Internet Explorer ( ). 4 15

27 Bedrijfsbrede links Bedrijfsbrede links zijn te herkennen aan. U kunt, indien u daarvoor de rechten heeft, in het tabellenonderhoud links invoeren die voor iedereen, die met Assistance PSO werkt en minimaal leesrechten heeft op het rolrecht Mijn werkplek, zichtbaar zullen zijn. Dit kunt u doen in het menu: Bestanden > Tabellen onderhoud > Overig > Favorieten. Hier kunnen zowel intranetals internetadressen worden ingevoerd. Per favoriet stelt men in welke (rechten)rol benodigd is om deze beschikbaar te krijgen in het onderdeel Mijn werkplek. Als de favoriet voor iedereen beschikbaar moet zijn, dan kiest men de optie <Alle rollen>. Om dit te kunnen doen, dient u te beschikken over schrijfrechten op het rolrecht Tabellen onderhoud. In deze tabel kunt u bedrijfsbrede links toevoegen door op Nieuwe regel te klikken, een Omschrijving en URL in te voeren en op Opslaan te klikken. Afdrukken Er zijn diverse methodes om in Assistance PSO een afdruk te maken van informatie uit de diverse entiteiten: Lijst printen Exporteren naar Excel Standaardrapportages in Crystal Reports Labelprinter Lijst printen Door met de rechter muisknop te kiezen voor Lijst printen kunt u de gegevens zoals getoond op het scherm ook afdrukken. Dat wat u op het scherm ziet wordt ook als zodanig naar uw printer gestuurd, met andere woorden dit werkt volgens het principe van: what you see is what you get (WYSIWYG). Stel dat u in de entiteit Uren een selectie hebt gemaakt van de uren gegroepeerd per medewerker en deze snel wilt afdrukken. Klik dan in één van de kolommen met uw rechter muisknop en selecteer de optie Lijst printen. De optie Lijst printen is gebaseerd op de standaardprintfunctionaliteit van SQL. 4 16

28 Na een keuze te hebben gemaakt voor de printer en eventueel wat aanpassingen aan de Eigenschappen (landscape, portrait) van deze printer, krijgt u allereerst een Afdrukvoorbeeld te zien. Zodra u op OK heeft gedrukt, zal er altijd eerst een Afdrukvoorbeeld worden getoond: 4 17

29 Via de print icoon kunt u de lijst printen. Exporteren naar Excel Stel dat u nog aanpassingen aan de data wilt maken gebruikmakend van bijvoorbeeld Microsoft Excel, dan kunt u, uitgaande van het eerder aangehaalde voorbeeld, in een van de kolommen met uw rechter muisknop klikken en de optie Exporteren naar Excel selecteren. Wij adviseren voor een goede werking tussen Assistance PSO en Microsoft Office minimaal versie 2003 van Microsoft Office te gebruiken. 4 18

30 Er wordt vervolgens gevraagd het te exporteren bestand een locatie en bestandsnaam te geven. 4 19

31 Door vervolgens op Opslaan te klikken wordt het bestand aangemaakt en geopend in Excel. Standaardrapportages uit Crystal Reports Bij de installatie van Assistance PSO wordt een set rapportages meegeleverd, welke u vanuit de software kunt gebruiken voor het uitprinten van professioneel ogende rapporten. Deze rapporten zijn gemaakt met behulp van het programma Crystal Reports. Standaard worden er ruim 90 standaardrapporten meegeleverd, vanaf het beveiligde downloadgebied op kunt u de meest recente set downloaden. Deze rapporten installeert u binnen het Tabellen- onderhoud in de tabel Rapporten. Meer over het installeren van deze rapporten vindt u het desbetreffende hoofdstuk in deze handleiding. Het aanroepen van deze rapporten binnen Assistance PSO doet u door op de knop Afdrukken te drukken. Vervolgens wordt een selectiescherm geopend, waaruit u, afhankelijk van het onderdeel (entiteit) waarin u zich op dat moment bevindt, een of meerdere rapporten kunt selecteren. 4 20

32 Uitgaande van ons urenoverzicht, wordt in dat geval het projectnummer al in de selectie opgenomen. U zou dit leeg kunnen maken en andere selectiecriteria kunnen aangeven. Vervolgens geeft u bij Rapport aan welk rapport u wilt uitdraaien. In dit voorbeeld kiezen we Urenlijst op datum. Door vervolgens op Prin te klikken wordt het rapport voor u aangemaakt (zie onderstaand voorbeeld). 4 21

33 Dit scherm biedt u tevens de mogelijkheid voor: Het afdrukken naar de printer; druk hiervoor op de printknop. Het exporteren van dit rapport naar een ander bestandsformaat; de volgende exportformaten worden hierbij standaard vanuit Assistance PSO ondersteund: 4 22

34 Indien dit niet het gewenste rapport is, kunt een ander rapport selecteren door aan de linkerzijde van het afdrukvoorbeeld te klikken op Selectie en rapportkeuze; zie onderstaand voorbeeld. Vervolgens wordt het selectiescherm naar rechts uitgeklapt en kunt u een andere selectie maken en/of een ander rapport selecteren. Microsoft SQL Server Reporting Services-rapporten printen Naast Crystal Reports-rapporten is het nu mogelijk SSRS-(SQL Server Reporting Services)-rapporten te printen met het standaardprintselectiescherm in Assistance PSO, onder de knop Afdrukken. Om deze functionaliteit te kunnen gebruiken dient de betreffende algemene instelling geactiveerd te zijn (Report server URL). U voert hier het adres van de reportserver in. Dit adres dient altijd te eindigen met Reportserver. Vervolgens dienen de te gebruiken rapporten (gemaakt met SSRS) te worden gekoppeld in de tabellen in het onderdeel Rapporten, Reporting Services Rapporten. Een SSRS-rapport is duidelijk te onderscheiden door de rapportnaam: die begint met een slash (/). 4 23

35 Raadpleeg voor de installatie van SQL Server Reporting Services het document Technische documentatie SSRS. Labelprinter Het is in Assistance PSO mogelijk om een labelprinter te koppelen. Assistance PSO ondersteunt uitsluitend labelprinters van het merk Dymo. Voordat u hiervan in Assistance PSO gebruik kunt maken dient allereerst de software van de Dymo labelprinter geïnstalleerd worden. Deze wordt bijgeleverd bij de labelprinter. Deze software dient op elk werkstation geïnstalleerd te worden waarvandaan u wilt gaan printen via de labelprinter. Nadat de software geïnstalleerd is, kunnen in Assistance PSO de instellingen worden gedaan. Hiervoor gaat u naar het menu: Systeembeheer > Label opmaak aanpassen. Het is mogelijk om vanuit de Medewerkers, Contactpersonen en Accounts labels te printen. Voor het printen van labels van Medewerkers, Contactpersonen en Accounts is een standaardlabel ingesteld. 4 24

36 In dit scherm kunnen de standaardinstellingen voor deze labels aangepast worden. Het is mogelijk velden toe te voegen of te verwijderen aan deze standaardlabels. Door in het linkerdeel van het scherm het gewenste veld te selecteren en deze via de enkele pijlknop naar het rechter deel van het scherm te kopiëren, wordt het veld toegevoegd aan het label. Met de pijltjestoetsen kan het gekopieerde veld naar de gewenste regel worden verplaatst. Door het kiezen voor de optie een nieuwe regel (=volgende regel) wilt gaan. kunt u aangeven dat u naar Met de knop worden de oorspronkelijke waarden van het label teruggezet. Kalenders In een groot aantal onderdelen binnen Assistance PSO is het naast een handmatige datuminvoer mogelijk de gewenste datum te selecteren via een kalender. Door op de pijl naast de aangegeven datum te klikken wordt de kalender getoond. Via de bladerknoppen kan naar een vorige of volgende maand worden gebladerd. Door te dubbelklikken op een datum wordt deze geselecteerd. Door de maand aan te klikken kan direct een specifieke maand worden geselecteerd. 4 25

37 Door op Vandaag te klikken wordt er direct gebladerd naar de huidige datum. 4 26

38 5 - MAILINGLIJSTEN EN MARKTLIJSTEN Introductie Mailing- en marktlijsten worden gemaakt voor het sturen van bijvoorbeeld brieven aan (een gedeelte van) uw relaties, dit zijn accounts en/of contactpersonen die in Assistance PSO zijn ingevoerd. U kunt hierbij denken aan een mailing aan alle betrokken partijen van een project, aan alleen uw klanten in Amsterdam of bijvoorbeeld het versturen van een kerstkaart aan al uw klanten. De mailinglijst en marktlijst maakt u vanuit het onderdeel Accounts, Mijn taken aan. U kunt zelf kiezen of u een mailinglijst of een marktlijst maakt. Het eindresultaat is hetzelfde: een lijst van relaties, uw doelgroep, aan wie een brief wordt gestuurd om ze te informeren over bijvoorbeeld een nieuw product of een aanbieding. Het verschil zit hem in de wijze en mogelijkheden van het maken van de selectie van uw accounts en contactpersonen die op de lijst moet komen; de selectiemogelijken van de marktlijst zijn zeer uitgebreid, die van de mailinglijst beperkter. Met andere woorden, als de selectie eenvoudig (te maken) is, dan voldoet de mailinglijst, is de selectie uitgebreid, en dus complexer, dan is de marktlijst zeer geschikt. Een voordeel van de marktlijst is dat u per account en contactpersoon kunt raadplegen (door ze te openen) op welke marktlijst deze staan, dit kan niet met mailinglijsten. Wanneer u een account of contactpersoon heeft geopend kunt u deze ook direct op een bestaande marktlijst plaatsen door de juiste marktlijst aan te vinken. Algemene stappen De mailingprocedure in Assistance PSO ziet er in grote lijnen als volgt uit: 1. Aanmaken van een mailinglijst of marktlijst 2. Selecteren van de organisaties en gekoppelde contactpersonen 3. Starten van de mailing (= exporteren) 4. Samenvoegen van het exportbestand met Microsoft Word ( mailmerge ) 5. Eventueel de mailinglijstexport openen in Microsoft Excel 6. Eventueel de mailinglijst printen op etiketten Maken van een nieuwe mailinglijst Klik met de rechter muisknop op Mailinglijsten in Mijn taken aan de linkerkant van het scherm het en kies voor Nieuw. Voer vervolgens de naam van de nieuwe mailinglijst in. 5 1

39 Het beheren van de mailinglijsten doet u ook vanuit Mijn taken. Deze kunt u verwijderen, kopiëren en vernieuwen door met de rechtermuisknop op één van de mailinglijsten te klikken. De volgende stap nadat u een nieuwe mailinglijst heeft gemaakt is, is het vullen van de mailinglijst: Door met de rechter muisknop op een account te klikken en te kiezen voor Toevoegen aan mailinglijst krijgt u de keuze aan welke mailinglijst u de organisatie wilt toevoegen. Vervolgens selecteert u de contactpersonen van de organisatie die u wilt toevoegen door deze aan te vinken. Wilt u groepen toevoegen aan de lijst, dan dient u eerst een selectie aan te maken in het informatiescherm. Het aanmaken van een selectie gaat door middel van sorteren, groeperen en/of filteren zoals omschreven in Hoofdstuk 2. Vervolgens klikt u met de rechter muisknop op de balk bovenaan het informatiescherm en kiest u voor Toevoegen aan mailinglijst en selecteert u de contactpersonen die u wilt toevoegen door deze aan te vinken. Alle contactpersonen en de DMU s zijn voorgedefinieerde selecties. Het verwijderen van een contactpersoon uit de mailinglijst doet u door een contactpersoon te selecteren met de rechter muisknop en te kiezen voor verwijderen. Let op, u dient wel eerst de contactpersoon zichtbaar te maken door op het plusje te klikken. 5 2

40 Maken van een nieuwe marktlijst Klik met de rechter muisknop op Marktlijsten in Mijn taken aan de linkerkant van het scherm het en kies voor Nieuw. Voer vervolgens de naam van de nieuwe mailinglijst in. Vervolgens klikt u op de nieuwe marktlijst met uw linker muisknop of geeft een rechter muisklik en kiest voor de optie Aanpassen. De lege marktlijst wordt getoond waarin u kunt beginnen met het vullen van de lijst. Er zijn 3 mogelijkheden om de marktlijst te vullen: 1. Middels de knop Selectie Toevoegen/Verwijderen. Hiermee maakt u handmatig een selectie van relaties uit het gehele relatiebestand 2. Middels de knop Import marktlijst. Hiermee importeert u een eerder gemaakte marktlijst die als basis/uitgangspunt dient voor een nieuwe marktlijst 3. Middels de knop Import mailing. Hiermee importeert u een eerder gemaakte mailinglijst die als basis/uitgangspunt dient voor een nieuwe marktlijst Ad 1. Na het klikken op Selectie Toevoegen/verwijderen wordt in eerste instantie het complete relatiebestand geladen. Vetgedrukt ziet u de actieve accounts en daaronder worden de gekoppelde contactpersonen getoond. De account bevat geen accountinformatie, de gekoppelde contactpersonen eronder echter wel. 5 3

41 U vinkt in de kolom In lijst elke regel van de selectie aan die wél op de lijst dient te komen en klikt op de knop Accepteren. Als hulpmiddel zijn er de knoppen Selectie aanvinken en Selectie uitvinken om de gehele selectie in een keer aan te vinken of in een keer uit te vinken. Een mogelijkheid is om nu uw selectie te maken met het behulp van sorteren, groeperen en filteren, zoals in het filterveld Plaats: U kunt ook uw selectie maken met behulp van de knop Voeg conditie toe. Dan krijgt u de gelegenheid om uw eigen databasegegevensselectie ( query ) te maken op alle beschikbare velden. Het maken van een selectie is iets wat u zelf kunt doen, maar wordt niet ondersteund door de helpdesk van Assistance Software. Per individuele account kunt u raadplegen op welke marktlijst deze zich bevindt. Dit kan door in het hoofdscherm van het onderdeel Accounts een rechter muisklik te geven op een account en te kiezen voor Toon marktlijsten. In het scherm dat wordt geopend ziet u op welke marktlijst de account staat. In het zelfde scherm kunt u ook direct een contactpersoon of account op een marktlijst zetten. 5 4

42 Samenvoegen in Microsoft Word (mailmerge) Start de mailing door met de rechtermuisknop op de mailinglijst te klikken die u wilt versturen en te kiezen voor Start mailing. Of klik in een geopende marktlijst op de knop Start mailing. Zodra u op Start mailing heeft geklikt wordt de gekozen mailinglijst geëxporteerd naar het bestand PsoMail.mmg in de map PSOmailings die zich standaard op de C:-schijf van de harde schijf van uw PC bevindt. Het bestand PsoMail.mmg is in feite een reservoir dat elke keer dat u op Start mailing klikt opnieuw gevuld wordt met de mailinglijst van uw keuze en fungeert als bronbestand (datasource) voor het samenvoegen. Als u een nieuwe mailing start via Start mailing, dan wordt de vorige daarmee overschreven. NB.: onze klanten die gewend zijn mailinglijsten samen te voegen in Assistance PSO 2005 of in oudere versies: het bestand PsoMail.mmg is het equivalent van het exportbestand Wordarch2.dbf. Er verschijnt dan een standaard-windowsvenster waarin u het te versturen document, bijvoorbeeld een standaardbrief, kan selecteren. Dit betreft sjablonen van het formaat.dot (MS Word 2003 en ouder) of.dotx (MS Word 2007). Deze sjablonen kunt u zelf maken en hierin kunt u de beschikbare samenvoegvelden (ook wel mergevelden genoemd) invoegen. Deze dient u te plaatsen in de volgende locatie: C:\PSOmailings Deze zien er in een sjabloon bijvoorbeeld als volgt uit: 5 5

43 Project: «prjnaam» «AccNaamVoluit» T.a.v. «ConAanhef» «ConNaamVoluit» «AccAdres» «AccPostcode» «AccPlaats» Projectnummer: «prjnummer» Geachte «ConGeachte», Als gebruiker van Assistance Software doen wij u hierbij deze nieuwsbrief toekomen. De nieuwsbrief informeert u over de laatste ontwikkelingen in Assistance PSO... Wij wensen u veel leesplezier. Met vriendelijke groet, Assistance Software NB: Assistance Software ondersteunt MS Word zelf niet. Sjablonen zult u zelf moeten maken en de stappen voor het samenvoegen van MS Word-bestanden met bronbestanden zoals PsoMail.mmg kan per versie (zoals 2003 en 2007) verschillen. Het principe blijft hetzelfde. De mailinglijst openen in Microsoft Excel Er zijn 2 belangrijke redenen om uw mailinglijst in Microsoft Excel te openen: Dit is een manier om een bewerkbare mailinglijst (contactpersonen inclusief bijbehorende accountinformatie) te verkrijgen. Alle mailinglijstgegevens wordt getoond in Excel inclusief de veldnaam/kolomtitel. Zo weet u precies welke informatie zich in welk veld bevindt. Dit kan u helpen bij het bepalen welke mergevelden u kunt en moet gebruiken voor het samenvoegen in MS Word. Hoe krijgt men in Assistance PSO de mailinglijst in Excel? De instructie volgt hierna. Start Microsoft Excel en ga naar de locatie C:\PSOmailings. Zet bestandstype op Alle bestanden want MS Excel ziet in eerste instantie niet alle bestanden. Open het bestand PsoMail.mmg. 5 6

44 Er dient een conversie te worden uitgevoerd van het CSV-formaat naar XLS-formaat. Kies de onderstaande opties: Kies Gescheiden: Let op: het kan gebeuren dat in Microsoft Office Word en Excel speciale karakters zoals accenten niet goed worden getoond. De oorzaak is dat de huidig gebruikte codering/karakterset in Microsoft Office niet geschikt is. De oplossing is om karakterset : Unicode (UTF-8) te gebruiken in de conversiewizard. Kies Komma: 5 7

45 Uw mailinglijst zal als volgt in MS Excel worden getoond/bewaard. Het verdient aanbeveling om het direct op te slaan in XLS-formaat daar deze lijst, nadat u de volgende keer op de optie Start mailing klikt, wordt overschreven. Hieronder ziet u een fragment van een mailinglijst in MS Excel om een indruk te krijgen hoe de gegevens worden gepresenteerd: Mailinglijsten printen op etiketten Het is mogelijk om met behulp van Microsoft Word de mailinglijsten op etiketten te printen. Microsoft Word wordt door Assistance Software zelf niet ondersteund. Hierna volgt desondanks een instructie die wij u als tip kunnen geven. Maak in Assistance PSO een mailing aan volgens de instructie zoals eerder beschreven in de handleiding. Open in Microsoft Word (in dit voorbeeld versie 2007) een nieuw document. 5 8

46 Kies voor Afdruk samenvoegen starten en in het geopende menu voor Etiketten. Selecteer bij Etiketproducent voor Avery A4/A5 en bij Productnummer L

47 Nu komt de etikettenprintlay-out in het scherm. 5 10

48 Kies nu voor Adressen selecteren en Bestaande lijst gebruiken. En in het dan geopende scherm, Windows Verkenner, kiest u voor PsoMail.mmg. Dit is het bestand waarin vanuit Assistance PSO, entiteit Accounts - Mijn taken: Mailinglijsten na de actie Start mailing het genoemde bestand is opgeslagen. 5 11

49 Klik in het scherm Bestandsconversie op OK. Dan kunt in het etikettenscherm via de optie Verzendlijsten Samenvoegvelden zelf de inhoud van het etiket samenstellen. 5 12

50 Via Verzendlijsten Etiketten bijwerken krijgen alle etiketten deze lay-out. 5 13

51 Onder de optie Voltooien Samenvoegen kiest u voor Afzonderlijke documenten bewerken. Hierna voor Alles. Hierna krijgt u een Preview van het resultaat dat u vervolgens kunt printen. 5 14

52 6 - TABELLEN Algemeen In het menu Bestanden > Tabellenonderhoud worden de basisgegevens van Assistance PSO ingevoerd die overal in het programma gebruikt worden. Deze tabellen dienen te worden ingevuld alvorens er met het programma gewerkt wordt. Zie hieronder het scherm Onderhoud tabellen. Het is handig om bij het vullen van de tabellen te beginnen met de tabellen Uursoorten en Projectgroepen Deze worden in andere tabellen gebruikt. NB: Wanneer in de tabel Tarieven voor een bepaalde uursoort het tarief wordt gewijzigd, zal dit niet in reeds aangemaakte urenboekingen worden gewijzigd. Als de omschrijving van een tarief wordt gewijzigd, zal deze wel onmiddellijk overal in het programma worden veranderd. In enkele gevallen wordt er een melding gegeven dat een code of omschrijving niet kan worden gewijzigd omdat deze al is gebruikt, zoals bij grootboekrekening-nummers. U kunt gegevens in een bepaalde tabel invoeren, wijzigen of verwijderen door deze eerst te selecteren (aan te klikken) en dan in het rechtergedeelte van het scherm gebruik te maken van de knoppen Nieuwe regel, Wijzigen en Verwijderen. Bij het invoeren van nieuwe regels hoeft u niet elke regel afzonderlijk op te slaan, maar u kunt meerdere regels achter elkaar invoeren en later opslaan. 6 1

53 Personen Aanhef Deze tabel wordt gebruikt in de entiteiten Contactpersonen en Medewerkers en wordt onder andere gebruikt voor correspondentie en op etiketten (bijvoorbeeld: De heer). Dit is een vrij tekstveld van 30 tekens. Afdeling De inhoud van deze tabel wordt gebruikt in de entiteiten Medewerkers, Contactpersonen, Projecten en in de tabel Projectgroepen (op hoofditemniveau). Code In het veld Code kan een code worden toegevoegd van maximaal 3 posities. Het is niet mogelijk het codeveld (=sleutel; key) na opslaan te wijzigen. Afdeling In het veld Afdeling kan een omschrijving van de afdeling worden ingevuld van 30 tekens. Intern Met het veld Intern kan worden aangeven dat het om een afdeling binnen het bureau gaat. In het Medewerkerscherm worden in het veld Afdeling alleen de afdelingen getoond die zijn aangemerkt als Intern. De afdelingen waar deze optie niet aan staat worden weergegeven in het scherm van Contactpersonen en Relaties. Tot slot is het mogelijk om bij een afdeling het kenmerk Kostenplaats aan te vinken. Dit is puur informatief en doet verder niets in het programma. 6 2

54 Functies De inhoud van deze tabel wordt gebruikt in de entiteiten Medewerkers, Contactpersonen en op de tab Team profiel (in de entiteit Projecten; wanneer er teamprofielen worden gedefinieerd op een project). In deze tabel kunnen verschillende functies worden gedefinieerd. Functie In het veld Functie kan een omschrijving ter grootte van 25 tekens worden ingevoerd. Intern Met het kenmerk Intern kan worden aangegeven of het een functie binnen de organisatie betreft of niet. In het medewerkerscherm en op het teamprofiel van een project worden in het veld Functie alleen die functies getoond waarbij de optie Intern is aangevinkt in deze tabel. Bij externe contactpersonen zijn alle functies te zien. Titels Deze tabel wordt gebruikt in de entiteiten Medewerkers en Contactpersonen. In deze tabel kan worden aangeven welke titel de medewerkers hebben en welke titel de contactpersoon bij de relatie heeft. 6 3

55 Titel Voor het veld Titel zijn 15 tekens beschikbaar. Deze informatie wordt zichtbaar bij de toepassing ervan in de diverse entiteiten (Contactpersonen en Medewerkers). Burgerlijke staat Deze optie wordt gebruikt in e entiteit Medewerkers om de burgerlijke staat aan te geven. Code In het veld Code kan 1 letter of cijfer worden ingevoerd. De code kan na opslaan niet meer worden gewijzigd. Omschrijving U geeft hier de omschrijving van de burgerlijke staat aan. Maximale lengte van dit veld is 30 karakters. Contractsoorten Deze tabel kan worden gevuld met de diverse contractsoorten waarmee uw medewerkers bij uw organisatie in dienst zijn. Code Hier kunt u een code invoeren voor de desbetreffende contractsoort. De maximale lengte voor deze code is 3 karakters. De code kan na opslaan niet worden gewijzigd. Contractsoort Geef hier een omschrijving van de desbetreffende contractsoort. De maximale lengte hiervoor is 30 karakters. Onbepaalde tijd Met het veld onbepaalde tijd kan worden aangeven of het een contractsoort voor een vast dienstverband betreft. 6 4

56 Accounts Relatie van Deze tabel wordt gebruikt in de onderdelen Accounts en Contactpersonen om aan te geven van wie of wat (bijv. Medewerker, afdeling, gebied enz.) de organisatie of contactpersoon een relatie is. Relatie van vult u in naar eigen inzicht. Code In het veld Code kunnen 5 tekens worden gebruikt; dit veld is achteraf niet te wijzigen. Omschrijving In het veld Omschrijving kunnen 30 tekens worden gebruikt. Inactief In de kolom Inactief kunt u een relatie van met behulp van een vinkbox kenmerken als inactief. In het geval dat een relatie van inactief, dan is deze niet meer te selecteren in de onderdelen Accounts en Contactpersonen. Relatiegroepen Deze tabel kan gebruikt worden in de entiteit Accounts om relaties te clusteren of er een hiërarchie in aan te brengen. Hiermee kan in het programma worden gewerkt om in één keer meerdere relaties te selecteren die onder deze groep vallen. Relatie groep In het veld Relatie groep kunnen maximaal 20 tekens worden gebruikt. 6 5

57 Relatiesoorten Deze optie wordt alleen gebruikt in het relatiebestand om nadere informatie vast te leggen van de relatie. Het is een vrij tekstveld dat naar eigen believen kan worden ingevuld. Hier kan bijvoorbeeld worden ingevoerd dat de debiteur een aannemer, overheidsorgaan, particulier en dergelijke is. Het is mogelijk dit veld voor andere indelingen te gebruiken. Soort In het veld Soort kunnen maximaal 15 tekens worden gebruikt; dit veld kan achteraf niet worden gewijzigd. Omschrijving In het veld Omschrijving kunnen maximaal 30 tekens worden gebruikt. Relatiestatus Dit kenmerk wordt gebruikt in het relatiebestand. Er kan hiermee een nadere groepering of rubricering worden vastgelegd van de debiteuren en crediteuren. De velden Status en Soort worden veelvuldig gebruikt bij selecties en sorteringen. Het is een vrij tekstveld dat naar eigen believen kan worden ingevuld. In status kan bijvoorbeeld worden ingevuld dat een relatie een potentiële klant is, een vaste klant, een klant met wie tevens wordt samengewerkt, een tussenpersoon, enzovoort. Status In het veld Status kunnen 15 tekens worden gebruikt; dit veld kan achteraf niet worden gewijzigd. Omschrijving In het veld Omschrijving kunnen 30 tekens worden gebruikt. 6 6

58 Betalingstermijnen In de tabel Betalingstermijnen kunt u door uw organisatie gehanteerde betalingstermijnen invoeren. Deze termijnen kunnen daarna per account, op het tabblad Financieel, geselecteerd worden. Let op: in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Algemeen, Standaard betaaldtermijn (dagen) debiteuren en crediteuren instellen. Per account kan daar dus vanaf geweken worden op het tabblad Financieel. Projecten Projectclusters Het projectcluster wordt op het tabblad Algemeen van het de entiteit Projecten gebruikt om de clustering van een project te administreren. Dit is een vrij tekstveld dat naar eigen believen kan worden gebruikt. Met het veld kan een groepering van projecten worden aangeven; een projectoverstijgend niveau. Cluster In het veld Cluster kan een omschrijving van het projectcluster worden ingevoerd tot 10 tekens. Inactief Door het hokje bij een projectcluster aan te vinken zal deze nergens meer in Assistance PSO te selecteren zijn. Projectstatus De projectstatus wordt op het tabblad Algemeen van de entiteit Projecten gebruikt om de status van het project te administreren. Dit is een vrij tekstveld dat naar eigen believen kan worden gebruikt. 6 7

59 Status De inhoud van dit veld is zichtbaar bij de selectie ervan binnen het projecteninvoerscherm. De maximale veldlengte is 15 tekens. Omschrijving Met het veld Omschrijving kan een nadere beschrijving van de status opgegeven worden. De maximum veldlengte hiervan is 30 tekens. Type Per status kan er in het veld Type worden aangegeven of deze projectstatus als hard of zacht moet worden beschouwd. Wanneer de planningsmodule beschikbaar is kan aan de hand hiervan een selectie worden gemaakt op het type van deze ingeplande projecten; hard of zacht. Inactief Door het hokje bij een projectstatus aan te vinken zal deze nergens meer in Assistance PSO te selecteren zijn. Projectsoorten Het veld Projectsoort bevindt zich op het tabblad Algemeen van het de entiteit Projecten. In deze tabel kunnen verschillende projectsoorten worden ingevoerd die later bij een project kunnen worden geselecteerd. Hier kan bijvoorbeeld worden aangeven dat het een sociaal woningbouwproject betreft of een interieurproject of een specifieke dienstverlening waarin u uw projecten rubriceert. Code Het veld Code is een numeriek veld ter grootte van 10 karakters. Omschrijving In het veld Omschrijving kan een omschrijving van maximaal 30 posities worden ingevoerd. 6 8

60 Inactief Door het hokje bij een projectsoort aan te vinken zal deze nergens meer in Assistance PSO te selecteren zijn. BTW-tarieven In deze tabel kunnen BTW-codes worden ingevoerd die benodigd zijn voor boekingen. Hier kan een aantal verschillende soorten codes worden ingevoerd. Code Het veld Code moet een unieke numerieke code van 2 cijfers zijn. Het is niet mogelijk de code na opslaan te wijzigen. % In het veld % kan het BTW-percentage worden ingevuld. Op dit moment zijn die 19%, 6% en 0 %. LET OP: Op het moment dat de percentages door wetaanpassingen worden gewijzigd, kunnen in deze tabel de percentages worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden direct doorgevoerd in de rest van het programma. Ook bij reeds aangemaakte boekingen. Het is dan ook aan te raden om hier gewoon een nieuw record toe te voegen met het nieuwe percentage. Omschrijving Geef hier een Omschrijving van de BTW-code op, waaronder deze in de diverse schermen zichtbaar wordt; hiervoor kunnen 20 tekens worden gebruikt. Sales Tax codes De Sales Tax codes-tabel een tabel voor buitenlandse TAX-groepen. Deze TAX-groepen zelf in te stellen in de tabellen. Vóórdat deze tabel kan worden gevuld dient in de algemene instellingen de instelling Sales TAX onder Facturen te worden geactiveerd. Vervolgens wordt in het menu Tabellenonderhoud, Projecten een nieuwe tabel zichtbaar. 6 9

61 Deze Sales Tax code-tabel kan nu worden gevuld, er kunnen meerdere Taxgroepen worden aangemaakt, afhankelijk van het land of de staat waarin de administratie wordt gevoerd en de verkoopfacturen worden aangemaakt. De volgende velden dienen te worden gevuld: Code alfanumerieke code van de Taxgroep Omschrijving een omschrijving van de Taxgroep Grootboek Grootboekrekening waarop de Taxgroep betrekking heeft (op wordt geboekt bij aanmaak verkoopfactuur) Tax on Tax aanvinken indien het Tax on Tax betreft Tax on Tax code een code voor de Tax on Tax De tweede stap is het aanmaken van de Taxregels in de BTW-tabel. Hierin verschijnen nu als extra kolommen de aangemaakte Taxcodes. Er ontstaat een matrix waar de betreffende percentages Tax in kunnen worden gezet, behorende bij een bepaalde in te voeren BTW- (Tax)groep. Op factuurniveau zullen bij de aanmaak van een factuur aangemaakte BTW-codes zichtbaar worden om te selecteren. Omdat er per factuurregel in dat geval meerdere codes van toepassing kunnen zijn, is het totaaloverzicht van de Tax van een factuur zichtbaar achter het + teken onderin, bij BTW totaal. 6 10

62 Firma s Indien u over Boekhoud+ beschikt, kunt u in Assistance PSO meerdere financiële administraties aanmaken. Hiervoor dient u o.a. de desbetreffende bedrijven of firma s te benoemen. Meer over het inrichten van de financiële administraties ziet u in het Hoofdstuk over Boekhoudinstellingen. In de tabel Firma s definieert u de bedrijven, waarbij de volgende velden ingevuld dienen te worden: Code In het veld Code geeft u een herkenbare code op voor de desbetreffende firma. Maximale lengte voor dit veld is 3 karakters. Omschrijving In het veld Omschrijving geeft u de naam op van de desbetreffende firma. Maximale lengte voor dit veld is 30 karakters. Begroting Assistance PSO voorziet in verschillende mogelijkheden om structurele begrotingsmethodes vast te leggen, welke vervolgens aan een project gekoppeld kunnen worden. Hierdoor kan er worden geregeld dat elk type project op dezelfde uniforme wijze begroot zal worden. Er wordt in het programma de volgende mogelijkheden van een zogenaamde begrotingsmatrix aangeboden: Projectgroep matrix Vrije matrix Daarnaast kunnen ook de begrotingstarieven los van de externe tarieven apart worden vastgelegd in een tabel. 6 11

63 Projectgroep matrix De projectgroep matrix kan worden gebruikt om bij een gekozen projectgroep per subitem een begroting te maken, gekoppeld aan de verschillende uursoorten. Zo kan in de matrix worden aangegeven dat een bepaald subitem altijd wordt begroot met specifieke uursoorten. Aan de desbetreffende uursoort kan vervolgens worden meegegeven hoeveel procent daarvan is opgenomen in het subitem dat hiermee wordt begroot. Zie onderstaand voorbeeld. In bovenstaand voorbeeld is de Projectgroep Architecten fasering (10) voorzien van twee begrotingregels op het subitem in combinatie met uursoorten Consultancy en Bespreking. Indien er een project wordt aangemaakt waarbij gekozen wordt voor een projectverdeling op basis van projectgroep 10, dan kan bij het aanmaken van een begroting voor dat project gekozen worden voor het overnemen van de begrotingsmatrix. In dat geval zullen de beide uursoorten automatisch in de begroting aan subitem worden gekoppeld. Het enige dat dan nog moet worden gedaan is het opgeven van de aantal uren, hetgeen per project kan verschillen. Uitleg bij de velden in de tabel Projectgroep Matrix. Item Selecteer uit de lijst het subitem waarop u een standaard begrotingsregel wilt definiëren. Uursoort Geef aan met welk uursoort het subitem dient te worden begroot. Omschrijving In het veld Omschrijving kan een nadere toelichting worden ingevoerd voor deze regel. Deze omschrijving wordt meegenomen op het project. Het toevoegen van begrotingsregels doet u door eerst de desbetreffende Projectgroep aan te klikken en op Wijzigen te klikken. Vervolgens klikt u op Nieuw, waarna een lege begrotingsregel aan de Projectgroep wordt toegevoegd. 6 12

64 Vrije matrix In tegenstelling tot de projectgroep matrix, die is gekoppeld aan projectgroepen, kan met de vrije matrix een begrotingsmatrix worden gedefinieerd, die aan ieder project is te koppelen. Voordat een Vrije matrix kan worden aangemaakt dienen eerst in de tabel Vrije matrix de desbetreffende varianten te worden beschreven. Door op Nieuw te klikken, krijgt u de keuze uit het aanmaken van een Sjabloon of een Uursoort. Indien voor Sjabloon kiest, kunt u een nieuwe Vrije matrix definiëren. Code Geef een herkenbare code op voor de desbetreffende matrix. Omschrijving Geef hier een duidelijke omschrijving van de matrix die zal worden gedefinieerd. 6 13

65 Indien u al een sjabloon heeft aangemaakt en daaraan uursoorten wilt koppelen, waarop u in de toekomst uw projecten wilt begroten, selecteer u eerst de desbetreffende Vrije Matrix en kiest voor Nieuw, vervolgens kiest u voor Uursoort. Binnen de geselecteerde Vrije Matrix wordt nu een lege begrotingsregel geopend, waarbinnen u de volgende selectie kunt maken. Uursoort Geef aan met welk uursoort het subitem dient te worden begroot. Omschrijving In het veld Omschrijving kan een nadere toelichting worden ingevoerd voor deze regel. Deze omschrijving wordt meegenomen op het project. Begrotingstarieven In deze tabel kan voor verschillende uursoorten en medewerkers (of combinaties daarvan) een begrotingstarief worden aangemaakt die als blauwdruk voor een begroting moeten gelden. In deze tabel kunnen de tarieven worden ingevoerd zoals die gehanteerd moeten worden als afwijking op de tarieven die in de tabel in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Uren, Tarieven worden gebruikt. Wanneer een medewerker en/of uursoort wordt geselecteerd, wordt er gekeken of er voor de betreffende medewerker en/of uursoort een tarief is aangemaakt. Als dat het geval is wordt het tariefbedrag vanuit de tarieventabel overgenomen. Indien deze tabel niet wordt gevuld met gegevens, zal het programma voor de begroting de tarieven uit de standaardtarieventabel halen. Hiervoor neemt het programma altijd het externe tarief. 6 14

66 Medewerker / Uursoort Selecteer een Medewerker en/of een Uursoort uit de overeenkomstige tabellen door op de desbetreffende velden in deze tabel op het pijtlje te klikken. Tarief / Dagtarief Geef (ten behoeve van de begroting) een Tarief (uurtarief) en/of een Dagtarief in voor de geselecteerde Medewerker, Uursoort of combinatie van beide. Projectverdeling Projectgroepen In Assistance PSO moet aan elk project een projectgroep worden toegekend. Een projectgroep is een itemstructuur voor het project die vooraf bekend moet zijn. Bij het invoeren van het project moet een keuze worden gemaakt uit bestaande projectgroepen, waarmee een structuur voor de verdere indeling van het project wordt vastgelegd. Een projectgroep bestaat uit één of meerdere hoofditems; elk hoofditem bestaat uit één of meerdere subitems. In Assistance PSO worden bewerkingen vooral op het subitemniveau gerealiseerd. Uren, kosten en facturen worden op subitemniveau geboekt en aangemaakt. Aangezien de koppelingen op subitemniveau liggen, kunnen de hoofditems en projectgroepen worden beschouwd als indeling, rubricering en groepering. Per project is het mogelijk een andere itemindeling te gebruiken of een eigen itemindeling te maken. Met andere woorden de subitemverdeling kan per project worden bewerkt. Er is in Assistance PSO al een standaardverdeling aanwezig in de tabel. Indien deze standaardverdeling niet uitgebreid genoeg is, verdient het aanbeveling deze standaardverdeling uit te breiden. Deze standaardverdeling kan daarna voor ieder project worden gebruikt en overbodige items kunnen per project worden verwijderd. Het veld Projectgroep is een verplicht veld bij het invoeren van projecten. Bij het invoeren van een project wordt dan de gehele hoofditem- en subitemstructuur gekopieerd naar het project. Daarna is dit een structuur die grotendeels decentraal ofwel per individueel project wordt onderhouden. Vervolgens is het mogelijk namen van subitems te wijzigen, subitems te verwijderen, toe te voegen en dergelijke. Dit wordt alleen bij dit betreffende project bijgehouden. LET OP: Dit geldt alleen voor subitems. Hoofditems en projectgroepen worden wel bijgehouden in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projectverdeling, Projectgroepen. Als in deze tabel omschrijvingen en dergelijke van hoofditems en projectgroepen worden gewijzigd, werken deze veranderingen door bij alle projecten. Subitems zijn dus decentraal, specifiek voor het project. Hoofditems en Projectgroepen zijn algemeen en komen uit de genoemde tabel. Code In het veld Code kan een code in cijfers worden ingevoerd. 6 15

67 Omschrijving In het veld Omschrijving kan een omschrijving van maximaal 30 posities worden ingevoerd voor de projectgroep. Actief Door het kenmerk Actief aan te vinken wordt deze projectgroep beschikbaar in de entiteit Projecten bij het aanmaken van een project. Het inactief zetten kan worden toegepast voor projectverdelingen die niet meer dienen te worden gebruikt. Hoofditems Een hoofditem kan worden beschouwd als een verzameling van een bepaalde categorie of rubricering van subitems binnen de projectgroep. Een nieuw hoofditem maakt u aan door een regel van een projectgroep of hoofditem te selecteren - door erop te klikken - en vervolgens op de knop +Nieuwe regel te klikken. Hoofditem Hier geeft u een herkenbare code op voor het desbetreffende Hoofditem, veelal een nummer om zodoende een sortering te garanderen met betrekking tot de volgorde van activiteiten in een project. De maximale lengte voor dit veld is 3 karakters. Omschrijving Hier geeft u een herkenbare naam op voor het desbetreffende hoofditem. De maximale lengte voor dit veld is 20 karakters. Afdeling U kunt een hoofditem toekennen aan een Afdeling binnen uw organisatie. Selecteer een afdeling uit de lijst die u in de tabel Afdeling heeft gedefinieerd. 6 16

68 Subitems Subitems bevinden zich op het laagste niveau van het project en op dit niveau worden uren- en kostenboekingen gemaakt. Op het subitem worden de specifieke gegevens bijgehouden; met name de boekhoudkundige gegevens. Op dit niveau worden alle koppelingen in het pakket gelegd. De hoofditems en de projectgroep zijn voornamelijk bedoeld als indeling en groepering. Op de subitems kunnen onder andere het percentage van het honorarium, het kenmerk actief of inactief, het kenmerk uren- of kostenitem, het gemoeide bedrag en het begrotingstarief worden aangeven. LET OP: In deze tabel kunnen de subitemgegevens worden ingevoerd en bewerkt zoals deze als blauwdruk voor projecten moeten gaan gelden. In deze tabel worden dus alleen deze sjablonen bijgehouden. Pas indien bij het invoeren van een project een bepaalde projectgroep is gekozen, zijn alle subitems uit deze tabel gekopieerd naar het betreffende project. Indien er wijzigingen aangebracht moeten worden in de subitemstructuur van een bepaald project, dan moet dit op projectniveau decentraal - worden gedaan. Een nieuw subitem maakt u aan door een regel van een hoofditem of een subitem te selecteren - door erop te klikken - en vervolgens op de knop +Nieuwe regel te klikken. Bij het aanmaken van een nieuw subitem in de projectgroepsjabloon kunnen de volgende kenmerken eraan meegegeven worden: Item Hier geeft u een herkenbare code op voor het desbetreffende subitem, veelal een afgeleide code van het bijbehorende hoofditem. De maximale lengte voor dit veld is 12 karakters. Omschrijving In het veld Omschrijving dient een omschrijving te worden ingevoerd voor het subitem. De maximale lengte voor dit veld is 50 karakters. % van het honorarium Hiermee kan men aangeven welk percentage van het totale honorarium (het veld Aanvangbedrag) van het project deze fase/dit subitem deel uitmaakt. Dit wordt omgerekend naar een bedrag en wordt gebruikt voor het honorariumafspraaktype Percentage van het project op het tabblad Algemeen van de entiteit Projecten. 6 17

69 Actief Hiermee wordt aangegeven of een subitem standaard actief of niet-actief dient te zijn bij de aanmaak van een project. Als een subitem niet-actief staat kunnen er geen uren worden geboekt op het desbetreffende subitem. Kostenitem Zodra een subitem het kenmerk kostenitem heeft, kunnen er uitsluitend kosten op worden geboekt (en dus geen uren). Indien in het menu Systeembeheer, Instellingen, Kosten de optie Alleen op kostenitems kunnen boeken aanstaat, kunnen de kosten alleen op een kostenitem worden geboekt, en dus niet op een urenitem. Als dit kenmerk is uitgevinkt kunnen de kosten ook op een urenitem worden geboekt. Declarabel Aan een subitem kunt u het kenmerk Declarabel geven. Als u deze aanvinkt, dan worden de geboekte kosten op dit subitem declarabel, en dus klaargezet voor de facturering. Als u dit niet aanvinkt, dan zal het programma het bedrag van de geboekte kosten tijdens de facturatie achterwege laten. Bedrag Per subitem kan een honorariumbedrag of projectbedrag worden ingevoerd. Dit bedrag wordt overgenomen in het project dat op basis van deze sjabloon wordt aangemaakt. Dit kan handig zijn indien u vaste bedragen heeft voor bepaalde projectonderdelen (diensten of producten). Budgettarief Dit veld is puur informatief en het invullen ervan doet verder niets in het programma. Grootboekrekening Met behulp van het pijltje kunt u grootboekrekeningen selecteren die zijn ingevoerd in de tabel Grootboeken in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Boekhoudbestanden. De gefactureerde omzet vanuit het betreffende subitem zal dan worden geboekt op de aangegeven grootboekrekening. Memo Bij ieder Subitem kan een standaardtekst worden ingevoerd, die u wellicht binnen ieder project dat gebruik maakt van deze projectgroep wilt terugzien. Op deze wijze kunt u niet alleen uw projectverdeling standaardiseren, maar tevens standaardtekst, welke binnen een project nog is aan te passen, toevoegen aan een projectverdeling. U kunt op deze wijze uw activiteiten die standaard verbonden zijn aan een subitem opnemen in het memo-veld. U zou bijvoorbeeld teksten uit standaardoffertes naar dit tekstkader kunnen kopiëren. Middels een Offerterapport heeft u binnen een handomdraai een standaardofferte uitgeprint conform een begroting aangemaakt in Assistance PSO. Klik hiervoor op het veld Memo en de volgende tekstbox verschijnt. Indien er wijzigingen moeten worden aangebracht in subitems in de tabel Projectgroepen, dan gebeurt dit dus alleen in het sjabloon die in deze tabel wordt onderhouden. De aanpassingen zullen dus alleen gelden voor nieuwe projecten en niet met terugwerkende kracht voor oude projecten. Op het subitemnummer na kunnen alle gegevens van dit subitem worden gewijzigd. 6 18

70 Indien de gegevens van een subitem van een lopend project moeten worden gewijzigd, dan gebeurt dit in de entiteitl Projecten. Het is mogelijk een subitem uit een sjabloon te verwijderen, ook indien dit reeds is gebruikt op projectniveau. Dit geldt niet voor hoofditems. Gekoppelde uursoorten Met behulp van de tabel Gekoppelde uursoorten kunnen uursoorten aan een projectgroep gekoppeld worden. Dit betekent dat wanneer men uren boekt op een project dat is aangemaakt op basis van een bepaalde projectgroep, dat men dan slechts de uursoorten kan kiezen die gekoppeld zijn aan deze projectgroep. Het is dus een beperking van de uursoortselectie bij het boeken van uren. Indien er geen uursoorten zijn gekoppeld zijn er geen beperkingen. Selecteer allereerst de projectgroep waaraan u uursoorten wilt koppelen. Klik vervolgens op Wijzigen. Door op de knop +Nieuwe regel te klikken kan een uursoort worden geselecteerd uit de uursoorten-tabel. Aangezien er veel meer uursoorten kunnen zijn gedefinieerd (bijvoorbeeld Vakantie, Intern overleg etc.) kunt u op deze manier voorkomen dat er op projecten met de projectgroep Algemene fasering, uren worden geschreven met bijvoorbeeld het kenmerk Vakantie. 6 19

71 Uren Uursoorten In deze tabel worden de uursoorten ingevoerd die worden gebruikt voor het boeken van uren in de urenregistratie en bij het aanmaken van een begroting en planning (indien aanwezig). Code Het veld Code bestaat uit 3 tekens. Omschrijving De Omschrijving kan 30 tekens bevatten. De code en omschrijving worden in veel tabellen gebruikt, dus is het verstandig een duidelijke en eenduidige omschrijving te gebruiken. Verlof Het kenmerk Verlof kan worden aangevinkt om aan te geven dat deze uursoort als verlof moet worden beschouwd. Dat wordt gebruikt in het menu Verlofsaldo. Bij het boeken van een dergelijke uursoort wordt dit in mindering gebracht op het verlofsaldo. Km De optie Km (Kilometers registreren) kan worden aangezet om het boeken van uren inclusief kilometers mogelijk te maken. Het tarief van de kilometers kan worden ingesteld in het menu Systeembeheer, Instellingen, Kosten. Daar kan tevens een standaard-reiskostenitem aangeven worden voor het boeken van kilometers. Werkuren Het kenmerk Werkuren wordt gebruikt om aan te geven of dit een uursoort is die gerekend moet worden tot gewerkt, in plaats van niet gewerkt, zoals vakantie en ziekte. Dit wordt gebruikt in het menu Analyses bij de berekeningen voor het percentage directe uren. Niet werkuren worden buiten de berekening van de productiviteitsanalyse gehouden. Indien er op een uursoort reeds uren geboekt zijn, kan die uursoort niet meer worden verwijderd uit de uursoorten-tabel, echter wel uit de lijst van medewerkergebonden uursoorten in de entiteit Medewerkers, en uit de tabel Gekoppelde uursoorten. Inactief Door het hokje bij een uursoort aan te vinken zal deze nergens meer in Assistance PSO te selecteren zijn. Kleur Elke uursoort kan worden voorzien van een eigen kleur. In de planningen, waar in detail de geplanden uursoorten kunnen worden weergegeven, komen deze kleuren tot hun recht. 6 20

72 Tarieven In deze tabel worden de tarieven vastgelegd. De gegevens in deze tabel worden, samen met de tabel uursoorten, gebruikt voor het berekenen van geboekte uren en dus uiteindelijk ook de facturering (in geval van een regieafspraak). In Assistance PSO is een hiërarchie van tarieven ingebouwd om tegemoet te komen aan de diversiteit van tarievenstructuren die bestaat in het bedrijfsleven. Het programma hanteert de volgende ordening van laag naar hoog: tarief per uursoort of per medewerker tarief per medewerker en uursoort tarief per project (dit kunnen tarieven per medewerker en per uursoort zijn). Op projectniveau kunnen eveneens relatietarieven worden ingelezen. Deze dienen dan vervolgens als projecttarief. De ingevoerde tarieven worden gehanteerd in een volgorde: het projecttarief is het hoogste niveau, dit zal elk ander tarief overrulen. Per project is het overigens ook mogelijk om de tarieven die aan een relatie zijn gekoppeld in te lezen. In het geval dat er geen projecttarief is, wordt vervolgens door het programma in de tarieventabel gekeken. Het controleert of er een tarief voor een medewerker in combinatie met een uursoort is ingevoerd. Zo ja, dan wordt dit genomen. Zo niet, dan wordt gecontroleerd of er een tarief voor een uursoort of voor een medewerker is. Medewerker In het veld Medewerker van de tarieventabel kan een medewerker worden geselecteerd uit het medewerkersbestand. Hiervoor dienen eerst medewerkers te zijn ingevoerd in de entiteit Medewerkers. Uursoort In het veld Uursoort kan een uursoort worden geselecteerd uit de uursoortentabel. Hiervoor dienen eerst uursoorten te zijn ingevoerd. Kostprijs In het veld Kostprijs kan het bedrag worden ingevoerd dat is gebaseerd op de directe kosten van de medewerker (salariskosten). Interne prijs In het veld Interne prijs kan het bedrag worden ingevoerd dat is opgebouwd uit de kostprijs plus de kosten voor overhead per uur en per werknemer. 6 21

73 Tarief In het veld Tarief kan het bedrag worden ingevoerd dat aan de klant in rekening wordt gebracht. Het is mogelijk om óf een medewerker, óf een uursoort of een combinatie van beiden te selecteren. Wanneer er alleen een uursoort is geselecteerd gelden de bedragen in Tarief voor alle medewerkers. Een gebruikelijke werkwijze is het hanteren van tarieven per uursoort en de kostprijs en intern tarief per medewerker. Bij het boeken van uren maakt het programma zelf de combinatie van de kostprijs en het interne tarief van de medewerker en de externe tarieven per uursoort. U bent niet verplicht het interne tarief en de kostprijs in te voeren, maar dan moet wel het externe tarief zijn ingevoerd. Tevens kan er een interne prijs worden ingevoerd, bijvoorbeeld voor een intern project zonder externe tarieven, maar dan moet het externe tarief op nul blijven staan. Indien er geen tarieven zijn ingevoerd zal er op de projecten geen informatie beschikbaar zijn met betrekking tot de financiële status van het project. Er wordt immers geen bedrag berekend bij het boeken van uren indien er geen tarieven bekend zijn. LET OP: Tarieven per uursoort, medewerker of per medewerker en uursoort worden in deze tabel vastgelegd. Relatie- en projecttarieven worden respectievelijk in de entiteiten Accounts en Projecten ingevoerd. LET OP: Indien tarieven worden gewijzigd, worden deze niet met terugwerkende kracht gewijzigd in reeds ingevoerde urenboekingen. Toeslag percentages In de tabel Toeslag percentages kunnen toeslagen worden opgezet voor bijvoorbeeld overwerk, weekend etc. Toeslag percentages worden gebruikt bij het boeken van regie-uren; het geldende externe uurtarief (of dagtarief) wordt daarbij vermenigvuldigd met het geselecteerde Toeslag percentage. Een extern uurtarief van 100 euro en een Toeslag percentage van 125% resulteert dan in een urenboeking tegen 125 euro per geboekt uur. Code In het Code veld bestaat uit maximaal 5 tekens. Omschrijving Hier wordt de Omschrijving van het toeslag percentage ingegeven. Hiervoor zijn 20 posities beschikbaar. Percentage In het Percentage veld wordt het percentage van de toeslag ingevuld. Daarbij moet de toeslag bovenop de basis (van 100%) worden ingevuld. Een toeslag van 25% wordt dus gerealiseerd door hier een percentage van 125% in te vullen. 6 22

74 Materialen Materiaalgroepen Deze tabel kan worden gebruikt om het arsenaal aan beschikbare materialen onder te verdelen in groepen. Door een of meer Materiaalgroepen aan te maken, kan er aan elke individueel materiaal (in de tabel Materialen) een materiaalgroep worden gekoppeld. Omschrijving Hier wordt de Omschrijving van de materiaalgroep opgegeven. Hiervoor zijn 50 posities beschikbaar. Materialen In deze tabel worden de Materialen opgezet. Materialen kunnen worden gebruikt in de projectbegroting, om op een project de kosten te kunnen begroten en in de kostenregistratie, om efficiënt kosten te kunnen boeken. Met behulp van dit veld kunnen kosten snel worden begroot (in de projectbegroting) en snel worden ingevoerd (in de kostenboeking), door een materiaal te selecteren. Bovendien worden de kosten daarbij automatisch berekend. In deze tabel worden de Materialen ingevoerd die vaak voorkomen op projecten. Groep Via dit veld kan een individueel materiaal aan een materiaalgroep (uit de tabel Materiaalgroepen) worden gekoppeld. Door tijdens het invoeren van Materialen op dit veld te gaan staan en op het pijltje te klikken, kan er een Materiaalgroep worden geselecteerd en aan het desbetreffende materiaal worden gekoppeld. Code In het Code veld wordt de code van het individuele materiaal opgevoerd. Dit bestaat uit maximaal 12 tekens. Omschrijving Hier wordt de Omschrijving van het materiaal ingevoerd. Hiervoor zijn 100 posities beschikbaar. 6 23

75 Bedrag (aanwezig indien u gebruik maakt van Importeren Océ-plotkosten) Hier kunt u een Bedrag voor het materiaal invoeren. Oppervlak (aanwezig indien u gebruik maakt van Importeren Océ-plotkosten) Hier kunt u een oppervlakte ten behoeve van Importeren Océ-plotkosten invoeren. Code (aanwezig indien u gebruik maakt van Importeren Océ-plotkosten) Hier kunt u een Code ten behoeve van Importeren Océ-plotkosten invoeren. Inactief Hier kunt u het kenmerk Inactief geven aan een materiaal. Zodra u bij een materiaal een vink zet in de kolom Inactief, dan is het niet meer mogelijk dit materiaal te selecteren om kosten op te boeken. Tariefgroepen In deze tabel kunnen Tariefgroepen worden opgezet. Tariefgroepen worden gebruikt om individuele materialen te groeperen binnen een tariefgroep en vervolgens een voor die tariefgroep specifieke intern en extern tarief mee te geven. Dit gebeurt in de tabel Materiaaltarieven. Op deze wijze kunnen via de Tariefgroep meerdere interne en externe tarieven aan een en hetzelfde Materiaal worden gekoppeld. De verschillende tariefgroepen geven daarbij de gradaties in de materiaaltarieven aan. De tabel Tariefgroepen wordt beschikbaar door de instelling Opnemen tariefgroepen bij materialen te activeren in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Kosten. Tariefgroep In het veld Tariefgroep kan de code van de tariefgroep worden ingegeven. Deze bestaat uit max. 20 tekens. Omschrijving Hier wordt de Omschrijving van de tariefgroep ingevoerd. Hiervoor zijn 100 posities beschikbaar. Materiaaltarieven In deze tabel kunnen voor individuele materialen (uit de Materialen tabel) interne en externe tarieven worden opgezet, zogenaamde Materiaaltarieven. Tevens kunnen daarbij de materialen worden gegroepeerd en onderverdeeld in Tariefgroepen (uit de tabel Tariefgroepen), door individuele materialen aan een of meer tariefgroepen te koppelen. Op deze wijze kan er per combinatie van tariefgroep en materiaal een intern en extern tarief worden opgezet; een bepaald materiaal kan zo verschillende interne en externe tarieven hebben, afhankelijk van de verschillende gekoppelde tariefgroepen. 6 24

76 Materiaal In het veld Materiaal wordt een individueel materiaal uit de tabel Materialen geselecteerd. Daarbij wordt de materiaal code en de omschrijving van het geselecteerde materiaal overgenomen in dit veld (kolom). Tariefgroep Vervolgens kan er in het veld Tariefgroep een tariefgroep (uit de tabel Tariefgroepen) worden geselecteerd en gekoppeld aan het geselecteerde materiaal. Daarbij wordt de code tariefgroepcode en de omschrijving van de geselecteerde tariefgroep overgenomen in dit veld (kolom). Standaard staat in dit Tariefgroep veld de fictieve tariefgroep DEFAULT ingevuld in deze tabel; als er hier geen tariefgroep uit de overeenkomstige tabel wordt geselecteerd, dan wordt automatische deze fictieve tariefgroep DEFAULT gebruikt/gekoppeld in dit veld. Intern / Extern tarief Als laatste wordt er voor het materiaal of de combinatie van tariefgroep en materiaal een Intern tarief en/of een Extern tarief ingevoerd. Dit werkt op dezelfde wijze als het interne en externe tarief bij uurtarieven: het interne tarief wordt gehanteerd voor de interne kosten ervan en het externe tarief wordt gebruikt om aan de opdrachtgever (debiteur) door te factureren. Als er geen extern tarief is gedefinieerd, kan er ook geen te factureren kostenbedrag worden berekend bij facturatie. Dit bedrag zou dan op de factuur handmatig moeten worden ingegeven. Boekhoudbestanden Grootboeken In de tabel Grootboeken kunnen de grootboekrekeningen worden onderhouden. In Assistance PSO is al een standaard rekeningschema aanwezig. Dit kan worden gewijzigd en geheel naar eigen wens worden ingericht. Grootboekrekeningen kunnen worden gewijzigd door op de regel van een bepaald rekeningnummer in de tabel te klikken en daarna op de knop Wijzigen. Door middel van de invoerknop Nieuwe regel kan er een nieuwe grootboekrekening worden ingevoerd. 6 25

77 Rekeningnr. Elk grootboekrekeningnummer moet een uniek Rekeningnummer hebben. Dit veld kan na aanmaak niet meer worden gewijzigd. Rekeningnaam In het veld Rekeningnaam kan de omschrijving van de rekening worden ingevuld. Hiervoor hebt u maximaal 50 posities tot uw beschikking. Groep In het veld Groep kan met behulp van het pijltje de groep worden geselecteerd waar het grootboek onder komt te vallen. De groepen worden aangemaakt in de tabel Groepen. Soort In het veld Soort kan met behulp van het pijltje worden geselecteerd of het om een Balans- of Verlies- en Winstrekening gaat. BTW In het veld BTW kan worden aangegeven wat het gebruikelijke BTW-tarief voor deze grootboekrekening is. Dit heeft u eerder ingevoerd in de tabel BTW-tarieven. Proj. rek. Het veld Projectrekening kan gevuld worden met de waarden Ja, Nee of Facultatief. Als de grootboekrekening als Projectrekening wordt gekenmerkt, kan er bij het boeken van kosten in de boekhouding aangeven worden op welk project de kosten moeten worden belast. Omz. rek. Indien deze rekening als Omzetrekening wordt gekenmerkt, zal in de BTW-aangifte deze grootboekrekening worden meegenomen in de totalisering van de omzet voor de aangifte. Default boekzijde Hier kan met debet of credit worden aangegeven aan welke kant de bedragen op de desbetreffende grootboekrekening standaard worden ingevoerd. Kostenplaats Indien een grootboekrekening het kenmerk Kostenplaats mee heeft gekregen (ja/nee/facultatief) dan wordt bij het boeken van bedragen op deze grootboekrekening in de boekhouding verwacht dat er ook wordt aangegeven ten laste of ten bate van welke kostenplaats deze boeking zal gaan. Actief Met het veld Actief kan worden aangegeven of deze grootboekrekening beschikbaar moet zijn voor het boeken. Hiermee kan het gebruik van grootboekrekeningen worden beperkt, zodat bijvoorbeeld niet meer op verouderde grootboekrekeningen kan worden geboekt. Dagboekenonderhoud In de tabel Dagboekenonderhoud kunnen de dagboekrekeningen worden onderhouden. In Assistance PSO is al een standaard rekeningschema aanwezig. Dit kan worden gewijzigd en geheel naar eigen wens worden ingericht. Dagboeken kunnen worden gewijzigd door op de regel van een bepaald dagboek in de tabel te klikken en daarna op de knopwijzigen. Door middel van de invoerknop Nieuwe regel kan er een nieuw dagboek worden ingevoerd. 6 26

78 Nummer In het veld Nummer kan een uniek nummer aan het dagboek worden toegekend. Dit nummer is na aanmaak van het dagboek niet meer te wijzigen. Omschrijving In het veld Omschrijving kan een omschrijving (of naam) van het dagboek worden ingevuld. Hiervoor hebt u maximaal 30 posities tot uw beschikking. Type dagboek In het veld Type dagboek moet met behulp van het pijltje worden aangegeven om welk soort dagboek het gaat. Hierbij hebt u de keuze uit de volgende types: Bankrekeningnr. In het veld Bankrekeningnr. moet het rekeningnummer worden ingevoerd dat bij dit dagboek hoort. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities tot uw beschikking. Dit geldt alleen voor bankboeken. Postbanknr. In het veld Postbanknr. moet het rekeningnummer worden ingevoerd dat bij dit dagboek hoort. Hiervoor hebt u maximaal 10 posities tot uw beschikking. Grootboeknr. Met het veld Grootboeknr. wordt de koppeling aangegeven tussen grootboeken en dagboeken. Dit is een belangrijke koppeling die goed moet worden ingesteld, omdat hier de automatische tegenrekening wordt aangegeven (met uitzondering van het Memoriaaldagboek). Met behulp van het pijltje kunt u een selectie maken uit de grootboeken die zijn ingevoerd in de tabel Grootboeken. Saldo In het veld Saldo staat het totale resultaat van alle boekingen op dit dagboek. Bank In het veld Bank kunt u de naam van de bank invoeren. Hiervoor hebt u 30 tekens. Adres In het veld Adres kunt u het vestigingsadres van de bank invoeren. Hiervoor hebt u 30 tekens. Plaats In het veld Plaats kunt u de vestigingsplaats van de bank invoeren. Hiervoor hebt u 30 tekens. 6 27

79 Exportbestand In het veld Exportbestand kan worden aangegeven wat de naam moet zijn van het bestand dat wordt aangemaakt met Telebank. Hiervoor hebt u maximaal 8 tekens. Exportpad In het veld Exportpad kunt u de locatie van het exportbestand aangeven; hier komt uiteindelijk het bestand terecht. Dit pad mag niet langer zijn dan 20 posities. Hoofdgroepen De hoofdgroepen zijn in Assistance PSO het hoogste niveau voor de boekhoudoverzichten. Deze kunnen worden gebruikt om de verlies- en winstrekening en balans te comprimeren. In Assistance PSO is hiervoor al een structuur aanwezig. In de standaardtabel die aanwezig is staan hoofdgroepen zoals Vaste activa, Vlottende activa, Kortlopende schulden, enzovoort. Deze tabel kan geheel naar eigen wens worden ingericht. Er dient altijd minstens één hoofdgroep te zijn. Indien nodig kunnen alle andere hoofdgroepen worden verwijderd. Hoofdgroepen kunnen worden gewijzigd door op de regel van een bepaalde hoofdgroep in de tabel te klikken en daarna op Wijzigen. Door middel van de invoerknop Nieuwe regel kan er een nieuwe hoofdgroep worden ingevoerd. Hoofdgroep In het veld Hoofdgroep kan een uniek nummer aan de hoofdgroep worden toegekend. Dit nummer is na aanmaak van de hoofdgroep niet meer te wijzigen. Omschrijving In het veld Omschrijving kan een omschrijving (of naam) van de hoofdgroep worden ingevuld. Hiervoor hebt u maximaal 30 posities tot uw beschikking. 6 28

80 Groepen De groepen zijn in Assistance PSO een manier van groepering voor de boekhoudoverzichten, naast de eerder besproken hoofdgroepen. Deze bestanden zijn met een voorbeeld gevuld. Dit bestand kan geheel naar eigen wens worden ingericht. Er dient altijd minstens één groep te zijn. Indien nodig kunnen de overige groepen worden verwijderd. Groepen kunnen worden gewijzigd door op de regel van een bepaalde groep in de tabel te klikken en daarna op Wijzigen. Door middel van de invoerknop Nieuwe regel kan er een nieuwe groep worden ingevoerd. Groep In het veld Groep kan een uniek nummer aan de groep worden toegekend. Dit nummer is na aanmaak van de groep niet meer te wijzigen. Omschrijving In het veld Omschrijving kan een omschrijving (of naam) van de groep worden ingevuld. Hiervoor hebt u maximaal 30 posities tot uw beschikking. Hoofdgroep In het veld Hoofdgroep kan een gekoppelde hoofdgroep worden toegekend aan de geselecteerde groep. Door op het pijltje te klikken kan een hoofdgroep worden geselecteerd uit de tabel Hoofdgroepen. Kostenplaatsen Per firma kunt u kostenplaatsen invoeren indien u over de Seniorversie van Assistance PSO beschikt. 6 29

81 Kostenplaats In het veld Kostenplaats kunt u een code voor een kostenplaats invoeren van maximaal 3 posities. Dit kunnen cijfers en letters zijn. Kostenplaats In het veld Kostenplaats kunt u een code voor een kostenplaats invoeren van maximaal 3 posities. Dit kunnen cijfers en letters zijn. Omschrijving In het veld Omschrijving kunt u een omschrijving van maximaal 40 posities invoeren. Budget In het veld Budget kunt u een bedrag invoeren. Rapporten Rapport In deze tabel kan men rapporten die vervaardigd zijn met het programma Crystal Reports installeren in Assistance PSO. Bij het toevoegen van RPT-bestanden aan de rapportenlijst dienen de volgende velden te worden gevuld: Hoofdtabel Hier selecteert u de naam van de belangrijkste (basis-)tabel van het rapport. Elk rapport heeft als gegevenstabel een hoofdtabel en verder daaraan gelinkte hulptabellen. Veelgebruikte hoofdtabellen zijn onder andere: UREN voor urenoverzichten KOSTEN voor kostenoverzichten DEBITEUR voor relatielijsten ORDERS voor projectlijsten FAKTUUR voor facturen en factuurlijsten PRJSTAT voor projectstaten USERS voor medewerkeroverzichten, Rapportnaam Als u op het pijltje klikt van het veld Rapportnaam verschijnt er een keuzelijst van rapporten. Deze lijst komt overeen met de inhoud van de rapportmap van Assistance PSO die ingesteld staat in het configuratiebestand datasettings.xml. Hierin bevindt zich een regel met het rapportpad ingesloten door de tags <pad> </pad>, bijvoorbeeld: <pad>\\server\applicaties\pso.net\</pad> Voor de inhoud van het veld Rapportnaam heeft u maximaal 50 posities tot uw beschikking. 6 30

82 Omschrijving Hier kan men een omschrijving van het rapport intypen. Maximaal 50 posities. Soort Hier kiest men via het pijltje de Soort van het rapport. Hiermee kiest u het onderdeel (entiteit) van Assistance PSO van waaruit het rapport afgedrukt kan worden. Treeview tonen bij rapport Als u dit kenmerk aanvinkt, dan wordt na een printopdracht het rapport anders getoond op het scherm; links worden dan de records getoond die afzonderlijk aangeklikt kunnen worden om details van het afdrukvoorbeeld op te vragen. Deze worden in een boomstructuur (de zgn. treeview) getoond. Rapportquery niet overschrijven Vooralsnog hoeft u met deze optie niets te doen. Oriëntatie Hiermee kan worden ingesteld of het rapport staand (Portrait) of liggend (Landscape) dient te worden afgedrukt. Tip: u krijgt niet automatisch rechten op rapporten die u zojuist heeft geïnstalleerd in het Tabellenonderhoud. Dit moet u nog doen in het menu Systeembeheer, Rechten, tabblad Rapporten!. Overig Briefsoorten/documentsoort In de tabel Briefsoorten is het mogelijk om codes voor briefsoorten te onderhouden. Bij het aanmaken van en het versturen van documenten vanuit de entiteiten Accounts en Projecten kan voor elk document een briefsoort worden gekozen. Een briefsoort is feitelijk een rubricering van documentsjablonen. Er kan mee worden aangegeven tot welke categorie een bepaald document behoort. Code In de Briefsoortcode kunnen maximaal 5 tekens worden gebruikt. Prefix Hier kunt u een Voorloopcode invoeren van maximaal 3 posities. 6 31

83 Omschrijving Hier kan men een Omschrijving voor de briefsoort intypen. Maximaal 50 posities. Directorynaam In het veld Directorynaam kan worden aangegeven in welke subdirectory het sjabloon van de briefsoort opgeslagen moet worden. Maximaal 5 posities. Sjabloon In het veld Sjabloon kan de locatie worden geselecteerd waar het sjabloon van de briefsoort is opgeslagen. Het sjabloon moet voor het opgeven van het pad uiteraard aanwezig zijn. Landen In de tabel Landen kunnen een of meer landen worden gedefinieerd ten behoeve van de projectadministratie. Op een project (tab Algemeen) kan wat betreft de Locatie van een project, naast de Plaats, ook het Land worden opgegeven waar het project zich afspeelt, voltrekt of onder valt. Code In het veld Code wordt de landcode opgegeven. Hiervoor kunnen maximaal 5 tekens worden gebruikt. Omschrijving In het veld Omschrijving wordt de officiële landnaam ingevoerd. Hiervoor zijn maximaal 100 posities beschikbaar. Favorieten In de tabel Favorieten kunnen URL s met een omschrijving worden ingevoerd. Per favoriet kan men instellen welke (rechten)rol benodigd is om de favoriet te zien in het onderdeel Mijn werkplek. Als de favoriet voor iedereen beschikbaar moet zijn, dan kiest men de optie <Alle rollen>. 6 32

84 Rol In het vel Rol selecteert u de benodigde rol uit de keuzelijst. Omschrijving In het veld Omschrijving kunt u een vrije omschrijving voor de intra- of internetpagina invoeren. URL In het veld URL voert u het exacte adres in van de intra- of internetpagina. Valuta In de tabel Valuta kunnen, in geval dat de projecten in verschillende valuta worden afgehandeld, de benodigde valuta worden gedefinieerd. In de Wisselkoersentabel (Systeembeheer > instellingen >Wisselkoersentabel) worden vervolgens de onderlinge wisselkoersen ten opzichte van de basisvaluta (Euro) vastgesteld. Op het projectniveau wordt dan de voor het project geldende valuta opgevoerd in het veld Valuta op de algemene projectkaart (tab Algemeen). Code In de het Code veld wordt de valutacode opgegeven. Hiervoor kunnen maximaal 3 tekens worden gebruikt. Valutasymbool In het veld Valutasymbool wordt het officiële valutateken van de desbetreffende munt ingegeven. Omschrijving In het veld Omschrijving wordt de officiële valutanaam ingevoerd. Hiervoor zijn max. 50 posities beschikbaar. Skills Skills groep De Skills tabellen moeten worden gedefinieerd als de instelling Werken met Teamprofiel is geactiveerd en er met team profielen op projecten (tab Team profiel) gewerkt gaat worden. Via teamprofielen is het mogelijk om binnen het medewerkersbestand een voorselectie laten maken op in te zetten medewerkers. Dit gebeurt aan de hand van kwaliteiten en vaardigheden die aan de medewerkers worden gekoppeld, de zogenaamde Skills. Deze 6 33

85 zijn daarbij onderverdeeld in Skillsgroepen en de Skills zelf. In deze tabel worden de Skillsgroepen opgezet. Skillsgroepen moeten worden gezien als beroepsinhoudelijke richtingen, vakgebieden of specialisaties. Skills groep In het veld Skills groep worden de omschrijvingen van de benodigde skills groepen ingevoerd. Skills In deze tabel worden de Skills opgezet. Skills moeten worden gezien als individuele vaardigheden of specifieke werkervaring Skills In het veld Skills worden de omschrijvingen van de benodigde individuele vaardigheden (skills) ingevoerd. 6 34

86 Inplan status In deze tabel worden de Inplan statussen opgezet. Via de Inplan status kunnen gematchte medewerkers ná selectie desgewenst automatisch worden opgenomen in de Projectplanning en/of in het Projectteam van het project. Inplan status In het veld Inplan status worden de verschillende statussen voor de Teamprofielen omschreven. Aanmaken team Via het veld Aanmaken team kan op de desbetreffende status worden aangegeven of de gematchte medewerker(s) ná selectie ook direct automatisch opgenomen moeten worden als teamlid/teamleden in het Projectteam van het project. Aanmaken planning Via het veld Aanmaken planning kan op de desbetreffende status worden aangegeven of de gematchte medewerker(s) ná selectie ook direct automatisch opgenomen moeten worden in de Planning van het project. 6 35

87 7 - ACCOUNTS Algemeen De entiteiten Accounts, Contactpersonen en Medewerkers zijn belangrijke basisonderdelen van Assistance PSO. Hierin worden de stamgegevens vastgelegd van uw relaties (debiteuren, crediteuren, contactpersonen en medewerkers). Het relatiebestand dient te zijn gevuld voordat er met de projectadministratie gestart kan worden. In de loop van het implementatietraject wordt hier aandacht aan besteed. In het relatiebestand kunnen gegevens worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd. Accounts invoeren U voert een nieuwe account in door in de entiteit Accounts op de knop +Nieuw te klikken. Het volgende scherm verschijnt waarin u de beschikbare informatievelden op het tabblad Account kunt vullen: Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden (tenzij anders aangegeven). Hierna volgt een beschrijving van de invoervelden. 7 1

88 Algemene relatiegegevens Zoekcode In het veld Zoekcode kan een uniek trefwoord of kenmerk ingevoerd worden van de relatie waar op kan worden gezocht naast naam en nummer. Naam In het veld Naam kan de volledige naam van de relatie worden ingevoerd. Hiervoor zijn 80 tekens beschikbaar. Dit is een verplicht veld bij het opzetten van een nieuwe account/relatie. Voorvoegsel In het veld Voorvoegsel kunnen ook 80 tekens worden ingevoerd. Achtervoegsel In het veld Achtervoegsel kunnen 15 tekens worden gebruikt. Afdeling In het veld Afdeling kan een vrije tekst worden ingevoerd van 30 tekens. Telefoon In het veld Telefoon passen 15 tekens. Fax In het veld Fax passen 15 tekens. Kenmerken Soort Het veld Soort kan worden gebruikt indien de tabel Relatiesoort is gevuld in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Relaties, Relatiesoorten. Status Het veld Status kan worden gebruikt indien de tabel Relatiestatus is gevuld in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Relaties, Relatiestatus. Relatiegroep Het veld Relatiegroep kan worden gebruikt indien de tabel Relatiegroep is gevuld in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Relaties, Relatiegroepen. Privépersoon Achter het veld Privépersoon kan een vink worden gezet om ervoor te zorgen dat er bij de Wordkoppeling en bij adresetiketten niet de naam van de relatie wordt vermeld maar alleen de naam van de contactpersoon. Dit wordt gebruikt als de naam van een relatie en de naam van een contactpersoon hetzelfde zijn. Op een adresetiket vanuit Assistance PSO worden standaard de naam van de relatie en de naam van de contactpersoon getoond. Door deze optie aan te zetten wordt dit voorkomen. Relatie van Het veld Relatie van kan worden gebruikt indien de tabel Relatie van is gevuld in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Relaties, Relatie van. Op de Accountkaart kunnen meerdere entries (kenmerken) uit deze tabel worden geselecteerd voor de desbetreffende relatie; door middel van het openen van de listbox op het veld Relatie van kunnen één, meerdere of alle mogelijkheden (kenmerken) worden aangevinkt. Dit heet een multiple picklist. De aangevinkte selectie(s) verschijnen vervolgens in het veld Relatie van. Bezoekadres Bezoekadres Het veld Bezoekadres is 80 tekens lang en is bedoeld voor het bezoekadres van de relatie. 7 2

89 Postcode / plaats Het veld Postcode kan gebruikt worden voor het automatisch vermelden van de plaatsnaam. Indien in dit veld een Nederlandse postcode wordt ingevoerd die bestaat, en op de tab-toets wordt gedrukt, wordt automatisch de plaatsnaam ingevuld. Voor de Plaats zijn 33 posities beschikbaar voor de plaatsnaam. Provincie / land In het veld Provincie passen 33 tekens voor de naam van de provincie. In het veld Land passen 33 tekens voor de landnaam. Indien het een adres binnen Nederland betreft, is het niet nodig om de landnaam in te typen. Als het wel is ingetypt, wordt het ook afgedrukt bij de adressering. De naam van de provincie is altijd optioneel. Identificatie Relatienummer / Debiteurnummer / Crediteurnummer De velden Relatienummer, Debiteurnummer en Crediteurnummer worden automatisch gevuld. Het Relatienummer wordt automatisch door PSO doorgenummerd op het hoogste nummer dat bekend is. Het relatienummer is een verplicht veld en kan gedurende het invoeren een nieuwe relatie nog aangepast of overschreven worden. Zodra de relatie is opgeslagen kan het nummer niet meer worden gewijzigd. Het systeem zorgt ervoor dat alle debiteur-, crediteur- en algemene relatienummers uniek zijn. Een nieuwe relatie wordt standaard voorzien van een relatienummer. Het debiteuren- en crediteurennummer dienen handmatig te worden aangevinkt, waarna de nummering door PSO wordt afgehandeld. Niet actief Door het veld Niet actief aan te vinken, kan een account (relatie) worden geïnactiveerd. Een inactieve account kan in het gehele PSO systeem niet meer worden opgevraagd/geselecteerd in het veld (listbox) Opdrachtgever, Relatie, Crediteur en Debiteur. Een account kan inactief worden gezet ondanks dat deze nog gekoppeld is aan (lopende) projecten! Een gevolg hiervan is o.a. dat een inactieve account niet als Opdrachtgever aan een nieuw project kan worden gehangen. Inactieve accounts kunnen weer opnieuw geactiveerd worden door het vinkje uit dit veld te verwijderen en nieuwe accounts kunnen direct op inactief worden gezet tijdens het aanmaken. In het overzichtsscherm van Accounts worden standaard alleen de Actieve accounts getoond. Met behulp van het Filter kunnen Alle accounts worden geselecteerd. Door middel van het slepen van de kolom Inactief naar de Headerregel (groeperingen) kunnen alle inactieve account zichtbaar worden gemaakt in het overzichtsscherm. Inactieve accounts verschijnen cursief in het filter Alle accounts van het overzichtsscherm (view) van de entiteit Accounts. Dat geldt ook voor de onderliggende contactpersoon of contactpersonen, mits die ook eerst inactief is/zijn gemaakt (in de entiteit Contactpersonen). Inactieve contactpersonen worden dus ook cursief weergegeven vanuit de entiteit Accounts. 7 3

90 Invoer Het veld Invoer wordt automatisch gevuld, het betreft de datum van invoer dus de datum van vandaag ofwel de systeemdatum. Wijziging Het veld Wijziging wordt automatisch gevuld, het betreft de datum van een invoering van een wijziging van relatiegegevens dus de datum van vandaag ofwel de systeemdatum. Postadres Postadres Dit betreft het postbusnummer. In het veld Postadres kunnen 40 tekens worden ingevoerd. Dit kan een postadres zijn of een postbusnummer. In het laatste geval hoeft het woord Postbus niet te worden ingetypt. Alleen het nummer van de postbus volstaat; het woord Postbus wordt automatisch afgedrukt door het systeem. Postcode / plaats Dit betreft de postcode en plaats behorend bij het postbusnummer. Het veld Postcode kan gebruikt worden voor het automatisch vermelden van de plaatsnaam. Indien in dit veld een Nederlandse postcode wordt ingevoerd die bestaat, en op de tab-toets wordt gedrukt, wordt automatisch de plaatsnaam ingevuld. Voor de Plaats zijn 33 posities beschikbaar voor de plaatsnaam. Provincie / land In het veld Provincie passen 33 tekens voor de naam van de provincie. In het veld Land passen 33 tekens voor de landnaam. Indien het een adres binnen Nederland betreft, is het niet nodig om de landnaam in te typen. Als het wel is ingetypt, wordt het ook afgedrukt bij de adressering. De naam van de provincie is altijd optioneel. Overig Internetsite In het veld Internetsite kan een adres (URL) van een website van maximaal 120 tekens worden ingevoerd. Door te klikken op het woord internetsite - u ziet een handje, aangevende dat het een link is - wordt de ingevoerde site automatisch geopend in uw browser. adres In het veld adres kan een adres van maximaal 45 tekens worden ingevoerd. Door te klikken op het woord adres - u ziet een handje, aangevende dat het een link is - wordt automatisch een nieuw e- mailbericht aangemaakt in uw programma. Het betreffende adres van de ontvanger is dan reeds ingevuld. Creëer SharePoint site Door dit kenmerk aan te vinken wordt er in Microsoft SharePoint een pagina aangemaakt voor deze account. Deze pagina zal verschijnen op het tabblad Microsoft SharePoint van het project. Geen bulkmail Door dit hokje aan te vinken zorgt u ervoor dat deze account, die mogelijk wel op een mailing- en marktlijst staat, toch geen brief of ontvangt, bijvoorbeeld omdat de account dit niet wil of geen interesse heeft in informatie of producten. Met andere woorden, het programma zal bij het starten van een mailing deze account niet meenemen in de mailing, anders gezegd, niet toevoegen aan het bronbestand PsoMail.mmg. Als men op de account het kenmerk Geen bulkmail aanvinkt, zullen alle gekoppelde contactpersonen ook geen mailingen ontvangen. Als men dit niet doet, dan kan men per individuele contactpersoon aangeven of deze wel of geen mailing ontvangt. 7 4

91 Factuuradres Factuuradres Dit betreft het postbusnummer. In het veld Postadres kunnen 40 tekens worden ingevoerd. Dit kan een postadres zijn of een postbusnummer. In het laatste geval hoeft het woord Postbus niet te worden ingetypt. Alleen het nummer van de postbus volstaat; het woord Postbus wordt automatisch afgedrukt door het systeem. Postcode / plaats Dit betreft de postcode en plaats behorend bij het postbusnummer. Het veld Postcode kan gebruikt worden voor het automatisch vermelden van de plaatsnaam. Indien in dit veld een Nederlandse postcode wordt ingevoerd die bestaat, en op de tab-toets wordt gedrukt, wordt automatisch de plaatsnaam ingevuld. Voor de Plaats zijn 33 posities beschikbaar voor de plaatsnaam. Provincie / land In het veld Provincie passen 33 tekens voor de naam van de provincie. In het veld Land passen 33 tekens voor de landnaam. Indien het een adres binnen Nederland betreft, is het niet nodig om de landnaam in te typen. Als het wel is ingetypt, wordt het ook afgedrukt bij de adressering. De naam van de provincie is altijd optioneel. Marktlijsten Hier wordt een lijst van in Assistance PSO gemaakte marktlijsten (die in het onderdeel Accounts, onder Mijn taken, Marktlijsten zijn gemaakt) getoond. Indien de account op een of meer marktlijsten staat, dan wordt dat hier aangegeven door een vinkje naast die marktlijst(en). Nadat u heeft geklikt op de knop Wijzigen, dan kunt u door een marktlijst aan te vinken of uit te vinken respectievelijk een account op een marktlijst zetten of eraf halen. Let op: het aanvinken van een marktlijst bij een account heeft niet tot gevolg dat dezelfde marktlijst automatisch bij de gekoppelde contactpersonen wordt aangevinkt! Het overzicht wordt gesorteerd op aangevinkt, vervolgens op alfabetisch volgorde. Contactpersoon Contactpersonen toevoegen en verwijderen Met behulp van de knop +Nieuwe contactpersoon toevoegen kunt u een eerder ingevoerde contactpersoon toevoegen aan een relatie. Met behulp van het onderstaande selectiescherm kunt u de gewenste contactpersoon uit het contactpersonenbestand selecteren en accepteren: Na het klikken op de knop Accepteren zal de contactpersoon als een regel verschijnen onder het kopje Contactpersonen op de relatiekaart. Contactpersonen die nog niet in Assistance PSO aanwezig zijn kunnen ook in het de entiteit Accounts worden ingevoerd, via de knop Nieuw (zie het hierboven afgebeelde scherm). Middels de knop Contactpersoon verwijderen kunt u een contactpersoon bij een relatie verwijderen. De contactpersoon wordt dan alleen losgekoppeld van die ene relatie, maar niet uit het contactpersonenbestand verwijderd. 7 5

92 Notities Het tweede tabblad van de entiteit Accounts is Notities. Dit biedt u de mogelijkheid om vrije tekst in te voeren die wordt voorzien van auteur en datum. U kunt een nieuwe notitie intypen nadat u op de knop Wijzigen heeft geklikt. Om uw notitie te bewaren dient u op de knop Opslaan te klikken. In het hoofdscherm van de entiteit Accounts verschijnt een sterretje in de knop Notities in het geval dat er iets is ingevoerd. Documenten Op het tabblad Documenten wordt weergegeven welke documenten er voor deze account zijn aangemaakt. Inkomende documenten worden hier niet weergegeven. Wel kunt u deze documenten scannen en slepen naar dit scherm of door te kiezen voor Handmatig wijzigen onder het kopje Locatie. U kunt een nieuw document aanmaken door op de knop +Nieuw te klikken. Het volgende scherm verschijnt: 7 6

93 Vervolgens kan de contactpersoon van de account worden geselecteerd en ook het gewenste project. Bij Documentsoort kan het soort document worden geselecteerd dat in de tabel Briefsoorten is aangemaakt (in het menu Bestanden, Tabellen onderhoud, Overig, Briefsoorten). In het veld Betreft kan worden ingetypt waar het document betrekking op heeft. De data waarop de documenten zijn aangemaakt respectievelijk verzonden kunnen worden geselecteerd in de velden Datum en verzenddatum. Standaard wordt hier de huidige datum weergegeven. In de velden Opsteller en In opdracht van kan respectievelijk een medewerker worden geselecteerd die het document heeft geschreven en een medewerker in wiens opdracht het document is gemaakt. Met behulp van de knop Locatie kunt u een document dat u in een map op de server heeft geplaatst toevoegen aan het tabblad Documenten. Als u op de knop Locatie klikt kunt u met behulp van de Verkenner bladeren naar de locatie van het document en een document als een attachment aan de account hangen. 7 7

94 Door in dit overzicht op een document(regel) te dubbelklikken kunt u een document openen en bewerken. En door het te selecteren en vervolgens op Wijzigen te klikken krijgt u de keuze uit de volgende opties: Tevens is het mogelijk om - vanuit de Windows Verkenner - bestanden van allerlei formaten met uw muisaanwijzer in het bovenstaande scherm te slepen en los te laten (drag and drop). Nadat het document in de lijst is verschenen zal u via de knop Wijzigen nog de documentkenmerken Omschrijving, Project, Datum en eigenaar moeten toevoegen (helaas is dit wijzigen momenteel nog niet mogelijk, dit is bekend bij de programmeurs van Assistance Software en gaat in een volgende versie opgelost worden). Financieel Op het tabblad Financieel kan aanvullende (voornamelijk financiële) informatie van de account ingevoerd worden. Hiervoor moet u eerst op de knop Wijzigen klikken. 7 8

95 Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden (tenzij anders aangegeven). Hierna volgt een beschrijving van de invoervelden. Financiële gegevens Deb.nummer / Cred.numm. De velden Debiteurnummer en Crediteurnummer worden automatisch gevuld zodra men een de hokjes ernaast aanvinkt om ze te kenmerken als debiteur of crediteur. Gedurende de invoer van de account kan het nummer nog worden aangepast. BTW code debiteur Met behulp van het veld BTW code debiteur kunt u een BTW-tarief koppelen aan de debiteur. Deze wordt gekopieerd naar het project, op het tabblad Facturen, en overrulet de ingestelde standaard-btw-code die in de boekhoudinstellingen is gekozen. In het geval dat er een koppeling met Microsoft Dynamics AX is, dan wordt deze BTW-code als BTW-groep van de debiteur in Microsoft Dynamics AX weggeschreven. BTW code crediteur Met behulp van het veld BTW code crediteur kunt u een BTW-tarief koppelen aan de crediteur. In het geval er een koppeling met Microsoft Dynamics AX is, dan wordt deze BTW-code als BTW-groep van de crediteur in Microsoft Dynamics AX weggeschreven. KvK-nummer In het veld KvK-nummer kunt u het Kamer van Koophandel-nummer van uw account invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 30 posities. KvK-plaats In het veld KvK-plaats kunt u de vestigingsplaats van de Kamer van Koophandel van uw account intypen. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities. Bank In het veld Bank kunt u de naam van de bank van uw account invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities. Rekeningnummer In het veld Rekeningnummer kunt u het rekeningnummer van de hierboven ingevoerde bank van uw account invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities. Indien het om een Postbankrekening gaat dient dit veld met een P te beginnen voor het rekeningnummer. Bij een bankrekeningnummer wordt de zogenaamde 11-proef uitgevoerd op het rekeningnummer. Bij een Postbankrekening is dat niet relevant. Indien de waarde in dit veld begint met de letter P wordt de 11-proef niet uitgevoerd bij het opslaan van de gegevens. Grootboekrekening In het veld Grootboekrekening kunt u het met behulp van het pijltje een selectie maken uit een lijst van grootboekrekeningen. Bij het invoeren van een inkoopboeking voor deze account (crediteur) zal de hier ingevulde grootboekrekening worden weergegeven. Betalingsconditie In het veld Betalingsconditie kunnen afwijkende condities worden ingevoerd voor deze account. Het ingevoerde betreft slechts extra informatie, het programma doet er verder niets mee. Betalingstermijn In de tabel Betalingstermijnen kunt u door uw organisatie gehanteerde betalingstermijnen invoeren. Deze termijnen kunnen daarna per account, op het tabblad Financieel, geselecteerd worden. Let op: in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Algemeen, Standaard betaaldtermijn (dagen) debiteuren en crediteuren instellen. Per account kan daar dus vanaf geweken worden op het tabblad Financieel. Daarnaast dient dezelfde betalingstermijn voor het betaalbaar zetten van inkoopfacturen. 7 9

96 Uurtarief In het veld Uurtarief kan een afwijkend uurtarief worden ingevoerd indien voor deze account een tarief geldt dat niet op de gebruikelijke tarieventabel is gebaseerd. Dit tarief gaat vóór alle andere in de tabellen opgenomen tarieven. SWIFT-code In het veld SWIFT-code kunt u de SWIFT-code (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) of BIC-code (Bank Identifier Code) van uw buitenlandse account invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 30 posities. IBAN-code In het veld IBAN-code kunt u de IBAN-code (International Bank Account Number) van uw buitenlandse account invoeren. B.T.W.-nummer In het veld B.T.W.-nummer kunt u het BTW-nummer van uw account invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 15 posities. Factuur layout Hier kunt u een (standaard) factuurlay-out, specifiek voor de account, selecteren. Met behulp van het pijltje selecteert u een lay-out uit een keuzelijst. Wanneer u verkoopfacturen print voor deze account, dan zal deze factuurlay-out standaard gebruikt worden in het geval dat niet op een hoger instellingsniveau een andere lay-out ingesteld is. Andere niveaus waarop een factuurlay-out ingesteld kan worden: firma-, project-, factuurinstellings-, verkoopfactuur- en printniveau. De onderlinge hiërarchie tussen deze niveaus (waarin men een factuurlay-out kan instellen) is als volgt (van laag naar hoog): 1. Firmaniveau (via het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoud / factuur instellingen, Facturatie, Factuur layout) 2. Accountniveau (onderdeel Accounts, (open de/een) account, tabblad Financieel,sectie Financiële gegevens, Factuur layout) 3. Projectniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen > sectie Factuurinstellingen, Factuur layout) 4. Factuurniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen, (open de/een) factuur, tabblad Factuurgegevens, Factuurlayout) 5. Factuurprintniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen, (open de/een factuur), tabblad Factuurgegevens, knop Afdrukken, sectie Rapport) Relatietarieven Hier kunt specifieke tariefafspraken die u met uw account bent overeengekomen vastleggen, welke u aan de projecten kunt koppelen die u voor die account uitvoert. Relatietarieven toevoegen doet u door op de knop +Nieuw te klikken, waarna het scherm Relatietarieven verschijnt. 7 10

97 In dit scherm is een keuze te maken uit de bestaande tarieven uit de tarieventabel in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Uren, Tarieven. Indien er in dit scherm enkele medewerkers en/of uursoorten zijn gekozen, dan worden deze dus bij de account opgeslagen. Daarna kunnen er nog wijzigingen worden aangebracht. Door op de knop Wijzigen te klikken is het tarief van een bepaalde medewerker, uursoort of combinatie daarvan aan te passen. Er wordt pas met deze tarieven gerekend als u de relatietarieven inleest als projecttarief. Ze overschrijven dan op een project de standaardtarieven. Microsoft CRM Op dit tabblad wordt, indien men in Assistance PSO een koppeling met Microsoft CRM heeft, (de accountrecord in) Microsoft CRM geopend. 7 11

98 Microsoft SharePoint Op dit tabblad wordt, indien men in Assistance PSO een koppeling met Microsoft SharePoint heeft, de aangemaakte pagina in Microsoft SharePoint geopend. Projecten Via het tabblad Projecten worden alle projecten (zowel openstaande als afgesloten) van deze account in één overzicht getoond. Door te dubbelklikken op een project wordt deze geopend. Een uitgebreide beschrijving van projectenbeheer is terug te vinden in hoofdstuk 9 van deze handleiding. Facturen Via het tabblad Facturen komt u terecht in een overzicht van alle verkoopfacturen die er voor deze account zijn aangemaakt. Eventueel kunt u deze rubriceren op bijvoorbeeld projectniveau, of andere wenselijke rubriceringen. 7 12

99 Door op een factuur te dubbelklikken wordt het Facturenscherm geopend. Voor een uitgebreide beschrijving van verkoopfacturen zie de volgende hoofdstukken: Hoofdstuk 9 Projecten Hoofdstuk 12 Facturen Verwijderen en inactief maken van een account Zodra aan een account één of meerdere projecten zijn gekoppeld kan de account niet meer worden verwijderd. U krijgt dan de volgende meldingen: Wel kan een account op Niet actief worden gezet. Accounts die niet actief zijn, kunnen weer geactiveerd worden! 7 13

100 Contactpersonen toevoegen in Outlook Door met uw rechter muisknop op een contactpersoon van een account te klikken, heeft u de mogelijkheid deze contactpersoon aan uw persoonlijke contactenlijst van Microsoft Outlook toe te voegen of deze te updaten. Assistance PSO opent vervolgens in Outlook een contactpersooninvoerscherm met de gegevens van deze persoon in Assistance PSO. Door in dit scherm op Opslaan en sluiten te klikken wordt de contactpersoon toegevoegd aan uw Outlookadressenbestand. Let op: contactpersoongegevens worden vanuit Assistance PSO naar Outlook weggeschreven en niet andersom. 7 14

101 8 - CONTACTPERSONEN De entiteit Contactpersonen is een van de basisonderdelen van Assistance PSO. Hierin worden de gegevens vastgelegd van uw contactpersonen. Het contactpersonenbestand dient te zijn gevuld voordat er met de projectadministratie gestart kan worden. In de loop van het implementatietraject wordt hier aandacht aan besteed. In het contactpersonenbestand kunnen gegevens worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd. Contactpersoon invoeren Om een nieuwe contactpersoon in te voeren klikt u in de entiteit Contactpersonen op de knop +Nieuw. Het onderstaande scherm verschijnt: Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden, tenzij anders aangegeven. Hierna volgt een beschrijving van de invoervelden: 8 1

102 Personalia Achternaam In dit veld typt u de Achternaam, zonder voorvoegsel, van uw contactpersoon. Maximaal 33 posities. Voor- / achtervoegsel Hier voert u het tussenvoegsel in (de, van, van der, etc.) met maximaal 15 posities. Bij achtervoegsel kunt u bijvoorbeeld de mastertitel aangeven (MBA, MCE, etc.) en hiervoor heeft u ook 15 posities. Titel Hier selecteert u een Titel die u eerder in de tabel Titels heeft ingevoerd in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen. Voorletters Hier voert u de Voorletters mét punten van de desbetreffende persoon in. Maximaal 15 posities. Aanhef Hier selecteert u de Aanhef die u eerder in de tabel Aanhef heeft ingevoerd in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen. Roepnaam Hier voert u de Roepnaam van de contactpersoon in. Maximaal 15 posities. Geslacht Hier selecteert u het Geslacht van uw contactpersoon. Deze wordt weliswaar uit een tabel gehaald, maar deze tabel is niet opgenomen in het tabellenonderhoud. Bij gebruik van Wordsjablonen wordt dit kenmerk gebruikt voor het bepalen van de tekst achter Geachte (heer of mevrouw) in de aanhef van een document. Adres Hier voert u het Adres van de desbetreffende persoon in. Veelal wordt hier het privéadres ingevoerd, aangezien het bezoekadres van het bedrijf waar deze contactpersoon aan gekoppeld is, ingevoerd is bij de accountgegevens. Hiervoor heeft u maximaal 33 posities. Postcode / plaats Hier voert u de Postcode in die behoort bij het ingevoerde adres van de desbetreffende persoon. Als u vervolgens de tabtoets gebruikt zal het veld Plaats automatisch gevuld worden, mits de postcode geldig / bekend is. Provincie / land Hier voert u de Provincie en het Land in bij het ingevoerde adres van de desbetreffende persoon behoren. adres Hier voert u het privé adres van de desbetreffende persoon in. Maximaal 40 posities. Door te klikken op het woord adres - u ziet een handje (muis), aangevende dat het een link is - wordt automatisch een nieuw bericht aangemaakt in uw programma. Het betreffende adres van de ontvanger is dan reeds ingevuld. Telefoon privé/fax Hier voert u het Privételefoon- en Faxnummer van de desbetreffende persoon in. Beide maximaal 25 posities. Geen bulkmail Door dit hokje aan te vinken zorgt u ervoor dat deze contactpersoon, die mogelijk wel op een mailing- en marktlijst staat, toch geen brief of ontvangt, bijvoorbeeld omdat de contactpersoon dit niet wil of geen interesse heeft in informatie of producten. Met andere woorden, het programma zal bij het starten van een mailing deze contactpersoon niet meenemen in de mailing, anders gezegd, niet toevoegen aan het bronbestand PsoMail.mmg. Als men op de account het kenmerk Geen bulkmail aanvinkt, zullen alle gekoppelde contactpersonen ook geen mailingen ontvangen. Als men dit niet doet, dan kan men per individuele contactpersoon aangeven of deze wel of geen mailing ontvangt. 8 2

103 Mobiel Hier voert u het Mobiele telefoonnummer van de desbetreffende persoon in. Maximaal 25 posities. Relatie van Hier selecteert u bijvoorbeeld de medewerker of afdeling van uw organisatie van wie deze contactpersoon een relatie is. U kunt een keuze maken uit de lijst die u heeft ingevoerd in de tabel Relatie van (in het menu Bestanden, Onderhoud tabellen, Accounts. U kunt maximaal 1 relatie van selecteren. Niet actief Door dit hokje aan te vinken kunt u de contactpersoon als inactief kenmerken. Hierna zal de inactief gemaakte contactpersoon uit de standaardview Actieve contacten en uit keuzelijsten elders in het programma verdwijnen. Let op: de contactpersoonsrecord blijft in de database bewaard, dus niet actief maken betekent niet verwijderen. De niet actieve contactpersonen zijn wel te raadplegen als u het filter Alle contacten toepast. Het overzichtsscherm Contactpersonen bevat de kolom Inactief. Als het filter op Alle contacten wordt gezet, dan kan er op inactieve contactpersonen worden gesorteerd, gegroepeerd en/of gefilterd. Notities Na klikken op de knop Wijzigen kunt u hier een Notitie invoeren. Dit is een veld voor vrije tekst. Foto U hebt de mogelijkheid om een Afbeelding (foto) van uw contactpersoon toe te voegen aan de contactpersoonskaart door op het plaatje van de fotocamera te klikken. U kunt dan bladeren naar een op uw netwerk opgeslagen grafisch bestand van uw contactpersoon (foto) om deze te selecteren en in te voegen. Organisaties Nadat u op de knop Opslaan heeft geklikt worden onder het kopje Organisaties de volgende 2 knoppen actief: +Nieuwe koppeling: Klik op deze knop om uw contactpersoon te koppelen aan een bestaande, eerder ingevoerde account. Het volgende selectiescherm verschijnt: 8 3

104 U kunt meerdere accounts koppelen aan uw contactpersoon, daar u immers bij meerdere verschillende organisaties een en dezelfde contactpersoon kunt hebben. Nadat u op Accepteren heeft geklikt, verschijnt de account onder het kopje Organisaties. Koppeling verwijderen Met behulp van deze knop kunt u de contactpersoon loskoppelen van de betreffende account: Organisatiegebonden gegevens Als u nu één van de gekoppelde organisaties selecteert en op de knop Wijzigen klikt, dan kunt u de gegevens van de contactpersoon die betrekking hebben op die geselecteerde organisatie invoeren of wijzigen: Functie Als u hierop klikt dan kunt u functies selecteren die u eerder in de tabel Functies in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen heeft ingevoerd. De functie van de desbetreffende contactpersoon kan hier ook vrij worden ingevuld. Dat wil zeggen, er kan in dit veld een functie worden ingetypt voor een contactpersoon die nog niet in de tabel Functies voorkomt. Als er in dit veld op de contactpersoonkaart een functie handmatig wordt ingetypt die nog niet in de tabel Functies voorkomt, dan wordt de desbetreffende functie direct aan de tabel Functies toegevoegd als externe functie. Afdeling Als u hierop klikt dan kunt u afdelingen selecteren die u eerder in de tabel Afdeling in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen heeft ingevoerd. De afdeling van de desbetreffende contactpersoon kan hier ook vrij worden ingevuld. Dat wil zeggen, er kan in dit veld een afdeling worden ingetypt voor een contactpersoon die nog niet in de tabel Afdeling voorkomt. Als er in dit veld op de contactpersoonkaart een afdeling handmatig wordt ingetypt die nog niet in de tabel Afdeling voorkomt, dan wordt de desbetreffende afdeling direct aan de tabel Afdeling toegevoegd als externe afdeling (alleen de omschrijving van de afdeling; zonder code). 8 4

105 adres Hier voert u het zakelijke adres van de desbetreffende persoon in. Maximaal 40 posities. Telefoon / fax Hier voert u het Telefoon- en Faxnummer van de contactpersoon bij de betreffende organisatie in. Beide maximaal 25 posities. Mobiel / kamernr Hier voert u het Mobiele telefoonnummer (maximaal 25 posities) en Kamernummer (maximaal 10 posities) van de contactpersoon bij de betreffende organisatie in. Marktlijsten Hier wordt een lijst van in Assistance PSO gemaakte marktlijsten (die in het onderdeel Accounts, onder Mijn taken, Marktlijsten zijn gemaakt) getoond. Indien de contactpersoon op een of meer marktlijsten staat, dan wordt dat hier aangegeven door een vinkje naast die marktlijst(en). Nadat u heeft geklikt op de knop Wijzigen kunt u door een marktlijst aan te vinken of uit te vinken respectievelijk de contactpersoon op een marktlijst zetten of eraf halen. Let op: dit kunt u doen per gekoppelde organisatie. Het overzicht wordt gesorteerd op aangevinkt, vervolgens op alfabetisch volgorde. 8 5

106 9 - MEDEWERKERS De entiteit Medewerkers is een van de basisonderdelen van Assistance PSO. Hierin worden de gegevens van uw medewerkers vastgelegd. Op een aantal plaatsen binnen Assistance PSO worden deze gegevens gebruikt, in het bijzonder in de urenregistratie en de projectadministratie. Naast de algemene naam- en adresgegevens en werkgebonden informatie worden op deze kaart onder andere de contracturen en inzetbaarheid van medewerker bijgehouden. Op basis van geregistreerde verlofuren wordt het resterende aantal vrije uren bijgehouden. Van de opgenomen vrije dagen en nog te besteden vakantiedagen kan een overzicht worden geprint. In het medewerkersbestand kunnen gegevens worden ingevoerd, gewijzigd en verwijderd. Nieuwe medewerkers worden automatisch als account toegevoegd. Wijzigingen in het medewerkersbestand worden hierbij ook automatisch doorgevoerd op het account. Let op: wijzigingen vanuit het Account worden niet doorgevoerd naar de bijbehorende medewerkergegevens. Assistance PSO regelt op deze manier een voorziening om uw medewerkers automatisch als account op te nemen waarna ze als crediteur gemerkt kunnen worden, hetgeen u nodig heeft indien uw medewerkers aan de financiële administratie van uw firma declareren. Om een nieuwe medewerker in te voeren klikt u in de entiteit Medewerkers op de knop +Nieuw. Het onderstaande scherm verschijnt: Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden (tenzij anders aangegeven). Code Voor de Medewerkercode kunt u tot 5 letters of cijfers gebruiken. Deze dient uniek te zijn en kan niet meer worden gewijzigd. 9 1

107 De medewerkercode mag noch spaties, leestekens of andere karakters die geen letter of cijfer zijn, noch letters met accenten erop bevatten. Windows id Hier typt u de Gebruikersnaam die wordt gebruikt door de desbetreffende medewerker om in het bedrijfsnetwerk (meestal: Windows-netwerk) in te loggen. Hiermee start u Assistance PSO op; er vindt dan een verificatie plaats en u hoeft niet apart in te loggen in Assistance PSO. Achternaam Hier vult u de Achternaam van de medewerker in (zonder voor- en achtervoegsel). Hiervoor hebt u maximaal 30 posities. Voor-/achtervoegsel Hier voert u het tussenvoegsel in (van der, etc.) met maximaal 15 posities. Bij achtervoegsel kunt u bijvoorbeeld de mastertitel aangeven (MBA, MCE, etc.) en hiervoor heeft u ook 15 posities. Titel Hier selecteert u een Titel die u eerder in de tabel Titels heeft ingevoerd in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen. Voorletters Hier voert u de Voorletter(s) mèt punten van de desbetreffende medewerker in. Maximaal 15 posities. Aanhef Hier voert u de Aanhef (bijvoorbeeld de heer, mevrouw) van de medewerker in. Maximaal 15 posities. Roepnaam Hier voert u de Roepnaam van de contactpersoon in. Maximaal 15 posities. Geslacht Hier selecteert u het Geslacht van de medewerker. Deze wordt weliswaar uit een tabel gehaald, maar deze tabel is niet opgenomen in het tabellenonderhoud. Foto U hebt de mogelijkheid om een Afbeelding (foto) van uw medewerkers toe te voegen aan de medewerkerkaart door op het plaatje van de fotocamera te klikken. U kunt dan bladeren naar een op uw netwerk opgeslagen grafisch bestand van uw medewerker om deze te selecteren en in te voegen. Adres Hier voert u het Woonadres van uw medewerker in. Hiervoor hebt u maximaal 33 posities. Postcode / plaats Hier voert u resp. de Postcode en woonplaats van de medewerker in. Als u vervolgens de tabtoets gebruikt zal het veld Plaats automatisch gevuld worden, mits de postcode geldig/bekend is. Provincie / land Hier voert u resp. de Provincie en het Land van de medewerker in, behorende bij diens woonadres. adres In dit veld typt u het privé adres van de medewerker. Maximaal 80 posities. Door te klikken op het woord adres - u ziet een handje, aangevende dat het een link is - wordt automatisch een nieuw bericht aangemaakt in uw programma. Het adres van de medewerker is dan reeds ingevuld. Telefoon / mobiel Hier voert u het telefoon- en mobiele nummer van de medewerker in. Beide maximaal 25 posities. 9 2

108 Account aanmaken Met deze knop kunt u van een medewerker ook een account maken. Door op deze knop te klikken wordt de medewerker automatisch als account met het kenmerk crediteur toevoegd aan de entiteit Accounts. Werkgegevens Firmacode Indien uw bedrijf uit meerdere financieel onafhankelijke bedrijven bestaat, dan kunt u deze specificeren in de tabel Firmacodes. Binnen het medewerkersbestand kunt u tevens uw medewerkers koppelen aan de desbetreffende firma. Afdeling Hier selecteert u de Afdeling van de medewerker. Als u hierop klikt dan kunt u afdelingen selecteren die u eerder in de tabel Afdeling in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen heeft ingevoerd. Functie Hier selecteert u de Functie van de medewerker. Als u hierop klikt dan kunt u functies selecteren die u eerder in de tabel Functies in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen heeft ingevoerd. Doorkiesnummer Hier vult u het telefoonnummer in dat zonder inschakeling van een telefonist gebeld kan worden. Maximaal 15 posities. Taal Hier selecteert u uit de keuzelijst de gewenste taalversie van Assistance PSO voor deze medewerker. Op dit moment zijn de leverbare talen: Nederlands, Engels (UK), Engels (US), Duits, Frans en Spaans. De taalinstelling wordt standaard overgenomen van de programma-instelling Standaard taal, maar hier (in dit veld) kan voor/ door de individuele medewerker (gebruiker) een andere taal worden gekozen. Niet actief Door deze optie aan te vinken wordt aangegeven dat deze medewerker niet meer actief is en daardoor o.a. niet meer te selecteren is voor een project als teamlid. Contractsoort Hier kan uit de tabel Contractsoorten per medewerker een Contractsoort worden geselecteerd. Werkuren dag Hier vult u het aantal uren in dat de medewerker volgens zijn of haar arbeidscontract per dag dient te werken. Werkuren week Hier vult u het aantal uren in dat de medewerker volgens zijn of haar arbeidscontract per week dient te werken. % productief Het veld % productief wordt gebruikt voor overzichten om uit te rekenen welk deel van de gewerkte uren effectief (declarabel, direct) zou moeten zijn. Hier kan bijvoorbeeld worden aangeven dat er wordt verwacht dat een werknemer 75% van zijn of haar uren aan directe projecten besteedt. In het menu Percentage directe uren (te vinden onder de entiteit Uren) wordt vervolgens uitgerekend of deze doelstelling gehaald wordt. In dienst / uit dienst Hier selecteert u met behulp van het pijltje respectievelijk de datum waarop iemand in dienst is getreden en de datum waarop iemand uit dienst is gegaan. ID-nummer Hier kan voor de desbetreffende medewerker eventueel nog een personeelsnummer meegegeven worden. 9 3

109 Corr.code Door aan een medewerker een correspondentiecode mee te geven kan deze medewerker geselecteerd worden bij het aanmaken van correspondentie, indien gebruik wordt gemaakt van het documentenbeheer in Assistance PSO. adres Dit veld bevat het (werk) adres van de medewerker. Dit veld vult Assistance PSO aan de hand van de Windows id van de medewerker. Verlof Vrije uren (jaar) Hier geeft u op hoeveel uren deze medewerker standaard, volgens arbeidscontract, per jaar heeft. Dit kunt u voor verschillende jaren invoeren door op Wijzigen te klikken en in de keuzelijst een jaar te selecteren. Beginsaldo h.j. (= huidig jaar) Eenmalig voert u hier het beginsaldo van het huidige jaar (h.j.) in. Opgenomen h.j. (= huidig jaar) Hier wordt het opgenomen aantal uren, zoals deze zijn geregistreerd in Assistance PSO, weergegeven. Vrije uren saldo Hier wordt het verschil getoond tussen beginsaldo en opgenomen. Overig Voor elke medewerker kunnen persoonlijke overige gegevens worden bewaard. In onderstaand scherm is duidelijk te zien welke dat zijn. Notities Het derde tabblad van de entiteit Medewerkers is Notities. Dit biedt u de mogelijkheid om vrije tekst in te voeren die wordt voorzien van auteur en datum. U kunt een notitie typen nadat u op de knop Wijzigen heeft geklikt. Om uw notitie te bewaren dient u op de knop Opslaan te klikken. In het hoofdscherm van de entiteit Medewerkers verschijnt een sterretje in de knop Notities in het geval dat er iets is ingevoerd. 9 4

110 Documenten Op het tabblad Documenten wordt weergegeven welke documenten er bij deze medewerker horen. Het gaat hierbij om reeds bestaande documenten die aan de desbetreffende medewerker kunnen worden gekoppeld. U kunt een nieuw document aan een medewerker koppelen door op de knop +Nieuw te klikken. Het volgende scherm verschijnt: Vervolgens kan worden aangegeven om wat voor een soort document het gaat. (In tegenstelling tot het tabblad Documenten bij Accounts en Projecten kan er hier niet door middel van het kiezen van een Documentsoort, uit de tabel Briefsoorten, een document worden aangemaakt/opgemaakt vanuit een Wordsjabloon!). Verder kunnen er een Omschrijving, Datum en Opsteller van het te selecteren document worden ingevoerd. De Opsteller is een medewerker (uit het medewerkersbestand in PSO) die het document geschreven of opgesteld heeft. Als laatste wordt met behulp van de knop Locatie een reeds bestaand document dat u in een map op de server of PC heeft geplaatst toegevoegd aan het tabblad Documenten. Als u op de knop Locatie klikt kunt u met behulp van de Windows Verkenner bladeren naar de locatie van het desbetreffende document en een document als een attachment aan de medewerker koppelen. Door in dit overzicht op een document(regel) te dubbelklikken kunt u een document openen en bewerken. En door het te selecteren en vervolgens op Wijzigen te klikken kunt u de documentkenmerken Soort, Omschrijving, Datum en Opsteller/Maker wijzigen. Tevens is het mogelijk om - vanuit de Windows Verkenner - bestanden van allerlei formaten met uw muisaanwijzer in het bovenstaande scherm te slepen en los te laten ( drag and drop ). Nadat het document in de lijst is verschenen zal u via de knop Wijzigen nog de documentkenmerken Omschrijving, Project, Datum en Eigenaar moeten toevoegen. Uursoorten Op dit tabblad kan worden aangegeven op welke uursoorten de werknemer uren mag boeken. Indien hier geen uursoorten worden ingevoerd, kan de werknemer op alle uursoorten boeken. Door op de knop +Nieuw te klikken wordt het scherm Selectie medewerkergebonden uursoorten weergegeven. Hier kunnen de uursoorten worden toegekend aan de medewerker voor het boeken van uren. De uursoorten die kunnen worden geselecteerd komen uit de standaardtabel Uursoorten (in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Uren). Per uursoort kan een 9 5

111 percentage worden ingevoerd dat gebruikt kan worden voor een capaciteitsplanning. De uursoort met het hoogste percentage wordt getoond bij het boeken van uren in Web Portal. Indien hier geen uursoorten worden gekoppeld aan de medewerker, kan de desbetreffende medewerker alle uursoorten gebruiken op uren op te boeken in de Urenregistratie. Skills Op het tabblad Skills kunnen een of meer Skills groepen en/of Skills (uit de corresponderende tabellen) aan de medewerker worden gekoppeld. Skills groepen en Skills worden gebruikt op het team profiel bij projecten, om medewerkers te kunnen matchen en selecteren voor projecten op basis van teamlidprofielen (criteria). Mutaties In Assistance PSO worden van een beperkt aantal gegevens van een medewerker (zie de volgende schermafdruk voor de velden) wijzigingen per een ingangsdatum bijgehouden/opgeslagen. Deze mutaties zijn terug te vinden onder het tabblad Mutaties. Bijvoorbeeld, met mutaties in de velden Datum ingang en Uren per week wordt rekening gehouden in de kolom Te boeken in het onderdeel Uren, in het menu Mijn taken, Uren raadplegen, Administratief geacc. Uren. De mutatieregels op het tabblad Mutaties worden automatisch bij wijzigingen aan de medewerker toegevoegd en kunnen via de knop Wijzigen worden gewijzigd. 9 6

112 Projecten Op het tabblad Projecten worden de projecten getoond waarvan de medewerker teamlid is. Salaris Op het tabblad Salaris kunt u salarisgegevens en aanpassingen per een ingangsdatum daarin voor de medewerker invoeren. Alle invoer is slechts informatief, bijvoorbeeld een percentage invoeren rekent geen (nieuw) salaris uit. Let op: voer nieuwe informatie in de onderste regel in, dus niet in het filterveld! Opleidingen Op het tabblad Opleiding kunt u opleidinggegevens van de medewerker invoeren. 9 7

113 Planning Op het tabblad Planning kunt u naast (financiële) plannings- óók begrotings- en bestedingsgegevens van de individuele medewerker raadplegen. De planning wordt in uren (per project het totale aantal en het aantal per week) en bedragen getoond, begroot en besteed alleen in totale bedragen per project en in een totaal van alle projecten. Op dit tabblad vindt u alle projecten waarop de desbetreffende medewerker is ingepland via de projectplanning in het onderdeel Projecten (tabblad Details, Mijn taken, optie Plannen), in een bepaalde periode. Mijn taken: Verlof afsluiten Voor de optie/functie Verlofafsluiting dienen afzonderlijke rechten te worden toegewezen. Na toewijzing van de benodigde rechten treft u deze functie aan in de entiteit Medewerkers onder Mijn taken. 9 8

114 Met de functie Verlofafsluiting wordt het saldo vakantie-uren van einde boekjaar meegenomen naar het volgende boekjaar. Het saldo wordt overgeheveld naar het volgende boekjaar en opgeteld bij het nieuwe vakantierecht van dat nieuwe boekjaar. Handmatig blijft het mogelijk om het saldo aan te passen. Daar deze actie niet meer terug te draaien valt, is het zeer aan te raden eerst een back-up te maken van de database. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen met de helpdesk. Alvorens te kunnen afsluiten dienen met behulp van de accordeerfunctie(s) in de Urenregistratie eerst alle uren uit de geslecteerde periode te zijn geaccordeerd. Het systeem controleert dit. Indien dat niet het geval is verschijnt onderstaande melding op het scherm. Nadat alle uren geaccordeerd en verwerkt zijn controleert u of de vakantierechten die de medewerker per jaar heeft juist staan ingevuld. Zie vakje Vrije uren (jaar) van het onderhoudscherm Medewerkers. Aanpassen van vakantierechten is ook mogelijk bij de hieronder beschreven jaarafsluiting. Voorbeeld begin verlofjaar: Voorbeeld einde verlofjaar: Nadat u onder Mijn taken, Verlof afsluiten hebt geactiveerd, verschijnt het scherm waarin het jaar van de verlofafsluiting geselecteerd dient te worden. De jaarperiode wordt automatisch ingevuld. Indien sprake is van een gebroken boekjaar dan bij Vanaf t/m handmatig de periode selecteren. 9 9

115 Het scherm geeft per medewerker in dienst een overzicht van het verloop van zijn of haar verlofuren over het boekjaar. De Balans is het verschil tussen Totaal op te nemen en Opgenomen uren. Dit saldo wordt toegevoegd aan het Verlof 2010 en vormt daarmee het Tegoed 2010 Op de algemene Medewerkerkaart wordt de sectie Verlof automatisch gevuld met de nieuwe verlofgegevens (voor 2010). Voor de medewerkers waarvan in het nieuwe jaar de rechten moeten worden aangepast (bijv. door leeftijdstoeslag) kan de kolom Verlof 2010 eerst nog worden gewijzigd alvorens op Verwerken te klikken. Na controle van bovenstaande gegevens kan de definitieve jaarafsluiting plaatsvinden. Na aanklikken van de knop Verwerken verschijnt onderstaande vraag. Nadat Ja is aangevinkt wordt het jaar afgesloten. Op de medewerkerkaart, onderdeel Verlof is het Vrije uren (jaar) en Beginsaldo h.j. bijgewerkt. (zie: Medewerkerkaart, tab Medewerker, onderdeel Verlof). Na afsluiting blijft het mogelijk het Beginsaldo h.j. (h.j. = huidig jaar) handmatig aan te passen. 9 10

116 10 - PROJECTENBEHEER De entiteit Projecten is het hart van het programma Assistance PSO. Hier hebt u om te beginnen een overzicht van al uw projecten een projectlijst, een regel per project, met alle essentiële projectinformatie. Bovenaan het projectenscherm ziet u de verschillende subonderdelen waaruit de entiteit Projecten bestaat, te weten: Voor Projectplanning, Medewerkersplanning, Medewerker dagplanning, Projectplanning grafisch en Verplichtingen: zie Hoofdstuk 10. Voor Projectstaten: zie Hoofdstuk 11. In dit hoofdstuk zullen we ons beperken tot alles wat te maken heeft met de invoer van projecten. Indien u kiest voor Projecten kunt u uit de lijst van projecten die verschijnt een bepaald project openen door er één te dubbelklikken, waarna een projectkaart wordt geopend. Hier komt alle informatie van het project uit de verschillende onderdelen (entiteiten) samen in een aantal tabbladen. Op het tabblad Algemeen ziet u in een oogopslag alle relevante informatie over en de voortgang van een project. Op de overige tabbladen vindt u dezelfde informatie meer gedetailleerd terug. Achtereenvolgens worden hierna de invoer en het onderhoud van een project behandeld en daarna de overige tabbladen besproken die in dit scherm te zien zijn. 10 1

117 Algemene projectgegevens U voert een nieuw project in door in de entiteit Projecten op de knop +Nieuw te klikken. Het volgende scherm verschijnt waarin u de beschikbare informatievelden op het tabblad Algemeen kunt vullen: Alle velden die niet in een listbox staan, zijn in principe vrije (tekst)velden (tenzij anders aangegeven). Hierna volgt een beschrijving van de invoervelden. Definitie Nummer In het veld Nummer kan naar eigen inzicht een projectnummer worden ingevoerd. Hiervoor kunnen 12 tekens (zowel letter als cijfers) worden gebruikt. Het is handig om in het projectnummer enige informatie over het project te versleutelen. Als projectnummer kan bijvoorbeeld worden gebruikt om aan te geven dat dit het eerste project in dat jaar is. In principe is dit veld geheel vrij invulbaar en naar eigen inzicht te gebruiken. In Assistance PSO wordt in het veld Nummer tevens een standaard doornummeringsysteem gebruikt. Dit systeem werkt numeriek, en geeft het hoogste gebruikte nummer plus 1. Bij het invoeren van een project wordt dit nummer gepresenteerd als voorstel maar dit kan naar eigen inzicht worden gewijzigd. Indien zelf projectnummers worden toegekend, blijft het doornummersysteem actief en zal bij elk nieuw project een voorstel doen. LET OP: Wanneer als projectnummer wordt gebruikt zal het systeem bij het volgende project als voorstel niet geven, maar het hoogste projectnummer zonder punt erin + 1, namelijk Zoekcode Het veld Zoekcode wordt gebruikt als snelzoekmethode. Hierin kan een unieke waarde worden ingevoerd waarmee een project snel kan worden opgezocht of gemakkelijk te onthouden is. Hier kan een tekst van 20 tekens ingevuld worden. 10 2

118 Invoerdatum In het veld Invoerdatum verschijnt automatisch de hudige datum. U kunt met behulp van het pijltje een kalender oproepen en een andere datum selecteren. Status In het veld Status kan de status van het project worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door te klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit de standaardtabellen (zie Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten, Projectstatus). Het veranderen van de projectstatus wordt inclusief wijzigingsdatum geregistreerd in een logboek. Dit kan interessant zijn om bijvoorbeeld te onderzoeken wat de gemiddelde periode is tussen het indienen van een offerte en de het verkrijgen van de opdracht. Dit wordt niet zichtbaar, maar wordt op de achtergrond in de database opgeslagen. Indirect Met het kenmerk Indirect kan worden aangeven of dit project gekenmerkt moet worden als een indirect of intern project waarvoor geen factuur wordt gestuurd aan klanten. Dit wordt tevens gebruikt bij het maken van Analyses. Alle werkuren op een direct project worden als declarabel gezien. Alle werkuren op een indirect project worden als indirect of niet declarabel gezien. Verzonden Met het kenmerk Verzonden kunt u aangeven dat de opdrachtgever een door u verzonden projectbevestiging/offerte nog moet tekenen en aan u moet retourneren. Getekend Met het kenmerk Getekend kunt u aangeven dat de opdrachtgever de door u verzonden projectbevestiging/offerte heeft getekend en aan u heeft geretourneerd. Creëer SharePoint site In het onderdeel Algemeen van de algemene instellingen in het menu Systeembeheer kan Toon Creëer SharePoint site vinkbox worden geactiveerd. Als u dit doet, dan verschijnt er een vinkbox in de entiteiten Accounts en Projecten. Als u deze aanvinkt bij een account en project, dan wordt er automatisch een SharePointpagina van aangemaakt indien de koppeling tussen Assistance PSO en Microsoft SharePoint is. Hiermee worden de account- en projectgegevens buiten Assistance PSO gepubliceerd. Omschrijving Het veld Omschrijving is een verplicht veld waar een uitvoerige omschrijving kan worden ingevuld van het project. Hier kunnen 120 tekens worden gebruikt. Relatie Opdrachtgever In het veld Opdrachtgever kan met behulp van de knop een debiteur worden gekozen uit de lijst van debiteuren. Adres Het veld Adres wordt automatisch gevuld met de gegevens van de zojuist geselecteerde debiteur. NB: De opdrachtgever kan nog worden gewijzigd na de eerste invoer. Indien er echter al facturen zijn aangemaakt, worden deze niet achteraf gewijzigd. Deze blijven bij de oorspronkelijke opdrachtgever vermeld. Telefoon Het veld Telefoon wordt automatisch gevuld met de gegevens van de zojuist geselecteerde debiteur. Fax Het veld Fax wordt automatisch gevuld met de gegevens van de zojuist geselecteerde debiteur. 10 3

119 Contactpersoon In het veld Contactpersoon kan u met behulp van het pijltje een contactpersoon - die u eerder heeft ingevoerd voor deze opdrachtgever selecteren. Uw selectie betreft die persoon die contactpersoon is voor dit specifieke project. Declaraties In het veld Declaraties kunt u met behulp van het pijltje een contactpersoon - die u eerder heeft ingevoerd voor deze opdrachtgever selecteren. Uw selectie betreft de persoon aan wie de facturen voor het project verstuurd moeten worden. Overig Looptijd In het veld Looptijd kunt u met behulp van de pijltjes een start- en een einddatum aan het project geven. Deze data kunnen gebruikt worden voor bijvoorbeeld selecties. Projectsoort Met behulp van het pijltje of de knop kunt u een keuze maken uit de inhoud van de tabel Projectsoorten in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten. Projectgroep Met behulp van het pijltje of de knop kunt u een keuze maken uit de inhoud van de tabel Projectgroepen in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projectverdeling. Een Projectgroep bestaat uit een hoofd en subitemstructuur behorend bij een type project. De selectie van de projectgroep is later niet meer te wijzigen. Indien u na toekenning van een algemene projectverdeling nog wijzigingen wilt aanbrengen in de subitemstructuur, dan kan dit op het tabblad Details van het project worden gedaan. Er kunnen daar wijzigingen worden aangebracht in de subitems (wijzigen en toevoegen), maar niet op hoofditem-niveau. Cluster Met behulp van het pijltje of de knop kunt u een keuze maken uit de inhoud van de tabel Projectclusters in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten. Locatie Plaats Het veld Projectplaats kan worden gebruikt om de locatie van het project te omschrijven. Dit is een tekstveld van 30 tekens. Afstand in km. In het veld Afstand in km. kunt u een kilometeraantal invoeren tot 1000 en dit geldt als een standaardwaarde, maar kan bij een uren-/kilometerboeking nog worden gewijzigd. Dit kilometeraantal is namelijk op te roepen bij het registreren van uren. Het betreft een heen- en terugafstand. Vergoeding In het veld Vergoeding kunt u een kilometerprijs invoeren met maximaal 2 posities vóór en achter de komma. Indien u deze niet invult neemt het programma de waarde over die is ingevoerd in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Kosten, Kilometervergoeding. Intern Afdeling In het veld Afdeling kan een afdeling worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door te klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit de standaardtabel Afdeling (zie Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen, Afdeling). Met het veld Afdeling kan worden aangegeven welke interne afdeling de organisatie van het project verzorgt. Projectverantw. In het veld Projectverantw. kan een medewerker worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit het medewerkersbestand van de entiteit Medewerkers. 10 4

120 Met het veld Projectverantw. kan worden aangegeven welke medewerker van uw organisatie verantwoordelijk is voor het project. Vaak is dit degene die verantwoordelijk is voor een afdeling of een aantal projectleiders. Ingevoerd door In het veld Ingevoerd door kan een medewerker worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door te klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit het medewerkersbestand van het de entiteit Medewerkers. Met het veld Ingevoerd door kan worden aangegeven welke medewerker van uw organisatie dit project heeft ingevoerd in Assistance PSO. Projectleider In het veld Projectleider kan een medewerker worden geselecteerd met behulp van het pijltje of door te klikken op de knop. Deze waarde komt via een listbox uit het medewerkersbestand van de entiteit Medewerkers. Met het veld Projectleider kan worden aangegeven welke medewerker van uw organisatie de dagelijkse leiding heeft over het project. Deze projectleider is ook de enige persoon die de uren die geboekt zijn op dit project inhoudelijk kan accorderen. Het veld Projectleider is eventueel ook te gebruiken om het tonen van projecten te beperken tot de eigen projecten van de projectleider. Deze kunnen via het rechtensysteem binnen Assistance PSO worden gedefinieerd. Honorarium Afspraaktype In het gedeelte Honorarium kunnen de gegevens van de afspraak met de opdrachtgever wat betreft het honorarium worden vastgelegd. In het veld Afspraaktype kan worden gekozen uit: Percentage (elk subitem heeft een vast percentage van het honorarium. Dit is vastgelegd in de projectverdeling van een projectgroep) en het totale honorarium is een percentage van een grondslagbedrag, bijvoorbeeld de totale bouwsom). Regie (het honorarium wordt opgebouwd uit elk gespendeerd uur tegen een tarief, uurtje factuurtje ) Fixed price (een vaste afgesproken prijs vooraf tussen de opdrachtgever en de uitvoerder) De selectie die hier wordt gemaakt voor de prijsafspraak hoeft geen definitieve keuze te zijn. Er kan later op subitemniveau nog worden aangeven welke soort prijsafspraak er gemaakt is. Nadat er een keuze is gemaakt voor het veld Projectgroep, wordt de gehele subitemstructuur naar het project gekopieerd. Daarna kan er op subitemniveau ook aangeven worden welke prijsafspraken er zijn gemaakt voor de diverse subitems. Er kan voor elk subitem een andere prijsafspraak worden ingevoerd. Er kan dus voor één en hetzelfde project zowel een vaste prijsafspraak, een percentageregeling als een urenregeling voor verschillende subitems worden ingevoerd. In een dergelijk geval wordt het lastig om in dit projectinfoscherm een algemene keuze te maken voor de honorariumafspraak. Het veld kan naar eigen believen worden ingevuld, wat het meest relevant voor het project als geheel wordt geacht. Na aanmaak van het project kan de prijsafspraak worden gewijzigd. LET OP: Een wijziging van de prijsafspraak op een subitem is slechts mogelijk indien er nog geen facturen zijn aangemaakt. LET OP: hoewel de prijsafspraak kan worden gewijzigd, is het verstandig van tevoren te bedenken welke soort prijsafspraak er ingevoerd moet worden. Indien namelijk Regie als prijsafspraak wordt gebruikt, wordt het Aanvangbedrag op nul gezet en kan hierdoor op subitemniveau geen percentageregeling gebruikt worden (omdat deze een percentage van het Aanvangbedrag moet uitrekenen). Alle subitems die gekopieerd worden uit de gekozen projectgroep worden op Urenregeling gezet. Het verdient dus aanbeveling alleen een Urenregeling als prijsafspraak te gebruiken bij de eerste invoer van het project indien er met redelijke zekerheid kan worden gezegd dat dit voor het gehele traject zal gaan gelden. 10 5

121 Bij het achteraf wijzigen van de prijsafspraak in een Urenregeling wordt een waarschuwende melding gegeven dat alle prijsafspraken op subitemniveau worden gewijzigd in Urenregeling. Het is nu mogelijk de bewerking nog af te breken of definitief door te voeren. Aanvangbedrag Indien er als prijsafspraak een Fixed price is gekozen, kan in het veld Aanvangbedrag de afgesproken prijs worden ingevuld. Op subitemniveau kunnen vervolgens percentages worden ingevuld om het gehele Aanvangbedrag te kunnen verdelen in percentages per item. In alle andere gevallen kunt u een eigen betekenis geven aan het veld Aanvangbedrag. Nettobedrag Het totaal van de bedragen van alle subitems van het project is terug te vinden op het tabblad Algemeen in het veld Nettobedrag. Bij een fixed price prijsafspraak is dit Nettobedrag het totaal van alle subitembedragen, waarbij in geval deze op regie staan het totaal van alle geboekte en geaccordeerde uren hiervan wordt genomen. Indien het hele project een regieprijsafspraak heeft, dan worden uiteraard alle geboekte en geaccordeerde uren per subitem opgeteld als Nettobedrag. Mutaties Uren/Kosten In het eerste veld wordt het totaalbedrag aan geaccordeerde Uren (uren x extern tarief) dat aan het betreffende project is besteed getoond. Het gaat om alle uren die in de entiteit Uren voor dit project zijn ingevoerd. In het kostenveld wordt het totaalbedrag aan Kosten getoond, dat aan het betreffende project is besteed Het gaat om alle kosten die via de Urenregistratie (kilometers), Kostenregistratie en/of via de Boekhouding zijn ingevoerd. Gefactureerd In dit veld wordt het totaalbedrag aan facturen getoond, die in/voor het betreffende project zijn aangemaakt. Het gaat om het totaalbedrag (excl. BTW) van alle facturen die op het tabblad Facturen zijn weergegeven. Datum In dit veld wordt de datum van de laatste factuur getoond. Dat wil zeggen de factuurdatum van de laatste factuur op het desbetreffende project, zoals weergeven op het tabblad Facturen. Financieel Firmacode Indien u binnen Assistance PSO de financiële administratie voert van meerdere firma s, dan wilt u ongetwijfeld dat verkoopfacturen in de juiste financiële administratie terecht komen. Daarvoor selecteert u per project de juiste Firmacode. Kostenplaats Indien u over deze optie beschikt stelt Assistance PSO u in staat om aan een project een kostenplaats toe te kennen. Kostenplaatsen voert u in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Firma, Kostenplaatsen. Valuta In het veld Valuta kan een valuta uit de tabel Valuta worden geselecteerd als het project tegen een andere valuta dan de basisvaluta (Euro) uitgevoerd dient te worden. Indien er in dit veld een andere valuta dan de basisvaluta wordt ingevoerd, dan worden de projecttransacties (uren, kosten, facturen) in zowel de basisvaluta (Euro) als in de in dit veld gedefinieerde valuta weggeschreven. Ook wordt de desbetreffende valutacode en de koers bij iedere transactie weggeschreven. Standaard worden alle overzichtsschermen (over de projecten heen) getoond in de basisvaluta: Euro. Het tonen van bedragen in de valuta zoals gedefinieerd het project, worden alleen op projectniveau getoond: dus op de projectkaart en op de bijbehorende tabbladen (Uren, Kosten, Facturen). De op het project ingevoerde projecttarieven (uurtarieven), begrotingtarieven en materiaaltarieven (in de sectie Tarieven op de algemene projectkaart) zijn in/tegen de valuta zoals gedefinieerd op het project. Indien er op het project geen afwijkende tarieven (uren, begroting, materiaal) bekend zijn, dan zal het programma het tarief uit de desbetreffende tarieventabel gaan berekenen in de projectvaluta aan de hand van de valutakoers/wisselkoers zoals opgehaald (uit de Wisselkoersentabel) of zoals gedefinieerd (overschreven) op het project. 10 6

122 Valutakoers In het veld Valutakoers wordt de bijbehorende wisselkoers opgehaald, zoals gedefinieerd in de Wisselkoersentabel voor de geselecteerde valuta (in het veld Valuta). Deze opgehaalde wisselkoers kan op projectniveau (in dit veld) worden overschreven of aangepast; het project wordt in dat geval tegen een vaste wisselkoers uitgevoerd. Dashboard Elk project bevat 3 grafische meters waarmee snel de voortgang van het project kan worden bekeken en bewaakt. Wanneer men met de muisaanwijzer over het dashboard gaat, dan wordt deze vergroot. Toelichting: Groen staat voor de gereedheid. Begroot is het begrote bedrag in het veld Begroot van een item. Besteed is het totale bestede bedrag van uren (inclusief niet geaccordeerde uren) en kosten, tegen intern of extern tarief, afhankelijk van de waarde die is ingevuld bij de instelling Standaard kostenvergelijk projectstaten in de algemene instellingen. Honorarium is het totale honorarium (fixed price of totaal op regiebasis geboekte uren) in het veld Netto bedrag. Gefactureerd is het totale gefactureerde bedrag (inclusief niet geaccordeerde facturen). Alles is relatief en wordt in percentages weergegeven. De 100% staat op drie uur. Team Teamlid toevoegen Het uitvoeren van een project wordt door een team gedaan. Met behulp van de knop Teamlid toevoegen kunt u medewerkers die zijn ingevoerd in de entiteit Medewerkers toevoegen aan het project. Het volgende scherm verschijnt: Na selectie van een of meerdere medewerkers klikt u op de knop Accepteren en de medewerker zal toegevoegd zijn als teamlid van het project. Voor de geselecteerde teamleden van het projectteam valt het desbetreffende project nu in de categorie Mijn projecten. Mijn projecten is een standaard selectie (Filter) binnen de entiteit Projecten en bij het boeken van uren 10 7

123 (entiteit Uren). Daarnaast kunnen alleen de teamleden van een projectteam worden geselecteerd als Medewerker bij het aanmaken van de Projectbegroting (begrotingsregels) en de Projectplanning (planningsregels) op het desbetreffende project. Hetzelfde geldt voor het toevoegen van Projecttarieven en Begrotingstarieven op projectniveau. (Worden er geen teamleden aan het projectteam toegevoegd, dan zijn alle medewerkers beschikbaar en te selecteren bij de projectbegroting, projectplanning, projecttarieven en begrotingstarieven.) Via het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Uren, Alleen kunnen boeken op projecten waarvan teamlid kunt u ervoor zorgen dat uw medewerkers bij het boeken van hun uren alleen die projecten te zien krijgen waar ze als teamlid aan zijn toegevoegd. Vanaf het moment dat u deze instelling heeft geactiveerd zal de geselecteerde projectleider automatisch aan het team worden toegevoegd. Teamlid verwijderen Met behulp van de knop Teamlid verwijderen kunt u medewerkers die in het projectteam zitten uit het team zetten. U dient hiervoor de te verwijderen medewerker eerst te selecteren. Het verwijderen van een teamlid moet vervolgens worden bevestigd. Tarieven In de sectie Tarieven op de algemene projectkaart kunnen 3 soorten tarieven op projectniveau worden gedefinieerd: Uurtarieven, Begrotingstarieven en Materiaaltarieven. Via de corresponderende radio buttons wordt er naar de desbetreffende tariefsoort genavigeerd. Tarieven die op projectniveau zijn gedefinieerd overschrijven de overeenkomstige (standaard)tarieven zoals die in de tabellen zijn gedefinieerd. Projecttarieven Er is een aantal programma-instellingen die invloed hebben op de weergave van de sectie Tarieven op de algemene projectkaart wat betreft de Uurtarieven (Uren). Het gaat om de volgende programma-instellingen (Systeembeheer > Instellingen), met daarachter de consequentie (uitwerking) op dit onderdeel in het systeem: - Toon geldigheidsdatum projecttarieven > Einddatum - Vrij invulbare referentie bij projecttarieven > Referentie - Interne tarieven op projectniveau > Intern tarief / Intern dagtarief - Opnemen overwerktoeslagen > Overwerk (uit de tabeltoeslag percentages) - Dagtarieven kunnen instellen > Dagtarief In z n meest uitgebreide vorm ziet dit er als volgt uit: Begrotingstarieven Naast uurtarieven kunnen er op projectniveau ook Begrotingstarieven worden opgezet. Door de optie Begroting aan te klikken binnen de sectie Tarieven op de algemene projectkaart, verschijnt de volgende weergave: 10 8

124 Als in de Algemene instellingen de programma-instelling Dagtarieven kunnen instellen is geactiveerd, dan komt er in het bovenstaande scherm een extra veld/kolom ter beschikking (Dagtarief), zodat op projectniveau ook begrotingsdagtarieven gedefinieerd kunnen worden. Materiaaltarieven Ook kunnen er op projectniveau Materiaaltarieven worden opgezet. Door de optie Materialen aan te klikken binnen de sectie Tarieven op de algemene projectkaart, verschijnt de volgende weergave: Toevoegen tarieven Met behulp van de knop Toevoegen kunt u projecttarieven, begrotingstarieven en materiaaltarieven invoeren. Dit gebeurt in twee stappen: eerst verschijnt er een selectiescherm waarop een selectie gemaakt wordt, daarna wordt het tarief ingevoerd. Voor het toevoegen van een projecttarief verloopt dit als volgt (het toevoegen van begrotingstarieven en materiaaltarieven verloopt op een soortgelijke wijze): U selecteert nu eerst een medewerker, een uursoort of een combinatie van beiden, door deze aan te vinken. Zo bent u in de gelegenheid om een projecttarief voor een medewerker, een uursoort, of voor een combinatie van medewerker en uursoort in te voeren. Na het klikken op Accepteren verschijnt de selectie als een tariefregel in het tarievenoverzicht. Vervolgens voert u op deze regel het projecttarief in, onder het veld/kolom Tarief: 10 9

125 Het nieuwe projecttarief staat initieel op 0,00. Het projecttarief wordt ingevoerd door het 0,00 bedrag aan te klikken en het juiste projecttarief in te typen. Aanpassen van bestaande projecttarieven gaat op ongeveer dezelfde wijze: klik het oude tarief aan en overschrijf dit met het nieuwe projecttarief. Het projecttarief overschrijft altijd de in de Tarieventabel geregistreerde (standaard) tarieven. Wordt er op tariefregel(s) de kolom Beperking aangevinkt (dit is alleen mogelijk als er een medewerker is gedefinieerd), dan kan de medewerker in kwestie alleen uren boeken op Uursoort(en) van deze aangevinkte regel(s). Verwijderen tarieven Met behulp van de knop Verwijderen kunt u eerder ingevoerde projecttarieven, begrotingstarieven of materiaaltarieven verwijderen. U dient hiervoor de te verwijderen tariefregel eerst te selecteren. Het verwijderen Importeren Het is in Assistance PSO mogelijk tariefafspraken met uw accounts vast te leggen (relatietarieven). Dat doet u via de entiteit Accounts, tabblad Financieel. Door op Importeren te klikken kunt u de desbetreffende account selecteren en de relatietarieven die daar zijn vastgelegd naar dit project kopiëren, als projecttarieven. Dit geldt alleen voor uurtarieven (optie Uren); begrotingstarieven en materiaaltarieven kunnen niet worden ingelezen. Team profiel Algemeen Het tabblad Team profiel is alleen zichtbaar als de programma-instelling Werken met teamprofiel is geactiveerd (Systeembeheer > Instellingen). De optie Team profiel, op het project maakt het mogelijk om binnen het medewerkersbestand een voorselectie te maken op in te zetten medewerkers. Dit gebeurt op basis van bepaalde criteria (kwaliteiten, vaardigheden, ervaring etc.) die aan een medewerker zijn gekoppeld, zogenaamde Skills. De skills die in een organisatie worden gebruikt c.q. van toepassing zijn, eerst dienen te worden vastgelegd in de tabel Skills groepen tabel en de tabel Skills (via Onderhoud tabellen > Skills). Skills groepen en Skills worden vervolgens aan individuele medewerkers gekoppeld (via entiteit Medewerkers > tabblad Skills). Teamlidprofiel Op het tabblad Team profiel op een project worden een of meer Teamlidprofielen aangemaakt. Een teamlidprofiel is een profiel waaraan medewerkers moeten voldoen om als potentieel teamlid in aanmerking te komen. Een teamlidprofiel kan uit een of meer van de volgende kenmerken (criteria) zijn opgebouwd: functie, skills groep(en), skill(s), periode (start- en einddatum) en beschikbaarheid (aantal uren per week). Op basis van het teamlidprofiel (criteria) worden er selecties uitgevoerd op het medewerkersbestand. Dit heet matchen. Er wordt gekeken of er een match is te maken met medewerkers die aan het teamlidprofiel voldoen. Geselecteerde medewerkers worden in volgorde van hoogste percentage beschikbaarheid gesorteerd en weergegeven. De geselecteerde medewerkers kunnen ná definitieve selectie desgewenst automatisch worden toegevoegd als teamlid aan het projectteam en/of automatisch worden opgenomen in de projectplanning van het project. Deze 10 10

126 laatste twee opties worden via de Inplanstatus op het teamlidprofiel geregeld (zie: tabel Inplanstatus, onder de Skillstabellen). Matchen Door op de knop Zoek match te klikken wordt het matchen van het teamlidprofiel gestart. Daarbij wordt het gehele medewerkersbestand doorlopen. In het onderstaande scherm worden de medewerkers getoond die aan het teamlidprofiel (criteria) voldoen en die eventueel beschikbaar zijn. Als er een geselecteerde medewerker wordt aangeklikt verschijn er onder in het overzicht de bijhorende Beschikbaarheid per week. Daarin worden de projecten getoond waarop de desbetreffende medewerker reeds DEFINITIEF of VOORLOPIG is ingepland. Tevens wordt het aantal ingeplande uren per week/per project getoond

127 Dubbelklikken op een medewerker in het bovenstaande scherm, resulteert in het toevoegen van de desbetreffende medewerker aan het teamlidprofiel in kolom/veld Medewerker. Daarmee is het teamlidprofiel gematcht. Inplanstatus: projectteam & projectplanning Aan het gematchte teamlidprofiel kan nu een Inplanstatus (en een Item en Uursoort) worden toegevoegd. Een en ander ten behoeve van het projectteam en de projectplanning op het project. De inplanstatus bepaalt of de gematchte medewerker van het teamlidprofiel automatisch wordt toegevoegd aan het projectteam als teamlid en/of hij/zij automatisch wordt opgenomen in de projectplanning (voor dit laatste dient ook een item en uursoort te worden gedefinieerd). De inplanstatus wordt opgezet en gedefinieerd in de tabel Inplanstatus. Als de Inplanstatus het toelaat wordt de medewerker vervolgens automatisch toegevoegd aan het Projectteam: Ook wordt de medewerker automatisch opgenomen in de Projectplanning, als de Inplanstatus dat toelaat: 10 12

128 Verwijderen Teamlidprofiel verwijderen Een teamlidprofiel kan worden verwijderd. Ook kan een gematchte medewerker uit het teamlidprofiel worden verwijderd (zolang deze nog niet de status definitief heeft en daarmee nog niet definitief aan het profiel is gekoppeld, kan er nog een nieuwe match worden uitgevoerd). Dit heeft consequenties voor het projectteam en de projectplanning. Indien er achteraf wijzigingen in het geplande aantal uren dienen te worden gedaan, gebeurt dit rechtstreeks in de planning van het project. Afdrukken Team profiel printen Vanuit het tabblad Team profiel kan een teamprofielrapport worden geselecteerd en afgedrukt. Via de knop Afdrukken (vanuit het tabblad Team profiel) komt u op het scherm Printen team profiel. Op dit scherm wordt een 10 13

129 rapport worden geselecteerd waarmee het teamprofiel kan worden afgedrukt. Daartoe moet eerst een teamlidnummer worden geselecteerd dat als parameter (discrete waarde) is opgenomen binnen dit scherm. Team profiel en Bij het tabblad Team profiel op een project komt er een extra knop in de knoppenbalk ter beschikking: . Met deze knop kan er rechtstreeks vanuit dit tabblad een teamprofielrapport worden verzonden per . Details 10 14

130 In het tabblad Details wordt een subitemoverzicht getoond van alle subitems (en bijbehorende detailgegevens) op het project. Hier kunt u subitems onderhouden, wijzigen, toevoegen. Het scherm bestaat uit vier onderdelen: Projectverdeling: linksboven ziet u de projectverdeling in een boomstructuur (project, hoofditems en subitems). Dit is de projectstructuur die is aangemaakt op basis van de gekozen projectgroep voor het project. Afhankelijk van welk niveau (projectniveau, hoofditem of subitem) hier is aangeklikt, verschijnen de subitems in het subitemsoverzicht. Subitemsoverzicht: rechtsboven ziet u dezelfde subitems als regels terug in een overzicht; één regel per subitem. Door het klikken met de muisaanwijzer op een itemregel kunt u met behulp van de knoppen +Nieuw, Wijzigen, Verwijderen, Opslaan en Annuleren onderhoud plegen aan het geselecteerde subitem. Door te klikken op +Nieuw kan een nieuw subitem worden aangemaakt. U kunt een export van de gehele projectverdeling inclusief (totaal)bedragen naar MS Excel maken door een rechter muisklik te geven op de kolomheader en te klikken op Exporteren naar Excel: Details: rechtsonder ziet u de details van het geselecteerde subitem verschijnen eronder in het detailscherm. Hierin kan na het klikken op de knop Wijzigen alle detailinformatie gewijzigd worden, behalve het hoofditem- en subitemnummer. Hier moeten ook de gegevens van een nieuw subitem ingevoerd worden. U moet dan opgeven onder welk bestaand hoofditem het terecht moet komen

131 Mijn taken: linksonder vindt u het menu waarin u kunt kiezen tussen: Details voor het onderhoud van de subitems Begroten voor het aanmaken van een projectbegroting (indien u deze module heeft aangeschaft) Plannen voor het aanmaken van een projectplanning (indien u deze module heeft aangeschaft) KPI - Uren (Key Performance Indicators) voor een totaal urenoverzicht per subitem KPI Financieel (Key Performance Indicators) voor een totaal financieel overzicht per subitem Verplichtingen (indien u daar de rechten voor heeft) Mijn taken: Details invoer via het detailscherm Door een subitem aan te klikken en vervolgens op wijzigen te klikken, kunt u zowel in het bovenste als het onderste deel van het scherm de eigenschappen van een subitem wijzigen. Hieronder worden de verschillende details van de subitems die u kunt wijzigen of invoeren in de juiste volgorde besproken. De invoer is dan via het detailscherm (onderste deel van dit scherm). Hoofditem In dit veld kunt u na klikken op het pijltje een bestaand hoofditem van het project selecteren. Een subitem behoort altijd onder een hoofditem te hangen. Zo is de werking van het programma. Afdeling In dit veld kunt u na klikken op het pijltje de afdeling kiezen die deze fase uitvoert. Deze waarde komt via een listbox uit de standaardtabel Afdeling (zie Bestanden, Tabellenonderhoud, Personen, Afdeling). Per subitem kan een afwijkende afdeling geselecteerd worden ten opzichte van de afdeling van het project op het tabblad Algemeen. Subitem In dit veld kunt u een nieuw Subitemnummer (code) invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 12 posities tot uw beschikking. Dit subitemnummer moet per project uniek zijn. Het is dus niet zo dat u onder een ander hoofditem weer hetzelfde nummer kunt invoeren. Hier zit overigens in het programma een controle op; als u een niet-uniek nummer probeert in te voeren krijgt u vanzelf een melding dat het nummer niet uniek is en vervolgens kunt u het dus ook niet opslaan. % gereed In dit veld kunt u een Percentage gereed invoeren. Hiermee kunt u per afzonderlijk subitem de voortgang aangeven in het geval van een vaste prijsafspraak. Dit percentage van het bedrag kan dan ook gefactureerd worden. Het programma rekent bij het maken van een factuur voor u uit welk bedrag dit is

132 Als u een subitem het kenmerk Regie-item geeft, dan springt het percentage gereed van ditzelfde subitem automatisch op 100%. Omschrijving In dit veld kunt u een Omschrijving van dit subitem invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 50 posities tot uw beschikking. Regie-item Door een vinkje te plaatsen in het hokje bij het kenmerk Regie-item geeft u aan dat elk uur op dit subitem tegen een tarief aan de opdrachtgever wordt gefactureerd. LET OP: als u een subitem het kenmerk Regie-item geeft, dan springt het percentage gereed van ditzelfde subitem automatisch op 100%. Actief Door een vinkje te plaatsen in het hokje bij het kenmerk Actief geeft u aan dat er uren of kosten op dit subitem geboekt kunnen worden in de entiteiten Uren of Kosten. Als u het vinkje weghaalt, dan wordt het subitem onzichtbaar voor urenschrijvers. Dit is handig om te voorkomen dat er nog uren op worden geboekt in het geval dat de uitvoering van een subitem gereed is en er geen uren meer op geboekt mogen worden. Als het subitem een Kostenitem is, dan betekent het plaatsen van een vinkje bij actief dat er kosten op kunnen worden geboekt. Kostenitem Zodra een subitem het kenmerk Kostenitem heeft, kunnen er alleen kosten op worden geboekt. Kosten declarabel Zodra een kostensubitem het kenmerk Kosten declarabel heeft kunnen alle geboekte kosten op dit subitem gefactureerd worden. Als u dit niet aanvinkt, dan zal het programma dit bedrag tijdens de facturatie achterwege laten. Er kan uiteraard ook een vast bedrag als prijsafspraak worden ingevuld. Dagtarief Dit veld Dagtarief is alleen zichtbaar in de details van de subitems als de programma-instelling Dagtarieven kunnen instellen is geactiveerd. Alleen voor regie-items kan dit veld dan worden aangevinkt als de uren op dat regie-item tegen een dagtarief (i.p.v. een uurtarief) verrekend moeten worden. Periode In het onderdeel Periode kan een Van- en Tot-datum met behulp van het pijltje worden geselecteerd voor dit subitem. Dit wordt gebruikt indien het onderdeel Planning aanwezig is. Indien er een begroting is opgesteld en deze wordt overgenomen naar de planning, dan zal het programma de begrote uren verdelen over de ingevoerde periode. Bedrag In het veld Bedrag kan een bedrag worden ingevoerd indien dit subitem een vaste prijsafspraak kent. Hiervoor hebt u maximaal 14 posities tot uw beschikking. Begroot In het veld Begroot kan een bedrag ingevoerd worden dat voor de begroting moet worden gebruikt. Indien het een subitem met een urenregeling betreft, dan kan de waarde in dit veld tevens gebruiken worden als plafond voor het te factureren bedrag. Hiermee kan worden gecontroleerd of het aantal geboekte uren niet een tevoren begroot aantal uren gaat overschrijden. Het kan tevens gebruikt worden voor een plafond voor de debiteur, indien er afgesproken is om tot een bepaald maximum bedrag aan uren door te berekenen. Percentage In het veld Percentage kan het percentage ingevuld worden dat wordt gebruikt voor de honorariumberekening van dit subitem

133 Begroot % In het veld Begroot % kan een percentage ingevoerd worden dat voor de begroting moet worden gebruikt. Dit is een percentage van het aanvangbedrag. Begrotingstarief Hier kunt u een gemiddeld begrotingstarief invoeren. Op basis van het bedrag en dit begrotingstarief wordt het te besteden aantal uren uitgerekend. Dit is de meest eenvoudige methode om tot een urenschatting te komen op basis van een vast bedrag. Waarschuwing bij budgetoverschrijding Indien het vinkje Waarschuwen bij budgetoverschrijding is ingevuld, wordt er bij het aanmaken van een factuur een melding gegenereerd zodra er meer wordt gefactureerd dan het begrotingsbedrag (veld Begroot). Deze melding is slechts een waarschuwing en dient als herinnering. Het programma weerhoudt u er immers niet van om de factuur toch gewoon aan te maken. Omzet Met het kenmerk Omzet kan worden aangeven of de geboekte omzet gerealiseerd is door de eigen medewerkers (door het aan te vinken) of door het inhuren van derden (geen vinkje). Dit veld is puur informatief op het scherm en het gebruik ervan heeft geen gevolgen verder in het programma. Het kan als selectiecriterium worden gebruikt in rapporten. Declaraties In het veld Declaraties kan er per subitem een opdrachtgever gekoppeld worden; met behulp van de knop kunt u een debiteur -die u eerder heeft ingevoerd in de entiteit Accounts - selecteren. Uw selectie betreft de opdrachtgever aan wie de facturen voor het subitem verstuurd moeten worden. Bij het aanmaken van de factuur zal na de selectie van het subitem de bijbehorende debiteur geselecteerd worden. Contactpersoon In het veld Contactpersoon kunt u per subitem een contactpersoon behorend bij de daarboven gekozen opdrachtgever selecteren. Uw selectie betreft de contactpersoon aan wie de facturen voor het subitem verstuurd moeten worden. Grootboek Het veld Grootboek wordt gebruikt om aan te geven op welke omzetrekening de aangemaakte facturen geboekt moeten worden. Dit grootboekrekeningnummer kan bij de aanmaak van de factuur nog worden gewijzigd. NB. Het is niet verplicht om bij een subitem een grootboekrekeningnummer te kiezen. Indien er bij het subitem geen grootboekrekeningnummer vermeld staat en bij het aanmaken van de factuur tevens geen grootboekrekeningnummer wordt gekozen, wordt het grootboekrekeningnummer gebruikt uit het scherm Systeembeheer, Boekhoudinstellingen in het veld Omzetrekening. Kostenplaats Het veld Kostenplaats wordt gebruikt om aan te geven aan welke kostenplaats het item in de boekhouding is gekoppeld. De keuze van een kostenplaats voor een item van een project heeft geen gevolgen. Het is een controlemiddel; het maakt een vergelijking tussen boekingen in de projectadministratie en boekhouding mogelijk. Notities Het veld Grootboek wordt gebruikt om aan te geven op welke omzetrekening de aangemaakte facturen geboekt moeten worden. Dit grootboekrekeningnummer kan bij de aanmaak van de factuur nog worden gewijzigd. Mijn taken: Details invoer via de tabel Door een subitem aan te klikken en vervolgens op wijzigen te klikken, kunt u zowel in het bovenste als het onderste deel van het scherm de eigenschappen van een subitem wijzigen. Hieronder worden de verschillende details van de subitems die u kunt wijzigen of invoeren in de juiste volgorde besproken. De invoer is dan via de tabel (bovenste deel van dit scherm)

134 Dit scherm heeft als voordeel dat zonder teveel te moeten selecteren, de primaire kenmerken van een subitem ingevuld kunnen worden. Door gebruik te maken van de pijltjestoetsen op uw toetsenbord, navigeert u snel door de tabel. Item In dit veld kunt u een nieuw Subitemnummer (code) invoeren. Hiervoor hebt u maximaal 12 posities tot uw beschikking. Dit subitemnummer moet per project uniek zijn. Het is dus niet zo dat u onder een ander hoofditem weer hetzelfde nummer kunt invoeren. Hier zit overigens in het programma een controle op; als u een niet-uniek nummer probeert in te voeren krijgt u vanzelf een melding dat het nummer niet uniek is en vervolgens kunt u het dus ook niet opslaan. Omschrijving Indien u een subitem heeft geselecteerd uit de onderliggende projectverdeling (uit de tabel Projectgroepen), wordt automatisch de Omschrijving hiervan getoond. Deze kunt eventueel ook handmatig invoeren. Bedrag In het veld Bedrag kan een bedrag worden ingevoerd indien dit subitem een vaste prijsafspraak kent. Hiervoor hebt u maximaal 14 posities tot uw beschikking. % gereed In dit veld kunt u een Percentage gereed invoeren. Hiermee kunt u per afzonderlijk subitem de voortgang aangeven in het geval van een vaste prijsafspraak. Dit percentage van het bedrag kan dan ook gefactureerd worden. Het programma rekent bij het maken van een factuur voor u uit welk bedrag dit is. Gefactureerd Hier wordt actueel het gefactureerde bedrag getoond. Nog te gaan Hier wordt het verschil getoond tussen het bedrag en het gefactureerde bedrag. Actief Door een vinkje te plaatsen in het hokje bij het kenmerk Actief geeft u aan dat er uren of kosten op dit subitem geboekt kunnen worden in de entiteiten Uren of Kosten. Als u het vinkje weghaalt, dan wordt het subitem onzichtbaar voor urenboekers. Dit is handig om te voorkomen dat er nog uren op worden geboekt in het geval dat de uitvoering van een subitem gereed is en er geen uren meer op geboekt mogen worden. Als het subitem een Kostenitem is, dan betekent het plaatsen van een vinkje bij actief dat er kosten op kunnen worden geboekt. Regie-item Door een vinkje te plaatsen in het hokje bij het kenmerk Regie-item geeft u aan dat elk uur op dit subitem tegen een tarief aan de opdrachtgever wordt gefactureerd. LET OP: als u een subitem het kenmerk Regie-item geeft, dan springt het percentage gereed van ditzelfde subitem automatisch op 100%

135 Dagtarief Dit veld Dagtarief is alleen zichtbaar in de details van de subitems als de programma-instelling Dagtarieven kunnen instellen is geactiveerd. Alleen voor regie-items kan dit veld dan worden aangevinkt als de uren op dat regie-item tegen een dagtarief (i.p.v. een uurtarief) verrekend moeten worden. Kostenitem Zodra een subitem het kenmerk Kostenitem heeft, kunnen er alleen kosten op worden geboekt. Kosten declarabel Zodra een kostensubitem het kenmerk Kosten declarabel heeft kunnen alle geboekte kosten op dit subitem gefactureerd worden. Als u dit niet aanvinkt, dan zal het programma dit bedrag tijdens de facturatie achterwege laten. Er kan uiteraard ook een vast bedrag als prijsafspraak worden ingevuld. Mijn taken: Begroten U kunt in Assistance PSO een begroting voor een project invoeren, zowel voor uren als voor kosten. U kunt de aantallen uren met 2 decimalen invoeren in het geval dat de algemene instelling Begrotingsaantallen in 2 cijfers achter de komma is geactiveerd. Let op: het gebruik van decimalen achter de komma in de begroting heeft bij urenitems een andere uitwerking dan bij kostenitems. Een begrotingsaantal van 10,75 op een urenitem betekent een begroot aantal uren van 10 uur en 45 minuten, terwijl een begrotingsaantal van 1,50 op een kostenitem een kostenbegroting van anderhalf maal het kostentarief inhoudt. Als u onder Mijn taken van Details naar Begroten gaat, dan verschijnt onderstaande scherm: Door in de Projectverdeling een subitem te selecteren (door het aan te klikken) en op de knop +Nieuw te klikken kunt u een begroting voor dit subitem aanmaken. Ook kunt u links boven in de projectverdeling het project aanklikken en op +Nieuw klikken. Dan kunt u in de begrotingsregel, in het veld Item, uit een keuzelijst een item selecteren. Aan de rechterzijde verschijnt een begrotingsregel met het door u gekozen item en de Omschrijving ervan. Nu kunt u voor de uren een Uursoort, Medewerker of een combinatie van beiden selecteren met behulp van de pijltjes in deze velden. In het veld Omschrijving kunt u een omschrijving intypen, dit is vrije tekst. In het veld Aantal typt u het aantal uren dat u begroot voor de combinatie item + uursoort of medewerker of combinatie van beiden. Indien u een begrotingstarief voor een uursoort, medewerker of combinatie van deze twee heeft ingevoerd in Bestanden, Onderhoud tabellen, Begroting, Begrotingstarieven, dan rekent het programma hiermee om het totaalbedrag (uren x tarief) uit te rekenen. Als het programma geen begrotingstarief vindt, dan hanteert PSO het het projecttarief en indien dat er niet, dan het tarief in de tarieventabel (Bestanden, Onderhoud tabellen, Uren.) Ook is het mogelijk om de projectgroepmatrix in te lezen middels een rechter muisklik in het begrotingsveld

136 Men kan nu het aantal begrote uren door het programma laten berekenen door een bedrag op een item in te voeren. Aan de hand van het percentage van het honorarium ingevoerd bij het item in de projectgroepmatrix wordt het aantal uren uitgerekend. Dit wordt berekend als volgt: het bedrag bepaald door het percentage gedeeld door het tarief dat hoort bij de uursoort bij het item in de projectgroepmatrix, eventueel gekoppeld aan een medewerker. Mijn taken: Plannen Naast een begroting kunt u ook een projectplanning invoeren. Als u onder Mijn taken van Begroten naar Plannen gaat, dan verschijnt onderstaand scherm: 10 21

137 Om een (eerste) planning voor het zelfde project te maken klikt u op de knop +Nieuw. Als er een begroting voor het project was ingevoerd, zal onderstaande vraag verschijnen: Door op Ja te klikken wordt de voorgestelde planning per subitem getoond en wordt de planning aan de hand van de begrotingsregels (een voor een) toegevoegd, zoals in het volgende schermen aangegeven: etc. Hieronder volgt een beschrijving van de velden van het scherm: Medewerker In het veld Medewerker verschijnt standaard de persoon op wie begroot is op dit subitem. Met behulp van het pijltje kunt u eventueel een andere medewerker uit het projectteam inplannen. Mocht er nog niet op medewerker gepland zijn, dan kunt u dit alsnog doen

138 Uursoort In het veld Uursoort verschijnt standaard de uursoort waarop begroot is op dit subitem. Met behulp van het pijltje kunt u een andere (eventueel medewerkergebonden) uursoort selecteren. Totaal uren gepland In het veld Totaal uren gepland verschijnt standaard het aantal uren dat begroot is op dit subitem. Dit aantal kunt u natuurlijk nog wijzigen. Tarief In het veld Tarief verschijnt standaard het tarief dat begroot is op dit subitem. Dit bedrag kunt u natuurlijk nog wijzigen. Periode (week) Hier kunt u met behulp van de pijltjes of door ze in te typen weeknummers en jaartallen opgeven om aan te geven in welke week de planning begint en in welke week deze eindigt. Hiermee kunt u het geplande aantal uren uitsmeren over een periode. Het aantal uren per week wordt bepaald door het aantal begrote uren gedeeld door het aantal weken. Een eventueel restant wordt in de laatste week gepland. Herhaalafspraak Als u deze optie aanvinkt wordt het aantal uren dat uit de begroting is overgenomen op 0 gezet. U krijgt dan de gelegenheid om een aantal uur in te plannen dat elk aantal door u in te vullen weken wordt herhaald binnen een door u bepaalde periode. Uur Hier vult u - met behulp van de pijltjes of door te typen - het aantal uren in dat om een x aantal weken binnen een periode moet worden herhaald. Iedere weken Hier vult u - met behulp van de pijltjes of door te typen - het aantal weken in dat het aantal uren binnen een periode moet worden herhaald. Hieronder ziet u een voorbeeld van een totaaloverzicht van een planning op een project. In de uursoorten-tabel kunt u per uursoort een (eigen) kleur selecteren. Het totaal uren per week wordt getoond evenals de planning in een grafiek eronder. Standaard wordt de planning getoond vanaf de huidige dag

139 Door op Wijzigen te klikken kunt op de volgende manieren de planning aanpassen: Verplaatsen van de tijdsbalk in het grafische weergave van de planning. Na het verplaatsen worden de uren in het bovenste deel automatisch mee verplaatst. Om per regel het urenaantal te wijzigen of te verwijderen klikt u op een gepland aantal uren of een lege cel en corrigeert u de waarde die in de cel staat. Bij deze wijzigingen wordt de grafische weergave van de planning automatisch aangepast. Ook kunt u zonder eerst op de knop Wijzigen te klikken op een planningsregel dubbelklikken om de medewerker en/of uursoort te wijzigen. Verdichten of uitsmeren van het totaal aantal geplande uren. Dit kunt u bereiken door met de muisaanwijzer links of rechts het donkerblauwe deel van de balk uit te rekken (te verlengen) of te verkorten. Nadat u deze wijziging hebt gedaan, komt PSO met de mededeling dat de uren zijn herverdeeld. Indien er een restant aan uren is, dan komt tevens de melding dat het is toegevoegd aan de laatste week. Eventueel kunt u dit handmatig wijzigen. Klik vervolgens op Opslaan om de gewijzigde planning te bewaren. Via de Tijdschaalknop kunnen de parameters van het grafische scherm ingesteld worden

140 Kalender Door op één van de tijdschalen te klikken verschijnt de kalender waarmee direct naar een andere periode overgeschakeld kan worden. Dubbelklik daarvoor op een gewenste datum. Door op Vandaag te klikken wordt de planning vanaf de huidige datum getoond

141 Mijn taken: KPI Uren Van ieder project kunnen Key Performance Indicators (KPI) worden getoond. In dit scherm worden de volgende urenaantallen per subitem tegenover elkaar gezet: gepland versus besteed begroot versus besteed begroot versus gepland Mijn taken: KPI Financieel Van ieder project kunnen Key Performance Indicators (KPI) worden getoond. Hieronder volgt een beschrijving van de kolommen: Item: itemcode Omschrijving: itemomschrijving Bedrag Honorarium: honorarium van het item (regie, vaste prijs of % van hoofdsom) Begroot: bedrag van begrote uren Gepland: bedrag van geplande uren %Gereed %: % gereed van het item Bedrag: Honorarium * % gereed Besteed Urenbedrag: bestede uren, bedrag extern tarief Kostenbedrag: bestede kostenbedrag Totaal: Urenbedrag + kostenbedrag 10 26

142 Resultaat Honorarium: honorarium - totaal besteed % Gereed: honorarium op basis % gereed - totaal besteed Begroot: begroot op basis % gereed - totaal besteed Het dashboard visualiseert de voortgang van het project. Percentage gereed: groen is gereed, rood is nog niet gereed. In het onderhavige geval 33%. De wijzer en het getal onderin geeft aan hoeveel van het honorarium is besteed: 3%. Idealiter blijft de wijzer in het groen. Mijn taken: Verplichtingen (beschikbaar vanaf de Enterpriseversie) Het is mogelijk om verplichtingen te registreren op projecten. Hiermee kunnen aangegane inkoopverplichtingen, zoals inhuur van derden, worden geregistreerd op een daarvoor bestemd item op het project, voordat de kosten daadwerkelijk worden geboekt, en dus voordat er een inkoopfactuur voor binnenkomt

143 Om hiervan gebruik te kunnen maken dient dit in de rechten te zijn geregeld. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen het registreren van verplichtingen en het accorderen van verplichtingen. Om verplichtingen te mogen registeren moet het rolrecht Verplichtingenadministratie zijn toegewezen. Daarmee komt de optie Verplichtingen beschikbaar in de entiteit Projecten onder Mijn taken. Hier kunnen bestaande verplichtingen aan de hand van diverse selectiecriteria de verplichtingen kunnen worden geselecteerd, getoond en eventueel gewijzigd of verwijderd. Ook kunnen hier verplichtingen worden toegevoegd. Daarnaast zijn er standaard twee accordeerslagen voor verplichtingen, voor beide dient men de benodigde rolrechten te hebben. Echter, deze accordeerslagen kunnen uiteraard door verschillende personen worden uitgevoerd. De twee accordeerslagen zijn: 1. Inhoudelijk accorderen projectverplichtingen. 2. Financieel accorderen projectverplichtingen. Verplichtingen dienen altijd inhoudelijk akkoord te zijn, voordat deze financieel geaccordeerd kunnen worden. Het registreren van verplichtingen gebeurt op projectniveau (entiteit Projecten) en is te vinden onder Mijn taken op het tabblad Details. Door te kiezen voor Verplichtingen en vervolgens op Nieuw te klikken, kan een nieuwe verplichting worden ingevoerd. De verplichte velden zijn: ID, Verplichtingennummer, Bedrag, Omschrijving, Status, Project, Item, Aanvrager, Inh. goedkeurder, Fin. goedkeurder en Aanvraagdatum

144 ID nummer Het ID nummer wordt na Opslaan van de nieuwe verplichting door het systeem bepaald. Verplichtingennummer Het Verplichtingennummer wordt automatisch toegekend. Er kan een voorloopcodering voor worden ingesteld in de programma-instellingen (onder Projecten alg.): Voorloopcode verplichtingennummer. Bijvoorbeeld: VP. Bedrag Dit is het Totaalbedrag van de aangegane verplichting, exclusief BTW. Omschrijving In dit veld kan de Omschrijving van de verplichting worden ingevoerd. Status Hier kan een keuze gemaakt worden tussen Aanvraag, Goedgekeurd en Financieel afgerond. Project Dit veld wordt automatisch gevuld met het Projectnummer + de Omschrijving van het project. Item Selecteer het Subitem uit het project waarop de aangegane verplichting moet worden geregistreerd

145 Grootboekrekening In dit veld kan de Grootboekrekening worden gekozen waarop de verplichting moet worden geboekt. De inhoudelijke goedkeurder Deze persoon gaat de verplichting Inhoudelijk goedkeuren (inh. accorderen). Zodra de verplichting inhoudelijk is geaccordeerd kan deze niet meer worden gewijzigd. De financiële goedkeurder Deze persoon gaat de verplichting Financieel goedkeuren (fin. accorderen). Verplichtingen moeten eerst inhoudelijk akkoord zijn voordat deze financieel geaccordeerd kunnen worden. Crediteur De Crediteur is een Account en daarmee de leverancier van de goederen/diensten. Contactpersoon Hier wordt de Contactpersoon van de betreffende Crediteur (account) geselecteerd. Referentienummer Hier kan een Referentienummer of ordernummer van de leverancier worden toegevoegd. Referentie Hier kan een Referentietekst worden ingevoerd. Bijlage Hier kan een willekeurig document als Bijlage worden gekoppeld aan de verplichting. Aanvrager Deze wordt automatisch gevuld met de naam van de ingelogde gebruiker (user), maar kan worden overschreven. Inh. goedkeurder Hier wordt de persoon geselecteerd die de verplichting Inhoudelijk akkoord dient te geven, deze persoon dient als medewerker te zijn ingevoerd in Assistance PSO. Fin. goedkeurder Hier wordt de persoon geselecteerd die de verplichting Financieel akkoord dient te geven, deze persoon dient als medewerker te zijn ingevoerd in Assistance PSO. Aanvraagdatum, Startdatum, Einddatum Verder kan er een Aanvraagdatum (standaarde de huidige datum), een Startdatum en een Einddatum aan de verplichting worden meegegeven. De geregistreerde verplichting is nu te zien op de projectdetails vanuit de optie Verplichtingen onder Mijn taken

146 Om deze te accorderen dienen ze eerst inhoudelijk en daarna financieel te worden geaccordeerd. Deze beide opties vindt men in de entiteit Projecten, op het overzichtscherm projecten (hoofdscherm), onder Mijn taken: In het selectie gedeelte kan bij het veld Status een keuze gemaakt worden tussen Aanvraag, Goedgekeurd en Financieel afgerond. Ook kan er op Datum (van t/m) worden geselecteerd. Het veld Medewerker is niet te wijzigen. De naam van de medewerker die hier staat is de naam van de ingelogde gebruiker in Assistance PSO. Deze medewerker ziet uitsluitend de verplichtingen die hij/zij moet accorderen. Het is dus niet mogelijk om verplichtigen van andere medewerkers te accorderen. Financieel accorderen van verplichtingen verloopt op eenzelfde wijze via de corresponderende optie. Nadat de verplichtingen zijn geaccordeerd kunnen deze niet meer gewijzigd worden. Indien in de Verplichtingenadministratie een verplichting wordt goedgekeurd (financieel of inhoudelijk), dan wordt de status van de verplichting automatisch gewijzigd en kan dan ook niet handmatig worden gewijzigd. In het onderdeel Projecten kunt u via de knop Verplichtingen (een selectie van) de ingevoerde verplichtingen opvragen. U kunt links boven in het scherm filteren op accorderingsstatus en op medewerker die accordeert. Als u een rechter muisklik geeft op de kolomtitel, dan kunt u het verplichtingenoverzicht printen of naar Excel exporteren

147 Uren Op het tabblad Uren vindt u alle geregistreerde uren die betrekking hebben op het desbetreffende project. Deze uren kunt u hier nog wijzigen (alleen als de uren nog niet geaccordeerd en/of gefactureerd zijn). Als u een urenboeking dubbelklikt, dan krijgt u het volgende scherm waarin u uw gewenste correcties kunt maken: Als dit niet meer kan, dan krijgt u hiervan een van de volgende meldingen: of 10 32

148 Via een rechter muisklik op de kolomtitel van de uren op het project kan men een gepersonaliseerde view als persoonlijke view opslaan of verwijderen. Indien men het rolrecht Bedrijfsviews heeft, dan kan men de aangepaste view als bedrijfsview opslaan of verwijderen. Kosten Op het tabblad Kosten in de entiteit Projecten vindt u alle geboekte kosten die betrekking hebben op een project. NB: Op het tabblad Kosten zelf kunnen ook kosten worden geboekt of gewijzigd, als u daartoe de rechten heeft. Afhankelijk van de rechten kunt u hier Alle kosten of alleen Eigen kosten wijzigen (zie: Rechten; rolrecht Kosten)

149 Normaal gesproken worden kosten geboekt en gewijzigd in de Kostenregistratie. Dit doet u in de entiteit Kosten, mits u daarvoor de rechten heeft: Via een rechter muisklik op de kolomtitel van de kosten op het project kan men een gepersonaliseerde view als persoonlijke view opslaan of verwijderen. Indien men het rolrecht Bedrijfsviews heeft, dan kan men de aangepaste view als bedrijfsview opslaan of verwijderen. Het boeken en wijzigen van kosten op projecten wordt beschreven in Hoofdstuk 14. Facturen Op het tabblad Facturen van de entiteit Projecten kunt u facturen aanmaken voor het betreffende project. Er zijn 3 verschillende methodes voor het aanmaken van verkoopfacturen: Enkelvoudige facturen Termijnfacturen Batchfacturatie Vanuit de facturatie wordt de koppeling gelegd tussen de projectadministratie en de boekhouding. De hier aangemaakte facturen worden doorgeboekt naar de boekhouding. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat vóórdat er facturen worden aangemaakt de boekingsperioden zijn gedefinieerd in het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudperioden. Wanneer een bepaalde periode niet is gedefinieerd kan hier geen factuur voor worden aangemaakt. Ook dient u per project, op het tabblad Facturen, enkele standaard factuurgegevens in te voeren die worden overgenomen op nieuwe verkoopfacturen. Overigens kunt u deze per factuur later nog wijzigen

150 Factuurgegevens Declaraties Hier selecteert u, nadat u eerst op de knop Declaraties heeft geklikt, de debiteur die deze factuur moet gaan betalen. Contactpersoon Hier selecteert u, door op het pijltje te klikken, de contactpersoon bij uw debiteur, naar wie deze factuur moet worden verzonden. % adm. kosten In het veld % administratiekosten staat het percentage dat aan administratie kosten moet worden doorberekend op de facturen voor dit project. Dit percentage komt in eerste instantie over van de programma-instelling Percentage administratie kosten, maar dit kan hier overschreven worden met een ander percentage of op nul (0,00) worden gezet. BTW code In het veld BTW code kan een afwijkende BTW code (%) worden geselecteerd voor de facturen van dit project. Betreft Hier typt u de tekst die standaard als onderwerp van de verkoopfactuur kan worden gehanteerd (op de papieren factuurlay-out gemaakt met het pakket Crystal Reports). Uw referentie Hier typt u de tekst die standaard als referentie van de opdrachtgever op de verkoopfactuur kan worden gehanteerd (op de papieren factuurlay-out gemaakt met het pakket Crystal Reports). Accorderen door In het geval dat u heeft ingesteld dat facturen geaccordeerd dienen te worden (dit doet u in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Facturen, Accorderen facturen aanvinken), dan kunt u met behulp van het pijltje een medewerker selecteren die standaard facturen voor dit project moet accorderen, maar per factuur kunt u er hier van afwijken. Standaard vrije tekst Hier typt u de tekst die standaard als vrije tekst op de verkoopfactuur kan worden gehanteerd. Afwijkend factuuradres Hier typt u het afwijkende factuuradres dat standaard op de verkoopfacturen zal verschijnen. Dit veld vult u in als de factuur niet naar het adres moet gaan dat is ingevoerd in de entiteit Accounts bij de debiteur

151 Factuur layout Hier kunt u een (standaard) factuurlay-out, specifiek voor de verkoopfacturen van een project, selecteren. Met behulp van het pijltje selecteert u een lay-out uit een keuzelijst. Wanneer u verkoopfacturen print voor dit project, dan zal deze factuurlay-out standaard gebruikt worden in het geval dat niet op een hoger instellingsniveau een andere lay-out ingesteld is. Andere niveaus waarop een factuurlay-out ingesteld kan worden: firma-, account-, verkoopfactuur- en printniveau. De onderlinge hiërarchie tussen deze niveaus (waarin men een factuurlay-out kan instellen) is als volgt (van laag naar hoog): 1. Firmaniveau (via het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoud / factuur instellingen, Facturatie, Factuur layout) 2. Accountniveau (onderdeel Accounts, (open de/een) account, tabblad Financieel,sectie Financiële gegevens, Factuur layout) 3. Projectniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen > sectie Factuurinstellingen, Factuur layout) 4. Factuurniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen, (open de/een) factuur, tabblad Factuurgegevens, Factuurlayout) 5. Factuurprintniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen, (open de/een factuur), tabblad Factuurgegevens, knop Afdrukken, sectie Rapport) Enkelvoudige facturatie Door te klikken op de knop +Nieuw verschijnt het volgende scherm: Kenmerken Factuurnummer In het veld Factuurnummer verschijnt automatisch een factuurnummer. Dit is het laatst gebruikte factuurnummer + 1. Dit nummer is nog handmatig aan te passen alvorens het te accepteren. U dient er wel rekening mee te houden dat voortaan vanaf dit nummer doorgenummerd zal worden als het een hoger nummer is dan het nummer dat Assistance PSO zelf automatisch genereert. Alleen declarabele items tonen Als u de optie Alleen declarabele items tonen aanvinkt, dan zullen alle declarabele items door het programma worden getoond om deze te kunnen factureren

152 Vrije tekst overnemen Als u de optie Vrije tekst overnemen aanvinkt, dan zal de standaard vrije tekst die u heeft ingevoerd op het tabblad Facturen (sectie Factuurinstellingen) van het project, op de nieuwe factuur worden overgenomen. Afhankelijk van de programma-instelling Standaard vrije factuurtekst overnemen is dit veld standaard reeds aangevinkt of niet. Handmatig kan dit veld (per factuur) alsnog worden aangevinkt of worden uitgevinkt. Factureren t/m datum Met behulp van het pijltje kunt u een kalender oproepen en de laatste dag van een periode kiezen tot en met welke u wenst te factureren. Standaard verschijnt de datum van vandaag, dus meestal zult u de datum moeten aanpassen. De op regiebasis geboekte uren zullen dan tot en met de aangegeven datum meegenomen worden op deze factuur. Relatie Naam Hier verschijnt automatisch de Naam van de opdrachtgever van het project. Adres Hier verschijnt automatisch het Adres van de opdrachtgever van het project. Contactpersoon Hier verschijnt automatisch de Contactpersoon bij de opdrachtgever van het project aan wie de factuur verzonden moet worden. Deze persoon staat geselecteerd in het veld Declaraties op het tabblad Algemeen of in het veld Contactpersoon van het subitem op het tabblad Details. Hieronder worden de subitems van het project getoond en kunt u door een vinkje in de kolom OK te plaatsen per subitem aangeven dat u deze wenst te factureren. Afhankelijk van het percentage gereed van een subitem met een vaste prijsafspraak en/of het aantal uren dat op een regie-item is geboekt zal er een factuurbedrag berekend worden voor deze factuur. Door te klikken op de knop Accepteren verschijnt het volgende scherm: 10 37

153 De meeste informatie in dit scherm kunt u nog wijzigen, behalve Factuurnummer, Project en Naam (plus adres van de account). Kenmerken Omschrijving Standaard wordt de Omschrijving van het project hier automatisch overgenomen. Echter, u kunt de factuuromschrijving nog handmatig aanpassen. Factuurdatum Standaard wordt het veld Factuurdatum gevuld met de datum van de dag waarop de factuur is aangemaakt. Echter, met behulp van het pijltje kunt u een kalender oproepen en desgewenst een andere datum selecteren. Boekjaar Standaard verschijnt hier het jaar van de factuurdatum. Echter, als andere perioden open zijn gemaakt in het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudperioden, dan zal het mogelijk zijn het boekjaar aan te passen. Periode Standaard verschijnt hier de periode van de factuur(datum). Echter, als andere perioden open zijn gemaakt in het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudperioden, dan zal het mogelijk zijn om de periode aan te passen. Vervaldatum De Vervaldatum wordt berekend op basis van de factuurdatum plus de geldende betalingstermijn. De standaard- betalingstermijn voor alle debiteuren en crediteuren kan ingesteld in de programma-instellingen (Standaard-betaaltermijn voor debiteuren en crediteuren). Van deze standaard-betaaltermijn kan in de entiteit Accountsniveau nog worden afgeweken door op het tabblad Financieel van de desbetreffende debiteur/crediteur een afwijkende betalingstermijn op te geven in het veld Betalingstermijn. De betalingstermijn op accountniveau 10 38

154 overschrijft de betaaltermijn van de standaardinstelling bij het berekenen van de vervaldatum. De berekende vervaldatum kunt op de factuur nog aanpassen of overschrijven door op het pijltje te klikken en met behulp van het kalendertje een andere datum te kiezen. De betalingstermijn kan worden meegenomen in de lay-out van de factuur. Accorderen door: In het geval dat u heeft ingesteld dat facturen geaccordeerd dienen te worden. Dit doet u in het menu: Systeembeheer Instellingen, Algemene instellingen, Facturen, Accorderen facturen (aanvinken), dan kunt u met behulp van het pijltje een medewerker selecteren die deze factuur moet accorderen. Hier verschijnt automatisch de medewerker die staat ingesteld als medewerker die standaard alle facturen van dit project dient te accorderen (zie: tabblad Facturen > Factuurgegevens > Accorderen door), maar per factuur kunt u er hier van afwijken. Factuurlayout: Hier kunt u een (standaard) factuurlay-out, specifiek voor deze verkoopfactuur, selecteren. Met behulp van het pijltje selecteert u een lay-out uit een keuzelijst. Wanneer u de verkoopfactuur print, dan zal deze factuurlayout standaard gebruikt worden in het geval dat niet op een hoger instellingsniveau een andere lay-out ingesteld is. Andere niveaus waarop een factuurlay-out ingesteld kan worden: firma-, project-, factuurinstellings- en printniveau. De onderlinge hiërarchie tussen deze niveaus (waarin men een factuurlay-out kan instellen) is als volgt (van laag naar hoog): 1. Firmaniveau (via het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoud / factuur instellingen, Facturatie, Factuur layout) 2. Accountniveau (onderdeel Accounts, (open de/een) account, tabblad Financieel,sectie Financiële gegevens, Factuur layout) 3. Projectniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen > sectie Factuurinstellingen, Factuur layout) 4. Factuurniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen, (open de/een) factuur, tabblad Factuurgegevens, Factuurlayout) 5. Factuurprintniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen, (open de/een factuur), tabblad Factuurgegevens, knop Afdrukken, sectie Rapport) Relatie Naam Hier verschijnt automatisch de Naam van de opdrachtgever van het project. Deze is in dit scherm niet te wijzigen. Adres Hier verschijnt automatisch het Adres van de opdrachtgever van het project. Dit is in dit scherm niet te wijzigen. Contactpersoon Hier verschijnt automatisch de Contactpersoon bij de opdrachtgever van het project aan wie de factuur verzonden moet worden. Deze persoon staat geselecteerd in het veld Declaraties op het tabblad Algemeen of in het veld Contactpersoon van het subitem op het tabblad Details. U hebt nog de gelegenheid om een andere persoon (indien aanwezig) te selecteren als dit bij uitzondering nodig mocht zijn. Afwijkend factuuradres In dit veld kunt u een Afwijkend factuuradres invullen in het geval dat de factuur - bij wijze van uitzondering - niet naar het standaardingestelde adres van de opdrachtgever moet, maar naar een ander adres. Vrije tekst In dit veld kunt u een inleidend of begeleidend stuk vrije tekst voor op de factuur intypen

155 Factuurregel(s) U kunt de inhoud van alle velden van een verschenen factuurregel(s) nog naar wens wijzigen. Ook kunt u factuurregels toevoegen met behulp van de knop +Nieuw. U moet beseffen dat wijzigingen hier slechts voor de factuur gelden, en niet voor de urenboekingen! Notities Door in de kolom met het potloodje te klikken kunt u extra Notities vastleggen op een factuurregel. Deze notities kunnen ook worden afgedrukt op een factuur. Bij het aanwijzen met de muis toont een tooltip de inhoud. Totaal excl. BTW Hier wordt het totaalbedrag exclusief BTW van de hele factuur getoond. BTW In dit veld kunt u met behulp van het pijltje een lijst van verschillende BTW-percentages openen en de gewenste selecteren. Deze zijn eerder ingevoerd in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten, BTW-tarieven. In het geval dat de algemene instelling BTW per factuurregel is aangevinkt (Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Facturen), dan kan in een factuur waarin meerdere items gefactureerd worden per factuurregel een BTW-tarief geselecteerd worden. Zo is het dus mogelijk om in 1 verkoopfactuur verschillende BTW-tarieven te gebruiken. Let op: het is mogelijk dat uw factuurlay-out die gemaakt is met Crystal Reports niet geschikt is om met meerdere BTW-tarieven om te gaan. Neem in dat geval contact op met de helpdesk van Assistance Software. Totaal incl. BTW Hier wordt het totaalbedrag van alle factuurregelbedragen inclusief BTW getoond. Indien er verschillende BTWpercentages in een factuur worden gebruikt, dan wordt hier ook rekening mee gehouden. Regieitemspecifatie uren en itemspecificatie declarabele kosten In de algemene instellingen (Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen) kunt u de opties Regieitem specificatie en item specificatie declarabele kosten activeren om respectievelijk het detailniveau van het tonen van de uren en kosten in factuurregels in te stellen. Voor meer informatie over deze instellingen verwijzen wij u naar het hoofdstuk over de programma-instellingen. Factuur opslaan als Worddocument Als u de instelling Factuur opslaan als Word-document heeft geactiveerd (in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Facturen, Factuur opslaan als Word-document aanvinken), dan kunt u met behulp van een sjabloon van het formaat.dot, gemaakt met Microsoft Word, een Word-document laten genereren. Voorwaarde is dat u in het menu Systeembeheer, Factuursjabloon instellingen een sjabloon heeft ingesteld evenals een locatie waar facturen opgeslagen zullen worden

156 Notities Links onder in het scherm van een geopende verkoopfactuur bevindt zich de knop Notities. Hierin kunt u opmerkingen invoeren betreffende de factuur. De debiteurenadministratie zou hierin bijvoorbeeld informatie kunnen invoeren over contactmomenten met de debiteur over de betaling van de factuur. Met behulp van de prikker rechts boven in het notitiescherm kunt u de notitie eventueel vastprikken. Als u dit niet doet, dan verbergt de notitie zich automatisch. Automatisch factureren van administratiekosten Via het menu: Systeembeheer > Instellingen > Algemene instellingen > Facturen, vindt u de onderstaande programma-instellingen: Administratiekosten bij facturering moet aangevinkt zijn. Bij Administratiekostenitem moet het itemnummer zijn ingevoerd waarop op de projecten de administratiekosten geboekt moeten worden. In dit voorbeeld item

157 Bij Percentage administratiekosten voert u het standaard administratiekostenpercentage in dat over het factuurbedrag berekend moet worden. In dit voorbeeld 2,50%. Om administratiekosten te kunnen factureren dient onder de projecten, in de details, het als standaard administratiekostenitem gekozen itemnummer aanwezig zijn. Het is verstandig om ervoor te zorgen dat in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Projectverdeling, Projectgroepen onder elke projectgroep het gekozen standaard administratiekostenitem is aangemaakt. Hiermee zorgt men ervoor dat dit itemnummer onder elk nieuw project automatisch aanwezig is. Aan het item mogen niet de kenmerken Actief, Regie, Kosten en of Kosten declarabel worden aangegeven. Als het betreffende item niet voorkomt bij een project, dan kan deze (alsnog) via het tabblad Details van een project worden aangemaakt onder het project. Op nieuwe en bestaande projecten verschijnt op het tabblad Facturen het veld % adm. kosten dat direct wordt gevuld met het percentage zoals opgegeven in de algemene instellingen. Per project kan via het veld % adm. kosten op het tabblad Facturen een voor dat project geldend afwijkend percentage administratiekosten worden ingevoerd. Als er een factuur wordt aangemaakt, dan staat in het scherm Factuurselectie onder Kenmerken een extra vinkbox: Opnemen administratiekosten. Deze is standaard aangevinkt, maar kan, indien gewenst, per factuur worden uitgevinkt. Op de factuur is nu automatisch een extra factuurregel aangemaakt voor de administratiekosten op het item dat gekozen is als administratiekostenitem

158 Als u middels de knop Wijzigen ervoor kiest om op factuurregels de bedragen aan te passen, dan zal het bedrag op de factuurregel van de Administratiekosten automatisch worden herberekend en worden aangepast aan het nieuwe totaalbedrag van de andere factuurregels. Met de optie Wijzigen kan men het bedrag op de regel van de administratiekosten aanpassen. Dit heeft verder geen invloed op de bedragen van de andere factuurregels. Als u een nieuwe factuur probeert aan te maken op een project waaraan het (standaard)administratiekostenitem niet is toegevoegd, dan zal de volgende melding, na het klikken op de knop Accepteren in het factuurselectiescherm, volgen: Als u op de knop OK klikt, dan wordt de factuur gewoon aangemaakt zonder dat er een regel met administratiekosten aan de factuur wordt toegevoegd. Deze melding kan op twee manieren worden voorkomen: - Vink bij het aanmaken van elke nieuwe factuur in het factuurselectiescherm het vinkje bij de optie Opnemen administratiekosten uit. - Voer in het veld % adm. kosten op het tabblad Facturen het percentage 0 in, dan staat bovengenoemd vinkje standaard uitgeschakeld en dan is het percentage niet wijzigbaar

159 Termijnfacturering Het aanmaken van termijnfacturen in Assistance PSO 2010 gaat via het tabblad Facturen op een project (entiteit Projecten). Op dit scherm bevindt zich de optie Termijnfactuurdefinitie. Via dit scherm kunnen de termijndefinities voor de termijnfacturen van het project worden vastgelegd. Termijnen definiëren en invoeren Wanneer nu wordt gekozen voor de knop Nieuw, verschijnt het volgende scherm: In dit scherm kunnen nu de termijnen worden aangemaakt. Er zijn twee methoden om termijnfacturen aan te maken: 1. Door middel van het invoeren van een percentage van het te factureren projecthonorarium. De percentages van de ingevoerde termijnen dienen opgeteld 100% van het veld projecthonorarium te zijn. 2. Door middel van het invoeren van een deelbedrag van het projecthonorarium. De bedragen van de termijnen dienen opgeteld gelijk te zijn aan het bedrag in het veld projecthonorarium. In het veld Omschrijving vult u de omschrijving in die u op de factuur getoond wilt hebben. In de velden Perc. (%) of in het veld Termijnbedrag geeft u het te factureren percentage c.q. bedrag in. In het veld Termijndatum geeft u de datum in waarop de factuur verstuurd dient te worden. Indien u gebruik maakt van Batchfacturering zal de hier ingevulde datum bepalen of een factuur wordt meegenomen in een batch. On hold Het veld On hold is standaard niet aangevinkt. Door van een termijn het kenmerk On hold aan te vinken (vinkbox) wordt de status On hold, en dat kan bij het handmatig maken van een factuur voor een project voorkomen dat er een termijnfactuur wordt aangemaakt. Wanneer u een verkoopfactuur gaat maken voor een termijn die On hold is, dan krijgt u een waarschuwingsmelding daarvoor, maar dit belet u niet tόch de 10 44

160 verkoopfactuur te maken en versturen. Echter, bij de Batchfacturatie zullen de vervallen termijnen die het kenmerk On hold hebben niet aangeboden worden om te factureren! De velden in Termijntotalen geven aan hoeveel er in totaal te factureren is op het project, hoeveel er nu reeds in termijnen is meegenomen, en tot slot hoeveel er nog gefactureerd mag worden in eventueel volgende termijnen. Het is mogelijk dat bij het aanmaken van de termijnen het bedrag van het veld projecthonorarium wordt overschreden. Dat wil zeggen, dat er in totaal meer dan 100% wordt gefactureerd, of dat het totaalbedrag van de termijnen over het bedrag van het projecthonorarium heengaat. In een dergelijk geval zal automatisch het bedrag van de laatste termijn naar beneden worden aangepast. Na het aanmaken van een termijn vraagt Assistance PSO (indien nog niet voor het Totale projecthonorarium een termijn is aangemaakt) of er nog een termijn aangemaakt dient te worden. Na het aanmaken van de facturen zullen de aangemaakte termijnen zichtbaar zijn onder het tabblad Termijnfactuurdefinitie. Let op: het is mogelijk een termijn On hold te zetten. Dit Visualisering van termijnen en verschuiving van termijndata Onderin het scherm worden de termijndatums gevisualiseerd in een tijdbalk

161 U kunt een termijndatum in de tijdbalk verschuiven door deze aan te klikken, de linker muisknop ingedrukt te houden en bijvoorbeeld naar rechts te slepen om de datum naar een paar dagen later te verplaatsen. Als u dit doet, dan zal het programma de volgende vraag stellen: Als u op Ja klikt, dan zullen alle termijndata die hierna kwamen met een zelfde aantal dagen verplaatst worden. Termijnfactuurplanning In de entiteit Facturen kunt u op de optie Termijnfactuurplanning klikken om een overzicht te krijgen van de bedragen van termijnfacturen die komen te vervallen in komende perioden. Als u op een regel van een project in dit overzicht dubbelklikt, dan zal dat project geopend worden zodat u de factuurinformatie op het tabblad Facturen van dat project kunt raadplegen. Van daaruit kunt u ook weer op de optie Termijnfactuurdefinitie komen

162 Termijndefinitie als omzetprognose: factuurprognose Op de algemene projectkaart (entiteit Projecten; tabblad Algemeen) van een project vindt u in de sectie Definitie het veld Termijndefinitie als omzetprognose. Dit veld staat standaard niet (nooit) aangevinkt op een project. Zodra deze optie wordt aangevinkt op een project, zal op het tabblad Facturen van dat project de standaardnaam van het tabblad Termijnfactuurdefinitie worden gewijzigd in Factuurprognose. De functionaliteit op dit tabblad kan dan worden gebruikt voor de te verwachten omzet, oftewel omzetprognoses of salespijplijn. U kunt hier dan termijnen met termijnbedragen invoeren zoals die u als omzet verwacht op het project. De prognosefactuurbedragen zijn in dit geval informatief en kunnen (achteraf) vergeleken worden met wat er werkelijk wordt gefactureerd. LET OP: vanaf het moment dat u de optie Termijndefinitie als omzetprognose heeft geactiveerd op een project, zal het programma bij het aanmaken van een factuur, ná het verstrijken van een vervaldatum van een termijn, het termijnbedrag niet meer aanbieden om te factureren als termijnfactuur. De facturatie zal verder standaard en handmatig zijn, zoals bij enkelvoudige facturatie. U voert bijvoorbeeld op het item een vast bedrag in en aan de hand van het % gereed zal het systeem het bedrag aanbieden dat kan worden gefactureerd. In de entiteit Facturen, tabblad Termijnfactuurplanning, zal de verwachte omzet (prognose) van dat project worden getoond, met het kenmerk Prognose aangevinkt. Naast de geplande omzet kan ook de gefactureerde omzet en de openstaande omzet in het overzicht worden opgenomen door de corresponderende opties aan te vinken

163 Factuurregels Op het tabblad Facturen van elk project bevindt zich het tabblad Factuurregels. Dit tabblad is een overzicht van alle factuurregels van de verkoopfacturen op het tabblad Facturen van een project. Dit is een hulpmiddel om te achterhalen wat er per item (reeds) is gefactureerd. Men ziet bijvoorbeeld op het tabblad Details van een project welk bedrag op een item gefactureerd is, maar het tabblad Factuurregels laat zien met welke facturen. Tip: groepeer het overzicht op de kolom Item. Door een regel op dit tabblad te dubbelklikken wordt de verkoopfactuur, waarmee het item is gefactureerd, geopend. Facturen per versturen Het is mogelijk om een verkoopfactuur in PDF-formaat te en aan een debiteur. In een geopende verkoopfactuur bevindt zich, in de knoppenbalk, de knop

164 Als u op deze knop klikt, dan wordt automatisch een aangemaakt met de geopende verkoopfactuur als bijlage De automatisch gegenereerde bevat de volgende zaken: - De adressering (ingevuld adres van de contactpersoon) - Het onderwerp (factuurnummer en omschrijving) - Een preview van het berichtgedeelte ter controle - Een preview van de factuur ter controle Voor de verzending van de s dient u een aantal instellingen te doen in het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoud / Factuur instellingen. Zie het voorbeeld hieronder: Voor meer informatie hierover, zie Boekhoud / Factuur instellingen. Batchfacturatie Meerdere projecten tegelijkertijd factureren In Assistance PSO kunt u nu met de standaardfunctionaliteit batchfacturering facturen maken voor een selectie van alle projecten. Tot de Microsoft Dynamicsversie van Assistance PSO was dit niet mogelijk*. * Deze functionaliteit dient niet verward te worden met de aanvullende module Verzamelfactuur die vroeger door Assistance Software werd verkocht. Hiermee kon men de facturen van meerdere projecten van één en dezelfde opdrachtgever bundelen

165 Let op: overal in dit hoofdstuk waar de begrippen facturering, facturatie of declaratie worden gebruikt, wordt hetzelfde bedoeld: het in rekening brengen van honorarium en/of gemaakte kosten. U vindt de optie Batchfacturatie in de entiteit Facturen onder Mijn taken en u start het door het aan te klikken. Zie het plaatje hieronder. Hierna volgt een beschrijving van de stappen die men neemt voor maken van een facturatieronde voor alle projecten: Declaratietype Selecteer uit het keuzelijstje het declaratietype van de projecten waarvoor u facturen wilt maken. Hiermee wordt niet bedoeld het afspraaktype van het project, maar van het item. Zie het voorbeeld hieronder van item(regel)s op het tabblad Details van een project. U ziet hier bijvoorbeeld dat van een item een regie-item is gemaakt door het aanvinken van het kenmerk Regie (omcirkeld). U kunt kiezen voor de declaratietypes: Regieprojecten: dit betreft declarabele bedragen op items met het kenmerk regie oftewel uurtje factuurtje Vaste prijs-projecten op basis van 100% gereed: dit betreft declarabele bedragen op items zonder het kenmerk regie waarvan het percentage gereed op 100% staat. Vaste prijs-projecten op basis van percentage gereed: dit betreft declarabele bedragen op items zonder het kenmerk regie waarvan het percentage gereed tussen 0 en 100% staat

166 Termijnregelingprojecten: dit betreft termijnfacturen waarvan de verval- of termijndatum binnen de facturatieperiode verstreken is. Let op: bij de Batchfacturatie zullen de vervallen termijnen die het kenmerk On hold hebben niet aangeboden worden om te factureren! Firma Selecteer in het geval u meerdere boekhoudingen voert - uit het keuzelijstje de firma waarvoor de facturen gemaakt moeten worden. Of kies <Geen> of PROJECTADMINISTRATIE als u alleen voor de boekhouding van de projectadministratie facturen wilt maken. Afdeling Selecteer eventueel uit het keuzelijstje de (interne) afdeling van de projecten waarvoor facturen gemaakt moeten worden. Projectleider Selecteer eventueel uit het keuzelijstje de projectleider van de projecten waarvoor facturen gemaakt moeten worden. Project t/m Selecteer eventueel uit de keuzelijstjes de projectnummerreeks van de projecten waarvoor facturen gemaakt moeten worden. Status Vink eventueel een of meerdere statussen van de projecten aan waarvoor facturen gemaakt moeten worden. Als u dit doet dan filtert (dus beperkt) u de projectenselectie tot de geselecteerde status(sen). Factureren t/m Kies met behulp van de kalender de uiterste datum waarvóór de geselecteerde facturen vervallen. Negatieve bedragen uitsluiten Vink deze optie aan om te voorkomen dat negatieve bedragen zoals creditnota s in de selectie terechtkomen. Factuurdatum Kies met behulp van de kalender de factuurdatum die voor alle geselecteerde facturen geldt. De datum die standaard opkomt is vandaag en bepaalt in welke boekhoudperiode (maand) de factuur wordt geboekt. Periode/jaar Kies met behulp van de kalender de periode en het jaar die voor alle geselecteerde facturen gelden. De periode en het jaar worden standaard door het programma afgeleid van de factuurdatum. Echter, hiervan kunt u afwijken door een andere periode te selecteren, bijvoorbeeld omdat u wenst dat de omzet in een andere periode valt dan de factuur. Als u zeker bent van uw selectie klikt u op Selectie accepteren en het programma zoekt alle declarabele bedragen op. Als onderstaande melding verschijnt, en onderstaande voortgangsbalk 100% aangeeft, 10 51

167 dan wordt onderin het scherm de selectie van declarabele bedragen per project als volgt weergegeven: Door het plaatsen van een vinkje in de kolom OK selecteert u een project om er een factuur voor te laten genereren. Door op de knop te klikken selecteert u alle projecten. Door op de knop te klikken deselecteert u alle projecten. Het symbool bij een project betekent dat óf de debiteur van de factuur mist, en/of de persoon die de factuur moet accorderen niet is geselecteerd. Door te dubbelklikken op een projectregel kunt u alsnog de debiteur van de factuur of de medewerker die hem moet accorderen selecteren. Als u de factuuromschrijving aanklikt, kunt u deze bewerken

168 Het Voorstelbedrag is het bedrag dat het programma heeft berekend, maar u kunt hier van afwijken het Factuurbedrag aan te passen door op het plusteken naast het project te klikken, waardoor de declarabele items tevoorschijn komen, en een item uit te sluiten van facturatie door het uit te vinken. Het Factuurbedrag wordt verminderd met het bedrag van het gedeselecteerde item. Zie hieronder. Als u zeker bent van uw selectie, klikt u op Aanmaken facturen. De volgende vraag zal verschijnen: Indien u voor Ja heeft gekozen, dan zal de volgende melding bevestigen dat de facturen zijn aangemaakt en krijgt u de gelegenheid deze te printen. Indien u voor Ja heeft gekozen, dan zal het volgende scherm verschijnen waarin u de gewenste lay-out van de factuur kunt selecteren

169 U vindt de facturen onder de geselecteerde projecten terug. Het programma verzorgt de automatische factuurnummering. Documenten Op het tabblad Documenten kunt u documenten toevoegen en samenstellen voor het betreffende project. Door op de knop Nieuw te klikken opent zich het scherm Nieuw document

170 Door op de knop relatie te klikken opent de lijst met accounts waarna een keuze kan worden gemaakt. Vervolgens kan de contactpersoon van de account worden geselecteerd. Omdat er vanuit een project een document wordt aangemaakt is het veld project al gedefinieerd. Bij Documentsoort kan het soort document worden geselecteerd dat in de tabel Briefsoorten is aangemaakt (in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Overig, Briefsoorten). In het veld Betreft kan worden ingetypt waar het document betrekking op heeft. De data waarop de documenten zijn aangemaakt respectievelijk verzonden kunnen worden geselecteerd in de velden Datum en verzenddatum. Standaard wordt hier de huidige datum weergegeven. In de velden Opsteller en In opdracht van kan een medewerker worden geselecteerd die het document heeft geschreven, respectievelijk een medewerker in wiens opdracht het document is gemaakt. Met behulp van de knop Locatie kunt u een document dat u in een map op de server heeft geplaatst toevoegen aan het tabblad Documenten. Als u op de knop Locatie klikt kunt u met behulp van de verkenner bladeren naar de locatie van het document en een document als een attachment aan de account hangen

171 Door in dit overzicht op een document(regel) te dubbelklikken kunt u een document openen en bewerken. En door het te selecteren en vervolgens op Wijzigen te klikken kunt u de documentkenmerken Omschrijving, Project, Datum en Eigenaar wijzigen (helaas is dit wijzigen momenteel nog niet mogelijk. Tevens is het mogelijk om - vanuit de Windows Verkenner - bestanden van allerlei formaten met uw muisaanwijzer in het bovenstaande scherm te slepen en los te laten (drag and drop). Nadat het document in de lijst is verschenen zal u via de knop Wijzigen nog de documentkenmerken Omschrijving, Project, Datum en eigenaar moeten toevoegen (helaas is dit wijzigen momenteel nog niet mogelijk, dit is bekend bij de programmeurs van Assistance Software en gaat in een volgende versie opgelost worden). Notities Op het tabblad Notities kunt u aantekeningen of opmerkingen invoeren voor het betreffende project. Dit doet u door op de knop Wijzigen te klikken. Standaard verschijnt de cursor in het veld Algemene notities, maar hieronder bevindt zich ook het veld Financiële notities. In het hoofdscherm van de entiteit Projecten verschijnt een sterretje in de knop Notities in het geval dat er iets is ingevoerd. In het geval dat u rechten heeft voor Projecten financieel (in het menu: Systeembeheer > Rechten > tabblad Rolrechten (van uw rol) > Projecten, dan ziet u Algemene notities én Financiële notities. In het geval dat u géén rechten heeft voor Projecten financieel, dan ziet u alleen algemene notities. Relaties Op het tabblad Relaties kunnen Projectrelaties worden aangegeven. Dit zijn veelal relaties (contactpersonen) die op de een of andere wijze betrokken zijn bij de realisatie van dit project. Om de relatie te kunnen selecteren dient deze aanwezig te zijn in uw Accountbestand en Contactpersonenbestand. Er is een apart rolrecht (Rechten) in het leven geroepen voor het kunnen lezen, toevoegen, wijzigen en verwijderen van Projectrelaties. Het rolrecht Projectrelaties kan op Projectleider, Project-verantwoordelijke-, Afdeling-, Firma- en Bedrijfsniveau worden geëffectueerd. Op deze wijze kunnen de contactpersonen op een project apart worden beveiligd en geautoriseerd. Microsoft CRM In het geval dat u een koppeling tussen Microsoft Dynamics CRM en Assistance PSO heeft geactiveerd verschijnt hier de projectinformatie die zich in Microsoft Dynamics CRM bevindt. Microsoft SharePoint In het onderdeel Algemeen van de algemene instellingen in het menu Systeembeheer kan Toon Creëer SharePoint site vinkbox worden geactiveerd. Als u dit doet, dan verschijnt er een vinkbox in de entiteiten Accounts en Projecten. Als u deze aanvinkt bij een account en project, dan wordt er automatisch een SharePointpagina van aangemaakt indien de koppeling tussen Assistance PSO en Microsoft SharePoint is. Hiermee worden de account- en projectgegevens buiten Assistance PSO gepubliceerd. Explorer Binnen het onderdeel Projecten kan een extra tabblad worden toegevoegd aan het projectscherm in Assistance PSO. Hiertoe dient eerst de volgende programma-instelling voor projecten te worden geactiveerd: 10 56

172 Vervolgens wordt op het projectscherm een extra tabblad ingevoegd: tabblad Explorer. Op dit Explorer-tabblad kan een Titel en een Link (URL) worden gedefinieerd. Dit kan een link zijn naar een: internet- of intranetpagina, website, SharePointsite, Reporting Services-rapport, Microsoft Project Server- of een andere URL. Zodra er een titel wordt ingevuld en opgeslagen verandert de naam van het tabblad Explorer in de naam van de ingevoerde titel. Onderstaand een voorbeeld van een verwijzing naar een MS Project Server URL vanuit Assistance PSO: Historie Op het tabblad Historie worden voor het desbetreffende project zowel de historische Projectstatusmutaties als de historische Projecthonorariummutaties weergegeven. Dit scherm is daartoe gesplitst in 2 gedeelten. De Startdatum en Einddatum betreffen de tijdstippen waarop de mutaties zich hebben voorgedaan. Met de kolom Medewerker wordt aangegeven welke medewerker (gebruiker) de mutatie heeft ingevoerd c.q. uitgevoerd. Bij de honorariummutaties wordt nog onderscheid gemaakt tussen vast honorarium en regiehonorarium

173 10 58

174 Projecten afsluiten Assistance PSO beschikt over de mogelijkheid om projecten af te sluiten. Dit wilt u wellicht kunnen doen om afgeronde projecten buiten beeld te krijgen op het scherm om bijvoorbeeld vervuiling en onoverzichtelijkheid te voorkomen. Dit heeft als resultaat dat deze projecten bijvoorbeeld niet meer geselecteerd kunnen worden bij het registreren van uren en kosten. Door projecten af te sluiten worden ze niet verwijderd. Ze blijven in de database staan met de status Afgesloten. Mocht u een project willen voortzetten of raadplegen, dan kunt u een afgesloten projecten heropenen. De functie is terug te vinden binnen de entiteit Projecten in het scherm Mijn Taken. Na het aanklikken van de taak Afsluiten/Heropenen projecten verschijnt het volgende selectiescherm: Opties en selecties U kunt 2 dingen doen: 10 59

175 - Projecten afsluiten - Projecten openen Selectie van af te sluiten of te heropenen projecten Door middel van diverse selectiecriteria kunt de lijst met getoonde projecten verkorten, waardoor u in één keer een selectie van projecten kunt afsluiten of heropenen. U kunt selecteren op de volgende kenmerken: - Status: in de tabel Projectstatus heeft u wellicht een status gedefinieerd waarmee u op een project kunt aangeven dat deze afgesloten mag worden, bijvoorbeeld omdat aan alle financiële voorwaarden is voldaan (facturen betaald etc.) en er geen activiteiten meer plaatsvinden binnen dit project. Periodiek zou u deze projecten met dat kenmerk kunnen archiveren, waarbij u dan tevens in Assistance PSO deze projecten in één keer afsluit of heropent. - Afdeling: hier selecteert u de afdeling waarvan u de projecten wilt zien om vervolgens enkele of meerdere daarvan af te sluiten of heropenen. - Projectverantwoordelijke: hier selecteert u de projectverantwoordelijke waarvan u enkele of meerdere projecten wilt afsluiten of heropenen. - Projectleider: hier selecteert u de projectleider waarvan u enkele of meerdere projecten wilt afsluiten of heropenen. Meer over de hierboven genoemde projectkenmerken is terug te vinden in Hoofdstuk 5 en 9 van deze handleiding. Met behulp van de knoppen Selectie aanvinken en Selectie uitvinken kunt u in één keer de projecten die in het overzicht getoond worden, selecteren of deselecteren. U kunt projecten uit het getoonde overzicht ook handmatig selecteren door ze één voor één aan te vinken in de linkerkolom. Nadat u een selectie heeft gemaakt voert u de actie voor het afsluiten of heropenen van de projecten uit door op de knop Accepteren te klikken. Een afgesloten project is nog wel te zien in de overzichten, maar kan deze niet meer worden gewijzigd. Dagtarieven Assistance PSO 2010 biedt de mogelijkheid om gebruikt te maken van Dagtarieven, dat wil zeggen dat uren op regiebasis tegen een dagtarief gefactureerd kan worden. Om dit te kunnen doen moet eerst de programmainstelling Dagtarieven kunnen instellen worden geactiveerd. Deze instelling zorgt ervoor dat de tarieven tabel wordt uitgebreid met een veld/kolom Dagtarief (en een veld/kolom Interne dagprijs), de Projecttarieven op een project worden uitgebreid met een veld/kolom Dagtarief, en de Projectdetails worden uitgebreid met een kenmerk Dagtarief als extra Status voor de subitems. Vervolgens kunnen er dagtarieven worden opgezet/ ingevoerd en worden geactiveerd op regie-items. In de Tarieventabel ziet dit er als volgt uit: 10 60

176 Op projectniveau kan er een projecttarief op dagbasis worden opgezet. Dit tarief overschrijft het dagtarief uit de Tarieventabel (dezelfde tarievenstructuur en hiërarchie als bij uurtarieven is van toepassing op dagtarieven!): PS: Als de programma-instelling Interne tarieven op projectniveau aanstaat in combinatie met de instelling Dagtarieven kunnen instellen, dan komt er ook een Intern dagtarief (veld/kolom) beschikbaar op projectniveau. Het dagtarief wordt automatisch gebruikt als op een regie-item het kenmerk Dagtarief is aangevinkt. Bij het boeken van uren, zal ongeacht het aantal uren per urenboeking/per dag het dagtarief in rekening worden gebracht. Met andere woorden of er nu een boeking van een uur of een boeking van 10 uur wordt gedaan, het ingestelde dagtarief wordt gehanteerd als het te factureren bedrag. PS: Dagtarieven werken (eventueel) in combinatie met toeslagpercentages (voor bijvoorbeeld overwerk), zoals die opgezet kunnen worden in de tabel Toeslag percentages. Vervolgens worden er uren geboekt op een regie-item dat als dagtarief staat gekenmerkt: 10 61

177 Ongeacht het aantal geboekte uren wordt op de urenboeking van de medewerker het dagtarief in rekening gebracht (dat vervolgens als zodanig gefactureerd kan worden): Kopiëren project Binnen de entiteit Projecten bestaat nu de mogelijkheid tot het kopiëren van een bestaand project. Daartoe is binnen de entiteit Projecten op de knoppenbalk binnen een project een extra knop toegevoegd: Kopiëren project. Bij het kopiëren van het project kan er worden aangegeven welke gegevens van het bestaande project er overgenomen moeten worden naar het nieuwe project: Overnemen teamleden (=projectteam) Overnemen tarieven (=projecttarieven) Overnemen notities (tabblad Notities op project) Overnemen begroting (=projectbegroting) Overnemen contactpersonen (=tabblad Relaties op het project) Overnemen item fixed price-bedragen (=fixed price-bedragen op itemniveau op projectdetails) Overnemen materiaaltarieven Het systeem doet daarbij zelf een voorstel voor het projectnummer van het nieuwe project (op basis van automatische doornummering). Verder kunnen tijdens het kopiëren reeds de Projectomschrijving (verplicht!), Zoekcode, Looptijd en Projectdatum (=invoerdatum oorspronkelijke project) aan het nieuwe project worden meegegeven. Klik op Accepteren en het project wordt gekopieerd. U krijgt een bevestiging zodra dit gelukt is

178 Project alerts Project alerts zijn te gebruiken vanaf de Essentialsversie en dienen om een signaal te geven zodra een bepaald percentage van de begroting is besteed aan uren en kosten tegen extern tarief. De besteding en de begroting zijn ingevoerd op item- niveau, maar zowel het project als het item tonen een alert in de vorm van een geel of een rood bolletje. De percentages voor de alerts kunt u invoeren in de algemene instellingen. Deze alerts kunt u ook activeren en invoeren in het menu Tabellenonderhoud, Projectverdeling, Projectgroepen. Indien deze percentages niet in de tabellen worden ingevoerd, dan wordt de standaard zoals is ingevoerd in de algemene instellingen gebruikt. Wel dient aan te worden gevinkt dat alerts actief zijn voor een bepaald subitem. LET OP: Het activeren in het Tabellenonderhoud van de alerts heeft geen effect - met terugwerkende kracht - op reeds bestaande projecten. Deze dienen voor bestaande projecten per project te worden geactiveerd. De alerts zijn op een aantal wijzen zichtbaar op het project

179 In het project zelf: In de projectenview: In de projectdetails: Op het tabblad Alerts van een projectitem stelt u in wanneer er een alert dient te verschijnen. Het bijwerken van de alerts gebeurt door een service, genaamd Assistance Engage. Deze service wordt automatisch meegeïnstalleerd met Assistance PSO en dient te worden ingesteld op een bepaald interval. Dan stelt u in hoe vaak de alerts worden bijgewerkt. Voor meer informatie zie Assistance Engage. Om Assistance Engage te gebruiken dient een timer te worden ingesteld. Wij bevelen het ten zeerste aan deze timer te laten instellen door uw systeembeheerder. Voor een instructie verwijzen wij u naar het document Installatie Assistance Engage. Werken met sub- en hoofdprojecten (met of zonder Intercompany) Om te kunnen werken met sub- en hoofdprojecten in de projectadministratie moet u eerst de instelling Activeren sub- en hoofdprojecten activeren en aangeven of u wilt werken met de standaardfunctionaliteit (zonder intercompany) of met de functionaliteit inclusief intercompany). Als u hier <n.v.t.> kiest, dan blijven of worden beide functionaliteiten niet beschikbaar

180 In het geval dat de instelling wordt geactiveerd, dan verschijnen er twee extra velden in een geopend project: Type (tabblad Algemeen, sectie Definitie) Hoofd project (tabblad Algemeen, sectie Financieel) Afhankelijk van welke optie (met of zonder intercompany) is geactiveerd in de algemene instelling Activeren suben hoofdprojecten, kunt u een individueel project als een van de volgende projecttypes kenmerken in het veld Type. Met de optie Standaard (dus zonder intercompany) heeft u voor type de volgende keuzes: Met de optie Inclusief IC functionaliteit (dus mét intercompany) heeft u voor type de volgende keuzes: LET OP: In het geval dat u in de algemene instelling Inclusief IC functionaliteit kiest, dan heeft u ook de standaardfunctionaliteit tot uw beschikking, dus kunt u desondanks ervoor kiezen om van een project een standaard-hoofd- of -subproject te maken. Vervolgens kunt u projecten, die als hoofdproject zijn gekenmerkt, koppelen aan projecten die zijn gekenmerkt als subproject. Dit doet u met behulp van het veld Hoofd project (dit is een keuzelijst) op het tabblad Algemeen (in de sectie Financieel): 10 65

181 Als u klikt op de knop Hoofd project, dan verschijnt een keuzelijst van projecten die zijn gekenmerkt als hoofdproject. U kunt aan een project alleen een hoofdproject koppelen als dit project zelf een subproject is. Met andere woorden, de koppeling is wederzijds exclusief : een subproject van het type 03 (standaard) kan alleen worden gekoppeld aan het type 01 hoofdproject (standaard); een subproject van het type 04 (met IC), kan alleen worden gekoppeld aan het type 02 van een hoofdproject (met IC). En als bij Type bij een project niets is geselecteerd, dan kan er via de knop Hoofd project helemaal niets worden gekozen. Als u heeft gekozen voor de optie Inclusief IC functionaliteit in de algemene instelling Activeren sub- en hoofdprojecten, dan kunt u ook elk item van een subproject koppelen aan een item van een hoofdproject. Dit maakt het mogelijk om elke uren- en kostenboeking automatisch te kopiëren van een item van een subproject naar een gekoppeld item van een hoofdproject. De frequentie van het periodiek automatisch kopiëren van uren en kosten van subprojecten naar hoofdprojecten kan worden ingesteld in Assistance Engage (in het menu Systeembeheer, Engage configuratie)

182 10 67

183 11 - PLANNING Dit Hoofdstuk gaat in op het raadplegen van Projectplanning, Medewerkerplanning, Medewerker dagplanning en Grafische projectplanning. Projectplanning Om dit onderdeel te activeren, gaat u eerst naar de entiteit Projecten. Vervolgens klikt u bovenin het scherm op het subonderdeel Projectplanning. Na het aanklikken van de knop Projectplanning verschijnt het volgende scherm: Project In deze kolom staan de projectnummers van projecten waarop uren zijn gepland. 11 1

184 Omschrijving In deze kolom staan de bijbehorende omschrijvingen van de projectnummers van projecten waarop uren zijn gepland. Afdeling In deze kolom staat de afdeling die is geselecteerd in het veld Afdeling op het tabblad Algemeen van het betreffende project. Projectleider In deze kolom wordt de code van de projectleider vermeld die is geselecteerd in het veld Projectleider op het tabblad Algemeen van het betreffende project. Tot. uren in periode In deze kolom wordt het totale aantal uren getoond dat op het betreffende project is gepland. Het totaal van alle projecten wordt op de onderste regel weergegeven. Netto bedrag In dit veld wordt het totaal netto bedrag voor de hele periode getoond. Begroot bedrag In dit veld wordt het totaal begrote bedrag voor de hele periode getoond. Gepland bedrag In dit veld wordt het totaal geplande bedrag voor de hele periode getoond. Besteed bedrag In dit veld wordt het totaal bestede bedrag voor de hele periode getoond. Te gaan bedrag In dit veld wordt het verschil getoond tussen Gepland en Besteed. Weekkolommen In deze kolommen wordt het aantal uren per weeknummer getoond dat op het betreffende project is gepland. Het totaal per weeknummer wordt op de onderste regel weergegeven. Hieronder worden de totalen van alle geplande uren tegenover de totalen van de beschikbare capaciteit van de medewerkers tegenover elkaar gezet. De totalen worden daarnaast ook per weeknummer gespecificeerd. Het totale verschil en het verschil per weeknummer wordt op de laatste regel weergegeven. 11 2

185 11 3

186 Medewerkersplanning Om dit onderdeel te activeren gaat u naar de entiteit Projecten waarna u vervolgens bovenin het scherm klikt op het subonderdeel Medewerkersplanning. Na het aanklikken van de knop Medewerkersplanning verschijnt het volgende scherm: Medewerker In deze kolom staan de namen van de medewerkers die zijn ingepland. Functie In deze kolom staat de functie van de ingeplande medewerkers zoals die is geselecteerd in het veld Functie in de entiteit Medewerkers. Afdeling In deze kolom staat de afdeling van de ingeplande medewerkers zoals die is geselecteerd in het veld Afdeling in de entiteit Medewerkers. 11 4

187 Capaciteit in uren In deze kolom wordt de capaciteit van de medewerker getoond. Deze is afhankelijk van het aantal ingestelde werkuren per week en het ingevulde % Productief van de betreffende medewerker in de entiteit Medewerkers. De planning in Assistance PSO betreft de huidige week en de volgende 16 weken. De totale capaciteit, dus van alle medewerkers, wordt op de onderste regel weergegeven. Totaal gepland in uren In deze kolom wordt het totale aantal uren dat een medewerker is ingepland getoond. Het totaal van alle geplande uren van de medewerkers wordt op de onderste regel weergegeven. Beschikbaar in uren In deze kolom wordt het totale aantal uren getoond dat een medewerker beschikbaar is. Het totaal van alle uren dat medewerkers beschikbaar zijn wordt op de onderste regel weergegeven. De berekening van het beschikbare aantal uren is de Capaciteit minus Totaal gepland. Weekkolommen In deze kolommen wordt het aantal uren per weeknummer getoond dat de medewerker is ingepland. Het totaal per weeknummer wordt op de onderste regel weergegeven. Hieronder worden de totalen van alle geplande uren van medewerkers tegenover de totalen van de beschikbare capaciteit van de medewerkers tegenover elkaar gezet. De totalen worden daarnaast ook per weeknummer gespecificeerd. Het totale verschil en het verschil per weeknummer wordt op de laatste regel weergegeven. Medewerker dagplanning In het onderdeel Projecten op het projectenoverzicht is een nieuwe knop toegevoegd: Medewerker dagplanning. In dit overzicht is zichtbaar wat de start- en einddatum (op dagniveau) is van de planning van de medewerkers. Het overzicht geeft de ingeplande periode (in het blauw) weer en niet het aantal uren per dag. Deze dagplanning kan worden gebruikt om in te zoomen op de weekplanning en dan met name om te zien wat de eerste en laatste dag is dat iemand staat ingepland. Dit overzicht kan ook heel goed worden gebruikt om, op dagniveau, te zien wie/wanneer nog niet is ingepland c.q. vanaf wanneer iemand weer inzetbaar is. 11 5

188 Onderaan het overzicht wordt het aantal ingeplande medewerkers per dag (datum) weergegeven. Door middel van dubbelklikken op een regel uit de Medewerker dagplanning in Assistance PSO kan straks de eigen of andermans Outlookagenda worden geopend, om deze te raadplegen of om agenda-afspraken in te zetten. In welke week de Outlookagenda wordt geopend, is afhankelijk van op welke dag (datum) er in de regel van de PSO-dagplanning wordt geklikt. Klikken op een van de andere kolommen (Medewerker, Functie of Afdeling) van een regel uit de dagplanning, resulteert altijd in het openen van de Outlookagenda in de huidige week Via de projectplanning is het mogelijk om een planningregel op een bepaalde datum te laten beginnen en op een bepaalde datum te laten eindigen (Eerste/laatste dag). In de Medewerker dagplanning komt dit er als volgt uit te zien: 11 6

189 Het primaire doel van dit overzicht is om in een oogopslag te zien welke medewerkers voor welke periode (dagniveau) zijn ingepland en welke nog niet zijn ingepland. Men ziet dus ook vanaf welke dag iemand weer beschikbaar is voor een nieuwe planning. Projectplanning grafisch Om dit onderdeel te activeren, gaat u naar de entiteit Projecten, waarna u vervolgens bovenin het scherm klikt op het subonderdeel Projectplanning grafisch. Na het aanklikken van de knop Projectplanning grafisch verschijnt het volgende scherm: Dit is een grafische weergave van alle lopende planningen; het toont het projectnummer en de projectomschrijving. De tijdlijn begint standaard op de huidige dag. 11 7

190 Printen van de planning Vanuit de Projectplanning, Medewerkersplanning en Projectplanning grafisch kunt u via de knop Afdrukken de planningen printen met onderstaande selecties. Nadat u uw selectie heeft gemaakt en op Printen heeft geklikt, dan kunt u een keuze maken uit een aantal standaardrapporten. 11 8

191 12 - REVERSE PLANNING Assistance PSO 2010 for Microsoft Dynamics biedt vanaf de Seniorversie de mogelijkheid om te plannen vanuit de Microsoft Outlook-agenda. De integratie tussen Microsoft Outlook en Assistance PSO for Microsoft Dynamics houdt in dat u uw Outlookagenda-afspraken kunt koppelen aan een combinatie van project, item en uursoort in Assistance PSO for Microsoft Dynamics. Immers, dit zijn de verplichte gegevens voor een planning en urenboeking in Assistance PSO. Vervolgens kunt u de aan projecten, items en uursoorten gekoppelde afspraken in de Outlookagenda doorvoeren in de planning van Assistance PSO for Microsoft Dynamics. Technische vereisten Reverse planning is mogelijk vanaf Microsoft Office Outlook Om de integratie tussen Microsoft Outlook en Assistance PSO for Microsoft Dynamics technisch te realiseren dient u de invoegtoepassing Assistance Outlook 2007 in Microsoft Outlook te installeren. Hiervoor dient op elke Windowscomputer waarop deze integratie tussen Microsoft Outlook en Assistance PSO for Microsoft Dynamics gerealiseerd moet worden een installatieprogramma (AssistanceOutlook2007Setup.msi) te worden uitgevoerd. De invoegtoepassing wordt in Microsoft Outlook in het menu: Extra > Vertrouwenscentrum >Invoegtoepassing getoond: Assistance Outlook In het geval dat Assistance Outlook 2007 in de categorie Niet-actieve invoegtoepassingen voor toepassingen wordt vermeld, en het lukt u niet om deze middels de knop Start te activeren, dan is de oplossing om het installatieprogramma vstor.exe op het werkstation (Microsoft Visual Studio 2005 Tools for Office Second Edition Runtime (VSTO 2005 SE) (x86) uit te voeren. Deze toepassing is kosteloos te downloaden vanaf de website van Microsoft. Mogelijkheden van reverse planning Wat zijn de mogelijkheden van Reverse planning: 1. Ten eerste kunnen agenda-afspraken die in Microsoft Outlook zijn gekoppeld aan een project, item en uursoort (in Assistance PSO for Microsoft Dynamics) overgenomen worden in de projectplanning (in het onderdeel Project > tabblad Details > Mijn taken > Planning). Dit wordt Reverse planning genoemd. 2. Ten tweede kunnen agenda-afspraken die in Microsoft Outlook zijn gekoppeld aan een project, item en uursoort (in Assistance PSO for Microsoft Dynamics) via de optie Outlook inlezen worden ingelezen in de urenregistratie van Assistance PSO for Microsoft Dynamics bij het uren boeken. Deze agenda-afspraken hoeven in de urenregistratie van Assistance PSO for Microsoft 12 9

192 Dynamics dan alleen nog te worden opgeslagen (omdat project, item en uursoort reeds zijn gekoppeld) en kunnen daarom direct als urenboekingen worden verwerkt in Assistance PSO for Microsoft Dynamics. 3. Tevens kan in Microsoft Outlook in een agenda-afspraak het aantal kilometers worden ingevoerd. Dit ten behoeve van de kilometerregistratie in Assistance PSO for Microsoft Dynamics bij het boeken van de uren (urenregistratie). Met behulp van de invoegtoepassing kunt u in een afspraak in de agenda van Microsoft Outlook een project, item en uursoort invoeren. In het veld Project kan geselecteerd worden uit alle projecten of alleen de projecten waarvan uw teamlid bent, dit is afhankelijk van de algemene instelling in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Uren, Alleen kunnen boeken op projecten waarvan teamlid. Bij Item kunt u een actief item selecteren en bij Uursoort een uursoort waarop u mag boeken. Ook kunt het aantal kilomters invoeren in het veld Km. Let op: in Assistance PSO for Microsoft Dynamics is reverse planning pas beschikbaar voor een gebruiker als hij of zij in zijn of haar rol het rolrecht Reverse planning heeft. Dit is in te stellen in het menu: Systeembeheer > Rechten > Rolrechten > Projecten > Reverse planning ( ). In het onderdeel Projecten, onder Mijn taken komt dan de optie Reverse planning beschikbaar voor de gebruiker(s): In het Reverse planning-scherm kunnen de Medewerker en de Periode worden geselecteerd waarvan de agendaafspraken uit MS Outlook worden overgenomen in de projectplanning van Assistance PSO for Microsoft Dynamics

193 Zodra u op Accepteren klikt, worden alle Assistance PSO for Microsoft Dynamics-gerelateerde agenda-afspraken in Microsoft Outlook (dus agenda-afspraken gekoppeld aan een project, item en uursoort) van de desbetreffende medewerker voor de geselecteerde periode overgenomen in de projectplanning van Assistance PSO for Microsoft Dynamics. De invoer is identiek aan de handmatige planning direct in Assistance PSO for Microsoft Dynamics (zoals we die tot nu toe in Assistance PSO for Microsoft Dynamics kenden). De optie Genereer XML genereert een XML-bestand (lokaal op de PC van de gebruiker) waarin alle projecten, items en uursoorten in Assistance PSO for Microsoft Dynamics van de geselecteerde medewerker zijn versleuteld. Het bestand wordt standaard op de locatie C:\ weggeschreven, maar als u op de plus rechts van de knop Genereer XML klikt, dan krijgt u de gelegenheid om een alternatieve locatie te selecteren. Let op: dit is een instelling per medewerker. Dit XML-bestand wordt vervolgens gebruikt door de invoegtoepassing bij het aanmaken van Assistance PSO for Microsoft Dynamics-gerelateerde agenda-afspraken in Microsoft Outlook. Het XML-bestand zorgt ervoor dat medewerkers die offline zijn toch de beschikking hebben over hun projecten (en items en uursoorten) die ze kunnen selecteren bij het registreren van hun afspraken in Outlook. Dit XML- bestand kan na creatie worden g d aan de betreffende medewerker die het bestand vervolgens kan plaatsen in de rootdirectory (C:\) of een andere ingestelde locatie op zijn of haar laptop. Er zijn instellingen per medewerker. Als Creëer Outlook xml is aangevinkt, dan wordt bij het opstarten van Assistance PSO een XML-bestand (met projecten, items en uursoorten) aangemaakt ten behoeve van de Outlook Add-in. Als Reverse Planning is aangevinkt dan wordt de betreffende medewerker meegenomen in de service Assistance Engage. Voor meer informatie hierover, zie de beschrijving van Assistance Engage waarmee de reverse planning automatisch wordt gedaan

194 Wanneer er voor een project een planning gemaakt wordt, is het mogelijk om deze planning middels een Outlookafspraak-uitnodiging, in de Outlookagenda van de betreffende medewerker te plaatsen. Op het tabblad Outlook kunnen de velden en kenmerken die van belang zijn voor de agenda- afspraak gevuld worden. Na accepteren wordt er een uitnodiging naar de Outlookmailbox van de medewerker gestuurd PROJECTSTATEN In dit hoofdstuk gaan we in op het genereren van financiële projectoverzichten (projectstaten.) Printen van projectstaten Projectstaten kunt u afdrukken vanuit de entiteit Projecten. Hiervoor klikt u dit onderdeel aan

195 Daarna klikt u direct op de knop Afdrukken in de knoppenbalk. Kies in het volgende scherm voor de optie Projectstaten en klik op Accepteren. Het volgende selectiescherm verschijnt ten behoeve van het printen van de projectstaat: Hierna worden de velden waarop u kunt selecteren behandeld. Project t/m In deze twee velden kunt u van een reeks projecten het eerste en het laatste projectnummer selecteren via de knoppen of door deze in te typen. Als u de gegevens van 1 project wilt opvragen, dan typt u in beide velden hetzelfde projectnummer in. Omschrijving t/m omschrijving In deze twee velden kunt u de omschrijving van een project (projectnaam) intypen. Opdrachtgever In dit veld kunt u óf op de knop klikken en dan een opdrachtgever uit de lijst selecteren óf het debiteurennummer intypen. Datum t/m In deze velden kunt u een begin- en einddatum van een periode van invoerdata van een project invullen. Of u typt de data in óf u selecteert de data met behulp van een kalender door op het pijltje te klikken

196 Afdeling In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de interne afdelingen die met behulp van het gelijknamige veld op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de tabel Afdeling. Projectverantw. In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de medewerkers die met behulp van het gelijknamige veld op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de entiteit Medewerkers. Ingevoerd door In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de medewerkers die met behulp van het gelijknamige veld op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit het de entiteit Medewerkers. Projectleider In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de medewerkers die met behulp van het gelijknamige veld op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de entiteit Medewerkers. Teamlid In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de medewerkers die met behulp van het veld Team op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de entiteit Medewerkers. Projectsoort In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de projectsoorten die met behulp van het gelijknamige veld op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de tabel Projectsoorten. Projectverdeling In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de projectgroepen die met behulp van het veld Projectgroep op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de tabel Projectgroepen. Cluster In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de projectclusters die met behulp van het veld Cluster op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de tabel Projectclusters. Firma In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de firma s die met behulp van het veld Firmacode op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de tabel Firma s. Status In dit veld kunt u door op het pijltje te klikken een keuze maken uit de statussen die met behulp van het veld Status op het tabblad Algemeen van een project aan een project zijn gekoppeld. De lijst komt uit de tabel Projectstatus. Scope In dit veld kunt u een keuze maken uit de volgende statussen van projecten: - Lopende projecten (dus die niet afgesloten zijn via Mijn taken, Afsluiten/Open projecten in de entiteit Projecten) - Afgesloten projecten (dus die wel afgesloten zijn via Mijn taken, Afsluiten/Open projecten in de entiteit Projecten) 13 14

197 - Lopende en afgesloten projecten (dus actieve én inactieve projecten) Kostenbasis In dit veld kunt u een keuze maken uit de drie te onderscheiden tarieven (extern, intern of kostprijstarief). Deze keuze bepaalt welke tarieven en bedragen (aantal uren x tarief) op de projectstaten worden getoond. Uren Met behulp van dit veld kunt u de keuze maken of u alle geboekte uren wilt zien of slechts de geaccordeerde uren. Rapporttype In dit veld kunt u een keuze maken uit de typen: - Uitgebreid (dit is een combinatie van de typen Projectstaten en Begroting/Planning, dus op dit type rapport staan zowel honorarium-, uren-, kosten- en gefactureerde bedragen als begrotingen en planningen) - Projectstaten (bij deze keuze komen de rapportgegevens uit het printbestand PRJSTAT bedoeld voor projectstaten, dus met honorarium-, uren-, kosten- en gefactureerde bedragen) - Begroting/Planning (bij deze keuze komen de rapportgegevens uit het printbestand CALCRAP bedoeld voor begrotings- en planningsrapporten) Mutatieperiode Begindatum In dit veld kunt u een begindatum van een periode van boekingen op een project invullen. Of u typt de datum in óf u selecteert de datum met behulp van een kalender door op het pijltje te klikken. Einddatum In dit veld kunt u een einddatum van een periode van boekingen op een project invullen. Of u typt de datum in óf u selecteert de datum met behulp van een kalender door op het pijltje te klikken. Periode t/m In deze velden kunt u door op het pijltje te klikken een beginperiode en een eindperiode selecteren. Deze perioden hebben betrekking op de boekhoudperioden. Het opgeven van een periodeselectie naast de begin- en einddatum kan bijvoorbeeld van belang zijn voor facturen. Vaak worden geboekte uren pas de volgende maand gefactureerd. Om verkoopfacturen in zo n geval tegen de uren af te zetten kan de periodeselectie afwijken van de begin- en einddatumselectie. Wanneer in Projectstaten voor periode <n.v.t.> wordt gekozen, wordt voor facturen de datumselectie gebruikt. Reset Door op de knop Reset te klikken wist u uw selectie en kunt u opnieuw beginnen. Dit bespaart u het werk om de selectievelden een voor een handmatig te legen. Printen Als u klaar bent met het maken van uw selectie klikt u op de knop Printen. De volgende rapportselectieschermen verschijnen bijvoorbeeld, afhankelijk van het rapporttype dat u had gekozen. Projectstaten 13 15

198 Begroting/planning Als u na de keuze (het aanklikken) van een rapport op afdrukvoorbeeld worden getoond. klikt, dan zal in eerste instantie een 13 16

199 De projectstaat wordt pas op de printer afgedrukt nadat u in het afdrukvoorbeeldscherm op het printericoon heeft geklikt. NB: In Projectstaten worden declarabele kosten niet meegenomen in het honorariumbedrag. Exporteren naar Microsoft Excel (vanaf Microsoft Excel 2003) Mits u daarvoor de rechten heeft, kunt u projectstaatgegevens exporteren naar Microsoft Excel. Hiervoor moet u het volgende doen: Ga naar de entiteit Projecten Klik op de knop Afdrukken Kies voor Projectstaten Maak uw gewenste selectie Klik op de knop Printen Sluit het scherm met de rapportkeuze Vergroot het selectiescherm verticaal (rek het uit) Geef een rechtermuisklik op een kolomheader en kies voor Exporteren naar Excel 13 17

200 14 - FACTUREN De entiteit Facturen geeft directe toegang tot alle verkoopfacturen in Assistance PSO. U kunt eerst voor een standaardfilter kiezen. Ook kunt u een periode selecteren met behulp van de velden Vanaf t/m. Facturen openen/wijzigen Na het aanklikken van de entiteit Facturen verschijnt het volgende scherm. Hierna volgt een korte uitleg bij bovenstaand scherm: Zoekmethode Net als in de overige entiteiten in Assistance PSO kan ook bij de entiteit Facturen gebruik gemaakt worden van handige zoekfuncties. Zie ook Hoofdstuk 2, onder Handige functies. 14 1

201 Vrije tekst Zonder de factuur te openen kan onderin het scherm de vrije tekst worden getoond. Klik hiervoor op de knop Vrije tekst links onder, zoals hierboven afgebeeld. Een popup met de begeleidende tekst op de factuur verschijnt dan. Snel tonen van de inhoud Door op het plusteken te klikken, wordt de inhoud van de factuur getoond, d.w.z. de gefactureerde items worden getoond. Openen en wijzigen van een factuur Door op een factuur te dubbelklikken, wordt de factuur geopend, waarna deze kan worden aangepast (mits deze nog niet als betaald is gekenmerkt of nog niet is verwerkt in de boekhouding) door op Wijzigen te klikken. 14 2

202 Uitprinten van een factuur Vanuit de entiteit Facturen kunnen de facturen worden geprint door op het printericoon te klikken. In het rapportenscherm dat verschijnt, selecteert u de gewenste lay-out voor de factuur. Door op Print te klikken wordt eerst ter controle een afdrukvoorbeeld getoond, waarna u de factuur definitief naar de printer kan worden gestuurd. De knop Termijnfactuurplanning toont een overzicht van bedragen van termijnfacturen die komen te vervallen in komende perioden. Het onderwerp termijnfacturen wordt behandeld in het Hoofdstuk Projectenbeheer. 14 3

203 Facturen accorderen Via Mijn taken en de optie Accorderen facturen kunt u de verkoopfacturen van de projecten accorderen. Facturen accorderen is niet verplicht. Dit kan geactiveerd en gedeactiveerd worden middels de Programma-instellingen (zie: onderdeel Programma-instellingen). De medewerker die dit gaat doen moet hiervoor wel alle rechten hebben gekregen (zie: onderdeel Rechten). In dit scherm kan een selectie worden gemaakt van de facturen die geaccordeerd dienen te worden. Selecteer hier voor een Firma, Medewerker en Periode. In de kolom OK kan worden aangegeven of de factuur akkoord is. Indien de facturen akkoord zijn gegeven kan op de knop Accorderen worden geklikt. De facturen zullen vervolgens worden geaccordeerd. Wanneer een factuur geaccordeerd is kan deze financieel niet meer gewijzigd worden. Wanneer men dit doet, dan krijgt men de volgende melding: 14 4

204 Vervolgens krijgt u deze vraag: Als u op Ja klikt, dan kunt u de volgende velden nog wijzigen: - Omschrijving - Referentie - Factuurlayout - Contactpersoon - Afwijkend factuuradres 14 5

205 15 - UREN Alles wat te maken heeft met het boeken, raadplegen of accorderen van uren is terug te vinden in de gelijknamige entiteit Uren. Afhankelijk van uw persoonlijke recht, en het aanbod van af te handelen taken verschijnen onder Mijn Taken en bovenin het urenscherm maximaal de volgende opties (taken): Uren raadplegen Onder Mijn taken kunt u via de optie Uren raadplegen een overzicht krijgen op het scherm van alle geboekte uren of van een specifieke periode: Selectiemogelijkheden Door middel van diverse selecties onder Filter kunt u uw gewenste selectie aangeven, eventueel in combinatie met een bepaalde periode. De selectie zal worden weergegeven in het scherm volgens de standaardlay-out. Bij Filter heeft u de keuze uit de volgende standaardfilters: Alle uren Eigen uren 15 1

206 De view Uren raadplegen Van de getoonde gegevens kunt u onderin de totalen zien. U kunt de schermen aanpassen door zelf een andere groepering aan te geven, door de gewenste sorteervelden naar de header te slepen. U kunt ook kolommen weghalen. U klikt (net als in alle andere schermen) op de rechtermuisknop, en kiest voor Verwijder deze kolom. U kunt vervolgens de lay-out ook opslaan onder een naam die u aan de view zodat u die een ander keer weer kunt opvragen onder Mijn views. In alle schermweergaves, selecties en sorteringen wordt altijd getotaliseerd op de verschillende groeperingen en op het totaal van het gehele scherm. Via de optie Afdrukken kunt u de gegevens op papier printen, u krijgt de gegevens dan net zoals op het scherm. Of u exporteert de urenlijst naar Microsoft Excel (vanaf versie 2003). De uren die u hier raadpleegt kunt u hier ook nog wijzigen. Als u een urenboeking dubbelklikt, dan krijgt u het volgende scherm waarin u uw gewenste correcties kunt maken. 15 2

207 Als dit niet meer kan, bijvoorbeeld omdat ze zijn geaccordeerd, dan krijgt u volgende melding. Als u de uren zijn gefactureerd, dan krijgt u vanzelfsprekend onderstaande melding. 15 3

208 Uren boeken Het boeken van uren wordt gedaan op persoonlijke titel en dus op naam van degene die is ingelogd, tenzij u expliciet van profiel verandert. Het boeken van uren doet u in een scherm met een interface die lijkt op de agenda van Outlook. U kunt zelfs uw gegevens uit uw outlook-agenda inlezen om deze vervolgens te koppelen aan projecten. U hoeft dus niet uw agenda te raadplegen om te zien wat u gedaan heeft om dit te registreren. Uren boeken U ziet de naam van de huidige gebruiker staan in de regel bovenin het urenboekscherm. Via de knop Profiel kunt u een andere medewerker kiezen om namens hem of haar uren te boeken. Ook kunt dan zijn of haar Outlookagenda-afspraken inlezen. Voorwaarden voor het kunnen inlezen van de Outlookagenda-afspraken van een andere medewerkers zijn dat u: Outlook 2007 gebruikt dat u in Microsoft Outlook zelf toegang heeft tot de agenda van die medewerker dat het adres van de medewerker is ingevuld in het veld adres in de medewerkersrecord Door het profiel van een andere medewerker te selecteren, kunt u dus uren invoeren namens deze medewerker. Om dit te kunnen heeft u het recht nodig om Bulkuren te kunnen boeken. Ga hiervoor naar het menu Systeembeheer, Rechten. Zoek de medewerker op die namens anderen uren moet kunnen boeken, ga naar de rolrechten van de medewerker in kwestie en geef de gebruiker rechten op Bulkuren invoeren (Uren). Actieve week Zodra u de urenregistratie opstart komt u automatisch terecht in de huidige week. U kunt uiteraard ook met behulp van de bladerknoppen naar links of naar rechts door de verschillende weken heen manoeuvreren. Ook kunt u met behulp het datumveld links boven, door op het pijltje te klikken, met behulp van een kalender direct naar een bepaalde datum gaan. 15 4

209 Nieuwe boeking Indien u een nieuwe boeking wilt maken kiest u voor Nieuwe boeking. U krijgt vervolgens een invoerscherm met daarop een aantal in te voeren keuzevelden en vrije velden. Details Project U kunt een keuze maken uit alle projecten waarvan u teamlid bent. Item U kiest uit één van de beschikbare items. U ziet hier alleen de actieve items en de items die niet als kostenitem zijn gedefinieerd. Indien er maar één item actief is, verschijnt dit automatisch in het scherm. Uursoort U geeft door middel van de uursoort aan in welke rol/activiteit u hebt gewerkt. U ziet alleen de voor u beschikbare uursoorten. Daarnaast kan er een beperking zijn aangebracht middels aan de projectverdeling van dit project gekoppelde uursoorten. Datum Hierin geeft u de datum waarop de uren betrekking hebben. Begintijd De starttijd van de betreffende uren 15 5

210 Eindtijd De eindtijd van de betreffende uren Aantal uren Dit wordt ingevuld indien de begin- en eindtijd zijn ingevuld. U kunt dit aanpassen, de eindtijd zal dan automatisch worden aangepast. Bulkuren Als u dit aanvinkt, dan wordt u in de gelegenheid gesteld om een aantal uren in te voeren dat groter is dan 24. Toelichting Hier kunt u desgewenst een toelichting invoeren bij de urenboeking, als extra informatie richting het project management en/of op de factuur voor de opdrachtgever (debiteur). Interne notitie Hier kunt u een interne toelichting geven bij de urenboeking. Dit is alleen voor intern gebruik. De interne notitie komt terug op het tabblad Uren van het project en bij het accorderen van uren. Kilometers De mogelijkheid om tijdens het boeken van uren ook kilometers te kunnen registreren is afhankelijk van een ureninstelling. De instelling vindt u in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Uren, Kilometers kunnen boeken tijdens uren boeken. Kilometers Hier voert u het aantal kilometers in dat u wilt belasten op het project. Item Dit is het item waar de kilometers op worden geboekt. U kunt hier kiezen uit de kostenitems van het project, of er verschijnt een standaard ingesteld reiskostenitem. (In te stellen via Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Kosten, Standaard reiskosten item) Toelichting Hierin vult u, indien gewenst, de omschrijving van de kilometerboeking in. Kosten (het boeken van kosten tijdens het urenboeken (in de urenboeking)) Op het Tijdsbesteding details-scherm kunnen tijdens het urenboeken kosten worden ingevoerd op de urenboeking: urengerelateerde kosten. Het registeren van deze kosten gebeurt in de sectie Kosten in het onderstaande scherm. De sectie Kosten is alleen beschikbaar/zichtbaar als het rolrecht Kosten kunnen boeken tijdens urenboeken is toegewezen aan de rol van desbetreffende medewerker. Item Hierin selecteert u een (kosten)item van het project. Omschrijving Hier voert u de omschrijving van de kosten in of selecteert u de omschrijving van de kosten. Currency Hierin selecteert u, indien van toepassing, een afwijkende munteenheid. 15 6

211 Aantal Hierin voert u, indien van toepassing, het aantal materialen in. Tarief Hierin verschijnt het tarief of voert u een tarief in. Bedrag Dit is het berekende totaalbedrag van de betreffende regel. BTW Hierin selecteert u een BTW-percentage. Incl. BTW Dit veld toont het totaalbedrag met het BTW-bedrag. Vergoeden Door dit kenmerk aan te vinken wordt het bedrag vergoed aan de medewerker. Bijlage Als u op de paperclip klikt krijgt u de gelegenheid om een digitaal bestand als bijlage toe te voegen aan de kostenregel, bijvoorbeeld een scan van een kwitantie. In de Kostenregistratie (onderdeel Kosten) en op het tabblad Kosten op het desbetreffende project kan deze urengerelateerde kostenboeking terug worden gevonden tussen de andere kostenboekingen. Deze urengerelateerde kostenboeking kan worden geopend (door de kostenregel te dubbelklikken). Deze kostenboeking wordt dan geopend in het reguliere Kosten details-scherm, met de melding dat het hier een Urengerelateerde (kosten)boeking betreft/betrof. Aan de urengerelateerde kostenboeking kan een eigen valuta worden meegegeven; de valuta van de kostenboeking kan afwijken van de basisvaluta en/of de valuta waarin de bijbehorende uren (op de urenboeking) zijn geboekt. Daartoe is ook het Kosten details-scherm uitgebreid met het veld Valuta. Dit valutaveld kan tevens voor normale kostenboekingen worden gebruikt; een kostenboeking kan voortaan tegen een bepaalde (afwijkende) valuta worden geregistreerd in de Kostenregistratie. Medewerker, Vergoeden en Bijlage worden overgenomen van de kostenboeking tijdens het uren boeken. Daartoe is het Kosten details-scherm uitgebreid met deze velden. Op basis van de medewerker wordt de crediteur automatisch ingevuld (mits de medewerker is opgezet en geconverteerd als account en aangevinkt als crediteur met een crediteurennummer). Zodra u hebt gekozen voor Accepteren verschijnt de boeking in uw urenscherm onder vermelding van het Projectnummer, subitem en - tussen haakjes - de opdrachtgever 15 7

212 De geboekte uren kunt u op diverse manieren nog wijzigen. U kunt eenvoudigweg door de afspraak uit te rekken of in te korten, door met de muis op de buitenlijn te staan, het aantal uren wijzigen. 15 8

213 Afspraak kopiëren Klik met de rechtermuisknop op een reeds ingevoerde afspraak en kies voor: Kopieer afspraak. Ga naar de dag waarop u de afspraak wilt plakken. Klik wederom met de rechtermuisknop en kies voor: Plak afspraak. Wijzig afspraak Door middel van een dubbelklik op de gemarkeerde afspraak kunt u eveneens de ingevoerde gegevens wijzigen. Verplaatsen van een afspraak U kunt de gehele boeking ook verplaatsen door te slepen met de muis naar een andere dag of een ander tijdstip. 15 9

214 Outlook inlezen Middels de functie Outlook inlezen kunt u een kopie maken van uw agenda uit Outlook. Indien u hiervoor kiest worden alle agenda-items uit uw agenda overgenomen (grijs) en gekopieerd naar de urenregistratie van PSO. De ingelezen uren worden in het grijs weergegeven zolang ze nog niet zijn gekoppeld aan een project. U kunt vervolgens de afspraken die u wilt overnemen in de urenregistratie koppelen aan een project. U start met het dubbelklikken op de afspraak. U volgt daarna dezelfde stappen als beschreven in het maken van een nieuwe boeking

215 Week overnemen Wanneer u een volledig geboekte week of een gedeelte daarvan wilt kopiëren, doet u dit middels de knop Week overnemen. Het bovenstaande scherm verschijnt. Selecteer de week die u wilt overnemen, en selecteer vervolgens de urenboekingen van die week. Standaard zijn alle urenboekingen van de week aangevinkt. Van de urenboekingen die u niet wilt overnemen kunt u met uw muis de vinkjes weghalen. Klik vervolgens op Accepteren. U kunt de overgenomen week in het scherm urenregistratie evengoed nog wijzigen en aanvullen met nieuwe boekingen, of u klikt op de knop Uren opslaan. Uren opslaan Om de geboekte uren te bewaren kiest u voor Uren opslaan. Indien de instelling aanstaat dat uren eerst inhoudelijk en / of administratief dienen te worden geaccordeerd, zullen de niet geaccordeerde uren in het blauw worden weergegeven. Geaccordeerde uren krijgen vervolgens de kleur groen. Ze kunnen daarna niet meer worden gewijzigd. Als de reeds geaccordeerde uren toch een correctie behoeven, kunt u dat doen door dezelfde uren negatief te boeken. Deze uren die met een min bedrag ervoor zijn geboekt worden altijd op 7.00 uur gezet in de agendaweergave. Nadat de uren zijn opgeslagen en, indien nodig geaccordeerd, krijgen ze de kleur rood. Alle afspraken die niet aan een project zijn gealloceerd (grijs) worden niet opgeslagen. Ze verdwijnen uit de weergave in de urenregistratie. View Onder de knop View kunt u kiezen uit verschillende weergaven van het scherm urenregistratie. Dit zijn dezelfde weergaven als in de Outlookagenda

216 Hieronder een voorbeeld van de verschillende weergaven: Dag weergave Volledige week weergave Maand weergave Accorderen van uren Er zijn in Assistance PSO twee manieren van accorderen mogelijk: inhoudelijke en administratieve accordering. De inhoudelijke accordering wordt over het algemeen door de projectleider uitgevoerd. Deze controleert of de soort en aantal uren goed is geboekt, of het wel het juiste project is en dergelijke. De administratieve accordering wordt over het algemeen door de administratie uitgevoerd voordat er wordt gefactureerd. Administratief accorderen kan worden gebruikt zonder dat de inhoudelijke accordering actief is. Het is niet mogelijke om inhoudelijk te accorderen zonder administratieve accordering. Om inhoudelijk te kunnen accorderen dient de optie Inhoudelijke Accordering (accordering per project) in de Programma-instellingen, Uren aan te staan. LET OP: Geaccordeerde uren (zowel administratief als inhoudelijk) kunnen niet worden gewijzigd. Indien hiermee fouten worden gemaakt, moet dit worden gecorrigeerd door negatieve urenboekingen. De lijst medewerkers die getoond wordt voor accordering is gebaseerd op de aanwezigheid van nog niet geaccordeerde uren voor deze medewerker, onafhankelijk uit welke periode deze zijn

217 Administratief accorderen Per afdeling of alle afdelingen worden alle medewerkers getoond waarvan nog uren en/of kosten administratief te accorderen zijn binnen de geselecteerde periode. Indien u ook inhoudelijk accordeert, dan dient u dit éérst te doen. Door op het plusteken naast de naam van een medewerker te klikken worden de specifieke urenregistraties getoond. Door in de kolom Accorderen de boeking(en) aan te vinken worden ze gemarkeerd om mee te nemen in de accordeerslag. Alle voor accordering gekenmerkte uren- en kostenboekingen kunnen nu via de knop Accorderen administratief geaccordeerd worden. Het is in dit accordeerscherm nog mogelijk om uren en kosten te wijzigen door een regel te dubbelklikken. U krijgt dan het volgende scherm om uw correcties te kunnen maken in de urenboeking

218 Het volgende scherm verschijnt bij het dubbelklikken op de kostenboeking. Via een rechter muisklik op de kolomtitel zowel de tabbladen Uren als Kosten kan men een gepersonaliseerde view als persoonlijke view opslaan of verwijderen. Indien men het rolrecht Bedrijfsviews heeft, dan kan men de aangepaste view als bedrijfsview opslaan of verwijderen

219 Inhoudelijk accorderen In dit overzicht worden alle projecten getoond waarvan u projectleider bent, met daaronder de geboekte uren en de urengerelateerde kosten. Door de uren- en/of urengerelateerde kostenboekingen aan te vinken en vervolgens op de knop Accordeer kosten te klikken accordeert u de uren en/of kosten. Door de uren- en/of kostenboekingen aan te dubbelklikken kunt u ze (nog) wijzigen alvorens ze te accorderen. Door op het Plusteken van een project te klikken worden de diverse boekingen op het project zichtbaar gemaakt. Per boeking kunt u een akkoord geven door deze aan te vinken. Alle aangevinkte urenboekingen worden eerst inhoudelijk, dan administratief geaccordeerd door op Accorderen te klikken. Het is in dit inhoudelijke accordeerscherm, net als bij het administratief accorderen, nog mogelijk om uren en kosten te wijzigen door de betreffende regels te dubbelklikken. U opent dan de uren- en/of kostenboeking om uw correcties te kunnen maken. Via een rechter muisklik op de kolomtitel zowel de tabbladen Uren als Kosten kan men een gepersonaliseerde view als persoonlijke view opslaan of verwijderen. Indien men het rolrecht Bedrijfsviews heeft, dan kan men de aangepaste view als bedrijfsview opslaan of verwijderen

220 Openen / afsluiten weken Hier kunt u per periode aangeven of deze opengesteld of afgesloten dient te worden voor het registreren van uren. Een periode wordt standaard door het programma ingesteld op één week. Het is een programma-instelling om gebruik te maken van deze optie. Per jaar kan een nieuwe reeks perioden automatisch worden aangemaakt, door eerst het desbetreffende jaar te selecteren en op de knop Initieer jaar te klikken, waarna de weekperiodes worden aangemaakt. Een weekperiode loopt van maandag t/m zondag. Analyse van uren Bovenin het urenscherm is ruimte gemaakt voor diverse urenanalyses. Verlofuren Via deze optie kunt u de verlofgegevens (en de onderliggende verlofurenboekingen) van uw zelf en/of uw medewerkers raadplegen. Welke verlofgegevens hier worden getoond is afhankelijk van rolrecht Toon verlofuren alle medewerkers zoals dat is toegewezen aan uw rol. Met ander woorden hier ziet u allen uw eigen verlofuren of de verlofuren van alle medewerkers. Standaard ziet u de verlofuren van het huidige verlofjaar. Voorgaande verlofjaren, mits afgesloten via de optie Verlof afsluiten onder Mijn taken in de entiteit Medewerkers, kunnen via de selectieoptie Verlofjaar worden geraadpleegd door een ander verlofjaar te selecteren op onderstaand scherm

221 U ziet bovenin het scherm een uitdraai totaalstand van de verlofgegevens. Onderin ziet u eveneens de totalen. Deze gegevens worden automatisch bijgewerkt zodra u uren boekt op een uursoort dat is gekenmerkt als Verlof in de tabel Uursoorten. Besteed versus begroot Via deze optie ziet u van alle projecten waarop voor u een begroting is aangemaakt of waarop u hebt geboekt, wat het verschil is tussen het aantal uren dat is begroot en dat is geboekt. U kunt de begroting en de boekingen op itemniveau zien door het + teken aan te klikken

222 administratief geaccordeerde uren Via deze optie worden alle administratief geaccordeerde uren (standaard) per afdeling getoond. inhoudelijke geaccordeerde uren Via deze optie worden de inhoudelijk geaccordeerde uren per projectnummer getoond

223 Er kan gekozen worden voor de projecten van één specifieke projectleider of alle projectleiders. Klik op de plus naast een project voor de urendetails. percentage directe uren Via deze optie kan een inzage worden verkregen in de productiviteit van uw medewerkers

224 In de kolom Niet gewerkt staan alle boekingen van uursoorten die niet het kenmerk werkuur hebben. In de kolom Gewerkt staan alle geboekte uren met als kenmerk werkuur. In de kolom Indirect / Direct staan alle boekingen van werkuren die op Indirecte (niet declarabele) dan wel Directe projecten zijn geboekt

225 16 - KOSTENREGISTRATIE Via de knop Kosten in het navigatiescherm komt u in de kostenregistratie van Assistance PSO (entiteit Kosten). Hier kunnen kosten worden geboekt, kosten worden gewijzigd en kosten inzichtelijk worden gemaakt. Ook reiskosten die worden geboekt bij het registeren van de uren worden automatisch geregistreerd in de kostenmodule. In het selectiescherm onder Mijn kosten kan, afhankelijk van de rechten, in het Filter nu voor Eigen kosten of voor Alle kosten worden gekozen. Aan het rolrecht Kosten in de Rechten kunnen rechten op gebruikersniveau of bedrijfsbrede rechten worden toegewezen, een en ander afhankelijk van de rol. Als het gebruikersrecht wordt geëffectueerd en via een rol aan een medewerker wordt gekoppeld, kan de medewerker in de Kostenregistratie (entiteit Kosten) alleen de Eigen kosten zien, wijzigen of verwijderen; dat wil zeggen alleen die kosten die hij/zij zelf heeft ingevoerd. Bedrijfsbreed is dit ook voor Alle kosten mogelijk. In Mijn kosten is het mogelijk om een Filter in te stellen op Alle kosten/eigen kosten en de kosten m.b.t. de laatst geselecteerde account. In het veld Zoeken kunnen we middels (deel)tekst op de kostenomschrijvingen zoeken (zie: ToolTip). In de velden Vanaf en t/m kunnen de datumgrenzen worden aangegeven. Door op het pijltje naast het veld te klikken wordt een kalender zichtbaar. Kosten boeken Door op de knop Nieuw te klikken opent het scherm Kosten details. Hier kunnen de gemaakte kosten worden geboekt. 16 1

226 Hieronder volgt een beschrijving van de invoervelden. Project Selecteer hier met behulp van de knop het project waarop de kosten moeten worden geboekt. Item Vervolgens kan gekozen worden op welk (kosten)item de kosten weggeschreven kunnen worden. Dit kan door te klikken op het veld of door te klikken op het pijltje rechts van het veld. Datum Het veld Datum staat standaard op de huidige datum. Factureren Via het kenmerk Factureren kunt u aangeven of het totaalbedrag doorgefactureerd moet worden of juist niet. Dit staat automatisch aangevinkt als het betreffende item op het project als Kosten declarabel staat gekenmerkt. Materiaal Selecteer hier met behulp van de knop of het pijltje het materiaal (artikel) waarop de kosten moeten worden geboekt. Tar. groep Selecteer hier met behulp van het pijltje de tariefgroep van het materiaal. Een materiaal kan verschillende tarieven hebben, afhankelijk van de tariefgroep. Zie hiervoor de materialentabellen in het menu Bestanden, Tabellen onderhoud, Materialen. Het veld Tariefgroep wordt overigens pas beschikbaar als men de algemene instelling Opnemen tariefgroepen bij materialen heeft geactiveerd (in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Kosten). Aantal Voer hierin, indien nodig, het aantal materialen (artikelen) in. Eenheid het veld Eenheid is alleen beschikbaar is als de programma-instelling Eenheid toekennen bij materialen is geactiveerd. De eenheid dient handmatig ingevoerd te worden. Munteenheid Selecteer hier, indien van toepassing, een afwijkende munteenheid voor het bedrag van de kostenboeking. Tarief Tarief kan handmatig worden ingevoerd όf worden opgehaald uit de tabel Materiaaltarieven, als er een materiaal in het veld Materiaal wordt gekozen, eventueel in combinatie met een Tariefgroep (uit de tabel 16 2

227 Tariefgroepen). Het materiaal (eventueel in combinatie met de tariefgroep) bepaalt dan het tarief. Het gaat daarbij om het corresponderende Externe tarief, zoals opgezet en opgehaald uit de tabel Materiaaltarieven. Totaal Het veld Totaal is altijd een automatisch berekend product van de velden Aantal, Eenheid en Tarief. Aantal en Eenheid worden altijd handmatig ingevoerd. BTW-tarief Hierin selecteert u een BTW-percentage. Incl. BTW Dit veld toont het totaalbedrag met het BTW-bedrag. Toelichting Het veld Toelichting is aanvullende of toelichtende tekst voor de desbetreffende kostenboeking. Crediteur Door op de knop Crediteur te klikken verschijnt een crediteurenlijst en kan een Crediteur (Account) worden geselecteerd. Een crediteur wordt alleen geselecteerd als het om externe kosten gaat. Medewerker Door op de knop Medewerker te klikken verschijnt een medewerkerslijst en kan een medewerker worden geselecteerd. Vergoeden Door dit kenmerk aan te vinken wordt het bedrag vergoed aan de medewerker. Bijlage Als u op het mapje klikt krijgt u de gelegenheid om een digitaal bestand als bijlage toe te voegen aan de kostenboeking, bijvoorbeeld een scan van een kwitantie. NB: Op projectniveau (vanuit het tabblad Kosten op een project) kunnen vanaf nu ook rechtstreeks kosten op een project worden geboekt en/of gewijzigd. Welke kosten van hieruit kunnen worden gewijzigd (op projectniveau) is weer afhankelijk van de instelling van het bovengenoemde rolrecht Kosten; met andere woorden Alle kosten of alleen Eigen kosten kunnen op projectniveau worden gewijzigd. Kosten wijzigen Er zijn 2 mogelijkheden om kosten te wijzigen. Selecteer een kostenregel in het hoofdscherm en klik vervolgens op de knop Wijzigen, of dubbelklik op een kostenregel in het hoofdscherm. In beide gevallen wordt het scherm Kostendetails geopend. Kosten verwijderen Door in het hoofdscherm een regel te selecteren en op de knop Verwijderen te drukken kunt u een kostenregel verwijderen. Dit is ook mogelijk vanuit het scherm Kostendetails door eerst op de knop Opslaan te klikken en vervolgens de knop Verwijderen te selecteren. Verkooptoeslag (%) op kosten Het is mogelijk om in te stellen dat er een verkooptoeslagpercentage over kosten wordt berekend. Hiervoor dient u een algemene instelling te activeren in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Kosten: 16 3

228 Na het activeren van deze instelling verschijnt er in verschillende schermen van Assistance PSO én in Microsoft Dynamics Navision (indien uw Assistance PSO-installatie daarmee een koppeling heeft) een nieuw veld: Toeslag % (eventueel vergezeld door de velden Verkoop, Totaal verkoop en Marge.) Het veld Toeslag % zal op de volgende plekken verschijnen: In een item van een projectgroep (in het menu Tabellen onderhoud, Projectverdeling, Projectgroepen) In de projectdetails; in een item van een project op het tabblad Details, in de sectie Kenmerken van een kostenitem In een geopend project, Mijn taken, Begroten, in een ingevoerde begrotingsregel (alleen in het geval van kostenitems) samen met de velden Verkoop, Totaal verkoop en Marge In het invoerscherm (Kosten details) in het onderdeel Kosten In het ureninvoerscherm (Tijdsbesteding details), bij het boeken van urengerelateerde kosten (als voor het betreffende kostenitem een toeslag geldt) gebeurt dit op de achtergrond. De toeslag wordt berekend, het veld wordt echter niet getoond Op kostenboekingen die in Microsoft Dynamics Navision zijn gemaakt Let op: een verkooptoeslag (%) geldt altijd/alleen voor items en kunnen alleen van toepassing zijn op kostenitems! 16 4

229 Een toeslag moet altijd van te voren ingevoerd zijn en kan niet tijdens het boeken bepaald of aangepast worden. Toeslagpercentages kunnen in een projectgroep worden ingevoerd, maar in een project, dat op basis van diezelfde projectgroep is aangemaakt, later alsnog gewijzigd worden. Per project kan dus het (afwijkende) toeslagpercentage bepaald en ingevoerd worden. Toeslagpercentages worden gebruikt bij het begroten en boeken van kosten op projecten. Wanneer een toeslag geldt, dan resulteert dit in een verkoopprijs/-waarde, een omzet en een marge die worden berekend voor een begroting en een kostenboeking. Een toeslag voor een begroting en een boeking is gebaseerd op het percentage, de kostprijs van een item/materiaal en het aantal. Verder worden er extra kolommen toegevoegd aan kostenbegrotingsregels en kostenboekingen: Verkoop(prijs), Totaal verkoop(prijs) en Marge (verschil tussen verkoop en kosten). Zoals gezegd verschijnen het veld Toeslag % en de eventuele overige velden op meerdere plekken en die worden hierna beschreven: Begrotingsregel Om een begrotingsregel met een toeslagpercentage in te voeren, dient u een item te selecteren, dan een materiaal (artikel) (is optioneel), een aantal (is verplicht) en een tarief (is de kostprijs), als deze niet automatisch verschijnt. Vervolgens worden de velden Verkoop, Totaal verkoop and Marge automatisch berekend en getoond op de begrotingsregel. Het toeslagpercentage dat al voor het item was bepaald, kan niet op een begrotingsregel alsnog worden gewijzigd. 16 5

230 Kosten details In het Kosten details-scherm wordt het toeslagpercentage van het item gehaald zodra het project en het item zijn geselecteerd en een toeslag van toepassing is. Vervolgens wordt het percentage toegepast in dit scherm zodra het aantal en het tarief zijn ingevuld. Het toeslagpercentage kan hier niet aangepast worden. Kostenoverzicht In het onderdeel Kosten, in het hoofdscherm ziet de kostenregel er als hier boven uit. Tabblad Kosten van een project Op het tabblad Kosten van een project ziet de kostenregel er als hier boven uit. 16 6

231 Tijdsbesteding details Bij het boeken van urengerelateerde kosten in het Tijdsbestedings details-scherm in het onderdeel Uren, kan het het geval zijn dat een toeslag van toepassing is op het (kosten)item. Die toeslag op de kosten wordt, indien van toepassing, automatisch berekend in het bedrag, ondanks dat het toeslagpercentage hier niet wordt getoond. Kosten invoeren in Microsoft Dynamics NAV Wanneer kosten worden geboekt in Microsoft Dynamics NAV, en als deze kosten zijn gekoppeld aan een project in Assistance PSO, en als op dat kostenitem ook een toeslagpercentage van toepassing is, dan zal Assistance PSO ook die toeslag verwerken in de verkoopprijs van dat item. BTW in Kosten details-scherm Na het activeren van de algemene instelling Toon BTW in kosten details scherm (in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Kosten) zal het mogelijk zijn om in kostenboekingen in het onderdeel Kosten en bij urengerelateerde kostenboekingen in het onderdeel Uren een BTW-percentage op te geven. Deze mogelijkheid is in het programma opgenomen voor de vergoedingen aan medewerkers aangezien onkosten gewoonlijk zonder BTW-specificatie worden geboekt, (i.e. het kostenbedrag is gebaseerd op de kostprijs en het aantal, en het tarief is gewoonlijk zonder BTW), en het te vergoeden bedrag is (gewoonlijk) met BTW inbegrepen en moet dan ook als zodanig geboekt worden. Het Kosten details-scherm met het BTW-percentage-veld ziet er als volgt uit: 16 7

232 Door een BTW-percentage te kiezen voor de kostenboeking zal het kostenbedrag (exclusief BTW) ook inclusief BTW worden getoond. In het geval er geen BTW-tarief is geselecteerd, dan zal het totaalbedrag en bedrag inclusief BTW hetzelfde zijn. Door het aanvinken van het kenmerk Vergoeden in een kostenboeking, geeft u aan dat het kostenbedrag (inclusief BTW, indien van toepassing) vergoed dient te worden aan de medewerker die de kosten heeft ingevoerd. LET OP: Het bedrag inclusief BTW is slechts bedoeld voor de vergoeding en zal niet worden geboekt en getoond op het project. Op het tabblad Kosten van een project en in het onderdeel Kosten ziet u de kostenbedragen zonder BTW! In het onderdeel Kosten (hoofdscherm) kunt u raadplegen of een kostenboeking vergoed is aan de medewerker: LET OP: Het kenmerk Vergoeden kan alleen worden gegeven door het draaien van een service in het geval van een koppeling met een extern pakket zoals Navision, GP, e.d.. Importeren Océ-plotkosten In de entiteit Kosten vindt u onder Mijn taken de optie Importeren Océ-plotkosten. Hiermee kunt u een CSV-bestand met plotkostenregels dat is gegenereerd door de plotter inlezen in Assistance PSO. De plotkosten worden dan als kosten op het project geboekt. Als u op Importeren Océ-plotkosten klikt verschijnt het volgende scherm. 16 8

233 U selecteert het importbestand door op de knop Importbestand te klikken en te bladeren naar de locatie waar de CSV-bestanden, die door de plotter zijn gegenereerd, zijn geplaatst. Daar klikt u het importbestand aan. Nadat u op de knop Openen heeft geklikt, wordt de inhoud van het CSV-bestand, de details, getoond. 16 9

234 Door op de knop Details verbergen te klikken worden de details verborgen, door vervolgens op de knop te klikken worden ze weer getoond. Via de knop voor CSV-bestanden in te stellen. krijgt u het volgende scherm om een standaardkostenitem en standaardlocatie Het standaardkostenitem dient in principe onder elk project aanwezig te zijn. In het geval dat dit opgegeven item niet onder een project hangt, dan kunnen de kosten dus ook niet voor dat project ingelezen worden. Met behulp van de knop deze opslaan. kunt u bladeren naar de standaardlocatie van de CSV-bestanden en 16 10

235 Het importeren van de regels van het CSV-bestand doet u door te klikken op de knop. U zult de volgende vraag krijgen. Als u het zeker weet, dan klikt u op Ja. Mogelijk krijgt u de volgende vraag, want er wordt tijdens het inlezen gecontroleerd op: - de aanwezigheid van een project en item - het actief zijn van het item - de aanwezigheid van een medewerkerscode - het bedrag. Is het groter dan 0? - het aantal plots Als u op Ja klikt, verschijnt volgende melding: 16 11

236 U vindt de kosten terug onder het project/de projecten, op het tabblad Kosten van in Assistance PSO. Tip: de Océ-importmodule van Assistance PSO for Microsoft Dynamics rekent zelf de standaardeenheden van Océ om naar vierkante millimeters. Daarom moet in de Océ-exportmodule onder Beheer de eenheden op punten worden gezet

237 17 - INRICHTING VAN DE BOEKHOUDING In Assistance PSO is de boekhouding gekoppeld aan de projectadministratie. Om de koppelingen goed in stellen dienen eerst een aantal instellingen te worden gecontroleerd en tabellen te worden ingevuld. Hieronder staat in een aantal stappen de volgorde waarin de boekhouding het beste opgezet kan worden. Indien onderstaande volgorde wordt aangehouden, zullen er geen verrassingen naar voren komen als er met de boekhouding wordt gewerkt. Hieronder staan in het kort de te volgen stappen. Hier wordt vervolgens per stap uitgebreider op ingegaan. In het accountbestand dienen de debiteuren en crediteuren te worden gevuld (zie ook Hoofdstuk 4 Implementatie). De Hoofdgroepen en Groepen tabellen moeten worden aangepast in Bestanden, Tabellenonderhoud, Boekhoudbestanden of Firma X. In deze tabellen kan een groepering van de boekhouding worden aangegeven. Deze groepering is van belang om goede overzichten te kunnen uitprinten. Groepen worden gekoppeld aan hoofdgroepen. Indien u meerdere financiële administraties gebruikt staan de boekhoudbestanden per firma gerubriceerd. Aan de groepen moeten de grootboekrekeningen worden gekoppeld. Het bestand Dagboeken kan worden aangepast. Bij het dagboek dient het betreffende grootboekrekeningnummer te worden geselecteerd als tegenrekening (met uitzondering van een memoriaal dagboek) In de BTW tabel kunnen de grootboekrekeningen worden gekoppeld voor de betreffende BTWgrootboekrekeningen (zie Bestanden, Tabellenonderhoud, Projecten, BTW tarieven). 17 1

238 In het scherm voor de boekhoudinstellingen kunnen de grootboekrekeningnummers en dagboeken worden aangepast (zie Hoofdstuk 21, Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudinstellingen). Indien alle voorgaande stappen zijn uitgevoerd, kan een beginbalans worden ingebracht. Dit is niet verplicht om met de boekhouding te kunnen werken, maar wel noodzakelijk als de saldi van de bank gecontroleerd moeten kunnen worden. LET OP: een beginbalans dient in een dagboek van het type memoriaal te worden ingevuld. Hoofdgroepen De hoofdgroepen zijn in Assistance PSO het hoogste niveau voor de boekhoudoverzichten. Dit kan worden gebruikt om de verlies-en winstrekening en balans te comprimeren. In Assistance PSO is al een structuur hiervoor aanwezig. In de standaard tabel (Bestanden, Tabellenonderhoud, Boekhoudbestanden of Firma X) die aanwezig is staan hoofdgroepen zoals Vaste activa, Vlottende activa, Kortlopende schulden enzovoort. Deze tabel kan geheel naar eigen wens worden ingericht. Er dient altijd minstens één hoofdgroep te zijn. Indien nodig kunnen alle andere hoofdgroepen worden verwijderd. Een hoofdgroep kan worden gewijzigd door eerst de desbetreffende regel in de tabel aan te klikken en vervolgens op de knop Wijzig te klikken. Om een hoofdgroep toe te voegen kan er op de Invoerknop worden geklikt. Een hoofdgroep moet altijd een Hoofdgroepnummer en een Omschrijving hebben. NB. Het Hoofdgroepnummer kan na aanmaak niet meer worden gewijzigd. Wel kunt u een foutief ingevoerde regel verwijderen. 17 2

239 17 3

240 Groepen De groepen zijn in Assistance PSO eveneens een manier van groepering voor de boekhoudoverzichten, naast de eerder besproken hoofdgroepen. Deze bestanden zijn met een voorbeeld gevuld. Dit bestand kan geheel naar eigen wens worden ingericht. Er dient altijd minstens één groep te zijn. Indien nodig kunnen de overige groepen worden verwijderd. Een groep moet altijd worden toegekend aan een hoofdgroep, die kan worden geselecteerd uit de listbox met reeds bestaande hoofdgroepen. 17 4

241 Grootboeken In het bestand Grootboeken kunnen de grootboekrekeningen worden onderhouden. Deze zijn nodig om op te kunnen boeken. In Assistance PSO is al een standaard-rekeningschema aanwezig. Dit kan worden gewijzigd en geheel naar eigen wens worden ingericht (Bestanden, Tabellenonderhoud, Boekhoudbestanden of Firma X, Grootboeken). Dit scherm wordt standaard in tabelvorm getoond. Elk grootboekrekeningnummer moet een uniek Rekeningnummer hebben. Dit veld kan na aanmaak niet meer worden gewijzigd. In het veld Rekeningnaam kan de omschrijving van de rekening worden ingevuld. In het veld Groep kan de groep worden geselecteerd waar het grootboek onder komt te vallen. In het veld Soort rekening kan worden geselecteerd of het om een Balans, of Verlies- en Winstrekening gaat. In het veld BTW kan worden aangegeven wat de gebruikelijke BTW code voor deze grootboekrekening is. Indien er geen BTW van toepassing is kiest u voor de code geen BTW. Tenslotte kan met een vinkje worden aangeven of het grootboekrekeningen betreft die gekenmerkt moeten worden als Project- of als Omzetrekening. Als de grootboekrekening als Projectrekening wordt gekenmerkt, kan bij het boeken van kosten aangeven worden op welk project de kosten moeten worden belast. Indien deze rekening als Omzetrekening wordt gekenmerkt, zal in de BTW aangifte omzetbelasting deze grootboekrekening mee worden genomen bij de totalisering van de omzet voor de aangifte. Met het veld Actief kan worden aangegeven of deze grootboekrekening beschikbaar moet zijn voor het boeken. Hiermee kan het gebruik van grootboekrekeningen worden beperkt. Op grootboekrekeningen die niet meer gebruikt dienen te worden, kunnen dan geen boekingen meer plaatsvinden. Wanneer de module Boekhoud+ aanwezig is, staat hier tevens een veld voor Kostenplaats. 17 5

242 Dagboeken Dagboeken worden gebruikt om dagelijkse mutaties te kunnen boeken. Ze vormen de ingang voor het boeken. Alle ingevoerde boekingen worden automatisch tegengeboekt op de in het dagboek aangegeven grootboekrekening. Dit houdt in, dat men voor het boeken van bijvoorbeeld een bankafschrift alleen de uitgaven of inkomsten hoeft in te voeren; de grootboekrekening van de bank wordt automatisch gedebiteerd of gecrediteerd. Sommige dagboeken worden tevens voor speciale procedures gebruikt: Een dagboek van het type Memoriaal voor bijvoorbeeld beginbalans en periodieke boekingen. Er zijn zes soorten dagboeken mogelijk: Kasboek, Bankboek, Giroboek, Inkoopboek, Verkoopboek en Memoriaal. Al deze dagboeken (op Memoriaal na) horen, zoals gezegd, een grootboekrekening als tegenrekening te hebben. In het Memoriaal dagboek moet bij een boeking zelf een tegenrekening worden aangeven. Dit dagboek is bedoeld om onder andere correcties uit te kunnen voeren. Tevens wordt in het dagboek van het type Memoriaal de beginbalans ingebracht (in periode 0). Indien met meerdere bank- of girorekeningen wordt gewerkt, moeten er meerdere bank- of girodagboeken worden aangemaakt. 17 6

243 Aanmaken meerdere administraties Indien u beschikt over Boekhoud+ kunt u meerdere (oneindig) financiële administraties aanmaken. U gaat naar Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudinstellingen en kiest voor +Nieuw. In het veld Bedrijfscode geeft u een code in (alfanumeriek, drie tekens) en in Bedrijfsnaam de bijbehorende naam van de aan te maken administratie. Met behulp van de knop Kopieer schema van kunt een grootboekrekeningschema van één van de al bestaande administraties overnemen. Als het een consolidatiebedrijf betreft, dan plaatst u een vinkje daarvoor in het hokje en vinkt u in de keuzelijst de bedrijven aan die geconsolideerd moeten worden. In het veld Eerste boekjaar vult u het eerste boekjaar in; er kunnen twee boekjaren tegelijk open zijn. Daarna wordt automatisch het tweede (aaneensluitende) boekjaar ingevuld. Voor de koppeling vanuit de projectadministratie, waarbij aangemaakte verkoopfacturen worden gejournaliseerd in de boekhouding, geeft u aan in het veld Dagboek debiteuren in welk dagboek dit dient te gebeuren. Voor de debiteurenboeking geeft u de betreffende debiteuren grootboekrekening aan in het veld Grootboek debiteuren. De standaard rekening waar de gefactureerde omzet op dient te worden geboekt geeft u aan in het veld Standaard omzetrekening. De standaard BTW code die u gebruikt bij de aanmaak van verkoopfacturen geeft u aan in het veld Standaard BTW-code. De omzetrekening kan overigens per project en per factuur op subitem-niveau worden overschreven. Eveneens kan per factuur de BTW-code worden overschreven. Het betreft hier dus een default instelling. Boekingsperioden Voordat u kunt beginnen met boekingen, moeten eerst de Boekingsperioden worden gedefinieerd. Via Boekhouding, mijn taken, periode aanpassen komt u in Boekhoudperioden. Hier kunnen deze worden vastgelegd. Indien van toepassing, kan er ook gekozen worden om de perioden in de vorm van een gebroken boekjaar vast te leggen. U gaat dan naar Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudperioden. 17 7

244 Via de knop +Nieuw kunt u kiezen voor Initieer jaar om een voor een nieuw te openen jaar de perioden te definiëren. Automatisch worden er 12 maanden en een periode 0 aangemaakt, deze kunt u uiteraard wijzigen. 17 8

245 18 - BOEKHOUDING Boekingen (algemeen) In dit menu-onderdeel worden de feitelijke boekingen verricht. Via Boekhouding kan worden gekozen voor het invoeren van een nieuwe boeking of voor het raadplegen of wijzigen van een reeds bestaande boeking. Raadplegen boekingen U kunt raadplegen per Dagboek, Grootboek, Verlies en winst, Balans en Openstaande posten. Nadat u hierin een keuze heeft gemaakt geeft u links op het scherm de gewenste selectie in. Om deze te bevestigen kiest u voor Zoeken. NB: de selectieknoppen Kostenplts, t/m en Project worden pas beschikbaar bij Grootboek en Balans vanaf het moment dat u de algemene instellingen Kostenplaatsenselectie op boekhoudoverzichten resp. OHW projecten opnemen in de boekhouding heeft geactiveerd (in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene instellingen, Boekhouding resp. Projecten algemeen.) Kostenplaatsen en de OHW-module zijn beschikbaar vanaf de Seniorversie van Assistance PSO for Microsoft Dynamics. U kunt ook aangeven dat u de rekeningen wilt zien waarop niet is geboekt. U kunt de gegevens van het scherm vervolgens sorteren of groeperen op de door u gewenste manier. 18 1

246 Invoeren boekingen Het boeken vindt altijd plaats in een dagboek. Door de knop +Nieuw te selecteren kunt u een nieuwe boeking aanmaken. Vervolgens opent zich een scherm met een listbox waarin een keuze moet worden gemaakt uit de verschillende dagboeken. Indien u meerdere administraties heeft aangemaakt dient u hier tevens een Firma te selecteren. Het scherm dat vervolgens getoond wordt, hangt af van het type dagboek dat is gekozen. Er zijn drie schermen: het inkoop/verkoop dagboek het bank/kas/giro dagboek het memoriaal dagboek Tevens dienen hier de boekingsperiode en het boekjaar te worden gekozen. Er kan hier alleen worden gekozen uit niet-afgesloten periodes en open boekjaren (maximaal 2). 18 2

247 Inkoop In het onderdeel Boekstukinformatie kunnen alle gegevens worden ingevoerd die bij de inkoopnota horen. Het veld Ingevoerd door wordt automatisch gevuld. Het veld Boeknummer is een uniek nummer, specifiek voor dit dagboek per firma. In het veld Volgnummer wordt eveneens een uniek volgnummer voor deze boeking getoond. Dit nummer komt vanuit een intern nummeringsysteem in Assistance PSO, dat de volgnummers bijhoudt die reeds gebruikt zijn. Dit nummeringsysteem werkt door de hele boekhouding, onafhankelijk van het dagboek. LET OP: Volgnummer, Boeknummer, Periode en Boekjaar kunnen na het opslaan van de boeking niet meer worden gewijzigd. NB. Er is wel een onafhankelijk nummeringsysteem voor elke administratie/firma indien u de Seniorversie van Assistance PSO gebruikt. In het veld Datum kan de datum van de inkoopnota worden ingevuld. Het veld Factuurnummer wordt automatisch gevuld indien in het menu Systeembeheer, instellingen, Algemene instellingen onder de kop Boekhouding de optie Automatisch ophogen inkoopfactuurnummer aangevinkt is. Voorwaarde hiervoor is dat het inkoopfactuurnummer met de letter i begint en verder een volgnummer heeft. Bijvoorbeeld I Indien deze optie niet actief is, kunt u hier eigen nummers gebruiken. Bovendien kan het voorgestelde nummer worden gewijzigd. Door de knop Relatie aan te klikken kan worden gezocht in de bestaande crediteurenlijst. Indien de account niet in het bestand staat kan worden gekozen voor Nieuw (links onder) om direct een nieuwe account toe te voegen. Wanneer bij de account een grootboekrekening is ingevoerd op het tabblad Financieel, zal dit grootboek 18 3

248 automatisch worden weergegeven in het veld Grootboekrekening. Dit grootboek kan wanneer nodig worden gewijzigd. In het veld Omschrijving kan nadere informatie worden vermeld van deze inkoopnota. De tekst die hier wordt ingegeven wordt gekopieerd naar het veld Telebankref. In dit veld kan een omschrijving worden ingevoerd die in een Telebank-betalingsbestand wordt vermeld ten behoeve van de crediteur. Tenslotte kan in het veld Bedrag het totale factuurbedrag inclusief BTW worden ingevuld. In het veld Vervaldatum wordt automatisch de vervaldatum ingevuld door één maand op te tellen bij de factuurdatum. Indien de factuurdatum wordt gewijzigd wordt de vervaldatum eveneens gewijzigd. Deze vervaldatum kan per account worden aangepast in het tabblad Financieel van een accountkaart. De geboekte bedragen worden rechts onderin uitgesplitst in Debet en Credit. Na het invullen van de (algemene) gegevens van de inkoopnota kan er met de tab-toets of met de muis naar het onderste deel van het scherm worden gegaan om de boekingsregels in te voeren. De velden in deze boekingsregel kunnen allen worden gevuld door direct te typen. De velden Grootboek, Kostenplaats, BTW-code en Project kunnen ook met behulp van een selectie worden gevuld. Middels het vergrootglas- icoontje kunt u de onderliggende lijst oproepen. Als derde mogelijkheid kunt u voor een selectie op deze velden gebruik maken van de F2-toets. NB. Het veld Kostenplaats is alleen aanwezig indien u werkt met de Seniorversie. Hier kunnen alleen waarden worden ingevuld die in de tabel Kostenplaatsen voorkomen. In het veld Omschrijving kan een nadere toelichting worden ingevoerd die betrekking heeft op de boekingsregel. In het veld BTW wordt standaard de waarde getoond die is ingevoerd bij dit grootboekrekeningnummer. Dit kan per boeking worden gewijzigd. NB. Niet alle BTW-codes zijn toegestaan bij alle grootboekrekeningen. In de velden Debet en Credit kunnen de desbetreffende bedragen worden ingevuld. In principe kan er altijd debet of credit worden geboekt op elke grootboekrekening, los van de defaultboekzijde uit het scherm Grootboekonderhoud. Aan de hand van de BTW-code wordt uitgerekend welk bedrag er in de kolom BTW bedrag moet komen te staan. Dit bedrag kan alleen zelf worden aangepast indien de BTW-code het kenmerk exclusief heeft (zie Hoofdstuk 6 Tabellen, BTW-tabel). LET OP: Indien het BTW-bedrag wordt gewijzigd, wordt de controle gedeactiveerd. Pas nadat een andere BTWcode is gekozen wordt opnieuw het BTW bedrag uitgerekend. Het veld Project kan alleen worden gevuld indien er is gekozen voor een grootboekrekeningnummer dat in Bestanden, Boekhoudbestanden, Grootboeken is gekenmerkt als Projectrekening. Het is dus mogelijk per boekingsregel te kiezen voor het wel of niet doorbelasten op een project. LET OP: Nadat een regel is ingevoerd, kan er met de Inser toets naar een volgende, lege regel worden gegaan. Onder het relatieveld is het mogelijk om de vervaldatum in te geven en om aan te geven of de factuur wel of niet betaalbaar moet worden gesteld. Onder Totalen staan de totale debet- en creditbedragen van deze boeking. De boeking kan worden geaccepteerd door op de knop Accepteren te klikken. Daarna wordt een groot aantal controles uitgevoerd. Er wordt gecontroleerd of: 18 4

249 de volg-, boekstuk- en inkoopfactuur nummers niet reeds in gebruik zijn; de account onder dit nummer bestaat; het verschil nul is (de boeking sluitend is); anders kan er niet worden afgesloten; de datum in de boven geselecteerde periode ligt (niet van toepassing op het inkoopboek); het geboekte bedrag ongelijk aan nul is. Indien alle controles zijn gedaan, verschijnt (kort) een verwerkingsbalk. Met de knop Annuleren kan de gehele boeking worden geannuleerd. Alle gegevens moeten dan opnieuw worden ingevoerd. Indien er een wijziging moet worden ingevoerd voordat de boeking wordt geaccepteerd, kan dit gewoon door terug naar het te veranderen veld met de muis of de tabtoets te gaan. Verkoopboek In het algemeen zullen er niet rechtstreeks in het verkoopboek boekingen worden ingevoerd. Immers, de verkoopfacturen die worden aangemaakt in de projectadministratie worden automatisch doorgeboekt naar het verkoopboek. Indien hier rechtstreeks een boeking moet worden ingevoerd, gaat dit analoog aan het invoeren van een inkoopnota. De tegenrekening is in dit geval uiteraard een debiteurenrekening. Het factuurnummer moet handmatig worden ingevoerd omdat het automatische nummersysteem voor verkoopfacturen alleen actief is indien de facturen worden aangemaakt vanuit de projectadministratie. Door op de knop Relatie te klikken wordt in dit geval de debiteurenlijst weergegeven. Bankboek Na het selecteren van het dagboek Bank, kiest u vervolgens voor de periode en het boekjaar. Het boeknummer en het volgnummer worden automatisch toegekend. Het boeknummer kan eventueel worden gebruikt om het bankafschriftnummer in vast te leggen. In het veld Huidig saldo staat het bedrag waarmee het boeken van het vorige afschrift is afgesloten. Hiermee kan worden gecontroleerd of het saldo nog aansluit. In het veld Nieuwe saldo kan het eindsaldo van het te boeken afschrift worden ingevoerd om te controleren of alle boekingen met het juiste bedrag zijn ingevoerd. Dit wordt bij het accepteren van de boeking nogmaals gecontroleerd. Na het selecteren van de debiteur/crediteur verschijnt een scherm met de vraag of er openstaande posten moeten worden geselecteerd. Indien deze met Ja wordt beantwoord, kunnen er openstaande posten worden geselecteerd uit de lijst. 18 5

250 U kunt meerdere facturen selecteren (verzamelen) door ze in de kolom Ok aan te vinken. De geselecteerde regels worden als 1 post opgenomen in het bankboek. Na het selecteren van de openstaande post, wordt de regel gevuld met de gegevens van die boeking. Het veld Factuur wordt automatisch gevuld bij de debiteuren- en crediteuren grootboekrekeningen. Door met de insert-toets naar de volgende regel te gaan kunnen er meteen andere boekingen worden gedaan. 18 6

251 De knop Afboeken telebank kan worden gebruikt om een betaalbestand dat via Telebank is aangemaakt, in zijn geheel in te lezen en daarmee de betaalde crediteuren in één keer als betaald te boeken. Giro/Kasboek Via de listbox kunnen de andere betalingsdagboeken worden geselecteerd. Het giro- of kasboek werkt in feite hetzelfde als het bankboek. Memoriaal In dagboeken van het type memoriaal kunnen correcties worden aangebracht op boekingen die in andere dagboeken zijn ingevoerd. In deze dagboeken kunt u ook journaalposten importeren. Tevens worden hierin de beginbalansboekingen ingevoerd. De velden Boeknummer en Volgnummer worden (net als in de andere dagboeken) automatisch doorgeteld. Eventueel kunnen hier zelf nummers worden ingeven. De velden in de boekingsregel kunnen op dezelfde manier worden gebruikt als in de andere dagboeken. Echter er wordt hier geen automatische tegenboeking gedaan. Deze dient dus handmatig te worden ingevoerd. 18 7

252 Wijzigen/Verwijderen boeking Wijzigen / raadplegen boeking Via het filter (linksboven) kunt u de selectie maken in welk dagboek een wijziging moet worden doorgevoerd. Na de keuze krijgt u de boekingen te zien die in het desbetreffende dagboek zijn gemaakt. Een boeking kan worden gewijzigd door op de knop Wijzigen te klikken of op de regel van de boeking te dubbelklikken. Vervolgens krijgt u de melding of u de boeking wilt wijzigen. Vervolgens verschijnt het scherm Wijziging boeking waarin. De boeking kan ook worden gewijzigd door op de regel te dubbelklikken. 18 8

253 Op de velden Boeknummer, Volgnummer, Periode en Boekjaar na kunnen alle velden hier worden gewijzigd. Indien er na de wijzigingen nog regels moeten worden toegevoegd om de boeking af te sluiten, kan er met de Insert- toets een lege regel worden toegevoegd, die daarna kan worden ingevuld. Na afsluiten van de wijzigingen worden er na het klikken op Accepteren opnieuw een aantal controles uitgevoerd. Met de knop Annuleren zullen alle ingevoerde wijzigingen vervallen. Het kruisje rechtsboven kan worden gebruikt om het wijzigen van boekingen af te sluiten. Een boeking kan worden verwijderd door op de knop Wijzigen te klikken of op de regel van de boeking te dubbelklikken. Vervolgens verschijnt de melding of u de boeking wilt wijzigen. Rechts onderaan vindt u de knop Verwijderen. Als u deze selecteert krijgt u de volgende melding: Als u kiest voor Ja, wordt de boeking verwijderd en verschijnt de volgende melding. 18 9

254 Verwerken boekingen Boekingen die in het systeem zijn ingevoerd worden pas definitief opgenomen nadat ze verwerkt zijn. Tot het moment dat dit gebeurt, kunnen boekingen nog worden gewijzigd of verwijderd. Met de optie Boekingen verwerking in Mijn taken worden ze definitief in het grootboek opgenomen. In het scherm Verwerken boekingen dienen eerst het dagboek en de periode(s) en eventueel de firma van de te verwerken boekingen te worden geselecteerd. Als de selectie is ingegeven wordt deze, na op de knop scherm bijwerken te hebben geklikt, weergegeven. Alle boekingen die op deze selectie betrekking hebben verschijnen als controlelijst op het scherm. Door in de kolom verwerken het vinkje aan te zetten kunt u een selectie maken van te verwerken boekingen. Ook is het mogelijk alles in een keer te selecteren door de knop met het vinkje aan te klikken. Alles de-selecteren is ook mogelijk door op de knop met het kruisje te klikken. Door de optie Verwerken aan te klikken worden de boekingen verwerkt

255 Boekingsperioden afsluiten Via deze optie kunnen één of meerdere boekingsperioden, per boekhouding als u er meerdere heeft, worden afgesloten. Een periode kan pas worden afgesloten als alle boekingen in de betreffende periode zijn verwerkt. De af te sluiten periodes kunnen worden geselecteerd door ze aan te klikken. Door individuele periodes aan te vinken kunnen deze worden afgesloten. Telebankieren In Assistance PSO kunt u het programma betalingsbestanden laten aanmaken ten behoeve van het pakket waarmee u elektronisch bankiert. De taak Telebankieren genereert, nadat u een selectie van openstaande posten heeft gemaakt, automatisch een betaalbestand voor betaalbaar gestelde inkoopfacturen. Hetzelfde bestand kan later als u een bevestiging van uw bank heeft ontvangen dat de betaling heeft plaatsgevonden - weer worden gebruikt om de betaling in het dagboek voor uw bank in te lezen. Het betalingsbestand voldoet aan de CLIEOP03-standaard die wordt ondersteund door alle Nederlandse banken en is ook geschikt voor de laatste release van het pakket ABN-AMRO OfficeNet. U vindt Telebankieren onder Mijn taken van de entiteit Boekhouding (zie de figuur hieronder.) 18 11

256 Door deze taak aan te klikken met uw muisaanwijzer verschijnt het volgende scherm: Hieronder volgt een beschrijving van de stappen die men neemt voor het genereren van een betalingsbestand: Firma Selecteer in het geval dat u meerdere boekhoudingen voert uit het keuzelijstje de firma waarvoor het betalingsbestand gemaakt moet worden. Inkoopboek Kies het inkoopboek waarin de te betalen facturen zich bevinden. In Assistance PSO for Microsoft Dynamics kunt u per firma meer dan één inkoopboek aanmaken en in gebruik nemen. Bankboek Selecteer uit het keuzelijstje het bankboek (=de bankrekening) van de bank waarmee de betaling gedaan gaat worden. Rekeningnummer Na de selectie van de bank verschijnt ter controle het bankrekeningnummer op het scherm. Crediteur Selecteer uit het keuzelijstje de crediteur waarvan de rekeningen betaald moeten worden. U kunt zoeken op de volgende gegevens: crediteurennummer, naam, zoekcode, adres of plaats door deze in de betreffende kolom in te typen. Klik na de keuze op de knop Accepteren of gebruik de toetsencombinatie ALT + A

257 Naam Ter controle en bevestiging verschijnt de naam van de zojuist gekozen crediteur op het scherm. Status Of kies eventueel uit het keuzelijstje een status van de crediteur(en) waarop geselecteerd moet worden. Soort Of kies eventueel uit het keuzelijstje een soort van de crediteur(en) waarop geselecteerd moet worden. Tot datum Hier kan men door op het pijltje te klikken een kalender oproepen om de datum te selecteren tot wanneer de inkoopfacturen vervallen. Als u gereed bent met het maken van uw selectie klikt u op de knop Nieuw bestand. Het volgende scherm zal verschijnen: Uw selectie van de facturen die tot die datum vervallen en dus betaald moeten worden wordt onderin het scherm getoond. Het totaal te betalen bedrag wordt onderin getoond. Per factuur kunt u aangeven of deze betaald dient te worden door in de kolom Betalen een vinkje te plaatsen. Wilt u dat een betaalde factuur ditmaal niet betaald wordt, dan verwijdert u het vinkje. Deze factuur zal dan bij het aanmaken van een volgend betalingsbestand opnieuw aangeboden worden. Met de knop selecteert u alle regels in een keer en met de knop deselecteert u alle regels. Als de selectie van te betalen facturen akkoord is klikt u op Bewaren. Hierna verschijnt de volgende melding op het scherm

258 U zult het aangemaakte betalingsbestand rechtsboven in het scherm terugvinden. De bestanden krijgen de aanmaakdatum, een volgnummer indien er meerdere per dag worden aangemaakt en de naam van het bankboek in de omschrijving. Van deze bestanden kunt u een CLIEOP03-bestand maken door er een te selecteren en op de knop Clieopbestand te klikken. U kunt eventueel eerst een verwerkingsdatum opgeven, op deze datum zal de betaling plaatsvinden. In het Telebankscherm zit ook een optie Geen datum die als gebruik gemaakt wordt van een pakket dat niet van de ABN-AMRO is aangevinkt moet zijn en als gebruik gemaakt wordt van de ABN-AMRO bank uitgevinkt, zodat je geen datum kunt invoeren. Als dit is aangegeven mag het daarna aangemaakt Clieopo3.txt-bestand geen probleem meer geven bij het inlezen in beider telebankprogramma s. Omdat er een controle op de aanwezigheid van een geldig banknummer van de crediteur in het programma is ingebouwd kan bijvoorbeeld volgende melding verschijnen: Als deze melding verschijnt klikt u op OK en zoekt u vervolgens de factuur in het betalingsbestand op waarin het bankrekeningnummer in de foutmelding wordt vermeld. Door deze te dubbelklikken wordt het volgende scherm geopend: 18 14

259 U krijgt nu de gelegenheid het bankrekeningnummer direct te corrigeren. De aanpassing wordt ook in het record van de crediteur in de entiteit Accounts, tabblad Financieel, verwerkt. Na het invoeren van het juiste nummer en klikken op Accepteren dient u alsnog het CLIEOP03-bestand aan te maken. U dient de opslaglocatie van het bestand op te geven door erheen te bladeren : De aanmaak van het bestand wordt bevestigd door deze melding: 18 15

260 De standaardnaam CLIEOP03.txt kunt u nog wijzigen, afhankelijk van wat uw pakket voor het electronisch accepteert. Alle facturen die zijn opgenomen in een CLIEOP03-bestand hebben aflettercode gekregen. Dit betekent dat ze gekenmerkt zijn voor betaling via Telebankieren. In het geval dat u het CLIEOP03-bestand via het programma verwijdert wordt deze aflettercode bij de facturen weggehaald. Als u een bevestiging (bijvoorbeeld een afschrift) van uw bank heeft ontvangen dat de betaling heeft plaatsgevonden dan kan het CLIEOP03-bestand weer worden gebruikt om de betaling in het dagboek voor uw bank in te lezen. Dit doet u als volgt. U maakt in de entiteit Boekhouding een nieuwe boeking aan in hetzelfde bankboek als waarmee het betalingsbestand is aangemaakt door op de knop Nieuw te klikken. Vul het betreffende bedrijf (indien u meerde firma s heeft) in, het betreffende bankboek en periode in en accepteer dit. In het scherm om uw bank te boeken heeft u de optie om het betalingsbestand in te lezen. Door op te klikken kunt u het eerder aangemaakt CLIEOP03-bestand selecteren om de factuur in de boekhouding als betaald te boeken: 18 16

261 Eventueel kunt u de boekingsdatum aanpassen met deze knop: Klik daarna op de knop. Het volgende scherm verschijnt waarin u wordt gevraagd of u het zeker weet: Het volgende scherm bevestigt de afboeking: Accepteer tot slot de boeking. Import journaalposten Het is mogelijk om journaalposten als CSV-bestand in te lezen in Assistance PSO. Alvorens dit te doen dienen de importdefinities te worden ingesteld. Ga hiervoor naar het menu Systeembeheer, Instellingen, Definitie importbestand. Controleer in het CSV-bestand of daarin de kolommen overeenkomen met de instellingen zoals ingegeven in onderstaand scherm. Of pas deze instellingen aan aan de indeling van het CSV-bestand

262 Controleer dan ook of alle gegevens die gebruikt worden in het bestand ook bekend zijn in PSO, bijvoorbeeld zijn de grootboeknummers bekend in het grootboekrekeningschema in Assistance PSO en of de kostenplaatsen en bestandenpad daadwerkelijk bestaan en of de betreffende CSV-bestanden beschikbaar zijn. Het importeren van journaalposten is alleen mogelijk in een dagboek van het type Memoriaal. Door de knop +Nieuw te selecteren kunt u een nieuwe boeking aanmaken. Selecteer de betreffende firma (Alleen boekhoud+), een memoriaaldagboek, het boekjaar en de periode. Klik vervolgens op Accepteren

263 Klik op de knop Importeren boeking. Selecteer het importbestand door op de knop Importbestand te klikken. U kunt de gegevens van het importbestand bekijken door op de knop Bestand raadplegen te klikken

264 Door op de knop Afboeken te klikken worden de journaalposten geïmporteerd en afgeboekt. Door de optie Bestand verwijderen aan te vinken wordt het importbestand na de afboeking verwijderd. Grootboekbudgetten Voor deze functie dient u te beschikken over de Seniorversie van Assistance PSO. Kies in de entiteit Boekhouding onder Mijn taken voor de optie: Grootboekbudgetten. Selecteer in het veld Firma de firma waarvoor u budgetten voor grootboeknummers wilt opgeven en over perioden wilt verdelen en het boekjaar waarvoor het gaat gelden. Selecteer dan onder de kolomheader Grootboek of Omschrijving het grootboeknummer dat u wilt wijzigen. Klik op de knop Wijzigen. Nu wordt het rechtergedeelte van het scherm actief

265 In dit scherm zijn 12 perioden aangegeven. Als u in het menu Systeembeheer, Boekhouding, Boekhoudperioden gekozen heeft voor 13 perioden, dan ziet u hier 13 perioden. Vul in het veld Totaal het totaalbedrag van het budget voor het grootboeknummer in. Druk op de tabtoets van uw toetsenbord en het onderstaande keuzescherm komt naar voren. Als u voor Ja kiest, dan wordt het totaalbedrag evenredig verdeeld over de aangegeven perioden. Klik op de knop Opslaan 18 21

266 En kies voor Ja. Het scherm springt dan terug in de uitgangspositie en u kunt een volgend grootboeknummer selecteren. Ook bestaat de mogelijkheid om het budget op het grootboek te verdelen over kostenplaatsen. U kunt dit direct na het invoeren van het budget op het grootboek doen of later door een grootboek te selecteren en te klikken op Wijzigen. Het programma controleert of het budget op de kostenplaatsen die van het grootboek niet overschrijdt. Als dit wel het geval is, dan krijgt u de volgende melding: Als u een boeking maakt op grootboeknummers waaraan u een budget heeft gekoppeld, dan kunt u via Boekhouding, de knop Balans en dan via de filteroptie Alleen Balansrekeningen klikken op Zoeken

267 In het gevulde scherm ziet u naast de standaardkolommen rechts een kolom Budget. U kunt vanuit dit scherm ook een rapport, de B009_ResultaatBudget.rpt, printen. Klik op de knop Afdrukken boven in het scherm en kies voor het betreffende rapport. U krijgt dan het volgende rapport met de extra kolommen Budget en Restbudget

268 Om een overzicht van de budgetten op kostenplaatsen te verkrijgen kiest u in het filter de volgende optie: Consolidatie van meerdere boekhoudingen Voor deze functionaliteit dient u te beschikken over de Seniorversie van Assistance PSO. Om te kunnen consolideren dient er een aparte consolidatiefirma te zijn. Deze wordt aangemaakt in Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudinstellingen, Nieuw (voor het aanmaken van een nieuwe firma, in dit geval de consolidatiefirma). Bij het aanmaken van de consolidatiefirma dient de vink Consolidatiebedrijf te worden aangevinkt. Daarna geeft u aan welke firma s behoren tot deze consolidatiefirma

269 De aangemaakte firma verschijnt in de tabellen, tussen de normale firma s. Om de gegevens van de consolidatiefirma te zien gaat u naar Boekhouding, waar u de consolidatiefirma selecteert. Let op: om te kunnen consolideren dienen de grootboekrekeningschema s van de te consolideren boekhoudingen identiek te zijn! Alleen op dezelfde grootboeknummers kan getotaliseerd worden

270 Jaarafsluiting Voor de functie Jaar afsluiten dienen afzonderlijke rechten te worden toegewezen. Na toewijzing van de rechten treft u deze functie onder de knop Boekhouding bij Mijn taken aan. Assistance PSO houdt standaard twee boekjaren open voor boekingen. Met de jaarafsluiting wordt het eerste boekjaar definitief afgesloten voor boekingen en wordt er een nieuw boekjaar geopend. Daar deze actie niet meer terug te draaien valt, is het zeer aan te raden eerst een back-up te maken van de database. Voor vragen hierover kunt u contact opnemen met de helpdesk. Met de jaarafsluiting worden alle boekingen van het af te sluiten jaar naar een logbestand geschreven. De resultaten van het jaar worden als beginbalans in het eerstvolgende jaar geboekt. De beginbalans wordt in periode 0 geboekt op een aan te geven dagboek, deze dient van het type memoriaal te zijn. Alle verlies- en winstrekeningen worden op nul gesteld. Het resultaat hiervan wordt op een aan te geven resultatenrekening geboekt. In onderstaand voorbeeld is dat Een boekjaar kan niet worden afgesloten voordat alle boekingen zijn verwerkt en alle periodes zijn afgesloten. Indien dat niet het geval is, zal Assistance PSO een daar een melding over geven. In het geval dat de periodes nog niet zijn afgesloten, gaat u naar het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudperioden. Hier kunt u per boekjaar de perioden afsluiten. Een periode kan alleen worden afgesloten als alle boekingen ervan zijn verwerkt

271 Het verwerken van periodes doet u onder Mijn taken van de entiteit Boekhouding. Indien er geen periodes meer hoeven worden afgesloten, kan er op de knop Jaar afsluiten worden geklikt om definitief het jaar af te sluiten. Nadat gecontroleerd is of alle boekingen zijn verwerkt, dienen de periodes van het nieuwe boekjaar aangemaakt te worden (in het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoudperioden). Nadat de taak Jaarafsluiting is geactiveerd verschijnt het onderstaande scherm waarin de volgende selecties worden gevraagd. De firma waarop de afsluiting betrekking heeft, het boekjaar (dit veld wordt automatisch door het systeem gevuld), het dagboek (type memoriaal) en de grootboekrekening waarnaar het resultaat dien te worden weggeschreven. Als u op de knop Selectie accepteren klikt verschijnt onderstaand scherm. Men ziet dat de winst- en verliesrekeningen op nul worden gesteld en dat het saldo wordt weggeschreven naar de hiervoor aangeven balansrekening

272 Nadat vervolgens de knop Jaar afsluiten wordt aangevinkt verschijnt onderstaande scherm. Na het klikken op Ja verschijnt de melding: Het jaar is succesvol afgesloten. De beginbalans vindt u in periode

273 19 - PROGRAMMA-INSTELLINGEN In dit onderdeel kunnen instellingen worden vastgelegd en functionaliteiten van het programma aan- en uitgezet worden. Dit zijn instellingen die voor alle gebruikers gezamenlijk gelden. De algemene instellingen vindt u in het menu Systeembeheer, Instellingen, Algemene Instellingen. 19 1

274 Algemeen Bedrijfsnaam Hier kan de bedrijfsnaam worden ingevoerd. Dit is een vrij tekstveld dat maximaal 50 karakters kan bevatten. Deze naam wordt gebruikt bij overzichten en komt meestal bovenaan te staan. Tevens wordt uw bedrijfsnaam bovenin het scherm van Assistance PSO weergegeven. 19 2

275 BTW nummer Hier kan het BTW-nummer van het eigen bedrijf worden ingevuld. In dit veld moet met twee letters worden begonnen als code voor het land, zoals NL of BE. IN dit veld kunnen 15 karakters worden gebruikt voor het BTW nummer. Dit is slechts een informatief veld. Toon Creëer SharePoint site vinkbox Als u deze optie aanvinkt, dan verschijnt er een vinkbox in de entiteiten Accounts en Projecten. Deze kunnen gebruikt worden voor het creëren en publiceren van pagina s voor accounts en projecten in Microsoft SharePoint. Standaard betaaltermijn (dagen) debiteuren en crediteuren Met deze instelling kan de standaard betaaltermijn (in aantal dagen) voor alle debiteuren en crediteuren worden ingesteld. Op accountniveau kan hier voor individuele debiteuren of crediteuren van worden afgeweken door op het tabblad Financieel een andere betalingstermijn in te vullen. De betalingstermijn wordt gebruikt voor het berekenen van de vervaldatum op facturen. Microsoft AX connector Hiermee kunt u een koppeling met Microsoft Dynamics AX activeren in het geval dat u deze applicatie heeft geïnstalleerd. De standaard Boekhouding van Assistance PSO wordt dan vervangen door de financiële applicatie van Microsoft Dynamics AX. De koppeling (connector/interface) die daar voor nodig is, wordt hier geactiveerd. Toon AX debiteur/crediteur nummers Indien Assistance PSO wordt gebruikt in combinatie met Microsoft Dynamics AX als financiële applicatie, dan kan middels deze instelling worden aangegeven dat de accountbestanden (debiteuren en crediteuren) in AX leidend zijn. De invoer en de mutaties zullen vanuit AX worden gedaan en automatisch worden doorgevoerd naar PSO Mailing directory Hiermee kan men de standaardlocatie voor mailingbestanden instellen. Standaard wordt het bronbestand PsoMail.mmg van een mailinglijst vanuit Assistance PSO naar de locatie C:\PsoMailings van het werkstation geëxporteerd. In bijvoorbeeld het geval dat men gebruik maakt van Terminal Server heeft de gebruiker geen lokale C:-schijf. Met behulp van deze instelling kan bijvoorbeeld de home directory van de gebruiker worden opgegeven. Men kan dan ook hier de.dot(x)-bestanden van de standaardbrief plaatsen. Rapporten kunnen afdrukken via Crystal Reports Door deze optie te activeren blijft het mogelijk om - naast Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS)- rapporten nog steeds rapporten gemaakt met Crystal Reports te printen. Reportserver URL U voert hier het adres van de reportserver van uw eigen Microsoft SQL Server Reporting Services (SSRS) in. Dit adres dient altijd te eindigen met Reportserver. Een voorbeeld is: Standaard taal LET OP: Instelling kan weeknummering beïnvloeden Met deze instelling kan de standaard taal (=basistaal) voor alle medewerkers worden ingesteld. Hiervan kan op medewerkerniveau nog worden afgeweken, door voor individuele medewerker(s) een andere taal te selecteren op de algemene medewerkerkaart (veld Taal). WordConnect Door middel van deze instelling wordt de integratie met Assistance WordConnect 2010 geactiveerd. Zolang deze instelling niet is geactiveerd, blijft het standaard Documentenbeheer in Assistance PSO actief c.q. van toepassing. Zodra WordConnect is geactiveerd volgens bovengenoemde instelling verloopt het documentenbeheer in Assistance PSO via Assistance WordConnect. Overigens wordt Assistance WordConnect niet meer verkocht. 19 3

276 Begroting Percentage gereed-kolom opnemen in de begroting Hiermee kunt u instellen dat een kolom voor het Percentage gereed wordt opgenomen in de begroting van de items van het project. In het geval dat er meerdere begrotingsregels voor één enkel item zijn, bijvoorbeeld omdat u op meerdere uursoorten per item begroot, dan rekent het programma een gewogen gemiddeld percentage gereed uit voor dit item. Invoer begroting op week/jaar Hiermee kan worden ingesteld dat de invoer van een begroting per week(nummer) van een bepaald jaar kan worden ingevoerd. Aanpassen standaard begrotingstarieven op projectniveau Met deze instelling wordt de mogelijkheid gecreëerd om op projectniveau de (standaard)begrotingstarieven in te stellen en/of te wijzigen (sectie Tarieven op de projectkaart). Bovendien kan met deze instelling rechtstreeks in de projectbegroting, op de begrotingsregels, het begrotingstarief worden ingevuld en/of gewijzigd (overschreven). Begrotingsaantallen in twee cijfers achter de komma In de projectbegroting kunnen na activering van deze instelling uren en kosten tot op twee decimalen achter de komma worden begroot in de kolom Aantal. Boekhouding Rechtstreeks boeken van verkoopfacturen Hiermee kan worden aangeven dat de verkoopboekingen alleen aangemaakt mogen worden via het aanmaken van een factuur op een project. Er kan dan niet meer rechtstreeks geboekt worden in het verkoopboek in de boekhouding. Doorbelaste kosten alleen muteren vanuit de boekhouding Kosten kunnen op drie manieren worden geregistreerd: via de kostenregistratie (entiteit Kosten) via de projectadministratie (entiteit Projecten; op het tabblad Kosten van een project) via de urenregistratie (entiteit Uren) via de boekhouding op een passende grootboekrekening (entiteit Boekhouding). In de eerste twee gevallen worden de kosten altijd op een project geboekt en worden deze altijd getoond bij het desbetreffende project. In het laatste geval worden de kosten slechts bij een project getoond en geadministreerd, als in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Boekhoudbestanden, Grootboeken bij deze grootboekrekening het vinkje voor Projectrekening is ingevuld. Dit zou er echter toe kunnen leiden dat in de boekhouding ingevoerde kosten door een gebruiker in de projectadministratie kunnen worden gewijzigd. Om dit te voorkomen kan hier deze instelling worden geactiveerd, zodat in de boekhouding ingevoerde kosten slechts vanuit de boekhouding kunnen worden gewijzigd. Automatisch ophogen inkoopfactuurnummer Voor de entiteit Boekhouding kan worden ingesteld dat een inkoopfactuurnummer automatisch wordt gegenereerd bij het aanmaken van een nieuwe inkoopfactuur. Dan is het nieuwe inkoopfactuurnummer het hoogste bestaande inkoopfactuurnummer + 1. Voorwaarde is wel dat de notatie van het factuurnummer is i + een volgnummer, bijvoorbeeld i

277 Inkoopnota standaard niet betaalbaar Met deze instelling kunt u aangeven dat inkoopnota s standaard niet betaalbaar gesteld moeten worden. U dient dan later alsnog per factuur aan geven dat de inkoopfactuur betaald kan worden door het veld Niet betaalbaar (dat in dit geval standaard staat aangevinkt) uit te vinken/zetten op de desbetreffende inkoopfactuur (boeking). Datum afwijkend van bijbehorende periodedatum Door deze instelling te activeren wordt u er in de boekhouding, middels een waarschuwingsscherm, op gewezen dat de boekhoudperiode van een boeking afwijkt van de boekingsdatum. Kostenplaatsenselectie op boekhoudoverzichten Door deze instelling te activeren zal er in het filter van de entiteit Boekhouding, de knoppen Grootboek en Balans een selectie op kostenplaats mogelijk zijn (Kostenplts t/m ). Het gebruik van kostenplaatsen wordt mogelijk vanaf de Seniorversie van Assistance PSO for Microsoft Dynamics. Facturen Factuur opslaan als Worddocument Door deze instelling wordt het mogelijk gemaakt een factuur als Worddocument op te slaan. Standaard is de mogelijkheid aanwezig om facturen via de ingebouwde rapportengenerator uit te printen. Deze worden echter niet opgeslagen. Regie-item specificatie deze instelling bepaalt hoe gedetailleerd uren die geboekt zijn op een regie-item worden gespecificeerd op de declaraties. De mogelijkheden zijn: N.v.t. (elke afzonderlijke urenboekingsregel wordt gepresenteerd) Getotaliseerd per: dag, medewerker, uursoort Getotaliseerd per: week, medewerker, uursoort Getotaliseerd per: maand, medewerker, uursoort Item specificatie declarabele kosten Ten behoeve van het maken van verkoopfacturen in Assistance PSO kan nu voor/bij het aanmaken van de factuur (in het factuurselectiescherm en in het factuurscherm) worden ingesteld op welke wijze de items met decalarabele kosten gespecificeerd en getoond moeten worden. Daarbij kan worden ingesteld of dit per dag, per week of per maand gespecificeerd moet worden en, of de medewerker daarbij wel of niet meegenomen moet worden. Eventueel materiaal wordt altijd meegenomen in de specificatie! Accorderen facturen Hiermee kan worden aangegeven of facturen aangemaakt vanuit de projecten geaccordeerd dienen te worden. Wanneer deze instelling geactiveerd is moeten alle facturen vanaf dat moment geaccordeerd worden voordat ze verwerkt kunnen worden in de boekhouding. BTW per factuurregel In het geval dat een verkoopfactuur meerdere factuurregels bevat, bijvoorbeeld omdat er meerdere items zijn gefactureerd, dan kan er per factuurregel een BTW-code worden gekozen als u wilt dat dat mogelijk is. Administratiekosten bij facturering Door deze optie aan te vinken wordt het totaalbedrag (excl. BTW) van elke verkoopfactuur automatisch opgehoogd met een standaardpercentage aan administratie dat u in de instelling hieronder kunt invoeren. Op projectniveau kunt u nog afwijken van dit standaard administratiekosten percentage en het automatisch laten bereken van administratiekosten worden uitgezet voor individuele projecten/facturen. Administratiekostenitem Bij Administratiekostenitem moet het itemnummer (code) zijn opgegeven waarop de automatische berekende administratiekosten van de projecten geboekt moeten worden. Bijvoorbeeld itemnummer:

278 Percentage administratiekosten Bij Percentage administratiekosten voert u het standaard administratiekostenpercentage in dat over het totale factuurbedrag (excl. BTW) berekend moet worden. Bijvoorbeeld: 5,00%. Op projectniveau kan dit standaard percentage nog worden gewijzigd en/of overschreven. Standaard vrije factuurtekst overnemen Op het tabblad Facturen in een project kan een Standaard vrije tekst worden ingevoerd in de sectie Factuurinstellingen. Deze vrije tekst kan worden vermeld op de facturen van dat project. Met deze instelling kunt u aangeven dat de Standaard vrije tekst altijd op de facturen van dat project overgenomen moet worden. Zo niet, dan dan moet er per factuur aangeven worden of de standaard vrije tekst opgenomen dient te worden of niet. Alleen omzetrekeningen tonen bij verkoopfacturen Deze instelling zorgt er voor dat de selectiemogelijkheid voor een omzetrekening op een verkoopfactuur wordt beperkt tot die grootboekrekeningen die als Omzetrekening zijn gekenmerkt in het grootboek. Sales TAX Deze instelling is nodig voor landen buiten Nederland waarin meerdere TAX-tarieven op een factuur, en binnen een factuurregel, benodigd zijn voor het aanmaken van een factuur. Voor meer informatie zie het onderwerp Sales TAX elders in deze handleiding. Kosten Kilometervergoeding In dit veld kan een standaard vergoeding worden ingevoerd die gebruikt wordt bij de facturering van kilometerkosten. Als er een project is gekozen, verschijnt in het veld Kilometer een standaard waarde bij het boeken van kilometers. Met deze instelling kan in het veld Kilometer vervolgens aangeven worden met welke waarde elke boeking moet worden uitgevoerd. In de projectadministratie kan eventueel nog een afwijkende kilometervergoeding worden opgegeven, waarmee dan zal worden gerekend. Standaard reiskostenitem Naast de kilometervergoeding kan ook voor het subitem een standaard item worden opgegeven waarop de geboekte kilometers worden weggeschreven. Voorwaarde is dat dit item aanwezig dient te zijn in de projectgroep waar het project gebruik van maakt. Eenheid toekennen bij materialen Via deze instelling kan er een extra dimensie aan materialen worden toegevoegd. Bij het boeken van kosten in de Kostenregistratie kan dan naast het Aantal en ook een Eenheid worden ingevuld; in dat geval wordt het Totaalbedrag van een kostenboeking berekend aan de hand van het Aantal, de Eenheid en het Tarief. Kosten kunnen boeken op kostenitems en urenitems Indien deze instelling wordt geactiveerd kunnen kosten niet alleen worden geboekt op kostenitems van projecten, maar ook op items die niet als kostenitem zijn gekenmerkt in de projectdetails (d.w.z. urenitems). Opnemen tariefgroepen bij materialen Met deze instelling kan een extra dimensie aan Materialen worden toegevoegd in de vorm van Tariefgroepen. In het Onderhoud tabellen (onder Materialen) wordt dan een extra tabel ingevoegd waarin Tariefgroepen voor materialen kunnen worden opgezet. Vervolgens kunnen in de tabel Materialen interne en externe tarieven worden opgezet per combinatie van materiaal en tariefgroep (waarbij de tariefgroep optioneel is). Gebruik verkooptoeslag op kostenitems Na het activeren van deze instelling kunt u een verkooptoeslagpercentage berekenen over kosten bij de facturatie. 19 6

279 Toon BTW in kosten details scherm Na het activeren van deze instelling kunt u bij het boeken van (uren)gerelateerde kosten een BTW-percentage selecteren dat over het kostenbedrag geboekt moet worden. Medewerkers Medewerkers altijd opnemen als account Hiermee kan worden aangeven dat Assistance PSO elke medewerker die u invoert automatisch ook als account in de entiteit Accounts toevoegt. De als account opgenomen medewerker teven als crediteur aanvinken Hiermee kan worden aangegeven dat de ingevoerde medewerker die ook automatisch als account wordt toegevoegd ook automatisch het kenmerk Crediteur en een crediteurennummer krijgt. Standaard Soort voor medewerker als account Hiermee kan worden aangegeven dat de ingevoerde medewerker die ook automatisch als account wordt toegevoegd ook automatisch een bepaalde soort meekrijgt. Standaard Status voor medewerker als account Hiermee kan worden aangegeven dat de ingevoerde medewerker die ook automatisch als account wordt toegevoegd ook automatisch een bepaalde status meekrijgt. Projecten algemeen Sortering projecten op zoekcode Als u deze optie activeert, dan zal er bij projectselecties uit de keuzelijst op het scherm een extra kolom voor de zoekcode van het project verschijnen waarop u kunt zoeken. Standaard kostenvergelijking op basis van het externe/interne kostprijstarief Hiermee kan worden aangeven welke standaard er moet worden ingesteld bij het uitdraaien van projectstaten. Deze standaardinstelling kan bij het uitdraaien nog worden gewijzigd. Firmacode bij ieder project vereist Hiermee kan worden aangegeven dat de toekenning van een firmacode verplicht is voor ieder project. Kostenplaats bij ieder project vereist Hiermee kan worden aangegeven dat de toekenning van een kostenplaats verplicht is voor ieder project. Het gebruik van kostenplaatsen wordt mogelijk vanaf de Seniorversie van Assistance PSO for Microsoft Dynamics. Ophogen projectnummer vanaf nummer Door middel van deze instelling wordt het automatisch toekennen van een projectnummer gedaan vanaf het hier ingevoerde nummer. Bovendien wordt het projectnummer al gereserveerd op het moment dat er een nieuw project wordt ingevoerd/aangemaakt, maar nog niet is opgeslagen. Indien het project uiteindelijk niet wordt opgeslagen (kiezen voor Annuleren in plaats van Opslaan), wordt het projectnummer weer vrijgegeven. OHW projecten opnemen in de boekhouding Door deze optie aan te vinken wordt in de entiteit Projecten de taak Onderhanden werk (OHW) beschikbaar. Let op: náást het activeren van de OHW-instelling dient het rolrecht Onderhanden werk module te zijn geactiveerd (zie: Rechten; onderdeel Projecten)! Het gebruik van de module OHW wordt mogelijk vanaf de Seniorversie van Assistance PSO for Microsoft Dynamics. OHW uren gedoogstand De OHW-instelling OHW uren gedoogstand maakt het mogelijk om nieuw geboekte uren en kosten door te belasten naar de boekhouding nadat een periode reeds fnancieel is doorgeboekt. 19 7

280 OHW extra projectkenmerk bepaling grootboeken Door middel van deze instelling kunt u in de Onderhanden werk-module, voor het doorboeken van gegevens vanuit Assistance PSO naar uw financiële administratie, een extra (het geselecteerde) selectieveld gebruiken voor de verbijzondering naar uw grootboek. U hebt hier de keuze uit de volgende projectvelden: Status, Cluster en Projectgroep. Werken met teamprofiel Door deze instelling te activeren verschijnt er een extra tabblad op het project: Team profiel. Op het tabblad Team profiel kunnen teamlidprofielen worden aangelegd waarmee het medewerkersbestand wordt doorzocht op zoek naar geschikte en beschikbare teamleden voor het desbetreffende project, een en ander volgens de opgestelde profielen. Dit heet matchen. Gematchte medewerkers kunnen vervolgens worden geselecteerd als teamlid (en als zodanig worden toegevoegd aan het projectteam) en meteen worden ingepland op het project. Matchen gebeurt op basis van: functie, skills groep(en), skills en beschikbaarheid. Toon geldigheidsdatum projecttarieven Deze instelling voegt een extra veld/kolom Einddatum toe aan de sectie Tarieven (optie Uren) op de algemene projectkaart. Voor de projecttarieven kan daarmee een einddatum aan het desbetreffende projecttarief worden meegegeven. Indien dit niet wordt ingevuld op een projecttarief dan geldt het ingevoerde projecttarief altijd. Indien er wel een einddatum is gedefinieerd geldt het projecttarief t/m de aangegeven einddatum. Indien er geen nieuw projecttarief is ingevoerd ná de geldigheidsdatum, zal er worden teruggevallen op de standaard tarieven uit tabel Tarieven. Geboekte uren zullen altijd worden berekend tegen het op dat moment geldende tarief. Vrij invulbare referentie bij projecttarieven Deze instelling voegt een extra veld/kolom Referentie toe aan de sectie Tarieven (optie Uren) op de algemene projectkaart. Het veld Referentie kan worden gebruikt om de naamgeving van de functie, rol, taak, activiteit etc. zoals die door de opdrachtgever wordt gehanteerd, in te voeren op het projecttarief, naast de omschrijving van de uursoort die door Assistance PSO wordt gebruikt. Dit kan van belang zijn voor de facturatie en kan worden afgedrukt op de factuur (lay-out). Interne tarieven op projectniveau Deze instelling voegt een extra veld/kolom Intern tarief toe aan de sectie Tarieven (optie Uren) op de algemene projectkaart. Voor de projecttarieven kan daarmee een intern tarief aan het desbetreffende projecttarief worden meegegeven. Indien er een intern tarief is gedefinieerd voor het projecttarief, dan zal het systeem dit interne tarief hanteren voor het berekenen van de interne kosten voor de uren. Indien dit niet is gedefinieerd op het projecttarief, zal het systeem terugvallen op de tabel Tarieven en daar het standaard interne tarief ophalen. PS: Als de programma-instelling Interne tarieven op projectniveau aanstaat in combinatie met de instelling Dagtarieven kunnen instellen, dan komt er ook een veld/kolom Intern dagtarief beschikbaar op projectniveau. Opnemen overwerktoeslagen In de tabel Toeslag percentages (Onderhoud tabellen > Uren) kunnen toeslagen worden opgezet voor bijvoorbeeld overwerk, weekenddienst en werkuren buiten reguliere werktijd. Door de instelling Opnemen overwerktoeslagen te activeren worden de gedefinieerde toeslagen uit deze tabel overgenomen in de sectie Tarieven (optie Uren) op de algemene projectkaart van de projecten. Per projecttarief kan vervolgens per medewerker worden aangegeven welke toeslagen van toepassing kunnen/moeten zijn. De van toepassing zijnde toeslagen zijn vervolgens selecteerbaar in de urenregistratie, als de medewerker uren boekt op het project. De externe tarieven van de uren worden dan berekend tegen het toeslagpercentage. Dus een projecttarief van 100 euro per uur zal, indien een toeslag percentage van 125% wordt geselecteerd door de urenschrijver, worden berekend tegen 125 euro per uur op de urenboeking. Deze optie is ook in de urenregistratie van Assistance Web Portal van toepassing en te vinden onder de i. Voeg projecten toe aan Microsoft CRM Hiermee kan worden aangegeven dat projecten in Assistance PSO in Microsoft Dynamics CRM opgenomen moeten worden. Dit is een optie als er een koppeling aanwezig is tussen Assistance PSO for Microsoft Dynamics en Microsoft Dynamics CRM. Projecten in Assistance PSO for Microsoft Dynamics CRM zullen dan ook in Microsoft Dynamics CRM bij de gekoppelde opdrachtgever vermeld worden. 19 8

281 Standaard uitgebreide projectgegevens (weergave) tonen Binnen de entiteit Projecten kan wat betreft het overzichtsscherm van de projecten worden gekozen voor een Uitgebreide weergave. Of de optie Uitgebreide weergave op het overzichtscherm standaard staat aangevinkt of niet, is afhankelijk van deze instelling. Als deze instelling niet is geactiveerd, staat de optie Uitgebreide weergave standaard niet aangevinkt. Standaard worden dan minder projectgegevens ingelezen in het projectenoverzicht. Dit om de snelheid van het inlezen te vergroten. Activeren van valuta op projecten Als projecten tegen verschillende valuta afgehandeld moeten kunnen worden, dan wordt deze instelling geactiveerd. Zodra deze instelling is geactiveerd, wordt er in Onderhoud tabellen een Valutatabel ingevoegd (onder Overig), waarin de diverse valuta worden gedefinieerd. Ook komt er een Wisselkoersentabel beschikbaar (systeembeheer > Instellingen) waarin wisselkoeren kunnen worden gedefinieerd. En als laatste kan er op de algemene projectkaart van een project een valuta worden geselecteerd en een bijbehorende valutakoers worden opgehaald (uit de Wisselkoersentabel) of worden ingegeven (=overschreven). Standaard munteenheid Indien u gebruikt maakt van de instelling Activeren valuta op projecten kunt u hier de standaardmunteenheid opgeven. U kunt hier kiezen uit de waarden die zijn ingevoerd in de Valuta- tabel in het menu Bestanden, Tabellenonderhoud, Overig. Standaard staat hier de Euro ingesteld. Voorloopcode verplichtingennummer Bij het aanmaken van Verplichtingen genereert het systeem automatisch een verplichtingennummer. Via deze instelling kan er aan dat verplichtingennummer een voorloopcode worden gedefinieerd, bijvoorbeeld: PC. Deze voorloopcode wordt dan automatisch voor alle verplichtingennummers gezet: PC Dagtarieven kunnen instellen Met deze instelling heeft u de mogelijkheid om op een project de verrekening tegen een Dagtarief te laten plaatsvinden. Op itemniveau dient dan ingesteld te worden dat de verrekening van dat regie item tegen een dagtarief gebeurt. Dit kan zowel op projectniveau zelf als op itemniveau in de projectverdelingen (Tabellen onderhoud > Projectverdeling > tabel Projectgroepen). Het activeren van deze instelling voegt een veld/kolom dagtarief toe aan: de Tarieventabel, de Projecttarieven op projectniveau (optie Uren) en de Begrotingstarieven op projectniveau (optie Begroting). In de tabel Tarieven verschijnt tevens een veld/kolom voor de Interne dagprijs. PS: In combinatie met de instelling Interne tarieven op projectniveau verschijnt er ook een veld/kolom Intern dagtarief op projectniveau. Geef waarschuwing bij capaciteitsoverschrijding tijdens plannen Indien deze instelling aanstaat, dan zult u tijdens het plannen een waarschuwing krijgen indien het aantal te plannen uren de beschikbare capaciteit van de medewerker overschrijdt. Deze optie was voorheen standaard geactiveerd, maar kan dus nu uitgeschakeld worden. Toon alerts Indien deze instelling wordt geactiveerd krijgt u alerts op projecten zodra een bepaald opgegeven percentage van de begroting (op vaste prijsafspraak- én regie-items) is besteed (tegen het externe tarief). Zie elders in deze handleiding het onderwerp Project alerts. Standaard percentage voor geel alert (% van begroot) Deze instelling zorgt ervoor dat er op een project een alert wordt weergeven in de vorm van een geel bolletje, zodra de besteding van uren en kosten (tegen extern tarief) het opgegeven percentage van het bedrag in het veld Begroot heeft bereikt. 19 9

282 Standaard percentage voor rood alert (% van begroot) Deze instelling zorgt ervoor dat op het project een alert wordt weergeven in de vorm van een rood bolletje zodra de besteding van uren en kosten (tegen extern tarief) het opgegeven percentage van het bedrag in het veld Begroot heeft bereikt. Toon browser tab in projectscherm Als deze optie is aangevinkt, dan verschijnt er een extra tabblad, genaamd Explorer, op de projecten. Op dit tabblad kan men een URL en een titel ervoor invoeren. Het tabblad zal hernoemd worden naar de ingevoerde titel en het tabblad toont de pagina van de URL. Activeren sub- en hoofdprojecten Hiermee kunt u de functionaliteit voor werken met sub- en hoofdprojecten activeren of deactiveren. Na activatie verschijnen, op het tabblad Algemeen, 2 extra velden in een geopend project: Type (sub- of hoofdproject) en Hoofd project. Toon standaard tarief in projecttarief overzicht Als deze optie is geactiveerd, dan verschijnen er 1 of 2 extra kolommen in een projecttariefregel in de sectie Tarieven op het tabblad Algemeen van elk geopend project. U kunt kiezen uit huidig of oorspronkelijk standaardtarief of beide. Uren Alleen kunnen boeken op projecten waarvan teamlid De algemene instelling Alleen uren kunnen boeken op projecten waarvan men teamlid is is toegevoegd. Dit houdt in dat u kunt instellen dat urenschrijvers slechts projecten kunnen selecteren als zij in het betreffende projectteam zitten, of dat ze ook op alle andere projecten uren kunnen boeken. Zo heeft u een manier om te voorkomen dat uw medewerkers op de verkeerde projecten boeken waarmee u zich vervelend correctiewerk kunt besparen. Vanaf het moment dat u deze instelling heeft geactiveerd zal de geselecteerde projectleider automatisch aan het team worden toegevoegd. Analyses directe/indirecte uren inclusief niet werkuren met deze instelling kunt u ervoor kiezen dat niet-gewerkte uren wel of niet worden meegenomen in de berekening van de productiviteit van een medewerker. Inhoudelijk accorderen (accorderen per project) Evenals de administratieve accordering, kunnen de uren worden beoordeeld voordat ze worden verwerkt. Inhoudelijke accordering gebeurt door de medewerker die op het project als projectleider gekenmerkt is. Hiervoor geldt hetzelfde als het hierboven vermelde voor de administratieve accordering. Het is mogelijk om administratief te accorderen zonder inhoudelijke accordering; het omgekeerde is niet mogelijk. Inhoudelijke accordering aanzetten activeert tevens de administratieve accordering. Administratief accorderen (accorderen per medewerker) Er bestaat de mogelijkheid geboekte uren door een andere medewerker te laten accorderen. De (nog) niet geaccordeerde uren worden niet op het projectonderhoud, tabblad uren getoond en kunnen (nog) niet gefactureerd worden. LET OP: Indien deze optie is geactiveerd, kan deze pas weer worden uitgezet indien alle uren zijn geaccordeerd. Indien nog niet alle uren zijn geaccordeerd wordt de melding gegeven: Er zijn nog uren niet akkoord gegeven. Deze instelling kan nog niet gewijzigd worden. Pas nadat alle uren zijn geaccordeerd, kan de accordering worden uitgezet. Administratieve accordering wordt over het algemeen uitgevoerd door een medewerker/ster van de administratie, dit in tegenstelling tot de inhoudelijke accordering. Indien de administratieve accordering is geactiveerd zonder inhoudelijk accordering, kan de accordering door willekeurig welke medewerker/ster worden uitgevoerd indien de 19 10

283 medewerker hiervoor rechten heeft. Geaccordeerde uren kunnen niet meer worden gewijzigd; wel kunnen ze worden tegen geboekt met behulp van negatieve uren. Inhoudelijk accorderen kosten (accorderen per project) Als men deze instelling activeert, dan dienen de urengerelateerde kosten (dus kosten geboekt via de urenregistratie) op projecten door de projectleider inhoudelijk te worden geaccordeerd. Administratief accorderen kosten (accorderen per medewerker) Als men deze instelling activeert, dan dienen de urengerelateerde kosten (dus kosten geboekt via de urenregistratie) op projecten administratief te worden geaccordeerd. Alleen kunnen boeken in opengestelde perioden Wanneer deze optie aan staat kunnen er alleen uren worden geboekt in periodes die zijn opengesteld. Kilometers kunnen boeken tijdens uren boeken Wanneer deze optie aanstaat kan men kilometers (bij de uren) boeken in de urenregistratie

284 20 - BOEKHOUDINSTELLINGEN Bedrijfsdefinitie In het scherm Wijzigen bedrijfsdefinitie (Systeembeheer, Instellingen, Boekhoud Instellingen) kunnen de standaardwaarden voor de grootboekrekeningen worden aangegeven voor de diverse dagboeken. Deze instellingen werken als default-waarden. In de tabellen (Bestanden, Tabellenonderhoud, Boekhoudbestanden, Dagboeken) kan specifieker worden aangeven welke grootboekrekening gebruikt moet worden bij de verschillende dagboeken. In de meeste gevallen, indien er wordt gefactureerd op een subitem waarbij bijvoorbeeld geen grootboeknummer is aangeven, zal de standaardwaarde voor het grootboeknummer uit de bovenstaande tabel worden gehaald zodat alle verkoopboekingen op hetzelfde grootboekrekening worden geregistreerd. Indien u zowel het standaard grootboeknummer als het actuele grootboeknummer bij een dagboek wilt wijzigen, moet dit in beide tabellen worden gewijzigd. 20 1

285 Bedrijf Bij een enkelvoudige financiële administratie wordt hier de naam PROJECTADMINISTRATIE vermeld. Indien u gebruik maakt van Boekhoud+ kunt u meerdere Financiële administraties aanmaken voor de diverse Firma s waarvoor u de boekhouding voert. Bedrijfscode Hier komt de code te staan van de Firma waarvoor u de financiële administratie wilt voeren. Bedrijfsnaam Hier voert u de naam in van de Firma waarvoor u de financiële administratie wilt voeren. Kopieer schema van Indien er al een financiële administratie bestaat, dan kunt u deze kopiëren voor de nieuwe financiële administratie. Consolidatie bedrijf Door hier het hokje aan te vinken kenmerkt u het bedrijf als een consolidatiebedrijf. In de keuzelijst erna selecteert u de bedrijven die hierin geconsolideerd worden. Eerste boekjaar / Tweede boekjaar Voer hier de jaren in waarvoor u de boekhouding wilt voeren. Dagboek debiteuren Selecteer het Verkoopboek dat u hebt aangemaakt in het dagboekenonderhoud. Grootboek debiteuren Selecteer uit de lijst de debiteurenrekening. In het voorbeeld rekening Standaard omzetrekening Selecteer uit de lijst de grootboekrekening waarop in de meeste gevallen de omzet weggeschreven dient te worden. Standaard BTW-code Selecteer de BTW-code die als default-waarde zal worden gebruikt bij de aanmaak van verkoopfacturen. Dit kan nog worden gewijzigd bij het aanmaken van individuele facturen. Prefix Hier vult u een voorloopcode in die automatisch in de (verkoop) factuurnummering wordt opgenomen. Jaar Hier geeft u het aantal posities aan dat voor het jaar dient te worden ingesteld bij de aanmaak van automatische factuurnummering. Volgnummer Hier geeft u het aantal posities aan dat voor de volgnummering dient te worden opgenomen in de automatische factuurnummering. Factuur layout Hier kunt u een (standaard) factuurlay-out, specifiek voor het bedrijf, selecteren. Met behulp van het pijltje selecteert u een lay-out uit een keuzelijst. Wanneer u verkoopfacturen print voor dit bedrijf, dan zal deze factuurlay-out standaard gebruikt worden. Andere niveaus waarop een factuurlay-out ingesteld kan worden: firma-, project-, factuurinstellings-, verkoopfactuur- en printniveau. De onderlinge hiërarchie tussen deze niveaus (waarin men een factuurlay-out kan instellen) is als volgt (van laag naar hoog): 20 2

286 1. Firmaniveau (via het menu Systeembeheer, Instellingen, Boekhoud / factuur instellingen, Facturatie, Factuur layout) 2. Accountniveau (onderdeel Accounts, (open de/een) account, tabblad Financieel,sectie Financiële gegevens, Factuur layout) 3. Projectniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen > sectie Factuurinstellingen, Factuur layout) 4. Factuurniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen, (open de/een) factuur, tabblad Factuurgegevens, Factuurlayout) 5. Factuurprintniveau (onderdeel Projecten, (open het/een) project, tabblad Facturen, (open de/een factuur), tabblad Factuurgegevens, knop Afdrukken, sectie Rapport) Factuur sjabloon Hier voert u het sjabloon, dat wordt gebruikt voor het per versturen van een verkoopfactuur, in. Voorbeeld: .html. Exchange server Hier voert u het adres van uw Microsoft Exchange Server in. Voorbeeld: Domein Hier voert u uw netwerkdomeinnaam in. Gebruikersnaam Hier voert u de Active Directory-gebruikersnaam in van de Exchangegebruiker namens wie de s zullen worden verstuurd. Wachtwoord Hier voert u het wachtwoord van de Active Directory-gebruikersnaam in van de Exchangegebruiker namens wie de s zullen worden verstuurd. Het wachtwoord zal versleuteld worden opgeslagen. Boekhoudperioden Voordat u kunt beginnen met boekingen moeten eerst de Boekhoudperioden worden gedefinieerd. Dit zijn de financiële periodes voor de boekhouding en deze worden per boekjaar opgezet. Via menu Systeembeheer > Instellingen > Boekhoudperioden kunnen deze vastgelegd worden. Indien van toepassing, kan er ook gekozen worden om de perioden in de vorm van een gebroken boekjaar vast te leggen. Door op de knop Initieer jaar te klikken worden de perioden automatisch aangemaakt op basis van kalendermaanden. 20 3

287 Vervolgens kunt u indien gewenst met de knoppen Nieuw en Wijzigen perioden toevoegen en wijzigen. U kunt voor een andere indeling kiezen door deze handmatig te wijzigen of aan te passen (bijvoorbeeld periodes van 4 weken i.p.v. kalendermaanden). Wisselkoersentabel In het menu Systeembeheer, Instellingen staat een Wisselkoersentabel, waarin per datum een nieuwe wisselkoers kan worden ingevoerd. 20 4

288 Naast de valutatabel moet de wisselkoers tussen de verschillende gedefinieerde valuta worden vastgesteld. Dit gebeurt in de Wisselkoersentabel. In de Wisselkoersentabel worden de wisselkoersen ten opzichte van de basisvaluta Euro opgezet. Valuta In het veld Valuta wordt uit de picklist (achter het pijltje) een valuta geselecteerd waarvoor de wisselkoers wordt opgezet. De te selecteren valuta in deze picklist komen uit de tabel Valuta (zie: hierboven). Ingangsdatum Vervolgens wordt voor de geselecteerde valuta een Ingangsdatum meegegeven, waarop de desbetreffende wisselkoers in werking treedt. Deze datum kan worden bepaald aan de hand van de achterliggende kalender. Koers Vals laatste wordt voor de geselecteerde valuta de Wisselkoers ten opzichte van de basisvaluta (Euro) ingeven. Dit kan tot 7 posities achter de komma. Definitie importbestand Om een bestand met journaalposten te kunnen importeren in het dagboek memoriaal, moeten hiervoor eerst de definities vastgelegd worden. Via Systeembeheer, instellingen, Definitie importbestand kunt u deze definities vastleggen. Deze definities zijn van toepassing op alle importbestanden. -Door op de knop Importdirectory te klikken selecteert u de locatie van de importbestanden (=browse). 20 5

289 -Het veld Bestandsextensie staat standaard op CSV en kan niet gewijzigd worden. U kunt dus alleen bestanden importeren met de extensie CSV. -In het veld Kolomscheidingsteken geeft u in door welk teken de kolommen in uw importbestand gescheiden worden (dit is in het algemeen het ; teken). Vervolgens geeft u in vanaf welke regel het bestand ingelezen moet worden. -Wanneer er kolomheaders in uw bestand aanwezig zijn geeft u hier het getal 1 in. Wanneer er geen kolomheaders aanwezig zijn geeft u het getal 0 in. -Door een Standaard BTW-code te selecteren wordt bij het importeren de BTW berekend en geboekt. -In het Kolompositie deel geeft u aan welke kolomposities de betreffende gegevens hebben: grootboekrekening, kostenplaats, omschrijving, debet en credit. 20 6

290 21 - SYSTEEMBEHEER In dit hoofdstuk zullen de volgende onderwerpen in Assistance PSO 2010 worden besproken: - Licentiebeheer - Tools In Assistance PSO 2010 vindt u deze activiteiten onder menu: Systeembeheer. Licentiebeheer Ingelogd Om te kunnen zien welke gebruikers er ingelogd zijn in Assistance PSO gaat u naar het menu: Systeembeheer > Licentiebeheer > Ingelogde gebruikers. 21 1

291 Via de knop Opschonen kunnen de sessies van de ingelogde gebruikers, één voor één, worden beëindigd. Klik op Ja om de sessie van de geselecteerde ingelogde gebruiker te beëindigen. Laad licentie Wanneer er een wijziging heeft plaatsgevonden in uw licentiestructuur door bijvoorbeeld de aanschaf van een extra softwaremodule, ontvangt u van Assistance Software een nieuw licentiebestand. Dit nieuwe licentiebestand kunt u inlezen via het menu: Systeembeheer > Licentiebeheer > Laad licentiebestand. Selecteer een nieuw licentiebestand: 21 2

292 Vervolgens selecteert u het nieuwe licentiebestand en klikt u op Openen. Tools In het menu Systeembeheer zijn meerdere tools beschikbaar onder de optie Tools. Deze worden hieronder besproken. Tarieven herberekenen Wanneer er zich wijzigingen voordoen in de uurtarieven of er zijn nieuwe uurtarieven in werking getreden, en er zijn reeds uren geboekt ná de ingangsdatum van deze tariefwijzigingen, dan kunt u zolang deze uren nog niet zijn gefactureerd de uurtarieven van deze geboekte uren laten herberekenen. Ga hiervoor naar het menu: Systeembeheer > Tools > Herberekenen uurtarieven. Uurtarieven kunnen worden herberekend voor Project(en) en Medewerk(s); een bepaalde combinatie van beide is altijd vereist voor het herberekenen. Uurtarieven kunnen worden herberekend voor combinaties van individuele projecten/medewerkers of voor alle projecten/medewerkers in een keer. Tevens moet er een Periode (startdatum en einddatum) aan de herberekening worden meegegeven. Ook moeten de Tariefsoorten die aangepast moeten worden tijdens de herberekening, worden aangevinkt. U kunt een, twee of alle drie de tariefsoorten in een keer laten herbereken. 21 3

293 Klik na uw selectie(s) te hebben gemaakt op de Start knop. Vervolgens worden de uurtarieven opnieuw berekend. De routines worden uitgevoerd en, mits succesvol uitgevoerd,,als OK weergegeven. U ontvangt een melding dat De data succesvol is weggeschreven. In het bovenstaande scherm worden de tevens resultaten van de herberekening getoond (links). Projecten afsluiten Zie: onderdeel Projecten afsluiten in Hoofdstuk 9 Projectenbeheer 21 4

294 Neem alle medewerkers op als account Met deze optie kunt u de medewerkers naar de entiteit Accounts converteren/kopiëren indien deze nog niet als account bekend zijn in Assistance PSO. De medewerker(s) uit het medewerkersbestand wordt daarbij ook opgezet als account(s) in het accountbestand. Medewerkers kunnen op 3 manieren worden overgezet en geconverteerd naar/in Accounts: 1.Handmatig door op de Medewerkerkaart (tab Medewerker) op de knop Account aanmaken te klikken. 2.Automatisch door het activeren en definiëren van de desbetreffende Programma-instellingen onder medewerkers (via het menu Systeembeheer) Op deze wijze wordt elke (nieuw) ingevoerde medewerker in het Medewerkersbestand meteen automatisch opgezet en geconverteerd als account in het Accountbestand. 3.Automatisch door gebruikt te maken van de optie Neem alle medewerkers op als account binnen Tools Op deze wijze worden alle bestaande medewerkers uit het Medewerkersbestand in een keer (in batch) overgezet naar en geconverteerd als accounts in het Accountbestand. Normaal gesproken gebeurt dit eenmalig, achteraf, voor alle medewerkers en vanaf dat moment wordt optie 2 geactiveerd. Zodra u op Ja klik worden alle bestaande medewerkers, in één keer, overgezet en geconverteerd als account in het Accountbestand. 21 5

295 Importeer taalbestand Het is mogelijk om taalbestanden te importeren in Assistance PSO Neemt u hiervoor contact op met de afdeling Sales van Assistance Software. Als de talen/taalbestanden niet beschikbaar zijn in uw Assistance PSO 2010 omgeving, of als er nieuwe of aanvullende talen of taalbestanden beschikbaar komen of vereist zijn, dan kunt u deze importeren via de Tool optie: Importeer taalbestand. Om talen/taalbestanden te importeren, selecteert u de desbetreffende directory met de twee XML taalbestanden via de Browse knop. Dat wil zeggen de directory van de desbetreffende Assistance PSO for Microsoft Dynamics omgeving, waarvoor deze ingelezen moeten worden. Vervolgens selecteert u de taalbestand(en) die u wilt importeren in de picklist van het veld met het pijltje. Als laatste geeft u aan of bestaande vertalingen overschreven moeten worden of dat er alleen nieuwe vertaal records toegevoegd moeten worden. Klik op de Import knop om de taal-import routine te starten: Selecteer eerst de te importen taal/talen: Zodra de taalbestanden zijn geïmporteerd (dit kan even duren afhankelijk van het aantal talen dat is geselecteerd), zijn deze beschikbaar in de Assistance PSO omgeving om als Standaard taal (programmainstelling) en/of als medewerkerstaal (op de medewerkerkaart) te worden te worden geselecteerd. 21 6

296 Assistance Engage Assistance Engage is een tool die op de achtergrond automatisch wordt geïnstalleerd (bij het installeren of updaten van PSO vanaf versie ) en zijn werk doet. Assistance Engage kan verschillende taken/handelingen, die gewoonlijk handmatig worden uitgevoerd, geautomatiseerd doen. Deze executable zorgt er nu voor dat een vijftal zaken automatisch wordt bijgewerkt: 1. Bijwerken percentage gereed 2. Updaten van de project alerts 3. Het bijwerken van de planning vanuit Microsoft Outlook 4. Het genereren van PDF-rapporten 5. Kopiëren van uren en kosten van sub- naar hoofdprojecten U kunt Assistance Engage configureren in het menu Systeembeheer, Engage Configuratie. De configuratietool Assistance Engage is Engelstalig. Voor een instructie verwijzen wij u naar het document Installatie Assistance Engage. 21 7

297 22 - RECHTEN Algemeen Het rechtensysteem in Assistance PSO is gebaseerd op rollen die uw medewerkers binnen uw onderneming vervullen. Aan iedere rol worden per entiteit (onderdeel) rechten gekoppeld voor Assistance PSO. Nadat alle rollen zijn gedefinieerd kunt u uw medewerkers koppelen aan een rol. Rechten rollen & rolrechten Veelal wordt op basis van functies binnen een onderneming een onderverdeling in rubrieken gemaakt, die binnen Assistance PSO als rollen worden gedefinieerd. Bij een rol kunt u denken aan bijvoorbeeld: Directie/MT-lid Secretariaat Supervisors Projectmanagers Financiële administratie Rapporteurs (medewerkers die enkel uren schrijven) In het onderstaande voorbeeld ziet u voorbeelden van rollen, met de entiteiten en onderdelen waarop rechten gegeven kunnen worden. 22 1

298 Om een rol aan te maken gaat u naar het tabblad Rol-rechten. Door op +Nieuw te klikken verschijnt de volgende invoerbox: Hier voert u de naam van de nieuwe rol in. Tevens kan hier indien gewenst de rechtenstructuur van een andere rol worden gekopieerd. Door op OK te klikken wordt de nieuwe rol toegevoegd aan de andere rollen. De rechten van een groot aantal programma-onderdelen kan worden voorzien van vier verschillende gradaties, namelijk: Toevoegen Lezen Schrijven Verwijderen Voor de entiteit Projecten kan vervolgens de hiërarchie van de rechtenstructuur (op welk niveau binnen de organisatie mag u iets wel of niet) worden aangegeven: Geen Gebruiker Projectleider Projectverantwoordelijke Afdeling Firma Bedrijf Bijvoorbeeld: Binnen een rol kan de entiteit Projecten in de gradatie Wijzigen het recht Projectleider krijgen, waardoor een medewerker die deze rol krijgt uitsluitend projecten kan wijzigen waarvan hijzelf projectleider is. 22 2

299 Binnen dezelfde rol kan de entiteit Projecten in de gradatie Lezen het recht Bedrijf krijgen, waardoor dezelfde projectleider de projecten van het hele bedrijf kan inzien. Door te klikken op de rondjes achter een onderdeel krijg kun je rechten geven aan dat onderdeel op het gewenste niveau. Hieronder volgt een overzicht van alle rechten behorend bij de diverse programma-onderdelen (entiteiten): 22 3

300 Rollen toewijzen aan medewerkers Als de rollen zijn gedefinieerd en de rolrechten per rol zijn toegewezen, dan is de laatste stap om iedere medewerker van de juiste rol te voorzien. Deze laatste stap wordt uitgevoerd op het tabblad Medewerkers binnen de Rechten. Per medewerker wordt hier een rol geselecteerd uit de picklijst achter veld/kolom Rol. Op het vierde tabblad wordt de lijst van de geïnstalleerde rapporten (in het tabellenonderhoud) getoond. Per rapport kunt u aangeven middels een groen bolletje welke rol dit rapport mag printen. 22 4

301 Rapporten Rapporten worden apart geautoriseerd; elk rapport kan daarbij aan elke rol worden toegewezen. Wanneer een rapport niet is toegewezen aan een rol, dan kunnen de medewerker(s) die aan de desbetreffende rol zijn gekoppeld dit rapport niet benaderen in het systeem (d.w.z. niet selecteren en/of afdrukken). Limited user Per medewerker kunt u aangeven of hij of zij een zogenaamde Limited user is. Dit slaat niet op de persoonlijke kwaliteiten van de medewerker, maar op de gebruikersrechten van de medewerker. Een medewerker bij wie deze optie aangevinkt is heeft slechts rechten om uren en kosten te boeken en gegevens in de entiteiten Accounts en Contactpersonen te raadplegen. Om hiervan gebruik te kunnen maken dient u Timesheet-licenties aan te schaffen. Limited user is een voorgedefinieerd standaardrecht voor medewerkers die uitsluitend uren en kosten hoeven te kunnen boeken. In de rolrechten van de Limited user kunt u aangeven wat de limited user mag doen: Accounts - lezen (dit is het maximale recht) Contactpersonen lezen (dit is het maximale recht) Kosten wijzigen (om kosten te kunnen boeken) Voor informatie hierover en de aanschaf van de licentie kunt u contact opnemen met uw accountmanager. Het aantal Timesheet-licenties dat u momenteel heeft kunt u raadplegen in het menu: Help > Over Assistance Software. 22 5

302 22 6

303 23 - DOCUMENTENBEHEER Assistance PSO 2010 biedt u de mogelijkheid om Officedocumenten aan te maken op basis van gegevens uit PSO. Daarnaast worden de documenten vervolgens gekoppeld aan de account en het project. Wij adviseren voor een goede werking tussen Assistance PSO 2010 en Microsoft Office minimaal versie 2003 van Microsoft Office te gebruiken. Om tot een verzorgd documentenbeheer te komen dient u eerst een aantal programma-instellingen te verzorgen: Instellingen documentenbeheer (opslagstructuur) Definitie van de sjablonen De instellingen van het documentenbeheer vindt u terug in het menu: Systeembeheer > Documentbeheer instellingen. Na die keuze verschijnt het onderstaande scherm. Instellingen documentenbeheer Via dit tabblad legt u de opslagstructuur en de documentbenaming vast van documenten die u vanuit Assistance PSO automatisch wilt laten aanmaken. Hoofdpad documenten Hier dient te worden aangegeven waar documenten standaard moeten worden opgeslagen. Veelal is dat de locatie van de server waarop de documenten aangemaakt door alle medewerkers binnen uw bedrijf worden opgeslagen. Zodra u al met meerdere medewerkers documenten gaat aanmaken en er voor wilt zorgen dat deze ook gedeeld worden met elkaar, dan dient u hier zeker een centraal toegankelijke server als locatie op te geven. 23 1

304 Opbouw pad Assistance PSO kan de structuur maximaal 3 lagen diep maken. U hebt daarbij de keuze uit de volgende mogelijkheden, die u in een verschillende volgorde kunt inrichten: Project Indien u hiervoor kiest, zal bij de aanmaak van documenten een directory worden aangemaakt, die de naam krijgt van het projectnummer, waar dit nieuwe document bij thuishoort. Documentsoort Indien u hiervoor kiest zal bij de aanmaak van documenten een directory worden aangemaakt, die de naam krijgt van het documentsoort, zoals die door u is aangegeven in het tabblad Sjablonen. Meer hierover vindt u in de bespreking van dit onderwerp. Zoekcode relatie Indien u hiervoor kiest zal er bij de aanmaak van documenten een directory worden aangemaakt, die de zoekcode van de account meekrijgt, zoals deze door u is aangegeven in het onderdeel Accounts. Door op het + teken te klikken wordt een verdieping in de structuur aangemaakt, waarbij u dan de gewenste verdiepingsmethode aangeeft, zoals hierboven aangegeven. Voorbeeld: Bovenstaand voorbeeld levert de volgende directory structuur: Q: \ DOCUMENTEN \ [PROJECTNUMMER] \ [ZOEKCODE RELATIE] \ [DOCUMENTSOORT] 23 2

305 Opbouw bestandsnaam Documenten kunnen automatisch van namen worden voorzien. U hebt daarbij de keuze uit de volgende mogelijkheden, die u in een verschillende volgorde kunt inrichten: Project Indien u hiervoor kiest wordt bij de aanmaak van documenten het projectnummer opgenomen in de bestandsnaam. Documentsoort Indien u hiervoor kiest wordt bij de aanmaak van documenten het documentsoort opgenomen in de bestandsnaam, zoals deze door u is aangegeven in het tabblad Sjablonen. Meer hierover vindt u in de bespreking van dit onderwerp. Zoekcode relatie Indien u hiervoor kiest wordt er bij de aanmaak van documenten de zoekcode van de account opgenomen in de bestandsnaam. Verzendnummer Indien u hiervoor kiest wordt er bij de aanmaak van documenten een verzendnummer opgenomen in de bestandsnaam. In een sjabloon is het het mergeveld #kenmerk# en dat is in feite het regelnummer (id) in de SQL-database in de tabel VERZEND, en nummert onafhankelijk van de account of het project, waar het document bij thuishoort, door. Door op het + teken te klikken wordt de structuur aangemaakt, waarbij u dan de gewenste volgorde aangeeft, zoals hierboven aangegeven. Voorbeeld: Bovenstaand voorbeeld levert de volgende bestandsnaam op: [PROJECTNUMMER] [DOCUMENTSOORT] [VERZENDNUMMER]. DOC 23 3

306 Sjablonen documentenbeheer In dit tabblad definieert u de verschillende Wordsjablonen die u vanuit Assistance PSO wilt gaan gebruiken. Sjabloon Geef hier met een korte code aan hoe u het document in de bestandsnaam opgenomen wilt hebben. BV. FAX voor al uw faxen. Omschrijving Geef hier een duidelijk herkenbare omschrijving van het sjabloon. Mapnaam Hier geeft u aan in welke subdirectory binnen de door u gekozen directorystructuur dit type document opgeslagen moet worden. BV. met FAXEN geeft u aan dat een document met sjabloontype FAX in de gelijknamige directory wordt opgeslagen. Natuurlijk kunt u verschillende type documenten in dezelfde map automatisch op laten slaan. BV. door alle sjablonen de mapnaam BRIEVEN mee te geven worden deze documenten in de subdirectory \Brieven\ binnen de gekozen directorystructuur opgeslagen. Bestand Hier selecteert u het sjabloon, dat u binnen Assistance PSO wilt gaan gebruiken. Zorg ervoor dat deze sjabloon staat op een voor iedere gebruiker toegankelijke locatie op de server. 23 4

307 24 - Integratie met Microsoft Dynamics CRM In dit hoofdstuk wordt de integratie met Microsoft Dynamics CRM besproken. Wat is CRM? CRM (Customer Relationship Management) is een business-strategie die de relatie met de klant als uitgangspunt neemt. De klant staat hierbij centraal in de bedrijfsvoering. Microsoft Dynamics CRM is gemakkelijk in gebruik en biedt u een reeks krachtige mogelijkheden voor uw marketing-, verkoop- en serviceprocessen. Met Microsoft Dynamics CRM heeft u een compleet overzicht van historische en actuele klantgegevens zoals activiteiten, offertes, orders en service-aanvragen. Integratie met Microsoft Office Outlook Het pakket is volledig geïntegreerd met Microsoft Office Outlook 2003 of hoger. Werken vanuit Microsoft Office Outlook maakt het gemakkelijk uw contacten, uw , uw acties en uw agenda te beheren. Integratie met Microsoft Office Excel en Word Microsoft Dynamics CRM werkt geïntegreerd met Microsoft Office. Het maken van brieven, mailings, rapporten en verslagen is zeer eenvoudig. Klantgegevens kunnen eenvoudig worden opgenomen en samengevoegd in documenten. Het verdient aanbeveling voor een goede werking van de mogelijkheden minimaal versie 2003 van Microsoft Office te gebruiken. Integratie met Assistance PSO for Microsoft Dynamics Door de integratie van Assistance PSO en Microsoft Dynamics CRM wordt de business-logica van Assistance PSO gecombineerd met het gebruiksgemak en de uitgebreide mogelijkheden van Microsoft Dynamics CRM. Daarnaast komt deze integratie de managementinformatiestroom en het salesproces ten goede. Iedere organisatie werkt anders. Daarom kunt u de werking van Microsoft Dynamics CRM en de schermen zo aanpassen dat alles aansluit bij uw manier van werken. Door de integratie zijn deze schermen ook zichtbaar in Assistance PSO. De volgende onderdelen van Assistance PSO zijn integraal gekoppeld met Microsoft Dynamics CRM: - Accounts - Contactpersonen - Medewerkers - Projecten 24 1

308 In het volgende voorbeeld ziet u hoe de gegevens van een account in Microsoft Dynamics CRM geïntegreerd beschikbaar zijn in de entiteit Accounts in Assistance PSO In het volgende voorbeeld ziet u hoe de gegevens van een contactpersoon in Microsoft Dynamics CRM geïntegreerd beschikbaar zijn in de entiteit Contactpersonen in Assistance PSO

309 Door de hierboven afgebeelde Microsoft CRM data knop aan te klikken, wordt in uw browser de CRM-data van deze contactpersoon getoond. U verlaat Microsoft CRM door uw browser af te sluiten. Indien u meer wilt weten over de functionaliteit van Microsoft Dynamics CRM, verwijzen wij naar de handleiding van Microsoft Dynamics CRM. 24 3

310 25 - Assistance Web Portal Introductie: wat is Assistance Web Portal? Er zijn 2 manieren om uren, kilometers en kosten te boeken. In principe registreert u uw uren, kilometers en kosten in het onderdeel Uren van Assistance PSO for Microsoft Dynamics. U kunt daarin uw uren invoeren in een scherm dat de lay-out heeft van de agenda van Microsoft Outlook. Tevens heeft u daarin de mogelijkheid om uw agenda-afspraken, zoals u ze in Microsoft Outlook heeft ingevoerd, direct per week in te lezen. Met Assistance Web Portal kunt u op een alternatieve manier uw uren, kilometers (reiskosten) en overige kosten boeken. Het verschil is dat u dit niet direct in Assistance PSO doet, maar in de internetbrowser Windows Internet Explorer. Dit betekent dat u uw uren en kilometers direct via elke PC op kantoor kunt boeken, u hoeft niet eerst met uw eigen Windowsgebruikersnaam op het netwerk in te loggen zoals in Assistance PSO het geval is. Dit kan op uw kantoor of via het internet indien de webserver waarop Web Portal is geïnstalleerd benaderbaar is vanaf het internet. De uren, kilometers en kosten die u boekt in Web Portal worden (direct) in de database van Assistance PSO opgeslagen. Hieronder wordt een aantal verschillen tussen het urenboeken in Assistance PSO en Assistance Web Portal opgesomd waaruit de voordelen van Assistance Web Portal duidelijk worden: Assistance PSO Assistance Web Portal Geen urenregels boeken Wel urenregels boeken Centraal uren boeken voor anderen is mogelijk Alleen uren boeken op kantoor Direct boeken van uren voor anderen is niet mogelijk, alleen voor uzelf. Enige mogelijkheid om dit toch te doen is opnieuw inloggen in Web Portal met gebruikersnaam en wachtwoord van een andere Portalgebruiker Uren boeken op kantoor en buiten kantoor indien de Web Portal-server via het internet te bereiken is Het starten van Assistance Web Portal Hiervoor start u eerst uw internetbrowser Windows Internet Explorer. Ga naar het adres dat de beheerder van Assistance PSO/Web Portal van uw bedrijf aan u heeft doorgegeven voor Web Portal, meestal in het formaat Waar <server> staat, staat in uw geval de (web)servernaam van uw bedrijf. De inlogpagina ziet er als volgt uit: om in te loggen heeft u een gebruikersnaam en een wachtwoord nodig. 25 4

311 U logt in met de inlognaam die u van de (systeem)beheerder van Assistance PSO/Web Portal van uw eigen bedrijf heeft ontvangen. Door op de link Wachtwoord aanpassen te klikken kunt u uw wachtwoord wijzigen. In het geval dat u uw wachtwoord bent vergeten kan de beheerder van Assistance PSO/Web Portal van uw bedrijf u van een nieuwe voorzien. Het onderstaande scherm zal verschijnen. 25 5

312 Het boeken van uren, kilometers en urengerelateerde kosten in Assistance Web Portal Web Portal opent zich in de standaardview waarin u direct uren kunt boeken. De huidige week wordt geopend om uren in te boeken. Om naar een andere week te gaan gaat u met de knop een week vóóruit en met de knop een week achteruit. De eerste code die u dient te selecteren is het projectnummer. Deze selecteert u door op het loepje van het project te klikken. Er verschijnt een lijst met projecten waaruit u een keuze kunt maken door op het project waarop u nu wilt boeken te klikken. NB: Alle codes in deze handleiding zijn fictief en niet van toepassing op uw eigen organisatie! 25 6

313 Hetzelfde doet u voor het item. Er verschijnt een lijst met items waaruit u een keuze moet maken door op het item waarop u nu wilt boeken te klikken. Als derde keuze selecteert u de uursoort door op de loep te klikken. Vervolgens klikt u op de uursoort waarop u nu wilt boeken. 25 7

314 Vervolgens vult u per dag het aantal uren in dat u verantwoordt per combinatie project-item-uursoort. U verwijdert een foutieve urenregel door een urenaantal van 0 in te voeren en dit te bewaren. Aan uren kunt u ook een omschrijving, een kilometeraantal en urengerelateerde kosten toevoegen door op het informatiesymbool te klikken. Het volgende scherm verschijnt dan. Omschrijving uren: hier kunt u een toelichting bij de uren intypen. Kilometers: hierin typt u het aantal kilometers dat u heeft afgelegd voor deze uren. Door op de knop Projectafstand te klikken wordt dit automatisch gevuld met het aantal dat u heeft ingevoerd in het veld Afstand in km. van het project. Kostenitem: hier selecteert u het (kosten)item waarop de kilometers moeten worden geboekt. Toeslag: indien er een toeslag geldt op het uurtarief, dan is deze hier uit de lijst te selecteren. 25 8

315 Kosten: hier kan men urengerelateerde kosten boeken, dus kosten die zijn gemaakt behorend bij de uren van dezelfde boeking, dus niet te verwarren met overige kosten die los van uren worden geboekt, zie verderop in deze handleiding. Klik op het groene plusteken ( ) om een nieuwe regel in te voeren. In het geval dat de algemene instelling Activeren valuta op projecten is geactiveerd, dan zal er een extra kolom met de titel Currency verschijnen om een munteenheid te selecteren. U kunt het hokje in de kolom Vergoeden aanvinken. Dan worden de kosten vergoed aan de medewerker. Let op!: De uren, kilometers en urengerelateerde kosten worden pas bewaard nadat u op de knop Bewaren ( ) heeft geklikt! Het informatiesymbool verandert dan van kleur ( ), waardoor u in een oogopslag ziet dat er een omschrijving en/of kilometers ingevoerd zijn. Een kostenregel kan worden verwijderd door op het symbool te klikken. Week overnemen Om u werk te besparen bestaat de mogelijkheid om uren die u eerder in een week heeft geboekt en bewaard te kopiëren naar een andere week. Dit kan handig zijn als u regelmatig dezelfde activiteiten uitvoert. De uitgangspositie is de week die u nu wilt verantwoorden. Selecteer de week waarin u wilt boeken en vervolgens klikt u onder Mijn taken op Week overnemen. Het volgende scherm verschijnt waarin u een weeknummer en jaartal kunt selecteren. Als u uw keuze heeft gemaakt klikt u op Accepteren. 25 9

316 Na het klikken op Accepteren zullen de regels met project(en), item(s) en uursoort(en) van de geselecteerde week gekopieerd zijn in de door u gewenste week. Wat u nog rest te doen is het invullen van de urenaantallen per dag en deze te bewaren. Als hulpmiddel ziet u linksonder in het scherm hoeveel uren u nog moet boeken in de geselecteerde week en hoeveel u er op dit moment heeft geboekt. In het onderstaande voorbeeld dient de medewerker volgens contract 36 uur te verantwoorden, waarvan er al anderhalf zijn geboekt. Het aantal geaccordeerde uren wordt in de huidige versie van Web Portal wel op het scherm vermeld, maar om ze te raadplegen kunt u op de link Totaal geaccordeerd te klikken (zie voor een voorbeeld de schermafdruk hieronder). Printen Of u kunt een urenoverzicht printen door op het op knopje Printen ( ) te klikken. Het volgende selectiescherm zal verschijnen waarin u de gewenste periode kunt opgeven, bijvoorbeeld 1 tot en met 31 december

317 Eventueel kunt u ook de uren van een bepaald project printen door te klikken op de knop. Het volgende selectiescherm zal verschijnen waarin u eventueel de mogelijkheid heeft, als dit is ingesteld door de beheerder, om met behulp van de knop Alle projecten een lijst van alle projecten op te vragen. Standaard kunt u alleen de projecten kiezen waarvan u teamlid bent. In dit scherm kunt u zoeken op projectnummer, zoekcode, omschrijving of opdrachtgever

318 U zoekt bijvoorbeeld op projectnummer 002 door de selectieknop (radio button) van Projectnr. aan te klikken, 002 in te typen en door op de knop Set filter te klikken. U maakt de zoekopdracht ongedaan door op de knop Wis filter te klikken. Dan kunt u daarna een nieuwe zoekopdracht geven. Als laatste stap klikt u op de knop Print en het volgende scherm zal verschijnen. Assistance Web Portal zal een rapport in PDF-formaat aanmaken. Om dit bestand te kunnen bekijken dient u op uw PC een installatie van Adobe Acrobat Reader te hebben. Voor de installatie van deze gratis software verwijzen we u naar uw eigen systeembeheerder. U kunt ervoor kiezen om het rapport te openen of op te slaan. Hieronder ziet u een voorbeeld van een urenrapport uit Assistance Web Portal

319 Dit rapport drukt u af op papier af door op de knop te klikken. Het boeken van kosten in Assistance Web Portal Naast het boeken van uren en kilometers is het ook mogelijk om kosten te boeken. Dit doet u onder Mijn taken, Kosten boeken. Deze kosten moeten worden onderscheiden van de kilometer(s)kosten die u bij uren boekt in de urenregistatie, want hierbij wordt een kilometeraantal in de urendatabase van Assistance PSO opgeslagen. Bij het Kosten boeken niet. De volgende gegevens zijn benodigd voor een kostenboeking: een project (de selectie maakt u met behulp van het loepje) een item (de selectie maakt u met behulp van het loepje) de boekdatum (door op het pijltje rechts van het veld te klikken en een datum te selecteren) 25 13

320 Standaard worden de dagen van de huidige week getoond, maar met behulp van de pijlknoppen kunt u door de weken ( ) of maanden ( ) bladeren het bedrag (dit typt u in) een omschrijving (deze is vrij en typt u in) Het is mogelijk om meerdere regels onder elkaar in te voeren. Een nieuwe regel voegt u toe door op de groene plus ( ) te klikken. Een regel kan u verwijderen door een vinkje te plaatsen in de kostenregel. Natuurlijk moet (en) de boeking(en) worden opgeslagen met behulp van de knop Bewaren ( ). U kunt de kostenboeking terugvinden in Assistance PSO 2010 for Dynamics, in het onderdeel Projecten, op het tabblad Kosten van het project. In het geval dat deze kosten gefactureerd zijn in Assistance PSO, dan zal het factuurnummer worden toegevoegd aan de kostenboeking in Assistance Web Portal. Vanaf dat moment kunt u de kostenboeking niet meer wijzigen. Dit is zichtbaar door het envelopje in de kolom Gefactureerd. Bij aanwijzen toont een tooltip het factuurnummer

321 Gepland versus besteed Onder Mijn views vindt u de optie Gepland versus besteed. U kunt zelf een vergelijking opvragen tussen het aantal uren dat u ingepland bent voor een project en het aantal uren dat u daarop daadwerkelijk verantwoordt. Als u op de view Gepland versus besteed klikt, dan kunt u daarna rechts een periode opgeven waarover u deze vergelijking wilt raadplegen. Daarna klikt u op Zoeken. Het onderstaande overzicht laat zien dat een medewerker niet is ingepland, maar wel 15 uur aan het project heeft besteed in week 52. Overzicht accounts Dit overzicht biedt u de mogelijkheid om accountgegevens in Assistance PSO óók in Assistance Web Portal op te vragen. U heeft de mogelijkheid om te filteren op: Accountnaam Zoekcode Plaats Soort Status Relatiegroep Alle (accounts) 25 15

322 Debiteuren Crediteuren U zoekt bijvoorbeeld op accountnaam Assistance door deze in te typen in het veld Relatienaam. Door vervolgens de knop toon relaties aan te klikken, krijgt u een overzicht van alle accounts met de Assistance in de naam. Door op de knop te klikken kunt u per account de contactpersoonsgegevens laten tonen of verbergen. Tot slot, als u klaar bent met het boeken van uren en kilometers in Assistance Web Portal, dan logt u uit met behulp van de knop rechtsboven: (Uitloggen)